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一、企業檔案管理的重要性

企業檔案記錄了企業的各項生產、經營活動，包括各種不同形式，如文字、圖表、聲像等，這些材料對國家、社會和本企業很有價值，所以將其保存起來。各企業應在日常工作中，注意各種文件材料的形成、積累，并按一定的要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

企業檔案的重要性主要表現：(1)企業的檔案能推動企業科技發展；(2)企業的科技檔案能反映生產力的高低；(3)企業檔案能反映企業經濟效益和社會效益；(4)企業檔案是企業文化的重要部分，有助于企業成功。

二、加強企業檔案管理的建議

1.提高企業檔案管理人員的素質

(1)具有較高的政治素質。

提高檔案專業人員的政治素質，首先要結合我國的檔案工作實際，認真學習馬克思列寧主義、思想、鄧小平理論，樹立正確的世界觀、人生觀，奠定檔案事業發展的思想理論基礎。

(2)具有較高的職業道德素質。

檔案專業人員必須提高服務質量，具有較好的職業道德，滿足利用者的不同要求。檔案專業人員應根據事實建立檔案，根據事實利用檔案，體現出對檔案和歷史的尊重；必須愛崗敬業，在政治上嚴格保密，以確保檔案的安全。

(3)應具有較高的專業素質。

必須具有扎實的專業理論基礎，掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業務，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實現檔案工作由傳統的手工操作向現代化管理的轉變。

(4)樹立創新意識。

知識經濟時代，只有不斷創新才能推動各項工作向前發展。加強學習，善于發現新事物，研究新問題、新辦法。把握機遇，擺脫思想束縛，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現的問題，努力提高檔案管理工作水平，開創工作的新局面。

2.不斷創新，提高服務水平

與傳統檔案利用服務相比，文件與檔案工作的服務方式、內容在信息化時生了巨大的變化，擴大了發展空間，更加容易創新。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣。因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。在信息服務方式上，一要充分考慮用戶對信息利用的需求，建立平臺為用戶提供信息服務，方便他們利用。通用的信息應用系統，在功能模塊設計時，考慮較多的是文件與檔案管理的業務工作，使其功能更加全面，但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們最大的期望是快速地獲取十分準確信息。因此，建立專門的用戶信息利用平臺是很有必要的，通過濾掉一些檔案管理屬性，幫助用戶簡約、快速地獲取所需信息。二要調查企業領導和業務部門的信息需求，根據某一專題收集、篩選、深層加工相關信息，運用先進技術，制作包含這一專題的信息光盤，使信息變成一個產品，為他們提供信息服務；三要提供遠程信息服務，方便有的用戶跨越空間、時間利用信息。

3.正確處理好檔案保密與利用的關系

每個公民都應該保守國家機密，檔案管理工作人員更應該如此。檔案管理人員在日常工作中要盡心盡職，努力做好檔案保密工作。但由于檔案工作在傳統的保密觀念影響下，普遍存在著重保輕用的現象，導致檔案利用不足。如有的大批檔案甚至有些很有價值的檔案長期被放在檔案室里，得不到充分利用，無法發揮其價值，使檔案變成一大堆廢紙。有些領導了解情況不夠及時不全面，導致檔案不能有效地利用。不能利用檔案就不能取得實際效果，就不能體現檔案管理人員的管理價值。因此，檔案部門應樹立新的觀念，一方面要嚴格做好保密工作，另一方面要充分利用檔案，發揮其價值，幫助領導做出正確的決策。所以，檔案保密與檔案利用兩者都十分重要，不能偏向某一方面。

4.加強企業檔案管理標準化建設

(1)明確歸檔制度。

企業工作人員要認識到企業的檔案屬于企業所有，因此不得截留檔案，要積極建立檔案、保護檔案。檔案員要跟蹤督辦制度的執行情況，相關部門和人員要積極配合檔案員的工作。

(2)嚴格遵守企業檔案管理流程。

(3)完善企業檔案管理制度。

三、結語

總之，檔案工作是開放的、全面的，而不是孤立的、封閉的，它與社會環境有著密切的聯系。檔案管理工作要緊跟時代步伐，服務于社會發展，服務于經濟建設。