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第1篇：檔案管理思路范文

檔案管理者必須正視檔案管理體制創新的必然性，針對檔案管理中存在的問題采取有效措施來加以改進。1.提高管理認識。強化檔案管理工作和其他各個部門的積極配合，加大檔案管理工作的宣傳力度，強化信息資源意識，規范檔案工作中的具體行為，加強對工作專業性質的認識，提高自身水平，對其進行不同類型的宣傳，提高效果，可是試著采用多媒體技術對檔案信息進行搜集、分析以及利用。檔案管理要創新宣傳形式，運用現代高科技制作以不同的載體形式和傳播媒介向公眾展示展覽檔案資源，突出專題和典型宣傳。2.掌握相關檔案管理知識。檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識，必須熟悉和掌握復印、縮微等現代化技術知識，不斷適應檔案工作發展的需要。檔案管理工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作，它不能通過服務對象直接產生效益而取得經濟效益。

二、風險應對策略

檔案的原始性和文化傳承性決定了檔案信息安全管理的特殊性，要保障檔案內容的長期性和持續性，就要充分認識風險，采取安全防范體系，增強對風險的抵抗能力。1.技術方面的風險管理，，需要從網絡訪問、信息傳輸、操作系統及其應用軟件系統等各個方面加固網絡訪問控制，避免內網數據的流失，采用入侵檢測技術動態監控網絡，防治數據加密技術信息泄露，利用查殺技術防止系統文件遭破壞，防治規避設備故障風險等。2.管理方面的風險管理。建立治理措施，制定安全操作規程，推行各類檔案信息的組織、保存和管理策略，按照使用要求采取分級存儲策略進行管理，采取制作紙質拷貝的方式實施格式轉換以及版本跟蹤管理，定期輪換崗位和降低單人集中管理之安全風險。3.技術和管理的動態監控管理。按照檔案管理制度、標準規范不斷修訂、改進和完善管理制度，在充分了解技術防護產品和使用方法的基礎上，實施安全管理手段加以實施落實。建立監督執行體系。化過程跟蹤與控制，確保檔案管理措施的落實到位，實現信息化工作的總體要求,，通過過程跟蹤、分析和管理，確保各項措施標準規范的完善與升級擴展。

三、檔案管理實現信息化

1.建立檔案信息自動化系統的管理體制。信息自動化是檔案管理系統的建設目標，要把高度集中管理和方便使用相結合。重點解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范硬軟件的選用，把各個層次檔案信息自動化系統實行集中統一管理，不避免自建系統，造成信息分割和資源浪費，組建一個規范化的“檔案信息系統”，建立集中統一管理下的分散式系統。2.資源的有效化利用。檔案信息化管理就是為了提高檔案資源的有效利用率，擴展利用空間。因此在檔案管理上要密切注意優化使用程序，提高資源的使用率，對于檔案資源的掃描以及整理環節一定要注意資源的準確性，資源信息化系統建設之前要固定人員，在信息的錄入過程中監督人員應履行相應的職責，同時仍需要大量人力物力的投入，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持，同時還應配備相關的專門的部門開展檔案的更新工作3.建立檔案管理信息化的管理系統。隨著現代多媒體技術以及互聯網的廣泛應用，充分利用現代信息的手段，推進信息化進程，不斷順應信息時展的客觀要求。確立一個總體規劃，然后逐步實現檔案管理在信息搜索。

四、檔案管理要實現高利用率

隨著網絡技術的快速發展，利用計算機進行檔案管理工作已經是大勢所趨。不但可以提高管理工作的效率和準確性嗎，還可以增強檔案管理的適用性和兼容性，實現了完成檔案的自動化、電子化。1.充分利用現代網絡優勢，擴大檔案輻射層面。調動職能部門、社會團體形成自覺支持檔案管理工作的風氣。提高對檔案功能的認識。以多元化的活動積淀下來的歷史印記，有效促進檔案文化傳播、發展以及創新的發展，滿足社會文化建設日益增長的檔案利用需求。2.加快檔案數字化建設，推進現代化管理。檔案信息數字化是推進檔案現代化管理的基礎，檔案管理技術要與社會先進水平同步。進行檔案信息的現代化管理，不斷提升服務能力。利用網絡的可共享資源，可供人們在與局域網聯通的計算機檢索查閱，如果基本具備檔案信息數字化的客觀物質條件，不需另行大的投入，只需檔案信息的數字化加工。可以大量存儲、管理、利用數字化檔案資源，提高檔案服務水平，實現資源優勢共享。

五、加強檔案管理工作建設

第2篇：檔案管理思路范文

關鍵詞 信息化時代 檔案管理 新思路

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

如今，我國的國民經濟發展腳步越來越快，隨著計劃生育對人口的逐漸控制，我國社會逐漸體現出一定的老齡化現象，在此基礎上，老年退休人群逐漸壯大，通常一個縣級單位所管理的退休人員往往就可達數萬人，因此檔案管理工作是否科學有效就決定了對檔案的被管理群體工作是否能夠做到科學、細致與完善。隨著科學技術的不斷進步和時代的不斷發展，檔案的管理工作也應當在傳統的基礎上有所推進，尤其是科學技術的應用極大地推動了各行各業的工作效率，信息化時代的檔案管理工作也應當吸取這樣的優秀資源，幫助自身的工作快速成長。

一、信息化技術對檔案管理工作的優勢

首先信息化技術能夠提高檔案管理的工作效率。以筆者所在的通化市退休人員檔案管理中心，其面對的管理對象通常都是以萬為計數的，傳統的企事業小單位的退休群體并不龐大，因此沒有信息化的幫助也可以完成檔案管理工作，但是在市級的單位來說，這樣的工作往往復雜得多。利用信息化設備，檔案管理部門可以有效提高工作效率，為退休人員快速提供查詢、咨詢、資金等多方面服務。

其次，信息化技術可以幫助檔案管理單位提高對陳舊檔案的管理效率。由于筆者所在的單位為針對退休人員的檔案管理中心，其面對的常常是退休人員在過去工作期間所留下的學習、考察、培訓、評比等多方面的資料與數據，甚至還有組織關系、業務考評、個人經歷等眾多的文字材料，這對于管理退休人員是十分重要的，在眾多的手續辦理中具有十分重大的意義。在我國逐步體現老齡化現象的社會中，眾多經濟制度與單位性質的轉移更改給檔案管理帶來了眾多的挑戰，傳統的紙質資料很容易受到庫房空間、紙頁老化等影響，加上人工查詢的不變，管理工作變得非常繁重，加入信息化的設備與技術，管理單位可以傳統資料進行真空、數字化等現代化處理，提高保存的效率和質量，還可以極大地方便查詢和調用。

最后，信息化技術可以幫助檔案管理人員對各類退休人員的服務質量，在退休人員的養老金領取、養老金資金保障上總是需要進行大量的安全防范工作，甚至還需要每年為退休人員辦理資格的認證，這樣的一系列保障工作都是耗時耗力的，有了完善的信息化檔案管理方案，就可以節省眾多的人力資源，通過對退休人員進行個人詳細資料的采集就可以建立特定的數據庫，便于管理人員進行查詢和資料修改工作，甚至還可以加入質問、視頻等更加先進的信息采集手段，全面保證個人信息的詳細與安全，還可以幫助行動不便的老人進行遠程認證等便捷的管理方案，全面提升檔案管理的服務質量。

二、信息化時代的檔案管理新思路

與傳統的檔案管理方式相比，信息化時代的管理途徑需要在思想和內容上進行全方面的創新，不僅在人員的素質上需要摒棄一些落后的理念，也需要在信息化的技術手段上不斷進行學習更新，以優良的姿態和水平迎接信息化檔案管理時代的到來。

（一）變管理為服務。

傳統意義上的檔案管理只是單純的管理性工作，而不是服務性的工作，但是在信息化的今天，各種信息的共享與傳遞幾乎都是瞬間完成，因此人們對于渴求度與便捷度要求越來越高，這就需要檔案管理部門從自身出發，將傳統的管理工作轉變性質，將工作更多地轉化為對客戶的服務。利用信息化的優勢更好地為客戶提供更加豐富的服務檔案，盡可能地利用好對象的個人信息與數據資料，根據其特殊性來確定對象的服務檔案，目前人們對與資料與信息的要求越來也多，種類也越來越豐富，在信息獲取的速度上更是有較高的要求，因此檔案管理單位更需要將這類服務進行拓寬和提高，讓管理服務朝著豐富化與社會化的方向前進。

（二）變被動為主動。

傳統的檔案管理都是面對枯燥的材料，如今的服務對象更多的是退休人員，提升服務的質量就需要將被動的管理與需求滿足型工作轉變為主動型的服務，例如將客戶更新后的信息進行自動上傳和修改，在信息需要更新時主動進行提示。另外檔案管理單位還需要將服務延伸到對象的個人環境中，讓客戶能夠不出家門就可以享受到便捷的檔案管理服務，例如提供在線的數據庫查詢，個人信息的上傳與修改，還有多種個性化的咨詢與建議平臺，這樣就可以讓客戶主動享受到便捷的檔案管理服務。

（三）變實體為虛擬。

目前信息化時代的檔案資料管理并不再需要傳統意義上大量的紙質材料，而是逐漸轉變為無紙化的采集與操作，并且根據客戶與管理的需求，個人資料的種類和方式也在不斷豐富，在對退休人員進行檔案管理的過程中，工作人員需要將傳統的實體資料通過數據采集的方式逐漸變為虛擬的信息化資料形式，同時在對信息的分類上也可以擺脫傳統的書架等實體方式，轉為先進的計算機軟件與數據庫系統，不僅便捷而且非常科學。還有在對資源的上也可以改變傳統的公眾實體資料查閱方式，而是采用網絡化信息的方式，將在線傳輸、檢索等方式利用起來，實現公眾對重要信息的共享，真正將檔案工作做到信息化、網絡化共享。

三、總結

總的來說，信息化時代給檔案管理工作帶來了眾多的生機與新思路，信息化的資源在為人們提供眾多便捷的同時也帶來了大量的信息需求，將檔案管理工作逐漸步入信息化的時代不僅需要在軟硬件上進行更新，還需要管理人員的思想不斷與時俱進，開發出更加符合時代需要的管理服務，為國家和社會提供更加科學高效的管理服務資源。

（作者：吉林省通化市離退休人員檔案管理中心，研究方向：離退休人員檔案管理）

參考文獻：

[1]陳存金.探析新時期檔案管理的新思路[J].南京：金陵望（教育），2011（6）：37.

[2]張鑫.芻議網絡環境下事業單位檔案管理新思路[J].長春：才智，2011（35）：345.

[3]王慧.淺談信息時代檔案管理的創新[J].北京：中國科技縱橫，2011（7）：115.

第3篇：檔案管理思路范文

1.檔案信息化和電子校務的發展脫節。從上世紀開始，計算機已經開始在我國得到廣泛的應用，各衛校也開始逐步的將計算機技術與自身的需求結合起來，開發了不同的信息系統。不同的職能部門由于各自工作的特點不同，其所建立的信息系統也不相同。這也就造成了多類信息共同發揮作用的局面。許多衛校也建立了網絡版的檔案管理系統，但是，不得不承認大部分的電子檔案都存在擴充性、靈活性以及開放性較差的問題。電子檔案無法與其他部門的管理系統協調，也就形成了信息溝通不暢，甚至是無法溝通的窘迫現狀，不僅限制了電子校務的統一規劃和發展，而且浪費了很多的人力、物力以及財力。所以怎樣實現電子檔案與學校其他部門的檔案管理系統的有機結合，以求達到信息的互通有無是許多衛校所面臨的一個巨大挑戰。

2.檔案的管理水平有待提高。電子校務的發展也帶來了另一個問題，如何實現校務的公開，快速便捷的查詢各種所需的檔案信息，這就要求對電子檔案有更高的管理水平。一般情況下，檔案的信息化內容可以分為兩個層次，檔案目錄的數字化以及全文信息的數字化。現在許多衛校的電子檔案只是停留在目錄信息的數字化，只是簡單的將檔案的目錄輸入電腦中，只能實現簡單的目錄查詢，這種狀況無疑影響了整個學校信息化的過程。

3.檔案的安全問題突出。檔案安全問題是電子檔案管理中的一個重要問題，電子校務的發展實現了檔案部門與其他的學校部門甚至是外界系統的信息交流，有效提高了學校檔案部門的工作效率，但是隨之而來的是檔案的安全得不到保障。網絡中的各種因素比如操作問題或是人們比較擔心的網絡黑客入侵，都在威脅著電子檔案的安全。這須引起各個衛校的注意，在注意到電子檔案安全的同時也要注意檔案原件的安全，一旦大量的檔案的流失，造成的損失將無法挽回。

二、衛校電子檔案管理的發展策略

電子校務的發展不僅為檔案管理帶來了機遇而且也提出了新的要求，這就需要衛校工作者進一步提升自己的能力。

1.加強信息資源共享。電子檔案的數據來自于不同的業務系統，內容包括教學、人事、科研、學生等。這之中，校園電子檔案與其他檔案系統的對接問題是實現資源共享的重點。目前，衛校應當推出與電子校務相適應的一種體系，以此來健全各種檔案服務系統，從而進一步實現資源共享。在各科室的共同協調下，實現檔案的統一化管理，可以有效地提高學校教職工的工作效率。

2.加強檔案信息化建設。在現階段，各個衛校的檔案中，只有一少部分在文件的形成階段就采用了數字化的記錄的形式，大部分的檔案還仍然是紙質的。實現檔案的信息化，可以進一步實現對衛校檔案的管理，還可以提高檔案服務的深度，這是實現電子檔案信息資源共享的關鍵環節。衛校的檔案眾多，不同類型的檔案的信息價值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立數字化檔案的花費依然很高，這些都是衛校電子檔案管理的難點。針對這些問題，學校應該有所選擇，盡量選擇價值高并且社會需求很大的檔案先進行數字化，再逐步普及到全校，進而建立高質量的數據庫。

第4篇：檔案管理思路范文

【關鍵詞】醫院管理；人事管理；檔案管理

一、醫院干部人事檔案管理的工作思路

首先，干部人事檔案管理工作的主要內容是收集、補充檔案信息，檔案管理人員要做的是制定出明確的檔案收集目標，在此基礎之上來設計詳細的信息收集計劃，以此來保證干部人事檔案信息的完整性。此外，由于人事檔案本身具有動態化特點，因此事后的查漏補缺工作同樣不容忽視，檔案管理者必須要密切關注干部檔案的信息變化，即做好信息的更新與補充工作。其次，由于人事檔案資源中的內容涵蓋全面，因此這部分信息具有較強的隱私性，絕對不能夠泄露出去，只能由醫院的人事檔案部門來集中保管。為此，醫院干部人事檔案管理必須要制定出嚴格且完善的保密制度，堅決不能夠將干部的個人信息與相關資料公開出去，并且要嚴厲打擊泄露隱私的行為。

二、存在的問題

（一）檔案意識不強。如今，現代醫院中仍然有很多職工沒有認識到干部人事檔案的真正價值，因此并不能夠在規定時間內保質保量地完成材料整理任務。還有一部分醫院干部認為，科研成果、專利項目、獲獎證書、工作經歷等屬于個人隱私，因此沒有及時將其上報給人事檔案部門。此外，由于醫院的經營規模較大，一些科室沒有及時將有關于干部晉級、任職等報表交給人事部門，這些均對干部人事檔案信息的完整性和準確性帶來了負面影響。（二）檔案材料不規范。通過上文介紹可知，醫院干部人事檔案的收集、完善、管理是一項系統化工作，并且本身具有復雜化、動態化特點，這就在無形當中增加了人事檔案的管理難度，檔案材料存在著不規范的問題，具體表現如下：檔案材料中有關于干部出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷等信息記錄不完整；檔案材料中缺少詳細的蓋章、審簽手續；檔案材料中要求干部簽字部分不完善；檔案材料的書寫格式不規范等等。（三）檔案信息化管理程度落后。首先，部分醫院對人事檔案不夠重視，沒有拿出足夠資金來用于人事檔案信息化建設，導致很多工作開展的不夠深入，硬件設施也不到位。其次，現代醫院中在職的人事檔案管理人員大多沒有受到過專業培訓，畢業于檔案管理專業的人員更是鳳毛麟角，以此所掌握的專業知識和先進理念不夠多。由于受到這些客觀條件的影響，醫院干部人事檔案管理工作的信息化程度比較落后，部分醫院雖然也建立起了檔案信息庫，但也只是做到了最基本的信息錄入和文件整合，并沒有對檔案資料進行層次劃分和比對研究。這不僅會直接影響到干部人事檔案信息的價值發揮，同時也不利于對相關人才的發掘與培養。

三、解決措施

（一）積極培養檔案管理意識。如今，國家政府對各機構的檔案管理工作給予了較高的關注，隨著《檔案法》的不斷完善，與國計民生息息相關的醫院也積極投入到了加強干部人事檔案管理的工作隊伍中。各級醫院分別從自身情況出發，構建出了健全的干部人事檔案管理機制，并從細節入手，分別制定出了不同級別、不同部門干部人事檔案資料的收集方法，這為人事檔案管理工作的順利落實提供了基礎保障，促進我國醫療事業中的檔案管理工作朝向規范化、科學化的方向發展。其次，在日后的工作中，各級醫院管理者要積極培養醫院職工的檔案管理意識，進一步培訓檔案管理人員，讓他們可以熟練掌握各項專業技能，例如檔案收集、檔案鑒別、檔案歸檔、檔案管理、檔案傳遞等等，讓人事檔案管理工作可以開展的更加高效，減少出錯率。最后，醫院人事檔案管理人員要不斷提高自身的責任意識，自覺關心檔案工作，積極配合醫院干部職工做好檔案收集、整理、歸檔、完善工作。（二）強化統一化要求規范。正所謂無規矩不成方圓，醫院的干部人事檔案在形成過程中，一定要嚴格按照相關要求與規范來進行，醫院領導在此方面也要做出表率，對相關科室、部門、職工制定具體的管理條例。另外，醫院干部人事檔案管理人員必須要保證人事檔案資料內容的準確性、完善性，一旦發現其中有填寫錯誤，應在第一時間予以更正，并要求干部職工認真填寫姓名、出生日期、入職日期、工作經歷等，在填寫后要進行再次核對。檔案管理人員還應進一步規范檔案材料的填寫要求，例如紙張規格、筆墨工具等等。唯有通過大家的共同努力，才能夠從根本上杜絕不規范現象。（三）加強檔案管理信息化建設。首先，醫院檔案管理部門要盡快構建干部人事檔案數據庫，將與干部職工有關的各類信息資料錄入到數據庫中，實現動態化檔案管理目標。檔案管理人員應根據數據庫中的信息，進一步建立各個子集庫，其中包括任免經歷、檔案信息、教育信息、動態表現等等，同步跟蹤干部職工在崗位職工的表現，在信息收集和整理工作中應注意動靜結合，根據人事檔案管理的相關要求來做好增加與刪減工作，保證檔案信息管理系統的有序運作。其次，醫院人事檔案管理部門還需要對干部檔案進行分級存檔處理，以各個科室為單位，分別制定出專科專家、中層干部、普通職工以及退休職工等多個子系統，并根據實際工作需要來進行功能劃分，以此來保證認識檔案信息可以被高效率調用。最后，醫院要面向社會廣招一批懂得檔案管理信息化技術的優質人才，將這部分人才培養成優秀的人事檔案管理人員，同時還要適當增加對人事檔案管理信息化的資金投入，將現有資源的實際價值充分發揮出來。（四）全面提升檔案管理人員的綜合素質。醫院要盡快改善人事檔案管理人員的兼職現象，通過各種方式來正向宣傳干部人事檔案管理的重要性，不斷培養檔案管理人員的工作責任感，讓他們充分感受到被重視、被關注。醫院應利用工作之余的時間，組織人事檔案管理人員參與培訓交流活動，讓他們可以熟知《檔案法》中的相關內容，積極接受新理念、新方法，進一步拓展自己的知識面，努力鉆研業務，多與對口專業畢業的青年職工學習信息技術。最后，醫院還要專門針對認識檔案管理崗位制定出具體的獎懲措施，給予檔案管理人員應有的晉升機會，讓他們可以對未來工作充滿信心，毫無后顧之憂地投入到工作崗位中。

四、結語

綜上所述，干部人事檔案管理對于現代醫院而言非常重要，通過科學管理，可以幫助醫院培養出更多優質的干部人才，帶領各科室的業務發展走上正軌，從而為廣大患者群眾提供更為優質的醫療服務。

【參考文獻】

[1]錢華.加強人事檔案管理促進醫院人力資源可持續發展[J].中國醫學創新,2014,9(14):98-100.

[2]嚴曉春,郭向麗,張鑫木.加強醫院人事檔案管理促進醫院人才庫的建立[J].中國醫院管理,2016(8)59-61.

第5篇：檔案管理思路范文

【關鍵詞】技改項目檔案；實時化；管理

引言

在企業檔案管理工作中，如何開發利用檔案，提高檔案的利用效果，圍繞企業的中心工作，為企業的生產技術部門、經營管理部門提供優質服務，一直困擾著企業檔案管理工作人員。從傳統的檔案管理工作來看，檔案管理部門往往是處于滯后狀態，檔案的開發利用，很大程度只停留在借閱狀態。盡管檔案管理有“三納入”、“四參加”制度，但是仍由于各方面的原因導致檔案部門信息不靈，做不到及時根據企業生產經營的實際情況，進行庫藏檔案的替換更新.特別是與企業生產工作息息相關的核心檔案――工程竣工檔案。如何解決生產技術人員迫切需要的“實現工程竣工圖紙‘實時化’管理”的問題，使檔案室的工程竣工圖紙快速跟蹤生產現場的實際變化，進行同步的、實時的管理，真正為企業生產技術、經濟建設服務，已是刻不容緩。實現技改項目檔案 “實時化”管理，這是很值得我們檔案管理人員進行深入探討和研究的。

具體地說，實現工程竣工檔案的“實時化”管理，應從以下幾方面著手，形成一個閉環的運行機制，使其步入良性循環的軌道。

1 抓住項目竣工檔案源頭管理這一重要環節

企業科技檔案中大量工程竣工檔案、圖紙的來源，除了由基建單位或安裝調試單位提供，在工程竣工后移交到生產單位外，生產過程中的竣工檔案是由生產部門在設備技術改造、大小修、小型基建等工作中形成而移交到檔案部門的。源頭移交檔案的質量好壞，即工程項目竣工檔案的質量好壞，將直接影響工程竣工檔案的“實時化”管理；直接影響檔案的進一步開發利用；直接影響企業生產和經營管理。要抓好檢修、科技、技改項目工程竣工檔案的管理，必須從以下四方面出發，將工作做實做細，為工程竣工檔案的“實時化”管理打下基礎。

（1）生產單位要建立檢修、科技、技改項目工程檔案管理的組織機構，由專業技術人員和檔案人員組成，使檔案人員和技術人員與項目負責單位的檔案人員和技術人員對口聯系，共同參與到項目工程建設的全過程管理中。

（2）隨著檢修、科技、技改工程建設的進展，對所形成的竣工檔案從技術文字資料、工程圖紙的完整性、準確性、是否符合檔案要求等幾方面進行檢查、審核，嚴格控制檔案質量，對各個工程項目的設計、設備的安裝、施工、調試等各個環節形成的工程竣工檔案及變更情況進行檢查和跟蹤管理，確保工程竣工檔案確實與現場實際相符。

（3）在檢修、科技、技改工程項目終結，竣工檔案的文字材料、工程圖紙收集完成，已整理分類完畢進行立卷前，由各相關單位的檔案人員和技術人員組織進行全面審核、檢查，進一步對工程竣工檔案的完整性、準確性和檔案方面的規范性進行檢查，即對竣工檔案的文字材料、工程圖紙的內容（是否齊全、是否符合生產實際要求等）和組卷質量（是否符合檔案法規的有關要求等）進行嚴格審核、檢查，并提出整改意見。檢修、科技、技改項目執行單位經過整改后立卷，并請專業技術人員和檔案人員組織進行復查，經過復查、再一次整改、審核，直到符合要求具備移交接收的條件后，再召開竣工檔案的驗收移交會議進行移交。

（4）接收檔案入庫后，檔案部門根據規定及各部門、各專業的需要，一次性蓋章、發放標準版本的檢修、科技、技改工程竣工檔案，提供檔案使用。同時在檔案部門歸檔一套標準版本的工程竣工檔案，上架提供借閱利用。并及時開展逐步掃描輸入計算機工作，將竣工圖紙上網，以快速達到共享資源。

2 建立工程竣工檔案補充、修改、變更的管理標準

由于電力企業的特殊性，電力設備在移交生產投運后，為了，設備的安全性、可靠性、經濟性、可調性和滿足環境要求，并增加生產能力、提高設備性能或延長使用年限，會對現有的設備和設施，以及相應配套的輔生產設施進行完善、配套和改造等。而這些工作都將帶來大量工程竣工檔案的補充、修改、變更或重新產生。這就要求企業制定完善的工程圖紙的補充、修改、變更管理標準，重點是竣工圖紙。嚴格控制工程圖紙的修改、變更的權限和程序，為實施工程圖紙的“實時化”管理做準備。這方面應做到以下幾點：

（1）明確規定保證竣工檔案與實物相符是各級工程技術人員及項目負責人的職責，生產設備管理部門應督促有關專業及時根據“設備變更單”修正、補充、變更檔案部門保存的圖紙、文字資料，以保持檔案的完整、準確。

（2）在電力設備技改、大修后，各生產設備管理部門要負責核對、修改各管轄范圍內的設備圖紙，以保證圖紙的正確性。在設備技改、大修備品訂貨等工作中因設備部件尺寸、材質有變更應及時填寫圖紙修改單，經有關部門、專業審核后修改圖紙，并送檔案管理部門進行描圖修改輸入計算機。

（3）各部門在填寫設備變更申請和設備變更執行報告時，必須將原件移交綜合檔案管理部門，檔案管理部門根據設備變動報告內容，對相關科技檔案的修改情況進行督促檢查，實施修改插圖、歸檔、替換等工作，并建立專用登記臺賬，以備查考。

（4）圖紙修改替換規定。由于生產實際需要進行設備變動或技術改造等原因，專業技術人員要對工程竣工圖紙進行修改時，必須修改在標準版本的竣工圖上，并經審核批準后，將該圖紙送綜合檔案管理部門進行存檔，檔案管理人員利用計算機及時上傳到計算機網絡，達到資源共享。

3 制定執行標準版工程竣工圖的流轉管理程序

檔案人員負責收集及返回生產技術部門及其他相關部門需要修改的各類圖紙。負責企業各類圖紙的掃描、分發、替換、整理、歸檔、上網工作，并負責企業各類檔案的掃描、入庫、制作電子檔案、備份、歸檔工作。

圖紙的“繪制上載審核審批歸檔發放”的程序為：

（1） 繪圖員上載已繪制的圖紙至圖紙管理系統，等待審核；

（2）審核員對所繪制的圖紙進行審核，根據檢查結果執行審核通過或審核不通過操作；

（3）審批員選擇待審批圖紙項目，在WEB頁中檢查項目樹及圖紙，根據檢查結果執行審批通過或審批不通過操作；

（4）歸檔員選擇待歸檔圖紙項目，根據檢查結果執行歸檔不通過或項目歸檔操作。歸檔時選擇歸檔目錄，系統自動產生項目的版本號，當天第二次歸檔同一項目時須修改版本號，方便用戶進行歷史數據追溯；

（5）發放：根據原圖紙流傳、登記的領用部門及份數，分別發放新的標準竣工圖，替換舊版本的竣工圖，收回原發放的蓋有竣工章的舊標準圖，檔案管理部門再根據檔案管理程序進行銷毀。

通過這些程序的執行后，可確保生產技術人員及檔案管理部門歸檔保存的檔案資料始終保持同步一致，并且始終是“實時的”、“最新版本的”標準竣工圖，消滅不同版本圖紙在工作人員中流轉而帶來的危害性。

4 配置必要的竣工檔案修改軟件、硬件設備及人員力量

工程竣工圖紙的描繪制作一般都采用AUTOCAD制圖軟件，產生的是較好的矢量圖，再次修改非常方便，缺點是描繪圖紙速度慢、效率低。而由于電力企業工程圖紙的數量極大，要達到工程圖紙管理與生產同步的“實時化”管理，就必須快速、準確地實現流程，即：既提高出圖的工作效率，又能減少專業技術人員審核圖紙的工作量。

目前，最有效的辦法是將竣工檔案中的文字材料和竣工圖紙掃描進入計算機，計算機配置基于AUTOCAD的光柵、矢量混合編輯軟件，再根據需要對圖紙進行局部修改，以達到滿意的效果。這樣就可以在徹底解放勞動力的同時，又確保了速度；還可以大大提高勞動生產率、工作效率，又降低人員的勞動強度，為工程圖紙的“實時化”管理提供了條件和保障。

5 利用現代化管理手段、計算機網絡技術，實現檔案信息資源共享

目前，大部分企業一般都有企業級的計算機管理網絡系統（MIS）。檔案管理也同樣需要利用計算機管理網絡系統，實現檔案信息的資源共享。工程竣工檔案可以以電子檔案庫上網，也可以會同其他門類的檔案庫，如文書檔案庫、聲像照片檔案庫等，專門配置檔案管理服務器，與企業級計算機網絡連接。各有關部門及工作人員，根據不同層次的需要，結合檔案管理的密級，設置不同的訪問權限，使得利用檔案者各得其所，工程技術人員及生產經營管理者，能方便、快速、準確無誤地在自己的PC終端上瀏覽、打印、利用工程圖紙或其他相關的檔案材料，最大限度地利用。這是實現工程竣工檔案“實時化”管理的必要手段。也是使檔案管理工作上升到更新、更高一個層次的需要。

6 生產技術、檔案及各有關部門嚴格按規定操作執行

企業工程竣工檔案的“實時化”管理，有了檔案源頭管理的基礎；有了補充、修改、變更管理標準；有了實施的條件和工作程序；有了計算機網絡的現代化管理手段。但是，若不能嚴格按規定操作執行，人為地破壞程序流轉，則仍然不可能達到真正的“實時化”管理。從某種意義上講，實施和執行環節是最重要的環節。只有生產技術部門及檔案部門密切配合、通力合作，嚴格按規定實施并執行，各級人員嚴格按規定辦事，同時引入考核機制，并加強各個環節的考核力度，特別是執行程序上的時間和速度的有效控制等，才能實現企業工程竣工檔案真正意義上的“實時化”管理，使檔案的開發利用工作為企業的生產、經營管理、為企業的經濟建設提供高效的、優質的服務，從而使企業檔案管理規范化、標準化、制度化、現代化，并逐步步人良性循環的軌道，進而使企業的檔案管理工作達到一個新的水平、邁上一個新的臺階。

綜上所述，通過一系列的控制手段、方法，做好企業工程竣工檔案的“實時化”管理，是企業綜合檔案管理工作中，盤活檔案，充分提高開發利用效果的有效途徑；是發揮檔案信息資源優勢，為企業生產經營活動提供優質服務的有力手段；也是提高企業檔案整體的現代化管理水平的根本保證。

第6篇：檔案管理思路范文

［關鍵詞］人事檔案；管理；改革

1人事檔案管理存在的問題

1.1單一模式

層次的多樣性的矛盾。目前，我國企業人事檔案管理大多采用干部人事檔案管理模式，這種管理模式比較適合本單位內部人事檔案，來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也有利于人事檔案的保護工作。但是隨著我國經濟體制改革的不斷深入，市場經濟的不斷發展，我國涌現出許多類型的企業，有公有制企業，三資企業和私營企業三種形式。企業的類型較多，在這些類型的企業中，企業管理者的身份層次也很多。有選舉產生的董事會、監事會成員，有董事會、經理聘任的內層管理人員。在國有企業中，也有上級黨委組織部門直接任命的領導者等等。因此，職工層次的多樣性決定了企事業單位的人事檔案管理方法要與之相適應。

1.2部分單位在檔案硬件設施上投入不足

檔案室本來應是管理規范、環境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現沒有專用檔案室的現象，人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。

1.3人事檔案管理方式和手段相對落后,運行效率較低

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理單獨存放。但現在大多數事業單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數職且大部分靠手工操作未使用干部人事檔案電子信息化管理系統費時、費力效率低。

2人事檔案管理的建議

2.1完善人事檔案管理制度

提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作。如果沒有一定的制度來制約,就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要,進一步完善各項檔案管理制度并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度,對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求,更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則,使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

2.2注重人事檔案材料收集

提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎,隨著政治經濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料,認真整理,細致鑒別,做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,確保材料齊全完整、手續完備,保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2.3采用現代化管理手段

加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫,合理利用各種資源,使其最大限度地發揮作用,必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化,是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要,是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現人事檔案紙質與數據格式并存,根據需要,通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新,通過網絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優質高效的人才檔案信息服務,以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量,并大大提高檔案的利用效率。

2.4提高人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質和專業素質。提高自身的政治素質,加強責任感,把人事檔案工作看做是一項政治工作,在平常的管理中體現它的嚴肅性能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責任心.才能不厭其煩地去收集材料才能認真鑒別材料的真偽。

3結語

為轉變人們對“人事檔案”無用論觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經濟發展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。

主要參考文獻

［1］陳小薇．對企業人事檔案管理存在問題初探［J］．就業與保障，2006（2）．

［2］呂春影．人事檔案管理中存在的問題及完善措施［J］．濮陽職業技術學院學報，2004（11）．

第7篇：檔案管理思路范文

關鍵詞：企業檔案;管理服務;新思路

0 引言

企業檔案是企業在各項活動中形成全部檔案的總和，企業檔案更是展示和記錄著整個企業發展的過程，并維護整個企業的經濟利益，帶動整個企業發展和服務。可以看出企業檔案管理在整個企業的項目運作、市場定位以及市場營銷方面提供巨大的指導。企業如何完善檔案管理，能為企業各項工作的開展提供動力支持。

1 企業檔案管理工作中存在的問題

1.1 企業對檔案管理工作認知不夠全面

在現階段的市場經濟體制下，企業在如此激烈的市場競爭中，企業為了提升自身的競爭優勢，都將企業工作的重心放在企業生產經營中，并將企業檔案管理工作擺在了企業的邊緣，由于對企業檔案管理沒有進行全面的認知和重視。在企業檔案管理在資金和人員配置上都沒有進行過多的投入造成企業檔案管理工作出現了較多疏忽的地方，檔案丟失、泄密等狀況經常出現。

1.2 企業檔案管理方式和手段相對落后

國內大多數企業檔案管理還是采用手工作業的方式，在檔案主題中，會出現不同部門和單位的資料，但是這些資料如果一起交到檔案館內會出現重復性，而這手工作業的方式，檔案館如何進行信息的篩選，選取出有價值的信息，并做好信息資源的合理加工和有效利用，幫助企業和職工實現資源共享，成為企業檔案管理急需解決的問題。

此外，部分企業檔案管理部門也都引進了現代化管理的設備，采用計算機進行檔案管理工作的處理，但是仍然存在一些基本功能，例如，數據的統計以及檢索管理等都缺乏綜合處理技術，特別是在企業檔案數量不斷增多的狀況下，技術的缺乏影響企業發展的需求，也極大地的降低企業檔案的價值和利用效率。

1.3 檔案的管理人員專業水平相對較低

確保企業檔案管理信息化建設工作順利開展，從主觀上講就是需要專業化和高素質的企業檔案管理人員，要求企業檔案管理人員非常熟悉企業檔案管理工作。但目前存在一個問題就是，企業檔案管理人員自身的素質不高、知識層次不高，更缺乏專業的技能水平，所以，這種狀況下也就制約了我國企業檔案管理信息化建設的進程和發展。

2 企業檔案管理工作的新思路

2.1 提高對企業檔案管理工作的重視程度

企業內部人員要全面提升對企業檔案管理工作的認識，并了解到企業檔案管理工作對企業生存發展產生了重要意義。強化和提升企業檔案管理人員的重要性，增強企業員工的責任意識，明確檔案管理工作是企業領導員工重要責任。從企業領導層面來講，提升企業檔案管理工作的重視，做到思想的解放，與時俱進，提升企業檔案管理工作的效率，用現代化的技術手段和管理方式提升檔案服務工作質量，構建一個完善的企業檔案管理體系。

2.2 實現企業檔案管理工作檢查考核規范化

企業檔案管理的規范檢查和考核，是確保企業檔案管理工作順利開展的手段，在企業檔案管理過程中，檢查和考核工作很容易被忽視。但有效的檔案管理能夠幫助我們避免工作的差錯，并結合我國檔案管理的需求，制定出一個適合企業的檔案管理標準。對這些標準應該做好細致的考慮，對檔案庫房的標準以及檔案存放和保管的標準都做出詳細的解釋。當然也需要完善企業檔案管理檢查和考評制度，做好檔案專業部門檢查和考評工作以及企業內部管理工作的考評。

2.3 制定標準化的企業檔案管理制度

在檔案管理工作開展中，想要實現信息資源共享，為企業檔案各項工作提供充足的便利，需要做好企業檔案管理制度的建立和完善，在標準化制度的保證下為企業檔案管理工作指明方向。企業檔案管理部門在處理電子文件時，需要積極地尋求企業各個科室和部門的幫助，讓他們對檔案管理工作提出支持。同時建立一個完善、科學、有效的企業檔案自動化管理系統，在企業電子文件資源遞交過程中，采用更有效的管理方式，也做到嚴格按照自動化的規章制度進行執行，這種狀況下也確保了企業電子文件處理工作的有效進行。

當然在制定企業檔案管理制度和系統時，在對企業軟件選取過程中，要選取一些兼容性和應用性好的軟件，做好軟件的相關技術參數以及標準的規范工作。

2.4 提升企業檔案管理工作人員的素質

具備較強專業知識和管理經驗的企業檔案工作人員，對企業檔案管理和建設工作的開展尤為重要。因此，健全企業檔案管理建設隊伍，做好企業檔案工作人員的有關培訓工作，讓企業檔案工作人員能夠更加熟練的掌握企業檔案管理的有效制度、流程和計算機操作以及軟件開發和維護等技術。同時企業更是要在給予企業檔案管理人員更好的薪酬待遇，幫助企業員工檔案管理人員做好培訓工作，吸引更多優秀的企業檔案管理人員，為企業檔案管理信息化建設工作的開展奠定基礎。

3 小結

企業檔案工作的開展，其目的就是為了確保企業高速的發展和運轉，但目前我國企業檔案管理工作還存在較多的不足，企業領導沒有充分意識到檔案管理工作在整個企業生產經營中發揮著重要作用，我們也只有選擇不斷適應市場的發展形勢，適應市場的發展需求，健全我國企業檔案管理工作中存在的不足，全面推動企業今后有序健康的發展。

參考文獻：

[1]王莉.企業檔案管理與企業文化建設[J].卷宗，2015（6）：116-116.

第8篇：檔案管理思路范文

【關鍵詞】綜合檔案室；檔案管理；工作現狀；創新思路

檔案管理是對檔案的實體和檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統計并提供利用服務的活動總稱，也是國家檔案在企事業單位的最直接的體現。具體的檔案管理工作非常復雜，包括對檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯和研究，并為相關的對象提供檔案的利用服務。

隨著當前經濟的飛速發展，企事業單位的改革也在不斷地深入進行。企事業單位期待通過轉型、重組、重構及轉制等獲取了新的發展。為此，對于企事業單位的運作來說建立系統、科學、民主的管理制度是非常必要的，其在企事業單位的建設發展中具有極為重要的意義，它能夠有效的保證企事業單位高效、協調、有序的運行。檔案工作應該以滿足企業各項活動為證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。事業單位的檔案管理是包含著非常多方面的，其中包括人才的選拔、考核及單位的其他工作記錄，這些信息的存檔可以讓工作人員通過查看檔案就可以得到相應的信息，更便于下一步工作進展實施。

1.公司檔案管理工作現狀

廣州白云山光華制藥股份有限公司是一家有著百年歷史的老國有控股企業，沿革于1912年唐拾義藥廠。在百年歷史發展進程中，光華人始終秉承“以科技創造領先，以質量鑄就品牌”理念，堅持追求“和諧進取，傳承歷史，以人為本，強調誠信和責任，實現員工、股東與社會價值共同提高”的企業核心價值觀。光華在飛速發展中，領導也十分重視檔案工作的延續性。由1992年實行檔案綜合管理后實現了文書、會計、科技、實物、音像等各種門類、載體檔案的集中統一管理。檔案管理工作于1999年升為省級企業單位檔案管理，檔案部門能夠提供綜合性、整體性的檔案信息，維護檔案的完整、準確、系統與安全。

1.1檔案基礎設施完備

公司檔案室設置于公司辦公區，面積為107平方米，庫房與閱讀室、辦公室分開。庫房設檔案存放密集架18列，配備滅火器、吸塵器、空調等基礎設施，鐵窗防盜門、視頻監控系統等安全設施；為檔案管理人員配備了計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等現代化管理設備通過辦公室隨時可以調用，以適應現代化管理的需要；檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、文件資料匯編等全部使用計算機打印，文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，檔案未出現過霉變、褪色、污損蟲蛀、鼠咬等現象，也從沒出現過檔案失密、泄密、侵權等案件，做到檔案安全保存。目前，載至2013年底，綜合檔案室存放文書類檔案、科研檔案、產品檔案、知識產權檔案、基建檔案、設備檔案、人員檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案共18002卷。

1.2檔案管理體系完善

領導高度重視。公司高度重視檔案管理工作，建立檔案管理工作網絡，形成了以公司黨委書記主管、公司辦公室負責、各職能科室協助配合的三級檔案管理網絡。公司檔案堅持集中統一管理，實行了綜合管理。公司將檔案管理列入到年度工作計劃，認真組織實施。平時領導定期檢查，及時解決工作過程中的實際困難和問題，保證了檔案管理工作規范、有序地進行。

組織結構完善。公司綜合檔案室隸屬于公司辦公室，對全公司文書、科技檔案等實行統一領導、統一制度、統一管理，行使對檔案的收集、整理、保管、利用和對全公司各部門檔案進行業務指導及監督檢查兩種職能。檔案工作管理部門配備了專、兼職檔案管理人員各一名。上年度，科技兼職檔案管理人員變動較大，設備檔案管理人員和產品檔案管理人員是新入門的，從沒有接觸過檔案工作，為了使她們能盡快掌握立卷工作，把積下來的檔案資料立成檔案案卷，以方便查找。綜合檔案室人員以老帶新，親自教她們如何收集檔案資料進行整理、立卷、歸檔及如何操作檔案管理系統軟件。現在她們基本能按照檔案要求進行立卷。

管理制度健全。為實現檔案管理的規范化、制度化，公司按照國家《企業檔案工作規范》標準，貫徹執行《廣藥集團公司檔案文件材料歸檔辦法》等檔案工作的有關規定、辦法和標準，結合我司檔案管理工作的實際情況，建立健全了一整套《廣州白云山光華制藥股份有限公司檔案管理制度匯編》，內容如《檔案管理細則》、《檔案管理辦法》、《檔案工作程序與標準》、《企業檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統計制度》、《檔案保管制度》、《檔案室及檔案人員職責范圍》等，明確了檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使各相關部門對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，有章可循。并嚴格將檔案管理的各項制度落到實處，使檔案工作機構的設置更加明確，職責更加清晰，使檔案安全存放、科學利用、嚴守機密有了制度保障，為規范有序科學高效地開展機關檔案工作奠定了良好的基礎。

2.檔案管理工作的發展思路

光華有著較好的檔案管理工作基礎，但是隨著社會的發展，企業發展模式為了適應社會的需要也正在慢慢地轉變，這種轉變也相應地給企業檔案管理工作提出了新的要求。企業檔案不僅是企業的管理工具，更是企業的戰略資源。如何使企業的檔案管理工作適應新的形勢，助推企業經濟發展，提升企業生產經營的質量和效益，為企業做大做強提供有力的信息支撐，正是企業檔案管理工作面臨的一個重要課題。在新的發展形勢下，檔案管理工作需要克服和改變陳舊落后的觀念和行為，加強檔案管理人員的素質，樹立正確的工作效益觀，不斷創新和提高管理效率，提高檔案的利用價值。

2.1搞好企業檔案管理工作的關鍵是提高人員的素質

一個好的企業要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，靠的是信譽與質量，質量的優劣靠的是企業管理，企業管理的好壞與領導決策、市場信息、職工素養有著直接的關系，這個關系處理的好，將推動企業的發展。企業的發展促進了管理水平的提高，必將形成大量的檔案資料，如技術資料、工程圖紙、標準規范等等，這些檔案資料在企業經營中起著巨大的信息支撐作用，特別是當前面臨著市場激烈競爭，檔案信息資源更是企業發展的有力依據。因此，檔案人員業務素質的高低、能力水平的大小，決定了企業檔案管理工作的優劣。提高檔案管理人員的業務素質，是新形勢下提升企業管理工作水平的需要，也是檔案工作科學發展的需要。

2.1.1積極引導員工快樂幸福工作，促進檔案管理人員身心健康

檔案工作相對其他職業來說，各工作環節、操作程序化明顯受條例、規則限制，長期跟文件、資料、檔案、電腦打交道，工作瑣碎、單調、枯燥，重復性較強，缺乏新鮮感和挑戰性，個人能力得不到發揮，時間長了，難免有失落感。所以企業單位要把實現檔案管理人員快樂工作、幸福生活作為管理目標之一。讓檔案管理人員在工作中獲得幸福感和滿足感，使其熱愛企業，心甘情愿為檔案管理事業發展奉獻自己的忠誠與才能。

2.1.2提高檔案管理人員的專業水平

檔案管理人員的業務素質水平直接影響到檔案管理工作的質量，為了使檔案管理工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應該盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，要經常安排檔案管理人員外出學習交流和調研，取長補短，將他人好的經驗和做法運用到本單位的工作中，不斷提高自己的專業水平，做好企業檔案管理工作。

第9篇：檔案管理思路范文

學生檔案記錄著大學生在校期間的各種情況，是大學生在以后求職、組織升遷、調動的重要證明材料。目前，我國高校的不斷擴招，在校學生越來越多，高校學生檔案的管理工作也逐漸加重。但是，很多學校的工作重點只放在了學科建設和課題研究上，學生檔案管理工作并沒有足夠的重視，出現了各種各樣的問題，而且這些問題導致學生檔案管理工作十分混亂，沒能真正做到為學生的就業服務。在如今就業壓力巨大、競爭激烈的情況下，對對學生檔案管理進行改革就顯得尤為迫切，因此這是一項十分值得研究的課題。

二、高校學生檔案管理現存的問題

（一）檔案管理混亂，雜亂無章。

高校學生檔案管理包括材料的收集整理、檔案管理以及學生離校后檔案投遞，是一項十分繁瑣的工作，但是，多數高校里的檔案管理工作做的十分不到位，學校領導往往忽略了對檔案管理工作的重視，不僅沒有設立專門的管理部門，沒有專門的管理人員，甚至聘用兼職人員進行管理，管理工作十分混亂。另外，隨著學生畢業離校，學生檔案也要隨之往用人單位或是人才市場，由于投遞數量大、中間環節復雜，如果學校檔案管理不到位就非常容易出現投遞出錯、檔案退回甚至檔案丟失的情況，這將嚴重影響學生的就業前途。

（二）信息收集整理不規范，信息失真。

學生檔案信息收集整理不規范，信息失真也是目前高校學生檔案管理工作中存在的一個很嚴重的問題。許多學校的檔案收集和整理都是由各個學院各自負責的，由于學校檔案管理部門沒有制定統一的規章，導致各個學院的標準各不相同，最后交到學校的檔案參差不齊，出現紙張不統一、書寫不規范、重要材料收集不全、錯別字較多等情況。另外，有些學校為了獲得較高的名聲，將那些在校期間受過處分的學生的處分證明刪除，讓就業單位誤以為該校生源優秀，有的學生考慮到目前嚴峻的就業形勢，希望在求職的競爭中取得一定的優勢，不惜修改過的成績單或者作假的證明材料，這些現象嚴重的影響了就業市場的公平，使學生檔案失去了原有的作用。

（三）材料簡單，不足以反映學生的綜合素質。

隨著就業形勢的不斷嚴峻，用人單位對求職者的要求越來越高，這種高要求不僅體現在學業和思想道德方面，更多的是體現在求職者的綜合素質上，比如創新能力、實踐能力、科研能力、人際交往能力等等。但是，大多數高校的學生檔案一直沿襲的傳統的記錄方式，只記錄的學生在學習和思想政治方面一些基本情況，只包含了學生各學年的成績單、入團入黨材料、學年鑒定、體檢表等，材料過于單一，形式簡單，不能體現學生的綜合素質的強弱，不能向用人單位提供有效的信息。

（四）檔案管理手段落后，檔案使用率低。

目前，大多數高校的檔案都是采用的傳統的手寫版紙質檔案，近年來，隨著高校的學生不斷增加，傳統的管理方式使得工作量大大增加，而且手寫版的檔案經常出現字跡潦草難以辨別、存放時間久了字跡模糊、紙張丟失等問題。而且紙質版的檔案查閱起來困難，因此學校只在進行學年評估時使用檔案，用人單位也很少使用學生檔案。

三、高校學生檔案管理改革新思路

由于高校學生檔案管理存在如此多的問題，而且這些問題都會嚴重影響到學生的就業前途，為了把學生檔案管理工作做好，更有效地為學生服務，對高校學生檔案管理工作的改革就迫在眉睫，而且改革應該與時俱進、適應時代的發展，具體包括以下三個方面：

（一）逐步實現檔案管理的信息化。

由于傳統的紙質檔案存在眾多問題，學校和用人單位使用起來非常不便，使學生檔案不能發揮應有的作用，而為了解決這個問題學校應該逐步實現檔案管理的信息化，具體主要包括以下兩個方面

1、建立專門的學生檔案數據庫。

面對全校數量如此巨大的學生檔案，學校應該建立專門的學生檔案數據庫，配備專業的工作人員，將每個學生的具體情況錄入到數據庫中，建立學生電子檔案，實現電子化管理，當需要了解某位同學的具體情況時，只需要進入數據庫查找就一目了然，既方便又實用。另外，要強調要隨時對數據庫中學生的檔案進行更新，特別是當學生出現處分、休學等其他特殊變動的時候一定要注意及時跟進，以便學校能夠及時、全面地了解學生的動態，更有效地開展學生管理工作。

2、與人才市場建立資源共享平臺。

學生檔案一個最主要的功能就為學生的就業服務，因此，學校可以與人才市場建立資源共享平臺，用人單位可以通過人才市場了解學生的各項情況，有針對性的挑選適合的人才，還可以利用這個資源共享平臺職位需求，吸引更多人才前來應聘。學校也可以利用這個平臺及時了解用人單位最新的職位需求，節省學生盲目尋找就業機會的時間。通過這個平臺建立用人單位與學生之間的直接聯系，可以提高學生求職的成功率。

（二）強調檔案材料管理的規范化。

檔案材料收集整理齊全、完整、準確是進行學生檔案管理工作的前提，然而由于大多數學校對檔案管理的忽視，材料的收集和整理相當不規范，學生檔案自建立起來就相當于一沓廢紙，本文認為要解決這個問題要從以下四個方面努力：

1、檔案材料收集的標準化。

學校必須建立統一的標準，對檔案中各種材料進行標準化的規定，比如規定紙質材料紙張的規格、書寫要求、歸檔材料的種類等等。另外，由于這些材料都是由學生自己準備的，各個學院負責的老師一定要進行監督檢查，在收集的過程中要對每個學生的材料進行嚴格的審查，最大限度地減少在材料收集過程中的錯誤。

2、檔案材料的整理規范化。

檔案資料收集后，各個學院還要進行整理，要對學生檔案資料的完整性和真實性進行核查。對于這項工作，學校檔案管理部門制定統一的規則，老師要對每個學生的檔案材料細致的檢查，尤其是真實性，要強調實事求是的原則，不能因為任何原因就改變檔案的真實面貌，比如有些學生為了讓自己在求職時更有競爭力，不惜修改自己的成績單，這對其他同學來說是非常不公平的，因此，在檔案材料整理過程中就要杜絕這種現象。

3、學生檔案管理的規范化。

檔案管理是整個工作的核心，學校領導根據學生的特點建立一套完整的管理制度。首先，要建立專門的學生檔案管理部門，將檔案管理工作進行細分，每個部門每個工作人員都必須明確自己的工作范圍和工作職責，要做到分工明確，各盡其職；其次，學校要給檔案管理部門配備專業的工作人員和專業的設備，并定期對工作人員進行培訓學習，提高工作人員的業務水平，設備也要及時更新，硬件和軟件方面都要保證工作的順利進行，第三，建立完善的監督審查機制，對各個學院的檔案管理工作定期進行監督，針對出現的問題要及時改進，要求各個學院要隨時掌握學生的動態，及時上報，使檔案能夠準確地反映學生的新情況。

4、學生檔案投遞的規范化。

學生畢業離開學校后，學生檔案也隨著離開，由學校統一寄往用人單位或者是人才市場，在這個過程中也要做到規范化。在投遞檔案之前要向學生核對投遞地址的正確性，尤其是要特別關注那些經常變換用人單位的學生，投遞地址要統一時間地點進行書寫和黏貼，防止出現漏寫或重復書寫的情況，在書寫的過程中一定要謹慎，注意不要寫錯別字，書寫完成后再統一寄出。對于那些被退回學校的學生檔案，要找出退檔的原因，堅決不能出現由于學校檔案管理失誤而給學生就業造成問題的情況。

（三）充實豐富學生檔案，體現學生綜合素質。

傳統的學生檔案往往只記錄了學生的一些基本情況，已經不適應新時期新形勢的發展要求了，尤其是近年來，用人單位越來越看重學生的綜合能力素質。因此，需要對學生檔案的內容進行改革充實，以體現學生在德智體美勞的全貌。一份完整的學生檔案應該包括以下四個方面：

1、思想政治方面。

主要包括：入黨申請書、思想匯報、黨員考核情況表、入黨志愿書、參加各種學習活動的心得、政審材料以及各種榮譽證明等等。

2、學習方面。

學習方面是學生檔案中一項非常重要的材料，主要就是各學年的成績單。

3、技能方面。

在對學生技能方面的記錄主要包括英語、計算機等等級證書，各種資格證書，參加的各種學術、文體競賽活動的情況。

4、身體、心理方面。

增加對大學生身體和心理方面的記錄是為了應對新時期發展的要求，由于目前社會壓力不斷增大，用人單位越來越多的考慮應聘者在身體和心理方面的素質。為了應對這種需求，學校應該為每個學生建立身體和心理健康檔案，定期對在校生進行身體和心理方面的測試，并將結果記錄下來，學校要根據結果特別關注心理有偏差的同學，及時進行心理輔導和治療，促進學生健康成長。而且用人單位也可以參考這些檔案，選拔合適的人才。

四、結語

綜上所述，目前學生檔案管理工作存在著許多問題，傳統的管理模式已經不適合當前社會的需要，已經嚴重地影響到學生的就業。因此，對高校檔案管理工作的改革迫在眉睫，通過改革可以學校可以更好的為學生就業服務，更有利于學校建設，提高學校的就業率，提升學校的社會信譽。而且對檔案管理工作的改革是一個長期的過程，不是一蹴而就的，要在改革的進程中通過多方面的努力不斷摸索，不斷完善，使學生檔案管理工作能夠做的更科學、更高效，更好地為學生服務。

參考文獻：

[1] 李淑娥．就業視角下高職院校學生檔案管理改革．哈爾濱職業技術學院學報．2009(2)．

[2] 萬艷梅．探索高校學生檔案管理新思路．蘭臺世界．2010(21)．

[3] 鄭布光．嚴峻就業形勢下高校學生檔案管理初探．中國電力教育．2009(15)．