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第1篇：學(xué)生學(xué)籍檔案管理范文

摘要：從高等院校教育人才培養(yǎng)的目標(biāo)來看，學(xué)生管理和學(xué)籍管理將有新的內(nèi)涵。學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，這也就使得學(xué)籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學(xué)生學(xué)籍檔案的管理采取一些措施，如：管理人員專業(yè)化、管理手段信息化、檔案管理整理規(guī)范化、檔案利用規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。

關(guān)鍵詞：高等院校；學(xué)生學(xué)籍；管理

高等院校學(xué)生在校的各方面情況一般都是記錄在學(xué)籍檔案，學(xué)生在校時，學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)整理和保管學(xué)籍檔案，學(xué)生離校后，學(xué)籍檔案的整理和保管工作就交由學(xué)生所在單位人事部門負(fù)責(zé)，也可以交由學(xué)生所在地人才中心負(fù)責(zé)，學(xué)籍檔案既記錄了學(xué)生在校時的成績考核，又記錄了學(xué)生參與各種涉外活動情況，除此以外，還有學(xué)生在校遵守的紀(jì)律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評價等都記錄在案。根據(jù)高等院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容，學(xué)校和各個用人單位不但能掌握學(xué)生的基本情況，而且可以了解學(xué)生的社會能力。因此，管理好學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅有利于保障學(xué)生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國家利益的維護(hù)以及教育質(zhì)量的保障。

一、學(xué)籍管理的內(nèi)涵

1.學(xué)籍，實際上也可以說是對學(xué)生在校時期的整個過程的記錄。而學(xué)籍管理的過程，是指建立學(xué)生學(xué)籍檔案的過程。學(xué)籍檔案管理可分為三大過程：第一，招生、學(xué)生報到、新生注冊、發(fā)放學(xué)生證；第二，記錄學(xué)生成績和其補(bǔ)考情況，處理學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)以及復(fù)學(xué)等事宜；第三，獎勵以及處分，進(jìn)行畢業(yè)證書的辦理以及發(fā)放。完成學(xué)籍檔案管理的整個過程會耗費(fèi)較長時間，但這個過程能夠客觀并整體反映出學(xué)生在校時的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。

2.高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的特性

首先是應(yīng)用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標(biāo)以及任務(wù)而言，它主要以一線中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅要把普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況以及成績考核記錄下來，還要記載學(xué)生的黨、團(tuán)材料。另外，在學(xué)生檔案里，不僅僅只有學(xué)生專業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性，綜合來看，學(xué)生檔案具有應(yīng)用性這一特點，這一點是尤為重要的。

其次是多樣性 高等院校的生源復(fù)雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。另外，高等院校還有許多來自省外各個地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生檔案也具有多樣性。

最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學(xué)生帶走學(xué)生檔案的同時，又會有一批新生檔案注入，因此，學(xué)生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學(xué)制短、流動性強(qiáng)、穩(wěn)定性差的特點，學(xué)生檔案管理的周期性就尤為明顯。

二、高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的重要性

1.學(xué)生學(xué)籍管理工作的目的是提供利用。學(xué)生在就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等時候往往需要用到學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學(xué)籍檔案也成了整個工作的重中之重。從某種程度來看， 高等院校教育也可以說是就業(yè)教育，對學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學(xué)籍檔案的管理工作尤為重要。

2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學(xué)院教學(xué)與教育的整個過程都被記錄在了學(xué)籍檔案中，因此，學(xué)籍檔案管理工作對于實現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標(biāo)，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合進(jìn)行教育當(dāng)高等院校教育的陽光大道，也是必走之路，把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學(xué)的方向，把工學(xué)結(jié)合作為教學(xué)模式的同時還應(yīng)結(jié)合校企合作模式，通過學(xué)籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過程記載下來。可見，學(xué)籍檔案管理對于教學(xué)評估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學(xué)質(zhì)量和教育水平。

3.學(xué)籍檔案記載著一個學(xué)生在校時的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學(xué)生的就業(yè)，因此，對于促進(jìn)高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學(xué)籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達(dá)到一個高度，用人單位對人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學(xué)生往往會參考學(xué)籍檔案。而于學(xué)生而言，就應(yīng)該不斷完善自己，以通過重重考核。

三、高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足

隨著高等院校的擴(kuò)招，在校學(xué)生的增多，高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的問題也越顯得重要。但是遇到的問題也越來越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點：

1.學(xué)籍檔案管理工作人員態(tài)度不認(rèn)真

學(xué)生在校期間的各方面情況通通記錄在了學(xué)籍檔案中，學(xué)籍檔案也因此成為了用人單位用人時的考慮因素。但在學(xué)籍管理過程中，會出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評價不客觀等方面，從而導(dǎo)致原始檔案喪失真實性與完整性，實現(xiàn)不了學(xué)籍檔案原本的作用。

2.學(xué)生對個人檔案的意識性不強(qiáng)

學(xué)生沒有意識到個人檔案的重要性，對待個人檔案不認(rèn)真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認(rèn)真，三言兩語地應(yīng)付完，典型的是在寫思想與生活表現(xiàn)時，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問題，甚至還會出現(xiàn)錯別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學(xué)籍檔案的保管，可能會造成檔案丟失。

3.電子檔案管理不到位

目前，計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展，學(xué)籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對于學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致學(xué)籍檔案容易丟失。

四、加強(qiáng)高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施

學(xué)生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識管理這“五化”對策，從而促進(jìn)高等院校完成人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育目標(biāo)。

1.深刻體會學(xué)籍檔案的重要性。

學(xué)生學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，全體師生都應(yīng)該意識到其重要性。一方面，對于學(xué)生學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機(jī)制，并提供給他們專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會，實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理工作的價值。另一方面，學(xué)校應(yīng)帶動其它各個部門參與管理工作，使得學(xué)籍檔案管理工作取得更好的效果。

2.加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作管理規(guī)范化

學(xué)籍檔案管理工作主要是整理學(xué)生在校期間的各種材料，提供學(xué)籍檔案的利用。學(xué)籍檔案管理工作是一個動態(tài)的過程，要求這個過程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并科學(xué)，為了使得學(xué)籍管理工作達(dá)到這一水平，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的價值，確保學(xué)生身心健康成長，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學(xué)籍檔案管理制度來規(guī)范整個工作過程。

3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化。

如今，網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)幾乎已經(jīng)進(jìn)入了家家戶戶的生活與工作，學(xué)籍檔案管理越來越趨向于信息化。學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏，對學(xué)姐檔案信息化管理引起重視，強(qiáng)力支持管理信息化。高校學(xué)籍檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)來創(chuàng)建一個信息平臺，把學(xué)生的學(xué)籍檔案整理好并存放在這一信息平臺上，為個人或單位查詢資料提供方便。

4.強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。

一方面，學(xué)籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上，學(xué)籍管理人員應(yīng)該努力加強(qiáng)自己的工作能力，不僅要擅長實踐操作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)理論知識，牢牢掌握專業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力；在思想政治上，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針以及政策，做到愛崗敬業(yè)，并認(rèn)真學(xué)習(xí)工作相關(guān)法律，樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學(xué)校不僅要努力做好學(xué)籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ摹⑻嵉墓ぷ鳎€需要加強(qiáng)對學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升他們的業(yè)務(wù)能力，同時提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

5.做好學(xué)籍檔案管理工作， 提供滿意服務(wù)

目前，學(xué)籍檔案管理在畢業(yè)階段進(jìn)行得有些雜亂無章。學(xué)生在即將離校時，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時會轉(zhuǎn)進(jìn)檔案，此時工作會顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來規(guī)范學(xué)籍檔案的流動，并不能隨意轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時就安排好檔案的進(jìn)出，以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學(xué)校。學(xué)籍檔案有助于學(xué)校各項工作的進(jìn)行，學(xué)校辦學(xué)離不開學(xué)籍檔案管理，做好學(xué)籍檔案管理工作有助于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍檔案可以為學(xué)校提供查詢服務(wù)，學(xué)校通過查詢部分學(xué)籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學(xué)水平，從而制定出有針對性的教學(xué)檔案，以期辦學(xué)水平再上一個臺階。技師院校的學(xué)籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會對其給予的評價等在學(xué)籍檔案里有所記載，學(xué)校在實施招生計劃時，可以適當(dāng)?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學(xué)籍檔案要為學(xué)生服務(wù)在畢業(yè)離校后，學(xué)生會經(jīng)常需要用到學(xué)籍檔案，以下是需要利用學(xué)籍檔案的幾種主要情況：

一是辦理繼續(xù)深造時 如今，就業(yè)難問題愈演愈烈，因此，專科學(xué)生傾向于升本，本科學(xué)生忙著考研或留學(xué)。在這種情況下，這些學(xué)生申請報名時往往需要用到學(xué)籍檔案，因為無論你申請的是哪所學(xué)校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學(xué)校蓋章的高考成績和大學(xué)時期的成績，畢業(yè)證明以及學(xué)位證明。而如果是出國留學(xué)，國外的一些學(xué)校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學(xué)生更為全面的信息，如：學(xué)生在原就讀學(xué)校的思想政治表現(xiàn)、紀(jì)律表現(xiàn)以及學(xué)校推薦信，這些都離不開學(xué)籍檔案。

二是辦理免修課程 有些學(xué)生可能會出國深造，而在國外的學(xué)校學(xué)習(xí)的某些課程可能會與原就讀學(xué)校的課程重復(fù)，也可能與某些學(xué)生自修或自考時的課程相同，這種情況下，學(xué)生可以申請免修課程，而申請免修課程需要學(xué)生在原就讀學(xué)校的該門課程的成績證明，這就需要從學(xué)籍檔案里面查詢。

三是補(bǔ)辦畢業(yè)證明書。

部分學(xué)生未保管好畢業(yè)證，導(dǎo)致畢業(yè)證丟失時，需要進(jìn)行重新辦理，而補(bǔ)辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績單、畢業(yè)證號。

另外學(xué)籍檔案要為社會服務(wù)。一方面，社會往往會從學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來考察他們，而這些考察因素都要通過查詢學(xué)籍檔案來了解，而且學(xué)籍檔案可以使造假文憑無所遁形，因此，通過學(xué)籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對于學(xué)生而言，學(xué)籍檔案也是學(xué)生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學(xué)生更好地向社會推薦自己。

五、結(jié)語

總之，學(xué)生學(xué)籍管理就是一項比較復(fù)雜的工作。因此，為了提升此項工作的質(zhì)量，確保學(xué)籍檔案的真實性與完整性，從而充分實現(xiàn)其服務(wù)價值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應(yīng)該深刻認(rèn)識到此項工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任意識，明確工作職責(zé)，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

第2篇：學(xué)生學(xué)籍檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]底紅艷．對高校教學(xué)檔案管理的幾點認(rèn)識[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．

第3篇：學(xué)生學(xué)籍檔案管理范文

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的全面記錄，能比較全面地、客觀地、歷史地反映出每名學(xué)生的成長歷程，科學(xué)、合理地利用和管理學(xué)生檔案，對于學(xué)生管理、學(xué)生就業(yè)、選拔人才以及高校教學(xué)質(zhì)量的提高和保障教學(xué)秩序都具有重要作用。

1 高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（1）管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一。2008年9月教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，首次明確將“學(xué)生類”檔案與其他十類檔案一同納入高校檔案實體管理體系。然而，在實際工作中，由于學(xué)生檔案的產(chǎn)生部門多，內(nèi)容復(fù)雜，高校專職檔案人員數(shù)量較少，學(xué)生檔案管理工作尚不能由檔案部門獨(dú)立完成。目前，學(xué)生檔案管理在實際運(yùn)作中分屬于學(xué)生管理部門、學(xué)校各院系、或是教務(wù)部門、檔案部門，各高校由于實際情況不同，在學(xué)生檔案的管理中，各部門所承擔(dān)的任務(wù)，角色輕重各有不同。

（2）管理方式不規(guī)范。學(xué)生檔案的流動性強(qiáng)，它不歸高校檔案部門長期或永久保存，因此不少高校并不重視學(xué)生檔案工作。此外，上級檔案行政部門的評估工作通常也不涉及學(xué)生檔案，這就使學(xué)生檔案管理工作缺少規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)。

①材料收集不齊全。學(xué)生類文件材料的歸檔范圍包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。然而，在實際工作中，高校接收到的新生檔案材料內(nèi)容參差不齊，究其原因，新生來自于全國各地，各省市對學(xué)生檔案的標(biāo)準(zhǔn)要求不同，導(dǎo)致新生檔案內(nèi)容多寡的地區(qū)差異。學(xué)生在校期間，學(xué)生檔案雖然由學(xué)生部門或檔案部門保存，但材料的收集、整理工作涉及學(xué)校的多個部門，由于一些高校尚未制定學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范，造成學(xué)生材料的收集沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，一些社會實踐、畢業(yè)論文等反映學(xué)生能力的材料沒有歸入檔案。

②“棄檔”現(xiàn)象普遍存在。近年來畢業(yè)生回母校查詢個人檔案、補(bǔ)辦學(xué)籍檔案等情況非常多。究其原因，一些畢業(yè)生在臨近畢業(yè)時由于沒有找到合適的工作，往往會將檔案留在畢業(yè)院校，按有關(guān)規(guī)定，學(xué)校可代為保管檔案1年～2年，過期后會根據(jù)學(xué)生原戶口所在地將其檔案寄往當(dāng)?shù)厝瞬攀袌觯灿幸恍W(xué)校沒有將檔案寄出，將其存放在學(xué)校的某個部門。很多畢業(yè)生不知道自己的檔案究竟在哪兒，因為沒有及時轉(zhuǎn)遞檔案或是找不到檔案，造成工齡斷檔或是無法晉級等，給個人帶來很大麻煩。

（3）管理手段落后。目前，各高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理已全面展開，而學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)則相對滯后，各高校還沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，大部分高校仍采用傳統(tǒng)的手工操作。學(xué)籍檔案雖然是學(xué)生檔案中最重要的部分，但是學(xué)生的社團(tuán)活動、社會實踐、發(fā)明專利等體現(xiàn)學(xué)生能力和個性的紙質(zhì)檔案卻無法進(jìn)行數(shù)字化檢索和利用，只能通過人工查找，不僅效率低，而且容易造成檔案的損壞和丟失。

2 高校學(xué)生檔案管理存在問題的原因

（1）制度規(guī)范不完善。當(dāng)前，我國大部分高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程等，制度規(guī)范的不完善造成學(xué)生檔案材料內(nèi)容不完整、不規(guī)范，常常會出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯、假的情況，為學(xué)生將來就業(yè)、職稱晉升、考評等方面帶來一定影響。

（2）學(xué)生檔案意識薄弱。大學(xué)生檔案知識匱乏、檔案關(guān)注度低、檔案意識淡薄是普遍存在的現(xiàn)象，很多學(xué)生對檔案沒有形成正確的認(rèn)識，對檔案管理法律法規(guī)、大學(xué)生檔案基本材料內(nèi)容和大學(xué)生檔案功能的認(rèn)知相當(dāng)有限，沒有把檔案同個人未來的工作、生活緊密聯(lián)系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現(xiàn)象的原因之一。

（3）檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。隨著學(xué)生畢業(yè)，學(xué)生檔案將轉(zhuǎn)至工作單位或戶口所在地的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，實際保留在學(xué)校的只是學(xué)籍部分的內(nèi)容，因此很多檔案人員不太重視對學(xué)生檔案的管理。有些學(xué)校，在新生入學(xué)時將學(xué)生檔案送至檔案部門集中保存，待臨近畢業(yè)時突擊整理，很多檔案材料沒有及時歸檔，這勢必影響學(xué)生檔案的質(zhì)量，對學(xué)生將來就業(yè)產(chǎn)生不利。

3 改善高校學(xué)生檔案管理的對策

（1）完善相關(guān)制度規(guī)范。學(xué)生類檔案涉及的學(xué)生檔案材料內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，為保證學(xué)生檔案的質(zhì)量，各高校檔案部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校的實際情況制定具體的實施細(xì)則，對學(xué)生檔案的收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)作出規(guī)范性的規(guī)定，增強(qiáng)檔案管理的可操作性，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保學(xué)生檔案歸檔材料規(guī)范、齊全、完整。

（2）提高師生的檔案意識。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)采用各種措施通過各種渠道宣傳學(xué)生檔案的重要性，一方面輔導(dǎo)員要加強(qiáng)對學(xué)生檔案意識的教育，另一方面檔案機(jī)構(gòu)可以通過講座、培訓(xùn)、選修課等形式對學(xué)生宣講檔案的重要性，同時也可利用檔案網(wǎng)站、校園廣播、校報等校園媒介宣傳學(xué)生檔案的內(nèi)容、價值等，從而提高學(xué)生的檔案意識，使學(xué)生充分認(rèn)識到學(xué)生檔案是人事檔案的前身，它在未來工作和生活中起著重要的憑證作用，無論是考研、出國、工作調(diào)動、轉(zhuǎn)正定級、工齡計算、職稱申報等都離不開檔案，檔案是自己權(quán)益的最好保障。

（3）加快學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)。隨著計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行。目前，學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)主要是依托學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)共享平臺，通過采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將學(xué)生在校期間的成績、獎勵、社會實踐、特長、獲得資格等信息進(jìn)行數(shù)字化管理，及時予以補(bǔ)充和更新，同時對有關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，以實現(xiàn)學(xué)生檔案的網(wǎng)上查閱、畢業(yè)生電子檔案的快捷轉(zhuǎn)接等，學(xué)生本人可通過設(shè)定的名稱和密碼在校園局域網(wǎng)內(nèi)查閱瀏覽自己的檔案信息，學(xué)校也可利用電子檔案與用人單位溝通、推薦，憑借一站式的檔案查詢、利用服務(wù)最大程度地發(fā)揮畢業(yè)生檔案資源的作用。

第4篇：學(xué)生學(xué)籍檔案管理范文

關(guān)鍵詞 學(xué)生檔案管理；WEB；模塊功能；系統(tǒng)開發(fā)；安全性能

中圖分類號：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-7597（2013）19-0016-01

學(xué)生檔案管理是學(xué)校運(yùn)行管理的重要組成部分。隨著計算機(jī)的普及和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用，紙質(zhì)文檔記錄、單機(jī)學(xué)生檔案管理方式已逐漸被以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的雙層（C/S）構(gòu)架和多層（B/S）構(gòu)架的信息系統(tǒng)所取代。這類系統(tǒng)能夠較好地實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)的開放、多用戶管理及與互聯(lián)網(wǎng)其他用戶的鏈接，呈現(xiàn)出錄入簡單、檢索迅速、查找方便、存儲量大、可靠性高、保密性好等優(yōu)勢。因此，設(shè)計一種基于WEB的、以B/S結(jié)構(gòu)架構(gòu)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)前學(xué)生管理信息化的必然要求。

1 系統(tǒng)框架分析

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)按照動態(tài)信息和靜態(tài)信息分類管理、信息提取便捷、保密性可靠的要求，擬分為密鑰管理、檔案管理、學(xué)籍管理、查詢管理、系統(tǒng)管理、查詢統(tǒng)計、報表打印等7個模塊（如圖1）。系統(tǒng)的總體功能體現(xiàn)了檔案管理的信息化功能。

1）密鑰管理：系統(tǒng)管理員、各管理部門和直接用戶都要通過登陸界面將注冊信息提交到數(shù)據(jù)庫，經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門審核后獲得密鑰，憑密鑰登陸。

2）檔案管理：建立學(xué)生電子檔案，各管理部門在自己的權(quán)限范圍內(nèi)對學(xué)生電子檔案進(jìn)行添加、刪除、修改等動態(tài)的維護(hù)。

3）學(xué)籍管理：建立學(xué)生電子學(xué)籍，教務(wù)處、學(xué)生處等管理部門在自己的權(quán)限范圍內(nèi)對學(xué)生電子學(xué)籍進(jìn)行動態(tài)的維護(hù)管理。

4）查詢管理：各類用戶可以在各自的權(quán)限范圍內(nèi)登陸查詢學(xué)生的各種信息。

5）系統(tǒng)管理：提供管理員對系統(tǒng)的設(shè)置、維護(hù)、數(shù)據(jù)加密保存、黑客甄別等功能。

6）查詢統(tǒng)計：各管理部門在自己的權(quán)限范圍內(nèi)對學(xué)生的相關(guān)信息進(jìn)行分類查詢統(tǒng)計，為上級業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)的決策提供必要的數(shù)據(jù)支持。

7）報表打印：各管理部門和直接用戶可以登陸系統(tǒng)，對自己權(quán)限范圍內(nèi)的管理信息轉(zhuǎn)發(fā)上報或在客戶終端打印。

2 系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)

1）開發(fā)技術(shù)：WEB方式是目前Internet上發(fā)展最快也是最重要的信息與檢索手段，可以在頁面上顯示圖形和其他超媒體。而ASP作為一種服務(wù)器端的開發(fā)環(huán)境，可以支持建立功能強(qiáng)大的WEB應(yīng)用程序和交互式的WEB網(wǎng)頁。因此，本系統(tǒng)采用ASP技術(shù)，當(dāng)服務(wù)器接收到ASP文件請求時，能夠自動處理文件中所包含的服務(wù)器端命令，代替人工進(jìn)行許多繁雜的勞動，使敏感文檔更加安全。或通過超鏈接就把物理上分散的個體組合成為邏輯上的整體，生產(chǎn)WEB網(wǎng)頁并傳送至客戶終端瀏覽器。

2）硬件條件：服務(wù)器兩臺（硬盤不小于500G，內(nèi)存不小于4G，網(wǎng)絡(luò)協(xié)議配置TCP/IP協(xié)議，兩臺服務(wù)器一為Web服務(wù)器，另一為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，）；客戶終端計算機(jī)、數(shù)據(jù)交換機(jī)、硬防火墻、MODEM 等網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備。

3）系統(tǒng)平臺：體系結(jié)構(gòu)采用Browser/Server，以Microsoft Windows NT4.0作為服務(wù)器端網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，以IIS7.0作為Web服務(wù)器軟件，客戶端的單機(jī)操作系統(tǒng)和瀏覽器軟件分別選用Windows xp和Internet Explorer，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用SQL-ACCESS人文科學(xué)子系統(tǒng)，有利于方便操作。所以采用SQL-ACCESS，主要是看中了其使用數(shù)據(jù)表示圖或自定義窗體收集信息的優(yōu)點。因為數(shù)據(jù)表圖能夠給各戶展示類似于EXCEL的電子表格，使數(shù)據(jù)庫一目了然。還有就是用SQL-ACCESS能夠創(chuàng)建用于打印或輸出數(shù)據(jù)庫中的信息的定義報表，隨機(jī)將明文數(shù)據(jù)經(jīng)過變序或替換變成密文數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫自動加密存儲。并利用網(wǎng)絡(luò)安全可視化技術(shù)，幫助系統(tǒng)管理員直觀、快速地觀察到數(shù)據(jù)庫可能受到的安全威脅，

4）開發(fā)工具：基于Web的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)開發(fā)工具采用Dreamweaver9.0。Dreamweaver9.0支持ASP，是一個可視化的工具，便于開發(fā)者創(chuàng)建動態(tài)的Web應(yīng)用程序。在數(shù)據(jù)驅(qū)動Web應(yīng)用程序的開發(fā)環(huán)境中，運(yùn)用JavaScript或VBScript腳本語言，通過ODBC連接數(shù)據(jù)庫。

5）系統(tǒng)調(diào)試需注意的問題：①各種數(shù)據(jù)寫入數(shù)據(jù)庫時的錯位；②數(shù)據(jù)庫連接時的錯位；③調(diào)度中出現(xiàn)的數(shù)詞不匹配。

3 系統(tǒng)的安全性

1）數(shù)據(jù)庫安全：系統(tǒng)架構(gòu)基于B/S結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)代碼全部放在服務(wù)器上，客戶必須運(yùn)行服務(wù)器上的代碼才能訪問數(shù)據(jù)庫，從而保證了數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的安全。

2）訪問控制機(jī)制：系統(tǒng)按管理員、各管理部門、個人客戶分層設(shè)計，定義了不同用戶的訪問權(quán)限，以防火墻技術(shù)屏蔽了其他非法鏈接，為系統(tǒng)運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全提供了機(jī)制和技術(shù)上的保障。

3）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：系統(tǒng)考慮了突發(fā)事件可能引起的數(shù)據(jù)意外，設(shè)計了數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能。系統(tǒng)管理員可以在WEB端進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)，也可以在服務(wù)器端進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。

本系統(tǒng)基于WEB方式，以Internet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心，對系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析和設(shè)計，較好地利用了ASP動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)和數(shù)據(jù)庫開發(fā)技術(shù)，人機(jī)界面友好，操作簡單，實現(xiàn)了學(xué)生檔案管理的計算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化、查詢方便、輸入輸出流暢，具有良好的穩(wěn)定性、安全性和擴(kuò)展性。本系統(tǒng)已成功地應(yīng)用于我校的學(xué)生檔案管理，效果十分顯著，為學(xué)校管理者、班主任、學(xué)生及社會用工單位在學(xué)生檔案信息的管理、檢索和利用方面的高效、合理、有序作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]廖娟.基于Web的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計[J].內(nèi)江師范學(xué)院學(xué)報，2010（12）.

第5篇：學(xué)生學(xué)籍檔案管理范文

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；檔案管理；手段；內(nèi)容；理念

學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生個人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。[1]

1 學(xué)生檔案管理的重要性

學(xué)生檔案系統(tǒng)是一個教育單位必不可少的組成部分，它對于學(xué)校的管理來說至關(guān)重要。在這個科學(xué)技術(shù)的不斷提高，且講究高效率的社會，人工管理檔案的方式就顯得效率低、保密性差，另外時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難，這已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校和學(xué)生的需求。作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計算機(jī)對學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，具有著手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些優(yōu)點能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率。

對于高校學(xué)生檔案來說，一般應(yīng)包括中學(xué)階段的學(xué)籍卡、中學(xué)畢業(yè)登記表、高考招生報名表、高考招生體檢表等，以及大學(xué)階段的學(xué)籍卡、成績單、體檢表、學(xué)年鑒定表、高校畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)材料、獎懲材料等。當(dāng)然，還可以有其他內(nèi)容，如學(xué)生心理檔案、學(xué)生活動的視頻檔案等各種形式與內(nèi)容。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二條指出：本辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

由此可見，高校檔案管理過程中所產(chǎn)生的檔案不僅包括普通的文本文件，還包括大量的圖表、聲像等多媒體文件。在手工管理時代，對于此類多媒體檔案文件的保管主要是通過磁帶、照片、錄像等形式進(jìn)行，此類載體存在壽命低，操作復(fù)雜等缺點，因此，許多高校都會將此類檔案信息束之高閣，長年都很少理會，造成了大量原始信息的缺損與遺失，更不用說對其進(jìn)行合理、有效的利用了。

在計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，存儲技術(shù)與檢索手段的多樣化，使得保存和利用各種多媒體信息變得簡單、易行，從而實現(xiàn)了有效保存和充分利用，最大限度的發(fā)揮了檔案信息的傳承與查閱功能。

2 管理手段變革的必要性分析

隨著社會的發(fā)展與技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已完全不能適應(yīng)，具體表現(xiàn)在如下幾點：

2.1 效率低

由于使用手工管理模式，使得大量的信息處于零散的狀態(tài)，系統(tǒng)化程度較低，同時，由于手工操作較多的依賴于管理人員的細(xì)心與經(jīng)驗，因此，對于一些初期進(jìn)行檔案管理的管理人員來說，容易在檔案整理、歸檔等過程中產(chǎn)生一定的差錯，在發(fā)現(xiàn)差錯的時候，如果要對這些差錯進(jìn)行修正也是相當(dāng)困難的，需要在大量的原始信息中進(jìn)行搜索，如果原始信息缺失，則修復(fù)基本是無法完成的。這勢必造成了檔案管理的低效率與可能存在一定的錯誤率。

2.2 易損、毀或遺失

由于紙質(zhì)文本天生存在的缺陷，使得其對保存環(huán)境的要求較高，如對溫度、溫度的要求，空間大小的要求等，一旦環(huán)境發(fā)生變化如自然災(zāi)害或者人為疏忽，就極有可能造成檔案原始材料的損、毀或遺失，造成無法挽回的損失。

2.3 查閱與使用不便

由于傳統(tǒng)檔案管理是基于人工管理，或者雖然實現(xiàn)了計算機(jī)管理，但只是基于單機(jī)管理模式。當(dāng)用戶需要對某一信息進(jìn)行查詢或使用時，就不得不必須到現(xiàn)場，通過檔案管理人員從大量的信息中手工查閱，有時，只是一個小小的查閱要求，卻可能需要動用大量的人力、物力，還不能保證查閱成功，效率極低。

為了克服以上缺陷，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)展的當(dāng)代，我們完全可以采用網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，變手工管理為計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理，將各類檔案信息采用統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，進(jìn)行數(shù)字化處理，使之能夠適應(yīng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的需要，同時，也便于保存與查閱，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢，完全不必親自到現(xiàn)場、不受時間和地點的限制，隨時隨地進(jìn)行在授予的相應(yīng)權(quán)限內(nèi)進(jìn)行查詢。

3 管理內(nèi)容的變化

傳統(tǒng)管理模式下，管理的原件主要是一些文本文件，如各類表格、各種小結(jié)等，再輔以各種復(fù)印件，如各類證書的復(fù)印件等，還有就是一些磁帶、磁盤、錄像等原始資料。管理內(nèi)容形式單一，并且管理內(nèi)容很難全面，同時，對于其真實性的驗證存在一定的困難，如獲獎證書，由于原件必須交由學(xué)生本人保管，而復(fù)印件由于各種各樣的原因，可能存在造假的行為，這就要求管理人員必須具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任心與專業(yè)能力，能夠鑒別與剔除各種虛假信息。而到了網(wǎng)絡(luò)時代，所有的信息都進(jìn)行數(shù)字化處理，由于數(shù)字存儲技術(shù)的發(fā)展，多媒體信息已完全能夠作為有效檔案信息同步存儲，而無需在查閱時從其他途徑進(jìn)行多媒體信息的查詢。檔案信息由紙質(zhì)媒體為主向多媒體方向的發(fā)展，必將有力的促進(jìn)檔案信息管理內(nèi)容的進(jìn)一步豐富與完善，使得檔案的內(nèi)容更加能夠全面的反映與展示學(xué)生在校期間的成長經(jīng)歷，這一方面，許多的電子檔案都已經(jīng)能夠完美的實現(xiàn)，使得檔案信息不光是學(xué)生成長過程的記錄，也成為學(xué)生成長的一個有效的添加劑，使得學(xué)生在與他人的交流與評價中促進(jìn)自身的不斷反思，從而促進(jìn)學(xué)生更加全面的發(fā)展。這一點在《條例》的第十五條中也反映出來了。

4 管理理念的變化

光有管理手段的變革，管理內(nèi)容的變化，對于檔案管理而言是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案管理是人的管理，這就要求我們的檔案管理人員必須在管理理念上發(fā)生根本的變化。

傳統(tǒng)思想中，檔案信息是非常神秘的，檔案只是作為一種記錄手段，很難發(fā)揮其應(yīng)有的教育功能，學(xué)生對自己檔案中的內(nèi)容知之甚少甚至是一無所知的，因此，檔案對學(xué)生發(fā)展的促進(jìn)作用也就發(fā)揮得極其有限。而在網(wǎng)絡(luò)時代，我們完全可以讓學(xué)生自已參與檔案的管理，檔案管理人員充當(dāng)守門人的角色，這樣，既減輕了管理人員的工作量，也有效的發(fā)揮了學(xué)生的參與積極性，使得他們在管理自己檔案的過程中，不斷的進(jìn)行反思，不斷的提高自己。檔案管理人員在充當(dāng)守門人的角色時，其實也有著非常高的要求，如對檔案信息的真實性進(jìn)行把關(guān)、建立檔案的索引機(jī)制，這就要求我們的檔案管理人員不光要精通檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識，還要熟悉計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。

5 檔案應(yīng)用方式的變革

前面提到，傳統(tǒng)的手工管理時代，檔案應(yīng)用率很低，特別是大學(xué)生的檔案信息，基本都是無人問津的，這主要是由于手工管理本身的特征決定的，在手工管理時代，檔案查閱時，用戶需要直接接觸有關(guān)的原始文件，而一旦原始文件被惡意篡改，那將是災(zāi)難性的，為了保證檔案文件的原始性，許多的高校對檔案信息的查閱都進(jìn)行了極其嚴(yán)格的限制，使得不光學(xué)生等普通用戶無法接觸，有時課任老師甚至班主任都無法按需查詢相關(guān)學(xué)生的有關(guān)檔案信息，使得檔案的教育功能無法發(fā)揮。

應(yīng)用了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，由于檔案信息中存在的只是原始信息的數(shù)字化形式，而對于計算機(jī)數(shù)據(jù)，可以通過多種途徑進(jìn)行保護(hù)，從而確保了信息的完整性、原始性與真實性，同時，可以根據(jù)各類不同人群設(shè)置不同的查詢權(quán)限，使得用戶只能在自己規(guī)定的權(quán)限內(nèi)查閱到相關(guān)檔案信息，從而保護(hù)了檔案信息的機(jī)密性。

6 學(xué)生檔案獲取方式的改進(jìn)

運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行學(xué)生檔案信息的管理，就需要對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，使得學(xué)生檔案信息的獲取方式發(fā)生了一定的變化，由紙質(zhì)信息向各種媒體信息發(fā)展。對于紙質(zhì)信息，可以通過掃描、拍照等形式進(jìn)行數(shù)字化處理，在接收檔案時，可以要求檔案提供者直接提供電子版的信息，同時，將其與原始的紙質(zhì)版信息進(jìn)行一一比對，確保其真實性。為了防止電子信息被惡意篡改，可以通過諸如數(shù)字水印、數(shù)字加密等方式對各種多媒體信息進(jìn)行數(shù)據(jù)加密。總之，需要通過各種技術(shù)手段確保電子檔案信息的真實性。

當(dāng)然，檔案管理的內(nèi)涵還是內(nèi)容即信息的管理，充分使用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)生檔案的管理，只是為了最大限度的簡化管理和使用的復(fù)雜度，其最終目的仍然是檔案內(nèi)容的管理，不能本末倒置。

第6篇：學(xué)生學(xué)籍檔案管理范文

(承德石油高等專科學(xué)校，河北承德067000)

【摘要】高校檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作,隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、專業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的增加,原來的檔案管理系統(tǒng)已不能適應(yīng)目前高校的發(fā)展要求。面對大量的信息,學(xué)校特別需要專門的檔案管理系統(tǒng)。論述了如何在Microsoft.NETFramework3.5環(huán)境下結(jié)合AJAX技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)學(xué)生檔案管理系統(tǒng),并結(jié)合一個移動平臺網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)自身實例說明了使用AJAX技術(shù)在移動網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)中的優(yōu)點與缺點和如何實現(xiàn)移動電子檔案的方法。

關(guān)鍵詞 AJAX；NETFramework3.5；B/S；檔案管理系統(tǒng)

檔案是指從學(xué)生入校到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價值的檔案材料，是學(xué)校對學(xué)生在校期間進(jìn)行管理、考核時直接形成的具有保存價值的歷史記錄，同時也是高校檔案館重要的館藏資源之一。現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育辦學(xué)形式開放,招生類別多樣,教學(xué)手段靈活,學(xué)生人數(shù)龐大,相關(guān)學(xué)籍信息量巨大,學(xué)生教育管理人員工作量嚴(yán)重超負(fù)荷,使本應(yīng)深入細(xì)致的學(xué)生工作受到挑戰(zhàn),出現(xiàn)工作表面化、形式化的不良傾向。而改進(jìn)和解決這些問題的重要措施之一是結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,開發(fā)和實現(xiàn)個性化的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。在移動平臺上使用AJAX技術(shù)可以有效的利用網(wǎng)絡(luò)資源，大大減輕服務(wù)器和帶寬的負(fù)擔(dān)提高電子檔案的檢索效率，增強(qiáng)電子檔案的安全性員工和學(xué)生可以充分的利用校園網(wǎng)絡(luò)資源，進(jìn)行高效、準(zhǔn)確的信息檢索。

1系統(tǒng)功能需求

為滿足高校的學(xué)生檔案管理的需求,開發(fā)此學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可大大改善學(xué)校中因手工統(tǒng)計人員信息的煩瑣及復(fù)雜性,在節(jié)省學(xué)校工作時間的同時提高學(xué)校的工作效率,從而達(dá)到提升學(xué)校效益的最終目的。此套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)提供完整的計算機(jī)化學(xué)生信息管理解決方案。

2系統(tǒng)主要功能的設(shè)計與實現(xiàn)

1）學(xué)生檔案數(shù)據(jù)操作包括學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計整理、數(shù)據(jù)的備份刪除、數(shù)據(jù)管理，以及學(xué)生照片管理等。根據(jù)系統(tǒng)需要要建立基本的學(xué)生數(shù)據(jù)庫，學(xué)生檔案庫、用戶權(quán)限數(shù)據(jù)庫、管理員數(shù)據(jù)庫等。

2）學(xué)生檔案查詢是根據(jù)學(xué)生學(xué)號關(guān)鍵字及姓名對學(xué)生基本信息進(jìn)行查詢。查詢出結(jié)果可供學(xué)校或用人單位進(jìn)行參考。

3）學(xué)生成績管理主要負(fù)責(zé)管理學(xué)生成績，包括成績錄入、成績評審和成績單的生成。成績錄入負(fù)責(zé)錄入成績。首先，通過班號和課程號自動生成“班級-課程成績列表，然后由管理人員手工地輸入學(xué)生成績，并進(jìn)行保存。成績信息包括成績ID、學(xué)號、課程號、成績等。成績評審主要是將學(xué)生的平均成績按降序排列，通過對成績的分析，確定獎學(xué)金名額、退學(xué)名額等。成績單生成模塊根據(jù)學(xué)生的相關(guān)成績信息來生成學(xué)生成績單、班級-課程成績單、學(xué)期成績單。

3系統(tǒng)技術(shù)特點和特色

3.1系統(tǒng)技術(shù)特點

3.1.1采用B/S架構(gòu)安裝使用方便

采用Microsoft公司AJAX技術(shù)大大減輕服務(wù)器和帶寬的負(fù)擔(dān)提高電子檔案的檢索效率，增強(qiáng)電子檔案的安全性員工和學(xué)生可以充分的利用校園網(wǎng)絡(luò)資源。

3.1.2系統(tǒng)采用學(xué)生處、教務(wù)處、招生就業(yè)處、學(xué)生四類用戶系統(tǒng)自動按類型分配權(quán)限不易出錯。

3.1.3新生數(shù)據(jù)可以直接導(dǎo)入

不需要手工直接輸入。維護(hù)方便。

3.2系統(tǒng)特色

3.2.1針對性強(qiáng)

該系統(tǒng)主要針對高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)實需要，實現(xiàn)對高校學(xué)生檔案材料基本信息、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞信息、學(xué)生檔案庫存信息的計算機(jī)管理、實現(xiàn)學(xué)生檔案建立、檔案管理、檔案轉(zhuǎn)遞和信息查詢等工作的網(wǎng)絡(luò)化。

3.2.2協(xié)作性好

通過本系統(tǒng)可以完成學(xué)生處、教務(wù)處、招生就業(yè)處等多部門的聯(lián)合辦工。

3.2.3管理服務(wù)效率高

通過本系統(tǒng)方便查詢、分析學(xué)生檔案信息。更好的為學(xué)生服務(wù)。

4移動平臺AJAX技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)中的優(yōu)點與缺點

4.1AJAX技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的缺點

由于此系統(tǒng)開發(fā)使用的是MicrosoftAJAX技術(shù)，各大高校使用的計算機(jī)服務(wù)器有所不同所以使用此軟件時存在以下困難：

4.1.1部署困難

微軟AJAX技術(shù)只能在Microsoft.NETFramework3.5基礎(chǔ)上構(gòu)建，所以此軟件只能在Windows2000或以上級別的微軟操作系統(tǒng)上運(yùn)行而且必須為操作系統(tǒng)安裝Microsoft.NET3.5框架，這樣就為部署軟件帶來很大不便。

4.1.2軟件運(yùn)行速度慢

由于此軟件是在Microsoft.NETFramework3.5下運(yùn)行，在運(yùn)行時系統(tǒng)會消耗大量的計算機(jī)內(nèi)存導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行時過于緩慢，要想提高速度必須對計算機(jī)內(nèi)存進(jìn)行升級，經(jīng)過測試至少需要256M內(nèi)存的計算機(jī)上才可以正常運(yùn)行此軟件，這樣大大增加了計算機(jī)成本。

4.2AJAX技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點

由于此系統(tǒng)開發(fā)使用的是MicrosoftAJAX技術(shù)，所以使用此軟件時也同樣存在以下優(yōu)點：

4.2.1安全性

由于采用Microsoft.NETFramework3.5技術(shù)所以大大增強(qiáng)了網(wǎng)絡(luò)的安全性，又因為C#語言可以有效的對內(nèi)存進(jìn)行自動管理和垃圾回收，可以有效的防止內(nèi)存溢出，大大增加軟件的安全性。

4.2.2升級方便

由于此系統(tǒng)基于Microsoft.NET3.5框架所以用戶可以方便的把系統(tǒng)從32位計算機(jī)升級到64位計算機(jī)上只要在微軟64位操作系統(tǒng)上安裝64位Microsoft.NET3.5框架就可以瞬間完成升級而且不需要重新編寫軟件。基于Microsoft.NET3.5框架編寫的軟件還可以無縫移植到微軟下一代操作系統(tǒng)操作系統(tǒng)上這樣為升級操作系統(tǒng)提供方便。

5結(jié)論

該系統(tǒng)針對高校檔案管理工作需要，其功能基本符合用戶需求，能夠完成學(xué)生學(xué)籍的存儲和成績的查詢以及各類相關(guān)報表的打印，并提供部分系統(tǒng)維護(hù)功能,使用戶方便進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和（下轉(zhuǎn)第294頁）（上接第33頁）恢復(fù)、數(shù)據(jù)刪除。移動平臺通過使用AJAX技術(shù)與WEB技術(shù)結(jié)合可大大提高電子檔案的使用效率，分析檔案信息、為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作監(jiān)督提供現(xiàn)代化手段。在高校及各部門辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境下可提高學(xué)生檔案管理和服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

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［5］許麗華.高校檔案與高校形象的塑造[J].蘭臺世界,2005(8):93-94.

第7篇：學(xué)生學(xué)籍檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生 戶籍管理

一、 大學(xué)生戶籍管理存在的問題及其原因

1.戶籍遷移手續(xù)煩瑣容易出錯。目前高校新生入學(xué)和畢業(yè)生離校均需辦理戶口遷入、遷出等手續(xù)，由于各地區(qū)發(fā)展水平存有差異，有的地區(qū)手工填寫存在字跡不易辨認(rèn)的情況，其次少數(shù)民族學(xué)生姓名音譯存有差異，還有缺乏更改或管理印鑒，戶口遷移證隨意涂改等情況，均嚴(yán)重影響戶籍管理工作。

2.戶籍長期滯留學(xué)校不利于對學(xué)生的有效管理。隨著畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，部分畢業(yè)生沒有找到合適的工作單位，畢業(yè)生戶籍長期滯留在學(xué)校，“持證不入、人戶分離”和戶口遷移證丟失等現(xiàn)象十分突出，客觀上造成戶籍管理混亂。

3.戶籍變動不利于人才的合理流動。部分學(xué)生為了將戶口留在大中城市，暫時到一些并不喜歡或?qū)I(yè)并不對口而設(shè)有集體戶口的單位就業(yè)。戶口一旦落在大城市，則重新選擇單位，戶口則空掛在原初選擇的單位。一些專業(yè)對口、適合畢業(yè)生發(fā)展又十分需要這些人才的單位，由于沒有設(shè)立集體戶口，所以不被許多畢業(yè)生接受。

造成戶籍管理的弊端究其原因很多，分析主要有如下幾點：

1.大學(xué)生對戶口遷移認(rèn)識不到位。按照公安部2003 年公布的戶籍管理七項便民利民措施要求，大中專院校學(xué)生入學(xué)后是否遷移戶口，可根據(jù)本人意愿決定。現(xiàn)實中大學(xué)生入學(xué)遷移戶口的比重仍然在95%以上。很多學(xué)生擔(dān)心如果戶口不遷至學(xué)校，會影響到在校期間的生活和學(xué)習(xí)等。

2.較低的大學(xué)生就業(yè)率。高校不斷地擴(kuò)招勢必帶來嚴(yán)峻的就業(yè)形勢，許多大學(xué)生在畢業(yè)當(dāng)年很難找到合適穩(wěn)定的工作，因此不能及時將戶口從學(xué)校遷出，或由于工作的變動頻繁，戶籍手續(xù)沒有及時跟著變動，給高校的戶口管理造成一定的困難。

3.大學(xué)生不重視戶籍遷移。很多大學(xué)生不是很清楚戶口遷移的重要性，導(dǎo)致對戶口遷移手續(xù)的不重視。等到要遷移或是有用的時候才去辦理有關(guān)手續(xù)，已經(jīng)失去了最佳時機(jī)，給日后的結(jié)婚、生子、買房、子女入學(xué)、出國時戶口遷移帶來了很多不必要的麻煩，也造成了不必要的人力、財力及精力的浪費(fèi)。

二、大學(xué)生戶籍管理的重要性

戶籍管理是世界各國普遍采用的一項重要的國家行政管理制度，能確認(rèn)公民的權(quán)利，證明公民的身份，方便公民參加各種社會活動。大學(xué)生戶籍管理良好有序，有利于大學(xué)生辦理戶口遷移手續(xù)，也有利于大學(xué)生畢業(yè)后如結(jié)婚、生子、買房、子女入學(xué)、等事宜。隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，戶籍手續(xù)入學(xué)時遷來畢業(yè)時遷走的模式已暴露出不少問題，改革大學(xué)生戶籍管理制度已成為我國戶籍管理工作的一項重要內(nèi)容。

三、大學(xué)生戶籍管理規(guī)范化的建議

1.改變現(xiàn)有戶籍遷移制度。采用從簡的戶口遷移手續(xù)。學(xué)生考上大學(xué)后，戶口留在當(dāng)?shù)兀瑧{錄取通知書、戶口簿、居民身份證、本人照片到其戶口所在地派出所辦理本人“戶籍證明”手續(xù)。“戶籍證明”可由學(xué)校戶籍管理人員統(tǒng)一收取、管理，學(xué)生畢業(yè)時返回本人。學(xué)生在校期間，均可憑本人“戶籍證明”、暫住證及本人學(xué)生證辦理相應(yīng)手續(xù)。大學(xué)生落實好工作后需遷移戶口時再辦理戶籍手續(xù)。這樣手續(xù)簡單，便于戶籍管理機(jī)關(guān)及學(xué)校管理管理。

2.強(qiáng)化居民身份證的作用。目前，許多在校大學(xué)生出國留學(xué)、外出探親、參加考試等都要受到戶口的限制。應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化居民身份證的法律效力，無論是居民身份證的使用期限還是法律效力，原籍的居民身份證同樣可以繼續(xù)使用，并結(jié)合學(xué)生證等相關(guān)證件，充分發(fā)揮居民身份證等證件的證明力，為高校學(xué)生的工作學(xué)習(xí)提供方便。

3.做好畢業(yè)生戶籍處理。大學(xué)生畢業(yè)后, 應(yīng)屆畢業(yè)生憑用人單位與畢業(yè)生簽訂的《就業(yè)協(xié)議書》《普通高等學(xué)校畢業(yè)證書》《全國普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)報到證》，將戶籍檔案由原籍遷到其工作單位所在地辦理落戶手續(xù)。對于未能找到合適工作單位或工作單位沒有集體戶口的畢業(yè)生，可憑學(xué)校頒發(fā)的畢業(yè)證書、本人入學(xué)時的戶籍證明、身份證及就業(yè)報到證辦理戶口遷移手續(xù)，將戶口掛靠人才服務(wù)中心，待工作單位落實后或有了固定住所再辦理戶口手續(xù)。

4.推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)一體化管理。全國公安人口管理系統(tǒng)建立網(wǎng)絡(luò)共享的資源平臺，實行網(wǎng)上遷移。遷移戶口只需在遷入地派出所一次性辦結(jié)，各城市公安機(jī)關(guān)之間也可以迅速查詢系統(tǒng)中常住人口的服務(wù)處所、住所、照片等個人信息以及家庭成員情況，實現(xiàn)人口信息網(wǎng)絡(luò)化辦公，建立網(wǎng)上遷移、審批、制證、異地辦理的管理運(yùn)行新機(jī)制。

參考文獻(xiàn)：

[1]邱河.淺談高校學(xué)生戶籍檔案管理之改革[J].景德鎮(zhèn)高專學(xué)報.2009(03).

第8篇：學(xué)生學(xué)籍檔案管理范文

在計劃生育工作中逐漸形成了有考查利用價值的真實得記錄那就是人口和計劃生育檔案，是政府?dāng)M定適合當(dāng)?shù)厝嗣竦娜丝谂c計劃生育政策的科學(xué)的有效的依據(jù)，人口和計劃生育檔案就是我國多年在計劃生育工作中經(jīng)驗的積累的產(chǎn)物。想要使計劃生育檔案管理工作能夠順利的開展，首先就要提高進(jìn)行此管理工作人員對于人口和計劃生育檔案對于管理工作開展的意義的認(rèn)識水平。

1.可以為政府在制定相應(yīng)計劃生育政策過程中提供必要的資料

人口和計劃生育檔案準(zhǔn)確的反應(yīng)了我國人口統(tǒng)計的人數(shù)。因此國家對人口和計劃生育當(dāng)然進(jìn)行科學(xué)的分析，得到的分析結(jié)果就可以用于政府制定、修改、完善適合當(dāng)?shù)氐挠媱澤撸@樣就可以提高當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展能力。

2.可以為國家內(nèi)流動人口提供良好的服務(wù)

我國人口基數(shù)大，每天都有大量的人口流動，因此國家想得知并管理人口流動的方向就可以通過分析人口和計劃生育檔案來獲得信息，這樣就能實時的得知我國流動人口婚育狀況。利用人口和計劃生育檔案進(jìn)行流動人口的管理和制定相應(yīng)的政策進(jìn)行管理，這樣在引導(dǎo)流動人口進(jìn)行計劃生育的同時也可以提高兩地社會撫養(yǎng)費(fèi)的征收，也可以避免兩地出現(xiàn)的發(fā)錯證件、反復(fù)發(fā)證等工作失誤。

3.為我國農(nóng)民進(jìn)行正確的引領(lǐng)

我國在對人口和計劃生育檔案進(jìn)行分析的過程中，我們可以得到很多有用的信息，可以使得政府能夠制定出正確的、科學(xué)的、有效的、適合農(nóng)民的計劃生育政策，提高他們的生活水平。利用人口和計劃生育檔案里所提供的信息，向他們傳遞政府對于獨(dú)生子女戶的優(yōu)惠政策、獎勵制度，以此來幫助農(nóng)民認(rèn)識帶“少生快富”的道理。讓他們能夠在這些信息的引導(dǎo)下，在相應(yīng)的優(yōu)惠政策扶持下奔向小康社會。

二、我國進(jìn)行人口和計劃生育檔案工作的科學(xué)管理中出現(xiàn)的不足

1.我國相關(guān)部門對于人口和計劃生育檔案管理工作不夠重視

相關(guān)部門在對于人口和計劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點進(jìn)行對我國基層人口計劃生育檔案的整理工作。這里面一些管理者不夠重視人口計劃生育檔案的整理工作，所以，這就導(dǎo)致了基層的人口和計劃生育檔案工作進(jìn)行的狀況很差。而且基層的人口和計劃生育檔案的工作中的管理制度并不完善，從而，從事此工作的人員對于我國人口的計劃生育檔案記錄敷衍了事。

2.我國人口和計劃生育檔案管理工作實施條件差

當(dāng)前，相關(guān)部門在對于人口和計劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點進(jìn)行對我國基層人口計劃生育檔案的整理工作。這就造成了我國從事計劃生育工作人員對于保護(hù)計劃生育檔案的意識淡薄，都與我國《檔案法》中的規(guī)定相違背。在大部分基層部分中對于檔案保存的庫房、保管設(shè)施都建設(shè)的不夠完備，這些都為檔案管理工作有效開展設(shè)立形成了阻礙。

三、針對我國進(jìn)行人口和計劃生育檔案工作的科學(xué)管理建設(shè)的建議

1.提高管理人員素質(zhì)

對于人口和計劃生育檔案科學(xué)管理工作是否能夠順利的開展，檔案管理工作水平是否能夠提高都和管理人員的知識文化水平、技能掌握程度息息相關(guān)。因此，相關(guān)部門應(yīng)該提高工作人員的素質(zhì)水平，應(yīng)該設(shè)立技術(shù)和業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)班，以此來提升工作人員管理能力與加深技術(shù)掌握程度。與此同時，也要加大工作人員對計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)、理解，在當(dāng)今信息化普及的時代，學(xué)會利用計算機(jī)輔助工作，會使得工作量大大減少并且使得檔案錄入管理工作變得更加準(zhǔn)確。

2.將檔案中的主題詞在錄入時換為關(guān)鍵詞

查找方式繁瑣、冗長、不具備高效性這些都是主題詞存在的不足之處，而關(guān)鍵詞具備查找方便、有代表性的特點，因此在檔案管理錄入時可以采用關(guān)鍵詞來代替主題詞的辦法，即用適當(dāng)?shù)脑~匯來總結(jié)出檔案所體現(xiàn)出來的主題，將這樣的詞匯當(dāng)作關(guān)鍵詞對檔案進(jìn)行標(biāo)識，然后利用計算機(jī)的批量處理功能進(jìn)行整理。

四、結(jié)語

第9篇：學(xué)生學(xué)籍檔案管理范文

如何重新建立學(xué)生的自信并形成一整套行之有效的管理機(jī)制？我校自2008年開始試點在師范定向生中建立學(xué)生“成長檔案”、記載成長軌跡的管理探索，取得了一定的成效。其要義就是：通過建立一份屬于學(xué)生的真實、全方位、多視角的成長檔案，旨在通過真實、全面的寫照來約束學(xué)生、教育學(xué)生，促使其培養(yǎng)自律意識，提高自我教育、自我管理、自我約束的能力，服務(wù)于學(xué)校教育教學(xué)的需要。

一、學(xué)生“成長檔案”建立的實踐探索

1.學(xué)生“成長檔案”的內(nèi)容體系及其管理要義

學(xué)生是生動、鮮活的個體，教育是一項系統(tǒng)的工程。建立學(xué)生成長檔案無需也不可能包羅萬象，但必須客觀、全面反映學(xué)生的成長過程，利于回顧、反思、借鑒與教育。學(xué)生成長檔案中記載著學(xué)生諸多“私密”的信息，而學(xué)校相關(guān)職能部門、班主任、任課老師既是檔案的生成者，也是使用者，使用主體比較復(fù)雜，所以加強(qiáng)其科學(xué)管理顯得十分必要。

（1）學(xué)生成長檔案的內(nèi)容體系。主要包括以下方面：①入學(xué)時生活照。②所在班級班徽和設(shè)計說明。③學(xué)期基本情況調(diào)查表。④學(xué)生自律承諾書。⑤學(xué)生個人階段小結(jié)及發(fā)展規(guī)劃。⑥個人學(xué)期發(fā)展規(guī)劃。⑦期中小結(jié)。⑧期末總結(jié)。⑨學(xué)期測評情況（學(xué)生自評、同學(xué)互評、科任老師測評）反饋。⑩見習(xí)活動記錄和見習(xí)感悟。學(xué)生參加活動的優(yōu)秀作品和獲獎證書；考級考證合格證書復(fù)印件等等。

（2）學(xué)生成長檔案常規(guī)管理的著力點。學(xué)生成長檔案的常規(guī)管理主要包括建設(shè)與管理兩個方面。在建設(shè)方面要體現(xiàn)漸進(jìn)性、運(yùn)動性，在管理方面要體現(xiàn)嚴(yán)肅性、科學(xué)性。首先，學(xué)生成長檔案的建立必須有一套嚴(yán)格的歸檔制度。學(xué)生成長檔案一經(jīng)建立，學(xué)校就制定了相關(guān)的工作制度，如嚴(yán)格檔案的調(diào)閱利用制度，嚴(yán)格進(jìn)行轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入登記，明確使用主體等等。其次，學(xué)生成長檔案的建立必須做到及時收集和整理。學(xué)生成長過程中的經(jīng)歷各不相同，形成的材料多且雜，在科學(xué)制定檔案收集范圍的基礎(chǔ)上，檔案管理者應(yīng)保持與相關(guān)部門、教師、學(xué)生的聯(lián)系，以便及時索取歸檔材料。再次，學(xué)生成長檔案必須形成嚴(yán)密的管理組織、管理常規(guī)。考慮到學(xué)生成長檔案的特殊性，日常資料收集、歸檔與保管由班主任老師負(fù)責(zé)，集中放置，按班級分櫥分柜；年度學(xué)校組織職能部門進(jìn)行一次核驗，學(xué)生畢業(yè)時統(tǒng)一交學(xué)生部門集中管理。

2.學(xué)生成長檔案生成的幾個關(guān)鍵著眼點

如上所述，學(xué)生是一個十分復(fù)雜的個體，其活動內(nèi)容、范圍、效度等也是千差萬別，因此生成的基礎(chǔ)材料也豐富多彩。從成長檔案建設(shè)的宗旨和要求來說，真實、豐富、多樣的檔案資料對于教育的作用影響是不言而喻的。所以，學(xué)生成長檔案在基本內(nèi)容體系確立的情況下，我們引導(dǎo)所有建檔人員（班主任）本著對學(xué)生、對事業(yè)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，全程關(guān)注，加強(qiáng)積累，力求使成長檔案既規(guī)范又富有個性。

第一，要求班主任抓住每個學(xué)生的“第一次”。學(xué)生進(jìn)校之后，老師與學(xué)生、學(xué)生與學(xué)生第一次正式見面，班主任老師第一次可以近距離聽到學(xué)生的聲音，與學(xué)生的第一次面對面談話，學(xué)生第一次寫周記，學(xué)生第一次參加學(xué)校運(yùn)動會等等。無數(shù)的第一次，構(gòu)成了學(xué)生成長的初始亮點。因此我們要求班主任老師善于抓住學(xué)生成長當(dāng)中的每個“第一次”，讓其成長過程中最難忘的記憶保留下來。

第二，要善于引導(dǎo)學(xué)生自我設(shè)計未來。目標(biāo)是方向，是成長動力。在學(xué)生成長檔案中要求學(xué)生形成階段性和全學(xué)程甚至于個人一生的規(guī)劃，這些都是引領(lǐng)學(xué)生自我發(fā)展和檢驗其是否達(dá)成的主要依據(jù)。因此班主任老師要善于引導(dǎo)學(xué)生在正確評估自己的基礎(chǔ)上，對自己一個階段的發(fā)展設(shè)定可行可達(dá)的目標(biāo)。在階段或周期結(jié)束時，組織學(xué)生“觀照計劃”，從而尋找差距，明確方向。

第三，要善于抓住日常學(xué)習(xí)生活中的點滴。學(xué)生的日常學(xué)習(xí)生活是其成長檔案形成的重要組成部分，對于學(xué)生遲到、曠課、不做衛(wèi)生等情況，班主任老師要將由傳統(tǒng)的“工作筆記”移植到于學(xué)生成長檔案的建設(shè)之中。當(dāng)然對于學(xué)生參加的校園文體活動、社會志愿活動等等，也要同樣記錄在案。因此，需要老師善做有心人，既不放過學(xué)生的錯誤表現(xiàn)，也不遺漏學(xué)生的閃光之處，將學(xué)生可褒可貶之處詳細(xì)記錄，使其成長檔案豐滿、充實。

第四，要善于抓住成長中的“關(guān)鍵階段”。學(xué)生的日常表現(xiàn)是豐富多彩的，階段性總結(jié)能將一段時間內(nèi)各方面的表現(xiàn)匯聚到一起，如果把它們記錄在案，當(dāng)學(xué)生回首的時候，必然會產(chǎn)生體悟、驚喜。實際工作時，可以引導(dǎo)學(xué)生根據(jù)自己的表現(xiàn)作書面的自我評價。老師作為目擊者和引導(dǎo)者，可對學(xué)生的表現(xiàn)進(jìn)行簡短的評述。家長可以查閱孩子的成長檔案，學(xué)校還可引導(dǎo)他們把孩子在家庭中表現(xiàn)的材料納入到學(xué)生檔案中來，增強(qiáng)學(xué)生檔案建設(shè)的開放性。

第五，畢業(yè)之際要善于運(yùn)用成長檔案。學(xué)生的成長檔案在校期間對教育者和被教育者都必須定期開放，甚至于“按需閱檔”。像我們學(xué)校作為五年制的大專，學(xué)生的五年歷程零零總總地都顯示在學(xué)生的成長檔案之中，對大多數(shù)學(xué)生來說，也是其接受全日制教育的終結(jié)。因此，在他們即將走上職場的關(guān)鍵時段，作為學(xué)校，讓成長檔案與學(xué)生進(jìn)行一次集中、全面的展示與評點，同時通過懇談會等形式，組織領(lǐng)導(dǎo)老師對學(xué)生未來的發(fā)展提一些建議，這種教育效果必然能夠影響學(xué)生的一生，無論是檔案本身還是教育效果學(xué)生都是畢生難忘的。

二、推行學(xué)生成長檔案的現(xiàn)實意義和發(fā)展思考

學(xué)生成長檔案反映的是學(xué)生學(xué)習(xí)生活的各個側(cè)面，具有較強(qiáng)的個性特征，這些檔案資料是學(xué)校在培養(yǎng)學(xué)生的過程中形成的，具有極大的真實性。所以一方面它體現(xiàn)了教育管理手段的革新。另一方面也顯示出檔案管理在學(xué)校教育改革中的獨(dú)特運(yùn)用。

第一，建立科學(xué)規(guī)范的學(xué)生成長檔案，適應(yīng)教育發(fā)展需要。學(xué)生成長檔案來自于各個方面，涉及面較廣，除學(xué)生本人外，還關(guān)系到一些部門，如教務(wù)處、學(xué)工處等。內(nèi)容較多，為使學(xué)生成長檔案能夠真實、全方位、多角度地反映學(xué)生在校的各方面表現(xiàn)，除學(xué)生日常表現(xiàn)外，其參加各項活動及學(xué)習(xí)能力等材料也在其中。因此，學(xué)生成長檔案的形成，不僅是開展教育活動的需要，也是學(xué)校內(nèi)部精細(xì)化管理的必然要求。

第二，突破學(xué)生成長檔案使用的時間和空間限制，增強(qiáng)互動性。學(xué)生成長檔案作為記錄學(xué)生成長的第一手資料，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活各方面表現(xiàn)的憑證，然而紙質(zhì)檔案有時卻會給學(xué)校的教育和學(xué)生的查閱帶來不便。為了能使學(xué)生成長檔案得到充分的利用，突破學(xué)生檔案查閱使用的時間、空間限制。在制作紙質(zhì)檔案的同時，可以探求將成長檔案電子化［1］，并通過分配用戶等保密措施，讓與學(xué)生教育有關(guān)的人群能夠快捷、準(zhǔn)確地了解學(xué)生成長信息，從而推進(jìn)學(xué)生成長檔案建設(shè)、管理、使用的現(xiàn)代化。

第三，增強(qiáng)學(xué)生成長檔案的感染力和吸引力，服務(wù)于學(xué)生的成長需要。心理學(xué)研究表明，人對自身的關(guān)注觀照度遠(yuǎn)勝于對他人他物的關(guān)注。因為學(xué)生成長檔案是記載著學(xué)生個人的載體，因此學(xué)生對其本身的重視與關(guān)注是可想而知的。同時，還可以探索將學(xué)生成長檔案中的“發(fā)展性（積極性）信息”進(jìn)行二次加工、三次加工，給其配以生動的語言、優(yōu)美的音樂、合適的視頻等多媒體元素，生成成長啟示錄、成長紀(jì)事等新型媒體，將其到校園網(wǎng)上，并預(yù)留留言平臺，讓學(xué)生通過在線交流或是留言的方式與老師進(jìn)行溝通，增加師生之間的了解，增強(qiáng)互信，使學(xué)生能及時認(rèn)知自己，反思自已，修正自己，在成長道路上不斷完善自我。