談電子檔案規范化管理透視與反思
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摘要：隨著人類文明的發展，對于社會的信息記錄也愈漸增多。其中，對于具有保存價值的原始記錄信息，我們稱之為“檔案”。在知識經濟的催動下，對于諸多檔案的管理一點點從“人工”漸漸向“電子信息化”的方向進行著轉變。然而每件事物都具有相對的屬性，有新型、高效、快捷的事物出現，也必然會因為其“新”的特點，而導致出現諸多的不完善的地方，進而邂逅一個個新的課題。該文將對于高校，對電子檔案的管理的問題為切入點，針對其發展中存在的若干問題進行剖析，以期望提高規范化管理的水平。
在現代社會中，層出不窮的新型技術帶來的改變進入了生活中的每個細節，檔案的管理也是其中的受益者之一。將檔案管理電子信息化，從管理者的立場來說，其儲存的空間遠超紙質保存的方式，且極易長期的保存，并且對于錄入文本信息資料需要的時間也是極短的。站在閱覽者的角度來說，易查閱，可復制，且十分便攜的方式也是大大節約了諸多時間和空間成本。對于檔案管理本身，相比較傳統的檔案管理，電子檔案管理的方式更具有多樣性，以視頻、音頻、圖文等多種方式并存不無不可[1-2]。
1高校規范化電子檔案的價值
1.1共享性與融合性
將高校檔案電子信息化，將會使各個信息的共享性和融合性大大提高。發揮其電子檔案這門技術的優勢，不僅可以提供更高效、更真實、更全面的信息，在結合如今各類大數據面前，也對其高校管理上產生巨大的促進作用。并且相較于以往的傳統檔案管理模式，高校在信息視野開闊性方面也有著極為有效地拓展。
1.2科學決策性
將高校檔案電子信息化，將會使得信息資源池中信息的儲存模式更加的具有多樣性。從而在各個方面對于高校決策者來說，在某種方面同時存在一定的科學性。在信息共享程度大幅提升的加持下，在更多領域的數據支持中，對于以科學管理方式用以決策的制定，其可參考的內容得到了更多的數據進行支持和可供進行選擇。
1.3管理性
將高校檔案電子信息化，將使得對于高校的內部的管理具有很高價值的協調作用。然而對于學校管理方面，只有內部各個部門之間配合、協調、有序，才能對于高校的教育辦學產生良好的促進作用[3]。其中對于學校的辦學資料、教研資料、師資、招生、就業等各種的檔案進行電子信息化并且歸檔，是十分方便高效進行查閱保存，且也不失為便于集中性地統一管理的方式。并且對于高校記錄本身的辦學歷史，和對高校自身的教學上面的改善存在著很高的價值。
1.4必要性
自黨的十八大以來，黨對我國的教育事業有了新的要求，其中的“加強黨對高校的全面領導，必須堅持走中國特色社會主義大學發展之路”是對學校本身的要求[4]。因此，高校作為高等教育的主干部分，主動承擔起推動中國特色社會主義大學發展之路，是一個必然的選擇。對于高校如何體現承擔的責任，以及如何突出其自身的辦學特色，促進教學和管理的改革。并突出其中國特色社會主義道路、理論、制度、文化自信，將高校檔案的電子信息化并且規范化是推動其自身發展的必要手段和滿足中國特色社會主義大學的內在要求，也是對各個環節進行協調銜接的有效方式。
2高校規范化電子檔案存在的幾個問題
2.1普及度與認識程度不足
目前眾所周知，對檔案進行信息化和電子化，是拉動檔案管理規范化前進的有效形式，特別是針對高校的辦學、教研、就業招生、管理等內容進行高效地歸檔也是大勢所趨。各個高校也是積極地在這方面作出了很多努力。但是對于目前階段，高校的電子化檔案工作還是處于宣傳推廣的緩慢摸索階段。對于非經濟發達地區，以及建校時間較短的高校來說。滯后的信息化水平和電子檔案規范化建設上都處于一種亟待開發、維護、更新的狀態。特別是對于剛剛起步的高校來說，主要資產來自國家財政資金與國家調撥以及按照政策的規定收入等形成資產，還有一種是來自企業單位的捐贈資產。高校財政的無法面面俱到，對各方面專業性不強，而導致檔案管理工作不規范。
2.2檔案管理人才的匱乏以及其專業能力的薄弱
電子檔案的管理與規范是與高素質，高專業能力的工作人員密不可分的。人是各個行業的各個崗位的關鍵的要素。從大數據分析來說，目前的高校的電子檔案員兼職化的問題較為突出。兼職化的職業一般來說其檔案管理的專業性是遠遠不夠滿足需求的，而且其實踐的經驗可謂是少之又少，對電子檔案規范化管理的實施造成了重大的阻礙。目前的檔案管理工作是具有一定的技術性質的，管理人員所具備的專業技能是從事此工作的基本條件。從工作上的信息收集到應用，諸多擁有技術性的環節摻雜其中，工作人員自身的素質和能力是不被允許忽略的，因為這是在根本上保證電子檔案整體上實現規范化。對于目前這類專業性強且素質高的檔案管理人才的缺失，對電子檔案規范化起到了不小的阻力。探究其源頭，其一，是高校的決策層對于檔案管理的工作認識度較低，認為專業性的人才可有可無；其二，是對于高校內體制的建設不足，員工對于該職位可以獲得的成就感和認同感嚴重缺乏，喪失進一步激發自身專業性的熱情；其三，是學校管理層對于檔案管理工作人員的頻繁人事更換調動，導致諸多從事此崗位的工作人員對于主體責任不明確，不能對該職位的專門的業務了然于胸，因此造成了高校電子檔案的不規范化。
3關于高校規范化電子檔案管理的幾個建議
高校電子化檔案管理是其管理中一項重要而又相對基礎的工作，也是對于細致和嚴謹把控較深的工作。其規范化管理也是高校電子化檔案管理的必要的道路。關于如何做好高校電子檔案規范化的管理工作，該文提出了以下幾點建議。
3.1多個切入點加強且健全對電子檔案的管理制度，完善檔案管理體系
人是檔案管理規范化工作的中心要素，對整個管理的流程的實施起著主導作用。各個高校應對檔案管理職工進行定期的培訓。其中以檔案管理員對檔案管理的工作的細則、規范、政策、所需要的硬件、軟件技術為中心來進行。使其對該職位的知識處于不斷更新，與時俱進中的狀態，進而提高其對于電子檔案管理規范化的認識，使其更加完整地做好它們分內的工作事宜[5]。同時在培訓方面也需要在電子檔案規范化管理上極其專業的人士讓其熏陶培訓人員，使培訓人員更快地適應電子檔案管理規范化的內在要求[5]。一方面，提高檔案管理人員的崗位競爭力和崗位吸引力也是迫在眉睫的舉措。另一方面，構筑其績效工作的機制也可以巨大的增強電子檔案管理人員的素質，并且激發其中復合型管理人才的熱情。進而優化整個團隊的水準。另外是在管理戰略層面的制定上，高校的電子檔案管理依舊要針對“立德樹人”的根本教育任務且遵循依照法規與政策的方向。針對該校的制度上的漏洞，立足于該高校的實際情況和未來的發展方向制定可行性，可操作性的制度性措施。使其在電子檔案管理中的每一個流程，每一個細節都有據可依，有字可循。再則，對于電子檔案管理員應保持其相對的穩定性。如若需要工作調動，也需要遵照讓其接管人員熟悉其業務后，且電子檔案管理各項的工作核對無誤后，交班的人員再走的原則進行離崗。這樣有利于統一、有序的管理，進而提高電子檔案管理工作人員的效率。
3.2完善高校電子檔案規范化需要的硬件設備與軟件
俗話說：“預先利其事，必先利其器”。高品質的硬件設備是實行電子檔案工作的必不可少的保障措施之一，對設備的定期維護、更新、檢查、修繕，并且形成一種常態化的機制和配對大容量的設備，并對其按照使用計劃進行存儲空間的升級。再定期對網絡服務進行監測維護也是必不可少的環節。總的提高硬件設備的安全性。眾所周知，電子設備的存儲器也在飛快地更迭當中，針對某些特定的存儲載體中的電子檔案，進行定期的檢查和復制也是不可少的環節，對于存放的環境也需要滿足必要的條件，如防塵、防火、防水、防磁等，用以保障電子檔案的安全、完整、可靠、真實。這將會促進高校的電子檔案管理工作有序順利地進行。
3.3加強檔案管理隊伍的專業人才培養和引進
電子檔案管理，需要一定的專業技術支撐，這單純依靠傳統的管理人員，很難取得理想的效果。因為電子檔案涉及很多硬軟件設備，以及數據電子信息，和傳統的紙質檔案管理存在很大差異，這需要具有專業知識和技術的人才來開展相關工作，這樣才能取得理想的效果。而從目前的實際情況來看，高校電子檔案管理這個方面的專業人才比較缺乏，管理隊伍還是以傳統紙質檔案管理人員為主，很多管理人員并不具備信息技術、計算機技術這些方面的專業知識和技能。因此，就需要通過內部培養和外部引進兩條路徑，對檔案管理隊伍加強建設。首先，在內部培養這個方面，針對現有的檔案管理人員，要對他們展開集中培訓，以信息技術、計算機技術等為核心，設置專門的培訓課程，提高現有檔案管理人員的專業水平。不僅要做好培訓，還應該構建起對應的評價機制。針對檔案管理人員的專業水平進行評價，并且設置對應的淘汰機制。對于考核評價不達標的管理人員，要進行重點培訓，如果連續多次考核不達標，那么可以考慮調離管理崗位或是直接淘汰。通過培訓+考核的方式，可以逐步提高管理隊伍的專業水平。其次，要加強外部人才引進。隨著信息化、數字化的發展，電子檔案的數量正在不斷增多，類型也越來越豐富。對于高校而言，如果單純從內部進行人才培養，那么花費的時間會比較長，見效慢。因此，就還需要從外部引進專業人才，融入管理隊伍當中，提高電子檔案的管理水平。具體來說，高校可以面向社會進行公開招聘，選拔具有檔案管理、信息技術這些方面專業知識和技能的人才，將其引入到高校檔案管理隊伍當中，對檔案管理隊伍予以優化，為電子檔案管理提供保障。
3.4針對電子檔案的數據安全加強防護管理
對于電子檔案，在管理過程中還需要注意對檔案數據的信息安全做好防護管理。從目前形勢來講，信息數據泄露是一個比較嚴重的社會問題，尤其是各種信息化軟件得到廣泛使用之后，在有意和無意當中，造成了許多用戶的個人信息泄露。而從高校檔案的角度來講，具有很多不同的類型，主要涉及學生檔案、教師檔案、科研檔案等。尤其是科研檔案，其中包含了高校科研項目的數據資料，是需要嚴格保密的信息，如果出現泄漏，就會給高校的科研工作帶來重大影響。所以，在電子檔案管理過程當中，就需要對數據安全加強防護，做好管理。第一，構建起信息安全防護系統。對于電子檔案儲存系統而言，需要設立專門的信息安全防護系統，通過這個防護系統，對外部攻擊實現自動檢測和應對處置，避免外部攻擊侵入到電子檔案系統竊取數據[6]。第二，要建立電子檔案管理和使用制度。在管理過程中，在搜集、整理電子檔案的時候，需要全程予以監控，避免個別人員私自制作檔案數據備份。同時，在相關人員使用檔案的時候，也要建立完善的跟蹤制度，全程確保電子檔案處在受監控的范圍內，嚴防電子檔案信息外泄。第三，要注意數據備份建設。電子檔案本身屬于電子數據，儲存在計算機上。然而，可能受到硬件或軟件方面的因素影響，儲存于計算機上的電子檔案數據可能遭受破壞而無法修復。在這種情況下，如果提前做好了數據備份，那么就能通過備份及時恢復數據。所以，就需要通過合理手段建設電子檔案的數據備份，一般來說可以選擇云端來備份數據[7]。第四，要對各項硬件設備做好檢測，確認硬件設備是否存在安全漏洞。如果發現安全漏洞，那么就要及時解決處置，避免出現電子檔案數據泄露的信息安全問題。
4結語
綜上所述，高校的電子檔案規范化管理是建設一流的高校拼圖中非常重要的一部分，隨著社會信息高速發展的趨勢，檔案管理電子信息化成為檔案建設事業的龍頭。因此結合時展的特點，對于電子信息化檔案管理也理應有著更高的要求。在正確結合當展方向并解析電子檔案規范化的價值之余，高校的電子檔案管理也應順應時代的發展而發展，面對新問題，新技術，新機遇，也應盡可能多地迎難而上。圍繞著高效的管理制度，提高從業人員的綜合素質與能力，保障檔案資源的完整與可靠性，加快信息建設的步伐，促使整個電子檔案管理工作朝著現代化，規范化大步邁前。
參考文獻
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作者：韓晶晶 單位：淄博市技師學院
