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第1篇：項目檔案管理范文

關鍵詞：項目管理；工程檔案管理；工程質量

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

引言：我國經濟體制改革不斷深入，為建筑業的發展帶來了機遇與挑戰，但是隨著越來越多的建筑企業的不斷加入，也出現了不少質量問題，豆腐渣工程屢見不鮮，工程質量是所有建筑企業應該放在首位的要素。而工程檔案能否真實地記載工程建設的整個過程，直接關系著工程質量是否值得人們信賴，也關系著企業的信譽以及收益。一個合格的工程檔案還可以在使用后的管理和維修方面起到關鍵的作用，一個完備詳盡的工程檔案就是一項工程的成長記錄，也是一份良心的見證。

1.工程檔案管理與項目管理的概述和關系

1.1工程檔案管理與項目管理的概述

通常所說的工程檔案管理是指研究檔案的內容是否可靠，分析檔案的信息，以總結工程進程；還有就是搜集并整理文件，建立相關的鑒定方案，統計相關數據，最后存檔保管。二項目管理當然就是對整個工程項目的宏觀控制，通過臨時組建一個組織機構，針對特定的工程項目進行有計劃的組織領導，掌控整個工程活動的全過程，以便進行及時進行動態指導。

1.2工程檔案管理和項目管理的關系

在一個工程中，我們可以認為檔案管理就是一個項目，對它進行有規劃的、系統的管理。工程檔案的建立時間就是工程開工的的時間，也就是此時開始對工程項目進行管理，因此可以這樣說，工程檔案管理與工程項目管理相輔相成，共同作用于工程建設之中。只有二者之間有機配合，才能達到整個工程的預期目標。這就需要建立一個管理體系，制定相關管理規劃，并且定期進行整理分析，以確保工程保質保量完成，同時也可以提高工程檔案的管理水平。

2. 工程檔案管理存在的問題分析

2.1工程檔案管理機制有問題

主要就是現在運行的工程檔案管理機制已經落伍，不符合當前社會主義市場經濟體制，時代在發展，而工程檔案管理機制卻沒有創新，必然導致管理模式的落后。沒有及時建立檔案管理的新的網絡體系和辦事機構，沒有意識到檔案管理在新時代的工程建設中的新內涵，不能將檔案管理資料的收集及整理同步到工程建設進度，將工程檔案管理工作提升到日程工作法案中去。目前，工程檔案管理體制還不夠健全，有些分工還不夠明確，造成管理上的混亂局面。工程檔案管理辦法中應該對檔案管理方面的具體要求做出詳細的說明和規定，但是這些內容在現行的制度中未曾體現，而大部分的單位也只是冷眼旁觀，不能用具體行動來進行體制的創新，以致領導和崗位責任制度得不到落實。

沒有大力推行相關的規章制度，缺乏相應的業務指導。

2.2工程檔案的質量不過關

有些工程資料由于沒有及時收集和整理，導致部分資料缺失，不能完整地存檔，有好多單位都存在這樣的問題，特別是有關施工管理的相關文件和質量驗收時的簽證資料。之所以會出現這樣的情形，主要是檔案更新跟不上工程建設的腳步，呈現在書面上就是在合同上沒有注明對工程檔案方面相關要求，還有一方面就是在工程建設中偶爾也會出現施工或者監理等一些單位沒有遵從工程建設的計劃書，擅自推進工程進程，但是也沒載入工程檔案文件中，導致檔案資料的缺失。有時候一些建設單位提供的施工資料不完整或者不清晰，而施工單位為了省事，也不去探個究竟，就按照原始的資料進行檔案整理，最后造成檔案資料的不規范。有一些檔案管理人員工作水平較低，相關的專業知識掌握的不夠精準，以致資料的書寫不規格，與實際情況有很大出入，不注重細節等都會造成質量問題。有一些監理不負責任，現場工作不充足，造成原始的資料不準確，還有就是他們沒有盡職盡責，而對一些失誤問題不予理會，有些建立甚至收受賄賂而對一些人員缺席問題視若無睹，造成檔案資料管理方面出現漏洞。

2.3工程檔案管理人員專業水平低

一些有經驗的專業檔案管理人員，由于其對工作的熟悉度會很少犯錯誤。但是某一個工程項目的工程隊伍往往是臨時組建的，由于時間問題，施工單位為了方便，同時也是對檔案管理不夠重視，會臨時找來一些沒有經驗或者水平較低的人員來進行檔案管理，隨意配備檔案管理群體。因為管理上的不科學，檔案管理人員的專業技能不過關就上崗，這樣就造成了檔案管理過于隨意，給檔案日后的使用帶來困難。大部分企業不會重視檔案部門，就會忽視檔案管理部門以及檔案管理人員的福問題，導致大量的高素質的專業人員的流失，使檔案管理群體越來越弱，而且對檔案的繼續整理也是不利的。

3.加強檔案管理的對策

3.1完善檔案管理制度

隨著時代的進步，建筑業也在蓬勃發展，過去的檔案管理方案已經不能適應其發展變化的速度了，應該建立一整套的科學合理的檔案管理體系，專門成立一個檔案管理的領導小組，改善現有管理模式，進行分系統、分階段、分類別的方法來管理檔案，使其更加規范化。達到員工各司其職，制度完善合理，機構有效運作，監督作用強化。同時行政管理部門應該嚴格考核參建部門，絕不放過任何投機取巧的行為，項目法人切實起到監督的作用，使檔案管理真正深入到工程建設中的每一個環節，促使工程質量的提高。檔案中記錄著工程建設的相關資料，在驗收施工單位的歸檔文件時，要仔細檢查檔案的完整度及準確度。嚴格要求施工單位檔案的構建，仔細對檔案資料進行驗收。檔案資料的驗收是工程竣工驗收之前的一項重要內容，每一個工程完成之前都要檢驗它的檔案資料是否完備，這也是檢驗工程質量的一個參考標準。

3.2檔案管理部門充分發揮自身職能

檔案管理部門應該加強監督管理職能，不定期的進行突擊檢查，形成一個完善的檢查體系，并制定相關的懲處制度，將每次檢查的結果記錄在案，這樣有助于企業提高對檔案管理的重視度，從而提高檔案管理水平。構建專項的檔案驗收機構，嚴格檢查檔案資料是否真實、完整。檔案行政管理部門明確合理的檔案管理辦法，其中要詳盡的記載個部門的職能以及檔案權益保護方案，有利于檔案功能的充分發揮。

3.3提高檔案管理人員的業務素質

企業在挑選檔案管理人員時，要嚴把質量關，進行專業知識的考核，以免有人濫竽充數。同時上崗后也不要放松警惕，定期的進行考試，有助于員工更加盡職盡責。還要開展檔案業務培訓，進行檔案業務知識教育，可以聯合其他公司的檔案管理人員進行工作經驗交流，促進員工間工作質量以及效率的提高。可以以座談的形式或者上門培訓的方法，提高員工的業務水平。教授的內容可以是有關政策法規的，也可以是檔案專業知識相關的，企業可以因材施教，視公司情況而定。使檔案管理實現自動化、規范化、現代化、標準化，提高檔案管理的工作效率。

結語

工程檔案是建筑工程施工全過程的真實記錄，但是現在工程檔案的管理方面還存在許多問題，這需要在不斷的實踐中逐漸的改革創新。創建新的檔案管理模式，樹立先進的檔案管理理念，創建齊全的檔案管理體制，以提高檔案管理的工作效率，促進工程建設的快速發展。

參考文獻：

第2篇：項目檔案管理范文

一、企業工程檔案管理的現狀及難點

企業工程檔案為項目投產后正常生產維護、檢修或改造、擴建的重要依據。也是保證建設項目檔案的完整、準確、系統地為建設項目檔案竣工驗收提供依據。盡管檔案管理重要性認識不斷提高，但目前仍存在問題值得思考和重視。

1.項目檔案管理工作重視程度不夠及范圍、職責界定不清

建設項目前期、建設過程到竣工驗收，各級領導非常重視立項、投資、設計、招投標、安全、質量、進度、決算、竣工驗收等各環節的工作，但對辦理過程和形成結果的依據性文件材料只關心是否辦理完畢，不關心文件材料的集中和安全管理，以散存在個人手中為普遍存在的問題，造成形成文件責任者與文件管理者責任不清，沒有做到項目檔案工作與項目建設同步，沒有嚴格執行建設項目檔案“統一領導、統一管理”的管理原則。在遺留項目中有的建設單位，在建設過程中對檔案管理的責任就界定不清，準備接受驗收時，又將自行負責的各階段文件材料口頭委托施工單位進行整理、組卷，施工單位對這部分文件材料的形成過程不了解，只能在案卷外觀質量上達到要求，其內容的完整性和準確性達不到要求，是遺留項目驗收、在建項目檔案管理中存在的普遍問題。

2.企業檔案管理人才隊伍問題

企業發展沒有充分考慮到檔案管理人員素質建設和能力培訓，檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，未能根據檔案管理工作特點強化人才隊伍建設，不能實現工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

3.建設單位各級管理、工程技術人員檔案管理意識淡薄。

各級管理、工程技術人員是建設項目前期和管理中文件材料的主要形成者和具體執行者，是建設項目檔案進行收集、積累的主要來源。在對遺留和在建工程項目的檔案管理進行分析時，大部分建設單位存在人員少、兼職多，缺乏檔案管理基礎和專業知識，他們習慣將自己形成的、具有參考和利用價值的文件材料放在“手邊”方便再利用，主觀意識上對建設項目過程中檔案“統一管理”有抵觸情緒，待項目檢查和驗收有關聯時再做“回憶錄”，臨近整體項目竣工驗收時，才感到檔案管理工作麻煩、壓力很大或由于工作變動又沒有被監督交接“私人財產”，使原本有價值、憑證作用且無法補救的文件材料遺失和沒有利用的機會，是建設項目管理的文件材料收集不全的因素。

4.項目參建單位對項目建設文檔的收集不夠重視。

建設項目檔案管理不僅是建設單位單方面的工作，項目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理、設備供應及安裝等參建單位共同來完成，是一項密切配合的工作，各參建單位之間存在一種互動的關系。項目檔案管理的質量，關鍵取決于建設單位的組織管理，只有建設單位做好參建單位的組織、協調和管理，使他們明確各自在建設項目檔案工作中應該承擔的責任，并給予積極配合，才能保證項目檔案的順利進行。

二、強化工程項目檔案管理的對策

1.人員素質建設與能力培養

人的管理理念依然是企業檔案管理的主要因素，其素質和能力的培養應視為基礎中的重點進行，因此需要引導全體檔案管理工作人員在與公司主體業務相關聯的法律、合同及其他相關領域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提升文化與業務工作素養。

2.將項目管理的要求與檔案工作的要求緊密結合、同步進行

工程檔案管理工作只有與項目建設緊密結合、融入項目建設同步之中才會有生命力。從項目的提出開始、項目建設各階段中到項目竣工全過程，檔案的形成、收集、整理都要同時跟上，合格的竣工檔案與竣工驗收同步進行。只要高度重視過程監管，緊密結合、同步進行，健全管理體制和工作網絡，堅持“統一領導、統一管理”原則，才能逐步實現項目檔案管理同步化、制度化、網絡化。

3.明確建設單位自身檔案管理及職責范圍

檔案管理首先應明確自身檔案管理職責范圍：按照建設項目各階段檔案管理范圍、責任劃分，除施工文件、監理文件由施工單位、監理負責各自范圍內各類文件的收集到歸檔；生產準備和試運行階段的文件由使用單位和建設單位共同完成收集到歸檔；其它各階段文件（項目立項、設計及基礎、項目管理、工藝設備、涉外、消防、財務和器材、竣工驗收文件）的收集到歸檔均是建設單位的職責范圍。其次是建設單位對監督、指導各參建單位將項目檔案工作與項目建設同步負有責任。只有明確了檔案管理的職責，才能避免出現分工不明的現象

4.充分發揮建設單位在項目檔案管理中監督指導的作用

一是將項目檔案的管理制度化，納入合同管理中，在項目招投標和簽訂合同時，設立專門的條款，明確規定各參建單位對項目文件的責任及完成標準。明確設計單位、各施工單位以及監理單位提交有關基礎資料和文件的期限、份數、質量要求和對項目文件的監督、審查責任。用合同作為約束各參建單位強有力的法律依據。二是發揮監理單位的重要作用，依照《建設工程監理規范》，監理單位對項目文件特別是竣工圖、竣工文件的完整、準確、系統，負有監督、指導、檢查、審核、簽認的責任。三是針對項目實際編制建設項目檔案管理辦法，對項目建設文件材料從形成積累、質量要求、整理編目到移交歸檔及責任部門提出統一要求，并在項目建設各階段嚴格執行。通過建設單位和各參建單位的共同努力，逐步實現建設項目檔案遵循：施工中把“形成關”，交工驗收時把“歸檔關”，建設、監理單位共同把“質量關”，保證項目檔案的齊全、完整、準確。才不會在對檔案進行匯總整理時出現遺失，缺失，漏失的現象。

第3篇：項目檔案管理范文

隨著國家經濟政策調整和區域一體化的發展，國家在基礎設施方面的投資增長迅速，該契機促使大型企業經營發展模式由傳統單一的以項目為主逐步拓展為以投資業務發揮引領作用的新型商業模式——投資項目。投資項目涉及交通、基建、水利、航道、城市建設等眾多領域，這類項目權力與義務關系復雜、風險因素多、風險系數大。投資項目檔案反映了項目建設的真實歷史面貌，是項目建設、驗收、運營及移交的重要憑證和參考性資料，對于企業規避風險、防御或處理糾紛具有佐證作用。本文結合工作實踐，研究投資項目檔案管控的原則與方法，旨在更好地發揮投資項目檔案的價值。

一、投資項目檔案管理現狀及問題分析

投資項目檔案驗收是項目竣工驗收的前提和必要條件，也是項目竣工驗收的先行官，做好投資項目檔案管理工作的重要性和必要性顯而易見。(一)投資項目檔案管理現狀投資項目檔案從形成、收集、歸檔到發揮作用，需要參建方包括投資主體、設計、施工、監理、竣工驗收等單位共同配合完成，是一項復雜的系統工程。盡管各參建單位都了解投資項目檔案的重要性，但是限于投資項目檔案的特點、傳統管理方式以及各參建單位的主觀因素，投資項目檔案管理現狀不容樂觀。1.投資項目數額大、周期長、參建方多、資金來源廣，導致檔案易遺失或散失。在較長的建設周期里，投資項目檔案工作一直處于動態和持續補充狀態，而且由于承建方眾多，使得投資項目檔案文件材料難以做到及時歸檔，齊全完整很難保證。2.投資項目建設管理人員檔案意識薄弱，往往只重視紅頭文件和結論性文件材料的管理，對項目建設過程中產生的一些過程性與隨機性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料歸檔完整率、準確率不高。3.文件材料收集歸檔難。投資項目建設周期較長，項目人員流動性較大，文件材料管理經手人多，極易造成管理斷檔或斷層現象，增加了文件材料收集難度。4.檔案完整性、系統性欠缺。投資項目檔案的形成具有分散性和階段性特征，由于投資項目建設管理人員對檔案工作認識上存在偏差，因此很難確保檔案文件材料的系統、齊全和完整。(二)存在問題分析1.傳統觀念中，檔案管理部門注重檔案整理和保存環節，而忽視檔案收集過程的管理。究其根源在于檔案人員無法對投資項目建設全過程進行有效跟蹤，收集過程被孤立，不能與后續檔案管理環節進行無縫銜接。2.投資項目檔案一般在項目建設完成后才移交到企業檔案部門，但是在項目建設過程中，項目建設與管理部門對文件材料的收集把關不嚴，而企業檔案管理部門未參與項目建設過程，檔案管理環節缺失，對檔案的完整性、系統性無法掌控。3.傳統的企業檔案部門僅有對投資項目檔案文件材料的業務指導權和監督權，沒有過程監控權，致使項目檔案質量的審核是在歸檔之后，存在監管滯后的缺陷。針對上述問題，本文認真研究了針對投資項目管理的有效應對策略，提出建立科學、合理的檔案管控模型，跟蹤投資項目建設流程，以達到對項目文件材料進行全程管控的目的。

二、理清投資項目檔案管理職責

投資項目檔案質量是企業實現投資目的的基本保證之一，而且關系到投資項目完工后使用、改造、維護和責任歸屬等一系列問題。因此檔案管理過程應參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規則》《建設項目(工程)檔案驗收辦法》《建設工程文件歸檔規范》執行。

(一)投資項目的特點決定了檔案管理具有責任重、數量多、難度大、要求高、涉及廣的特點，投資項目文件材料收集歸檔周期長且較復雜，易造成遺漏，因此理清投資項目參建方的權屬關系是做好投資項目檔案管理工作的基礎。參建單位具體情況見表1。

(二)明確投資項目參建方的立卷歸檔職責是做好檔案管理工作的保障。投資項目檔案工作遵循統一領導、分級管理的原則，投資主體或受其委托的項目公司對投資項目文件材料的完整、準確和系統負責。1.投資主體檔案工作職責投資主體對項目檔案管理統籌規劃，負責制定檔案工作方案，對檔案工作提出總體要求，明確雙方在投資項目文件材料歸檔工作中的權利和義務，為投資項目文件材料歸檔工作提供支持和保障。2.項目公司檔案工作職責項目公司根據投資單位和檔案行政管理部門對投資項目文件材料歸檔工作的要求，結合項目實際情況，設立與項目建設相適應的檔案管理機構、庫房，配備滿足投資項目檔案管理需要的檔案人員，負責所轄范圍文件材料歸檔移交工作。3.參建單位檔案工作職責參建單位包括設計單位、施工單位、監理單位及總承包單位，應遵照項目公司關于項目文件材料歸檔工作相關條款的約定，分別負責所承建工程或任務文件材料的收集、整理、歸檔、監督、檢查、審核、匯總工作。

三、明確投資項目檔案主要內容

投資項目檔案是項目在投資立項、審批(核準、備案)、土地征遷、招標投標、勘察設計、設備材料采購、施工、監理、竣工驗收、運營、回購或移交等全過程中形成的具有保存利用價值，經鑒定、整理并歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。為了確保企業投資項目檔案的完整、準確和規范，為項目的執行和運營提供有效的信息和法律保障，降低投資風險，根據《中央企業檔案工作規定》，投資項目參建方應按照“誰形成，誰負責”的原則，對項目建設過程中產生的項目檔案的形成、積累、整理和歸檔各負其責；投資主體對項目投資、建設、運營、回購或移交等階段及各階段銜接產生的管理文件歸檔工作負責。1.投資單位收集投資籌劃、盡職調查、專項評估、可行性研究、審查、出資、后評價、資產處置及成立項目公司進行建設管理產生的批準文件或會議紀要、特許經營協議等內容。2.項目公司收集項目資金籌措、建設實施、交(竣)工驗收、運營管理、養護維修、債務償還、資產管理以及移交過程中產生的項目文件。3.設計單位收集內容包括項目進行勘察后經綜合分析、論證編制的地質勘察資料、初步設計、方案設計、總體規劃設計、施工圖設計等文件。4.施工單位收集內容包括編制施工組織設計和施工計劃，在組織工程施工過程中形成的技術、材料、設備等文件。5.監理單位收集對項目質量、進度和建設資金使用等進行監控形成的文件。6.總承包單位收集內容包括項目總承包范圍內管理文件及匯總整理各分包單位編制的全部項目文件。

四、建立投資項目檔案管理模型圖

投資項目建設實施過程有其計劃性和組織性，是人工、材料、機械、施工組織方法及建設環境條件等有機結合的過程。參照系統工程中的霍爾三維結構方法，根據上述參建方管理職責及收集內容構建投資項目檔案管理模型如圖1。該圖的水平面橫軸表示投資項目檔案管理階段，包括7個環節，縱軸表示投資項目參建方，空間軸表示項目建設階段。該圖清楚地反映了投資項目檔案管理與項目建設的關系，投資項目檔案產生于項目建設各個階段，不同的建設階段有不同的責任主體，形成不同的投資項目檔案。投資項目參建方按照項目檔案管理內容要求分別負責項目檔案管理階段的工作。按上述思路構建了一個順暢、有序、可追溯的文件管控模型，生動系統地體現了投資項目檔案的全程管理思想，對企業投資項目檔案管理具有指導性、針對性和實用性。

五、科學制定投資項目檔案管控原則與方法

(一)管控原則

將檔案管理思想融入整個投資項目管理的生命周期，在投資項目檔案管控中運用全程管理原則，即事前介入、事中控制、事后審核、驗收歸檔，該原則要求把檔案管理納入項目建設計劃中，實現全程有效控制。檔案管理人員在投資項目伊始即提出檔案管理要求；建設過程中進行有效跟蹤，檢查指導項目文件材料管理工作；竣工檔案驗收前進行初審，為投資項目檔案驗收嚴格把關；實現投資項目檔案的科學管理和利用。

(二)管控方法

本文將全程管理原則貫穿于基本方法中，以期實現對投資項目檔案的管控，通過制度建設、合同控制、崗位職責、環節控制具體落實執行全程管理原則，有利于提高投資項目檔案管理水平。1.通過制度進行前端控制傳統管理模式下檔案管理人員一般不參與投資項目的調研、立項、評估等前期工作及實施環節。檔案部門一般是中途介入或事后介入，由此造成投資項目檔案管理難以規范化。全程管理原則要求檔案管理人員實施前端控制，即在投資項目啟動時從頂層框架上設計出一種符合投資項目建設的檔案管理制度，將檔案管理工作基本要求與工程管理相關要求有機結合，抓住管控源頭。檔案制度建設與貫徹落實是管控的核心，是實施投資項目檔案全過程控制的保證。2.通過合同進行法律控制合同約束具有法律效力。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件及其整理、歸檔責任。”采取明文規定的方式，將項目檔案的收集歸檔責任納入合同中實施管理，明確規定參建單位的檔案收集義務、歸檔要求、檔案工作進度及獎懲措施等，運用法律手段約束參建單位，最大限度地防止檔案的流失，實現檔案管控的主動權和法律保障。3.通過職責進行人員控制人員控制主要是明確相關人員崗位職責中有關檔案工作的義務。項目伊始，明確檔案機構對口的部門與單位，形成檔案管理網絡，明確項目負責人、檔案管理員、設計施工監理人員、開箱人員的有關檔案責任，分別負有全局督促、具體檔案業務與協調、整理項目文件、清點檢查隨機文件等職責。通過專、兼職檔案人員的分工和協作，發揮各方專業知識優勢，提高檔案的準確性、有效性和系統性。4.通過考評完善過程控制投資項目建設每個階段都有嚴格的節點要求，根據建設節點設定檔案完成移交節點，要求投資項目檔案管理人員及時、動態地掌握投資項目文件的流轉狀況，協調各方收集歸檔；將考評機制引入檔案工作中，結合檔案節點制定工作計劃，考評結果通報檔案工作完成情況，確保投資項目檔案文件材料的形成歸檔與項目建設同步，最終實現整個投資項目檔案管理的全程控制。

參考文獻：

[1]杜二瑞.企業固定資產投資項目檔案的管理[J].機電兵船檔案，2007(1)：14-15

[2]范越，秦曉宇.國有企業投資項目檔案管理的探討[J].項目管理技術，2009(3)：40-43

[3]曹玉娟.化工企業投資項目竣工檔案資料管理[J].南方論刊，2012(11)：81-82

第4篇：項目檔案管理范文

【關鍵詞】重要性；問題；措施；檔案管理

引言

化工企業工程項目檔案是指新建和改建工程項目，從建設項目立項開始至竣工驗收以及使用維護過程中，所形成的具有保存、查閱、利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。當前，化工企業如何使用和管理這類檔案，服務于化工企業，已成為化工企業檔案類工作的重點。

1.化工企業工程項目檔案管理的重要性

化工企業工程項目檔案管理是化工企業尋求發展的重點，而化工企業工程項目檔案管理是化工企業在管理中的關鍵內容。建設實用的資料收集保存制度，保證項目建設和檔案資料的同步是化工項目檔案管理的重要使命，各個工程建設相關單位必須把項目檔案工作列入工程建設管理程序，控制并保障項目檔案的完整性和準確性，按時且合法的歸納項目建設中各種資料，嚴格按照國家及化工企業對檔案的準則來編制項目檔案，從而保證項目檔案的合理合法。

2.目前化工企業工程項目檔案管理的情況

2.1檔案管理意識不強

化工企業建設工程涵蓋項目的可行性調研、上報建議書、選址、土地規劃、勘探設計、施工、竣工、試運行、投產等各部分，涉及范圍廣，需要較長的時間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握，在整個建設項目檔案歸檔中，檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態，與工程管理部門和施工單位聯系不夠密切，缺乏主動管理的意識。尤其在施工的整個過程，因為工程量大，參加建設的單位通常對時間，質量，成本控制問題有更高的關注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時，臨時突擊檔案工作，集中時間來彌補檔案缺失的部分，答復驗收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴重，而實際有價值的內容大大減少，導致不能確保檔案的整體性和真實性，并且對于日后檔案的使用也造成了麻煩。

2.2收集檔案的人員業務水平不足

目前，許多工程建設項目檔案負責人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現場施工人員來臨時兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細，由于施工人員對檔案專業的掌握程度過低，而某些兼職的工作人員缺少專業的培訓，施工過程中只要人員變動就會導致檔案的流失，或者出現沒有人繼續完善檔案工作的情況，導致檔案未能保存妥當，更談不上保證檔案的質量。致使檔案的整體性和準確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內容缺失、簽章手續不到位；復印件過多，整理不規范等不足，這種情況都嚴重影響著檔案質量，致使重點工程的檔案無法真實的展現工程情況且無法發揮檔案本身具有的功效。

2.3管理制度不健全

工程檔案管理的整個制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設方和承包方在檔案管理時責任分配不清晰，缺少明確責任意識，建設方、監理方及施工方各自的檔案工作沒有進行有效的交流，各自的標準不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進行受阻，檔案的及時性和準確性受到質疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。

3.加強檔案管理工作的舉措

3.1強化宣傳，加強檔案意識

化工企業工程檔案工作關系到施工單位、設計單位、建設單位、檔案行政管理、監理單位等多個部門，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種方式，加強工程主管項目部與監理、施工等各個單位的檔案觀念，將工程檔案與領導責任掛鉤，將檔案工作的內容歸納進工程管理的內容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業的發展規劃和年度工作計劃、納入領導的議事日程、納入員工的工作職責之中，建立了項目檔案管理工作人員網絡體系，指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責任。

3.2健全檔案管理，建設合理的化工企業工程檔案管理制度

做好工程檔案的管理工作除了在思想上應引起足夠的重視外，還應以建章立制、規范管理為基礎。工程檔案管理作為項目管理工作之一，也應實施程序化、規范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進行。建立合理的檔案管理大綱、組織機構、崗位職責與資格、工程文件的接收、分發、傳遞、存檔、計算機管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規定、規范化的工程文件格式要求、標示方法、存檔方式等。對于具體的建設項目法人來說，制定一套適用于本企業工程建設項目特點的工程項目文件、檔案管理細則，是企業順利開展工程項目文件、檔案管理工作的前提和保證。

3.3強化對檔案的收集

工程項目檔案是項目施工管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前各項目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題，還需要強化對檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤）材料是工程檔案的重要組織部分，對工程形象的、直觀的反映，直接體現了所做工程的面貌，工程完后，項目部應及時將工程全貌及構造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術檔案資料交檔案部門。

3.4實行同步跟蹤管理

化工企業工程檔案管理工作和工程建設進程必須同步，當建設項目申請立項時，就要開始對工程檔案材料進行收集、整理、審查工作，當工程竣工驗收時，就必須把工程檔案的驗收工作完成，從工程的源頭就開始控制檔案的管理質量。檔案管理部門也要定期或不定期深入施工現場進行檢查和指導，及時發現并解決各種問題。各參建單位也要及時做好煤礦重點工程檔案的審理鑒定工作，完成一項歸檔一項，不要等整個工程要竣工驗收了，才忙于補充資料、整理資料。

第5篇：項目檔案管理范文

關鍵詞：高校　科研項目　檔案　開發利用

高校科研項目檔案是高校科研管理工作的重要環節，是高校檔案工作的一個重要組成部分，是一種重要的信息資源，是知識創新、科技創新以及成果轉化的基礎和依據，它在科研工作中發揮著知識儲備的作用。科研項目檔案的管理是科研檔案管理的主體和重點，其科學管理手段對科研工作的進程、效率和質量起著重要的作用，同時也影響著科研項目檔案的收集及檔案價值的實現，所以，研究分析高校科研項目檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對于提高高校科研檔案整體管理水平、發揮科研項目檔案的利用效益、更好地為教學和科研服務有著積極的意義。

1　高校科研項目檔案信息的重要地位

高等學校既是高等教育的“陣地”，也是科技創新的“戰場”。在經濟和科技全球化的今天，國家的創新能力已經成為決定該國在國際競爭格局中地位的重要因素。高校因其覆蓋了理學、工學、農業，醫學、歷史、文學、哲學、法學、教育學、經濟學、管理學等各學科，擁有很強的基礎研究、應用研究和開發研究能力，在國家創新體系中擁有不可或缺的、獨特的地位和作用。據統計，“十五”期間，我國高校承擔各類科研課題達61.9萬項，其中高校主持的國家“973”項目占立項總數的57.05％主持“863”項目占立項總數的40％。在獲獎方面，高校所獲國家自然科學獎的占全國授獎總數的55.07％；高校獲國家技術發明獎占全國授獎總數的64.4％；高校獲國家科技進步獎數占全國授獎總數的53.57％。2006年以來，高校科研立項數以及在獲得的國家科技獎勵方面又有了新的進展。高等學校已經成為國家創新體系中的一支重要力量，成為解決國民經濟重大科技問題、實現技術轉移和成果轉化的生力軍。

高校科研項目檔案是高校在課題研究過程中形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像、實物等各種載體的歷史的、原始的記錄。項目檔案的形成積累過程凝聚著科研人員的智慧。一項科研課題的檔案，就是一部生動的科研教科書，能從總體上反映出學校及國家的科研水平。項目檔案所蘊含的具體信息，對于今后的科研工作具有積極的史鑒意義。因此，項目檔案信息在高校和國家科研中占有舉足輕重的地位。

2　高校科研項目檔案管理的現狀及障礙分析

2.1　科研管理體制對高校科研項目檔案管理工作的影響

近20年來，隨著高等教育事業和國家科技事業的不斷深化和發展，高校科研項目的來源渠道豐富寬廣，下達及指導高校科研項目的主管部門已由原來比較單一的科技口發展為多渠道管理。在這樣的背景下，高校的科研項目在校內也由多個部門管理，比較普遍的管理模式是教務處(高教研究所)分管教育教學改革研究項目，宣傳部或學校黨委辦分管高校思想政治教育理論與實踐項目，團委分管大學生科研項目，研究生處及相關教學單位分管研究生創新科研項目，其他研究項目由科研處分管。各部門你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各異，由于崗位職責的限制性，缺少部門之間的協調，在一定程度上造成了項目研究過程材料的缺失。有些管理部門歸檔的材料只有項目立項、批準、下達研究經費和結題的文書通知，而項目申請書、合同書、結題材料都沒有，歸檔材料根本不能反映出研究的過程，有的甚至不能反映出研究成果。

2.2　高校科研項目的特點對科研項目檔案管理工作的影響

受管理體制的支配，高校科研項目檔案無論在內容，還是在其形成規律方面，都有著其鮮明的特點，這些特點對科研項目檔案管理工作也產生影響，主要表現在幾個方面

首先，高校科研隊伍的多層次性和科研方向的多樣性，決定了科研項目檔案來源的廣泛性和課題研究內容豐富、形式多樣，也決定了科研管理涉及的部門多、制約因素多。從宏觀層面上看，上級有關主管部門對高校科研項目檔案管理缺乏外部關系的統籌協調，對課題研究只具有引導、服務作用，而對課題研究過程中的檔案資料管理不具有約束九從管理層面上看，有關職能部門對科研項目檔案的認識、定位等等方面，仍有較大的差異性，從微觀的層面來看，由于科研項目是幾個部門各自分管，管理人員處于“各自為戰”的狀態，對檔案的管理在操作上有較大的隨意性，管理水平參差不齊。這些情況都嚴重地影響著高校科研項目檔案的案卷數量和質量。從復雜的實際環境條件來看，要真正做好科研項目檔案管理工作難度還是很大的。

其次，高校科研課題專業性強，研究周期長。高校從事的研究項目類型不同，研究對象和采用的研究手段各異，涉及的專業學科廣泛，因而使得記錄其研究活動的項目檔案也不同，由于開發類科研項目從開題到研究成果的取得，每個環節都必須經過反復地研究和試驗，要取得最終成果，往往要耗費很長的時間，特別理工科的開發研究。這就需要研究人員及管理部門在研究期內堅持長期做好日常檔案資料的收集整理工作，但在實踐中卻很難堅持做到。

2.3　檔案觀念和責任心對科研項目檔案管理工作的影響

隨著社會信息化進程的不斷加快，人們在理論上對于信息的重要性有了一定的認識，但是人們在社會經濟生活的實踐中，由于受到各種因素的影響，陳舊傳統的觀念和思維定勢仍具有很大束縛性，這在某種程度上制約著檔案管理工作向更深層次發展。某些研究人員及相關管理人員檔案觀念薄弱，沒有堅持把科研項目檔案工作納入研究工作的計劃之中和崗位職責中，不注意對科研項目從始至終各個環節所產生的材料進行收集積累，只注重結論性、成果性材料的積累，使最終的檔案材料成套性很差。有的是研究人員之間、協作單位之間由于科研成果的權屬之爭，而引起爭原始材料，爭報獎勵而不愿主動把材料集中管理。由于項目檔案專業性很強、技術含量高，有的研究人員害怕泄密，歸檔時避重就輕，把一些不太重要的材料交來，而抽去反映成果水平的關鍵技術材料。加之，學校檔案部門人員對科研課題不熟，業務水平有限，未審查出來。另外，檔案工作人員業務指導不到位，研究人員不了解收集檔案的重要性，這些，都影響到項目材料歸檔的質量和數量。

3　對加強科研項目檔案管理的幾點思考

科研項目檔案管理與科研工作管理是一個有機的整體。科研項目檔案特點決定了科研項目檔案管理是一項很復雜、要求很高的工作。因此，應加強對現行科研項目管理體制的研究。應該說，現在各高校科研項目檔案的多頭管理體制及運作方式，都是在特定條件下對不同范圍的具體選擇。高校應有怎樣的科研項目管理體制，如何建立完善高校科研檔案

管理體制，理順檔案管理關系、程序，科研管理部門以及檔案部門應當積極探索。而在當前的管理環境下，應加強做好以下工作

3.1　建立健全科研項目檔案管理規章制度

建立健全管理制度和工作標準，既是檔案工作順利進行的可靠保證，也是實行檔案工作科學管理、規范管理的依據及準繩。要做好科研項目的檔案管理工作，離不開制度的支持，制度內容應包括科研項目從開始到結題的過程材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，才能使各個業務環節都有章可循。

一個科研項目檔案作為記錄科研活動全過程的一套完整文件材料，雖然是在項目研究活動最后結束完成的，但作為科研檔案之中的每一部分材料又恰恰是各個不同階段的產物。即所謂科技檔案完成于項目研究之末，又形成于研究活動之中。必須把必要的行政手段和經濟手段納入法規和軌道，把科研項目檔案的形成、積累、歸檔工作具體納入到科技管理的各個環節。各個階段中去。因此，在現行管理體制下，科研處、教務處(高教研究所)、宣傳部、團委、研究生處等管理部門應堅持用規章制度來履行各自的職能。要負責督促科研工作人員對研究項目歸檔工作超前控制，一開始就要著手抓，并一抓到底。檔案部門工作人員要抓科研項目檔案建設，多渠道、多形式進行項目檔案收集、整理、歸檔的指導工作，才能使科研項目檔案的建檔工作進入到規范管理的軌道。做好高校項目檔案管理工作，是一項功在當代，利在千秋的事業，要努力建立高校檔案工作可持續發展和現代化管理的運行機制，首先要提高歸檔率、完整率和案卷合格率，這一基礎環節不抓好，隨后的開發利用工作難以發揮效益。

3.2　理性認識科研項目檔案的價值，做好科研項目檔案的開發利用

第6篇：項目檔案管理范文

1．缺乏系統的檔案管理規范

20世紀80年代以來，國家有關部門相繼了一些科研項目檔案管理的規范性文件，這些規范具有較強的概括性和普適性。隨著科研項目種類的增加，項目的規模、執行期、管理方式、驗收要求等也有了一定差別，普適性的規范不能滿足各類科研項目檔案工作的實際需要。歸檔范圍方面，科學技術研究課題檔案管理規范》(DA／T2—1992)仍是科研項目文件材料收集的基礎性依據，但隨著科研項目研究內容的豐富和國家對科研工作管理要求的提高，它對各類項目檔案收集工作的指導作用已逐漸顯現出局限。案卷整理方面，科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T11822-2008)為科研項目檔案整理工作提供了明確依據。但目前各類項目缺乏固定的編號原則，往往是驗收前由項目主管部門或承擔單位確定臨時編號，項目驗收后各單位再根據《地震檔案分類表》編入本單位科技檔案。驗收要求方面，雖然科學技術檔案工作條例》(1980年)和科學技術研究檔案管理暫行規定》(1987年)提出應對科研項目檔案進行驗收，但各類科研項目的主管部門并未以制度形式對檔案驗收的條件、程序作出規定。

2．前端控制和過程管理相對薄弱

《科學技術研究檔案管理暫行規定》提出的科研工作和建檔工作在任務下達、進度檢查、驗收鑒定、報獎考核各階段的“四同步”管理，是科研項目檔案管理工作的基本原則之一。但在防震減災科研項目檔案管理實踐中，往往無法做到前兩個“同步”，即“下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步”，大部分檔案工作集中在“驗收鑒定”階段進行。究其原因，一是檔案部門不掌握項目報批、啟動、執行情況，無法及時指導、督促文件材料的收集整理；二是項目主管部門下達項目任務與年度或中期檢查通知時，未提及文件材料歸檔要求與檔案工作進度檢查要求，課題組人員未對檔案工作引起足夠重視。

3．電子文件材料管理不規范，檔案管理“重藏輕用”

在電子文件材料管理方面，文書檔案、基建項目檔案注重以簽字、印章等作為文件有效性的依據，紙質文件材料原件在檔案中占有更重要的位置，電子文檔一般僅作為備份和檔案信息化的途徑進行保存和積累。而基于防震減災科研項目的特點，項目執行中形成較多的試驗數據、野外照片、測量資料、觀測數據、軟件、源代碼、電子圖紙等各種形式和載體的材料，其中部分材料無法形成紙質檔案，電子文件材料具有不可代替性。但目前電子文件材料的收集和歸檔還未受到足夠重視，課題組人員往往僅收集紙質文件對應的電子文檔，造成項目重要過程材料甚至核心成果未得到歸檔。科研項目檔案不齊全，整理不規范，導致查詢不方便，利用價值降低。

4．檔案工作隊伍不穩定，缺乏專業培訓

課題組人員與檔案部門人員作為科研項目檔案管理工作隊伍的重要組成部分，都應熟悉檔案工作流程，掌握檔案工作技能。在地震系統科研項目檔案管理實踐中，一些單位科研檔案人員流動性較大，年齡結構偏大，人員經驗不足。而課題負責人往往將檔案工作交給課題組中的在讀研究生完成，這些人員不熟悉檔案工作要求，且流動性大，易導致項目文件材料的流失，也增加了檔案部門指導、監督檔案工作的難度。另外，與文書檔案、基建項目檔案人員相比，科研項目檔案人員的學習途徑和培訓機會較少，業務能力無法得到有效提高。

提高防震減災科研項目檔案管理水平對策分析

1．加強科研項目檔案管理制度體系建設

中國地震局檔案部門作為地震系統檔案工作的主管部門，首先應制定統一的科研項目檔案管理辦法，對系統各單位的科研項目檔案工作提出統一的規范性要求；檔案部門還應聯合各類科研項目的主管業務司室，針對各類項目的不同需求分別制定檔案管理辦法；對規模較大、形成文件材料多，或協作單位較多的科研項目，項目承擔單位的檔案部門也應根據項目實際情況制定本項目的檔案管理實施細則。各層面的檔案管理制度應根據其規范對象的特點，重點明確以下內容：一是檔案管理各主體的職責。主要包括中國地震局檔案部門和科技管理部門的職責，項目承擔單位和項目協作單位的職責，各單位檔案部門、課題負責人和檔案兼職人員的職責。二是文件材料收集范圍。以科學技術研究課題檔案管理規范》為基礎，一方面可根據防震減災科研項目實際情況，增加具有行業、學科特色的內容，如野外照片、測量資料、觀測數據、圖紙等；另一方面應根據國家對科研、采購、軟件開發等工作的最新要求和項目所涵蓋工作內容的增加，補充反映相關工作過程的文件材料。三是檔案編號原則。可為防震減災各類科研項目檔案規定統一的編號原則，如采取“項目類別號一項目代號(一承擔或協作單位代號)一案卷流水號”的編號原則；或根據各類項目主管部門的要求分別為各類項目制定編號原則。四是檔案整理各環節工作要求。檔案整理過程需要參照的國家規范較多，為便于檔案工作人員理解和把握，應將這些規范中對各環節工作的要求進行整合，主要包括文件材料收集、鑒定、分類、組卷、保管期限劃分、編頁、編號、編目、電子檔案整理、照片檔案整理、卷盒和表格規格等內容。五是檔案驗收要求。檔案驗收的條件、驗收要求、工作報告和自查報告的格式和內容等應予以統一。檔案驗收的組織主體和形式可根據各類項目主管部門的要求分別進行規范。

2．加強科研項目檔案全過程管理

任務下達階段，項目主管部門應在下達項目任務的同時，提出檔案收集和歸檔的要求；項目承擔或協作單位檔案部門應及時了解項目下達情況，以制度規定的收集范圍為基礎，結合項目任務書，向課題組提出應收集文件材料清單，并對課題組兼職檔案人員進行檔案工作培訓。進度檢查階段，項目主管部門應在下達年度或中期檢查通知的同時，提出對檔案收集整理情況進行檢查的要求；項目承擔或協作單位檔案部門和科技管理部門應根據項目執行進度，對照檢查檔案收集整理工作進度，對文件材料收集不齊全、不及時的，應督促課題組進行補充，對分類、組卷、編目等工作不規范的，應給予指導并協助整改。．驗收鑒定階段，項目承擔或協作單位檔案部門應對項目檔案進行形式審查，并68I衛國檔寨2014．7協助課題負責人完成檔案工作報告。項目承擔單位檔案部門應對協作單位(子課題)檔案進行檢查驗收。在項目通過鑒定驗收后，檔案部門還應繼續督促課題負責人提交驗收報告、驗收意見、成果獎勵申報、推廣應用等方面的后續文件材料，補充完善項目檔案。報獎考核階段，項目承擔或協作單位檔案部門應根據有關部門的需求如實出具歸檔情況證明材料，有關部門應切實將其作為科技報獎、科研人員提職考核的重要依據。

3．推進檔案信息化建設，實現檔案“藏以致用”

一是電子文件材料收集歸檔。應根據科研項目檔案的特點對電子文件材料收集范圍、收集方式、整理要求進行細化界定。二是數據庫平臺建設。在電子文件檔案齊全、完整的基礎上，由中國地震局檔案部門組織建立科研項目檔案數據庫管理平臺，整合系統內科研項目檔案信息資源。三是資源共享利用。通過科研項目檔案數據庫管理平臺，局屬各單位檔案部門可以更高效地做好本單位科研項目檔案的歸檔和查詢管理，同時按一定權限查詢利用其他單位的檔案信息。

4．加強檔案管理網絡和檔案工作隊伍建設

第7篇：項目檔案管理范文

第一條為了加強對本市重點建設項目檔案的管理,確保重點建設項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《廣東省檔案管理規定》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》、《國家重大建設項目檔案驗收辦法》和《國家重點建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等法律、法規、規章，結合我市實際，特制定本辦法。

第二條重點建設項目檔案是項目建設管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄,是指建設項目立項、審批、招投標、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式全部文件,包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。

第二章各部門管理職責

第三條市及各區檔案行政管理部門主管本市、區重點建設項目檔案工作,必須認真履行監督和指導的職能,把好項目檔案關，做好重點建設項目檔案登記和報送工作，參加檔案專項驗收及工程竣工驗收工作。

在項目立項階段，市、區國家綜合檔案館應向項目建設單位（業主、項目法人）提出并協商重點建設項目檔案進館的移交接收范圍。

第四條項目主管部門要對市重點建設項目檔案工作實行監督和指導,做好重點建設項目檔案登記，及時報送當地檔案行政管理部門，參加檔案專項驗收工作。

第五條項目建設單位（業主、項目法人）要按照統一領導、統一管理檔案的原則，做好重點建設項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作；做好電子文件管理；做好重點建設項目檔案登記和報送工作；負責組織、協調和指導勘察設計單位、參建單位和監理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。

第三章檔案管理登記制度

第六條重點建設項目檔案既是重點建設項目的歷史記錄，也是項目投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據。為了及時掌握重點建設項目檔案工作情況，加強監督和指導，檔案行政管理部門、項目主管部門、項目建設單位要做好重點建設項目檔案管理的登記工作。

第七條*市重點建設項目檔案管理登記范圍是包括國家、省、市發展和改革部門的國家、省、市重點建設項目名單的重點建設項目；市檔案行政管理部門每年公布需要登記的重點建設項目名單，并統一部署對全市重點建設項目檔案的登記工作；各項目主管部門的檔案機構、項目建設單位（業主、項目法人）和項目所在地的區檔案行政管理部門應做好對本部門和本地區重點建設項目檔案管理登記工作的組織、指導和監督工作。

凡新建、在建、收尾和竣工試生產的國家、省、市重點建設項目，按隸屬關系組織登記。屬于行業主管部門的，由項目主管部門的檔案機構負責組織填寫“重點建設項目檔案管理登記表”，同時抄送項目所在地的區檔案行政管理部門，便于相互配合，監督指導；屬于地方的，由項目所在地的區檔案行政管理部門負責組織填報。

第八條登記工作的要求

（一）項目主管部門檔案機構應與市、區檔案行政管理部門互通情況，互相合作，以保證重點建設項目的檔案管理登記完整、準確。

（二）項目主管部門檔案機構和市、區檔案行政管理部門對于新建項目應按本辦法第七條及時組織監督建設單位（或項目法人）做好檔案管理登記，建立檔案工作。

（三）要保證項目檔案工作與項目建設同步進行，特別要認真做好項目檔案的預驗收工作。項目主管部門檔案機構應主動與項目建設部門加強聯系，根據項目計劃工期和進度，及時對登記的項目提出檔案驗收要求。隸屬于地方的項目，市、區檔案行政管理部門應按各自管理范圍，及時對登記的項目組織預驗收。預驗收結束后，驗收組織單位應按本辦法第七條及時做好項目檔案管理登記、報送工作。

（四）項目竣工驗收后，應按本辦法第七條及時做好項目檔案管理登記、報送工作。市、區檔案行政管理部門根據填表情況不定期地對項目檔案進行抽查。

第九條為確保重點建設項目檔案管理的正常秩序，任何部門和單位不得向重點建設項目收取任何名目的工程檔案保證金和任何形式的檔案管理費用。

第四章檔案資料整理、歸檔要求

第十條項目建設單位（業主、項目法人）、籌建部門、勘察單位、設計單位、施工單位、監理單位要把項目建設文件材料（包括電子文件）的形成、積累、整理和歸檔工作納入項目建設管理的工作程序，列入工程技術人員的職責范圍，并有相應的檢查、控制及考核措施。

第十一條項目建設單位（業主、項目法人）要確定重點建設項目檔案工作“以一流工程建一流檔案”的目標，負責組織、協調和指導勘察設計單位、施工單位和監理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。

在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應訂立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔和移交的義務。

項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。

項目建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位、監理單位和材料、構件及設備供應單位應根據本辦法的要求，完成各自職責范圍或合同規定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。

檔案分類、整理、歸檔按《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28-*)執行。

第十二條項目建設單位（業主、項目法人）各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成后應將經整理、編目的項目文件按合同協議規定的要求，向項目建設單位檔案管理機構歸檔。

根據基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。

歸檔文件應完整、準確、系統，應記述和反映建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程，真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符，技術數據可靠、簽字手續完備,文件質量應符合國家有關規定。

勘察、設計、施工及監理單位需要向項目建設單位（業主、項目法人）歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規定要求單獨立卷歸檔。

外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文，經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第十三條項目文件的歸檔審查工作，施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經項目建設單位（業主、項目法人）確認并辦理交接手續后連同審查記錄全部交項目建設單位（業主、項目法人）檔案管理機構。

第五章項目檔案的驗收

第十四條檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。

第十五條項目法人應將項目檔案工作納入項目建設計劃和管理程序，與項目建設實行同步管理，建立項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制。

第十六條項目檔案驗收的組織:

（一）市政府及其計劃投資主管部門組織驗收的項目，由市檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收；

（二）跨市、區項目，由市檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收；

（三）區屬項目，由區檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收；

（四）市檔案行政管理部門對項目區主管部門檔案機構、區檔案行政管理部門組織的項目檔案驗收進行監督指導。項目區主管部門、區檔案行政管理部門應加強驗收前的咨詢、指導，必要時可組織預檢。

(五)市及各區檔案行政管理部門、項目主管部門檔案機構、項目建設單位（業主、項目法人）、勘察單位、設計單位、施工單位、監理單位要協助上級檔案行政管理部門做好在*市內的國家、省重點項目的檔案管理工作。

第十七條項目檔案驗收組的組成:

（一）市檔案行政管理部門組織的檔案驗收，驗收組由市檔案行政管理部門、項目市主管部門等單位組成。

（二）項目區主管部門檔案機構組織檔案驗收的項目，驗收組由項目區主管部門檔案機構及項目所在區檔案行政管理部門等單位組成。

（三）凡在城市規劃范圍內的項目，驗收組成員應包括項目所在地的城建檔案接收單位。

（四）驗收組人數為不少于5人的單數，驗收組組長由驗收組織單位人員擔任。必要時可邀請有關專業人員參加驗收組。

第十八條項目法人應向項目檔案驗收組織單位報送檔案驗收申請報告，并填報《國家重大建設項目檔案驗收申請表》（表略）。驗收組織單位在收到申請報告的10個工作日內應作出答復。

第十九條項目檔案驗收要求:

（一）項目檔案驗收應在項目竣工驗收3個月之前完成。

（二）項目檔案驗收以驗收組織單位召集驗收會議的形式進行。

（三）檔案驗收組全體成員參加項目檔案驗收會議，項目法人、設計、施工、監理和生產運行管理或使用單位的有關專業人員列席會議。

（四）檢查項目檔案采用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式。抽查檔案的數量為項目檔案總卷數的15%。抽點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等。

（五）項目檔案驗收應根據DA/T28-*《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，對項目檔案的完整性、準確性、系統性進行評價。

第二十條驗收結果分為合格與不合格。驗收組半數以上成員同意通過驗收的為合格。

第二十一條檔案驗收合格的項目，由驗收組出具檔案驗收意見。

第二十二條檔案驗收不合格的項目，由驗收組提出整改意見，要求項目法人于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復查。復查后仍不合格的，不得進行竣工驗收。驗收組提請有關部門對項目法人通報批評，造成檔案損失的應依法追究有關人員責任。

第二十三條在對每一重點建設項目檔案專項驗收時，驗收人員要認真履行職責對應當歸檔的文件材料加以驗收。組織重點建設項目檔案專項驗收時，按《國家重大建設項目檔案驗收辦法》執行。

第六章檔案的移交、收集

第二十四條項目參建單位應在項目竣工驗收后3個月內，將工程立項至竣工全過程的重點建設項目檔案按要求立卷整理后，向有關項目建設單位（業主、項目法人）檔案部門移交。

第8篇：項目檔案管理范文

關鍵詞：招標機構項目檔案管理模式

隨著改革開放形勢的發展和市場機制的不斷完善，我國在基本建設項目、機械成套設備、科技項目、項目融資、土地承包、城鎮土地使用權出讓、政府采購等許多政府投資及公共采購領域，都逐步推行了招標投標制度。這對于創造公平競爭的市場環境，提高經濟效益，保證服務質量，防止招標投標中的腐敗現象都具有重要意義。

北京國際貿易公司為綜合性國有外貿企業，從上世紀90年代初期開始承辦國際金融組織、世界銀行、亞洲開發銀行貸款項目的國際招標和對外采購以及政府采購項目的招標采購等工作。近年來，隨著國家改革開放的發展以及經濟全球化進程的加快，為適應首都經濟建設和發展，北京國際貿易公司轉變主營方式，先后獲取國家部委頒發的國際招標機構甲級資質、政府采購機構甲級資質、中央投資項目招標機構甲級資質和工程招標機構甲級資質，成為北京市國資委系統惟一具有“四甲”資質的招標機構，專業從事各類招標業務和進出口業務。近年來形成的招標項目檔案快速增長，檔案種類和來源更加多樣,檔案的管理和編研工作更加復雜，使企業檔案工作遇到了前所未有的挑戰。

一、招標項目檔案在企業發展中的地位和作用

首先，招標是指采用招標方式采購工程、貨物和服務的活動。招標項目檔案是招標采購業務工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業業務活動不可或缺的重要文件材料。據統計，2007年-2010年6月，北京國際貿易公司完成的各類招標項目每年增長45%，各類招標業務已占公司總體經營規模的74%。我國《招標法》中明確規定，招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標項目檔案必須管理到位。

其次，招標項目檔案是圍繞一個獨立招標項目形成的具有保存價值的招標業務文件整體，是企業在經營活動中直接形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價值。

第三,建立資料完備、檢索便捷的招標項目檔案資源體系,充分發揮檔案工作服務保障作用，為檔案工作的可持續發展和企業以后的經營、管理、發展奠定堅實的基礎。

二、企業招標項目檔案管理存在的主要問題

據調查，近年來，在一些招標機構中，存在著以下四個主要問題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業的發展來看,經營業績和經濟效益是企業的命脈, 而檔案工作效果難以立竿見影,不易引起重視。對招標檔案工作職能、意義的認識沒有提升到應有的高度,造成檔案工作從指導思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二, 檔案管理制度有待補充修訂。企業對檔案的管理一般都有制度可循,但這些制度都有待健全與完善,比如鑒定銷毀制度和借閱制度等,這反映出企業的檔案工作缺乏可持續發展和與時俱進的科學意識,從觀念和工作理念上亟待加強。第三, 檔案工作程序不規范,管理方法不科學。由于招標工作程序繁雜，業務經辦人員工作量大，往往忽略應歸檔文件的齊全,造成招標項目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規范的問題。第四,檔案室或庫房面積受單位辦公環境限制，檔案室內部資料存放零亂,不能保證招標項目檔案存放整齊有序，導致檢索、查閱時極不方便。

三、新時期企業招標檔案的管理模式

隨著北京建設世界城市進程的加快，招標這種采購方式已成為大的趨勢。同時新時期招標機構的招標項目檔案的管理模式正處于被認識、梳理和接受時期。

首先,應以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標法》等法律法規統領企業招標項目檔案工作,對招標機構檔案工作基本理念進行梳理，提升招標項目檔案管理模式、制度建設等方面的工作。根據招標業務特性，明確職責，執行招標項目檔案由經辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統一進行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉變業務部門人員意識中存在的一些誤區,認為檔案人員督促歸檔是給他們增加負擔、增加工作量。更重要的是,這種理念轉變了“開展此項工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯誤觀念,使招標項目歸檔工作有了可以依靠的規范,這種新的理念將有效地促進招標企業各部門對自身工作職能與短期、長期工作目標的思考與整理,并圍繞招標項目立卷部門的自身職能，規范活動中可能產生的文件材料的業務內容、種類、載體。這樣始終強調“本企業職能”和“各部門工作實際”的檔案工作模式,也是考量其與立檔部門活動聯系的緊密程度及價值的重要依據,從而大大清晰了檔案工作的整體思路。

第二, 招標機構檔案工作的具體實施必須是一個系統工程,要求從上到下、從領導到檔案工作人員,都應該有明確的認識和清晰的思路。面對招標項目數量的日益增多，形成環節復雜，需要建立一個完善的檔案工作網絡,從基層開始,每個立卷單位都要配備相應數量的兼職檔案員,由檔案室進行業務指導和監督檢查,這樣才能保證招標文件收集齊全、整理規范、案卷質量達標，便于檢索和提供利用,為企業的發展和建設服務。

第三，制度是保證，人才是關鍵，場所是基礎。為使招標檔案管理與業務的增長、企業的發展相適應，企業招標檔案管理應從自身實際出發，盡可能提供檔案庫房場所，檔案人員要加強與業務部門的溝通與協作，積極開展招標檔案管理綜合檢查，加強招標項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴防損毀散失。

綜上所述,企業的檔案工作是自身建設的重要環節,同時更是進行經營管理的重要基礎工作。只有糾正以往對檔案工作的認識偏見,以科學發展觀為指導，以社會檔案信息需求為牽引，進一步與時俱進、解放思想，才能使招標檔案工作不斷取得新的進展，使企業的檔案工作走上規范化、科學化的道路,將企業的建設提高到新的水平。

參考文獻:

第9篇：項目檔案管理范文

[關鍵詞]科技計劃項目；檔案管理；現狀分析；對策研究

[DOI] 10.13939/ki.zgsc.2015.03.74

隨著科技水平不斷提高，我國逐漸進入建設創新型國家階段，科技計劃項目也成為科學研究和技術開發活動的載體，有效促進科學技術的進步和社會經濟的發展。其中，科技計劃項目檔案作為項目管理的重要參考依據，完整客觀地記錄了科學計劃項目實施的整個過程。因此，如何開展對國家科技計劃項目檔案的管理工作，成為國家科技發展領域最為關注的話題。

1 國家科技計劃項目檔案的簡介

1.1 國家科技計劃項目檔案的相關概念

國家科技計劃項目檔案是指列入國家科技計劃并以中央財政撥款為主的科技項目在立項、實施、結題驗收或成果轉化全過程中形成的、應該歸檔保存的各種類型和載體的文件。

1.2 國家科技計劃項目檔案的特點

1.2.1 國家科技計劃項目的重要參考依據

根據相關定義可知，科技計劃項目檔案是由科技計劃項目的整個執行過程中產生的，是對整個科學計劃項目執行過程的完整記錄，也是一切有關項目的信息來源。科技計劃項目在執行過程中，需要科技計劃檔案來提供準確、清晰的參考信息，有助于科技計劃項目順利完成管理、監測、執行等任務。

1.2.2 科學技術創新的基礎

科技計劃項目檔案作為科技計劃項目的參考依據，承載著大量科學技術計劃項目中技術研究者研究開發出的科學技術和研究經驗等寶貴科技信息資源。而科技創新是一種基于原本科技水平的向上突破，所以說科技計劃項目檔案為科技研究人員提供大量他們所需科技信息資源，為科技創新提供源源不斷的動力，成為科學技術創新的基礎。

1.2.3 科技進步的永久性價值

國家科技計劃項目檔案簡單的來講就是國家所擁有的具有知識產權的科技資產，承載了大量核心技術內容，從另一層面上來看還是國家科學技術發展的歷史記錄，保存著對國家科技進步的永久性價值。

2 國家科技計劃項目檔案管理現狀

2.1 關于管理體系

由于我國在對科技計劃項目檔案管理方面還處于發展階段，因此尚未確立一個專門的管理體系，主要是對科技計劃體系結構的參考。具體表現為一個“三個計劃+兩個建設”體系，其中“三個計劃”指的是“基礎研究計劃”、“高技術研究發展計劃（簡稱863計劃）”和“科技支撐計劃”；“兩個建設”指的是“研究開發條件建設”和“科技產業化環境建設”。以下是對各個計劃與建設的功能解釋：

（1）基礎研究計劃。其中包含了如自然科學基金、國家重點基礎研究發展計劃以及攀登計劃等分支計劃內容。主要由科技研究人員自由選擇研究問題，另外，開展重點基礎問題研究時要以國家目標為方向。

（2）高技術研究發展計劃。主要研究如何解決國家中長期發展和安全的前瞻性、戰略性高科技問題。

（3）科技支撐計劃。從經濟角度和社會角度兩大需求角度出發，以解決社會中公益性技術問題，促進產業技術升級為主要執行方向，有效為產業結構調整、優化生活質量以及社會可持續發展提供足夠的科技支撐。

（4）研究開發條件建設計劃。為國家重點實驗室、重大科學工程、國家工程中心等國家重點科學計劃提供能力和科技基礎工作方面的支持。

（5）科技產業化環境建設計劃。該建設計劃以開發科技型企業和環境建設為主，深化國家重點產業、科技興貿和科技型企業創新基金等工作，將發展重點偏向于科技中介機構建設，打造利于科技成果轉化和科技產業化發展的建設氛圍。

以上每種計劃都有專屬的檔案管理方法和檔案管理要求。例如高技術研究發展計劃中，其管理方法就分為分級管理和全過程管理，并且對不同的檔案管理方法都有不同的要求。

2.2 關于管理模式

目前，我國實行橫向分散的科技計劃項目檔案管理模式。其中，各類科技計劃項目取決于不同的管理部門或事業單位實施單獨或聯合歸口管理。例如高技術研究發展計劃分別將管理任務分給科技部系統的三個單位；在歸口管理單位設立負責檔案收集管理的工作崗位。

2.3 檔案管理工作中現存的問題

目前，我國科技計劃項目檔案管理受到項目規模、性質、內容、經費等因素的影響，普遍存在以下幾種主要問題：

第一，國家對科技計劃項目檔案管理的概念還不夠明確，對項目檔案來源的解釋尚不統一，同時還缺乏具有針對性的科技計劃項目檔案管理體系。所以在管理對象、理論研究和實踐等方面都存在較大爭議。

第二，檔案管理中的歸檔工作不力。科技計劃項目檔案的收集歸檔問題越來越突出，一大原因在于科技計劃項目承擔單位對項目檔案管理工作的重視程度不夠，缺少負責科技計劃項目檔案管理的專業工作人員。其次在于科技研究人員只注重科研的成敗，忽視對科技信息資源進行整理和歸納，導致檔案管理員無法將科研成果及時、完整地歸檔。

第三，科技計劃項目檔案管理模式落后。受管理體系不健全、對管理工作重視度不夠等原因，致使項目檔案管理工作局限于傳統模式下對科技計劃項目檔案的收集、整理與保管。對信息化管理意識薄弱，導致大量項目檔案資源沒有實現信息化，逐漸拉大了與時展水平的距離，嚴重減弱了項目檔案管理的發展勢頭。

3 國家科技計劃項目檔案管理對策

3.1 建立完整的科技計劃項目檔案管理體系

國家與政府應該建立適合科技計劃管理實際狀況的科技計劃項目檔案管理體系，從規范制度、組織結構和工作體系等方面深入加強管理體系的功能，將其融入科技計劃管理的各項任務中。

3.2 加強科技計劃項目檔案管理工作的系統性

需要針對項目承擔單位以及科研人員進行思想和技術上的培訓，使其明確自身在項目檔案管理工作中肩負的責任與義務，從而加強科研人員的歸檔意識，體現工作的系統性。同時，重點針對項目檔案管理工作人員進行培訓，需要項目承擔單位經常開辦對檔案管理人員的專業性培訓，使檔案管理部門逐漸成為一支具備高業務水平、檔案管理技術專業的管理人才隊伍。

3.3 加強科技計劃項目檔案管理工作的科學性

隨著世界逐漸深入信息化技術，尤其是計算機的廣泛使用。科技計劃項目檔案部門不再只提供紙質檔案，取而代之的是大量的電子文檔。使得檔案管理工作逐漸邁向信息化模式，極大加快了檔案管理工作效率。

總之，推進建設創新型社會，離不開科學技術的研究，而只有將科技計劃項目檔案管理工作做好，才能為建設提供充足的動力。深入分析我國科技計劃項目檔案管理工作的現狀，尋找出解決現存問題的有效對策，做好科技計劃項目檔案管理工作，為我國科技進步注入動力，促進國家發展。

參考文獻：

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