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第1篇：干部檔案數字化管理范文

（一）業務流程分析

1、信息的數字化：信息的數字化主要包括兩個方面，一是現有館藏檔案信息的數字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現有業務執行的信息化，包括辦公自動化，如通過掃描儀等形成數字文檔，以及按照格式規范通過信息平臺直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規范整合：信息的規范整合首先需要有規范的格式規定；根據規范格式，各部門業務人員上傳、錄入檔案信息后，平臺自動將檔案信息進行歸類存檔，形成方便查詢、統計的信息庫；專門的檔案管理人員可對檔案信息進行查詢、瀏覽，對部分不符合規范的信息進行整理。3、信息的存儲：檔案處理人員在檔案管理人員進行信息的初審和整理后，進一步進行信息的審核和修改，在確認無誤后，添加入庫信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉檔、銷毀等內容，這些管理業務是交叉進行的，沒有特定的流程，操作的對象也是統一存儲格式的檔案數據，但對于不同門類的檔案數據而言，其檔案數據的元數據格式和屬性有所區別，平臺需考慮各檔案門類數據庫之間的信息集成，以及本階段與檔案服務利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對象是部分可以提取出來使用的檔案材料，其目的是面向各業務部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關信息，共享部分檔案信息內容，檔案信息消除等等。

（二）功能需求調研

對平臺功能需求進行調研，調研對象包括以上五個階段中涉及的用戶：1、在信息的數字化階段：主要是各業務部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規范，詳細的操作說明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統操作記錄功能。2、在信息的規范整理階段：主要面向專兼職檔案管理人員，其需求依次為：提供自動化的檔案信息歸類（根據需求確定類別）功能，提供自動化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統操作記錄功能。3、在信息的存儲階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統計功能，用戶的系統操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統計功能，部分類別檔案信息的開放共享設置功能，檔案信息的借閱記錄與時間統計功能（類似圖書館借閱），用戶的系統操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業務部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續借功能等。從以上五個環節的功能需求調研不難看出，檔案的數字化上傳，檔案的自動歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統計，檔案的開放設置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。

系統設計與實現

（一）系統設計理念

其一，是要實現信息的數字化。通過原有信息的數字化轉換，辦公自動化，信息化平臺錄入等來實現。其二，是要實現信息的規范化。通過平臺的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實現信息的規范化。其三，是要實現信息的集成化。通過平臺的固定類別信息上傳，自動歸類，最終實現不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據行政類進行集成，供查詢和統計；二是根據各個干部進行信息的集成。其四，是要實現信息資源共享與利用的最大化。通過干部人事檔案信息化管理系統，實現公開的個人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實現最大范圍的數字化共享，提高檔案信息的利用率。

（二）系統功能架構設想

第2篇：干部檔案數字化管理范文

摘要：為加快煤炭企業檔案數字化建設，企業應該從提高檔案意識、建立保障檔案數字化的制度、要進一步推進網絡化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數字化。

關鍵詞：檔案數字化；檔案意識；制度；網絡；數據庫

隨著社會的發展，煤炭企業的現代化建設步伐不斷加快，辦公系統的網絡化正在逐步完善，這就要求煤炭企業的檔案管理工作也必須與時俱進，緊跟時代的發展步伐，加快數字化建設，更好地為企業的發展服務。

1要進一步提高檔案意識

檔案管理部門應該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發利用是企業取得長足發展的必要條件之一，建立檔案報送、收集、管理的長效機制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發揮檔案的作用。

2要加大經費投入，為做好檔案工作創造良好的條件

煤炭企業安全生產、經營管理是重中之重，提高經濟效益是企業的中心工作，檔案工作往往容易被領導忽視。這就要求檔案工作人員要充分發揮檔案工作的優勢，特別是數字化檔案的優勢，努力進行檔案信息的研編，為領導的決策提供真實、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術人員提供有價值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領導的重視，爭取領導在資金上，政策上的支持。

3建立保障檔案數字化的制度

在煤炭企業檔案進行數字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現的不歸檔現象，要制定完善的歸檔制度，其基本內容應該包括：由單位統一制定的歸檔日期，各部門領導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統一化和系統化，確保檔案收集、保管的科學性。制度的建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數據加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統現象，才能快速高效地推進數字化建設。

4要積極推動網絡化歸檔工作

當前，煤炭企業的網絡化辦公為網絡化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網絡化歸檔就不難實現。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統籌規劃和在專職檔案人員的指導下，根據自己的權限范圍將所在部門產生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸到檔案館數據庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案館只需要對數據進行一些深層次的處理開發，數據輸入影響數字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。

5檔案的數字化先要保證重點檔案的數字化工作

煤炭企業的檔案部門主要為企業的管理者和工程技術人員服務，但是將館藏檔案在短時期內迅速全面地數字化是不現實的，因此對保存檔案的數字化要保證重點、突出特色。煤炭企業檔案部門所保存的檔案反映了企業的發展歷程、包含了礦井在發展中克服的一些技術難題、重點科研項目的記錄資料、一些重點的經營策略等，應該對那些對當前礦井的各類決策、安全生產、經營管理有重要參考價值、使用頻率較高的檔案優先完整進行數字化。對企業長遠發展有重要指導意義的檔案要特別注其數字化的方式，提高這些檔案的利用率。

6建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全

建立煤炭企業檔案數據庫系統是檔案數字化管理的核心。要將檔案全部轉化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業機密，檔案的數字化應抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數據庫。主要是根據單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數據庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數據庫。在煤炭企業檔案數字化管理系統中，建立起狀態數據庫和基層報表，將各部門要報送的數據、反饋的信息通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再按要求進行調整。并根據上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。

7建立檔案網站

第3篇：干部檔案數字化管理范文

關鍵詞：高校；圖書檔案；數字化建設

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）28-0199-03

圖書檔案是在圖書管理工作中形成的一項專門檔案，對于保護圖書、合理開發利用及有效配置圖書檔案資源具有現實意義和作用。既是圖書管理的一項重要的基礎性工作，也是高校檔案系統中的一個要素，同時也是學校數字信息系統的重要組成部分。如何建設科學合理、實用方便的圖書檔案數字化系統，加強對圖書檔案的管理和利用，提高圖書管理工作效率和工作質量，是高校圖書檔案適應數字信息化所面臨的一個重要課題，

一、高校圖書檔案管理的現狀

1.圖書檔案涉及的范圍、種類和數量急劇增加。目前，高校圖書檔案是以文本檔案為主，并有部分電子數據檔案，隨著圖書管理工作的快速發展，圖書檔案的服務范圍不斷擴大，大量的圖書資源均需要歸檔，且檔案形式繁多，有紙質圖書、數字圖書、課件、音像、影像等，每年歸檔數量達數十萬卷，日趨增長的圖書檔案數量與存放空間的矛盾日益突出，傳統的圖書檔案管理方式與圖書管理工作對相關信息需求的矛盾逐漸顯現。

2.圖書檔案的利用頻率和數量日趨增長。隨著高校招生規模的快速發展，與圖書有關的業務，特別是數字化圖書資源，其利用率日趨增長，據高校各年度圖書檔案利用情況統計數據表明，前來咨詢、查詢、調閱、下載數字圖書檔案的人次、卷次逐年增加，復制圖書、期刊等數字化檔案資料的數量也在快速增長。

3.圖書檔案應用的范圍和覆蓋面不斷擴大。長期以來，圖書檔案管理工作的重點是服務于高校的學生和教職工，以及為高校相關部門的科研服務等，隨著高校教學改革和發展的需要，圖書管理工作的范圍也不斷延伸，圖書檔案的利用范圍和覆蓋面也不斷擴大。特別是近年來，圖書檔案資源不僅為本校學生和教職工服務，也逐漸向其他高校學生提供服務，甚至延伸到相鄰社區，更多的為社會以及家庭個人服務，如我校的“學習在線”，主要面向社區的廣大人群提供必要的學習等信息檔案資源。

二、當前圖書檔案管理信息化建設中存在的問題

為了適應形勢的發展，高校圖書管理部門加大了對圖書檔案管理的力度，并采取了一系列措施，推進圖書檔案的信息化管理，但仍然不能滿足社會各方面對圖書檔案信息的需求，依然存在著一些亟待解決的問題。

1.傳統的圖書檔案管理理念，難以滿足信息化的發展需求。傳統的“重存檔、輕利用”圖書檔案管理理念依然根深蒂固，部分領導的圖書檔案管理意識薄弱，認為圖書檔案管理不能直接產生經濟效益，而且占用學校的人力、物力、財力等資源，往往忽視圖書檔案管理的社會價值和作用，尤其是圖書檔案的數字化建設，不但需要硬件、軟件的投入，還需要專業人才和資金的投入。因此，擯棄“重存檔、輕利用”的檔案管理理念，重視圖書檔案的社會價值和作用，才能轉變觀念，推動圖書檔案的數字化建設，滿足信息化發展的需求。

2.建設管理資金不足，導致硬件設施和軟件資源等基礎設施欠缺。圖書檔案的數字化建設需要一定的建設管理資金，建設相應的基礎設施，包括符合要求的建筑設施、計算機硬件設備以及配套的軟件資源等。目前高校圖書檔案管理數字化建設設施因經費問題差距較大，軟件資源的開發和應用相對滯后，尤其是圖書檔案管理軟件不能滿足數字化管理的需要，目前的一些管理軟件僅僅是對紙質圖書檔案的計算機輔助管理，忽略了圖書檔案歸檔過程的自動化以及系統管理數據的共享等功能，這些因素都給圖書檔案數字化建設帶來了一定困難；基礎設施的不配套以及傳統的圖書檔案管理模式已經不能適應圖書檔案管理信息化需求。因此，高校圖書部門應改變觀念，加大對圖書檔案數字化建設的資金投入，購置相應的高性能服務器和計算機終端設備，開發與之相適應的圖書檔案信息化管理軟件，充分利用圖書檔案資源信息為高校師生服務、為社會服務。

3.圖書檔案開發利用率不高。多年來，高校圖書管理部門在工作中建立了大量的圖書檔案資料，除了本校師生的需求外，社會人群對圖書檔案信息的需求也急劇增加，但高校圖書管理部門普遍存在“重藏輕用”的現象，很重視圖書檔案歸檔立卷工作，造成圖書檔案長期存放不動，變成了“死檔案”，實際工作中也不注重圖書檔案的開發利用，缺乏“死檔案”變“活檔案”的主動服務意識。檔案的價值就在于充分利用，我們圖書檔案管理工作的目標也在于利用，如果不能充分利用圖書檔案的信息資源，為社會大眾服務、經濟發展服務，那么圖書檔案也就失去了存在的價值。

4.圖書檔案的管理干部和專業技術人員的素質有待提高。圖書檔案的管理面廣、量大，涉及到高校圖書管理部門和其他相關部門，具有系統性和專業性，圖書檔案工作人員不僅要具有一定的圖書管理知識還應具備檔案專業技術知識，以及相應的計算機和網絡管理能力，掌握數字化信息的存儲、檢索技術，對圖書檔案的數字化網絡資源進行有效地管理。但是，高校現有的圖書檔案管理干部和專業技術人員缺乏，與師生對圖書檔案資源信息化的需求不相適應，已不能適應新形勢的發展需要。既懂管理又懂技術的干部和一專多能的專業技術人員更是缺乏，這些因素制約了圖書檔案的數字化建設和發展。

三、圖書檔案數字化建設的原則

高校圖書檔案的數字化建設對學校的資源建設和發展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用圖書檔案為師生的學習和科研工作尤為緊迫，新形勢下傳統的圖書檔案管理方式已經不能滿足信息社會條件下圖書檔案的管理要求，圖書檔案的快速更新、資源共享、快捷檢索等管理方式，都要求我們改變圖書檔案管理模式，借助現代信息技術來實現。

高校圖書檔案的數字化建設，應根據各地區高校總體發展規劃和圖書管理的實際需要，堅持以下原則。

1.標準規范原則。高校圖書檔案數字化建設必須遵循標準化和規范化原則，這是實現圖書檔案服務自動化和信息共享網絡化的前提。圖書檔案數量、種類繁多，在數字化建設過程中存在著一系列數字化資源的數據存儲標準和規范問題，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規范》以及《紙質檔案數字化技術規范》的頒布實施，為圖書檔案的數字化建設的標準和規范從技術和管理層面提供了具體的指導，如：它規定紙質檔案采用黑白模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲、采用彩色模式掃描的圖像文件，一般采用JPEG格式存儲提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式等。除圖像存儲格式外，掃描的色彩模式、分辨率以及數據庫模式等，圖書檔案的數字化標準和規范應貫穿于圖書檔案數字化建設管理的全過程，如案卷目錄的標引格式標準、著錄項目標準、目錄與圖像的鏈接技術以及網絡傳輸、共享模式標準等，從而規范圖書檔案的數字化建設，確保圖書檔案數字化建設目標的實現，全面提升圖書檔案的數字化管理水平。

2.開放共享原則。高校圖書檔案數字化的目標之一是使檔案信息資源準確方便快捷地提供給需要的師生，使圖書檔案信息資源數據實現共享，以滿足師生和社會對圖書檔案利用的需求。樹立服務意識，充分利用圖書檔案的完整性、長效性，為師生服務、為高校的科研服務；在圖書檔案數字化過程中，做好圖書檔案的梳理、鑒別工作，除需要保密的檔案外，能夠對師生和社會開放的檔案做好解密、降密工作，對形成的圖書檔案數字化資源及時上傳到相關網站并適時更新，真正做到向師生和社會開放，通過局域網，實現省校和市校、縣校甚至是鄉鎮成教中心的圖書檔案信息資源共享；在門戶網站建立方便快捷的查詢、下載系統，方便師生和社會公眾足不出戶查詢、復制圖書檔案信息資源等。

3.安全可靠原則。高校圖書檔案數字化建設是一項長期性、持續性的基礎工作，大量的數字圖書信息資料如果泄密或滅失、毀損，則可能對圖書檔案的數字化建設和管理工作帶來無可挽回的損失，因此，在數字化建設過程中，不但要考慮到檔案資料的保密要求，而且要考慮其安全性和可靠性需要。一是硬件設備設施的安全可靠，如建設符合標準的、規范的圖書檔案存儲建筑和設施、購置高性能且能滿足需要的服務器以及網絡終端設備、數據信息傳輸、存儲設備等；二是相關軟件的安全可靠，根據高校圖書管理部門的實際需要，購置或者開發相應的軟件管理系統；三是數字化信息管理的安全可靠，如檔案信息資源的自動備份管理、網絡安全環境、操作人員權限授予和遠程訪問、圖書檔案信息保密級別、數據庫之間的鏈接和數據交換等安全防范體系，從而建立健全相關的安全可靠性控制機制，保證檔案信息數字化建設安全可靠運行，滿足師生和社會的各種需要。

4.成本效益原則。數字化建設使得圖書檔案信息的收集、歸檔、存儲和查詢變得更加高效、方便和快捷，這是高校圖書管理部門對檔案信息數字化管理和建設的趨勢，而且需要投入相應的財力、物力和人力，高校圖書管理部門在數字化建設過程中應該堅持成本效益的原則，既要保證數字化建設成功運行，該投入的資金要有保障，也要考慮到建設成本，統籌規劃，避免浪費，做到經濟適用、滿足需要；在兼顧成本的同時，堅持效益優先，圖書檔案的數字化建設最終目的還是為了師生學習、研究的需要，向信息需求者提供服務，體現圖書檔案的存在價值，在保障圖書檔案滿足管理、需要和社會需求，充分發揮其社會效益的基礎上，兼顧圖書檔案數字化建設的經濟效益和成本，實現效益最大化。

5.協調統一原則。高校圖書檔案數字化建設是一項復雜的系統工程，在圖書管理的日常管理工作中，形成了種類繁多、形式各異、數量巨大的圖書檔案，涉及到各職能部門以及相關的管理人員和專業技術人員；數字化建設需要相應的人力、物力和財力，包括管理人員和專業技術人員的調配、硬件設備的采購、軟件系統的開發、網絡信息資源的利用等；省校圖書管理部門與市、縣校圖書管理部門相關資源的整合，如圖書檔案管理信息系統與系統軟件數據的相互鏈接、轉換，實現圖書信息共享使用。因此，圖書檔案數字化建設應統一領導，建立相應的宏觀調控機制和管理協調機制，各職能部門和相關人員做到分工協作、相互配合、協調一致，積極參與數字化建設，全面提升圖書檔案數字化管理水平。

四、圖書檔案數字化建設的探索

數字化和信息化是當今社會經濟發展的趨勢，傳統的圖書檔案管理已難以適應圖書管理工作，數字化、網絡化建設和應用，徹底改變了圖書檔案管理模式，極大地提高了圖書管理的效率，因此，必須多角度、全方位考慮圖書檔案的數字化建設工作。

1.加強制度建設，規范檔案管理。制定相應的圖書檔案管理制度，如圖書檔案的立卷管理、歸檔管理、安全保密管理、查詢調閱、存儲備份、鑒定銷毀等一系列管理制度；以及圖書檔案工作人員管理制度，如圖書檔案人員崗位職責、考核監督管理辦法、檔案管理量化考核指標等；規范圖書檔案流程管理，從圖書初始信息獲取、上報、審批、紙質檔案的歸檔；與此同時，檔案的數字化信息的導入、網上審批流轉、歸檔同步進行，以提高工作效率，規范檔案管理。

2.明確數字化建設目標，統籌安排數字化檔案進程。高校圖書檔案數字化建設的目的是通過提供數字化圖書檔案信息為師生和社會實踐服務，長期以來形成的圖書檔案如何合理利用、充分發揮其使用價值，需要從廣大師生和社會公眾需要的角度對圖書檔案數字化建設進行投入產出效益分析，分輕重緩急、統籌安排。首先，對經過甄別、鑒定的具有重要保存價值的瀕危圖書檔案進行數字化；二是對需要永久保存的圖書檔案進行數字化；三是對利用、咨詢頻率較高的圖書檔案進行數字化；四是對具有地方特色的、珍貴的圖書檔案進行數字化，有目的、有重點地推進圖書檔案的數字化工作，加快實現數字化建設目標。

3.樹立服務意識、轉變服務理念，發揮圖書檔案的使用價值。傳統的圖書檔案管理是“重保管、輕利用”，圖書檔案信息處于被動利用狀態，咨詢、利用率不高，實現圖書檔案數字化信息管理后，從根本上改變了檔案信息的利用方式，社會公眾利用圖書檔案信息變得更加方便、快捷。圖書檔案管理部門和管理人員應適應數字化管理的需要，改變服務意識和觀念，從被動服務變為主動服務；根據不同用戶的特點，開發用戶需求導向的數字信息資源，通過計算機網絡將圖書檔案資源信息以及網絡數據庫中的相關信息進行查詢、篩選、整合在線推送到用戶終端；對圖書檔案進行科學化管理，整合不同類型、不同載體的數字化資源，為實現圖書的優化配置提供信息依據，提高圖書檔案利用率和使用價值。

4.建立風險安全控制機制。圖書檔案的數字化建設需要持續的資金投入、相關人員的調配以及網絡數字化資源的保障，在此過程中，因政策、人員變動、資金安排等因素，會產生一定的風險，如：組織管理人員或專業技術人員的變動導致軟件系統開發的中斷；資金預算不足或超支導致相關硬件購置不能如期舉行；的圖書檔案資源在數字化信息轉換過程中的泄密風險；圖書檔案數字化資源在查詢下載、網絡共享和在線傳播等可能產生的知識產權侵權風險等。因此，必須分別建立安全風險控制機制，如協調財務、政府采購、技術保障等部門共同論證項目資金預算，保障數字化建設的持續性運行；通過確定相關協議、合同、購買版權資源等，控制知識產權風險。為了保障圖書檔案資源網絡信息安全，必須采取相應的安全管理控制措施，如權限管理，對管理人員和訪問用戶，根據不同級別賦予相應的管理權限和訪問權限，從而在后臺和前端降低圖書檔案資源信息安全風險，此外，結合身份證識別技術和信息加密技術等網絡安全技術，實現對網絡安全風險的控制。

五、結語

在信息社會條件下，圖書檔案已經步入信息網絡化、存儲數字化和服務自動化時代。但是，高校圖書管理部門在圖書檔案數字化建設過程中，往往各自為政，從局部管理需求出發進行數字化建設，忽略了圖書檔案為社會服務的功能以及數字化的網絡共享、開放便捷等特征以及網絡風險、安全因素等，因此，各地圖書管理部門應根據圖書的總體規劃以及各地圖書管理的實際情況和需要，統籌兼顧，快捷高效地實現圖書檔案數字化建設目標。

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第4篇：干部檔案數字化管理范文

一、人事檔案數字化的意義

1.減少查詢時間，提高工作效率

傳統的干部檔案查閱，基本上都是先根據姓名查看檔案號，再根據檔案號調出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費很長時間。而數字化電子檔案只需要在計算機的人事系統上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內容點擊查閱，只需要幾秒鐘就能調閱一本檔案。實現了快速查詢和檢索，使干部檔案得到了充分的開發與利用。

2.節約干部檔案的管理成本

過去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費來實現，導致檔案的管理成本大幅增加。而數字化電子檔案管理使傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了紙質檔案信息在保護或修復過程中所需的人力、設備與耗材的費用，避免了人員的浪費，也節省了庫房硬件環境所需的費用，極大地降低了檔案的管理成本。

3.有利于對檔案原件的保護

將紙質檔案轉變為電子檔案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對紙質檔案的傷害，保護了檔案的原件，避免紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，使檔案能長期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長了檔案材料的壽命。

二、醫院人事檔案數字化管理的途徑

1.通過醫院網上招聘系統，建立完善的干部信息網絡基礎數據收集流程管理。

一是統一字段的設置。求職者在填報求職信息的過程中，通過系統設置的列表框、復選框等方式，對字符類較統一的項目作屬性限制，避免錄入過程中出現差錯，如身份證號碼、出生年月、性別、籍貫、簡歷時間等，同時也通過眾多的數據驗證程序，驗證輸入數據的合法性，數據庫表字段的設置也會設置一些限制，如果誤差太大，也一樣會在提交過程中提示無法執行，從而促使求職者檢驗并更正數據。提高數據精確度。

二是細化個人信息模塊。在個人信息模塊設置上，根據干部檔案的十大類的分類要求進行設置，求職者在錄入信息時，特別在個人履歷、資格證書、獲獎情況、科研成果、學術論文、在校學生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進行細化填寫，以便于入職后的人事檔案系統的豐富與建立。

三是多媒體技術的運用。計算機的多媒體技術為招聘工作提供了豐富多彩，效用優良的媒質，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲、便于使用等諸多優點，成為我院招聘工作中一大亮點，為醫院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個人材料單一的紙質文字記載，利用多媒體信息技術生動全面記錄各專業考生網上視頻面試信息、考場面試視頻信息和音頻信息，面試官評語及評分，臨床科室考核情況、心理測試分析、專業理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料，針對檔案實體情況，制定合適的處理方案，如紙質、照片等材料，通過高速掃描儀進行數據的采集、壓縮、儲存等數字化處理，成為各錄用人員統一的數字化檔案信息，最大限度地將檔案實體上所負載的信息保留下來，準確、完整、真實記載各類人才原始的檔案資料。

四是整合人員數據，醫院網上招聘系統與人事檔案管理系統實行無縫對接，建立入職人員電子檔案。

2.建立審查監督機制

在干部電子檔案收集的過程中，注意把好“三關”：一是審查關，人事科和人事檔案室嚴格履行審查手續，從電子檔案材料形成開始就把真實性、合法性和實用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標準。二是程序關，人事電子檔案形成涉及多個部門和環節，既有組織形成的材料，也有個人提供的材料，嚴格遵守個人上傳證件材料與個人檔案記錄一致的原則，忠于真實，杜絕弄虛作假。建立個人誠信記錄及職業信用記錄，使之成為個人職業生涯的信用資本。三是處罰關，嚴肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴厲的制裁。

三、醫院人事檔案數字化管理的成效

1.為“知人”“善任”提供全面的材料

由于電子檔案中記錄的是干部的個人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業技能、專業資格、科研成果、晉升、培訓教育、獎懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內容單一的模式，注重反映一個人的個性特征，通過對入職人員績效以及信譽做出的評估，建立員工翔實的個人職業信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個人職業生涯規劃的設計、穩定干部隊伍提供有效的數據分析。

2.個別材料向個人公開增加透明度

通過人事檔案管理信息服務平臺，輸入職工姓名及工號和密碼，實現人事檔案遠程化查找和利用。把人事檔案信息數據庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續保密外其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，對這些信息個人只有查閱權利而沒有修改權利。在一定范圍內開放檔案，保證職工對檔案的知情權，便于檔案的利用，促進檔案的完整、真實和透明。人事檔案信息部分向個人開放，不僅方便了職工對檔案的利用，而且增強了公眾的檔案意識，對人事檔案工作也起到了監督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務。

3.減少對紙質檔案的傷害

通過掃描儀把紙質的原始檔案中利用頻率高、利用價值高的檔案材料傳輸到計算機中，形成個人檔案信息基礎數據，有效保護紙張載體和字跡，利用部門或上級領導可根據需要進行查閱、打印、摘錄，避免反復調用原件，更好地保護實體檔案。

4.數據共享，達到資源的有效利用

通過建立人事檔案管理信息基礎數據庫，實現多個平臺進行訪問，為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數據庫的建設，不僅可以支持人事管理部門的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務和人才選拔工作提供幫助，為人事部門科學的決策提供準確信息，更方便領導調閱，為領導和相關部門提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過實時服務，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。

5.實現人性化管理，提高工作效率。

第5篇：干部檔案數字化管理范文

現今，伴隨計算機與網絡的迅猛發展，現代化信息技術已經被廣泛應用于各行各業，并成為推動社會發展的一個重要推力。而社會信息化發展進程的逐步加快，也為檔案數字化管理提供了平臺與空間。以醫院綜合檔案管理為例，數字化管理的實現，就對有效保存檔案資源、簡化檔案調閱程度、提高檔案利用共享率等發揮著不可忽視的作用。故在醫院綜合檔案管理中，全面展開數字化管理，很有必要。對此，文章就醫院檔案數字化管理的實現提出幾點建議。

關鍵詞：

醫院；綜合檔案；數字化管理

對于任何一家醫院，其檔案均是由醫院內部各部門、各組織與個人自醫院成立到現在的各項活動中，對那些有較大保存價值的資料借助文字、圖表等載體加以保存的一種記錄。它不僅可為醫院日常各項管理工作的展開提供一定參考，而且也是醫院制定發展戰略、展開各類診療活動的一個重要憑證，是領導制定決策，并對醫務人員行為加以規范的一個重要依據[1]。而伴隨現代信息技術的發展，各種現代化信息技術被廣泛應用于檔案管理中，并發揮著重要的作用。由此，數字化檔案管理日漸成為檔案管理今后發展的一個重要發展。當然醫院綜合檔案管理也不例外，必然也需逐步展開檔案的數字化管理，以此來更好地順應今后醫療事業發展的方向，從整體上提升檔案管理水平與檔案服務利用效益。下文，筆者就醫院綜合檔案數字化管理的實現作一簡要分析。

一、強化網絡環境建設，構建專門數據庫

在醫院綜合檔案數字化管理過程中，各種檔案數據庫的建設是實現檔案數字化管理的前提所在。為此，管理人員必須做好醫院檔案管理的網絡環境建設，積極構建各類專門檔案數據庫，用以實現對檔案信息的數字化管理。第一，結合醫院綜合檔案實際情況，利用著錄標引，將醫院各類文書方案的檔號、分類號與題名、形成時間以及主題詞等信息及時錄入到計算機中，構建醫院“綜合檔案基本目錄數據庫”，便于檔案利用者借助計算機快速檢索檔案信息，提高檔案信息利用率[2]。第二，建立“科技檔案數據庫”。在檔案數字化管理中，科技檔案數據庫，必須能夠真實、完整地錄入醫院日常各項科研課題的申報、簽訂與技術總結、評審報告等活動全過程，并具體根據科技檔案情況，設置不同專題，進而為醫務人員科研活動提供指導服務。第三，構建人力資源數據庫。檔案管理員需及時把醫院干部與職工的基本信息錄入到“人力資源數據庫”中，以真實反映醫院人力資源狀況，并編輯好科研、學歷等子集，以真實反映不同人員不同時期的成長情況，為醫院干部提拔提供有利依據。第四，構建醫療設備檔案數據庫。檔案管理員需及時將醫院各類設備型號、隨機材料與設備維修、報廢等信息錄入到數據庫中，便于決策者優化配置醫療資源，保證醫院各類醫療設備的有序運行。第五，構建會計電子檔案數據庫。通過對醫院歷年會計初始化工作與日常會計核算業務的整理，形成醫院“會計電子檔案數據庫”，并對這些電子檔案進行分類處理，從而為醫院決策者制定各項財務計劃與財務預測提供真實的數據，以此來保證計劃的可行性與有效性[3]。

二、采用技術防護措施，保證檔案管理安全

醫院綜合檔案管理數字化的實現，雖然在很大程度上提升了檔案管理水平，但數字化的實現，也在一定程度上增加了電子檔案管理風險。為此，積極采取技術防護措施，確保檔案管理的安全，是全面實現檔案數字化的重要保障。首先，需嚴抓電子信息存儲載體，尤其是磁性載體的安全防護。為此，在醫院綜合檔案管理中，管理人員必須做好檔案異質與異地備份工作，尤其是對那些需長久存儲的電子文件，需將其備份到耐久性較好的載體上，做到“一式三套”，并做到定期復制，以免信息丟失，提高電子檔案管理水平[4]。同時，對于磁盤、光盤等電子文件載體，也需將其存放在防磁裝具中，并定期檢測、拷貝，以確保檔案信息的完整性。其次，確保計算機網絡系統的安全運行。醫院可將其內部網同一切外網進行物理隔離，充分應用DRM技術對其訪問權加以控制，并進行加密處理，以此來確保數據的安全與共享。同時，檔案管理技術人員還需做好對電腦病毒的防控工作，以免因網絡病毒侵擾而影響到電子檔案管理。如盡量安裝可靠性比較強的防火墻，定期更換殺毒軟件，定期進行病毒檢測，以此來確保電子檔案信息的安全性。最后，在實現醫院綜合檔案數字化、電子化管理的同時，還需做到電子檔案同紙質檔案的并軌管理工作，保證兩種檔案載體的一致性。

三、完善檔案管理機制，明確分級管理

健全管理機制的構建，是確保醫院綜合檔案實現數字化管理的重要條件。為此，管理員需不斷完善其管理機制，實施分級管理，以進一步規范檔案管理工作。首先，建立健全的管理機制，以確保電子檔案的真實性。一般來講，電子檔案在其形成、處理和歸檔、保存等各環節，均有可能出現信息刪改或丟失等情況，故在積極引進各類信息安全技術的同時，醫院檔案管理部門還需制定出對應管理制度，以確保各項信息安全技術作用的充分發揮，進而在實現檔案的數字化管理基礎上確保檔案信息的安全性與完整性[5]。如采用法規形式對醫院電子檔案保管和利用標準加以明確，確保各檔案管理員工作能夠有法可依，有章可循。同時，為保證醫院相關檔案管理部門能依照規定做好對各類檔案的管理工作，其管理制度還需以立法形式來確認，以確保制度的有效性與合法性。其次，制定合理的檔案數字化管理規范和標準。其一，制定一系列標準和規范，把醫院相關紙質檔案有效轉為電子檔案，并在結合醫院實際的情況下，制定出迎合本院檔案管理工作的《電子文件管理辦法》，進而對電子檔案形成、收集與鑒定等環節的標準加以明確，使之在檔案形成初期就做到科學、規范管理；其二，形成健全的檔案信息價值評估標準、檔案信息技術路線與相關責任制度，以此來確保各項檔案管理機制落實的有效性與連續性，從整體上對醫院綜合檔案的數字化管理工作加以規范[6]；其三，積極引導、鼓勵醫院檔案管理員自電子檔案產生支出起就嚴格遵照相關規章制度落實監督指導職能；同時，把電子檔案鑒定、保存與利用等管理內容納入到醫院檔案信息集成系統中，并對系統設計與操作加以熟悉，以充分發揮出醫院檔案信息接收管理平臺的作用，實現對電子檔案信息的實時性、可靠性與有效性的有效控制。

總而言之，緊隨互聯網的普及信息化建設腳步的加快，其帶來的便利已深入到現實生活的方方面面，不僅有效改善了人們的生活，而且還為社會的有序發展提供了有利的信息交流平臺。以醫院綜合檔案管理工作為例，數字化管理的實現，就大大提升了醫院檔案管理的水平與質量，保證了各類檔案信息的完整性與真實性，并充分發揮出了各類檔案的服務利用效應，從而為醫院的有序發展提供了有利的保障。

作者：武蕾 單位：河南省駐馬店市中心醫院

參考文獻：

[1]郭琰.信息化環境中醫院綜合檔案數字化管理的應用[J].生物技術世界,2014,（12）:250.

[2]李彥鈞.綜合檔案的數字化管理、開發與利用——以天津市中醫藥研究院附屬醫院為例[J].黑龍江檔案,2014,（06）:36.

[3]黃桂敏.醫院綜合檔案數字化管理的可行性探討[J].辦公室業務,2015,）（13）:91-92.

[4]劉喜珍.醫院綜合檔案數字化管理的應用和體會[J].城建檔案,2015,（09）:23-25.

第6篇：干部檔案數字化管理范文

[關鍵詞]數字化；檔案管理；必要性

隨著社會的日趨進步，我國的檔案事業也隨之發展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復雜，浪費了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術革命的到來，計算機的廣泛應用，使檔案領域進入電子時代。全國檔案信息化建設正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設注入了新的活力，加快了檔案進入信息社會的腳步。檔案信息化是在加強檔案信息數字化管理基礎上，逐步向網絡化發展，通過網絡最大限度的開發利用已開放檔案資源，使之更好地為經濟和社會發展服務。

一、檔案數字化是信息時代的必然要求

檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。

（一）提高經濟效益

社會經濟的飛速發展使機關落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（二）提高辦公效率

數字化檔案管理能夠使資料及時歸檔，盡快提供利用。以人事檔案管理為例最有說服力，由于其管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工人數、退休、調動等，要想正確統計，動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。出于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。

二、實現檔案數字化管理的主要困難

由于檔案數字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，數字化檔案管理還存在著各種問題，主要有以下四個方面。

（一）資源浪費

電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在—些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、不同類型的文件并發、保存的局面，造成了人力、物力、財力的浪費。

（二）電子文件歸檔困難

辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據了解，目前很多大型企業都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄入造成了一定的困難。

（三）管理的長期保存有困難

電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據易丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數字化檔案的利用率不高

雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機僅限于文字錄入、編輯和打印，成為名副其實的“高檔打印機”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力、物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。

三、實現檔案數字化管理需要注重把握的環節

（一）建設系統工程，實現信息共亨

檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案管理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各大型機關、企業日常工作中，每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳，達到資源共享的目的。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統

針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立個通道，將電子文件和紙質文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體的質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。軟件方面，要通過采用多級權限、密碼管理、多層結構、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

（三）建設專職隊伍，提高管理水平

人才是檔案信息數字化的保證，科技人才是檔案數字化建設的關鍵。檔案信息數字化是一項技術性很強的工作，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者除了掌握檔案基礎理論知識和檔案管理知識外，還應掌握計算機技術、網絡技術等現代技術知識。檔案管理部門一方面要積極引進具有計算機等專業知識的專門人才；另一方面要加大對現有檔案干部隊伍素質的提高，舉辦各種信息技術培訓班，為檔案工作者綜合素質的提高創造條件。盡快建立管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍體系，以滿足檔案信息化建設的需要。

檔案信息數字化建設是一項復雜的系統工程，牽涉到技術、政策、法律、管理等方方面面，許多問題需要深入探索研究。我們必須抓住國家信息化建設和“加強信息資源開發利用工作”的契機，創新工作機制，加快檔案信息數字化建設的步伐，促進檔案信息化建設的進程，充分發揮檔案信息資源的作用，推動檔案事業的新發展。

參考文件：

[1]陳勇.論電子政務系統中的電子公文管理[J].辦公自動化。2006（9）.

[2]呂元智.數字檔案館信息資源建設管理研究[D].武漢大學，2004.

[3]李曙光.電子政務信息保障問題研究[D].湘潭大學，2004.

第7篇：干部檔案數字化管理范文

關鍵詞： 高校；檔案工作；現代化

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2012）04-0252-010引言

綜合檔案工作是學校檔案管理工作中最重要的部分，完善的檔案管理對學校歷史資料的保存將起到至關重要的作用。學校的教學、科研、管理和對外交流等重大活動，只有齊全、完整的歸檔、存檔，才能確保過程的完成；否則，學校就會遺漏自己的歷史，也不能為未來的發展和決策提供準確的參考。隨著高校管理的現代化，檔案管理工作也必須順應學校發展的需求，加快檔案工作的現代化進程，有效地保護、開發利用檔案信息資源，促進檔案事業與其他各項事業全面協調發展，更好地為高等學校的發展服務。

1高校檔案工作現代化的目標

1.1 高校檔案工作標準化包括檔案工作業務范圍的規范化、檔案術語的標準化以及檔案工作技術與設備的標準化等一系列內容，它是檔案工作現代化的基礎部分，可利于各單位檔案工作者的學術和業務交流，同時提高工作效率。

1.2 檔案工作管理現代化①思想現代化。強化服務意識，拓展服務領域，主動提供資料和服務，提高檔案利用率，更好地為學校發展服務。②管理方法規范化、科學化。建立統一的、科學的、規范的技術方法，使檔案管理工作的水平得到切實地提高。

1.3 檔案技術與設備的現代化①采用先進的庫房設備、自動化管理的技術和設備等，用現代技術與設備儲存、保護、利用檔案。②運用現代光學技術實現檔案的高密存貯，最常見的包括計算機輸出縮微技術，快速掃描技術，光盤存貯技術，全息超縮微技術，應用普通縮微攝像技術等。③運用計算機進行檔案的登記、統計和庫存管理，運用計算機技術實現檔案管理的自動化，將檔案的編目與檢索，檔案部門的行政管理等都實行網絡化。

1.4 檔案工作人員的專業化檔案工作人員要具有較高的科學文化水平和職業素質，熱愛并適合從事該崗位的工作，能夠主動學習現代化的管理技術和方法，以應對信息技術迅猛發展和廣泛應用對檔案工作提出的挑戰。

2實現高校檔案工作現代化的措施

2.1 制定總體規劃制定出切實可行的檔案管理工作的現代化規劃，是實現檔案工作現代化的基礎和前提。檔案人員要對實現檔案現代化的長期和近期任務做到心中有數，減少因目標不清而造成的人才、物力的浪費，保證每一環節的效益。

2.2 增強檔案管理現代化意識 長期以來，人們一直認為實現管理現代化就是配置先進的技術設備，引進先進的技術經驗，而忽視了科學管理的重要性。必須充分認識到只有科學管理才能做到信息靈通、決策準確、規程合理、工作效率高、內外職能協調，節省人力、物力和財力。要不斷學習創新，加強交流，制訂出一系列科學的、統一的規則和技術規范，用科學的管理方法來規范檔案工作。

2.3 解放思想，強化服務意識進一步提高對做好新時期檔案工作重要性的認識，明確檔案工作是黨和國家事業的重要組成部分，也是全面落實科學發展觀、統籌經濟社會協調發展、建設社會主義和諧社會的一項重要的基礎性工作。學校各級檔案部門要解放思想，不斷創新服務機制，拓展服務領域，提高服務質量。改變過去“重管輕用”、“重量輕質”的陳舊觀念，打破“你來我查”的被動局面，主動提供資料和服務，提高檔案利用率，積極為各級領導決策服務，為廣大師生群眾服務，為學校發展服務。

2.4 加強檔案收集、整理工作，進一步加快檔案信息化建設步伐

首先是實現檔案網絡化建設。為了給高校創造更大的經濟效益和社會效益，更好地為利用者提供全方位的優質服務，我們可以實現非保密檔案信息資源的社會共享和網上利用，要在檔案室相關網站上建立檔案信息網頁，實現遠程在線查詢。其次，是檔案的數字化。為了實現檔案的數字化管理，我們要建立檔案目錄數據庫，研究制定檔案信息數據庫建設規劃。一是實現檔案進館前的數字化。收集和接收其他各種形式的電子文件及其生成環境，把電子檔案連同相應的紙質檔案一并列入檔案部門的接收范圍。妥善做好電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔、保密等方面工作，按照文檔管理一體化的要求和國家有關檔案信息化技術規范的規定，將文檔進行分門別類的規范化管理，另一方面，校園網上直接接收電子文件，實現校內文件材料網上傳遞、存儲、立卷、歸檔等功能，依托校園網，進行文檔一體化建設。二是對原有館藏檔案的數字化。通過手工錄入、直接掃描、縮微膠片轉換等手段，使這些信息合并到現有檔案資源數據庫中。在對館藏檔案資源進行分級鑒定、有序整理的基礎上，把紙質檔案、膠片、照片等信息進行數字化處理。第三，做好檔案工作必須做好檔案管理的業務工作，為滿足當前利用需求和實現自動化管理，達到收集完整、整理有序、系統準確、保管安全的目標，我們要首先做好檔案管理的業務工作，任何組織或個人不得把職務范圍內形成的文件材料據為已有，各部門要高度重視檔案資源建設，嚴格文件材料歸檔制度。各部門應當按規定要求及時向檔案室移交檔案，不得分散保存，實現集中統一的檔案管理，檔案室要著眼社會需求，改善館藏結構，拓寬接收和征集范圍。總之，要想實現檔案信息化與社會信息化的同步協調發展，我們就要使檔案信息化建設與電子政務、辦公自動化建設同步實施，不斷提高檔案信息化水平，將檔案信息化工作納入學校信息化建設。

2.5 要注重培養專業技術人才檔案管理技術越先進，對檔案專業干部的素質要求就越高。要搞好檔案建設，必須要有一支高素質的檔案管理隊伍，要實現檔案工作的現代化，必須扎實認真地開展檔案干部隊伍建設。要從政治、工作、生活上關心支持檔案干部，根據檔案事業發展的需要，適當增加檔案專業技術職務崗位設置結構比例。要堅持以人為本、牢固樹立人才資源是第一資源的思想，以人才資源開發推動檔案工作發展，進一步優化檔案干部隊伍結構，積極選調專門人才和優秀年輕干部充實檔案干部隊伍，把檔案人員的培訓提高納入專業技術人員培訓的整體規劃，建立良性的隊伍和吐舊納新機制，努力建設一支政治強、觀念新，業務精、作風實的檔案工作隊伍，不斷推動檔案事業更好地向前發展。高校教學改革發展離不開檔案工作，高校檔案部門要努力建設法規制度完備、管理體制科學、基礎設施健全、信息化技術普及、服務功能齊全的現代檔案事業體系。把檔案的管理和利用與高校教學、科研結合起來，抓住機遇，加快發展，建立健全檔案工作現代化系統，更好地為高校改革和建設服務，在促進高等教育發展中發揮積極作用。

第8篇：干部檔案數字化管理范文

（一）加強領導，盡快全面完成檔案館基礎設施建設。首先，要加強領導。我們要將檔案工作納入了主管領導和相關人員的崗位責任制，落實了職責范圍，從而為檔案工作的規范、有序開展提供了保證。要充分認識檔案工作對行業改革發展的重要作用，加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入本單位的工作計劃和發展規劃，列入領導的議事日程，確保開展檔案工作所需人員、經費的落實，為行業檔案事業的發展提供人才支撐和物質保證。其次，強化檔案基礎建設。基礎業務建設規范化、標準化是檔案現代化管理的基礎。基礎業務建設水平的高低也是檔案館考評定級的主要條件。做好檔案年度立卷接續工作，徹底消除室藏積存零散檔案未整理現象，及時糾正檔案整理質量問題。要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

（二）抓好館庫建設、健全實體管理。檔案館是國家檔案事業的主體，也是文化強國建設的一項重要內容。建立健全了各項檔案管理制度和管理網絡，設置了專門庫房，初步實現了三室分離，較好地滿足了檔案管理的需要。嚴格按照《檔案庫房管理制度》、《檔案員工作職責制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案借閱制度》等相關制度，將檔案保管工作落實到人，切實加強對檔案保管保護等規章制度的落實。對檔案館設施設備進行全面檢查，做到防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲等八防措施，確保檔案保管安全，做好溫濕度記錄，庫房整潔，無安全隱患。另外，對檔案庫房配備設施，如滅火器、除濕機、電源電線等進行了完好率檢查，并對案卷的數量、質量、霉變情況進行檢查，嚴格落實檔案管理安全責任制。

（三）加強檔案干部隊伍建設。當前，檔案事業發展處于關鍵時期，大量的新情況、新問題需要我們去探討，去解決，在這種新形勢、新任務面前，加強檔案干部隊伍建設，提高檔案干部隊伍素質尤為重要。因此，我們要提高其政治素質、文化素質和業務能力。強化檔案培訓。開展多角度、多方位、多層次的業務培訓活動，強化檔案管理人員的基本功訓練。同時，加強業務學習，提高工作水平。認真學習檔案業務基本知識，做到精益求精；虛心學習發達地區的先進經驗和好的做法，做到相得益彰；以開拓創新的精神探索適應新形勢新任務需要的檔案工作的新舉措，做到與時俱進。檔案管理人員要學習與掌握現代科學技術知識，學習現代化設備的實踐技術、電子計算機技術、網絡技術、多媒體技術等，運用科學的方法和技術管理檔案，以實現檔案管理的現代化，促進檔案工作的發展跟上當今時代的節拍。

二、不斷促進檔案信息化建設

（一）在思想上提高認識。隨著社會經濟的不斷進步和檔案事業的不斷發展，社會各方面對檔案的需求加大，需要我們檔案干部及時適應新形勢發展的客觀要求，進一步提高政治理論和業務水平、增強現代化意識、提高自身綜合素質。因此，在現代的信息化社會里，檔案館要想提高整體素質和服務水平，就必須進行綜合治理和整體改革。檔案館綜合素質及服務水平的提高需要提高檔案館領導的綜合素質，從事檔案管理人員檔案的管理水平、檔案館的軟硬件設施設備的管理操控能力及館藏檔案資源收集開發整理利用的能力。同時，要在心中構筑堅固的思想防線。檔案安全體系建設作為系統工程，在首先提高認識的同時，還必須要做到執著認真、堅持標準，要有盯住不放、抓住不松的精神。特別是在檔案管理中的基礎建設過程中，更來不得半點的馬虎。要樹立“安全第一”的思想，強化責任與防范意識，確保檔案數字化工作的安全性、保密性。并要求大家督促各單位在檔案數字化過程中健全制度、查堵漏洞、杜絕隱患，確保檔案安全萬無一失。

（二）加強檔案信息化建設。檔案數字化是檔案資源信息化的基礎，也是分布式檔案基礎數據庫的重要環節。檔案信息化建設的目標和主要任務是：本著統籌規劃、分步實施、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設。建立數字化系統就是利用數字化技術手段，將紙質、照片、錄音、錄像等不同載體的模擬檔案信息轉換成電子信息，形成計算機網絡環境下可利用和共享的各類檔案數據庫，實現檔案資源的社會共享。積極開展編研工作。檔案編研工作要“立足館藏，服務社會”，最大限度挖掘館藏檔案信息資源，緊緊圍繞黨和政府的需要、群眾的需要和社會需要，為領導服務、為基層服務、為社會服務。加強電子文件歸檔管理。加強對本地區機關和企業、事業單位的電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。選擇有條件的單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時總結、推廣經驗，引導、規范機關電子文件的歸檔管理。逐步實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。

第9篇：干部檔案數字化管理范文

關鍵詞：信息化環境；文化藝術檔案；數字化建設

隨著信息技術的快速發展，通過計算機網絡對信息進行處理和共享變得方便快捷。檔案是各種實踐活動、研究成果的第一手材料，是人類社會的寶貴財富和重要的歷史文化遺產。隨著社會文明程度的提升，文化藝術檔案深入社會生活各個方面，對國家和社會的發展產生重要影響。因此，加快檔案數字化建設步伐，將文化藝術檔案數字化納入國民經濟和社會發展總體格局中，推動檔案數字化建設進程，成為檔案管理機構重點研究的課題。檔案數字化作為檔案工作向現代化發展的必然趨勢，文中從文化藝術檔案數字化建設的內容和重要性入手，介紹檔案數字化建設的總體格局和主要功能，以期為檔案管理信息化建設提供重要參考。

1文化藝術檔案數字化建設的重要性

一個國家或地區信息資源開發利用程度，是判斷該地區經濟、文化、科技發展水平的重要標志。檔案信息化作為國家信息化戰略的重要組成部分，加強文化藝術檔案數字化建設滿足時展要求。文化藝術檔案就是文化藝術機構或工作者在實施藝術創作、演出、教育及社會文化工作形成的，記錄具有保存意義的各類文字、聲像、實物等不同載體的珍貴內容，是我國寶貴的文化遺傳。傳統藝術檔案主要以紙質、聲像和實物記錄等為載體，存在檔案信息利用率低、保存檔案容易受損、信息共享困難等問題。隨著多媒體技術、計算機等技術的普及應用，傳統的存儲方式和載體有所改變，借助計算機實施各類藝術創作和教學活動等方法如雨后春筍蓬勃發展，載體的形式及存儲空間產生一定的變化。如何讓文化藝術檔案資源發揮最大應用價值，有效管理新型電子檔案信息，促使這些檔案為藝術工作提供信息服務，成為建設數字化檔案重點關注的內容。

2檔案數字化的內涵及建設內容

2.1檔案數字化的概念

數字化是指采用0和1兩位數字進行編碼，從而表達相關信息的綜合性技術。檔案數字化換言之是指檔案信息化，使用數據庫、高速掃描等技術將聲像、紙質文件等傳統介質或已歸檔的電子檔案進行管理，其系統組成具有明顯序列的檔案信息庫。什么是檔案數字化？楊公之編制的《檔案信息化建設導論》一書認為在國家檔案管理部門的統一規劃和組織下，檔案管理活動中采用現代信息技術，合理管理、處理檔案信息資源。換言之：檔案數字化是指采用計算機技術、信息技術及網絡技術為手段，遵循現代管理學理念，開展一系列涉及多個學科知識交叉使用的工作模式，充分挖掘文化藝術檔案的信息，提升檔案現代化管理水平和效果。實施數字化處理后，文化藝術檔案能有效提升計算機檢索速度，改善檔案庫過于緊張的情況。同時，數字化檔案能降低頻繁使用檔案原件導致材料磨損的情況，有效豐富信息資源的內容及數量，加大檔案信息資源的利用效率。

2.2文化藝術檔案數字化建設的內容包含兩個層次①

目錄數字化；②檔案全文數字化。檔案目錄主要作用是規范檔案著錄標引，并合理設計檔案目錄數據庫結構。檔案數字化根據掃描錄入方式，并為其設計合理的目錄索引或采用光學字符技術判別存儲信息的內容。進行檔案數字化建設中，根據檔案自身特點和檔實際情況，建設數字化檔案主要包括以下內容：

1）整理數字化檔案資源是指采用數字技術把館藏中各種檔案信息和接收歸檔的電子檔案，也是進行檔案數字化建設的基礎。具體途徑如下：①開發并匯集檔案館原有的紙質檔案為三次文獻信息，借助數字化方式輸入計算機網絡中；②借助數字照相、掃描等技術對原檔案實施數字化處理；③進行辦公自動化建設過程中組成規范的電子文件。

2）建立數字化檔案數據庫主要功能是存儲、維護、處理檔案信息，該數據庫主要包括文件管理、檔案管理和數字目錄中心等管理系統。建立數字化檔案信息網絡就是在互聯網上、傳遞數字化檔案信息。隨著互聯網技術的不斷發展，各個地區的檔案館與國際互聯網實現連接，確保各個區域的使用者均能查詢所需的檔案信息。用戶借助計算機網絡，能夠遠距離檢索網上開發的國內或國外的數字化檔案資源。

3檔案數字化建設的重點內容

3.1提高檔案管理人員素質水平

檔案數字化建設需要依靠大量高素質創新型人才，隨著一系列高新技術的快速應用和推廣，必須創建一種高素質、分工合理的檔案管理團隊。檔案管理員的管理水平直接影響整個檔案數字化建設成敗，檔案數字化建設涉及計算機技術、通信技術等現代技術，管理人員必須熟練將上述技術應用到檔案管理中。因此，文化藝術檔案檔案工作人員必須做到以下幾點：

1）熟練利用各項信息工具。文化藝術檔案管理人員要重視自身的自我完善，掌握計算機相關理論和運用技能，確保自己能熟練運用各類現代化信息工具，為更好地管理、利用檔案信息打下堅實基礎。

2）準確鑒定檔案信息的有效性。作為文化藝術檔案管理人員，必須將有價值的信息及時傳遞給檔案利用者，這也是用戶評判評價檔案機構信息服務的主要標準。信息化環境下，檔案信息具有份量大，內容復雜等特點，檔案工作人員應具備較強的鑒定評估能力，準確判斷、鑒選并分析檔案信息，從而為利用者篩選出有利用價值的內容，為其提供最佳的服務。同時，檔案管理人員要具有較強的信息捕捉能力，不但要快速、及時獲取檔案館存儲的信息為利用者服務，而且也充分運用網絡的便利和優勢引導利用者獲取大量檔案信息。③具有嚴謹的工作作風。檔案工作不僅服務性較強，也是一項復雜、繁瑣的工作，這要求管理人員要具有嚴謹、細致的工作作風。檔案管理人員要明確各種檔案保管期限、分類立卷、匯編等內容，確保各個環節準確無誤的落實到位。

3.2建立檔案信息的標準規范

標準規范是進行檔案數字化建設的“交通法規”，文化藝術檔案數字化建設中必須依賴各類法律法規和規范標準的支持，根據國家檔案部門制定統一、規范標準設定管理目標，確保各類案卷的完整化，檢索更加方便。推行檔案館規范化管理應加強檔案管理者和領導干部的法律意識，提升檔案管理工作的科技含量。

1）規范檔案信息著錄

檔案著錄主要由著錄原則、項目、文字、來源、主要規則、標識符號等內容，檔案著錄是創建檔案數字化數據庫的第一步。借助著錄把文件的內容和形式完整記錄下來，組成數據條目并將其錄入計算機，組建規范化的檔案數據庫。著錄必須遵循統一規范的原則，防止發生同一事物或同一人物出現不同名稱，不同的事物或人物卻存在同一名稱等問題，使得同一檢索條目前后不一致的情況，嚴重影響檔案檢索的效果。

2）檔案信息存儲的規范化

目錄檔案信息一般采用硬盤進行存儲，隨著檔案數量的增多，為確保檔案信息的安全，必須采用統一的存儲載體。如果以光盤為主要存儲內容，必須將光盤當做檔案信息保存載體展開研究，并制定一系列標準和規范。

3）選擇合理的軟件開發技術

檔案數字化建設就要采用計算機對傳統檔案實體信息及管理信息實施輔助管理。一個規范的檔案計算機管理軟件，應具有收集、編目、鑒定、檢索、開發利用等管理能力，這并非簡單的模擬手工作業，而要依據檔案管理的各個業務工作流程，結合計算機硬件實現高效率、高質量的工作模式。因此，管理人員必須時時更新已有的檔案信息管理系統，把原有的數據庫轉入新的信息平臺中并投入使用，為高度共享檔案資源打下良好的基礎。

4文化藝術檔案數字化建設方案

4.1項目建設總體原則

在數字化檔案管理建設小組領導下，統一規劃并建立數字化檔案管理平臺，創建包含紙質檔案、電子文檔為一體的綜合性檔案管理平臺。本次建設以內網運行為基礎，創建小批量紙質檔案智能歸檔管理、分級管理把紙質文檔、辦公系統文檔歸納為一期管理目標。借助已有的網絡、信息資源和業務系統，加強各種互聯網的互動，實現資源共享。

4.2系統總體框架

文化藝術檔案管理系統主要包括檔案數據庫、檔案分級共享管理系統、安全保障及應用系統組成。

1）建設檔案數據庫

數據庫建設過程中要嚴格按照國家及檔案管理系統制定的相關制度和規范，對詞匯、表格、數據等進行有效管理。數據庫能夠存儲綜合的檔案數據信息，管理對象主要由科技檔案、聲像檔案、實物檔案等內容，數據庫可以執行檔案的所有管理環節，并兼容各類不同介質的檔案，如：電子檔案、圖片、光盤、紙質檔案等。目前，市場上常用的數據庫包括Oracle、DB2、Sy⁃base等，依據檔案已有的庫存及10年內增長情況綜合分析，選擇MSSQLServer200版本即可滿足建設需求。標準檔案數據庫設置在該機構的網絡中心，運用原有的SQLserver2005數據庫軟件，與新時期檔案管理各項要求相互結合，組建檔案信息資源中心和數據接口中心，從而實現日常文化藝術類文件歸檔、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不僅滿足檔案數據條目和原文存儲數百萬條以上的要求，也不會因數據冗余導致數據庫運行緩慢，完全滿足文化藝術檔案館發展要求。

2）建設檔案管理應用系統

檔案管理應用系統設置在檔案館專網中，借助C/S與B/S相互結合的方法進行開發。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP開發平臺，可以與主流服務設置無縫集成，達到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人員前期分析紙質檔案信息、加密和自動入庫，有效解決歷史檔案信息和紙質檔案存在的管理問題。B/S模式為所有訪問檔案的的人提供身份認證平臺，訪問者通過瀏覽器完成歷史檔案的查詢、瀏覽等操作。

3）建設分級共享管理系統

檔案分級共享隸屬于系統內部權限控制范疇，主要用來識別訪問者身份，合理分配相應的訪問范圍、下載控制等等。安全保障系統是保障檔案管理系統可以正常、合理使用而設計的操作規范。任何人在具體操作過程中，系統可以自動記錄詳細的操作步驟，主要由復制內容、打印內容等信息，防止出現違規使用和惡意攻擊的情況出現。為保障文化藝術檔案信息系統建設和維護的連續性，該系統開發主要借助主流的開發技術，使用.net和SQL數據庫進行操控。

5結束語

總之，檔案數字化建設是指充分利用計算機、網絡等技術手段，對數字檔案信息進行合理的控制和管理，成為國際檔案信息管理發展的必然趨勢，符合當今社會發展對檔案管理工作的要求。文中以檔案數字化為研究依據，設計文化藝術檔案的總體框架及主要管理系統，以期為檔案數字化建設做出重要參考。

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