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摘要：開展高質量的人才檔案管理工作有助于提高科研單位內部的綜合管理水平，間接提升科研成果質量。本文將以科研單位人事檔案管理為重點，從管理意識、管理制度等幾方面的問題及相應優化對策兩種角度進行詳細闡述，希望能夠為從事相關工作的人員提供一些工作思路，僅供參考。

關鍵詞：科研單位；人事檔案；信息化建設

人事檔案是由人事管理活動組成的，它為人力資源的管理提供了基本的條件。如今，時代在發展，社會在進步，人事檔案信息化建設更要成為檔案管理工作中的重點，檔案工作的規范標準化可以幫助人力資源管理利用更為合理。為順應我國不斷加快的人事制度改革，應當通過多種手段不斷提升人事檔案管理工作質量。尤其是在相關科研單位中，由于人事檔案管理工作對人力資源開發利用的重要作用以及科研人才在我國科技領域的重要地位，使得此類單位的人事檔案管理建設更加重要。

1科研單位人事檔案管理中存在的問題

雖然人事檔案管理工作歷來是我國各企業與單位的工作重點之一，且已經具有數十年的發展歷史，但在當前多數科研單位的人事檔案管理與建設中仍然存在較多問題，降低了人事檔案管理工作的質量，具體問題有以下幾點。第一是管理意識較弱，當前很多科研單位只注重對科研成果的探討，忽視了其他相關工作的重要性，如人事管理工作對科研單位的具體科研成果并無直接幫助，所以并未將該工作提上工作日程，致使很多管理難題缺少資金、時間以及人力資源來進行解決；第二是管理制度不完善，管理制度是進行實際管理工作的具體框架，需要相關人員在制度規范下進行操作，但由于部分科研單位的管理制度存在漏洞，使得人事檔案管理工作質量難以提升；第三是管理模式老舊，部分單位仍舊采用傳統管理模式，未進行更新改進，不僅檔案資料收集、更新不及時，而且檔案材料的制作存在較多不規范現象；第四是基礎設施建設落后，當前我國各單位的人事檔案以電子版和紙質版相結合的方式進行管理，但部分科研單位對于進行紙質檔案存放的基礎設施建設并不到位，使檔案存放存在一定的危險；第五是信息化建設滯后，由于科研單位領導層對該工作的忽視，使得單位內缺少相應的計算機、掃描儀等設備，或設備的數量、型號不足以支撐信息化管理體系建立，難以開展現代化的人事檔案管理工作信息化建設；第六是管理人員職業素質較低，多數管理人員并未接受過系統培訓，不具備專業的管理理論與技術，使檔案管理一直停留在人工整理、歸檔的水平上，即使單位內具備一定的信息化設備也難以達到理想的管理狀態[1]。

2科研單位人事檔案管理的優化對策

2.1強化管理意識

在任何工作中，樹立正確思想意識都是保證此項工作實際質量的重要前提，所以相關領導層以及基層管理人員都要樹立起先進的管理意識。對于領導、單位相關負責人應該充分重視人事檔案管理工作，將其提升到單位骨干隊伍建設的高度上來，將其納入日常工作中，并成立檔案管理領導小組，專門負責檔案管理工作的查檢、指揮、監督等任務，一旦發現問題務必要及時指出，并幫助基層管理人員以尋求外界幫助、加大建設投入等方式解決問題，而且要對此問題的主要責任人進行追責，提升其他管理人員對自身本職工作的重視度；在基層管理人員層面，要通過宣傳敬業事跡、社會主義核心價值觀等方式增強管理人員愛崗敬業的責任意識，并通過開展以“人事檔案管理工作重要性”為主題的單位會議的方式加強管理人員對自身工作的重視，以此強化基層管理人員的管理意識[2]。

2.2完善管理制度

管理制度是科研單位相關人事檔案管理人員在進行具體檔案管理工作時所應遵守的框架，一旦制度出現漏洞則可能會造成重大工作失誤，對單位成員以及單位本身均造成巨大損失與影響。在進行制度完善的過程中，第一要重視規章制度的合理性、科學性，其具體概念一定要符合單位實際特點，以適配單位檔案管理的需要；第二要保證制度具有一定可操作性，既簡單、明了、具體，又方便可行，使相關管理人員能夠按照此制度進行實際管理工作，對其工作起到一定的指導與規范作用；第三要保證制度的嚴肅性，要使領導與基層員工都嚴格遵守此管理秩序，需要確保制度的權威性與嚴肅性，即一旦違反規章制度須立即進行處罰，保證所有人員都在此制度的約束下進行工作[3]。如在人事檔案交接工作中，要對檔案交接手續進行明確規定，使管理人員在進行此項工作時有章可依、有據可循，具體包括：對所管理的檔案進行一次徹底清理，做到賬務相符；對借出的檔案要及時督促歸還，并在借據上注明原因及歸還情況；對未整理的部分文件材料要歸類存放，整理排序后及時歸檔等[4]。

2.3創新管理模式

創新管理模式能夠使科研單位的人事檔案管理工作煥發出新鮮活力，主要是指將管理手段向現代化過渡，學習其他先進單位乃至其他先進國家的管理經驗，采取信息化檔案管理體系、更新檔案管理技巧以及強化人才隊伍建設等內容[5]。以更新檔案管理技巧中的人事檔案材料收集方面為例，為改變檔案信息嚴重滯后的現象，應當要求管理人員摒棄傳統的被動收集方法，主動出擊，及時搜索與檔案相關的各種材料，并耐心歸整、細心鑒別，務必做到取之有據，對不符合歸檔要求的材料要及時清理，手續不齊全的材料更要退回相關部門進行補辦，確保材料完整、手續完備，保證人事檔案管理的權威性、精準性和真實性。

2.4加強基礎設施建設

由于紙質版人事檔案具有一定脆弱性，在進行保存時需要注重防潮、防火、防蟲等一系列事項，否則將對人事檔案造成不可挽回的損失，尤其是科研單位中各科研人員身份的特殊性，使該類單位的人事檔案保存基礎設施建設工作顯得更加重要[6]。在檔案庫房設置方面，檔案庫房、閱檔室與檔案人員辦公室要三室分開，在進行檔案查閱時也要嚴格按照相關規定中的具體程序在閱檔室進行查看，查看完畢后應及時歸檔，避免檔案混亂；在檔案防潮、防火、防蟲方面，需要購置鐵質檔案柜，配備一定數量的空調、去濕器、滅火器等設備，并放置樟腦丸等藥品預防蟲咬，另外要定期檢查各種裝置是否能夠正常使用，對于出現故障或過期的安全設備應及時進行維修與更換；在其他管理設施方面，人事檔案管理工作除保存外還提供整理、查閱、打印等多項服務，所以要按照檔案保存量購置一定數量的打印機、傳真機等設備，供其他管理服務使用。

2.5加快信息化建設

科研單位的人事檔案管理工作向信息化方向轉變，能夠使其管理過程由繁變簡、工作難度由難變易、管理質量由低變高，是工作變革符合時展特征的重要體現。對此，需要對信息化系統進行整體建設，首先需要建立一套完整的人事檔案信息化管理標準，此標準建立的主要目的是為相關管理人員提供操作指導以及操作規范守則，其中不僅包括人事檔案電子文件的構成、歸檔過程的規范以及電子檔案信息資源標注方法，還要包括描述與存儲，查詢與交換，網上傳輸和管理等諸多方面；其次要加快相關硬件設施建設，主要包括夠量的數字化設備以及人事檔案信息網絡系統，唯有將此二者配備到位，才能夠為數據傳輸、交換及共享提供基礎條件；再次要進行應用系統建設，主要內容包括人事檔案信息的采集、整理、利用和安全等方面，一定程度上涉及了人事檔案信息化建設效率與質量，并集中體現了人事檔案信息化建設帶來的效益和檔案信息服務帶來的效果；最后要加快人事檔案信息資源建設，該內容是信息化建設的核心部分，主要包括檔案目錄中心數據庫、各種數字化檔案全文及專門數據庫等，以便進行檔案數據的采集與接收等管理操作；另外還要構建單位內部各系統間的互通渠道，將人事檔案管理系統與人事管理系統、科研檔案管理系統相結合，并通過權限管理措施嚴格管理人事檔案去處，既能夠提高人事檔案管理工作的便捷度，又能夠充分保障其安全性[7]。

2.6注重人才管理

人事檔案管理人才是進行此項工作的重要環節之一，需要科研單位相關負責人在此類人才管理方面給予高度重視，提供相應的人力、物力資源，不斷提高檔案管理人才隊伍的職業水平。在此方面，需要以優中選優、寧缺毋濫為原則進行人才選取與培養，一方面要不斷擴充原有人才隊伍的職業技能，通過定期、分批地組織系統培訓的方式使原有管理隊伍的管理理念、理論以及技能得以更新。以中科院干部人事檔案管理培訓班為例，該培訓班共有各科研單位近130人參加，在培訓中對中科院干部人事檔案管理工作制度進行了宣貫，對檔案整理查缺及重難點事項進行了解讀，對人才中心人事檔案管理有關政策和工作流程進行了解析，并部署了檔案管理相關工作，通過此次學習，學員普遍反映，培訓期雖短但學到了很多實踐經驗，并掌握了很多管理辦法，對今后的人事檔案管理工作起到了指導作用[8]。另一方面也要暢通社會人才引進路徑，以當前單位所缺少的管理人才類型為基礎、以較為優厚的薪資和福利待遇為條件，面向社會公開招聘此類型人才，特別是對部分急需或緊缺的人才，如信息化管理系統建設人才等，在條件允許的情況下應當開通綠色通道，跳過招聘模式直接從其他單位進行臨時抽調，負責當前單位內的緊急任務，而為了保證所招聘人才質量，既要對所招聘人員的所學專業、工作年限等條件進行限制，也要對其實際工作質量進行考核。

3結語

總而言之，通過明晰當前我國科研單位在人事檔案管理工作中的普遍問題，并以此為基礎提出相應優化對策，有助于我國相關科研單位不斷改進自身管理工作、提高管理質量，為科研人員解除后顧之憂，使其全身心地投入到科研事業當中，充分發揮科研人才的潛力優勢，促進科技進步。

參考文獻

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[2]楊群.大數據背景下科研事業單位人事檔案管理工作創新策略[J].蘭臺內外，2019(7)：78，80.

[3]杜亞君.農業科研單位人事檔案管理常見問題分析及解決策略[J].南方農機，2019(2)：140.

[4]劉倩.基于大數據背景下民政檔案管理工作創新策略[J].辦公室業務，2019(10)：122.

[5]張勤生.大數據背景下事業科研單位人事檔案管理的創新探討[J].蘭臺內外，2019(14)：23-24.

[6]周曉玉.大數據背景下醫院人事檔案管理的態勢分析法分析及策略[J].實用醫技雜志，2019，26(5)：648-649.

[7]李新媛.淺析大數據時代背景下機關事業單位檔案管理模式[J].蘭臺內外，2019(13)：22-23.

[8]王德英.淺談大數據背景下機關單位檔案管理工作創新[J].辦公室業務，2019(8)：98.

作者：孫佳 單位：武漢市土地利用和城市空間規劃研究中心