高校人事檔案管理存在的問題
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1.1管理制度不健全，落實不到位
高校人事檔案管理工作法律依據主要是《檔案法》和中組部的《干部檔案工作條例》、《干部檔案管理工作細則》、《關于干部檔案收集、歸檔暫行辦法》為指導，人事檔案管理的工作制度應當在上述文件的指導下建立健全并細化，例如：檔案管理工作人員的崗位職責、人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制度等方面細則都要在高校的主導下制定頒布實施，然而現實的情況是，人事檔案制度建設方面并不完善，人事檔案管理作為高校內部管理的一部分，作為一級法人機構的高校對內部事務有充分的自主權利，由于高校重點工作主要還是教學與科研，而人事檔案的管理與學校中心工作無直接關系。所以，在沒有國家或者教育部沒有強制規范的情況下，高校本身往往不會投入精力針對高校檔案工作細則進行規定，缺乏對人事檔案管理建章立制的動力，有的雖然做了一些，但過于簡單，有的不全面，有的操作性差，甚至沒有，行不成有效的決策力、執行力，諸多情況阻礙了人事檔案制度化與規范化的發展。
1.2管理手段落后，信息化程度低
隨著信息技術的發展，高校利用信息化建設整合高校管理資源已經是推動學校現代化建設和發展的趨勢，當然也應當包括人事檔案管理信息化的建設，以實現高校整體資源的有效配置，提高管理效率。只有高校管理包括人事檔案管理與信息技術有效融合后，才能做到高校教學與科研整體推進。然而大多數學校，人事檔案管理工作并沒有納入校園整體信息化建設當中，高校信息網絡資源體系不健全，在高校信息化建設中體外循環，人事檔案的管理目前還是以紙質檔案的管理為主的實體管理，采用傳統手工人事檔案管理的方式，雖然配備了計算機，或者簡單的單機人事檔案管理軟件，但由于采集數據過于簡單，沒有統一標準，數據庫沒有聯網，單機錄入數據變成了簡單的目錄錄入和打印，不能完成實現對人事檔案信息數據的篩選、排序、分類、匯總功能，談不上人事檔案數據應用，更談不上與校園網的聯網整合，造成人事統計基礎工作與檔案系統也不能有效整合，甚至人事統計工作不是單獨使用報表系統，就是靠原始的手工操作，導致工作費時、費力，效率低，與高校管理的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。
1.3工作人員編制不足，專業素質不高
高校人事檔案管理工作，人員配置不足，專業素質不高，也是一個突出的問題。按照中組部《干部檔案工作條例》的要求人事檔案數量與工作人員數量有明確的關系：每一千人要配備一名專職的檔案管理員。而目前，各高校基本沒有達到這一要求。面對高校的發展，人員的增加，尤其是高校人事制度改革，人員流動進一步加強。工作量的加大、管理模式的變化，信息技術逐步應用到高校人事檔案管理中，對檔案管理要求提高，對人員的素質提出了更高的要求，無論是專業素質還是綜合素質?？陀^上高校檔案管理事物性工作任務繁重，高校人事檔案工作人員甚至陷入簡單的裝訂、錄入、歸檔、調檔等工作中，由于缺少培訓機會，日常工作量大，日常工作狀態處于緊張，無暇兼顧業務專研與探討，高校人事管理隊伍在建設方面十分缺乏既懂檔案又懂現代化科學技術的符合型人才，由于檔案管理的專業水平比較低，缺乏專業的檔案管理工作人員從一定程度上也制約了高校人事檔案管理的水平，影響高校人事檔案管理工作的發展。
1.4管理模式分散，管理效率較低
高校人事檔案的管理模式，大多數采用分散式的管理。即在高校人事部門或者是組織部門下設立管理部門專門負責人事檔案工作，人事檔案管理工作分屬于人事部門或組織部門。換句話說，作為人事部門或是組織部門的一部份，檔案管理人員也是也分屬不同的部門。分散式管理從一定程度上有利于隸屬部門對人事檔案的利用，卻在一定程度上降低了人事檔案的綜合運用，制約了人事檔案的運用范圍。人事檔案資料分散于人事部門、組織部門，有的甚至于會存在于高校主管科研管理的部門，這也是高校人事檔案管理專業化水平較低的原因。分散的管理模式勢必造成人事檔案資料的不完整性，或者存在重復建檔現象。如果各部門間沒有建立完善可行的檔案傳遞制度，往往會出現部門與部門間的推諉與拖延，影響高校檔案管理的效率。
1.5檔案管理觀念落后，開發利用不充分
高校人事檔案是高校人才信息的重要載體，是高校職工德、才、能、績的客觀反映，是教職工聘任選拔任用的重要基礎，是高校人才戰略的必要條件，同時也是人事管理的重要依據，教師教學和科研情況的真實憑證，與高校發展休戚相關。目前，高校人事檔案管理存在“以物為本”觀念，檔案管理工作重立檔、輕利用。沒有把人事檔案管理工作與高校人才培養、教育教學、科學研究統籌起來考慮，與學校整體工作的推進工作相對滯后。人事的檔案利用主要還是停留在“被動”狀態，僅向組織人事部門，根據組織人事部門提出的要求來提供檔案資料，查閱檔案原件、外借檔案、復印檔案資料等，其結果是弱化了人事檔案的真實價值。
2改進高校人事檔案管理工作的措施
2.1提高認識，爭取領導重視
提高高校人事檔案管理的意識。利用網絡，校園通訊等形式加強人事檔案管理工作的宣傳力度；人事檔案管理部門要加強對人事檔案管理相關工作匯報和溝通，讓校領導全面掌握人事檔案管理的現狀和存在的問題，讓學校，尤其是校領導從思想高度上認識到人事檔案管理工作是一項專業化程度高，工作內容復雜的工作。人事檔案管理應用水平的高低與于高校全面發展、高校教職工發展的密切相關。爭取領導及學校層面對人事檔案管理工作的重視和支持，同時從人力、物力、財力上給予大力傾斜，奠定人事檔案管理工作的堅實基礎，營造良好的檔案工作氛圍。
2.2完善制度建設，依法治檔案
高校人事檔案管理工作作為學校內部管理事務，制定和完善相關工作制度和細則責無旁貸。為進一步強化和完善高校人事檔案管理的制度建設，結合高校整體建設工作情況和人事檔案管理工作特點，依照高校整體建設規劃和《檔案法》、《干部檔案工作條例》和相關政策，結合本校實際，以學校主導建立健全高校人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制度查閱制度等多項制度和細則，切實實行依法治檔，依法管檔。同時進一步理順人事檔案部門與學校各部門的關系，從制度上明確管理者的職責范圍及崗位職責，讓管理者明確自己的工作職責，確保高校人事檔案管理工作有章可循，有法可依。
2.3建立檔案數據庫，實現信息化管理
高校人事檔案管理應適應信息化的要求，建立一個統一完善的人事檔案信息數據庫，開發高校人事檔案管理應用軟件，將高校人事檔案管理信息數據庫作為高校信息系統的子系統。在人事檔案保密政策允許的前提下，利用校園網絡和信息技術整合全校信息數據，實現人事檔案信息數據與各部門信息數據共享與交換，從功能上拓展高校人事檔案管理的應用范圍，實現利用人事檔案的數據信息對高校教職工綜合素質、人才結構等進行及時準確的分析，提高組織人事部門的工作效率，尤其是適應高校人事制度改革對人員信息的高效利用需求，同時為高校人才建設預測提供各種人才數據，為學校制定相關人才戰略政策提供可靠科學的依據，全面提升服務水平。
2.4提高人員素質，加強隊伍建設
做好高校人事檔案關鍵在“人”。高校人事檔案工作政策性、專業性強，建立一支熟悉業務相對穩定的專業隊伍是做好人事檔案管理的組織保障。確保檔案數量與管理人員相適應，配齊配強檔案管理人員，并確保人事檔案管理隊伍的穩定性；結合本校人事檔案管理的實際選擇政治可靠，責任心強的共產黨員從事人事檔案工作；提高工作人員及隊伍的專業化水平，信息技術應用的能力，通過定期開展專業培訓活動，鼓勵檔案管理人員參加高校檔案管理互動學習研討以及職稱評定，提高綜合素質，以適應高校人事檔案管理需要，適應高校現代化建設的需求。
2.5集中管理模式，提高管理效率
理順人事檔案管理體制模式，成立檔案綜合管理部門，將人事檔案管理納入到學校層面的檔案管理系統，提高人事檔案管理的層級，由高校檔案管理綜合部門統一行使人事檔案管理工作。通過整合分散在人事、組織、甚至是高?？蒲胁块T的人事檔案信息，建立統一的人事檔案管理的口徑，杜絕人事檔案管理分散化。既要將人事檔案工作作為檔案專業工作范疇，同時也要重視人事檔案管理與原先人事、組織部門、科研部門人事檔案管理信息的銜接和應用，充分體現出人事檔案管理的特點，實現人事檔案管理為高校人才資源實現最優配置發揮基礎性和重要的作用。
2.6轉變觀念，充分發揮人事檔案服務功能
高校人事檔案的宗旨就是圍繞學校中心工作搞好服務，出發點和落腳點在于利用。長期以來，高校人事檔案基本上實行封閉式管理，由于有嚴格的保密制度限制，人事檔案的應用范圍較窄。隨著人事制度改革的深入發展，檔案的信息日漸透明，高校人事檔案服務意識的不斷加強，因此需要轉變檔案管理的傳統觀念，不斷推動人事檔案管理方式的社會化、開放化、合法化。牢固樹立“以人為本”的檔案管理觀念，以“主動服務”為出發點，圍繞學校中心工作，根據社會和高校發展的新情況和新形式，不斷探索適應與高校改革與發展的服務方式、手段、途徑，全面推動高校建設發展。
3結束語
做好高校人事檔案工作是一項長期的工作，目前高校人事檔案管理存在諸多問題，重視程度不高、制度不完善、信息化建設不夠、人員素質不高、管理模式及觀念落后從一定程度上制約了高校人事檔案管理的發展，各高校都需要正視，并積極采取改進措施。隨著高校各項工作的推進，尤其是高校人事制度改革的深入發展，高校人事檔案管理工作同樣需要適應形勢的需求，不斷地改革、摸索規律，完善體系，才能更好服務高校現代化進程。
作者：張立志 單位：大理學院人事處
