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第1篇：檔案管理核心范文

關鍵詞：就業 服務 高校 學生檔案管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.13.179

1 高校學生檔案管理工作對學生就業所起作用

1.1 搭建學生與用人單位信息交流平臺

學生畢業后，必然會面臨工作應聘，學生檔案這時候就起著無可替代的作用。它是對學生整個大學期間生活、學習各個方面的一種比較完整明了的記錄，這些記錄是通過比較集中的收集、整理而成，可以綜合反映學生的素質，且比較準確靠譜，具有權威性。用人單位在挑選人才的時候，要想對應聘大學生有一個比較多維的了解，可以借助高校的檔案管理工作，輕松調出資料，如此便搭建了學生與用人單位信息交流平臺，為學生就業提供了便利。

1.2 有利于大學生檔案的妥善管理

“檔隨人走”是人事檔案工作的一個重要原則，大學生畢業后，檔案必定要隨著其離開而轉移到另一個部門，強化高校學生檔案管理，有利于妥善保存學生檔案，同時保證學生檔案成功轉遞。學生在畢業之際，不管工作是否落實，高校都必須完成檔案轉遞工作，這樣才能確保“人檔合一”。

2 高校學生檔案管理存在問題

2.1 管理方式落后

一般而言，高校為畢業生提供就業崗位信息有兩大方法：一種是用人單位與高校見面互相協商，另一種是舉辦校園“招聘會”。相比而言，第二種方式針對學生范圍要更廣，第一種方法是在高校介紹畢業生之后，用人單位看過檔案資料，才決定面試人選；第二種方法是畢業生直接投入個人簡歷之后，經面試洽談后，用人單位再行調出檔案。這可以看出檔案管理工作對于學生就業的意義所在，好的檔案管理工作，能夠最大程度地為學生就業提供服務。目前，我國高校普遍存在一個問題就是管理方式跟不上時展，比較落后，包括體制不規范、收集、整理工作不到位等等，伴隨著大學的擴招，這種現象越來越明顯，有的學校整個的檔案管理過程給人的感覺就是不認真、不嚴肅，有的學校把學生檔案統一歸入綜合室管理，有的歸入人事部，有的則直接實行院系分散管理，檔案管理體制的不統一，使得畢業生在畢業之際檔案滯留而無法快速轉遞。日常檔案管理的不規范帶來的后果是，高校必須為轉檔工作的順利實現突擊整理歸檔，這樣整個檔案管理工作就是混亂的，用人單位查閱學生檔案會很困難，如此，就影響到了畢業生順利就業。

2.2 檔案內容不全面

高校學生檔案的內容很多都只是簡單涉及到了學生高中畢業時的學籍情況、入團情況、成績、體檢、獎懲等等，在現在龐大的激烈的就業市場面前，用人單位對于畢業生的考察早已不只是停留在這一階段，對此有的學校作了相應改革，設置了一些新的檔案資料，比如大學生心理測試、各種證書、參與實踐活動等，對以往片面的檔案資料做了一個補充，但實際而言還是遠遠不夠，這種有限的材料，并不能使用人單位獲得對畢業生能力、素質的一個全面了解，且高校檔案內容普遍流于形式，并無實質內容，對學生評價公式化、口號化，因而失去了應用的權威性，價值不大，很多畢業生本人或者用人單位對這些檔案材料興趣不大。

2.3 高校畢業生檔案利用滯后

前面說到“檔隨人走”是人事檔案管理的一個重要原則。在以往的計劃經濟體制下，畢業生工作是包分配的，用人單位與高校檔案的轉遞工作很容易進行，但是市場經濟體制下，畢業生與用人單位之間是一個雙相選擇的關系，一方面學生不能帶著檔案，另一方面用人企業只有在校進行招聘，才能看到學生檔案，而在程序上，只有畢業生確定了就業單位，學校才會把檔案寄出，如果這樣，根本就不能在學生應聘之時給予用人單位參考，這就是利用的滯后。所以，現在很多畢業生應聘只是靠著一紙簡歷和若干證書，為了找到一份更好的工作，很多畢業生想方設法在簡歷中吹噓所具備的技能，甚至弄虛作假，這樣就造成了畢業生與用人單位的一種不信任關系，干擾了就業市場的公平。

2.4 高校檔案管理人員素質不足

近幾年來，我國高校一直處于擴招的狀態，大學生數量在不斷增加，增加了檔案管理難度，與此相對應的是，管理人員素質的不足，很多高校對于檔案管理工作重視度不夠，投入也有限，檔案管理人員并不具備專業的素質，檔案意識淡薄，管理觀念不科學不系統，檔案存放雜亂，且時有學生檔案漏填、缺頁、遺失現象發生，這就使畢業生檔案得不到質量上的保證。

3 強化高校學校檔案管理，為學生就業服務

3.1 重視學生檔案管理，實現管理手段多樣化

強化高校檔案管理工作首先要轉變觀念，學校要重視檔案管理工作的建設，與時俱進，拋棄舊有的只是把檔案管理單純當作學生學籍資料的簡單積累，而要轉變為以學生就業為核心的系統全面的檔案管理。在談到高校檔案管理存在的問題時，我們發現，大學生檔案內容過于流于形式，且考察內容單一，所以高校應該自覺增設一些內容，比如學生參加的實踐活動、參加的培訓、實習情況，多種聯系方式：QQ號、郵箱等等，這樣就使得檔案更具個人特色，更加真實明確。檔案管理工作是一項繁復而細致的工作，它記錄展現的不只是學生的成績，還應該包括有思維道德方面、身體心理健康方面、職業規劃方面等的內容，大學生在填寫相關檔案的時候，必須伴有細致的說明。檔案的收集與整理始終是檔案管理的一個重點難點。

3.2 充分利用計算機技術，規范管理工作科學化

信息化時代，計算機技術可謂無處不在，它能夠給高校檔案管理帶來極大便利，所以高校必須充分利用這一技術，這就給檔案管理提供了另一種保留方式――電子式，這是除紙質保存外的一種方式，可以通過備份有效防止檔案遺失狀況，同時擴充檔案信息量，不僅可以實現檔案信息的規范化，而且可以在一定程度上增加高校學生檔案的時效性，提高檔案的利用程度。此外，現代信息技術還能完善高校的檔案管理模式和制度，并通過信息技術的落實來提高學生檔案信息的安全性，維護學生的隱私權。管理員依照工作規范，憑借專業素質和安全管理意識，努力完善學生檔案的存儲、利用環境，能夠最大程度地減少因粗心等因素而造成的信息錯漏現象，提高檔案的管理效率。

3.3 確保學生檔案的完整性，管理人員素質專業化

高校學生檔案管理必須從基礎工作做起，重視學生人事檔案的建檔質量，加強畢業生人事檔案管理，在基礎工作使用到的如計算機、照相機、打印機、裝訂機等辦公設施，必須確保正常的使用及換代更新，遵循“日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證”的準則。同時，建立一支思想過硬且專業素質高的管理隊伍是必不可少的。學校應聘請具有專業素質的檔案管理人員，他們在具備科學系統的管理方式的同時，對于檔案管理工作還要有極強的責任心。只有管理人員素質專業化，才能使高校檔案管理工作合理高效地運轉。

4 總結

面對快速發展的科技創新時代，新的技術不斷涌現，要求檔案管理工作人員除了有很好的政治素質之外，還必須掌握多學科多領域的知識與技能，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識，辦事效率高，能靈活使用各種電子設備。因此，高校要把那些政治覺悟、工作作風、業務能力比較突出的同志選調到檔案管理崗位上，才能確保高校學生檔案管理的有效性。

參考文獻：

[1]練紅珍.高校學生檔案管理工作的問題與對策研究[J].黑龍江檔案，2011，（4）.

[2]曲德強.高校學生人事檔案與大學生就業研究[J].中國電力教育，2008，（24）.

第2篇：檔案管理核心范文

關鍵詞：綜合檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

項目背景

我院自90年代開始進行電子文件成果整理歸檔以來，實現了以計算機數據庫技術為基礎的電子化檔案管理。目前我院通過引進和開發系統，管理著包括建筑、規劃、市政、測量、巖土以及院文書檔案等超過2000項工程、23萬個各種文件格式的電子檔案。盡管我院檔案信息化建設工作取得了不俗的成績，但仍存在兩個亟待解決的問題：

檔案的管理工作由不同的系統完成，如建筑市政專業使用建筑圖檔管理系統，規劃專業使用gzpi規劃成果數據庫管理系統，文書檔案使用超越2000文件檔案資料綜合管理系統等，數據信息被分割，無法實現共享，而且檔案管理人員在日常工作中需要切換不同的系統重復操作，工作效率低下，阻礙了檔案整體工作效率的提高。

檔案日常借閱流通管理只部分實現了以條形碼管理為核心的流通管理機制，大量的檔案借閱管理工作還停留在原始手工記錄階段，工作十分繁瑣。

以科學、規范的管理機制，利用現代化網絡技術手段管理我院海量、格式多樣的電子檔案，提升檔案管理水平，提高檔案管理效率，是十分有意義的。

1項目目標

將我院不同的檔案管理系統數據庫進行整合，以統一、規范的管理模式實現對不同專業檔案進行管理；實現以條形碼管理為核心的檔案借閱流通機制。

建設內容

我院綜合檔案管理系統項目的建設內容包括：（1）實現對科技、文書檔案進行管理；（2）對我院現有的建筑圖檔管理系統進行升級、結構重組及開放接口；（3）實現圖紙批量打印出圖功能；（4）將我院泰坦系統數據及規劃成果等歷史數據轉換導入到綜合檔案管理系統。

項目組根據我院對電子形式存在的圖紙和文檔的管理要求，以及我院各專業檔案資料的借閱流程等，在原有的建筑設計專業圖檔管理系統《智慧2000圖檔管理系統》的基礎上進行系統升級，經升級后能滿足我院的需求，具體如下：

系統用戶

綜合檔案管理系統面向全院工作人員開放，權限設置參考下表所示：

軟件安全控制

綜合檔案是我院寶貴財富，為保證數據安全，采取如下手段對數據進行保護：

1、角色權限控制，按照角色級別對用戶劃分“下載”、“修改”、“上傳”權限，防止檔案信息被盜取或篡改。

2、對檔案數據每月備份一次，保證遇到意外事故能迅速恢復。

3、對所有下載、修改、刪除等敏感操作進行日志記錄，便于追溯。

系統維護方案

根據工作計劃安排，綜合檔案管理系統運行后，檔案資料室、信息辦及其它相關職能生產部門共同參與綜合檔案管理系統的更新與維護工作，建議如下：

檔案資料室：對現存檔案室的資料進行系統管理，及時添加、更新綜合檔案管理系統中的案卷級、卷內級條目；指導并督促各生產部門及相關職能部門按要求進行電子文件上傳歸檔工作。

信息辦：協助配合檔案資料室收集反饋的系統技術問題并加以解決；對數據庫安全備份，并對系統進行維護。

相關職能生產部門：按照我院電子文件歸檔的要求（具體見《關于實施《技術資料歸檔實施辦法》（修訂版）暨啟用電子文件歸檔的通知》，及時上傳應歸檔的電子文件至綜合檔案管理系統；系統技術問題反饋給信息辦。

系統總體設計模式

由于系統用戶覆蓋面較廣，客戶端點數較多，同時，從系統維護的簡易性角度出發，也考慮到與現有的信息大廳的整合，采用了B/S的設計模式。首先登錄到信息大廳，再通過菜單鏈接進入本系統。

系統數據庫選型

系統采用主流的MSSQL2005數據庫，具有良好的數據處理及響應速度，適合B/S模式開發。

開發平臺選型

系統采用JAVA平臺進行開發，開發效率高，安裝部署容易，系統維護簡便。

技術亮點

1、描述：由于我院各生產專業科技檔案以及院內文書檔案的成果電子文件歸檔方式不統一，文件格式也不統一，電子文件的存放介質也是多樣的，造成檔案資料室對電子文件的系統管理上的困難。

技術亮點：增加了在線電子文件歸檔方式，明確了歸檔電子文件格式和命名規則，并通過生成模板進行了電子文件歸類。

解決方法：通過對我院相關生產部門、職能部門放開上傳電子文件的權限，由相關部門直接向系統進行電子文件的上傳工作，并通過生成模板按內容進行電子文件的分類，由檔案室進行審核。電子文件格式和命名規則參照全質辦的《歸檔電子文件數字化標準》。

2、描述：我院的檔案資料借閱流程是通過手寫登記進行的，不利于統計，工作效率也較低。

技術亮點：利用工作卡號識別我院職工姓名、所屬部門等屬性，利用條形碼功能提取檔案資料的目錄號、案卷題名等屬性。

解決方法：在檔案資料人員立卷過程中，打印案卷封面時，系統自動生成條形碼并打印在封面上。日常借閱中，通過條形碼掃描，能在系統中生成對應案卷的借閱記錄。條形碼掃描識別的功能，能提高檔案管理人員的工作效率，減少失誤，也更方便了借閱記錄的統計與查詢。另外，通過與我院人事部門的全院職工人員數據庫對接，在系統的用戶數據庫中錄有職工工作卡號，在借閱過程中，通過輸入卡號進行人員識別。

項目總體評價

項目按預期完成，建立院內各專業、不同文件格式數據庫及系統，實現電子文件的在線歸檔以及院內共享；

軟件分別在檔案資料室、信息辦及建筑專業進行了功能驗證（其中建筑專業圖檔系統已在第一期驗收完畢，并投入了使用），共有9位檔案管理人員、系統管理員參與，其中通過驗證人員數為9人，通過率為100%，所發來書面意見同意使用該軟件；

軟件的設計總體上符合我院對電子文件資料的歸檔要求，為多專業、不同文件格式的電子文件歸檔利用提供了方便，保證了實物資料與電子文件資料的一致性。上傳的模塊設置基本符合電子文件的歸類要求，在一定程度上提高了我院電子文件歸檔的效率，達到了成果管理的目標；

第3篇：檔案管理核心范文

一、配備統一的管理設備，是實現檔案信息化

的基本前提

將紙質檔案信息轉化為數字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡，必須配備統一的管理設備。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平，管理手段必須從手工方式向現代管理方式轉變，為社會提供高效、優質的檔案信息服務。"提升檔案管理檔次，將檔案交給計算機系統管理"正在成為一種必然趨勢。網絡技術、數據庫技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的契機，社會及每個單位網絡基礎設施不斷改進完善，也為檔案信息化建設創造了良好的條件。通過實施檔案信息化建設，檔案的管理和利用將完全通過計算機系統實現，以高度集成的網絡信息為基礎，實現檔案管理的標準化、數字化、規范化，為社會各界提供快捷高效的檔案信息服務，是檔案部門和檔案工作者當前和相當長時期艱巨的系統工程。

1.實現計算機在檔案部門的全覆蓋。要為單位發展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，才能為檔案管理實現信息化提供硬件保障。

2.采用高容量的存儲載體。隨著各單位檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

3.借助網絡技術的發展。隨著計算機網絡技術的普及，檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享;可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性;檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大的效益。

二、建立規范的管理機制，是實現檔案信息化

的重要保障

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。

1.創新檔案管理制度。檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

2.統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。標準規范建設這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等;業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準等;技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。

應用系統建設這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。我們將依靠上級檔案行政管理部門的有關科研院所和技術力量，選用先進、適用和可靠的檔案管理軟件。

三、建設復合型的管理隊伍，是實現檔案信息化

的人才支撐

第4篇：檔案管理核心范文

1 發展檔案管理思想，提高檔案管理地位

加快檔案管理的信息化建設是檔案管理發展的必然要求，首先要轉變檔案管理思想，給予檔案管理應有的地位和重視。我國的檔案管理工作起步晚，雖然近些年有了較大的發展，但是依然存在一些問題，在管理態度、管理方法和檔案從業人員的待遇上依然呈現出滯后性的發展困境。檔案資料的信息化建設需要發揮從業人員的工作積極性和主觀能動性，為此就必須正確的對待他們，給予他們應有的公平待遇。檔案管理工作本來就是比較枯燥乏味和?蔚魑奕さ墓ぷ鰨?在以往，檔案管理部門被冷落，從業人員也受到了一定的歧視，這些都是當下信息化建設需要極力改變的現狀。對檔案資料的重視還需要主管領導給予公平待遇，在檔案資料信息化建設的過程中，在條件允許的情況下給檔案資料管理部門提供相應的檔案管理硬件設施，確保檔案管理信息化建設的順利開展。在檔案管理信息化建設的過程中，要對信息化有一個全面的全新的了解，不能曲解和誤解信息化建設，檔案的信息化建設不是簡單的在管理中使用電腦、網絡、打印機等所謂的信息化硬件，還包括檔案管理、開放和利用的過程中能夠巧妙的使用現代信息技術和管理手段，提升檔案開發、管理和利用的效率，做到管理與開發并行，開發與利用同步。檔案管理的信息化建設不僅僅是檔案的有效搜集、整理、保存，還包括開發和利用，管理的目的就是讓檔案資料發揮自身的價值，為企事業單位的發展提供服務和指導。這一觀念需要檔案管理人員重新界定自身的工作性質和工作內容，為檔案的信息化建設做到思想準備和觀念鋪墊。

2 強化信息化硬件建設，確保信息化管理的實現

實現檔案管理的信息化建設，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保信息化建設中所需要的設備和機械工具，這是實現檔案管理信息化建設的基礎工作。隨著社會的發展，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰，從檔案的搜集、整理、歸檔、開發和利用，都需要實現智能化、動態化、自動化和規范化的挑戰，同時隨著檔案資料的增多，需要從業人員借助信息化建設的硬件設施來提高工作效率。隨著計算機技術的普及和網絡的發展，以及打印機、復印機、各種通訊設備等技術的應用，極大的提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案資料的信息化建設，企事業單位的主管部門和相關單位應該購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，真正的把檔案管理的信息化落到實處。為此，企事業單位可以在條件允許的情況下采購一些檔案管理的硬件設施，如：電腦、復印機、打印機、照相機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。

3 提升隊伍建設，打造高素質的檔案從業隊伍

人類的一切社會活動都是圍繞著人而展開的，人也是一切活動的核心所在。所以針對檔案管理的信息化建設來說，檔案從業人員的建設和素質的提升是優化檔案管理工作的重中之重。在我國，由于檔案管理起步較晚，對人才的培養上也略顯滯后，導致檔案專業人才十分的匱乏，即使有檔案管理學習背景的人在實際的工作中也很少人掌握到了嫻熟的工作技能。在以往，企事業單位的檔案管理人員都是其他科室的人員兼職所組成，很多的人沒有專業背景，也沒有專業知識，他們只能簡單的處理檔案資料，導致檔案資料的管理局限于檔案的搜集和保存上，很少發揮應有的作用。近些年，隨著人們對檔案資料的重視，企事業單位為了應對較為復雜的檔案管理，也開始應聘一些具有專業背景的人士來開展檔案資料的管理，但是這些人幾乎沒有過多的工作經驗，又加上他們對工作的挑剔，導致檔案管理的信息化建設還停留在理論上，而實踐中老一套的檔案管理方式依然存在。對于檔案管理的信息化建設來說，最重要的是人才，所以對于檔案從業人員來說，如果是新招錄的人員，單位要給與適當的培訓，實現老帶新最好。對于具有一定工作經驗的檔案從業人員來說，要激發他們的工作積極性，培養他們的創新精神，讓其檔案管理工作開創新的格局。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。

4 統一規格管理，規范檔案管理標準

第5篇：檔案管理核心范文

創新是檔案事業發展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進，樹立大服務理念，要擺正位置，在發展文化事業的大環境中發展自己。

一、檔案工作創新，要解決好四個關系問題

（一）創新與基礎的關系

工作創新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創新必須在原有基礎之上進行。建國以來，我國檔案工作歷經半個世紀的發展，形成了一整套理論、方法和工作經驗，檔案事業得到了較快發展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義，是創新的根基，因此，創新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在和將來的形勢，在發展中尋求新的突破。

（二）創新與現實的關系

工作創新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于初級發展階段，在由計劃經濟模式向市場經濟模式的轉變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案事業發展后勁不足狀態。創新就要重視現實，面向未來，從實際出發，圍繞如何解決現實存在的問題，在打好基礎、快速發展上求突破。

（三）創新與學習、借鑒的關系

學習是創新的基礎，借鑒是創新的階梯，創新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創新既要學習本行業專業知識，借鑒本行業成功的經驗和方法，又要學習相關專業、其他行業知識，借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。創新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規律和批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創新。

（四）創新與實踐的關系

創新是事業發展的動力，但創新絕不能是虛無飄渺的創新，理論創新、方法創新都要經過實踐檢驗，凡是對事業的發展有促進作用的創新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

二、服務手段創新

（一）建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

（二）建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

（四）開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

（五）開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入wto后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。

三、拓展服務領域

（一）信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

（二）興辦服務實體，發展檔案產業 。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

（三）加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

第6篇：檔案管理核心范文

本文結合發改委工作實際，論述了發改委綜合檔案信息系統的設計與實現問題。

【關鍵詞】

發改委；檔案信息；設計；實現

隨著網絡和信息等現代化科學技術的發展與成熟，當今社會已經逐漸邁進信息化時代，人們日常的工作、生活和學習都在互聯網和計算機技術的影響下變得更加方便、快捷。同時，信息技術也越來越多地被應用到各個行業領域當中，在各企業、機關單位、醫院、學校的信息管理工作中都以計算機網絡技術為依托設計或引入了專門的信息管理系統來提升信息管理水平。本文針對發改委綜合檔案信息系統的設計與實現問題進行了探討。

一、發改委綜合檔案信息的管理需求分析

作為一個肩負宏觀調控職能的重要部門，發改委積累了大量珍貴的檔案資料，并逐年遞增，傳統的管理方式十分不便于檔案信息的管理、存儲和查詢、調用，大大降低了檔案信息的利用率，沒有發揮出綜合檔案信息對發改委及我國社會經濟穩定、健康發展的實際效用。因此，實現和推動發改委綜合檔案信息管理的現代化、數字化和信息化已然成為必然趨勢。發改委綜合檔案信息的管理主要會涉及到收發文、信息錄入、查詢、統計和歸檔整理、借閱等環節，設計信息管理系統的目的是要節省檔案信息的存儲空間、延長檔案信息保存的時間、方便信息查詢和調用等。設計的信息管理系統要能夠實現數據存儲、獲取和展示、轉存儲、備份等功能，同時還要保證檔案信息能夠在此信息管理系統和諸如OA一類的信息系統之間進行雙向的信息傳遞。此外，鑒于計算機技術的更新速度較快，設計的信息管理系統需要在保證系統本身先進性的同時具備一定的開放性與擴充性，以便隨著技術的發展和使用需求不斷更新和完善其功能。

二、綜合檔案信息管理系統設計思路

首先，在辦公內網的基礎上利用計算機技術設計符合發改委實際狀況和需求的信息管理系統，把安全、高效和服務、共享作為綜合檔案信息管理系統的設計原則，在此基礎上創建一個系統的檔案信息服務體系。其次，加快發改委紙質檔案信息資料的數字化腳步，為檔案信息管理系統提供原始的電子信息數據和元數據，對于部分重要檔案要盡量實現全文的檢索和利用，進而建立起基礎的電子檔案信息資源數據庫，全面實現發改委綜合檔案信息的無紙化利用和信息網絡化的管理模式，讓日后檔案信息的管理、調用、查詢、傳遞工作變得更加快捷、高效。再次，保證檔案信息管理系統完整性、科學合理性的前提下，既要保證其能夠與其他信息系統進行相互間的信息發送與信息接收。同時鑒于發改委的特殊性質，系統要具備對需要保密的檔案數據信息做壓縮加密處理和異地備份的功能。此外，為保證系統中檔案信息數據的完整性和延續性，要遷移歷史數據條目。最后，創建一個可以實現文字、音頻、影像等多種類型檔案信息數據查詢、利用的綜合性檔案信息管理平臺，兼具專業性、完整性的同時要允許并容易對其進行功能上的擴展、改進和完善。

三、模塊劃分

根據上文對發改委綜合檔案信息管理系統的需求分析，可將此系統程序按功能劃分成連接數據庫服務器和基本數據管理、檔案整理、檔案數據管理及系統維護5個模塊。連接數據庫服務器這部分模塊的主要功能是確定用戶選擇的數據庫服務器，出于安全方面考慮，可設置第一次使用時用戶要提供服務器名、用戶名、密碼等正確信息后方可成功登錄系統，之后此次填寫的信息將會被記錄到注冊表當中，以省卻日后登錄的麻煩。基本數據庫管理模塊主要的功能有保密級別、歸檔類別、部門和保管期限、數據修改、刪除操作等。檔案數據管理模塊的功能是檔案信息的錄入、查詢和統計及銷毀等。檔案整理模塊則專為檔案鑒定與組卷而設計的。系統維護這一模塊的功能是數據的導入、導出、打印，以及數據庫的恢復和備份。

四、體系結構

將整個檔案信息管理系統分成應用服務器、用戶、數據3層。其中應用服務器這層本文選取了MVC結構，利用MVC結構將交互管理系統分解成模型、控制和視圖3個構成組件，裝有問題核心數據與邏輯計算關系和功能計算關系的模型組件需要利用JAVA類與EJB技術來實現；用于保證用戶和系統能夠進行互動操作的控制組件功能需要通過使用JAVA語言編寫的服務器端程序來實現，控制組件的主要目的是協調模型同視圖之間的工作；對于從模型處獲取顯示信息的視圖組件來說，同樣的信息可以通過不同的顯示形式和視圖展現出來，視圖組件功能的實現需要依靠JavaScript和JSP技術、HTML技術。需要說明的是，對于屬于用戶層的工作人員來說，不管是在單位還是其他地方，僅通過網絡就能得到此信息管理系統提供的業務邏輯層服務，雖然不需要再安裝客戶端軟件，但仍需要通過RMI通信協議。

五、結束語

鑒于以信息網絡技術為依托可建立信息管理系統來實現檔案信息管理的信息化和現代化，所以，在發改委綜合檔案信息管理工作中也應主動探索，結合發改委檔案信息管理工作的實際需求進行信息管理系統的設計，包括功能模塊的劃分、體系結構構建等。

作者：羅瓦則 單位：四川省喜德縣發展改革和經濟信息化局

【參考文獻】

[1]周丹,駱亮,李承林等.廣西發改委綜合檔案信息管理系統設計與實現[J].大眾科技,2015(3):225-227.

第7篇：檔案管理核心范文

【關鍵詞】信息時代 藝術檔案管理

文化藝術檔案是民族文化、先進文化的重要載體，是文化藝術創作與生產的基礎保障，文化藝術檔案也是檔案工作和文化工作的重要組成部分。檔案中的藝術檔案是檔案家族中的重要成員。藝術檔案的建立完善，能夠全面系統詳細地反映出一段時期內的我國藝術生產、發展、教育的藝術成果，能夠全面記錄藝術家、藝術教育工作者對于藝術教育留下的足跡，是我國藝術發展的研究創作、教育交流等方面不可缺少的重要信息來源。本文將對藝術檔案的管理工作進行簡要分析。

一、藝術檔案管理的重要性

對于檔案的管理首先要從認識上給予重視。首先，管理核心人物就是單位的領導，所以領導對于藝術檔案管理的認識程度如何直接決定了這個單位在藝術檔案管理中質量的高低，領導的重視是檔案管理工作順利開展的保障。其次就是管理檔案的工作人員，也要從根本上提高對檔案管理工作的認識，加強對于檔案管理工作知識的學習。只有做好了這兩方面的工作，才能在根本上保障藝術檔案工作的順利開展。

二、建立完善的管理制度

檔案的管理工作是有法可依的。要嚴格遵循《檔案法》《藝術檔案管理辦法》的有關規定。結合本單位的實際制定《藝術檔案歸檔制度》《檔案的借閱制度》。根據法律法規完善規章制度，使藝術檔案管理工作有法可依，有章可循，真正能夠讓法律在檔案的管理中發揮應有的作用。對于藝術檔案的收集、歸檔工作，各個部門要通力配合，要制定相關人員的工作規范和職責以及相應的獎懲措施，上綱上墻，真正做到一崗一人，保證藝術檔案工作的順利開展。在完善制度的同時，也要制定相關的監督管理規范，利用制度約束工作人員做好檔案的收集工作，保證單位的藝術檔案管理工作規范有效。

三、建立檔案歸檔范圍和方法

（一）形式分類法。不同的檔案資料進行不同的分類，目前有的資料有文字、圖片、視頻和數字檔案幾種形式。通過不同的形式進行相關的歸檔分類。

（二）年度分類法。根據檔案的歸屬年度進行一年的分類的方法。

（三）內容分類法。藝術的形式不同歸檔的類別不同。藝術檔案有個人藝術簡歷、劇目類

以及綜合類等。

（四）專題分類法。不同形式、不同年度、不同內容，但同一主題的藝術檔案的歸類。這些都有利于專題的尋找。對于藝術歸檔還有一種形式就是書畫的歸檔，書畫的歸檔都需要做專業的裝裱，放置在干燥的地方進行存放。

四、藝術檔案的信息化建設

藝術檔案的管理工作要與時俱進，加強檔案的信息化管理建設。首先要做好藝術檔案的數據庫建立，傳統的藝術檔案的目錄檢索冊，在信息化藝術檔案的管理工作中同樣需要檢索數據庫，建立數字化的藝術檔案管理檔案庫是信息化的重要部分。其次要做好日常信息化管理工作的錄用工作，信息檔案的建立不是一日完成的，需要在日程的管理工作中加強數據的歸檔工作，以確保不同部門的不同檔案及時歸檔進行信息化的綜合處理。信息化檔案建設工作的重中之重就是信息的數據整理管理工作。對于信息化的檔案建設，要加強對于藝術檔案數據形式的數字化處理工作。

五、挖掘檔案寶庫，走藝術檔案特色之路

藝術檔案是一個寶庫，檔案的優化和挖掘工作就顯得尤為重要。藝術檔案是一個綜合的整理過程，但每個單位都有自己獨特的藝術特色。在藝術檔案的管理工作中，作為藝術檔案的工作人員，要充分了解本單位的藝術特色，把能夠體現藝術特色的檔案挖掘整理出來，提高本單位在藝術領域的知名度，促進與各地藝術交流活動的開展和傳播工作，滿足公眾對檔案的需求利用。

六、提高藝術檔案工作人員的素質

藝術檔案管理工作的順利開展離不開檔案工作人員。檔案人員素質的高低直接影響著檔案管理工作的成效。對于藝術檔案工作人員，首先要在思想上強化意識，培養工作人員的事業心和責任心。檔案的管理工作繁瑣復雜，藝術檔案更多的是涉及各個藝術方面的專業性知識，所以就要求檔案工作人員加強對自身藝術感的培養和檔案知識的學習，以及信息化數字管理能力的提高。藝術檔案管理工作人員只有全面加強自身的素質修養，才能更好地做好藝術檔案的管理工作。

七、加強文化藝術檔案的收集

文化藝術檔案的內容非常豐富，文學創作，藝術表演，美術、攝影，社會文化，藝術研究，藝術教育，文化交流，個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料（包括文字、聲像、照片、實物等載體形式），均屬歸檔范圍。一是做好對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的藝術檔案材料的收集工作。將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。為便于利用、保管和安全，我們對文學劇本、導演闡述、劇本審查意見、與劇本內容有關的依據和歷史考證材料、取材或者改編前的原作、服裝（道具）設計圖、演員定妝照（場景）、工作日志和主創人員藝術創作總結以及獲部省級獎的證件、復印件，都進行了備份。二是做好個人藝術檔案的收集工作。個人藝術檔案反映了每個藝術工作者的工作成績，業務水平和創造能力，它是對藝術工作者進行藝術考核，評定藝術職稱，晉級等工作的必要依據。檔案工作人員在平時剪報和收集各種資料過程中，對于劇團最近的演出、活動、會議等都要做到心中有數，平時還要做一個有心人，留意報刊、雜志的報道，將相關資料收集起來，并及時歸檔。用科學的方法對文化藝術檔案進行整理、分類、編目立卷、歸檔以及提供利用。藝術檔案的編目，可以結合本單位的實際，借鑒文書檔案、圖書資料的編目辦法。

總之，藝術檔案的管理工作是文化藝術中的重要內容，是記錄藝術發展的重要環節，也是藝術教育和研究工作的重要數據庫，是造福后代的重要財富。在新的時代，在信息化發展的今天，我們要充分認識藝術檔案管理的重要性，要從思想上、方法上、內容上，全面做好藝術檔案的管理工作，保障實現藝術檔案管理工作的順利發展。

參考文獻：

[1]高俊.我市檔案管理工作不斷邁上新臺階[N].承德日報，2008.

[2]趙天勇.地區交通局檔案管理工作見成效[N].銅仁日報，2008.

第8篇：檔案管理核心范文

關鍵詞：信息化；檔案管理；改進工作；途徑

信息在社會生活中發揮著巨大的作用，可以說信息資源已成為經濟發展的首要資源。隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉化為可用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。

1 轉變傳統的檔案管理模式，將實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

2 建立有效的信息系統，安全地使用電子檔案

在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數據完整歸檔，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

3 提高檔案工作者的專業素質 實現檔案管理的科學化

檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習、相關知識，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。

4 提高檔案工作者的信息安全素質 實現檔案管理的安全化

信息安全素質是指在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，有利于拓寬檔案管理保護領域、發展檔案管理學的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設和檔案管理事業的健康、有序、可持續發展具有重要的現實意義。

隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。

5 加強檔案信息化建設 提高檔案信息管理和服務水平

檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

6 加強橫向聯合，實現信息資源共享

隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行1體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。

第9篇：檔案管理核心范文

關鍵詞：檔案管理；信息自動化；措施

檔案信息自動化系統是一個非常復雜的學科，其中應用了很多的學科，因此在綜合性方面非常高，在實現檔案信息自動化的時候并不是能夠通過一個部門來實現的，因此，在這個過程中要各個部門一起合作，在各個環節上都要進行配合。檔案信息自動化系統在不斷發展過程中經歷了很長的時間，而且，在不斷發展過程中，科學技術水平也在不斷提高，這樣就使得設備和技術在慢慢的完善，因此，在進行檔案管理的時候在水平方面也是要進行提高的，這樣能夠更好的使技術水平和管理水平不出現差距。對檔案信息自動化系統進行管理的目的就是為了更好的對檔案信息進行利用，這樣能夠更好的促進企業發展。在加強管理方面，思想意識是要發生改變的，對先進的技術要進行利用，同時對系統的綜合性和統一性發展情況要進行了解，然后進行全面的安排。在管理方面要從實際出發，這樣能夠更好的對自動化系統出現的問題進行解決，同時也能更好的對出現的問題進行分析。

1 提高檔案自動化系統的整體水平

1.1 提高檔案規范化

檔案信息系統在發展過程中存在著很多的問題，其中技術水平方面的問題非常重要，技術水平在進行提高的時候，檔案的規范化程度也要進行提高，這樣能夠避免出現兩者之間差距越來越大的情況，同時也能更好的對檔案信息系統進行發展和推動。檔案管理工作在進行的時候一定要有相應的制度，這樣能夠更好的形成一套非常有效的制度，同時在進行檔案管理的時候也能更好的形成規范化發展。在科學技術水平不斷發展的情況下，檔案信息系統的規范化程度要進行提高，這樣能夠避免出現滯后的情況，避免在檔案信息自動化管理工作中出現矛盾和沖突，在進行檔案信息自動化建設的時候一定要對相關的制度進行規范化，這樣能夠更好的實現系統的集成化發展。檔案信息自動化建設要對整個系統的發展負責，因此，在進行管理的時候要從縱向和橫向方面都達到一定的水平，這樣能夠更好的發揮檔案的作用，同時也能更好的提高系統的綜合能力。

1.2 數據庫建設

檔案信息自動化系統在進行建設的時候要完善數據庫建設，在進行檔案信息工程建設的時候，開發和建設數據庫系統是非常重要的組成部分，同時也是核心部分。數據庫在進行建設的時候是為了更好的利用先進信息技術對資料進行科學的管理和使用，這樣能夠在查找資料的時候更加方便和快捷，同時也能更好的對檔案信息進行利用。建立數據庫系統是一項非常復雜的過程，同時，在進行建設的時候，也是一項長期的工作，這樣在進行建設的時候是一個非常緩慢的過程，在進行數據庫建設的時候，計算機技術人員要和檔案管理人員進行配合，這樣能夠更好的實現數據庫以后的使用效果。數據庫在進行建設的時候一定要保證能夠突出重點，同時在進行建設的時候要保證數據庫能夠更好的綜合發展，這樣能夠更好的對檔案信息進行利用，同時也能更好的實現檔案目錄建設，在進行檔案查找的時候進行索引的時候能夠更好的便捷。

1.3 技術路線的選定

信息技術的快速發展使得現在的技術也在不斷發展，在進行檔案信息自動化發展的時候，要不斷的對新的技術進行利用，這樣能夠更好的提高服務器的性能，同時，也能更好的使數據庫技術和應用技術更加的完善。網絡技術在發展過程中在不斷進行改變，這樣就使得信息在不斷的實現，信息技術的發展是非常快速的，這樣就使得檔案信息自動化系統在技術路線選擇上出現了一些問題，在進行路線選擇的時候，先進的技術能夠更好的實現經濟效益和技術先進性的統一，同時也能更好的使技術路線滿足人們的要求。檔案部門在管理過程中對先進技術的潛在需求是非常大的，這樣就會慢慢出現需求無法滿足的情況，避免出現這種情況，人們在進行宏觀監測的時候要對信息量和使用頻率進行必要的分析，這樣能夠更好的對設備進行使用，同時也能更好的對實際情況進行分析，對技術發展情況進行掌握。

2 管理制度的改進

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。

3 系統建設上的投資管理

目前檔案信息系統的建設需要相當大的資金投入，可以說是檔案部門的主要資金投入點，因此檔案信息系統的建設需要對資金進行良好的利用，特別是管理方面，應該以項目為管理單位，對各項目進行跟蹤考察。可是現在檔案部門在項目方面并沒有一個長期投入發展的項目，而且在項目資金獲取方面也不是非常容易，需要得到很多領導的批文才能申請到，為此，檔案部門的領導大部分精力都是耗費在獲取批文這個過程上，只能有少部分精力投入到檔案信息系統建設上，這樣的局面很難促進檔案信息系統建設工作的發展。應該在檔案信息系統建設資金來源上進行改革，例如開辟綠色通道，減少審批步驟，亦或是開展和社會、企業之間的合作來獲取資金，這些都可以緩解因為資金問題而阻礙檔案信息系統建設的困難。

4 檔案人才管理

檔案信息系統建設是一項現代化檔案管理建設工作，現代化不僅體現在設備、技術和思想方面，檔案人才也是其中的重要內容。優秀的檔案信息自動化系統管理隊伍可以促進檔案信息自動化系統的建設和發展。關于檔案信息化系統操作和管理人才都應該要具備很多要求，像是先進設備的使用，能夠自我學習新的管理技術，除了有檔案管理專業知識還應該要涉獵其他學科的知識，這些要求都比較嚴格，因此對檔案人才的要求也比較高，這也是為了能夠讓檔案人員更好的參與到檔案信息系統建設中來，讓他們能夠勝任這樣的工作。而且除了知識和技能方面的需要，檔案人員的職業道德素養和工作責任心也都必須具備。檔案隊伍的建設還需要加強檔案隊伍管理，對檔案隊伍人員進行調度和配合，以發揮每一個個體的優勢，才能做好檔案信息自動化系統建設工作。

5 結束語

我國檔案管理工作面臨的問題非常多，而且，檔案工作也在不斷的發生著改革，在這種情況下，我國的檔案工作也出現了很大的變化，使其慢慢向著更好的方向發展。在進行檔案管理的時候，要不斷提高檔案管理隊伍的水平，同時在先進的技術和設備方面也要進行更好的利用，這樣能夠更好的使檔案管理人員對檔案工作的處境進行了解，同時對檔案管理工作中存在的問題能夠更好的分析，找到解決問題的方法。檔案信息自動化建設并不是能夠在很短的時間內實現的，在建設過程中要不斷的進行更新和改善，同時對遇到的問題要及時進行解決，這樣才能更好的使檔案信息自動化系統更加的全面和完善。