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第1篇：檔案保管范文

甲方：___________________________

乙方：___________________________

根據國家有關法律規定，本著雙方互惠互利，共同發展的原則，經甲方、乙方雙方協商，特訂立本協議，以便雙方共同遵守。

一、乙方自愿將檔案、資料寄存在甲方。

二、乙方寄存的檔案、資料所屬年度為_________到_________;檔案數量為_________卷，具體見交接清單。

三、乙方的檔案寄存保管期為_______年，從_______年______月______日起至_______年______月______日止。

四、乙方按標準向甲方繳付寄存費_________元后，雙方辦理寄存檔案的交接手續。

五、寄存期內乙方因特殊情況須提前退回寄存檔案的，甲方不退還寄存費。

六、寄存期滿乙方如需延長寄存期，應重新簽訂協議。

七、因不可抗力造成寄存檔案受損，甲方不承擔賠償責任。

八、甲方的義務和權利

1.負責提供寄存檔案存放的場地、技術設備、管理人員。

2.負責寄存檔案的保管、保護，確保檔案安全。

3.負責寄存檔案的管理、統計、查尋、檢索。

4.擁有寄存檔案的管理權，有權查驗利用者的身份證明。

5.對寄存期滿不取走的檔案有權進行處置。

九、乙方權利義務

1.寄存檔案應具有保存價值，經過整理，編目，也可委托甲方提供有償整理編目服務。

2.應按收費標準向甲方繳納費用。

3.查閱利用寄存的檔案應出示寄存者有效證明(單位介紹信、身份證、工作證)。寄存者利用其所寄存檔案不再收取檔案利用費

4.對寄存的檔案擁有所有權。寄存期滿，如不繼續寄存須在期滿后60天內取走所寄存的檔案。

5.享有優先利用權，并可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見。

6.對因甲方管理不善造成蟲蛀、霉變、遺失等問題，有權要求賠償。

十、本協議執行過程如有未盡事宜，雙方協商解決。

十一、本協議一式二份;甲、乙雙方各執一份，具有同等法律效力。

甲方(蓋章)：_________ 乙方(蓋章)：_________

法定代表(簽字)：_____ 法定代表(簽字)：_____

_________年____月____日 _________年____月____日

勞動合同范本(二)

甲方：_________________

乙方：_________________

甲乙雙方經協商達成如下：

一、甲方同意保管乙方委托的人事檔案。

二、合同有效期為_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。

三、乙方每年應向甲方繳交管理費_________元人民幣，合同期內檔案轉至其他單位，其管理費不予退還。

四、甲方僅為乙方托管人事檔案，雙方不存在勞動關系及任何行政上的隸屬關系，乙方的就業、工資、福利、醫療、人身意外、繳交社會保險費、退休申請及退休養老金的領取等均為自理。乙方在托管期間，其本人發生因病及傷亡事故導致的一切責任均由乙方本人自負，與甲方無關。

五、乙方在托管期間，應自覺遵守國家的有關法律、法規，不得以甲方之名義從事任何違法違紀活動，不得違反計劃生育。否則，一經發現，甲方立即單方終止合同，脫離托管關系，托管費不予退回。

六、在托管期間，如乙方由于調動原因需要調閱檔案或轉至其他單位，需由接收單位出具證明，甲方才給予辦理閱檔或轉檔的有關手續。

七、本合同期內，甲方按國家有關規定管理乙方的人事檔案，為乙方出具與檔案有關的證明、材料。

八、本合同期滿后，乙方如不及時交納托管費除按規定交納托管費外，每人每日加收滯納金_________元。

九、乙方如變更地址及聯系電話應及時通知甲方，以便聯系。如不及時，由此造成的責任概由乙方承擔。

十、本合同單方或自動終止時，托管關系自然解除。

十一、本合同未盡事宜，甲、乙雙方應友好協商解決。

十二、本合同一式兩份，甲、乙雙方各執一份，具有同等效力。自簽字蓋章之日起生效。

甲方(蓋章)：_________ 乙方(簽字)：_________

代表人(簽字)：_______

_________年____月____日 _________年____月____日

勞動合同范本(三)

甲方：_____________________

乙方：_____________________

經甲、乙雙方協商，就乙方委托甲方保管檔案達成以下協議：

1.甲方根據《檔案法》和_________部、人事部有關規定，為乙方保管檔案。乙方應在簽訂本協議及繳交檔案保管費后，按有關規定及時將檔案及相關資料轉入甲方，否則甲方不予提供相關服務。

2.經乙方申請，甲方按國家有關規定，只為乙方提供出具檔案保管證明以及借閱檔案的服務，不提供其他服務。此外，乙方的就業及與其他機構的關系、工資福利、社保醫療、人身權益及人身意外等均應自理。

3.乙方應遵守國家及省、市的法律法規，遵守甲方有關檔案及人事管理規定和計劃生育管理的有關規定。

4.本協議期自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本協議期滿，乙方應及時與甲方續簽或將檔案轉出;否則，視為乙方繼續委托甲方保管檔案，甲方可依規定的收費標準每年向乙方計收檔案保管費，并保留追收乙方欠費的權力。

5.乙方應于簽訂本協議時向甲方繳交檔案保管費_________元，協議期內如檔案調出，費用不予退還。

6.本協議由甲方代表人簽字，加蓋公章及乙方簽章后生效。甲、乙雙方各執一份，具同等效力。

7.本協議未盡事宜，由甲、乙雙方協商解決。

甲方(公章)：_________ 乙方(簽字)：_________

第2篇：檔案保管范文

二、對各類檔案均應按規定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續。查、借閱機密檔案要經主管領導批準。

三、對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。

四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。五、利用者對所借檔案文件、技術圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。

六、對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規定銷毀，不得以廢紙出售。

七、發生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、保密或保衛部門，當事者要寫出書面報告。對違反保密規定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。

xx市檔案局檔案庫房管理制度

一、檔案庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領導批準外，非本室工作人員不得入內。

二、保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。

三、檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。

四、檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光的措施。

五、對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其它問題的檔案須經科學處理后方可入庫。

六、庫房內安置溫濕度計，每天定時測記。庫房的溫度應控制在14-24℃之間，相對濕度應控制在45-×××之間。

七、庫房內應保持清潔，不得堆放與檔案無關的物品。

八、每學期結束前，要對案卷進行總清點，檢查帳、卡、物是否相符。

第3篇：檔案保管范文

根據國家檔案局令第8號《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》文件精神，結合樂清市協作辦（招商局）〔以下簡稱本辦（局）〕職能和工作實際，為了完整、系統地保存本辦（局）在工作活動中形成的公文、電報、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文件材料的質量，以適應領導決策科學化和機關各項工作的需要，為樂清積累門類齊全、結構合理的檔案史料，制定《樂清市協作辦（招商局）文件材料歸檔和不歸檔的范圍》如下：

第一條為便于本辦（局）正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。

第二條本規定中的本（辦）局文件材料是指本辦（局）在工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

第三條本辦（局）文件材料歸檔范圍是：

(一)反映本辦（局）主要職能活動和基本歷史面貌的，對本辦（局）工作、樂清建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

(二)本辦（局）工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

(三)本辦（局）需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下屬企業報送的重要文件材料；

(四)其他對本辦（局）工作具有查考價值的文件材料。

第四條本辦（局）文件材料不歸檔范圍是：

(一)上級機關的文件材料中；普發性不需本辦（局）辦理的文件材料，任免、獎懲非本辦（局）工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

(二)本辦（局）文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本辦（局）負責人兼任外單位職務形成的與本辦（局）無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

(三)同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

(四)下屬企業的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

第五條凡屬本辦（局）歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本辦（局）負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第六條機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第七條永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本辦（局）制定的法規政策性文件材料；

(二)本辦（局）召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

(三)本辦（局）職能活動中形成的重要業務文件材料；

(四)本辦（局）關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；

(五)本辦（局）機構演變、人事任免等文件材料；

(六)本辦（局）房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；

(七)上級機關制發的屬于本辦（局）主管業務的重要文件材料；

(八)同級機關、下屬企業關于重要業務問題的來函、請示與本辦（局）的復函、批復等文件材料；

第八條定期保管的文書檔案主要包括：

(一)本辦（局）職能活動中形成的一般性業務文件材料；

(二)本辦（局）召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

(三)本辦（局）人事管理工作形成的一般性文件材料；

(四)本辦（局）一般性事務管理文件材料；

(五)本辦（局）關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；

(六)上級機關制發的屬于本辦（局）主管業務的一般性文件材料；

(七)上級機關和同級機關制發的非本辦（局）主管業務但要貫徹執行的文件材料；

(八)同級機關、下屬企業關于一般性業務問題的來函、請示與本辦（局）的復函、批復等文件材料；

(九)下屬企業報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

第九條本辦（局）形成的人事、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。

第十條本辦（局）對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。

本辦（局）在歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

第4篇：檔案保管范文

[關鍵詞]財務檔案；管理；問題；措施

一、前言

財務檔案管理是財務工作的重點，因為它真實記錄并反映了企業單位發生的經濟業務。財務檔案管理工作具有重要的意義，可以有效地提高企業經濟效益，但是在實際工作中很容易被人們忽視，從而就大大地影響了財務管理的質量。因此，認識到財務檔案保管工作的重要性，并且加強財務檔案保管是很有必要的。

二、財務檔案的內容

一般而言，財務檔案是指會計憑證（如原始憑證、記賬憑證等）、會計賬簿（如明細賬、總賬、日記賬等）和財務報告（如月度財務報表、年度財務報表）等，真實地反映并記錄了企業發生的經濟業務，同時也為單位加強經營管理提供了重要參考依據。

三、當前財務檔案管理存在的問題

近年來，財務檔案管理工作取得了顯著發展，但是也頻頻出現問題。當前財務管理存在的問題主要有：

1.財務檔案保管不規范

2.會計檔案立卷不規范

四、加強財務檔案管理的措施

從當前財務管理工作存在的問題，同時聯系檔案管理工作的性質，筆者認為可以從以下幾個方面來加強對單位財務檔案管理，從而可以真正發揮檔案管理在單位中的作用。

1.提高領導者法律法規的意識

很多領導者都認為財務工作在單位中扮演著重要的角色，在實際工作中，就應該從單位和員工的根本利益出發，嚴格按照會計準則的標準聘用財務人員。選用高素質和高業務能力的財會人員，就會嚴格遵守法律法規，在實際工作中就會真實地反映出發生的經濟業務，從而確保了財務檔案的準確性。

要想確保財務檔案信息的真實性和可靠性，提高領導者法律法規的意識是很有必要的。要讓領導者認識到財務檔案質量的重要性，在領導者正式上崗前加強培訓，而且培訓的內容應該包括會計準則、會計法規等，從而讓領導者樹立起相關的法律法規意識。在單位的財務管理工作中，堅決不任人唯親，堅決不舞弊，而且財務工作人員的變換都要報經上級部門的批準。若領導者更換時，重新按照相關的制度實行，這樣就可以從根本上確保財務檔案的真實性和準確性。

2.提高財務工作人員的法律法規意識

一個單位的財務工作人員僅僅具備較強的業務工作能力是不夠的，還需要具備強烈的責任感和法律法規意識，在實際工作中嚴格遵守會計準則及相關的會計制度，從而將發生的經濟業務真實且準確地反映在財務檔案中。而且在工作中，不以領導者的愛好為標準，嚴格遵守《會計法》及國家制定的相關會計法規，加強對原始憑證的審核，始終堅持客觀和公正的工作態度，辨別發生的經濟業務是否真實、是否合法，從而確保記錄的會計信息具有真實性和可靠性。敢于對不合法的原始憑證拒絕受理，并及時向單位負責人報告。同時要按照法律要求在銀行設立企業專用賬戶，不設立“小金庫”，以審核過的會計憑證來登陸會計賬簿。除此以外，財務會計報告要嚴格遵守按照審核過的會計信息編制，真正地實現財務檔案的真實性。

3.財務檔案管理人員要培養自己的責任感

在對財務檔案進行管理的過程中，要嚴格整理、裝訂、編制，然后將檔案移交給單位檔案管理機構進行統一保管，這時檔案管理人員也要嚴格按照會計準則要求，認真接收財務檔案，審查各種不同的檔案資料，將檔案放置在規定的位置保管，不僅做好檔案的保管工作，還應該根據實際情況提供使用和銷毀。因此，財務人員具備強烈的責任感、高度的服務意識和無私奉獻的精神是很重要的。除此以外，單位領導者還要定期對檔案管理人員加強培訓，不斷提高業務工作能力，從而更好地完成新時期的會計檔案管理工作。

4.完善財務檔案管理制度

依據《會計法》和《檔案法》等法律法規，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到整個企業工作的整體規劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度，規范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環節，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制定電子檔案管理辦法。？

總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，加強和完善電算化會計檔案管理，將成為各個企業在財務工作以及在整個企業經營管理工作中必須考慮的問題，財務檔案管理的好壞將直接影響到企業的管理和效益。？

結束語

財務檔案管理工作在單位管理工作中，占據著重要的地位和作用，財務檔案保管工作能否做好，會直接影響到單位的財務管理質量。因此，為了提高單位的效益，做好檔案保管工作是很有必要的。

參考文獻：

[1]《會計檔案管理辦法》.

第5篇：檔案保管范文

【論文關鍵詞】會計信息化檔案安全性維護性

會計檔案是重要的經濟檔案,隨著會計電算化技術的廣泛應用,會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代,由傳統意思上的檔案變為了信息化檔案。

1會計信息化檔案的特點

1.1會計信息化檔案的載體多樣性

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料,它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統意義上書面紙質的會計檔案,又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質中的會計數據和相應電算化環境下的財務軟件系統等。

1.2表現形式的特殊性

傳統的會計檔案直觀性強,主要以書面紙質形式保存,可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息,但記錄信息量低,占用空間大,數據查找不便且不容易保管。信息化會計檔案,必須在特定的計算機硬件和軟件環境下才能使用,對計算機系統的依賴性很強,但記錄信息量大,占用空間小,數據查詢簡單方便且容易保管。

1.3信息處理的便易性

信息化會計檔案因其會計信息的數字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享,但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風險。

1.4保管條件較高

信息化會計檔案存儲介質十分精密,電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環境要求較高。

2會計信息化檔案管理中的問題及對策

2.1安全性

會計信息化條件下,會計檔案的調閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料,從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據相關法律法規和信息化檔案的特點,制定和完善符合新環境下的會計檔案管理制度,特別是要建立權限分級制度,實行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權限,在會計電子檔案管理中負有不同職責,采取不相容職責相分離措施,嚴格崗位責任制,加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數據的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點還應遠離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質保存的文檔,還要定期進行檢查,定期進行復制,以便在再利用或發生意外時能及時恢復數據,保證數據的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施,即使數據丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數據,保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕,只接入財務系統內部局域網,與Internet互聯網物理斷開,同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質,必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計算機病毒感染,造成數據被破壞。

第6篇：檔案保管范文

關鍵詞：文書檔案；保管期限表；檔案鑒定

檔案鑒定在檔案管理中起到至關重要的作用，檔案鑒定也是貫穿在整個檔案管理工作始終的一項重要的工作內容。檔案在最開始的時候都是普通的文件，只有按照一定的標準經過鑒定，才能確認其是否可以作為檔案來保管和利用。每一份檔案都有一定的保管期限，當保管期限滿之后，是選擇繼續保管還是進行銷毀都要經過鑒定。在這個過程中，制定科學合理的保管期限表是尤為重要的。

一、文書檔案保管中的原則劃分

1、對歸檔文件的形式進行劃分確定

檔案文件的保管期限由于文件的性質和種類的不同而有所不同，一般來說，要看文件的規范程度和珍貴程度等特性來進行劃分。主要包括以下三點：

一是分析歸檔文件的文種：反映方針政策、重大事件、主要業務活動，具有權威性和重要性的決定、決議、命令、指示、條例、紀要、報告等，要比處理日常事務的通知、簡報、來往函件等保管期限長，但通知、函等文種還要根據其內容的重要程度來決定其保管期限。

二是分析歸檔文件的稿本：歸檔文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限長。但有些重要文件經反復修改，其過程性的草稿、征求意見稿、送審稿、報批稿等都很重要，這些重要文件要結合其文種及其文件本身的重要性來劃分保管期限。

三是分析門檔文件的“珍稀”特點：有重要領導、著名人物的題詞、批注、簽字的文件材料有權威性，具有紀念價值。某些文件因載體古老、珍稀而具有文物價值，某些文件因書法或裝裱優秀而具有藝術價值。這些歸檔文件都可作永久保存。

2、對歸檔文件的責任者進行劃分確定

一是分析歸檔文件的責任者是本單位還是外單位：在保管中，對非本單位的文書檔案材料不加以歸檔。在內容相同、文種相同的情況下，對本單位的文書檔案應當嚴加分析和控制，對其中存在的各種問題和方法嚴格處理，確保文書檔案能夠滿足當前企業工作需求，而且由于其在包觀眾保管期限較長。

二是分析歸檔文件的責任者是本系統還是外系統：在外系的文書檔案保管中也是采用不歸檔方式進行保管。對外系形式形成的本行業文件資料和檔案應當歸檔，并且能夠在相同情況和相同的文本之下進行嚴格辨認，及時的發現其中存在的問題，但其文件材料的保管期限較短：在內容相同的情況下，行業的文檔要及時的進行搜查，避免出現首查難度，因此在相同情況下應當做好保管標志。

二、文書檔案保管期限表的改進建議

1、增強其實用性

文書檔案的保管期限表包含著檔案鑒定的基本原則、鑒定標準和鑒定的具體方法。在具體的檔案鑒定的過程中必須將理論和實際進行有益地結合。在對檔案進行鑒定時所用到的各種分析法具有一定的抽象性，操作難度較大。但是這又是檔案鑒定的關鍵所在。所以，必須將這些理論方法運用到具體的實踐中去。檔案鑒定工作人員的專業知識水平和綜合素質是影響檔案保管期限表的制定的重要因素。就目前我國檔案鑒定人員的現狀來看，其專業知識水平還沒有達到相關的標準，在檔案管理工作中的能力還較弱。為了彌補這一不足，對檔案保管期限表的制定就要更加嚴格。期限表要具有一定的實用性，將一些標準和原則以通俗的方式進行表達，打破人們的認識局限。這樣才能提高工作的效率，保證鑒定工作的質量。

2、分級分系統，完善檔案鑒定標準體系

目前我國檔案保管期限表比較單一，這不符合檔案價值鑒定的規律。由于檔案價值是多方面的，檔案形成者在現實社會中的職能、地位和作用有大小、輕重、主次之別，所以其所產生的檔案對社會的整體價值也就有差異。因而檔案價值鑒定的標準也應具有多元性，不要搞大一統。也不能將文件的第一價值和第二價值合并起來，既將其作為各單位鑒定檔案價值確定保管期限的依據，又將其作為檔案館優化館藏的依據。因此，各行業、各系統應以國家檔案行政管理部門頒發的檔案保管限表為依據，結合自己的特點和實際情況制訂各自的檔案保管期限表，建立由國家鑒定標準、行業鑒定標準、系統鑒定標準相結合的鑒定標準體系，各種標準相互協調，各司其職，并且隨著現實條件的變化而不斷完善和發展。

3、變“三分法”為“標時法”，減少操作彈性

我國的檔案保管期限主要有三個：永久保存、長期保存和短期保存。對于永久保存的檔案文件，從入館之時起就一直保存在檔案館中，沒有時間的限制；長期保存的檔案往往在十六年到五十年不等，而有些檔案則是在二十年或者三十年就到了保存期。所以，對于長期保存的檔案來說，其時間跨度較大。在具體的檔案文件保存的過程中，有些短期的文件劃分到長期保存的范圍內，使得檔案保管工作不能有序地進行。而且長期保存的文件在一定程度上浪費了光藏資源，其價值也會隨著時間的推移而減小，沒有了保存的價值。將“三分法”變為“表時法”，是對需要保存的檔案文件進行定期的鑒定。當一些文件的保存期滿之后，就按照檔案保管期限表進行鑒定，如果有保存的價值就進行進一步的保存，如果達不到保存的標準就進行剔除。這樣可以很好地對檔案文件進行保存，為檔案管理工作提供一定的便利。

4、保管期限表要有較強的操作性

保管期限表的操作性是影響檔案鑒定工作的重要因素。我國對檔案保管期限表進行了多次修訂，每次修訂之后其條款就會有一定的減少。但是現如今的檔案文件種類越來越多，數量龐大，已有的鑒定條款已經不能滿足檔案文件的鑒定需求。另外，在檔案文件保管期限表中的一些詞語出現了表示不明，模棱兩可的狀態。有些詞語的概括程度較高，具體的指向不清。這就給檔案的鑒定工作帶來一定的難度，嚴重阻礙了檔案保管期限表的可操作性。所以，在對其進行改進的時候要注意各個條款的用詞準確，界限分明，有一定的規范性。使得檔案鑒定的工作人員能夠在最短的時間內確認檔案的價值大小，明確保管期限。這樣才能有效地提高檔案鑒定工作的效率。

三、總結

總而言之，文書檔案的保管期限表是做好檔案的鑒定工作的重要標準。檔案的鑒定工作對以后的檔案管理起到一定的促進作用。在今后的檔案鑒定工作中，要對檔案文件的保管期限表進行有效地改進，增強其可操作性和實用性，明確鑒定標準體系，為檔案的鑒定提供便利。■

參考文獻

[1] 任 翔，王傳軍.檢察機關文書檔案保管期限的分析方法[J].辦公室業務，2009（7）.

第7篇：檔案保管范文

關鍵詞：適當延長會計檔案保管年限;磁性介質保管會計檔案；操作日志重要性

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映。通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈；可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考。

按照1998年8月21日財會字（1998）32號文第四條之規定，各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

在長期工作實踐當中，本人積累了一些會計檔案保管方面的經驗與看法，與同行交流。

一、會計憑證、賬簿的保管年限

按照財會字（1998）32文的規定，會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、會計賬簿的保管期限均為15年，本人認為此期限應稍微延長。身邊有一具體事例：十七年前，單位收取個人一筆款項，開具收據。后退回，由于涉及人員比較多，所以制成表格形式發放，由于會計人員疏忽，發放時只在表格中簽名領款，未收取甲同志收據。多年以后，甲同志持收據索要當初交款，但是，當初領取款項的原始表格已隨原始憑證銷毀，引起經濟糾紛。

二、磁性介質保存會計檔案

一般單位除會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊、行政事業單位決算要永久保存外，其余會計賬簿，原始憑證等等，都有其保管年限，最長25年，最短3年。

財會字（1998）32號文第十二條，采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

當今，隨著計算機的普及，基本上所有單位都采取計算機作為賬務核算的工具，所以保存紙質會計檔案和磁性介質保存會計檔案就顯得尤為重要。紙質會計檔案有兩方面的缺點：第一，按照規定，紙質會計檔案要用針式打印機打印，但現在針式打印機用戶越來越少，針式打印機缺點是針頭宜缺損，打印速度較慢，電子產品淘汰較快，有時配件都不容易買到。本人認為，針式打印機已不太適合大量打印會計賬簿的需求。第二，如果采取激光打印機打印，則由于光照、日曬，年代久遠等自然原因，很容易造成墨跡脫落等現象。所以，用磁性介質保存會計檔案就顯得尤為重要。磁性介質保存會計檔案必須做到：第一、及時性。磁性介質保存會計檔案同一般會計檔案一樣，平時每月會計結賬日要及時備份，這次備份有兩個功效，一是為了年底會計總備份（從微機中備份到磁性介質中），二是為了賬目如有差錯，以備備份恢復。年底賬目要統一備份，例如刻錄光碟長期保存。第二、安全性。賬務備份不能只備份在本計算機當中，假設有病毒侵蝕導致計算機癱瘓無法工作，如果損壞特別嚴重，那么備份也將丟失，所以計算機備份后刻錄光碟尤為重要。

三、關于操作日志

傳統的會計檔案指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。一般忽略了操作日志。本人認為，操作日志也應該作為重要的會計檔案予以保管。

系統日志源自航海日志：當人們出海遠行的時候，總是要做好航海日志，以便為以后的工作做出依據。操作日志是會計操作系統中的一個比較特殊的文件，在安全方面具有無可替代的價值。日志每天為我們忠實的記錄著系統所發生一切，利用系統日志文件，可以使操作員快速對潛在的系統入侵作出記錄和預測，但遺憾的是目前絕大多數的人都忽略了它的存在。

第8篇：檔案保管范文

[關鍵詞]學校檔案保管；物質條件；要求

學校檔案保管的物質條件是指符合要求的檔案庫房建筑和一定的設備，這是保護檔案的二個基本條件。

一、學校檔案庫房的管理

檔案庫房是保護檔案的最基本的物質條件，庫房管理是檔案保管工作的主要內容，只有做好經常性的庫房管理工作，才能為整個檔案工作的進行創造必要的條件。

（一）檔案庫房的建設標準

檔案庫房是保護檔案最基本的物質條件，庫房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果。庫房建筑是檔案管理中長期起作用的因素，因為庫房改動比較困難，而且會造成很大浪費。因此，只有搞好檔案庫房建設和庫房管理，才能有效地保護好檔案。

學校檔案庫房的建設，同全國其他行業檔案庫房建筑一樣應遵循“適用”、“經濟”、“美觀”的原則。檔案庫房是一種特殊性建筑，有別于民用建筑和辦公用房。它是保存檔案的主要場所，檔案的長期有效性和其價值的原始性，對庫房建筑提出了比較嚴格的要求。防熱、防潮、防光、防塵等均有比較具體的要求。因此，新建庫房要按照《檔案館建筑設計規范》進行設計。

所謂“適用”就是新建庫房要符合維護檔案的安全，延長檔案的壽命，便于檔案的管理等要求。最大限度地排除和減少各種不利因素對檔案的破壞作用。

所謂“經濟”，就是要講究經濟效益，注意使用價值，精心設計，精心施工，力求節省開支，在基本適用的前提下，兼顧學校的經濟能力和技術發展水平，不要不切實際的追求高標準。只能在力所能及的情況下盡量好一些。

所謂“美觀”，就是外觀造型要新穎、別致，體現民族風格和學校的總體規劃，協調一致，有利于校園的美化。但是必須以適用和經濟前提，否則，庫房外表再美也不能取得好的效果。

選址時要注意：（1）遠離存放易燃、易爆等危險品存放地點，不設在有污染，有污染氣體發源地的下風方向，要避開高壓輸電線路；（2）地勢較高、場地干燥，排水暢通，空氣流通，環境安全；（3）館區與生活區等建筑應分別布置，避免相互干擾；（4）館區內道路應便于檔案搬運，并符合消防要求；（5）總平面布置應有適當綠化用地。

不設檔案館的高等學校和中小學，新建檔案庫房都有一定困難，可將普通的建筑改造為檔案庫房。但須注意以下幾點：一是改善環境，調整出入路線；二是改造地面，防止潮濕；三是整修房頂，防止漏雨；四是檢查電線，防止火災；五是修理門窗，嚴密入口；六是分清主次，合理安排，將重要的珍貴的檔案存放在條件較好的房間。

（二）進出庫制度

檔案庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進出庫房的人員及其進出的方式、時間、要求等進行必要的限制并做出專門的規定。一般情況下，檔案庫房只允許檔案庫房管理的專門人員進入，非管理人員原則上不允許進入。即使是專門的管理人員進出庫房，也必須有相應的限制性規定。如在庫房內不允許從事與庫房管理工作無關的其他活動，不允許在庫房內吸煙、喝水、吃東西等，庫房無人時必須關燈、關窗、上鎖等。庫房內的溫濕度是直接影響檔案壽命的環境因素。較為適宜的庫房溫度應為14℃～24℃，±2℃；相對濕度應為45%～60%，d5%，母片庫適宜的溫度在13℃～15℃，相對濕度為35%～45%。為了科學庫房溫濕度，應配備精確、可靠的溫濕度測量儀器和自動調控設備。

（三）十防措施

檔案保管工作常說的“十防”措施，一般是指防火、防光、防水、防塵、防蟲、防高溫、防低溫、防細菌、防霉菌、防有害氣體。這“十防”基本上囊括了對檔案實體可能造成損毀的所有自然的和人為的因素，是庫房管理工作的重要內容。

（四）檔案安全檢查

1.定期檢查

定期檢查一般一季度或一個月一次。對檔案定期檢查是檔案保管工作中的重要工作之一。檢查內容包括：執行法規情況，庫房安全設施情況，照明線路情況，有無丟失、損壞、泄密、蟲蛀、鼠咬、污染情況等等。

2.不定期檢查

不定期檢查主要是按檔案保管要求進行不定期的全面檢查或個別項目檢查等。

檔案安全定期檢查和不定期檢查中發現的各種問題，要及時予以解決。檢查和落實情況要做好記錄。

（五）檔案存放位置索引

檔案館（室）為了便于保管工作人員切實掌握檔案（室）檔案的存放情況和迅速地取放檔案，必須編制檔案存放位置索引。檔案存放位置索引，按其作用可分為兩種：

1.全宗存放位置索引。即以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放處所。

2.庫房存放全宗索引。即以庫房和檔案架（柜）為單位，指出它們保存的是什么全宗及其組成部分的檔案。

二、檔案設備裝具的配備與要求

檔案庫房的設備主要包括檔案裝具、防潮去濕設備、消防設備等。這些都是檔案館（室）必需的基本設備。檔案存放和保管的好壞，壽命長短，利用是否方便，與庫房設備的配備有著密切的關系。檔案庫房的設備、裝具種類很多，各有所長，應按庫房特點和檔案價值、規格的差異，合理遠用，靈活配置。

裝具即有以存放檔案的柜、架、箱等。一般說、封閉式的檔案柜（架）比敞開式的架子更有利于對檔案的保護。柜、架、箱的制成材料最好是金屬物，這樣更有利于防火。為充分利用庫房空間，檔案庫房多考慮使用密集型活動檔案柜，即密集架。一般說，它可以比常規的固定柜（架）節省近2/3的庫房面積。若新建庫房，可比使用常規固定裝具節省近1/3的建筑費用。但安裝使用密集架對地面的承重能力有較高要求。若在二樓以上的房間內安裝，樓板承受能力一般需在每平方米600公斤以上，同時也應當考慮整個建筑物的堅固程度及其使用年限等相關因素。

參考文獻：

第9篇：檔案保管范文

【關鍵詞】高校聲像檔案 價值 保管 利用

高校聲像檔案作為高校重要的文化資源之一，具有潛在的開發利用價值。聲像檔案能夠記錄人類的歷史活動，還原社會的歷史面貌，再現當下的發展成果，是人類社會寶貴的文化財富，是形象最逼真、時空感最強的檔案資源之一。

一、聲像檔案的特性及價值

聲像檔案是以照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲音、圖像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它最大的特點就是能將鮮活的現實場景原聲原貌記錄下來，然后作為歷史資料真實地保存下來，所以它具有視聽結合，聲像并茂的特殊性。在2008年“5.12”汶川特大地震抗震救災期間，四川的許多高校都派出了多批志愿者前往災區進行救助支援，這期間拍攝的聲像檔案永遠的留住了當時的場景。它記錄了大批高校志愿者幫助災民共渡難關的場景，一張張清晰的照片比任何文字都能生動真實的展現當時的情景，讓后來的很多參觀者通過那些照片和影像了解到救災期間的真實情況。這也是音像檔案具有的基本價值，即歷史憑證價值。2016年，四川大學舉辦了“120周年校慶”，在校慶的校史展覽上，通過不同歷史階段豐富的聲像資料并結合文字說明展示了川大120年不平凡的發展軌跡，看到大量的黑白影像圖片，就像看到了學校創辦初期的情景，它不僅記錄了學校創辦早期的艱辛，更是將學校120年的發展和變遷沿著歷史的軌跡呈現在師生面前，使廣大師生員工提高了愛校、敬校的情懷，讓他們從歷史和現實的對話中感受到當時的上課場景和氛圍，感受到校園的蓬勃生機和獨特的魅力，從而發揮了聲像檔案的宣教作用。

聲像檔案相對于紙質檔案而言，除了具備檔案的基本特點以外還有以下幾個特殊性。

（一）原始記錄性

高校聲像檔案是紙質檔案不可代替的，它具有直觀，真實的特點，是反映學校建設、教學、科研以及其它有紀念意義活動的珍貴聲像資料，是高校在辦學過程中形成的原始歷史記錄檔案。

（二）生動直觀性

高校聲像檔案能直觀形象的反映客觀事物，在記錄高校師生活動的聲音和圖像中，給參觀者帶來強烈的視覺沖擊感和時空穿梭感，從而留下深刻的印象。

（三）特殊材質性

聲像檔案因其特殊的材質，對存儲環境的要求很高，保管條件比紙質檔案要求也更加嚴格，稍有不慎就會導致聲像制作材料受到破壞，照片褪色，底片粘連變質，磁帶受損，導致畫面、音響失效、失真，從而失去其利用價值。

（四）相輔相成性

聲像檔案與紙質檔案的關聯非常緊密（它們以不同的形式記錄歷史，相互印證，相輔相成。），例如重大活動、重大事件或會議等，除了有文字記錄以外，還配有照片、錄音和錄像等。

二、聲像檔案的保管

要保管好聲像檔案，首先，要對聲像檔案進行分類，只有更好地分類才能更好地對檔案進行保護和利用。由于聲像檔案的分類方法有很多，就高校聲像檔案而言，大多采用年度分類法，即在聲像檔案的封面或者卡片上標注檔案號、標題以及文字說明。其次，聲像檔案都是由磁性材料和感光材料構成，為了延長檔案壽命，以下幾點還需注意。

防磁避光。聲像檔案的存放不能靠近帶有磁場的物件旁，如變壓器、磁場揚聲器、電動機等，以防止某些聲像檔案消磁；聲像檔案不能長時間承受日光照射，在使用完畢后，應立即放回裝具，盡量減少光照時間，檔案庫房整體光線要暗沉，窗戶不宜過多過大，同時窗戶上要有窗簾避光，防止光線透入，另外庫房內的光源不宜使用日光燈。

控溫濕。聲像檔案的存放環境的溫度應保持在18℃～24℃，相對濕度應保持在35%～45%。如果室內溫濕度不適應，就會使聲像檔案發生變形、粘連、斷裂等。所以聲像檔案的存放地一定要具備相應的溫度和濕度，才能延長聲像檔案的保存期。

防塵防磨損。檔案庫房的門窗縫隙要封閉嚴緊，室內環境要保持清潔，切忌塵土飛揚，因為灰塵和污垢也會使聲像檔案受損，影響其壽命，所以對于的柜架要配掛防塵簾。聲像檔案不能隨手亂放，使用后必須放入專用的檔案裝具內。

禁煙火。庫房內防火制度要健全，防火設施要齊全，因為聲像檔案都是易燃物質，所以庫房內要嚴禁煙火，各類設備安裝要合理，電源電路要保持狀態正常，并且要定期檢查，消除隱患。

三、聲像檔案的利用

高校聲像檔案多是高校師生活動的記錄，具有歷史憑證價值和宣教作用。只有更好地服務于廣大師生，才能真正地體現其聲像檔案的價值，所以在聲像檔案的開發利用方面要做好以下幾方面。

加強宣傳和培訓。宣傳是為了使檔案更好地服務于廣大師生。宣傳形式的多樣化，也能夠調動師生的興趣，同時加深他們的印象和記憶。而培訓，是一種傳遞知識、傳遞信息的行為。通過培訓，它能夠讓師生在生活中更清晰明白聲像檔案的重要性和價值，在工作中更好地保護身邊的聲像資料，這樣在利用的時候就能更清楚對聲像檔案的選擇。

做好保管和整理。聲像檔案利用的基礎就是要做好保管和整理。在收集和整理的時候，必須有完整的文字說明，根據聲像資料的實際，編目時也要按信息記錄的媒w類型分，有錄像教材、DVD、VCD、錄音教材、投影片、幻燈片等；配置檔案裝具也要規范，這樣才能保證良好的儲存環境。

提供便捷和服務。根據聲像檔案的分類進行編制檢索目錄，如照片檔案目錄、錄像帶檔案目錄、光盤檔案目錄等，并將目錄上傳至檔案管理軟件，做到統一、規范、有序，這樣在利用的時候就會更便捷。另外通過查閱、借閱和復制等方式，提供聲像檔案利用服務，充分開發利用聲像檔案的價值。

高校聲像檔案以其特有的利用價值使之成為高校寶貴的信息資源，只要很好地收集、管理和開發利用聲像檔案，就能在生活中充分發揮其作用價值，建立起過去與未來的橋梁，傳承文化與精神，才能更好地為高校的建設和發展服務。

參考文獻

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[2]姜波.《聲像檔案的開發和利用》[J].2009.瀘州職業技術學院學報（4）：52-55.

[3]孔凡俊，孔磊華.《高校聲像檔案管理工作漫談》[J].2005.檔案學研究（2）：52-54.