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1數據有效性在高職人事基本信息設置中的應用

在錄入數據時，有些字段的數據長度是有規定的，利用預定的條件校驗數據，可防止無效數據的產生。如身份證號字數要求18位，這時就需要用數據有效性來檢查輸入的字數是否滿足要求。操作步聚如下。第一步，選定身份證號所在列，打開“數據有效性”對話框。第二步，單擊“設置———允許”右側的下拉按鈕，選擇“文本長度”，在“數據”中選擇“等于”，在“長度”中輸入18。第三步，在“出錯警告—出錯信息”中輸入“請輸入18位的身份證號”。

2函數在人事基本信息管理與分析中的應用

高職人事基本信息的數據主要包含了各教職工的個人情況：學歷、學位、職稱、政治面貌、年齡及工齡等各方面的信息，并年齡、工齡每年都需變動。日常業務工作中還需要有人事基本數據的核實工作，對基本信息數據的分析工作等。所以，高校人事工作要使用現代化的手段，利用函數實現部分數據的自動化管理與計算。

2．1利用函數從身份證號中獲取相關信息

人事基本信息中都有身份證號碼的登記，可以充分利用身份證號碼信息使用永中表格中的MID（），ISEVEN（），IF（），TEXT（），DATEDIF（）等函數獲取員工性別、出生日期，從而計算出員工年齡、工齡等信息。這樣可以減少重復勞動，提高工作效率。在實例“×××職業技術學院人事基本信息”中將詳細說明如何利用函數解決以下4個問題：自動從身份證號碼中判別性別信息；自動從身份證號碼中獲取出生年月信息；自動根據自動出生年月信息計算出年齡；自動根據永中表格入職時間中計算出工齡。下面以工號G0002為例說明。

2．1．1根據身份證號碼判別性別

身份證中號碼第17位奇數分配給男性，偶數分配給女性。公式：＝IF（ISEVEN（MID（H3，17，1）），”男”，”女”）公式分析：MID（H3，17，1）用于獲取身份證號碼中代表性別的數字；ISEVEN（MID（H3，17，1）判斷獲取的數字是是奇數還是偶數，如果是偶數返回true，否則返回flase；IF（ISEVEN（MID（H3，17，1）），”男”，”女”）對獲取到的第17位數進行判斷，如果是偶數返回男，否則返回女。

2．1．2根據身份證號碼獲取

出生日期公式：＝1*TEXT（MID（H3，7，8），”0000－00－00”）公式分析：MID（H3，7，8）從H3第7位開始取8位數，取出的數為年月日字符串；TEXT（MID（H3，7，8），”0000－00－00”）將獲取的出生日期字符串轉化為日期型文本；1*TEXT（MID（H3，7，8），”0000－00－00”）將文本轉化為數字。

2．1．3根據出生日期求出年齡

公式：＝DATEDIF（J3，TODAY（），”y”）公式分析：TODAY（）用于獲取系統當前的時間；DATEDIF（）用于計算兩個日期之間的年數、月數和天數之差；＝DATEDIF（J3，TODAY（），”y”）計算今天與出生年日期間年數差。2．1．4根據入職時間求工齡公式：＝DATEDIF（L3，TODAY（），”y”）或＝YEAR（TODAY（））－YEAR（L3）公式分析：DATEDIF（L3，TODAY（），”y”）計算今天與入職時間年數差；YEAR（TODAY（））表示今天的年份數，YEAR（L3）表示入職的年份數；＝YEAR（TODAY（））－YEAR（L3）計算今天與入職時間年數差。根據以上4項內容的公式輸入后，我們就可以用填充方法很快地完成制作整個表格的工作，而且年齡、工齡在隨年份變化的同時會自動改變。

2．2利用函數進行在職人員情況統計分析

在人事日常工作中，時常要對部門人員基本情況（人數、性別、學歷、學位、政治面貌、年齡、工齡）進行統計分析。如何能快速地實現自動化統計，并能隨人事基本信息表變化而改變呢？下面就以在職人員情況統計分析表中的有關院長室情況統計的幾個典型字段為例加以說明。

2．2．1在職總人數

公式：＝COUNTIFS（＇人事基本信息＇！C：C，＇人員情況分析＇！B4，＇人事基本信息＇！N：N，””）公式分析：COUNTIFS（）計算多個區域中滿足給定條件的單元格的個數。＇人事基本信息＇！C：C，＇人員情況分析＇！B4：表示人事基本信息表中院長室成員人數；＇人事基本信息＇！N：N，””：表示離職時間為空，代表在職人員。

2．2．2學位－博士

公式：＝COUNTIFS（＇人事基本信息＇！C：C，＇人員情況分析＇！B4，＇人事基本信息＇！N：N，””，＇人事基本信息＇！E：E，”＊博士”）公式分析:'人事基本信息'!E:E,”*博士”:表示人事基本信息表學位字段中的所有博士。通過上述兩項典型的例子，可以看出都可用COUNTIFS（）函數來完成，主要注意區域與條件的改變。這樣就很容易將院長室情況統計出來。接下來只要用填充方法很快地完成整張統計表格的工作。并且這張統計表會隨人事基本信息數據變化而自動改變。

3結語

高職院校人事管理工作頭緒多、數據繁瑣、時效性強，工作中只有找到合適的方法，如借助永中表格這樣的工具，就可以有效地解決高校人事管理中數據的問題，提高批量處理表格工作的效率，提升人事管理的水平，更好地為廣大教職工服務。

作者：朱秀娟 嚴李宏 單位：江陰職業技術學院