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第1篇：數字檔案管理范文

一、管理層面的對策

檔案行政管理部門擔負著全國或地方檔案數字化工作的規劃、部署、指導、協調和管理的職責，應將協調檔案數字化或數字檔案館建設過程中的版權問題作為重要的職責范疇。

（一）將版權制度作為數字檔案信息資源管理的重要手段之一

傳統檔案信息資源管理的手段，更多地偏重于行政、技術或經濟等手段，而較少涉及法律手段。這主要是原先的檔案信息管理空間一般限于現實檔案館中，相對于網絡這個新的信息平臺來說，產生的信息問題并不是太多，即使產生一定的問題所引起的權利沖突也不是太激烈，因此包括著作權法在內的信息法律調控手段的運用也自然較少。由于因特網的“互連”性，使得檔案信息傳播和交流更為頻繁，空間范圍也迅速擴大，因此檔案信息權利人與利用者相互之間權利的平衡極易被打破，因此針對這樣一個背景環境所采用的手段已不能主要限于原有的管理手段，法律手段的進一步介入已成為必然。

（二）積極關注數字化環境下版權的相關立法工作

為適應數字化時代的發展，我國在2001年10月修訂的《著作權法》中增加了相關的條款，如在財產權利中增加“信息網絡傳播權”，增設了“技術措施保護”和“權利管理信息”等內容。《著作權集體管理條例》和《信息網絡傳播權保護條例》也分別于2005年3月和2006年7月開始實施。

版權制度的發展在一定程度上關系到檔案館等信息服務機構的網絡信息服務，如原版權法中的“合理使用”原則是否能夠延伸到檔案館網絡信息服務，就是一個需要特別關注的議題。正式實施的《信息網絡傳播權保護條例》結合網絡環境的特點，將著作權法規定的合理使用情形合理延伸到網絡環境，開始給數字檔案在信息網絡傳播權領域提供了一個“避風港”。《條例》的第7條中規定：“圖書館、檔案館、紀念館、博物館、美術館等可以不經著作權人許可，通過信息網絡向本館館舍內服務對象提供本館收藏的合法出版的數字作品和依法為陳列或者保存版本的需要以數字化形式復制的作品，不向其支付報酬，但不得直接或者間接獲得經濟利益。”檔案界今后應當關注網絡環境下版權制度的發展，在國家相關立法活動過程中，正確反映檔案部門或檔案用戶的訴求。

（三）加強數字化環境下版權知識的宣傳與普及工作

檔案界有一部分人員缺乏版權的相關知識。如有些人員對檔案的所有權和著作權區別的不是太清楚，普遍存在一種觀點，即“檔案部門對檔案的接收等于檔案著作權的轉移”。檔案部門認為檔案接收進館，則檔案的著作權也相應的轉移至檔案部門，檔案部門有權對進館檔案進行使用。又如由于加強版權保護，在一定程度限制了人們的不合法使用，加大了檔案數字化的成本，因此某些檔案部門甚至認為版權保護可能會成為阻礙檔案數字化工作的屏障，從而對在檔案部門開展版權保護工作進行抵觸；等等。對于版權相關法規知識，檔案部門還基本屬于“補課”的情形。而面對數字或網絡環境中的版權法規問題上，檔案部門則處于雙重“補課”階段。此外，由于檔案的信息用戶也有可能發生侵權行為，甚至會令檔案部門為其侵權行為承擔連帶侵權責任。所以，如有必要可以在提供數字檔案信息給用戶使用時，普及版權的相關知識。

二、業務層面的對策

在數字檔案管理中，具有版權狀態的信息分為兩種：版權或專有使用權是屬于他人；版權或專有使用權屬于檔案部門。所以在檔案館的版權保護對策中，既要做到預防侵犯他人的版權，也要防止別人侵犯檔案館的版權。

（一）侵犯他人版權的預防

1.檔案部門在對本館館藏范圍內的檔案進行價值鑒定的同時，進行版權的鑒定，確認檔案信息的可著作權性。如果具有，再確認誰是版權的主體。如果確認的結果是涉及他人的版權時，再確認該檔案的保護期限。如果確認屬于保護期限未滿、他人享有版權的檔案，應當特別標明，避免發生侵權行為

2.當檔案館進行傳統檔案數字化轉換時，應當關注版權的許可問題。

(1)對于大量公共信息的檔案，如超過著作權保護期限或作者聲明提供免費利用的檔案信息，政府出版物，時事新聞等，由于基本無侵權之嫌，在數字化轉換時可以優先考慮。但在使用過程中應依法尊重作者的署名權、作品的完整權等精神權利。

(2)對具有版權狀態的傳統檔案，應當分析誰是版權的主體。對于所有權和版權都屬于檔案部門的檔案，檔案部門則可直接進行數字化轉換；對于捐贈、征購的檔案，是否受版權保護以及其版權是否轉移應做到“事前明確化”，即與原檔案的所有者簽訂合同，明確權利范圍和義務。根據合同或協議，將版權轉讓于檔案館的，檔案館則有權對其進行數字化處理。

(3)對于那些檔案館不享有版權的檔案，應當注意其行為是否屬于“合理使用”，即僅限于為館藏需要的轉換復制，數量也必須受到嚴格限制，并只允許復制本館收藏的作品。如果是為了網絡傳播的需要或者復制不屬于本館館藏的檔案信息，則超出了“合理使用”界限，應當征得版權人的許可，否則就屬于侵權行為。

3.隨著檔案數字化的不斷發展，檔案部門即使十分注意避免侵犯他人版權，但要絕對避免侵權可能有時是不現實的。遇到被控侵權時，應當從容面對，可以主張侵權不成立的抗辯事由，如版權已過保護期、內容無版權的、作品為自己原創等理由。

4.檔案部門應當關注我國著作權集體管理機構的建設動向。鑒于我國已對著作權集體管理作出了規定，這對于解決數字環境下的版權管理問題是非常及時的。但著作權集體管理制度的建立和完善是不能―蹴而就的，解決許可困難的問題也并非一日之功。因此，檔案部門必須關注我國著作權集體管理機構的建設進展和所承擔的職能。

（二）數字化檔案版權的自我保護

在數字環境下，權利人主張權利也是成本高昂。所以，預防別人侵權顯得非常重要。

1.借鑒《著作權法》關于匯編作品的相關規定，處理好檔案數據庫的版權問題。如果是檔案館匯編而成的數據庫，只要其內容的選擇或編排能體現出獨創性，就可以作為一種匯編作品來進行保護。匯編人是檔案館，因而著作權屬于檔案館所有。由于《著作權法》對匯編作品的保護僅限于作品的形式，不保護作品所含的創意，那些數據的獲得、校驗、編排等方面進行實質性投入的數據庫暫時在我國得不到著作權法的保護。關于此問題，還有待于數據庫法律保護的新發展，如歐盟所提出的數據庫的特殊權利保護，就可以解決此類問題。

2.檔案館為了保護網站中檔案信息的真實性、完整性和安全性，可以采取了一定的技術措施，防止數字檔案被他人擅自訪問、復制、操縱、散發和傳播，并且方便數字檔案版權的授權和使用監督。關于技術措施的法律保護，在我國修訂后的《著作權法》中得到明確保護，且在《信息網絡傳播權條例》中進行了界定，即“指用于防止、限制未經權利人許可瀏覽、欣賞作品、表演、錄音錄像制品的或者通過信息網絡向公眾提供作品、表演、錄音錄像制品的有效技術、裝置或者部件。”同時，第4條規定：“任何組織或者個人不得故意避開或者破壞技術措施，不得故意制造、進口或者向公眾提供主要用于避開或者破壞技術措施的裝置或者部件，不得故意為他人避開或者破壞技術措施提供技術服務。”

3.采用權利管理電子信息標識。為了標識本館的檔案信息，檔案部門可以在數字化檔案信息中嵌入權利管理電子信息，以警示他人。權利管理電子信息是有效識別著作權人的一種信息，同樣在我國修訂后的《著作權法》中得到明確保護，且在《信息網絡傳播權條例》中進行了界定，即“指說明作品及其作者、表演及其表演者、錄音錄像制品及其制作者的信息，作品、表演、錄音錄像制品權利人的信息和使用條件的信息，以及表示上述信息的數字或者代碼。”同時，第5條規定：“未經權利人許可，任何組織或者個人不得進行下列行為：（一）故意刪除或者改變通過信息網絡向公眾提供的作品、表演、錄音錄像制品的權利管理電子信息，但由于技術上的原因無法避免刪除或者改變的除外；（二）通過信息網絡向公眾提供明知或者應知未經權利人許可被刪除或者改變權利管理電子信息的作品、表演、錄音錄像制品。”

第2篇：數字檔案管理范文

關鍵詞：數字檔案館；檔案管理體制；影響

當前社會，信息技術在不斷發展，傳統的檔案管理體制遠遠不能滿足現代社會的需求，所以，進行數字檔案館建設成為一種必然趨勢。對數字檔案館進行一定的研究有利于促進數字檔案館的建設。數字檔案館建設既需要相應的技術支持，同時需要恰當的管理體制。在20世界90年代就已經出現了數字檔案館，這是一種更為先進的檔案管理方式。通過資源共享促進資源的有效利用。在信息技術進程日益加快的現代社會，我國也要重視信息技術的發展，充分地對數字化進行利用，促進我國數字檔案館建設更加高效，提高檔案管理的工作效率。

1 數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

1.1 提高檔案的利用率

魍車牡蛋腹芾砉ぷ韉鬧匾內容是保管檔案，主要的工作重心是防止檔案的信息被泄漏。采用這樣的管理體系充分地體現檔案的價值。所以，檔案管理工作應該保證檔案信息儲存完好，同時能充分地發揮檔案的價值，將之前的檔案管理工作轉變為檔案服務管理。數字檔案館的建設利用信息技術的優勢使得檔案利用效率提升，檔案使用方式更加靈活，數字檔案館的建設突破了原有的檔案管理的弊端，提高檔案利用率。

1.2 改變檔案管理職能分配關系

傳統的檔案管理使得檔案的使用價值被限制，而數字檔案館假設有利于改變行政層級管理體系，借助數字檔案館的建設成果為利用者提供更加有效的服務。數字檔案館屬于一個虛擬的檔案管理系統，具有加強行業部門之間溝通與交流的作用，相對于傳統的檔案管理以收集為主的形式而言，數字檔案館的建設能提供更多的便利。再次，數字檔案建設對檔案管理工作中的相關職能分配產生影響。在傳統的檔案管理中通常由檔案局進行統一管理，所有的檔案管理部門從從屬于這個系統。但是數字檔案館的建設需要檔案管理的各個部門參與其中。檔案管理工作不僅限于一個技術性問題，需要借助技術對整個檔案管理行業進行管理與變革。

2 數字檔案館建設的具體內容

2.1 提高對數字檔案館建設的認識，實現數據共享

數字檔案館的建設規模不斷增大，相關的工作人員要提高對數字檔案館建設的認識，意識到數字檔案館建設的重要性，促進思想轉變。信息技術的發展，使得人員對檔案的利用次數增加，為了滿足人們的需求必須要完善相應的技術服務設施建設，找到一條更加便捷的查詢途徑。對技術進行不斷地革新有利于提高檔案管理工作的工作效率，使得數字檔案管理中存在的問題得到有效的解決，最終做好數字檔案館的建設工作。其次，在數字檔案建設過程中要實現資源的共享性，使得檔案資源的價值得到充分地發揮。原來的檔案歸檔只需要在檔案館里進行，數字檔案館的歸檔方式發生變化，在業務系統中完成檔案資源的轉移，并且不能被隨意改動。因此，數字檔案觀要建立相應的網絡管理系統，在管理系統中做好檔案數據庫之間的設置，包括儲存信息、管理信息等硬件設備。

2.2 建立網絡管理系統促進數字檔案館建設

在傳統的檔案管理方式中，檔案管理人員習慣被動工作。而數字檔案館的建設需要求檔案管理的各個部門都參與到檔案管理中。相對于傳統的檔案管理工作而言，數字檔案管理不只是一項技術性工作。相關的檔案管理人員需要積極地參與到系統方案設計中，綜合檔案管理的實際情況以及現實需求，提出可行的建設性意見。數字檔案館的建設需要檔案管理人員端正態度，提高服務水平，將數字檔案建設的成效提供給人們使用。主動地與相關行業交流數字檔案館的事宜，在提供數字利用時，要重視信息的安全與保密性，不能在為得到允許的情況下將信息泄漏給其他的單位。

2.3 更新管理理念促進數字檔案館建設

數字檔案館管理系統主要提供收集、管理、儲存與利用這集中功能，并對用戶的權限進行管理，進行數據備份，維護檔案數據的安全。檔案工作人員的工作不只是對檔案進行管理或保存，還要提供相應的服務。數字檔案館的建設需要檔案管理人員進一步更新思想，利用數據平臺為更多的使用者服務，所以，檔案管理人員要樹立“服務為本”的思想，提升自身的工作效率，為使用者提供檔案查閱等服務。

2.4 培養高素質檔案管理人才，做好檔案安全保障工作

培養更加專業檔案管理人才有利于促進數字檔案館建設穩定發展。由于數字檔案建設是對信息的高度集成化過程，相應地對專業技術人員提出更高的要求，需要檔案管理人員掌握信息知識與檔案管理知識。所以，在數字檔案館建設過程中要做好人才引進與儲備，定期地對檔案管理人員進行培訓，提高其專業知識水平。其次，數字化建設的檔案資源更加開放，所以，檔案管理人員要做好檔案安全工作。在進行數字檔案建設時要增強安全設置，對查閱資料權限進行分級設置，充分地利用數字系統做好相應的系統防護工作。

3 結語

總而言之，數字檔案館建設對檔案管理體制的變革具有積極作用，能完善檔案管理體制。數字檔案館建設還有利于促進我國的現代化建設。但任何事情都不是完美的，數字檔案建設會為檔案管理工作帶來一定的挑戰，因此，檔案管理的相關部門要結合當前存在的問題以及數字檔案館建設發展需求，制定有效的對策，促進數字檔案管理水平提高。提高管理人員對數字檔案館建設的認識，更新管理人員的思想，促進其樹立“服務為本”的意識，為利用者提供更便捷的服務。其次，定期地對檔案管理人員培訓提高其專業素質，培養出更多的優秀人才。最后要建立信息管理系統，實現數據共享，做好相應的檔案安全保障工作。

參考文獻

[1]趙同瑛. 數字檔案館建設對檔案管理體制的影響[J]. 檔案天地，2014，06：41-42.

第3篇：數字檔案管理范文

關鍵詞：高校；數字檔案；管理；可持續發展

一.目前高校在數字檔案管理上面臨的問題

1.缺乏成熟技術

目前各大高校應用的辦公系統及其數字檔案管理系統都具備一定的優勢，但兩者間卻不能相互兼容，辦公系統主要是用來傳送文件的電子政務系統；而數字檔案管理系統卻是專門為檔案管理開發的軟件，兩者不能兼容，不相往來，也導致檔案管理工作者常常出現重復勞動的困擾。

2.缺乏安全性

當前高校使用的數字檔案管理系統在安全性上缺乏保障，數字檔案不能做到高度保密，也不能有效保障信息的完整性及真實性，這些問題正是數字檔案管理系統缺乏安全性的表現。國家也應法規為數字檔案提供安全保障。

3.缺乏高度統一的標準

即使國家出臺了一些檔案管理的標準法規，但法規出臺的速度遠不能趕上數字化在檔案管理中應用的速度。如，目前高校使用的數字檔案管理軟件在開發時就缺乏統一標準，在檔案文件的收發、管理以及各地區高校檔案數據的對接等方面都存在標準不一的狀況。

4.進入數字化的腳步緩慢

高校以往的檔案文件都是紙質資料，這些手工制作的文件要全部轉化為數字文件，是一項工作量巨大的工程，需要耗費很長的時間和大量的人力，而且在轉化過程中必然會遇到許多問題，完成難度非常大。

二.創新是實現高校數字檔案管理可持續發展重要手段

1.確保數字化設施的齊全性

高校數字檔案管理工作必須要擁有完備的設施支持，這些設施包含了各種軟硬件，如數據庫服務器、文件掃描儀、數碼相機、大容量存儲器等硬件以及專門為檔案管理開發的軟件。高校數字檔案管理使用的軟件應具有多種功能和強大的適用性，以確保其能完成數字檔案的整理、集中、分類、存儲、搜索以及運用等操作，并能和多種操作系統及硬件平臺實現完美契合，該軟件也應具有較強的安全自控性能，并能與不同種類的數據庫進行數據連接及互換。高校數字檔案管理系統應用的軟硬件設施應符合數字時代的要求，在數字化建設過程中可依據自身實際條件，投入相應的資金、人力，并確保建設完成的數字設施可以投入使用，進而確保高校數字檔案管理工作取得穩步發展。

2.為檔案數字化管理提供安全保障

隨著計算機的應用范圍的日漸廣泛，人類社會逐步進入到網絡信息時代，網絡安全也逐漸引起人們的關注，種類繁多的木馬、病毒隨時威脅著計算機的安全，同時也為高校數字檔案管理造成較大的安全威脅，因此高校數字檔案管理的第一要務就是確保檔案信息的安全性、完整性以及實用性。目前完善高校數字檔案管理系統的方法就是轉變以往的管理模式、管理方式、管理機制以及各項法規。當前高校數字檔案管理工作應進行制度創新，并制定健全的檔案管理、安全規定，資源共享是檔案數字化管理的技術要點，在開放共享資源前也應制定一定的法規進行約束。

3.重視人才培養

專業人才是高校檔案管理進行數字化建設的必須要素，檔案管理者的個人素質將直接影響到檔案質量及檔案的數字化錄入速度。檔案管理員的作用是為檔案信息和信息應用者間搭建聯系平臺，因此高校數字檔案管理人員必須要具備一定的專業知識，尤其是掌握相應的信息技術，可以熟練的使用計算機等現代化先進工具，并能使用這些工具對檔案信息進行數字化管理及操作。所以，高校應重視檔案管理數字化建設人員的專業技能培訓，并及時對其進行專業知識普及，以提高他們的業務能力，使其跟上時展的腳步，進而確保高校檔案管理數字化建設工作能平穩向前推進。

4.確保檔案管理數字化建設具備標準性與規范性

高校檔案數字化管理規定要求檔案在進行集中、整理、入檔以及使用等操作時有較為規范、標準的系統軟件作為技術支持。將紙質檔案轉化為電子資料后，檔案管理部門應將其集中管理，并歸納到一個兼容性能強悍、可以運行多種基本軟件的信息存儲系統中，該系統也應具備轉變文件存儲格式的功能，進而確保電子文件能在高校校園網與數字檔案管理系統間進行傳送和使用，具備這一功能，是目前檔案數字化建設工作的重大技術進步。

5.應盡快將以前的紙質文件實現數字化

檔案實現數字化管理后，能有效提高人們對檔案的應用效率，也有利于拓展檔案的應用范圍，因此，擁有檔案管理經驗豐富的管理者能確保檔案數字化建設快速開展，并對數字化建設具有一定的積極意義。此外，應在遵守現存檔案管理標準的基礎上及時將尚未錄入的檔案數據進行數字化處理，其將使檔案數據庫具有更高的實用性。

三.改變檔案管理的工作重點，使檔案管理在模式上和服務理念上有所改進

1.轉變檔案管理的工作內容

信息技術被廣泛應用到各大高校的檔案管理工作中后，各高校怎樣處理所生成的電子文件，并對其進行管理成為引人關注的重點問題。信息技術的應用使檔案文件的生成、存儲以及調用等操作變得更加簡捷、便利，但在文件處理過程中有可能會出現重要文件丟失，垃圾文件被存儲的狀況。在這種現狀下，如何有效鑒別文件的重要性、真實性以及可靠性，并將其采取最適宜、權威的方式存儲起來顯得非常關鍵。

有的高校在教育體制上出現了一些大的變革，其職能和教育科研等的范圍和方式也發生了一些大的變動，相應的該高校檔案管理形式也要做出一定調整。因此，我們應積極探尋本管理系統存在的內部聯系及其和其他系統之間的連接關系，并依據高校教育和科學研究之間的聯系，整合處理檔案資源，以實現各大高校之間的資源共享，進而使用最小的投資取得最大的效益。所以，檔案管理的工作重點要從實體文檔處理轉化到文檔信息的生成全過程。

2.重視檔案管理工作模式及其服務理念的轉化

現下文件和檔案之間在“關節點”上依然存在問題。檔案管理只關注文檔管理尾端工作，而在文件生成、傳輸以及保管等環節上沒有發揮作用。為了避免這些問題再次出現，我們應轉變以往的文檔管理模式，將檔案管理貫穿到文件的生成全過程，使文件從生成到入檔都能實施有效管理。當然，檔案管理部門的職能也應得到擴充，將主管檔案搜集、入檔轉化為對文件實行全過程管理，并在檔案形成的全過程中發揮出重要作用。

3.轉化檔案管理人員的角色

社會進入信息時代，對檔案管理人員的工作內容也提出了新的要求，若管理人員忽視時展要求，甚至和時展脫軌，只將自己看做是資料的看門鎖，將直接造成檔案管理人員的社會地位受損。檔案管理人員應將消極管理的態度變為積極參與，甚至成為審核文件一體化的一員。

小結

計算機技術應用范圍的日漸廣泛，為高校檔案管理實現數字化提供了技術支持，因此高校檔案管理工作人員應將高校信息資源的作用充分發揮出來，并在推進信息化的社會浪潮中，加大自身建設力度，進行準確定位，突破發展局限，和信息技術共同進步，為社會的發展貢獻一份推動力。（作者單位：聊城大學東昌學院）

參考文獻

[1]鄒悅，高校館藏檔案數字化的建設問題[J]，檔案天地，2011年02期

第4篇：數字檔案管理范文

1 電子檔案的特征

電子檔案不同于傳統的紙質檔案和實物檔案，它有自己的獨特特征：（1）電子檔案的不穩定性，其主要是存儲在磁介質上，主要有磁盤、光盤、磁帶等。這種介質容易受到震動、磁信號的影響，載體結構稍微變化，就有可能造成數據的丟失和破壞，這對電子檔案保存的環境有嚴格的要求。（2）電子檔案的非直讀性，電子檔案的閱讀需要借助一定的設備來進行，需要相關的軟硬件設備來進行閱讀，這就要求檔案館在保存電子檔案的同時還要保存其專門的閱讀設備。（3）電子檔案的易更改性，電子檔案的更改過程不容易被察覺，更改后不會留下任何痕跡，電子檔案在傳遞或更換其他載體時，容易被更改。電子檔案的增加、刪除、修改都非常方便，給檔案的真實性鑒定和保密性帶來一定的困難。（4）電子檔案對設備和技術的依賴性，檔案信息的加工、組織都需要借助一定的設備和軟件，還需要統一標準，標準不健全、不統一，容易出現在其他設備和環境下不能讀取、不兼容的情況，檔案資源不容易進行載體互換。

2 電子檔案管理的難點

2.1 檔案數據的不兼容性。數字檔案產生的途徑很多，有辦公檔案、數據檔案、照片、文本、視頻、聲音等各種形式的檔案資源，并且產生這些檔案的管理系統和應用程序也不一樣。這樣產生的各種各樣的非結構化數據在兼容性上就不好把握。不同類型的檔案需要不同的軟件才能打開，即使同一種文件在軟件升級后也有可能不兼容或者丟失數據。這種不兼容性給數字檔案的保存和使用帶來很大的困難。

2.2 檔案信息冗余。由于不是完整的數據庫文件，各種各樣的數字檔案資源容易出現重復，數字文件的易復制性決定了其文檔備份較多，并且因工作需要可能會不定期地修改，這樣就會造成備份的不統一，尤其是手工備份文檔，更容易造成數據的冗余，不利于數據的長期維護，容易造成數據不統一。

2.3 數字檔案信息之間的聯系弱。很多數字檔案是相對孤立的，缺少相對的聯系，導致系統沒有辦法識別兩份電子檔案的聯系和區別。在保證電子檔案安全的同時，強化檔案關聯共享。這種數字檔案的獨立性容易產生大量的數據孤島，如果文件的擴展名被修改或者丟失，該文件所關聯的程序則會失效，這種情況給電子檔案歸檔帶來不少的麻煩。

3 電子檔案管理技術研究

電子檔案的管理技術主要分為原生電子檔案歸檔技術和數字化檔案歸檔技術兩種。

3.1 原生電子檔案歸檔技術。原生電子檔案主要是指在生活和工作中，直接產生的電子文件，又具有一定的保存價值，形成原生電子檔案。原生電子檔案歸檔技術主要有：在線數據收割技術、網絡數字資源鏡像、白色檔案轉換技術、fedora檔案存貯系統等。

（1）在線數據收割技術：利用開源的原理，采用自動收割技術下載整個網絡空間，對其進行抽取和標引，并組織成檢索庫供用戶使用。奧地利國家圖書館和維也納科技大學聯合開發和使用該項技術，目前已經應用到奧地利數字圖書館和網絡學習空間。（2）網絡數字資源鏡像技術：這種技術主要運用主題和事件的方式對網絡資源進行選擇，并形成檔案資源的元數據，包括對多媒體和超文本的采集、標引、存貯并使用，最后運用人工編目的方式，為每份檔案創建一條目錄。美國國會圖書館開展的MINERVA項目采用的就是這種方式。（3）白色檔案轉換技術：這種技術主要為了盡量提高檔案的利用效率，并且又不破壞數字檔案的結構而采用的方法，即對原生的電子檔案逐步地仿真和轉化，由黑色檔案（原始檔案）經過保密加工和災難恢復等工作，轉換成灰色檔案，最后再經過訪問的限定和遷移變成白色檔案，供用戶使用，既保證了檔案的安全，也提高了檔案的利用效率。（4） fedora檔案存貯系統：這是一套基于linux操作系統的管理軟件。其允許數據的錄入、刪除和修改，通過這個系統可以實現原生數字檔案館藏資源建設，主要由弗吉尼亞大學、赫爾大學、斯坦福大學、耶魯大學和英國赫爾歷史中心共同參與完成，可以通過系統實現電子檔案的評價和初審，可以實現檔案的病毒檢測、自動生成檔案清單和信息包，并形成相關的檔案訪問權限。同時fedora還有數字對象存儲庫，并配有數字檔案的采集和標引系統，主要由英國惠康圖書館開發，包含對不同標準的元數據重新創建、整理和組織，并開發了元數據自動提取和實施方案。

3.2 數字化檔案歸檔技術。數字化檔案主要是指將紙質檔案數字化后形成的檔案，這種檔案的優點是使用的過程中不會對檔案本體造成損壞，并且方便多人同時使用。主要有頁面自動分析技術、檔案數字化技術、多媒體數字檔案技術、3D激光掃描技術。

（1）頁面自動分析技術，即在數字化的過程中，自動對檔案的信息資源進行采集和標引，該技術首先對圖像進行預處理，然后提取圖片的信息，包括圖片的線、背景線、特殊符號、標題和文本等，最后進行文字的識別和重建。希臘國家信息與電子通信研究中心正在研究使用這種技術。（2）檔案數字化技術，主要包括紙質檔案的初始轉換，數據的管理和訪問，采用文章逐條、逐頁的數據加載方式，自動創建頁面級，手動創建文章即元數據的方式，采用SGML DTD（標記通用語言――文件形態定義）來反映，英國的曼徹斯特大學學者正在開發這種模式的歸檔技術。（3）多媒體數字檔案技術，這種技術主要研究了音頻檔案信號轉換的波段分析和恢復、信號提取、副本保存等關鍵技術，采用半自動的方式從視頻和音頻中提取元數據以供檢索使用。通過檢索相似性和曲線對比來對數字資源進行識別，這樣減少了數字化抽取過程中的信息丟失，意大利的帕多瓦大學在對這項技術進行深入研究，歐洲的很多國家都是使用這種技術。（4）3D激光掃描技術，這樣技術對實物檔案數字化有很大的意義，主要是通過三維掃描和模擬，將其存儲和開放使用，目前研究這項技術的主要有斯坦福大學、加州大學和中國科技大學，已經取得了初步的成果。

4 結語

第5篇：數字檔案管理范文

【關鍵詞】數字化;檔案;安全;管理

0.前言

當今對于普通的紙質檔案，已經有了非常成熟的管理制度和技術，對于文件特別是保密文件的調閱也有著嚴格的審批制度，在選址、防火、防盜等方面也有相應的措施來保障文件檔案的安全。但對于數字檔案，還沒有詳細的操作性強的安全管理制度，管理人員往往在不經意間造成了數字檔案管理的漏洞，形成安全隱患。另外，計算機技術發展迅速，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在數字檔案管理的很多環節容易出現問題。數字檔案的安全包括網絡、系統、信息、物理等方面，因此，數字檔案管理在網絡、主機服務器、存儲設備、系統軟件、硬件等方面都應具有很高的安全保證、管理及防范措施。

1.物理安全

主要是指涉及到系統存貯的檔案數據的安全問題，包括操作系統、數據庫管理系統、檔案數據存貯、數據備份、數據格式的轉換以及各類電子文件的保管和異地存貯策略等，以防止數據版本的更新、數據格式的轉換、硬件設備的意外損壞、存貯介質的老化、失效、自然災害等造成的數據丟失、數據損壞甚至是計算機系統的破壞和癱瘓。操作系統和數據庫管理系統的安全問題雖說主要是取決于軟件供應商所開發的商品化軟件的穩定性和安全的保障問題，但對于建立網絡化檔案管理信息系統，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統來確保應用系統的安裝和運行，目前主流的操作系統有Windows、MAC OS X和Linix，各有其優越性，安全問題也各有特點，關鍵是如何選擇滿足用戶實際需求的操作系統和數據庫管理系統。當然考慮檔案元數據的存放規則和保管策略也是本階段非常重要的問題之一，如數據庫的分布式或集中式存放模式、數據的異地備份、電子數據格式的定期升級和保存介質的更換等，需要一定的保管制度來約束。這些都是在系統設計和具體實現的過程中需要綜合考慮的關鍵因素，也是檔案應用系統能夠安全運行的根本保障。

系統的主要設備、軟件、數據、電源等應有備份，并有技術和組織措施，能在較短時間內恢復系統運行。服務器的UPS電源要保證在停電后10小時內仍能保持正常工作。主要工作站的UPS電源要保證在停電后1小時內仍能保持正常工作。雖然上述問題在平常的電腦用戶身上可能都會有發生，如突然斷電造成資料未保存而丟失，存儲介質損壞造成的資料遺失等，但對于檔案管理來說，這些問題尤為重要。資料的遺失將會造成很嚴重的后果，因此，安全問題不容忽視。

2.網絡安全

為保障網絡功能的安全實現，數字化檔案系統需要具備計算機病毒防治等功能。病毒的危害很多人也都感受過，輕則系統變慢，重則文件遺失，密碼被盜，乃至系統癱瘓。檔案管理系統不同于個人電腦或其他系統，由于檔案有保密性，不能由外人隨便查閱、修改。一旦數字化檔案系統感染病毒，將會造成巨大的損失。因此，數字化檔案管理系統必須采用國家有關主管部門批準的殺毒軟件，適時地對服務器和客戶端進行查毒殺毒。還應制定嚴格的防毒制度，不允許使用來歷不明、未經批準的軟件。

網絡安全還包括訪問的權限和修改的權限。修改的權限只能限定指定的檔案工作者擁有，而訪問權則應指定有該權限的用戶擁有

3.提高管理人員的安全意識

在數字檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用、管理人員的安全意識方面的問題。很多安全問題的產生源于人為原因，因此，必須加強管理人員的安全教育，加大培訓力度，提高安全意識。一是禁止在數字檔案專用電腦上隨意安裝軟件。因工作需要必須安裝的軟件，最好是正版軟件，或者經專業技術人員檢測不含任何病毒、插件等危險因素的軟件。另外，不能再電腦上安裝任何與檔案管理無關的軟件，以免造成不兼容或系統緩慢等問題。二是盡量減少或不使用U盤移交電子檔案。U盤可以被隨機讀寫，是病毒最理想的傳播工具。由于U盤經常在各個電腦之間拔插，傳播病毒的幾率很大，因此，在數字檔案的移交過程中，盡量減少U盤的使用。三是對于不清楚的文件，不要輕易打開運行。很多病毒會偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件，檔案管理人員應該提高警惕，慎重處理來歷不明或不清楚的文件。

【參考文獻】

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［2］湯道鑾.論數字化檔案館建設.學校檔案.2001,01.

［3］吳志宏.數字化檔案的隱憂:數據失真.北京檔案.2002.

第6篇：數字檔案管理范文

檔案數字化管理是網絡時代的自身基本價值的功能需求，是這個時代檔案工作的新使命。檔案資源數字化管理因為要結合計算機技術的軟硬件環境來實現，在整個管理過程中會凸現出數字化檔案管理的種種優勢與困境。本文分析了檔案資源數字化管理面臨的困境，提出了一些對策。

關鍵詞：

網絡環境；數字檔案管理；優勢；困境

現代信息和網絡技術的飛速發展，電子政務建設的不斷深入，電子文件已不單是一種新型載體，同時也意味著人類記錄信息、傳達和留存信息的方式已經發生了巨大的變化。在漫長的檔案史上是另一次的重大變革。檔案信息數字化、檔案信息資源數據庫、虛擬檔案館等的建設已經提到時代的議程。傳統的檔案管理模式已經逐步不再適應這個時代。

一、檔案資源數字化管理是信息時代的大勢所趨

在重視歷史積淀的文化傳統思想指引下，由于計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術飛速發展，這個過程中產生出來的數字化檔案信息分散存儲于不同載體、不同地理位置，唯有依托于計算機和網絡鏈接的方式才能實現數字檔案信息資源的及時共享。檔案信息化建設迫在眉睫，首先應以運用為導向。隨著社會信息化的擴大深入和政府機構服務社會的數字化需求，電子政務建設在不斷地強力推進。這種行政方式的變革必定促使檔案資源施行數字化管理。檔案數字化管理必須在數據管理的基礎上，圍繞網絡建設這個中心，完善各種業務信息應用系統，然后向縱深的網絡化發展。檔案資源數字化管理勢在必行。

二、檔案資源數字化管理的自身優勢

一是存儲于服務器、磁盤或者光盤等載體上的數字檔案資源，受時空限制比較小，脫離實體檔案，可以無數次的復制，攜帶方便。利用者只需獲得訪問權限，就可以隨時實現異地調閱所需的檔案信息。數字檔案管理系統的運行已經涵蓋了收、管、用、存四個階段，可以實現在線收集，進行目錄建庫、在線接收、脫機接收、文件格式轉換、檔案征集等工作；實現在線管理，進行檔案整理、編目打印、專題組織、檔案鑒定、檔案統計等工作；實現在線利用，進行檔案檢索、全文調閱、視頻點播、照片檔案瀏覽、檔案出證等工作，無論是收、管、用、存哪個階段，操作十分簡單、便捷。檔案管理員通過檔案管理系統將數據進行著錄、保管、利用就可以涵蓋檔案管理的全階段。二是檔案資源數字化管理非常有利于開發庫存的檔案信息資源。實現檔案資源數字化管理后，各門各類數字檔案信息資源通過系統檢索，可以快速實現查找，并且系統自覺對信息進行優化，可以查找到的是相關聯的問題或事件的所有數字檔案資料，不再是單個的文件。這可解決和緩和檔案文獻的客觀狀況與人們實際利用要求之間存在的種種矛盾，極大地滿足檔案資源深層次查詢利用與編研開發。三是確保部門案卷的質量。廣東省廣州市廣播電視大學檔案信息化建設初期結束后，各歸檔部門人員只需要將文件材料數字化后輸入網絡管理系統。檔案室統一接收后，進行立卷編碼保存。這樣非常有利于收齊收全檔案材料。同時也避免了檔案室的檔案管理員因為未能全面了解各部門的工作，而造成的關于材料準確性方面的斷定失誤，影響案卷質量。

三、檔案資源數字化管理面臨的困境

由于數據安全的要求，部署在局域網中的包含著全部檔案信息數據的數字檔案管理系統一般是與外網隔離的。但在目前普遍技術相對落后的條件下，數字化檔案管理還面臨著種種困境。一是檔案資源數字化管理雖然操作方便、傳遞快捷、存儲空間小，檔案裝具、檔案安保系統卻要相應的趨于半智能化或者智能化。一旦性能不穩定，劣勢就會凸顯，其真實性和保密性難以掌控。此外，存儲在計算機里的數字檔案信息資料可以在編輯修改時不留任何痕跡，一經修改后真偽難辨，業務操作主體的可信性、可審計性以及不可抵賴性就無法保證，數字檔案的可據性就大受質疑。二是數字檔案資源對存儲載體依賴性相當強。檔案資源數字化管理后，檔案檢索工具必須以計算機作為依托，數字檔案信息對軟硬件設備的依賴性會很強，不能像紙質文件直接讀取。但是計算機更新換代非常快，造成早期形成的電子數據在新的軟硬件環境中無法讀取，還有的因為應用軟件不兼容數據讀取不了。檔案資源數字化管理的條件必須盡快完備，才能適應外部環境的變化。否則，數據一旦丟失或遭受病毒的侵害，檔案數字化管理勢必成空。三是數字檔案管理系統與其他業務信息管理系統并不兼容。比如廣東省廣州市廣播電視大學教務處使用學籍管理系統和教務管理系統，人事部使用人事管理系統，財務部門使用財務管理系統，總務處使用資產管理系統，機關部室使用OA辦公平臺等。這些業務信息管理系統各自按照自己部門的工作需求來開發，系統設計單位不同，軟件環境差異較大，建設模式與技術架構也不一致，產品接口不合標準，難以兼容，所形成的數據無法轉換，無法完成數字檔案數據直接在線遷移。文件歸檔、數據收集和錄入由此滯后。四是我國目前采取的是“雙軌制”和“雙套制”文檔管理模式。紙質文件與電子文件同步隨業務流程在流轉，最終兩套歸檔。雖然這樣做法有它自身的優勢，但是技術的更新發展，觀念也要相應地更新。文件以紙質形式為主的形勢將逐步轉向以電子形式為主，管理的模式也已經在悄然轉型，未來我國勢必實現以電子形式為主的檔案管理模式。當然，管理模式的轉型是一個相當長期的過程。五是檔案資源利用率不高給檔案數字化管理帶來了阻力。檔案管理的基本職能就是提供利用，主動為大眾服務。這是檔案管理應積極努力的方向，也是檔案管理應具有的義務和職能。檔案資源利用率不高，雖然這些年檔案信息化建設有了加強，檔案數據管理系統通過檔案原件掃描、檔案內容錄入、檔案編研等手段推行檔案信息的網絡利用。但很多單位檔案管理人員信息化水平不高，人工紙質目錄檢索還是檔案查詢的主流手段。數字檔案資源利用率總是得不到提高。

四、如何解決檔案資源數字化管理過程中遇到的困境和難題

基于上文提到的種種情況，參照國內外最先進的技術手段，形成了一些想法，提出以下幾點建議：一是優化檔案資源數字化管理環境。檔案資源數字化管理是一項系統工程，包含頂層設計、系統選型、軟件開發、技術規范、全程參與、歸檔整理、存量紙質檔案的掃描錄入、增量電子檔案的數據管理、多樣化的異地備份、利用平臺、數據安全等，硬件加軟件的系統。通過檔案資源數字化管理系統，來涵蓋文件從生成、流轉、歸檔到移交、保管、利用和銷毀等全過程業務，實現身份統一認證，信息統一分類，權限統一分配，使不同體系的應用系統得以集成到一個統一的框架體系中，實現共享。二是實現互聯互通，對接所有的業務信息系統。在目前這種各個業務信息系統各自為政的狀況下，要實現現有的檔案信息資源多網互聯，多系統信息互通，首先必須實現各模塊軟件的緊密集成，搭建業務應用系統，實現數據的可視化管理和綜合分析應用。通過建立業務組件，為各系統擴展提供接口。在檔案資源數字化管理系統建設的推進中，建立起相關的制度，尤其是電子檔案數據安全管理制度，來強化相應有效的推進機制，促進數字檔案的建設。三是加快人才隊伍建設。網絡時代的檔案管理要實現由過去的手工勞動密集型向以辦公自動化為依托的技術密集型轉型，必須有一支既懂計算機網絡技術又懂檔案專業的高素質、高技能的復合型檔案管理人才隊伍。這是實現檔案信息化，與國家信息化建設相銜接的關鍵所在。

綜上所述，檔案數字化管理終將成為檔案管理現代化的必經之道。針對檔案管理數字化進程的現狀，還需繼續深入研究對策，逐步充分實現檔案數字化管理的網絡共享，早日實現紙質檔案的絕大部分功能。

作者：傅永珍 單位：廣東省廣州市廣播電視大學

參考文獻：

[1]薛斌,馬歡,薛文.我國高校檔案信息化建設存在的問題及對策[J].科技資訊.2014（25）.

第7篇：數字檔案管理范文

[關鍵詞] 裝備機關； 檔案數字化； 信息系統

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02

1 檔案數字化及其發展現狀

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要內容。

近年來，隨著我國基層檔案工作規范化的推進和社會信息化整體進程的加快，數字檔案室已成為城鎮、社區和機關單位檔案信息化建設的重要目標。2000年起，國家檔案局、中央檔案館開始機關單位電子文件歸檔管理的試點工作[1]。在此基礎上，2011年初制定的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》要求“在試點基礎上推動機關電子文件管理工作，加強對在辦公區域相對集中機關事業單位建立‘文件（檔案）管理中心’的指導”。一批國家部級單位以及北京、上海、杭州等地市級機關數字檔案室試點工作的開展，在標準制定、數字檔案管理系統推廣、制度規范等方面取得了一定成績，為機關數字檔案室建設積累了寶貴經驗。

要實現機關數字檔案室的順利運行，對傳統檔案進行數字化并對數字化檔案進行高效管理，最重要的解決方案即是構建數字化檔案管理系統。這種系統將開發先進的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫，并強化檔案行政管理職能，可以更加規范、高效地管理檔案工作。數字化檔案管理系統能夠實現檔案收集、管理、提供利用、上報移交、年檢、業務指導及監督指導等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監督和指導的需求，使檔案管理現代化邁上新的臺階。

2 軍隊裝備機關業務檔案數字化管理的內涵

軍隊裝備機關業務檔案數字化管理，就是在部隊主管裝備工作的各級機關，改變以紙質資料形式存儲保管業務檔案資料的傳統方式，采用先進的信息技術，借鑒和運用檔案數字化管理理論及先進方法，開發建設裝備機關數字化業務檔案管理信息系統，將部隊各級裝備機關日常業務工作及各專項活動中形成和積累的各種計劃、方案、批示、報告、規章制度、法規標準、會議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進行采集、歸類、整理、維護，實現裝備機關各種業務檔案資料數字化存儲與管理，并提供檢索查詢服務。通過數字化業務檔案管理系統，可解決裝備保障業務工作檔案資料的積累、儲存、管理、查詢等難題，對裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。

3 裝備機關業務資料管理現狀及問題

軍隊各級裝備機關負責本級部隊軍事裝備建設與發展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會形成和保留種類復雜、數量龐大的工作資料。從內容上講，包括年度業務工作文件、專項活動工作文件資料；從形式上講，包括各類報表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發展，是裝備保障業務工作的成果積累，對裝備保障的建設發展具有重要作用，應給予安全存儲和有效利用。

目前，裝備機關文檔資料的存儲管理方式有兩種：一是傳統的以實物形式保存，手工立卷加紙質目錄的檔案管理方式在裝備保障系統普遍存在。實物化的方式占用空間大、不利于儲存管理和及時收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經不能滿足文檔資料儲存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業務信息系統中分別生成和保存。部分業務信息系統生成的電子化文檔分散存儲于不同業務信息系統中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運用。

應用數據庫技術，實現數字化檔案資料管理是當前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。

4 裝備機關數字化業務檔案管理系統建設目標

裝備機關數字化業務檔案管理系統的建設目標，是采用先進的計算機技術建設基于數據庫的數字化檔案管理系統，將裝備保障系統工作檔案資料進行集中管理，實現電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統應具有高可靠性和安全性，適應海量存儲需求，易于管理和維護，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務，以利于其他業務系統的調用，與相關業務系統緊密耦合，使得業務數據能自動歸檔到系統中，提高工作效率。

5 裝備機關數字化業務檔案管理系統功能規劃

裝備機關數字化業務檔案管理系統包含兩大部分：檔案資料數據庫和檔案資料檢索維護系統。

5.1 檔案資料數據庫

裝備保障檔案資料數據庫是以特定方式組織起來的文檔資料數據集合。裝備保障檔案資料數據庫由目錄數據庫、業務資料數據庫、文檔資料數據庫、多媒體資料數據庫組成。

（1） 目錄數據庫：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計算機中保存形成的數據集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內容，錄入計算機，形成機檢目錄，以備查詢利用。

（2） 業務資料數據庫：是裝備保障業務數字資源的數據集合。具體地講就是借助數字設備及第三方軟件將以紙質等載體形式存在的、需要存檔的重要業務文件轉化為可用計算機等數字設備閱讀、處理的電子文件信息的數據集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應文檔資料、訓練工作文檔資料、科研學術項目情況及文檔資料、經費管理文檔資料、專項重大活動文檔資料等。

（3） 文檔資料數據庫：具體包括已經頒布實施的裝備保障系統相關行政法規、規章制度、標準規范等的數字化文檔。

（4） 多媒體資料數據庫：業務工作或重大活動形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數據集合。

5.2 裝備保障檔案資料檢索維護系統

（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進行裝備保障檔案資料數字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。

（2） 數字檔案錄入功能。系統能對文檔、圖片、音頻和視頻等內容進行錄入、上傳。在錄入時可設立多級目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時間及用戶名。

（3） 數字檔案檢索功能。可以基于資料文件名、創建者、編號、屬性、創建時間、更新時間、目錄和關鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準確定位所需文檔。支持聯網遠程訪問，使資料得以多人共享，方便協同查看，工作人員需要訪問調閱某些文件時，只需登錄系統即可查看，再也不用重復傳輸及復印，節約了成本。

（4） 統計功能。主要根據發文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統計。

（5） 用戶級權限管理功能。系統應能夠創建用戶，并根據用戶的不同等級，實現對訪問各類檔案數據的授權和管理，并確保用戶不能越權訪問數據。

（6） 系統管理功能。主要功能包括：系統數據的備份、查詢用戶登錄系統情況等。系統管理功能的使用者是系統管理人員。

（7） 系統幫助功能。一是系統操作使用的電子教程，二是系統版本說明。

6 系統建設中的難點與關鍵問題

6.1 檔案文件的系統分類

工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業務資料，也有首長重要批示和講話、上級機關下發的各類文件及法規標準、行政規范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料。總體數量龐大，種類復雜，需要按照檔案電子化需求重新進行梳理分類，構建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎。

6.2 檔案存儲與檢索技術

一是要科學設計各類檔案資料的存儲方式和存儲結構，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對于文檔、資料進行存儲時，是將其轉換成圖片進行存儲，并沒有直接存儲該文件資料的全部文字性內容，同時音視頻文件在存儲時，存儲的只是具體二進制文件，為了進行檢索，還需要在保存文檔時，對文檔的主要內容進行描述，比如采用關鍵字方式對該資料（文檔圖片、音視頻）進行描述，如何根據用戶輸入的查詢關鍵字進行文檔匹配，保證查全率和查準率，對查詢結果進行排序，保證系統的檢索速度等都是建設系統時需要研究的內容。

6.3 檔案資料數字化過程控制

將大量的檔案數字化，是一個龐大的系統工程。首先要做好收藏文件情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、數量、檔案信息利用等基本情況。其次要制訂檔案數字化的科學規劃，包括服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。檔案數字化是一項費時較長的工程，在大規模、流程化的數字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現損毀和遺失的現象。檔案數字化過程要實施全程控制，要對文檔資料做全面的質量檢查，加強數據的質量控制。質量檢查應包括以下幾方面內容：一是數字化前的檔案整理檢查。要進行數字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。二是數字化中的人員業務培訓。數字化工作是需要人來完成的，人員業務培訓不過關，直接導致返工，間接導致成本的增加，時間段的延長。三是數字化后的數據質量、圖像質量檢查。錄入后的檔案信息要有非常高的正確率，掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質量有問題的應重新掃描。

第8篇：數字檔案管理范文

關鍵詞：數字檔案館；知識管理；知識服務

1檔案知識管理的服務方向

知識管理的核心是通過對知識本身的管理（包括顯性知識和隱性知識的管理）和對知識過程的管理(包括知識生成、知識積累、知識分類、知識整理、知識組織、知識挖掘、知識開發、知識服務、知識共享、知識交流和知識評估等)，充分挖掘知識的內在潛力，提高創新能力。

2檔案知識管理的服務模式

2.1主動式知識服務模式：通過檔案用戶需求建模，刪除與主題無關的知識資源，提高知識資源的篩選效率，為檔案用戶提供全過程、全智能化的主動式知識服務。2.2交互式知識服務模式：依托信息管理平臺，通過跟蹤服務，發現和挖掘用戶的潛在需求，以主動提問的方式引導用戶更有效地利用知識。2.3推送式知識服務模式：充分發揮知識庫中知識地圖的效用，記錄和分析用戶以往的檢索需求，通過知識單元之間的語義關聯自動發現相關需求，定制性地推送急需的知識資源。2.4導航式知識服務模式：面對海量的檔案知識資源，需要通過導航式的服務方式為用戶提供服務。

3檔案知識資源的科學規范管理

各類知識資源的科學規范管理不僅能真實反映企業發展歷程，而且對有效保存企業知識，實現企業知識共享，提供有效信息服務，保持企業核心競爭力等方面起到了重要基礎保障作用。3.1重視核心知識資源的科學規范管理，保證歸檔文件的系統完整、安全可靠與長期可讀。3.2加強電子檔案管理：嚴格執行國家相關標準和規范《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)，確保電子文件的標準統一，格式一致，數據規范等。同時綜合管理信息平臺的應用，保證了對電子文件的全程控制。3.3做好紙質檔案的數字化工作。首先要進行重新鑒定。根據本單位實際，將永久、長期和短期檔案進行一次全面系統鑒定，剔除無保存價值的檔案。其次，做好優選工作。把利用率高、價值高、社會需求大的檔案優先數字化，進行全文錄入。最后，要建立檔案目錄數據庫，方便檢索。在數字化工作中，要嚴格遵循規范性、安全性和效益性原則。

4建立符合用戶需求的檔案知識管理體系架構

4.1獲取與轉換：從用戶角度進行組織建設，圍繞企業生產經營、管理決策等核心工作，尤其是重點項目的需求，先建選題目錄數據庫，按照主題或專業等多種分類原則；后建選題內容數據庫，采集相關數字信息，并按照知識化管理的要求進行加工處理，轉換成結構化數字信息，包括信息整理、格式轉換、知識分類、知識編碼等過程。4.2挖掘與發現：構建檔案信息數據庫、數據倉庫和相關知識鏈接，實現檔案信息資源的整合、組織、存儲和更新。同時利用先進的隱性知識挖掘工具，將信息管理系統中的元數據信息、背景數據和用戶信息作為一個集合體，從中發現隱含的有規律的信息，應用特定的算法工具，找出相關的知識聯系。4.3分類和建模：按照分類標準構建有序化的數字檔案信息資源分類體系。充分利用專題數據庫的功能優勢，立足用戶需求建設企業各類知識庫，如院史庫、文檔庫、資料庫、規章制度庫、榮譽庫等，成為企業知識資源管理與知識服務平臺,實現集成化和智能化管理。在檢索方面實現了目錄檢索，全文檢索和空間檢索，提高了檔案的查全率和查準率。4.4反饋和更新：用戶反饋就是判斷、評價知識的價值，將有用的知識信息輸入知識庫。用戶可以將知識服務過程中的任何問題提供給檔案管理員，并提出意見和建議。這樣有助于更好地挖掘用戶需求，提供有針對性的服務，將隱性知識顯性化，并轉化為生產力，具有高邊際效益，成為知識服務的重點。

5知識服務的有效應用

5.1專題服務。充分利用數據庫技術進行整序和知識重組，將檔案的歷史價值體現出來，形成知識密集型的服務內容。檔案編研員通過對檔案用戶的需求偏好分析，查閱相關檔案資料編撰成為系統性強，參考價值高的專題。利用電子檔案舉辦展覽，形式新穎多樣，紙質、照片、錄音、錄像、實物檔案等都可以通過數字化后完整地展現其原貌，使展覽內容豐富，有身臨其境之感。5.2咨詢服務。數字檔案館咨詢服務是利用現代化服務軟件，包括電子郵件、留言表單及在線實時通訊等，解決檔案用戶在尋找相關信息和知識過程中遇到的各種問題，幫助其更好地利用館藏資源，找到所需的信息和知識，實現有一定深度和知識含量的服務。

6促進信息共享與知識創新

知識庫建設是在數字化前提下，向網絡化、合作化和集成化方向發展。創新信息資源建設模式，實現實時通訊、協同工作、共享文件等功能。充分發揮專業用戶的作用與積極性，同時加強館際間的交流與合作，實現網絡信息資源共建共享。

7對企業知識管理者的新要求

7.1在知識層面上，要兼備檔案學專業知識及相關學科知識。對數量龐大的檔案進行科學管理，具備發現和尋找信息的能力；組織和管理信息的能力；評估和傳遞信息的能力。不僅讓用戶更有效率地使用檔案資源外，還可根據檔案提供者的背景資料，找到該主題領域內的知識專家，進一步實現企業知識的交流和共享。7.2在技能層面上，要具備信息管理技能與溝通協調能力。知識庫建設是數字檔案館的中樞工程，是成功實施知識管理戰略的先決條件之一，其規劃、實施、管理、維護、標準建設等都需要相關人員具備較高的綜合素質，不僅要熟悉館藏，還要掌握數據庫管理的基本技能和業務流程。加強知識管理的培訓和學習，營造合作與研究的環境和氛圍。7.3在態度層面上，要具有良好的人格特質。知識管理者具有敬業精神，工作細心、耐心，工作積極主動，樂于學習新知識，有一定的創新能力。總之，在大數據時代晨曦初現的當口，檔案部門在創新性地開展知識管理建設工作中，為社會提供了一種全新的服務模式，使檔案管理工作真正適應知識經濟時代的要求，為企業的發展做出更大更多的貢獻，不斷開創檔案工作的新局面。

參考文獻

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[4]薛匡勇.現代檔案觀研究[J].檔案學通訊,2006(2):17-20.

第9篇：數字檔案管理范文

【關鍵詞】數字檔案館；數據；管理；平臺；開發；應用；云服務；云計算

目前的數字檔案館，最普遍的管理平臺即云計算平臺，本文就云計算在數字檔案管理平臺中的開發與應用、構架及實施做出綜合性分析。讓用戶看到以云服務為平臺的數字化檔案管理對未來這一領域發展的深遠影響。

一、云的概念普及

云計算是以互聯網為依托發展起來的虛擬化技術，最早云計算的出現是為了解決大型、復雜性的計算，云計算的技術可以說是網格計算、并行計算、效用計算與分布式計算的綜合演進。為用戶提供無限的網絡資源，甚至可以按需定制，在軟件架構方面提供了極大的方便。云計算有如下幾個特點：即穩定性強、靈活的可擴展性、安全的虛擬化存儲、良好的通用性及體貼的按需服務。

二、數字檔案館統一數據管理云平臺的優勢

（一）技術優勢

在當今數字化概念的狂潮中，檔案管理的技術手段也在不斷向前推進，原始的檔案信息資源也凸顯出了不足，如建設成本較高，建立標準不規范，數據共享困難，軟件使用跟不上，管理混亂，備份能力有限等各種問題。云計算的技術應用了分布式的處理方式與虛擬化的技術，有效地將原始的物理服務器變為若干虛擬服務器，以這樣一種服務器集群的方式向管理系統提供統一訪問模式，這種模式對信息安全起到了極大防護，也可以避免客戶因為硬件故障而丟失數據（如圖1）。這種方式對整個檔案館的意義頗為重要，可以充分調動服務器與網絡的資源，既避免了硬件浪費，又極大地降低了資源成本。

圖1 服務器集群，若干虛擬服務器

圖片來源：百度圖片

（二）基礎設施優勢

原始的檔案館建設是以手工的形式，極不方便，之后，隨著數字化的普及，檔案館花費了大量資金購買一些硬件設備，但這些硬件的維護成本非常高，需要定期更換維護，隨著信息量的增加，可能還需要擴容，給檔案館的建設與管理帶來了極大不便。隨著技術的發展，現在的云計算服務平臺對檔案館平臺內硬件資源實行統一管理、統一規劃與分配，它利用服務器的強大的集群模式實現了大數據處理與計算的功能，使得原有資源在云服務平臺的整合下，變廢為寶，既解決了硬件閑置的問題，也充分調動了資源的共享。

（三）信息管理優勢

云計算平臺對資源采用分布異構的模式，即資源池與集中整合管理，將異地信息也歸入其中，避免資源的重復操作。同時，這種方式讓各個檔案館之間的資源合理化、特色化。是是原始的數字檔案館無法照顧到的方面，是非常大的優勢。

（四）使用服務優勢

服務優勢指云服務平臺實現了各個終端之間的信息共享，如PC端、App端、網絡電視端等，這些終端可以隨時接入服務，讀取所需信息，使檔案管理的服務變成了不受空間、時間限制的無縫對接服務，在最大程度上滿足各個背景與用戶的需要，提供更深層次的數據分析管理與信息挖掘。（如圖2）

圖2 云服務平臺在各個館之間都可以實現共享

圖片來源：百度圖片

三、數字檔案館數據管理云服務平臺的開發

（一）管理層

管理層的開發是非常重要的部分，是數字檔案服務這個平臺的核心。這部分主要負責權限認證的制定、安全管理、平臺的資源分配、進程中管理以及用戶基本管理等。管理層要根據用戶的需求，對計算集群的技術提供檔案管理服務、公共檔案信息服務、個性化定制查詢、原始件傳遞、專題消息推送等各種應用類的服務進行處理。

（二）應用層

這個層面可以說是整個平臺中要開發的最高層，這個平臺的功能在未來會以web網頁的形式呈現給用戶作為用戶提供信息與服務的基礎平臺。

（三）數據層

數據層的開發是管理軟件的中間層，這個層面的開發要保證各個成員館之間安裝了有效節點，而他們只要在安裝后即可享受方便的云服務支持。以中間件技術模式構成的云服務平臺對這些云里的檔案實行統一管理，并實時監測節點，保障節點無故障，如若某一個節點出現了問題，技術層面會即時屏蔽以保證平臺的正常服務。在開發時，要保證用戶在這一層面的服務提交后，云平臺即可以將信息抓緊、整合，將有效信息快速反饋給用戶。

（四）基建層

有了云服務平臺的技術，并不是就可以完全拋棄原有的基礎設備，檔案館在基礎設施方面還是要提供基礎。不同的是，通過整合虛擬化集群使原有的硬件與軟件都實現了功能的最大化。通過云嵌入終端將PC、存儲設備、網絡資源以及硬件等共同聯系起來，形成了一個強大的云資源庫。

四、數字檔案館數據管理云服務平臺的應用

（一）資源采集

當我們開發好一套云的數據管理平臺，就可以從各個節點之間發出需求，如PC端設備、App端等，讓云數據管理平臺將需求整合，快速反饋給需求者。

（二）檔案整合

一個檔案館最重要的部分即是檔案資源，這部分在應用過程中應該盡量做好基礎數據收集，可能這個過程較長，但我們可以利用云數據管理平臺的強大的信息能力進行上傳，讓云計算實現數據的共享。協調各個節點的布局，突出各個節點的優勢，避免重復建立。

（三）信息安全

信息安全是檔案管理中最為重要的一環。云數據管理平臺有專人對數據管理、分配與實施，且同時有安全監測，所以信息安全的不確定性已經幾乎為零風險。如果有特殊情況發生，那么云服務的特點也可以提供保障，因為云服務的備份功能已經將一份數據虛擬為若干份備份在不同的節點，信息不會丟失與遺漏；同時，云服務的信息池功能也很好的保障了信息的安全性，因為每個信息都以碎片的形式投入信息池，他人很難根據碎片找到整條有用信息，這大大提高了信息的安全性，為檔案管理多了一份保護。

五、結語

用戶通過云數據管理平臺了解了數字檔案在日常中的應用，對云服務平臺的便利與好處有了更深層次的理解，在未來，用戶僅需要在網頁中提交需求，云數據管理平臺就會在后臺用云計算的方式快速匹配出所需信息，還可以對數據進行進一步挖掘、提取、分析、整合，將最有價值的信息準確提交給用戶。云數據平臺的應用，不僅在硬件與軟件上提升了檔案管理的效率，也在客戶需求上提供了非常準確的信息傳遞作用。

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