計算機信息技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用
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摘要：筆者重點闡述了計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，結(jié)合當(dāng)下計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用作為主要依據(jù)，從有助于滿足不同種類的業(yè)務(wù)需求，有助于即時通信，有助于節(jié)省企業(yè)管理費用，有利于拓展辦公區(qū)域，完善辦公環(huán)境。此外，深入探索、研究了演示軟件與圖文制作、文字軟件處理、數(shù)據(jù)處理電子表格和數(shù)據(jù)處理軟件等幾方面，目的在于提高計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用效率。
關(guān)鍵詞：計算機信息處理技術(shù)；辦公自動化；信息管理
0引言
要想實現(xiàn)辦公自動化，加強計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用十分重要，不但能夠強化辦公自動化管理體制，還能為辦公自動化提供專業(yè)服務(wù)，同時，有助于文檔自動化管理，對實現(xiàn)工作流程自動化有積極作用。為此，相關(guān)主體需高度重視計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用，通過多元化的手段，全面發(fā)揮其內(nèi)含作用與價值，推動企業(yè)辦公效率提升到新高度。本文主要分析了計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，具體如下。
信息技術(shù)是信息管理與處理應(yīng)用的技術(shù)統(tǒng)稱，包含通信技術(shù)、傳感技術(shù)等[1]。因此，信息技術(shù)又稱通信技術(shù)，主要用于信息收集、管理以及處理等方面。信息技術(shù)的理解可以從三個方面著手。從廣義層面看，信息技是一種利用和拓展信息功能的方式，哲學(xué)對其定義是信息技術(shù)與人間接連接。某種狀況下，信息技術(shù)被看作人們?nèi)粘Ｄ懿僮鞯臄?shù)據(jù)信息，能夠?qū)π畔⒄归_加工、收集等處理。另外，信息技術(shù)是利用電視、計算機以及廣播等，傳輸、加工聲音、圖像以及文字，此期間，所重視的是科技與技術(shù)間的聯(lián)系。一般狀況下，相關(guān)主體主要通過對信息技術(shù)的理解，研究并分析新興計算機信息處理技術(shù)，找出人與計算機間的聯(lián)系。而辦公自動化過程中，計算機變成了獨立的辦公軟件，只有二者相互激發(fā)和制約，才能構(gòu)建現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，進(jìn)而實現(xiàn)提升企業(yè)辦公效率的目標(biāo)。
2計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的作用
計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的作用有很多，其中比較常見的是有助于滿足不同種類的業(yè)務(wù)需求、有助于即時通信、有助于節(jié)省企業(yè)管理費用以及有利于拓展辦公區(qū)域、完善辦公環(huán)境[2]，詳細(xì)闡述如下。第一，有助于滿足不同種類的業(yè)務(wù)需求。靈活度較高的辦公自動化，防止了傳統(tǒng)辦公模式環(huán)境嘈雜的情況。辦公室內(nèi)的工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺相互協(xié)助，隨時探討，便于溝通，提升辦公速度。第二，有助于即時通信。網(wǎng)絡(luò)是互相通信的有效渠道。網(wǎng)絡(luò)辦公平臺上，工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)實時分享資料信息，省去一些不必要的環(huán)節(jié)。當(dāng)辦公過程中出現(xiàn)突發(fā)事件時，能運用網(wǎng)絡(luò)通信展開實時溝通，避免辦公無援的困境。第三，有助于節(jié)省企業(yè)管理費用。通過長時間的改革與發(fā)展，計算機已是先進(jìn)的信息處理器。隨著計算機的廣泛應(yīng)用，信息時代隨之到來。在業(yè)運營過管理中，計算機具有不可或缺的作用，不僅能提升企業(yè)辦公水平，而且能改善企業(yè)整體面貌，大幅度降低企業(yè)生產(chǎn)成本。另外，能切實減少企業(yè)生產(chǎn)中的勞動力，提升生產(chǎn)工作的安全性，節(jié)省大量投入資金。第四，有利于拓展辦公區(qū)域，完善辦公環(huán)境。以往辦公中，辦公環(huán)境具有較強的局限性，一般會受到技術(shù)條件的影響，導(dǎo)致辦公效果不佳。計算機信息技術(shù)大范圍運用后，切實實現(xiàn)了企業(yè)辦公自動化，優(yōu)化了上述問題。辦公自動化打破了以往時空的限制，讓辦公變得更輕松，辦公室工作人員能夠結(jié)合自身喜好調(diào)整辦公環(huán)境，從而提高辦公水平。員工通過操作計算機辦公，可以整合多個領(lǐng)域的資源，為各個領(lǐng)域的合作提供有利條件。
3辦公室自動化未來發(fā)展趨勢
3.1廣泛運用視頻技術(shù)
以往的會議需要聚集企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，商討企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，一個會議通常花費大量時間，導(dǎo)致會議參與人員身心俱疲。隨著辦公自動化的不斷推進(jìn)，視頻會議的運用優(yōu)化了該問題，讓會議更輕松。通過攝像頭傳輸技術(shù)，可以看到所有會議內(nèi)容[3]，身臨其境，實現(xiàn)辦公自動化。
3.2無線辦公環(huán)境
隨著無線網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，辦公領(lǐng)域網(wǎng)絡(luò)通信迅速崛起。此種網(wǎng)絡(luò)辦公，改變了以往的封閉式辦公室模式，工作人員能夠通過計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)隨時辦公。另外，為了確保企業(yè)信息安全，相關(guān)人員可以結(jié)合權(quán)限布設(shè)不同的運用級別，設(shè)置多元化處理優(yōu)先權(quán)，確保網(wǎng)絡(luò)辦公的安全性。
4計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用
計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在演示軟件與圖文制作、文字軟件處理、數(shù)據(jù)處理電子表格和數(shù)據(jù)處理軟件，具體闡述如下。
4.1演示軟件與圖文制作
演示軟件與圖文制作是計算機技術(shù)運用最廣泛的功能[4]。其主要是把所需的圖文內(nèi)容，應(yīng)用幻燈片格式輸入，之后編輯公式、表格、圖片、藝術(shù)字以及文本等內(nèi)容，且依據(jù)所需插入聲音及視頻等，最后播放。此軟件的最大效用是加強演示效果，且運用這些軟件可以切實提高工作人員的創(chuàng)造力。
4.2文字軟件處理
實際上，文字軟件處理是計算機技術(shù)運用到辦公自動化的主要體現(xiàn)。應(yīng)用文字處理軟件，可以制作不同形式的文檔，包含書信、商務(wù)合同以及報告書等，不僅操作方便而且十分快捷。此外，文字處理軟件除了在文字處理方面表現(xiàn)突出外，在圖形與表格方面的處理功能也非常齊全。此軟件可以有機結(jié)合文字、圖形以及表格，呈現(xiàn)更好的效果，且操作十分簡單，應(yīng)用便利。此軟件提供多項功能與命令，比如數(shù)據(jù)計算、文字替換、添加圖形邊框、郵件列表和文件管理等，供用戶自主選擇，幫助用戶快速完成工作任務(wù)。
4.3數(shù)據(jù)處理電子表格
對于數(shù)據(jù)處理，使用數(shù)據(jù)處理電子表格可以大大提升工作水平。數(shù)據(jù)處理電子表格的性能十分強大，不僅操作簡單而且具備清晰等特點，即使是初學(xué)者也能夠速掌握。數(shù)據(jù)處理電子表格能夠提供諸多分析工具，有準(zhǔn)確性較強的計算工具，在某種程度上可以有效削減重復(fù)的計算過程，進(jìn)而提高工作效率。
4.4數(shù)據(jù)處理軟件
與文字處理軟件相比，數(shù)據(jù)處理軟件能夠運用到各種數(shù)據(jù)處理中。企業(yè)辦公中，數(shù)據(jù)眾多，過程處理繁雜。運用數(shù)據(jù)處理軟件，可提供應(yīng)用程序生成器和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等功能，可以幫助用戶構(gòu)建多種數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而提供準(zhǔn)確高效的數(shù)據(jù)信息，為提升現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部工作效率奠定堅實基礎(chǔ)[5]。
5結(jié)語
新時期背景下，辦公自動化中應(yīng)用計算機信息處理技術(shù)勢在必行。其不僅與企業(yè)內(nèi)部工作效率有關(guān)，而且與企業(yè)核心競爭力提升有莫大聯(lián)系。為此，相關(guān)主體需加大計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用力度，最大化發(fā)揮其實效性，幫助企業(yè)實現(xiàn)文檔自主管理、工作流程自動化。
參考文獻(xiàn)
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[3]陳竹云,葉雯.計算機信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù),2018,14(35):76-77,82.
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[5]付紫娟.計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究[J].信息與電腦(理論版),2017(23):10-11.
作者：張文英 單位：南京水利科學(xué)研究院
