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第1篇：檔案館建設解決方案范文

關鍵詞：高校　檔案事業　問題　解決方案

高校被作為“科教興國”戰略基地，是培養人才、科學研究和學術交流中心，高校檔案館（室）應當充分做好信息資源儲備工作，全面實現信息化，主動公開解密檔案，擴大服務對象，提供檔案信息咨詢服務。目前我國高校檔案事業正處于發展階段，存在一些亟待解決的問題，有效解決這些問題，我國高校檔案事業將能得到進一步發展。

1.　亟待解決的問題

高校檔案事業在領導的關心和相關工作人員的努力下，在許多方面有所發展，但是仍然存在一些問題。

1.1　地位得不到重視

高校檔案館（室）通常掛靠在校辦，甚至有些高校檔案工作只是校辦的一個常規業務，檔案工作人員與校辦其他工作人員合署辦公，不能將全副精力和全部時間用在檔案工作上。有些高校檔案工作甚至由校辦的秘書兼任，秘書工作比較繁雜，沒有足夠的時間從事檔案工作。

1.2　資金投入力度不大

要統籌兼顧學校的建設和發展，對檔案館（室）的投入往往比較少，檔案館（室）的軟硬件建設緩于其他建設。

1.3　保障機制不健全

由于檔案事業的地位得不到足夠的重視，資金投入不夠，要調動檔案工作者，特別是調動高校各部門兼職檔案員的積極性顯得尤為困難。檔案專職人員從事檔案工作積極性不足，對本校檔案工作發展方向沒有長遠規劃。兼職檔案員對檔案工作任務存在抵觸心理，認為那是額外工作任務，沒必要投入過多精力和時間。

1.4　館藏內容單一

我國高校檔案館（室）館藏一般都是本校各部門移交的檔案，反映本校各部門工作內容，對于地方歷史、文化、科研、社會經濟和教育事業方面的檔案收藏量相當少，甚至沒有。[1]

1.5　主動服務不夠

我國高檔案館（室）一般為本校各部門和師生提供借閱服務，一般不對外開放。通常根據申請提供相關檔案，不對利用者特點進行分析，不主動公開解密檔案目錄，更不會舉辦檔案展覽活動進行宣傳。

1.6　服務形式單一

由于條件有限，高校檔案服務形式一般是查閱、借閱、復印、掃描和拍照，雖然這些形式已經比早先有所拓展，但是相對于目前總體發展情況，這些形式仍然比較單一。高校檔案館（室）的編研工作力度仍然不夠，專題、特色、科研等反映高校內涵的編研成果遠遠不能滿足需求。

1.7　信息化程度不高

與高校圖書館和公共檔案館相比，高校檔案信息化工作比較滯后，進展緩慢。大多數高校檔案館（室）沒有獨立的網站，全文數字化工作遲遲得不到落實。目前我國完成檔案全文數字化工作的高校所占比例不高，只有部分高校正在開展這項工作。[2]

2.　問題解決方案

結合目前檔案事業發展進程和高校自身的優勢，借鑒公共檔案館和高校圖書館建設模式與技術方法，高校檔案工作中存在的問題都可以得到有效解決。

2.1　強化檔案意識

強化檔案意識不僅僅是檔案工作者的職責，需要全民配合，而該項工作的持續開展需要領導的大力支持。我國高校領導干部應當率先強化檔案意識，支持各項檔案宣傳教育工作。教職工應當將檔案意識作為一門必修課，提高檔案和檔案工作在思想意識中的地位和作用。

2.2　加大投入力度

任何一個組織開展工作都離不開檔案，一個高校的文化和內涵不僅需要宣傳，也需要檔案資源的有力支持，有材料支撐的宣傳教育才更有說服力。在高校檔案建設普遍滯后于校園基本建設的情況下，領導干部應當勇于突破，對檔案建設加大投入，打造全新的檔案形象，并最大限度發揮其作用，在校園文化、歷史和精神內涵等方面獲得突破。

2.3健全保障機制

將檔案工作納入部門年度考核內容，將檔案工作作為績效考核的一部分，調動專兼職檔案工作者積極性，結合獎懲機制，從制度上保障檔案工作者的積極性和責任心，提高檔案工作效率，更好地實現檔案工作目標任務。

2.4　加大隊伍建設力度

高校往往是人才集聚地，要提高高校檔案工作者隊伍綜合素質，可以借助于校內技術力量，將檔案各項工作所需的專門人才納入該隊伍中。一方面，隊伍內部人員可以取長補短，互相學習，互相提高；另一方面，調整檔案工作者隊伍專業組成結構，有利于隊伍的長遠發展，在檔案業務工作中大膽創新，扭轉檔案工作在人們心中的固有形象。

2.5　拓展館藏內容

高校檔案館（室）不能僅把目光放在學校具體事務上，更要站在文化、歷史、科研和教育事業的高度上，統籌安排各類檔案的比例，拓展館藏內容，更好地為學校和社會服務，也為師生的長遠發展服務。

2.6　強化服務意識

檔案作為一種信息資源載體，收藏保管的最終目標是利用。高校檔案工作者要樹立服務意識，放下架子，跟上時展步伐，樹立正確的檔案服務意識。高校檔案館（室）可以定期公布解密檔案目錄，供人們的學習、研究和休閑閱讀。高校檔案館（室）應當按照規定，設有檔案閱覽室，配備相關檢索設備。有條件的還可以設置休息區，便于借閱者休息，為借閱者提供一個“人性化”環境。

2.7　拓展服務形式

高校應當結合當地歷史文化環境、社會經濟、教育事業和科學發展情況，充分利用館藏檔案開展編研工作，形成各種匯編和宣傳冊，為借閱者提供全方位信息，發揮檔案館（室）信息資源中心作用。利用網絡，遠程提供檔案信息服務。利用圖片和視頻技術，提供易于被理解和記憶的檔案信息。

2.8　全面推進信息化

目前我國高校在教學管理、學生管理、行政管理等方面已經全面推進信息化，為了能夠與其他管理工作信息化接軌，檔案信息化工作刻不容緩。要借助于學校教學和行政管理信息化的“東風”，全面推進檔案信息化。

參考文獻：

第2篇：檔案館建設解決方案范文

最近一段日子，杭州檔案館的趙建國副局長特別忙―網上檔案館剛剛結束一期工程，就引來好幾撥參觀學習的人，二期工程又正在緊鑼密鼓地準備中。

不過忙歸忙，趙建國的心情可不錯，忙乎了大半年的項目小試身手就受到了領導、同事和同行們的認可，開朗的他掩飾不住那份興奮與自豪:“我們的信息化建設并不是快，很多檔案館的數字化加工進展較快，像北京檔案館就已完成1千萬頁的數字化加工。但是我們的網上檔案館確實有特色。”

把有效信息一網打盡

杭州市檔案局館信息化建設頗受各方重視，不僅是杭州市信息化發展規劃中的重點建設單位，還在《2001－2010全國檔案系統信息化規劃》中承擔了“數字檔案館”、“網上平臺”和“市級機關電子文檔歸檔”三個項目的試點工作。杭州市網上檔案館的建設成為國家檔案局國家數字化信息基礎工程目前為止建設目標最高的項目。

自去年年底啟動該項目，圍繞著怎么建的問題杭州檔案館展開了多次討論，市府辦公信息處理中心也極其關注。大家一致認可網上檔案館不僅要便于檔案管理和業務管理，也要能充分利用局域網、黨政網和因特網信息。但是傳統的利用發文單位、文件字號、題名等來進行條目檢索的方式，無論是查準率還是查全率都差強人意。

在檔案館保存的資料中，解放前的案卷級和解放后的文件級都有條目輸入，但是標題不能涵蓋全部內容或者有效信息。比如說市政府為保護西湖而需要查找一些史料匯編，雖然可以利用電腦檢索，但是有些文件標題上并不一定有“西湖”、“保護”等字樣，像政府工作報告中就不可避免地涉及西湖旅游方面的內容。

如何使這些原本被略過的信息量一覽無遺？杭州市檔案館注意到只有通過全文檢索才能使檔案資源發揮最大效應。中文全文檢索在建立索引時需要對文檔進行語言分析，而對海量且種類繁多的檔案信息資源進行科學的收集、篩選、分類、檢索、及時更新和有效利用，就離不開以信息資源整合、檢索、共享、協作和傳遞為核心的內容管理。

但內容管理不僅僅是技術應用，也是一種管理思想方法。自己是否真的需要內容管理？現有的信息化基礎是否達到了施行內容管理的要求？數字化加工和內容管理之間的關系如何處理？鞋子是否合腳的問題擺在了杭州檔案館的面前。

目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，很難達到社會化程度。杭州檔案館也不例外。其館藏檔案以紙張的存儲介質為主（2500萬頁），輔助的存儲介質有磁帶（錄音帶98盒、影像帶400卷），黑白照片、彩色照片（10000張）和部分電子文檔資料，主要的管理檢索模式以手工進行。這樣管理檔案信息資源難以充分實現經濟價值和社會價值，更難適應當代“數字化生存”的形勢。

其實杭州檔案館的信息化起步并不晚。1989 年它就開始實行計算機應用檔案管理，1990年開始了建設局域網，1997年又著手檔案數字化項目，還連續五年獲得了全省檔案信息化評估的第一名。目前，檔案局內部網絡基本建成，并與市政府高速網絡平臺連接。

根據目前情況，非結構化數據的難以管理已成為檔案館發展的瓶頸。在數字化已有一定基礎，信息化取得相關經驗的基礎上，內容管理也許是杭州檔案館最好的解決方案了。

檔案館的外包

為了實現這樣的思路，杭州檔案館在挑選產品時顯得小心翼翼;為了保證試點工作的順利開展，必須采用成熟的產品;產品選型的集成度必須較高，所以拼合多家成熟產品的方式被排除;產品還必須要有拓展性，為了不限制以后的功能開發，希望現在選用的產品希望是相對底層的;對開放檔案的訪問和使用需要進行許可、控制和監督，以保護國家安全和檔案擁有者的利益;由于檔案館是電子政務的終點站，多種來源的信息需要以計算機存取傳輸的形式獲取，產品必須要有良好的兼容性和開放性。還有一點也至關重要―項目的持續性要求供應商必須不斷推出新技術并能夠提供客戶不間斷的支持。

通過一番比較，杭州檔案局（館）選擇了IBM Content Manager系列內容管理軟件產品的增值分銷商信雅達。對這個共分三期的，總投入達1300萬元的大型電子政務項目，雙方都花了很多心思，經歷了三個試用與改進階段，前期光是把需求明確化就費了不少精力。通過三個月的調研工作，信雅達在2004年2月開始系統試用并進行再加工，5月產品定型，最終確定的目標是:涵蓋全市檔案工作的各環節，以建立全市檔案數字化綜合應用平臺為重點，以高效率的業務管理、高可靠的資源服務為宗旨，以滿足檔案利用者和檔案管理者需求。

信雅達電子政務事業部談旭煒副總經理承認:“雖然信雅達曾做過不少CM內容管理項目，也針對專業檔案館做過一些信息化項目，但基本都是重資源利用而輕管理。接國內綜合檔案業務這還是第一次，更何況這次杭州檔案館還提出把資源利用和日常辦公業務管理整合在一起，這是沒有先例的。”

投入了305萬元的網上檔案館一期建設在今年8月1日正式運行，其應用軟件系統能夠實現檔案數字化綜合應用平臺和檔案局辦公和業務管理應用平臺的系統功能。其中，檔案數字化綜合應用平臺是項目的核心應用平臺，包括了采集、管理、利用三個系統，并提供權限管理、角色管理、基本數據維護等應用。檔案局辦公和業務應用平臺包括局內辦公事務工作和局業務管理工作兩部分，有效整合檔案數字化綜合應用平臺這一核心應用，為用戶提供統一的應用界面，實現電子文件元數據、安全性、共享性、法律效應。

為了保障這些功能的實現，系統采用三層架構即WEB服務器、應用服務器、數據庫服務器，應用平臺則采用J2EE的標準，并根據需要采用B/S或C/S模塊。在一期項目中，檔案數字化綜合應用平臺應用了四臺服務器、檔案局辦公和業務管理平臺一臺服務器、一臺安全服務器。系統還提供包括網上檔案館所有服務器系統以及相關用戶客戶端在內的完整病毒防護解決方案（包括全部軟硬件）。

實際上，杭州檔案局（館）把自己的整個IT項目外包給了信雅達。信雅達一方面進行著網上檔案館的建設，另一方面也包攬了數字化加工的工作。杭州檔案館省心省力，只需負責最后的審查驗收，而信雅達也樂得全盤接手這么一項大工程。

“守夜人”的形象轉變

盡管早在1958年全國檔案館會議已決定檔案館屬于國家文化事業機構，但由于各種原因，綜合檔案館并沒有邁出實質性的步伐，雖屬事業機構但都與檔案局這樣一個行政主體聯為一體，并沒有真正像圖書館、博物館那樣成為公眾受益無窮的公共場館。

政府信息公開已成為法定義務的今天，一份份原來不公開的或者不知其可查閱的檔案解密，是公民在行使自己的知情權，充分了解和參與政府過程。在作好為政府內部工作提供多樣的資料信息服務的基礎上，原來充當“守夜人”的大小檔案館必須以更開放的姿態面向公眾開放。

可從單一的保管功能向公共服務功能拓展時，如何更好地為人民服務？資料的豐富程度不再是決定性因素，一成不變的管理機制才是硬傷。而從技術角度上來說，現代化管理手段的缺位是問題的癥結所在。

2002年11月，國家檔案局制定下發的《全國檔案信息化建設實施綱要》猶如一聲發令槍，如何讓信息化助力檔案事業的發展，成為全國檔案系統熱門的一個話題。

不少省市都將數字檔案館建設作為規劃的核心，但相當數量的省市在做規劃時也出現了一種把數字檔案館建設等同于檔案信息化建設的傾向。

數字檔案館的建設當然有助于檔案館收集社會檔案信息，豐富館藏的線索和途徑，從而實現由完全的實體保管模式向信息管理模式的轉變，更為檔案資源的社會共享提供了可能。但全國已創建的檔案館網站基本都處于展示性階段，沒有一個檔案館網站已將該館的日常工作流程及信息傳播工作完全反映在網站上，更別提能滿足觀眾“想看什么就能看什么”的要求了。

第3篇：檔案館建設解決方案范文

【關鍵詞】數字檔案館/問題

【正文】

隨著現代信息技術的迅速發展和大量電子文件的產生，數字檔案館的研究和建設成為我國檔案界關注的熱點。數字檔案館與傳統檔案館相比，有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，使傳統的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應該清醒地認識到數字檔案館存在的缺陷，數字檔案館的建設還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業留下巨大而無法彌補的遺憾。

1數字檔案的憑證價值問題

檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術和立法問題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數字檔案的作用大打折扣。因此，確認數字檔案的憑證價值就成為數字檔案館建設中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：

1.1認識上的問題。數字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。數字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數字檔案即使載體保存完好，內容亦可能在無形中丟失，它不像紙質檔案那樣載體與內容“一損俱損，一榮俱榮”。數字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質的區別。要確認數字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認識數字檔案，確認其憑證價值，可能還需要走很長的路。

1.2技術上的問題。數字檔案是高新技術的產物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。其一，數字檔案具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。其二，計算機硬、軟件技術不斷更新換代，迫使數字檔案必須不斷適應新的“生存環境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統的字跡鑒定技術無法分辨數字檔案的原始性。其四，數字檔案對背景信息和元數據具有很強的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數據是電子文件、電子檔案所特有的，“元數據由于其隱含性而易被忽視，而元數據一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變。”[2]

1.3管理制度上的問題。“傳統檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規范的程序化管理，缺乏嚴格而科學的標準體系和業務管理制度，一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時日”[3]而且也有一定的難度。

2數字檔案信息的長期存取問題

數字檔案信息的長期存取問題是數字檔案館建設的一個具體而又棘手的難題。“據報道，美國航空航天局在20年前發射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經有20%的數據完全丟失，還有大約4000卷的統計數據因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復”。[4]數字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：

2.1存儲的介質材料。“現代介質的存儲設備還不可能解決計算機數據存儲問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經常使用的5.25英寸的軟盤，現在已經沒有一臺普通電腦可以讀出來。

2.2機讀語言格式。“計算機語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現行的機器語言描述的數據，還能百分之百的還原”。[6]

2.3對設備的依賴。數字檔案必須依賴于計算機設備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設備發生故障、系統癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，而不能在其它設備上處理；不同軟件環境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，也無法讀取等等”。[7]

3數字檔案的失真問題

“檔案數字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質保量地完成館藏檔案數字化的任務。如已研制出的OCR掃描輸入技術，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點”。[9]數字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，技術參數選擇不當。針對不同色調、紙質和字跡，有時需調整不同的技術參數，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當會直接影響掃描的質量，造成信息丟失、圖像模糊或產生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發現，將直接導致數字化檔案失真。其三，轉換過程中的失真。在進行數字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導致數據發生變化。

4數字檔案信息的安全問題

安全問題是計算機網絡世界最為頭痛的難題，也是數字檔案館中的重大難題之一。數字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機，主要表現為：其一，計算機病毒。網絡信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒。“國外有人估計，現在計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網絡病毒的泛濫已對計算機網絡系統構成嚴重的威脅”。[10]其二，計算機黑客。由于網絡的加密性和匿名性，使入侵者難以被發現。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰，程序設計高手可以篡改系統控制參數。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機密信息進行復制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產生的不可預知的事件、網絡系統軟件硬件的故障、電子系統故障引發的系統問題等，所有這些，都使數字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

5數字檔案館建設的諸多技術問題

數字檔案館完全是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，離開了高新技術的支撐，就沒有了數字檔案館。但是高新技術也給數字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術問題成為制約數字檔案館建設的難點。

5.1數字化設備技術條件。網絡系統中的硬件技術之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現多網互連、高速互訪，實現跨平臺、跨系統、跨語種的互相轉換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網絡信息傳輸的需求將一直是一對矛盾體。

5.2技術難題。數字檔案館是以信息源、網絡、數據庫為基礎的，其相關技術是較復雜較先進并且不斷發展的，它幾乎囊括了計算機網絡技術所需要解決的所有問題，技術密集。如數字化圖像的存儲與壓縮、數據組織技術、信息檢索技術、多語言平臺互換互訪技術、海量信息存儲與調配技術等，既是計算機網絡技術的難關，也是制約數字檔案館建設發展的難題。此外，“數字檔案館的建設和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發應用一系列新技術，如：身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術有創新性”。[11]這些技術也都是不容易解決的問題。

5.3技術過時問題。在飛速發展的IT業中，電腦硬件、操作系統、應用軟件及存儲載體等不斷地被新產品所替代，IT產品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數新產品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數在跨越若干年后，舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出。“技術過時”的陰影一直會籠罩著數字信息。專家們提出的解決方案是數據遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關信息，這些丟失的信息積累起來會造成數字檔案信息無法準確恢復原貌。

6數字檔案館建設的標準化問題

數字檔案館建設的目的是要使地區檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現檔案信息資源共享。這個整體性的數字檔案館事實上是一種基于網絡環境下的數字化檔案信息資源共享的社會檔案館系統，是一個面向對象的分布式的網狀結構模式，是由一個個相對獨立的數字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環境，要有一致的文件格式、統一的著錄標引標準、數據描述標準、元數據標準、全文數據庫標準等等，這些標準也僅僅是幾個主要的標準。“而實際上，在數字檔案館建設中，標準化是一個體系，是一個系統，因此對于我們來說，如何結合我國實際，迅速建立起一個適合我國數字檔案館建設的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴峻的事實是我國檔案信息系統沒有相應的具體標準可遵循；其二，有些標準規范要超出檔案工作的范圍，如綜合數據處理格式就需滿足跨行業、跨部門的要求。如何統一是一個很麻煩的問題；其三，與整個檔案工作的標準相銜接的問題；其四，與國際通用標準的接軌問題；其五，由于計算機技術更新速度非常快，每次技術設備的更新，都會對原標準產生相應的影響，因而必須不斷適時修訂標準。

7數字檔案館建設的投入與產出問題

數字檔案館建設存在著投入與產出不協調的問題。如果我們把數字檔案館與數字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數字檔案館建設投入的費用是巨大的，而且它的建設費用要遠遠高于數字圖書館的建設費用。由于圖書有復本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復建設。而檔案館則不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進行數字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家

圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數字檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數字圖書館的讀者人數。事實上，傳統檔案館本來就存在著投入與產出不協調的問題，只不過未引起人們的關注，但是，數字檔案館的建設卻拉大了這種不協調的距離，使這個問題凸現出來。它也成為擺在數字檔案館建設面前很難解決的問題。

8數字檔案中的經濟問題

與其說數字檔案館是高新技術支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術和設備都將由資金來兌現。數字檔案館的建設與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經濟負擔，經濟問題可能是困擾數字檔案館建設的根本性難題之一。

8.1檔案部門方面的問題。

8.1.1數字檔案館建設的費用問題。數字檔案館的建設費用是巨大的，開發一個稍具規模的數字檔案館系統，不論是購買軟件和硬件，還是開發專用軟件，還是館藏檔案的數字化工作，都需要花費可觀的人力、財力和時間，這些都需要有強大的經濟實力做后盾。而數字檔案館的建設說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內發展到較高的水平。因此，資金短缺是建設數字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會性的部門，也不能走“以文養文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數字檔案館存在著投入與產出的巨大反差，即使對利用者收費，數字檔案館也根本不可能收回投資成本。數字檔案館建設的巨額費用對于本來就經費緊張的檔案部門來說是有相當難度的。而對中西部欠發達地區的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經費都成問題，建設數字檔案館恐怕在相當長的時間內都是可望而不可及的。

8.1.2數字檔案館的使用和維護費用問題。雖然數字檔案館的建設費用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護和使用的費用并不少于初建的費用。數字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運轉。

8.1.2.1平時正常的使用和維護費用。數字檔案館是靠技術支撐起來的，平時正常的使用和維護也需要很大一筆資金才能維持，如通信費、數據使用費和設備維護費等都需要不斷地支出，且費用不低。

8.1.2.2設備更新費用。現代信息處理技術發展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場經濟利益的強大動因驅使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設備、方法及軟件隨著新產品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產品、新方法的不斷問世，必將導致原有設備及軟件的淘汰”[16]。數字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設備和軟件，但要更新設備和軟件，卻又要花費大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。

8.1.2.3數字檔案信息長期存取使用的費用。正如上文所述數字檔案信息長期存取是數字檔案館的一個具體而棘手的難題。而數字檔案館又必須使用數字檔案信息，專家們給出了一個不得已而為之的方案，就是不斷地使數字檔案信息遷移轉錄。但是遷移轉錄的費用是相當可觀的和不可預知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉錄所需的費用，也是一個既不可預見又不容易解決的難題。

8.1.3向利用者收取數字檔案信息利用費的問題。檔案法規規定檔案館向社會提供利用檔案，可以收取費用。數字檔案館建設投資大，收取一定的費用也是應該的。但是，如何制定收取利用費的收費制度，如標準、數量、繳納程序等，也是數字檔案館建設的難題之一。

8.2利用者方面的問題。利用者的經濟承受能力，也是影響和制約.數字檔案館建設發展的問題之一。數字檔案館需上網閱覽，從目前我國上網所需資費來看，每小時的費用是發達國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發達國家的若干倍。我國80-90%的用戶認為網絡收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。如果再加上數字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當高。必將影響利用者對數字檔案館的使用，也將使數字檔案館的建設失去應有的作用和意義；

9數字檔案館法律法規方面的問題

數字檔案館建設中會涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。

9.1檔案法規方面的問題。面對數字檔案館產生的新情況、新特點.檔案法規中的一些內容已不適應，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認證問題，在網上進行借閱限定和身份認證不僅增加技術難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴格，在網上操作更加困難。數字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數字檔案館建設的初衷就是實現檔案信息的社會共享。但如果取消身份認證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規，兼顧到方方面面，還是有相當的難度。

9.2著作權、知識產權、隱私權的保護問題。在數字檔案館的環境下，由于檔案信息通過網絡進行傳遞，它極容易被獲取、被復制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權、知識產權、隱私權的保護方式對權利人已無法提供有效的保護，著作權、知識產權和隱私權很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權、知識產權和隱私權進行有效保護成為數字檔案館建設面臨的一大挑戰。從技術上說，真正切實可行的保護技術，目前尚屬于極其薄弱的環節。從完善相應法律法規方面說，目前進展緩慢，尚有許多難題不易解決。

9.3數字檔案的法律效用問題。對于數字檔案的法律效用問題，它是數字檔案館建設中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認可，恐怕還需要相當長的時間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數字檔案館的數字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義”。[17]

10數字檔案館的基礎理論問題

數字檔案館的建設必然要受到數字檔案館理論研究的影響和指導。目前，對數字檔案館的研究還處于起步階段，許多認識不相同，統一尚需時日。而且有關數字檔案館的一些基礎理論問題，都是一些不易解決的難題。

10.1數字檔案館的概念問題。自從數字檔案館概念出現以來，“關于數字檔案館的認識并不統一，其定義就有數十種之多，勢必會造成對數字檔案館建設方向把握上的不一致”。[18]觀點不一樣，建設的數字檔案館就不一樣，建設的難易程度、工作流程、服務功能、配套措施、系統邊界和社會影響等等也都會截然不同”。[19]而統一認識或基本統一認識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數字檔案館的實踐產生不利影響。

10.2數字檔案館的系統邊界問題。“數字檔案館支持以網絡連接的相關檔案部門的數字化館藏，能夠提供分布于不同地區的檔案信息。然而信息網絡的一個重要特征就是鏈接，這種在技術上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統的邊界問題”。[20]數字檔案館系統邊界的界定決定著數字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學界，人們討論數字化圖書館時有種傾向，認為因特網就是一個數字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻、學習知識、合作交流甚至著書立說。這就把數字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻管理、信息網絡信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內容，因此建設規模異常龐大”。[21]數字圖書館的這種“擴張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數字檔案館的系統邊界給以恰當的界定，并采取相應的技術措施，那么，在不久的將來，數字檔案館將會消失在數字圖書館的海洋里，成為數字圖書館的一部分。

10.3數字檔案的概念問題。數字檔案是數字檔案館生存的基礎。但是目前對數字檔案概念的認識卻并不統一和清晰。其一，對數字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關注；其二，一些對數字檔案概念的認識，大部分都是以傳統的檔案概念為基礎的，仍舊把數字檔案當作電子文件的轉化物來認識，無非是傳統檔案概念在數字時代的翻版。這里暫不說傳統的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數字信息時代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會受到影響而發生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區分它們將變得越來越困難。在數字時代的信息網絡環境下，數字文件、數字檔案、數字圖書、數字情報、數字資料、數字文獻籌有什么不同？如何區分它們？如果不能把數字檔案從這些其他數字信息中區分出來，那么數字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數字檔案概念基礎上建立起來的數字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數字檔案概念從其他數字信息中區別出來，數字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。

【參考文獻】

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11邱曉威.數字檔案館及其建設模式.中國檔案，2001;10

12段榮婷.我國數字檔案館的研究與建設.中國檔案，2002;6

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14求實.檔案館與圖書館利用對比分析及對策.北京檔案，1999;9

15國家檔案局綜合科教司.從統計數字看1991年度全國檔案事業的發展狀況.檔案學研究，1993;1

17譚zhēng＠①培.數字檔案館建設面臨的問題及其對策.浙江檔案，2002;3

18朱蒙生.傳統檔案館向數字檔案館跨越所面臨的問題.中國檔案，2003;3

第4篇：檔案館建設解決方案范文

關鍵詞：檔案管理 信息化 系統設計

中圖分類號：G271.2 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（a）-0195-01

1 檔案管理系統的研究目的和主要完成的工作

1.1 檔案管理信息化建設的意義

加快推進檔案信息化、檔案管理現代化，是全球信息化要求的必然結果。檔案信息化管理能夠使檔案信息資源配置更合理、管理更全面，可以為單位、為社會提供更加優質高效的服務。

1.2 研究目的

利用計算機網絡技術，以檔案館檔案信息化建設為中心，建立具有工作服務網絡化、檔案管理標準化、檔案資源安全可靠的數字化檔案館，并通過本檔案管理系統實現上級檔案局對下屬檔案館工作流程的監控和指導，建立規范化的檔案業務管理體系，并為各級管理人員提供決策支持和信息服務。

1.3 主要完成的工作

在充分研究檔案館信息管理的業務流程的基礎上，實現檔案信息化系統的整個項目建設，即完成的系統設計內容有：檔案管理系統的規劃設計、系統的編碼、測試、軟件交付、驗收、維護。

2 檔案管理系統解決方案

2.1 檔案管理系統功能簡介

檔案館是緊緊圍繞檔案的“收集、保管、利用”來開展業務工作的，檔案館的主體工作流程包括。

（1）收集歸檔。對各類檔案進行收集、初步整理、歸檔鑒定、整理和正式歸檔。檔案歸檔包括：收集、整理、正式歸檔等關鍵子流程和業務活動。

（2）管理維護。主要是指對已正式歸檔檔案的日常保管、維護。檔案管理包括：鑒定、保管、銷毀關鍵子流程和業務活動。

（3）有效利用。主要是指檔案館為單位和社會提供檔案相關的服務。檔案利用包括：借閱、歸還、統計、編研關鍵子流程和業務活動。

2.2 檔案管理系統總體設計原則

檔案管理系統設計原則是：總體規劃，分步實施，條塊協調，統籌管理，互聯互通，整合發展，資源共享。以有效利用為靈魂、以網絡技術為工具、以整合共享為手段、以安全可靠為保障，使檔案館各部門實現互聯、共享和利用。

2.3 檔案管理系統體系結構設計

根據檔案信息管理系統的工作實際，即檔案信息量龐大，檔案信息分布存放，但需要把檔案信息提供給不同權限的用戶使用，因此，在系統中，我們采用C/S+B/S的混合模式。

2.4 檔案管理系統功能模塊設計

該系統使用的多個數據庫是分布式的、超大規模的、可互操作的。同時該系統設計了多種登陸權限，包括檔案館管理人員、下屬單位管理人員以及普通網絡用戶，按不同的授權提供不同權限的檔案管理服務。

2.4.1 檔案收集歸檔系統

檔案工作的起點是檔案收集，其具體內容是通過各種渠道，如下級檔案館上交、社會各界捐贈等不同類別的檔案按照規定集中保存起來。檔案收集后，檔案的歸檔更加重要，它是檔案有效利用的必要前提，檔案的歸檔及時與否，決定了檔案的利用價值。

2.4.2 檔案管理維護系統

檔案管理維護系統主要負責檔案信息資源的整理、維護與利用工作，主要包括：檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案利用等。

（1）檔案整理

檔案整理主要是對收集來的檔案實物（按案卷、盒、文件、各種載體形式移交來的檔案）進行整理、分類，同時進行編目、索引形成管理檔案的目錄信息，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。它是檔案管理中的一項基礎工作。

（2）檔案鑒定

系統自動檢索出過期的檔案，形成鑒定目錄；檔案主管可以對鑒定申請的檔案進行鑒定，更改保管期限，并形成銷毀目錄；銷毀目錄提交相關領導審批，返回審批結果；對審批后可以銷毀的檔案進行銷毀，扔入回收站，并形成銷毀目錄。對到期檔案能報警提示并做批量處理。

（3）檔案保管

檔案保管工作主要包括檔案在正式存入庫房檔案架后的整個管理工作。

1）庫房安全管理：對庫房溫度、濕度設定范圍，當溫濕度超過設定范圍時，檔案管理系統進行報警；

2）圖形化統計：按年份、月份等條件統計溫濕度變化，并形成曲線圖；

3）庫房圖形化界面。

（4）檔案統計

以統計數字反映和揭示檔案及檔案工作中各種現象的特征和規律性的工作。是掌握與分析檔案和檔案工作基本情況，研究制定檔案管理與檔案事業建設的方針政策和計劃，實行有效監督與指導的重要依據和手段。

1）統計方式

檔案統計、館藏統計、分類統計、交叉統計、按全宗進行統計、自動生成統計年報。

2）統計條件

檔案類別、著錄項、檔案庫類型等條件形成交叉統計。

（5）檔案利用

檔案利用是檔案整個過程的最終環節，是檔案利用者通過檔案信息管理系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。

針對檔案利用，檔案管理系統提供如下功能：

1）實體檔案管理

2）電子檔案借閱管理

3）借閱流程自定義

2.4.3 檔案有效利用系統

負責為檔案館的使用者提供檔案相關服務，主要包括：檔案信息、檔案查詢、借閱審批子系統等。

2.4.4 檔案信息安全系統

負責檔案管理系統的安全，主要包括：訪問控制（用戶權限）、信息加密、身份驗證等。

2.5 系統接口設計

通過系統接口，使檔案館OA系統產生的檔案數據進入檔案管理系統進行檔案歸檔操作，從而實現真正的文檔一體化。

2.5.1 系統接口實現內容

（1）實現檔案數據歸檔；

（2）在OA中完成與檔案相關的審批程序；

（3）在OA系統中發送提示信息；

（4）OA系統權限導入接口。

2.5.2 單點登陸

單點登陸技術解決了用戶管理、密碼管理的難題，即用戶一次登錄，就可在企業網絡內暢通無阻，自由訪問眾多的應用系統和網絡資源，提高企業的工作效率。

3 結語

在調查現有檔案業務管理機制的基礎上，采用結構化設計方法進行檔案信息化系統設計，充分利用計算機技術、通信技術、網絡技術、數據庫技術設計并開發出符合檔案館檔案“收、管、用”管理流程，滿足數字檔案館建設的檔案信息管理系統。

參考文獻

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[2] 張克東.軟件工程與軟件測試自動化教程[M].北京：電子工業出版社，2002.

第5篇：檔案館建設解決方案范文

1.1落后的基礎設施與先進的數字化建設之間的矛盾

數字化高校檔案館是在傳統檔案館的館藏、分類、查詢等固有的模式基礎上，借助廣泛普及的計算機與通暢無阻的網絡，充分應用各種信息技術和網絡技術而建立起來的一種新型檔案館。檔案館的數字化建設通過將計算機技術、網絡技術等高新技術引入檔案領域，實現了檔案資源的科學保護與資源共享。因此，高校檔案數字化建設必須依托于空間數據基礎設施和網絡.而現行高校檔案館基礎設施遠遠不能滿足數字化建設的需要。

（1）硬件基礎設施缺乏

許多學校在硬件基礎設施的資金投入嚴重不足，計算機、光盤刻錄機、掃描儀、打印機等必要設備的購置尚存在問題，使構建完整數字化體系的基本需求都得不到滿足，使得檔案館的數字化建設留于形式，根本起不到實質的作用。

（2）數據庫建設落后

許多擁有豐富館藏資源的學校，在其數據庫中卻只現其館藏之冰山一角，內容極其稀少，種類極其貧乏，數據庫檢索途徑單一，有些甚至不能提供檢索途徑。數據庫根本不能發揮其網羅檔案資源供用戶搜索利用的功能，成為了社會資源的一種極度的浪費。

（3）網絡建設落后

網絡建設落后，網絡故障頻出，為廣大用戶的使用帶來了極大的不便。并且對于網絡資源也未做到充分的利用，資源鏈接匱乏，嚴重影響了資源共享的程度，大大的違背了數字化建設擴大資源共享面的初衷。

1．2人才匱乏與激增的建設需求之間的矛盾

人才的培養是高校檔案館數字化建設的一個關鍵因素。數字化建設的建設、更新、維護與升級與普及都與人才息息相關。檔案館的工作人員必須具備相關的計算機技術、網絡傳播技術及檔案管理知識才能更好的服務于檔案館的建設。但是目前這種綜合人才十分缺乏，往往存在著專業計算機人才不懂檔案管理，而檔案管理人才又不懂計算機的尷尬處境。高校檔案館缺乏對檔案館人員進行業務培訓及引進外來人才的意識，這些都嚴重影響了檔案館數字化建設的。

1.3高校檔案館數字化建設是為了更好的方便資源的利用

但是往往由于宣傳力度不夠，造成了數字化檔案館的資源浪費。例如，在許多學校的數字化檔案館中對于檔案信息數據的資料范圍、檢索途徑、索取方式都缺乏必要的說明與介紹，使同學們面對海量的信息無從下手，最后不得不選擇放棄，這大大的減少了數字化檔案館的使用人數。同時因為缺乏專人負責對數字化檔案館的答疑工作，出現問題時用戶往往只能放棄利用檔案館而另尋他法。

2反饋機制不健全與完善數字化建設之間的矛盾

高校檔案館數字化建設才剛剛起步，必然存在諸多問題需要完善，這就需要及時與用戶溝通，不斷采納意見并積極改進。但是目前很少有高校能做到反饋機制健全，因而阻斷了與用戶之間有效的溝通。也因為不能及時的了解用戶的信息需求，所以很難能取得用戶的支持與信任，又是得檔案館的利用率進一步下降。

3.針對高校檔案館數字化建設相關問題的對策

3.1加強基礎設施建設

適當增加基礎設施建設的經費。經費的投入不僅包括網絡通訊設備、服務器、處理設備的購置，還應包括軟件設施的完善。數字化檔案館在滿足檔案的利用與管理的同時，還應注重數據庫的完善構建。首先，數據庫的內容要能很好的反映館藏書籍的內容，并及時填充新近書目與檔案資料，做到數據庫內容豐富翔實，以滿足用戶多元化的需求。其次，信息檢索要更加智能化，不僅能夠分類查詢，還應能夠根據相關要素進行查詢，以達到檢索速度快、效率高、范圍廣的目的，從而最大程度地方便用戶的使用，使用戶能夠在海量的資源面前不再茫然。再次，要充分利用資源鏈接，最大程度的擴大資源共享面，使用戶能夠以最方便、便捷的方式搜尋到其所需的最全面的資源。

3.2加大人才培養力度

檔案館工作人員不僅承擔者檔案館的建設、更新、維護與升級，更承擔著指導用戶如何利用數字化檔案館等普及工作，而這些都大大提高了對檔案館工作人員的要求。因此檔案館的數字化建設需要大量能熟練運用檢索方法、懂得相關計算機技術、網絡技術并具備溝通技能的綜合素質人才。要想推進高校檔案館數字化建設的進程，就必須要大力優化檔案館成員的知識結構，定期對相關人員進行業務培訓，并且大量引進外來人才，為檔案館建設補充新鮮血液，從而逐步提高檔案館的管理的水平。對于檔案館人員的業務水平要定期進行考核，對于不具備管理資格的成員要堅決予以剔除，充分保持檔案館工作人員的先進行。

3.3強化使用推廣

高校檔案館的基礎建設程度和水平質量，需要由用戶來認可，只有用戶滿意的檔案館才是館建的基礎所在。高校檔案館做為一項基礎建設部門，自身的推廣程度是受使用范圍所限制的，其服務水平和信息化程度需要用戶的使用來判別。因此，高校檔案館要定位在為用戶服務的定位上，加大使用推廣的力度。在每一名教職員工或是學員來提取檔案時，檔案館通過高效快捷的查訪方式以及優質熱情的服務態度會給用戶留下深刻的印象。而高校檔案館在強化信息建設的同時，主要就是要為用戶提供優質快捷的服務，因此，加強信息化建設對于提高檔案館的管理規范程度以及用戶的認知層次具有重要的作用。

3.4加強反饋機制的建立

只有通過與用戶的及時溝通才能了解其需求，從而更好的完善檔案館的數字化建設。而其反饋機制的建立就要借助于有效的溝通平臺的建立。為了方便用戶與檔案館的溝通，各高校檔案館需調配相關人員專門從事與用戶的溝通工作，并將管理員的QQ、MSN、手機、郵箱等有效聯系方式，以最醒目地方式標注在檔案館網頁上。用戶可以通過與管理員的溝通進行數據庫使用方法的咨詢、對檔案館進行測評或針對有關問題提出意見與建議。針對用戶提出的問題，管理員需在最短的時間內認真予以解答，并將重要問題進行及時的整理與匯總，并向檔案館匯報。接到問題后，各檔案館需通過會議討論等方式及時提出解決方案并認真組織落實，進行改進。

第6篇：檔案館建設解決方案范文

關鍵詞：網絡；存儲；服務器；虛擬化

網絡服務器虛擬化并不是簡單地將一個操作系統在另一個操作系統上運行的技術。事實上是將服務器的物理資源抽象成邏輯資源，讓一臺服務器或冗余服務器變成幾臺或幾十臺邏輯上相互隔離的虛擬服務器，不再局限于物理上的界限，而是讓內存、CPU、磁盤、網絡等硬件變成動態管理的“資源池”，按需組合并映射到對應的邏輯服務器上，從而實現服務器的整合，提高資源利用率，簡化管理，這就是服務器虛擬化。目前，基于網絡下要建立不斷適應服務變化的存儲，就需要逐漸地拋棄傳統的物理服務器與業務應用一對一或一對多的模式，在邏輯層面實現群集、熱備份、熱插拔等冗余技術，保證業務不會隨著硬件的故障而長時間停止。為此，盡快地掌握虛擬技術、運用服務器虛擬化是在新型檔案館趨勢下基于網絡的IT環境發展的有效途徑。

1網絡虛擬化技術

目前，服務器虛擬化軟件主要的有以下幾種：網絡Server/vSphere、微軟WindowsServer2008Hyper-V和Cit-rixXenServer，其中網絡Server/vSphere是應用最廣泛的服務器虛擬化軟件。針對不同的用戶群、不同需求開發不同的軟件產品，服務器應用主要有網絡Server和VMwarevSphere。根據這兩種平臺在系統架構、系統性能、易用性和安全性上的不同，決定其在服務器管理中的應用。

2應用服務器的備份與恢復在高可用性下的實現

基于網絡的存儲虛擬化另一個重要的體現就是高可用性――利用虛擬化簡化數據和系統的備份和恢復。使用現有的備份工具和方法在恢復時間目標內輕松恢復重要數據。可從更簡單的數據保護計劃中受益，其中包括了所有系統和應用程序，并且充分利用了虛擬化數據中心的優勢。利用比傳統解決方案更簡單、更經濟高效的內置服務級別來確保應用程序具有最高的可用性級別。網絡虛擬機實時遷移可消除計劃內停機，因此檔案館IT部門無需中斷用戶或服務，即可隨時對物理服務器執行維護。通過利用100%虛擬化數據中心的固有靈活性，消除傳統災難恢復解決方案的成本和不可預測性。在此基礎上構建高效災難恢復計劃，并以無中斷方式測試計劃以消除主數據中心與備份數據中心之間由于硬件差異而導致故障的問題。

由于網絡的出現，被服務者可以在家里24小時通過互聯網登錄到存儲設備查閱檔案信息資源，時間與距離不再是利用檔案館的瓶頸。如何保證電子資源的更新與穩定成了存儲最主要的研究課題。

使用者登錄到存儲設備準備查看檔案信息，但是卻發現網頁無法打開或提示說要暫時停止服務，那么下次其再需要查閱這些檔案信息資料的時候第一選擇將有可能不再是這里，而失去被服務者信任的原因僅僅是因為服務器的計劃當機或者是操作系統的意外崩潰。網絡虛擬化技術將多個物理的應用服務器集中在少數的幾臺高性能、高可靠性、高可用性的服務器中（小型機、X86服務器、刀片服務器），這樣做所帶來的最大利益是配置的虛擬服務器可以在不同物理服務器中安全、快速地來回遷移，使管理更具彈性。網絡虛擬遷移的好處包括：①減少因硬件升級、故障等出現問題時造成的宕機時間；②減少軟件更新錯誤的恢復時間；③能無縫地按需將虛擬系統遷移到不同的服務器上，大大提高維護以及遷移的效率。在網絡虛擬機配置好應用的同時，可以將虛擬機進行物理備份，一旦發生服務器損壞或者操作系統崩潰等災難，管理員可以在極短的時間內將備份的虛擬機遷移到其他服務器上，這不僅可以在短時間內恢復服務，同時也可以避免一些損失。

3服務器的統一管理以及性能的檢測

基于網絡的存儲服務是多樣性的，目前檔案館的應用服務就有十幾個，應用服務器數量的增多也加大了管理的難度，管理員必須分別登錄到不同服務器中進行日常的維護和管理，因此把所有的服務有規劃地集合統一，使用網絡虛擬化軟件將相關應用服務器對應地集中到少數的幾臺高性能的服務器當中，并按需地分配CPU、內存、網絡、硬盤等硬件資源，最后把所有重要數據（如數據庫文件）以SAN的方式保存在安全和穩定性更好的磁盤陣列中。這樣在遇到當機等意外情況時，由于磁盤陣列數據完整，相關的應用系統就可以自動地遷移到其他的虛擬服務器上，管理員可以隨時隨地通過統一的管理界面平臺進行操作，而且還可對運行情況進行監測和評估。

當然，對于網絡虛擬化技術在存儲設備的應用，還有許多需要解決的難題。比如，內存和存儲等硬件的瓶頸，系統的資源損耗，各種虛擬化供應商之間的產品遷移，管理人員對虛擬化相關產品的技術理解，傳統思維方式的轉變等。但是隨著以虛擬化為基石的云計算技術的迅猛發展，“私有云”“公共云”等的提出，更豐富了“云”的發展。以“云”的概念去建設網絡虛擬化存儲設備，可以開拓更多新的檔案館理念，真真正正地讓檔案館“走”到被服務者的身邊。

4如何完成服務器整合，讓更少的服務器做更多的事

第7篇：檔案館建設解決方案范文

檔案信息化發展新取向

在新的起點上推動檔案信息化建設實現新的發展，要始終堅持把提升檔案信息資源服務能力作為基本指導思想和根本目標。

我國檔案信息化建設經歷了30年的發展，相繼走過了技術導向、內容導向的發展階段，目前正在醞釀一場新的變革，步入一個以服務導向為主要特征的新的發展階段。上世紀80年代中期，各級檔案部門逐步開展了以基礎設施配置和檔案管理系統開發應用為主要內容的檔案信息化建設，為檔案信息資源的科學規范安全管理奠定了堅實的基礎。本世紀初以來，以傳統載體檔案數字化、增量電子文件歸檔管理、基礎檔案數據庫以及各級數字檔案館建設為主要內容的檔案信息內容建設與管理工作在全國各級檔案部門廣泛展開，數字檔案信息資源得到極大豐富，呈現出總量不斷增加、結構趨于優化、配置日益合理的總體態勢，國家檔案信息資源控制力得到前所未有的強化。當前，化解應用不足風險、提升服務能力已經成為新時期檔案信息化建設的主要任務和楊心驅動力。以服務為導向的檔案信息化建設價值取向，既是融入和貼近國家經濟社會發展和小康社會建設大局的現實客觀要求，也是應對新形勢新變化新挑戰的必然選擇。

英國經濟學家亞當·斯密在《國富論》中曾經說過：“我們做一件事情時，主觀是為自己，但是客觀上，我們只有提供社會所需要的產品和服務，才能獲得社會的承認，從社會得到回報。”同樣，對于檔案工作來說，只有通過服務充分體現檔案和檔案工作的價值，檔案事業才能得到黨和政府的進一步重視，才能得到社會各方面的更大支持，才能贏得更加有利的發展環境。如果檔案公共服務工作不到位，自然就難以得到老百姓的認知和認同，更遑論得到豐厚的回饋了。

國家檔案局部署2011年工作時提出實施“服務為先”戰略，重點在檔案公共服務能力建設上有實質加強，全面完善方便人民群眾的檔案利用體系。2012年全國檔案工作暨表彰先進會議重申，要努力建立強大的檔案利用體系，不斷提高公共服務能力，對社會各方面發展發揮更強的影響力和更大的貢獻率，這無疑應是當前檔案事業發展建設的著眼點和著力點，堅持不懈，一以貫之，并且努力探索提高公共服務能力的新思路、新辦法、新舉措，推動“服務為先”戰略全面付諸實施。

服務能力“倍增”途徑

加快實現基于云平臺的全國范圍內檔案信息資源的共享和利用，是提升檔案服務能力的有效途徑。

隨著信息技術的快速發展，檔案管理和服務的模式也在全球范圍內悄然發展變化。據報道，加拿大國家圖書館檔案館近年對該館提供利用服務的基本狀況進行的一項跟蹤調查和統計分析發現，由于網絡技術的發展，現場訪問量正在緩慢而明顯地遞減，遠程訪問量正在迅速而持續地增長；檔案館的現場接待量大約在每月2000人次左右，而通過該館網站進行利用發生的點擊量則大約在每月50萬人次左右。該館從2012年2月開始對服務模式進行了重大調整，將檔案利用服務的著力點更多地從現場方式向自助方式過渡，強化提供以虛擬方式獲取館藏檔案的服務。

我國檔案利用服務工作持續發展和改善，尤其是近年來在服務民生方面不斷得到加強和深化。如何進一步處理好發展自身與服務社會的關系，進一步推動檔案公共服務上臺階呢？如果將進一步解放思想而摒棄因循守舊的落后觀念理解為做減法，那么，結構調整創造出的新需求就是做加法，清除阻礙檔案事業科學發展的種種體制機制弊端就是做除法，而通過新技術應用和管理創新帶來的服務效率提升則可以理解為做乘法。做好這“四則運算”，無疑有利于促進檔案事業發展再上新的臺階。

通過新技術應用和管理創新帶來服務效率的提升，是檔案服務能力提升的一條新路徑，也就是我們要做的“乘法”。而充分運用以數字化、網絡化為標志的現代信息技術，逐步構建覆蓋全國的公共檔案信息資源共享平臺，無疑是加快提升新形勢下檔案服務能力的有效舉措。積極運用現代信息技術，提升檔案服務質量和效率，帶來的是檔案服務模式的歷史性重構，既是新形勢下順應信息社會發展潮流的必然選擇，也是實現建設“檔案強國”宏偉目標的現實要求，是當前檔案事業發展進程中必然面對的一個時代命題。

《全國檔案事業發展十二五規劃》確立了實現全國性檔案信息資源共享的目標，并且提出“實施公共檔案信息資源共享服務工程項目，打造一站式檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務”。國家檔案局在部署2011年工作時要求，以提高遠程服務能力為突破口，變革檔案提供利用方式，使利用者能夠在最近的地點、以最短的時間查閱到需要的檔案信息。2012年，國家檔案局再次要求，加快建設和利用能夠遠程傳輸檔案的電子網絡，并積極把已開放檔案和已公開政府信息上傳到網絡上，實現檔案信息資源的廣泛共享。充分利用現代信息技術提升檔案服務能力，成為我國檔案事業實現新跨越的一項基本發展戰略。

“中國檔案云”愿景

以云計算應用為主要特征的現代信息技術，為全國性公共檔案信息資源共享目標的實現提供了強有力的技術支撐和解決方案。

按照《全國檔案事業發展十二五規劃》的要求，國家檔案局部署實施公共檔案信息資源共享服務工程項目，打造一站式檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。換句話說，就是要打造一個類似谷歌、百度的檔案信息資源社會化查詢利用的專業門戶，讓所有老百姓都能夠跨越時空的限制，方便地獲得國內所有國家綜合檔案館的均等化、專業化服務。云計算的應用，為項目的實施提供了強有力的技術支撐和保障。

云計算是一種通過使計算分布在大量的分布式計算機上或遠程服務器中，按照互聯網運作模式，將資源能夠切換到所需要的應用上，并根據需求訪問計算機和存儲系統的網絡資源共享模式。云計算作為新一代的網絡資源共享模式，它在網絡資源共享尤其是網絡信息資源共享等方面具有明顯的優勢：對用戶端的設備要求低，使用方便；便于實現數據和應用的充分共享；有效節省社會資源等。

基于云計算的國家公共檔案信息資源共享服務平臺（簡稱中國檔案云），就是在云共享服務模式下，通過構建共享服務云平臺，以相對獨立的形式，將分散的國家檔案信息資源集中起來管理和利用，實現檔案信息資源充分共享，并提升共享效率。這是一種社會化、集約化、專業化的檔案信息服務模式，對于提升新形勢下檔案服務能力具有十分重要的現實意義。

因此，數字化的檔案信息資源、規范化的檔案信息管理、網絡化的檔案信息共享、均等化的信息資源服務，是檔案云構建的基本要求；面向公眾的社會化價值取向，不歧視任何人的均等化基本準則，一站式的集約化服務模式，充分體現行業優勢的專業化標準，是檔案云構建的基本特征；不斷提升檔案服務能力、滿足經濟社會發展和民生需求、為構建檔案強國作貢獻，是中國檔案云建設的根本目標。

建設中國檔案云，可以采取分布式資源建設管理模式，通過私有云建設標準統一的檔案資源池，通過公有云建設規范統一的應用平臺。需要動員組織全國各級國家檔案館積極參與進來，并且鼓勵各地區通過區域性共享平臺建設覆蓋全國各基層檔案館。建設中國檔案云，應當積極探索新型檔案信息資源開發利用等管理運營模式，促進國家信息內容產業發展。

建設中國檔案云，要始終堅持把為建設小康社會服務作為基本指導思想，要始終堅持把提升檔案信息資源服務能力作為根本目標，要始終堅持把建立和完善檔案信息安全保障體系作為檔案云建設的關鍵環節，要始終堅持把帶動各項基礎業務建設與發展作為要務來抓。一句話，就是要奉行資源為本、服務為先、安全為重、規范為上。只追求追風般的速度和恐龍般的規模，而忽視安全和質量的建設，終究是沒有希望的。檔案云的建設與應用，其績效評估的核心指標和主要判據則只能是社會認知度和人民群眾的滿意度。檔案云的構建，是檔案服務機制的全面創新，是檔案信息資源管理模式的全新變革，是檔案信息化建設綜合成果的全方位體現。

讓共識成為共舉

檔案信息資源共享服務新格局的構建，需要全國各級檔案部門齊心協力，團結奮斗，讓共識成為共舉。

關于全國性檔案信息資源共享平臺建設的實施路徑，國家檔案局提出：“各級國家檔案館要以公共檔案資源社會共享為目標，以服務民生為重點，加快推進檔案信息資源整合和數字化建設，逐級實現區域內檔案部門的信息共享并共同向社會提供遠程服務，最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便，進而為最終搭建國家檔案信息資源共享和服務平臺、實施全國范圍的檔案信息共享做好充分準備。”

2012年3月，廣東（粵穗深）跨館檔案查閱利用系統開通。該系統既整合了粵、穗、深三地檔案館開放檔案和政府公開信息的目錄數據，又依托各自的檔案利用網絡平臺，進行網上查詢、網上信息交換等業務，實現了館際之間檔案信息的互聯互通，方便了人民群眾就近查閱利用跨館檔案信息。這是國內首個基于目錄交換和共享的跨館查閱系統，是一個面向公眾開放檔案和政府公開信息的服務平臺，受到國內外利用者和社會媒體的廣泛關注和一致好評。目前，廣東省范圍內的區域檔案信息共享平臺建設正在珠三角等地區逐步擴展和延伸。北京、浙江、福建以及許多地區都在積極謀劃和探索當地檔案信息資源共享服務的構建模式和實施方案。北京市檔案局明確提出，以建立區域性的北京市數字檔案館為目標，加快全市統一的檔案信息接收、管理、利用平臺建設，提升檔案資源數字化、信息采集標準化、信息存儲安全化、信息服務網絡化水平。

第8篇：檔案館建設解決方案范文

1、疾控檔案目錄信息管理

1.1無論是電子的還是紙質的檔案，無論是手工管理還是采用計算機實行自動化管理，整理、分類和編目始終都是檔案工作的重要組成部分，疾控檔案目錄是各級各類疾控檔案館(室)提供疾控檔案服務利用的基礎信息，也是實現疾控檔案檢索和提供疾控檔案利用的重要依據。為了方便疾控檔案利用者，疾控檔案館(室)必須對已有館藏和以后歸檔的所有疾控檔案的目錄信息進行整合，按來源原則或信息分類方式分別進行整理、分類與合并處理，形成能夠覆蓋各類疾控檔案資源的目錄信息，并采用疾控檔案管理信息系統對疾控檔案目錄信息實行統一管理，實現目錄信息的資源共享和統籌管理。

1.2案卷目錄和卷內文件目錄的關聯管理，即盡可能將卷內文件目錄也實行計算機化管理，并與其對應的案卷目錄進行關聯。當檢索到案卷目錄，就可以方便地瀏覽其卷內文件目錄，提高檢索的準確度；當檢索到卷內文件目錄時，也能夠很快地定位到它所對應的案卷目錄及其所在的庫房存址，以方便調卷。

2、疾控檔案全文管理

2.1疾控檔案全文一方面是指館藏疾控檔案內容的數字化信息，如縮微膠片、照片以及紙質疾控檔案數字化形成的靜態圖像文件，磁帶、錄像帶等經過模數轉化后形成的聲音、圖像等多媒體文件；另一方面是指各機構使用計算機和辦公自動化系統等產生的電子文件歸檔后形成的數字化疾控檔案信息。這些全文信息是疾控檔案的內容實體，與疾控檔案目錄信息相比較，疾控檔案全文能夠提供更詳細、更完整和更準確的內容和信息。然而，很多疾控檔案館在接收電子文件或進行數字化加工后，沒有將這些原文信息很好地管理起來，而是將這些數字化全文和圖像存儲在光盤、磁盤或網絡存儲器上，與保管紙質疾控檔案一樣，把他們放在庫房中，甚至沒有進行分類、編目，根本無法進行系統化管理或提供利用。這完全違背了館藏數字化和接收電子文件進館的根本宗旨。

2.2實行目錄全文一體化管理是信息化管理中比較有效的一種方式，其工作原理是首先在疾控檔案目錄中進行檢索，縮小范圍，然后再檢索全文，以便準確定位查檔目標。通常采取的方式是，將疾控檔案目錄信息采取關系型數據庫管理系統實行統一管理，將掃描后的圖像文件和新接收的電子文件。疾控檔案以文檔對象或文件形式存儲在文件服務器或者內容服務器上，并通過一定的訪問規則將疾控檔案目錄信息與這些文件對象進行關聯。在檢索到疾控檔案目錄信息時，就可以瀏覽和檢索全文。如果在信息系統中，還需要按照系統設定的用戶對目錄和全文的瀏覽、檢索權限進行處理。

2.3目錄全文關聯歸檔法是將電子信息分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，并將電子原文與電子目錄進行關聯掛接，即將電子信息的目錄與全文進行捆綁。具體實現思路就是把目錄信息與電子全文信息分開存放，將電子信息進行分類、編目，形成疾控檔案目錄信息，將目錄信息存放在關系型數據庫中，將電子全文存放在文件服務器或數據庫的二進制存儲對象中。因此，在實現電子信息歸檔時，必須做好分類編目、原文整理以及梳理他們之間的對應關系。同時與之相配套，需要建立“電子信息背景應用環境”自動下載中心，以確保電子文件／疾控檔案的可讀性。

2.4給出電子信息網絡化歸檔的示范流程。文件中心可以是一個將所有欲歸檔的信息集中到的一個邏輯管理中心，其物理位置可能是分布式存放在每一個業務系統內部，也可能是存放在疾控檔案館的一個專門的服務器上，網絡的使用已經模糊了電子信息的物理位置，只需要按照要求使工作人員方便管理、方便訪問就達到目的。目錄全文關聯歸檔法采取提供“電子信息背景應用環境”自動下載并提示裝載的手段，以滿足對那些想查看數字疾控檔案信息，但其客戶機上沒有安裝運行環境的網絡用戶的要求。

3、結論

目錄全文關聯歸檔法要求疾控檔案工作者要轉變傳統的工作方法，從疾控檔案利用者的需求出發，分析疾控檔案被利用的范圍和特點，遵循疾控檔案管理的原則和標準，對部門形成的數字化疾控檔案實行即時歸檔，即將“目錄全文關聯歸檔”的思想貫穿于電子疾控檔案形成的全過程。疾控檔案館(室)的工作人員也要充分利用現代化管理手段，通過網絡開展指導、鑒定、歸檔與管理工作，將工作重點轉移到分析疾控檔案利用者的需求、開發疾控檔案資源的編研與開發、監控電子文件的形成過程，將工作模式從“被動接收”轉變為“主動挑選”，將真正有價值的、值得保存的電子文件轉化為未來社會需要參考和利用的疾控檔案資源。疾控檔案信息的“目錄全文關聯歸檔”方案，充分體現了疾控檔案工作者在電子文件歸檔過程中采取的“主動服務、一體化管理”的全新理念，也保證了歸檔以后的電子信息能夠獲得科學有序的管理和提供利用。這種方案已經被很多疾控檔案館所采用，并且推廣應用于館藏疾控檔案數字化處理后的目錄信息與電子圖像信息的管理中，這是目前我國疾控檔案信息化工作過程中值得借鑒和采納的、行之有效的解決方案。

參 考 文 獻

第9篇：檔案館建設解決方案范文

基于對上述會議資料的系統分析，本文歸納了國內外專家在電子文件管理國家戰略方面達成的國際共識，總結了國內外電子文件管理戰略模式的特點及其值得借鑒的經驗。

一、關于電子文件管理國家戰略的認識

“電子文件管理國家戰略是指從國家層面和戰略視角對電子文件管理全局性、長期性、基本性問題進行目標定位、統籌規劃和基本制度安排”，是一個國家對電子文件管理工作的基本態度和總體思路，其表現可以是法規、政策、標準、規劃、項目等體現國家意志、帶有全局性的關于電子文件管理的國家行為，其實質是用戰略的眼光來研究和解決電子文件的管理問題。90％的國內專家和100％的國外專家完全贊同自然基金課題組對電子文件管理國家戰略的上述概念界定。89％的國內專家和100％的國外專家認為電子文件管理國家戰略的制定與實施是必要的。

其必要性體現在：電子文件管理問題是一個復雜而重要的問題，關系國家信息資源控制能力，關系電子政務建設績效，但卻不被人們認識，并被政府重視。長期以來，政府缺少電子文件管理的戰略共識，缺少電子文件管理的優化戰略和國家戰略。電子文件國家戰略的制定與實施，是明確電子文件信息資源和數字資產的價值，推動信息資源開發與利用，提高國家電子文件信息資源管理能力的全局性問題；是確保電子文件真實、可靠、完整、可用，提高國家電子文件信息資源管理證據能力，支持政府問責的長期性問題；是鑒定什么該保存和什么不該保存，優化政務信息資源，促進國家歷史文化保護與傳承，提高國家電子文件信息資源管理服務能力及電子政務建設績效的基本性問題。

二、關于中國電子文件管理國家戰略主要特點的評價

60％以上的國內專家非常認同自然基金課題組提出的中國電子文件管理國家戰略建議――“統攬全國，政策引導，融合發展，綜合治理”，40％的國內專家基本贊同上述觀點；四位國外專家基本贊同上述觀點。

國內專家認為作為國家戰略，“統攬全局”是必然的。國外專家認為中國自然科學基金項目組提出的“統攬全局”具有中國特色，為電子文件管理提供了一種協作化的戰略方針，有利于提高高層對電子文件管理的重視，在政府部門間達成電子文件信息資源管理的戰略共識，采用具有互操作和合作性的標準，開展關鍵業務人員的變革管理培訓，實現電子文件信息資源的交流與共享。但“統攬全局”應注意給地方政府留有靈活使用和可創新發展的空間。

有國內專家認為“政策引導”應該放在“統攬全國”之前。有國外專家認為“政策引導”是中國電子文件管理國家戰略中最有價值的部分，體現了國際領域電子文件管理的趨勢。

有國內專家認為“融合發展”內涵不明確，表述欠妥。有國外專家認為“融合發展”反映了國際領域電子文件管理的共同發展方向。將電子文件管理融入電子政務建設，融入政府數字動議、信息構建及其基礎設施建設，文件管理過程相互融合，融入相關管理體系，這也是正在制定中的ISO文件管理體系標準的基本要求。

有國內專家認為“綜合治理”表述太寬泛。有國外專家認為“綜合治理”的關鍵在“治理”，在電子政務建設全過程中應該建立針對文件管理的高層次的全局性治理結構，建立多方參與的合作模式。

三、關于電子文件管理國家戰略的實施對策

從電子文件管理國家戰略實施的工具來看，廣泛認同的工具有：(1)立法，如法律、指令、規章、政策等；(2)動議，如戰略動議，數字動議等；(3)框架，如政策框架、戰略框架等；(4)戰略，如電子政務戰略、信息管理戰略、數據連續體戰略等；(5)標準，如ISO 15489 1:2001，ISO 9000:2008，ISO 27000:2005等。以上工具可以作為政府部門電子文件管理問責、績效評估和資源管理審計的管理工具，作為基礎設施投資、采購與認證的參考框架和基準。

從電子文件管理戰略實施的途徑來看，廣泛認同的途徑有：(1)納入法律、政策和標準體系構建；(2)建立業務集成機制，與電子業務過程集成、文件管理關鍵要素及核心業務流程集成(如登記、分類、鑒定／選擇、移交、歸檔、元數據、處置、利用、保存、再現等)；(3)舉辦會議、研討、培訓等，提供規范和指南，提供最新進展和最佳實踐；(4)加強檔案研究與工程技術研究的合作研究、政府與大學及研究機構的合作研究、理論部門與實踐部門的合作研究；(5)建立專家知識庫和知識管理系統，提供電子文件管理最佳實踐積累、共享、交流、合作與創新平臺，提供專家指導和咨詢服務。

國內外專家認為，電子文件管理國家戰略最為有效的實施措施是合作，應該建立多層次的合作關系，明確合作目標，達成共識，建立標準和框架，共享資源和設施，密切合作關系，獲得高層領導的支持。建立區域范圍內和國家范圍內的合作最為重要，這將有利于增強電子文件管理的社會服務能力及社會影響，促進與文件形成者的合作，使文件管理不僅僅是檔案圈關注的話題，確保電子文件管理從文件形成開始嵌入業務系統，使文件形成者的需求得到滿足，同時文件按規定形成。

四、關于各國電子文件管理戰略模式的特點及其經驗借鑒

調查研究揭示，國際范圍內盡管專門針對電子文件管理，反映國家行為并體現國家意志的國家戰略目前還不存在，但涉及電子文件管理全局性、長期性和基本性謀劃的問題卻普遍存在，在國家范圍內提出電子文件管理優化策略，達成戰略共識意義深遠。分析國內外專家的報告及其反饋的調查問卷，可以得出以下六國電子文件管理戰略模式的特點及其值得借鑒的經驗：

美國：總體而言，美國電子文件管理采用分散式和分布式模式。某些特殊類別的電子文件例外，如醫療保健電子文件，非常強調在美國醫療保健政策改革框架下采用國家層面的管理模式。美國電子文件檔案館(ERA)項目的經驗是融合發

展，強調用戶和利益相關方盡早參與電子文件管理，從實現政府范圍內的文件共享服務出發，注重電子文件管理規劃對客戶需求的滿足；提出具有進化能力的技術框架指導系統研發和持續改進，以技術生態系統相適應的方式建設。

加拿大：到目前為止，加拿大電子文件管理采用分散式模式，每個檔案館獨立處理電子文件，沒有協作戰略。但管理電子文件的檔案工作者通過會議和加拿大工作者協會的電子文件特別興趣組經常保持聯系并建立工作網絡。加拿大國家圖書館與檔案館的經驗是政策引導，在聯邦層，提出文件管理指令，作為強制性管理政策，文件管理被納入政府問責，它使政府部門每個管理人員確保正確的文件形成，以支持政務工作的順利完成，確保文件以恰當的方式保存。這使文件形成者從文件形成開始就主動參與電子文件管理解決方案的制定；制定政策框架，將數字保存納入政府公共管理體系，實施一系列政策支持數字資產的長期保存，同時開展數字保存體系和可信數字倉儲建設，旨在確保其文化遺產世代相傳。

澳大利亞：澳大利亞建立了一個聯邦政府體系，但中央政府對各州及地方政府不加控制。從澳大利亞國家檔案館發起的政府檔案與文件機構數字保護聯盟動議來看，在文化遺產的問責和長期保存方面采用合作的方法利用澳大利亞與新西蘭政府機構的資源和專家知識，研制一套共享的戰略、標準和工具，確保公共領域的數字文件得以保存并在未來能被利用，使用有限的集體資源擴大共同認可的方法的使用范圍和影響，用于解決數字文件管理的挑戰；這算得上一個國家戰略，采用的是基于自愿互利的合作模式。澳大利亞國家檔案館的經驗是強調變革管理，開展管理體系設計與實施、制定標準及其實施策略、利用審計員及其他強大的盟友強化變革需求；同時國家檔案館采用多樣化的合作方式，建立多層次的合作關系，采取一系列統一的舉措，旨在確保數字文件的生成、保存和利用，以此提高參與者的效率、效益和互操作性。

荷蘭：在中央政府層，將文件管理相關的法規、標準要求及原則有機地組織到一起作為政府部門應該使用的“管理文件的基線”，嵌入電子政務總體治理結構及其建設過程，支持電子政府績效審計和政府問責。荷蘭國家檔案館的經驗是在電子政府建設中采用某些優化戰略，并達成戰略共識，將文件管理嵌入政府范圍內的信息建構及其設施建設，在文件信息交換標準方面采用ISO 15489等文件管理國際標準支持互操作和合作；改變國家檔案館傳統保管者的角色，成為電子政府建設的積極參與者、電子文件管理專業服務的主動提供者；為了適應政府的變革和信息技術的更新，不斷加強自身能力的建設，旨在成為政務機構文件管理認證及軟件提供商文件管理產品采購許可的權威，成為文件管理的專家中心。

英國：在中央政府層，采用集中式和數字式管理模式。英國國家檔案館開展了富有特色的三連續體項目，其經驗包括無縫傳輸項目使文件管理業務過程(包括鑒定／挑選，元數據，移交，保存，技術監督，傳送和呈現等環節)自動化及全“生命期管理”變成現實，提高了文件的質量，確保了文件的長期可用，同時減少了成本，提高了經濟受益；數字連續體項目在認識風險和評估風險以及如何減小風險方面對政府部門提供指導，旨在確保重要政府信息可以長期可用；網絡連續體項目為網址不再存在時的文件利用提供導航工具，支持捕獲到檔案館的文件的再利用，旨在確保政府信息的可持續利用。