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【摘要】目的探究在醫院人事檔案管理中，6S精細化管理的應用效果。方法選取我院人事檔案管理處2017年1月—2018年3月采用常規管理方法管理的600份檔案作為對照組，2018年4月—2019年4月采用6S精細化管理方法管理的600份檔案作為研究組，比較兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率及管理質量評分。結果研究組檔案缺失率、破損率均低于對照組，正常利用率高干對照組，有統計學差異性(P＜0.05);研究組檔案標識規范程度、檔案室清潔程度以及檔案管理安全方面性評分均高于對照組，有統計學差異性(P＜0.05)。結論在醫院人事檔案管理中應用6S精細化管理，可以減少檔案破損及缺失情況，對提高人事檔案管理質量及正常利用率具有重要的價值。

【關鍵詞】6S精細化管理;醫院人事檔案管理;檔案缺失率;質量評分

在醫院管理工作中，人事檔案是重要的內容之一。人事檔案管理與醫院人才的選拔、醫院隊伍建設等具有密切關系，是醫院長遠發展的基礎［1］。人事檔案中記錄每個人的信息，包括姓名、性別、學歷、履歷、相關職稱等等。通過人事檔案，醫院的管理者能對醫院人員有基本的認知，并將其安排在合適的崗位上，對日后調配、晉升等起到重要的作用。目前，很多醫院對人事檔案管理的重要性認識不足、重視不夠，存在管理制度不健全、設施不足、管理人員專業性差等問題，導致醫院人事檔案管理效果一直欠理想，影響醫院的整體發展［2］。6S精細化管理是現代管理方法之一，其目的是通過高效的管理，提高管理質量，保證管理安全性［3］。本次研究通過對比不同時間段人事檔案管理情況，探究6S精細化管理用于醫院人事檔案管理中的價值，現報道如下。

1資料與方法

1．1一般資料

選取我院人事檔案管理處2017年1月—2018年3月采用常規管理方法管理的600份檔案作為對照組，2018年4月—2019年4月采用6s精細化管理方法管理的600份檔案作為研究組，兩組檔案相關信息如表1所示，應用統計學軟件對納入檔案信息數據處理，無統計學差異性(P＞0.05) 。

1．2方法

對照組:人事檔案采取常規管理方法，即由專人對醫院人事檔案負責，定期對檔案室進行清潔，例如擦拭裝檔案的櫥柜、每周對檔案室消毒等;每年整理一次檔案，將檔案按照人員入職時間進行歸檔統計;半年檢查一次檔案室的隱患，以減少因隱患導致的檔案破損、缺損等。研究組:人事檔案實施6S精細化管理，具體方法如下:①整理:每個人因學歷不同、履歷不同、職稱不同，導致其檔案存在個體差異性，對于醫院而言，因科室較多，如果所有科室人員檔案放在一起，當需要調個人檔案時，工作繁瑣，增加了檔案管理人員的工作量，因此，對于檔案管理人員，在對檔案進行整理時，可以根據科室為單位，按照科室情況對檔案進行整理、劃分，并在整理好的檔案上標注科室名稱、科室人員名稱，便于核對。②整頓:健全檔案室管理制度:結合以往的管理經驗，對檔案室的制度進一步完善，例如，為保證檔案的實時性，要求檔案負責人員每個季度對檔案進行一次整理，尤其是涉及職稱變動、學術水平變動人員，要及時做好標記，便于日后工作的調配。此外，對于檔案室環境管理方面，要求明確具體物品的擺放位置，并做好標識工作，也可以通過現代化手段，例如借助電腦編制檢索工具，方便對檔案的查找，或者采取電子文件形式對檔案進行管理。③清掃:對于檔案室管理人員，要每天對檔案室進行清掃、定期消毒，尤其是節假日前后，要徹底清掃，包括角落、柜頂等處，為減少灰塵，可以將檔案裝入密封塑料袋中，防止發潮。檔案管理人員切不可在檔案室吸煙，防止造成火災隱患。此外，要求管理者在對檔案進行整此外理時，不可在辦公區域吃東西，喝水，防止破損檔案的清潔性。④清潔:對整理、整頓、清掃等制定標準化，并嚴格按照制定的要求開展，以維護上述管理效果。⑤安全:檔案信息的安全性對個人極為重要，因此，要定期進行對檔、排查、及時更新，在對人事檔案進行操作時，一定做好其保密工作，預防醫院工作人員信息的泄露。⑥素養:醫院檔案管理人員的素養也直接影響檔案管理的有效性。作為檔案管理者的工作態度、專業性、服務態度等是做好檔案管理工作的前提及基礎。檔案管理工作是一項負責、繁瑣的工作。檔案管理人員的技能、價值觀、知識、態度等均是其職業素質的體現，但是在實際工作中，很多醫院缺乏專業的管理人員，導致管理者知識儲備不足、管理技能差等，影響檔案管理的效率。所以管理隊伍職業化建設，己成為醫院改革和發展迫切需要解決的問題［4］。因此，醫院管理者可以通過外聘專業的管理人員或者引入相關專業的人才對檔案進行管理［5］，并定期對其培訓、學習，提高其專業方面的知識及管理技能，完善其職業素養。

1．3觀察指標及標準

比較兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率、管理質量評分。由醫院領導及員工根據我院自擬的醫院人事檔案管理質量評估量表對醫院人事檔案管理質量情況進行評估，量表評估內容包括檔案標識規范程度、檔案室清潔程度、檔案管理安全性，每項均為100分，分數越高，則說明管理質量越好。研究中自擬量表Cronbach’salpha＞0.75，說明該量表信度較高。

1．4統計學方法

應用統計學軟件SPSS26.0分析，計量資料用(x珋±s)表示，t檢驗;計數資料用(%)表示，2檢驗，等級資料采用秩和檢驗;P＜0.05表示有統計學差異性。

2結果

2．1兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率比較

研究組檔案缺失率、破損率均低于對照組，正常利用率高干對照組，有統計學差異性(P＜0．05)，見表2。

2．2兩組檔案管理質量評分對比結果

研究組檔案標識規范程度、檔案室清潔程度、檔案管理安全性評分均高于對照組，有統計學差異性(P＜0.05)，見表3。

3討論

3．1醫院人事檔案管理存在的問題

醫院人事檔案是對人員相關信息的記錄，是原始的歷史記錄，人事檔案對醫院而言，是其重要的財富，可以將員工的所有信息予以體現，院方可以結合具體的信息，對員工的職位、獎懲進行合理的分配［6］，人事檔案在醫院工作今后的工作中，對員工具有憑證的作用，價值極大。實踐調查中發現，常規的醫院人事檔案管理方法普遍存在下述問題:①管理不規范:因醫院對人事檔案管理工作重視不足，導致醫院缺乏健全、完善的管理制度，大量檔案堆積，增加了管理人員工作量，導致管理人員在工作中經常出現失誤［7］，例如，未及時更新相關人員的職稱變化、學歷變化，影響工作人員調配及晉升。②檔案室環境差:很多檔案室負責管理的人員不足，缺乏定期的清掃、清潔工作，導致檔案破損率高，影響檔案的查找工作［8］。③保密工作差:因管理人員對檔案重要性認知不足，缺乏保密意識，容易泄露相關人員的個人信息。④檔案管理人員綜合能力欠理想:大部分醫院對檔案管理工作認知不足，對檔案管理的整體要求不高，檔案管理人員也缺乏專業性及管理技能，例如，不能合理應用現代化手段對檔案進行整理、歸納，對檔案更新不及時等［9］。

3．26S精細化管理的優勢及醫院人事檔案管理應用必要性

6S精細化管理是目前企業重要的管理模式之一，6S管理是5s的升級，包括SEIRI(整理)、SEITON(整頓)、SEISO(清掃)、SEIKETSU(清潔)、SECURITY(安全)及SHITSUKE(素養)，與5S管理基本相近，均興起于日本企業，因均為S開頭，也將其稱之為6S管理。6S管理的作用在于清潔工作環境，減少因雜物隨意堆放導致的空間浪費，且良好的工作環境，可以讓人心情愉悅，對提高工作效率具有重要的意義［10］。精細化管理是一種文化，也是一種理念，是指建立在常規管理基礎上，將社會分工精細化、將服務質量精細化，是現代管理的一種必然需求，是以最大程度減少管理占用資源、減少成本為目標的管理方式［11－12］，現在已經廣泛應用于醫院檔案管理等整個醫療體系當中［13－15］。6S管理引入后，筆者醫院在檔案缺失率、破損率及正常利用率方面均得到極大的改善，檔案標識規范程度、檔案室清潔程度、檔案管理安全性等方面也得到極大的提升，這與6S精細化管理的優勢有著密切的關系。6S精細化管理的優勢在于將6S管理、精細化管理進行有效的結合，從6個方面，細致、規范的對工作進行管理，不僅可降低管理成本，還能提升整體的管理水平，備受企業的青睞與認可。在醫院人事檔案管理中，因人事檔案在醫院員工調配方面占據重要比重，而6S精細化管理，能提高管理質量，因此，有必要將其引入［16］。應用6S精細化管理的必要性體現在:第一，人事檔案在醫院管理、發展中均占據重要的地位，價值高，醫院對其管理的效率要求也隨之升高，而大部分醫院多采取傳統的管理手段，不符合現代信息化發展需求。6S精細化管理結合了現代的管理技術，通過采取電子文件形式、編程搜索等，可以減少管理人員的工作量，縮短檔案查找時間，與傳統管理手段比較，更具有先進性，能提高整體管理質量［17］。第二，因醫院對人事檔案管理重視不足、人事檔案管理缺乏專業性，導致檔案更新不及時，時效性差［18］，而6S精細化管理充分考慮了這一問題，增加了人事檔案管理人員的培訓、學習，對檔案的及時更新予以保證，利于醫院日后的對工作人員職稱變動的參考。

3．36S精細化管理在醫院人事檔案管理中應用的價值

在醫院人事檔案管理中應用6S精細化管理，通過及時的整理、整頓，可以進一步健全醫院人事管理的制度，方便各科室人員檔案的統計工作，能及時更新其檔案信息變化，醫院在對相關人員職位進行調整時，可以將其作為原始憑證進行考核，且能降低人事檔案的缺失率［19］;通過清掃、清潔工作，可以減少人事檔案的破損率［20］;通過加強安全、素養培養等，可以提高管理人員的對人事檔案重要性的觀念，提高管理人員對檔案安全的意識［21］，定期的外出學習、培訓，能增強人事檔案管理人員的綜合水平，包括技能、專業性等，使其能更勝任崗位工作。綜上所述，在醫院人事檔案管理中，應用6S精細化管理，可顯著提高人事檔案的有效利用率，降低檔案缺失率、破損率，提升管理人員的管理質量，具有重要的應用價值。

作者：劉麗 單位：天津市天津醫院