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1研究背景

在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)各行業(yè)都面臨著如何處理日益膨脹信息的困境，作為肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”使命的檔案部門同樣也面臨如何管理紛繁復(fù)雜的檔案資源的難題。一方面，檔案的規(guī)模發(fā)生了巨大的變化。截止2011年，全國各級(jí)國家檔案館館藏已達(dá)3.3億卷，預(yù)計(jì)到2020年，全國各級(jí)國家檔案館館藏將達(dá)到6億卷多［1］。另一方面，檔案的結(jié)構(gòu)發(fā)生了巨大的變化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)社交媒體、視頻、語音、圖片等內(nèi)容豐富、格式多樣的電子文件，構(gòu)成了檔案的重要組成部分。這些信息大多數(shù)是非結(jié)構(gòu)化的信息，它們在信息系統(tǒng)的組織下被人們賦予一定的形式，形成人們可以理解的內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案管理方法是用檔案信息管理系統(tǒng)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)化信息。但是，大量異構(gòu)信息導(dǎo)致檔案信息資源無法有效整合，大量非結(jié)構(gòu)化信息的出現(xiàn)導(dǎo)致檔案信息資源無法有效處理，只能以實(shí)體形式保存在檔案館的貨架上，這給檔案管理帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，在規(guī)模巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的信息面前，如何高效管理檔案，是檔案管理者需要思考的問題。而誕生于上世紀(jì)90年代中期的內(nèi)容管理，是破解這一難題的利器。

2內(nèi)容管理的基本概念

內(nèi)容管理，即對內(nèi)容的管理，它指對具有價(jià)值的能夠進(jìn)行共享和利用的信息資產(chǎn)進(jìn)行管理的過程。它萌芽于20世紀(jì)90年代中期,伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展而發(fā)展。在內(nèi)容管理的研究領(lǐng)域，較具代表性的有BobBoiko關(guān)于內(nèi)容管理的闡釋以及Gartner咨詢公司給出的解釋。BobBoiko在其《ContentManagementBible》書里對內(nèi)容的定義是:“內(nèi)容是包含人類賦予的含義和背景的信息?！睂?nèi)容管理的定義:“通常來說，內(nèi)容管理僅被視為對內(nèi)容的管理，但是有效的內(nèi)容管理開始于內(nèi)容生成之時(shí)，結(jié)束于移交之時(shí)。有效地生成內(nèi)容是為了有效的存儲(chǔ)、檢索和再利用。內(nèi)容管理傳遞商業(yè)價(jià)值，是組織力量的平衡，是與內(nèi)容相關(guān)的法律法規(guī)的組合，是計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)架構(gòu)?！保?］Gartner咨詢公司認(rèn)為內(nèi)容管理從內(nèi)涵上應(yīng)該包括企業(yè)內(nèi)部內(nèi)容管理、Web內(nèi)容管理、電子商務(wù)交易內(nèi)容管理和企業(yè)外部網(wǎng)（Extranet）信息共享內(nèi)容管理（如CRM和SCM等），Web內(nèi)容管理是當(dāng)前的重點(diǎn)，e-business和XML是推動(dòng)內(nèi)容管理發(fā)展的源動(dòng)力。［3］Gartner咨詢公司主要從實(shí)踐的角度，以企業(yè)為管理對象對內(nèi)容管理進(jìn)行了解釋；BobBoiko則從概念的本質(zhì)和關(guān)系入手，對內(nèi)容、內(nèi)容管理等一系列概念進(jìn)行了解釋和梳理。本文采用BobBoiko的定義。事實(shí)上內(nèi)容管理的內(nèi)涵就是體現(xiàn)在內(nèi)容和管理兩個(gè)核心概念上。一方面，內(nèi)容的前提就是信息，信息可以是數(shù)據(jù)庫、文本、圖片、Web頁面、即時(shí)通訊、視頻、音頻等，因此需要用先進(jìn)的技術(shù)對異構(gòu)信息進(jìn)行資源整合；另一方面，對內(nèi)容的管理必須為最終出版物的生成負(fù)責(zé)。出版物就是內(nèi)容，內(nèi)容管理系統(tǒng)是為了確保正確的內(nèi)容出現(xiàn)在正確的地方，為了實(shí)現(xiàn)這一目的，內(nèi)容管理需要圍繞內(nèi)容所開展的一系列管理流程，包括信息的管理、組織的管理、流程的管理、人員的管理等。因此，內(nèi)容管理是綜合了管理、流程、人與技術(shù)的管理體系。從國內(nèi)外應(yīng)用實(shí)踐看，目前，內(nèi)容管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于政府、金融、保險(xiǎn)和媒體等各領(lǐng)域。［4］

3檔案內(nèi)容管理模式的可行性分析

3.1從檔案內(nèi)容管理的對象出發(fā)

檔案內(nèi)容管理模式的管理對象是檔案內(nèi)容，那什么是檔案內(nèi)容？對該對象進(jìn)行管理是否可以滿足檔案管理的內(nèi)在要求呢？因此，需要辨析檔案內(nèi)容管理模式的主體研究對象———檔案內(nèi)容的概念，厘清其本質(zhì)，才能分析檔案內(nèi)容管理模式的可行性。檔案內(nèi)容的屬概念是內(nèi)容。關(guān)于內(nèi)容，目前有四種解釋，包括內(nèi)容的字面解釋、本質(zhì)理解、哲學(xué)理解以及技術(shù)理解。從內(nèi)容的中文字面理解，內(nèi)容就是物件里面所包容的東西，這個(gè)定義提供了一個(gè)內(nèi)容理解的很好的視圖：別的東西所包含的東西。除了字面理解的所包容的東西以外，還有一種從本質(zhì)上面的理解，內(nèi)容是事物內(nèi)部所含的實(shí)質(zhì)或意義。如果從哲學(xué)層面來理解內(nèi)容的話，內(nèi)容指事物內(nèi)在因素的總和。從技術(shù)層面來看，內(nèi)容可以理解是一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)術(shù)語，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普遍應(yīng)用，機(jī)構(gòu)中電子文件數(shù)量增加，信息流通的加速，像電子郵件、web頁面的文字和圖片、論壇、即時(shí)通訊，甚至是微博、微信等移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)信息都涵蓋進(jìn)了“內(nèi)容”。“內(nèi)容”就由原來的出版媒體內(nèi)容，擴(kuò)大為機(jī)構(gòu)內(nèi)部全部資料信息的內(nèi)容。從以上對內(nèi)容的分析來看，內(nèi)容理解的范圍不斷擴(kuò)大，內(nèi)容既包括實(shí)體上的內(nèi)容，也包括形式上的內(nèi)容。從本質(zhì)上看，內(nèi)容是有實(shí)質(zhì)意義的信息，從呈現(xiàn)來看，內(nèi)容必須有一定的形式和載體。套用上述對內(nèi)容的理解，我們可以對檔案內(nèi)容有更深入的理解。檔案并不全是檔案內(nèi)容，當(dāng)檔案上的信息被人抓取并利用時(shí)或被賦予可用形式時(shí)才成為檔案內(nèi)容。因此，檔案內(nèi)容是具有實(shí)質(zhì)意義的，能夠被利用的檔案信息?？梢?，檔案是以檔案的內(nèi)容為基本要素和出發(fā)點(diǎn)的。那么，對檔案內(nèi)容進(jìn)行管理，也就抓住了檔案管理的基本要素，契合了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對檔案信息管理的要求。

3.2從檔案管理與內(nèi)容管理的相互融合出發(fā)

3.2.1相同的管理對象是兩者融合的基礎(chǔ)

傳統(tǒng)上檔案管理是整理與保存檔案實(shí)體，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)普及，信息技術(shù)對檔案管理的影響日趨明顯，檔案管理逐步過渡到檔案信息管理階段，檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用使得管理的對象--檔案由實(shí)體逐步電子化、虛擬化。而邁入21世紀(jì)后，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，催生了檔案信息管理的又一次升級(jí)。為了便于社會(huì)利用，檔案管理需要借助互聯(lián)網(wǎng)的力量，將內(nèi)容提供給廣大人民群眾。對于檔案管理的發(fā)展方向，我國檔案學(xué)專家劉國能曾說：“人們利用檔案，主要是利用檔案的內(nèi)容，而不是整個(gè)檔案?！保?］因而，“把檔案中蘊(yùn)含的豐富內(nèi)容開發(fā)出來，讓更多的人知道，發(fā)揮更多更大的作用，為社會(huì)各方面服務(wù)。這也是檔案工作的目的、宗旨所規(guī)定的?！保?］可見，檔案管理的發(fā)展方向就是對檔案內(nèi)容的管理。而內(nèi)容管理是伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而建立起的管理理念，它直接對內(nèi)容進(jìn)行管理，能夠有效整合內(nèi)容并挖掘內(nèi)容的價(jià)值。對檔案進(jìn)行內(nèi)容管理無疑就是對檔案內(nèi)容的管理，因此，檔案管理和內(nèi)容管理有著共同的管理對象—檔案內(nèi)容，兩者有融合的基礎(chǔ)。

3.2.2檔案管理為內(nèi)容管理提供借鑒

檔案管理理論體系包含豐富的理論體系，包括全宗原則、文件生命周期理論、檔案價(jià)值理論、檔案鑒定理論、電子文件理論等，這為內(nèi)容管理理論體系提供了借鑒。檔案管理有著這些理論貫穿檔案管理的全過程，它們在指導(dǎo)檔案管理工作的同時(shí)，也可以為內(nèi)容管理提供理論和實(shí)踐的指導(dǎo)。全宗理論、文件生命周期理論為內(nèi)容的創(chuàng)建、組織、保存提供全面的、深入的理論指導(dǎo)；檔案管理中關(guān)于檔案第一價(jià)值、第二價(jià)值的理論也指導(dǎo)著內(nèi)容管理如何更有效地利用內(nèi)容；電子文件理論的全程管理、前端控制思想也為內(nèi)容管理提供了整合內(nèi)容的思路。

3.2.3內(nèi)容管理為檔案管理提供前沿的管理理論和技術(shù)

隨著檔案信息化的發(fā)展，檔案管理逐漸面臨如何管理異構(gòu)和非結(jié)構(gòu)化檔案的問題，而內(nèi)容管理給我們提供了一個(gè)新的思路和技術(shù)。作為提高資源利用率、實(shí)現(xiàn)資源增值的管理手段，內(nèi)容管理在資源體系規(guī)劃、內(nèi)容的選擇與采集、網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)、利用、整合與共享及資源庫建設(shè)上有一套完整的理論與方法，能促使檔案管理的多元化、智能化架構(gòu)和服務(wù)模式的完善，進(jìn)而形成以用戶為中心，以滿足用戶需求為目的檔案管理新模式，即檔案內(nèi)容管理模式。

3.3從檔案知識(shí)管理對檔案內(nèi)容管理的影響出發(fā)

隨著企業(yè)管理水平的提高，越來越多的企業(yè)開始通過知識(shí)管理來提高企業(yè)的管理水平，激發(fā)創(chuàng)造性，提高整個(gè)組織創(chuàng)造和利用知識(shí)的能力，最終獲取創(chuàng)新優(yōu)勢，從而獲取在市場競爭中的優(yōu)勢。而檔案則是知識(shí)管理的知識(shí)庫來源，越來越多的企業(yè)利用檔案進(jìn)行知識(shí)管理，達(dá)到獲取創(chuàng)新優(yōu)勢、鞏固市場優(yōu)勢地位的目的。我們都知道，在知識(shí)管理中涉及對顯性和隱性知識(shí)的管理。顯性知識(shí)指那些可以用語言、文字表述出來的知識(shí)，這些知識(shí)如果在合適的條件下知識(shí)工作者有能力將其通過語言和文字的形式表達(dá)出來得以保存；而隱性知識(shí)只那些很難用語言和文字表述的知識(shí)。［7］而在知識(shí)管理的體系中，內(nèi)容管理起到了基礎(chǔ)性的作用。我們可以簡單地將內(nèi)容管理定義為：有效的管理、創(chuàng)造和表達(dá)公司的內(nèi)容，這個(gè)內(nèi)容可能包括文本、PDF、視頻、音頻等各種格式。所謂的內(nèi)容則包括了許多企業(yè)內(nèi)部知識(shí)工作者顯性化的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，所以從這個(gè)角度說，內(nèi)容管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)，檔案知識(shí)管理的發(fā)展進(jìn)一步助推檔案內(nèi)容管理的發(fā)展。綜上，內(nèi)容管理是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向，也是知識(shí)管理的基礎(chǔ)。內(nèi)容管理和檔案管理有相同的管理對象，兩者的理論體系相輔相成，互相借鑒，互為補(bǔ)充。檔案內(nèi)容管理模式結(jié)合了兩者的特點(diǎn)，適應(yīng)了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對檔案管理提出的新要求，有利于檔案資源的整合和檔案的利用。

4檔案內(nèi)容管理模式的模型構(gòu)建

根據(jù)內(nèi)容管理思想，檔案內(nèi)容管理模型可劃分為三層模型結(jié)構(gòu)：收集層、管理層、服務(wù)層，分別負(fù)責(zé)收集、管理和內(nèi)容組件信息塊的，以支持包括檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、利用等環(huán)節(jié)在內(nèi)的檔案管理全過程。其模型結(jié)構(gòu)如圖1所示。

4.1收集層

收集層是檔案內(nèi)容管理模型的基礎(chǔ)，負(fù)責(zé)將機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的信息包括關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、文檔、視頻、音頻、圖片、網(wǎng)頁及其他信息，轉(zhuǎn)化為有組織的內(nèi)容組件，存儲(chǔ)至內(nèi)容庫中。具體說來，這些流程包括：第一，獲取。獲取包括從頭創(chuàng)建內(nèi)容，以及從已有的源中采集內(nèi)容。檔案管理人員可以為檔案內(nèi)容設(shè)計(jì)基本構(gòu)成要素的模板，比如，可以為作者提供Mi－crosoftWord模板（DOT文件），包括輸入標(biāo)題、摘要和正文的區(qū)域以供組件作者創(chuàng)建。有模板標(biāo)準(zhǔn)的檔案內(nèi)容無需經(jīng)過轉(zhuǎn)換和整合，可以直接收集到內(nèi)容庫中。但多數(shù)情況下，我們需要在已有多個(gè)源頭中、在多種檔案載體類型中收集檔案，并通過轉(zhuǎn)換和整合，最終收集到內(nèi)容庫中。第二，轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換是指刪去內(nèi)容中的無用信息，修改標(biāo)記語言。如果所獲取的信息不是系統(tǒng)所需要的格式，必須通過轉(zhuǎn)換將信息轉(zhuǎn)換成內(nèi)容庫可接受的格式。第三，整合。整合是指將不相關(guān)的檔案信息源聚集為一個(gè)整體結(jié)構(gòu)的過程。通過編輯處理，確定轉(zhuǎn)換后內(nèi)容樣式的一致性和可用性；然后對內(nèi)容進(jìn)行分割處理，將內(nèi)容分割為內(nèi)容組件，進(jìn)而納入規(guī)定的元數(shù)據(jù)系統(tǒng)并執(zhí)行元數(shù)據(jù)化處理；經(jīng)過元數(shù)據(jù)化處理的新內(nèi)容組件可以有效地整合并存儲(chǔ)至內(nèi)容庫。第四，內(nèi)容庫。內(nèi)容庫是一組數(shù)據(jù)庫、文件目錄和其他系統(tǒng)結(jié)構(gòu)（例如內(nèi)容管理系統(tǒng)的自定義設(shè)置），用來存儲(chǔ)系統(tǒng)中的內(nèi)容和其他與內(nèi)容管理系統(tǒng)相關(guān)的數(shù)據(jù)。檔案內(nèi)容在通過獲取、轉(zhuǎn)換及整合等一系列步驟后，最終被納入內(nèi)容庫中。內(nèi)容庫包含以下組件：內(nèi)容數(shù)據(jù)庫和文件、控制和配置文件。

4.2管理層

管理層是檔案內(nèi)容管理模型的核心，其主要功能是實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容生成、利用的控制管理,主要體現(xiàn)為元數(shù)據(jù)管理、工作流管理、存檔管理、權(quán)限管理、人員管理以及標(biāo)準(zhǔn)管理幾個(gè)方面。第一，元數(shù)據(jù)管理。元數(shù)據(jù)管理是管理檔案元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、配置、字段及元數(shù)據(jù)列表維護(hù)。第二，工作流管理。工作流管理是設(shè)計(jì)從檔案內(nèi)容獲取到檔案利用的整個(gè)流程，并保障其自動(dòng)運(yùn)行的管理機(jī)制。第三，存檔管理。存檔管理是對檔案的創(chuàng)建、分類、存儲(chǔ)、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。第四，權(quán)限管理。權(quán)限管理是在檔案內(nèi)容管理系統(tǒng)內(nèi)對各用戶的權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，對工作人員的訪問權(quán)限進(jìn)行劃分，確定用戶的真實(shí)性，并根據(jù)鑒別的真實(shí)身份來進(jìn)行授權(quán)控制。第五，人員管理。人員管理是對檔案內(nèi)容管理體系里涉及到的人員包括工作人員和用戶進(jìn)行管理。包括組成團(tuán)隊(duì)來設(shè)計(jì)和建設(shè)檔案內(nèi)容管理系統(tǒng)，高效運(yùn)維內(nèi)容，對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)等等。第六，標(biāo)準(zhǔn)管理。標(biāo)準(zhǔn)管理負(fù)責(zé)制定檔案內(nèi)容管理模型的各種標(biāo)準(zhǔn)，具體包括關(guān)于分類的標(biāo)準(zhǔn)、主題詞的標(biāo)準(zhǔn)、模板的標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)器的標(biāo)準(zhǔn)、版本的標(biāo)準(zhǔn)等。

4.3服務(wù)層

服務(wù)層是檔案內(nèi)容管理模型的頂層，直接面向用戶，負(fù)責(zé)內(nèi)容的服務(wù)，主要提供檔案利用服務(wù)。其功能主要由內(nèi)容、全文檢索、數(shù)據(jù)挖掘、定制服務(wù)組成。內(nèi)容使用模板來從內(nèi)容庫中提取合適的內(nèi)容，并將它變?yōu)槲?，服?wù)采用系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的。全文檢索為用戶提供查詢服務(wù)，響應(yīng)用戶輸入，在內(nèi)容庫中進(jìn)行匹配，再返回用戶。數(shù)據(jù)挖掘是檔案內(nèi)容管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析和影響分析，挖掘出檔案間的內(nèi)在聯(lián)系。定制服務(wù)是檔案內(nèi)容管理系統(tǒng)根據(jù)用戶的需求和喜好，提供定制內(nèi)容如定制新聞推送、報(bào)表服務(wù)等個(gè)性化內(nèi)容服務(wù)。

5結(jié)束語

近幾年，在互聯(lián)網(wǎng)的推動(dòng)下，內(nèi)容管理已成非結(jié)構(gòu)化信息保管、利用、增值的主要解決方案。將內(nèi)容管理引入到檔案管理中，構(gòu)建檔案內(nèi)容管理模式，利用內(nèi)容管理關(guān)鍵技術(shù)建立新型檔案資源網(wǎng)絡(luò)化智能服務(wù)平臺(tái)，強(qiáng)調(diào)用戶參與，面向用戶需求，基于資源與服務(wù)共享與協(xié)作，其最終目的是構(gòu)建一種新型檔案信息資源管理的創(chuàng)新模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理過程中內(nèi)容服務(wù)社會(huì)化、集約化和專業(yè)化，從而改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理的不足，進(jìn)一步完善檔案管理。

作者：胡濤 單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院