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【摘要】隨著互聯網的普及，學校檔案管理工作開始邁向數字化。但新出現的影響工作效率問題也開始顯現，如何發現問題和解決的問題成為搞好工作的關鍵。本文分析當前學校檔案管理工作存在問題，提出有效的解決對策，以期為檔案管理工作探討全新思路。

【關鍵詞】檔案管理；規范化；思路

一、新時期新形勢下學校檔案管理的重要性

1.學校檔案是學校發展的主要見證者。學校成立之初，檔案記錄就伴隨著產生了，它見證了一個學校的發展創新和壯大的整體過程，它記載了學校基本的正常職能活動，可以管窺到學校的管理方式的變遷、文化氛圍、教學水平等特征。2.學校檔案是順應時展風向標。當前社會信息化多媒體技術發展日新月異，在這樣時代背景下，就要推進信息檔案的智能化管理。采用信息化檔案管理變得更迅捷更方便，與辦學規模相輔相成，將更好的滿足新時代對學校提出的要求。3.學校檔案對學校發展能提供關鍵的決策信息。十年樹木百年樹人，良好聲譽的學校可持續發展離不開正確決策。正確的方針政策離不開數據統計，所以在學校面臨發展機遇關鍵期，相關責任人通過各類檔案信息進行政策調整。可根據科學統計數據檔案信息快速分析判斷，對關鍵決策提供信息數據，這對學校發展將發揮重要作用。

二、新時期新形勢下學校檔案管理工作存在的問題

從目前掌握的情況看，部分學校在檔案管理方面存在一些問題，這制約了學校的發展。1.學校檔案管理意識薄弱，方式簡單粗放。檔案管理工作是促進學校發展的主要工作，其中管理水平對于學校教學質量有著直接的影響。它是一項嚴謹細致工作。龍兆佛在《檔案管理法》就說：“盡可能謀適合一般人士之習慣，而又不失完整嚴密之科學精神為原則。”[1]但現在，一部分教職員工對檔案管理工作不屑一顧，認為管理工作屬于低端工作，沒必要較真，工作粗放單一，認為只要資料保管好，應付好檢查即可，對檔案工作對學校的重要性認識不夠。2.管理制度不健全。管理人員業務素質參差不齊。很多學校的通病是檔案管理制度不健全，從一定程度上限制了檔案管理工作的正常開展。很多學校對檔案管理員缺乏必要培訓，還是老教職員工帶領新人辦法，部分管理人員從其他崗位轉來，還有兼職負責或年齡偏大的老教工擔任。有的雖有豐富教學經驗，但對檔案管理卻是門外漢，只能做些簡單的檔案保存、看護等基本功能，工作沒有前瞻性和持續性，嚴重制約學校檔案管理工作。3.檔案管理工作信息化水平亟待提升。在互聯網普及形勢下，信息化技術在檔案管理工作中逐漸取代了傳統工作方式。當然，凡事要有漸進過程，傳統理念、資金不足、人才短缺等現實問題刻不容緩，學校檔案管理工作信息化建設受到阻滯。信息化階段還要有新老觀念交替，逐步淘汰適應過程。實現真正意義信息化建設，就需要配置完善的軟硬件配套設置，這是建設檔案信息化建設的首要標準。另外相關設備和軟件價格昂貴，學校資金缺乏問題，管理人員信息化水平有待培訓。都是制約學校檔案管理信息化建設的主要因素。

三、新時期加強學校檔案管理工作的策略

1.重視學校檔案管理工作。信息化的檔案管理具有安全、保密性高，技術先進、兼容性和可擴展性強的特點，能夠大大提高檔案管理工作效率和質量，是未來檔案管理工作的主要發展趨勢。[2]對于學校相關領導而言，要深刻認識到學校檔案管理工作的重要性，要提倡以高效率、便利性為原則，科學配置管理任務，提高學校人力、物力等資源利用率。從學校的實際情況出發，逐步使檔案管理信息化達到最佳狀態，使學校的檔案管理工作得到更加完善。2.完善基礎設施建設。學校檔案信息化建設離不開良好的基礎設施建設。為此學校要加強檔案基礎建設的投入力度，配備相關硬件設備，同時還要專人負責檔案管理系統軟件檢測，處理不同硬件平臺和操作系統運行，銜接其它數據庫系統數據交換鏈接。在完善基礎設施中，重要是加強檔案數據管理自動化和智能化系統建設，這樣，計算機在智能監控調配系統運作下自動運轉，既優化環境又降低人為錯誤操作和風險，還能減輕管理人員工作量，提高工作效率。促進學校檔案管理工作邁上新的臺階。3.構建信息化檔案管理規范化工作流程。檔案管理工作的信息化建設是適應時展的新趨勢，檔案信息作為原生資源，其重要性正逐步凸顯。但要規范化制度化，具體應包括：（1）檔案整理與規類。定期為紙質檔案需要轉化為數字化檔案進行歸類、整理。包括文字檔案、聲像檔案、照片檔案等。（2）建立目錄庫。將紙質檔案建立綱目，分類劃分錄入系統。這些數據把包括建目時間、存放柜號、文件號、頁數、存放類型、保存期限等。（3）數據備份。防止系統出現斷電、或操作失誤導致故障致使數據丟失，而將全部或局部數據集合從應用主機硬盤或列陣復制到其他存儲介質。（4）數據校驗。逐條檢查每個案卷目錄下掃描文件，是否打開正常，頁數、目錄和掃描文件是否一致等。這樣，規范化檔案管理流程將使信息錄入、檢索和查找更迅速、更便捷、更高效，使檔案收集、整理、移交、接收、保管、使用有規可依，有據可查，實現了檔案管理業務質的飛躍。

參考文獻：

[1]張立云.學校檔案管理與工作效率的提高探討[J].經營管理者,2015,(31):332.

[2]劉國芝,沈潔.芻議“互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設[J].辦公室業務,2017,(16):106

作者：吳云 單位：赤峰市翁牛特旗烏丹一中