探討ERP信息系統對會計核算的啟示
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本文通過傳統環境與ERP環境下應收賬款會計核算和采購/結轉會計核算的對比,分析ERP信息系統的優勢。
(一)應收賬款會計核算
1、傳統環境下應收賬款的業務流程和主要問題。
傳統會計核算下會計數據的采集方式是會計人員通過手工篩選,采集,再按照一定的借貸分錄模式手工錄入財務系統。以應收賬款-應收信用卡流程為例:傳統環境下應收賬款業務流程可以描述為:(1)總收人員根據銀行回單手工沖減每一筆應收賬款,登記應收賬款結轉本。(2)會計人員根據結轉本相關單據,按照一定的借貸分錄模式逐筆手工錄入財務系統,沖減每日應收賬款。(3)月末,總收款員匯總本月應收賬款回款數據,并在EXCEL中制作應收賬款余額明細表,與會計人員進行核對。
2、傳統環境下應收賬款業務流程主要存在的問題:
(1)重復作業,共享性差。總收款崗和會計人員在兩個沒有集成的業務系統中,分別完成大量的單據核銷工作,相同的基礎數據,總收人員在業務系統中核銷一遍,會計人員在財務系統中手工錄入一遍,數據信息資源沒有充分共享利用,流程成本偏高。(2)缺乏數據精準性,會計核算效率低。上述流程中基礎數據來源不唯一,不同崗位人員必須各自分別篩選符合業務流程的數據信息,分別核算,信息滯后。在企業實踐中,極易出現兩個系統的數據信息不一致的情況,會計部門需花費大量精力清理并尋找之間的差異及原因。(3)缺乏及時性。上述流程不能實時反映企業的經濟業務進程,不能實時監控企業的業務處理狀況,企業管理者和相關決策者只能在月末通過手工編制余額表,靜態了解應收賬款余額的概況。
3、ERP環境下應收賬款的業務流程
ERP環境下應收賬款業務流程如圖1所示:(1)ERP業務系統中的收銀對賬管理中,總收人員根據回款金額,回款區間等信息,依次在總收款臺結轉明細表中核銷前期應收賬款,并將當日回款結轉記錄存儲在ERP共享數據庫中。(2)會計人員在ERP系統財務管理模塊中,將按照日期調用對已經存儲到共享數據庫中的應收賬款數據信息,轉換成憑證數據,完成財務接口標準數據,直接導入財務系統。(3)月末,總收款員根據ERP系統中的應收賬款余額明細表,與財務系統進行核對。
4、ERP環境下對應收賬款業務流程會計核算的影響
(1)提高了數據的精準性ERP系統中的模塊所應用的數據都來源于基礎數據,數據來源的唯一性,確保數據之間的勾稽關系正確,設定好的工作流程不經授權無法改動,數據流程規范,避免多個流程中獲得的數據可能會出現不一致的情況,業務信息與會計信息同步產生,保證了數據的統一性和精準性。(2)提升了企業作業的協同性ERP的應用將手工模式下繁重的核算工作大大簡化了,會計人員在沖銷應收賬款時可以通過系統調用總收人員的核銷數據,實現了公司關鍵業務的財務數據由相對滯后的手工匯總向過程化同步生成的方向躍變,實現了部門業務協同,數據信息共享。通過系統自動生成憑證,會計人員職能也由核算型向監控型轉變,有更多的精力關注、參與到企業經營與管理工作。(3)實時獲取信息在ERP環境下,信息系統將收集到的業務事項信息,存儲到共享數據庫中,自動產生余額監控表,方便企業管理者實時監控并采取對策,適時糾偏,有效規避財務風險和相關經營風險,滿足了動態的現代企業管理思路。
(二)采購/付款會計核算
1、傳統環境下采購/付款業務流程和主要問題
傳統環境下采購/付款業務流程可以描述為:(1)采購人員依據購置申請填制采購單,向供貨商下訂單,購置申請留存會計部。(2)供貨商將貨物送達,庫房人員對貨物清點、驗貨,編制入庫單。(3)供貨商在交付貨物時,同時出具貨物的相應發票和清單并送交會計部。(4)會計部核對每次采購業務的三套單據---購置申請,入庫單,發票及清單,審核無誤后支付貨款,進行會計核算。(5)月末,庫房人員根據領用情況,手工編制各類別業務成本結轉表,送交會計部,會計人員手工進行復核,完成會計核算。
2、傳統環境下采購/付款業務流程主要存在的問題:
(1)多部門作業重復,流程成本偏高原流程各部門要分別完成大量的單項任務,各流程環節之間傳遞單據的項目相同,信息重復:且手工填制極易造成票據之間的數據信息有出入,耗費時間和精力查詢,加大流程成本。(2)信息的收集、傳輸和報告方式存在缺陷,會計核算效率低下原流程中會計部門收集數據的依據是判斷該數據是否影響企業的財務報表,只負責采集該項經濟業務數據中符合會計事項定義的數據集,即資金流,而對于該業務活動過程中伴隨的物流和信息流,如存貨管理、物流質量、執行情況、可靠性等信息沒有給予關注,不能滿足現代企業信息需求多樣化的需求。同時,企業內部多個人工傳送單據過程,既費時又容易出現單據的丟失與破損的情況。(3)各主體之間的信息不對稱,共享性差,會計信息質量不高原業務流程的信息并不能在企業各部門之間完全共享,各部門只掌握與其職能相關的信息,而企業其他信息需求者則不能及時獲取相關信息,無法了解流程內的細節信息,只能在期末相關報表了解概況性的內容,流程缺乏透明性,導致信息不對稱。存在犧牲企業利益謀取信息優勢利益的隱患。
3、ERP環境下采購/付款業務流程
ERP環境下采購/付款業務流程如圖2所示:(1)采購環節。物業部門收到購置申請后,在企業指定的集團統一采買平臺上安排采購計劃,采購單的填寫可以復制購置申請的內容,由會計部門相關人員復核采購單上的物資信息。采購單一式三份,一份留存物業部門,一份傳送至供貨商,一份送至會計部門。(2)入庫環節。采購員持審核過的采購單訂貨,貨品抵達庫房,聯合庫房人員復核,符合驗收條件后,庫房人員將已收貨品信息依次錄入ERP系統物料管理模塊中的編碼庫,并根據數據信息進一步生成入庫單,作為入庫憑據。(3)支付款項,會計核算。采購員將收集齊全的入庫單和符合規定的發票,傳遞至會計部門申請付款,會計人員則在ERP系統中,調用在共享數據庫中的入庫信息,生成購進憑證,導入財務系統。(4)月末結轉。庫房人員在ERP系統中,根據出庫實物,生成出庫單,并進行月末結轉處理。會計人員月末在ERP系統中調用在數據庫中的結轉處理數據,自動生成月末業務成本結轉憑證,導入財務系統。
4、ERP環境下對采購/付款業務流程會計核算的影響
(1)資源共享,業務與財務一體化。在ERP環境下,庫房人員填制入庫單時可以通過系統調用采購單信息,據此再根據實際驗貨情況進行取舍,生成入庫單,實現企業作業的協同性。月末,將物料管理模塊與財務系統有機結合,通過業務數據與財務數據的順暢傳遞,確保了業務與財務同步,促進了精細化的成本核算。會計人員也將工作重心由機械化數值核對向數據的分析,監控轉變。(2)流程可控,信息完整。在ERP環境下,每一環節操作都會及時反映在信息系統中,資金流、信息流、物流完整的存儲到共享數據庫中,實現三流合一。基礎數據真實,完整,企業管理者可以利用在線數據了解與貨物有關的采購、驗收等相關信息,實時更新相關的管理報表數據,多角度進行分析與管控,為科學決策提供有價值的信息。
二、ERP環境下會計核算的關鍵問題
(一)關鍵業務信息的準確性
ERP系統要求所有的經濟業務數據都要產生在業務第一線,由業務經辦人員錄入初始數據,其他人員無權限在其他環節對原始數據在進行修改。這些原始數據存儲在統一的數據庫中,所有部門對業務事項的后續處理都需基于原始數據,基于一線人員的數據輸入。正是由于ERP系統這一高度集成特性,其原始信息的準確與否,對會計核算的準確性帶來巨大挑戰。因此,一線人員能否充分了解系統中的數據格式和數據庫表并進行正確的操作,對ERP系統數據的正確起到關鍵作用。舉例來說,一筆銷售退貨,由于前臺收銀員操作失誤,誤將商品編碼錄錯,由此帶出的供應商編碼就會產生錯誤,結果將A聯營廠商的退貨退到了B聯營廠商的銷售里,結果是:報表的總金額沒有問題,生成過來的憑證和報表都不易察覺,但追溯到兩個采購部的銷售金額則發生相串。若當期沒有和聯營廠商及時核對銷售,則極易產生因應付賬款確認錯誤而給企業帶來負面影響。
(二)信息儲存的安全性
在ERP環境下,源數據均存儲于數據庫中,數據庫的安全關系著企業的經營活動是否有序運轉。網絡環境提供了數據的充分共享,在實現信息共享的同時也蘊含著一些潛在風險。重視數據的所有權和后期維護,設定適宜的訪問權限,保護企業財務信息涉及的商業機密,如被非法披露將帶來無法估計的損失。
(三)業務流程的優化
在數據庫中存在大量數據,大量關系,隨著企業不同的業務發展階段,經濟業務流程也在不斷更新,會計人員應聯合技術人員,不斷修正版本,積極規范、優化內部業務流程,標準化業務數據,實現企業管理的信息化。綜上,會計核算管理與ERP信息系統的有機結合,在部分企業已經取得初步成效,但企業的經營環境是不斷變化的,只有信息系統與企業的管理流程相匹配,才能促進企業管理水平提高,間接的提高企業的經濟效益,反之,則會使企業的正常財務活動陷入困境。
作者：曹紅 單位：北京燕莎友誼商城有限公司奧特萊斯購物中心
