淺談電子檔案管理
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1.有待提高電子檔案管理水平。現在電子檔案管理還處于初級發展階段，檔案管理人員系統化的教育和專業化培訓缺乏，造成了在選購軟件時沒有變別能力，從而影響了現代化技術在檔案管理中充分發揮作用。
2.電子文檔在管理中的真實性容易破壞。電子文件具有高度的可變性和分離性，一旦被更改就無法識別。電子檔案形成后，在工作人員的操作下存貯到辦公自動化系統中，檔案管理人員和技術人員共享信息數據。這樣，就使得電子檔案便于修改和復制，沒有正本和副本的差異，也不會有多次原始稿本記錄的出現，由此形成的電子檔案的原始記錄性的內容與形式特征不復存在，文件與檔案之間不再有明顯的界限。這樣檔案的原始性和真實性就無法準確的確定，這給電子檔案文件的完整性、真實性以及原始性的保存帶來了很大的難度。
3.電子檔案的安全性存在隱患。在這個信息網絡全球化的時代，對于任何人來講，其都可以自由進入因特網，在很大程度上造成了大量文件在網絡的和流轉，而且在電子文件傳輸的過程中引發泄密的現象發生。
4.電子檔案管理標準化進度綬慢。從某種關點上看，電子檔案管理的基礎和前提就是實現標準化，但一些檔案管理部門只是考慮到本部門的現狀，并沒有從全面利益出發，協調發展、統籌安排，造成了各行其是的局面，從而阻礙了檔案電子化的發展。
二、完善電子檔案管理有效對策
1.加強電子檔案服務信息反饋系統的建立。做到及時了解當前社會對檔案信息的需求和發展狀況，不斷提高電子檔案信息反饋工作的自覺性，不斷改進電子檔案信息服務工作，并有效提高電子檔案信息化服務的質量。
2.提高電子檔案信息的安全性。當前電子檔案管理最為關鍵的一個問題是檔案信息的安全，檔案部門要提高安全意識，有效地利用現代化網絡安全技術，比如加密、防火墻等技術，保證網絡的安全，保證電子檔案信息的安全。另外，采取有利、有效的方式，完善對電子檔案進行便利和安全的管理。由于電子檔案信息通常都存儲在一定的介質上，并通過安全保管介質以達到安全保管信息的方式進行管理，因此對電子檔案的安全管理必須有一個適合于磁盤、光盤等介質保管的環境和存放載體的柜、架及檔案庫房。檔案部門和相關工作人員要不斷地進行實踐，完善電子檔案管理信息服務安全性能，保證檔案信息在利用中的安全性。
3.建立健全電子檔案信息服務體系。構建檔案數據庫，通過基礎數據的開發利用，整合電子檔案相關信息數據來開展檔案咨詢業務服務。二是建立提高電子檔案信息資源體系，做好電子檔案信息資料的歸檔、整理，整體開發和綜合管理檔案信息，實現資源共享。三是運用好現代信息技術手段，為電子檔案的科學管理提供有效的技術支持。
4.不斷培養電子檔案管理方面的專業技術人才。各單位和主管部門領導要高度重視檔案管理工作，加強對檔案管理人才專業技術的培訓工作，培養電子檔案管理的現代化人才。還要不斷的吸收檔案管理方面的人才，發現善于檔案管理方面的人才，抓好電子檔案管理人才隊伍建設，儲備電子檔案管理人才，為做好電子檔案工作奠定良好的基礎。
作者：蔡國慶 單位：黑河邊境經濟合作合作區采購中心