檔案數字化服務外包問題及策略探究
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摘要：檔案數字化服務外包已逐漸成為檔案機構開展數字化工作的重要形式，是優化資源配置的重要方式。但從實際情況來看，檔案數字化服務外包仍存在標準缺乏、實體損害、信息泄露和后期運行維護的風險。基于此，應從參照標準實施數字工程、遵守檔案信息保密協議、強化專業人員隊伍建設三個角度著手防范風險。
隨著信息技術的發展，檔案管理逐步實現由傳統管理模式向信息化管理模式過渡，數字化檔案資源逐漸占據重要地位。全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要中明確提出“全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化”的信息管理目標。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出了“檔案信息化建設再上新臺階”的發展目標，明確提出“信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型。”在這一大政策背景下，基于檔案工作發展實際需求，各級各類檔案機構積極推進檔案數字化工作，由于人力資源有限，各級各類檔案機構的數字化工作大多采取第三方服務外包的形式開展。檔案數字化服務外包即檔案機構將本單位檔案數字化工程外包給專業的檔案公司，系統開展數字化工作。
一、檔案數字化服務外包的原因分析
檔案數字化是一項系統工程，基于檔案機構的實際狀況和檔案專業公司的優勢，大部分檔案機構在開展數字化工作時選擇服務外包，最大程度地實現資源的優化配置。數字化服務外包主要受以下兩點因素影響：
（一）檔案機構
檔案數字化是一項專業性較強的工作，但從當前各級各類檔案機構的實際情況來看，檔案機構的數字化建設仍處于相對滯后階段，傳統檔案管理階段，檔案機構累積了大量的傳統載體檔案，尤以紙質檔案居多，因長期未開展數字化建設，檔案機構積累了大量的“歷史”檔案，需要數字化的檔案總量大。檔案數字化工作是一項系統工程，需要組建專門的數字化隊伍、采購專業的數字化設備，投入的人力、物力、財力多，但很多檔案機構由于場地、設備、人員等限制，自身難以開展系統的數字化建設。一方面，檔案數字化需要專門的數字化場地和專業的數字化設備，如專門的高清檔案掃描儀、檔案盒打印機等，但一般的檔案機構并未配備此類設備，這就導致檔案數字化缺乏必要的設備。另一方面，檔案數字化由系列工作，包括數字化之前的基礎整理、數據著錄、信息采集操作（設備操作、參數設置、信息加工、信息存儲）、信息處理操作（圖像信息處理、音頻信息處理、視頻信息處理）、數字化后處理操作等多個環節，專業性較強，需要具備數字化處理知識的專業人員，而檔案機構缺乏此類專業人員。此外，數字化工作總量大，檔案機構的人員還需處理檔案各類業務工作，沒有足夠的時間和精力開展數字化工作。
（二）檔案公司
檔案數字化外包公司是專門從事檔案數字化工作的專業公司，為各級各類檔案機構開展數字化工作提供專業服務。檔案公司開展檔案數字化工作具有明顯的資源優勢：從人力資源角度分析，一般而言，檔案數字化外包公司組建了專門的數字化建設隊伍，包括數字化項目經理、數字化技術指導、檔案整理人員等，各類人員職責清晰、分工明確、配合默契，且長期從事檔案數字化工作，能夠為數字化工作的有序開展提供強有力的人才支撐。從設施設備角度分析，檔案外包公司配有成套的數字化管理設備，不僅能實現傳統載體的數字化，還能為檔案機構提供數字化管理系統、數字資源遷移、設備維護與更新等一體化服務。從工作積累和工作經驗來看，檔案外包公司長期從事檔案數字化業務，對檔案機構的業務需求比較了解，且在長期的業務工作中形成了相對完善的管理流程和制度，能夠為檔案機構提供專業、優質的數字化服務。
二、檔案數字化服務外包的風險分析
當前，各級各類檔案機構受資源限制更傾向于選擇數字化外包公司開展檔案數字化，服務外包是各檔案機構開展數字化工作行之有效的方式。選擇數字化服務外包在工作效率、工作專業程度上有較好的保障，但從另一方面來看，選擇服務外包同樣存在一定的風險，具體而言，可以從以下四個方面來分析：
（一）標準缺乏風險
檔案數字化是一項專業性很強的工作，在具體的實施過程中應參照相關的標準有序開展各項工作，為進一步規范檔案服務外包工作，根據檔案數字化工作的實際需求和潛在風險，國家檔案局研究出臺了系列規范標準，這些均是檔案數字化服務外包過程中需要嚴格遵循的標準規范。譬如，2014年發布的《檔案數字化外包安全管理規范》對“檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、網絡環境與數據載體、檔案實體、檔案數字化成果移交接收與設備處理的安全管理”進行了全面闡述和規定。此外，為進一步強化檔案服務外包工作，2020年，國家檔案局發布《檔案服務外包工作規范 第1部分：總則》（DA/T 68.1-2020 ）、《檔案服務外包工作規范 第2部分：檔案數字化服務》（DA/T 68.2-2020 ）、《檔案服務外包工作規范 第3部分：檔案管理咨詢服務》（DA/T 68.3-2020 ）。總體而言，當前針對檔案服務外包工作已經有了系列參照標準，檔案外包公司應參照相關標準開展檔案數字化工作。但從檔案數字化的實際運行情況來看，仍有部分服務外包公司未照標準制定可執行的操作制度，這無疑會給檔案數字化工作的規范開展造成不良影響。
（二）實體損害風險
檔案數字化工作主要是將傳統載體的檔案進行掃描形成數字資源，從實際情況來看，各單位檔案數字化工作主要以紙質檔案為主。數字化前處理操作包括載體檢查與編號、裝訂拆除、技術處理，數字化后處理操作包括檔案裝訂、檔案裝卷（盒）等步驟，這些操作步驟均存在潛在的威脅實體安全的因素。具體而言，檔案實體安全隱患主要源于幾點原因：第一，檔案機構進行數字化的檔案多為長期累積的“歷史”檔案，年代久遠，部分檔案紙張本身就已經脆化，在數字化過程中容易遭到損害。第二，檔案掃描需履行規范的出庫、入庫手續，需要認真核對檔案的數量，但仍存在因數量核對不準造成的檔案排列順序錯亂、檔案丟失的情況。第三，掃描過程中需要對成卷的案卷進行拆分，單個案卷掃描完成后還需對案卷進行重新安裝，這一過程中可能存在順序錯亂、單頁遺失等情況，難以保證檔案的完整性。第四，數字化進行中，人員多且雜，難以監管難到位，存在閑雜人員進入庫房、檔案上架粗暴帶來的安全風險。
（三）信息泄密風險
檔案信息泄露是開展檔案數字化建設需要重點關注的風險之一，開展檔案數字化工作需要將檔案拆除進行逐頁掃描，而部分檔案涉及檔案機構或個人的隱私，在掃描過程中存在泄漏風險。一般而言，在開展檔案數字化工作前，檔案機構會與檔案服務外包公司簽訂安全保密協議，對數字化過程中的各細節工作作出嚴格的保密要求，此外，還會對檔案數字化過程進行監管，但仍存在泄密隱患。具體而言，主要體現為兩個方面：一方面，檔案在數字化掃描過程中，信息能夠被非本單位檔案管理人員獲取，存在因人員保密意識不強造成的信息泄露。另一方面，將紙質檔案轉換為圖像信息再轉換為數字信息，可能存在信息失真的情況，與紙質檔案相比，檔案數據信息存在易更改性、可拷貝、可遷移，且不留痕跡、難以辨別真假，檔案數據信息的這些特點也增加了泄密風險。此外，數字化管理階段，檔案數據容易遭受黑客、病毒攻擊，一旦檔案管理系統遭受損害，檔案數據就面臨泄密威脅。因此，強化檔案信息安全管理十分必要。
（四）后期維護風險
傳統紙質檔案管理階段，需要做好檔案的實體管理工作，而庫房管理是關鍵，前期庫房的設施設備需要投入大量財力，后期庫房維護相對簡單。而進行檔案數字化后，檔案信息主要存儲于數據庫中，數字化管理階段就涉及檔案數據的更新與長期保存、檔案系統的維護。在檔案數字化階段，可能存在檔案數字外包公司未嚴格按照檔案數字化標準進行數字化工作，從而導致部分數據參數設置不準確。一般而言，檔案數字化服務外包公司會按照簽訂的協議在規定時間內完成工作，但由于總量太大，檔案機構不能對所有數據進行監控和檢查，可能存在部分數據質量不過關的問題。此外，一般檔案外包公司提供一年的售后服務，但仍存在諸多不穩定因素，如檔案數字化項目經理離職，人員不穩定，后期需求得不到及時響應；檔案外包公司的發展前景存在風險，一旦破產倒閉，那么外包項目的后期維護將無法得到保障。
三、檔案數字化服務外包的策略分析
檔案數字化服務外包存在一定的風險，但從當前來看，檔案機構開展系統的數字化工作缺乏足夠的資源支持，服務外包是相對理想的方式，具有效率高、成本低的優勢。為進一步規范檔案數字化服務外包工作，防范各類風險，可以從以下幾個方面著手：
（一）參照標準實施數字工程
嚴格遵循《檔案數字化外包安全管理規范》提出的相關標準，檔案機構和檔案外包公司做好檔案數字化的系列工作。從檔案機構來看，首先，要高度重視檔案數字化的安全管理，成立專門的檔案數字化組織，宏觀規劃和指導本單位檔案數字化工作，應參照檔案信息化管理的相關系數標準，細化檔案數字化外包安全管理要求和技術指標。其次，需嚴格審核檔案外包公司的資質，包括其人員資質、設備情況、以往項目業績等，擇優選擇服務質量好、工作質量高的檔案外包公司，結合單位檔案實際制定、執行嚴格的保密制度，定期不定期開展檔案安全保密教育，強化保密意識。再次，要強化監管，認真做好檔案數字化過程中的檔案交接、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等各環節工作。從檔案外包公司來看，為了給客戶提供更為優質的服務，檔案外包公司首先應認真研究學習相關的技術標準，確保數字化工作符合國家和行業標準，應加強與客戶單位的前期溝通，深入了解客戶的數字化需求并制定符合其工作實際的數字化方案。其次，要強化公司人員的培訓，組建專業的、專職的、穩定的數字化隊伍，為客戶提供優質服務。再次，加強過程監管，強調檔案安全保密的重要性，避免因工作人員主觀原因造成的檔案損害和信息泄露。最后，提供優質的“售后”服務，數字化項目驗收后，應配備專門人員進行后期維護，積極響應客戶的需求。
（二）強化檔案信息安全管理
檔案安全管理是檔案數字化建設最為重要的一項工作，檔案數字化過程復雜，涉及的環節和人員較多，使得檔案的實體和信息均存在安全隱患，強化安全管理需從多方入手。一是要構建完善的制度體系。主要涉及檔案的保密制度、檔案數字化操作流程、檔案數字化的技術指標、突發事件的應急處理、檔案信息泄露的懲罰機制等等。對數字化各個細節作出明確要求以增強實踐的可操作性，減少檔案的安全風險。二是要強化檔案人員的安全教育。通過檔案安全培訓，著力提升檔案工作人員的安全意識和保密意識，強調檔案數字化過程中的安全操作，避免因人為因素造成的檔案實體損害和信息泄露。三是建立良好的工作環境。《檔案數字化外包安全管理規范》對“數字化場所”的安全管理作出詳細的要求，對照此標準，做好相關工作。如：數字化加工場所應符合“八防”的基本要求；配備視頻監控系統，能夠對數字化加工場所實施全方位無死角的監控，并由專人負責視頻監控系統；工作人員應帶牌上崗，禁止閑雜人員出入加工場所，工作人員不得從事與數字化無關的活動等。
（三）完善專業人員隊伍建設
檔案數字化建設是一項專業性較強的工作，組建專業的隊伍能夠為數字化的有序開展提供保障。對于檔案機構而言，專業的人員能夠運用自身的專業知識為單位的檔案數字化建設制定科學合理的實施方案。而對于檔案外包公司而言，專業的隊伍是承接檔案數字化業務的基礎，但當前，檔案人員專業素養不強、穩定性不強的問題仍然存在，這些都是檔案安全管理的影響因素，強化專業人員隊伍建設勢在必行。制定嚴格的考核標準。考核涉及多個方面，包括檔案人員的專業素養、職業道德、操作技能、合作精神、奉獻意識等等，將上述因素納入考核范圍。此外，考核涉及多個環節，從招聘環節來看，重點考察其政治素養，這是決定其是否能錄用的重要指標之一。檔案外包公司要與檔案工作人員簽訂相關勞務合同和安全保密協議，明確各人員的職責，規范人員管理，確保檔案隊伍的穩定性。實施有效的專業培訓。從當前實際情況來看，仍有部分檔案外包公司聘請的人員不具備檔案專業知識背景，也缺乏必要的信息化技術，需通過系列培訓來著力提升其專業素養和職業技能。對于非檔案專業人員而言，應參加必要的崗位培訓，了解檔案數字化的基本流程和操作要求。通過繼續教育來拓展知識，一方面加強對檔案行業法律法規，如《檔案法》《保密法》等系統學習，強化法律意識。另一方面加強檔案數字化相關標準的學習，掌握檔案數字化的技術要求和質量標準。此外，還需通過實踐操作來加強相關技能的熟練程度，提升工作效率。
作者:楊景輝 單位:廣州老兵檔案技術有限公司
