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民營企業存貨管理問題與改進探析

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民營企業存貨管理問題與改進探析

摘要:能否做好民營企業存貨管理,與企業的發展是緊密相連的,本文針對民營企業存貨管理中存在的主要問題進行剖析,從加強存貨管理意識,提高存貨管理水平、相關存貨信息化管理水平、存貨成本控制以及深化庫存物料管理的信息分析等方面,對企業存貨進行有效管理,一個優良的存貨管理模式不僅對民營企業實現收益最大化有著重要影響,而且對民營企業長遠健康的發展有著舉足輕重的作用。

關鍵詞:民營企業;存貨管理;財務管理

目前,我國不斷改革的經濟體制,逐步向現代化的進程邁進。在民營企業的實際發展過程中應用供應鏈理念,能夠指導客戶的基本需求。與此同時,對民營企業的存貨進行管理,針對存貨管理中存在問題進行分析探究,從中及時發現問題并提出改進措施與建議,以便更好地控制成本,從而實現企業更多更高的經濟效益。

一、存貨管理的內涵

存貨是指在企業日常經營活動中,為了保障企業正常生產經營需要而持有的原材料、低值易耗品、半成品、產成品及代加工商品和委托代銷商品等等,是企業經營中不可或缺的生產要素,存貨的流動性相對較差,在生產性企業流動資產中占比較大,其周轉速度直接反映企業運營效率和結果。存貨管理就是對企業的庫存商品進行管理,主要通過庫存商品的信息管理、決策分析和優化控制,以達到最優的動態管理并提高企業經濟效益的管理活動。在企業經營過程中,企業存貨是處于購入、耗用的循環之中,存貨與其他資產相比具有流動性強,周轉快,存在形式多樣的特點,而存貨管理就要求企業結合經營需求及資金量的實際情況,對產品和市場環境做出反應,在企業層面需要建立存貨管理的決策和說明,以幫助企業管理層制定規則以便于合理安排存貨的存放地點、收發貨制度、補充調整存貨數量的安排機制等過程,其決策需要明確確定訂貨時間、訂購數量的滿足條件,當存貨數量下降到一定標準值時,必須及時發出訂單進行采購,并根據企業存貨庫存情況進行動態管理。

二、民營企業加強存貨管理的重要意義

(一)提高存貨管理水平,有助于降低企業的運營成本

存貨管理在實踐操作中存在持有成本、訂購成本、儲存成本,短缺成本。提高存貨管理水平,在滿足現有經營情況條件下,最主要是降低持有持本,存貨訂購一方面有訂貨資金壓力,另一方面有生產銷售周轉壓力,需要企業根據存貨周轉率并結合季節等企業自身特點設置有效的庫存水平,如果庫存過高,一方面保管費用過高,另一方面會增加存貨損毀減值的風險,從報表科目來看,提高企業的內部控制和管理水平,降低儲存存貨的資金占用,減少存貨保管費用,相應降低存貨價值損失,幫助企業提升運營效率。

(二)提高存貨管理水平,有助于提高企業經濟效益

存貨在被成功銷售之前,一直會以實物形態對企業流動資金形成占用,因此也就有了資金成本,其資金成本與存貨的流動性和絕對值緊密相關,在企業實際經營中,提高存貨周轉率降低存貨平均余額一直是企業內部財務管理的目標之一,作為企業管理者都希望存貨的資金占用越少越好,多出的資金可以用于其他經營項目,如增加業務的應收賬款占用,增加固定資產投資,增加企業技改支出等等,這個多出的利潤就是存貨的機會成本,通過調控存貨規模節約流動資金用于其他盈利項目,進而提高企業的經濟效益。

(三)提高存貨管理水平,有助于落實企業經營活動的全面控制和管理

存貨管理通過引入信息化系統和財務系統對接,采取信息化的分析方法以確定存貨最優庫存,并實時掌握企業產品原材料庫存情況,方便進行生產銷售管理和數據統計分析。作為企業管理者,需要加強對存貨重要性的認識,作為企業內部管理的要素,存貨管理與控制涉及了企業的計劃、采購、生產、倉儲、銷售等多個環節,對實現企業的經營目標和財務管理都有著重要的意義,企業需要營造重視存貨管理與控制的企業文化氛圍,制定嚴格的存貨管理與控制制度,并通過各種有效措施將這種認識貫徹到企業的各個層面,實現全員參與企業的存貨管理。另外,企業需要按照現代化企業的管理標準來完善其內部控制制度,以滿足企業經營需要來安排存貨管理制度,在原材料的進銷存等方面加強庫管人員的管理,明確相應的職責,通過動態的管理來實現存貨對企業經營的保障作用。

三、民營企業存貨管理存在的主要問題

(一)存貨管理意識不強

許多企業都是從小微企業階段起步,逐步發展壯大,在其發展過程中,更多關注下游客戶的需求,不斷擴大產品銷售收入,企業管理層管理重點沒有放在企業存貨管理上,所以常常導致企業管理層沒有正確的存貨管理意識,經常出現為擴大產品銷售收入而不斷增加存貨庫存,忽視了存貨積壓導致的資金占用問題和存貨積壓造成的損耗損失問題,容易造成商品存貨管理的失控。特別是在經濟波動較大的時期,一旦沒有鎖定產品銷售價格情況下,盲目的存儲原材料容易導致企業承擔較大的價格波動風險,產生不必要的虧損。企業的管理人員也受到其自身素質的影響,存在對存貨管理的觀念落后情況,往往認為存貨管理就是倉儲保管,與財務、計劃、采購部門和相關人員無關,整體上存在各部門協調性較差的狀態,全員參與存貨管理的觀念有待提升。

(二)缺乏有效的存貨管理模式

很多企業雖然在制度層面上建立了存貨管理制度,但是往往流于形式,一方面沒有結合企業的實際經營情況,另一方面也沒有明確權責利的制度約束。具體表現來看,在存貨的進銷存方面沒有和生產、計劃采購充分協調,存貨領用在生產中是否正常,庫存量低于正常水平時采購是否及時追加庫存采購以保證企業正常生產,這都是需要各部門充分協調來安排,在權責利方面,需要根據職務不相容原則設置庫管人員和月末財務庫存對賬制度,防范存貨失竊損毀,保證存貨安全,采購部門也需要有授權審批制度進行材料采購,防范采購人員暗箱操作,徇私舞弊導致企業購買了存在質量問題的材料進而影響企業的經營正常開展,造成不必要的經濟損失。

(三)存貨的收入發出及結存缺乏真實有效的記錄

在存貨收發貨上,企業在初創期會相對較為隨意,很多時候就是企業管理者簽個收發貨單就收貨發貨,對于收發貨的合理性審核沒有完善,采購也沒有采購部門的報告和使用計劃,內部領用是否和產品相對應也缺乏必要的審核驗證,銷售后是否達到正常使用狀態,是否有退貨情況發生,財務是否與客戶對賬結賬,存貨在倉庫保管出現損毀的比例等等,都是需要企業管理者特別關注的問題,在實踐操作中,主要是原材料領用、生產成本和費用的歸集分配中存在較多人為因素,特別是建筑類型企業,在有建筑工程施工情況下,容易出現材料領用和結轉記錄的不同步,更顯現其弊端。只有真實有效的存貨進銷存記錄才能為企業完善經營管理提供可靠依據。

(四)信息化管理水平不高

小型的民營企業一般只有簡單的進銷存系統進行存貨管理,依據民營企業的存貨管理現狀沒有建立適宜的信息管理系統,而存貨數量的科學與否和對經營決策的分析也是短板,企業進銷存系統和財務系統以及ERP系統都不是很完善,結合企業自身的運營情況和采購存儲特點,沒有建立科學有效的存貨管理系統。系統的建立應該能有效協調企業的計劃、采購、生產、存儲、銷售、退貨等相關業務流程,能夠適應企業的業務發展要求。信息系統的建立能幫助企業管理層進行有效決策,方便快捷的掌握存貨的實時動態,通過科學的決策降低企業的商品存貨數量,降低存貨對企業運營資金的占用,提高企業存貨周轉效率,幫助企業提升經濟效益。企業要想使存貨管理提升,但卻沒有一個滿意的信息化高度,如果沒有運用先進的管理模式,通過信息化系統對企業的人、財、物、進、銷、存進行集中化管理,就不能最大限度提升企業周轉率,降低庫存,信息化管理水平不高也會阻礙企業存貨管理水平。

(五)存貨成本控制不力

企業存貨管理中,最重要的是計劃采購環節,許多企業在采購上隨意性較大,采購前沒有仔細核算采購數量和價格,沒有結合企業的生產銷售特點進行合理估算,采購部門也缺乏必要的統計分析,同時如果采購人員存在能力欠缺的情況,也容易導致采購問題頻出,如果采購員對企業自身的生產設備和生產工藝缺乏了解,就無法掌握設備在未來維修檢修中可能存在的備件耗材的使用數量情況,就無法做出客觀合理的備件采購計劃,還有單位的實時資金量和付款方式也會對材料采購的價格產生較大影響。

(六)存貨管理方式缺乏創新

很多時候企業只是設立倉庫保管,并由財務部牽頭負責組織管理,以會計單據進行收發貨管理,月末進行存貨盤存,對存貨的動態管理較為欠缺,倉庫貨品的堆碼擺放是否整齊易用,退貨是否及時入庫反饋,日常安全管理是否到位,是否引入信息化系統進行庫存動態管理,存貨管理制度是否得到有效執行,企業是否結合運營模式對存貨進行動態管理等等,都是需要企業管理層結合實際情況進行改良創新。

四、完善民營企業存貨管理的具體對策

(一)增強存貨管理意識

企業管理者一般受自身專業素質和工作經驗的影響,往往對銷售重視,對資金重視,對存貨管理不太重視,這就要求管理者需要改變和提升管理觀念,要了解存貨對企業資金的占用影響,要了解存貨管理的重要性,要從企業內部控制和管理效益的高度來看待存貨管理問題,從制度上完善和規范存貨管理流程,在制度設計上通過獎懲機制,來完善崗位責任制,一方面提升員工的工作技能水平,另一方面也實現對存貨的有效管理。

(二)制定符合企業自身條件的管理模式

作為企業內部管理,需要制定完善的存貨管理制度,要結合企業生產經營情況和企業部門設置以及人員職責安排,比如說生產制造型企業,有財務部、生產部、計劃部、銷售部、各個部門需要通過制度明確其工作職責,需要制度安排協調來進行存貨管理,這就要求前期需要生產部根據企業生產情況提出購貨需求,由計劃部門采購安排采購進度,由倉儲部門驗收入庫并進行有效的清點記錄,再有生產部門進行生產領用,各個環節需要有經批準的單據進行完整記錄,來保證財務日常對存貨的管理核算,達到賬實相符,提高企業存貨的管理水平,保證企業的生產經營高效運轉。

(三)對庫存物品的量有效實施庫存控制

企業實時存貨庫存控制的目的是有效降低庫存量,提升運營效率,這就要求企業要根據其經營特點,來進行實現訂單采購的動態優化,最小的采購量,最小的資金占用,最快的周轉效率,在存貨的動態管理過程中,財務人員需要加強核算和監督,倉庫管理人員也要保證商品的賬實相符,各項進出庫手續齊備,單據完整,通過規范的管理流程,來實現對存貨的有效管理。在企業實際運營過程中,采購員扮演了非常重要的角色,一方面通過采購原材料保證企業生產經營,另一方面要厲行節約,優化采購批量和到貨時間安排,提升采購效率,這就要求采購人員非常了解企業的經營情況和生產工序工藝,能通過合理安排采購計劃來匹配企業的生產經營,提升管理效率,有效幫助企業實施動態庫存管理。

(四)深化庫存物料管理的信息分析

隨著網絡和信息技術的興起與發展,存貨管理中大量的引入信息技術(EPR、MPRII等),信息技術的引入使企業的生產計劃和市場信息充分的共享,充分地實現計劃、采購、生產和銷售協同配合,最大限度地減少企業日常經營對存貨的需求量,降低了企業經營過程中存貨的成本,促進了企業經營目標地實現。

(五)加強重視庫存成本的降低

如果減低庫存成本,單靠某一部門是絕對不行的,是協作的過程,減少庫存周期與庫存數量才是關鍵。如果要單獨地從倉庫意義上講,大概有以下方法:節約使用倉庫;加快倉庫存貨領用速度;采購物品限期供應;優化企業的設備設施;引入ERP系統進行管理。如果企業是生產性企業,可以采用準時制生產法。準時制生產的實質就是保持物流和信息流在供應鏈中同步,作為一種先進的生產方式,它保證了生產的同步化和均衡化,真正實現“適時、適量、適物”的生產。這種方法可以減少庫存,縮短工時,降低成本,提高生產效率。還有就是經濟批量法。經濟批量是在確定批量和生產間隔期時常用的一種方法,它以量定期。如果企業能夠按照經濟批量來訂貨,就可以有效地降低訂貨成本和儲存成本。另外是空間綜合利用。提高庫存空間的利用率,能科學地利用倉儲空間,進而降低倉庫運營成本,最終有效控制儲存成本。最后是ABC重點控制法。主要是指把企業的全部存貨劃分成A、B、C三類,管理的時候,金額高的A類物資作為重點來加強管理和控制;B類物資按照通常的方法進行管理和控制;C類物資品種數量多,但價值不大,可以采用最簡便的方法來進行管理。其作用主要是:一是便于企業降低庫存總量;二是減少企業占壓資金;三是幫助企業節約管理投入,使存貨庫存更加優化。

(六)推進“零”庫存管理

要以最低的存貨成本追求最大的經濟效益,除了運用科學的存貨管理方法以外,還必須對存貨進行全面的管理和控制。按照存貨的循環,從計劃、采購、生產、倉儲、銷售等環節動態地進行存貨管理,建立健全存貨的內部控制制度,全面提高存貨管理工作質量。推進“零”庫存管理,不是達到零庫存,而是挖掘企業潛力實現最低合理庫存,并保持企業正常經營運轉。

(七)提高存貨管理部門人員素質

存貨管理人員素質的高低,會影響企業存貨管理水平。因此,民營企業必須要轉變管理思路,加強注重培養人員素質的提高,以便能很好地符合企業發展需要。首先,制訂存貨管理人員任職要求。民營企業應依據自身經營發展方向,結合具體的實際情況來制定專門的存貨管理人員的任職條件與要求。使其能符合企業的發展需求,實現企業存貨管理更好地前進與發展。其次,加強注重存貨管理人員培訓工作。民營企業要結合現人員素質水平實際情況,進行專門的相關存貨管理的培訓課程,特別是針對零庫存管理與成本控制方面的課程,還可以進行學習存貨的倉存管理。積極學習并測試學習效果,以此不斷提升民營企業存貨管理水平。綜上所述,企業存貨管理是動態管理,更是全員全過程管理,需要企業管理層在思想層面進行制度設計,需要執行人員貫徹實施,并根據企業實際運營狀態及時調整,達到最優庫存,幫助企業實現管理目標。

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作者:周曉紅 單位:武漢新興精英醫藥有限公司

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