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摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐步應(yīng)用在了全民生活中的方方面面，計(jì)算機(jī)的重要性不容忽視。同時(shí)，計(jì)算機(jī)與檔案管理的結(jié)合，代替了人工在管理中的作用，可以大大減少因人為主觀因素而造成的錯(cuò)誤，使工作效率大大提升，檔案管理更加輕松便捷。下文將對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理應(yīng)用；必要性

引言

近些年，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷地發(fā)展，同時(shí)在計(jì)算機(jī)工作人員的努力下，對(duì)于人們?nèi)粘Ｉ钪须y以應(yīng)付的，工作量大的困難工作都由計(jì)算機(jī)代替人工來運(yùn)行。計(jì)算機(jī)早在幾十年前就已經(jīng)存在，當(dāng)時(shí)的計(jì)算機(jī)就能夠十分精確且快速的完成一系列人工無法媲美的工作，所以在這幾十年的發(fā)展中，計(jì)算機(jī)的性能優(yōu)點(diǎn)也越來越顯著，人們將他穿插在日常工作中已成為十分普遍的現(xiàn)象。對(duì)于檔案管理工作來說，該工作建立在大量的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，而處理數(shù)據(jù)恰巧就是計(jì)算機(jī)最擅長的地方，其能夠比人工更高效地完成檔案管理工作。因此，將檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合是很有必要的。

1檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)之所以能夠被利用到檔案管理工作中去，基于檔案管理工作的工作性質(zhì)，所以了解計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性首先要了解檔案管理工作究竟是什么，在此基礎(chǔ)上對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的必要性的分析才更具說服力。

1.1檔案管理工作內(nèi)容

檔案管理工作，是指對(duì)檔案進(jìn)行管理并對(duì)其提供利用服務(wù)的工作。在檔案初到檔案室時(shí)，檔案管理員需要對(duì)檔案進(jìn)行收集，再進(jìn)行詳細(xì)的分類，最后經(jīng)過一系列工作后將其保存供給下次利用。在這個(gè)過程中，最重要的就是對(duì)檔案的進(jìn)行分類，因?yàn)闄n案管理員往往保管著大量的檔案，且檔案往往零散混亂、量大難以分類，在檔案逐漸增多的過程中，對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類對(duì)于下次快速找到檔案并予以利用具有非常重要的影響。同時(shí)，快速找到檔案位置，是工作效率能否提升的關(guān)鍵之處。因此分類檔案保存檔案是每個(gè)檔案管理員的最重要的工作部分。所以我們說檔案管理是建立在大量數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上。

1.2計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

根據(jù)上文對(duì)檔案管理的論述，我們可以了解到檔案管理是一項(xiàng)工作量大、難度大，需要在保存大量數(shù)據(jù)的同時(shí)又確保精確的一門工作。這樣的工作對(duì)于人來說，確實(shí)是一項(xiàng)很耗費(fèi)精力的工作，且工作效率難以得到保障。但將檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合后會(huì)有很大改變。計(jì)算機(jī)技術(shù)是一種高速而精確的技術(shù)，他本身的運(yùn)行就建立在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的運(yùn)行之中。而且計(jì)算機(jī)擁有大量的儲(chǔ)存空間，它能夠在自己的計(jì)算運(yùn)行中建立起一個(gè)豐富的分類儲(chǔ)存程序，可以將大量的檔案精確的進(jìn)行分類。計(jì)算機(jī)在計(jì)算分類后可形成檢索窗口，人們可以根據(jù)自己的需要通過計(jì)算機(jī)檢索功能快速找到自己需要的東西。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)改變了以往傳統(tǒng)的檔案管理方式，他不再是將數(shù)據(jù)記錄在紙面上，而是將數(shù)據(jù)記錄在計(jì)算機(jī)中，不僅方便了記錄，同時(shí)利于檔案的保存，而且保存在計(jì)算機(jī)中的檔案可以利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)傳遞功能快速地在不同計(jì)算機(jī)之間傳輸，從而提高工作效率和檔案保存的保密性。基于以上計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的種種優(yōu)點(diǎn)，我們可以說計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中是很有必要的。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案信息管理的創(chuàng)新結(jié)合

根據(jù)前文論述計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用十分必要，因此隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)與檔案信息管理的功能也應(yīng)該隨之而提升，我們可以根據(jù)檔案利用的實(shí)際要求對(duì)檔案和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合進(jìn)行創(chuàng)新，這樣在未來的發(fā)展中，計(jì)算機(jī)技術(shù)就會(huì)對(duì)檔案管理產(chǎn)生更加重要的利用價(jià)值，我們的工作效率就會(huì)隨之提高。

2.1利用計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)計(jì)多樣化檢索工具

計(jì)算機(jī)技術(shù)可以利用多媒體顯示數(shù)據(jù)，那么，在計(jì)算機(jī)檔案管理工作完成后，我們可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)計(jì)出更便于檢索檔案的工具，再利用多媒體技術(shù)顯示出來。例如對(duì)于網(wǎng)絡(luò)虛擬檔案，我們可以精煉提取檔案關(guān)鍵詞和檔案類別，需要者可以根據(jù)檔案關(guān)鍵詞、檔案類別等等進(jìn)行篩選。其次對(duì)于實(shí)體檔案文件，我們可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行位置導(dǎo)航，精確篩查出檔案放置的位置，幫助需要者找到檔案。其次，計(jì)算機(jī)同時(shí)也可以記錄檔案取閱者的信息，以便檔案在出現(xiàn)問題時(shí)可以找到責(zé)任人。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行設(shè)計(jì)檔案檢索工具可以將計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的分類利用的優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮的更大。

2.2利用計(jì)算機(jī)技術(shù)幫助使用者理解檔案

檔案記錄在計(jì)算機(jī)中時(shí)計(jì)算機(jī)會(huì)對(duì)其進(jìn)行讀取提煉關(guān)鍵詞，所以計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的讀取十分全面，計(jì)算機(jī)可以明確地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分列概述，那么我們就可以利用計(jì)算機(jī)的這一優(yōu)點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化以幫助使用者更方便的利用檔案，例如我們可以將檔案文字在需要時(shí)轉(zhuǎn)化為語音以便檔案利用者方便利用檔案資料或者是在必要時(shí)可以采用語音記錄將語音轉(zhuǎn)化為文字生成檔案保存。又或是檔案資料在具有一定的關(guān)系時(shí)我們可以將其轉(zhuǎn)化為關(guān)系圖表以便我們可以直觀地看出資料關(guān)系以提高工作效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)同樣在圖像、字符、影響等方面進(jìn)行轉(zhuǎn)化，我們都可以利用計(jì)算機(jī)的這一優(yōu)勢(shì)將各種不同形式的檔案資料進(jìn)行不同形式之間的轉(zhuǎn)化從而方便保存利用。

2.3利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案保密

檔案有時(shí)是需要保密的，而人工的保密存在一定的不確定性因素，那么我們就可以依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密，同時(shí)還可以計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)重要檔案進(jìn)行來訪記錄，以確保重要檔案在保存中能夠確保安全。例如我們可以計(jì)算機(jī)技術(shù)建立一個(gè)專門供檔案傳輸?shù)耐ǖ?，這個(gè)通道不需要聯(lián)網(wǎng)且僅供檔案傳輸，計(jì)算機(jī)兩邊的交換者可以利用這一通道進(jìn)行檔案之間的交換傳輸，在這個(gè)絕密通道交換的時(shí)候需要使用者錄入使用者信息，這樣就能大概率的保證檔案可以在安全的情況下被使用，同時(shí)又避免了實(shí)體檔案在傳輸過程中可能會(huì)出現(xiàn)的丟失損壞情況。另外計(jì)算機(jī)可以利用數(shù)據(jù)編程系統(tǒng)在檔案出現(xiàn)被盜取的情況下自動(dòng)將檔案進(jìn)行封鎖，這樣又對(duì)檔案的安全提供了另一重保障。

3順應(yīng)社會(huì)信息化的要求,全面提高檔案工作者的素質(zhì)

在當(dāng)下這個(gè)信息技術(shù)和檔案管理工作共同發(fā)展的現(xiàn)狀下，只有提高檔案工作者的個(gè)人素質(zhì)才能夠在信息化的世界里，將檔案工作發(fā)展得更加符合我們的需求。當(dāng)今世界，信息發(fā)展十分迅速，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在高速的發(fā)展，檔案工作者不能夠只著眼于當(dāng)下，他們也應(yīng)跟隨信息發(fā)展的腳步不斷地進(jìn)步，否則就只能被社會(huì)落下。如果固守傳統(tǒng)的方式技術(shù)，不知道為工作注入新鮮技術(shù)，那就如同清朝的閉關(guān)鎖國政策，被世界鄙視。所以，要想在這個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)立足，檔案工作者必須不斷地學(xué)習(xí)掌握新的技術(shù)。當(dāng)然我們所說的學(xué)習(xí)并不是一味的向新事物看齊，檔案工作者要學(xué)會(huì)取其精華，棄其糟粕，在傳統(tǒng)的舊技術(shù)的基礎(chǔ)上，增加一些新的技術(shù)，將更高效的技術(shù)進(jìn)行新舊結(jié)合，這樣在有利于檔案工作的進(jìn)行。在信息化的社會(huì)，不只是檔案工作者，任何職業(yè)的工作者都要學(xué)會(huì)順應(yīng)時(shí)代，改革創(chuàng)新。尤其是像檔案管理工作這種容易被計(jì)算機(jī)技術(shù)代替人工的工作，大部分的基礎(chǔ)檔案工作者就已被計(jì)算機(jī)代替淘汰，所以仍保留在檔案工作者位置上的檔案工作者更要把握這個(gè)機(jī)會(huì)，不斷地更新自己對(duì)計(jì)算機(jī)管理所掌握的知識(shí)，以促進(jìn)對(duì)檔案管理的方法更新，不斷地提升自己的個(gè)人工作素質(zhì)，這樣才不會(huì)被社會(huì)淘汰。

4結(jié)束語

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中起著十分重要的作用，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理的工作的結(jié)合并不能止步于此，未來計(jì)算機(jī)技術(shù)將會(huì)不斷地發(fā)展，人們對(duì)于檔案管理工作的要求也會(huì)越來越復(fù)雜，人們對(duì)于工作效率要求也會(huì)越來越高，因此我們需要在不斷的發(fā)展中創(chuàng)新計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，使檔案工作在未來的發(fā)展中能夠越來越完善。

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作者：顏紅 單位：江蘇省洪澤區(qū)人民法院