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第1篇：檔案管理條例范文

關鍵詞：n案管理；現代化；信息化；有效策略

檔案管理信息化是現代社會發展下的產物，其使檔案管理部門的工作走向現代化的領域，在檔案管理信息化的影響下，檔案管理工作更加高效、便捷。目前在檔案管理信息化條件下，現代化轉變是其在未來的發展趨勢，因此在檔案管理工作中需要根據實際的需求，對檔案管理工作進行完善，依靠信息技術及管理內容等方面提高檔案管理質量及水平，從而實現檔案管理的現代化。

1 改革傳統檔案的管理模式

為了實現信息化條件下檔案管理現代化需要從以下幾個方面對傳統的檔案管理內容進行改革。

1.1 將傳統的紙質檔案信息轉變為電子信息

傳統的檔案管理工作主要是對實質的檔案進行管理，主要保管內容包括紙質、圖片、錄像等形式的資料，對這些資料的整理、收集、記錄、分類等都需要由人工進行，越來越多的檔案資料使管理人員的工作內容更加繁瑣，并且這些實質資料還會占據一部分空間，影響檔案管理人員的工作效率。

因此需要將原有的實質檔案資料進行數字化轉換，檔案的數據化、電子化可以有效減輕管理人員的工作負擔，提高其工作效率，并且電子存儲的方式更利于對檔案的存儲及查閱，促使檔案管理工作向著高效的方向發展。

1.2 實現檔案存儲方式的轉變

新科技的不斷進步，也改變了檔案存儲的方式。傳統的檔案在進行存儲管理中，需要花費較多的人力和時間，而且還需要有場地的支持。新的存儲方式的出現，使檔案資源能夠在較小的空間內實現對較多內容的存儲，對于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實現數字化的轉換。將電子信息資源進行數字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實現了資源的合理配置與優化，進而對于實現檔案資源的現代化管理。

2 建立現代化的檔案信息管理系統

檔案信息管理系統是檔案管理信息化中的重要組成部分，為了實現現代化檔案管理，檔案部門需要建立完善的檔案管理信息平臺，通過信息管理系統的使用，提高檔案管理工作信息化及現代化的程度，在建立現代化的檔案信息管理系統中需要注意以下內容。

2.1 建立科學的管理程序

計算機管理程序的設定，對于未來檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關管理設計人員在進行該模塊工作時，需要結合檔案管理工作的特點，以及檔案館的實際情況進行設計，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動工作的順利開展。

2.2 建立健全的安全防護系統

檔案中包含著許多機密資料及數據，一旦泄露所產生的影響非常大，因此需要建立完善的安全防護系統，并對其進行定期的檢查，做好日常的信息平臺維護工作，防止系統漏洞造成數據泄露，保證檔案資料的機密性。

3 完善檔案管理體制

在檔案管理信息化條件下，原有的檔案管理體制已經無法滿足檔案管理現代化的需求，因此需要依據現代化管理手段對原有的檔案管理體制進行改革，其可以從以下兩個方面進行管理體制的完善。

3.1 強化檔案管理體制的作用

相關部門要根據當前發展的現狀以及檔案管理的實際情況，將現代化信息技術體現在當前的檔案管理原則以及條例之中，進而使檔案管理人員在開展工作時具有可遵循的依據，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質量。

3.2 加強各檔案館對數字化、現代化管理的重視

當前一些檔案管理部門雖然引進了相關的技術設備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導致資源的浪費。因此需要相關部門加強對檔案管理工作現代化的重視，積極將現代化的管理模式應用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費，提升其檔案管理的水平。

4 提高檔案管理人員的自身素質

信息化條件下檔案管理的現代化的實現主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當前的檔案管理人員在現代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關部門加強對該方面內容的管理，從而推動檔案管理現代化的實現。為此，需要檔案管理的相關部門從以下幾個方面著手進行：

4.1 加強檔案管理人員的專業知識積累

現代化的檔案管理也需要現代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識結構，從而更好的推進工作的開展。為此，要求相關部門通過培訓等方式，為檔案管理人員學習先進的管理理念，豐富自身的專業知識創造條件。同時，要求檔案管理人員要自覺的對當前新的知識與內容進行了解與掌握，從而實現對自身素質的完善。

4.2 加強檔案管理人員專業技能的學習

檔案管理信息化需要管理人員具備一定的計算機水平并且可以使用相關的技術與設備，因此需要對其管理技術及專業技能進行培訓，根據管理人員自身的素質水平及檔案管理工作中的需要進行相關的培訓，從而使其可以更有效的開展檔案管理工作。

4.3 增強檔案管理人員的安全意識

由于檔案管理工作的特殊性，需要保證檔案管理人員對檔案管理有一定的安全意識。首先，通過對檔案管理人員職業道德素養的培訓與安全意識的教育，提高其在檔案管理工作中的安全意識。并且通過與檔案管理人員簽訂保密協議的方式，利用法律效力來約束其行為，從而達到保證檔案管理工作安全性的目的。

結束語

綜上所述，為了實現在檔案管理信息化條件下的檔案管理現代化，需要從改革管理模式、建立管理系統、完善管理體制、加強人員素質幾個方面入手，通過對傳統管理模式的改進與完善，使檔案管理工作形成一套新的管理體系，在信息化檔案管理的基礎上，使檔案管理工作走向現代化。在信息化時代，檔案管理工作只有走向信息化與現代化才符合時展的要求，因此需要協調好二者之間的關系，從而保證檔案管理工作的有效展開。

參考文獻

第2篇：檔案管理條例范文

一、民生檔案的種類

根據對各單位民生檔案情況的調查，東城區屬相關機關單位保存的民生檔案內容龐雜，形式多樣，主要有以下幾個方面:

(一)東城區檔案館現保存的涉及民生的檔案，包括婚姻檔案、招工檔案、知青檔案、公私合營檔案、退伍軍人分配檔案等。其他區縣檔案館還保存有部分房產檔案、拆遷檔案等。

(二)東城區屬機關單位保存的涉及民生的檔案有:

1、工商局保存的關于個體工商戶、企業注冊、廣告登記等工商類檔案。

2、民政局保存的婚姻登記檔案，關于追烈、評殘、換證、補證、一次性撫恤金等優撫檔案，關于見義勇為人員確認檔案，關于審批低保、生活補助、臨時救助、醫療救助、冬季燃煤、清潔能源自采暖、高等教育新生入學、扶貧捐款等低保檔案。

3、房屋管理局、房屋土地經營管理中心、國土資源局東城分局以及城市綜合管理委員會保存的關于拆遷、私產等房屋檔案，關于協議書、售房合同、拆遷資料等經營檔案，關于戶口本、身份證和房產證復印件、評估報告、拆遷協議、審批表、領款憑證等拆遷檔案，二手房出讓檔案，關于土地登記發證等土地登記檔案。

4、勞動局保存的關于招工審批與備案、職工單對調等招工檔案，關于審批退休、審批勞動能力鑒定、勞動仲裁、退休醫療等審批檔案，關于養老、失業、醫療、工傷、醫療支付等社保檔案。

5、司法局保存的關于民事、經濟、涉外的公證檔案。

6、殘聯保存的關于殘疾人康復服務、康復救助、輔助用具發放審批等殘疾人康復檔案，關于殘疾人就業安置、教育培訓情況登記調查等殘疾人教育就業檔案，關于殘疾人狀況登記、申請辦理殘疾人證審批等殘疾人證辦理檔案等。

7、各街道保存的關于殘疾人保障金(就業)、保障(助學、安置)、康復等殘疾人檔案，醫療救助檔案，關于申辦獨生子女證、審批二胎申報表、一胎隨父入戶材料、獨生子女獎勵費等有關計生檔案，關于低保、自謀職業、醫保、靈活就業協議書等社保所檔案等。

8、東城各中小學幼兒園及直屬成人學院關于學生名冊、學籍卡、畢(肄)業證書存根、中高考成績及去向、市區級學生表彰冊、校級學生獎懲名單、學籍管理等教育教學檔案。

9、公檢法以及紀檢等機關保存的各種訴訟、判案等案件檔案。

二、民生檔案在管理利用中存在的各種問題

通過對東城區屬單位保存民生檔案的調查研究，發現民生檔案在管理與利用中存在以下主要問題:

(一)民生檔案種類龐雜、數量較多、動態性強

民生檔案涉及各個領域，觸及社會民眾生活的各個方面，因此產生的種類多種多樣，數量也是頗為龐大。由于民生檔案往往是以人為單位組卷，因此無論是與個體相關的民生檔案，還是與某一群體相關的民生檔案，都比一般意義上的文書檔案等的產生量要多得多。而且在數量變化上，體現了較強的動態性，往往以個體為單位的民生檔案，在一年中會有多次數量的變更。

(二)民生檔案歸屬繁雜、管理標準不一

1、調研中發現，很多民生檔案的歸屬不清，無法確定由哪一部門負責管理。比如公證檔案，行政單位司法局有，各街道事業單位司法所也有。原來各街道司法所的檔案管理由街道指導管理，但隨著機構改革，司法所已脫離街道系統，在行政管理上，街道已無權管理各司法所的檔案，而司法局又認為自己中途插手不便管理，造成此部分檔案保管的分散。再如低保檔案，民政局也有，各街道社保所也有，也是沒有牽頭單位出面統一管理。2、民生檔案由于種類繁雜，保存部門不一，其管理標準也不統一。有的由上級業務主管部門制定統一的行業管理標準，比如房管局的房產檔案;有的由本部門根據工作實際自行制定管理辦法;但大多數是既沒有行業管理標準，也沒有相關的實際操作管理辦法，更沒有檔案部門相應的規范化指導，導致部分民生檔案處于成包打捆、裝箱入柜、無人整理的狀態。

(三)民生檔案接收進館的范圍沒有明確界定

很多民生檔案保存于各機關單位內部職能業務科室，而非檔案室，其保存條件有限，有的甚至很糟糕，出現潮濕水浸跡象。這些現象一是由于部分單位行政管理沒有理清、理順，不知道應向誰尋求幫助與指導，不知道檔案是否應當移交，移交給誰;二是各區縣檔案館對民生檔案的接收進館范圍也沒有明確的界定，相關民生檔案移交、接收工作無從開展。

(四)民生檔案利用率較高，但數字化程度較低，檢索不便

由于民生檔案是真正涉及廣大公民自身利益的，因此大部分的利用率都較高;但由于管理不到位，民生檔案信息的檢索體系還不完備，數字化、信息化程度較低，檢索查詢、提供利用方面還無法實現快速便捷的效果。

三、民生檔案管理與利用應采取的措施

針對民生檔案存在的上述各種問題，筆者認為檔案部門當務之急應當做好以下幾方面工作:

(一)檔案部門需對管轄范圍內產生、保存的各類民生檔案進行詳細調查研究，摸清家底，做好民生檔案排查和登記工作

1、各單位基層檔案室應當結合本機關單位工作職能以及內部科室職能，研究各科室可能產生的民生檔案種類，并深入科室進行實地調研、排查，對各科室實有民生檔案種類、數量、整理現狀、保管條件、利用率等各方面情況進行登記、匯總。2、各區縣檔案館應當對本區域內各機關單位產生的民生檔案進行分類登記、匯總，做到心中有數，特別是對民政局、勞動局、轄區街道等形成民生檔案的重點單位，應當深入實際，詳細調研?？梢越⒚裆鷻n案登記和年檢制度，詳細記錄本區域民生檔案的形成和管理單位、主要內容、數量、整理規范和標準、信息化建設、開放利用規定和利用情況、移交進館規定等信息，以便掌握民生檔案管理和利用情況，實現有效監管。

(二)根據不同形式、不同服務人群等制定各自的管理標準或遵循行業標準，對民生檔案實體進行分散保管，同時進行統一指導管理

各級檔案部門應當從源頭抓起，確保民生檔案不流失、不散失。指導涉民檔案管理部門完善相關業務標準，根據不同形式、不同服務人群等制定各自的管理標準或遵循行業標準，努力打造民生檔案管理和服務的制度保障體系。重點抓好出生、學籍、勞動就業、婚姻、社會保險、醫療衛生、城市拆遷、房地產、企業職工等民生檔案管理。統籌管理，將民生檔案進行簡單歸類、整合、集中控制民生檔案信息數據。

(三)綜合考慮民生檔案的各種情況，合理規定進館范圍

根據以下幾方面考慮、制定區縣檔案館民生檔案進館范圍:1、是否在較長時期內有較大利用需求。檔案管理的最終目的是為了提供利用，所以民生檔案接收進館的首要標準就是看其是否有利用需求，且是否在較長時期內有較大的利用需求。如果民生檔案只在三、五、十年等很短暫的期限內有利用價值，則沒必要接收進館，保存在各機關單位內部提供利用即可。如果民生檔案在較長時期內有較大利用需求，如婚姻檔案的保管期限為100年，當然要列入區縣檔案館民生檔案的接收范圍。2、進館檔案實體材料動態性是否較強。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》，檔案自形成之日起滿10年向縣級國家檔案館移交，也就是說如果民生檔案滿10年向檔案館移交之后，仍需要不斷地在原檔案材料中添加新的材料，以確保此民生檔案構成一個完整的整體，那么筆者認為此類檔案不宜接收進館。3、進館檔案是否便于提供利用。在民生檔案接收進館前，需要考慮到區縣檔案館提供檔案利用的人員對相關專業民生服務政策的掌握與實際問題的處理是否能夠到位，是否能夠自如地解決相關民生檔案利用限制、政策解釋、檔案查找相關線索等問題。如果民生檔案接收進館，可能會造成民生檔案產生單位與區縣檔案館之間的工作摩擦、相關工作的銜接不暢、公眾利用民生檔案的不便等問題，應當慎重考慮是否接收進館。

第3篇：檔案管理條例范文

一、二維條碼的定義

二維條碼在設計的過程中，主要是從條碼結構的橫向和縱向兩個方向來對具體的數據信息進行表達。信息的準確性和精準度相對較高，在檔案管理工作中，二維條碼和一維條碼之間的區別較大，主要是以信息符號作為信息存儲的載體。這種信息管理技術是對傳統管理的突破。在應用的過程中也比較簡單，只需要將各種不同的字符堆積在一個面積較小的方框內部，不僅可以降低技術應用的成本，還可以提升應用的便利性。因此，這種二維條碼技術受到了檔案管理人員的高度重視。

二、二維條碼技術在檔案管理中的實現模型

二維條碼技術在檔案管理工作中的應用范圍比較廣，而且工作原理也相對比較簡單，主角要是將紙張和數據等內容封裝在一起，然后通過現代化的處理方式來對其進行分析和檢測，然后設計成一定的條碼結構。眾所周知，二維碼的信息生成之后，就很難進行更改，元數據內容在傳遞和應用的過程中，也會出現嚴重的變更的現象。如果紙質文件流傳到新的部門當中，管理人員就會及時地根據信息的內容支撐二維條碼的形式，便于檔案管理。

三、二維條碼技術在檔案管理中的應用

二維條碼技術的應用時間較長，而且應用范圍也在逐漸增加，不僅簡便性比較突出，而且和方便檔案管理工作人員的應用。尤其是在社會現代化的過程中，二維條碼應用和管理的效果比較明顯，工作人員需要從全面的角度來對這一問題借鑒介紹和分析：

1、選擇存取格式

檔案管理的存取格式有很多種，無論選擇哪一種都要注意要轉換成長期存取格式，這主要是因為二維條碼具有不可更改性，一旦形成了相應的條碼就不能再更改，而如果格式并不是長期的存取模式，非常容易流失文件，造成嚴重后果，因此這成為使用二維條碼技術的關鍵。

2、制定相應的標準

一般情況下只有電子檔案管理才能夠使用二維條碼技術，這種技術既能夠實現電子檔案的儲存，也能夠實現檔案共享，是非常好的一種載體，但是要做到這些前提就是制定相應的標準，不能任意為之。因此制定相應的標準對使用二維條碼技術來說也十分重要。只要按照標準執行即可。制定標準要遵循兩條原則，一是通用原則，二是易用原則，通用主要是能夠適應更大的范圍，而易用主要是簡便，不能因為二維條碼技術的使用而使電子檔案管理更加麻煩，這樣范圍得不償失。另外，因為二維條碼有一定的容量，因此需要對其存儲元數進行簡練的處理。一般情況下，在制定標準時，所選擇的數據元素都具有通用性以及基礎性的特點。

3、完善相應的管理系統

二維條碼技術的使用，最需要解決就是與現行應用的系統進行有效的融合，以解決用戶面臨的實際問題。目前所使用的二維條碼技術主要是識讀技術，而使用的重點就是與目前的系統進行融合。為了更加的做好融合工作，應該從以下入手：

第一，建立測試平臺，該平臺的主要作用就是對檔案管理中所使用的各種軟件以及其他的硬件能否達到要求，只有通過相關的平臺測試，這些軟件以及硬件才能進入市場，否則一概清除。一般情況下，使用該平臺的部門是專門的檔案管理部門，因為檔案管理部門儲存各種文件，尤其是非常重要的文件，而如果儲存檔案的相關的軟硬件出現問題，其后果將十分嚴重，因此需要格外注意。

第二，做好文檔一體化系統的設計工作。目前不僅檔案管理部門使用條碼技術，很多的行業和領域都使用該技術，但是傳統的一維條碼技術資源長度有限，已經不能使用各個行業的發展，因此通過不斷地改進，形成為二維條碼技術，但是要想將該技術的功能發揮到最大，也需要對其系統進行功能設計。其設計主要針對以下兩方面，一是生成正式文件，使用二維條碼的生成技術，將文件轉換為PDF格式并與著錄信息一起轉換為二維條碼，再加入到電子文件的棚應位置，最終生成正式的帶有二維條碼的紙質文件。為保證著錄信息的準確完整、文件信息的長期可讀，應將以上流程設計到辦公自動化系統中，由系統給形成者提要求，不完成此工作，無法進入下一個流程；另一個是收文登記，利用二維條碼的識讀技術，自動采集電子文件及其著錄信息，減少重復勞動，提高效率與質量，是原收文登記的“改良”，在管理上實現電子文件將與紙質文件的合拍與一致。如果收到的紙質文件上的：維條碼是遵循《機關公文二維條碼使用標準》，也應該能識讀。

第4篇：檔案管理條例范文

關鍵詞大數據檔案管理挑戰和機遇

1引言

信息化進程的加劇以及互聯網技術的發展使大部分行業的檔案管理工作都開始趨于電子化，以數字的形式對檔案資料進行存儲可以從根本上提升資料使用效率。電子檔案存儲數據量的不斷提升使檔案數據資料管理也加入了大數據的行列，需要通過各種新生技術實現檔案管理數據化。大數據一般情況下均代表指數增長的數據，且這部分數據要有廣泛可用性，因為這些數據特性明顯，所以不可以通過傳統的軟件和傳統工作技術對其進行研究。

2大數據技術的產生對檔案管理的挑戰

2.1隱私與安全方面的挑戰

隱私安全一直以來都是大數據發展過程中的阻礙因素，而且已經悄然成為大數據在檔案管理中應用的主要挑戰之一。隱私和安全問題不僅局限在技術方面，同時也會涉及一些相關的法律問題，在使用大數據技術時需要明確其定義，讓該系統在提升檔案資料工作效率的基礎上還能保證資料的安全性。從國家的角度來看，如果機密檔案被泄露，會給國家帶來巨大損失，影響國家安全系統的正常運行。從個人的角度來看，如果使用大數據技術的過程中泄露了個人的私密信息，可能也會對相關人員的家庭帶來影響。

2.2在存儲和數據處理方面的挑戰

近年來我國在各行各業中的數據都在呈指數增長，部分地區檔案管理工作部門正在使用的存儲設備已經不能滿足時展的需求。雖然云盤技術的發展在一定程度上緩解了該問題，可以短暫地解決存儲空間不足的問題，但是依然難以滿足后期發展的需要。大數據系統會對所有的數據進行分析，并根據分析的結果來處理相關消息，所以要保證大數據系統的正常運轉就必須要更換傳統的存儲設備?？偨Y近年來的工作情況發現，如果將TB模式的數據傳輸到云盤中，要消耗大量時間，而且這部分數據是會隨著時展而不斷變化的，所以數據的時效性比較差，要隨時更換數據，提升了工作量。云計算分布式性質也會影響大數據運作效率，因為大數據系統在運轉時需要將數據從存儲點傳輸到處理點上，在這一過程中如果數據流量過大，會對數據傳輸速度產生明顯影響。在面對該問題時，可以將一些不需要的數據從其中剔除，或者將數據直接在存儲點位置進行處理，簡化傳輸結果量。大數據處理精確性雖然比較高，但是整個處理過程需要消耗較多的時間，如果對所有數據進行掃描，工作量過大，所以不可能實現。目前工作人員正在研究如何在獲取數據或者存儲數據的時候就構建索引結構，全面控制數據處理時間，提升大數據系統的運行效率。

2.3在大數據處理技術方面的挑戰

首先是容錯率方面的挑戰，大數據容錯計算難度比較大，涉及許多算法，并且想要將安全性提升到100%基本是不可能的，目前也沒有可以達到該要求的容錯設備和容錯軟件，所以系統通常情況下都是盡量減少出現失敗的幾率，使其整體達到可以接受的水平。但是想要將錯誤幾率控制在最低的范圍內，需要大力提升系統研發成本，部分經濟條件不允許的地區大數據處理結果精確性比較差。目前比較常見的檔案系統容錯率提升方式是將計算任務分配到不同節點來完成對應計算，將所有節點中的一個節點視為觀察節點使用，通過該節點來觀察其余的節點是否處在正常工作狀態。如果在工作過程中出現錯誤，只有部分節點會從零重新開始工作，可以最大程度地減少工作量。其次是可擴展性方面的挑戰，傳統檔案管理系統平行運算都是依靠硬件來完成的，會通過并行的方式對系統進行處理。但是目前所使用的大數據系統在分析數據時，檔案管理系統則需要通過硬件和分析軟件相互搭配才能實現平行運算。大數據檔案系統一般使用云計算的方式完成工作，因為云計算可以對不同工作負荷進行匯聚，所以必須要有更為完善的資源共享設備才能保證系統的低成本運行，否則會提升運行成本，還會增加數據錯誤率。

2.4人才方面的挑戰

近年來互聯網技術、云技術以及大數據技術發展速度比較快，但是相對應的專業人才數量卻比較少。許多地區都存在引入系統之后沒有專業工作人員對系統進行利用的情況，數據處理效率也比較低下，影響工作的正常開展。大數據的發展為傳統檔案管理工作人員帶來了機遇的同時也帶來了挑戰，而且已經成為不可逆轉的時展趨勢，所以檔案管理人員只有不斷地完善自身技能，才能保證在時展的前提下不被淘汰。在對相關技術進行學習時，要從理論知識和實踐技能這兩方面入手，全面綜合近年來社會范圍內先進工作經驗，并將這部分工作經驗應用到實踐中，分析經驗的科學性。大數據背景要求工作人員不僅要有專業化工作技能，還要有與時俱進的工作理念，掌握檔案管理人才發展方向與多門技術。比如現在比較欠缺的大數據深度分析工程師，這部分工程師必須要徹底地掌握申請、使用大數據分析的所有技術，并且要明白如何通過大數據來實現軟件和硬件操作，提升工作效率。目前我國檔案管理分布廣泛，涉及各行各業，所以單靠傳統的硬件工程師以及數據庫工程師是不能滿足時展需求的，需要從社會各方面入手，才能保證人才數量與需求之間的關系。

3大數據背景下檔案管理發展趨勢

3.1提升檔案信息資源管理工作效率

前些年的檔案管理工作大多是將紙作為媒介，通過卷期進行記錄。而隨著大數據技術的不斷發展，檔案管理也應該從傳統的工作模式中轉化出來，通過字段以及數據庫來管理相關資料。在進行檔案統計時，要從傳統的“頁”為單位，轉變成GB為單位。相關工作人員要打破工作局限，從電子檔案收錄管理利用中走出來，將主要工作精力集中在監控電子檔案生成以及保證電子檔案的可讀性方面，提升檔案的安全性。高速增長的檔案數據需要憑借云計算平臺為支撐，并對云計算技術進行不斷的完善和深入挖掘，進而實現資源和信息存儲的動態發展，常見的大數據檔案管理工作流程。

3.2完善檔案數據挖掘

前些年比較常見的檔案管理工作都是將文檔管理作為主導工作來看待，而檔案通常都是被動利用狀態的，沉積下來的檔案不僅沒有人去利用，也沒有人對其進行分析。零技術工具挖掘導致檔案的利用效率低下，影響檔案自身價值的正常發揮。在大數據時代背景下，檔案系統當中不僅會存在較多的文檔，還會存在一部分結構優化數據問題，數據的價值體現也要比文檔利用效果更好。相關的檔案部門在收集到數據以后，可以通過對數據使用人員使用需求進行調查的方式來構建數據模型，進而實現數據分類、數據相關性分析，明確不同數據之間的關系，提升數據的使用效率與數據的價值，打破傳統工作理念，保證檔案管理數據挖掘工作的正常開展。

3.3通過大數據技術提升檔案管理擴展性

社會的不斷發展增加了檔案數據量，傳統的檔案管理工作模式不能實現動態化擴展。許多地區目前都出現了數據多、系統弱的問題，工作難度明顯提升。大數據與云計算技術相輔相成，云計算技術可以實現資源存儲以及動態擴展，保證資源可以按需分配，提升資源的實際使用效率，這一情況為檔案管理系統可拓展性帶來了新的機遇。各地區檔案管理工作可以按照云計算框架對檔案管理框架進行設計，通過動態的方式來提升資源與存儲資源的增長速度，減少IT系統資金投入量，從側面提升經濟效益。

3.4構建檔案資源管理中心

大數據技術的不斷發展需要數據與存儲功能的支撐，進而實現檔案資源統一化管理。為了全面提升檔案安全性以及檔案資源綜合使用效率，各單位需要對檔案進行備份。當前比較常見的備份方式是電子檔案備份，并且需要構建檔案備份中心，實現資源共享。首先要對工作流程進行規劃，之后驗證流程是可行的。檔案管理需要全技術支持，因為檔案數據量的增長速度比較快，所以在對檔案系統進行設計的時候要通過云計算等方式，提升檔案管理系統的可拓展性，結合服務器擴張需求來減少IT系統投資成本。

4結語

近20年來世界范圍內產生的數據總和已經超越了之前3000年世界范圍內數據量的總和，所以當今世界已經走入了數據的時代，人們的生活處處也都離不開數據。從信息獲取的角度來看，大數據技術的不斷完善使人們可以更加簡便地獲取信息，通過網絡等媒介對資料和信息進行收集。大數據技術理念比較新穎，對人們的思維方式以及工作方式產生著巨大的影響，所以人們也需要不斷地挖掘大數據的潛力，使其更好地為我國經濟發展服務。檔案信息資源是社會發展中必不可少的組成部分，傳統的檔案信息管理多以紙為媒介，不論是保存還是查閱難度都比較大，所以要緊跟時展的腳步，將大數據理念和檔案管理相結合，提升其工作效率。上文以目前大數據檔案管理工作過程中遇到的制約因素為出發點，從構建檔案資源管理中心、通過大數據技術提升檔案管理擴展性、完善檔案數據挖掘、提升檔案信息資源管理工作效率等方面提出了相應的完善措施及大數據使用中應當注意的問題，旨在全面提升大數據與檔案管理的契合度，使其在促進檔案管理工作開展的前提下，保證我國經濟更好更快地發展。

參考文獻

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第5篇：檔案管理條例范文

摘要：財務管理和會計電算化應用軟件不斷升級，這些都促使會計檔案向技術化、知識化和信息化發展。會計電算化的普及應用，對會計檔案管理工作提出了更高的要求，它推動了會計檔案管理工作的進一步發展。關鍵詞：電算化；會計檔案；管理中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：16723198(2009)19019902

根據財政部、國家檔案局財會字(1998) 32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤、光盤以及其他磁性介質內的會計數據等形式的電子會計檔案。1　會計電算化檔案的內容1.1　計算機系統檔案計算機系統檔案包括下列內容：(1)計算機硬件型號、存貯空間大小、外部設備類型；(2)計算機操作系統(或網絡操作系統)型號；(3)會計軟件系統的編程語言、數據庫系統類型；(4)軟件系統名稱、版本號；(5)與軟件系統相配套的各說明書與使用手冊。1.2　機制會計檔案機制會計檔案包括從會計電算化系統打印輸出的會計憑證、會計賬薄、財務會計報告等紙介質檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。1.3　機讀會計檔案機讀會計檔案包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以電子數據狀態保存的會計數據，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式與計算公式)等數據和會計數據庫。2　會計電算化會計檔案的特點(1)實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計電算化檔案更需要科學地管理。(2)會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。(3)傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。(4)會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。(5)會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。3　電算化會計檔案管理存在的問題(1)會計電算化檔案管理制度落后。會計電算化已經步入網絡時代，網絡技術應用領域的拓寬使電算化系統出現許多新的特征，過去的電算化檔案在管理內容、方法及管理目標上都顯得較為狹隘，影響了會計電子文檔的收集、管理和利用，導致電算化檔案管理出現簡單化、形式化的現象。(2)會計人員的電子檔案管理意識較弱，計算機操作能力較低。會計電子檔案從收集到歸檔的過程，離不開計算機操作。由于會計人員的電算化操作能力較低，對電算化檔案的重視不足，以及操作人員的時間觀念不強等原因，以致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外儲器中保存，有時又不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，人為錯誤致使系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，影響電算化系統的正常工作。(3)會計電子檔案尚未真正納入檔案管理范疇。會計電子檔案的管理缺乏明確的規章制度。檔案部門目前所執行的仍是《會計檔案管理辦法》和2003年5月開始實施的《電子文件歸檔與管理規范》，缺乏針對電算化會計檔案管理的制度規范。由于企業各部門之間的分工不同，相互交流、協調不夠，會計電子方案往往都是由財務軟件的系統管理員自行保存，由于財務人員不是專業的檔案管理人員，在保管過程中易使電子檔案處于一種無序的、不連貫的管理狀態。由于財務人員實行輪崗制，在頻繁的更換中更易造成電算化會計檔案的丟失。4　電算化會計檔案管理的措施4.1　建立電算化會計檔案的歸檔制度會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案加以保管；電算化會計數據在打印之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬等應打印輸出，并按照稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。(1)現金日記賬和銀行存款日記賬應每天登記并打印輸出，做到日清月結。如果每天業務較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。(2)一般賬簿可以根據實際情況和工作需要按月、季或年打印；如果業務較少，可滿頁打印。(3)如果所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內，總分類賬可用“總分類賬本期發生額及余額對照表”替代。(4)在保證賬簿清晰的條件下，打印輸出的賬簿中表格線可適當減少。4.2　嚴格按照財政部和國家檔案局的有關規定，管理和保存電算化會計檔案對電算化會計檔案要做好防磁、防火、防潮和防塵工作；對采用磁性介質保存的檔案，還應定期檢查，定期復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。電算化會計檔案必須與對應的財務軟件版本一致，因為不同的版本可能會使會計檔案不能被調閱，或產生某些預料之外的錯誤。除了備份之外，還應收集和保存以下相關信息：計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人，以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。4.3　采取安全保密措施，防止存儲在硬盤中的會計檔案被修改常用的安全保密措施有：(1)用戶識別控制：防止非法用戶接觸會計檔案。(2)操作日志管理：由系統自動進行操作登記，建立加密的機內操作日志，監督系統操作，留下審計線索。(3)數據存取權限限制：對于安全保密程度不等的數據，應賦予不同的使用人員以不同的操作權限，防止越權使用。4.4　應對計算機環境中形成的會計檔案實行多重備份(1)在專用計算機上進行電子檔案備份。(2)在磁盤、光盤上進行電子檔案備份。(3)對電子檔案進行異地備份，以防止因事故而使電算化會計檔案遭受損失。(4)必須用優質光盤刻錄備份所有的電子檔案數據，以保證數據的實體和信息安全。年終要將當年形成的所有財務檔案信息整理歸類，并標明日期、內容目錄、備份人姓名等內容，用于存檔的盤片由系統管理員和財務處長簽名。4.5　加大對電算化會計檔案管理的投入(1)注重硬件配置、軟件購買環節。優良的計算機硬件配置是實現會計軟件高效運作、信息共享、數據交換、良性循環的必備物質條件。(2)存放電算化會計檔案的場所應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，接收入庫的電算化會計檔案要裝入特制的軟件盒中，軟件盒須放在特制的防磁檔案柜內。強化系統的安全防護功能，并就信息的歸檔、立卷、查詢等建立明確的程序和授權批準制度。為保證電算化會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，防止計算機病毒損壞電算化信息。定期進行補丁維護，避免因電腦或網絡安全隱患導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。加強計算機系統管理，一般操作人員的計算機不應安裝軟驅和光驅，所有需安裝的軟件都必須由系統管理員執行，從根本上消除病毒的威脅。〖HS1*3/4〗參考文獻[1]董瑞芬.地方性高校電算化下會計檔案管理研究[J]蘭臺世界，2009，(2).[2]王俊慧.淺談電算化會計檔案的綜合利用[J].甘肅科技縱橫，2008，(6).[3]陳曉靜.對加強電算化會計檔案管理工作的思考[J].中小企業管理與科技(上旬刊)，2008，(8).

第6篇：檔案管理條例范文

一、無紙化檔案概述

無紙檔案是未來檔案工作中的主流模式，其以管理簡單、存儲方便的優勢得到國內各地檔案管理部門工作者的一致認可，其存儲方式與傳統的紙質檔案有著本質區別，無需要占用大量空間、歸檔效率也比傳統檔案管理快，因此這一檔案管理模式成為當今業界關心重點。但就無紙檔案管理現狀而言，其中仍然存在一些問題，比如安全、操作技術等方面。因此，我們這里有必要對無紙化檔案管理要點作分析。

1、無紙檔案概念

進入新世紀以后，隨著計算機技術、信息技術和數字技術的進一步普及與應用，電子文檔以及視頻、錄像等格式的內容逐漸進入到檔案領域，盡管目前這些檔案形式還沒有動搖傳統紙質檔案的地位，但我們可以預計，它在未來發展中必然會給紙質檔案造成沖擊，最終取而代之。這里我們所說的無紙檔案也就是在檔案管理工作中以計算機為基礎，以各種現代存儲設備和辦公工具為依托實施的電子檔案管理。

2、無紙檔案意義

無紙檔案是于上個世紀七十年代出現的一種現代化檔案管理方式，它應用之初是為了更好解決辦公系統中不斷增加的業務量和提升企業生產效率的綜合性技術，它自出現以來給世界企業管理工作開展做出了重要貢獻，極大轉變了傳統的企業管理與辦公方式，提高了企業管理工作效率。同時，靈活、科學、快速的運用這種檔案管理方式代替傳統手工檔案管理方式，使得各種需要應用的檔案資源及時、準確的被提取出來，有效的節約了辦公經費、減少了人力資源投入。

二、無紙化檔案管理現狀

過去，有專家曾經預言：后工業社會必然進入無紙化辦公時代。時至今日這一預言早已成真，現有的紙質檔案管理方式不管是收集、整理、檢定以及保管和利用方面都無法滿足當前高速發展的社會需求，已經無法適應新技術要求下的檔案管理工作，這也給無紙化檔案管理工作的開展提供了廣闊的市場。但就目前無紙化檔案管理現狀而言，其中問題較多，存在一大堆的問題，具體表現在以下方面。

1、工作人員認識水平不高

目前，雖然國內很多檔案管理人員在工作中還存在傳統的檔案管理意識，錯誤的認為只有紙質檔案工作才算得上真正意義的檔案管理，而很少關注無紙化檔案管理工作。甚至有不少單位在檔案管理中只是將無紙化檔案管理作為檔案管理工作中的補充環節和副本，這讓無紙化檔案管理工作開展只處于被動地位，沒有真正意義上實現檔案管理。我們可以預計，如果這種檔案管理現象一直存在，那么檔案管理工作也不可能有效的進入到無紙化時代，檔案部門的管理流程與管理策略也仍然得不到改善。面對這種情況，其產生原因主要包含兩方面：其一是因為無紙化檔案的出現和發展速度過快，使得檔案管理工作看似容易卻并非如此，檔案操作人員對相應設施控制不力，對于一些重要信息并沒有加以備份，這使得這些設備一旦出現故障，必然造成檔案信息的流失，給企業發展造成威脅；另外是有些部門雖然利用了計算機進行檔案管理，但幾乎每個檔案都會復印一份作為備案，這種做法完全失去了無紙化檔案管理工作的意義，這讓無紙化檔案管理變得可有可無，造成管理人員工作量的上升。

2、無紙化檔案信息無法保證可讀性

無紙化檔案管理與傳統的紙質檔案管理相比存在明顯的差異，這種檔案管理雖然方便了檔案管理人員操作，但因為硬件與軟件問題經常會產生一些意料之外的現象。通常紙質檔案如果外表出現問題，檔案信息有時并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因為硬件、軟件或者程序發生了變化，而出現不可讀的現象。

3、難以判斷檔案是否具有原始性

檔案的價值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認其真實有效，如果在這期間出現了改動的現象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰，因為無紙化檔案都是存在計算機中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時都會出現更改的現象。

三、解決無紙化檔案管理挑戰的措施

1、更新觀念，迎接挑戰

無紙化檔案的出現也就是近幾年的事情，對大多數人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發利用，才能提高人們的認識。檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時歸檔和無紙化檔案的安全管理。

2、研究無紙化檔案的特性，制定切實可行的措施，保證無紙化檔案的安全與完整

無紙化檔案具有信息的非人工識別性、對系統設備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點。信息非人工識別性，是指電子文件是由計算機處理和生成的數字化的信息形態，人工無法直接識別，必須由相應的計算機軟硬件設備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉換成人工能識別的形式。所謂對系統設備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲都是通過電子計算機實現的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內容存儲的位置可以從一個載體轉換到另一個載體上，其內容卻不發生任何變化。所謂信息的易改性，是指對電子文件內容進行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。

3、制定科學的管理措施

針對電子文件的特點，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護措施。保護電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點：一是防磁，二是控制調節環境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環境衛生。對電子文件“信息生命”的保護主要包括以下幾點：一是保證電子文件的持續可讀性，二是防電腦病毒。

第7篇：檔案管理條例范文

關鍵詞：商品條碼；管理；檔案

商品條碼是由一組規則排列、尺寸和顏色有一定規定的條、空及對應數字構成的特殊符號，是表示一定信息的商品標識。它是一種利用光電掃描閱讀設備給計算機輸入數據的特殊代碼，以便于機器讀出的形式傳輸信息，是實現商業現代化的基礎，現已廣泛應用于生產制造和流通、電子商務等領域。隨著全球經濟一體化進程的加快移動終端技術的發展，商品條碼在現代化商業中的作用越來越受到重視，商品條碼系統中成員數量井噴式發展，在這一過程中產生了大量的業務檔案，而商品條碼編碼所要求的唯一性、永久性原則要求我們需要對各系統成員的歷次業務檔案進行有效的管理，本文將針對如何對商品條碼系統成員的檔案管理問題進行闡述，以便為商品條碼及系統成員的產品管理提供原始依據，保障條碼市場有效運營。

1 加強商品條碼系統成員檔案管理的必要性

商品條碼系統成員檔案是在商品條碼注冊、續展、變更等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它包括申領單位提交的各類材料的原件、復印件等各種原始文件。在經濟領域，檔案是工農業生產、工程建設、科學研究的信息基礎，對維持經濟運行、創造經濟效益有著具足輕重的作用。自1988年我國成立中國物品編碼中心以來，我國的商品條碼工作已有近30年的歷史，大大推進了我國電子商務和商品流通領域信息化的發展。在申請商品條碼系統成員資格時，企業必須提供所需的申請材料到所在地的編碼分支機構辦理廠商識別代碼注冊手續，由國家物品編碼中心審核后賦碼，此后還要定期續展，有必要的還要辦理變更、合并等相應手續，最近幾年來，國家中心又將系統成員的產品信息備案作為工作的重點，要求系統成員填報本企業所有產品信息，致使在日常業務中形成的原始文件越來越多，鑒于大多系統成員由于管理制度不完善或人員素質不高，對本公司的登記或產品狀況管理混亂，常常需要查詢相關的企業登記信息或產品信息，給我們加強業務檔案管理提出了需求，另一方面，我們需要更好地掌握系統成員的歷史沿革，確保碼段的合理規范分配和條碼市場的合規運營，檔案作為人類社會活動的真實記錄，是社會信息資源構成的一個重要組成部分，信息儲量大，具有廣泛的實用性。只有深刻認識到商品條碼系統成員檔案管理的重要性，才能保證商品條碼成員檔案發揮其應有的價值。但從目前的情況看，商品條碼系統成員業務檔案管理工作尚處于初期階段，并未形成全國統一的管理體制和體系，為了更好地為商品條碼系統成員的管理提供更可靠的原始依據，所以，近幾年來國家物品編碼中心一直強調要加強系統成員業務檔案管理工作。

2 做好商品條碼系統成員檔案管理的建議

鑒于商品條碼成員業務的飛速發展和系統成員檔案管理工作的現狀以及開發利用的前景，商品條碼系統成員檔案的管理問題成為目前需要解決的重點問題之一。筆者針對現有情況提出了幾點建議，希望在今后的工作中，可以不斷完善檔案的管理流程，使之得到更好的發展。

2.1 采用有效手段，實現對紙質檔案的妥善保管

在日常工作中形成的大量的質檔文件具有較強的憑證價值，雖然商品條碼基本信息檔案管理相對于綜合檔案管理而言，在鑒定、歸檔立卷、整理等各方面都比較簡單，但如果沒有明確的管理制度為指導，很容易造成管理上的混亂。所以首先應當確定檔案管理工作流程，對歸檔范圍、立卷方法、利用和銷毀程序都要根據實際需要做出明確的規定，制定和完善收集--整理-立卷-移交等各環節的規范和制度。按照商品條碼工作規范，系統成員基本信息檔案包括基本信息登記表、批準證書、相關單位的證明文件及其他一些必須文件，這些都是應該收集的原始資料，應認真按照歸檔要求收集審核歸檔整理，為避免檔原始文件丟失盡量爭取在業務辦理完成后一周內接收歸檔。應按照系統成員的存續時間科學地確定保管期限，建議對于已經注銷的系統成員的商品條碼檔案也應長期保存。

按照商品條碼的編碼規則，一般情況下國家物品編碼中心給每個系統成員分配一個廠商識別代碼，系統成員再自行分配產品代碼，因此應按照存續狀態（現存或注銷）――注冊年度進行分類，將每家系統成員作為立檔單位，按照廠商識別代碼編號和排序，將注冊、續展、變更、補證、膠片訂單等檔案文件按時間順序進行排放，這種檔案管理方式是當前比較推崇的，也是一種科學化的手段，不僅可以保證各系統成員商品條碼基本信息檔案的獨立性、完整性、客觀地反映每個系統成員的歷史面貌，而且有利于將新產生的檔案文件歸檔和卷內文件的查詢利用。

2.2 利用現代技術，實現對系統成員檔案的電子化網絡化管理

人們對檔案的利用需求是多方面的，依靠傳統的手工檢索方式已不能滿足社會的需要，而數據庫對信息量的資源進行信息化管理已經非常成熟，開發利用專用管理軟件、建設對外互聯網開放管理平臺已經是緊迫需要?，F代信息技術的發展已經對檔案信息資源的開發利用產生了巨大的影響，電子文件歸檔、電子檔案管理以及電子技術處理，對檔案信息資源開發利用提出了新的要求。用對于商品條碼系統成員來說，成員檔案原件即是信息資源，應將現有的紙質檔案進行電子掃描歸檔入電子數據庫，使用電子設備對檔案信息進行檢索、編研、統計，全面實現計算機管理，以大大提高工作效率和檔案信息開發效益，推進檔案管理網絡化管理和檔案信息共享。

實現對系統成員檔案的電子化網絡化管理是一個復雜的系統工程，包括紙質申報材料的電子化、索引數據庫的構建、文件存儲系統的建立，電子檔案的調閱應用等，不僅需要攝像頭、數碼相機、高速掃描儀、電腦、網絡服務器等各種硬件設施，更需要相應的軟件技術作支持。不僅要實現電子檔案的采集、傳輸、存儲、管理、質量審核、應用等系統功能，更需要安全加密、容災處理等功能，不僅要保護電子檔案信息的安全，還要保護檔案信息存儲載體和系統設備的安全。在信息采集方面也有特殊的要求，比如在建立機讀目錄時要采集廠商識別代碼、檔案分類、建檔時間、錄檔時間等信息，開發快捷的檢索方式。當然，電子檔案建立是基礎，應用才是服務于社會的重點。電子檔案管理系統建成后，通過廠商識別代碼、企業名稱等對電子檔案進行模糊檢索，并根據檢索得到的電子檔案題錄信息調閱電子檔案全文，還可根據實際需要進行打印操作。另外，還應積極開發受理或網上業務辦理時同步采集電子檔案，實現即時歸檔，大大提高檔案工作效率。

結束語

檔案信息資源的開發，就是應社會需求，將檔案信息資源最大化地發掘出來，以起到擴大社會化大生產的目的，從而創造社會效益及經濟效益。我們應轉變服務觀念，大力開發檔案信息資源，為社會經濟發展服務。

參考文獻

[1]中國物品編碼中心.商品條碼應用指南[M].中國標準出版社，2003.5.

[2]張飛.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].經營管理者，2016（27）.

第8篇：檔案管理條例范文

關鍵詞：高校檔案；信息化；矛盾問題；措施辦法

現階段，隨著計算機技術和信息技術不斷發展，高校檔案信息化建設也在深入推進，檔案信息“四化”（即存儲數字化、傳輸網絡化、管理自動化、服務遠程化）已經成為高校檔案管理工作的必然發展趨勢。信息化條件下，如何運用新思路新辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，更好地為國家高等教育服務，成為當前各高校檔案工作面臨的新課題。

1 存在的矛盾問題

1.1 檔案管理人員的業務能力偏弱，編配不合理

一是相關管理人員重視程度不高。沒有充分認識到工作的必要性及其對整個學校發展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個附帶性質的工作，認為此類工作對學校的管理工作無關緊要。不少檔案管理人員抱怨：檔案工作不是中心工作，業務上屬于小崗位、冷專業，排不上隊，擺不上位，不受關注，沒有前途。因此，在實際的工作中，思想意識上忽視檔案管理的作用，實際行動上對檔案管理的支持不夠，檔案事業發展缺乏規劃與總結。此外，在固有思想及不合理體制的約束下，高校檔案管理部分通常只重視檔案的基礎性管理工作比如整理、編目及查閱等，對于檔案社會服務功能等方面的工作建設卻無實質性的操作措施。二是管理人員業務水平不高。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強的專業性質，如果工作人員沒有具體的專業知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。目前，高校檔案管理中，相關管理人員專業素質不高的問題比較突出。高校檔案隊伍相對于一般企事業單位的檔案隊伍文化水平偏高，但真正科班出身、從事專職檔案管理人員比較少。很多兼職檔案管理人員未接受全面檔案管理專業培訓，業務能力和專業知識技能較差。懂計算機、網絡技術等現代管理手段的檔案管理人員數量更少。三是檔案管理體制建設不健全。目前我國高校檔案管理工作雖然以檔案法要求為目標，配備了檔案管理的領導機構與工作人員，但在人員的配置、檔案管理的具體制度等方面投入力量不足，致使檔案管理工作效率低下，甚至出現了一些高校檔案資料歸檔整理不及時，造成檔案資料不齊全，查詢使用困難的不利局面，嚴重影響了高校檔案管理工作的效率，弱化了檔案管理工作應有的功能。

1.2 檔案管理工作效率低，缺乏相關基礎性設施

高校檔案管理工作一項較為復雜的工程，目前高校中大多數檔案為紙質檔案，在進行檔案分類、校訂中通常需要大量人員協同合作才能完成，而且工作的質量無法得到可靠保障，嚴重耗費人力資源，工作效率低下。高校檔案管理中，因為相關投入資金的缺失，導致檔案管理部門無法配齊信息化設備，基礎設施的滯后造成了我國現階段大多數高校的檔案管理仍處于一個高度依賴人力操作的階段，這種現象使得高校檔案管理的發展陷入停滯。此外盡管一些高校在硬件建設上配備了大量的計算機，但實際的管理工作還依靠人工，大量的信息設備成了擺設。另外由于相關檔案管理計算機軟件在編制過程中，計算機編程人員對檔案管理工作缺乏認識，導致開放出的管理軟件實用性不強，無法勝任高校檔案管理工作。

1.3 資源共享存在弊端，檔案資源利用率較低

一是信息收集與統計過程中存在信息重復收集。目前高校的檔案管理分工較細，人事檔案管理及學生檔案管理隸屬不同管理部門，導致在對信息收集與統計過程中存在信息重復收集，資源無法實現共享，浪費人力物力。此外今年來隨著高等教育體制的改革，許多高校是由一些學校經過合并重組而成，這就使得檔案管理工作面臨了很大挑戰，一些新問題也隨之出現。比如學校檔案流失、檔案整理歸類困難及檔案交接困難等。二是一些高校檔案館藏單一.不能滿足檔案需求。檔案編研工作是一種高層次的檔案服務形勢，將零散的各類檔案系統化、條理化，能夠為學校的各項工作提供準確的、系統的檔案史料。這些檔案史料從不同側面反映學校的情況，對于總結經驗、指導工作、業務查考具有現實作用，是系統的、高效的參考資料。。學校的檔案、圖書、情報、資料同屬文獻范疇，共同構成社會的信息服務體系，彼此之間應該建立聯合目錄，實行資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力.能夠實現文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，更好地滿足社會多方面的需要。

2 對策措施

2.1 強化責任意識，優化高校檔案管理模式

檔案管理工作較為繁瑣，需要管理人員具備足夠強的責任心，良好的職業素養及思想政治素質有利于管理人員提升事業的榮譽感，在工作中實現自我價值。有句話“檔案工作是個良心活，好漢不愿干，懶漢干不了”。責任意識不強，干事敷衍拖拉，體現到業務工作中就會造成檔案材料歸檔不及時、收集不全、信息“老化”，檔案服務質量必然打折扣。只有增強責任意識，才能做到對組織負責、對歷史負責、對本人負責。檔案工作者要刻苦鉆研業務知識，熟練把握各項指標要求，吃透各項制度規定，嚴格落實日常管理制度，只有這樣才能保證檔案的及時、有效利用。要創新服務觀念，拓展檔案利用的價值空間。檔案工作必須始終堅持把服務放在首位，變傳統的“守攤式”服務為“應用式”主動服務，使檔案工作更高層次、更大范圍發揮服務保障效能。信息化管理理念及團隊合作的精神是實現高校檔案信息化的關鍵所在，要通過樹立信息服務理念，加強管理隊伍間的相互協作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過運用先進的管理手段，能夠有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應信息化檔案的管理建設，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

2.2 搞好頂層設計，增強制度規定的生機活力

制度規定要著眼實際與時俱進，一要適應歷史發展實際，適當調整檔案材料有關規定?？煽紤]刪除家庭出身、家庭經濟狀況等參考價值不大的表格項目，增加性格特點、愛好特長、指紋信息等能反映個性特征的欄目；可適當增加個人年度總結、考核材料、民主測評結果、述職（述學）報告、專業技術成果、參加重大活動等反映現實表現的材料。可考慮建立合理的監督機制，改革檔案不能與個人見面的規定，實現雙向互動的檔案材料信息常更新常維護。二要緊貼工作實際，形成更加細化、具體化的操作機制。在規范檔案日常管理方面，根據有關要求，結合實際，制訂細化完善《人才信息中心崗位職責》、《檔案庫房管理規定》、《機房管理規定》、《信息查詢規定》、《檔案借查閱規定》、《安全保密規定》等制度規定。其次，還要建立完善各項登記，如檔案接收、轉遞、借查和銷毀檔案材料，以及入網審批、系統備份、信息收集查詢、數據庫維護等。同時，進一步明確各級機關、各類人員的崗位職責，做到統一規范、各司其職、辦事有據。三要形成督促檢查機制。為了及時發現、解決問題，要不定期的對所屬單位檔案室進行實地檢查，通過勤幫多促，不斷推動檔案質量建設。對管檔人員，要定期考核政策水平，業務知識和實際操作技能，搞好資格認證。凡因工作失職、管理不當，導致檔案缺件、假件，造成不良后果的，堅決追究管檔人員及有關領導責任。

2.3 立足長遠發展，加快高校檔案信息化管理建設

為適應日益發展的信息時代的要求，高校應把檔案室建成各類數字信息資源庫，并逐步使其內容擴大到文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等更為廣闊的領域，從而使檔案信息資源庫通過計算機通信網絡連接成為關系國計民生的超大規模的戰略知識庫，使檔案真正為學校的各項工作服務。檔案工作人員須不斷加強業務知識學習，積極探索檔案工作在實踐中的發展規律，運用科學的管理方法來指導現行的高校檔案工作。要加大現代化設備投入，制定統一的標準來配置現代化辦公用具和自動化設備，加快檔案信息化建設，努力推進檔案數字化、紙質材料電子化建設，建立電子檔案查閱網站，豐富網上信息資源，為檔案工作提供快捷、高效、多功能服務奠定堅實的物質基礎。同時要轉變觀念，規范簡化網上查閱程序，拓展服務范圍，增強服務的有效性和主動性，以服務手段的創新來促進檔案服務效能提高，最終為高校發展提供更好的服務。

第9篇：檔案管理條例范文

關鍵詞:無紙化辦公；檔案管理；特點；新挑戰；研究

當今計算機信息技術的飛速發展，為檔案管理工作現代化提供了廣泛的應用空間，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。那么如何應用現代信息技術促進檔案管理的發展，如何有效地提高檔案管理效率？針對上述問題，我們就“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰的有關問題進行了研究。

一、無紙化辦公的特點

辦公自動化是office automation的縮寫（簡稱oa系統），本意為利用技術的手段提高辦公效率，進而實現辦公的自動化處理。該系統是上世紀70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響問題的背景下發展起來的一門綜合性技術。它的產生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過oa辦公自動化系統迅速而準確的傳達到指定目標。

oa辦公自動化系統節約了辦公經費，減少了人力浪費。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到oa辦公系統的收文管理欄，并呈送給相關領導進行閱批，整個過程完全實現了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環節，大大減少了辦公紙張的用量和打印設備的耗材，既節省了人力，又節省了財力。

二、檔案管理迎接的新挑戰

（一）檔案部門參與歸檔工作的新挑戰。辦公自動化已經是無紙化辦公，與以往的紙質文件歸檔既有相同的地方，又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同，但歸檔的介質有所變化，轉變成電子文件，與紙質介質不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢？還需要由檔案管理部門起決定作用，檔案管理部門檔案種類繁多，辦公自動化產生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來源中的一小部分。檔案部門如果已經實現檔案信息化，借助電子信息技術作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統與辦公自動化系統銜接起來，使用接口程序將電子文件導入檔案信息管理系統的待歸檔臨時庫，由檔案管理員登錄檔案管理系統對電子文件進行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實現檔案信息化，一般辦公自動化系統中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動化系統中參與電子文件的立卷歸檔工作。

同時歸檔仍然需要包括紙質文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的，電子文件歸檔應當與紙質文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。

（二）電子文件歸檔法律效應的新挑戰。電子文件，是能被計算機系統識別、處理，按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上、并可在網絡上傳送的數字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應卻受到了挑戰，怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應和依據已經成為檔案管理部門在信息化管理中的一個嶄新的課題。

電子文件歸檔保存后，應用數字水印、數字簽名和數據加密技術能夠對電子原件進行保護。通過數字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護。數字簽名技術鑒別電子文件是否被非法篡改。數據加密技術對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術，使電子文件的法律效益得到保護。

對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據。電子文件進行分類整理歸檔后，通過軟件技術讀取電子文件機讀數據自動生成電子檔號章，保持與紙質文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現檔案的法律依據。

（三）電子文件檔案利用的新挑戰。電子文件的查詢利用將是現代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現其應有的價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠實現流程化，并實現多級審批，檔案管理人員能夠審批的可以直接審核，需要提交領導批準的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權時間允許范圍內能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權限取消授權。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規范的查閱環境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應進行授權控制，授權打印應當使用數字水印技術對電子文件版權進行保護。

檔案利用需要借助現代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

（四）電子文件保管的新挑戰。電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規范。

由于電子文件存儲的特殊性質決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲在電腦服務器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計算機網絡、病毒以及人為錯誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數據備份和恢復工作。數據備份包括對數據庫的備份和對電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統按照設定的時間段自動備份和增量備份，而且還需要對備份的數據進行刻錄保存，有條件的還可以進行異地備份，保證檔案數據和電子文件的絕對安全。

電子文件需要依靠計算機、數據庫的支持，同時需要有完善的備份、維護和數據恢復機制。只有數據安全穩定，電子文件才能得以正常利用。