前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的數字化檔案論文主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：數字化檔案論文范文

［關鍵詞］數字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數字化的主要內容

檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫，以多種類型的檢索關鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數字化，是檔案信息數字化的主體對象，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術、掃描與信息處理技術、數據庫等新技術進行數字化，最后以數字化的形式存儲、與網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個具有有序結構的檔案信息庫，及時利用，實現資源共享。

二、檔案信息數字化存在的安全隱患

（一）制度建設層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，要求在開展檔案信息數字化建設時，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數字化工作中的各個環節有據可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數字化建設中，沒有建立相應的管理制度用于規范工作行為，使其在檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術上的不安全因素。1.使用國外技術和產品帶來的安全隱患。目前我國大多數的檔案信息系統所需要硬件、軟件均沒有實現國產化。我國數字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產品和技術特別是操作系統和應用系統都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網絡的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網和互聯網并用的方式是一個很好的解決方案。不同應用系統（管理系統和利用系統）之間的網絡系統處于相對隔離的狀態，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術領域有了長足進步，但它們或多或少在技術上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業操守欠缺，為私利對數據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。

三、檔案信息數字化安全的具體措施

（一）制度建設層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規章制度和操作規程。在制度中，要根據工作人員不同的專業特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數字化過程中的各個環節都有人負責。發生泄密或其他事故時要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數據進行檢查的內容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術層面安全防護能力。檔案信息數字化安全防護能力在技術層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網絡防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應提高我國具有自主知識產權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產替代的，要堅決使用國產設備。（2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。（3）對內部局域網和外部互聯網要進行物理隔離，防止外部網絡對內網的非法訪問。（4）應長期跟蹤軟件的使用效果，發現并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規范，及時做好數據的備份。（6）建立嚴格的數字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數字化檔案傳輸安全控制，包括網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養。無論是制度建設還是技術手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養方面應注意：（1）做好檔案管理人員專業技能培訓，提高其業務能力。（2）加強職業道德培訓和相關法律法規的學習，使相應的人員具備較高的職業操守和較強的法紀意識。（3）結合檔案數字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業人員的信息化水平。數字化檔案信息的安全管理是一項系統工程，在檔案信息數字化實施過程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數字化應用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內蒙古烏蘭察布市微波總站

第2篇：數字化檔案論文范文

一、數字化檔案管理的優勢

（一）提高經濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使以往傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了人力物力等保管費用，更節省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時準確的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數字化更加方便部門之間的溝通聯系。檔案數字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯網平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現象。檔案利用過程還可以不經過現場通過有關網絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。

二、數字化檔案管理的意義

（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化已經成為加快我國信息化步伐和發展檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發展等方面可以充分發揮數字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數字化檔案管理的發展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現檔案事業的跨越式發展。檔案管理的數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。

作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局

第3篇：數字化檔案論文范文

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性

1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、形勢發展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者

二、檔案數字化建設的內容

1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、有重點地抓好數據庫建設

目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、檔案數字化建設的步驟

1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考資料

1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期

第4篇：數字化檔案論文范文

關鍵詞：照片檔案；數字化；掃描；分辨率

一、照片檔案數字化的重要性

照片檔案數字化是保存照片檔案的必然要求。在照片檔案數字化之前，照片檔案都是通過傳統的光學照片來進行保存的，這些傳統的照片檔案時間一長就會出現褪色、失真等諸多問題，大大影響了檔案保存的質量。為了能夠讓照片檔案得到更好的保存，就必須要對其進行數字化掃描。

二、掃描分辨率選擇的注意事項

1.要選擇最合適的分辨率

所謂的分辨率指的是單位長度內圖像所包含的點數或像素，通常情況下可以用每英寸點數來表示，也就是dpi。如果一個圖像包含點數越多，就說明它能夠保存的圖像信息越復雜細膩，同時也需要耗用更大的空間來進行儲存。如果點數少的話，存儲面積會減少，但是相應的圖像也會變得比較粗糙。掃描人員在確定掃描分辨率的時候要進行合理的選擇，如果分辨率不夠導致照片掃描后相當模糊，那么就起不到檔案保存的效果，但是也并不是圖像越清晰就越好，還必須考慮到存儲空間的問題。另外，分辨率的選擇還要考慮到打印設備的選擇，如果打印分辨率低于掃描的分辨率，那么是無法得到更好的打印效果的。所以在選擇分辨率的時候要綜合考慮各種情況，選擇最適合的分辨率來進行掃描。

2.要選擇符合規定的分辨率

由于國家檔案局在檔案行業相關標準中已經對紙質檔案的數字化掃描分辨率進行了一系列的規定，所以在進行掃描的時候就要參考國家的相關規定，明確地按照規定的要求來進行掃描。

3.注意掃描設備等的選擇

由于照片檔案的掃描最重要的一點就是要保持真實地反映原始照片的情況，所以在掃描的過程中對于掃描設備的選擇也是十分重要的，掃描設備要能夠做到掃描照片的真實情況，在色彩等方面和原始檔案照片保持一致。值得注意的是，除了掃描設備以外，顯示器和電腦顯卡的因素掃描者也要考慮進去，因為有的時候這些設備會影響到色彩的顯示，如果顯示器不能夠準確地顯示色彩的話，那么根據顯示器上的錯誤色彩來進行調節，必將南轅北轍，距離原始照片的真實性反而會越來越遠。所以說在選擇顯示器和顯卡的時候也要注意一下，要先校正一下，看看它們是否能夠將輸入的圖片真實地顯示出來。

三、掃描分辨率選擇的方法

1.掃描前選擇適當的掃描分辨率

掃描人員在進行掃描之前首先要做的事情就是根據要求來選擇合適的分辨率，掃描照片的時候有一定的分辨率計算公式，掃描者可以通過打印照片的物理尺寸大小和打印所需要的分辨率，以及原始照片的尺寸來選擇分辨率。分辨率公式可以設定為：掃描分辨率=（打印照片的物理尺寸×打印的分辨率）/（原始檔案照片大小×n），其中n的數值由打印機的情況來決定，如果打印機是連續色調輸出設備，那么n的數值可以選擇為1，但是如果打印機是非連續色調輸出設備，這種情況下就要選擇n的數值為4了。掃描照片的時候除了按照固定的標準來進行以外，有的時候還可以根據實際工作需要得到的效果來進行選擇。例如掃描從一寸到十二寸的一組照片的時候，可以統一一下，以滿足最終輸出的尺寸作為標準來選擇需要的分辨率，即可以統一成滿足十二英寸照片的圖片文件分辨率為標準。這樣的話，掃描一寸照片的話，照片的尺寸大小在2.5cm×3.5cm，這時候可以選擇掃描分辨率為2200dpi，而相應的圖片文件分辨率為3058×2249pixel，而掃描照片尺寸在12英寸×10英寸的十二英寸照片的時候，可以選擇分辨率為240dpi，而得出的圖片文件分辨率為3000×2500。這樣就能使得不同大小的照片掃描出來的數字化文件的尺寸大小保持一致，可以方便以后進行統一管理。

2.掃描中合理使用掃描儀和相關軟件

在使用掃描設備的時候要注意選擇最佳的圖片掃描區域，盡量選擇大面積而且無雜質的區域作為掃描的區域，以求在掃描的時候能夠得到更好的掃描效果。對照片檔案的數字化掃描要完成得更加完美，還必須要在進行分辨率選擇的同時慎重使用掃描軟件的各種功能，要利用掃描軟件的操作來配合分辨率的選擇，這樣才能掃描出真正符合要求的照片。在使用掃描軟件的時候要注意，有些掃描設備及其軟件中配備有一鍵掃描和智能修復等功能，在掃描的過程中不要胡亂地使用類似的功能，而要配合自己所選擇的掃描分辨率來合理運用，因為如果選擇了這些自動功能的話，往往反而使得效果達不到預期的要求。尤其是對于色彩翻新、去除雜點、背光補償等功能，由于檔案照片要保持原始照片的真實性，所以掃描者在選擇這些項目的時候要特別注意，不能因為胡亂的選擇而破壞了原始照片的真實面貌。

3.掃描后調節最終效果

在掃描完成之后，掃描者要根據照片檔案的實際情況來進行最終的調節，在進行這一步的時候尤其要注意細心謹慎，要注意觀察是不是已經將照片上的各種細節都掃描下來了，尤其在影響影像層次、細部存留參數這兩個方面要進行相應的調整，盡可能地使得原始檔案照片的真實面貌被保留下來。對照片檔案來說，保持照片的真實面貌是最重要的，所以要盡可能地保持這一點。掃描者在掃描之后要觀察一下照片的長寬比例等，看看是不是和原始檔案照片一致，有的時候甚至還可以保留住照片的外延邊界，這樣的話就更加能夠確保照片的真實面貌得到保留。掃描者要注意切不可對存檔用的檔案照片進行改變顏色、移位遮擋等處理。

四、結論

照片檔案數字化掃描看似簡單，但是如果要真正做好的話并不容易，掃描者要仔細選擇掃描分辨率，并不斷積累掃描經驗，以求能夠更好地掃描照片，為檔案管理作出自己的貢獻。

作者:潘小寨 單位:深圳市文檔服務中心

參考文獻

[1]卞咸杰.照片檔案數字化掃描分辨率的選擇與確定[J].檔案管理，2011（，4）：44-46.

第5篇：數字化檔案論文范文

檔案信息是社會發展過程中信息資源的重要組成部分，并在社會的發展過程中起著特殊而又重要的作用，因此，相關部門一定要做好檔案信息的管理工作，并不斷引進新的管理理念和方法，不斷更新各項管理設施，保證檔案信息管理工作的順利開展。在我國傳統的檔案信息管理過程中往往是采用紙質材料的方式進行記錄和管理，但是隨著近些年來檔案信息的急劇增加，使得檔案信息面臨著很大的壓力，傳統的檔案管理模式已經適應不了當前高速發展的社會形勢。在這種新形勢下，數字化檔案信息管理模式應運而生，與傳統的手工管理模式相比，這種方式的優勢在于操作方便、速度快、準確性高、儲存量大、節省資源等方面，這種方式能夠大大提升檔案信息管理的工作效率，大幅降低工作時間，而且在檔案信息管理工作者中引入計算機技術是發展和改善檔案信息管理現狀的重要前提，是推動檔案信息管理逐步走向正規化、高效化的前提條件。但是就目前我國檔案信息管理的發展現狀而言，不難發現，我國檔案信息管理工作中還存在一些問題，對于一些檔案信息的管理還不夠科學、便捷，這就導致工作人員在進行檔案信息查找時的繁瑣，導致檔案信息功能得不到充分的發揮，這就需要管理部門不斷提高檔案信息管理的工作水平，合理利用計算機技術和各項管理資源，促進計算機技術在檔案信息數字化管理中的廣泛應用，進一步完善檔案信息數字化管理工作體制。

2計算機技術在檔案信息管理中發揮的作用和功能

計算機技術在檔案信息數字化管理中發揮著巨大的作用，其對于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進作用，下面就計算機技術在檔案信息數字化管理中發揮的作用和功能做具體分析。

2.1實現檔案信息的自動化管理

計算機技術是現代高新技術的代表，是對高速發展的科學技術的充分反映，計算機技術的最大特點就在于其具有極為高效的信息儲存和處理能力，能夠同時進行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對信息的整理、分析和推理工作，進行系統的信息管理和查詢服務。此外計算機技術還能夠按照人類設定的相關程序進行運行，在無人控制的情況下實現對檔案信息的綜合管理工作，實現檔案信息管理的全自動化，大大提升檔案信息開發、利用、研究的效率，推動檔案信息的管理工作更為科學地開展。

2.2實現對檔案信息管理的數字化

在檔案信息管理工作中引入計算機技術，可以運用計算機技術對各種載體的檔案信息進行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數字化檔案信息管理更易于對其保存、查詢和修改工作的進行，而且實行數字化檔案信息管理后，可以計算機網絡技術進行各地間檔案信息的了解，通過網絡進行實時地查閱，實現相關檔案信息的綜合管理，更加利于對于檔案信息的管理工作。實現檔案信息的數字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質資源，實現資源的節儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數字化的形式進行儲存，保證檔案信息不會因時間過長造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。

2.3實現檔案信息的網絡化檢索

隨著現代信息技術的高速發展，我國計算機技術有了很大的提升，而且計算機網絡技術也實現了普及，在檔案信息管理工作中，應用計算機網絡通信技術能夠實現對檔案信息的綜合檢索工作，可以對相關檔案信息進行智能聯網綜合網絡檢索工作，可以實現足不出戶就能夠完成對相關檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進了檔案信息管理的網絡化和數字化，促進檔案信息的資源共享。

3計算機技術在檔案信息數字化管理工作中的幾個重要環節

在檔案信息數字化管理工作中，應該充分利用計算機技術，再根據檔案系統管理本身的發展現狀和具體模式，選用更合理的現代化科學技術進行調整和調配，確保計算機技術能夠在檔案信息數字化管理工作中發揮出更大的作用，有效地促進檔案信息數字化管理工作的順利開展。下面就計算機技術在檔案信息數字化管理工作中的應用作具體分析，對其中的幾個重要環節進行整理，對容易出現問題的地方進行有效預防。

3.1需要高度重視信息儲存的相關基礎工作

檔案信息的儲存和記錄工作是檔案信息數字化管理工作中的重要環節，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數字化管理工作的順利進行，是檔案信息管理工作實現自動化、一體化、智能化的重要前提。在現代檔案信息數字化管理工作中，檔案信息的儲存工作都是借助計算機技術的相關設備來進行的，對于所配備的計算機硬件等相關設備，應該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時展的需要，在數字管理、整體性能以及系統升級等方面進行適當的調整，并對相關計算機軟件進行及時的更新，滿足不斷高速發展的社會新形勢，為實現檔案信息數字化的綜合管理奠定堅實的基礎。此外，在信息的儲存過程中，各級管理部門應該做好信息監督和檢查工作，嚴把數據錄入的準確無誤，適應檔案信息數字化管理的長期發展要求。

3.2重視檔案管理的計算機網絡系統建設工作

當今社會，高新技術一直處于高速發展的狀態，同樣對于檔案信息數字化管理工作中運用到的計算機技術而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關部門對計算機技術和設備進行及時的更新工作，對不符合時展需求、阻礙檔案信息數字化管理工作的設備和技術要進行及時的處理，不斷更新計算機網絡管理系統，確保檔案信息數字化管理工作對計算機技術的要求。此外，為了提升檔案信息數字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內部建立一套完善的、科學的信息網絡系統，通過網絡通信技術實現對檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務功能。

3.3重視檔案信息管理人才隊伍的建設工作

隨著我國社會的不斷發展和國民經濟的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數字化管理工作更加復雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學管理技術手段，同時要不斷壯大檔案管理工作隊伍，以應對不斷復雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內部應該定期對檔案信息管理工作人員進行培訓工作，確保他們能接收到高素質的專業知識和管理技巧，督促其不斷加強對相關計算機技術知識的學習，從根本上提升每位檔案信息數字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內部能夠形成一支工作效率高、綜合素質強的檔案信息管理隊伍，保證檔案信息數字化管理工作的順利進行。

3.4繼續做好紙質等傳統檔案信息管理工作

雖然計算機技術能夠有效提升檔案信息數字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質檔案的存在，因為電子檔案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運用計算機技術的同時，結合紙質檔案信息等傳統檔案信息管理手段，實現對檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設工作的順利開展。

4總結

第6篇：數字化檔案論文范文

檔案作為一種原生態信息資源，其重要性正日益顯現出來，憑借信息技術為檔案利用工作服務，為社會各界服務，是我國檔案事業發展的必由之路。方志館檔案已經推行辦公自動化系統，檔案管理引進了數字化建設，但對電子文件管理的意識比較薄弱，利用率不高，從而造成檔案資源的閑置和浪費。部分仍采用傳統的檔案管理模式，從業人員的專業技能跟不上信息化發展的需要，是各部門普遍存在的問題。因此，應盡快找到傳統模式與先進技術的結合點，逐步展開數字化檔案管理建設，實現資源共享。同時要加強檔案干部隊伍建設，提高工作效率，增強檔案業務部門的服務水平，更好地發揮方志館檔案的社會功能。

二、方志館檔案數字化管理的基本特征

方志館檔案數字化工作是在傳統管理基礎上，引進新科技、加入創新，使之成為順應時展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數字化檔案管理與傳統檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統檔案管理主要以紙質為媒介，對檔案信息進行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現差錯。利用計算機對檔案信息進行數字化儲存和管理，能夠節省空間和人力。通過局域網、互聯網等計算機檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統的檔案管理，在遠程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現信息化管理后，便可利用網絡隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現了方志館館藏檔案信息資源的共享。

三、方志館檔案數字化管理的措施

第7篇：數字化檔案論文范文

關鍵詞：高校;學籍檔案;數字化管理建設

高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應天職業技術學院

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

第8篇：數字化檔案論文范文

（一）有利于提高學籍檔案管理工作效率

將學生學籍檔案數字化對于提高學籍檔案管理工作的效率和減少勞動成本都有著十分重要的作用。學生的學籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學生在學校期間的思想、學習、生活等方面的具有參考價值的資料，同時還包含有學生在學校的教訓和管理活動所形成的具有參考、利用價值的資料，而且其所記錄的時間跨度相當的長，信息量是否的龐大。同時，隨著現在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數量，學籍檔案管理工作的效率已經越來越受到重視。進行學籍檔案數字化管理，不僅僅能夠減少學籍檔案管理工作人員的工作量，同時還能夠減少他們出錯的幾率，從而大大的提高工作效率。

（二）有利于完整學籍檔案信息

學籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現在的學籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業、班級為單位來裝訂成冊的，有的學校還會將學生的學籍發生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面。總之就是將學生的各種學籍信息來進行分開的存放，而不是統一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進行數字化存放到統一的數據庫中，雖然學生的信息是由不同的部門的人分別進行錄入的，但是在數據庫中的存儲卻能夠讓這些信息統一的呈現出來，從而讓學生的學籍信息更加的完整。

（三）實現資源共享，方便管理

學籍檔案信息數字化是各個高校學籍檔案管理工作的一個重要的發展方向。將學籍檔案管理數字化建設納入到學校檔案管理信息化建設中，可以有效的實現資源共享，利用學籍檔案的管理，同時還能夠對學校的管理環境進行優化，使得學籍檔案管理工作真正的為學生、學校，乃至整個社會服務。

二、當前高校學籍檔案數字化建設存在的問題

（一）數字化程度不足

高校雖然將學籍檔案管理數字化建設當中工作中的重點，但是當前仍然存在著數字化程度遠遠不夠，現行使用的數據庫與網絡技術還沒有跟上時代的發展步伐。長期以來，學籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現代化的信息技術手段來進行，手工操作面對如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時使用人工進行管理還存在著許多的不可控因素，使得學籍檔案管理工作很多地方都不規范，不規范的管理工作大大的降低了學籍檔案管理工作的效率。而現在一些已經采用了先進的網絡硬件設備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現象。這些高校只注重了硬件設備的建設，忽略了各種應用軟件的開發，學校還沒有意識到要在網絡硬件平臺上搭建一個更加合理的信息化軟件環境，使得先進的硬件系統得不到充分的利用。

（二）當前的學籍檔案管理系統無法滿足學籍工作的要求

有很多高校為了能夠改善本校的學籍檔案管理工作，或自己開發或者和其他公司合作進行開發了一些教務管理系統，這些軟件的開發對學籍檔案管理的數字化起到了一定的推動作用，并積累了一些經驗。但是在這些軟件中還存在著不少的問題。例如適應性不強，每個高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結合每個高校的自身當前的情況所開發的，因此就不具備很強的適應性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學籍檔案管理工作的各個環節。

（三）學籍檔案管理工作人員的計算機水平不夠高

現有的學籍檔案管理工作人員基本都只是對自己的業務知識很熟悉，卻對各種計算機技術不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個問題。現在的高校都急需既精通學籍檔案管理業務又熟練掌握計算機技術的復合型人才。之所以現在很多學籍檔案管理系統或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發人系統的卻又不高所造成的。

三、高校加強學籍檔案數字化的措施

（一）引進功能較為齊全的學籍檔案管理系統或者晚上現有系統功能

高校應該根據自身實際情況，建立起一個完善的網絡學籍檔案管理系統，可以跟系（部）、處室、班級相連，進行數據共享。為此學校可以根據自身情況，對現有的軟件系統功能進行完善，使之能夠完全的適應學校學籍檔案管理的要求。或者學校去引進符合學校現狀的先進學籍檔案管理系統，以此來積累經驗推進學校學籍檔案數字化的進程

（二）加強學籍檔案管理軟件開發人員與學籍檔案管理工作人員之間的溝通

為了能夠真正的開發出符合學校自身情況的學籍檔案管理軟件，開發人員必須要深入到學籍檔案管理工作的第一線，以此來對學籍檔案管理工作有一個更加直觀的了解。同時還必須要與學校學籍檔案管理工作人員進行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細的了解，并對國家高教部學籍信息化管理的工作要求進行認真的學習，在此基礎才能著手開發學籍檔案管理軟件，同時在開發的過程中要隨時與學籍檔案管理工作人員進行溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。

第9篇：數字化檔案論文范文

一、提高文書檔案管理工作效率

以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質要求較高，需要用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，歸檔文件需要嚴格執行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環節，這樣的檔案管理工作又費時，又費力。引進計算機處理相關工作，實行辦公自動化，通過信息化技術和方法的應用，加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，運用相關程序對檔案管理工作進行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準備、設計、施工、竣工驗收、建立及使用維護等內容，區分保管期限組成案卷，且每個工程項目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費時費工，耗時耗材，引入自動化系統，則方便快捷，利用電子文件非實體歸檔的特效，用計算機網絡技術，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務，實現隨時辦結隨時歸檔。

二、提高檔案利用工作的效率

檔案利用的方法是檔案部門為達到迅速、準確、全面、及時地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設閱覽室、檔案外借、制發檔案復制本、出具檔案證明、提供咨詢服務、印發檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應用辦公自動化系統后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據不同的需求自行選擇相應的儲存介質，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質通過互聯網或專門的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價值得以更好地體現。

三、保障文書檔案資料安全性

傳統文書檔案資料以紙張為載體，在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張在外觀、結構和性質諸方面逐漸發生著不可逆的變化，比如變色、強度下降和化學性質變化。紙質的文書檔案資料不利于環保節能，保存檔案資料時占用地方，特別是小心保存的同時還不能保障完全的安全，紙質的文書檔案資料極其容易受到保存環境的影響，比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，會發生水解和氧化反應。在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責和內容，《檔案館建筑設計規范》中也對檔案館的庫房建設提出了具體要求，可見保管檔案對基本物質條件有相當嚴苛的要求。在實際操作中，稍有不慎，在文書檔案管理的工作過程中，就可能發生不可挽回的損失。實行辦公自動化后，文書檔案的管理介質有了較大的提升，這類新載體的優點是存、讀方便快捷，便于攜帶，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具備可修復性，具有很強的穩定性，復制容易，交流方便等。