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第1篇：采購項目檔案管理辦法范文

關鍵詞：科研項目科研檔案檔案管理

在科研活動日益社會化、信息化的背景下，科研項目（課題）呈現出跨學科、跨領域、跨機構（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項目相比，“三跨”項目往往集合了各機構相關領域的優勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時“三跨”科研項目研究周期較長，具有跨機構、跨學科、跨地域、跨平臺等諸多新特點，依靠傳統的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”項目檔案管理的特點分析

（一）歸檔主體的多口性

“三跨”科研項目范圍大、成員多，往往需要多學科交叉、多部門協調、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機構包括主管單位、依托單位（負責單位）、參加單位，涉及的人員包括項目負責人、課題負責人、項目（課題）參加人、業務管理人員、綜合管理人員（包括財務人員、設備采購人員、人事管理人員等），并且根據項目開展需要聘請院外甚至是國外知名專家或專家團隊。這些機構或個人會形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產生于同一科研活動中的資源，共同構成了一個“三跨”科研項目的全部檔案。

（二）歸檔內容的電子化

一方面，“三跨”科研項目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項目會應用更先進的信息技術和電子化設備，科研人員習慣于在自己的工作現場和研究過程中電子化地進行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實驗性數據和各種結果性數據。另一方面，這些電子檔案具有異構性的特征。由于“三跨”科研項目需要國內國際不同領域的機構和人員協同工作，會涉及多個單位多種應用平臺多個數據庫資源，不同的科研人員又會在自己的電子設備中保存不同的數據內容，從而不可避免的產生多種結構、多種載體的電子檔案。

（三）檔案收集過程的復雜性

“三跨”科研項目研究周期長，一般為3至5年，從立項到結項驗收每個環節都需經過反復研究和試驗，取得最終成果往往要耗費很長時間，這就使得檔案資料的收集整理時間跨度大、周期長。在項目進行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執行情況（包括階段科技目標的實現、階段性成果的形成、創新隊伍建設、經費使用情況等）進行綜合考核評估；同時每個項目會分不同課題，每個課題也會根據需要進行階段性檢查。在項目整體推進過程中不可避免地會出現成員離職、調職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時跟進，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。

（四）檔案資源的共享性

“三跨”科研項目的立項會經過嚴格的論證和審批程序，每個課題的設置也必須緊密圍繞總體目標，相互有機聯系，能針對關鍵性科學技術問題組織多學科、多方位的交叉研究和協同攻關，在項目進展過程中，同步進行的類似課題的進展會直接影響到相關課題的時效性和完成程度。這種狀況下，項目要盡量實現數據資源、信息資源、知識資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯互通的檔案資源共享環境，根據項目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時的科研檔案信息內容。

“三跨”科研項目檔案管理的這些特點決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。

二、“三跨”科研項目檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏針對“三跨”科研項目檔案管理的指導規范

首先，從國家層面看，已有相關的科研項目和檔案管理規范，但缺乏直接針對“三跨”科研項目和檔案管理的專項規范，缺少針對科研信息化發展的內容。

我國對科研項目和其檔案的管理規范可分為兩類，第一類是通用的科研項目與檔案管理法規和規范，如《國家科技計劃管理暫行規定》等項目管理規定和《科學技術研究檔案管理暫行規定》等通用科研檔案管理規定。這些規定基本為科技項目和檔案管理的一般性規范，沒有針對“三跨”科研項目或其他重大科技項目檔案管理的相關規定[1]。同時這些管理規范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環境下科研項目和檔案工作的思考。

第二類是專用科研項目與檔案管理的規章和規范，如《國家高技術研究發展計劃（863計劃）管理辦法》、《國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項目的管理規范在一定程度上與“三跨”科研項目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細則性的規定，很多工作還要參照老標準執行[2]。

其次，從地方層面看，很多省市機關、高校等項目主管部門制定了項目與檔案管理規范，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》等，這些規范相比國家規范進一步細化，更具有執行性，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》進一步明確了各相關方的職責[3]、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》則提出要加強科研項目的動態管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項科研項目和檔案管理的相關規定，無法直接指導“三跨”科研項目的檔案管理工作。

（二）缺少針對“三跨”科研項目檔案工作自上而下的管理體系

由于管理規范或制度中對檔案工作內容的缺失，造成項目各主體對檔案工作認識的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項目檔案工作的管理體系。

首先，從下達“三跨”科研項目的主管機構看，沒有定制項目的檔案管理指導規范，缺少對檔案工作的總體把控與協調，檔案工作無法納入立項、階段檢查、總驗收等關鍵環節，從而造成檔案資源的失控與失存。

其次，從主要承擔項目的依托單位看，依舊無法對項目的整體檔案工作進行統一規劃。雖然項目負責人會指派相關檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內部檔案工作進行管理，對項目的二級課題承擔單位沒有進行相關檔案工作的監督、指導和檢查。因依托單位并不能保存全部項目檔案材料，并且因為各課題分頭管理導致復印件多、原件少，紙質材料多、其他載體材料少等現象，從而影響和制約了“三跨”科研項目檔案的收集整理與開發利用。

最后，從項目的課題參加單位看，由于缺少項目主管單位的指導和管理，基本采用原有的一般性科研項目檔案管理模式，不能根據“三跨”科研項目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時科研人員缺乏檔案意識，重視科學研究實踐活動和科研成果的發表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識，重視材料的收集整理、輕視資源的開發與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內部科研檔案工作推進的困難。

綜上，由于“三跨”科研項目檔案管理工作仍主要依據一般性的項目檔案管理辦法和模式，缺乏相應的管理制度和實施細則，對各責任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統一管理。

（三）缺少對“三跨”科研項目檔案資源的共享機制與手段

對“三跨”科研項目檔案資源的共享需求可分為三個層次，即項目組內共享、單位內共享和社會共享。

首先，項目的各組成部分（課題、機構、人員）是密不可分的整體，其研究過程數據、成果信息、管理性材料是大家所關注的內容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機構中，而這些機構相對獨立，項目檔案資源缺少共享的機制，且暫時無法提供資源共享的技術手段。

其次，“三跨”科研項目集中了各單位相關領域的優勢力量，形成的是有顯示度的原創性科研成果，在項目完成后，除和涉及知識產權保護之外的已歸檔信息資源有必要在單位內部共享。而目前的項目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態，無法形成網絡化的管理模式。

最后，從全社會發展的角度看，科技部《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中已經提出“各類國家科技計劃必須建立相互兼容的數據庫，實現信息、數據資源共享”，但目前在缺少共享機制和平臺的條件下，“三跨”科研項目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。

三、“三跨”科研項目檔案管理的策略分析

（一）加強對項目檔案和檔案工作的集中統一管理

首先，要將檔案管理納入項目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設計。

在項目管理規范中明確檔案集中統一管理的原則，加入檔案管理的總體內容和要求，保證立項、結項、鑒定等關鍵環節檔案工作到位。如將“三跨”科研項目檔案驗收作為項目驗收中的重要環節，在項目結題、鑒定、報獎時提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準確的證明”的要求等。

其次，要制定“三跨”科研項目檔案管理規范，明確歸檔范圍。

只有由項目主管機構或由其指派相關檔案部門根據“三跨”科研項目的特點制定并頒發檔案管理規范，才能根本上保證項目檔案的系統性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項目檔案內容的歸檔范圍表，項目檔案分類中除科研檔案外還會有基建、設備、電子檔案等不同門類，如果按目前實行的按門類管理檔案的模式，會破壞“三跨”科研項目檔案的系統與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項目為主體、綜合各門類檔案和項目各階段內容的系統的檔案資源結構模型和歸檔范圍表。第二要根據科研信息化的特點規范電子文件的歸檔內容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因為“三跨”科研項目中會形成不同載體、不同形式的電子文件，同時會有海量電子數據產生，需要主管部門會同其他機構制定針對電子科研數據的歸檔保存策略。

最后，要明確項目各主體的職權范圍，加強對檔案工作的分級管理。

為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發，探索以主管機構為中心，以項目為紐帶的檔案工作分級管理模式。可實行主管機構抓依托單位，依托單位抓項目組，項目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級抓一級，管理網絡化。檔案部門必須加強與有關職能部門的配合，建立聯合監督檢查制度[4]。主管機構檔案部門負責各項目的業務指導和監督，將具體工作任務分解到各項目組；每個項目組確定一名兼職檔案人員負責其項目研究過程中與項目有關的檔案工作，對各課題檔案工作進行跟蹤指導；每個課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進行跟蹤指導。同時項目組要為項目檔案管理提供必要的服務、經費和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項目管理與年度績效考核內容。

（二）建立基于項目業務流的全過程管理

“三跨”科研項目檔案管理需要基于項目業務流和業務主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項目管理流程，實行全面的、系統的、過程的管理。

“三跨”科研項目主要有三方業務主體負責六個業務環節的工作，業務主體指：主管機構、依托單位、參加單位，業務環節主要包括分析論證階段、研究實驗階段、成果鑒定驗收階段、推廣應用階段、成果獎勵申報階段、申請專利和成果轉讓階段。基于此形成向“三跨”科研項目業務流的檔案管理流程，見圖1。

（三）逐步構建“三跨”科研項目檔案資源平臺

構建資源庫是科研信息化發展的必然要求，它一方面可以實現橫向共享，為項目組間的溝通交流提供平臺；另一方面能全面、系統的積累“三跨”科研項目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎。

首先，要建設基于“三跨”科研項目應用平臺的歸檔保存系統。目前很多項目的實施都依托于一定的應用平臺，這些不同的平臺中會產生大量的科研電子數據信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺設計之初就將檔案管理系統的功能嵌入到平臺內，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；

同時要考慮不同平臺異構信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統。

其次，是建立“三跨”科研項目檔案中央數據庫。這一數據庫需要在主管機構的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項目為單元有不同的業務主體全過程的記錄、積累科研過程數據。同時隨著數據量的增加可在此基礎上構建成果數據庫，揭示相關的科研項目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項目科研成果檔案信息得到推廣。

最后，要在主管機構的支持下建立“三跨”科研項目檔案數據庫管理系統和科研檔案信息開放查詢系統。首先實現檔案資源網絡共享，各項目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時進行動態更新；同時考慮構建科研檔案信息開放查詢系統，提供科研檔案信息的服務，充分發揮已歸檔資源的作用，打破各機構間檔案實體共享的限制，使“三跨”科研項目成果的利用更加廣泛和深入[5]。

“三跨”科研項目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機構到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實際需要，檔案人員需要根據科研工作發展的新情況新趨勢創新性地開展檔案管理工作，以全面、系統地保存科研檔案信息資源，服務科研一線服務社會。

注釋：

[1]科學技術部.國家科技計劃項目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定，1987-3-20

[2]科學技術部.國家高技術研究發展計劃[863計劃]管理辦法.2001- 8；科學技術部.國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1

[4]關宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.

第2篇：采購項目檔案管理辦法范文

一，招投標檔案管理面臨的實際問題

我們通過實際調查發現，目前我國企業的招投標檔案管理依然存在著以下幾個方面的問題。

問題一：招投標檔案的數量龐大，給企業造成嚴重的管理負擔。目前企業主要是依據《中華人民共和國招投標法實施條例》(以下簡稱《實施條例》)的五十六條所規定的“招標人或者其委托的招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”之要求，來確定本企業的招投標檔案的保管期限。由于每個項目所形成的招投標歸檔文件資料較多，尤其是那些未中標單位的標書數量很多，加之缺乏細化的保管期限劃分，已經給許多企業的檔案庫房造成了巨大的壓力。如果不能及時地解決這一問題，必然會給企業帶來沉重的管理負擔，增加企業的檔案管理成本，影響企業的經營效益。

問題二：招投標檔案的完整性不夠。一般來說，招投標檔案應該是每個招投標項目活動的完整的、系統的歷史記錄，是企業圍繞著招投標項目的準備、開標、評標和中標等一系列業務活動形成的各種有保存價值文件材料構成的有機體系。但是，從目前一些企業的招投標檔案管理的實際情況看，不完整的問題還是比較嚴重的。

問題三：招投標檔案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。據筆者的調查發現，一些企業的招投標檔案管理依然延續較落后的手工管理模式，缺乏必要的檢索工具，隨意存放現象嚴重。所以，在查找利用時，只能憑管理人員的記憶，在庫房里翻找。

問題四：招投標檔案的管理規范和管理制度不健全。從調查的企業情況來看，招投標檔案的管理基本上是無相關的制度可循，管理人員一般只是憑經驗在管理。這種情形的存在，在一定程度上表明企業的檔案管理制度建設還存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。

二、招投標檔案管理問題的成因分析

1　法規制度規定的模糊性和粗放性

我國招投標檔案管理的直接法律和法規依據就是《中華人民共和國招投標法》(以下簡稱《招投標法》)和《實施條例》，但這兩個法律法規文件對招投標檔案的管理所提出的要求和具體規定都比較粗放和模糊，甚至在這兩個法律法規文件中都沒有出現“招投標檔案”的字樣。這可以在一定程度上表明這兩個法律法規文件的制定者的“檔案管理意識”是比較淡薄的。《招投標法》只是在第二十八條中提到“招標人收到投標文件后，應當簽收保存，不得開啟”；在第三十六條中提到“開標過程應當記錄，并存檔備查”。《實施條例》也只是在第三十三條中規定“招標人應當如實記載投標文件的送達時間和密封情況，由接收人簽字并存檔備查”，在第五十六條中規定“[存檔及書面報告]招標人或者其委托的招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”。這樣的規定，只是給招投標檔案的管理提供了一個非常模糊的框架，并且存在著較大的主觀隨意性。

企業在招標過程中形成的文件資料不一定都具有保存價值，所以沒有必要也沒有可能保存所有的文件資料，否則就會陷入“有文必檔”所造成的檔案管理“陷阱”，大大增加企業的檔案管理成本，降低企業檔案管理的效益。按照一個招標項目至少有三方參與的法律規定，企業要為保存所有沒有中標單位提交的“投標書”負擔高額的管理費用，十五年以上的保管期限的規定，也會使企業難以克服檔案庫房空間不足的實際問題。同時，數量龐大的“招投標檔案”也會使企業難以用相同的成本投入來切實提高企業檔案的管理質量，招投標檔案的信息化管理水平的提高，更會變得舉步維艱。因此，這種粗放式的法律法規規定，是必須加以改變的現實，否則將會給有關企業造成更為嚴重的問題。

2　招標業務工作流程中關鍵性節點缺乏控制、歸檔范圍不清

就目前而言，一些企業的招標項目檔案之所以存在“掛一漏萬”的問題，就是因為它們沒有明確的全程管理思想，沒有把握住招投標過程中的關鍵性“節點”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存價值的招投標過程文檔沒能及時“捕獲”，并最終造成招標項目檔案不齊全、不完整的不良后果。另外，一些企業缺乏對招標項目歸檔文件范圍的必要制度規定，也是造成招投標檔案完整性受損的重要原因。如果一個企業在開展招標活動中注意把握好招標活動過程的關鍵點，如登記、預審、開標、評標和中標等“節點”，注意做好相關文件資料的備案管理，確保招投標歸檔文件資料齊全、系統和完整的控制目標，還是可以順利實現的。

3　招投標檔案管理缺乏必要的理論支持和指導

在目前的檔案學應用理論研究成果中，我們只能零星地找到一些研究招投標檔案管理的文章，而且多數都是業務經驗介紹層次的研究成果，很難對目前的國家政策制定和相關法律法規及管理制度的完善產生實質性的推動作用。有鑒于此，我國企業的招投標檔案管理失范也就不奇怪了。缺乏科學檔案管理理論指導的實踐，包括法律法規、標準制度的建設，都會是相對盲目的。為此，強化檔案管理理論的建設，充實能夠指導企業招投標檔案管理方面的思想內容，是我國檔案學研究者必須直面的一個現實性問題。

4　缺乏成本控制意識，信息化管理水平低

成本／收益比，是每個企業在經營管理活動中都必須要考慮到的一個非常實際的問題。如果沿用現在的招投標檔案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就無疑會給企業造成較大的管理壓力，如若長期持續下去，也會造成有關企業管理積極性的下降，粗會最終損害國家利益、企業利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理規定，以及落后的文檔管理理念和制度要求，不僅會造成招投標檔案管理的整體質量下降，而且也會給目后的招投標檔案資源的開發利用帶來不良影響。

基于上述認識，筆者認為目前必須采取切實的改進策略，積極行動起來，才能真正找到解決問題的出路。各有關企業與其采取消極觀望的態度和被動的行動方案，毋寧率先變革，積極探索招投標檔案的科學、合理、有效的管理方式，并努力通過自身的管理實踐加以驗證。

三、解決招投標檔案管理問題的基本對策建議

通過研究和分析目前現有的成功經驗和有關新的政策和規定，我們提出以下幾個方面的解決問題的對策和建議，供企業在管理招投標檔案的實踐中參考。

1　治標不如治本，國家有關部門應當立即著手修訂《實施辦法》，通過總結各部門和地區比較成功的經驗、規定和做法，

進一步明確規定各種招投標檔案的保管期限。目前，我國中央和地方又陸續出臺了一些與招投標檔案管理相關的政策、行政規章，其中的一些規定可以作為我們進行《實施辦法》修訂工作的重要依據。例如，《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》中所規定的國家電子政務工程建設項目招投標文件歸檔范圍和保管期限，就比較明確具體。該文件規定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年，評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年；中標的投標文件(正本)的保管期限為永久；未中標的投標文件，終驗后保存2年。政府采購文件保存10年。再如，《水利工程建設項目檔案管理規定》規定的水利工程建設項目招投標文件材料歸檔范圍與保管期限為：招標文件、招標修改文件、招標補遺及答疑文件長期保存，投標書、資質資料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正文件保存期限為永久；開標、評標會議文件及中標通知書長期保存。《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》規定“招標、投標、租賃文件：由建設單位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投標檔案管理辦法》規定：“大型基礎設施、市政工程、公共建筑和市級以上重點工程的招投標檔案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投標檔案保管至工程竣工后三年。未中標單位的投標文件保管期限為半年(自開標之日起計算)”。《湖北省建設工程招投標交易檔案管理辦法》規定：“招投標檔案管理人員應遵守國家《保密法》，合理劃分招投標檔案密級和保管期限。原則上一般工程招投標檔案應保存五年，重大工程項目招投標檔案應保存五至十年，投標文件副本可保存半年至一年時間”。還有揚州市、寧波市、河北省、遼寧省等地都在投標檔案管理辦法中做了相應的規定。

根據上述有關規定的精神，企業的招投標檔案的保管期限可以做如下劃分規定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年；評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年，中標的投標文件(正本)的保管期限為永久，未中標的投標文件，可保存6個月到2年。

2　梳理招投標工作的業務流程，明確招投標檔案的形成節點，實現對招投標檔案的全程控制。各有關企業可以根據自己的招標工作的業務活動特點，認真梳理招標工作的業務工作流程，明確招投標檔案形成的重要節點，標明各節點需要形成的文件種類，并實行全程管理控制，確保招投標文件資料的有序形成、積累和歸檔，避免缺失和失控，維護每個項目尤其是重大招標項目檔案的完整性。

第3篇：采購項目檔案管理辦法范文

（1）建立了項目檔案管理機構和管理體制。明確了項目管理層中的檔案負責領導，并把檔案管理工作納入到項目部的議事日程，納入到項目部的計劃管理，納入到各部門工作人員的崗位職責、工作范圍。成立了項目部檔案室，配置了4名專職項目檔案人員，由總承包雙方各派資深檔案人員組成，同時還根據不同階段項目檔案管理的需要，聘請了2~3名臨時檔案員。在工程后期檔案突擊階段，項目部還從各部門抽調人員協助檔案室整理檔案，給予了檔案工作極大支持。此外，在領導關心下，根據國家相關標準配置了標準檔案庫房。（2）建立健全了項目檔案管理制度。根據工程項目統一領導、分級管理的工作原則，建立健全了項目檔案管理制度，完善了檔案管理體系，確保了總承包工程過程中檔案管理工作的全過程控制。項目部一成立，就在熟知并掌握國家、行業關于建設項目檔案工作的有關法規、文件及工作標準的基礎上，針對本工程項目文件形成的特點制定出各項檔案管理制度，如：領導及各崗位責任制、技術（圖紙）資料管理制度、竣工圖編制管理規定、工程管理文件編號辦法、工程竣工檔案整編規定、分包商資料移交管理辦法、電子文件歸檔與電子檔案管理辦法，聲像檔案管理制度、檔案庫房管理及借閱制度等，為規范管理項目檔案提供了制度保障。

2項目檔案管理的“超前介入”

項目檔案貫穿于工程建設的始終，包括從建設項目的立項、審批、招投標、勘測、采購、施工、監理到竣工驗收全過程活動中形成的各類檔案，它形成的周期長、來源廣、內容繁雜。為加強總承包工程項目中對項目文件的控制和管理，避免項目檔案材料的流失，確保項目檔案的完整、準確、系統，檔案管理工作必須“超前介入”到工程總承包項目每階段工作中，特別是前期準備工作中。項目檔案管理的“超前介入”，能夠使檔案人員掌握主動性，了解整個工程項目建設的情況；掌握項目文件產生、流轉的規律；監控項目文件的流向；及早制定有關項目檔案管理的標準、制度；及時對參建單位、項目部各部門文件資料的收集、整理進行指導，從而對保證項目檔案的完整、準確、系統提供保障。項目檔案管理人員剛到馬鞍山總承包項目部時，項目還沒有最后核準，許多部門的人員都沒到達，他們覺得檔案工作介入太早，沒有多少事可做，認為檔案管理工作主要集中在工程后期。在完整經歷了整個工程后，才深刻體會到工程初期項目檔案管理超前介入的重要性，檔案管理的前期介入為今后高質量地向業主移交完整準確的檔案提供了有力保障。要做好項目檔案管理的“超前介入”，首先，要爭取項目領導對項目檔案管理工作的重視，將項目檔案管理納入到項目管理中，及早設立項目檔案機構，及早配置項目檔案人員，及早建立檔案庫房；及早制定項目檔案管理標準并納入項目管理標準體系。其次，要有業務能力較強的檔案專業人員的及時介入。總承包工程項目檔案管理工作是一項以項目管理為中心的專業性和服務性的工作，它既有項目管理的技術基礎工作的特點，又有自身獨立的工作對象、內容及工作方法。由于工程參建單位眾多，涉及面較廣，檔案工作人員不僅肩負著項目文件的收集、保管和利用，還要及時準確地傳遞各單位（業主，監理，設計，施工，設備廠家等）的技術文件，成為文件流轉的樞紐；還要協調各單位的文件管理，及時指導和培訓各參建單位的檔案工作人員。項目檔案負責人在工程前期，要能參與工程項目的開工啟動會，了解工程項目的總體安排和規劃，以便及時收集工程前期文件并做出相應的檔案管理工作計劃；要能參與合同、協議的評議和簽訂，把有關工程檔案資料各項具體要求（歸檔責任，歸檔時間，歸檔份數，檔案編制質量要求等）納入協議條款中，借助合同、協議的約束力爭取檔案管理工作的主動權；要能及時與業主、監理檔案主管充分溝通，了解他們的具體要求，以便提前制定檔案管理細則，統一歸檔要求，統一文件編號辦法，統一工程用各種表格，避免各參建單位檔案管理各行其是。

3項目檔案管理的“全過程控制”

項目檔案管理的“全過程控制”，是指對總承包工程的不同時期，不同階段產生的各種有價值的文件材料在承辦、運轉、收集、積累及整理歸檔中始終處于受控范圍，確保檔案的真實、準確、系統完整。其工作內容包括：前期準備，中間檢查，竣工審查驗收。3.1前期準備首先要加強總承包檔案人員自身的業務學習，提高管理水平。總承包專職檔案人員必須熟悉工程設計，施工，管理等方面的基本知識，了解電廠的主要系統，熟練掌握火電企業檔案分類表，通曉工程檔案形成的階段性特點，從而高效率地開展檔案管理工作。其次要要求各參建單位配備專職檔案管理人員，并進行系統的檔案培訓。在熟練掌握檔案管理的國標、行標及總承包項目部制定的檔案管理制度下，統一標準和要求。實行幫監結合，制定出獎罰措施。可以先由總承包檔案管理人員幫助建立一個示范性文本，使其后續文件材料的分類整理有參照標準，達到規范統一。另外，要根據現場條件，建立符合《檔案館建筑設計規范》要求的庫房，并配備相應的設施。如：空調，去濕機，溫濕度計，滅火器材等。訂制適量的各種規格的檔案管理工具和耗材。如：資料柜，檔案盒等。3.2中間檢查在馬鞍山工程項目建設中，同樣存在檔案意識淡薄的現象，認為檔案工作不直接產生經濟效益，而且瑣碎繁雜，在緊張繁忙的工程施工中，大家對工程質量和進度的重視影響到對文件材料的控制管理不能與生產同步；另外，由于各參建單位檔案人員業務素質參差不齊，有的甚至是臨時聘用的未通過檔案上崗培訓的人員，對文件材料的編制要求、分類管理等知之甚少，極易造成文件內容不完整，文件格式不規范，文件編號不統一等現象，為今后檔案整理和驗收留下大量隱患。因此，中間檢查工作占據著極其重要的地位，能及時發現問題，采取糾偏措施。在馬鞍山總承包工程中，檔案“中間檢查”工作的具體措施是：制定對各參建單位檔案工作的指導、監督和檢查的工作計劃。每月定時組織監理專工、技術專工和檔案專工對參建單位技術資料的歸檔整理進行核查。具體來說，根據各標段項目劃分表中的各分項工程、分部工程、單位工程的進展情況進行核對，制作出文件材料中間核查表，及時發現問題并提出整改措施，列出檢查結論（完整率、準確率、預立卷合格率等）；監理專工和技術專工從案卷內容的齊全完整，真實有效上把關，以確保主要施工技術記錄，質量檢驗記錄，出廠證件及檢驗材料等原始產生的文件材料完整有效。檔案專工從案卷質量是否符合檔案管理各項標準上把關，以確保文件為原件，簽署完備，字跡圖表規范等，同時檢查是否按要求正確進行預立卷分類編目等。對檢查后發現的問題以整改通知單的形式下發，并以整改報驗單的形式提出整改措施，以便復查。總之，總承包方檔案管理人員只有經常“走出去”檢查監督各參建單位的檔案管理工作，強化中間檢查，才能保障將來“坐下來”較好地審查驗收各單位的竣工檔案，按時向業主移交，確保高質量通過竣工檔案基建達標和檔案專項驗收。3.3竣工審查驗收隨著工程的推進，項目經過設計、施工、安裝、調試幾個階段，各參建單位分包的各標段的工程都即將竣工或已經竣工，這時對各參建單位的工程檔案進行驗收成為總承包方檔案工作的重點。在馬鞍山總承包工程中，當第二臺機組也順利通過了168h滿負荷試運行并通過業主驗收后，我們依照《火力發電廠基本建設工程啟動及竣工驗收規程》的規定，聯合業主、監理檔案負責專工對各參建單位的工程檔案進行預驗收。首先下發通知，要求各參建單位檔案自檢，并提交自檢報告，再由總承包檔案專工對其重點檔案進行抽查，及時提出整改意見，并限期完成。最后還要檢查整改后的閉合情況，由檔案主管簽字確認，確保各參建單位檔案的順利歸檔和移交。對接收的竣工檔案及自身形成的工程管理文件進行匯總整理，統一分類、編目、編制檢索工具，編制檔案整理情況說明等。在項目正式通過竣工驗收后的三個月內，總承包方應根據《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，編寫項目檔案驗收申報材料，填寫申請項目檔案驗收申請表，按程序向當地檔案主管部門申報，完成建設項目檔案驗收；最后，按總包合同向業主及相關單位辦理檔案移交。移交時應明確檔案的內容、案卷數、圖紙張數等（含電子版）并進行清點，簽字等交接手續。

4項目檔案的“網絡化管理”

馬鞍山電廠擴建工程作為較大的總承包項目，其參建單位多，產生的文件材料數量大，流轉時間要求緊迫，必須要求總承包單位和各參建單位的所有文件材料上網運行，以各單位網站為節點，構建自總承包單位到各參加單位縱向溝通、橫向鏈接的信息網絡體系，開發具備文件瀏覽、查詢、表格填錄、文件編輯、刪除、恢復更替等各項功能的動態管理系統，實現區域信息共享。在該項工程中，我們使用了較先進的工程管理軟件“POWERON”。若通過該項目管理系統與業主要求使用的檔案管理軟件的“無縫連接”，就能了解項目建設全過程的文件形成情況，保證項目文件材料收集的完整、準確、系統，保證電子文件的及時歸檔；同時利用用戶權限管理對文件材料進行預歸檔，開通網絡查詢系統，就能為項目建設提供便利的檔案查詢利用，也能為檔案工作人員節約了大量人力，物力和時間。最后，還能通過對檔案信息資源的整合，提出對今后總承包項目有借鑒的各專題報告、優化設計方案等重要成果。這里最重要也急需解決的一個問題是，如何較好地做好軟件系統之間的“無縫連接”,這受到項目建設時限、項目管理軟件和檔案管理軟件開發時間周期及用戶應用水平等多種因素限制，當這兩個都很優秀的系統軟件的“連接”不夠完善時，往往會使檔案管理工作回到以單機版檔案管理軟件進行輔助管理的簡單方式，失去了在網絡環境下對項目檔案進行管理的巨大優勢。目前，網絡版檔案管理軟件已逐漸取代單機版的檔案管理軟件，使檔案人員可以通過計算機在網絡環境下，在線完成檔案的收集、整理、編目、移交和提供利用，提高檔案管理工作效率。因此，建立一個能將工程管理與檔案管理緊密結合起來的統一工程管理信息平臺，成為總承包工程項目“網絡化管理”的當務之急！

5結語

第4篇：采購項目檔案管理辦法范文

[關鍵詞]市重點工程建設項目；招投標；檔案管理

城市重點工程建設項目招投標檔案是指經市人大會議審議通過，由市發展改革行政主管部門印發的重點建設項目，在招標投標交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點工程建設項目招投標檔案是招標投標過程中的真實記錄，是招標投標管理工作的重要依據，重點工程建設項目因為規模大，既有勘察、設計、監理等服務，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機械設備的采購安裝，形成周期長，招投標文件具有數量大種類多，發揮作用時間長的特點。作為檔案工作者，應當建立健全市重點工程建設項目招投標檔案工作，認真研究思考，采取積極的措施，保證招投標檔案的真實、準確、完整，為建設項目中標后的跟蹤管理和咨詢服務提供依據。

目前，城市重點工程建設項目招投標文件主要存在以下幾個問題：

首先，工程招投標檔案數量巨大、規格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點工程建設項目往往參加單位多，招投標文件數量龐大，沒有中標的單位招投標文件更是數量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現行的檔案管理規范中沒有對工程招投標文件的規格大小、保管期限等沒有明確的規定。一些重點建設項目往往工期長，查閱頻繁，招投標文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。

其次，招投標檔案管理規章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設單位沒有真正建立招投標檔案管理工作機制，與招標簽訂合同后，招標給什么就接收什么；一些單位對重點工程招投標檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標文件隨意堆放，沒有分類標準，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。

再有，檔案管理專業軟件的單一性，無法滿足招投標文件數字化的需求，也制約了檔案資源的共享。現在不少企業采用了專業檔案管理系統，但目前的檔案管理系統只能滿足招投標檔案的目錄管理，不能與評標管理軟件實現對接，檔案的查閱利用，只能根據檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。

針對重點工程建設項目招投標檔案管理實際存在的一些問題，下面從管理職責、制度建設、規范要求等方面，提出幾點改進建議：

1、明確招投標檔案管理分工協作機制。應明確部門和相關責任人的職責，進一步規范檔案管理，做到分級管理、職責明確。重大建設項目工程招標委托招標機構進行的，由招標機構負責招標投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設單位負責立卷、歸檔、集中保管。招投標交易活動結束后，中標通知書發出一周內，應按照歸檔范圍移交檔案部門，在規定時間內沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費用。建設單位應建立由技術部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負責人。負責接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實現集中管理。

2、建立健全招投標檔案管理規章制度。在實際工作中，建設單位主要是依據《中華人民共和國招投標法實施條例》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》整理招投標項目檔案，條例中并沒有對招投標檔案的管理做出詳細規定。因此，細化各地現行的工程招投標檔案管理辦法，才能規范招投標檔案管理工作。另外，要與交易中心加強聯系，業務審批人員在文件的收集過程中，嚴格執行標準和依據，對報送人的文件嚴格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規范檔案材料。

3、規范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細化資料收集清單，是精簡庫存數量的前提。重點建設項目招投標文件，建設單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規定的情況下，在實際工作中，筆者認為，市重點項目招投標檔案應主要包括：1、前期階段：包括立項批文復印件、招標協議、招標申請等。2、過程階段：招標公告、投標申請人匯總名單、投標資格預審、招標文件、招標答疑、工程量清單、預算控制價或投標限價、投標人標書，包括技術標、經濟標等；3、簽約階段：評標委員會名單、開標記錄、符合要求的投標一覽表、廢標情況說明、評標標準、中標通知書、合同副本、未中標人投標文件等。其次，在精簡招投標檔案方面，招投標辦公室在條件允許的情況下，建立企業誠信檔案和信用投標人，以后的投標項目資審文件和投標文件可不再提交有關人員業績、人員資歷材料等復印件。這樣，不但減少投標單位的重復工作量，同時也減少了檔案的數量。再有，建設單位應統一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統一格式后發給招標，中標單位投標文件一正三副，不中標單位一套正本就可以了，改變以往招標將所有招標過程中產生的材料全部交給建設單位，造成資料重復，庫存緊張的狀況。最后，關于歸檔年限的設定，將市重點建設項目招投標文件劃分為永久、三十年、十年，中標單位土建部分建議劃為永久，設備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標單位建議作為資料保管五年。

4、清晰招投標檔案的組卷。招標各階段的勘察設計、工程監理、施工、裝飾裝修、材料設備采購等應當分別組卷。招投標文件的立卷和歸檔，應遵循文件材料的形成規律。同一個項目分階段招標的，每一階段應分別組卷，內容相同的材料，不必重復歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯系。

5、提高招投標檔案信息化管理和服務水平。通過對檔案專業管理系統與招投標管理系統的接口連接，實現條目檢索和全文檢索，逐步實現招投標檔案的數字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標項目匯編，包括錄入項目名稱、中標單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數據進行分類、匯總、分析，對各類數據按照檔案的分類要求以及數據之間的聯系進行整合，各類分析報表的進行插件處理，改變以往單調、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務，為投標單位和有關部門提供綜合性信息，實現檔案的精細化、科學化、信息化，充分發揮招投標檔案價值。

第5篇：采購項目檔案管理辦法范文

由國家科技計劃中安排實施，由單位或個人承擔，并在一定時間周期內進行的科學技術活動就叫國家科技計劃項目。1982年，國家出臺《“六五”國家科技攻關計劃》，標志我國科技計劃正式從科技規劃中獨立出來，到2014年，進入“十二五”時期。已有五大類，三十多種計劃支撐著國家各個領域的科技需求。這些科研活動中（管理及實施）形成了大量的、具有保存價值的各種原始記錄，承載信息的各種載體通過收集整理、歸檔、組卷的等活動形成的能夠反映科研活動過程全貌的有機文件組合體，即為國家科技計劃項目檔案（以下簡稱項目檔案）。作為組織機構在科技活動直接形成的、具有保存價值的信息記錄，科技檔案與一般的“技術資料”有本質的區別，是“一次”特定的科研活動中形成的原始的、完整的記錄，是人類改造自然的產物，是具有創造性的成果和財富，是珍貴的科學技術資源，對于促進科學技術的進步、生產的發展和生產力的提高，具有重要的現實作用，并且具有長遠的歷史查考價值。

二、課題制管理與項目檔案管理內容的變化

為集中科研優勢，保障國家科技計劃項目的創新與成功，2002年，國家科技計劃項目全面實行課題負責制，根據任務內容，鼓勵跨部門、跨學科選擇課題組成員，組成臨時的研發團隊，研發任務完成后，團隊即解散。研發團隊成為了項目檔案管理的主體單位，項目負責人同時作為項目檔案管理的責任人，承擔項目檔案管理的相關職責。

實現項目――課題管理模式后，檔案管理變為以項目為牽引，收集的檔案需體現項目管理的全過程，項目檔案不再是簡單的科技檔案，而是圍繞一個科研項目形成的全套科技文件的總稱，體現從申請立項到成果驗收全過程文件。包括了科技管理部門在管理過程形成的管理檔案，以及主持、承擔單位在研發過程中現成的管理檔案和科研檔案，這些檔案包括了傳統意義上的文書檔案、財務檔案和科技檔案（基建檔案、設備檔案、研發檔案等）。項目檔案所涉及的過程和類別改變了傳統的文書檔案、財務檔案、研發檔案、基建檔案、設備檔案的分類設置模式，打破了學科間的界限。對于國家科技計劃項目檔案管理，國家目前無相關的檔案管理規定，對于從事檔案工作的管理人員而言，項目檔案管理包括了行政和業務兩個的層面的融合管理，是對傳統檔案管理模式的變革和挑戰。

三、國家科技計劃項目檔案管理面臨的問題

（一）主體多元化使項目檔案管理過程復雜化。采用跨行業、跨單位組成大型的科研團隊后，項目的承擔單位由一家變為多家，項目管理及實施主體進一步多元化、復雜化。項目形成檔案的主體多元化，包括了各級管理部門、主持單位、合作單位、協作單位等多種職能、多種性質的單位。由于國家現行科技檔案管理模式對各主體之間的歸檔責任沒有明確規定，加上單位之間的競爭、知識產權保護等多種復雜的關系，項目檔案管理過程更進一步復雜化。

（二）科技項目檔案管理規范建設滯后。隨著國家大量科研計劃項目的開展，科技部先后出臺了一些列的管理規范，這些管理規范主要從科技行政部門的角度對項目管理過程提出要求，重點是科技項目的立項和驗收管理，對項目檔案的管理僅提出了要求但無相關的規范，國家科技計劃項目管理依然按原來的科技檔案管理模式進行。相比眾多的科研項目管理規范而言，我國現行國家級科技檔案管理標準僅5個：《科學技術檔案工作條例》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《科學技術研究課題檔案管理規范》、《國家高技術研究發展計劃（863）文檔材料管理辦法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》。這些規范多是二、三十年前的標準，已不能滿足各種類別的國家科技計劃項目檔案管理的需求。在國家行業標準未及時制定的情況下，基層管理部門急需制定單位科研計劃項目檔案管理相關的規章制度。

（三）傳統科技檔案管理的模式的融合與變革。由于我國目前尚無統一的項目檔案管理模式，1998年前，國家科技計劃項目檔案是科技檔案的一部分。各管理主體在各自科技行業主管部門的業務主導下進行，形成了專業性、種類和類別多樣性、成套型和現實性等特點，這些特點的形成是科技檔案作為科技、生產活動的記錄和產物密不可分的。

傳統的科技檔案管理工作分為檔案事業（行政）管理和檔案業務管理兩個部分，檔案事業（行政）管理又稱為檔案宏觀管理，承擔這部分工作的是檔案行政管理部門和各級專業主管部門。檔案業務管理又稱為檔案微觀管理，是以科技檔案為對象的科技檔案管理工作，承擔這部分工作的是基層科技管理機構和科技專業檔案館，基本工作內容是科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和開發利用等項業務工作。

對于科研單位而言，科技檔案業務管理活動通常是單位科技管理部門和檔案管理部門共同參與管理下完成，文件的形成階段主要受控于科技管理部門，檔案管理部門負責制定相關的歸檔管理制度，形成的“科技文件”通過一定的歸檔制度收集、整理，鑒定后移交到檔案管理部門即形成“科技檔案”。事實上，受傳統管理模式的影響，在科研課題按項目管理模式實施后，課題組成員成為項目管理的主體，管理人員（科技、檔案）通常難以進入課題組，在項目實施（即形成檔案）的過程中，科技管理部門主要負責項目的管理、實施、考評等一些列重要過程，重點是課題計劃、進度、經費的管理，而檔案管理部門無任何實質上的管理“權力”，難以發揮管科研課題管理（即科技文件形成）過程中的宏觀管理功能，無法掌控“科技文件”的形成及流向，成為被動接收、埋頭整理、提供利用的“服務部門”。被動收集的科技檔案勢必存在不系統、不齊全完整、質量不盡人如意等諸多問題。在科研課題項目管理模式下，宏觀管理職能和微觀管理職能沒能在課題組、科技管理部門、檔案管理部門之間有效融合，難以發揮科技檔案管理職能，保障科研項目檔案的齊套性與完整性。

四、新形勢下國家科技計劃項目檔案管理應對措施

流體物理研究所是中國工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術武器的研制。成立之初，研制任務主要由國家下達，隨著我國科技體制改革的不斷深入和我所科研實力的逐漸增強，我所科研任務逐漸多元化，除主體任務外，每年承擔了各種類型國家科技計劃項目數十個。隨著國家科技計劃項目課題負責制的實施，主持跨單位合作的項目越來越多，如何做好這些項目檔案的管理，是基層科技檔案管理部門面臨的重要挑戰。根據近幾年國家科技計劃項目管理的經驗，筆者認為適應課題管理模式的變化，可以從調整科技文件歸檔范圍、完善歸檔制度、明確歸檔職責、適時分段收集控制歸檔幾個方面采取相應的管理措施保障項目檔案收集齊全和完整。

（一）打破傳統檔案分類，調整文件歸檔范圍。對于合作研制的國家科研計劃課題，除要求編制上報國家的資料及傳統科研技術檔案外，其他合作單位、協助單位在項目實施過程中產生的不同歸屬范圍的檔案也應納入主持單位檔案管理工作范疇，主要包括以下內容：

（1）科技管理部門在立項、驗收過程中產生的各種任務書、委托合同、項目驗收確認書、經費預算書、項目審計文件等，主持單位在項目管理過程中形成的招投標采購文件、管理合同、各種審批文件等傳統歸屬于文書檔案和財務檔案的文件。（2）建設單位在建設實驗室過程中形成的設計文件、施工文件、竣工圖、監理文件（下轉第206頁上接第239頁）、驗收文件等歸屬基建檔案的文件。（3）承擔單位在研發過接程中研制或采購試驗裝備形成的各種采購論證方案、安裝、調試總結、使用說明書、產品質量證明文件等歸屬設備檔案的文件。（4）試驗任務單位在項目完成過程中形成的各種研究試驗原始記錄數據、各種技術采集的電子數據等科研檔案、課題鑒定驗收過程中形成的成果鑒定檔案等。

（二）完善項目檔案管理制度建設。基于科技計劃項目的復雜性及其快速發展，而國家或行業層面檔案管理相關標準和制度相對滯后，基礎檔案管理部門及時制定相應的規章制度，將項目各階段產生的文件納入歸檔范圍，在課題實施之前明確提出檔案管理要求是管理好項目檔案的重要手段。通過近年的實施，這些歸檔管理制度在檔案收集管理過程中充分發揮了事前控制的效果，對項目檔案的收集管理起到了良好的促進作用。

（三）明確的檔案收集職責并分段控制歸檔。明確采用課題組或者科研團隊模式管理下的檔案收集歸檔責任，包括明確科研團隊與單位職能管理部門之間，各級行政管理部門與主持單位、合作單位、協作單位之間責任的劃分與落實問題。

對于單位內部管理部門、課題組之間責任的明確，通常采用單位規章制度、任命文件等方式。如我所由所辦統一管理全所檔案工作，除了明確制定各類科研課題歸檔管理實施細則外，還對每個科研項目均任命項目行政負責人、技術負責人、子課題負責人、項目管理員、項目檔案管理員等具體人員，各階段責任人依照規章制度負責承擔各階段文件的產生、審查、批準和歸檔工作。課題完成后，文件歸檔情況除通常的結題情況考核外，還納入部門年度目標考核，采用兩種方式將課題組與單位的職責結合起來，落實到具體的工作中。

第6篇：采購項目檔案管理辦法范文

【關鍵詞】：超高層；機電安裝；物資管理

中圖分類號：P421文獻標識碼： A

1、工程概況

天津高新區軟件及服務外包基地綜合配套區第一期中央商務區總承包工程總建筑面積約為84萬m2，由117塔樓及裙樓、總部辦公樓E（靠山樓）、商業廊及精品商業、117地下室組成。本工程節能及綠色建造目標為LEED金獎，機電系統齊全，大量采用環保、節能產品，充分反映了先進的建筑設計理念。設備、材料的準確選型，及組織進場至關重要。

2、本項目機電安裝物資管理措施研究

根據本項目實際情況，并借鑒其他資料，認為本項目機電安裝物資管理應從如下幾個方面采取措施：第一，實行材料采購招標，充分體現環保理念，采購前與多家通過環保認證的材料供應廠家擇優建立供貨關系，確保進場所有物資都是綠色環保型產品。另外，還需要優質物資供應商進行篩選，充分考慮廠家的生產能力、產品質量、供貨周期等因素，關鍵物資將組織人員進行實地考察。第二，編制物資預算及按工程進度要求的月(季)度物資計劃報表，根據工期、進度、現場條件、廠商生產周期等因素分批進場，進口設備充分考慮報關等手續的辦理時間；必要時考慮駐場督產、檢驗，及在現場設置設備材料、臨時堆場。第三，把好物資進場檢驗關。把好物資進場檢驗關，把不合格物資拒之門外，對于保證安裝工程質量至關重要。在實際工作中，應主要采取以下措施：對于運送到現場的物資，在物資進入施工現場后必須首先對物資進行自檢，并填寫《自檢結果紀錄》，自檢合格后，必須向建設管理單位提交《進場檢驗報審表》，同時要附有物資的技術說明書和出廠合格證，經過現場檢驗合格后才允許進入施工現場；對于進場檢驗不合格的物資禁止入場，對已經卸車堆放的，必須作出明顯標記，在規定的時間內清出場地。第四，加強對機電安裝物資質量資料的檔案管理。對于工程中使用的物資，要建立完善的檔案，包括廠家物資生產許可證、使用說明書等質量證明資料、物資采購申請單、《自檢結果紀錄》、《物資入場質量核驗證明》、各種實驗報告、以及各種合格證等資料，通過對物資檔案的分析、研究，既可以準確掌握物資質量狀況和對本工程的影響，又可以通過對物資的長期積累和研究獲得物資性能指標對于工程建設投資、質量和進度指標的影響度參數，建立起物資和工程投資、進度、質量三大指標的關系模型，為工程建設決策提供依據。第五，制定和完善相應的規章制度。制度是使得機電安裝物資管理過程中有依據、有標準，更有利于機電物資的規范化管理。根據本項目實際情況，先后制定了《物資供應管理辦法》、《機電物資計劃管理辦法》、《物資采購管理辦法》、《物資驗收結算管理辦法》、《供應商管理辦法》、《合同管理辦法》等制度，健全了物資采購管理體系，規范了物資采購行為，確保了物資供應管理工作不斷完善和正規。第六，加大對物資管理人員的培訓。要做好超高層大型項目的物資管理，人是關鍵，除了要引進高素質的人才外，還要加大對物資管理人員的培訓，可以采用業余培訓與脫產培訓相結合,以業余培訓為主,全員培訓與重點培訓相結合,以重點培訓為主,內培與外培相結合,以內培為主，對新工人強化培訓,以全面提高物資管理人員責任意識，提高其發現問題、解決問題的能力，提高其專業素養，從而為做好物資進貨、物資保管，提高物資質量打下堅實的基礎。第七，及時對發現的問題進行處理。在對機電物資進行管理中，日常性的機電物資的點檢是非常重要的，在日常檢查中，要細心不能疏忽大意，發現問題要及時的解決，從而避免因為機電物資原因影響到后期的安裝進度。第八，建立相應的激勵機制。針對本項目，其機電安裝物資的量非常大，要做好物資管理不是件容易的事情，除了在選人用人方面要下功夫外，建立相應的激勵機制也是十分必要的，杜絕干多干少一個樣，干好干壞一個樣的思想觀念，實現物資管理與物資管理人員的經濟利益直接掛鉤的方式，提高物資管理人員的積極性。第九，建立相應的責任制。對機電安裝項目責任制進行進一步的細化和分解，將具體的責任細化到每一個物資管理員身上，對于不同崗位的物資管理員給予相應的責任和義務，確保物資管理人人有責任。比如在物資收入庫時，物資管理人員的責任就是：清點數量是否與發貨單相符，檢驗質量是否合合同規定的標準，核對規格型號及計量單位是否符合規定的要求，并向供貨商索取有關技術證書、產品合格證，對殘次等不合格材料或因施工方案變更不需用的材料應及時通知供貨商，按規定辦理退貨手續。再比如在物資進倉和出倉時，物資管理人員的職責就是：物資進倉，倉管員除按要求進行記錄、驗證外，還應按有關規定做好防護措施，并按物資的名稱、規格、型號、進貨日期等打上標識。對出倉的物資要登記，并詳細記錄物資使用的部位，做到使用的可追溯性。為避免物資使用過程中發生誤用，可將其標識復制隨同物資一起發放，由于物資成本是項目成本的重要構成部分，故進、出倉還應記賬，真正做到賬賬相符，并及時將有關數據反饋給財務部門，以便財務部門及時掌握項目的物資成本構成。而且這些類似的職責必須形成文字，并加強學習以提高責任意識。

3、結尾

本文以上內容根據天津高新區軟件及服務外包基地綜合配套區第一期中央商務區總承包工程機電安裝物資管理為例，對提高物資管理水平的措施進行了研究和探討，由于機電安裝的物資管理牽涉的專業比較多，物資種類繁多，且形狀和質量相差懸殊，在這種情況下，作為物資管理負責人，就必須提前做好計劃，并制定好相應的應急措施，并根據實際情況不斷進行調整，只有這樣才能確保物資的供應滿足施工的要求。

【參考文獻】

[1]《物資管理概論》王東白等，中國環境科學出版社

第7篇：采購項目檔案管理辦法范文

關鍵詞：內部審計 檔案管理 問題 對策

一、加強對審計檔案特性的認識

審計檔案是反映審計機關進行審計（含專項審計調查）活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表等不同形式的歷史記錄。審計檔案工作是一項專業性、技術性很強的管理工作，深刻把握審計檔案的特性，是提高審計檔案管理質量的基礎。它有其特性，通過對其分析，可以加深對審計檔案管理規律的認識。其特性主要有：

1、形式的專業性。這是審計檔案突出的特性之一，審計檔案在形成過程中區別于其他會計文書檔案，它具有很強的專業性，審計檔案的立卷歸檔涉及范圍、排列順序、保管期限，《審計機關審計檔案管理規定》中有明確的規定。因此，審計檔案的分類歸檔整理都是建立在審計工作和審計檔案的專業性特性之上的。

2、內容的多樣性。這是審計檔案明顯的特性之一。由于審計業務的不斷拓展，審計項目涉及預算執行、財務收支、會計報表、干部經濟責任、科研經費審簽審計、基建維修工程項目的結算與決算；設備材料采購的價格審計、程序審計；單位經營理念、內部控制、風險導向控制及經濟效益審計；審計業務涉及單位、部門一切經濟活動有關的領域和范疇。審計檔案所要記載的內容廣泛、多樣，手段復雜，程序固定。只有依據其多樣性的特性，采取相應措施，才能確保審計檔案的有效利用。

3、一事一檔性。這是審計檔案區別與其他檔案所具有獨特的特性之一。這一特性是有市場經濟活動的復雜性所決定的。《審計機關審計檔案管理規定》有明確要求，審計檔案案卷按審計項目立卷，不同審計項目不得合并立卷。跨年度的審計項目，在項目終結的年度立卷。

二、目前審計檔案管理中存在的問題

1、對審計檔案的管理不夠重視。現在社會和單位對審計工作的希望值是越來越高，內審項目的任務是越來越重，而審計資源又很有限。內審機構一年到頭忙于應付日常紛繁復雜的審計項目都很緊張。部門領導往往是關注審計結果質量較多，當一個審計項目只要把審計報告或審計意見書或審計結果報告送達出去，該項目審計就算結束。檔案則采取“誰主審，誰立卷”的方法，由主審人員自行整理案卷。主審人員經常老項目沒結束新項目又上手，沒有時間對審計檔案的分類、歸集、整理進行仔細研究。因審計任務重部門領導對審計檔案的檢查、督導要求也沒有對審計結果質量來的重視與嚴格，有的甚至存在歸檔不及時，資料不齊全的問題。

2、對審計檔案的復核與檢查不夠嚴格。審計項目很多財務會計資料都是來源于單位與部門的會計資料。現在大多數單位和部門的會計業務都實現電算化，很多審計數據都是通過電子稿來反映。為了節約審計成本，審計人員一般只對審計中發現的主要問題進行摘錄，或對審計數據篩選出的選樣資料進行抽樣統計分析與核算后，編制審計工作底稿或審計日記。而對原始的電子檔和樣本資料并不完全打印。內部審計組在進行審計復核，檢查時，對查出問題的結果進行檢查復核的仔細和嚴格，而對原始樣本的數量和質量情況，主要還是以聽主審人員匯報或抽查部分結果的多，存在部分復核督導不到位、檢查不夠嚴格的現象。

3、部分審計檔案缺乏完整性。根據《審計機關審計檔案管理規定》要求，審計文件材料應當按照結論類、證明類、立項類、備查類4個單元進行排列。規定中對4單元的文件材料都有具體說。但是在審計項目歸檔實施過程中，特別是內部審計機構，很難完全按照規定來執行。如某內審機構一年要有二三百項零星維修工程的結算審計，在人員少、任務重的的情況下，一般只能在審計結束時，內審部門根據審計金額的大小出具審計報告或工程結算審核單，在實際建檔時零星維修工程和小型基建工程就難有立項性文件書（審計通知書和審計實施方案）等。只有一份結論報告或審核（定）單。至使內部審計在部分審計檔案整理時存在文件不完整現象。

4、審計檔案的分類、歸集、整理不夠規范。內部審計機構由于按照“誰主審，誰立案”的原則來進行審計檔案的整理歸檔。由于審計人員本身對審計資料的理解有時存在差異，如對會計報表審計時，對報表資產負債表、損益表、現金流量表、報表附注說明各自排列的順序不一。有按審計內容內容先后排列，有按審計時間順序排列。又如在對審計項目結果進行回訪或后續檢查時，也存在對審計建議落實情況審計工作底稿的排列順序不統規范，有的放在結論性材料中，有的放在證明性材料或備查類材料中。

三、解決內部審計檔案管理中問題的對策思考

針對上述提到的問題，我們必須提出有效的改進措施與對策，才能有效地提高審計檔案的管理質量。

1、加強對審計檔案管理重要性的認識。各級審計機構領導要加強對審計檔案管理重要性的認識，把加強審計檔案管理列入審計項目質量的重要環節來抓，認真組織本部門人員學習領會《中華人民共和國檔案法》和《審計機關審計檔案管理規定》精神。做到把抓審計檔案管理質量與審計立項任務同布置、同檢查、同驗收、同總結。制定有關審計檔案管理辦法，把對審計檔案的檢查評比與審計人員的審計質量考核評比結合起來。

2、加強對審計檔案管理完整性的檢查。內審機構領導要安排人員兼職承擔審計檔案員的職責。按“誰主審，誰立案”的原則完成檔案案卷時，要由專人對結論類、證明類、立項類、備查類4個單元內容完整性、準確性、排列順序的規范性進行檢查確認，對不符合要求的退給原整理人員進行調整修正。保證在上交上級檔案部門時所有案卷統一規范。

3、加強行業系統內審計檔案管理評比。近年來，各地方內審協會都在開展審計質量評比，評比主要圍繞審計項目的規范性、成效性、創新性等方面開展，對審計過程中執行內部審計有關制度、規范情況，審計取得的成效，審計意見落實和整改情況，以及審計方法和技術創新等方面給出的分值占到92%以上，對案卷資料齊全，裝訂整齊，歸檔及時，管理規范分值只占8%左右。審計項目質量的優劣主要還是通過案卷中的具體內容來反映。建議主管部門在評比打分時應加大檔案管理方面的分值比例。應發揮專業審計協（片）會的作用，不定期有針對性的對系統內的審計檔案進行檢查與評比。請審計專家對檢查評比結果進行指導與評講，舉辦檔案管理專題講座，對審計人員進行審計檔案重要性和規范性教育。

4、加強審計檔案現代化管理。在現代科學技術飛速發展的今天，僅靠原始的手工操作，已難以滿足內部審計檔案管理與發展的需要，必須將計算機、光盤、復印機、影像等多媒體等先進技術和設備參與到審計檔案的收集、整理及加工工作中去，這樣才能使審計檔案管理工作更加規范化、標準化、系統化。

參考文獻：

第8篇：采購項目檔案管理辦法范文

根據綜合辦公室職能分工，XX年主要做好以下四方面工作。

一、日常工作方面

(一)公文收發。進一步提高公文收發工作的質量和效率，嚴格落實XX年制定的《公文管理辦法》、《公文處理流程》等規章制度，使公文收發工作規范化、制度化、科學化。堅決做到公文收發“快、準、穩“，不積壓、不丟失、不拖辦，高效快捷的將文件傳遞流轉到位，精神傳達到位。

(二)文字材料。文字材料作為公司的“門面”和“窗口”，其質量關系公司形象。XX年努力提高文字材料寫作質量，特別在各類通知、請示、領導講話、調研報告的撰寫上，嚴把質量關，做到字字斟酌，段段推敲，準確把握行文方向和目標，使文字材料水平再上一個新臺階。

(三)日常接待和會務工作。繼續做好日常接待工作，堅持送迎有聲，禮貌待賓;對預約接待堅持做到早謀劃、早部署、早落實，扎實做好接待各項準備工作。繼續做好公司各種會議的會前、會中、會后服務工作，做好會議記錄以及會議資料的收集和整理。

二、基礎管理方面

(一)檔案管理。進一步完善檔案管理工作，對XX年以前的各類檔案及時進行補充，并結合檔案分類大綱和保管期限做好集團公司及外單位來電來文和公司文件的上傳下達，及時回饋、整理，定期歸檔，確保檔案的完整和安全，同時，督促相關職能部門及時歸檔。

(二)公章管理。嚴格執行集團公司印章管理辦法，堅持公章專人負責制，堅持使用審批、登記制度，堅決杜絕“空頭章”、“未批用章”等情況出現，確保公司公章安全使用。

(三)辦公用品管理。做好辦公用品及耗材的采購、維修，堅持貨比三家，最大程度降低工程及辦公成本，并詳細記錄采購臺賬、發放記錄，以備查驗。辦公用品管理要堅持在盡量滿足正常辦公的基礎上，做到勤儉節約。

(四)車輛管理。加強車輛管理，監督車輛年檢、續保、保養和維修等工作的落實，繼續堅持按月對單車的油耗、修理費等成本進行統計分析，將全年車輛運行成本控制在計劃線內。同時，進一步加強汽車司機的安全駕駛意識，要求汽車司機認真履行崗位職責，嚴格遵守工作紀律，確保全年無事故發生。

三、團隊建設方面

(一)努力加強各項學習。努力提高我辦全體人員及汽車司機的綜合素質，強化服務意識，明確工作職責。學習方式采用集體學習和自學相結合，理論學習和實踐相結合，業務學習和職業道德學習相結合的辦法。全年組織集體學習10-12次，全年每人撰寫學習心得5-6篇，做到以學習促進步，以理論促實踐，使辦公室業務水平得到明顯提高。

(二)積極開展文化活動。繼續開展企業文化宣講活動，發放企業文化手冊和員工手冊，讓新入職員工對延長石油的發展歷程和集團企業文化有更加深刻的認識。同時，積極組織開展2-3次文藝表演、體育比賽等活動，切實豐富廣大職工的業余生活，增強職工的凝聚力和向心力。

(三)加大宣傳報道力度。擴大公司的宣傳面，積極在集團網站、電子報刊等媒體上投稿，通過報道文章、照片、視頻等多種方式增加曝光度，提高公司的社會知名度。

四、黨群工作方面

(一)積極開展黨的組織生活。堅持定期召開黨員學習會，落實好“三重一大”集體決策制度、民主生活會和民主測評制度，深入學習貫徹黨的重要思想，并結合本職工作把學習重心放在解決本公司、本部門實際問題和提高黨員干部服務企業能力建設上，實現公司經營管理、項目建設和個人政治覺悟的共同進步。

(二)不斷完善黨的組織建設。建立和完善黨建工作各項臺賬、職責、制度，嚴格發展黨員的工作環節和規定程序;組織開展形式多樣、內容豐富的入黨積極分子課堂培訓和課外實踐;同時，做好黨費收繳、統計報表、宣傳報道等工作。

第9篇：采購項目檔案管理辦法范文

一、廈門市地下管線普查的情況

廈門市地下管線探測及信息化建設項目在2002年9月由市計委立項，項目總投資3000萬元。廈門市城市建設檔案館于2001年下半年即積極著手項目的籌備工作，并專門成立了涵蓋檔案管理、物探、測繪、計算機、GIS等多專業技術人員在內的地下管線工作小組，于2005年6月較好地按時保質完成了項目的各項工作，主要完成的工作內容如下：

1. 編制管線探測和數據處理的技術標準。根據廈門市的實際需要和技術要求，編制指導管線項目工作的技術規程、規范、標準，內容涵蓋管線探測、管線監理、數據建庫、系統開發和軟件監理等工作，作為指導管線項目工作的技術標準。

2. 進行工程子項目的招投標工作。主要為招標中介機構提供工程子項目的工程概況、技術要求、技術標準、項目工作內容、造價預算、選擇中標商的條件要求等。所有招標工作都是采用公開招標，并在互聯網上，各投標單位均可從xmztcg.省略(廈門市政府采購信息網)上獲得相關信息。

3. 進行管線探測樣區試驗。主要目的是選定探測隊伍，驗證技術規程可行性，確定探測方法、工作程序、組織方式、技術標準和作業方式等。

4. 布設管線測量控制網。在管線探測工作區域內布設平面控制網和高程控制網，共布設36個D級GPS點，一級、二級導線300公里，四等水準網400多公里，為測定管線點的準確位置提供平面和高程起算坐標。

5. 采用物探方法探測20余種管線的地下位置，同時采集管線的屬性數據，累計探測管線總長度5640多公里，描繪出埋藏于城市地下管線位置圖，為城市規劃、建設和管理提供管線現況資料。

6. 測定近30萬點各類管線點的平面坐標和高程，為精確描繪管線的空間位置提供準確的數據。

7. 測繪1500帶狀地形圖1700多幅，為編制綜合管線圖和各種專業管線圖提供清晰、準確的地形圖背景。

8. 組織專業管線權屬單位進行專業管線圖的審查工作，確保管線成果準確完整，防止管線數據缺漏；按比例對隱蔽管線點進行開挖驗證，確保探測點的精度達到規程的要求。

9. 建立管線數據庫和地形數據庫，把采集到的所有管線數據和地形圖數據進行歸類、整理、標準化并錄入數據庫。

10. 開發綜合地下管線信息管理系統、動態更新子系統、管線公眾服務子系統，對城市地下管線實現信息化管理，為管線數據的更新提供最基本的保障。

11. 建立城域管線局域網絡，實現管線數據共享和數據交換，已聯網的權屬單位16家。

12. 項目工程監理，內容包括控制測量監理、管線探測監理和軟件開發監理。

13. 成果資料組卷歸檔，包括控制測量、管線探測、帶狀圖測繪、軟件開發、探測監理和軟件監理的記錄、計算、成果、文檔等。

14. 完成管線工程檔案管理的立法工作，出臺了《廈門市地下管線工程檔案管理辦法》，該辦法自2004年9月1日起實施。

二、地下管線保密范圍和密級

根據《中華人民共和國保守國家秘密法》、《建設工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》、《涉及國家秘密的信息系統分級保護管理辦法》等規定，“設市城市電力、電訊、給排水、供熱、供氣、防洪、人防各專業工程的整體規劃、現狀圖及管線的綜合圖文資料”，為秘密級國家秘密的精神。此次普查所建立的廈門市綜合地下管線信息管理系統包括入庫與建庫子系統、綜合應用子系統、動態更新管理子系統(客戶端)和公眾服務子系統等四個子系統。地下管線檔案包括紙質檔案和電子檔案，紙質檔案包括普查時的明顯管線點調查表、隱蔽管線點探測手簿、地下管線開挖檢查表、地下管線成果表、管線調繪圖以及普查后所形成的各專業管線圖和綜合圖，均應列為秘密級國家秘密。原建設部《城鄉建設檔案密級劃分暫行規定》(一九八八年一月十五日印發)中均是把管線檔案定為機密級國家秘密，不便于檔案的利用。通過本文章的發表也是使各位同行正確認識地下管線檔案的密級、消除恐懼心理，要不一談起是機密的檔案好像就不能調閱，普查結束了就把檔案鎖在庫房，萬事大吉，難于發揮它應有的作用。

廈門市綜合地下管線信息管理系統開發工作開始于2004年4月中旬，經過嚴格的需求分析、系統設計、編碼、測試、試運行等各階段工作，至2005年4月完成了四個月的系統試運行，系統運行穩定，功能滿足用戶需求和開發合同的要求，并通過了系統開發監理單位檢查驗收和福建省軟件評測中心的測評。在試運行階段，我們專門邀請了市公安局計算機安防中心對機房的安全進行了檢測，使得該系統的運行環境得到保證。2006年10月又邀請了廈門市國家保密局對系統的保密性、安全性進行了驗收。

從2005年年初開始，我館開始向社會提供利用，根據上述的保密范圍和密級，“廈門市綜合地下管線信息管理系統”對外單位提供的電子數據或紙質文檔定密的級別應為：秘密級。

三、地下管線的利用與保密措施

為了充分發揮已經建立的“廈門市綜合地下管線信息管理系統”的作用，我館及時制定了《廈門市地下管線工程檔案利用暫行規定》、《廈門市城建檔案館國家秘密載體保密管理工作制度(暫行)》、《廈門市綜合地下管線信息管理系統數據入庫和信息系統管理規定(暫行)》等，具體保密措施如下：

1. 市城建檔案館對查詢、利用管線工程檔案的單位，既做到熱情接待，又嚴格按保密要求進行逐級審批，凡需調閱和使用秘密載體都必須填寫《廈門市查詢、利用管線工程檔案審批表》，經科室負責人審核和館領導審批后，才可查詢和利用管線工程檔案并簽訂《保密協議》。

2. 所有來館查詢并打印的“廈門市綜合地下管線圖”圖上應有明顯密級標示。

3. 制作和復制秘密載體，必須在本館符合保密要求的辦公場所進行。復制過程中形成的不需歸檔或利用的秘密載體，應當及時銷毀。

4. 銷毀秘密載體，應當經市建設行政主管部門、市城建檔案館主管領導審核批準，并履行清點、登記手續。

5. 銷毀秘密載體，應當確保秘密信息無法還原。禁止將秘密載體作為廢品出售。

2006年1～8月，市城建檔案館共向104個單位提供1893幅各類管線圖及相關數據資料，簽訂《保密協議》104家，《保密協議》一式五份，其中一份送市保密局備案。