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第1篇：工程檔案整理規范范文

1.1檔案資料管理執行力度不夠①檔案資料管理制度或措施執行不力，不能做到隨時形成，隨時收集，隨時整理。②管理人員責任劃分不明確，造成檔案資料管理無法實現系統化。③檔案資料管理不能實現獨立辦公，造成各種技術資料的混合放置。

1.2檔案資料不完整①現場施工記錄資料不完整，部分表格不規范或表格不統一，表格填寫出現缺項，漏項。②變更文件、方案及申報文件的管理不系統，文件的產生者和歸檔者相互獨立，造成部分文件無法及時完成歸檔。

1.3技術文件不準確①文件內容缺項，文件內容不準確。②無效文件：缺原件、簽字、蓋章手續不完備。

1.4對其他載體形式文件材料的收集整理力度不夠。

2如何在施工過程中加強檔案資料的收集整理工作

施工過程中檔案資料的收集整理工作，就是在工程施工的全過程中，對施工現場各分項工程產生的有價值的數據、圖像、視頻進行收集整理匯總的過程。技術資料的整理要做到隨時形成，隨時收集，隨時整理。這也是體現檔案工作“事前介入，事中檢查，事后驗收”原則的一個方面。更是確保工程檔案材料完整、準確、系統的基本要求。此階段工作要求和預防措施主要分為以下幾個方面：

2.1建立健全檔案管理制度，明確檔案管理各方職責

①完善檔案管理機構。每個工程的完成，都是項目部各個部門協同合作的結果。而檔案資料的產生又來源于不同的部門。為保證檔案資料的系統性，就需要項目部設立獨立的部門，來進行檔案資料的管理。并對檔案資料的管理部門制定相應的崗位責任制。這樣，不同資料的產生部門在完成資料的簽認后就可以把資料保存到資料的保管部門進行統一管理。②細化管理人員責任。由于檔案資料的來源廣，管理人員又較多，因此項目部應逐級建立檔案資料收集部門和檔案資料管理部門相關人員的操作流程。對于施工現場的技術資料來說，可以對技術人員的責任進行細化，明確誰負責現場施工的質量控制，誰負責施工過程中施工日志的記錄、各類原始數據的收集整理和技術資料的簽認。檔案的管理人員也可以按照檔案資料的種類進行分工。這樣環環相扣，才能保證檔案資料的管理趨于系統化。

2.2及時做好技術資料的記錄和收集

技術資料是施工質量情況的真實反映，各種資料必須按照施工的進度及時記錄、整理。這就要求負責現場施工的技術人員要及時完成施工日志的填寫，并將當天的施工內容及時整理成技術資料，這樣才不會造成技術資料的遺漏和滯后。一般橋梁工程施工的時間都比較長、技術人員的變動較大，技術資料的種類多，這就容易造成項目不同階段產生的有關工程技術資料之間的關系不清，應歸檔的材料不全，歸檔材料內容缺項等問題。殘缺不全或不成系統的技術資料不僅會給以后的整理工作造成困難，而且對日后工程檔案的利用也會留下十分嚴重的隱患。因此，要保證技術資料的及時收集，就要求項目部定期組織相關人員對不同時期，不同分項工程的技術資料進行階段性檢查。這樣即使出現漏項缺項情況，也能及時補充完善。

2.3確保技術資料的真實性和準確性

真實性是技術資料的靈魂，只有真實的資料才具有參考價值，才能反應施工現場的實際情況。所以堅決杜絕對原始記錄采用“閉門造車”的做法，否則，一旦工程出現問題，這些數據不僅不能作為技術資料使用，反而還會造成工程技術資料的混亂。資料的整理必須來源現場，實事求是。準確性是工程技術資料的核心。項目的單位分部分項要劃分準確，數據填寫計算要準確。對分項工程的質量評定填寫應該規范化，符合工程質量檢驗評定標準的要求。要規范資料用表，相同的分項工程所用的表格要統一，不能五花八門。文字說明部分也要規范用語，不能采用口語，表述要簡潔明了，不產生歧義。有些技術人員知道現場如何規范施工，但是就是不注重文字描述，施工日志的記錄也過于簡單隨意，于是就出現了單純從內業看，施工現場就不符合要求的狀況。因此，我們填寫技術資料的時候一定要抱著嚴謹的工作態度，確保技術資料內容的準確、規范、合理。

2.4確保工程技術資料的完整性

不完整的技術資料就不能系統地、全面地了解施工項目的質量狀況。不僅資料的內容要填寫完整，而且所涉及到的數據也要有據可循，現場施工和原始資料要完整統一。完整的施工資料不僅要有技術資料，還要有相應的試驗資料、測量資料、質量認可資料和相關檢測報告。所以技術資料收集整理的過程中一定要做到全面，完整，這樣才能保證竣工資料組卷過程的順利進行。

2.5做好技術資料的整理保管

由于施工現場的分項工程較多，所以技術資料大多分散在不同的技術人員手中，因此需要有專人對技術資料進行統一分類整理。資料要按照單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。對于橋梁工程的資料來說，我們可以按墩臺號分別整理，可以把一個墩的所有樁基、承臺、墩身資料放在一起。也可以把一個橋的樁基資料全部放在一起，承臺全部放在一起。但是不管以哪種方式進行，都要保證歸檔的資料要與施工現場保持統一。對歸檔的資料建立專門的臺帳，臺帳要求不但能反應工程施工進度和內業資料是否同步，內業資料是否完整，還要方便查閱，最好能實現微機化和信息化管理。這樣在電腦上不僅能發現不同分項工程的資料是否齊全，還能迅速查找到每一份資料的狀態（資料內容是否完整，是否完成簽認等）和存放地點。

3工程竣工階段檔案收集整理的任務及注意事項

項目竣工階段，主體工程的技術資料已經基本形成，這就需要主動和業主進行溝通，掌握業主對竣工資料的整理要求，按竣工資料的立卷規范和整理要求進行有序的整理。

3.1對過程中技術資料進行系統核查

每個項目都有若干個分項工程組成，因此產生的技術資料也比較多。單單做好施工資料整理過程中的控制是不夠的，項目后期我們還需要將每個分項工程產生的施工記錄，施工日志，試驗資料，測量資料，檢測報告等再做一次系統的核查。只有確保每個分項工程的資料都完備我們才能保證竣工資料歸檔、組卷、系統排列的順利進行。

3.2工程檔案中其他資料的準備

工程檔案是一個綜合的概念，并不只是技術資料，它還包括綜合管理文件、合同文件、計量支付文件、控制點測量文件、工程影像文件、竣工圖、竣工圖表等內容，這些內容就需要檔案整理人員提前學習相關文件，與項目的其他相關部門及時做好溝通，確保其他歸檔資料的及時完善。

4結語

第2篇：工程檔案整理規范范文

關鍵詞:建設工程文件;工程驗收;竣工資料;整理

中圖分類號： TU198 文獻標識碼： A

引言：建筑筑是人們用各種一切可利用的材料，建造的構筑物。建筑的目的是獲得建筑所形成的“空間”。在建筑學和土木工程的范疇里，建筑是指興建建筑物或發展基建的過程。要成功地完成每個建筑項目，有效的計劃是必需的，完成整個建筑項目都需要充分考慮到要哪個建筑項目可能會帶來的環境沖擊、建立建筑日程安排表、財政上的安排、建筑安全、建筑材料的運輸和運用、工程上的延誤、準備投標文件等等。這些內容最好的反映就是資料。

一、些工程竣工資料存在的若干問題

1.1資料整理不及時

1)隱蔽工程在現場驗收以后,需要立刻填寫驗收記錄表,并做好簽證手續。而許多工程往往是數天后才辦理簽證,出現隱蔽工程驗收記錄表內的驗收日期和實際的驗收日期不相符;

2)分部工程驗收不及時;

3)由于工程初期事務繁忙,工程資料的整理往往被擱置,不能及時記錄,甚至工程完成時才去整理。如工程過程中對水泥、剛才的檢測以及砂漿、混凝土的配合比實驗,許多工程人員在其使用前不做檢測,而是工程快完工時為應付數據再去檢測,這就失去了檢測的意義和作用。更常見的是一些需分項分步完成的記錄,被一次性填寫完畢,導致記錄不可靠,不可用。

1.2分包工程的相關施工資料不規范、不達標或不齊全

某些大的工程項目施工時,常常將其中的部分工程分包出去,有些工程甚至分包給無資質的施工企業,這就導致該項工程完工時某些技術資料整理不規范或者資料不齊全的情況經常發生。

1.3資料的編排、組卷混亂

1)施工管理資料、質量保證資料和竣工圖是竣工資料的組成部分,三者缺一不可,并且需分開整理妥當,切不可將施工管理資料和質量保證資料混在一起進行裝訂;

2)質量保證資料中的原材料合格證或者實驗報告的裝訂次序混亂,沒有按照材料的品種、規格、型號、產地進行分類并按時間的先后順序排列。

1.4施工日志不詳細、保管不妥當

施工日志也稱施工日記,是在建筑工程整個施工階段的施工組織管理、施工技術等有關施工活動和現場情況變化的真實的綜合性記錄,也是處理施工問題的備忘錄和總結施工管理經驗的基本素材,是工程交竣工驗收資料的重要組成部分。施工日志可按單位、分部工程或施工工區(班組)建立,由專人負責收集、填寫記錄、保管。通常有些工程人員不注意施工日志的書寫,或不詳細、記錄不周全,或者潦草應付,敷衍了事。在施工日志的保管理上也是隨意堆放,不能做到依單位、工程或施工區域存放。

1.5竣工圖不規范,不符合竣工圖繪制的基本原則

1)施工過程中,對于原施工圖一般設計的改變,可直接在原施工圖上修改作為竣工圖。

但需要施工單位在原施工圖(必須是新圖)上注明修改的部分,并附以設計變更通知單和施工說明,加蓋“竣工圖”標志章作為竣工圖。有些單位在操作時經常對修改部分不做注明,附加資料不健全或者不規范;

2)凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變以及有其他重大改變,或者圖面變更面積超過35%的,不宜再在原施工圖上修改、補充,應重新繪制改變后的竣工圖。特別是基礎、結構、管線等隱蔽工程部位的變更應重新繪制竣工圖;

3)施工圖被取消,包括設計變更取消或現場未施工的,不需要編制竣工圖。但應在原圖紙目錄中注明“取消”,并將原圖作廢;

4)竣工圖需要專門技術負責人和編制人員簽名,但很多竣工圖上沒有簽名,甚至沒有編制日期。

1,6驗收結論不明確、不規范

驗收結論中不能簡單填寫“符合設計要求”或“符合規范規定”,正規應填寫“符合設計要求和規范規定”,并言簡意賅的注明主要內容。

二、建筑工程檔案有效管理的措施

1.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

2.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關,使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。

工程竣工驗收時,建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,發現問題,及時解決,補缺補漏,務必使得竣工材料做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文,把好竣工驗收關,把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

3.加強建筑工程檔案管理工作,建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。

4.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

5.及時做好傳遞和變更記錄。在管 理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

6.充分利用現代化手段,多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統計工作。

參考文獻：

[1]《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001），《建筑工程施工質量驗收統一標準》（GB50300-2001）。

[2]《談建筑工程資料在整理中存在的問題》，胡銳，《中國科技博覽》2010第14期。

[3]《淺談施工資料如何收集整理》，黃莎，《廣西城鎮建設》2009第9期。

第3篇：工程檔案整理規范范文

基礎設施建設前期檔案資料的管理對于像尤溪這樣的基礎設施建設較為活躍的海西地區來說非常重要。目前，尤溪縣有15個鄉鎮，約42萬人。2009年尤溪縣建設四大規劃分別有城東新區建設、大儒名城建設、水東大橋、高速公路，隨之出現大量基礎設施建設項目工程檔案。但是在迅猛發展基礎設施建設的背后，出現了一個值得關注的問題，也是我們在實際工作中發現的問題，那就是城市基礎設施建設前期材料缺失嚴重。

一、城市基礎設施建設前期檔案管理的現狀與面臨的挑戰

城市建設的快速發展給基礎設施建設檔案管理工作帶來機遇的同時也面臨了許多挑戰，如何加強基礎設施建設檔案的管理與整理，保證其完整、準確、系統，得到妥善保管和有效利用，杜絕隱患是建設和管理單位必須引起關注的重要問題。

解決好這個問題的關鍵還是要發現目前面臨的問題：

1　城市基礎設施建設前期檔案形成條件不足。從目前尤溪的基礎設施建設前期檔案的狀況來看，主要是存在著重建設，輕檔案，對工程檔案缺乏足夠的重視，使得工程檔案資料不規范、齊全，甚至出現造假現象，同時檔案管理人員大多沒有參加專業知識訓練，管理水平低，服務意識差，工作往往處于被動應付狀態，從而大大影響了工程檔案的質量。另外由于建設單位對基礎設施檔案的不重視，造成檔案管理機制不健全，即使有也沒有一定的協調力度。同時由于缺乏一套完整的管理體系和現代化信息管理機制，使得工程檔案管理落后，缺乏對工程建設的約束，造成國有資產的流落失。

2　城市基礎設施建設前期檔案制度不規范。基礎設施建設前期檔案工作嚴重滯后的主要原因是：工程建設單位的領導者、組織者對檔案法制和工程檔案規律認識模糊，對工程檔案管理重視不夠、組織協調軟弱無力，檔案工作沒有納入工程建設整體規劃，城市基礎設施建設前期檔案制度不規范，無法做到工程檔案與工程建設同步進行。

3　城市基礎設施建設檔案管理過程中政府管理缺位。基礎設施建設檔案為使用、維護、改建、擴建提供準確、真實、可靠的依據。目前在基礎設施建設中政府作為主導方存在著一定的工作缺陷。基礎設施建設的項目，是一個看得見，摸得著，實實在在，工程參建各方一致努力，領導關心，社會各界關注，而項目檔案，只是一個“軟件”，往往被忽視，出現了重建設輕檔案。要使基礎設施建設項目各階段、各部門、各單位形成的項目檔案規范、準確、齊全收集，進行管理科學，當地政府無統一協調，依法制定、健全一整套行之有效的規章制度。

二、城市基礎設施建設前期檔案管理存在問題的原因分析

1　對城建檔案的重要性認識不足。少數建設單位重建設、輕檔案的思想占據了一定的位置，只重視工程建設，輕視檔案建立，一直以來在工程建設當中注重工程施工進度，輕視文件資料的管理，從根本上講并沒有把檔案管理提到正常工作范圍，更沒有建立一套規范的管理機制；

2　檔案管理自身特點因素。基礎設施建設檔案工作作為國家檔案事業一個重要組成部分，由其自身的特點決定了基礎設施建設檔案管理的利用具有區別于其他檔案的特點。如何進一步做好檔案文件的收集、開發利用工作，使這一寶貴的資源在基礎設施建設各項活動和工作中發揮其應有的作用是一項值得關注和重視的問題。基礎設施建設檔案內容繁雜、數量大、種類多、涉及部門多、綜合性強，能夠較為全面反映基礎設施建設各項工作及活動情況，因此檔案的利用率較高。

3　基礎設施建設的復雜性。城市基礎設施“瓶頸”制約仍然存在，設施總量和人均指標還不能適應城市發展的需要，并且城市基礎設施大部分處于低標準運行狀態，失修失養嚴重。城市建設仍然不能按照市場運行機制進行，城市基礎設施建設投融資未能形成良性循環機制。城市建設條塊分割、分散建設現象仍然存在，建設管理體制不能適應社會化城市所要求的社會化大生產的需要。部分工程不按規定程序辦事，繞開城建檔案館的監督。

三、城市基礎設施建設前期檔案管理解決問題的對策分析

1　加強組織領導。要成立行政執法工作領導小組，具體負責城市基礎設施前期檔案管理工作。在收集整理材料階段，要求基礎設施施工部門先出圖再施工，以保證紙質資料的完整，做到有物進行某項建筑維修、改建時，事先通知檔案室，檔案窒接到通知后，著手準備基礎設施項目的檔案資料，以最快、最有效的方式向維修基礎設施部門提供準確、完整的檔案資料。工程施工階段，對工程技術資料實行“動態管理”。由于在施工期間，會產生大量的施工、設備安裝及各種試驗活動的原始記錄，還有驗收、隱蔽工程記錄、變更和設計通知單等文件材料，這期間文件收集是難點，我們必須走出檔案館，深入到工地，主動與主管基礎設施領導聯系，了解施工的進展，充分掌握基礎設施檔案形成的自然規律，認真地分析和研究文件材料，抓好文件資料的收集工作。竣工前階段，為把基礎設施檔案資料存在的主要問題解決在竣工前，防止因缺少資料而影響到工程的驗收和今后的交付使用，我們必須做好竣工圖紙和資料的初步驗收和整理工作，并逐一登記，對于不完整或不系統的部分及時補充，以便于歸檔文件的完整、準確、真實性，有利于工程的竣工驗收。工程驗收階段，建設單位要有完整的技術檔案和施工管理資料，檔案行政部門應積極配合基礎設施工程管理部門，齊抓共管，嚴格把關。

2　健全前期檔案資料的管理制度。理順目標，明確職責，保持各環節的有效銜接，是做好基礎設施建設檔案工作的基本保障。理順管理機制，變檔案一級管理為檔案室、項目管理部兩級管理，這樣可以較好地解決管理機制差的問題。在每個工程項目管理部設立專職檔案員，負責該

項工程的檔案工作，將工程檔案的編制職責交到項目管理部，并且要求檔案工作與工程項目的建設同步進行。加強管理必須抓住收集齊全，材料系統這兩個環節。保持歸檔件的完整性是檔案系統的前提，也是最重要的工作環節。城市建設檔案來源分散，形成周期長，同時內容繁雜、數量龐大，給做好收集工作帶來很大的困難。同時要注重特殊形式的文件材料的收集。現行的基礎設施建設過程中，除了傳統的紙質文件外，還會產生許多照片、電子文件等，這些特殊的文件材料也反映了市政建設的過程，是工程項目檔案不可缺少的組成部分，在收集時不能疏忽遺漏。

3　注重檔案信息資源的開發。以人為本，維護服務對象的根本利益。城建前期檔案管理工作的各個方面，各個環節都必須堅持以人為本。市場經濟的確立與社會的日益信息化，檔案用戶需求逐漸向個性化和多樣化發展，檔案館對社會的服務理念和方式將會發生根本性變化，檔案館服務的重點將向社會大眾轉化，人性化、以人為本的服務將占據主導地位。檔案館要把握提供檔案信息個性化服務作為一個重要發展方向。開發城建檔案信息資源，為社會各方面需要服務。改變傳統“重藏輕用”和“被動服務”的觀念，積極主動地開發城建基礎設施前期檔案信息資源已迫在眉睫。避免局限于對原始材料、統計數據和摹本事實的簡單羅列和堆砌，努力在知識含量高、帶評述性的注釋、按語、序言等編研材料方面多下功夫，充分利用所掌握的城建檔案信息資源研究當前城市基礎高州建設和社會經濟發展中某些現實問題，為建設決策提供有效依據，為城市文化消費提供養分。

第4篇：工程檔案整理規范范文

關鍵字：創優項目；安裝工程；技術檔案；檔案整理；

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

1工程項目的資料收集與整理

建立和完善各項施工管理制度，使管理意圖、保證措施能有效落實，確保工程創優目標的實現。創優工程項目的資料收集與整理是一個系統且復雜的工作，在資料收集與整理的工作過程中要制定周密的工作計劃和保持謹慎的態度。根據多年來的工作經驗，工程項目的資料可以分為三個時期去整理，分別是工程項目前期，工程項目中期，工程項目竣工的驗收期。

1.1工程項目前期資料的收集與整理

首先建立竣工資料工作機構，制定竣工資料管理辦法及竣工資料編制大綱，配備專職資料管理人員，對資料管理人員進行對口培訓。在工程項目前期的工作中需要收集和整理的文檔分別是：項目建議書、可行性研究分析報告、工程項目設計圖等。項目建議書是在進行可行性研究之前需要批準的，它是由建設單位對某一工程項目建設的建議文件。可行性研究報告是一個非常重要的環節，它對項目是否有經濟價值和可行價值做一個科學的分析與判斷，為決策者和主管機關審批的上報文件。工程項目設計的圖集大多包括兩個方面，其一是初步設計，其二是施工圖設計。初步設計：根據核準的項目申請報告、批準的項目工程可行性研究報告和設計任務書，按初步設計文件內容深度規定，完成項目工程總說明和各專業作業文件及卷冊圖紙。施工圖設計：設計程序的最后階段，各專業的設計文件和圖紙的內容深度必須滿足施工、安裝的要求；根據批準的初步設計或技術設計繪制施工圖的設計階段。

整理方法：1、按照項目－類別進行分類 工程檔案分為施工技術文件資料（立項文件包括項目建議書、可行性研究分析報告等）和施工圖紙（包括初步設計圖和施工圖設計）2、施工文件材料按類別時間、順序排列，施工圖紙按圖紙專業結合時間順序排列，以件為單位折疊保存在一定厚度（3cm,4cm等）的檔案合里。每合按施工文件材料編寫件號和卷內目錄和備考表，施工圖根據圖紙目錄順序排列。3、貼上項目名稱、起止圖紙號在檔案合封面及合脊上。

1.2工程項目過程中資料的收集與整理

建設單位是建設項目的最終使用者和管理者，安裝工程檔案的最終使用也是建設單位，因此安裝工程項目建設的檔案是否齊全、準確對于建設單位來說具有重要意義。

一般情況下，建設單位會統籌規劃、組織、引導監督整個項目的建設與實施，其中包括了規范文件的形成和確定歸檔的范圍。

項目施工的相關前期文件也應當格外注意，例如項目是否符合合法的程序，相關請示與批復、征地拆遷批準文件與相關合同、施工許可證、工程開工審批文件是否都齊全。設計人員在把項目設計完成后，需要將整理好的規范齊全的資料遞交給建設單位一份，同時還要遞交一份由技術負責人簽名確認的設計和修改變更文件材料的目錄，對這個項目的技術文件、變更文件、圖紙勘誤表等信息做一個詳細列表。核實監理單位的不同文件材料是否準確的審核了相關數據，以及施工文件，檢查歸檔材料的手續是否齊全，系統性的檢查項目。在對各項記錄進行確認時要仔細核對各項是否符合要求并給出所監項目的檔案質量的評價或意見。

由于工程項目建設時間長(特別是定位的創優項目)，涉及面廣，形成的資料繁雜，必須及時進行收集、整理歸檔，做好施工過程的記錄工作，如鋼構制作安裝施工記錄、構件制作安裝記錄、結構吊裝記錄、混凝土施工記錄、工程預檢記錄、中間交接檢查記錄、地基處理記錄、施工日志等，認真詳細及時填寫施工日志。對主要工序的施工過程、主要操作方法不得遺漏后補。認真做好各種材料的取樣、送樣、試驗、化驗、檢驗、復試工作及報告。收集、整理好各種進場材料的出廠合格證及材料質量檢驗單。

施工單位須控制過程中的資料的收集與整理.按單位工程-分部工程的施工記錄資料分門別類,及時分別整理, 及時搜集、整理、填報、補充存檔資料，做到全面準確，符合標準，歸檔及時。

1.3工程項目竣工驗收期資料的收集與整理歸檔

在整個項目施工結束和調試之后，監理和施工單位應該編制項目竣工文件，這需要按照項目工程的實際情況和行業的標準、規定和合同要求來編制。緊緊抓住工程竣工的關鍵時刻，檔案人員積極參予到公司立項的各個工程的竣工驗收會議，對竣工資料的收集整理進行監督、檢查指導。由分公司主管領導牽頭組織人員到項目部進行竣工前驗收檢查，以了解工程概貌進而對資料整理中存在的問題并及時解決。項目竣工文件編制的主要內容包括以下幾個： 施工綜合管理文件、原始記錄及質量評定文件、測量文件、測試記錄、材料質量保證書、竣工圖、重要工程質量事故報告、工程說明、總結、項目質量評審文件、工程現場聲像文件、審計文件、環境保護、消防、規劃檔案等驗收審批文件、竣工驗收會議、竣工驗收證書及委員會名冊、簽字等內容。施工人員、資料員應該核實各項施工文件、施工圖、及設備技術文件的準確性和更改情況的記錄完整無誤。

整理工程竣工資料的依據：一是國家有關法律、法規、規范對工程檔案和竣工資料的規定；二是現行建設工程施工及驗收規范和質量標準對資料內容的要求；三是國家和地方檔案管理部門和工程竣工備案部門對竣工資料移交的規定。施工技術資料的整理編目，按照承包單位進行整理，土建與安裝專業資料應分開（工程較小時可合并處理），大型工程按照專業分包單位進行資料整理，總承包單位匯總組卷，土建施工資料按管理備案類、質量控制類、質量驗收類資料三大類整理編目；安裝資料按管理類、質量保證資料、各分部施工記錄資料整理編目、資料匯總、分層次整理好、編目、裝訂、裝入檔案合；工程施工技術資料的整理應始于工程開工，終于工程竣工，真實記錄施工全過程，可按形成規律收集，采用表格方式分類組卷。工程質量保證資料的整理應按專業特點，根據工程的內在要求，進行分類組卷。 工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分的順序，進行分類組卷。竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。竣工圖紙采用圖面折向里面的“手風琴風箱式”標題欄、竣工圖章折露在外，尺寸統一以A4紙（長297mm,寬210mm）幅面為準.同樣裝合。檔案合及合脊上貼上同顏色的案卷封面并編寫工程檔案檢索號（或圖紙編號起止號）。

1.4做好工程檔案電子文件的收集整理歸檔工作

報審的電子文件內容應與紙質檔案一致，電子檔案可以是原始電子文件或紙質檔案掃描件。原始電子文件應符合《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117-2007）要求，內嵌的電子簽章應合法有效。

對項目的開工報告、竣工報告、交工驗收以及項目一些重要部位的竣工資料，及時做好掃描備份，按專業等整理電子文檔并在互見號上能檢索出相應的紙質檔案，提高檔案管理利用的效率。

2：安裝工程資料整理的常見問題

第5篇：工程檔案整理規范范文

第一條為加強水利工程建設項目（以下簡稱"水利工程"）檔案管理工作，明確檔案管理職責，規范檔案管理行為，充分發揮檔案在水利工程建設與管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規定》及有關業務建設規范，結合水利工程的特點，制定本規定。

第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統籌安排檔案工作經費,確保水利工程檔案工作的正常開展。

第四條本規定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執行。

第二章檔案管理

第五條水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。即從水利工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關合同、協議時，應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進度與施工質量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量，并作出相應的鑒定評語。

第六條各級建設管理部門應積極配合檔案業務主管部門,認真履行監督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。

第七條項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監督、檢查和指導職責。

第八條勘察設計、監理、施工等參建單位，應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。

第九條工程建設的專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動,須先交清原崗位應歸檔的文件材料。

第十條水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門應認真把好質量監督檢查關，凡參建單位未按規定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規定要求的，項目法人不得返還其工程質量保證金。

第十一條大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備；其他建設項目，也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產準備費中。

第十二條項目法人應按照國家信息化建設的有關要求，充分利用新技術，開展水利工程檔案數字化工作，建立工程檔案數據庫，大力開發檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設與管理服務。

第十三條項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》(附件2)。

第三章歸檔與移交要求

第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。

第十五條《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。

第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產生文件材料的單位或部門負責。總包單位對各分包單位提交的歸檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內容及質量負責；監理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續，監理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質量情況的專題審核報告。

第十七條水利工程文件材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內容與形式均應滿足檔案整理規范要求。即內容應完整、準確、系統；形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內容清楚、簽字（章）手續完備，歸檔圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統一折疊。

第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統、修改規范、簽字手續完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或專業為單位編制竣工圖。竣工圖須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"（附件4-1），有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖：

（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內注明變更依據，加蓋并簽署竣工圖章；

（三）凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內注明變更依據，在圖標欄內注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監理單位應在圖標上方加蓋并簽署"竣工圖確認章"（見附件4-2）。

第十九條水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。

第二十一條項目法人可根據實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數，但應滿足以下要求：

（一）項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應異地保存1套）；

（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料；

（三）當有關文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產權單位保存，其他單位保存復制件；

（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料（具體內容參見附件3）。

第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經手人簽字、加蓋單位公章確認。

第二十三條工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內完成。

第四章檔案驗收

第二十四條水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。

第二十五條各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。

第二十六條大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業務主管部門負責。

第二十七條水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內容與質量已達要求后，可向有關單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。

檔案自檢報告應包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質量，工程檔案完整、準確、系統、安全性的自我評價等內容。

第二十八條檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。

第二十九條檔案專項驗收工作的步驟、方法與內容如下：

（一）聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；

（二）聽取監理單位對項目檔案整理情況的審核報告；

（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委托單位的檢查評定意見；

（四）查看現場（了解工程建設實際情況）；

（五）根據水利工程建設規模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數的10%；抽查檔案總量應在200卷以上；

（六）驗收組成員進行綜合評議；

（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；

（八）驗收主持單位以文件形式正式印發檔案專項驗收意見。

第三十條檔案專項驗收意見應包括以下內容：

（一）工程概況。

（二）工程檔案管理情況：

1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

2、文件材料的收集、整理、立卷質量與數量

3、竣工圖的編制質量與整編情況

4、工程檔案的完整、準確、系統性評價

（三）存在問題及整改要求。

第6篇：工程檔案整理規范范文

【關鍵詞】輸變電工程檔案管理問題；措施

項目的招標和設計，決策，購置材料，施工工程，建成投入使用的全過程中，形成的需要保存歸檔的項目文件材料，就是工程檔案。需要較大的投資，較多的環節，較長的周期，復雜的內外部協作關系，這些是電網建設項目所具有的特征。因此其檔案就形成較多的種類和數量，具有較重的價值。而在公司安全運行和日常維護以及大修改造中這些檔案發揮著重要的依據作用，在公司檔案管理中，占據重要的位置。因此對輸變電工程建設項目檔案管理工作措施進行加強勢在必行。

1、輸變電工程檔案管理的現狀

目前，縱觀輸變電工程檔案管理的現狀，具有不完善和不規范的問題存在其中。對于一個項目來說，往往會有資料的不全面性和裝訂的不整齊，目錄與實際資料順序出現差異，、報送不及時等問題，結果影響到檔案的質量，主要表現在以下幾個方面：

1.1沒有強調檔案管理的具體環節

建設單位的一些項目管理人員對于工程檔案管理問題重視不足，他們往往只對工期的管理和工程質量以及安全狠抓不懈，而對工程檔案管理的具體環節卻沒有著重的強調。尤其在施工時期，常常由于具有較重的任務和較多的環節以及時間的緊迫的原因，致使前期階段項目的資料收集，以及對各參建單位的檔案的要求沒有被重視。

1.2沒有強調檔案的搜集和整理工作

參建單位只把工程進度放在重要的位置，對工程形象非常注重，而對檔案收集和整理工作卻沒有著重的強調。而在實際工作中，從立項到拆遷的項目前期工作，以及招標和設計，直到驗收投運和監理等等各環節工序中，都需要隨時的收集與整理大量的有價值的文資，但實際中，各相關參建的設計和施工及監理單位只著重強調工程的進度，而在工程結束竣工，準備驗收手續時，才突擊的投入人力和物力進行整理，往往導致從準確和真實以及完整的角度來說，報送的檔案資料都與規范的要求相差甚遠，檔案的質量不高，這樣對日后的利用將產生嚴重的影響。

1.3沒有明確竣工資料的質量要求

大多施工單位沒有嚴格明確的竣工資料的質量要求，導致資料的文件表式不符合要求、沒有完畢的簽字手續、原件沒有歸檔等問題出現。

1.4沒有明確檔案人員的職責

檔案工作人員沒有明確的工作職責，在實際工作中，由于檔案人員的流動性較大，導致檔案隊伍穩定差，整體素質不強，同時由于有些檔案人員沒有較強的的責任心，沒有盡職盡責的嚴格執行管理制度，出現遺失或收集不全一些重要的設備資料的現象。

2、輸變電工程檔案管理存在的問題原因分析

2.1對檔案管理重要性的思想認識不足

注重工程建設而忽視檔案管理，是不少項目建設單位共有的現象，沒有強烈收集和報送以及利用工程檔案資料的意識。有的建設項目單位就根本沒有把工程檔案認為和自己有聯系，認為那只是例行公事歸檔案主管部門負責；還有的建設單位認為建設工程質量過關，合同和設計圖紙是關鍵，其他都是無關緊要的事情；甚至還有的建設單位把檔案與私人財產掛鉤，沒有必要讓別人看，就更談不上移交歸檔了。顯然，導致工程檔案的管理不規范的首要原因就是由于對工程檔案的用途缺乏足夠的認識。

2.2管理工作沒有盡到職責

在輸變電工程的檔案管理中，沒有制定有效的管理制度，部門責任沒有明確的被落實，往往形成責任互相推卸的現象。工程檔案往往由檔案室人員全部一首經辦，具體負責人沒有配備，定多是兼職。各個具體工程沒有完全形成細化的檔案，因此覆蓋設計和施工以及監理等各個方面的立體化的檔案工作沒有徹底的形成。檔案主管部門很少親臨現場，因此缺乏監督指導。工程檔案不規范的主要原因往往是由于制度不健全和管理失職導致的。

2.3沒有建立考核措施

由于在單位或個人年度績效考核中，檔案工作沒有被列入指標范圍，檔案工作質量又沒有制定獎懲措施，與評先評優和工資獎金沒有完全掛鉤，因此，導致相當一部分人忽視檔案工作，沒有在日常工作在把檔案工作隨工程的進度結合起來，而只是在口頭上提到檔案的管理，而沒有真正的落實到實際之中，只是應付驗收而已。 因此說，檔案管理的不規范與沒有建立考核激勵措施具有很大的關系。

2.4人員素質偏低

做好工程檔案工作的收集歸檔，是需要具備很強的專業技術知識的人員才能勝任； 由于建設單位對檔案管理的忽視，往往項目建設單位檔案人員多數是一人兼任多職，這樣就會在檔案工作中，花費有限的精力和時間敷衍了事，而對學習檔案業務和提高業務素質就更不用提了，這樣的檔案管理只是為了應付以后的急用，但急用時往往又會由于檔案的管理不規范而耽誤事情的處理。因此說，導致工程檔案管理跟不上的根本原因就是檔案人員的素質太低的緣故。

3、加強輸變電工程檔案管理的措施

在工程建設的管理部門，本人從事輸變電工程圖資檔案管理工作多年，結合自己的工作實踐經驗，針對輸變電工程檔案管理中具有普遍性的問題，把幾點加強措施提出來。

3.1建立和健全輸變電工程檔案工作制度

把當前工程檔案管理模式建立成具有階段性的，細化的縱橫統一管理特點的模式。對目前在工程項目完成使用后，才開始收集整理檔案資料工作的管理模式進行徹底的改變。這樣才能夠保障工程檔案管理的完整性和規范性。從立項工程項目直到拆遷等前期工作，以及從招標和設計直到監理等等各個工序環節中，首先檔案管理部門要把每個環節中需要歸檔的圖資范圍目錄與要求制定出來，并負責向參建單位解釋說明，把檔案管理的指引工作做好；參建單位在對檔案的要求明確后，按照范圍目錄進行整理資料；而對各環節整理好的資料進行檢查，實施監督，確保質量，也是工程項目監理單位的職責。

3.2強化檔案管理考核機制

把檔案管理考核目標建立起來，在綜合考核的項目中，把檔案工作作為其中的一項。通過勞動競賽和創優評先等形式加強考核激勵，在領導意識和人員素質，以及整理質量和收集齊全等等環節，著重加強考核，從而達到對參建人員的檔案責任意識不斷增強的目的。對檔案工作責任制管理進行積極的推行，這樣如果基建單位不按規定執行，檔案在工程竣工驗收備案后逾期仍不及時移交的，在口頭或書面整改意見提出后，仍不按時移交的，可根據相關的規定，從經濟和政治上給予其處罰，嚴重的對其責任進行追究，使檔案管理的質量得到保障。

3.3推進輸變電工程檔案信息化建設

隨著科技的發展，計算機的普及，輸變電工程檔案的管理實現信息化成為現實，這對檔案管理的規范化非常有利。在實現信息化管理檔案時，應對國家有關電子文件歸檔和管理規范，以及檔案數字化技術規范等技術標準要嚴格遵守，對系統數據庫的建設和檔案信息的存儲格式要實現統一，從而在信息技術條件下使各類檔案的全面收集和安全保管，以及有效提供利用得到保障。各參建單位通過網絡技術，就可實現工程檔案的全文查閱利用，既方便又快捷。現代化和數字化管理檔案內容真正成為現實，從而方便了檔案的開發和利用。

3.4強化輸變電工程檔案全過程管理

建設輸變電工程時間較長，標準化和規范化管理是其檔案管理水平提高的基礎。也就是說，收集和整理以及保管檔案管理的各個環節，需要運用統一的程序和科學的方法，同步進行檔案管理與工程建設，管理需要全過程進行。

（1）前期介入

從工程的開始就應注重檔案的管理工作。開工前，檔案主管部門需要將建檔的各種要求向工程建設參與單位提出來。 各工程參建單位要對檔案管理具有足夠的認識，當做重點來抓。為使檔案的真實性及可靠性得到保障，檔案管理與工程建設需要計劃和布置的同時進行，檢查和考核同時進行。

（2）中期控制

檔案主管部門現場的檢查和指導力度要加強，全程參與，使工程檔案各個管理環節始終處于受控在控之中。要經常親臨施工現場，檢查指導隨時進行。如遇到難度較大的收集時，應及時的向施工建設相關單位反應，請求幫助與支持。

（3）后期檢查

在工程竣工投運后1個月內，各施工和安裝以及監理等工程建設單位，應把竣工技術文件和竣工圖以及調試報告等，進行整理和組卷移交，并把相應的電子文件進行提交。采取階段性歸檔重大建設項目。檔案主管部門需要把督查工作加強，對不符合規范要求的，必須退回整改。運用行政程序接收檔案，需要把工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制建立起來，這是工程檔案的規范化和標準化得到保障的最有效措施，同時，也可杜絕私自修改和偽造或事后補做的情況出現

3.5提高輸變電工程檔案人員的業務素質

檔案員隊伍建設需要進一步的加強。一方面對工程檔案人員的專業理論水平進行提高，需要通過培訓專業的業務和現場講解等等形式來實現。 另一方面，專兼職檔案員的責任意識要自覺的增強，對檔案知識和業務技術學習，以及現代辦公設備的使用要不斷的加強，運用計算機、網絡等現代技術管理檔案的技能水平要達到熟練，并不斷的進行提高，從而具備精湛的業務，從而與新時期新階段的檔案工作的要求相適應。

4、結語

總之，改善電力基礎設施的真實記錄就是輸變電工程檔案。隨著社會經濟的發展，也日趨顯示出輸變電工程檔案管理的重要性，也具有了越來越大的工作量，這就對我們以往的檔案管理模式提出的新的挑戰。因此，為了使工程的安全性和真實性得到保證，對規范化管理輸變電工程檔案水平和整體質量進行提升勢在必行。

參考文獻

[1]任秋芬，任君娣.重大建設建設項目文件與檔案材料的管理難點[J].中國檔案，2005.

第7篇：工程檔案整理規范范文

關鍵詞：水利工程；檔案；管理

中圖分類號：TV 文獻標識碼：A 文章編號：

水利工程檔案在建設過程中，會形成各種各樣的文檔材料，包括從工程項目的提出、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行等全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，它對工程建成投產后的管理、運行、養護等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。因此要做好水利工程檔案管理工作，準確記錄施工過程中具有保存價值的資料，逐步實現數字化、網絡化的檔案管理，為水利工程提供真實豐富的信息資源，成為水利工程建設及管理中一個不可或缺的重要環節，這既是對現在負責，也是對歷史負責，更是對后人負責。

1、全面建立檔案管理網絡

加強對檔案工作的集中統一管理，確保檔案管理規范化、標準化是水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。水利工程檔案工作，不但要有認識，還要有平臺；不但領導要有決心，還要有具體措施。因此，要建立一個縱向到底、橫向到邊的檔案收集、管理網絡，杜絕檔案流失。

1.1成立檔案工作領導小組。統一協調檔案管理工作，成立檔案室，設立專職檔案員，形成了以主管領導掛帥、副職領導分管、檔案室具體負責、各職能科室齊抓共管的四級檔案管理網絡。

1.2建立健全檔案管理的各種規章制度。修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明。無論是在工程各階段還是單位內的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。

1.3重視對參建單位檔案的監督指導。為切實做好工程建設過程的檔案資料收集及管理工作，對于通過招投標選定的各參建單位要求其以文件形式明確檔案管理負責人及直接責任人，建立檔案管理崗位職責及工作制度，明確相關部門、人員的崗位職責，統籌安排檔案工作經費，確保水利工程檔案工作的正常開展。

1.4穩定檔案人員隊伍，強化培訓。從事水利工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂不同類別的檔案的分類整理，因此，要培養穩定的檔案人員隊伍，不宜經常變動，否則會為檔案管理全過程控制管理帶來不利影響。并為達到水利工程檔案整理規范化的要求，應定期或不定期地舉辦檔案管理人員包括參建單位檔案管理人員培訓班，召開工程建設檔案工作會議，認真學習、討論相關規章制度、法律法規、技術文件，切實提高檔案管理人人員業務業務素質。

2、轉變觀念，主動參與，實現全過程控制

建設工程檔案的收集、整理和整編是一項十分復雜而艱辛的工作，它貫穿于工程建設的全過程。長期以來，我們對于各級各類檔案的管理工作沒有一種科學的管理意識，沒有將檔案工作滲透到各個環節之中，導致業務部門和檔案管理部門各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難，又使得形成的檔案材料保存和利用價值不高。

2.1提高認識，轉變觀念。一項大的水利工程，從項目申報到工程竣工，分階段多，復雜性強。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及部門和人員多，經歷時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。我們應當提高認識，改變檔案部門被動等待，業務部門敷衍交差的局面，檔案工作不是一項獨立的工作，而是工程所有參與部門的相互配合的結果。

2.2制定措施，全程參與。為了使水利工程的檔案管理更加規范化、標準化，我們必須，制定一系列措施，從工程開工之日起就開始著手檔案的前期收集工作，可與各參建單位在簽訂有關合同時，即對工程檔案的收集、整理、移交等提出具體的要求，以文件的形式明確下來，并在建設過程中不斷指導和督促，并作出必要的調整。

3、制定詳細的分類方案，確定全面的收集方法

水利工程因其自身規模，建設時間跨度及涉及地域不同，對檔案資料的收集的內容、數量要求不同，收集的方法也因具體工程而異。首先要根據水利工程的規模和特點，預測可能產生的文件資料，制定本項目的分類方案，再根據方案細化，下達收集范圍和收集方式的指令。

3.1跟蹤收集。對于施工周期短，人員和經費較為充裕，規模相對較小且工地較為集中的水利工程，檔案人員可主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導和督促有關部門部門針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質量也比較高，但花費的人力、物力較大。

3.2分階段收集。某些大型水利工程及跨年度的水利工程，檔案管理人員應當及時掌握工程進展情況，并加強催收，避免檔案原始材料的散失，以確保工程檔案的連續性、完整性。

3.3強制性收集。對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位，可以采用一些強制性的措施，以減少檔案資料因人為因素造成不必要的流失。比如說與工程竣工結算掛鉤或者交納部分抵押金等。

4、制定檔案整理實施細則，科學立卷

同志就檔案整理問題指出，要“分門別類，便于保存和尋找”，這是對一般檔案整理工作的要求，同樣也適用于水利工程檔案的整理工作。

4.1制定詳盡的檔案整理實施細則。根據水利工程建設的實際情況，制定詳盡的檔案整理規范，明確規定各責任單位的職責和義務，并有相應的控制措施，以便于檔案工作人員在檔案整理過程中有章可循。這個規范要符合水利工程檔案形成的規律和特點，并且只能采取一種規范，不然會造成分類中的類別交叉現象，不利于管理與利用，同時對于具有一定的密級和保密性的文件材料，比如測量成果，軍用地形圖，大型橋梁等設計圖紙等，還要特別重視對待。我們將水利工程檔案共分為十二大類：(1)綜合類檔案；(2)堤防類檔案；(3)河道治理類檔案；(4)防汛類檔案；(5)基建類檔案；(6)水文水情類檔案；(7)科學研究類檔案；(8)設備、儀器類檔案；（9）會計類檔案；（10）組織人事類檔案；（11）聲像電子類檔案；（12）其它類檔案；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。

4.2科學立卷。一是工程檔案工作應與工程建設實現同步管理；二是檔案應完整、準確、系統，安全，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續完備；三是竣工圖應反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應有完整而詳細的文字說明，同時要填寫檔案資料情況登記表。

4.3標準化建設。就是科學地制訂、貫徹、修訂各項標準，使檔案工作逐步走向規范化、統一化的工作。首先應確定收集、立卷、歸檔等各環節的技術標準。其次建立標準的工程檔案工作程序圖，具體列出與各部門之間的關系、工作的周轉運行圖以及檔案在庫房的存放示意圖等等，使其達到程序化。

5、開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

第8篇：工程檔案整理規范范文

關鍵詞：檔案管理；楊林塘整治工程；促進

毫無疑問的是，檔案管理工作是與時俱進的，隨著時代和科技的發展，檔案管理工作的各個方面都已經發生了巨大的變化，以往的低效率的檔案記錄方式漸漸無法適應時代的現實要求，傳統的手工檔案漸漸不再適應現實的工程需要。而工程檔案則是評判工程質量好壞的憑據，需要完整系統的檔案資料留下并且長期保存，我們需要注意的是，不是工程結束了，檔案就沒有存在的價值了，相反的是，進行好工程檔案管理工作也有利于工程結束后的維護工作。上級部門和領導也可以通過對工程檔案的檢查，發現不足，彌補缺點，借鑒工程的優點和長處，從而更好的制定同類工程的建設方案。

本來楊林塘整治工程建設時間就特別長，投入資金多，工程十分復雜，相關的檔案資料容易丟失，很難及時全部歸檔并進行合理的整理。而且由于太倉市水利局、太倉市交通運輸廳航道局和太倉市政府多個國家部門參與楊林塘整治工程建設，導致檔案資料歸類困難，太過分散，各個部門檔案混亂重復。同時，缺乏足夠的擅長進行工程檔案管理工作的專業人員也是楊林塘整治工程檔案工作出現失誤的一大原因，有些施工企業甚至缺少資料整理員，一味追求經濟利益，導致工程檔案規范性差，工程結束后，由于企業進行人員調動，工程檔案丟失嚴重，在工程進行中，檔案管理不規范，很難合理地和項目進度相結合，也很難為項目進一步進行提供科學參考。

1 楊林塘整治工程簡要介紹

巴城鎮楊林塘整治工程包括楊林塘主線航道、楊林船閘、聯絡航道金雞河、吳塘河，整治航道里程長達65.4km，全線改建橋梁41座。項目總預算為49.96億元。

楊林塘整治工程浩大，歷時久，資金投入大，階段眾多，其中楊林船閘是楊林塘整治工程的重要組成部分，包括船閘主體工程、引航道工程、遠調站碼頭、停泊錨地、船閘附屬設施、楊林節制閘、跨閘公路橋和玖龍橋等，而且楊林船閘是按三級船閘標準建設的，目前我們可以了解到的是，楊林船閘建成后能夠通過1000噸級船舶，這無疑意味著楊林塘整治工程將有效的改善現狀。

2 楊林塘整治工程的檔案管理

2.1 檔案管理的內涵

首先，我們需要了解檔案管理的內涵，檔案管理并不復雜，檔案管理其實就是對檔案信息以及檔案實體進行管理并提供檔案服務的一種工作。很久以前，中國已經有對檔案的記錄，但是由于種種原因，學術界對檔案管理工作重視度不夠。近代以來，西方思想傳入中國，現代的檔案管理思想才漸漸被人們接受，由于發展時間短，適合中國現實的、先進的檔案管理思想不夠成熟，研究現代檔案管理思想的學者較少，真正了解現代檔案管理思想作用的人員不足。但是，我們需要注意的是，檔案管理工作是始終協同時代而發展的。隨著時代的變革與人們生活方式的改變，檔案管理工作也日益凸顯重要性。相比過去，通過人力來低效率地進行檔案記錄無法滿足人們的現實生活要求。工程檔案是評判工程質量，記錄工程實施的一項重要憑據，對國家建設和人民利益都具有重大的意義，必須要得以長期地保存。一般情況下，我們需要注意的是，工程檔案的記錄過程是從一個工程開始至結束，但是其意義的顯現往往是在工程結束后長達幾十年或者幾百年的時間里。工程檔案的長期保存和有力使用可以幫助該工程進行后期維修工作，甚至當該工程不存在之時，也可方便未來其他工程借鑒該工程的優良技術和避免該工程實施時產生的問題。了解到以上原因，我們可以發現工程檔案管理工作的重要性毋庸置疑。

2.2 楊林塘整治工程進行檔案管理出現的問題

工程的檔案管理工作由于工程本身的特殊性，一向任務繁重，檔案工作很容易出問題。由于種種現實方面的原因，工程項目的許多基本資料例如施工圖、設計圖等很難順利完整的保存下來，和項目本身互相映照，經過整理形成規范的工程檔案。

而楊林塘整治工程中的施工單位沒有很好的認識到工程檔案的重要性，前期對保存檔案的投入資金和人力物力不足，少部分施工企業甚至過于看重經濟效益，認為工程檔案是沒有用的，所以沒有組織人員專門保管工程資料。除此以外，許多單位由于計算機設備不足導致很多工程檔案只有紙質版檔案，而沒有電子版，影響了檔案的保存。

楊林塘整治工程建設的時間較長，并且人員組織和工程開展也是十分繁瑣的。首先，施工單位不夠重視檔案整理，導致該工程檔案整理嚴重缺失。其次，檔案整理的專業性人員十分缺乏，施工企業在接手工程時只注重經濟效益，而忽視了工程開展的細節，因此缺乏足夠擅長進行工程檔案管理工作的專業人員來進行檔案歸類整理，最終導致檔案資料無法及時地進行歸檔。最后，楊林塘整治工程的建設由國家和企業等多個部門進行參與，所以這也從一方面增加了歸類的困難程度。每個部門的職責不同，負責的項目不同，導致檔案分散混亂，無法進行統一的管理。在缺乏專業檔案管理人員的情況下，各個部門的項目分管職責、開展進度、人員安排、施工要點等都不盡相同。因此，想要做好檔案管理不僅需要專業人才，更需要各個部門的重視、合作與配合，才方可進一步進行工程檔案管理的規范化。

3 如何促進工程的檔案管理工作

筆者認為，要使工程的檔案管理水平提高，國家必須要更加重視檔案工作重要性，設置專門的工程檔案管理部門，制定合理科學的檔案管理規范，嚴格規范工程檔案資料的歸納整理方法，樹立及時整理檔案的良好風氣，培養能夠進行工程檔案管理實踐的相關人才。

在工程建設過程中，我們要加大人力、物力和財力的投入，克服困難，不怕艱辛，組織檔案管理人員及時收集工程信息，記錄工程進程，整理工程中暴露出的問題，加快檔案整理速度，爭取做到完整系統的記錄下各種形式的工程資料并在驗收后及時歸檔，形成系統的、有價值的工程檔案，從而為工程建設人員提供信息服務，為工程評價、工程驗收、工程維護和工程檢查提供依據。現實中，許多施工單位沒有很好地認識到工程檔案的重要性，前期對保存檔案的投入資金和人力物力不足，甚至過于看重經濟效益，認為檔案是沒有用的。除此以外，許多單位由于計算機設備不足導致很多工程檔案只有紙質版檔案，而沒有電子版，影響了檔案的保存。我們要認識到如果工程質量不好，出現了一些問題，這些保存良好的工程檔案資料也能成為可靠的證據。最后，上級部門和領導也可以通過對以往的工程檔案的檢查，發現它的不足，彌補存在的缺點，借鑒工程的優點和長處，從而更好低制定同類工程的建設方案。

總得來說，由于我國目前的經濟水平限制和歷史原因，要做好工程的檔案管理工作任重而道遠，需要國家、社會和人民的共同努力。但是我相信，在不久的將來，我國的工程檔案管理工作的水平必然將不斷提高，檔案專業人才將不斷涌現，工程檔案管理制度將不斷完善，從而為工程建設提供更加完整系統的信息服務。

參考文獻

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第9篇：工程檔案整理規范范文

關鍵字：工程檔案；移交；工程竣工；檔案整理

引言：工程竣工資料，是工程建筑物的結構、尺寸及施工情況的真實記錄，是對工程進行使用、養護、維修、改建、擴建的基本依據。建設工程檔案移交是建設工程活動的一個重要組成部分,是搞好基本建設工作的一個重要環節。

一、工程竣工后的檔案整理

要想保證竣工檔案的質量，實現竣工檔案完整、準確、系統這一基本要求，就必須首先做好竣工文件材料的形成、積累和管理工作。為了保證竣工文件的質量必須做好以下4個方面工作。

1、以建設施工程序和有關標準、規范為依據，實行建設項目全過程的檢查監督

工程建設項目的建設施工程序和有關的標準、規范，是進行工程項目建設的各項工作及施工、監理必須遵循的，是進行工程項目建設的依據。它規定了工程項目建設施工的階段、步驟和整個過程，規定了每個階段、每個步驟的工作任務和相應形成的竣工文件，規定了各種竣工文件表述和編制方法。因此，工程項目建設施工程序和有關標準、規范，既是項目建設單位、設計單位、施工單位、監理單位等進行建設施工的基本依據。又是竣工文件材料形成的基本依據。

2、抓住薄弱環節，做好竣工文件形成、積累的管理工作

工程項目建設的前期準備階段和結束階段，往往是竣工文件形成和積累的薄弱環節。這是因為．工程項目的前期準備階段，如立項選址、工程可行性研究、評估、初步設計等項工作，往往是由交通行業主管部門進行的，或因機構未建立，或因人員不穩定，或因工作缺乏基礎，或因制度不健全等原因，常常不大注意或無暇顧及竣工文件形成積累的管理工作；工程結束階段，人員流動較大，有的這條路的工作沒有完全結束，又調到新的項目去工作，造成竣工文件無人過問或推諉的局面。應該明確，工程建設項目的前期準備階段，是竣工文件形成和積累工作的開始，而且這個階段形成的竣工文件往往是很重要的，如各種依據性文件、各種基礎性文件等；工程結束階段，是竣工文件形成和積累的最后階段，這時竣工文件將全部形成、歸總，進行系統整理、歸檔，這個階段是竣工文件形成和積累最關鍵的階段，是出成果的階段。

3、實行三納入，使竣工文件的形成和積累制度化

對竣工文件的形成和積累實行有效的管理，最根本的措施是實行“三納入”，就是把竣工文件的形成和積累納入建設計劃、納人工作程序、納入有關單位和人員的崗位職責。“三納入”的實質，是從加強管理人手，將竣工文件的形成和積累制度化。

4、科學管理，細化分工

竣工文件管理與整理歸檔也應遵循“統一領導、分級管理”的原則，項目建設單位(業主)及勘察設計、科研和新技術應用單位、工程施工、工程監理、工程質量檢驗檢測評定等單位各司其責，分別負責本身形成的竣工文件材料的管理與整理。交工驗收和通車后，由項目建設公司(業主)收集、接收全部竣工檔案歸檔，工程竣工驗收之后移交管理營運單位。竣工文件的形成、管理與整理的分工。

二、工程竣工后的檔案移交

1、重視檔案工作、提高檔案意識是做好檔案工作的根本。

⑴重視工程檔案工作首先應從領導做起,由上至下,層層帶動,有制度、有計劃、有責任。如一些高校領導非常重視建設工程的檔案管理,由分管基本建設的校長直接負責管理,學校把建設工程檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入基本建設規劃、計劃、管理制度中,在基建工程的目標中,提出對檔案材料的要求,并將其納入基建人員職責范圍之中,實行集中統一管理,做到專人負責管理;同時要求基建部門要有一位負責人分管建設工程檔案工作,并配備專職檔案管理人員,形成網絡,責任到人,這樣才能加大依法治檔力度,保證建設工程檔案工作的提高。

⑵檔案工作人員必須解決好自身的檔案意識,充分理解建設工程檔案的重要性。有些工作人員對檔案工作的不重視,根本原因是其對檔案的重要性缺乏正確的認識。從宏觀上來說,建設工程檔案是一個單位歷史發展的真實寫照,建設檔案記載著單位總體布局和遠景規劃;從微觀上來說,建設工程檔案記載著基本建設工程的規劃、設計、施工和使用的基本情況,記載著每棟建筑物、構筑物以及地上、地下管線等的布局情況,是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及維護、改造的重要依據。

⑶加強工程檔案工作的宣傳、教育力度,讓所有人感受到檔案的重要性、必要性。檔案部門應定期搞一些檔案工作宣傳活動,讓大家了解檔案工作、關注檔案工作,營造一個重視檔案、愛護檔案的氛圍,從而增強檔案工作人員對自己的工作的責任感、自豪感。在基本建設過程中,多數人對檔案是不太重視的,比如一些變更的施工資料,很多施工人員在竣工圖中并沒有體現出來。其實,檔案在后期使用時是非常重要的,一旦圖紙與現狀有不同情況,很可能利用檔案時會出現重大偏差,很可能造成重大失誤和損失。

⑷制定工程檔案的獎罰制度,調動工程檔案工作人員的積極性。要使工程竣工檔案達到完整、準確、系統,還應采取獎罰手段,堅決執行歸檔制度,做到有規可循,將基建工程項目文件材料形成、積累、整理、歸檔納入基建部門工程技術人員及檔案資料管理人員的職責范圍,明確作為本職工作的組成部分,并作為業務考核的依據,工作好的有關人員應給予表揚或獎勵,工作不負責任的有關人員,應通過協調限期整改,否則應給予批評或處罰,從而保證竣工檔案達到完整準確系統。

2、利用各方力量,采取有效措施,保證檔案完整、準確、規范。

⑴在建設工程招標時即將施工檔案的移交列入招標文件,作為招標的一個條件,在投標文件中明確歸檔方案,收集整理移交的措施。中標的施工單位須把檔案移交的押金交財務處,檔案完整歸檔后方可退還押金,從而取得檔案管理的主動權。

⑵充分利用監理的力量來監督檔案的移交。建設工程項目檔案工作是整個建設項目管理的重要組成部分,也是監理工作的一項重要內容,監理單位要對檔案原始材料的形成、積累、整理進行檢查和監控,確保原始材料的真實可靠。

⑶從檔案的形成階段就要抓好原始資料的收集工作。基建部門從工程的前期工作開始就要一步一個腳印的做好檔案收集,基建部門的工程檔案必須是專人保管,有專門的檔案存放處,有用的檔案資料應立即放到存放處并分類登記,資料拿走了應記錄去向,同時應選擇細心的并經過檔案知識培訓的人做檔案員,在檔案收集上應形成一個信息員網絡,與檔案有關的人員均應承擔一定的責任。

⑷為保證工程檔案在移交時能完好無損,在資料收集時應采取有效的措施防止圖紙等資料的丟失、污染和破損,如在施工前可留出一至二份完整的圖紙,留作為竣工圖使用。對一些圖形文件可做成光盤供利用者檢索,可以減少原件的損壞程度。

⑸建設單位可將檔案工作納入建設工程質量驗收體系,在施工過程中,建立建設工程檔案的質量評估體系,并將檔案材料列入質量評估中,在工程竣工驗收時,檔案材料的完整情況也作為驗收的標準。

3、健全檔案移交制度,及時整理、移交工程檔案。

⑴建設單位在項目建設初期就應按照國家檔案管理的有關規定,結合實際情況,制定相應的檔案管理制度,同時明確建設單位、勘察設計單位、招標機構、施工單位、監理單位等工程管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責,規范檔案資料的收集、整理,以保證工程檔案的順利移交。

⑵建設工程的檔案可以分段移交,尤其是周期很長的大型工程,更應分期移交,否則時間過長檔案整理歸檔很困難。基建部門可按照工程的分段情況移交檔案,有的項目即使某方面的驗收未通過,也可以先歸檔。建設部門如需要使用已歸檔的資料,可以利用檔案的形式再拿回來使用,這樣既解決了大型工程檔案保存困難的問題,也保證了工程中對原始資料的查閱利用。

⑶檔案工作重在日常積累,基建部門的檔案工作者要有強烈的檔案意識,時時牢記獲得所有有價值的檔案,應以保證不遺失一切有用的資料為宗旨,有了資料就應保存,是否有價值可待歸檔時再區分。一個工程結束了就應抓緊整理成冊,盡快移交,不等待,不拖拉,管理學有一句名言“:時間允許時工作隨之膨脹”,檔案工作者應力求把檔案的保存整理、移交做在前面,很多東西拖到后來可能一切都晚了。

4、加強工程建設與檔案管理的結合,實現檔案管理一體化。

⑴堅持檔案部門與基建部門相結合,齊抓共管做好建設工程竣工歸檔工作,要抓好“三個到位”即:明確項目檔案工作的分管領導到位,指定項目專(兼)職檔案人員到位,落實項目施工、安裝編制竣工技術資料、圖紙的人員到位。

⑵建設工程檔案工作人員要對檔案的總體工作心中有數,何時涉及哪些資料,資料如何獲取都要心中有數,到了時間應有意識地去獲得,必須堅持工程項目建檔工作與工程建設、竣工驗收同步。把建設工程檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系,做到工程進度到哪個階段,檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。

⑶學校檔案部門要與基建等其他相關職能部門及時聯系、及時溝通,建立完善的建設工程檔案接收制度和機制,實施檔案質量的全程控制。在建設工程項目立項時,就將檔案工作納入到工程的各個階段,使檔案部門相關人員參與工程項目設計、施工、竣工驗收以及監理等環節,并具體落實到人。