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第1篇：檔案與合同管理范文

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經濟的持續發展，讓以企業為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規避這些風險，保證企業的健康發展和有序經營。

2 合同檔案管理風險的主要類型

根據對多個企業合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導致的風險

上文講過，長期計劃經濟思維和傳統經I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現為以下幾條：

①合同格式錯誤與內容缺失

雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業領域之后，傳統的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業來說十分重要，但很多企業檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業活動中更是如此，這就讓許多企業管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現在很多企業經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現隨意毀約、違約的現象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業的正常發展。

2.3 保存過程中的安全風險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發揮法律效力是十分重要的，然而，現在很多企業的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規避風險的具體措施

上文對企業合同檔案管理過程中容易產生的風險的類型和主要表現做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風險，其產生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責不到位和具體措施不規范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規避風險的措施。

第2篇：檔案與合同管理范文

關鍵詞：組織機構代碼管理系統；組織機構代碼電子檔案管理系統；整合.

1.組織機構代碼管理系統及信息管理系統的應用優勢

組織機構代碼管理系統是對上萬條代碼進行信息化管理，易于實現資源共享。多少年來政府各部門及各企業都非常重視信息收集和整理工作，同時有相關的信息收集和整理制度，從而保證了機構信息的準確、全面。將這些信息輸入組織機構代碼管理系統，能夠實現管理功能的系統化，其優點也就充分體現。信息化時代的到來以及網絡通訊技術的快速發展，為組織機構代碼管理水平提供了機遇。不斷提高組織機構代碼管理及服務水平，提高辦公效率，實現資源共享，組織機構管理信息化勢在必行。

1.1組織機構代碼管理系統

組織機構代碼數據庫是以機構代碼為索引，由上萬條代碼數據組成的一個數據庫，數據量比較大，為了在政府管理企業應用中更好的發揮作用，數據質量一定要得到保證，錄入和查詢都要真實、快速、有效。全國有各種組織機構幾百萬，每個機構都需要辦理組織機構代碼證，而且政府對代碼證都要進行定期審驗。我們已經清楚，組織機構代碼管理系統是典型的管理信息系統。目前我國大中型城市已全面覆蓋和實現代碼網絡化管理，具有先進性、實用性、穩定性、可擴展性的代碼管理系統已成為當前代碼管理工作中不可或缺的重要的基礎內容。

1.2信息管理系統在組織機構代碼管理上的優越性

1.2.1在管理模式上采用先進的客戶機/服務器網絡通信方式進行各級代碼管理機構之間的數據交換，構建代碼信息網絡，交流數據簡潔方便。

1.2.2功能完備。包括組織機構代碼管理機構的局域網和廣域網的建立、網絡管理、組織機構代碼的管理業務、組織機構代碼IC卡的管理業務。

1.2.3在數據庫方面對數據庫用戶的訪問、使用權及數據對象的訪問和使用權，進行了嚴格的規定，對數據庫備份與恢復采用了先進可靠的措施，使系統的安全性能有了保證。

1.2.4保證數據質量。系統通過網絡對代碼數據采集進行監控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產生，保證了代碼數據的完整性、準確性和真實性。

1.2.5有效加強對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。

2.組織機構代碼信息管理系統特征分析

2.1組織機構代碼信息管理系統需求分析

2.1.1管理模式上采用先進的客戶機/服務器網絡通信方式，進行各級代碼管理機構之間的數據交換，構建代碼信息網絡，交流數據簡潔方便。

2.1.2功能完備，包括組織機構代碼管理機構的局域網和廣域網的建立、網絡管理、組織機構代碼的管理業務、組織機構代碼IC卡的管理業務。

2.1.3在數據庫方面對數據庫用戶的訪問、使用權及數據對象的訪問和使用權：進行了嚴格的規定，對數據庫備份與恢復采用了先進可靠的措施，使系統的安全有了保障。

2.1.4保證了數據質量。系統通過網絡對代碼數據采集進行監控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產生，保證了代碼數據的完整性、準確性和真實性。

2.1.5加強了對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。

2.1.6采用window界面，集菜單、控制條、工具欄、圖形顯示于一體，加強用戶界面可操作性和一致性，開發運用數據管理界面自動生成技術，簡化數據庫維護操作。

2.1.7提供多樣和豐富的報表輸出功能。

2.2安全性設計要求

2.2.1不同級別的資源和數據訪問，用來防止偶然性的破壞。

2.2.2訪問規則。定義網絡的口令保護策略和規則，把對服務器上文件的訪問權限按不同口令分為：不可讀寫執行、可讀可執行、只能讀或執行等。

2.2.3網絡聯網設備的訪問。考慮哪些設備應該鎖在集線室內，只允許哪些人員管理和使用這些設備。

2.2.4網絡互連的需求和訪問級別。在不同的子網中使用哪些路徑選擇路由器和網橋過濾器。在路由器和網橋內用硬件和軟件定義不同的訪問級別。

2.2.5軟件升級、審計和安裝策略。某些病毒是通過商用軟件傳播到網絡上的，因此由專門人員集中進行軟件升級和安裝，任何人不能擅自安裝或升級網絡上的通用應用軟件。

2.3組織機構代碼管理系統的流程分析

代碼業務豐要是面向企事業單位、機關和社會團體組織機構的，每個組織機構都必須辦理代碼證，代碼證是唯一表征各個單位及社會團體的“身份證”。我們國家要求代碼信息要真實、準確，并且要求每個單位和團體都要進行定期的檢驗。根據代碼業務特點而開發的組織機構代碼管理系統，既要做到信息采集準確無誤，又要按照企業要求隨時變更，并且將變更信息數據及時更換存儲到數據庫中，同時還要方便、檢索、查詢。

2.4可行性分析

目前我國有各種組織機構幾百萬，國家要求每個機構都需要辦理組織機構代碼證，而且每年代碼證都要定期審驗。我們原有代碼系統的數據庫龐大，代碼查詢很慢，在代碼辦理高峰期時很難適用于窗口的行政審批和各個機構進行年檢，這樣不可避免的會使部分機構出現重碼、錯碼，甚至是逃避機構年審，讓政府的行政審批捕獲不到準確無誤的機構信息。現在國家對代碼數據信息逐漸重視起來，原來的系統已經無法滿足現在的數據處理量。新的系統會大幅提高窗口的工作效率，既方便企業辦理代碼業務，也讓工作人員辦公流暢、準確、迅速，更重要是有利于政府捕獲到準確無誤的組織機構信息。近幾年不斷更新和研發的新系統不斷被應用與代碼管理的日常工作中，且優勢越來越明顯，不斷解決了舊有系統存在的遺憾。

3.組織機構代碼管理系統及其電子檔案管理系統流程改進

目前技術條件下，代碼管理系統和組織代碼的電子文件系統進行集成的工作并不難。第一，需要重新設計組織機構代碼的業務流程、協調和執行代碼業務和代碼電子檔案業務的同步進行確保滿足整合后的系統進程。第二，要確定新系統的軟件體系結構，特別是要注意選擇的軟件體系結構在軟件開發中的重要性，而軟件體系結構主要取決于功能的系統和應用程序環境和客戶的需求。

組織機構代碼管理系統和組織代碼電子檔案管理系統，具有不同的業務流程體系，因此在對兩者進行整合前，必須對其業務流程進行必要的優化和改進。整體業務組織機構代碼可以被視為信息采集終端和中心的數據庫之間的交互流數據流。在采集基本數據后進行處理上，再傳到數據庫進行處理。事實上。電子檔案的記錄管理過程應最終融化的代碼管理系統組織的業務流程。改進的過程中，電子檔案工作和不作為代碼的先決條件證書印刷工作，即進行響應數據傳輸的數據采集終端在中心，進行電子檔案商業組織，當信號的電子檔案服務返回的商業交易，代碼開始邁出的下一步即進行代碼證書打印。這一過程不僅保證同步代碼業務代碼電子檔案的服務組織，并可以對其進行有效保護，對于代碼總體業務而言具有積極作用和意義。

4.組織機構代碼管理系統及其電子檔案管理系統整合效能展望

組織機構代碼管理系統和組織機構代碼電子檔案管理系統的集成和整合，整體提升了代碼業務流程的更高效。代碼電子檔案業務融合進入代碼整體業務流程，進一步規范了代碼電子檔案。實現代碼業務系統進程的高效、統一和有序。

組織機構代碼管理系統和組織機構代碼電子檔案管理系統的集成和整合效能，在 BS模式下運行更方便，系統維修也更簡單。代碼管理系統和代碼電子檔案管理系統的組織、 資源利用也使得代碼業務流程更合理、 充分達到代碼業務數據共享的一體化。兩者的有效融合和整合也使得組織機構代碼工作將更高效、 有序、 快速發展助力我國經濟，從而提供積極作用。

參考文獻：

第3篇：檔案與合同管理范文

一、交通工程合同檔案管理的基本情況和存在的問題

隨著交通公路工程建設的發展，相應的合同管理工作也猶為重要。近兩年，我局對此也非常重視，特制定了《交通重點工程合同管理辦法》，以加強合同的管理。但合同檔案管理作為合同管理的組成部分，還存在著諸多問題。

（一）合同附件的流失

業務部門沒有把合同檔案工作納入部門職責范圍內，導致部分合同附件信息的流失，比如，有些土方運輸合同的后續管理因為沒有責任到人而出現斷簽或漏簽，因而合同在實際履行過程中因為沒有制度的約束而重復付款，造成了不必要的經濟損失。

（二）合同原始資料不全

在日常活動中形成的大量合同附件檔案均分散保存，散失情況比較多。主要表現在，業務部門合同檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接導致了合同檔案信息的部分流失。

（三）管理比較混亂。雖然建立了相關的合同管理制度，但只著重于合同的簽署過程中的管理，而疏忽了對合同檔案的管理，也沒有建立合同檔案的借閱制度。

（四）管理人員職責不明確。今年我們共整理出各類工程合同資料780份，其合同資料的年度跨越之大令人瞠目，最早的簽屬日期為1988年，顯而易見，資料管理員把自已只看作了一個大倉庫，合同來一份接一份，而并沒有把它們分門別類進行妥善管理，就一個年度產生了多少份合同，管理人員也說不清楚。

二、解決交通工程合同檔案管理存在問題的具體辦法

為進一步加強工程合同及工程檔案管理工作，提高合同的科學化、高效化，確保施工工程和基他項目的資料齊全、完善、正確，我們的具體做法是建立健全合同檔案管理制度。根據《交通重點工程合同管理辦法》，結合交通工程實際情況和工程合同檔案的管理現狀，今年年初，我局特制定并印發了《合同管理補充規定》，建立了一套合同管理體系。整個合同管理的系統結構和流轉程度一目了然，所涉及到的對象、職能科室、參與人員環環相扣，職責明確。

（一）合同管理科室及人員

合同管理科室：項目牽頭科室、工程科、監察室、法規科、安全科、財審科、辦公室、局綜合檔案室。工程合同由工程科扎口管理，其他合同由辦公室扎口管理，監察室參與所有合同的全過程。

合同管理小組：黨組副書記、紀檢組長、總工、項目分管領導、項目牽頭科室負責人、工程科長、監察室主任、法規科長、工程安全管理人員、財審科長。總工總負責，并負責正式合同簽訂工作。

（二）合同流轉職責

1、“工程談判”由黨組副書記牽頭，紀檢組長、總工、項目分管領導配合，項目牽頭科室、工程科、監察室人員參與。

2、“工程意向協議”由黨組副書記牽頭，項目分管領導、牽頭科室人參與。

3、“申請立項”由總工牽頭，項目牽頭科室人員辦理手續，辦公定規定起草申請文稿。

4、“工程招標”由紀檢組長牽頭，項目牽頭科室、工程科、監察室人員參與。

5、“起草合同草案”由項目牽頭科室人員負責，經項目分管領導審閱。

6、“合同草案征求對方意見”由項目牽頭科室人員負責，經項目分管領導審閱。

7、合同草案開始流轉后，分別由項目牽頭科室負責人、項目分管領導、工程科科長、工程安全管理人員、法規科科長、財審科科長、監察室主任、紀檢組長、總工、局主要審閱、簽署意見。要寫明“同意”或“不同意”。若不同意，要寫明理由；若修改的，寫修改條款和內容，并簽上審閱人姓名、審閱日期。

8、審閱人的“不同意”或修改意見，由項目牽頭科室人員匯總后再從流轉程序第一道，即“項目牽頭科室負責人’開始流轉。

9、如果合同草案流轉過程中意見不統一，由總工牽頭，流轉環節各審閱人參與，集中商定。

10、”簽訂正式合同“由總工負責、辦公室配合。合同正式簽訂時，要向對方講清合同草案是否修改、修改了哪些內容。若合同雙方意見不一致，由總工召集相關人員共同閱覽室。

11、正式合同一式8份，由辦公室負責分別送達合同對方4份，工程科、財審科各1份，局綜合檔案室2份。工程科、財審科、資料檔案要妥善保管好正式合同。同時綜合檔案室要及時分類、歸檔。

12、合同草案流轉程序中，流轉到哪一個環節，該環節審閱人原則上立即審閱批示，特殊情況不超過一個工作日。

13、辦公室指定專人對合同草案和正式合同進行傳遞、收繳、登記。登記的內容為流轉到審閱人時的時間、審閱時間，同時審閱人要在登記薄上簽字。

14、項目牽頭科室指定專人負責合同草案的起草、修改意見匯總工作。

15、監察室要全程監督合同的管理，特別對合同草案流轉過程進行經常性的監督檢查，確保合同高質量、快速度簽訂完成。

（四）合同管理失職處理

涉及合同管理的所有科室和人員，要按《交通重點工程合同管理辦法》和補充規定，認真做好相關工作。如因工作不負責任、粗心大意而造成合同錯誤、合同缺失、合同延誤，將按照責任追究制度進行責任追究。

（五）合同檔案的整理

局綜合檔案室做為合同資料流轉的最后一道環節，如何把它們及時整理、分類、歸檔好，也是一項艱巨的任務。具體做法是：

1、工程合同檔案的分類。根據工程合同檔案的特點，結合工程項目性質進行分類，具體分為：勘察設計合同、技術合同、重點工程道路、橋梁施工合同、道路養護改善合同、農路農橋施工合同、監理合同、綠化合同、拆遷合同、土地租用合同、土方合同合同、交通標志標線合同、路燈合同、供貨合同、招標合同等。

2、工程合同檔案的編號。以時間結合項目名稱進行排序編號。

3、工程合同檔案的存放。根據合同檔案的分類編號，分別把它們裝盒，專柜存放，以確保合同檔案的安全。

第4篇：檔案與合同管理范文

鐵路工程項目在合同管理標準化過程中應嚴格按照合同管理制度動態化、合同分類清晰化、合同成本目標化、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化、合同檔案管理部門化、過程化、常態化、合同管理相關崗位互控化的原則進行管理。

一、合同管理制度動態化

沒有規矩不成方圓。任何一個機構都要有自己的管理制度。制度的建立是基礎，制度的執行是關鍵。制度的建立不是一件一勞永逸的事情，項目管理機構建立之初的制度隨著管理工作的推進，管理范圍和形勢的變化，很多制度已經成為工作的制約和瓶頸。所謂不破不立，對原有制度的修訂和改進是一個永遠都沒有止境的工作。比如項目管理機構建立之初的合同內審制度一般是比較粗糙的，審核部門少，在合同執行過程中出現很多人不知情，對合同的順利履行有一定的影響，于是內部審批制度就改成所有部門負責人都參與的人人皆知的制度，但在這一制度的執行過程中又發現這樣的內審制度有著主次不清的毛病。目前內審制度經過調整已經變得主次分明、合理有效了。舉這樣一個例子，只是說明合同管理制度化，不只是包含對既有制度的執行，還應該包含對制度的修正。即合同管理制度動態化。

二、合同分類清晰化

項目管理機構管理的項目種類多，既有地方項目，又有更新改造項目又有國家鐵路建設項目，還有保密項目。這給合同管理工作帶來一定的挑戰。經手的各類合同既要符合國家的法律、地方法規、行業的規章，又要符合鐵道部和鐵路局相關規定，這就需要吃透大量法規和路局文件，才能做到拿到一個合同就知道從哪里下手辦理。項目管理機構須針對本項目常見的合同整理出一套細化的合同辦理思路，拿到任何一個合同，就把它放到這個框架中，也就是對合同進行分類，按類辦理。

對合同的清晰分類看似是合同管理中不值得一提的小事，但卻直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同審計等工作帶來壞的影響，必須引起足夠重視。

三、合同成本目標化

項目管理機構投資控制的任務很重。由于工期長、經濟形勢變化快，鑒修概算批復期的物價指數、人工成本等影響合同成本的因素在項目中相關合同實際簽訂時會有較大的變化，當然這種變化有時是對成本控制有利的，但大多數時候是不利的。這就對合同簽訂的成本控制提出了較高的要求：不超概算為基本目標，能有所降造、合同成本最小化是最終目標。為了實現這一目標，項目管理機構在合同管理中以合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化為原則，為這一目標的實現提供了很好的保證。

四、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化

項目管理機構須形成較為合理的合同簽訂過程管理程序。由于項目管理機構簽訂的合同大多數具有較多的專業元素，這就決定了專業工程師（包括物資）在合同簽訂中的主導地位，這并不是說專業工程師就是萬能的，由于合同主管和財務主管部門人員位于合同簽訂過程的下游，在多年的工作中積累了大量經驗，因此，合同簽訂前的合同洽商，由承辦人與合同相對方進行聯絡、溝通、洽商，計財部等其他部門在概預算情況、類似合同文本提供等方面配合合同承辦部門的工作。如需要組織洽商會議的，由經辦人組織。洽商前由合同經辦人將合同概況、合同談判進展、談判難點、擬談判內容、談判原則等告知主管領導和相關參加洽商人員，洽商后由合同經辦人將合同談判內容和進展、結果形成合同談判登記記錄，作為合同檔案的一部分。

這樣的機制保證了合同一直處于有人主管的狀態中，因為合同后期的履行和監管主要是由主管工程師負責的，由于各相關部門人員都參與了合同的簽訂洽商，熟知合同的技術要求、驗工、付款等條款，從而使合同執行過程各部門之間的磨合和協調過程提前，從而最大程度減少了合同執行成本。

這樣的機制又保證了合同成本的可控。所謂三個臭皮匠頂一個諸葛亮。主管工程師在技術上是有優勢的，對合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相關價格依據，但在價格談判上可能缺少相應技巧，因此項目管理機構的價格談判就分為三個層次：主管工程師層次；合同洽商會議層次；項目負責人層次。一個合同經過這樣三個層次的把控，經過多幾個人的慧眼識別，就能很好發現對方報價中隱藏的陷阱，才能從根本上降低成本，最大限度實現合同成本控制目標。

五、合同檔案管理部門化、過程化、常態化

毫無疑問，合同簽訂過程至關重要，但中國人常說蓋棺定論，可見結局也同樣不可小視。法律工作尤其重視證據，而合同管理中的檔案管理工作就是一個收集證據的過程。項目管理機構要非常重視合同檔案的歸集、整理工作。合同承辦人按項目管理機構合同管理部門要求跟蹤合同履行結束前相關情況，并圍繞合同收集、管理和保管合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同結束各個環節形成的合同相關資料。原則上在合同履行結束后十日內將上述資料歸檔、裝訂成冊并形成資料清單送交合同管理員；合同管理員在合同簽訂履行過程中也及時收集合同審查、簽訂過程中散落在各處的相關資料、如果參加合同洽商，也要及時協助經辦人做好會議記錄登記整理工作，一邊形成完備的合同檔案。

合同檔案管理不能等到合同履行完畢了再去收集資料，那時已經為時過晚，所以檔案管理的過程化、常態化非常重要，洽商記錄不過夜，合同簽訂登記表填制不過夜。

另外，項目管理機構還要對已經簽訂的合同建立合同檔案路徑管理目錄。在檔案路徑管理目錄的指引下，就能順藤摸瓜，找到存放在綜合部、物資、工程、安質、財務部門的批準文件、相關招投標資料、圖紙、驗工計價、財務付款憑證等資料。

對于比較重要的合同文件資料，可建立掃描版的電子檔案，以便于使用。

六、合同管理相關崗位互控化

第5篇：檔案與合同管理范文

關鍵詞：工程建設；建設合同；合同管理

中圖分類號：TU723.1 文獻標識碼：A

一、工程合同的作用

（一）工程合同是安排項目施工的指導性文件

項目負責班子要根據工程規模和難易程度來進行施工組織、設計、計劃、報表、竣工結算等。而這些內容則全部詳細的表明在合同中。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項目管理人員和各工作組負責人進行合同交底，對合同的主要內容做出解釋和說明，形成合同交底制度。

（二）工程合同是進行索賠的依據

合同索賠主要包括以下內容：一是由于業主違約引起，主要指業主未按《示范文本》規定完成應該完成的工作，以及未能按時撥付預付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復等；二是由于工程項目本身變更引起，如工程量的變化、材料價格變化、現場簽證等；三是由施工條件和環境變化引起，如一周內連續停水，停電超過8h，連續大雨不能進行室外作業等。

（三）工程合同是控制工程成本和進行竣工結算的依據

合同簽訂后，該工程的預算成本就可確定下來。組建項目班子時，根據預算成本按照市場法則確定責任成本，確定工程的人工費、材料費、機械臺班費，及其它直接費和間接費等。項目經理組織施工時，首先可將以上費用分解到各分部、分項中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應合理用工、用料、控制人工費用、管理費用等，為節約工程開支、辦理工程結算打下基礎。

（四） 工程合同為轉移風險提供可能

《示范文本》中已有違約、索賠、爭議、保險、擔保等轉移風險條款，如能將這些內容進行協商并寫進合同，那么就可將違約、變更以及自身在過程中發生的一些意外傷害向第三方轉移。

二、工程合同履行中的管理對工程造價的影響

工程合同履行主要指工程施工過程中的合同管理，該階段的合同管理對工程投資造價控制目標的實現具有重要的意義。合同一旦訂立生效就產生法律效力，雙方必須嚴格執行條款約定的權利和義務，加強合同管理，避免違約產生糾紛和索賠導致突破投資造價目標。

（一）變更的管理問題

從大量的工程實踐和經驗總結，合同履行中的造價控制主要應嚴格控制施工中出現的有關變更，即應盡可能的壓縮施工過程中的工程變更。這其中有兩方面的問題，一是業主在設計初期工作不到位，應在設計階段解決的問題直到開工后才發現，使得設計發生變更，造價大幅調整。二是設計圖紙的質量問題，設計圖紙粗糙、錯誤、前后矛盾等也是造成工程變更的直接原因。三是應健全有關變更的審批制度，在施工過程中如必須變更時，應按照規定的程序辦理變更手續，進行工程量及造價增減分析，有效控制工程造價。

（二）履行中工程款支付的管理

合同支付管理也是一項非常敏感而難度較高的工作，付款不及時或未按規定數額付款，將可能導致承包人的索賠。如果多付、超付，則可能造成難以挽回的被動局面，還會引發其它很多問題。因此必須加強合同的支付管理，為此應做好以下幾方面的工作：首先合同簽訂好后應建立工程款支付計劃臺賬，并與工程的形象進度計劃相結合；其次應按照合同支付計劃確保資金落實到位；第三應按合同的規定支付工程備料款和形象工程進度款以及屆時扣減備料款等。

三、加強工程合同管理的措施

（一）增強管理人員的檔案意識

做好工程合同的管理工作，意識是關鍵。首先要爭取項目經理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務，以及依法利用合同檔案的權利。

（二） 建立完善的管理制度

企業必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設就應該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設置相關的機構部門與管理人員，并構建一個完整的管理體系，專門負責工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。

（三） 加強合同信息化建設

伴隨現代化科學技術的飛速發展，計算機網絡技術和新型載體的應用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術建立合同管理系統，如合同檔案庫、合同分析系統等。

（四） 加強專業知識的培訓

要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質、能力的培養不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業知識，全面了解合同的內容、特點、規律和方法，又要學習了解相關的管理法規，增強對工作崗位的責任心和使命感。

（五） 嚴格控制竣工驗收關

一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應有的作用發揮出來。

第6篇：檔案與合同管理范文

一、引言

隨著大數據、云會計[ 1 ]、移動互聯網等新興技術的發展與應用，從2012年開始，重慶海事局持續建設以財務集中核算為核心業務的財務云平臺。2013年制定了《重慶海事局經濟合同管理辦法（試行）》，并根據財政部《行政事業單位內部控制規范（試行）》（以下簡稱《內控規范》），開發了“經濟合同管理子系統”，初步實現了合同管理內部控制信息化，為實現單位合同控制目標、降低合同風險、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。

在合同從傳統的手工管理轉變到信息化管理的過程中，信息網絡化對信息質量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來學者們一直關注信息技術如何影響合同管理的問題。閆秀杰[ 3 ]認為合同款收付進度是判斷合同履行風險的重要參考證據，可以從會計核算角度，增設“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計業務進行獨立歸集，實現合同款收付過程明細管理。劉華等[ 4 ]認為可以應用知識管理的理論與方法構建合同管理信息平臺，其原理是以網絡為基礎，在總的合同管理信息平臺下構建合同庫、知識庫、專家庫和知識交流中心四個模塊。馬穎[ 5 ]認為建立合同內部控制系統的過程是以控制為導向，使其在制度安排上更注重在合同準備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態風險在每個過程中都有相應的控制手段發揮作用，成為一個適時的動態過程控制系統。

綜觀現有研究，這些文獻主要是從合同管理的信息化手段、系統構建、控制方法等方面進行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業單位合同管理內部控制問題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財務云平臺的合同管理系統為研究對象，通過實地調研重慶海事局的合同管理內部控制情況，然后從信息系統的角度去研究探討合同管理存在的內部控制問題，并提出基于信息系統的內部控制改進及優化措施。

二、重慶海事局合同管理內部控制的現狀及問題分析

（一）合同管理內部控制現狀及業務流程

重慶海事局是交通運輸部設置在長江干線負責重慶段水上安全監督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執法機關，下設12個海事處及26個海事執法大隊。該單位于2013年7月1日起實施《重慶海事局經濟合同管理辦法（試行）》，對合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責任等作出了詳細規定，基本形成了合同管理的內部控制體系。

重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統的以紙質媒介流轉的方式進行，合同履行和合同檔案管理兩個階段已經實現信息化管理。基于財務云平臺的合同管理，結合智能終端APP應用，實現了合同的移動審批、實時查詢和執行分析等功能，解決了因為下屬機構眾多、地理位置分散而導致合同無法集中管理所帶來的風險。通過線下的經濟合同調查、談判和在財務云平臺線上執行合同錄入、審批、歸檔及查詢等，基本達到了重慶海事局合同管理內部控制的目標。重慶海事局合同管理內部控制的具體流程如圖1所示。

目前，重慶海事局的合同訂立階段在線下進行，由合同承辦部門具體負責經濟合同的前期準備、調查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經濟合同審查表》為流轉媒介進入審批流程，相關職能審查部門負責人審查后再由復核小組進行審核，之后簽訂經濟合同。合同履行階段流程由基于財務云平臺的合同管理系統進行，由合同承辦人通過“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數據，并將合同文本及相關資料通過掃描的方式上傳到云平臺上以附件的形式保存，同時填寫合同的收支計劃并設置到期提醒功能。在計劃收支時間的前十日，系統會自動提示財務會計處的財務人員進行合同款項收付操作，根據項目的進度由相關負責人審批復核完成之后由財務人員向簽約對象收付款。履行完合同中明確的各項義務之后，財務會計處進行項目結算，由合同承辦部門進行歸檔操作。

經濟合同相關職能審查部門及合同復核小組成員可以借助智能手機或平板電腦等移動智能終端通過APP應用隨時完成合同的審核，合同經辦人員及財務人員也能夠隨時接入云平臺，實時查詢合同執行進度，借助臺賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內部控制的水平和效率。

（二）合同管理內部控制存在的問題分析

合同的履行階段和檔案管理階段已經通過云平臺初步實現對合同的信息化管理，但是合同管理內部控制仍然存在下面的問題。

1.云平臺未實現合同調查信息化，存在無法有效分析簽約對象資信的風險

簽約對象的資信調查是簽約前一項非常重要的工作，該工作的落實可確認簽約對象是否有能力履行合同，從而降低交易風險。在進行合同前期調查時，基本上都是以傳統的方式在網上收集調查對象的資料或進行實地考察訪問，再進行主觀判斷其財產狀況、生產能力、經營能力等。使用這種方式進行合同調查，比較主觀，容易受個人偏好影響而導致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風險。重慶海事局雖然構建了云平臺，卻沒有充分利用云平臺的數據資源及大數據、云計算等信息技術來構建合同調查對象的資信主題數據庫，以數據為依據客觀、全面地分析簽約對象的資質、誠信度、業務能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業務和合同類型都相對比較單一，并且有較穩定的合作對象，但是一旦面臨新的合作對象，若未對簽約對象的資信情況進行全面分析，就會給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔經濟損失的風險。

2.云平臺不能及時反映項目執行進度，風險預警能力較弱

目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺進行，利用合同管理系統可以實時查詢所有合同的執行進度，在很大程度上解決了未實現信息化管理之前無法隨時了解每個合同執行進度的問題。但是，由于風險的發生可能存在于合同管理的各個階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項、檔案管理階段面臨合同或相關資料丟失的風險等，這就需要云平臺有一套較完備的評價機制對合同進行全生命周期的風險管理。在合同履行階段系統設計了“到期提醒”的風險防控功能，雖然利用該功能可以根據計劃收付款時間自動判斷并于十日前提示工作人員收付款項，但是由于系統無法主動監控項目的執行進度，存在項目進度和計劃收付款項進度不符的情況，使得到期提醒功能無法發揮其價值。因此，合同款項收付時間仍然由人為控制，逾期支付的現象還是可能出現，風險得不到控制時就會導致單位經濟利益受損或面臨訴訟的風險。

3.云平臺上合同管理相關數據資源價值挖掘不夠，風險防控水平較差

大數據時代，數據被視為新的生產要素會反饋到合同業務活動中，是進行合同管理決策、風險預測與規避的重要依據。重慶海事局合同管理涉及政府采購、建設項目、國有資產等多個業務板塊，這些業務過程都在云平臺上運行，形成了大量有價值的數據。盡管在重慶海事局利用云平臺對合同進行管理后，臺賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺中合同管理只是圍繞其業務過程進行，對掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結構化數據的利用不足，并沒有從大數據分析的角度去實施合同的電子檔案管理，因此對數據價值的挖掘還不夠，致使合同管理風險防控能力較弱。

三、基于財務云平臺的合同管理內部控制優化與改進

重慶海事局合同管理內部控制的目標是實現合同管理的合規性與風險管控。根據合同管理的生命周期，結合財務云平臺設計，簡單地將重慶海事局合同管理系統分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關票據文件管理、風險預警、消息提示、合同檔案管理、統計與評估、合同查詢等功能，如圖2所示。

下面，針對重慶海事局合同管理內部控制中存在的問題，結合財政部頒布的《內控規范》中的合同控制內容和合同全生命周期管理過程，基于現有云平臺中的合同管理系統功能應用，財務云平臺的合同管理內部控制優化與改進流程如圖3所示。

主要從簽約對象資信的調查、合同草稿的擬定與初審、合同風險預警及風險防范等方面重點闡述基于財務云平臺對合同管理內部控制的優化與改進措施。

（一）利用大數據技術構建資信主題數據庫，全面分析簽約對象的資信情況

在合同簽訂前的合同調查階段，借助大數據技術拓寬數據采集來源，從云平臺和互聯網上采集到不局限于傳統的合同調查對象資信數據，包括云平臺上記錄的簽約對象的基本信息、相關項目、相關合同和資金統計、合同執行進度、款項收付計劃執行進度、合同狀態、金額分布統計等數據以及互聯網上關于合同調查對象的財務報表、納稅信息、業務活動等半結構或非結構數據。所有關于合同調查對象的數據被系統地收集、存儲，利用大數據對海量的數據源做分類處理，整合構建資信主題數據庫，為大數據資信分析做基礎，使對簽約對象的資信調查更加科學、全面、準確。

同時，通過運用大數據技術對簽約對象的資質、信譽和能力進行綜合評估，可以分析合同調查對象的競爭力和潛在風險，以此規范對合同調查對象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規避合同風險。但是，對簽約對象的評級不能固化，可以根據其合同履行情況進行動態評價；對簽約對象的財務數據、業務數據等做采集、存儲、處理與分析，用信用等級來綜合評定簽約對象。

（二）增加及規范合同起草及初審功能，建立合同風險數據庫

在云平臺合同管理系統中增加合同起草功能，采用兩種方式實現合同信息的錄入。一是標準合同方式，使用者只需要在選擇合同類型之后填寫有關合同的關鍵性要素即可自動生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數據庫中，在起草時可將合同文檔按照通用框架列出，從數據庫中提取備選條款，即可通過選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內容填寫不完整和不規范，增加了對合同草稿的初次審批流程。系統可以自動檢索數據庫及合同樣本，通過預先設定的規范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補充完善文本內容，避免提交審核后被退回，從而節省時間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統將文本內容與標準化模板進行對比，對于存在規定但未填寫或者填寫有錯誤的地方給出提醒消息。

由于不同類型的合同風險點不一致，利用信息技術可以使系統基于合同分類來梳理不同環節的風險點和初審要素。在合同管理系統中，對重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進行風險梳理，然后形成風險數據庫，并存儲在云平臺中。這樣，系統進行初審后可以在合同審核流程的每個環節提醒相關職能部門的審核人員及復核小組成員在該環節需要重點防范的風險，這個過程需要界定審核過程中不同部門的審核職責，以降低合同訂立過程中的風險。例如，在合同管理系統中通過對合同類別進行區分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統會將此類合同自動傳輸到有關職能部門負責人進行審批。合同審批過程中流經的具體審批部門會根據合同的類型及金額限定而有所不同，其流經的具體審批步驟要求也會根據合同的類型有所差異。此外，系統存在審批流程而審批人未執行該操作時，就會以待辦事項做出自動提示。

（三）建立合同執行跟蹤機制，設計差異化的系統風險提示與預警功能

在云平臺的合同管理系統中增加合同實施進度階段信息錄入，建立合同執行跟蹤機制，在合同管理各個階段的關鍵節點設置提醒來防控風險，實現對合同的全生命周期動態監管。系統在關鍵節點推送消息提醒，借助智能手機或平板電腦等移動智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關人員及時跟進履行進度，規避合同履行風險。根據合同類型的差異，可以采用預警逐漸升級的方法對超期的合同做不同程度的提醒，使相關人員知曉合同的執行情況，防范合同違約的風險。

合同履行過程中，根據合同中的具體條款會生成收付計劃，并通過系統對合同中界定的責權利及完成情況進行監控，具體包括合同款項收付提醒、實際收付執行情況記錄和項目執行情況。對合同款項收付時間和收付金額需要進行嚴格控制，及時提醒按照合同計劃進行收付。通過對合同起草階段的信息化，將《內控規劃》嵌入合同管理過程，實現從合同的錄入登記、審批、履行管理、監控執行、評估、查詢、統計等全生命周期的信息化作業模式，可以幫助實現合同的全流程規范化管理控制目標。

（四）強化合同管理全過程的數據分析與利用，提高合同管理風險防控水平

重慶海事局可以運用計算機、網絡技術實現合同的電子檔案管理，將合同文本及相關資料以文字、圖像等電子文件儲存在云上，為大數據分析提供海量的結構化、半結構化和非結構化的數據。對合同管理數據進行深度分析時，可以利用網絡爬蟲、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術從互聯網和云平臺上獲取不同維度的目標數據集，再應用數據清洗、自動分類的方法把數據分別劃成不同的類別，然后對這些數據按采購人合同管理水平分析、合同執行效率分析和簽約對象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對合同管理風險進行分析，根據合同全過程管理的要求，針對采購合同的主要業務領域展開數據分析，分析合同在簽約對象調查、審核簽約、履行及歸檔各個階段所涉及的關鍵數據信息，通過統計分析合作對象資信情況、審查復核簽署管理、變更管理、合同執行進度、合同款收付進度、合同檔案管理、資金統計等不同?h節的具體指標，對合同風險進行全面分析評價，并為合同風險管控提供輔助決策支持。

第7篇：檔案與合同管理范文

關鍵詞：合同管理 考核 體系

合同是企業從事經濟活動，取得經濟效益的橋梁和紐帶，同時也是產生糾紛的根源。合同管理工作作為現代企業管理的重要一環，越來越受到重視。建立一套適合我局自身需要又能反映合同管理工作水平的考核體系愈發重要。

一、建立合同管理考核體系的意義

（一）評價單位管理水平

企業業務開展就是合同準備、合同簽訂、合同履行的全過程，因此，合同管理就成為現代企業管理制度的重要組成部分，是單位領導對企業有效管理的重要著力點和落腳點。對一個單位管理水平高低的評價中，合同管理內容的評價應該是一個重要指標。因此建立一套有效的合同管理考核評價體系對評價一個單位管理水平具有重要的現實意義。

（二）法務機構的考核依據

合同管理機構是從事合同管理的核心部門，它的有效運行對降低企業法律風險，提高運行效率具有重要意義。合同管理考核體系是對該機構及其工作人員，如企業法律顧問、合同管理員等工作業績考核的依據。

（三）指導工作查缺補漏

評價不是目的，只是手段。有效的合同管理考核體系既能夠用于指定合同管理日常工作，又能及時有效的發現合同管理工作中出現的問題，提醒相關部門和人員進行整改，為今后的工作順利開展提供保障。

二、我局原有合同管理考核體系存在的問題

原有合同管理考核作為年終經濟責任制考核的一項內容，在年底組織實施。考核內容涉及臺賬是否完整；合同是否按規定及時上交等七個方面，每項如未完成扣除2%-10%分數。但隨著我局合同管理制度的不斷完善，尤其是OA系統和合同履行跟蹤制度的建立，原有的合同管理考核體系已經不能完全適應目前合同管理的需求，主要存在以下幾方面問題：

（一）考核內容不夠全面

原有考核對合同管理除了上述七個方面工作外，對制度建設、OA系統建設、合同用章等方面均未有涉及，不能覆蓋合同管理工作的全部內容。

（二）考核指標不夠細化

如“合同跟蹤是否到位”，這項指標沒有客觀的評價標準；“合同簽訂是否存在明顯不規范的情況”，這項指標包括合同文本質量、合同是否按合同管理機構審核意見進行修改、是否及時簽訂書面合同等多項內容，這些指標如不細化，實際考核過程中不易操作。

（三）扣分標準不能夠體現各項具體工作的重要程度

原有考核指標除“合同管理工作是否存在由于工作失誤造成較大損失的問題”扣5%-10%外，其余各項均扣2%。但各項指標在實際執行過程中重要程度和完成的難易程度等是不同的，應根據具體情況在制定扣分標準時予以區別。

（四）考核組織不夠完善

原有考核僅在年終組織一次，時間間隔過長。此外，原有考核僅針對各單位進行考核，沒有很好地體現合同管理機構，尤其是合同管理的中心人物——合同管理員的勞動成果。

三、合同管理考核體系建立的建議

（一）完善考核內容

合同管理考核體系可根據合同管理工作內容，從機構制度、資信調查、合同送審、文本質量、履行跟蹤、電子系統、檔案資料、合同報表、合同用章、特殊加分十個方面組織開展。

具體考核內容如下：

1、合同管理機構、制度是否完善

（1）是否能夠結合本單位實際制定合同管理辦法。有適合單位自身特點的合同管理辦法是進行合同管理的前提條件，否則接下來的工作將無章可循。

（2）當年是否在合同管理制度上出臺新制度。鼓勵制度創新，結合自身具體問題，提出有針對性的制度對策，對完善企業合同管理制度有重要意義。

（3）是否有合同管理員，以及合同管理員發生變更后能否及時向局合同管理機構通報。合同管理員是合同管理的中心人物，單位必須設立專職或兼職合同管理員，負責合同管理事宜。

（4）是否有文件明確合同管理員職責。只有明確了職責，才能讓他們明白該做什么，怎么做，有的放矢的做好管理工作。

（5）合同管理員是否取得企業法律顧問資格。國家設置了企業法律顧問制度，并規定大型國有企業應當設置專門的法律事務機構；中小型國有及國有控股企業可以設置專門的法律事務機構，也可以由某一業務部門同事承擔法律事務機構的職責，或者由企業法律顧問來履行期職責；非國有或國有控股企業根據經營管理和企業法律事務工作的需要設置法律事務機構或者配備企業法律顧問。

2、合同資信調查材料是否詳實

合同資信調查材料是否詳實、可靠，并能及時更新。資信調查是對合同相對人從事經營事務的主體資格、履行能力和履行信用情況的動態調查。它除了能為合同順利履行提供保障外，還能起到收集企業業務來源信息，并保證信息延續的功能，避免出現業務人員離職或流動導致業務無法接續的問題。

3、合同是否及時送審

（1）合同是否能夠及時送審或備案。合同送審和備案是合同日常工作的內容，它能保證單位領導和合同涉及的職能部門了解單位經營情況，并結合各自觀點就合同文本提出修改意見。

（2）對合同管理機構實質性審查意見未予采納的是否予以解釋、反饋。對管理機構的意見執行情況要及時反饋，這樣才能避免合同審核流于形式，走過場。

（3）因特殊情況并經分管領導同意后未簽訂合同先進場施工的，能否盡快補簽合同。

（4）是否存在未簽訂合同并未經分管領導同意而進場施工的情形。

4、合同文本質量情況

（1）合同內容是否合法、合理，條款完整，不會產生歧義。本項主要是要督促合同起草人員提升法律知識和合同寫作水平，盡可能避免因文本表述不清、不完善引起的合同糾紛。

（2）合同是否均有與對方名稱相對應的簽字、蓋章、簽訂日期、工期等。細節決定成敗，一些很簡單的問題如果不注意也有可能導致重大的損失。

5、合同履行跟蹤情況

合同管理不能僅就文本和檔案進行管理，而應該是以合同為中心，簽訂前、簽訂時、簽訂后三個時間段的立體管理。合同管理機構不能簽了合同放到一邊，要深入跟蹤合同的履行情況。因此我局建立了重點合同的履行跟蹤制度，要求各單位每月至少就2個合同進行重點跟蹤，深入工地，了解合同履行情況，提醒相關單位或人員注意催收相應款項，并及時參與合同履行過程中糾紛、矛盾的化解工作。這樣合同管理工作才能“接地氣”，才能真正為企業經營保駕護航。

（1）是否及時上報重點合同履行跟蹤情況。

（2）每月重點跟蹤的合同是否達到2個或2個以上。

（3）能否及時提醒相關款項的催收。

（4）對履行過程中出現的糾紛能否妥善處理。

（5）是否到工地現場跟蹤合同履行情況。

6、合同管理電子系統是否完善

目前，我局合同主要內容的登記、送審等工作均已通過合同管理OA系統進行。該系統的建立對縮短的合同審核時間，提高工作效率都有重要意義。下面兩項指標就是針對該系統管理情況評價而設定的。

（1）是否實現全部合同均納入合同管理電子系統進行管理。

（2）合同管理電子系統中應填內容是否完整。

7、合同檔案資料是否齊全

與合同相關的合同文本、資信調查資料、履行資料、變更解除合同資料、糾紛處理資料等是否齊全，并歸檔管理。合同檔案的管理十分重要，因為一旦發生糾紛沒有這些材料，訴訟甚至協商就將變成無源之水。這里要提醒的是，檔案資料除了包含合同文本外，合同履行過程中產生的結算、對賬、說明、會議紀要等函件、文本也應納入合同檔案管理的內容。

8、上報合同報表是否及時、準確

合同管理報表是合同統計工作的重要內容，它能夠讓合同管理機構和單位領導動態了解單位合同的整體情況。因此完整、規范的填寫報表，并及時上報也應列入合同管理的評價體系。

（1）能否上報合同月報表。

（2）能否及時上報紙質半年報、年報。

（3）上報的合同報表填寫是否完整、規范。

9、合同用章的管理是否規范

隨著各單位經營交往的日益頻繁，合同簽訂數量也逐漸增多，如果均使用單位公章將有諸多不便。因此單位應根據具體情況刻制合同專用章，并建立管理制度，指定專人進行管理。

（1）是否制作合同專用章并指定人員進行管理。

（2）是否出臺合同用章管理制度。

10、特殊加分

（1）在制度創新、追討欠款、挽回損失等方面有突出表現的可適當加分。對理論創新或合同管理中取得直接經濟效益進行獎勵是十分有必要的。

（2）當年撰寫合同管理相關論文獲得獎項或在刊物上發表可適當加分。鼓勵合同管理人員將心得體會以論文的形式進行交流，借以提升各單位合同管理人員的理論水平和解決實際問題的能力。

（3）能夠組織合同管理培訓活動或參加合同管理培訓活動的可適當加分。普法是合同管理機構和合同管理人員的工作職責之一，在全局營造學法、用法的環境對合同管理機構順利開展工作是十分有益的。政策法規的不斷更新，對合同管理人員的繼續教育工作提出了很高的要求。除了合同管理人員自學外，單位也應積極組織參加各類培訓交流活動，提升管理人員的各項能力。

（4） 份數和金額加分。結合各單位考核期間內管理的合同份數和金額予以加分。

（二）科學確定指標評分

結合合同管理工作具體情況科學確定各考核內容的分值，并予以動態調整，具體應遵循以下原則：

1、區分主次

根據各指標的重要程度確定具體分值。如合同是否及時送審和備案、合同檔案資料是否齊全等關系合同質量及糾紛發生時是否持有相關證據的指標應加大分值。

2、區分難易

有些指標雖然很重要，但各單位已基本完成或比較容易完成，可適當降低分值。如制定合同管理辦法、出臺制度等。

3、區分工作量

如份數和金額加分，就應按各單位合同管理工作量的大小確定。我局有些單位一個季度可能只有幾份合同，有些單位則可能有幾百份合同；有些單位一個季度的合同幾十萬元，有些單位則會達到幾千萬甚至上億元，管理難度差別巨大，應區別對待。

4、體現工作重點

評分標準可依據考核周期內合同管理工作重點予以動態調整，如某個時期需要重點督促OA系統的完善，該部分就可加大分值比例；另一時間段，需要重點進行合同履行跟蹤，就可調整這部分指標分值。

5、嚴格懲罰

如施工后補簽合同或無書面合同的，應加大扣分分值，并不設扣分上限，對無視合同風險的行為進行嚴格懲罰。只有嚴厲的懲罰才能從制度上提高單位及相關人員的法律意識，切實降低經營風險。

6、提供加分依據

有些指標如是否現場跟蹤，應要求提供進行跟蹤的照片等證明材料。特殊加分的應要求提供加分的具體書面材料等。

（三）優化考核組織

1、考核組成員

由局合同管理機構牽頭成立考核組，有條件的可隨機抽取部分被考核單位合同管理機構負責人或合同管理員參與考核。最終評分結果由考核組成員得分的算術平均數為準，其中抽取到的被考核單位合同管理機構負責人或合同管理員應回避對本單位的考核。

2、考核周期

可結合實際情況每季度組織評價一次，可采用日常抽查和定期檢查相結合的方式組織實施。

3、考核結果反饋

考核結果除了上報領導外還應通報各單位。考核結果應包含各單位最終得分及排名情況、存在的主要不足、下一階段合同管理工作的重點及可能出現的分數調整事項等。

4、明確獎懲

要各單位明確列出一名合同管理員作為考核對象，依據考核結果對考核對象予以獎懲。同時，考核結果作為局年終對各單位合同管理考核的依據。

第8篇：檔案與合同管理范文

【關鍵詞】 合同管理;組織制度;管理措施 ;監督體系;檔案管理

長期以來,高等院校的主要任務是傳授知識、培養人才、科學研究,較少地參與社會經濟活動,涉及的經濟行為也相對單一。但隨著社會主義市場經濟的不斷發展和深入,高等教育事業也發生了根本的變化。辦學的模式由單一的公辦高校變為公辦、公辦民助、民辦、中外合作辦等多種方式,資金的籌措方式也由單一的國家撥款變為政府撥款、市場籌措、校辦產業、科技研究等多種來源形式。因此,高等學校與社會各行各業的聯系也日益緊密,從而與市場經濟的融合度也日益加深,高校的發展已無法脫離市場,獨善其身。由于市場經濟是法治經濟、契約經濟、合同經濟,而高校對這套市場經濟的游戲規則,認識不足,重視不夠,因此在參與市場經濟活動中,往往會引發一些合同糾紛,給學校造成了不良的社會影響和一定的經濟損失。因此,高校必須將合同管理擺在學校管理的重要位置。

一、高校合同管理內涵及其特點

高校合同是指以高校法人主體的名義,與其他平等主體的自然人、法人和其它組織之間,在遵循平等、自愿、公平、誠信的基礎上簽訂、變更、終止民事權利義務關系的一種協議。合同一經簽訂,便具有法律效力,當事雙方必須嚴格按合同約定的條款執行,若一方違約必須負擔相應的法律責任。高校的合同管理就是指高校依據法律和法規,采取法律的、行政的手段,對合同關系進行組織、控制、協調與監督,以保護合同當事人的合法權益,妥善處理合同糾紛,防止和制裁違法行為,保證合同順利實施等一系列管理活動的總稱。因此,高校合同管理水平的高低直接關系到高校各項事業能否在合情、合理、合法、健康、有序地軌道中運行,切不可等閑視之。目前,高校所簽訂的合同大致可分為商品買賣合同、建設工程合同、修繕工程合同、聯合辦學合同、委托加工合同、科技服務合同、資產租賃合同、債權債務合同、物業管理合同、捐贈合同、投資合同等各類涉及經濟事項的合同,除經濟合同外,還有少數非經濟合同,如人事管理合同、知識產權合同等,充分體現了高校的三大職能,即教學、科研、服務于經濟社會。與一般公司、企業相比,它具有合同種類繁多、金額相對較小、經辦部門較多等特點,因此,高校在合同管理上也具有特殊性和復雜性。

二、高校合同管理的現狀分析

(一)合同觀念淡薄、知識欠缺

由于受傳統思維觀念的影響,管理者對學校合同管理的重要性認識不足、重視不夠、法律意識淡薄、風險意識不強。認為訂立合同僅僅是“走形式”和“跑過場”,或是認為雙方是長期合作伙伴,礙于情面搞口頭的“君子協議”,不簽訂書面合同;或是不仔細推敲合同的主要條款,不認真審核對方預先擬定好的合同文本,隨意草率地簽訂合同,致使合同在履行過程中糾紛和違約現象時有發生,給學校造成了不良的社會影響和不必要的經濟損失。并且部分高校管理人員缺乏合同法律的相關知識,許多合同的訂立是未經學校法人授權,未使用學校合同專用章,是由高校下屬非法人單位、部門、學院等擅自使用部門公章對外簽訂的,根本不符合《中華人民共和國合同法》之規定,合同簽訂的主體必須是具有民事權利能力和民事行為能力,依法獨立享受民事權利和承擔民事義務的自然人、法人和其它組織。由于高校許多合同的主體不具有獨立的民事主體資格,因此合同的權利義務最終還是要由學校這一合同主體來承擔。 這些問題的存在,表明高校管理者對市場經濟中合同的管理重視不夠、認識不清,更對簽訂合同存在的風險缺乏足夠的認識。

(二)合同多頭簽訂,管理缺位

高校是由教學、科研、管理、后勤保障等許多部門組成,有人把它比喻成一個“小社會”,各部門平時都是相對獨立地開展對內對外的各項社會活動。由于許多學校沒有設置專門的合同管理機構,因此各部門在對外交往簽訂合同中便各自為政,如:基本建設項目合同由基建部門負責簽訂、房屋租賃合同由產業部門(或后勤部門)負責簽訂,維修維護合同由后勤部門簽訂、設備材料采購合同由資產部門負責簽訂、國內合作辦學由教務部門負責簽訂,國外合作辦學由學校外事部門負責簽訂,各類辦班、培訓由相關學院負責簽訂,實行目標管理不具有法人資格的單位也獨立對外簽訂合同,凡此種種,不勝枚舉。造成合同誰都能以部門名義對外簽訂,一旦合同執行過程中出現問題,誰都不負責任,誰也負不起責任的局面,最終是學校作為法人收拾殘局。同時合同的多部門簽訂還會造成合同資料散落在學校不同的管理部門,如管理不當,往往造成合同資料遺失,不能及時歸檔和保存,以至于學校在上級部門進行財務審計、資產清查及其它相關檢查中到處查找合同資料,同時也不便于學校領導和財務、審計等相關部門全面了解學校對外簽訂合同狀況,學校的權益是否得到實現,會不會給學校帶來潛在的經濟風險、稅務風險以及法律糾紛等。

三、高校合同管理的路徑探尋

(一)思想意識上要高度重視

高校合同管理對規范學校的各項經濟行為,保障和維護高校的合法權益不受侵犯,有效防范潛在的財務風險,預防合同糾紛,控制和降低成本費用,提高資金的使用效益,推進依法治校,實現陽光財務,避免“暗箱操作”,預防和減少腐敗,促進黨風廉政建設,促進學校的各項事業平穩、健康、有序發展,具有十分重要的意義,因此高校要充分認識加強合同管理的必要性,要主動適應新時期市場經濟的要求,樹立法律意識、風險意識,認真學習合同法、公司法、物權、稅法、價格法、商標法、專利法、招投標法、建筑法等相關法律知識,掌握合同訂立和管理的技巧和方法,不斷提高合同管理的質量水平,同時將對合同管理的要求,列入對高校領導干部的年終考核內容,并實行一票否決制,這是做好合同管理工作的思想保證。

(二)組織制度上要集中統一

為實現合同的科學化、規范化、標準化管理,高校要從組織制度上采取措施,加強合同管理建設,規范學校的合同管理行為。為此,高校應制定一套合理的合同管理工作制度,建立“統一領導,分級負責”的管理體制。高校要對合同管理的組織以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、檢查、管理等每一個工作環節均作出明確規定。因此,學校應成立合同管理工作領導小組,由一名校領導親自掛帥,校辦、財務、審計、招投標辦、承辦單位等相關職能部門參與,同時要明確各部門的職責權限。學校財務部門是合同的管理部門,負責對承辦單位送審的合同進行初審,并報請校辦、審計、招投標辦、校領導進行終審,對終審通過的合同進行歸檔管理,同時對合同執行情況進行監督。合同承辦單位是合同的履行單位,在訂立合同前,必須嚴格審查對方當事人主體資格、經營范圍、履約能力、資信情況、委托權限等。同時起草、擬定、送審、報批相關合同草案。對重大合同,還要聘請專門的法律顧問對合同的內容、條款進行全面審查,并簽署意見,以確保學校的合法權益得到法律保護。審計部門負責對合同的可行性、必要性、合同內容、合同條款是否維護學校利益,是否符合學校有關財經政策和財務管理規定,款項支付是否有經費來源保障,資金結算方式是否合理等進行監督。招投標辦負責審查合同標的物的買賣是否符合招投標的管理規定,應納入政府采購范圍的是否納入,是否存在規避招投標的行為等。校長辦公室負責合同的授權委托等手續的辦理及合同專用章的管理。合同的文本形式,原則上凡國家規定采用標準合同文本的必須采用標準文本。沒有統一文本的學校可根據具體情況分別自行擬定或與對方單位協商共同擬定。這是做好合同管理的強有力的體制保障。

(三)管理措施上要切實可行

有鑒于高校合同品種繁多,且合同金額從幾千元到幾百萬元幾千萬元,財務的工作任務特別繁重,因此高校合同宜區分不同情況分類進行管理,在合同的訂立和簽署上采取靈活多樣的管理辦法,既不能一放就亂,又不能一統就死。

1.合同訂立方式的設定

筆者認為應根據合同的金額、性質,分別采取會簽批準、會審批準、校務會批準三種合同訂立方式。

(1)會簽:金額在5萬元以下(含5萬元)的合同,采取會簽辦法,會簽部門主要包括:業務主管部門、審計處、招投標辦、計財處、校辦。會簽結果報分管業務校領導審批。辦理會簽程序由計財處專人負責,原則上一周內辦結,將會簽意見作為簽訂合同的依據。

(2)會審:金額在5萬元以上的合同,由合同管理工作領導小組召開專門會議集中會審。對會審過程中存在的不確定事項或有爭議的合同應發回合同經辦部門重新與對方單位進行洽商。將商談結果再次提交合同管理工作領導小組進行重新會審,然后將會審結果報分管業務校領導審批。將會審的意見作為簽訂正式合同的依據,會審一般每兩周一次,如有緊急事項可隨時召集。

(3)校務會審批:事項特別重要、金額特別巨大的合同(具體金額可根據學校的不同情況自行制定),由合同管理工作領導小組會審后,并征詢學校法律顧問的意見,報校務會進行審批,將校務會議的審批意見作為簽訂正式合同的依據。

2.合同簽署權限的設定

筆者認為對通過會鑒、會審、校務會審批通過的合同,由承辦單位憑《合同審批表》送交校辦轉呈法人校長簽署,或由法人校長授權委托相關負責人簽署,并由校辦加蓋合同專用章。為了減少合同簽署的時間,簡化合同簽署的過程,提高合同工作效率,筆者認為簽署權限應作相應的授權和下放,不必事無大小都有法人校長親力親為。

(1)金額在5萬元以下(含5萬元)的合同,可由學校法人授權由承辦部門、單位負責人簽署。

(2)金額在5萬元以上、100萬元以下(含100萬元)的合同,可由法人授權分管業務的校領導簽署。

(3)金額在100萬元以上的合同,必須由法人校長親自簽署。

3.合同變更權限的設定

合同在執行過程中,往往會因為當時考慮不周,或因客觀形勢發生了變化,雙方在協商一致的情況下可以對原合同的部分條款進行變更,但必須慎重處理。特別是對方提出的變更請求,必須要慎之又慎,以防止個別單位別有用心,在采取低價中標后,通過不斷變更合同要求從中套取利潤,因此對合同的變更的簽字權限需加以限定,一般來講變更金額不得超過原合同金額的15%左右,且必須經過校合同領導小組會簽或會審,變更金額較大時要經過校務會議研究通過,以防個別人說了算。若變更金額超過原合同金額20%以上時原則上必須重新進行招投標,重新簽訂新的合同。

總之,合同的管理措施和手段即要滿足合同管理的需要,又要方便易行,便于經辦人員操作,這樣一方面可以簡化一些工作程序,另一方面可以提高合同的簽訂效率,這是做好合同管理的根本措施。

(四)監督體系上要完善到位

合同監督體系是一種系統的、全過程的、動態的跟蹤監督管理體系。因此高校要建立和完善合同的財務監督和審計監督體系,財務部門不僅要加強對合同的事前監督,既重視對合同簽訂過程的監督,同時還要加強對合同的事中、事后監督,即合同是否按約定的條款執行,執行的結果如何。審計部門要重點審查合同內容的合法性、合規性、合理性、嚴密性、可行性,審查其條款和內容是否完備、意思表達是否嚴謹清楚、措詞有無模棱兩可、前后有無沖突矛盾。如當事人的名稱和住所、合同的標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、收款或付款的具體時間方式、質保金收取與退付、尾款的支付、免費維保的期限,質保期后維保、升級收費標準、解決爭議的方法等都是否在合同中具體載明清楚,合同實施過程中的變更、調整、補充等程序和依據是否合理充分,合同變更、調整、補充金額是否超出規定的標準等。同時建立合同的責任追究制度,對經濟業務往來不簽訂合同,或先斬后奏,事先簽訂合同,再進行會簽、會審的行為,要根據學校領導干部責任制的管理要求追究其責任,這是做好合同管理工作的內控機制。

(五)資料保管上要及時完整

高校要建立和完善合同檔案管理制度。學校財務要安排專人對合同的檔案進行整理、加工,將合同會簽、會審過程中提出的修改意見、每一份合同包括合同正本、副本及與之有關的文書、圖表、傳真件以及相關單證等附件,合同文本的簽收記錄,合同分批履行的情況記錄,變更、解除合同的協議(包括文書、電傳等),均應妥善保管,按照學校經濟合同的類別,全部登記造冊,建立合同登記臺賬,分類進行整理編號,并注明學校收款或付款會計憑證號。同時按合同檔案的內容、時間、檔案價值等方面,確定各類合同檔案的保管期限,編制成表,對確因工作需要調閱合同檔案,須填寫“合同檔案查閱單”,經相關負責人簽批后方能查閱,建立合同資料年度歸檔制度,對當年形成的合同文本及附件、合同臺賬、合同糾紛處理等資料等及時整理歸檔,為以后各方查閱使用提供方便。

總之,高校的合同管理涉及學校管理工作的方方面面,決不能單純依靠一個部門或幾個部門就能把該項工作做好,必須全校上下統一認識,領導高度重視,部門共同努力,形成齊抓共管的良好的工作局面。只有這樣,高校才可以在激烈的市場競爭中,提高自身參與經濟社會生活的能力和水平。

【參考文獻】

[1] 冉福松.淺析新時期高校合同管理存在的問題與對策[J].經濟師,2008(8).

第9篇：檔案與合同管理范文

關鍵詞：高速公路；項目管理

1、 高速公路建設項目管理簡介

1、1項目管理概述

項目是指在一定資源（投資、材料、施工機械等）約束下，為實現特定目的而進行的一次性任務，它具有整體性、一次性、目標性、生命期屬性、資源約束性、漸進明細性等特征。

項目管理與項目的概念相對應，是在一個確定的時間范圍內，為了完成一個既定的目標，通過特殊形式的臨時性組織運行機制和有效的計劃、組織、領導與控制，充分利用既定有限資源的一種系統管理方法。

1、 2業主在合同管理中的作用

我國的高速公路建設市場，正在全面推行“項目法人責任制”、“招標投標制”、“工程監理制”和“合同管理制”，按照市場經濟原則和現代化企業制度進行工程管理。作為投資主體的建設項目業主，既是資金的持有者又是建設項目的所有者，按照項目法人責任制原則、不僅要對項目建設的過程負責，還要對項目建設的成敗和項目運行的好壞發展；既要負責籌措項目的建設資金，還要對建設過程、生產經營及還款付息，直至發揮投資效益承擔責任。俗話說，一個事業的好的開始是成功的一半，項目建設的成敗在很大程度上影響著工程投入運營后效益的好壞。項目采用招投標選擇承包單位，用經濟合同約束雙方的實施行為，聘用可靠的監理工程師負責合同履行過程中的監督、管理、協調工作，這些都是建設過程中有效的保證措施。

1、 3業主合同管理的任務

業主必須依法確定與承包商這間的經濟權利和經濟義務關系，并通過簽訂工程建設合同的形式將這種關系進一步的確立。有關法律、法規是簽訂合同的重要依據和保障，嚴格履行與科學管理工程建設合同，是業主控制工程投資、確保工程質量的重要手續。業主對于合同管理的另一項任務就是通過加強合同管理，防范和減少合同糾紛。合同條款是公路建設當事人實施合同管理的法定依據。這就要求甲乙雙方在簽訂有關合同時，應該就合同條款內容進行認真研究、推敲，力求條款內容完善、詞句嚴密、簽訂合同程序合法，雙方的權利和義務明確。合同上認真地按照有效合同履行其職責，達到預防和減少合同糾紛的目的。

2、實施高速公路建設業主方合同管理體系的意義

2、1高速公路合同管理規范全面性的要求，現階段合同管理的研究還處于合同履行情況的管理，項目前期管理與施工合同管理聯系還不夠緊密，還缺乏全過程管理，全過程參與，全過程控制。

2、2嚴格加強合同管理，以合同作為以確參與方權利和義務，能防范減少合同糾紛，能提高合同管理的深度，是加強投資控制的需要。2、3也是有利于提高高速公路建設參與方素質，增加各方競爭力的需要。

3、現階段業主合同管理系統建立的必要性分析

3、1規范的合同管理的需要：業主專業人員需要對招標合同相關條例的審核：建立專門系統的合同管理班子，如合同的簽訂嚴謹性不大，易為合同的順利履行留下隱患，使業主陷入被動境地，甚至給項目造成很大的損失。

3、2現階段合同管理停留在“重簽訂輕履行”階段的情況了；合同的簽訂具備了完善的順序，但合同的履行缺乏必要數量的管理人員按照合同的條款對項目履行情況進行檢查，形成對合同管理工作不夠重視局面，致使業主直到出現問題才發現原來合同早有上述規定，工程的損失卻無法彌補。

3、3業主合同管理職責落實到位要求，檔案管理部門與合同管理人員之間的工作關系必須調整好，檔案管理人員若干沒有及時向合同管理人員提供合同文件，合同管理人員也不主動向檔案管理人員及時移交合同文件資料，往往容易造成合同管理工作的被動和不到位。

3、4業主對合同管理全面控制，動態管理的要求，對于實際情況的變化，原先簽訂的合同條款不適合新發展的情況，這就需要業主合同管理人員具備全面控制，動態管理的意識，全面的對合同進行管理，包括業主與中標人簽約后合同管理人員根據項目實際情況的變化就項目出現的新情況對原合同條款進行補充與修正以適應新情況。

4、合同管理體系建立的內容分析

根據高速公路項目管理的實踐，其合同管理體系的主要工作歸納以下幾點：（1）制定訂立合同的策略，包括確定合同方式，設計合同體系，選擇合同條件，準備合同草本。（2）組織招標文件的編制，組織招標，組織合同談判和訂立合同。（3）建立、健全合同管理制度和管理程序。（4）跟蹤合同執行情況，審核支付申請。（5）分析和處理合同變更，對照預算進行控制對各種合同條件和技術要求變化引起的爭議進行商務處理。（6）分析和處理索賠，預見潛在問題盡量減少索賠事件。（7）建立合同檔案和信息系統，負責合同信息處理和檔案管理。

5、合同管理需要先進的合同信息系統

為加強和規范高速公路工程項目合同管理與投資控制的工作，便于各層次管理及時、準確、動態的掌握工程各階段進度和投資狀況，應建立網絡環境下的標書管理、合同管理、變更管理、計量支付、投資分析和通信管理六個模塊，實現標書生成、設計變更、計量支付、投資分析數據的計算機處理并在網上共享，提高工程管理水平和工作效率。

5、 1規范清單及變更管理：該系統可為用戶提供了動態化、全面化的清單管理功能，通過此功能，業主可以更全面、更清晰的掌握整個工程的實際情況。對中標清單“暫定金額”計算進行了改進，可設定不參與計算暫定金額的清單項目，并可對暫定金額比例進行調整，同時，用戶可以在清單項目選擇的時候方便地選取需要加入的項目。在變更管理中實現了一般、重大變更均可做數量、單價、新增合同項目變更。

5、 2加強計量支付管理：鑒于以往工程施工過程中，計量支付業務不規范，給業主計量支付帶來很大困難，包括報表格式不統一、監理審批過程繁瑣、業主監控手段不完善等。在系統中，清單項目計量從每個憑證開始輸入，熱后匯總成中期支付證書；提供現清單中沒有的項目的暫計量功能（指已按照變更通知要求做，但設計變更手續未批復的項目，按暫定單價和數量計量）；暫定金額中列支項目：補貼、材差、優質優價，僅在計量支付模塊中輸入，不需在變更管理中輸入；同時提供了預付項目中的動員預付款與材料設備預付款支付與扣回功能；手工輸入保留金，當金額達到保留金的限額時用對話框提醒用戶注意，在輸入計量項目準確性和及時性，使歷史數據的查詢變得快速、有效，同時，利用系統適時糾正了審核中存在的疏漏問題，當計量數據大于合同數據時，系統會自動報警，及時發現工程計量支付中的錯誤與疏忽，使對工程的計量支付更有效準確。

5、 3實現上下級部門的通信管理：系統設置固定網頁上，通過網絡實現省市高指信息的正確快速傳輸和共享，提高了數據的利用率和數據的使用效率，有效地保證數據的正確和可靠，保證數據的完整性和一致性，提供省市兩級高速公路建設指揮部及監理單位之間的數據通信功能，包括數據發送、數據接收和文件傳遞等功能，可發送的數據有：編碼庫、標書、合同、變更、其他費用、計量支付、合同刪除等；文件傳遞功能可以用來傳遞通知、報告、材料等文件信息；同時還提供數據打包、文件收發準備、信箱管理等功能。