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1引言

知識與信息正經歷著由稀缺到爆炸的過程，知識管理的方式與模式也日益多樣化，但是無論采用哪一種管理方式，知識管理都要以信息和數據為前提，因此存儲信息和知識的檔案庫和檔案管理系統便成為了知識管理中不可或缺的重要組成部分。如何利用好檔案管理系統、協調好知識管理與檔案管理的關系，是知識管理成功實施的重要保障［1］。企業知識管理的核心就是有效管理企業的知識資產，打造一個學習創新的環境，而當今企業大多設立獨立的研發中心，成為“產學研”相結合的科研基地，這些機構擁有龐大的科技情報與檔案資源，并且在每一道生產和研發工序中均具備有價值的信息、經驗等知識產生的條件，能否有效完整收集這一系列知識，增進科研知識的積累，是知識組織、知識評價以及知識服務的重要基礎［2］。企業的知識只有緊緊圍繞業務才能發揮其應有的作用，置于場景中的檔案、知識才能更好地為企業提供信息支持。

2基于晶體模型的場景式知識管理模式概述

知識管理自提出以來，不少學者和企業管理者就知識管理如何實踐，進行怎樣具體的操作模式等提出了諸多想法，1999年哈佛大學教授Hansen和Nohria在研究了大量美國企業知識管理實踐的基礎上根據行業類型及采取的技術含量將企業的知識管理模式分為編碼管理模式（Codificationmode）和人物化管理模式（Personalizationmode）［3］。這兩種模式被奉為知識管理實踐的經典模式，但是這兩種模式都只能顧及一個方面，前者注重技術，后者注重內容，雖然二者在一定程度上都取得了十分顯著的成就，但是仍有相對的局限。筆者結合自身企業的實踐過程，引入了化學中的晶體模型，總結出了一套場景式的知識管理模式。

2.1構建理念

企業的業務溝通與知識管理等諸多活動都可以細分為每個人運用自己的專業技能和實踐經驗解決問題的過程。具體講就是某個人在某一時間和地點，運用自己的專業技能、經驗、素養、人脈等知識處理某一具體事情的過程。我們將這種針對具體業務應用的“因時因地，因人因事”的知識管理方式稱之為場景式知識管理（Scenario-basedKnowledgeManagement）。在天時、地利、人和、事件的情境中，將知識融入到業務的每個環節，通過知識和業務的“化學反應”促進業務發展，在發展過程中進一步實現知識的再創造。在這一過程中所產生的知識、工具和方法的集合猶如一顆顆璀璨的知識晶格（KnowledgeLattice），每個知識晶格相互關聯，彼此相通，從而形成類似于晶體模型的知識體系（見圖1，圖2）。通過對該知識體系的管理達到業務發展和知識螺旋創造的雙贏效果。筆者將這種知識管理模式稱為基于晶體模型的場景式知識管理模式。在這個水晶體中，若每個晶格都能夠做到自我反應、自我管理、自我學習及自我適應，整個組織必會保持旺盛的生命力和強大的戰斗力。知識的晶格將散落分布在各個業務中，與業務緊密契合。

2.2構建體系

基于晶體模式的場景式知識管理模式的建設目的在于形成企業2.0知識協同及決策支持系統KDS大平臺，要將各個應用系統的操作界面通過知識門戶平臺進行整合，統一設計，統一實現。使操作界面清晰、美觀、干凈、直觀、前后操作連貫。其中以數據獲取和數據整合為核心，通過對各類現有應用系統中信息和數據資源的全面、有機整合來為綜合業務提供協同服務。具體而言，從企業自身和企業對外兩個角度出發，包含企業自身發展層面以人力資源管理系統（HRS）、資源規劃管理系統（ERP）和全生命周期管理系統（PLM）為軸線，企業對外層面則以客戶關系管理系統（CRM）為軸線，形成平面軸的業務體系主體架構，另外在這個軸面上將企業具體的模塊融合在一起，包含情報管理、創意管理、實踐社區等等晶格模塊。

3基于晶體模型的場景式知識管理

模式下的檔案管理系統構建如前所述，基于晶體模型的場景式知識管理模式下的檔案管理系統是業務原始記錄的管理平臺，是一個完整的“晶格”，也是在知識管理模式下的一個獨立板塊，其中包含有文書檔案庫、會計檔案庫、人力資源檔案庫、圖書資料庫、競爭情報庫以及科技檔案庫。而科技檔案庫是檔案管理系統板塊中的重點和主要構成要素，也是檔案管理系統構建中的主要支撐。科研院所的科技檔案資源，是在生產、研發過程中形成的科技檔案材料，如何集中有效管理便于迅速轉化為知識的科技檔案材料，是知識管理體系中的重要環節［4］。因此，從構建檔案管理系統入手，逐步融入到知識管理的層次，是管理科技檔案資源、發揮科技檔案效用的初衷。

3.1建設理念

科技檔案的管理必須要科學化、標準化，以滿足不斷發展的信息化需求，必須按照“歸檔齊全完整，整理規范有序，保管集中安全，提供利用快捷準確”的原則和要求，對于科技檔案資源要積極推動科技檔案管理向電子化管理轉型，并致力于建設、推廣、完善研究院科技檔案管理信息系統。檔案管理系統的建設內容主要應為基礎設施、檔案管理系統平臺、數據庫、標準規范體系、安全保障體系建設和運行管理機制六大內容。通過從硬件到軟件的建設，實現檔案工作管理規范化、資源數字化、服務網絡化，建成一批滿足科研、生產、經營、管理及發展需要的檔案管理系統，最終建立覆蓋全業務、不受時間和地域限制的檔案管理系統集群。同時，在確保檔案管理系統運行穩定的同時，建立檔案門類齊全、多種載體類型，集檔案信息資源的收、管、整、用多功能于一體的網絡平臺，不僅實現檔案信息資源利用與共享，而且科學、標準、規范管理各種類型的電子文件，并保證其原始、真實、完整和長期可讀的屬性。

3.2目標需求

3.2.1構建檔案信息庫，確保數據實時存取。我們擬建的目標檔案資源庫應包含載體形式為文字、視頻、圖形、圖像的電子文件，不僅涵蓋已歸檔的檔案信息資源，而且進一步擴大到現行電子文件、實時科技資料等，既集成各業務系統電子數據，又整合電子文件及電子檔案數據，安全保管檔案資源的同時，形成以檔案信息為核心內容的企業綜合信息資源庫，有效滿足每一位用戶對各類信息資源的需求。建成后的檔案管理系統應將文件管理和檔案管理整合成一組前后相繼的文件管理工作流程，實現文件及其元數據信息的自動捕獲和歸檔。通過與企業的PLM（產品生命周期管理系統）、ERP等系統建立接口，完成科研數據和管理數據的實時動態管理，保證記錄信息的即時性、準確性、一致性和共享性，實現無縫連接、數據共享。

3.2.2實現檔案系統的數字化管理，確保信息安全。構建檔案管理系統，通過運用專業檔案管理軟件，對進館的各類信息按不同要求分類排序、價值鑒定、數據校驗、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等有序整合，形成一個有序完整的信息空間，實現檔案信息的系統管理。同時，還要結合身份認證、傳輸加密、訪問控制等技術，確保檔案信息的安全運行與有效利用，實現檔案存儲環境的智能化管理、檔案人員的動態管理、圖紙復制任務的調度管理，把檔案管理人員從繁重的日常瑣碎事務的中解脫出來，大幅度提高檔案管理效率與水平。建成后的檔案管理系統必須達到網絡和系統運行安全、信息安全和物理安全的要求，各單位可理清其電子文件及電子檔案的源頭，全面掌握本單位數字資源分布的情況，在物理和技術方面采取針對性的措施保證數字信息資源的安全與保密。

3.2.3推動檔案信息的有效查詢利用，開發新知識。檔案管理系統的服務方式應以用戶為中心，兼具多種查詢途徑、強大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱和調用控制功能。利用者可通過網絡與檔案室建立聯系，在授權范圍內不受地理位置和時間限制，實現有效遠程訪問查詢。此外，檔案管理系統的建設還為知識管理提供了一個良好的系統部件和信息基礎平臺。在檔案管理系統現有數字檔案庫基礎上構建知識管理平臺、建設知識庫，使知識的形成、共享、傳遞得以實現。

3.3系統功能

3.3.1檔案綜合管理。檔案管理系統須基于OAIS模型，具備“收集、管理、存儲、利用”等功能，通過數據接口、數字化加工等技術完成檔案元數據的采集，通過文件管理、檔案整編、檔案管理、動態管理、資料管理模塊收集、整理、存儲各類結構化和非結構的數據信息，通過系統維護設置庫結構及人員權限，并支持用戶登錄檔案門戶入口和檢索利用平臺進行信息資源的有效利用。通常來講，管理應用系統是檔案管理信息化建設的基礎和關鍵，管理應用系統主要應具備協同工作平臺、檔案業務管理、接口管理和系統維護功能，具體包括：檔案整編、檔案管理、數字化加工、多媒體管理等，其中的檔案管理板塊可以對使用單位的檔案進行電子化的管理，從而提高管理效率，增強利用效果，減輕管理負擔，降低管理成本。通過該子系統可以實現檔案信息的收集、檢索、統計、鑒定與銷毀、編研等工作。

3.3.2檢索利用平臺。為保障檔案資源能夠更廣泛地得到利用，以B/S方式實現檔案數據的網上檢索利用。檔案管理系統提供統一的檢索利用平臺，用于實現多種方式的檢索，用戶通過客戶端的瀏覽器即可訪問知識門戶平臺或者直接進入檔案管理系統入口，在網上查詢檢索權限訪問范圍內的檔案目錄數據、瀏覽電子全文，并根據需要進行查閱、借閱、下載等相關利用。檢索功能主要包含：智能檢索、卡片檢索、高級檢索、全文瀏覽、全文檢索、利用申請和利用管理等。

3.3.3系統外接和維護。針對已經實施的各類軟件應用系統進行數據整合，提供靈活的動態數據集成接口，可以與企業的OA、PLM、ERP等其它軟件業務系統進行動態連接，對企業其它軟件業務系統中的數據進行收集、整理、歸檔和利用管理，從而實現檔案資源集成，達到信息共存、資源共享、綜合利用的目的。系統的接口應用WebService和XML技術來實現，保證異構系統和平臺的數據交換，WebSer－vice雙方通過標準的SOAP協議來進行交換請求和響應。事先雙方共同制定出交換的XML數據的內容和格式，即共同遵守的規范；另外，編制Shema文件進行交換數據的格式驗證，確保數據的規范性。比如，PLM接口存在的意義和目標，就是協助并完成數據從PLM系統歸檔到檔案管理系統的過程。通過PLM接口，PLM中管理的相關產品數據和電子文件再正式發放，可以歸檔時，能夠實時歸檔到檔案管理系統的科技檔案庫中來，然后檔案管理人員可以根據工作需要，對相關信息進行修改、添加，進行后續的歸檔、利用、等檔案管理操作，避免數據的重復錄入，實現數據的繼承與共享。又如，在企業門戶的辦公桌面、OA系統的待辦事宜或其他業務系統的待辦模塊中，展現個人相關的檔案借閱情況、圖書借閱情況、審批待辦等，方便用戶及時了解個人的借閱情況，待辦事項等。用戶在門戶、OA系統或其他業務系統中點擊時，可以直接進入檔案管理系統的相應處理頁面。

4晶體模型的場景式知識管理模式下構建檔案管理系統的成效分析

4.1集群效應

在知識管理的模式下構建檔案管理系統，無疑比普通的檔案信息庫的單獨建設要更能集中發揮檔案資源的集群效應，更能增強信息的廣泛性與適用性。由于在該場景式知識管理模式下，各個資源庫被視為相互關聯的“晶格”，即每一個資源庫均代表了一個獨立的維度，但又相互聯系，共同構成了知識“晶體”，因此，這樣的系統架構滿足了同種事物在一起產生有利作用的集群效應，能夠使得檔案信息與圖書信息、產品生命周期信息、競爭情報信息等發生良性互動，更好地發揮科技檔案的情報價值。

4.2價值最大化

將檔案管理系統構建置于知識管理模式下，又與其他資源庫建立關聯，是加強信息橫向聯合、實現信息資源共享的有效途徑。信息時代的發展使得知識和信息總量劇增，任何一個信息部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，而且不同的信息資源不可能按照統一的模式收整管理。因此，這一體系也充分適應了打破檔案、圖書等各自為政局面的現實要求，建立一個完整的知識系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。因此，對于檔案部門乃至文獻信息中心都可以充分利用自己的資源優勢，在資源共享的過程中發揮領頭羊的作用，利用檔案管理軟件，依托系統內部局域網，實現檔案信息的共享，實現檔案價值最大化地利用。

4.3“死”檔“活”用

通常來講，檔案歸入檔案部門后，會存儲于系統和庫房中，如此一來，相當數量的檔案資料會變為“死”檔。即便是有利用和調取，也只是針對所需檔案。在知識管理中的檔案系統的構建則在這一方面彌補了檔案與相關情報、圖書、業務資料相互配合支持發揮效用的空白。

作者：郭敏1，2 張黎3 單位：1.中國人民大學信息資源管理學院 2.中糧營養健康研究院知識管理中心 3. 北京郵電大學圖書館