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第1篇：博物館藏品管理學范文

關鍵詞： 藏品賬目 傳統管理 信息化管理

隨著計算機網絡技術和信息技術日新月異的發展，社會信息化進程不斷加速，已滲透到社會生活各個層面。信息技術和網絡技術在文化領域的應用，形成了文化傳播新的發展趨勢。數字博物館是信息社會的產物，是基于計算機網格技術和信息技術的日益成熟和普及產生的。藏品信息數字化是數字博物館的重要內容之一，也是數字博物館的基礎。

2001年，山西省作為財政部和國家文物局首批館藏文物調查項目試點省份，山西博物院率先使用單機版文物信息管理軟件，進行了文物底賬和藏品影像的數據采集。2008年3月，山西博物院搭建了內部局域網并投入使用了由中國文物信息咨詢中心研發的《博物館藏品綜合管理信息系統V1.5》管理軟件。經過十多年的運行和探索，藏品賬目管理模式逐漸由傳統手工管理向信息化管理轉變。下面筆者擬從內容、目的、對象、形式、認識、管理等的變化將藏品賬目的傳統管理模式與信息化管理的異同作比較，并初步談看法，以探索今后藏品賬目管理的新模式、新思路、新方法。

一、藏品賬目管理的基本內容及其重要性

藏品賬目，是博物館對入藏的文物、標本進行逐件、逐項登記建立的各種賬冊等，主要包括藏品總登記賬、藏品分類賬、參考品登記賬、復制品登記賬、注銷文物登記賬、索引卡、庫藏卡、藏品編制目錄、《藏品檔案》冊等。

《博物館藏品管理辦法》規定：保管工作必須做到：制度健全、賬目清楚、鑒定確切、編目詳明、保管妥善、查用方便。博物館必須建立藏品總登記賬，是國家科學、文化財產賬；必須建立藏品編目卡片，其能反映藏品情況的基本資料，是藏品保管和陳列、研究的基礎工作；必須建立藏品檔案，這是藏品管理工作中的一個重要內容，是對藏品科學有效管理和對藏品深入研究與合理利用的工作基礎，也是博物館依法保護國家科學文物財產完整和安全的必備依據。

二、兩種管理模式的簡單介紹

藏品賬目的傳統管理基本都是通過手工完成的，以藏品總登記賬為例，從1964年起，國家文物局就對藏品的總登記賬內容做了明確規定，并制定了統一的賬本格式，其內容有十四項：登記日期、總登記號、分類號、名稱、時代、數量（件數、單位、實際數量）、尺寸、重量、質地、完殘情況、來源、入館憑證號、注銷憑證號、級別、備注。藏品總登記賬由總賬管理員負責填寫，總登記賬是國家科學文化財產賬，必須永久保存，要求內容準確，賬面整潔。所以總賬管理員在登記之前，必須先填寫一份內容與總賬一致的登記卡，并認真審查藏品登記卡的內容，在確認沒有任何差錯后，方能按照藏品登記卡上的內容，逐項填寫總登記賬的各個欄目內容。再以編目卡為例，《博物館藏品管理辦法》規定：“除填寫總登記賬的項目外，還必須填寫鑒定意見、銘記、題跋、流傳經歷等。文字必須準確、簡明，并附照片、拓片或繪圖。”以上各項要依據入館憑證，逐項填寫。不能缺省，不能出差錯，要準確、確切、齊全，并且字跡要工整。藏品編目卡編制好后，按入藏先后順序或質地或時代或不同專題進行分類排列，以便使用者從多種角度檢索查閱。

目前，我院藏品賬目的信息化建設和管理主要是通過對Excel電子表格和藏品信息管理系統的運用實現和完成的。

我院從50年代初開始建立正規賬本，經過幾十年的登記造冊，目前已有各類文物登記賬本90余冊。由于長時間翻閱，許多賬本已出現了不同程度的老化、磨損和破壞，為了保護好國家的文物財產賬，我們將原賬本手寫藏品信息運用Excel表格逐條逐項地采集完成，并打印裝訂成冊，供大家翻閱查詢。同時，形成了山西博物院館藏文物電子總賬。

藏品綜合管理信息系統是以博物館藏品信息管理為核心，同時結合藏品的出入庫、賬務、科研、陳列展覽等相關信息的管理，包含文物入館、數據管理、藏品管理、庫房日志、文物保護、展覽宣傳、學術科研、查詢統計、系統管理等模塊，各模塊間協同工作又相對獨立。高清晰度的文物圖像數字化系統，可以充分有效地利用數字圖像信息作為研究、保管、出版、展示用的資源。通過本系統不僅可以對本館藏品及信息進行有效管理，促進館內信息共享，提高工作效率，而且可以使博物館的日常業務管理進一步規范化。

三、相同之處

要深入了解藏品賬目傳統管理與信息化管理模式的相異之處，必先了解二者的相同之處。

（一）管理對象相同

這兩種管理模式的管理對象都是經過鑒選而作為國家文化財產的博物館藏品。藏品是博物館各項業務工作的基礎，藏品質量和數量是衡量該館社會利用價值及遺產實力的一個主要條件。賬目管理工作做得好，不僅能保護藏品的安全，防止損壞或丟失，而且能為文物保護、陳列、研究及社會人士使用藏品提供方便和更好的服務。

（二）管理內容相同

藏品信息管理系統數據管理模塊中各個指標項的內容是以傳統紙質賬本、編目卡和檔案中的內容為數據信息資源，并盡可能將藏品蘊含的信息轉換為計算機可識別的數字化信息。目前，我院數據庫中原有館藏文物信息由館藏文物電子總賬直接導入，并根據編目卡和檔案里的內容加以補充和完善。新入藏文物通過業務流程從基本信息指標到動態指標逐一匯聚至數據庫，將藏品信息充分提供給各業務部門做查詢、研究、展陳、統計使用。

（三）管理目的相同

無論是傳統手工管理模式還是信息化管理，都是藏品管理的一種手段。其目的無非是：一方面延長藏品的壽命，盡可能保護藏品的自然屬性，使其不改變或少改變。另一方面做到賬目清楚、記錄翔實、提用方便，為藏品陳列展覽、科學研究提供便利，為藏品管理工作打好基礎。

四、不同之處

傳統賬目管理與信息化管理的相異之處主要體現在管理介質、工作程序和工作效率方面。

藏品賬目管理工作是一項非常繁瑣又十分復雜的工作，目前大多數中小博物館的藏品，少則幾百件，多則幾千件、幾萬件、甚至幾十萬件。一件文物從接收、鑒定、登賬、分類、編目、定級、建檔、入庫、排架、提用、注銷、統計，中間需經過無數道手續，并且這其中有大量重復性工作。如總登記賬、編目卡、檔案中有許多相同內容，需要管理人員一遍遍謄寫，既費時又費力，難免有筆誤。陳展或研究人員查詢這些藏品和相關資料時，同樣需要花費很多時間和精力。首先他們需要在數萬件藏品卡片（登記卡、編目卡、分類卡等）中人工查找，確定入選展品，然后抄下目錄及相關號碼（總登記號、分類號、編目號、索引號等）。這個翻閱查詢過程一方面耗時費力，效率低下，容易出現少查或漏查的情況，另一方面給紙質賬目帶來一定損耗。

與之相比，信息化管理則是以信息采集文本、藏品信息管理軟件、數據庫管理軟件、數據交換和存儲設備、特殊數據采集和加工技術等為介質，資料的存儲、調用非常方便，大大加強對藏品賬務、業務資料的管理，實現賬目管理工作的自動化、智能化，提高工作效率。目前，我們新入藏文物賬目信息化管理的工作程序大致如下：藏品在接收、鑒選之后，總賬管理員按照收入憑證、鑒定意見表等原始憑證中的內容采集信息，并將采集的信息逐項錄入在Excel電子表格中，特別著重藏品總登記賬十四項內容的正確無誤。確認信息無誤后，由總賬管理員填寫至藏品總登記賬，且由信息錄入人員負責將數據導入數據庫，并打印編目卡。一級文物及時建檔。

由于Excel表格具有無限的可復制性，我們可根據業務工作的不同需求編輯形成不同的電子模版。藏品總登記賬電子模版的格式和欄目與紙質總登記賬本相同，故只需將采集的信息按對應項復制到相應單元格中即可形成電子總賬。藏品信息管理系統中每年新增數據可通過Excel電子模版導入，只要將采集的信息對應在相應指標項下，就可由專業技術人員通過語言代碼導入數據庫中。這樣，信息錄入人員不必逐條新增數據，既避免重復性勞動，又提高工作效率。

藏品的編目卡、庫藏卡告別了手抄的填寫模式，我們在藏品信息化管理系統中增加了“編目卡打印”這一界面，勾選某件文物，選擇打印“編目卡”，便可將其藏品信息打印于卡片的對應欄目內。與手寫卡片相比，打印編目卡要快得多，且卡面干凈整潔，字跡清晰，字體標準統一，內容準確。目前，我們打印兩套卡片，一套做藏品編目卡，用于檢索或編制藏品目錄，供陳列和研究等使用。一套做庫藏卡，同文物一并交于庫房管理員，便于其檢索文物，減少對藏品總登記賬的翻閱。

藏品信息化管理系統提供了強大的查詢統計功能，有簡易查詢、標準查詢、歷史查詢、同義詞查詢四種查詢方式。標準查詢具有模糊查詢功能，查詢人員只需要在“查詢條件”中輸入部分字段，即可查詢到包含該字段的所有文物，供查詢人員參考、揀選。質量高、速度快，效率高、信息量大。工作人員在不進庫房的情況下亦可對文物進行初步鑒定、研究，降低了藏品實體利用的頻度，從而保護了藏品實體。

五、藏品賬目管理中遇到的問題及思考

1.藏品電子總賬和藏品信息管理系統具有超強的查詢功能，快速便捷高效，因此，大家在日常工作中基本不使用卡片進行查詢。從實際利用意義上講，卡片逐漸成為一種形式，一種即將被信息時代淘汰的產物。因此，這類卡片的去與留，將是博物館藏品管理人員需認真思考的問題。

2.藏品信息管理系統中新增數據的批量導入需要系統開發人員，運用語句代碼才能將Excel電子模板中的數據導入；導出的數據文件為gcc格式，唯有開發人員方能編譯、轉換打開文件。因此，藏品數據信息的導入與導出，都需要開發人員進行編碼轉換才能實現，無疑給開發人員帶來額外工作負擔，同時給藏品賬目管理工作帶來一定障礙。故筆者認為，研發升級版的藏品信息管理系統非常必要，該系統自身設置有可直接導入和導出數據的Excel電子模板，可滿足博物館藏品信息管理的需求。信息錄入人員只需下載電子模板，錄入信息，就可將數據導入系統中。

3.在信息化大背景下，我們要重視人才培養，改變或提升管理人員的結構和素質，既要有良好的職業道德，精湛的業務知識，更要有高水準的信息化管理技術才能。這是藏品信息化管理對藏品管理人員提出的新要求。

通過對藏品賬目的傳統管理和信息化管理兩種模式的初步分析比較，我們深刻感受到信息化給藏品管理工作帶來的諸多優勢――信息存儲量大、信息整合全面、信息利用最大化、查詢調用方便，既改善了藏品管理質量，提高了管理水平，又對進一步全面了解文物藏品，解釋文物藏品的內涵，提供了新的角度。當然，信息化有諸多不足，如數字化信息儲存載體壽命有限，數字化方式存儲信息極易受到磁場、計算機病毒、黑客侵入等外力的干擾、破壞；數字化信息極易下載和復制，知識產權難以保障，等等。

總之，在現階段，我們要做好藏品賬目由傳統模式向信息化模式的轉型工作，使傳統和信息化兩種管理模式優勢互補，最大限度地發揮各自優勢，更好地保護、利用、傳承好歷史文化遺產，促進人類文明的共同發展，這是我們每一位從事博物館藏品管理人員的職責，也是建設社會主義先進文化，貫徹落實科學發展觀和構建社會主義和諧社會的必然要求。

參考文獻：

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