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摘要：合同管理系統協同平臺，是合同管理系統的功能延伸平臺，實現了合同履行協同商務全過程管理，物流在線跟蹤、協同業務短信提醒、合同文件協同交互管理等功能。本文從功能模塊設計、功能與作用等方面論述了合同全生命周期信息化協同商務平臺的構建，通過對合同履行過程中信息化與協同管理，有效提高合同雙方商務協同工作效率和合同履約管理能力，為雙方合同管理人員的協同工作提供合規、便捷、高效的業務平臺。

關鍵詞：合同管理系統；協同商務平臺；信息化

隨著集采公司業務領域的不斷拓展和深化，近幾年來，公司信息化建設以信息服務為主導，先后實施了ERP、合同管理系統等關鍵業務系統，將企業的管理融入應用中，充分利用現代信息技術提升集采公司的管理和管控能力。本文結合集采公司合同管理工作的特點及部門業務的需求，初步建立了基于合同管理系統的協同商務平臺，主要包含發貨協同、到貨驗收協同、結算開票協同、付款協同、合同附件協同、物流跟蹤等合同協同商務基礎功能，主要對采購合同的貨物履行過程進行透明化管控，加快簽約雙方文件協同速度，全程跟蹤物流信息，有效提高合同雙方商務協同工作效率和合同履約管理能力，為雙方合同管理人員的協同工作提供合規、便捷、高效的業務平臺。

1構建合同協同商務平臺的必要性

集采公司的合同種類多樣，多為物資、服務、施工總包類的合同，合同數量多，付款方式及驗收要求各不相同，參與的合同主題多，在現有的管理模式下，集采公司與需求單位及供應商的數據與信息交互缺乏有效的交互和共享，導致集采公司的合同管理不能有效地銜接、時效性查、工作效率不高等問題，集中體現在以下幾個方面。（1）進度控制困難。由于合同數量多，參與部門與人員多，合同的進度控制僅靠合同管理系統無法滿足集采公司合同管理的需求，相關人員想全面了解合同的執行進度存在一定的困難。（2）缺少動態響應機制。缺少對合同履行、發貨驗收、開票結算等關鍵節點的有效控制，無法有效幫助集采公司掌控開票情況，不能及時回款及發票核銷。

2合同協同商務平臺的功能模塊的構建

主要采用模塊化設計來實現各項功能，包括移動工作臺、合同信息管理、發貨/到貨/驗收協同、結算/開票/付款協同、系統管理及第三方服務平臺等一系列功能模塊：（1）系統管理。用戶的基本操作，包括用戶的系統登錄，身份驗證、密碼修改重置、權限控制等。其中平臺管理員通過后臺管理可實現用戶管理、界面定制等功能，確定權限域并對不同的角色分配相應的權限，以保證平臺與數據的安全性、增強平臺的靈活性，供應商可登錄協同平臺對本單位的基本信息進行維護，確認后提交審核，待系統管理員審核通過后，系統會通過短信通知用戶處理接口信息等功能。（2）移動工作臺。工作臺主要展示待處理的工作事項，是一個待辦業務匯總頁面，包括我發起的任務、待處理的任務，已處理的任務及消息查詢等。（3）合同信息管理。合同信息管理主要是包括合同信息查詢、合同文件協同及合同文件物流跟蹤。合同信息查詢：包括合同主信息、明細信息、附件、時間軸四個頁簽，合同主信息包括合同基本信息、簽約信息、累計收支情況三部分；合同明細信息包括合同明細主信息以及明細詳情；附件為合同對應的附件；時間軸展示為合同全生命周期過程以及相關過程中業務處理單據。合同文本協同：為供應商提供文件傳輸的通道，供應商的合同承辦人在找到相應合同信息后，可在系統允許附件上傳的前提下，選擇對應的附件類型并上傳相關文件，該環節便于合同傳輸規范化，提高文件協同效果。合同文件物流跟蹤：在合同文件協同環節合同承辦人可人為判斷是否有對應的紙質文件，如有則可填寫紙質文件相應的物流信息，待對方收到以后可以進行確認文件收到，繼而完成合同文件協同的流程。（4）發貨/到貨/驗收協同發貨協同：包括可發貨的合同明細頁面、發貨信息錄入頁面；發貨是交易后合同履約的首要環節，供應商可針對需要發貨的合同新建發貨單。到貨/驗收協同：包括可到貨/驗收的發貨單列表頁面、到貨信息錄入頁面/驗收信息錄入頁面；到貨/驗收協同是指供應商確認發貨后，集采公司或者需求單位對發貨單的明細信息生成到貨驗收單的協作流程。（5）結算/開票/付款協同結算/開票協同：包括可結算的驗收單列表頁面、結算/開票信息錄入頁面；結算/開票協同通過供應商發起結算申請，由集采公司進行結算確認，并發送短信提醒對方開票，開票完成后維護發票信息，并確認的協作流程。付款協同：包括付款信息錄入頁面；付款協同是發票協同的閉口環節，是針對合同履行不同節點下的對應款項，進行付款申請的協作流程，付款申請是付款的前提。供應商通過合同信息搜索定位到相應的合同信息，可發起合同付款的申請，待提交以后協同平臺會同步推送數據至合同管理系統，集采公司相關人員登錄合同管理系統后可在相應的付款申請單上進行更新，進行集采公司的內部付款審批流程。（6）第三方平臺。通過第三方短信平臺及物流平臺實現相應業務環節的短信提醒功能，及相關物流信息追蹤功能。

3合同協同商務平臺的功能和作用

合同管理系統協同平臺，是合同管理系統的功能延伸平臺。實現了合同履行協同商務全過程管理（簽訂、發貨、到貨驗收、結算開票、付款），物流在線跟蹤、協同業務短信提醒、合同文件協同交互管理等，實時合同履行過程的動態化、協同化和網絡化管理，提高合同管理效率，防空合同風險，確保合同工的順利與及時的全面履行。（1）合同數據更加精確。通過與外部供應商的協同操作，為供應商提供精確的發貨數據，精確的送貨地址信息，精確的合同編號及采購憑證對應信息，減少人為匹配過程，做到信息關鍵信息高度共享。（2）履行信息及時提醒。提供訂單的催辦功能，以及貨物的物流信息在線實時跟蹤功能。到貨、驗收歷史記錄跟蹤查詢，合同貨物履行數據信息化、透明化。（3）提高工作效率。合同簽訂以及履行過程中的附件往來，可在協同平臺上進行文件的交互，縮短郵寄時間，提高簽訂效率。

4結語

本文的研究利用計算機與網絡技術，結合集采公司合同管理的實際情況，建立基于合同全生命周期的信息化處理平臺，實現了對合同履行各環節的動態與協同管理，不僅能夠解決現有合同管理存在的各種問題，同時對于集采公司這樣合同量大的單位來說具有非常重要的意義。利用集中化在線管理，促進人、財、物等要素合理組織與充分利用，使合同管理科學化、規范化，提高合同管理效率與水平。并且完善了與需求單位及供應商的協同配合，信息交互，使合同付款、驗收、結算等關鍵環節處于有效的控制狀態，保障合同全面履行，增強風險防范能力。

參考文獻：

[1]李加宏.科研院所合同信息化協同管理平臺的構建[J].實驗室研究與探索，2018（4）.

作者：張雪沖 單位：浙江浙能天工信息科技有限公司