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【摘要】本文主要探討當下對我國社會保險與檔案管理行業發展產生的阻礙和應該采取的對策。在當前形勢下，為了促進社會保險與檔案管理工作的發展，應當與社會的當前機制進行聯系，并對之前的工作進行研究和反思，只有這樣才能進一步促使社保檔案管理與工作的進步。

【關鍵詞】社會保險；檔案；管理工作

隨著我國社會基本養老制度的日趨完善，各類參保人數劇增，社保經辦過程產生的個人參保資料檔案也相應增加，社會保險檔案管理這項基礎工作就日益變得重要了起來。社會保險檔案管理不僅是發展的基礎還為參保人員的各項權利提供了很好的保護作用，面對當下的全新發展形勢，我們需要不斷提高自己的工作水平，從而為各類參保對象提供良好的檔案支持服務，以便更好地促進社會保障事業的發展，更好地為人民服務。

一、社會保險檔案管理工作的重要性

社會保險業務是面對廣大人民群眾的，而社會保險檔案管理就是以人民群眾為基礎所辦理的醫療、養老、傷亡保險信息管理工作，為了促使保險工作順利地展開，這些工作的重要性不言而喻。如果這期間資料被損壞、丟失，那么以后的工作就無法展開，進而難以進行下一步的工作。因此，提高社會保險檔案管理員的職業素養與責任感也成了一項十分重要的工作。在日益發展的現代社會中，廣大群眾的保險意識也在逐漸提升，在越來越多的保險種類面前，這也意味著檔案的工作需求量也越來越多。在這個網絡大數據的時代，社會保險的檔案管理員手中握著社會保險這個行業的大數據，那么就應該加強社會管理領導對于這件事的認知和關注。抱著對事實負責、對參加保險的人員負責的態度，把社會保險檔案管理的工作放到工作的重要議事日程上來，從而進行一個長遠的規劃和管理考核，在此環節中也要求各層領導要上下配合，而后加大人員、財力、物力的投入，實打實地去解決問題，最終為廣大從事社會保險檔案管理的員工創造更好的工作平臺。

二、當前檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案保存零散。社會保險檔案經常會以很多文件材料的形式出現，這些文件材料多是原始的記錄。本來應該完整地保存下來，但是由于每個科室的人員工作性質不同，這些資料會以不同的形式保留在各個科室里。這樣分散保管的狀態，使得這些檔案的查閱率與利用率、保管的狀態、管理的狀態都有差別，進而讓文件的保管和利用都不能得到保障。

（二）檔案工作人員業務能力有待提升。雖然當前我國檔案管理工作已經逐漸得到了發展和進步，但是工作人員作為這項工作最重要的組成部分，其業務能力也是主要問題。比如當前很多工作人員自身學歷不高，仍然采用傳統的工作方式，無法在工作中進行自身思想和技術的創新，致使工作質量和效率也受到了嚴重的影響，因此需每年定期加強對檔案工作人員的經辦能力的培訓及繼續教育，提升其業務經辦水平。

（三）檔案管理制度有待完善。我們在開展檔案經辦的過程中要做到從源頭開始，這也需要加強對檔案管理制度的建立健全。根據我國相關法律法規的要求，對每一個社會保險檔案進行收集、分類、整理、裝訂、入柜、編研、服務利用等過程環節中，必須配備相應的管理制度，通過這種方式能更有效地構建管理制度體系，確保社保檔案經辦過程中的各項工作的開展都能有章可循，依法辦事。但具體落實到基礎單位時，有些部門重業務輕檔案管理，沒有制定相關經辦環節的翔實具體的檔案管理制度，工作人員的工作不能在制度的約束下開展，導致相關檔案資料收集不完整或遺失，嚴重影響了檔案的保管、利用。

三、虛擬時代的文本信息化的必要性

隨著社會發展與人民各項水平的提高，信息技術的發展與應用越來越普及，社會保險檔案的信息工作就變得越來越重要，檔案的存儲安全性、有效利用性與儲存完整性也成為工作的重點方向。而在網絡信息發展飛速的背景下，越來越多的紙質文檔被替換成為各種電子文檔、影像與聲音等更具有交互性的各種載體。相對于紙質文件，電子檔文件有幾大優勢：

（一）相對于紙質文件，電子檔的儲存數量更加龐大。上文中提到當前我國保險數量與種類都在明顯增加，相應的文件與工作也在增加。這些文件的數量巨大，所以紙質文件對于保存的狀態與空間的保護性都將受到極大的影響。例如，火災、環境潮濕、風化等一系列的不可抗力因素就會造成一些不可逆的影響，而相較于紙質版的文件，電子版的文件對于存儲的要求更為簡單，特別是當前電腦、手機、U盤等儲存媒介大大地增加了信息的完整性與保護性。而且電子檔文件占用空間小，往往一個U盤就能裝載很多的文本文檔與文件，極大地節省了日常工作檔案資料的占用空間。

（二）保存的文件更具有完善性。因為紙的材質特殊，容易被損壞，往往一個完整的文件不小心就損壞殘缺掉了，進而導致上面的信息無法被人們完整地看到，這對于文檔資料的保存都將造成十分嚴重的影響。但是電子檔相對來講自身對文件檔案中的保存性就更強，所以人們在此種背景下瀏覽的檔案信息也是相對更加完整的，不至于看到殘缺的文件。這種差異性的存在也將大大提升文件的完整性。

（三）相對紙質文件，電子檔可以多次編輯而不浪費資源。紙質文件的二次編輯相對于電子檔來講更費時費力，因為紙質文件的空間有限，如果再想對其進行編輯，必然會在原稿上進行修改，那么之前的稿件或是信息就將被破壞或是更改，最終不僅會耗費大量的時間和精力，同時還將大大提升工作人員的工作量，長期在此種狀態下工作，廣大工作人員必然會受到影響，嚴重的甚至還會喪失工作的積極性。此外，紙質文件在更新資料之后還需要對原材料進行銷毀與舍棄，這項工作的開展也必然會從而增加物資的耗損。但是電子檔案則不然，電子檔案由于相對自身先進性，所以完全可以在工作中進行隨時編輯，并且編輯工作也不會對最終的工作造成影響。

（四）多媒介、多地點互通資料。電子檔文件由于它的特殊性，可以在多個終端與平臺上在不同的地點觀看。只要將資料上傳到統一的服務器里，便可多人在云端觀看這份資料與文件，節省了大家在不同地點的文件查閱的時間，免于身在別處卻忘記拿材料的弊端。再有就是多終端互通，手機、電腦、平板皆可以打開同一文件來實行一份資料多份觀看。

四、強化服務，實現對社會保險檔案的有效開發和利用

各級社會保險的經辦單位和機構應該根據實際情況制定更合理的社會保險業務和查閱制度，從而根據提供的查閱服務，開展有效的查閱登記，只有這樣才能更為便利地開展查詢工作。社會保險工作屬于服務窗口，每個保險工作檔案人員的言行不僅僅代表個人，同時更是代表著不同的單位，甚至代表著社會保險行業。所以，這也要求社會保險部門的檔案管理人員要努力提升自身的業務素質，充分樹立起積極的服務意識，進一步加強對社會保險檔案的開發和利用，更好地為廣大群眾提供服務和幫助。

五、結論

綜上所述，隨著當前我國社會保險工作的全面發展，社保檔案管理這一工作的基礎性地位更是得到了顯著提升。有效開展社會保險檔案管理工作，不僅能對社會保險工作的發展基礎起到顯著提升作用，同時還能對廣大工作人員自身的工作能力進行提高。所以面對當前全新的發展形勢，社保各級檔案部門更要主動適應新階段、新形勢、新要求，補齊短板強根基，提升社保檔案業務建設水平，為區域和國家經濟社會的和諧發展、公眾民生需求，提供更加全面、便捷、優質的檔案利用服務。

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作者：黃麗娟 單位：福建省邵武市城鄉居民社會養老保險管理中心