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第1篇：機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案管理 問題

中圖分類號：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

從人類悠久的歷史來看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因?yàn)闀r(shí)間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發(fā)生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國發(fā)現(xiàn)的古代文字中時(shí)代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時(shí)代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對于如今這個科技發(fā)展縱橫的新時(shí)代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。而“數(shù)字檔案”毫無疑問成為了當(dāng)今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時(shí)查找的磁盤、光盤等載體來記錄。

1 數(shù)字檔案的主要特點(diǎn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時(shí)展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢。

1.1 數(shù)字檔案載體容量大

一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤可貯存650～700M字節(jié)；移動硬盤的貯存量達(dá)到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的。再說大家現(xiàn)在的實(shí)踐活動的范圍相當(dāng)廣，勞動對象相當(dāng)復(fù)雜，實(shí)踐的節(jié)奏相當(dāng)快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當(dāng)多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質(zhì)載體。

1.2 數(shù)字檔案安全性高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時(shí)間的影響，需要長期花費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力細(xì)心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲較多信息，實(shí)體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。

1.3 數(shù)字檔案的使用效率高

紙質(zhì)檔案管理在實(shí)際應(yīng)用時(shí)會出現(xiàn)查找不便的問題。例如在查找某所學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費(fèi)的時(shí)間長、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計(jì)算機(jī)就會自動篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時(shí)，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡單、存儲多且方便的優(yōu)點(diǎn)，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當(dāng)多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位正在實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實(shí)驗(yàn)階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢，這樣就不可避免地會形成大量的數(shù)字檔案。

2 數(shù)字檔案的不足之處

在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。

2.1 首先是人們的認(rèn)知度

從歷史的發(fā)展來看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時(shí)期。由于當(dāng)時(shí)技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時(shí)期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時(shí)間，隨著造紙技術(shù)的進(jìn)步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認(rèn)可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認(rèn)識數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以內(nèi)心會覺得紙質(zhì)記錄是最安全的；對于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。

2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問題

數(shù)字檔案作為一種通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備記錄儲存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過程，縮短了檔案搜索時(shí)間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無法正常安裝，有時(shí)還會出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學(xué)習(xí)能力還是較好的，而對于一些年紀(jì)大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。

2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑

紙質(zhì)檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計(jì)算機(jī)的環(huán)境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當(dāng)事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。

3 數(shù)字檔案管理問題的解決方式

數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們越來越重視、認(rèn)可，進(jìn)而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦校瑢τ谄浯嬖诘牟蛔阒帲P者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面入手予以解決。

首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳，使人們對數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達(dá)，越來越多的人通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)獲取更多的有效信息，而對數(shù)字檔案進(jìn)行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的力量。通過使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時(shí)，加大數(shù)字檔案的運(yùn)用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢被更多人所接受。

其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)行業(yè)、軟件開發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強(qiáng)的文件儲存格式。

再次，各檔案管理部門在利用數(shù)字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網(wǎng)絡(luò)安全問題，在長期運(yùn)用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時(shí)，相關(guān)管理部門要根據(jù)檔案密級為社會提供服務(wù)。

最后，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重維護(hù)檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。

由上述可知，時(shí)代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進(jìn)的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實(shí)際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時(shí)展的必然趨勢，也許數(shù)字檔案在實(shí)際應(yīng)用中會出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時(shí)展的一個新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來的發(fā)展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數(shù)字化時(shí)代中為社會提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，1988.

[2] 楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社1994.

第2篇：機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范文

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；信息化；管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，全球信息化時(shí)代的全面到來，數(shù)字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。然而由于檔案數(shù)字化的發(fā)展到目前只有二三十年的歷史，因此在現(xiàn)實(shí)工作中還存在很多值得探索和研究的問題，需要我們打破常規(guī)，更新理念，用科學(xué)的方法加以研究和解決。

一、檔案數(shù)字化管理存在的問題

由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案數(shù)字化的發(fā)展仍處于摸索階段，各檔案業(yè)務(wù)部門各自為政，因此存在很多問題，如容易泄密、難以長期保存、利用率低、缺乏資金和技術(shù)支持等各個方面。

1.檔案數(shù)字化在信息安全和長期保存方面還存在諸多隱患

目前，檔案的安全保密問題已成為檔案數(shù)字化管理面臨的突出問題，雖然在紙質(zhì)環(huán)境中也存在泄密與信息丟失問題，但計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使得安全保密問題面臨更多的不確定因素和更嚴(yán)重的隱患，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)帶來的安全隱患等方面。

首先，由于計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備（如磁盤、磁帶等）具有存儲密度高、容量大、易復(fù)制、易拆卸等特點(diǎn)，往往會給其中信息的保護(hù)和保密帶來很多變數(shù)。據(jù)調(diào)查顯示，即使磁盤已改寫了12次，但第一次寫入的信息仍有可能復(fù)原出來，可見，計(jì)算機(jī)處理磁盤文件的這種方式，可提高文件處理的速度和效率，也可方便誤刪除文件的恢復(fù)，但卻給竊密者留下了可乘之機(jī)。其次，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的宗旨是系統(tǒng)開放、資源共享、降低系統(tǒng)開發(fā)成本、提高信息處理效率，因此對于信息的竊取和盜用，非法增、刪、改及各種擾亂破壞，造成了極為方便且難以控制的可乘之機(jī)。而操作系統(tǒng)的最大缺陷是不能判斷運(yùn)行的進(jìn)程是否有害，無法制約或禁止有害進(jìn)程（如病毒）的運(yùn)行，無法判斷系統(tǒng)中的軟件是否被篡改。因此，檔案數(shù)據(jù)的備份容量、數(shù)據(jù)處理性能、數(shù)據(jù)保護(hù)能力、數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，快速備份和異地備份等方面還面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

2.檔案數(shù)字化對象復(fù)雜、數(shù)字化工作無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化的對象極其復(fù)雜，表現(xiàn)在以下方面：一是檔案的載體形式多。縱觀古今中外檔案發(fā)展歷史，除實(shí)物檔案外，記錄信息的載體類型大致有甲骨、簡牘、縑帛、紙張、光盤、磁帶、磁盤、錄音錄像帶等。二是檔案的種類多。檔案的分類方式多樣，目前業(yè)界普遍認(rèn)同的是按照內(nèi)容分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案，其中僅專門檔案一類，胡紹華等14位同志編寫的《32種專門檔案整理方法》一書中，詳細(xì)列出了32種專門檔案，但就實(shí)際來說，這32種也不能全部囊括。三是檔案的數(shù)量多。隨著電子化、信息化的發(fā)展，檔案數(shù)量快速增長，電子文件的增長速度更是驚人，我國中央和國家機(jī)關(guān)及直屬企事業(yè)單位生成的電子文件數(shù)量約占文件總數(shù)的72.7%。

在數(shù)字化過程中，我們要將種類繁多、數(shù)量龐大的復(fù)雜對象，參照已有的標(biāo)準(zhǔn)，從數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)、轉(zhuǎn)化流程、技術(shù)等方面，轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以識別處理的信息，做到統(tǒng)一規(guī)范幾乎是不現(xiàn)實(shí)的。一方面，不可能將每一種檔案都轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息；另一方面，不可能對每一種檔案都出技術(shù)規(guī)范。檔案數(shù)字化未來的發(fā)展趨勢有可能是：永遠(yuǎn)沒有現(xiàn)成的理論，只是在業(yè)內(nèi)的管理部門領(lǐng)導(dǎo)下，在統(tǒng)一要求和原則之下，靈活掌握。

3.數(shù)字化檔案的利用率不高

雖然辦公自動化系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫推行多時(shí)，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，尤其對于竣工圖的借閱，不習(xí)慣于使用電腦進(jìn)行檢索和查閱，基本都通過人工來完成，計(jì)算機(jī)在整個過程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以數(shù)字化形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子檔案由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。

4.檔案數(shù)字化的整體環(huán)境不樂觀

由于檔案數(shù)字化產(chǎn)生的效益難以進(jìn)行量化，因此社會各界對于此項(xiàng)工作的重視程度不高，表現(xiàn)為：政府對檔案數(shù)字化在資金、人力、軟硬件投入上較少，認(rèn)為是檔案部門自己的事情，尤其是對基層的投入更少。在地區(qū)信息化的規(guī)劃中，對檔案數(shù)字化的投入也很少，且檔案數(shù)字化還存在重復(fù)建設(shè)、低水平開發(fā)、各自為政的現(xiàn)象。

二、應(yīng)對措施

面對上述問題，我們在數(shù)字化過程中，不能一味地追求速度，應(yīng)在保證質(zhì)量的前提下，做好數(shù)字化規(guī)劃和基礎(chǔ)工作，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，建立檔案數(shù)字化系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間的有效銜接，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。從目前來看，檔案數(shù)字化建設(shè)過程中最大的問題并非技術(shù)問題，而是管理工作不能適應(yīng)當(dāng)前的形勢。因此，需要做好以下幾方面工作：

1.建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享

檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，由若干子系統(tǒng)和要素構(gòu)成。為保證檔案數(shù)字化系統(tǒng)的科學(xué)性、完整性、適用性，應(yīng)由檔案部門指導(dǎo)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，制定詳實(shí)的數(shù)字化規(guī)劃和系統(tǒng)規(guī)范，促進(jìn)部門間的相互合作，使得不同系統(tǒng)、不同業(yè)務(wù)的數(shù)字化系統(tǒng)統(tǒng)一起來，發(fā)揮綜合效應(yīng)。例如，有些企業(yè)為了提高檔案利用率，配置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)庫檢索等方式達(dá)到資源共享的目的。

2.扎實(shí)做好數(shù)字化的基礎(chǔ)工作

針對檔案數(shù)字化加工慢和檔案數(shù)量大的矛盾，堅(jiān)持利用為先的原則，采取恰當(dāng)?shù)姆绞椒椒ㄈ绗F(xiàn)用現(xiàn)掃、以用定掃、常用先掃的方式完全可以緩解矛盾，最大限度地滿足利用者的需求。現(xiàn)用現(xiàn)掃就是對沒來得及進(jìn)行數(shù)字化的檔案或利用率極低沒有進(jìn)行數(shù)字化的檔案，在有借閱需求時(shí)在庫房現(xiàn)場進(jìn)行掃描，滿足利用者的偶然性需求；以用定掃就是針對某些單位對尚未數(shù)字化的檔案的小批量利用需求，堅(jiān)持利用優(yōu)先的原則，暫停其它的數(shù)字化加工任務(wù)或臨時(shí)組織力量，以最快的速度突擊掃描加工，在較短的時(shí)間內(nèi)完成所需檔案的數(shù)字化任務(wù)；常用先掃即通過對檔案利用需求的分析，確定優(yōu)先數(shù)字化檔案的范圍，有計(jì)劃地對利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，這些方法既保證了檔案的利用，又提高了數(shù)字化的效率。

3.建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

目前，在辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的銜接方面普遍存在一些問題，有些單位辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行良好，唯獨(dú)檔案查閱功能沒有實(shí)現(xiàn)，究其原因，主要是出于安全保密的考慮。在辦公自動化系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)查閱檔案的功能沒有很大困難，但在做好檔案安全保密工作的前提下建立檔案系統(tǒng)與各專業(yè)系統(tǒng)之間的橫向銜接則需要做大量工作。檔案數(shù)字化對于安全保密工作的要求主要體現(xiàn)在硬件和軟件的安全管理兩個方面。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。對于存儲電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、竊取、修改和破壞。

4.建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平

隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為以現(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作，目前的檔案工作要求管理者具有很強(qiáng)的分析能力，對檔案涉及的各個專業(yè)有基本的了解，能夠根據(jù)利用者的需求有針對性地提供檔案。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此有關(guān)部門應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件管理知識，增強(qiáng)電子文件管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平。

5.積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)

第3篇：機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范文

高校檔案管理創(chuàng)新數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化

一、檔案管理數(shù)字化的意義

檔案本質(zhì)上也是一種信息資源，信息是為了方便人們使用，但是檔案信息長期以來重存檔輕利用，查看檔案資料需要各種審批，這違背了檔案信息保存的目的。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理數(shù)字化成為了必然選擇。首先，數(shù)字化的檔案信息更有利于使用者，使用者只需要在網(wǎng)絡(luò)上填報(bào)自己的信息，經(jīng)過管理系統(tǒng)確認(rèn)以后就能夠查詢自己權(quán)限內(nèi)的資料，不會受到時(shí)間和空間的限制，在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)。只要有一臺計(jì)算機(jī)并且能夠聯(lián)網(wǎng)即可。我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們獲取信息的途徑已經(jīng)異常豐富，對人們而言，缺少的不是信息，而是獲取準(zhǔn)確信息的注意力。高校檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化就是為了解決人們?nèi)鄙俚淖⒁饬Γㄟ^檔案管理系統(tǒng)的檢索功能，幫助使用者準(zhǔn)確獲取信息。除此以外，檔案管理數(shù)字化以信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，而管理信息系統(tǒng)的引入正在改變檔案管理工作的環(huán)境。以往的檔案管理工作的重點(diǎn)就是檔案資料的匯總和歸檔，以及對文獻(xiàn)資料進(jìn)行匯編等等，而引入信息管理系統(tǒng)以后，這些工作都可以交給系統(tǒng)完成，工作人員的注意力將集中在檔案數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護(hù)，以及檔案開發(fā)利用上。其次，檔案管理數(shù)字化在減輕工作人員的工作量的同時(shí)也在提高工作效率，對于傳統(tǒng)和比較規(guī)范的工作都可以由系統(tǒng)完成。尤其是對于檔案資料的歸檔，這是以往最繁重的工作，現(xiàn)在只需要將電子版文件保存，并按一定的格式要求錄入即可，而且方便了各部門相互之間查閱。

高校檔案管理數(shù)字化有著其現(xiàn)實(shí)意義，而且目前高校的很多網(wǎng)絡(luò)設(shè)備正在逐漸成熟。首先，高校檔案部門都已經(jīng)開始利用計(jì)算機(jī)辦公，正在努力向辦公自動化方向發(fā)展。更重要的是不僅僅是檔案管理部門，高校各部門各單位基本上都在向辦公自動化發(fā)展，這樣在日常工作中就會形成很多的電子信息，而紙質(zhì)版文件正在逐步退出舞臺，電子資料也不僅僅是文檔和表格，而是包括了語音、視頻、圖片等等，傳遞的介質(zhì)包括光盤、磁盤等等。另外，目前高校都已經(jīng)建成了各種網(wǎng)絡(luò)，包括校園網(wǎng)、中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)等等，而且這些網(wǎng)絡(luò)都可以與外網(wǎng)互聯(lián)，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為學(xué)校的各項(xiàng)管理工作以及教師和學(xué)生的工作生活提供了極大幫助。而且網(wǎng)絡(luò)的利用方便了教師和學(xué)生查看資料、學(xué)術(shù)交流，甚至是科研合作。計(jì)算機(jī)這一輔助工具已經(jīng)成為各項(xiàng)工作的必備條件。其次，檔案管理數(shù)字化設(shè)備也逐漸被應(yīng)用。現(xiàn)代化的設(shè)備和智能化的硬件基礎(chǔ)是高校實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)。經(jīng)過十幾年的建設(shè)，伴隨著學(xué)校辦公自動化的逐步實(shí)現(xiàn)，檔案管理設(shè)備也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動化，而且正在努力實(shí)現(xiàn)智能化，已經(jīng)使用的現(xiàn)代化的設(shè)備為實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)數(shù)字化管理提供了硬件保證。因此，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化已經(jīng)不再是可望不可即。

二、高校檔案管理數(shù)字化存在的問題

（一）檔案管理的理念和方法問題

從目前的形勢看，高校檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為必然，而且各項(xiàng)硬件設(shè)備也正在逐步到位，信息管理系統(tǒng)的開發(fā)也初步完成，一些學(xué)校已經(jīng)正在使用。但是，檔案管理的理念和管理方法還比較落后，系統(tǒng)的工作模式還主要依據(jù)傳統(tǒng)的手工工作流程，對計(jì)算機(jī)這一輔助工具的開發(fā)還不夠，工作方法沒有創(chuàng)新，檔案管理工作依然沒有擺脫重管理輕利用的局面，現(xiàn)有的工作模式僅僅是改變了工作的形式和資料的形式，知識信息載體發(fā)生了變化，并沒有對傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行革新。現(xiàn)代意義上的檔案管理數(shù)字化主要是依靠計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的管理，而目前檔案信息的管理還主要依靠人工，只是工作環(huán)境是在計(jì)算機(jī)上，這樣不僅不能提高工作效率，減輕工作負(fù)擔(dān)，反正增加了工作人員的勞動強(qiáng)度。在工作理念上沒有創(chuàng)新導(dǎo)致了工作模式的生硬轉(zhuǎn)變，而國外檔案管理已經(jīng)是一個專門的專業(yè)，有著極強(qiáng)的理論和實(shí)際操作性，針對不同的檔案資料都有不同的分類管理的措施和方法，但在國內(nèi)這些都還沒有實(shí)現(xiàn)。總體來說，目前高校檔案管理數(shù)字化的硬件設(shè)備已經(jīng)基本完成，但是管理的軟件部分，包括系統(tǒng)功能開發(fā)和管理理念以及工作模式都存在較大問題。

（二）檔案管理數(shù)字化缺乏統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化

高校檔案管理數(shù)字化的非標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和非統(tǒng)一化主要體現(xiàn)在這樣幾個方面：一是學(xué)校內(nèi)部管理體制問題，由于學(xué)校各部門的工作各自為政，各部門對于資料和文檔都有自己的要求，都有自己的形式，這是各部門的工作性質(zhì)所決定的，加上學(xué)校在統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化方面要求不高，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部檔案資料不能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化；二是目前各高校隸屬于不同的主管單位，一些高校隸屬于國家教育廳，而更多的院校則隸屬于省教育廳或者市級教育單位，這就造成各高校檔案管理有著明顯的“地域色彩”，這個問題主要是國家對于高校檔案管理沒有統(tǒng)一要求和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；三是高校檔案管理系統(tǒng)組成不同。包括系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件部分，硬件設(shè)備高校都是各自采購，相互之間存在差異，硬件的差異一定會造成系統(tǒng)功能的差異，導(dǎo)致系統(tǒng)的軟件部分也存在差異，各檔案館之間的聯(lián)系就難以保證。這些問題與學(xué)校得到的經(jīng)費(fèi)和學(xué)校的前期組織計(jì)劃有很大聯(lián)系，一些系統(tǒng)的建設(shè)勞民傷財(cái)，最終還是沒有實(shí)際的效果，造成重大損失。總之，高校檔案管理數(shù)字化面臨的一大制約因素就是標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，離開了標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，檔案管理數(shù)字化就只是一種工作形式，改變不了當(dāng)前檔案管理面臨的困境。

（三）系統(tǒng)安全和經(jīng)費(fèi)問題

目前高校的檔案管理系統(tǒng)都是外包設(shè)計(jì)的，系統(tǒng)一般都會接入校園網(wǎng)和其他網(wǎng)絡(luò)，而現(xiàn)在眾多的網(wǎng)絡(luò)病毒對系統(tǒng)的安全造成很大的威脅，加上一些工作人員沒有信息安全意識，在日常工作中很可能引入病毒。系統(tǒng)安全的另一個方面就是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，目前高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫都是各自為政，缺乏整體性設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，不便于維護(hù)，對病毒抵御能力差，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)計(jì)，經(jīng)常造成重復(fù)建設(shè)。檔案信息關(guān)系到學(xué)校的正常工作，以及學(xué)校的機(jī)密信息，一旦泄露將造成不可挽回的損失。另外，學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)常遇到經(jīng)費(fèi)問題，除了一些名校之外，多數(shù)高校還是存在經(jīng)費(fèi)問題，加上一些領(lǐng)導(dǎo)不是很重視。而且，檔案管理部門除了建設(shè)以外，還需要對員工進(jìn)行培訓(xùn)，需要系統(tǒng)的維護(hù)，或者聘請專業(yè)技術(shù)人員等等，這些都需要經(jīng)費(fèi)支持。除了上邊提到的問題，還有一些比較傳統(tǒng)的問題，這里避免老生常談沒有提到，包括檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，檔案資料的開發(fā)利用問題等等。

三、高校檔案管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的措施

第4篇：機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范文

關(guān)鍵詞：化工設(shè)計(jì)；檔案電子化；設(shè)計(jì)文件數(shù)字化

0引言

化工工程設(shè)計(jì)檔案是記錄工程設(shè)計(jì)及建設(shè)過程中的重要信息的文字、圖表、照片、視頻等形式的載體，同時(shí)也記錄設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量控制及科研創(chuàng)新的全過程。隨著辦公自動化和信息化，化工工程設(shè)計(jì)檔案電子化已被廣泛運(yùn)用，化工工程設(shè)計(jì)文件數(shù)字化交付，使得設(shè)計(jì)、審圖、施工高效便捷[1,15]。作者通過對設(shè)計(jì)文件檔案管理現(xiàn)狀的研究分析，歸納總結(jié)常見電子文件管理難題及解決方法、思路。

1化工設(shè)計(jì)電子文件檔案管理問題

目前，大多數(shù)化工設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)文件檔案管理還是以紙質(zhì)文件為主，工程文件手簽圖紙方式保存。隨著科技發(fā)展、辦公系統(tǒng)升級更新，現(xiàn)在，各院各級工作人員都已經(jīng)逐漸意識到檔案電子化管理方便快捷，以及后期利用方面發(fā)揮的重大作用[5]。檔案電子化管理全面實(shí)行還有困難，急需解決以下幾個問題。

1.1歸檔不完整、不及時(shí)

完整的電子文件除了包括記錄工程設(shè)計(jì)真實(shí)面貌的相關(guān)電子文件，還有一些其他形式的相關(guān)文件。工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的各類電子文件形成于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并大量通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行傳輸、修改，故廣泛分布于不同設(shè)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)硬盤上，導(dǎo)致歸檔的不完整和延遲。

1.2歸檔方式簡單過時(shí)

光盤存儲電子文件，目前雖然較為安全、保險(xiǎn)，但在實(shí)際工作中卻帶來諸多的不便。首先，檔案管理人員對光盤內(nèi)歸檔電子文件的數(shù)量、原始性、完整性無法進(jìn)行有效驗(yàn)證；其次，保存光盤的庫房條件要求高，需花費(fèi)大量時(shí)間、經(jīng)費(fèi)，定期對歸檔光盤進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、翻刻等工作；再次，利用方式極為不便，須先找到光盤讀取信息，才能提供利用。如此電子文件便失去了在保管和利用上的優(yōu)勢。

1.3難以保證紙電一致

對于電子文件的原始性，目前學(xué)界將其理解為真實(shí)性，牽扯到其法律效用的問題。首先，合法化電子簽名與確認(rèn)電子文件原始性相矛盾。其次，文件產(chǎn)生的順序是先電子后紙質(zhì)，但歸檔順序往往與之相反，且設(shè)計(jì)單位根據(jù)顧客需求，往往仍以提供紙質(zhì)圖紙和文件為主，電子文件本身的準(zhǔn)確性顯得無足輕重[2]。

1.4信息化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)滯后

傳統(tǒng)的紙質(zhì)、音像檔案管理有統(tǒng)一的規(guī)定制度，但在檔案信息化過程中，不同的管理軟件形成檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)不規(guī)范等問題[9]，很難實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.5缺少高層次檔案管理人員

驗(yàn)收整理的歸檔資料不夠全面；缺乏信息技術(shù)，不能充分做到檔案電子化；而復(fù)雜的化工工程檔案又必須真實(shí)、原始和完整。應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)技能培訓(xùn)，提高學(xué)習(xí)創(chuàng)新意識及處理復(fù)雜信息能力，同時(shí)，多引進(jìn)有能力的年輕人[8,12]。

2加強(qiáng)化工設(shè)計(jì)電子文件管理的措施

2.1加強(qiáng)檔案行政管理

適應(yīng)信息化新形勢，加強(qiáng)檔案管理法制化建設(shè)，積極推進(jìn)檔案管理部門的思維、知識、技術(shù)及管理模式的創(chuàng)新，提高服務(wù)意識，擴(kuò)大檔案利用率。設(shè)計(jì)院應(yīng)結(jié)合自身?xiàng)l件，建立健全檔案管理制度及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作。

2.2加強(qiáng)檔案法制管理

嚴(yán)格遵循國家檔案局《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，規(guī)范電子文件檔案資料的收集、歸檔等工作[3,11]。在檔案收集、歸檔中，創(chuàng)建流程管理模式，實(shí)施系統(tǒng)管理。力爭檔案管理工作與項(xiàng)目一并啟動[6,10]。首先，CAD電子文件收集、存儲應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中完成，替代傳統(tǒng)刻盤歸檔存儲。其次，對正式出圖進(jìn)行掃描，將掃描pdf文件與原始CAD電子文件一起置于歸檔系統(tǒng)內(nèi)，在保證紙電一致性的同時(shí)，也可作為底圖電子化的積累[14]。

2.3推行設(shè)計(jì)文件數(shù)字化交付

傳統(tǒng)藍(lán)圖提交方式將逐漸被數(shù)字化審圖取代“，便捷高效、即時(shí)審查”的數(shù)字化審圖在提高施工圖審查工作效率的同時(shí)，也保證了勘察、設(shè)計(jì)、審圖質(zhì)量。數(shù)字化審圖中，各參與方主體對圖紙進(jìn)行的上傳、批注等都會在系統(tǒng)中留下痕跡，使管理部門可以隨時(shí)通過查看數(shù)據(jù)庫了解審圖情況，監(jiān)督、督促設(shè)計(jì)、審查機(jī)構(gòu)，從而提高設(shè)計(jì)院工作質(zhì)量。2014年年底，在“勘察設(shè)計(jì)技術(shù)創(chuàng)新研討會”上“，白代藍(lán)”在上海試點(diǎn)，引起了各行各業(yè)廣泛關(guān)注，這也為設(shè)計(jì)文件數(shù)字化做好了準(zhǔn)備。

2.4提高檔案人員綜合素質(zhì)

積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，化工設(shè)計(jì)檔案管理工作者不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識，還需要學(xué)習(xí)化工知識、掌握電子信息的維護(hù)和管理。在電子系統(tǒng)中，檔案人員要積極參與文件的鑒定、保存、編目、提供利用和保管過程，積極提供利用是檔案管理工作的目的[4,7,13]。

3結(jié)語

綜上所述，化工設(shè)計(jì)檔案電子化建設(shè)才剛剛起步，設(shè)計(jì)文件數(shù)字化交付“白代藍(lán)”的計(jì)劃還在試點(diǎn)中，而真正實(shí)施過程中肯定還會遇到其他未知的困難，但是勢在必行。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化報(bào)建、審圖、施工、竣工驗(yàn)收、竣工圖歸檔等一體化貫通的工作將有益于設(shè)計(jì)單位加強(qiáng)設(shè)計(jì)過程質(zhì)量控制，提升設(shè)計(jì)效率，規(guī)范和精細(xì)設(shè)計(jì)過程，提供可靠完整的檔案信息。

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第5篇：機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范文

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化技術(shù)；醫(yī)學(xué)檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094

[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院最關(guān)鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫(yī)學(xué)檔案信息的價(jià)值以及其在醫(yī)學(xué)研究等方面的應(yīng)用，得到了越來越多人的關(guān)注。對于新時(shí)期的醫(yī)學(xué)檔案管理工作，醫(yī)院必須要積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建醫(yī)學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的開發(fā)、利用與服務(wù)的信息化，這對促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展來說具有重要意義。

1 現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案的特點(diǎn)分析

第一，數(shù)量和類型逐漸增多。現(xiàn)代人的生活條件和醫(yī)療條件得到了改善，致使醫(yī)學(xué)檔案不管是數(shù)量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫(yī)學(xué)檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產(chǎn)生了很大影響，工作內(nèi)容變得更加復(fù)雜，工作范圍也逐漸擴(kuò)大。

第二，醫(yī)學(xué)檔案的來源和內(nèi)容越來越廣。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的健康理念也在逐漸加強(qiáng)，醫(yī)學(xué)服務(wù)體系的日益完善，使醫(yī)學(xué)檔案的來源方式也呈現(xiàn)出了更加多元化的局面，其內(nèi)容也更為豐富。醫(yī)學(xué)檔案自身的跨越性長、時(shí)間跨度大、綜合性較強(qiáng)，其與其他諸多專業(yè)學(xué)科之間有著較為緊密的聯(lián)系。

第三，載體形式日益多元化。醫(yī)學(xué)檔案管理從過去的紙質(zhì)管理發(fā)展到如今，即便是電子化信息化技術(shù)已經(jīng)得以較多的應(yīng)用，但因?yàn)獒t(yī)學(xué)檔案自身存在的特殊性，紙質(zhì)檔案依舊在醫(yī)學(xué)檔案中占據(jù)了較多的比重。另外，以縮微醫(yī)學(xué)檔案、聲像醫(yī)學(xué)檔案等其他不同類型的醫(yī)學(xué)檔案也越來越多，醫(yī)學(xué)檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。

第四，社會需求逐漸增多。在現(xiàn)代社會中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代人的信息需求量也越來越大。對醫(yī)學(xué)檔案信息來說，其與現(xiàn)代人的實(shí)際生活聯(lián)系緊密，社會需求量也持續(xù)增多。另外，生活水平的提升與生活節(jié)奏的加快讓社會對醫(yī)學(xué)檔案的需求也越來越高。醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)中的各項(xiàng)工作幾乎都在很大程度上涉及醫(yī)學(xué)檔案，其種類多、強(qiáng)度大、需求廣，需要進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的變革。

2 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中應(yīng)用的必要性

2.1 順應(yīng)時(shí)代的需要

過去的醫(yī)學(xué)檔案管理往往是手工作業(yè)的方式，以紙質(zhì)檔案為主要載體。近年來，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發(fā)展。即便是計(jì)算機(jī)在醫(yī)學(xué)檔案管理中已經(jīng)有了非常普遍的應(yīng)用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實(shí)現(xiàn)用戶自行使用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行檢索或者提供其他相關(guān)服務(wù)的能力。所以為了順應(yīng)時(shí)展的要求，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，大力推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

2.2 提高工作的質(zhì)量

把醫(yī)學(xué)檔案從過去紙質(zhì)的管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的數(shù)字化管理模式，可以在很大程度上促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升。過去的醫(yī)學(xué)檔案管理一般是在檔案管理人員根據(jù)相應(yīng)的管理規(guī)范所進(jìn)行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)能力的差異，而造成醫(yī)學(xué)檔案管理工作的效率和質(zhì)量存在差異。而借助于數(shù)字化技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代的信息管理模式，其最主要的工作內(nèi)容可以說是計(jì)算機(jī)代勞，計(jì)算機(jī)根據(jù)已經(jīng)編制好的程序完成相關(guān)工作，能有效避免人工作業(yè)時(shí)可能出現(xiàn)的失誤。

2.3 提高檔案利用率

應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展醫(yī)學(xué)檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優(yōu)勢在于促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作效率的提升，進(jìn)一步完善醫(yī)學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)學(xué)檔案的利用率。選擇現(xiàn)代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設(shè)置密碼的辦法來設(shè)置權(quán)限，進(jìn)一步簡化了授權(quán)與查找的流程，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案信息Y源的共享。

3 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 融傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化于一體

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中，可以說是傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新與改革，過去的醫(yī)學(xué)檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理的前提和基礎(chǔ)。數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理能夠極大地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數(shù)字化管理模式和過去人工管理模式既有區(qū)別，也有聯(lián)系，隨著檔案管理工作的改革，醫(yī)院要意識到數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理手段的融合是醫(yī)學(xué)檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢，把互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和各種高效的數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，讓醫(yī)學(xué)檔案管理能夠煥發(fā)出新的活力，在醫(yī)院管理系統(tǒng)甚至于其他相關(guān)領(lǐng)域中發(fā)揮作用，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的重組建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設(shè)施作為工作開展的前提與基礎(chǔ)，醫(yī)院方面要加強(qiáng)對硬件設(shè)施的資金投入，確保硬件設(shè)施的建設(shè)和完善具備一定的科學(xué)性與預(yù)見性，在醫(yī)院發(fā)展的過程中要“一步一個腳印”的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，為數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用提供更大的發(fā)展空間。同時(shí)，還應(yīng)對醫(yī)學(xué)檔案信息材料予以有效保存，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護(hù)性和先進(jìn)性。在現(xiàn)代醫(yī)院中已經(jīng)建立了局域網(wǎng)，可在某一范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，在這種形勢下，數(shù)字化技術(shù)必然能夠在醫(yī)學(xué)檔案管理中得以更加全面的應(yīng)用。

3.3 整合醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化的原始資源

數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的有效應(yīng)用的基本前提是數(shù)字化資源，缺乏資源的醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)管理工作就如同無根之水，不能真正發(fā)揮出有效的作用。醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化管理工作必須要從兩個方面出發(fā)：一是對醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資源的數(shù)字化管理，二是對社會化資源的開發(fā)管理。醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，是按照醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況和發(fā)展方向所構(gòu)建的全面數(shù)據(jù)資料庫，并提供醫(yī)學(xué)檔案的檢索查詢功能，另外，對相應(yīng)的病例和學(xué)術(shù)論文進(jìn)行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實(shí)施全面立體化的索引，進(jìn)而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發(fā)管理，是對部分擁有較高學(xué)術(shù)價(jià)值的醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行收集整理，盡可能地對醫(yī)療信息予以過濾、整合，確保醫(yī)學(xué)檔案資源更加高效的應(yīng)用。

3.4 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的組織模式

現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展和社會主義建設(shè)的逐漸推進(jìn)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)學(xué)檔案作為與現(xiàn)代人實(shí)際生活密切相關(guān)的一個重要因素也得到了發(fā)展，不管是從行政管理、學(xué)術(shù)研究亦或是確保普通百姓的合法權(quán)益等方面來說，醫(yī)學(xué)檔案管理工作都是至關(guān)重要的。要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理的組織模式，建立一個和現(xiàn)代社會發(fā)展相符合的醫(yī)學(xué)檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布的角度進(jìn)行創(chuàng)新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統(tǒng)等基礎(chǔ)系統(tǒng)實(shí)施創(chuàng)新；三是站在社會組織機(jī)構(gòu)的角度實(shí)施創(chuàng)新。唯有循序漸進(jìn)的開拓發(fā)展，才能確保數(shù)字化技術(shù)更為有效地應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中。

3.5 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全保障措施

近年來，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，但與此同時(shí)，醫(yī)院也必須要注重其安全防范。醫(yī)院信息技術(shù)工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術(shù)確保數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案在開發(fā)利用過程中的安全性，對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)給予充分的保護(hù)，如設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)加密或者設(shè)置登陸動態(tài)口令等方法有效避免醫(yī)學(xué)檔案信息資源的泄露。醫(yī)學(xué)檔案如果被泄露必然會引起非常嚴(yán)重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，掌握一定的安全防范技術(shù)措施，確保醫(yī)學(xué)檔案的高效利用。

4 結(jié) 語

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用已成為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢。但數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，并非是短期內(nèi)能夠得以全面推廣的，它還需要一個發(fā)展與延伸的過程，醫(yī)院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數(shù)字化的管理理念，把數(shù)字化資源更加科學(xué)地應(yīng)用到各項(xiàng)工作中去。唯有逐漸推進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，才能真正提升醫(yī)學(xué)檔案管理工作的實(shí)效性，并開辟出一條具有自身特色的數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理之路。

主要參考文獻(xiàn)

[1]楊菲林，李峰.醫(yī)學(xué)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)探索[J].醫(yī)學(xué)信息，2010（1）.

第6篇：機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范文

1.1 提高經(jīng)濟(jì)效益。紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種形式。在信息時(shí)代，隨著資料的累積，檔案信息的增多，造成紙質(zhì)檔案查閱不便利，占用空間大，且管理及維護(hù)成本較高等問題，而數(shù)字檔案解決了紙質(zhì)檔案存在的問題。

1.2 提高辦公效率。數(shù)字檔案是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它能把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.3 增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2 數(shù)字化檔案在物探公司檔案館的應(yīng)用

由于物探工程項(xiàng)目投資規(guī)模大，施工周期長，在前期工作進(jìn)行時(shí)檔案人員一般沒有參與，而工程竣工驗(yàn)收時(shí)，距文件形成已過了很長時(shí)間，一些基礎(chǔ)資料如果長時(shí)間管理不善易造成散失。

物探公司檔案館在準(zhǔn)備建設(shè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案館之前，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

物探公司檔案館歷年來共接收各類文件資料17666卷（份）；已整理完畢17666卷（份）；整理各類老資料7075卷（份）；為各單位生產(chǎn)及科研生產(chǎn)工作提供利用1890多份，近605人次；新錄入二維、三維18塊工區(qū)及25口井的地震勘探信息數(shù)據(jù)，共計(jì)2467條記錄，核查了二維、三維16塊工區(qū)的95條測線，99束線，共2467條記錄。按照總公司和勘探局?jǐn)?shù)據(jù)庫統(tǒng)一格式的要求，對所有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行了二次處理，所有數(shù)據(jù)格式已轉(zhuǎn)換完，與勘探局總數(shù)據(jù)庫的兼容性達(dá)到100%；建立了適合勘探局網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的數(shù)據(jù)庫管理、查詢、調(diào)用系統(tǒng)并開始利用處理；為逐步實(shí)現(xiàn)檔案館的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。

另外，我們也接收了大量的光盤，經(jīng)常在不違背保密制度的情況下向基層隊(duì)提供利用。例如在基層隊(duì)時(shí)間緊、任務(wù)重，抽不出專人來檔案館借閱的情況下，我們會把一些不違背保密安全制度的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給他們，方便了基層隊(duì)工作的開展。為了滿足公司各個部門的需要，我們制作了中石化地球物理公司檔案管理系統(tǒng)，便于基層隊(duì)更快捷、安全地查閱需要的檔案資料。并設(shè)置了訪問權(quán)限，進(jìn)行了加密，在技術(shù)人員有需要的時(shí)候，我們可以開放權(quán)限為他們提供利用，這也是物探網(wǎng)絡(luò)化管理的一種體現(xiàn)。

在我們享用檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化帶來的可靠性、實(shí)用性的同時(shí)，我們也沒有忽略網(wǎng)絡(luò)安全的隱患，建立了安全管理體制。為了確保檔案系統(tǒng)正常、穩(wěn)定、安全地運(yùn)行，物探公司檔案館建立了日常監(jiān)督和檢查體制，設(shè)備的日常維護(hù)、制度的貫徹與執(zhí)行都落實(shí)到日常工作中。例如，系統(tǒng)運(yùn)行分析檢查，操作密碼、口令的更換管理，設(shè)置各級網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的安全管理方法，關(guān)注運(yùn)行狀況，分析檢查攻擊行為，等等。

3 數(shù)字化檔案在應(yīng)用中的成效

物探公司檔案館應(yīng)用現(xiàn)代科技整合信息資源，加快檔案信息化的建設(shè)，將“死檔案”變成“活資料”，根據(jù)信息化的要求，依據(jù)現(xiàn)有條件，在檔案數(shù)字化建設(shè)上下功夫，將逐步從目錄級數(shù)字化向全文數(shù)字化發(fā)展，做好電子文件和數(shù)字檔案的日常登記備份，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)自動檢索，提高了檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量，為物探公司及相關(guān)部門提供了快速便捷的信息支撐，充分地發(fā)揮了檔案的作用。

第7篇：機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；信息化；學(xué)校；檔案管理

中圖分類號：G647.24

學(xué)校檔案管理的信息化，其實(shí)就是學(xué)校檔案的數(shù)字化，是指利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤磁帶光盤等數(shù)字載體上并能被計(jì)算機(jī)處理的圖像或文本的過程。

1 檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的需要

隨著時(shí)代的發(fā)展，特別是《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的實(shí)施，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，大部分學(xué)校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展10余年了，信息時(shí)代已經(jīng)到來，各類學(xué)校在信息采集、信息提供、信息處理等環(huán)節(jié)做出不少工作，特別在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面投入很大，在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上主要投入計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲器等硬件設(shè)施，同時(shí)投入計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等作為信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的軟件投入，與信息相連接的是一個龐大的網(wǎng)絡(luò)，即計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，為檔案信息傳輸、交換和資源共享提供基礎(chǔ)保障。

在此基礎(chǔ)上，主要要完成信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的工作，在這個建設(shè)過程中，檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。資源是可以利用的，也是可以創(chuàng)造的，檔案信息資源也是如此，需要建設(shè)，需要開發(fā)，更需要維護(hù)。

最后就是檔案信息建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件建設(shè)，形成統(tǒng)一的、國際化標(biāo)準(zhǔn)的電子文件，并進(jìn)行一定語言上的描述、進(jìn)行安全方面的存儲，有利于方便查詢、交換，并可以在網(wǎng)上傳輸和管理等，必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并付諸實(shí)施，使其能夠健康有序發(fā)展。

2 學(xué)校檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀

目前，檔案信息化建設(shè)無疑是學(xué)校各個系統(tǒng)建設(shè)工程中的一部分，學(xué)校在一定程度上需要把檔案信息化建設(shè)成為面向社會、面向未來的檔案管理模式，檔案管理工作完成從檔案實(shí)體逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)字化形式的一個蛻變，也是體現(xiàn)學(xué)校軟實(shí)力的一個重要舉措，在這個實(shí)施過程中，為了實(shí)現(xiàn)資源有效利用，網(wǎng)絡(luò)資源的實(shí)時(shí)共享，并便于相互間的儲存和有效對接。從現(xiàn)實(shí)情況來看，無論是在學(xué)校管理工作檔案信息資源作用的發(fā)揮；還是開拓視野，方便、快捷地查詢，安全儲存等方面都取得了很好的成效，但是，從標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的角度來看，還有許多具體問題需要加以解決。

2.1 對檔案信息化思想認(rèn)識的誤區(qū)

檔案信息化并沒有一套較為完整的理論是存在這種認(rèn)識的根本，單一的理解和單一的電子化操作，沒有形成規(guī)模和信息化的需求共享，最突出的表現(xiàn)是認(rèn)為信息化就是電子化、數(shù)字化，把檔案文獻(xiàn)的數(shù)字化理解為檔案管理的信息化，忽視了中間一些關(guān)鍵的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和信息共享。 學(xué)校為了追求檔案管理的信息化，忽視了許多細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)與指標(biāo)體系，只在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的速度、進(jìn)度上追求一定量的效率，忽視其實(shí)質(zhì)內(nèi)容，不了解檔案信息化要有一套完整的體系來運(yùn)行，不能只限定在一定數(shù)量的電子設(shè)備，更重要的還在于對數(shù)字化概念的理解，對數(shù)字信息化建設(shè)的規(guī)劃與論證研究等。近年來，無論是中等職業(yè)學(xué)校還是部分檔案機(jī)構(gòu)，相當(dāng)多的在檔案庫把大量精力放在數(shù)字化加工的基礎(chǔ)上，企圖通過這個加工來提高數(shù)字化進(jìn)程，其目的是減少人力勞作和頻繁進(jìn)出庫房借閱檔案的勞頓之苦，在一定程度上是一種圈內(nèi)或者一定范圍內(nèi)的電子數(shù)據(jù)的收集和管理工作。這是在一個范圍內(nèi)或者一個部門內(nèi)出現(xiàn)的誤區(qū)，另一誤區(qū)就是認(rèn)為信息化是檔案部門與有限的幾個部門的之間的信息化，并不是需求關(guān)系的信息化，缺乏一定的系統(tǒng)觀念，沒有形成整體優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

2.2 檔案信息化建設(shè)中管理漏洞多

管理，就是對一件事物的統(tǒng)籌、計(jì)劃、實(shí)施、反饋整個過程的監(jiān)督和管控，檔案信息化管理也是如此，但是在實(shí)施過程中，各個環(huán)節(jié)都存在一定的漏洞，造成信息化建設(shè)不夠暢通，甚至停滯不前，敷衍了事。

第一，檔案管理的宏觀調(diào)控失靈，缺少周密的計(jì)劃和強(qiáng)有力的組織實(shí)施，沒有把檔案信息化納入學(xué)校整體的發(fā)展格局中，造成單一部門的愚公移山之景象，說到底就是在政策、資金、技術(shù)等方面缺乏支持力度。

第二，重復(fù)建設(shè)問題，由于缺乏整體統(tǒng)一的規(guī)劃和有序的推進(jìn)，一個時(shí)期或者一個階段所做的工作幾乎都是重復(fù)的，目標(biāo)混亂，目標(biāo)錯位，沒有切實(shí)可行的操作方案和調(diào)查研究，盲目購置或者超前購置，造成設(shè)備與技術(shù)、技術(shù)與需求不協(xié)調(diào)，不配合等矛盾，造成了相當(dāng)大的浪費(fèi)，使信息化建設(shè)難以持續(xù)發(fā)展。

第三，信息價(jià)值不對等問題，由于儲存的一定量的信息在流通中也存在許多問題，比如各類檔案信息不平衡、信息缺乏或者信息過剩造成的信息失真，由于加工缺乏可持續(xù)性，在信息節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)斷檔情況，造成信息價(jià)值受損。中職學(xué)校在照片檔案的信息量的管理和存儲上較突出。

2.3 檔案信息化建設(shè)中的質(zhì)量問題

由于以上原因，在處理信息化過程中，出現(xiàn)許多需求不協(xié)調(diào)、標(biāo)準(zhǔn)不一的情況，特別是在設(shè)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)、選擇軟硬環(huán)境、確定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面沒有確保其可行性和可靠性的設(shè)計(jì)，缺乏信息建設(shè)的技術(shù)應(yīng)用發(fā)展的前瞻性和可擴(kuò)展性。對于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不僅體系復(fù)雜，而且信息技術(shù)不斷地處于更新狀態(tài)下，而且更新速度比較快，要求在技術(shù)的兼容性、可操作性上都是可持續(xù)發(fā)展的，由于缺乏相關(guān)的重視程度，很難在這點(diǎn)上做到標(biāo)準(zhǔn)化的信息建設(shè)格局。

另外，信息化質(zhì)量保證重要的一點(diǎn)就是系統(tǒng)的安全穩(wěn)定工程，缺乏安全性能的技術(shù)永遠(yuǎn)都是最危險(xiǎn)的，特別是信息技術(shù)。質(zhì)量如何確保，信息如何對等傳輸，一直是各大院校特別是中等職校所不能及的。

2.4 檔案信息化建設(shè)中人的問題

一說信息化、數(shù)字化，人們更多的是于計(jì)算機(jī)聯(lián)系到一起，很難將人的因素放在第一位，其實(shí)這個不是對錯的問題，是一個思維習(xí)慣的問題，再先進(jìn)的儀器都要靠人來操作，特別是專業(yè)的對口，不但要求有有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，當(dāng)然不能只會計(jì)算機(jī)操作，還要有信息技術(shù)專業(yè)的基本素質(zhì)，還要有建設(shè)、開發(fā)本崗位適應(yīng)時(shí)展需要的人才和人才儲備，有協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成相關(guān)的技術(shù)決策、信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略考慮建議等。特別是中等職校檔案工作人員要么畢業(yè)于非檔案管理專業(yè)，要么就是安排閑散人員就職；因此，加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)是非常必要的，這樣才會跟上檔案工作的需求和提高工作水平。

3 學(xué)校檔案管理數(shù)字化建議

根據(jù)前文敘述，對標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化建設(shè)來說，我們要做的事情還很多，主要從以下幾點(diǎn)出發(fā)，來更好的完成學(xué)校檔案管理工作：

3.1 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前，由于出現(xiàn)諸多非標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用軟件，不但在標(biāo)準(zhǔn)化方面有待提高，在規(guī)范化方面也需要提高，在選取和使用的時(shí)候要提前做好研究和分析工作，做好統(tǒng)籌安排，進(jìn)行可行性研究，并不斷借鑒和參考，提高檔案建設(shè)的信息化。

3.2 做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便使用。一般來說，檔案信息管理系統(tǒng)包括收集、鑒定和篩選檔案材料的輸入系統(tǒng)，對收集來的檔案材料進(jìn)行特征描述和信息存貯的存貯系統(tǒng)，提供多種檢索途徑和檢索手段的輸出系統(tǒng)和通過使用戶和系統(tǒng)之間得以交互信息的反饋系統(tǒng)。

3.3 實(shí)行全員參與，基礎(chǔ)建設(shè)的檔案提取工作，要求單位內(nèi)部進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息采集，對于各檔案管理部門與校綜合檔案室的電子信息的有效對接，不斷提高檔案工作質(zhì)量。

3.4 提高從業(yè)人員素質(zhì)，主要是對口專業(yè)的對口對位，不能安排半路出身的或者為了安排而安排閑雜人等從事檔案工作的信息化建設(shè)；檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，檔案人員必須及時(shí)進(jìn)行在職的教育培訓(xùn)，借助培訓(xùn)平臺，掌握新技術(shù)，更新檔案專業(yè)知識，以適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作。

4 結(jié)語

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，檔案管理信息化管理工作出現(xiàn)了新的發(fā)展機(jī)遇，由于傳統(tǒng)的管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，檔案管理工作應(yīng)發(fā)揮出自有的經(jīng)濟(jì)效益及社會效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝碧慧.論信息化時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新[J].才智，2012（8）.

第8篇：機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范文

1.1有利于完善學(xué)籍檔案內(nèi)容

學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理是分開存放這些信息的，往往是按照班級、專業(yè)和院系進(jìn)行裝訂成冊，有的學(xué)校還會將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動時(shí)的信息在與這些信息分開來進(jìn)行存放，學(xué)生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價(jià)也有可能在其他卷宗里面。總之就是分開存放學(xué)生的各類學(xué)籍信息，而不是采用集中統(tǒng)一的方式進(jìn)行管理。采用分割的方式管理學(xué)籍信息，則在查找學(xué)生的全面信息時(shí)有一定的困難。但如果采取數(shù)字化的方式集中處理這些繁瑣的信息，則可以用數(shù)據(jù)庫存儲這些信息，雖然錄入學(xué)生信息的部門不同，但是通過數(shù)據(jù)庫存儲，可以統(tǒng)一的顯示出這些信息，從而更加方便全面的管理學(xué)籍信息。

1.2通過資源共享使管理更加方便

各個高等院校在進(jìn)行檔案的管理工作時(shí)注重學(xué)籍檔案信息的數(shù)字化。對紙質(zhì)的學(xué)籍檔案、照片等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使高校檔案資源得到最大程度的開發(fā)利用，使資源能夠得到共享，通過管理學(xué)籍檔案，還能夠優(yōu)化學(xué)校的管理環(huán)境，從而使學(xué)校的管理工作不僅僅服務(wù)于學(xué)生、學(xué)校，更服務(wù)于社會。

2學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1數(shù)字化程度偏低

學(xué)籍管理長期以來都是采用傳統(tǒng)的方式，利用人工來完成的，而現(xiàn)階段的學(xué)籍管理則采用了現(xiàn)代化的信息技術(shù)。學(xué)籍管理繁瑣信息量大，人工管理容易出錯。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了現(xiàn)代化信息技術(shù)管理學(xué)籍的高校，存在著重視了硬件的建設(shè)而忽視了軟件的建設(shè)。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，以及人員素質(zhì)的培養(yǎng)。學(xué)籍信息數(shù)字化管理程度越高，學(xué)籍管理工作的效率和質(zhì)量就越高。

2.2現(xiàn)使用的學(xué)籍管理軟件無法滿足學(xué)籍管理的需求

一些高校為了更好的對學(xué)籍進(jìn)行管理，與某些商業(yè)公司合作或獨(dú)立開發(fā)了相應(yīng)的教務(wù)管理軟件，這些軟件的應(yīng)用可以在一定程度上促進(jìn)學(xué)籍管理的信息化。但是，這些軟件中還存在著許多的不足。例如，適應(yīng)性不強(qiáng)，不夠全面。每個高校的實(shí)際情況不同，而這些教務(wù)系統(tǒng)都是結(jié)合每個高校的自身情況所開發(fā)設(shè)計(jì)的，因此適應(yīng)性不強(qiáng)。另外，有一些軟件由于功能不全面，不能夠很好的滲透到學(xué)籍管理中的基礎(chǔ)部門和各個環(huán)節(jié)，達(dá)不到學(xué)籍管理的需求。

2.3學(xué)籍管理工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平有待提高

最近幾年，高等院校不斷的提高學(xué)籍管理的信息化程度，相應(yīng)的，學(xué)籍管理人員的管理技能也應(yīng)該得到相應(yīng)的提高。也就是說，管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力應(yīng)該逐步的進(jìn)行提高，從而使高校的學(xué)籍管理工作更好的得到實(shí)現(xiàn)。

3實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的幾項(xiàng)措施

3.1強(qiáng)化認(rèn)識，打造良好的氛圍

現(xiàn)今是一個高度信息化的時(shí)代，高校開始采取改革，校務(wù)信息逐漸公開，因此高等院校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)成為不可避免的項(xiàng)目。特別是現(xiàn)階段的高校學(xué)籍檔案管理中存在著大量的不足，同時(shí)沒有強(qiáng)烈的管理意識，因此必須提高學(xué)校的工作人員和管理部門對檔案管理信息化建設(shè)的重視。同時(shí)，還需要認(rèn)識到信息交流、科研和教學(xué)在學(xué)籍檔案管理中占有重要的地位，通過大力的宣傳，可以為學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)提供一個良好的環(huán)境。另外，各高校應(yīng)以自己的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，與時(shí)俱進(jìn)、分清主次、明確任務(wù)，解決新問題、研究新情況、形成新認(rèn)識、樹立新觀念，有計(jì)劃、有步驟的加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

3.2引進(jìn)先進(jìn)的學(xué)籍管理系統(tǒng)或者完善現(xiàn)有系統(tǒng)的功能

高校應(yīng)該依據(jù)上級教育主管部門的要求，結(jié)合自身情況，建設(shè)一個與自身情況相符、具有自身特色且比較完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理體系，與各二級學(xué)院、班級相連，進(jìn)行學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息共享。

3.3加強(qiáng)學(xué)籍管理軟件開發(fā)人員與學(xué)籍管理工作人員之間的溝通

之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因?yàn)檐浖_發(fā)人不熟悉學(xué)籍管理業(yè)務(wù)造成的。為了開發(fā)的學(xué)籍管理系統(tǒng)能夠真正的符合學(xué)校自身的情況，開發(fā)人員應(yīng)該深入到學(xué)籍管理工作的第一線，從而可以更加直觀、全面的了解學(xué)籍管理工作。同時(shí)還必須要與學(xué)校學(xué)籍管理工作人員進(jìn)行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細(xì)的了解，并對國家高教部學(xué)籍信息化管理的工作要求進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)才能著手開發(fā)學(xué)籍管理系統(tǒng)，另外在開發(fā)過程中還應(yīng)該加強(qiáng)與學(xué)籍管理工作人員的溝通，以便于做到有錯誤及時(shí)的改正。

3.4加強(qiáng)高校學(xué)籍管理人員的培訓(xùn)

第9篇：機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范文

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

事業(yè)單位檔案是對于事業(yè)單位組織工作的構(gòu)建和發(fā)展，對人員調(diào)動財(cái)務(wù)管理的信息保存手段。任何單位和組織，都離不開檔案管理，所以需要根據(jù)不同時(shí)期單位發(fā)展的需求，合理制定檔案管理策略，將數(shù)字化管理歸納入單位工作的重點(diǎn)。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理工作為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展打下了提供第一手資料的堅(jiān)定基礎(chǔ)。把檔案數(shù)字化，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、壓縮技術(shù)和掃描技術(shù)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像保存為歸檔檔案，通過數(shù)字化處理之后，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)大大提高檢索的速度，更節(jié)省了檔案存儲空間。所以事業(yè)單位必須加強(qiáng)數(shù)字化檔案的管理整合，有效解決檔案管理中存在的問題，使工作得到順利完善的開展。

一、數(shù)字化檔案管理分析

（一）數(shù)字化檔案管理的意義

所謂數(shù)字化檔案管理，簡單地說就是將傳統(tǒng)的紙張材質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子形式，記錄檔案的工作方式也從人工錄入轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。圖像、視頻等也可以轉(zhuǎn)變?yōu)?和0組成的數(shù)碼序列，統(tǒng)一刻錄到存儲磁盤當(dāng)中。數(shù)字化管理模式，在檔案管理事業(yè)中起到了很重要的作用，是我國檔案事業(yè)一個跳躍性成就。

（二）數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

1）缺乏現(xiàn)代化管理工具，檔案的數(shù)字化管理離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持。現(xiàn)階段雖然很多的事業(yè)單位都建立了數(shù)字化管理模式，也逐漸認(rèn)識到了數(shù)字化管理的重要性，但是管理中缺乏規(guī)范化，很多事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備和計(jì)算機(jī)軟件十分缺乏，導(dǎo)致檔案工作數(shù)字化無法全面開展。雖然有了數(shù)字化管理理念，但是沒有硬件設(shè)施的配合，提高工作效率的作用將發(fā)揮不出來。2）檔案檢索效率低，數(shù)字化檔案管理中計(jì)算機(jī)檢索是關(guān)鍵，代替了以往的人工手動檢索方式，大大縮減了查找時(shí)間，提升了工作效率，不過目前的事業(yè)單位在檔案檢索方面技術(shù)不夠成熟，檢索效率低，阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，降低了工作質(zhì)量。3）數(shù)字化檔案管理的必要性，檔案管理分為文書檔案、基建檔案和人事檔案三個部分。傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作效率低，不方便查找，所以數(shù)字化管理的優(yōu)勢就體現(xiàn)出來了，查閱更加方便，查找時(shí)間縮短，有效提高了經(jīng)濟(jì)效益。不再需要大量的人力資源整理，提高了辦公效率。提高了檔案的利用率，讓翻閱檔案工作變得方便簡單，用戶在計(jì)算機(jī)上就能準(zhǔn)確得到有效信息，大大提高了檔案的利用效率。

二、檔案數(shù)字化管理的策略討論

（一）建立完善的檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理是通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案管理，一系列的管理工作是綜合性活動，所以需要在工作中建立有效的數(shù)字化工作管理系統(tǒng)，事業(yè)單位可結(jié)合自身的實(shí)際情況來制定，其中包含有設(shè)備的型號選擇、檔案整理、檔案系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、光盤備份還有掃描錄入、管理查詢等系列工作安排。檔案管理系統(tǒng)的建立屬于數(shù)字化檔案管理的基本方法，可以在單位的內(nèi)部建立一個特殊域名的網(wǎng)站，將所有的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。

（二）檔案管理工作責(zé)任的合理分配

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的錄入過程是比較復(fù)雜的，由于事業(yè)單位的各項(xiàng)事務(wù)在不斷的進(jìn)行，檔案資料內(nèi)容也越來越多，分類需要非常的詳細(xì)。以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要專門的工作人員來收取歸檔并且保存管理，造成很大的負(fù)擔(dān)。因?yàn)楹侠淼囊?guī)劃檔案管理工作十分重要，需要在數(shù)字化檔案管理過程中，任何的工作人物和工作問題都要得到有效的解決，工作問題不遺留，把檔案資料完善的編輯和分類，可以專門規(guī)劃幾名工作人員共同參與規(guī)劃工作，保證上交檔案格式的整齊規(guī)范。

（三）檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化

事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作除了對于現(xiàn)存的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入、建立各種檔案表格、財(cái)務(wù)檔案、員工檔案等分門別類的信息輸入工作之外，還需要根據(jù)單位工作的實(shí)際需要，把檔案的提交格式和時(shí)間等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，便于工作人員統(tǒng)一錄入管理。對于檔案工作管理的標(biāo)準(zhǔn)化制度設(shè)定，就是針對檔案來源、類型以及存檔位置制定統(tǒng)一的檔案資料范本，要求各部門按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行工作，能夠有效提升錄入和檢索工作的完成。

（四）保證檔案的安全管理

數(shù)字檔案不同于以往的傳統(tǒng)文件檔案，在管理工作上就有很多特殊性，建議事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，選擇合適的設(shè)備進(jìn)行檔案保存和備份，根據(jù)檔案的重要程度來選擇不同的保護(hù)級別，讓檔案管理人員能夠獲得有效的處理效果，積極保障系統(tǒng)的工作能力，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性是數(shù)字化檔案管理的重中之重。

三、結(jié)語

數(shù)字化信息技術(shù)已經(jīng)是現(xiàn)在社會中主流的工作技術(shù)種類之一，在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式，使得檔案管理的工作質(zhì)量和效率得到有效提高，數(shù)字化管理模式已經(jīng)成為了檔案管理的主要趨勢，事業(yè)單位在工作中必須重視這一現(xiàn)實(shí)，在工作中積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，全方位推動我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。

作者:邢煒 單位:河北省廣播電視技術(shù)中心

參考文獻(xiàn):

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[2]何杏儀.關(guān)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理的探討[J].南方論刊,2012,04:78-79.