檔案管理缺陷與改進建議
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1概述
當前，大數據的定義還沒有一個非常明確的概念，但是其內涵已經被人們認可，檔案資源在其應用和發展的過程中可以非常明顯的順應大數據的特征，但是就當前檔案工作發展的實際情況來看，其在很多方面還無法充分的滿足大數據時代的發展需要，所以為了更好的推動檔案管理工作的發展，必須要對其予以重視。
2大數據環境下檔案管理的缺陷
2.1檔案資源。
當前，很多地區的檔案管理機構在檔案介質方面依然使用傳統的紙質方式，檔案信息數字化的程度需要不斷的提升，一些偏遠的地區在檔案工作中依然還是使用人工手動的方式進行操作，所以在實際的工作中也很難去滿足用戶提出的個性化需要，雖然一些管理機構采用的是電子形式的檔案，但是在檔案收藏方面還沒有制定一個科學統一的標準，這樣也就使得檔案資源會出現比較多的重復現象，結構形式不同的數據很難實現共享，所以這種情況也嚴重的阻礙了檔案資源管理工作質量的提升。
2.2檔案工作流程。
在很長時間以來檔案管理工作都是從文件歸檔開始要經歷收集、整理、保管、檢索和利用這幾個重要的階段，紙質檔案為主的時期，這種工作流程和當時的時展水平是完全適應的，但是時代也在不斷的發展和進步，電子檔案數量明顯增多，在大數據時代當中，檔案管理的核心也從整理和保管向收集和利用轉變，此外這種進程也會不斷的加快，檔案收集也從傳統的方式逐漸的過渡到在線實時查閱的方式。在社會發展的過程中，檔案信息資源的類型也在不斷的豐富，同時其也在朝著非結構化的方向發展，一些新技術在檔案信息當中的應用也使其成本大幅提高，此外傳統的檔案利用方式也將發生非常大的變化，在這一過程中也會更多的朝著主動推介的方向發展，而當前的檔案工作還不能完全滿足這些層面上的需求。
2.3檔案工作思維。
在以后的檔案工作中，工作的主體將直接發生很大的轉變，而其在實際的工作中需要完成的也不僅僅是簡單的裝訂和維護，同時，在這一過程中其所提供的服務也越來越多樣化，其在工作中必須要按照用戶的實際需要迅速的挖掘出更加符合用戶需求的有價值信息。當前，一些檔案信息工作部門在思想觀念上還存在著一定的誤區，很多人還是比較重視館藏，但是對檔案信息的利用卻并不是非常的重視，他們認為檔案是國家財產的一部分，所以在實際的工作中并不能對檔案信息進行全面的廣泛的使用，在態度上十分的消極，一些工齡比較長的工作人員不學習計算機知識，所以電子檔案收集的準確性和全面性都受到了非常大的影響，這樣一來也十分不利于檔案工作的順利開展，一些檔案工作者在實際的工作中甚至還出現了不肯創新的問題，缺乏社會責任感，這也成為了阻礙檔案管理工作順利開展的一個重要的因素。
所謂轉型，是指事物的結構形態、運轉模型和人們觀念的根本性轉變過程。不同轉型主體的狀態及其與客觀環境的適應程度，決定了轉型內容和方向的多樣性。轉型是主動求新求變的過程，是一個創新的過程。在大數據背景下檔案事業若想發展必須轉型，若想順利完成轉型也必將在檔案管理體制、運行模式、發展戰略等方面進行調整。
3.1完善檔案管理體制。
管理體制實際上就是指采取什么樣的組織形式來達到管理的任務和實際的目的，站在檔案管理體制的角度上來講，這項工作的核心內容就是要科學合理的去設置檔案管理機構，管理體制的建設直接影響到了檔案資源自身的發展和利用的程度。在大數據環境下，我們可以在檔案管理工作中充分的利用信息技術和互聯網技術等等，從而也就可以更好的實現互聯網技術以及信息系統不同部門之間的相互聯系，同時還能對其開展統一性的管理，也就是說每個部門產生的檔案信息都可以借助在線查閱的方式給檔案管理部門予以統一科學的管理，所以就一定要在實際的工作中對檔案的管理體制予以充分的改進。首先是建立一個自上而下的管理體制，同時還要對傳統工作中的弊端進行分析和改進，加強檔案部門不同環節之間的聯系和協調，只有這樣，才能不斷的提高檔案資源的利用效率，這樣一來也就在很大程度上提高檔案管理的質量和水平。此外還要建立一個檔案監督機構，這個機構要和檔案管理系統保持平行的關系，這樣才能充分的保證檔案部門的每一個環節都能保證其運行的質量和水平，使得檔案工作的整體水平得以顯著的提高。
3.2改變檔案工作的運行模式。
運行模式通常就是指一個事物運行過程中實際的工作狀態，不同的領域和行業當中都有其自身的特色和特點，不同行業的發展模式都在改變，同時檔案管理的模式也在不斷的創新和完善。檔案管理的過程實際上是一個十分完整的鏈條，在大數據時代檔案部門一定藝不斷的加強自身的建設，同時還要將大部分的精力直接放在豐富館藏建設當中，同時在這一過程中還要對數字化檔案信息進行更加深入的加工，此外對這些檔案信息資源還要使用科學規范的軟件對其進行全方位的管理。除此之外在實際的工作中還要以先進的科學技術為依托，建立一個相對比較完善的網絡，這樣也就給信息的檢索提供了更大的便利。檔案信息的利用效率得到提升的同時，也為用戶的檔案利用提供了諸多的便利。
3.3改變檔案工作發展戰略。
發展戰略是一定時期內對組織發展方向的選擇、規劃，可以為組織指引發展方向，實現組織快速、健康、持續發展。針對檔案工作主體表現出的檔案思維現狀，必須注重加強檔案工作發展戰略，從職業規劃高度引領檔案工作思維。首先，檔案部門必須通過加大培訓力度，提高檔案工作者的技能和職業道德。其次，重視跨界合作，打破專業界限，走開放、多元、社會化的發展道路。最后，檔案工作者必須積極參與社會活動，承擔社會責任，讓檔案事業充分融入到社會發展中，利用自身的獨特資源優勢，借鑒其他學科的優勢，創新檔案產品，為社會提供多樣化的服務。當前，我國已經進入到了大數據時代，同時大數據時代已經對人們的生產和生活產生了非常重大的影響，當然，這種影響也波及到了檔案管理工作當中，它在給我國檔案管理工作帶來了很大轉變的同時也出現了一定的問題，所以，如果想要積極的推動我國檔案管理工作的健康發展，就必須要采取有效的措施對其加以改進和完善。
作者：高秋月 單位：吉林省梨樹縣干部檔案館
