數字化醫院辦公檔案管理模式構建
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醫院辦公檔案管理，能為醫院的各項工作開展提供必要的檔案信息支持，科學地利用檔案文件是辦公室開展各項職能的重要保證，也是醫院可持續發展的重要保障。作為醫院辦公智能管理的重要組成部分，對檔案進行科學管理最終的目的是實現檔案資源的高效利用，為醫院的發展空間建立有效的大數據模型。在數字化時代，對醫院辦公資源的管理提出了更加高的要求，也提出了更加具體的目標，在制度和管理的意識上需要進行有效的優化，以實現辦公檔案管理的高效利用。
一、醫院辦公檔案管理工作的重要性
在醫療制度改革不斷深化的背景下，醫院辦公室檔案管理逐漸成為醫院管理工作中的重要組成部分。醫院在發展的過程中，行政類和綜合類的文件材料越來越多，因此涉及的范圍也越來越廣。醫院的辦公室作為行政事務工作的樞紐，檔案管理工作的科學性和高效性，直接關系到醫院管理的現代化進程和現代化水平，也體現了檔案管理的整體水平。通過構建檔案管理的數字化體系，不僅關系到檔案的質量和效率，也關系到醫院的管理人員對醫院的發展進行科學決策。
二、醫院辦公檔案管理工作的現狀
數字化時代的醫院檔案管理工作要求醫院具有與之匹配的網絡設施和網絡設備，以保證檔案數字化過程中及時、全面地將檔案進行數字化，這也要求醫院的局域網絡或英特網絡與醫院的實際需求相匹配。但在實際的醫院檔案管理工作中，大多數醫院的網絡與醫院的檔案管理工作實際需求不匹配，具體體現在醫院的局域網絡無法對檔案進行有效利用以及管理、自動化和信息智能技術難以全面及時普及，相關人員對檔案的管理能力和自身的專業能力還需要加強。當前，我國大多數醫院在辦公檔案管理方面正處于萌芽期，許多醫院的辦公檔案管理人員不具備專業素質和較高的業務能力水平，也沒有經歷過專業的醫院辦公檔案培訓，在實際過程中，難以避免地出現了一些問題，具體體現在以下幾個方面：一是大量的醫院辦公檔案長期積壓。由于醫院辦公檔案工作人員的專業水平限制，不能在工作中及時對醫院檔案進行整理和歸檔，一些檔案管理人員甚至在工作中遺失了部分檔案，這些問題導致了相關人員在查找和使用檔案時無法及時全面地查找，沒有體現出答案的真正作用，也沒有發揮出檔案的真正價值。二是醫院的辦公檔案管理工作模式和數字化時代要求不相適應。較為明顯的體現有：一些醫院在檔案管理過程中，對醫院的檔案管理還停留在紙質檔案管理中，也有一些醫院只是對醫院的辦公檔案進行了單純的計算機錄入，功能較為單一。這些問題的出現都導致了檔案記錄和保存上需要消耗大量的時間和精力，這在一定程度上降低了工作效率。此外，一些醫院對檔案信息的收集仍然處在人工初級階段，這樣的現狀使得檔案查閱過程中也需要耗費大量的人力和時間，在檔案保存過程中需要大量的空間，這些問題的出現都影響了醫院辦公檔案管理工作的效率，除此之外，醫院辦公檔案管理模式和管理技術也存在著一些問題。
（一）管理模式較為落后。現階段，在醫院辦公檔案管理過程中，大多數醫院對檔案管理的模式主要是單純地使用計算機進行文件資料的錄入，而且功能相對單一，例如無法進行人工智能和應用大數據篩選和收集。這樣的問題導致了在檔案錄入和檔案保存的過程中需要工作人員消耗大量的時間和精力操作。此外，在對辦公檔案文件的收集和查詢上，仍然主要以人工收集和查詢為主，這極大消耗了人力資源和物力資源，難以保證資料收集的準確性和完整性導致醫院在查找答案的過程中難以及時、準確地查找需要的資料，對醫院的工作效率造成了很大的阻礙。不僅如此，醫院檔案在管理過程中并不能對醫院產生直觀的效應，這樣的現狀導致醫院管理人員對醫院辦公檔案管理沒有引起足夠重視，這種意識上的忽略也導致了檔案管理發展過程中存在較大的制約，也使得檔案管理過程中難以及時投入人力資源和物力資源以及財力解決檔案管理過程中發生的問題，從而導致了醫院辦公檔案管理過程中容易出現檔案遺失、檔案損壞的情況發生，這些情況都直接或間接的阻礙了醫院的發展。
（二）管理技術較為落后。1.檔案管理人員專業素質不夠。相對而言，醫院的檔案管理工作是一件較為枯燥乏味的事情，這不僅要求管理人員耐心和細心，還要求檔案管理人員擁有較強的靈活工作能力。但在實際工作過程中，由于檔案人員每天重復這些繁雜的工作，難免產生反感心理，使得檔案管理人員在工作過程中容易出現懈怠情緒，極大地阻礙了工作效率提升。而且，由于醫院沒有建立有效的檔案管理模式，容易使檔案管理人員在工作過程中出現偷工減料的情況，從而導致檔案文件資料缺失。2.醫院管理人員技術水平不高。大多數醫院的領導認為檔案管理并不是醫院發展的主要內容，因此在檔案管理過程中并沒有專業的技術人才參與，由于管理人員沒有經過專業技術培訓，在檔案管理過程中不能及時將相應的文件進行及時歸檔整理，久而久之造成了大量的文件積壓，甚至出現了文件丟失、數據錄入錯誤等現象發生。經過日積月累，這些現象不斷累加，使文件資料后期檢索帶來諸多不便，最終導致檔案管理工作混亂。此外，檔案管理過程中的安全性也是數字化背景下醫院辦公檔案管理過程中需要考慮的問題。大多數管理人員在管理過程中沒有安全意識，在工作中沒有嚴格按照流程操作，例如在工作中沒有按照要求對檔案進行備份，只是按照自己的想法進行操作，最終導致檔案管理出現差錯，甚至給醫院帶來損失。
三、數字化時代醫院辦公室檔案管理模式的構建
（一）更新觀念，正確認知。在數字化時代構建醫院辦公室檔案管理模式，要求相關人員，做到觀念上的更新。由于傳統觀念的影響，大多數醫院在制定發展策略的過程中，將醫院的臨床醫療作為主要發展方向，但是醫院沒有統籌業務發展和基礎建設，造成了醫院檔案處在被邊緣化的狀態，因為沒有正確的認識，所以忽略了必要的投入和規劃，因此在構建新模式的過程中要求領導層進行高度重視，從而加大投入。
（二）提高醫院辦公室檔案人員專業性。在醫院辦公檔案管理工作中，醫院辦公檔案管理人員的基本工作內容是收集資料，對資料進行統一的歸類整理和歸檔。在此工作中能否科學合理地保存資料，保存檔案信息的完整性，不僅是工作人員工作能力的體現，更決定了檔案查閱和檔案的利用效率，這要求醫院在建立檔案管理模式時，加強對檔案管理人員的專業能力培養。
（三）打破傳統的檔案管理模式。打破傳統檔案管理模式，要求醫院在建立辦公檔案模式的過程中研究醫院的自身特點以及醫院的發展方向，將醫院的各部門整個工作環節中產生的答案放入統一的檔案管理體系之中，在保存過程中應當分類保存，實現醫院檔案管理工作的系統化建設。在建設過程中，及時更新軟件和硬件，并聘請相關人員針對具體環節進行優化，以此提高辦公室檔案管理工作的效率，通過這些方式，能夠從根本上改善紙質檔案保存過程中出現的耗時較長，占據空間大，查找效率低下等缺點。
（四）科學合理對檔案進行分類。在數字化時代構建有效的醫院辦公檔案管理模式，要求醫院管理從業人員在檔案管理工作中，要具有正確的認識，認識到文件檔案進行歸類整理的最終目的是檔案的高效利用，基于這樣的理念，在整理檔案的過程中要遵循高效實用的原則。區分不同的檔案內容和不同的檔案保管年限，在保存時標明關鍵的時間點和關鍵字，以便在查閱時能快速便捷查找。在這樣的基礎和原則上進行檔案數字化，在數字化之后建立有效的資源共享系統，使醫院的每一個部門都能在自己的設備終端上及時高效查找醫院檔案，通過這種方式提升醫院整體工作效率，簡化辦事流程，并為醫院的發展和建設提供參考。
（五）增強保管意識。醫院辦公檔案管理在數學化背景下也存在著設備運行安全和網絡運行安全的問題。因此在構建數字化的模式中，應當考慮到防止病毒攻擊以及文件損壞或被盜，在此過程中做好備份等工作，是十分有必要的。在信息共享方面，應當建立起規范的使用制度，根據使用者的級別劃定使用權限，以保護核心數據的安全性。想要達到這樣的目的，就要求醫院在數字化檔案管理工作中加強法律意識，建立健全相關制度，從而實現檔案管理工作的長效機制。以此合理提高檔案資源的利用率，使檔案管理工作為醫院可持續發展提供有利條件。總體來說，加快檔案管理數字化建設應當扭轉傳統的認知觀念，管理層應當認識到數字化檔案管理工作的重要性，在此基礎上加大技術和資金的投入，購買相應的管理設備。另外，任用專業性較強、經驗豐富的工作人員從事工作。以確保相關工作有效開展，提高工作效率。此外建設的過程中，要具有安全意識，使用科學的方法提高檔案的安全性，在使用的過程中，建立規范的使用體系，使醫院辦公檔案管理在醫院發展和決策過程中發揮重要作用。
四、結語
在數字化時代進行醫院辦公檔案管理，應當順應時展的需求，結合醫院的實際情況做出相應的調整和改進。在醫院內部建立數字化檔案和管理系統，明確醫院辦公檔案管理工作的步驟，建立健全管理機制；明確管理人員分工，使管理人員能夠對醫院辦公檔案進行高效及時的處理，這是時展的必然趨勢。
【參考文獻】
[1]仲聳.數字化時代醫院辦公室檔案管理模式的構建探究[J].辦公室業務,2019(13):58-61.
[2]張澄澄.數字化時代醫院辦公室檔案管理模式的構建[J].信息記錄材料,2016(08):82-23.
作者：李文文 孔雅欣 單位：山東省濰坊市昌樂中醫院
