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第1篇：辦公室檔案管理總結范文

關鍵詞：事業單位；辦公室檔案；規范化管理；檔案管理

對于事業單位而言，辦公室重點在于管理單位各項事務，其為事業單位的發展發揮著指導作用。對于辦公室工作而言，檔案管理尤為關鍵，其完整記錄了辦公室的所有事務，能夠為單位提供準確、可靠的材料與信息。新形勢下，辦公室檔案管理工作已經難以適應新時期發展所需，且直接影響了辦公室相關職能的有效發揮。對此，相關部門應結合實際情況，全方位、多層次分析與總結，制定有效的檔案管理規范，進一步強化辦公室效能。

1辦公室檔案規范化管理的重要性

1.1有利于豐富管理形式

現階段，中國科學技術水平得到了顯著提升，在信息時代背景下，辦公室信息化建設已經成為必然趨勢，這也使得辦公室檔案管理形式日趨多樣化。相較于傳統方式，使用計算機管理辦公室檔案的效率更高，可有效提高檔案管理工作的科學性、規范性和系統性，進一步提高管理規范性。運用計算機可以快速收集、使用、管理和儲存檔案信息，促進了內部信息交流效率以及檔案利用、管理率提高。除此之外，運用信息化手段管理辦公室檔案，可提高管理效率，緩解工作人員壓力，從而促進管理人員提高工作質量[1]。

1.2可以促進檔案管理員提高素質

對于檔案規范化管理，事業單位應高度重視，并在培養人才上投入更多的精力，檔案管理人員在規范化管理辦公室檔案中發揮了極為重要的作用。人才素養直接影響著工作效率，轉變檔案工作的性質會對工作人員的能力造成影響，和以往的人工操作相比，當前規范化的檔案管理主要運用電子計算機操作[2]。工作軟件的改變對管理人員操作計算機的能力提出了較高的要求，這是此項工作中不可或缺的一項能力。如此，便在日常工作中促進了管理人員的素質以及個人價值和工作能力的提高。

1.3可以促進單位和部門提高管理水平

在事業單位的正常運營中，辦公室檔案發揮著極為重要的作用。除了對單位各種經濟業務、人動的信息進行如實記載，辦公室檔案還要注重保存單位發展歷程中重大的證據與史料。而規范化管理辦公室檔案，既能使檔案管理的流程得到優化，同時還能帶給單位良好的社會效益。當單位和其他部門展開合作時，需要借助檔案部門和合作方展開密切聯系與溝通，以確保雙方合作的有效性。所以，在管理辦公室檔案的過程中，規范化管理檔案，對促進單位部門工作效率提升極為有利，從而使檔案管理更加科學和準確。

2當前辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1缺少健全的制度

新形勢下，事業單位尚未就辦公室檔案管理制度制定健全的制度，造成辦公室工作效率不理想，對辦公室職能的發揮造成了極大的影響[3]。過去，事業單位在開展辦公室檔案管理工作時，只是一味地整理和歸檔檔案，并未運用先進的科技展開分類和管理。而且往往因管理制度不健全或辦公室人員違規操作，導致管理制度流于形式，致使辦公室諸多檔案資料丟失，對辦公室職能的發揮造成了極大的影響。

2.2忽視辦公室檔案管理

在實際工作中，檔案管理工作只是檔案管理部門的工作任務，在單位中往往被認為并非主要工作，僅僅只是一項基礎性工作，通常單位的領導者都在主要業務上投入了諸多精力，而忽視了檔案管理工作。大部分單位，對辦公室檔案管理工作的重要性認識不夠，在開展工作的過程中運用的仍是傳統的管理理念和模式。此外，在辦公室檔案管理中由于資金投入力度不夠，從而造成在檔案管理中缺乏健全的基礎設施，這在一定程度上威脅了辦公室檔案管理的安全，對有序開展辦公室檔案管理工作極為不利。

2.3缺少專業的檔案管理人員

縱觀事業單位管理體系，辦公室檔案管理是不可或缺的組成部分[4]。但是，現階段單位領導對于辦公室檔案管理工作的重視度較低，諸多事業單位均安排辦公室人員兼任檔案管理人員，因為這一類工作人員對檔案管理的基礎知識了解得較少，在技術操作方面不夠熟練，所以很多時候都無法規范管理辦公室檔案。同時，這些工作人員中大部分都并未接受過系統教育，且所掌握的檔案管理知識與技能均不夠專業，不熟悉辦公室檔案管理工作，同時在工作過程中也很容易出現問題，使得辦公室檔案管理工作職能無法充分發揮出來。

2.4缺少先進的管理設備

在檔案管理設備方面，事業單位未有較大的投入，對信息技術與科技產品的引進不及時，難以與時展保持同步。同時辦公設備十分落后，大部分單位依然采取的是人工管理模式，嚴重影響了辦公室檔案管理效率，加大了工作人員的工作量，使其在工作上耗費了較多時間。且在人為因素的影響下，也無法順利實現檔案工作規范化管理目標，甚至導致檔案管理缺乏秩序性。

3新時期加強辦公室檔案管理規范的措施

3.1高度重視檔案管理工作

若要真正做好事業單位辦公室檔案管理工作，就必須從根本上將部門領導與工作人員的認識改變，使其認識到檔案管理工作的重要性，運用諸多有效手段積極宣傳事業單位的現代化;檔案管理模式，使相關領導和工作人員可以充分了解到在單位整體工作發展中，檔案管理工作效率發揮的重要作用，并高度重視辦公室檔案管理工作，使每一位工作人員均可以積極對待此類工作。同時構建激勵機制，以堅實的基礎助力檔案管理工作的良好發展。辦公室檔案管理工作人員應和時展保持同步，立足于工作需求，積極促進自身檔案管理意識和相關法律意識的增強，特別是主要將自身保密意識加強，確保自身檔案管理觀念正確。工作人員要主動參加相關培訓活動，把更為豐富的檔案管理工作技能切實掌握好，促進自身工作素質水平提高，對檔案管理工作的重要性有更加充分的認識。

3.2構建合理科學的規章制度

健全的檔案管理制度是有序開展辦公室檔案管理工作的重要保障。事業單位只有構建合理、科學的規章制度，才能有效開展辦公室檔案管理工作。新形勢下，辦公室檔案管理工作要和時展保持同步，在對新的檔案管理制度進行制定的過程中，要將以往規章制度的束縛摒棄，積極創新制度的內容和形式，如此，才可以為檔案管理工作的開展提供重要的制度保證。除此之外，在對規章制度進行制定的過程中，要充分運用現代化手段，確保檔案管理制度更加完整、科學、安全[5]。構建檔案管理制度還要涉及檔案銷毀制度，應根據相關規定第一時間銷毀部分保存到期的檔案，為充分發揮辦公室檔案管理工作職能提供保障。

3.3提高辦公室檔案管理人員的綜合素質

辦公室檔案管理人員的綜合素質對檔案管理水平具有決定性影響。所以，為了確保檔案管理的質量，就必須有效提升檔案管理人員的素質。具體來說，一方面，要加強培訓檔案管理人員的檔案管理專業知識與技能，提升其水平；另一方面，要求檔案管理人員及時了解現代化的科學技術，可以熟練操作現代化設備。所以，單位領導在選拔辦公室檔案管理人員過程中一定要做到嚴格仔細，以制度為依據。當然，單位還要針對檔案管理人員展開專業培訓，幫助其將專業的管理知識與技能掌握，切實提高他們的綜合素質，如此，才可以順利實現辦公室檔案規范化管理的目標。

3.4采用現代化的管理手段促進檔案工作管理質量提升

檔案工作運行中，所運用的設備器材和技術手段、管理質量以及落實規范化的程度息息相關，其具有可把控性[6]。但通過當前實施的辦公室檔案管理體系可以看出，紙質檔案管理仍占較大比例，在意識不足、技術有限等問題的影響下，數字檔案建設方案還是只在小范圍內應用，對順利落實規范化管理工作造成了阻礙。所以，可以考慮從下述幾個方面入手，改進此類問題：首先，各單位需結合現代化技術革新需求，在檔案管理室中靈活應用計算機等現代化設備，并把現代化設備和紙質檔案管理工作聯系起來；其次，以不同形態的電子檔案為基礎，在信息技術發達的地區，有效采用以數字模式形成的電子信息檔案，此形態的電子檔案十分完整、便捷，實用性較高；最后，就信息技術發展落后的地區，可以借助再加工紙質檔案，將原件數字檔案形成。此手段可以不斷完善原有的紙質檔案，對檔案規范化管理意義較大。

第2篇：辦公室檔案管理總結范文

［關鍵詞］電子檔案;辦公室檔案;管理;科學化水平

1提高辦公室檔案管理科學化水平的必要性

辦公室的檔案管理工作能否順利進行，其對于單位的日常發展以及人資管理工作也都有著非常重要的意義。隨著我國經濟的不斷發展，其市場競爭力度也在不斷地擴大，這就導致了企業單位要想獲得良好的發展，就必須進一步提升自身的核心競爭能力，而進一步加強辦公室檔案的科學管理工作則是提高單位自身管理水平的一個重要途徑，并對單位的發展有著至關重要的影響意義。

2辦公室檔案管理特點與現階段存在的問題

(1)辦公室檔案管理的特點。檔案管理工作的對象是相關資料的收集、保存。同時也是管理工作的重點內容。檔案是對事件、過程、人物的真實記錄，具有歷史意義與紀念價值，能夠為后期工作開展提供應用與借鑒。因此在規范化管理工作過程中，管理工作重點應該是檔案本身及與之相關資料收集保存。如文件、書報等。管理工作需要分類進行，便于利用時能夠高效便捷。(2)種類較為冗雜。辦公室檔案的種類比較多，整理工作任務量大。檔案內容涉及了多個方面，如合同、文件、協議等。也會有錄音、視頻等電子檔案。需要管理者結合到公司實際情況的需要，分門別類，便于后期應用時能夠及時準確查找。(3)雖說電子檔案近年來已經慢慢被人們所使用，但在我國現階段較為常用的還是紙質檔案。紙質檔案在管理的過程中，容易發生丟失、損壞、燒毀或者受潮變質的問題，這些都會給單位和個人造成不可挽回的損失，一旦檔案丟失破損就會造成國家各項工作無法正常地進行和開展。另外就是現階段很多檔案管理人員對檔案管理的方法比較傳統，僅僅只是做到了保存，而不是管理，這就會造成很多檔案變成了死檔案、死資源，無法為人們所用。所以說必須提高辦公室檔案管理科學化水平，讓每一個檔案都變成活的資源。檔案無論是對個人的前途命運還是國家的社會文化、經濟和政治建設來說，都有著非常重要的作用，因此我們必須保證辦公室檔案管理工作的正常進行。提高辦公室檔案管理科學化水平是保證檔案管理工作的正常進行的基礎，是實現社會主義現代化建設的重要措施。

3加強檔案管理工作的主要做法

(1)對傳統的檔案管理方法進行改革。①樹立正確、科學的檔案管理理念。傳統的檔案管理觀念較為落后，已經不符合現代檔案管理的需求，對傳統的檔案管理方法進行改革已經成為現階段我們的首要任務，我們必須要提高我們的檔案管理水平，樹立正確、科學的管理理念，提高檔案管理科學化水平。②完善設施，為辦公室提供資金投入。辦公室檔案管理水平的提高也對辦公室的硬件和軟件設備提出來更高的要求，我單位已加大資金投入，根據檔案管理的需要，建立了符合標準的實物檔案陳列室、檢索室以及獨立的檔案資料室，我們還對庫房配置了防磁柜、空調、溫濕度計、滅火器以及檔案柜等基礎防護設施，對檢索室配置了專用電腦和打印機等，我單位現階段的硬件措施完全符合標準檔案室的需求。(2)將電子化檔案與紙質檔案實行結合。目前我國較為常用的還是紙質檔案，但是隨著信息化的發展，電子檔案的應用也越來越多，電子檔案使用的增多就給檔案管理提出了新的挑戰。我單位現階段實行的是將電子檔案與紙質檔案進行結合的管理方式，這樣有利于提升檔案閱讀、共享的效率。但是由于網絡安全等因素，我們還需要加強對電子檔案的安全管理。首先在對電子檔案進行管理的時候我們要注意對其數據進行保存和備份，避免因網絡問題出現檔案的丟失和缺損現象。其次我們要定期對電腦進行病毒查殺和垃圾清理，防止因木馬侵入和垃圾文件過多而引起文件中毒和丟失的現象。(3)檔案管理科學化。檔案管理人員是檔案管理的主體，其個人綜合素質對檔案管理也有很大的影響，隨著檔案管理數量的增多和管理要求的增加，對檔案管理人員提出更高的要求，所以我們必須要加強對其的綜合素質培養。在加強管理人員綜合素質的時候一是我們要加強管理人員的專業理論知識，我單位管理人員積極參加了業務知識的培訓，努力地提高自身的專業知識理論，這一點是非常值得肯定的;二是我們要注重對管理人員職業道德和素養的培養，一個管理人員對專業技術的掌握再到位，沒有責任心和創造能力，那他的管理工作也是無法做好的。只有擁有責任感，并能在工作中不斷進行總結創新的人，才能更好地為國家和社會服務。(4)依法對檔案進行管理。檔案管理工作很是復雜，其對單位和個人也有著重要的作用，所以我們必須要有專門的管理人員和管理機構去負責檔案管理。在我們對辦公室檔案管理水平進行提高的時候也要對檔案管理的制度進行健全。我單位已將檔案管理工作納入了中心年度工作計劃，并成立了專門的檔案工作領導小組。加強了對檔案的管理，健全了檔案的制度，組織單位管理人員進行了《檔案法》《湖北省檔案管理條例》等檔案法的學習，制定了檔案保管、保密、利用、統計、移交和檔案人員崗位責任制、檔案安全保管突發事件的應急預案，完善了對檔案分類、歸檔和保管的制度。(5)建立完善的檔案管理制度。對于企業的而言，辦公室主要領導要協助檔案管理人員建立健全檔案管理制度，促進辦公室檔案管理工作向著統一化與規范化方向發展，最終實現科學化管理。在具體操作方法上可以依據不同標準對檔案進行分類，對文件進行編號，便于使用時能夠快速查找。對于某些重要信息，需要對其單獨存放，并且需要做好保密與防范措施。為確保檔案管理工作有效，要從制度上明確管理工作人員的權利與責任，以制度對其行為進行規范。檔案管理工作在人員配備上至少是兩名工作人員，便于在工作過程中相互監督，從而確保管理工作能夠正常開展。(6)增強檔案管理工作意識。作為檔案管理工作人員，必須具備檔案管理工作的基本知識，了解相關法律法規對檔案管理工作的具體要求，明確檔案管理工作的職責與權限，但是對于企業而言，對經濟利益的追求是第一位的。管理者對于企業檔案管理工作沒有投入過多的關注。因此在相關資源方面也缺乏必要的投入。而在新的時代環境下，作為管理工作者而言，要改變對檔案管理工作傳統的認識，積極主動地改善現有檔案管理工作中的不足。在日常工作中要及時向領導匯報。以此來改變檔案管理工作的獨立局面。同時也可以獲取領導的指示，避免工作開展的隨意性與盲目性，提升檔案管理工作的效率。增強檔案管理工作人員意識可以從多個方面入手，常見如培訓學習，培訓學習的方式是靈活多樣的，重點在于培訓工作結束后，受訓人員是否有明顯收獲，培訓結果某些部分是顯性的，而某些部分則是隱性的。為了確保培訓效果，可以將培訓工作與管理制度結合到一起。增強工作人員意識也可以從制度上進行規范，以外在力量進行引導與約束，通過對其行為的不斷強化，形成一種意識。除此之外，也可以開展各種形式的宣傳工作。

4結論

隨著現代科技的發展，宜昌市職業技能鑒定指導中心的檔案管理水平也得到了進一步提升。現代信息化技術的發展為我們提供了電子檔案管理這一路徑，我們需要加強我們的辦公室檔案管理水平，以方便我們對應日益增多的電子檔案進行管理，這也是社會發展與進步的必經之路。

參考文獻:

第3篇：辦公室檔案管理總結范文

一、高校基建辦公室的特點

高校基建處（或者相同職能的部門）工作的主要任務是高校基本建設任務，即新建或改擴建學校樓宇、維修學校基本教學設施設備等。基建部門工作任務性強，強調任務完成的時間性、安全性，強調任務經費的可控性，同時基建部門掌控著學校相當大額的項目經費支出，屬權利要害部門。基建部門的特殊性決定了基建辦公室的特殊性。

1.“印、章”具有較大的經濟價值。基建部門代表學校行使學校建設甲方的權利。基建部門的基建處公章和基建合同章在項目設計變更、現場簽證，基建合同簽定等上的用印、用章是甲方對項目建設事項的某種首肯和認定。因此，基建部門的印、章在這些時候是相當于“校印、校章”，基建辦公室要加強對印、章的管理，建立健全用印審批制度，強調處長一支筆，確保用印安全。

2.“內控”科室。基建辦公室作為基建處印章的管理者、作為基建處辦公設備與耗材的分配者、作為基建檔案的歸口管理科室，自然成為基建處的“內控”科室。它承擔著資源配置、合同與付款管理、檔案管理、安全監控等多項任務。做好“內控”，當好處長的參謀與助手，是保證基建任務完成的重要一環。

3.信息科室。基建辦公室作為基建合同管理和檔案管理的歸口科室，掌握著基建項目的全部重要數據和信息。作好信息的保存和統計分析將為基建項目的順利開展提供項目報驗、設計和施工管理等強有力信息支持。一方面辦公室加強信息的收集和積累，另一方面要注意對信息的分類建檔，方便查閱。

二、高校基建辦公室的工作開展

1.利用ISO9000體系推進辦公室工作規范 化。ISO9000質量管理體系的規則與程序制定為辦公室工作走向體系化打開了大門，兩者的結合與運用必將推動辦公室工作走向新的發展。

2.重點工作。一是三控：（1）建章立制，流程管理。不以規矩，不成方圓。基建辦公室要不斷完善自身主管工作的建章立制、流程設計，如基建處公章使用辦法，基建處合同管理規定，基建處合同簽定流程等；同時還要協助兄弟科室，協助處長完成全處工作的建章立制和流程設計，這是做好內控的第一步，也是最為重要的一步。只有有了規章和制度，有了流程，所謂的“控”才有了“上方寶劍”。基建辦公室才能完成從“蓋章人”到“管章人”的角色轉變。（2）安全監控常抓不懈。基建項目安全工作重如泰山。基建辦公室主管安全工作對內要加強辦公環境安全監控，對外要強調項目建設安全。具體的措施一為參加項目聯檢，對發現的安全隱患及時整改落實。二為不定期檢查與抽查相結合，保證施工工地人員人身安全和施工項目安全。（3）厲行節約，用好項目管理費。基建辦公室負責核銷處內日常開支，協助處領導管理項目建設單位管理費。 一方面，要保證處內工作的正常開展，為職工提供良好的工作環境和得力的辦公工具。另一方面， 要厲行節約，能省則省，不亂用管理費，保證項目開支合理。二是三管。（1）合同管理。基建辦公室掌管著基建合同專用章，是合同審查的最后一道屏障。在蓋章前，要對合同內容進行審查，重點關注合同中對履約保證金、質保、工期和合同簽定日期等內容，同時對合同會簽情況進行查驗，在保證手續齊全的情況下，準予簽署合同。（2）信息管理。基建項目實施中會產生大量資料，基建辦公室應該做好合同資料和工程資料的收集、整理和保存工作，建立合同實施文檔管理系統和檔案管理系統，并由專人負責。在此基礎上，利用相關部門研發的固定資產管理信息系統，實行信息共享，隨時掌握合同的簽訂、履約及付款情況， 對建設工程項目合同形成真正的信息管理和動態管理。（3）檔案管理。項目檔案是項目建設過程的再現，對項目驗收、信息資料查找與后期質保和維修具有重要的參考價值。辦公室要以相關檔案管理制度為依托，加強檔案管理。要注重平時收集、整理、分類和歸檔時的最后甄別完善。三是一協調。一協調即全面的協調。辦公室作為聯系上下左右和溝通內外的樞紐，需要協調的事情量多面廣，諸如學校內部的計劃、財務、資產、檔案和后勤等，這些事情無論大小、緩急。都直接關系著項目目標的實現、具體任務的落實和員工的切身利益，因此協調無小事，必須認真對待，切不可掉以輕心。

（1）橫向協調。辦公室是單位對外溝通的橋梁和窗口，其接待、服務的行政功能決定了其根據單位自身和兄弟單位的情況，可對領導者提出有關建議，發揮綜合參謀的作用。

（2）縱向協調。基建領導者在實際工作中，既要與上級打交道，匯報項目進展情況，也要與下級打交道，安排工作、溝通情況。辦公室工作人員既要協助領導與上級聯系，建立好向上通道，使上級了解工作進展、成績與不足。具體的可通過專項匯報、信息簡報等形式，協助領導開展工作；又要協助領導深入基層，與下級保持密切的聯系。發揮綜合協調的作用。

（3）內部協調。基建辦公室作為處領導的“大管家”，一方面掌管全處計算機等固定資產及其他低值易耗品的分配和管理權利，在進行資源配置時，要統籌兼顧，作好內部協調。另一方面在人員的工作分配和獎懲上，是處領導的“參謀”，要協助進行工作協調。良好的內部協調能使全處一盤棋，共同為學校基建任務添磚加瓦。

第4篇：辦公室檔案管理總結范文

關鍵詞：辦公室 文書檔案 管理

一、文書檔案管理的概述

1.文書檔案管理的涵義

文書檔案實際上就是反映行政或者黨務等活動的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡報、會議記錄、批復、計劃和總結等。而文書檔案管理則是將已經發生過的事件及其具體過程記錄下來，并以電子文件或者紙質形式載體加以儲存，具體主要包括對這些文書檔案信息進行收集、整理、檢索、堅定、統計、利用以及保護等工作。同時，這些工作環節之間大都有緊密的聯系性，特別是利用環節更是文書檔案管理的核心。

2.文書檔案管理的特點

文書檔案管理工作的特點包括“一體化”和“綜合性”兩個主要特點。其中的“一體化”特點是指文書檔案整理是在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上所進行的一個文書檔案管理環節，二者相輔相成，共同決定著文書檔案管理工作的質量。而“綜合性”特點是指文書檔案管理工作除了負責管理文書檔案工作外，也涵蓋了會計、人事以及科技等方面檔案的管理，內容比較豐富、復雜，所以綜合性很強。

3.文書檔案管理的重要性

在現代企事業單位管理中，文書檔案管理也是管理中一個重要的環節。文書檔案管理不僅是確保事業單位工作質量和效率得以提升的重要條件，同時也是衡量事業單位管理水平的關鍵尺度。而就文書檔案管理工作重要性的具體內容而言，其主要包括兩個方面：一方面，文書檔案的憑證作用，其可以記錄下企業的真實發展情形，具有一定法律效用，同時由于其大都是當事人的聲音文件、影響文件或者親筆手稿，所以真實性比較強；另一方面，文書檔案的參考作用，其是企業以前發展過程的完整記錄，也是企業發展的第一手資料，所以可以為企業未來的發展提供必要的參考數據，具有重要的作用。特別是隨著信息技術的迅猛發展，企業每天的發展過程中均會產生大量的文檔信息，加之人們對于文檔服務的質量提出了更高的要求，所以文書檔案管理工作急需完善、創新和改革。

二、辦公室文書檔案管理工作存在的問題

1.缺乏規范的文書檔案管理制度

當前，許多企事業單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業單位發展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業創造極大的經濟利益，促進單位管理的科學規范。

2.文書與檔案工作在銜接上存在著問題

文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區分也有聯系，既有分工也有統一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現在現實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統一。

3.檔案人員管理意識淡薄

在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質量不高，加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。

三、完善辦公室文書檔案管理工作的措施

現階段，我國辦公室文書檔案管理工作存在著一些問題，不利于工作的順利開展，因此需要針對問題，采取有效的措施。具體措施如下所述。

1.建立健全完善的檔案管理制度

文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。

2.建設“自動化”系統，實現一體化管理

在自動化環境下，將實現淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統下得到統一的體現，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規范。在自動化系統的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠實現文書、檔案工作合二為一的實現“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結合起來，從根本上實現文書處理、檔案管理的一體化。

3.加強檔案管理人員的培訓

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業知識與業務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

四、結束語

綜上所述，文書檔案工作對于我國的進一步發展有著重要的意義，雖然現階段我國的文書檔案工作還存在著一些不足，但我們已經找到了所需解決的問題，并根據問題提出了解決方案。相信在下一階段工作中認真的落實這些優化方案，文書檔案管理工作將得到很好的發展完善。

參考文獻：

第5篇：辦公室檔案管理總結范文

【關鍵詞】檔案管理；　效率；　電子信息化；　經驗

檔案資料的管理作為一種知識管理，在現代化辦公的發展當中，有著越來越重要的地位和作用，辦公室檔案的管理工作是極為的瑣碎與無聊的，但其對其他工作業務的展開與進行有著相關的輔助作用，隨著現代化辦公的開展，網絡信息化的應用技術在檔案管理的工作中得到了充分的運用，人們對辦公室檔案管理的要求和需求更上一層樓，在這個信息化高速發展的時代，積極調整相關的發展戰略，結合檔案管理工作的實際情況進行改革創新，優化檔案管理工作的相關程序，進一步促進管理檔案工作的進行，是相當有必要的。

本文將從電子信息技術在檔案管理工作中的運用以及檔案管理工作人員本身的工作素養，兩個大方面進行深入的探討，以便更好地提高檔案管理工作的效率。

1　關于電子信息技術在檔案管理之中的運用

網絡電子信息化技術的發展與運用，在當今社會是不可阻擋的趨勢，隨著電子化，信息化辦公技術的發展，網絡電子信息技術在檔案管理之中的運用越來越廣，如何更好地實現電子信息技術在檔案管理之中的運用，是實現管理檔案工作效率進一步提高的技術保證。

1.1加強對檔案管理電子信息技術的重視

如何利用電子信息技術提高檔案管理工作的工作效率，這就需要一個大前提，那就是相關領導對其的重視與發展。想要發展電子信息技術在檔案管理工作當中的運用，相關領導的重視是不可缺少的支持。只有取得領導的重視，得到相關的支持，在資金、技術以及設備上得到充分的支持，電子信息化技術在檔案管理的運用，才有可能進一步地發展。

如何才能夠加強對檔案管理電子信息技術的重視，這不僅需要上級領導對基層工作的審查與調研，更需要基層工作人員對基層工作的總結與報告，只有基層工作人員對工作的用心，在工作之余進行總結，將經驗與大家分享，才有可能進一步提高工作的效率。

1.2建立數據庫，完善電子信息化檔案的管理

數據庫技術的建立和多媒體技術的使用，對于提高檔案管理的工作效率有著進一步地提升空間，這兩項技術的發展與運用，能夠更好地為檔案管理服務。檔案管理的信息化技術，已經初步脫離了經驗化和理論化，逐步向技術化發展，想要電子信息化在檔案管理中更好地服務與發展，就需要進一步完善電子信息化的檔案管理，建立單位的檔案數據庫，使電子信息化的檔案管理能夠更好地為發展工作而服務。

建立單位的檔案數據庫，以及完善電子信息化的檔案管理，需要投入更多的人才支持，這不僅需要相關工作人員的工作經驗，更需要專業的技術人員來進行數據庫的建立與維護，這就需要引進信息化的高級人才，將其投入到檔案管理電子信息化的建設當中，建立起單位的電子檔案數據庫，方便檔案管理人員的查看與調用，這樣才能更好地發展電子信息化的檔案管理，進一步提高檔案管理工作的效率。

建立數據庫之后，數據庫的建設與使用，能夠更加方便檔案管理工作的進行，但也需要進一步完善電子信息化的管理，比如數據庫的后期維護工作。這就需要單位建立完善的電子信息化檔案管理制度，完善相關的管理制度，從建立檔案、檔案的管理和使用和后期的維護工作，建立齊全的管理制度，用相關的制度來監督其更好地完成，從而進一步提高檔案管理工作的效率。

1.3加強電子信息化檔案管理技術的安全

本文將電子信息化檔案管理的技術安全單獨列出來，是為了強調其重要性。電子信息化技術的應用與發展，對現代化的辦公起到了至關重要的輔助作用，然而其對辦公工作的幫助與支持無法遮掩其缺點，那就是電子信息技術的安全性。

由電子信息化技術本身的特點所決定，電子信息技術的安全性，一直是令相關工作人員最頭疼的問題。而由于電子信息技術的安全問題造成的損失問題，也一直是人們引以為戒的例子。本文在此強調電子信息化檔案管理技術的安全性，是為了能夠更好、更安全地發展電子信息技術在檔案管理中的運用，從而提高其工作效率。

加強電子信息化檔案管理技術的安全，就需要進一步加強對電子信息技術安全的重視和發展，增加相關的人才、資金和技術支持，這就需要單位根據實際情況來進行相關工作的進行，比如可以對數據庫的建設與運用進一步地建立安全圍欄，投入人才和資金對整體的安全進行建設，進一步保證檔案管理電子信息技術化的安全，盡量減少檔案管理電子信息化發展的后顧之憂，使辦公人員更加放心地運用電子技術進行檔案管理。

2　檔案管理工作人員的素質培養

有句話說的好，事在人為，無論多么好的設備、多么大的資金支持，如果沒有很好的工作人員以及技術人才，其他都是形同虛設的擺設。想要提高檔案管理工作的效率，那就離不開對檔案管理工作人員的素質培養，以及相關人才的引進和栽培。

2.1人才的引進和栽培

前文曾經有提到過，電子信息技術化在檔案管理工作之中的運用和發展，需要相關的技術人才作為技術支持才可以更好地發展。這就需要單位引進相關的技術人才，并且以引進帶動培養，以點帶面，以少帶多，從而發展自己單位的技術人才，只有以人才為支柱，才能夠更好地促進檔案管理工作的發展。

那么這就需要我們對外公開招聘相關的人才，比如網絡建設人才和數據庫建設及維護人才等等，并且要把相關人才在檔案管理工作中分配開來，以其技術性的建設工作來培養其他工作人員，從而帶動發展更多的技術人才，形成良性的人才發展模式，更好地促進檔案管理工作的進行，提高其工作效率。

2.2培養檔案管理人員的責任素養

檔案作為單位信息的保存方式之一，其保密性要得到充分的保證，并且檔案的調用要保證沒有錯誤，不然造成的損失將是巨大的，假設單位的檔案出現了泄漏，或者是檔案調用出現錯誤，輕者給單位造成經濟損失，重者將危及單位的生存。從此看來，培養檔案管理工作人員的責任素養是不容忽視的問題，只有檔案管理的工作人員不出現或盡量少出現個人失誤，并且做好檔案管理的保密工作，才能使檔案管理工作更好地為單位服務。

在此，我們可以把檔案管理人員的責任落實到每個工作人員的身上，加強其責任素養，這樣可以更好地保證檔案的保密性，也可以進一步減少檔案調用的失誤問題，從而提高檔案管理的工作效率。

2.3提高檔案管理人員的技術和專業水平

檔案管理的工作人員，作為檔案管理工作的核心，其更應該重視其工作的專業水平，并且向一專多能的復合型人才發展，在做好本職工作的前提下，盡可能地發展與工作相關的技術的素質培養，比如開展對多媒體技術的運用與學習，以及對電子信息技術設備的實踐，這就需要單位相關的支持，更需要檔案管理工作人員自身對“多能”的渴求，只有檔案管理工作人員的技術水平上去了，才能夠提高管理檔案工作的效率。

檔案管理工作的發展以及電子信息化技術的發展，對檔案管理工作人員的要求也越來越高，重視電子信息技術在檔案管理工作中的運用，培養檔案管理的相關人才，進一步地促進檔案管理工作的發展，才有可能提高檔案管理工作的效率，從而更好地促進事業的發展。

參考文獻：

[1]涂嬌麗　提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]　辦公室業務　2012，8（150）

第6篇：辦公室檔案管理總結范文

文書檔案能夠記錄事情發生、發展的全過程，是一種重要的資料。在各行各業，檔案在工作的開展中都發揮著重要的作用。當今社會快速地發展，各行業的工作模式也發生了一定的變化。在此背景下，檔案資料的收集與管理工作也需要進行創新，采用科學的方式，提升檔案管理的質量，充分地利用檔案資源，以實現更大的價值。

1 檔案收集和歸檔工作的重要性

檔案資料的收集與歸檔工作是各個機關單位進行工作管理的重要基礎，尤其對于事業單位來說，檔案資料的收集與歸檔工作是其提高工作效率，提升工作質量的重要基礎。首先，檔案資料是記錄辦公室工作的重要文件，對檔案資料進行收集與歸檔管理是辦公室工作的一項重要內容。加強對其管理可以在一定程度上提高辦公的效率。而且，檔案資料也是對單位發展歷程的記載，其見證了單位的發展歷程、相關管理機制的革新過程，通過對這些資料的整理，使其以檔案的形式呈現出來，可以為人事資料的查閱和單位的評定工作提供便利。檔案是單位重要的資料，單位的決策者可以通過查閱檔案資料進一步了解單位的各項工作開展情況，而結合現階段發展情況，根據市場需求和未來發展趨勢來制定單位下一步的發展規劃，為單位發展過程中的決策起到借鑒作用。

2 現階段檔案收集與管理中存在的問題

2.1 歸檔資料收集的不全面

隨著各個單位的不斷發展，辦公室的文書檔案的收集與管理工作也在不斷深入。但是在工作的開展過程中，仍然存在許多的問題。一些單位的管理人員由于缺乏對于檔案收集與管理工作的重視，就會導致一些歸檔文件收集不齊全的現象。當然這種檔案資料收集不齊全的現象也有其他的原因，因為檔案資料的來源較為廣泛，又由于其利用價值較高，資料一旦落入其他部門，便很難再被收集上來。另外，由于一些單位對檔案管理工作的重視程度不夠，直接導致相關工作者責任意識不強，工作態度不端正，自由散漫；又因為單位設置的檔案資料管理人員較少，使其工作量有限，很難實現對檔案資料的及時收集與歸檔。

2.2 檔案文件的收集力度不夠

檔案資料的收集力度欠缺也直接導致了檔案文件在收集過程中的缺失或損壞。檔案文件的收集力度不夠有很多表現，首先，各個部門的管理人員將檔案資料隨意擺放，缺少分類管理，這樣在辦公室文書檔案的收集時就很容易遺漏部分資料。而且在資料收集時還經常遇到檔案資料不完整、不連續的現象，主要是由于各部門的檔案管理不嚴格，文件資料容易出現斷頁、缺少落款公章等問題，一旦出現類似問題，應令有關部門將資料缺失的內容補全再進行收集。另外，有的單位為了應付上級檢查，會根據以往的工作情況編造一些數據，進行工作的總結與評估，這就降低了檔案資料的可靠性。還值得提出的一點是，現在的大多數單位的檔案收集依然以紙質檔案為主，這樣就容易造成檔案的永久性丟失。而加強互聯網技術和數字化技術的應用，注重電子檔案的構建，對資料進行云端備份，減少了資料后期丟失的問題。

2.3 檔案管理意識差

傳統的單位辦公室工作中，往往忽視了檔案資料管理的相關工作。主要因為單位的管理者沒有認識到檔案資料的管理對于單位工作開展的重要影響，缺乏檔案管理意識。這就直接導致辦公室負責文書檔案收集與管理工作的人員較少，而且這種意識的缺乏使整個單位對于檔案管理的責任淡薄，單位上下往往只重視一些紅頭文件，而忽略了普通的?號文件[1]。事實上，上文提到的單位中存在的檔案資料收集的不全面、收集力度不夠的問題歸根到底都是管理者的檔案管理意識薄弱造成的。這在一定程度上限制了單位的發展。

2.4 檔案管理人員專業素質較差

由于單位上下的檔案管理意識缺乏，管理者對于辦公室文書收集與管理工作的人員安排也很不合理，相關崗位安排的人員較少，而且這些人員一般是不具有專業知識的人員，而且年紀一般較大，對計算機技術也缺乏了解，不利于文書檔案管理現代化工作的開展。即使單位聘用的人員是具有專業素質的人才，但是由于單位上下的管理意識淡薄，工作的開展也受到了一定的限制。一些檔案工作者在處理文件資料時缺少對資料可靠性的審核，使得一些缺失的資料和虛假的資料流入，這些資料法律依據性不強，對其進行收集管理就沒有太大意義。另外，一些工作人員對檔案收集后的整理工作也缺乏重視，使檔案的分類管理工作受到影響，最后導致分類和存放的錯誤，在對檔案進行查閱和使用時再進行查找就比較困難。

3 檔案收集與管理工作的改進措施

3.1 提高檔案管理人員的責任意識與專業素質

工作人員的素質將直接影響工作的開展情況，針對檔案資料的收集與管理工作中的問題，我們應該提高檔案管理人員的入職門檻并且加強對檔案工作者的培訓，提高其責任意識，從根本上提高檔案管理人員的綜合素質。作為一名專業的檔案管理人員，除了具有專業的檔案管理知識之外，還應該具有較強的檔案管理意識和高度的責任感。首先，單位在選用檔案管理人員時應盡量選擇具有專業知識的人才，在正式上崗前需要進行相關考核，考核合格方可通過，正式上崗。對于在職的人員，需進行定期的培訓，一方面是對專業知識的更新，講解一些檔案收集與歸檔管理的新方法；另一方面也是加強對其思想教育，宣傳檔案管理工作的重要性，強化其責任意識，可以間接地提高檔案管理工作的效率。

3.2 完善檔案收集與管理制度

為了一進步做好檔案收集與管理的相關工作，企事業單位針對辦公室檔案資料收集與管理工作應該制定出相對完善、健全的管理體系，以此來約束檔案資料管理工作中的不規范、不系統、不全面的現象[2]。為了制定完善的管理制度，檔案管理人員必須對檔案收集與管理工作的流程了如指掌，明確各項工作中值得注意的地方。單位管理者應該根據單位發展的實際情況，進行科學的人員安排，依據相應法規，確定檔案資料收集的范圍，防止在資料收集時出現遺漏。另外，管理制度中應該明確規定檔案資料的歸檔期限，這樣可以激發員工的工作積極性，將資料及時收集上來后進行統一的保管，以提高檔案資料的利用效率。

3.3 更新資料收集與管理的方式

現代社會正在快速地發展，知識也在不斷更新，各項科學技術也不斷地出現，辦公室檔案資料的收集與管理工作也需要不斷創新，更新資料收集與管理的方式，應用一些新的技術，可以提高資料收集與管理的效率。應將坐等資料上交的收集模式改為主動收集的方式，這樣可以對資料的上交起到督促作用，減少資料上交不全面、有遺漏的現象。在這種新的模式下，各部門人員間應該加強溝通聯系，積極引導有關部門的同事，使其配合工作，及時上交檔案資料。檔案收集時應按類別進行，收集后進行有效的分類管理。工作的開展中難免出現一些問題，而對待檔案管理工作中出現的問題，我們工作人員應進行積極利用現代化信息技術，以此減少人工操作出現的錯誤，提高工作的效率。

第7篇：辦公室檔案管理總結范文

【關鍵詞】醫院；辦公室文書；檔案管理；缺陷；對策

文書檔案管理是指以書寫文件的形式對醫院的日常工作及管理活動進行記錄，包括認識管理記錄、財務管理記錄、業務管理記錄等。其工作難點在于文書檔案的收集整理和分類保管。

一、醫院辦公室文書及文書檔案管理的現狀及存在缺陷

（一）文書檔案管理制度不完善。文書檔案管理制度不完善或管理制度不貼合實際管理工作需要，是各大醫院在文書檔案管理工作中普遍存在的現象。文書檔案管理工作的重點和難點是文書檔案的收集整理和分類保管。需要制定明確的規范制度，對需要進行收集的文書檔案進行規定，避免重要文書檔案被遺漏，也需要明確地整理分類辦法，保證檔案文書的妥善保管，方便日后調用。但各大醫院目前的狀況是缺乏詳細的文書檔案管理制度。

（二）文書檔案管理工作缺乏重視。在醫院也加入市場化經營的當下，醫院的工作人員普遍存在重視業務效益、輕視檔案管理的意識。也有部分工作人員認為文書檔案管理工作可有可無，意義不大。其工作內容沒有什么技術含量，只是比較繁瑣。檔案文書被收集整理后也很少被調用，利用價值低。在這一系列觀念引導下，文書檔案管理工作缺乏重視，工作質量得不到保障，由此造成的檔案缺失、混y的現象不在少數。

（三）管理人員整體素質有待提高。醫學知識和醫療技術是醫院招納人才的主要衡量標準以及日后培訓的主要內容，醫院的文書檔案管理人員通常不是檔案管理的專業人才，只是由其他科室臨時抽調組成的管理團隊。可想而知，這樣的文書管理團隊缺乏專業的文書管理辦法，只是以生活經驗和傳統的管理思想進行文書檔案管理工作，難以實現文書檔案的規范化管理和高效調用。醫院文書檔案管理人員整體素質有待提高。

二、文書檔案管理工作整改策略

（一）建立健全文書檔案管理的規章制度，提高對檔案管理工作的重視。建立健全文書檔案管理的規章制度、對文書檔案的收集整理規定，嚴格制定文書檔案等級劃分標準，明確每一等級的文書檔案的處理辦法。對文書檔案實施分類存儲，根據其內容性質保管到相應部門。同時制定相應的人事管理制度和考核措施，將文書檔案管理的職責落實到個人，在工作過程中實施監督，其考核結果與績效掛鉤，不能達到標準的要采取相應的處罰措施。通過文書檔案管理制度、人事管理制度與考核制度的全面落實，提高工作人員對文書檔案管理工作的重視，保證文書檔案管理的工作質量。

（二）加強管理人員的素質培訓工作，提高文書檔案管理能力。在制定文書檔案管理制度的同時，要積極開展管理培訓工作，提高管理人員的工作能力，使其能達到考核制度中的工作標準。首先要提高領導干部對文書檔案管理的重視，加大文書檔案管理工作的宣傳力度，帶動中層干部、基層職工積極開展文書檔案管理培訓工作。文書檔案管理確實不能給醫院帶來直接的經濟效益，但只有做好文書檔案管理工作，才能給醫院其它工作的正常開展提供保障，同時也對醫院工作進行記錄，日后可以有檔可查。在文書檔案管理培訓中，要注意先進管理理念和新管理辦法的引入，通過開展培訓切實提高文書檔案管理人員的整體素質和工作能力。

（三）改善文書檔案管理的硬件配置。醫院要加強文書檔案管理工作的資源投入，不僅是人力資源投入，還包括引進新技術和新設備，采用現代化的管理辦法和設備進行檔案管理。在技術上包括采用信息技術和電子技術等，實行文書檔案的信息化管理，提高檔案利用率。在設備上可以采用先進的電子設備，豐富文書檔案的形式，實現文書檔案的音像化和影像化。另外對文書檔案的存儲保管要格外注意，做好防火、防潮、防蟲等工作，同時加強信息安全管理，防止檔案失竊造成重要信息泄露。

三、結語

醫院辦公室文書與文書檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，醫院領導和相關工作人員應加大對文書管理工作的重視、建立健全管理制度、提高管理人員的素質能力、優化管理設施，全面提高文書檔案管理工作的質量和效率。在文書檔案管理工作過程中積極總結存在的問題和不足，隨時更新管理理念和管理辦法，讓醫院文書檔案管理工作跟得上醫院的發展需要。

【參考文獻】

[1]徐軍. 醫院文書檔案管理存在的問題及對策分析[J]. 檔案管理理論與實踐――浙江省基層檔案工作者論文集，2014：85-87.

[2]張冀紅. 醫院文書檔案管理存在的問題及對策[J]. 檔案天地，2012（08）：53.

第8篇：辦公室檔案管理總結范文

【關鍵詞】 品管圈；檔案資料；查找時間；縮短

1 選題原因

醫院檔案管理是醫院基礎管理水平的重要體現。做好醫院檔案工作，一方面要按照檔案管理規范，加強檔案管理，提高檔案管理質量；另一方面要重視檔案的開發和利用，充分利用檔案信息資源，為醫院建設發展提供真實、有效的檔案信息。

就醫院而言，在各項工作與各類檢查中，資料是必備的文件資料，透過資料的窗口可以看到醫院的綜合管理水平。就各部門而言，資料是檢查醫院每項工作計劃、實施過程的總結，資料的歸檔、整理、查閱是各部門人員工作內容之一，查找資料的速度可以反映出部門辦公效率。為此，我們將“縮短檔案資料每次查找時間”作為本次QCC小組活動。2 品管圈概況

2.1 圈名 大雁圈。

2.2 圈員組成 辦公室全體人員。

2.3 圈徽 大雁時常在蒼茫的云天中翱翔。寓意辦公室人員志存高遠，蓬勃向上，奮發有為。大雁在諸多鳥類中組織紀律和群體意識最強。寓意辦公室人員相互協作，同心協力，眾志成城。大雁能夠全天候飛行。寓意辦公室人員不怕艱難，勇于實踐，銳意創新。大雁群的飛行方式，多為“人字形”或“品字形”。寓意辦公室“以人為本”和“品質至上”的理念。大雁南飛：春天來了，陽光燦爛，管理隊伍，充滿希望。

2.4 活動計劃進度表。

＊ 虛線…………表示預定進度；＊ 請以實線———表示實際進度。3 現況把握

3.1 參與人員 圈全體成員。

3.2 檢查時間 2012年1月21日-1月31日。

3.3 檢查方式 現場查找文件、統計。

3.4 檢查分工 現場調查1人，數據統計、整理2人，質量監督1人。4 現狀調查

4.1 電腦資料整理分散，每臺電腦重復內容多，不及時更新，文件名不規范，沒有時間注明，分不清最新文件。

4.2 紙質資料整理不規范：文件盒文件名字體大小不一，命名不規范，文件盒內資料不及時整理歸檔，有的文件放錯文件盒。同一內容多個文件盒（總共95個文件盒），很多5年前的舊資料未歸檔。

4.3 舊文件柜生銹，開關不方便，柜高度影響文件盒放置。

4.4 舊文件柜生銹，開關不方便，柜高度影響文件盒放置。

4.5 新員工培訓不到位，找資料需要主管資料的同志協助。

4.6 數據統計（調查資料合計：95盒）。

主要問題 件數（件） 所占比例（%） 累計百分比（%）

資料陳舊、重復未清理、歸檔 850 71.5 71.5

電腦資料重復 179 15.1 86.6

同類文件標識不一 95 7.9 94.5

資料分散多個盒 44 3.8 98.3

文件放錯盒 20 1.7 100

5 選題目標

縮短資料查找時間，由改善前的6分鐘/件縮短至改善后的2分鐘內/件。6 原因分析 7 制定對策

序號 不良項目 原因分析 改善目標 改善對策 完成情況 完成日期

1 電腦資料整理分散，重復內容多，不及時更新 資料分散保存在4臺電腦上 實施資料網絡共享 1.對電腦進行編號，在第2臺電腦為主機，在G盤設置"辦公室共享"夾，將共用的請示、計劃總結、上報材料放在共享夾內，其它電腦點擊"辦公室共享"文件夾只可共享。每臺電腦均可對文件進行修改，修改后注明修改時間 2012.2.18

2．每個文件夾上文件按時間設置，建立年度文件夾。 完成 2012.2.9

2 紙質資料整理不規范 資料陳舊、重復未清理、歸檔 2011年前資料全部分類歸檔 把所有的資料全面大清理，分類，分年度清理，重新建立2012年文件目錄 完成 2012.3.15

3 舊文件柜不實用，取放資料不方便 型號不同，不能滿足文件盒要求 換資料柜 更換兩個舊資料柜 完成 2012.3

4 各塊資料標簽不統一 不同時段，不同人員貼標簽 統一規格標簽 文件夾用紅色標簽，標簽字體：黑體48號字。柜外用白色標簽。 完成 2012.3.16

5 員工培訓不到位 新員工調整未及時培訓 人人熟悉資料放置 資料整理完畢進行培訓 完成 2012.3.20

8 實 施

9 效果確認

第9篇：辦公室檔案管理總結范文

一、工作目標

1、強化、細化內部管理運行機制，規范辦公室管理，營造團結、合作、和諧的工作氛圍。

2、重點協助學校領導抓好制度建設及學校工作程序運行等工作，督察工作落實情況。

3、協助學校領導做好宣傳、人事等工作。

4、協助各部門完成學校安排的其他工作。

5、重點抓好內部文件制發、通知、文件管理、上報材料把關等規范管理工作。

6、完成領導交辦的其他事務。

7、迎接各項檢查，包括目標管理、精神文明、綜合治理，平安校園等各項檢查，做好準備工作。

二、重點工作

(一)嚴格按照檔案管理制度，認真做好檔案管理工作

1、加強對教職工人事檔案的管理。積極做好檔案材料的收集、分類整理、歸檔工作，力爭檔案規范完備。做好教職工的調入調出、離退休、轉正定級、晉級、職稱評定、職務聘任、考核、考勤和獎懲等工作。

2、加強對文書檔案的管理。做好上級文件、學校文書資料的收集、分類、編號歸檔及卷案整理工作。

3、根據《檔案法》的具體要求，負責管理各類文件資料，按規定把文件資料及時整理、分類、裝訂、保管，發揮檔案的作用，力求做到檔案管理規范化，科學化。根據工作需要，即使向校長及有關部門提供需查閱的文檔資料。進一步規范文書檔案，提高檔案的查閱效率，努力為學校工作服務、為師生服務;要及時做好各類材料的準備和歸檔工作;要認真仔細正確地做好各類報表數字的統計、核對工作，及時報送，統一存檔。

(二)加強學校精神文明創建活動

進一步提高廣大師生員工的思想道德素質為核心，以構建社會主義和諧社會為目標，鞏固和提高創建精神文明、計劃生育、環境衛生、綠化、綜合治理等各項工作力度，積極開展群眾性精神文明創建活動，做好精神文明創建活動的各項資料的收集、整理、歸檔工作。

(三)安排會議，作好記錄

在學校領導的指示下，認真做好行政例會和教職工大會的組織工作，做好學校行政會議、教師會議和其它重要會議的記錄工作，做好重大節日慶祝活動以及承辦各項活動的準備工作和組織工作，及時出好會議通知、工作安排通知、節假日放假安排等通知,記好考勤，作好總結。

(四)做好文件的各種登記處理工作

1、做好接受、傳送、催辦及文件管理工作，信息采集、上報、保密和檔案管理工作，對來文的閱批、領導批示的督辦、重要文件的核稿、接聽電話、收發文件、打印文件、會議記錄等日常工作，做到嚴謹有序，不出差錯。及時收發書面和網上文件，并交校領導審閱，根據審閱意見，及時轉達給相關職能部門辦理或通知相關教師。各項文件材料，力求及時、準確、高效。

2、負責學校文字材料的起草工作，通知、計劃、總結、匯報等，按照上級要求和工作需要，編寫有關行政文件、表格，同時把好保密關。作好文件的登記、編號、收發等相關工作，文件及時上報，按規定作好文件的上報保存等工作。

(五)做好教職工考勤工作

1、嚴格執行考勤制度，做好簽到、早操考勤和政治學習會議的考勤工作，考勤情況做到每周一公示、每月一匯總。

2、嚴格請假制度。務必持假條請假，半天以上必須得到校領導的批準。

三、常規工作

(一)深入開展校務公開工作

1、進一步完善“校務公開宣傳欄”，對涉及教職工及學生切身利益的事項及時予以公示。

2、積極參與學校的各種會議，采集教職工寶貴意見，并及時上報校領導，加強學校與職工之間的思想溝通。

3、積極利用校園廣播、宣傳欄等媒體，加大宣傳和監督力度。

(二)嚴格按照上級政策做好人事、勞資管理工作

1、學校人事工作包括教職工調動、教職工的退休、職稱評審、聘任、年度考核等工作，這些工作政策性強，牽涉面廣，科目煩瑣，直接關系教職工的切身利益，樣樣都很重要，一點也不能馬虎，我們必須學好政策，熟悉業務，一絲不茍地做好人事工作的每一個環節。

2、一年一度的職稱評聘是教師們關注的大事，辦公室要一如既往地做好職稱評聘的各項組織工作，為教師職評服好務。繼續做好教職工年度考核、年終總結、評選先進等組織工作。

3、根據州編委有關文件精神，嚴格按照文件規定的機構編制方案管理編制冊，按時辦理新入編、退休人員的手續。

(三)法制工作

做好“六五”普法工作。堅持“兩個轉變，兩個提高”，以“建設法治蒙小，構建和諧校園”為主題，進一步加大我校法制建設的步伐。以宣傳新《義務教育法》為切入點，以“六五”普法宣傳為契機，深入研究普法工作，推動普法、依法治教工作的新發展。完善各項規章制度，強化校園法制建設，依法管理各項事務;充分發揮校園廣播站、櫥窗、學校網站等宣傳輿論工具的作用，大力宣傳法律法規，繼續辦好法制宣傳櫥窗、專欄、板報、墻報、圖展，搞好法律宣傳活動;通過開展“法制講座”、“法律知識競賽”等具體措施和活動，深化法制安全宣傳月、周、日的成效，督促全體師生學習法律知識，提高法律素質，逐步養成人人學法、懂法、守法、用法的良好校園氛圍。

(四)做好宣傳及信息反饋工作

1、進一步做好各部門的統籌協調工作。上情下達，下情上達及時、準確;做各部門之間溝通的橋梁，維護好學校班子的團結，提高工作效率。

2、建立重要的來信來電來件的登記制度。及時將學校的教育動態、典型人事、重要成績向上級進行匯報。對于上級布置的各專項工作要以文字形式及時向上級反饋，根據信息來源和內容恰當及時地進行處理，及時與相關部門進行溝通，準確掌握實際情況，合理地做好反饋工作。

(五)完成好學校領導交辦的其他工作，完成好上級布置的急辦任務和各項臨時性工作。

1、負責協調學校黨政各職能部門共同辦理的綜合性工作，經常了解各部門的工作情況，協調關系，做上情下達，下情上達。

2、注意調查研究，掌握校內外信息，主動了解與學校有關的情況和問題，積極為學校領導決策提供參考意見。