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第1篇：檔案信息管理制度范文

關鍵詞：中等職業院校學生檔案管理問題對策

在當前就業形勢十分嚴峻，各大中高專院校畢業生就業實行雙向選擇的市場用人機制背景下，大中高專院校學生檔案作為學生就業過程中一份必不可少的重要憑證，是大中高專院校提供的畢業生在校期間德智體等方面發展的綜合情況反映，是畢業生就業和用人單位選用人才的重要材料和依據。以創新的思路認真做好中等職業畢業生的檔案管理主作，充分挖掘學生檔案管理在促進人才培養過程管理中的積極作用，特別是服務中等職業畢業生成功就業的推進作用，使學生檔案管理適應以就業為導向的辦學需要，從而進一步提升中等職業學校檔案管理的整體質量和效益，是一項十分重要而又具有現實意義的工作。但是目前高校學生檔案管理中還存在著不少問題和不足，需要創新管理工作盡快得以解決。

一、當前中等職業學生檔案管理存在的問題

2l世紀以來，信息化浪潮的掀起以及現代化管理理念的深入，傳統的管理模式就需要在急劇變革中尋求新的生存空間。加之中等職業院校各項改革的深入，學生檔案管理也在這些影響之下，表現出如下值得思考的問題：

l、學生檔案歸檔內容程式化，不符合時展需求。

隨著現代信息技術的不斷發展和與國際接軌的市場經濟的形成，與計劃經濟體制相適應的傳統高校學生檔案管理工作受到了沖擊，首先反映在學生檔案的歸檔內容上。學生檔案中記載的許多內容已經失去應用價值，同時許多符合時代需要的新內容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、入黨入團材料、畢業生登記表、學位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質、成績、能力、誠信等方面的材料比較少，學生鑒定材料內容空洞、政治術語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現學生在校期間的全貌和個性發展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。

2、檔案作用發揮缺位。

在大學生就業進入市場用人機制的大環境下。學生檔案作為記載大學生成長情況重要文本材料，發揮了它無法替代的育人和人力資源開發作用，然而，發揮這些作用的前提是，學生檔案是否具備內容豐富的，能真實反映大學生整體情況的有價植的信息儲量。目前高校學生檔案管理存在的主要問題就是缺乏創新意識。沒有真正從服務大學生實現成功就業的要求來實施管理。由此造成的學生檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業生就業等現象，其服務就業工作的作用發揮也就缺位了。

3、人才培養模式的多樣化變革，帶來新的挑戰。

人才培養模式的多樣化變革，給中等職業院校的檔案管理帶來了新的挑戰。具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時的進入檔案，規范性較差。有些中職院校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料。應該凸顯的《考生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。而且，學生檔案材料質量不高，利用率較低。從中職院校的普遍情況來看，學生檔案材料基本上是一些由個人填寫的主觀判斷式材料為主，全面反映個人各方面素質的客觀分析性材料，尤其是實踐過程中的定量分析材料過少。如反映職業技能鑒定結果的材料，只是簡單一句“同意以上意見”，“情況屬實”等評語，沒有給予客觀的、全面的評價，使得檔案材料較為粗糙。

4、電子檔案網絡化管理存在瑕疵。

檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得到實現的一種行之有效的手段。它通過計劃、組織、控制、協調與職能一體化來實現檔案管理資源的最佳配置和降低成本，為提高檔案資源的使用效率提供科學依據，現代化電子檔案正是在這種情況下應運而生。計算機和網絡的發展以及相關管理軟件的開發，為電子檔案的出現提供了物質條件上的保障。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美。一般系統軟件都會存在一些技術性問題。另外，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續)，還有網絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術的完善，等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發展而亟待解決

二、加強中等職業院校學生檔案創新管理的幾點對策

1、強化意識，完善學生檔案管理的硬件和軟件。

主管檔案工作的學校領導要更新觀念、提高認識，重視學生檔案管理工作，把其作為學校管理工作的重要事情來抓，強化師生的檔案意識，這是落實科學發展觀的抓手之一。檔案信息化建設的基礎是校園網絡硬件和數據庫的建立。為加快學生檔案信息化進程，學校應抓住中等職業院校快速發展的有利條件，多方籌措資金，加大投入力度，盡早完成校園數字化、網絡化建設，配齊各種必要的硬件設施。這已成為當前高中職業院校檔案管理的當務之急，也是使中等職業院校檔案管理工作取得重要進展的突破口。學生檔案管理工作者也應提高現代化意識，強化信息技術觀念，同時要增強職業道德，敢于抵制不正之風，杜絕私自修改信息現象，堅持原則，確保學籍檔案的真實性。在軟件建設上，要豐富內涵，按照教育部的要求，針對學校辦學特色建立、健全相應的現代化檔案管理制度，使管理工作有章可循。這一切為學生檔案工作趨向規范化、科學化、現代化營造良好的氛圍，打下扎實的基礎。

2、統一建檔標準，明確歸檔內容與范圍。

作為人事檔案基礎的中等職業院校學生檔案，國家有關部門應制定適合高職使用的統一建檔標準，統一的制表內容。同時，各院校要加強領導，高度重視檔案建設，并建立健全收集、歸檔制度，使學生檔案按照統一立卷內容和建檔標準進行規范管理。根據統一的建檔標準，做到歸檔材料收集齊全，保證不缺人、不缺項目、不缺頁，確保每個學生的每份檔案材料填寫清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。

3、以人為本，做好學生檔案管理工作的創新。

中等職業學校學生檔案工作者應切實解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹立以學生為本的思想，提高服務質量，使檔案工作貼近學生的學習、生活和就業，真正做到為學校發展和學生成長服務。結合以人為本思想，重新規范歸檔內容。學生檔案的歸檔內容應該兼顧檔案的全面和個體性。既要收集學生檔案的常規材料，如畢業生登記表、成績單等，也要兼顧學生的個性特長、知識技能方面的材料。在歸檔過程中，學生檔案管理人員必須以對學生高度負責的態度，擴大收集檔案材料范圍，充實檔案內容。如反映學生特長的個人作品、發明創造等材料;還有反映學生道德水平方面的如誠信、助人為樂、道德作風、考試有無違紀行為等方面的社會評價材料;學生參加各種社團活動、班干部、學生會干部工作情況、學校大型活動的參與情況、社會實踐活動、畢業實習與見習情況、畢業論文、參加各種科技創新制作和競賽等材料，都可以歸人檔案，特別是對某些方面表現突出的同學，將學生有關的“亮點”數據細致準確地歸納起來，如獎學金及三好學生、優秀學生干部等及各種獎勵的獲得情況，各種特長及在校對培養的情況(擔任過干部、黨員發展等)匯總成證明材料，使其在推薦就業中更具有說服力和競爭力。就拿上次周寧縣紀委要錄用我校一名往屆畢業生為例，這位學生錄取的筆試不錯,但開始用人單位不了解其在學校的品德表現,由于錄用單位有多人競爭,經過多方面思考，用人單位決定到學校了解情況，從檔案中得知這位學生曾經獲得市級、校級三好生后順利將這位學生錄取。可見，盡量全面客觀地記錄學生的在校表現，擺脫學生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實、生動的檔案材料，可以更好地為學生就業服務。

4、利用信息技術，實現管理的科學化、現代化。

第2篇：檔案信息管理制度范文

關鍵詞：科技檔案；管理模式；創新

在21世紀，人類的經濟活動已經步入了知識經濟的時代，知識經濟已經成為不可逆轉的主流。新經濟體制的出現，必然會引起各個方面的改革，其中檔案管理模式的改革也是其中的一個方面。檔案是記載一個機構的主要文件與內容，而檔案管理效果會關系著整個機構的發展。如今傳統的檔案管理模式已經無法適應這個時代的經濟發展的需要，必須要對其進行改革與創新，使之適應經濟發展的需求。

1科技檔案管理模式創新的重要性

在一個單位中，檔案管理制度是衡量其業績和管理水平的一個重要標準。在單位的發展中，科技檔案發揮著非常大的作用，不僅可以為研究單位的業績與發展提供可靠的第一手資料，還可以為單位制定發展方向與計劃提供信息資源。除此之外，一個與時俱進的科學檔案管理制度還有利于促進單位的經濟發展，提高該單位在市場中的競爭力。因此在我國經濟全面發展的形勢下，必須要做好檔案管理工作，要與時俱進不斷地對科技檔案管理制度進行創新與改革，要不斷地對新的科技檔案管理制度進行嘗試，才能找到適合單位發展的檔案管理制度。

2 實現科技檔案管理模式創新的對策

2.1把科技檔案管理納入總體發展規劃

科技檔案不僅是單位進行科研生產活動的結晶，還可以反作用于單位的科研生產活動，為單位的科研活動提供有用的信息資源。科學檔案不僅是單位重要的無形資產，其本身的發展潛力也是非常大的。因此單位領導要對科技檔案的管理給予高度的重視，不僅要把其當做是科技管理部門的重要事情，還要把其納入議事日程當中來。而在科技檔案的人力資源與管理經費上，領導也要給大力支持，并且加強對其重要性的宣傳力度，從而使各個部門都重視科技檔案的管理。

2.2把科技檔案管理制度納入質量管理體系

把科技檔案管理制度納入質量管理體系中有助于保證歸檔文件的完整性與準確性。除此之外，為了保證科技檔案管理制度的質量，科技管理部門應該要直接參與到編制與修訂科技檔案管理制度中來。也只有這樣，才能夠更好地發揮科技檔案的作用，從而達到轉化成科研成果的目的。

2.3提高科技檔案管理工作的服務意識

科技檔案信息管理最主要的工作就是服務工作，為單位提供相對完善的科技信息，保障其他各項工作的順利進行。在今后的科技檔案管理工作中，管理者應該充分認識到檔案管理工作的重要性，確保檔案管理工作能夠發揮其作用。一方面需要加強服務教育，提高工作人員的服務意識。在科技檔案管理中需要樹立“用戶至上”的管理理念，確保科技檔案信息的有效使用。另一方面需要了解用戶的需要，不斷改善服務手段。科技檔案管理工作中可以利用現代化的管理手段，完善檔案信息管理系統，不斷完善檔案信息庫的建設，完善網絡檢索功能，保障用戶能夠第一時間找到所需要的信息資源，提高檔案管理工作的效率和水平，保證科技檔案管理工作能夠真正滿足用戶的實際需要。

2.4對其進行系統管理與建立完善的歸檔制度

為了實現科技檔案管理制度的創新，檔案管理部門必須在結合單位科技生產的具體情況的基礎上，以《檔案法》為核心，以科技檔案工作法規為依據，制定出更加完善、操作性更強的規章制度。對于科技檔案的形成、積累、歸檔、整理、保管與利用各個環節都制定完整具體的規定。對于那些違法規章制度，沒有完整收集資料、沒有及時歸檔資料與整理資料的工作人員要給予懲罰，并且要求及時改正。而對于那些嚴格遵守規章制度進行辦事的工作人員要給予一定的獎勵。另外，要建立完善的科技檔案搜索體系，為科技檔案的利用提供更大的方便；要對科技檔案給予一定的重視，同樣要重視對專業檔案管理人員的儲備。除此之外，還要明確檔案歸檔的范圍，什么樣的資料才可以進行歸檔，什么資料不可以進行歸檔。

2.5改善科技檔案管理方式

科技檔案作為單位的重要信息，對于各項工作的開展有著十分重要的作用，在今后的科技檔案信息管理中需要進一步完善科技檔案的管理方式，創新管理手段，提高管理效率和管理水平。一方面可以對科技檔案進行合理的科學的分類工作，科技檔案比較復雜，要想提高科技檔案信息的利用率，及時找到想要的信息，合理的分類是必不可少的，科技檔案管理工作人員需要建立科學的分類方式，對檔案信息進行有效地整合。另一方面需要對科技檔案工作進行合理的分工，提高工作效率。科技檔案信息管理中合理的分工是必不可少的，通過合理分工可以有效地提高工作效率，充分發揮每一個工作人員的作用。

2.7提高科技檔案管理工作人員素質

科技檔案管理工作人員承擔著檔案管理的重要責任，作為科技檔案管理工作人員不僅僅需要掌握詳細的科技檔案管理專業知識，同時還需要提高自身的職業道德素養，提高服務意識，保障科技檔案管理工作的順利進行。由于科技檔案信息十分復雜，工作人員面臨的工作壓力逐漸增加，工作效率也受到一定的影響。今后需要進一步加強對工作人員的技術培訓工作，提高科技檔案管理工作人員的素質。另外還可以引進一些高素質的科技檔案管理工作人員，通過加強工作人員之間的交流，促進工作人員工作水平的提高，提高科技檔案管理工作水平。

結束語

科技檔案對于一個單位與機構的發展具有非常大的影響，因此必須要對檔案改革與創新給予一定的重視，也只有符合經濟體制的科技檔案管理模式才會促進單位或者企業的發展，所以對科技檔案進行創新是順應時展的需求，也是經濟發展必然的結果。

參考文獻：

[1]丁麗艷.檔案管理的規范化和優化模式[J].城建檔案，2011（8）.

第3篇：檔案信息管理制度范文

關鍵詞：醫院檔案 醫院信息管理 管理制度

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）04-0051-01

前言：醫院的檔案信息管理，記錄著醫院的重要數據和醫療信息。因此，醫院的檔案信息管理越來越受到醫院管理層是的高度重視，隨著醫療衛生領域的技術逐步提高，醫院的管理力度不斷加大，對醫院的檔案信息管理也提出了新的要求。醫院的檔案信息管理應結合醫院的實際情況，有針對性地進行改革和完善。以此來推動檔案管理工作的發展，從而更好的服務一醫院的各項工作。文章從以下幾個方面，針對醫院的檔案信息管理的改進措施，進行了深入的探討。

一、醫院檔案概述

醫院檔案，顧名思義，值得是為醫院服務的醫療文件材料、醫院建設發展的歷史資料，醫院檔案是醫院在進行醫療活動中形成的各種文獻。例如，醫療工作記錄表、圖表、音頻記錄、視頻影像等資料。這些信息資料記錄了醫院發展過程中的成熟醫療案例，在以后的醫療活動中，具有重要的指引作用。醫療的進步是經過漫長一段時間的實踐來實現的，醫療科學的發展方向是不斷創新，醫院檔案是醫院的寶貴財富。其能夠對醫療活動后期的學術亞牛和法律糾紛等方面提供資料，發揮出良好的指導作用[1]。

根據現今時代的醫院發展趨勢，加強醫院檔案管理，發揮出重要的作用，是現今醫院管理層組關注的話題。因此。當下應以新醫學的發展為目標，研究醫院的發展特點，加強醫院的檔案管理，使醫院檔案的管理信息化和規范化。

二、醫院檔案管理現狀

隨著新醫改的推進，醫院檔案管理在發展和建設中，存在著一些不足，在醫院的檔案管理中，主要存在以下問題：

1.醫院檔案管理制度有缺陷

在很多醫院當中，醫院的管理層大多數都是醫學界的知名專家，在醫學界的成就令人矚目，大師對于醫院的管理經驗較少，導致很多醫院的管理者只注重特殊的醫學研究和患者病情的探討，忽視了檔案管理的工作。很少把精力和實踐放在檔案管理工作中，對檔案管理的制度制定更為隨便。現今的很多檔案管理的制度較為泛泛，沒有從實際的角度出發，來制定相應的檔案管理制度。醫院檔案管理工作的不完善，阻礙醫院檔案的管理工作。目前的醫院檔案主要分為兩大部分：其一是行政方面，這方面包括額人事、財務、醫療設施、醫藥等綜合性的信息資料。其二是醫院各個科室自己保管的檔案資料，這方面包括了患者的病例和處方等。這種分散型的檔案信息，不利于醫院檔案管理工作的進行。影響了醫院醫療信息的整合。同時還阻礙了醫院科研成活的獲得[2]。

2.醫院檔案管理工作人員綜合素質較低

現今，大多數的醫院關于患者的病歷、相關有研究意義的資料都在醫院的個股科室中保存，醫院很少有專門的機構來對這些書籍信息進行收集和統一管理，及時安排了醫院檔案管理的管理人員也都是從各個科室調出來，進行重新調配的人員任用模式。導致了醫院檔案管理人員的管理能力較差，沒有專業的業務能力。

3.醫院檔案管理安全性較低

前文中介紹了醫院檔案管理的管理模式，主要是由醫院各個科室進行自行保管，這就很難保證醫院檔案管理的安全性。現今，醫院檔案管理不安全的主要有體現在兩個方面。其一是，不合理的管理模式導致檔案丟失。在大多數醫院的檔案管理中，患者的第一手病情分析檔案都存放在醫院的各個部門中，時間較為久遠的病歷很容易丟失對醫生的翻閱和研究不利。其二是，很做到患者病情的隱私的保密工作。基于醫院管理檔案的模式不規范，對患者的病歷保護工作不健全，以至于患者的病歷和隱私容易暴露[3]。

三、新醫改下醫院檔案管理的改進措施

1.完善醫院檔案管理制度

要完善醫院檔案管理的制度，首先要提高醫院對醫院檔案管理的意識。因此，要加強對檔案管理意義和作用的宣傳力度，使醫院的檔案管理人員和管理層，充分認識到醫院檔案管理的重要性。作為醫院的管理層，在鉆研醫學的同時，也要注重醫院的檔案管理工作，并將檔案管理工作納入醫院管理工作中，完善醫院檔案管理的制度，方面醫院檔案管理人員的管理和執行工作。

2.提高醫院檔案管理工作人員業務能力

要提高院檔案管理工作人員業務能力，要加強其對檔案管理意義和作用的了解，醫院的檔案管理人員要充分認識到醫院檔案管理的重要性。要根據檔案管理的制度嚴格執行。醫院也要對檔案管理工作人員，進行繼續教育的工作，并制定出獎勵和懲罰制度，從而提高檔案管理工作人員業務能力。

3.提高院檔案管理安全性

隨著隨著科學技術的不斷發展，計算機技術的更新日新月異。人們的生活、工作和學習已經離不開高科技技術帶來的便捷。計算機管理軟件，不僅能高效敵對數據信息進行處理和存儲，同時還具有較強的安全性。所以，計算機技術被社會各個領域廣泛地應用。在進行醫院檔案管理中，利用計算機先進的管理軟件，不僅能為檔案管理工作人員節省工作時間，提高工作效率，非檔案管理工作帶來便捷，同時還增強了醫院檔案的安全性[4]。

結論：醫院的檔案管理，對醫院在學術方面、醫院管理方面都有重要的作用，屬于醫院整體管理的一部分。但是，由于檔案管理不屬于醫療學術范疇，致使其不受醫院領導的重視，在檔案管理制度中存在一些問題。文章通過對目前醫院檔案管理的現狀進行分析，提出了相應的解決方案。望本文的分析和研究，為醫院檔案管理做出貢獻。

參考文獻

[1]李燕麗.新醫改下醫院檔案管理的改進策略探析[J].辦公室業務，2012，03（77）：94.

[2]鄭玲玲，潘慧.新醫改下如何提高醫院檔案管理有效性[J].辦公室業務，2014，01（19）：91-92.

第4篇：檔案信息管理制度范文

1.1醫院檔案管理設備落后，管理人員不專業

檔案管理屬于醫院建設“軟實力”的內容，卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關注。一方面，在檔案管理規范化中出現檔案管理人員缺乏專業知識、檔案管理人員隊伍不穩定的情況，轉崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機性、流動性增大，帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業知識與技能匱乏，沒有受到專業的訓練，管理素質差異大，降低了檔案管理的效率，延緩了檔案管理規范化的進程。另一方面，檔案室的設備落后，使檔案檢索復雜、耗時且檢索方式單一，影響檔案的使用價值，阻礙檔案管理規范化的發展。

1.2醫院檔案管理制度不健全，檔案安全意識不強

檔案管理工作在醫院管理系統中占有重要位置，但各醫院的風險檔案管理制度并不健全，例如，光片、財務及病例等檔案資料分散于各管理部門，使檔案不完整，缺乏系統性的安全管理。檔案資料的分散，造成風險檔案不能得到持續、全面的后期更新，因此，建立具有統一標準的檔案管理制度非常必要，這對于醫院“軟實力”的提高以及質量安全的改進不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性，使其檔案安全意識薄弱，從而導致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫院建設。

2醫院檔案規范化管理的有效措施

2.1建立完整的風險管理檔案工作組織

醫院組建管理組織，成立以院長為領導的三級管理委員會，制定醫院風險管理政策，對管理工作進行評審和改進；制定醫院風險管理程序，處理與風險管理檔案有關事宜；定期召開會議評估風險，并組織危險因素調查，根據問題發展的態勢，制定出解決方法和改進措施。醫院質量控制部要按照風險管理原則制定調查表或報告，按時向醫院管理委員會報告。

2.2創新管理檔案信息

根據大醫院體系龐大、部門數量多以及科室林立的情況，實現檔案信息化管理是今后發展的必然趨勢，它可以實現檔案管理的規范化和具體化，具有開發性和實用性。為實現現代醫院檔案管理的規范化和價值性，信息化檔案管理可以使檔案資料準確、完整和可信。醫院各部門要根據具體情況，結合自身條件，使用多元化的檔案信息管理手段，使信息化管理既與現代化醫學管理相連接，又形成獨立的信息化管理系統。

2.3完善檔案管理制度

醫院檔案管理必須具有嚴格性，條理清晰，提高醫院檔案管理水平離不開系統完整的檔案管理制度，要制定嚴格明確的規章制度，設立高效合理的管理程序，積極完善檔案管理制度。查找現存管理制度上的缺陷，認真調查檔案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根據各個部門的需要，具體情況具體分析，實行多種載體存檔，檔案統一監督，為后期信息檔案的查找、利用與開發打下良好基礎。

2.4提高檔案管理人員的專業素養

醫院風險檔案管理需要較高專業素質的管理人員，以提高檔案管理的效率，進一步推動醫院檔案管理的規范化。例如，在《檔案法》中規定檔案管理人員必須盡職盡責，遵守紀律和規則，與此同時，要不斷提高自己的專業知識。檔案管理人員專業素養的提高，可通過培訓、實行高位責任制以及配合硬件設施建設等形式，提高管理人員的工作積極性，提高其責任心，并定期進行工作總結。

2.5加大資金投入

第一，改進檔案管理環境，安排專門的檔案室，建立獨立的檔案室、閱覽室以及辦公室，設置陳列室、微機室。關注檔案保護，配備全套的保護設備，制定完整的檔案資料保護措施。例如，防火，防潮和防蟲等。檔案管理人員要保持檔案室的清潔、整齊，延長檔案資料的保存時間。第二，更換檔案管理硬件設施，配備計算機、網絡、打印機、掃描儀；安裝防盜門、鐵窗欄、遮陽布；添加溫度計、吸塵器、滅火器；配備檔案柜、密集架等，做到“八防”。

3醫院風險管理檔案規范化的重要性

第5篇：檔案信息管理制度范文

關鍵詞：急救中心;檔案信息管理體系;健全與完善

急救中心檔案信息是以不同載體保存的歷史記錄。這些具有利用價值的資料是檔案工作的基礎，必須具備一定的完整性。但由于對其重要性缺乏足夠的認識，急救中心檔案基礎工作還不夠完善；人員操作隨意不規范；資料收集不夠及時；工作欠協調；借閱手續不嚴格；制度有待進一步健全；致使檔案資料分散，收集遺漏，以至導致一些資源的損失。因此，必須加以進一步規范與改進，從檔案信息的內容要素、收集傳遞，到保存利用等，形成一整套科學嚴謹的管理系統。

一、檔案信息資源收集范圍的界定

檔案資料的收集是檔案管理的主要業務。隨著時代的發展，社會與個人的信息利用需求日益強烈。這就給急救中心有用信息的獲取和收集管理提出了更高的要求。急救過程中，急救中心客觀地記錄有病人急救全程實時全方位錄像錄音以及紙質數據信息，不僅是醫患糾紛處理的法律依據，還是醫院應急能力及專科特長的實際體現，是考核評價急救人員績效的客觀依據。檔案部門必須將其無一遺漏地盡收囊中。1.急救中心歷史沿革資料。急救中心從無到有、從小到大、從分支到獨立，整個發展歷程全貌的信息資料是重要的檔案信息資源。中心檔案中必須如實記錄反映。諸如中心的場地、設施、設備、規劃、設計、建設等原始影像、視頻、圖紙資料，以及組織機構的變遷；印模式樣的啟用更改；文化、科技、制度、管理經驗等傳承資料都在收集之列。2.院前急救全程信息資料。院前急救全程檔案所記載的內容不同于醫院門診與住院部門。急救全程檔案必須從急救中心受理報警、調度員派車開始，到現場搶救，送達醫院全部過程的信息資料無一遺漏地記錄在案。大到病名病因、責任大夫護士、救治用藥措施，小到出車車型、車速、行車公里數，細到調度員接警的對話語態、派車指令的錄音資料，都要收集在案。病人姓名、地址、起止時間以及各項收費等信息資料也自然照收不誤了。這些檔案信息資料收集后，還應按照病種、發病年齡與地域、發病原因及時進行分類、整理、編目、歸檔。并通過計算機系統，實現檔案統計、保存、檢索及應用的系統而科學的管理。不僅方便衛生主管部門及科研工作人員的快速查詢，而且在發病規律研究、搶救經驗總結及預防方法的探索方面發揮著應有的作用。3.中心行政活動資料。在院前急救全程信息資料收集的同時，急救中心還要拓寬檔案信息資源，進行全方位、多層次的收集開發工作。一是上級機關下達的決定、制度、通知等指導性文件；二是本中心上報的總結匯報材料、請示報告及相關批件；三是大型會議紀要、重大事件、學術研討、醫療保健、人才培訓，及其黨辦、工會、團委活動及各科室日常例行活動情況等材料的完整收集，以充實檔案信息，實現資源共享。

二、收集方式的創新

豐富的檔案信息資源是做好檔案服務工作的基礎。新穎的信息資源收集方式，往往可以收到事半功倍的收集效果。因此，很有必要打破按部就班的收集習慣，多管齊下，迅速及時地獲取完整齊全的檔案信息。1.主動出擊收集法。急救中心檔案工作人員可以改變坐等報送檔案資源或被動接收的傳統做法，采取積極采集方式，真正走出辦公室，加強與各科室相關人員的聯系和協調，確保檔案信息能及時收集，了無遺漏。檔案工作人員還可以自己動手，親自進行中心召開的大型會議的拍攝，或參與重大事件與活動的拍攝，直接獲得齊全完整的第一手照片與鏡頭資料。此外，為方便應急事件的處理，檔案部門還可以主動建立以轄區戶主姓名、家庭住址、聯系電話等信息為內容的社區居民急救信息檔案。并收集轄區范圍內醫院的地理位置、急救設施、專家優勢、血量存儲，以及聯系電話等相關信息，以便在緊急情況下迅速確立處置預案，為病人贏得更多搶救時間。2.檔案組織網絡收集法。急救中心可以成立自上而下的檔案組織管理網絡機構，在各科室設立兼職檔案員，正式行文明確要求其負責本科室檔案收集與報送，并對收集時間、歸檔內容及其目錄編排做出具體規定。檔案部門針對所收集報送的信息資料，在鑒別分類的基礎上，整理歸檔，統一進行分卷編號，列出目錄明細，以備檢索查詢。3.“非常規資料”的追蹤催交收集法。“非常規資料”是一些臨時性工作形成的文件資料。諸如赴外地參會的會議文件資料；同合作單位業務洽談形成的合同或協議等契約資料；機關工作人員調離退休變動時需要移交的文件材料；上級部門授予的榮譽證書；以及一些專項活動的文字、聲像、圖片等。這些資料如不及時收集，極易散落在部門或個人手中，檔案工作人員要主動提醒，及時追蹤收集催交。4.電子文檔網絡上傳收集法。隨著辦公自動化和檔案信息系統計算機管理的普及，急救中心各部門對檔案信息資源實現了聯網互通。檔案部門要充分利用網絡功能，通過上傳方式進行文件和圖片資料的收集，形成電子文檔，方便查詢與共享。

三、檔案管理制度的完善

急救中心檔案信息管理體系的健全與完善，不僅要明確檔案信息收集的范圍，在收集手段方面還要適應新形勢的需要和變化，建立一系列檔案管理制度，用健全與完善的管理制度做保證。1.檔案管理人員職責的制定。以《中華人民共和國檔案法》為依據，結合院前急救醫療工作的特殊性，制定《專職檔案管理工作人員崗位職責》、《兼職檔案員崗位職責》等規章制度，強調檔案集中統一的管理原則，在明確專職人員收集、整理、歸檔、保管、保密、監督等方面的責任的同時，明確各科室兼職檔案員的職責，要求將分散在各科室的文件、信息資料隨時收集整理，送交歸檔。2.檔案管理制度的制定。通過《文件資料收集整理的規定》、《立卷和歸檔工作的具體要求》、《檔案的保管條例》、《檔案分類編號標準》等各項管理制度的制定，明確文件信息資料收集分類、排序立卷、保管時間期限、查詢借閱、檔案保密、檔案利用與銷毀鑒定等事項及要求，所有制度以文件形式下達，確保檔案工作的嚴肅性、規范性、科學性與條理性。特別是《檔案借閱制度》，必須強調借閱登記手續的辦理，借閱檔案的及時歸還，不得隨意涂改損毀；若需卷宗拆線，必須獲得檔案室的同意。3.檔案知識教育培訓制度的制定。根據形勢的發展變化，不斷組織檔案部門專職人員，以及各職能科室兼職人員進行以檔案知識與管理制度學習為內容的專題培訓或短訓。并通過專題會議、講座、櫥窗、板報等多種形式，進行急救系統檔案管理重要意義、檔案收集整理的基本操作流程與技能，以及注意事項等相關知識的宣傳，提高大家的認識，豐富專業知識，激發其工作熱情及主動性，從而加強檔案管理工作的科學性，促進檔案管理水平的大幅提高.

參考文獻：

[1]劉麗.大數據時代下急救中心檔案管理信息化建設研究.“決策論壇——管理決策模式應用與分析學術研討會”論文集（上），2016

第6篇：檔案信息管理制度范文

關鍵詞：人口信息質量管理制度；理論依據現狀對策

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

隨著現代信息技術的廣泛普及，社會和經濟發展的各個方面都發生了深刻的變革，對信息資源和信息活動的有效管理及利用，日漸成為提高各種社會活動的功能和效率的重要手段。在信息科學高度發達的今天，建立適應新時期人口和計劃生育工作要求的人口信息管理系統，實施全員人口信息的動態管理，是適應社會需求的必要，轉變人口和計劃生育工作思路、機制，增強計劃生育優質服務的重要手段，更是準確把握人口發展變化的特點與規律，推進人口計生事業全面發展的具體實踐。

一、實施全員人口信息管理的背景，理論依據及取得的實際意義 。

1、建立人口信息管理系統，實施全員人口信息的動態管理，是信息時代推動人口和計劃生育工作改革創新的重要途徑。 隨著市場經濟的深入發展，城市的不斷擴建，人口城鎮化的速度加快，流動人口逐年增多，社會的發展致使人民群眾的婚育觀念和生育行為呈現多元化趨勢，群眾對計劃生育和生殖健康優質服務需求也不斷增長，使得原有的靜態管理體制的弊端和不足在實踐過程中日益暴露出來，傳統的人口和計劃生育工作方式、手段已難以適應新時期工作的需要。 在新形勢下，必須堅持改革創新的精神，大力推進信息化建設，就是推動改革創新的一個重要途徑。建立人口信息管理系統，實施全員人口信息的動態管理，為解決人口和計劃生育工作面臨的新情況、新問題提供了新的途徑和手段。也為人口信息的管理各項工作提供了便利，提升了工作效率。

2、實施全員人口信息的動態管理，是踐行科學發展觀，轉變政府職能，適應社會主義市場經濟新體制的客觀需要。

以人為本，實施全員人口信息的動態管理，全面、準確、及時把握人口發展變化的特點和規律，科學分析人口的總體情況、構成、分布、人口素質等一些重要問題以及人口和計劃生育工作中各項業務指標的運行情況，正確判斷未來影響人口發展的主要因素及其規律，可以為新時期人口和計劃生育工作的科學發展提供基礎信息支撐，為經濟和社會的發展提供可靠的基礎依據，為各級政府決策提供科學依據。

3、實施全員人口信息的動態管理，對新時期穩定低生育水平，開創人口和計劃生育工作新局面具有積極意義。 建立以信息化手段為依托的人口信息快速、動態采集機制，實施全員人口信息管理，能夠改進工作手段，整合業務流程，促進人口信息資源的開發利用，實現與公安、民政、工商、衛生、教育等相關部門的信息共享，從而提高行政效率和決策水平，改善公共服務質量，真正做到以人為本，實現服務的優質化和人性化、決策的科學化和民主化。

二、全員人口信息管理的主要內容、特點、

1、全員人口信息管理的內容。《陜西省人口和計劃生育管理信息系統》是陜西省實施全員人口信息管理一個成功的典范，《陜西省流動人口管理信息系統》等業務軟件為其輔助，按照“應用主導、完善體制、優化管理、資源共享”的發展思路，以鄉（鎮）、街道為單位采集、錄入、及時變更人口信息，形成了省市縣鄉四級人口數據庫。通過數據庫的查詢、統計、匯總、分析等功能實現人口和計劃生育工作的動態管理。它既包括育齡婦女的生育、節育信息，也包括所有人口的年齡、性別、文化程度、婚姻狀況、戶口性質、流動狀態等信息。

2、全員人口信息管理的特點。一是信息全面。信息采集的是所有人口信息，包括戶籍人口、常住人口和流動人口，錄入的信息不僅包括育齡婦女的各項信息，還包括全部家庭成員的基本信息和計劃生育信息。二是信息綜合。《陜西省人口信息管理系統》和《陜西省流動人口信息管理系統》由人口信息、信息查詢、報表查詢、統計分析、系統管理五個部分組成，涵蓋了人口基本信息、人口變動信息、育齡婦女婚姻狀況、育齡婦女子女情況、妊娠信息、現孕信息、出生情況、獨生子女光榮證情況、技術服務信息、引導信息、流動人口信息、統計報表及匯總分析等功能，涉及了計劃生育工作的主要業務。三是信息互通，資源共享。村級采集全員人口信息及每月的變更信息，鄉級錄入和變更人口信息，形成全員人口信息數據庫，上傳到省市縣三級人口和計生部門，各級人口計生部門和公安、衛生、教育、民政、工商等相關部門之間都能互通、共享人口信息數據，進行匯總、分析、查詢、掌握和運用。四是信息呈現動態性。村級每月采集人口變動、出生節育、技術服務、流動人口等方面的信息，并及時錄入數據庫，實現人口信息的動態管理。五是服務性。利用數據庫的各項信息如出生、孩次、性別、人口結構、節育措施等情況來服務人口計生業務工作，并結合人口理論來指導經常性工作；利用數據庫的統計分析功能，對人口數據按照不同需要收集、整理、分類，并定期不定期地向各級政府和相關部門提供人口信息數據，服務經濟社會。

三、全員人口信息管理的重要性和必要性

信息化是提高人口和計劃生育管理和服務工作水平的重要手段，實施全員人口信息管理，有效整合信息資源，對人口、經濟、社會的發展都發揮著重要作用。

1、全員人口信息管理，能極大地提高工作效率。 實行動態化管理，數據準確，變更及時，從鄉、縣、市、省到國家的各級計生部門利用數據庫一是可以直接生成各類統計報表和各種需要的匯總資料，二是可以實時、有效監測人口計生各項指標的運行，根據各項指標的運行情況來評價一個地方的工作績效，或是某一政策的實施效果，減少了中間環節，提高了工作效率。

2、全員人口信息管理，提高科學決策水平。 人口信息系統全面、實時的人口信息可以提供并預測人口數量、人口結構、發展趨勢及地區分布狀況，為應對人口變化對教育、城市建設、衛生、人員就業、社會保障、環境、資源等方面產生的影響，提供真實可靠的數據信息，加大科學決策力度，促進各種資源的合理配置。利用數據庫開展人口預警分析，預測人口和計劃生育工作的發展趨勢，為各級黨委政府編制經濟、社會“五年”、“十年”發展規劃綱要提供可靠的數據，為綜合決策提供科學依據。

3、全員人口信息管理，提高流動人口的管理與服務水平。 全員人口信息管理，是對全員先進行實際信息的采集，然后進行信息錄入，對流動人口實行動態的跟蹤管理、全程服務機制。利用流動人口信息交換平臺，將訪視或生殖健康檢查結果與原籍進行平臺交流，并對需要回復的信息及時進行預警。促進了流出地和流入地之間快速、便捷、高效聯系，加強了對流動人口的管理與服務，提高了流動人口計劃生育管理服務率。

4、全員人口信息管理，使技術服務更加人性化和個性化。 各鄉（鎮）、街道圍繞日常工作重點，利用數據庫現有功能為計劃生育技術服務、流動人口管理、獎扶政策落實、社會撫養費征收等方面提供信息引導。每月利用數據庫信息及時把應參加新婚培訓、預計出生、應施術、應發生育證、應隨訪、應康檢等各類名單分村整理，指導鄉鎮計生服務中心、村計生宣傳員等有針對性的開展上門服務，使管理服務更加人性化和個性化。

四、加快推進全員人口信息動態管理的對策

準確、全面、及時的信息是實施全員人口信息動態管理的基礎，這些信息也是人口和計劃生育經常性工作的基礎，信息采集者和信息應用者的素質是基礎中的基礎，加快推進全員人口信息的管理，網絡的軟硬件建設水平是前提，計算機操作員的業務水平、工作態度和綜合素質是關鍵，嚴格的規章制度是保障。

1、加強網絡建設，及時對計算機網絡的軟硬件進行更新換代。

要進一步完善縣級機關的計算機局域網建設，加強基層的信息化辦公建設，充分保證各級計算機網絡建設能夠適應工作發展水平，緊跟時展步伐。硬件維護方面，要以主機房的硬件保障、更新為主，如PC及外設、網絡設備、安全產品設備、主機系統等；軟件維護方面，要以系統安全、數據備份、軟件更新為主，包括系統及工具軟件，應用軟件以及針對人口信息化的應用需求所提供的咨詢規劃、系統集成、培訓、運營維護等；網絡建設方面，要進行整體遠景規劃、分布建設實施步驟、完善技術支持及服務。通過突出重點，分清主次，有目的、有計劃地推進計算機網絡建設。

2、加大培訓力度，提高系統人員的計算機操作技能和信息應用水平。

持續推進信息化建設，實施全員人口信息動態管理，人員素質的提高是首要解決的問題。當前雖然大多數人員參加了各種計算機操作知識的培訓，或多或少地掌握了一定的計算機操作知識，但是跟人口信息化對人的要求相比，仍然存在著很大差距，精通或熟悉計算機知識及操作技術的人才還遠遠不夠。這就需要加大計算機應用能力的培訓力度和普及力度，在一個縣最少保證一季度對計算機操作人員培訓一遍，有培訓教材、培訓制度和考試成績，使系統各級人員都能熟練掌握計算機的基本知識，會利用計算機指導工作，最大限度地發揮出人的創造性和計算機應用的潛力。

3、實行規范運作，健全信息化建設工作制度。規章制度是信息規范運作的保障。

要按照國家《縣鄉兩級育齡婦女信息系統(WIS)管理規范》和《基層育齡婦女信息系統引導工作規范》以及省人口計生委信息化規范建設要求，結合本地實際，建立落實各項信息管理制度，如：以服務信息為主的鄉、村兩級和服務機構月變更、月反饋的機制，實現育齡婦女信息雙向良性互動；建立信息資源共享機制，實現基層計劃生育技術服務數據信息化管理以及服務站所與人口計生委信息的共享；建立微機室管理制度、網絡中心機房管理制度、信息備份制度、工作日志制度、技術資料管理制度、病毒防范管理制度、微機操作員崗位職責、網絡信息安全保密系統工作制度、網絡管理制度、設備管理制度、多媒體培訓教室管理制度、微機信息引導服務項目、信息保密制度等。

4、采取有效措施，確保入庫數據信息質量。

數據質量是人口信息網絡的生命，全員人口信息管理的持續推進依賴于全面、準確、及時的信息錄入，要通過檢查、評估和考核，保證各項規章制度的有效落實。要明確各個環節的責任人及其工作職責，落實采集信息簽字制度、數據核查制度、信息錄入制度、統計上報制度、檔案管理制度。同時，落實獎扶平臺工作制度，建立農村部分計劃生育家庭獎勵扶助制度信息庫；落實流動人換信息分析制度、信息交換上報制度、流入及流出信息反饋制度和信息交換登網制度；落實對育齡人口優質服務的電子檔案管理制度，如婦科病的篩查檔案、0-7歲領證獨生子女健康檢查檔案、出生缺陷干預檔案、新婚夫婦的培訓檔案、避孕藥具的發放檔案等。

5、加強部門之間的協作，促進部門信息交流。

充分利用信息交換工作平臺，實現計生、公安、民政、衛生、工商等部門的信息互通、資源共享，促進網絡信息的綜合開發，形成緊密、暢通的信息數據鏈，切實推進全員人口信息的動態管理建設和信息共享機制建設。

第7篇：檔案信息管理制度范文

要想改變目前所存在的問題，就必須要對其進行改革和創新，利用現代化的計算機技術來改善和提高檔案管理工作。利用計算機對人事檔案信息進行檢索、查詢、比較及統計等，有助于對人員的素質狀況、人才結構等進行及時準確的分析，為人才配置和預測提供各種數據，為人事工作提供及時高效的服務。

1、大力應用計算機技術，重視信息化建設。利用計算機技術對檔案進行管理，可以快速便捷的對檔案信息進行存儲和檢索，實現現代化的信息管理，方便快捷的管理和更新檔案資料，使檔案管理工作操作使用方便，可以大幅度的提高工作效率，使檔案信息管理更加透明，利于增強全體員工的檔案管理意識，也方便單位選拔人才，員工自身也會受益，極大的增強了員工的工作積極性和創造性，從而凝聚員工，為單位創造更多的價值。

2、加強員工對檔案的重視。檔案管理人員應該采用多種方法和方式來大力宣傳檔案管理工作的重要性，使單位中全體人員都能夠清醒的認識。只有全體人員的共同參與，才能使檔案管理工作開展順利，才能使檔案管理更加完整，這樣也能夠及時和準確的更新檔案信息。

第8篇：檔案信息管理制度范文

檔案管理，在面臨新環境下應當及時作出改變，將原有的模式進行創新。檔案管理是企業重要的一部分，本文探討了在信息化網絡環境中如何做好檔案管理，及檔案管理中出現的缺點提出解決措施。在一定程度上給予企業中檔案管理以參考。

1 目前在信息網絡環境下檔案管理中的缺陷

1.1 檔案管理意識淺薄使管理水平下降

檔案管理中，存在原有的傳統模式，我國企業中仍然使用傳統的檔案管理模式進行管理。企業中各部門及領導沒有對檔案管理深入管理，缺乏對信息網絡化檔案管理的意識。（1）領導及部門沒有對檔案管理進行人員良好調配，使各個部門都能進行良好的信息化網絡檔案管理。（2）缺乏相應的檔案管理設施，沒有良好的檔案管理設施就會大大降低了對于檔案管理的重視。（3）檔案管理設備投資小，使檔案管理沒有得到充足的資源。（4）檔案管理人才的缺乏，有領導及部門因為不重視檔案管理，導致人才嚴重缺乏，沒有專業的檔案管理人員，是管理嚴重受限制。（5）對檔案管理沒有制定好的管理策略，使管理變得盲目。以上是目前信息網絡化檔案管理檔案管理中存在的問題，這些問題的存在制約著企業的發展。檔案管理與整個組織向結合，管理意識的缺乏直接導致整個組織，嚴重降低了信息網絡化檔案管理管理水平。

1.2 沒有相應的電子檔案管理制度

每個企業、每個部門、每項體系都有其相應的管理制度。在信息網絡環境下檔案管理由于網絡化發展較快，但信息網絡化應用在檔案管理中的時間過短，導致檔案管理體系沒有相應的完整的制度，整個體系的管理制度不完善。造成了信息網絡環境下檔案管理的嚴重落后，現在信息網絡化的發展越來越快，國家乃至國際都進行全面的信息化管理，而在檔案管理中沒有良好的應用信息化的這一大優勢，是使檔案管理落后的主要原因。電子檔案需要制定相應的管理體系，來制約和引導其更好的發展，它不僅涉及到整個組織的數據流通、數據管理、數據共享，還涉及到整個組織保密工作的進行。一旦電子檔案的管理不當，就可能會導致機密泄露給企業、組織造成嚴重的后果。為了社會的良好、安全、有序的發展起到了消極的作用。

1.3 缺乏專業、穩定的檔案管理人才隊伍

網絡信息檔案管理環境對檔案管理人員提出了新的素質要求。然而，由于電子檔案的發展歷史比較短，當前，很多單位還沒有建立專業、穩定的檔案管理人才隊伍。首先，缺乏專業型檔案管理人才。我國的檔案管理人才在年齡上出現脫節。對于年齡比較大的管理人員，他們習慣了傳統的檔案管理，雖然有很多的經驗，但是不滿足當前網絡信息環境下檔案管理的需求。對于較為年輕的檔案管理人員而言，他們雖然了解先進的信息管理技術，但是缺乏檔案管理的經驗。然后，新的檔案管理環境對于檔案管理人員的素質要求更為嚴格。檔案管理人員需要有一定的信息技術知識，如網絡技術。需要熟悉基礎的編程，如能夠使用基礎的數據庫管理軟件SQLserver等等。我國的檔案管理人才培養體制還存在一些缺陷，導致社會及其缺乏合格的檔案管理人員。

1.4 信息安全保障措施不到位

檔案信息化之后，相應的數據需要輸入到信息共享平臺，實現信息共享。雖然當前信息技術在檔案管理領域已經得到廣泛應用、建立了相應的信息管理系統，然而，安全保障信息措施，相應的保護軟件等開發不到位。電腦黑客、計算機病毒對檔案信息的安全造成極大的威脅。安全保障不完善直接阻礙了檔案信息化管理水平的提高，使得相關的硬件設施的優勢不能得到充分發揮，造成嚴重的資源浪費。計算機的許多功能和特點均未被充分開發和利用。因此，檔案信息安全保障措施的開發迫在眉睫。

2 當前信息網絡環境下檔案管理的有效措施

2.1 提高檔案管理意識

為了提高檔案管理水平，最重要的是需要提高檔案管理意識。首先，單位的決策部門需要提高檔案管理意識，認識到檔案管理的戰略意義。合理地進行檔案管理的技術的投資，推動檔案信息化管理。另外，在日常的檔案管理中，特別是涉密信息的檔案管理中，單位的最高決策者需要直接參與。然后，檔案管理人員需要提高檔案管理意識，以主人翁的態度進行檔案管理，積極主動地完成任務，逐漸加強學習，提高自身的專業素質。

2.2 完善法規和管理制度建設

為了提高檔案管理水平，政府與檔案管理部門應該制定相應的法律法規和管理制度。制定嚴格的法律法規可以有效地懲治對網絡信息安全造成危害的行為和不法分子，有助于網絡社區的穩定，有助于推動實現檔案信息的共享。另外，政府部門需要設置相關的管理部門，專門處理檔案信息管理的相關問題。對進行檔案信息化管理的企業或組織單位進行資格審查，嚴格把關，促進檔案信息管理環境的有序和健康。

2.3 提高檔案管理人員素質

各單位都應該重視檔案管理人員素質的提高。首先，相關單位應該定期組織專兼職檔案管理員業務培訓及外出學習，使檔案管理人員能夠不斷的學習新的知識和技術手段，提高自身的專業素養。在檔案管理人員的選聘方面，單位要嚴格把關，選擇具有較高專業素質的人才參與檔案管理，這樣能夠有效地提高檔案管理水平。在中職衛校人才培養中，將檔案人員培養納入學校人才培養計劃。

2.4 加強檔案管理技術建設，加強安全保障

數字化設備是實現檔案信息化管理的基礎。然而，我國極其缺乏相應的數字化設備，針對這個問題，單位特別是類似中職衛校財政全額撥款單位，應爭取政府的政策及財力等支持，推進檔案管理技術的開發。單位要重視網絡技術的開發，使檔案信息共享的安全得到保證。例如，學校可以通過借助軟件開發公司的技術力量，盡可能的為軟件開發公司提供自身的組織信息，推動安全保障技術的開發。

第9篇：檔案信息管理制度范文

計算機技術在檔案管理方面的應用，促進了我國檔案信息化建設的發展。目前，我國各級別的檔案館（檔案室）除了收到一些傳統的紙質檔案外，還會接收大量的數字檔案。近年來，這些檔案館（檔案室）每年接收到的數字檔案的數量呈快速的上升趨勢，數字檔案系統的規模也在不斷擴大，整個數字檔案信息管理系統也變得比以往的復雜。由于數字檔案信息的管理涉及到信息采集、傳遞等多個操作，而影響這些操作的因素又較多，所以對數字檔案信息的安全性管理十分重要。

一、數字檔案信息化相關信息簡述

1、目前我國數字檔案信息化的發展。近年來，計算機技術在檔案管理中逐漸使用，并呈現快速發展趨勢。由于電子文件的大量產生以及檔案館（檔案室）中紙質檔案的數字化速度的加快，導致了檔案實體與所包含的信息內容加速度地增長，檔案工作本身也隨之發生變化，實體檔案信息管理與數字檔案信息管理徹底分離。目前，數字檔案信息管理已經逐步建立起全國、全省性的檔案目錄中心和真正意義上的數字檔案信息中心，從檔案實體中分離出來的檔案信息更是驚人地增加，人們更多地將從網絡中獲取檔案信息，而檔案實體將會從直接利用中脫身，只充當原始憑證和信息法官的角色。

2、數字檔案信息安全管理的重要意義。目前，數字檔案的發展為人們的生活提供了便利，因此對數字檔案信息進行安全管理十分重要。通過對數字檔案信息的安全管理，除了防止信息丟失以外，還能夠激發其有效性，對實現信息化的發展有很大的推動作用。在進行安全管理時，需要建立相應的信息安全管理系統，并聯系實際制定規范的操作和管理體系。同時，對數字檔案信息進行安全管理對技術也有很高的要求，良好的技術是保證數字化管理過程正常運行的前提。此外，管理人員的素質也是數字檔案信息安全管理重要的一部分，因此對人員進行合理的分配和管理也十分重要。

二、我國數字檔案信息安全管理存在的問題

1、管理人員安全意識薄弱

目前，我國從事檔案管理工作的人員整體上安全意識薄弱，對數字檔案信息的安全管理并沒有重視起來。很多工作人員在使用數字檔案進行信息查詢時，沒有想過這些數字檔案信息可能會由于一些問題消失，更不會去想如何能夠保護這些信息的安全。作為數字檔案信息的管理者，他們安全意識的缺乏，導致了數字檔案信息的安全管理缺乏堅實的基礎，不利于信息的安全管理。

2、管理環境較落后

我國數字檔案信息管理的基礎設施和運行的環境條件比較差，由于我國在該方面投入的資金較少，導致放置數字檔案信息管理系統的機房安全等級低，條件差。在這種形勢下，很多檔案館（檔案室）的設施都設置在普通的辦公室里，這便給系統留下了安全隱患，不利于數字檔案信息的安全管理。

3、管理制度不完善

我國當下的數字檔案信息安全管理缺乏完善的制度，導致管理過程中出現了一系列的問題。雖然我國大多數檔案館（檔案室）都制度了相關的安全管理制度，但是這些制度存在很大的不足，并缺乏執行力度。在現有的安全管理制度中，很多制度都是為了應付上級的檢查而制定的，互相抄襲的現象很嚴重，這便導致制定出來的很多制度都與本檔案館（檔案室）的實際情況不符，出現了制度與管理工作脫節的現象，執行力度低。

4、管理水平落后

數字檔案信息安全管理的水平落后，主要表現在工作崗位、操作人員和操作系統方面。工作崗位方面，由于缺乏明確的職責規劃，導致業務操作的權限出現混亂的現象，工作人員越崗、代崗的現象十分嚴重。從操作人員的角度看，很多操作人員擅自使用計算機進行一些私人操作，他們在計算機上安裝與工作不相關的軟件等，造成計算機系統程序被更改，不利于數字檔案信息的安全管理。在操作系統方面，一些計算機系統沒有進行密保設置或者設置的密碼過于簡單，使得很多非工作人員使用計算機，他們操作的隨意性很容易造成信息的丟失，此外，一些工作人員的不規范操作，也對數據的安全性帶來威脅，嚴重時會導致操作系統的崩潰。

5、專業管理人員缺乏

數字檔案信息安全管理的前提是有一批專業的管理人員，他們不僅熟悉計算機知識，還能熟練地掌握檔案管理工作，但是目前我國相關部門缺乏這樣的復合型人才。我國目前的檔案管理人員的整體素質比較低，他們所掌握的的知識都比較陳舊，遠遠不能滿足現代數字檔案信息管理的需要。

三、完善數字檔案信息的安全性管理的措施

1、提高檔案人員的安全防護意識和能力

首先，作為檔案人員，提高他們的安全意識十分重要。檔案館（檔案室）應該定期組織宣傳教育，數字檔案信息系統的安全維護需要所有檔案人員的參與，因為每一個檔案人員都有可能在不經意之間泄露檔案信息，因此要對所有的檔案人員進行安全意識的培訓。其次，要增強檔案管理人員的安全防護能力，數字檔案管理人員要有相應的安全防護技能，要會對秘密信息進行加密、定期清理計算機、靈活運用殺毒軟件和防火墻并養成良好的上網習慣。此外，檔案人員還應該了解保證數字檔案信息載體物理安全方面的知識。

2、健全相關制度

要保證數字檔案信息安全管理的順利進行，必須要有相關的制度來進行規范指導。首先，要健全確保安全的法律法規體系，目前我國已頒布了《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規來保證數字檔案信息的安全，維護國家的公共利益。其次，要完善管理制度，用規范的管理制度來約束數字檔案的形成、歸檔、保管、利用等環節，在每一個環節上用技術和制度相結合的方式堵住信息失真的隱患。

3、完善基礎設施建設

硬件設施的建設是保證數字檔案信息安全管理的物質基礎，沒有優質的硬件設施做后盾，就不會有數字檔案信息的安全。完善基礎硬件設施，可以從以下幾方面著手：一是挑選優質數字檔案信息的存儲設備，根據實際情況選擇符合實際需要的存儲介質，目前我國許多檔案館（檔案室）基本上都采用光盤刻錄技術；二是數字檔案信息備份系統的完善，為了防止因操作失誤、硬盤損壞、計算機病毒及自然災害等造成的數據丟失，必須有計劃地開展備份工作；三是數字檔案信息傳輸設備的建設，網絡的硬件基礎設施主要包括網絡布線、交換機、集線器、網關設備等等，所有的這些網絡設備都存在著因自然老化、人為破壞和電磁輻射所帶來的安全威脅，因此要加強對數字檔案信息傳輸設備的管理，定時檢修、及時更新并由專人負責管理。