前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的物業檔案管理主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：物業檔案管理范文

關鍵詞：物業檔案管理；對策；創新

 

1.當前物業檔案管理存在的問題

目前物業檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

1.1檔案管理人員專業素質不高。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉物業檔案內容，能進行物業檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

1.2是檔案材料缺失情況比較嚴重。很多設施設備管理檔案中的開箱驗收證明書、裝箱清單、安裝使用說明書、產品合格證書、產品原理圖等隨機文件，設備安裝、調試記錄、驗收單、移交清冊等重要檔案材料缺失，從而影響設備檔案的質量和設備的使用。

1.3是檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內容填寫不完整。

1.4是檔案管理不夠規范。材料排序雜亂無章。很多檔案中多年來形成的檔案材料簡單地塞到檔案袋中，沒有進行過整理和排序。

1.5是檔案材料缺失責任不清。由于檔案管理工作不規范，檔案材料在轉遞過程中手續不健全，對缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補充工作異常困難。。。

2.物業檔案管理工作存在問題的主要原因

針對當前物業檔案工作存在的主要問題，究其根源，主要有五個方面的原因：

2.1是對檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業一般都制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少或是沒有，相關的制度和檢查考核措施沒有。在物業目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。尤其是一些基層物業檔案管理人員存在對物業檔案“只存不管”的現象。

2.2是檔案管理人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責任心不夠、業務不精。很多檔案材料的缺失應歸責于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應該入檔，哪些材料不應該入檔。

2.3是工作規范性不強，檔案管理格局混亂，職能不明確，機構不健全。很多企業的部門檔案都是自行管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，比如業主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調動和檔案借閱的過程中極容易造成檔案流失。

2.4是物業企業管理人員的檔案意識普遍較差，未將檔案管理與企業建設同步規劃、同步發展?，F在企業很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業近期和遠期規劃中，一般對物業規模、設施設備、人員結構等都作了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與業務同步發展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，持無所謂態度。

3.解決物業檔案管理工作存在問題的對策

通過對當前物業檔案工作中存在的問題及主要原因的分析，我認為，要進一步做好物業檔案工作應從以下幾個方面入手：

3.1要從上至下加強檔案意識

企業領導要對物業檔案工作高度重視，通過完善制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。要通過組織參加檔案知識培訓、答卷等有效措施增強全體物業管理人員的檔案意識，達到人人關心檔案工作，人人支持檔案工作。

3.2要加強檔案管理人員的責任意識和奉獻意識

要安排綜合素質高、責任意識強、工作認真扎實、富有奉獻精神的人員從事物業檔案管理工作。物業檔案管理工作是一項長期性的工作，檔案管理人員應具備細心、耐心和恒心，把檔案工作當成一項事業。要保證檔案管理隊伍的穩定，切實為做好企業檔案管理工作提供充分的保障。

3.3要完善制度，進一步規范工作程序

檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據，需要不斷科學化、規范化，需要不斷完善改進，同時需要根據項目管理狀況不斷創新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應由專門的人員進行統一指導、監督和檢查，建立起一個完整的檔案管理體系。這個體系要始終規范檔案工作，要對檔案管理的實際效果進行檢查和監督，并且做到檔案信息共享。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，嚴格執行檔案管理制度，并結合實際制定切實可行的具體措施，抓好物業檔案管理的每一個環節的工作，使物業檔案工作走上規范化管理軌道。同時，在工作中，要嚴格執行工作規程，做到手續完備，為物業檔案管理工作奠定良好的基礎。

3.4要強化業務培訓

統一大家的思想認識，引起公司員工特別是基層檔案工作者對檔案工作的重視。上級部門應加大對基層物業檔案管理人員的培訓力度，努力提高檔案管理人員的業務素質和綜合素質，使之能接受到更多更新的專業知識及管理技能。在物業人才培養中，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育納入計劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊，緊跟時代的發展，創新檔案管理手段，激發工作活力。

3.5要開發檔案資源，為物業管理工作服務

通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為物業管理及物業使用人服務。。同時，通過利用檔案為物業創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在物業管理中的地位和作用，促進檔案建設。

綜上所述，物業檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認識存在的問題和尋求切實可行的對策。因此，作為物業管理從業人員只有正視現實，及時調整管理思路，積極改進檔案管理的方法，與時俱進，才能適應形勢的要求。

第2篇：物業檔案管理范文

關鍵詞：高職院校；物業管理；檔案

中圖分類號：G717 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2014）02-0026-02

高職院校中的物業管理是高等院校教育體系改革后的產物，用途就是將學校中的環境、房屋設施維護、衛生問題等由學校管理轉變到社會物業管理的形式。以規范、社會性、專業性的物業管理準則?？梢员Ｕ蠈W校教育工作的順利研究，給師生們一個良好的校園環境的同時，也提高了社會的經濟效益。高職院校中的工作文件種類繁多且復雜，這就給了檔案工作加大了難度。那么高職院校中的物業管理需不需要檔案管理呢，回答則是必然的。

一、高職院校的物業管理工作

1、物業管理的定義

物業這兩個詞多在企業單位跟家庭小區中出現，在高職院校中出現還是最近剛剛興起。物業的含義是擁有的財產和擁有物以及房地產等資產，它的范疇特別廣泛。物業是指已建造完成和已經被使用的建筑類和相關的配套設備以及場地。而物業管理是指招聘物業服務方，業主和物業服務方制定物業合同，對指定的財務資產、房屋以及指定場地進行維護，以及對業主擁有的房屋、資產、設備進行的管理工作。

2、高職院校中的物業管理

高職院校中的物業管理工作形式繁多、內容豐富。簡單的說就是對學生公寓、圖書館、體育場、食堂、教學樓、辦公樓等場所進行維護管理化，以及學校的生態環境也要定期進行維護。高職院校中的物業管理工作必須要結合學校的基本情況，而不是完全效仿社會中的物業管理，應該在社會中物業管理的基礎上，結合院校的自身情況，優化院校物業管理工作，目的是維護校園環境及秩序，以市場效益為本，集中管理、經營和服務為一體，使其具有市場性和專業性、社會化三者為一體的物業管理新體系。

由于高職院校中的物業管理工作范圍廣泛且復雜，物業管理人員數過多難管理，于是物業管理中的檔案工作的開展就有了意義，這樣可以規范整個物業管理工作。對每一處設施的維修和學校需要的支出都做好檔案記錄工作，優化物業管理工作的質量，開拓一個檔案服務新趨勢。

二、檔案管理的重要性

1、物業檔案

物業檔案就是在物業服務中體現物業狀況的媒介，以體現物業部門對業主的服務情況，對服務的內容進行有價值的記錄。物業檔案可以體現某一項物業服務的綜合情況，是物業服務的基礎及憑證。

物業檔案的內容包括物業部門自己的檔案，以及發展構建的成果和對接管的物業進行的服務、管理、維護記錄的檔案。物業檔案的形式具有多樣性，隨著信息技術的發展，信息技術也走進了檔案工作中來，利用信息技術更加系統的進行檔案工作。可以避免檔案繁多，查找不便且容易弄亂的缺點。

檔案管理與其他管理工作一樣都是高職院中的重要組成部分，是高職院發展不可缺少的重要部門。近年來我國開始大力發展高校教育事業，而高職院校每年的學生、教師職工的檔案數據都會有很大的變動。且隨著高職院校物業管理的發展，物業管理開始扎根在高職院校中，成為了院校中必不可缺少的重要環節。

2、物業檔案管理中出現的問題

通過深入了解一些高職院校中的物業檔案管理工作，我們不難發現其中還有很多顯見的共性問題，有一部分的檔案管理工作不夠規范，物業檔案工作的質量也沒有達到一定的要求。主要體現在以下幾個方面：1、檔案資料有缺漏，資料不完整，檔案內容沒有及時更新。2、檔案資料的存放沒有科學依據，有些檔案只是被隨意簡單的放在檔案袋中，沒有按時間以及內容進行合理的排序和歸檔，在查找檔案時耗時又費力。3、檔案資料管理中，進行交接工作時由于交接手續不健全會造成檔案缺失的問題，這就是檔案管理工作不規范的體現，當檔案資料缺失后，無法追究個人責任。

3、加強檔案管理工作的措施

（1）物業管理中的職工對于檔案管理工作沒有一定的認識度，所以要加強職工們的檔案管理意識?？梢圆扇〗M織培訓的方法，將檔案管理工作與物業質量聯系到一起，培養職工對檔案管理工作的參與性與積極性。

（2）可以建立一個檔案管理制度，通過規范、檢查、監督三者為一體的方式來完善這個制度，并且要結合實際情況采取相應的管理措施。

（3）做好物業檔案管理工作是一個長期的任務，隨著高職院校的不斷發展，物業檔案管理工作也要與時俱進。檔案管理人員要清晰認識，有一個長遠的思路和規劃。

4、物業檔案的作用

隨著高職院校中物業管理工作的深入，物業檔案的作用越來越明顯起來，也越來越受到更多物業管理人士的關注。城市化建設發展迅速，不但學校外界對物業管理的需求越來越大，高校對物業管理的需要也愈來愈明顯，作為物業管理中的重要組成部分，物業檔案是對這些工程技術以及設備維護的一個憑證，可避免不必要麻煩的發生，如果物業管理中出現了數據錯誤，就可以利用檔案及時找到解決的良策。通過檔案，物業可以清楚的了解學校最近的物業需要，起到省時省力的效果。同時，當學校與物業方有不必要的合同糾紛時，檔案就可以做一個調解師，來解決學校與物業之間的矛盾糾紛，從而使物業管理工作正常有序的進行。

結語： 高職院校物業管理工作的開展表明著經濟探索邁出的重要一步，物業管理中的檔案工作給物業管理帶來了更多的便利條件。筆者認為高職院校中的物業檔案工作還需要進一步的探索及研究，高校與物業部門應積極的探討其中的共性問題，并找出解決的對策，發揮其全部的效益，建立一個新的物業管理體系和新工作機制，開拓服務新領域，以推進物業管理中檔案工作的良好發展。

參考文獻：

[1] 楊韶琛.對做好物業檔案管理工作的認識與思考[J].經濟師，2013（1）.

第3篇：物業檔案管理范文

關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理

1、維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊企業職工養老保險卡補繳繳費分解表歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并倒閉，職工下崗中斷勞動關系中斷繳費情況大量出現，如何記錄保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

2、社會保險業務規范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。

社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設文件材料收集歸類整理立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署同組織同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。

為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。

3、社會保險業務檔案管理的統一與標準化

社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。

3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理便于查詢集中保管確保安全的原則，做到有章可循有制可依有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。

3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火防光防塵防盜防潮防高溫防污染防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房檔案查閱辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜滅火器溫濕度計空調計算機等專用設備。新晨

3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集積累整理保管應用查詢服務工作。

保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料文件集中起來，進行鑒定整理組卷歸檔。

第4篇：物業檔案管理范文

首先對現存全部業務檔案進行重新整理、科學分類，按照省、市要求，結合我縣實際情況，對業務檔案材料按照管理類、征繳類、待遇類分類管理，進行組卷，各種門類的保管期限按永久、100年、50年、30年、10年準確劃分，由檔案室統一管理。其次，運用檔案查詢系統軟件，結合傳統查詢方式，建立電腦檢索和手工查詢雙重模式，以方便各類查詢需求。截至目前，平均每年提供各類查詢3000余人次。

二、注重加強硬件設備的科學配備

在我局辦公樓內配備面積約30平方米的業務檔案管理專用庫房一間，能滿足我局檔案庫存需求；購置配備密集型檔案柜8組；安裝了滅火器、溫度計、濕度計，配備了專用計算機、打印機等，檔案盒和檔案卷皮均采用無酸卷盒、外觀和質量符合國家要求。

三、注重日?？茖W管理

加強檔案庫房日常管理，嚴格按照防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防措施進行日常管理，定期施放防蟲劑，防止蟲害發生，定期檢查庫房溫濕度，定期檢查業務檔案受損情況，并作詳細記錄，對受損的檔案按時檢查、修補，確保不存在安全隱患問題。檔案管理員嚴守檔案保密制度，嚴格履行崗位責任制度，建立借閱登記薄，認真落實借閱登記制度，我局歷屆檔案管理員未發生過違反規定行為。嚴格保管，做到檔案進出登記，編寫全宗指南、移交清冊、銷毀清冊、業務檔案查詢申請表、案卷定期檢查情況記錄、檔案保管期限表、檔案數量利用情況統計表。

四、加強檔案工作的組織領導

業務檔案管理工作納入單位年度計劃之中，制定了檔案管理工作計劃。檔案管理員定時對檔案達標工作進度和存在的問題專門進行匯報，及時解決檔案中存在的問題。分管領導不定時對業務檔案工作進行督導檢查，使檔案工作在我局的各項業務工作、精神文明建設中發揮了積極的作用。

五、加強檔案管理員的業務素能培養

我局配備了專職檔案管理人員，現任檔案工作人員具有大專文化程度、較強的業務素質和文字表達能力。同時，我局高度重視檔案管理員業務培訓，每年都定期或不定期地組織本單位檔案員參加專業培訓，并進行《檔案法》《社會保險法》等法律法規學習。

六、加強檔案管理的制度建設

第5篇：物業檔案管理范文

[關鍵詞] 裝備機關； 檔案數字化； 信息系統

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02

1 檔案數字化及其發展現狀

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要內容。

近年來，隨著我國基層檔案工作規范化的推進和社會信息化整體進程的加快，數字檔案室已成為城鎮、社區和機關單位檔案信息化建設的重要目標。2000年起，國家檔案局、中央檔案館開始機關單位電子文件歸檔管理的試點工作[1]。在此基礎上，2011年初制定的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》要求“在試點基礎上推動機關電子文件管理工作，加強對在辦公區域相對集中機關事業單位建立‘文件（檔案）管理中心’的指導”。一批國家部級單位以及北京、上海、杭州等地市級機關數字檔案室試點工作的開展，在標準制定、數字檔案管理系統推廣、制度規范等方面取得了一定成績，為機關數字檔案室建設積累了寶貴經驗。

要實現機關數字檔案室的順利運行，對傳統檔案進行數字化并對數字化檔案進行高效管理，最重要的解決方案即是構建數字化檔案管理系統。這種系統將開發先進的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫，并強化檔案行政管理職能，可以更加規范、高效地管理檔案工作。數字化檔案管理系統能夠實現檔案收集、管理、提供利用、上報移交、年檢、業務指導及監督指導等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監督和指導的需求，使檔案管理現代化邁上新的臺階。

2 軍隊裝備機關業務檔案數字化管理的內涵

軍隊裝備機關業務檔案數字化管理，就是在部隊主管裝備工作的各級機關，改變以紙質資料形式存儲保管業務檔案資料的傳統方式，采用先進的信息技術，借鑒和運用檔案數字化管理理論及先進方法，開發建設裝備機關數字化業務檔案管理信息系統，將部隊各級裝備機關日常業務工作及各專項活動中形成和積累的各種計劃、方案、批示、報告、規章制度、法規標準、會議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進行采集、歸類、整理、維護，實現裝備機關各種業務檔案資料數字化存儲與管理，并提供檢索查詢服務。通過數字化業務檔案管理系統，可解決裝備保障業務工作檔案資料的積累、儲存、管理、查詢等難題，對裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。

3 裝備機關業務資料管理現狀及問題

軍隊各級裝備機關負責本級部隊軍事裝備建設與發展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會形成和保留種類復雜、數量龐大的工作資料。從內容上講，包括年度業務工作文件、專項活動工作文件資料；從形式上講，包括各類報表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發展，是裝備保障業務工作的成果積累，對裝備保障的建設發展具有重要作用，應給予安全存儲和有效利用。

目前，裝備機關文檔資料的存儲管理方式有兩種：一是傳統的以實物形式保存，手工立卷加紙質目錄的檔案管理方式在裝備保障系統普遍存在。實物化的方式占用空間大、不利于儲存管理和及時收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經不能滿足文檔資料儲存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業務信息系統中分別生成和保存。部分業務信息系統生成的電子化文檔分散存儲于不同業務信息系統中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運用。

應用數據庫技術，實現數字化檔案資料管理是當前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。

4 裝備機關數字化業務檔案管理系統建設目標

裝備機關數字化業務檔案管理系統的建設目標，是采用先進的計算機技術建設基于數據庫的數字化檔案管理系統，將裝備保障系統工作檔案資料進行集中管理，實現電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統應具有高可靠性和安全性，適應海量存儲需求，易于管理和維護，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務，以利于其他業務系統的調用，與相關業務系統緊密耦合，使得業務數據能自動歸檔到系統中，提高工作效率。

5 裝備機關數字化業務檔案管理系統功能規劃

裝備機關數字化業務檔案管理系統包含兩大部分：檔案資料數據庫和檔案資料檢索維護系統。

5.1 檔案資料數據庫

裝備保障檔案資料數據庫是以特定方式組織起來的文檔資料數據集合。裝備保障檔案資料數據庫由目錄數據庫、業務資料數據庫、文檔資料數據庫、多媒體資料數據庫組成。

（1） 目錄數據庫：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計算機中保存形成的數據集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內容，錄入計算機，形成機檢目錄，以備查詢利用。

（2） 業務資料數據庫：是裝備保障業務數字資源的數據集合。具體地講就是借助數字設備及第三方軟件將以紙質等載體形式存在的、需要存檔的重要業務文件轉化為可用計算機等數字設備閱讀、處理的電子文件信息的數據集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應文檔資料、訓練工作文檔資料、科研學術項目情況及文檔資料、經費管理文檔資料、專項重大活動文檔資料等。

（3） 文檔資料數據庫：具體包括已經頒布實施的裝備保障系統相關行政法規、規章制度、標準規范等的數字化文檔。

（4） 多媒體資料數據庫：業務工作或重大活動形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數據集合。

5.2 裝備保障檔案資料檢索維護系統

（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進行裝備保障檔案資料數字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。

（2） 數字檔案錄入功能。系統能對文檔、圖片、音頻和視頻等內容進行錄入、上傳。在錄入時可設立多級目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時間及用戶名。

（3） 數字檔案檢索功能。可以基于資料文件名、創建者、編號、屬性、創建時間、更新時間、目錄和關鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準確定位所需文檔。支持聯網遠程訪問，使資料得以多人共享，方便協同查看，工作人員需要訪問調閱某些文件時，只需登錄系統即可查看，再也不用重復傳輸及復印，節約了成本。

（4） 統計功能。主要根據發文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統計。

（5） 用戶級權限管理功能。系統應能夠創建用戶，并根據用戶的不同等級，實現對訪問各類檔案數據的授權和管理，并確保用戶不能越權訪問數據。

（6） 系統管理功能。主要功能包括：系統數據的備份、查詢用戶登錄系統情況等。系統管理功能的使用者是系統管理人員。

（7） 系統幫助功能。一是系統操作使用的電子教程，二是系統版本說明。

6 系統建設中的難點與關鍵問題

6.1 檔案文件的系統分類

工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業務資料，也有首長重要批示和講話、上級機關下發的各類文件及法規標準、行政規范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料?？傮w數量龐大，種類復雜，需要按照檔案電子化需求重新進行梳理分類，構建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎。

6.2 檔案存儲與檢索技術

一是要科學設計各類檔案資料的存儲方式和存儲結構，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對于文檔、資料進行存儲時，是將其轉換成圖片進行存儲，并沒有直接存儲該文件資料的全部文字性內容，同時音視頻文件在存儲時，存儲的只是具體二進制文件，為了進行檢索，還需要在保存文檔時，對文檔的主要內容進行描述，比如采用關鍵字方式對該資料（文檔圖片、音視頻）進行描述，如何根據用戶輸入的查詢關鍵字進行文檔匹配，保證查全率和查準率，對查詢結果進行排序，保證系統的檢索速度等都是建設系統時需要研究的內容。

6.3 檔案資料數字化過程控制

將大量的檔案數字化，是一個龐大的系統工程。首先要做好收藏文件情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、數量、檔案信息利用等基本情況。其次要制訂檔案數字化的科學規劃，包括服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。檔案數字化是一項費時較長的工程，在大規模、流程化的數字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現損毀和遺失的現象。檔案數字化過程要實施全程控制，要對文檔資料做全面的質量檢查，加強數據的質量控制。質量檢查應包括以下幾方面內容：一是數字化前的檔案整理檢查。要進行數字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。二是數字化中的人員業務培訓。數字化工作是需要人來完成的，人員業務培訓不過關，直接導致返工，間接導致成本的增加，時間段的延長。三是數字化后的數據質量、圖像質量檢查。錄入后的檔案信息要有非常高的正確率，掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質量有問題的應重新掃描。

第6篇：物業檔案管理范文

把教師業務檔案保存起來不僅是學校的歷史財富，也是教師個人的財富，通過業務檔案，教師能看到自己在從事教學與教育科研中的成績，從而進行更高層次的探索，激發工作熱情。因此，檔案工作人員也應該認識到教師業務檔案的重要價值，更好地為教學第一線服務。

一、原始材料的搜集

(一)歷次專業技術職務評審的本人申報材料是基本材料，它比較全面地反映了該教師一定時期內的專業技術水平。幾年來多數教師已積累了3次，有的已達到4次。

(二)每年度的教育、教學工作考核表及師德評價，綜合技能評價、公開課評價、教學反思、一幫一、談話記錄等。

(三)學歷證明復印件。教師是終身學習制的，因此，繼續教育是教師學習的主要途徑。不少教師通過在職或離職進修獲得新的學歷應及時充實。有的由本科達到碩士再達到博士學位。

(四)各類榮譽證書復印件。包括各級各類的優秀、先進;論文獲獎及指導學生參加各種競賽獲指導教師獎等。

(五)學術成果復印件。凡在報刊上公開發表的論文、教改經驗、公開出版的專著以及編寫的教學用書。這些復印件必須有書刊的封面和目錄，以保持其真實性，它是衡量教師、教研最有份量的見證。

(六)課題立項申請書、結題報告、成果鑒定證書等復印件。

(七)平時自主學習記錄。閱讀的內容包括教育教學理論、本專業及相關專業知識、人文社會科學知識等。

以上材料，不是一次搜集完備而是應隨時積累。前兩項材料由組織掌握，后五項材料需本人提供。開始時，我們主動向教師索要，并逐一驗收，后來教師也逐步明確了提供這些材料的重要性，感到材料保存在檔案室比存放在自己手中更安全、更可靠，查用方便，所以一產生上述材料，便主動上交到檔案室。

二、整理與歸檔

(一)隨時搜集。隨時收到材料后，先用簡易袋子分人保管起來，要求做到不錯失，不殘缺。

第7篇：物業檔案管理范文

[關鍵詞] 醫療事故技術鑒定；業務檔案；管理；安全有效利用

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] B [文章編號] 1674-4721（2012）06（a）-0174-02

醫療事故技術鑒定工作是一項政策性特別強，要求特別嚴謹的工作，在鑒定管理過程中，每個鑒定會后都要將當日的案例進行及時歸檔整理，每本業務檔案都有十分重要的價值和參考意義，筆者就多年的醫鑒辦業務檔案的管理談一下自己的經驗。

1醫鑒辦業務檔案的重要性

醫療事故技術鑒定工作不但是維護醫患雙方合法權益的重要途徑，也是醫療質量管理的重要手段，在衛生工作中有著至關重要的作用，醫鑒辦的檔案管理工作是醫鑒工作的一部分，是提高辦公室工作質量和工作效率的必要條件，是維護案例真實面貌的一項重要工作。管理好醫鑒辦檔案，對醫療事故的減少，促進醫療衛生行業內部規范乃至全省醫療衛生行業的進步都起著至關重要的作用。醫鑒辦業務檔案，每一本是一個故事，是一個案例，是一份真實的經驗和教訓。管理好醫鑒辦的業務檔案，需要工作人員耐心細致的工作，具有極強的工作責任心和使命感，保護好業務檔案，是醫鑒辦工作的重要使命之一，利用好業務檔案，發揮好這些檔案的作用，能減少醫患糾紛的產生，促進醫患和諧，進而促進社會和諧。

2完善各項檔案管理制度與檔案庫房的管理

為了更好的保存與保護醫鑒辦業務檔案，在原有檔案管理規章制度基礎上，不斷進行完善更新，總結出一整套醫鑒辦業務檔案管理規章制度，并做到嚴格遵守，制度上墻[1-2]。

2.1檔案室的規章制度

檔案室管理是保證醫鑒辦業務檔案保存完好的重點。從總體上講，醫鑒辦檔案室是按照國家相關規定來設置的，由于單位條件有限，沒有能夠單獨興建，目前醫鑒辦的業務檔案室還是設置于辦公樓內，但還是在現有條件下，做到了對檔案室的重視與保護。設置獨立的檔案室，對溫度、濕度、日曬度、樓層等均有要求，并對房間作了相應裝修，門窗進行加固，并設防盜網，安裝防盜門，以防盜竊。檔案分柜上鎖，檔案柜都由專人負責管理，其他人員一律不準入內。在檔案柜的擺放上也下功夫進行設計，力求節約空間的基礎上，做到方便查找。

2.2檔案的保管制度

每本案例單獨歸檔，并作了詳細歸檔目錄，對鑒定專家的記錄簽名都嚴格把關存檔，并對現場會議記錄情況也進行歸檔，方便日后查閱，提供詳盡資料。歸檔時詳細檢查，保證材料齊全，完整無缺，如遇特殊情況有缺失紙張，都詳細記錄備案，方便查詢。歸檔文件均要求字跡清楚，內容真實，裝訂結實，整齊規范，排列有序[3-5]。切實做好業務檔案的防火、防潮，防蛀工作，認真對待每一本檔案。

2.3 檔案室借閱制度

為了更好的保護及利用好業務檔案，制定了詳細的醫鑒辦業務檔案的借閱制度，設立電子文檔與紙質借閱簽字制度，每借出一本檔案都要詳細記錄、審查，經手人、借閱人、分管領導三人分別簽字，方可取出被借檔案，借閱事由及借閱、歸還時間都作了登記，從一定程度上保證了檔案的安全。又能促進檔案的合理利用。

2.4檔案利用制度

檔案是寶貴財富，只存不用，難以發揮出檔案的重大作用，檔案的利用制度，就是針對需要借出大量檔案時，對借閱者的審核，對用途進行核實，最大限度保證檔案能夠合理利用，同時也能保證檔案資料的系統安全性。俗話說，沒有規矩不成方圓。這些制度的設立與遵守，保證了醫鑒辦業務檔案能夠完好無損的保存下來，并且得到合理利用，發揮它的巨大作用。

3醫鑒辦業務檔案管理的信息化建設

當今，是信息化的時代，依靠計算機強大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對于傳統的檔案管理工作，檔案文件的登記、用筆用字的規范、統計、存儲都需要很多的時間和工作，同時還容易出現錯誤。利用信息技術可以使醫鑒辦檔案的收集、儲存、分類、統計和查閱等一系列的工作變得十分便利，同時也增強了檔案文件的可靠性。根據這一特點，在醫鑒辦的業務檔案的管理上，充分發揮了計算機的作用，分別設置了歸檔文件目錄，用來對每本檔案的每份文件進行登記，另外對每本檔案進行編號，順序排放，方便查找，設置總表，已歸檔都作了標記，做到檔案管理員心中有數。根據醫鑒辦檔案的特色設置了案例情況統計表，每個案例涉及科別以及鑒定大體情況，都進行記錄，組織表格，這樣一來方便查詢，同時也能很好的做到分門別類，整理歸納。2010年醫療事故技術鑒定辦公室出版了《典型案例100例》一書，鑒定專家針對過去鑒定的案例，歸納總結，吸取經驗，組織成文，這個過程需要外借大量檔案，因為有此表格，查詢方便，還能把此類案例都找出來，供專家選材[6]。不僅節約了時間，更能促進檔案的合理利用，發揮巨大作用?？偨Y歸納其卓越優勢，有以下幾點：

3.1醫鑒辦的檔案管理工作方便高效

從前管理員要手工收集、整理，提供單位利用，工作量很大，但是效率卻不高。充分實現信息化后，很多的數據只需要一次錄入，就可以反復多次利用，節約了工作時間提高了工作效率

數據只需一次錄入可以多次利用：數據無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。很多報表、歸檔目錄、背靠表、案卷目錄都可以設定統一格式，直接打印，不僅使業務檔案更加規范，也能有效地節約時間。此外對上報數據等表格計算機也能直接算出統計，方便快捷。

3.2給檢索查詢提供了便利

過去的檢索方法是檔案管理員從紙質的手寫目錄中，找出所需的檔案編號，根據編號到檔案室查找，不僅耗時，而且費力。醫鑒辦檔案管理實現信息化后，對于業務檔案的檢索和查詢相當方便，只需要通過計算機操作就可以實現及時查詢，在時間和空間上都更為方便快捷。

3.3 更好的保證業務檔案的安全

傳統的檔案查詢借閱多是以人共操作為主，檔案多次拿出翻閱、登記，容易出錯，也容易丟失和損壞。檔案管理實現信息化后，檔案的查閱很多可以利用計算機操作，減少了檔案的反復多次出庫入庫，更好的保障了檔案的安全。同時設置了檔案催還功能，及時提醒檔案管理人員對外借檔案的按時收回。

4 安全管理與合理利用

檔案管理的重中之重是保證檔案資料的安全，但一味的保證安全，而不將他們合理利用就失去了檔案保管的意義。檔案的合理利用，是檔案的目的，也是檔案的生命，所以檔案的合理利用非常重要。所謂合理是保證檔案安全的前提下，最大程度上的對資源有效利用。醫療事故技術鑒定工作意義重大，在多年的鑒定檔案中，有許多寶貴經驗和教訓，如果加以歸納總結，并運用于醫學實踐中，對臨床醫生非常有幫助，最重要的是對醫療事故減少有直接關系。所以，對醫鑒辦業務檔案的管理上，我們采取保障安全、方便專家，服務社會的理念。積極配合學術研究需要，目前根據業務檔案出書兩本，課題若干，并經常用于?？茖W術交流中，得到了有效利用，真正做到了服務大眾。

5 視頻、有聲資料的歸檔保存

在醫鑒辦業務檔案中，經常有醫患雙方提交視頻、有聲資料。為了更好的還原案例的全貌，這部分檔案也應該得到很好的保存，然而這部分資料占用空間大，并且不方便保存，所以保存聲像資料難度較大。醫鑒辦的業務檔案，我們將其中的聲像資料進行復制，以光盤形式存檔，為了方便查找，光盤檔案隨紙質檔案一起存放，以案例為單位。2008年醫鑒辦的會議室安裝攝像頭，對鑒定會進行全程錄像，并對會議內容進行刻錄、存檔。為今后業務檔案的利用提供更大的便利，更完整的還原鑒定會全貌。同時，對鑒定專家也是督促和監督，每一句話，每一個觀點，都要有據可依，做到依法鑒定，公平鑒定。

[參考文獻]

[1] 賈建萍. 提高圖書館工作人員素質淺論[J]. 圖書館工作與研究，2001，（4）：58-59.

[2] 吳建中. 21世紀圖書館新論[M]. 上海：上?？茖W技術文獻出版社，1998.

[3] 馬衛星，許揚. 新時期加強醫院檔案管理工作的思考[J]. 中外醫學研究，2011，9（13）：136.

[4] 劉均賢. 衛生檔案工作指南[M]. 北京：中國文史出版社，2006.

[5] 王文春. 對檔案信息化建設的思考[J]. 實用醫技雜志 2008，15（13）：1755-1756 .

第8篇：物業檔案管理范文

摘要：隨著社會保險事業的發展，社會保險業務檔案的基礎性地位和服務性功能日顯重要。社會保險業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。 關鍵詞：養老保險 社保業務 檔案管理 1 維護社會保險檔案，保護職工權益 隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。 我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。 隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。 1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。 2 社會保險業務規范化管理 在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。 社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。 為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。 社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。 3 社會保險業務檔案管理的統一與標準化 社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。 3.1 統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。 3.2 統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至

[1] [2] 

關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。 . 統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。 保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。 培訓也是必不可少的。為了做好社保業務檔案整理、歸檔工作，確保業務檔案的完整、準確、安全和有效利用，保定市社保所組織各縣（市、區）專兼職檔案管理人員參加市檔案局舉辦的檔案業務培訓。通過培訓，使檔案管理人員全面、系統地了解檔案專業知識。并采取走出去、請進來的方法進行輔導。走出去，就是組織各縣社保檔案員到典型示范單位取經，通過現場觀摩提高其感性認識；請進來，就是邀請市、縣檔案局的專業人員，針對社保業務檔案的具體情況，手把手地從應歸檔的文件材料的收集整理、立卷、歸檔各個環節進行現場指導，提高實際操作能力，確保檔案資料收集齊全，整理規范。 保定市不僅建立了比較完善的社保業務檔案管理制度與流程，還拓展業務檔案收集渠道，改善了業務檔案保管條件，豐富業務檔案門類和數量，搶救了一大批受損業務檔案，確保業務檔案的完整和安全，基本實現業務檔案信息化管理。 文章屋在線 wzk.co

    

第9篇：物業檔案管理范文

一、社保檔案管理體制建設應遵循的基本原則

社保檔案管理體制建設，若要實現規范化和信息化，必須遵循以下四點原則。第一，文檔一體化。它也是檔案信息化建設的根本。文檔一體化體現在對文件向檔案的有機轉換過程，它要求文件的數據能夠在檔案歸檔環節實現一體化，主要是管理規范與使用環節的一體化，進而實現保險業務與檔案工作的有效無縫銜接，同時也能達到信息共享目的。社保檔案在信息化管理過程中主要被規劃到部門辦公自動化體系當中，因此文件數據與檔案的合二為一規范化管理是極其有必要的。第二，歸檔雙軌制。這一原則要求社保部門在信息化文件與紙質文件兩方面做到同步歸檔?，F有信息化文件在法律效率上還無法取代紙質文件，因為它的原始性容易被質疑（是否被修改過），所以要同時為紙質文檔與信息化文檔實施歸檔雙軌制。第三，前瞻性原則。社保部門應該基于信息規范化管理實現對未來社保檔案體系的周密性構架。確保整體軟硬件發展的可持續性與前瞻性，隨時適應對系統軟硬件的升級應用，避免設備軟硬件升級進度跟不上社會發展節奏而造成不必要的管理工作延誤。第四，協作性原則。要基于基礎數據入庫管理方面來對社保業務檔案管理提出更高要求。例如，對各級檔案部門的有效溝通、協調和配合，確保每個部門都將檔案工作重視起來，并保持檔案信息化管理的順利進行。

二、社保檔案管理體制優化建設的相關建議

在本著上述社保檔案管理工作原則基礎上，要基于規范化、信息化來推進工作體制優化建設，提出有建設性的相關管理建議，希望為社保業務檔案管理工作提供更多有利因素，優化社會民生建設。

1.強化社保檔案信息化管理法律依據性。我國社保檔案信息管理工作量大且法律規范尚不夠健全，因此在未來的規范化、信息化工作體制建設過程中一定要首先強化其信息化管理的法律依據，為社保部門提出更優質人才培養機制，優化數據報送過程和財政投入規定。消除傳統社保單位對檔案數據管理與共享僅僅草簽協議或口頭協議的弊病，同時也要強化數據傳輸的法制化管制進程，將社保檔案管理信息化章程納入到法制化范疇之內，促進整體社保業務檔案管理的健康向上發展。

2.豐富社保業務檔案管理的科技化手段。社保部門要與時俱進，善用新科技技術手段，例如，云計算、大數據等等。以云計算為例，要將該技術合理納入到保險業務檔案管理的計算模式與網絡應用服務體系中，為計算機信息處理終端提供大數據技術支持，強化技術人員從云端獲取重要數據的速率，并做到統一服務界面標準，讓用戶享受到最好的數據服務體驗。另外，也要基于用戶社保檔案信息價值來深度挖掘數據，要求在合理時間內達到對數據的有效采集、管理、處理與整合，做到對各種復雜類型數據的價值提煉和高效率傳輸共享，利用統計學、人工智能等等高端技術將它們分析整合起來，實現大數據規范化管理過程，確保社保業務檔案信息化管理井然有序。

3.優化成本。社保業務檔案管理不但要做到高效率化，也要做到低成本化，因為傳統應用系統開發與維護會花費相關管理部門大量的人力、物力與財力，這對當前信息處理量越來越大的社保部門而言顯然不利。因此，要借助云存儲、云計算技術來提高終端客戶端服務質量及服務能力，借助優質服務提供商來提供維護軟件，利用云存儲技術來儲存大量社保業務檔案數據，并通過在線進行軟硬件升級，最大限度降低社保業務檔案管理對信息科技專業檔案部門的依賴度，在做到節約信息技術及專業人才投入的同時，也與用戶建立了近距離服務體系，隨時在線幫助用戶解決疑難問題，體現云計算、云存儲技術優勢。