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第1篇：檔案處理方式范文

目前，我國人事檔案管理的工作中存在很多的不足之處，人事材料的不齊全，缺乏一定的真實性與準確性，參加工作的時間存在隨意填寫的情況。因為其涉及了醫院員工的薪水、評職稱與晉升問題，特別是醫院人事檔案管理工作，很多醫院員工在醫院工作多年沒有得到晉升的機會，對薪水的漲幅也不滿意，轉而怪罪是醫院的問題。其實不然，現在很多的醫院采取的是聘任與合同制，這部分員工對于其在醫院的職位相對缺乏安全感，總希望能在這家醫院工作積累了經驗后去別的醫院就能夠得到轉正的機會，于是將自己個人的檔案放在身邊，這樣做的目的就是可以在使用方面要方便很多，從而導致了其個人的人事資料信息缺失，銜接不上。還有就是一些醫院覺得人事檔案管理比較容易，一般都是其他崗位上的人員來從事，身兼數職就無法做到將工作做到最好，于是就有了個人信息失真的情況出現。因此，本文基于這一點，將就醫院人事檔案管理的方式進行分析與研究。

1 全面提高人事檔案管理工作人員的專業素質

隨著時代的不斷變化，社會的進步、科學的快速發展，人事檔案的管理工作方式也在跟著變化。但是人事檔案管理工作的本質內容是沒有變化的，熟練掌握人事工作、檔案工作是人事檔案管理人員最基本的工作。而隨著科學技術的發展，如今已經是信息數字化時代，互聯網加計算機的工作模式已經滲入到了每一個行業中，人事檔案管理工作不再是一檔案袋的形式保存，取而代之的是計算機錄入保存的形式，計算機管理人事檔案的方式非常方便，可以隨時調取查看，就不用再像以前一樣到檔案室的書柜上翻找那么麻煩。積極的采用現代化的技術與設備，開發或購買計算機管理軟件，創建科學有效的人事檔案存儲和檢索工具，可以很好的將人事檔案的資源進行充分的利用。所以，從事醫院人事檔案管理工作的人員一定要熟練的掌握計算機的操作。還有就是人事檔案工作具有一定的保密性，從事該工作的人員必須要能夠堅持原則，不得隨意篡改以及泄露。因此，要加強醫院人事檔案的管理人員的各方面素質，多組織工作人員參加專家的授課輔導或者去外面學習交流，從而最終提高醫院檔案管理工作人員的整體水體。

2 轉變醫院人事檔案管理工作的觀念，確保檔案的真實性

人事檔案的管理工作具有非常重要的社會價值，所以要在思想以及行動上對其引起高度的重視。然后就是要對醫院人事檔案的內容、分類進行歸類整理，對人事檔案材料的歸類范圍、歸類時間要有明確的標準。其中最主要的就是要將員工的工作能力、業務能力還有所取得的專業獎項以及社會影響等在其人事檔案中表現出來。檔案管理工作人員在工作中要非常地仔細，確保人事檔案材料的真實性，還有人事檔案的材料對紙張、字體規格、公章等都是有使嚴格要求的。所以，一定要對此進行嚴格的控制，對一切違規的人事檔案采取拒收的形式來確保其規范性。最后就是對于醫院人事檔案要不斷的收入新的內容，因為員工會隨著工作時間的變化而出現一些新的變動，比如人事的升遷、職位的臨時變動或者行業的變更等都是要能夠及時的在人事檔案中表現出來的。因此，要不斷的與各部門之間嫁接好一座良好的溝通橋梁，及時的進行有效的溝通，如此才能在員工的人事檔案中補充新的材料，從而人事檔案也才能真實的反映出最新、最全的人事信息。

3 增強服務意識，提高醫院人事檔案社會的使用率

醫院人事檔案管理工作的終極目的是要讓檔案得到充分的利用，如此才能體現出其社會價值。所以，醫院人事檔案管理的工作人員要能夠做到以下三點：

第一，提高人事檔案的利用率，加強服務意識。人事檔案的管理工作不僅僅只是收集、整理以及保管那么簡單，其中最重要的還是要將其進行開發與利用。還有就是工作人員會隨著工作的性質進行調動、職位提升等，所以，要能夠及時的掌握有關的信息以及工作動向，從而達到不斷提高工作效率與服務水平的目的。

第二，利用信息化技術，提高人事檔案的查閱速度。人事檔案最直接的作用就是供有需要的人員進行查閱，以往的檔案室就像圖書館，要像找到某人的人事檔案非常耗費時間。而現在有了計算機與互聯網之后，軟件的檢索功能使得查閱非常的方便。但也必須有人將人事檔案編寫成目錄才行，并將人事檔案掃描到計算機中進行存儲。如此以后就可以直接在電腦上看到，如果要到檔案室提取人事檔案資料也很快捷方便。

第2篇：檔案處理方式范文

一、電子病歷檔案中存在的安全性風險因素

（一）外部環境

在電子病歷檔案管理環境中，各種因素下產生的自然災害、磁場干擾以及溫度變化都會對計算機儲備載體性能造成影響，從而使計算機結構發生變質，導致數據丟失以及圖像失真。因醫院電子病歷檔案中包含的內容較多，每天的信息流動量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲備電腦一直處在擾的狀態下，若是沒有對其采取有效手段進行防護，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。

（二）電子技術

這里所說的電子技術，并不是人為控制下的電子技術因素，雖然醫院在實施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術本身存在較多缺陷以及漏洞，會使醫院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險。電子病歷檔案主要是依賴計算機系統所存在的，另一方面，因電子信息技術發展速度較快，唯有不斷對計算機硬件以及軟件進行更新，且運用高級程序對其進行保護，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護。

（三）管理手段

管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應操作人員對病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進而通過一些非法手段對電子病歷載體以及系統進行的惡意破壞。

二、針對電子病歷檔案的安全防范手段

（一）優化外部環境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現代化的管理理念，在對前端控制管理有效實施后，可以快速提升管理效率，優化功能配置。同時前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過程為在對電子檔案實施管理時，結合具體要求或是目標對管理手段進行科學、規范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過前端管理手段實現，還要將各個環節下的不同業務需要實施重復性操作，使其能夠提前實施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業以及重復作業量，還能有效提升工作效率。

第二，實施支出以及風險平衡式管理在對電子病歷檔案管理過程中，本身就會存在較多的風險性因素，但是我們要明確一點，無論我們怎樣降低風險發生幾率，風險都會存在，也就是說，我們若想將風險性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實施風險管理過程中，要充分保障支出以及風險因素之間的平衡性，其中主要表現在以下幾個方面：第一，在對風險控制過程中，是需要消耗一定成本的，維護成本消耗有時比電子病歷檔案管理受到損壞的費用更大，此時說明電子檔案管理是非常不恰當的；第二，因絕對保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實現的，因而要有選擇性地對電子病歷檔案實施風險控制，并將剩余風險控制在合理范圍之內。在對電子病歷檔案承受風險性進行考量的過程中，首先要對其成本預期進行控制，若是風險控制成本比損傷成本大的話，可以適當考慮接受風險。

（二）提升電子技術水平

在對電子技術水平提升過程中，要采取靜態保護以及動態管理相結合的方式。對系統管理理念進行明確，并重視電子檔案周期中各項活動之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結合在一起。其中電子檔案風險管理主要包括靜態以及動態兩種風險管理方式。靜態風險管理是指對傳統檔案實施的安全維護工作，具體指的是在對傳統檔案實施安全維護的過程中，強化對電子檔案載體的管理以及庫房管理工作；動態風險管理是指將電子病歷檔案從檔案庫中逐步延伸到庫房之外，因此更加重視對電子病歷檔案的風險管理工作。

（三）管理手段控制

電子檔案管理人員可以對數據內容進行更改，同時具有不同權限的管理人員也能對病歷實施調取和更改，但是因人為操作具有不可避免性，因而這就需要我們要不斷加強對檔案管理人員的培訓力度，提高其對風險的防范意識以及抵御外來誘惑的能力，防止出現違反職業道德行為的出現，第一我們要強化對檔案管理人員的培訓力度，多學習一些相關專業知識以及法律文獻，有效提高檔案管理人員的專業素質以及道德水平；第二，加強各個醫院間的人員交流，培養復合型人才。

第3篇：檔案處理方式范文

關鍵詞：教學檔案；電子文件；歸檔工作

一、教學檔案是檔案的一種，是學校檔案的一個組成部分。它與黨群類、行政類檔案一樣，都是歷史的真實記錄，具有查閱利用價值和憑證作用，對于一個學校的教學質量、評估、經驗、理念都起到了支撐作用，完善教學檔案工作才能保證教學管理工作的正常進行。由于教學檔案有著時間劃分特殊、文件來源分散、形成材料多樣化、形成復雜內容豐富等特點，紙質教學文檔向電子文檔轉換有利于延長檔案壽命實現價值最大化。

二、信息化下高校教學活動模式也發生著很大的變化，選課、排課、成績、學籍、教材管理等教務管理系統軟件已經普及，電子文檔、光盤、多媒體等形式成為儲存教務信息的重要渠道。高校在教學管理、教學實踐、和教學研究中所取得的成果都能夠客觀的體現在檔案中，其中凝結著廣大教育工作者的辛勞和智慧。在網絡普及的時代背景下，教學檔案管理需要順應時展。如果不重視電子文件的管理就會使有關教學檔案的完整性收到損害[1]。為此應當適時的開展電子教學檔案的歸檔工作，并通過制定相應的歸檔管理細則，明確提出電子教學文件的歸檔范圍、方式、時間、手續等方面的要求，以保證教學檔案的完整性和教學“記憶”的清晰性。首先要對教學檔案要進行數字化加工與處理，教學檔案數字化、電子化處理要有規劃、有目的的進行。轉換前要對全部教學檔案認真分析，根據教學檔案的具體價值，制定出計劃確定那些檔案應該優先那些逐步進行[2]。一般而言，教學檔案中招生管理、學籍管理學位工作和畢業生工作等永久和長期保存的檔案應該優先電子化，比如，學生錄取名冊、成績表、畢業資格審核表、學位檔案等，是教學檔案電子化加工的重點；利用率高的教學檔案則采用邊用邊電子化的方式，邊用邊掃描對檔案而言是比較有效的處理方式；破損或者老化的檔案也要列入電子化處理范圍，在修復的同時進行電子化加工，以保護檔案信息資源的留存。其次要制定教學檔案電子化的標準和制度，統一標準和規范，特別是要規范電子化加工的工程，在掃描、圖像處理、數據錄入、圖文編輯和存儲格式等工作流程上嚴格按照標準進行。例如，電子教學文件的各種支持文檔，以及表達其格式和相關元數據的文檔。在信息化建設中，不同于介質數字檔案的存儲、參數指標和載體形式必須遵照國家規定的統一標準格式，形成的電子化教學檔案要注意保持其元數據和背景信息的完整性[2]。紙質檔案電子化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數據處理、信息存儲、檢索利用等工序[3]。文件資料按照要求先立卷后掃描，掃描的內容包括案卷封面、卷內目錄、卷內文件材料、備考表；一般選用jpg或者gif等通用圖片格式，分辨率一般大于等于200dpi，彩色深度24位以上。選擇電子轉化的方法針對不用檔案內容分別采用計算機鍵盤手工錄入、機器掃描輸入、計算機多媒體輸入三種方法[4]。建立基礎目錄數據庫、學籍數據、成績數據等索引部分的文件采用手工方式輸入。對于原文件和全文，如教學綜合文件、學籍檔案中錄取表、成績單畢業生照片等采用掃描或者數碼相機以圖形方式存入相應數據庫中；多媒體教學錄像等采用計算機多媒體處理方式轉換，在選擇電子化數據庫格式標準方面，盡量采用統一、常用的文件格式。電子文件歸檔也有很多需要注意的情況，如利用計算機終端直接訪問和利用歸檔的電子教學文檔，當載體處于聯機狀態時也許不會出問題，這種方式可以分為網絡傳輸方式歸檔和以介質傳遞方式歸檔兩種具體形式[5]。前者是指把符合歸檔條件的電子教學文檔，經由網絡傳輸到檔案管理機構指定的節點，并存儲在學校檔案機構的載體上的過程。介質歸檔就是把電子教學文檔先按檔案管理機構的要求，存儲在一定的物理介質上，再向檔案管理機構移交的過程。由于目前電子文件的安全問題尚未得到較好解決，所以各學校可以考慮采用物理歸檔方式，并注意備份。

三、電子教學文檔的歸檔，應當首先做好必要的前端控制工作，保證電子教學文檔的齊全完整、格式規范、備份充足。第一，歸檔的電子文檔一般經過著錄和鑒定，這是保證歸檔后的電子教學文檔的歷史真實性及其質量的必要手段。第二，歸檔的電子教學文檔必須填寫《歸檔電子教學文檔移交檢驗表》和《歸檔教學文檔教學接收檢驗登記表》[6]。第三，歸檔的電子教學文檔應搜集齊全，即列入歸檔范圍的電子教學文檔都要及時地向學校的檔案管理機構移交。由于電子教學文檔的存取具有較強的系統依賴性，所以在歸檔過程中，必須十分注意將有關的支持軟件和數據文檔收集齊全，否則歸檔的文字教學文檔就可能成為死文檔。第四，歸檔的電子教學文檔必須真實有效。目前除了實行“雙套歸檔制”即同時歸檔紙質文件外，有條件的教學單位還可以采用電子數字簽名技術、水印技術、加密技術等，確認電子教學文檔的有效性。第五，歸檔的電子教學文檔應有學校的檔案管理機構統一的協調，規范電子教學文檔的格式，以保證其可讀性的實現。第六，為了保證歸檔電子教學文檔的安全性和可據性，凡是采用物理歸檔方式的學校，均應對電子教學文檔實行多套制保存。一般情況下，可以將教學檔案歸檔兩份一份使用一份備案。凡是邏輯歸檔的電子教學文檔，應由形成單位賦予文件以歸檔標記，然后計算機網絡系統將自動把歸檔信息提示給學校的檔案管理機構，學校檔案管理機構應當給歸檔的電子教學文檔配以分類號、檔案號，之后歸檔的電子教學文檔及相關的管理信息可以進入數據庫，電子教學文檔便進入了檔案管理狀態。采用網絡歸檔方式的電子教學歸檔，其具體的歸檔手續與邏輯歸檔相似。在完成上述手續后，計算機系統應自動按程序設計要求生成并打印出《歸檔電子教學文檔登記表》，該表格經過交接雙方核準認定后，作為電子教學文檔歸檔憑證。

參考文獻：

[1]馮博.淺談電子文件檔案管理[J].黑龍江史志，2013(9).

[2]王茹熠.加強高校教學檔案數字化建設的思考[J].云南檔案，2009(8).

[3]吳向東.論紀念館紙質檔案數字化工作流程的規范性[J].黑龍江史志，2008(9).

[4]溫艷成.實現高校教學檔案數字化目標的具體途徑[J].黑龍江史志，2010(9).

[5]史紅梅.淺述電子文件的歸檔[J].蘭臺世界，2010(2).

第4篇：檔案處理方式范文

做好城建檔案接收、整理、著錄、檢索工作

1）加強城建檔案的接收工作，能從根源上杜絕城建檔案內容殘缺不全、歸檔資料混亂的現象。為此，應對規劃管理檔案和各類建設工程檔案形成部門進行接收之前的制度，并將預先驗收后有可能存在的問題及時的反饋，以保證檔案資料最終移交工作的真實準確和完整齊全。2）城建檔案的整理工作是直接關系到檔案整體質量的關鍵性環節，應根據自身館藏特點，制定相應的管理細則，對檔案整理過程中圖紙的折疊方式、文件的排列順序、頁碼的編寫位置等細節做出相應的細則規定，以實現檔案整理工作的規范化與制定化，不僅能極大的降低了城建檔案基礎管理工作中的隨意性，并且為城建檔案由紙質檔案逐步向電子化轉變鋪墊下良好而且堅實的基礎。3）城建檔案著錄工作的規范化與制度化管理，是部門實行計算機管理的必要保證。應根據我國頒布的《城市建設檔案著錄規范》進行檔案的著錄工作。在具體實施過程中，應將案卷分為幾個小的層次進行，主要包括了項目級著錄、文件級著錄和案卷級著錄。通過這樣的處理方式，能明確的表現出城建檔案的形式特征和內容特點，同時還能達到減少錄入條目和著錄條目的目的，不僅節省了時間和人力，還提高了基礎管理工作的效率。同時，還可利用先進的大幅面掃描儀器，以實現由過去的紙質檔案逐步向電子檔案的轉變。通過不同城建檔案中底色、紙質、文字和線條清晰度的情況，設置掃描儀器的具體技術操作數據，從而保證掃描工作的完整性與連續性。4）在檢索工作的建設中，應規范城建檔案的題名，以避免出現模糊不清或掃描無法識別的情況發生。為此，在著錄的過程中，應注意題名、責任者等要素的完整和準確，避免遺漏的現象發生。同時，對題名過長、含義不清的題名等都應進行處理，以避免對檢索準確率的影響。

做好城建檔案的保護工作

城建檔案的保護工作具體包括了兩個方面，一方面是實體保護，指設置專業的城建檔案庫房，并切實加強保護措施，并制定對破損檔案的修復方案；另一方面則是深入挖掘出城建檔案的信息資源，并通過數字化方式，建立城建檔案目錄與全文數據庫，以電子檔案替代實體檔案加以利用，進而提高城建檔案的保護效果。針對不同的環境特點，對城建檔案的保護也應采取不同的措施，并以預防和治理作為檔案保護的制度思想，并加強對檔案保護室中各種自然環境的控制，以及最大程度上避免出現人為的破壞。同時，對已出現破損的城建檔案，需要采取積極的措施進行有效的補缺和修復。

本文作者：李士霞作者單位：淮南市市政管理處

第5篇：檔案處理方式范文

醫院新聞檔案是有關醫院的新聞媒體宣傳報道的歷史記錄，它記錄著醫院各個時期醫療技術、設備、環境、人才、醫院文化建設等多方面發展狀況，準確生動地反映著醫院當時的發展面貌，同時又具有指導醫院未來工作的參考價值。

1.1醫院新聞檔案的史料價值

在電視、報紙、廣播及網絡等新聞媒體中，有關醫院的所有視頻、圖片和文字資料都會被收集到新聞檔案中，而這些資料所反映的大都是醫院重要的建設發展情況或者重大醫療事故或社會事件。醫院通過新聞檔案的形式把這些資料保存起來，對于醫院歷史研究具有極為重要的意義。

1.2醫院新聞檔案對醫院未來工作的借鑒價值

在中央黨校講話稱，作決策要有歷史眼光，而“今天的新聞就是明天的歷史”，醫院新聞檔案即是醫院的歷史記錄,又是醫院在規劃發展戰略時的關鍵參考資料。以醫療糾紛類的新聞事件為例，醫療行為在醫患雙方的理解和預期上存在差距，醫患糾紛不可避免，尤其當前醫患關系緊張，一些醫療糾紛、醫療事故的報道很容易觸發社會廣泛關注，不正確、不妥當的處理方式，導致了醫患關系的進一步惡化。因此，醫院在處理此類問題時需要廣泛借鑒歷史，借鑒其他醫院的各類經驗，而管理良好的新聞檔案可以為此提供充足全面的資料，若對新聞檔案進行有效的統計分析，還可以比較出各種處理方式的效果評價，進而更加清晰地為醫院決策提供參考。

2醫院新聞檔案管理創新現狀

2.1管理意識薄弱

醫療、科研是醫院工作的核心內容，提高醫療技術水平是醫院管理的主要關注點，加之目前醫院間競爭激烈，醫院管理層很少對檔案管理，尤其是新聞類檔案的管理予以足夠重視，甚至認為新聞檔案管理工作可有可無，使得新聞檔案利用率不高，沒有專人負責，失去了連續性和完整性。另一方面，醫院對新聞檔案管理的總體把控缺失，新聞檔案資料分散在各個科室或部門，沒有形成集中管理的模式，嚴重影響檔案的查找和利用。

2.2缺乏現代化手段

目前，HIS即醫院管理信息系統可以對醫院的人流、物流、財流進行綜合管理，為醫院整體運行提供全面、自動化的管理服務。醫院已經步入HIS時代，基于網絡、計算機的新聞檔案管理概念應運而生。但是多數檔案人員對電子檔案的操作、存貯、統計分析及信息安全管理等操作還不夠專業。計算機往往只能作為存儲、檢索工具使用，許多功能和特點尚未被開發利用。

2.3新聞歸檔范圍處理不當

醫院新聞檔案的內容涉及廣泛，既應該有醫院建設發展重要成就的新聞報道，也要包涵對缺點問題的報道；既應該關注醫院自身的所有新聞，還要對其他醫療單位甚至醫療行業的所有新聞動態有所涵蓋。但是當前多數醫院的新聞檔案缺少科學管理方法，歸檔時很難確定適當的范圍，只進行“原始”保存，這樣就對查閱、統計分析等工作造成了極大不便。

2.4新聞檔案管理隊伍不穩定

目前醫院的新聞檔案管理員往往身兼多職，從事新聞檔案管理工作的時間有限，且多數人員是從醫療、護理等崗位調來，不熟悉檔案管理專業知識，因此，新聞檔案管理人員隊伍表現為檔案專業人員少、缺乏基本理論和知識技能，檔案管理工作效率和質量低。另一方面，新聞檔案管理人員進修學習的機會少，觀念和專業水平跟不上發展要求。

2.5新聞檔案資料開發利用不夠深入

由于重視度不足，缺乏現代化管理手段及檔案管理人員業務水平有限，多數醫院對新聞檔案的開發利用度不高，使新聞檔案的價值實現受到了極大限制。

3加強醫院新聞檔案管理創新工作的對策

3.1健全醫院新聞檔案管理機制

建立科學的新聞檔案管理體系，由專人專職負責，有明確的歸屬部門，有分管院領導監督指導，具有組織監督各臨床科室及行政部門新聞檔案的職權，此外，還需進一步完善新聞檔案管理制度。醫院新聞檔案管理涉及收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索及提取利用等內容。新聞檔案收集是工作的起點，是管理的基礎，檔案收集范圍不單包括本院各個科室及部門的報紙、電視、廣播及網絡等各類媒體途徑的新聞類資料，還需時時抓取各種媒體中醫療行業相關的重大新聞資料，對此類新聞媒體動態需做到每日關注，發現相關新聞及時采集并分類整理編目、保存，其中注意做到對同一事件的完整追蹤收集并集中存檔，以便提取分析。新聞檔案管理部門應根據醫院發展趨勢，對檔案材料嚴格把關，認真鑒別并科學歸檔，一旦發現遺失，及時查找補救，確保檔案信息的齊全、完整。

3.2醫院新聞檔案管理與信息化結合

引進現代化設備和管理技術，應用計算機進行新聞檔案的收集、整理、保存等管理工作。醫院新聞檔案管理部門應立足實際，創造條件，將全院各科室及部門的新聞類檔案統一管理，擴建成為醫院新聞檔案信息中心，并在醫院內網平臺上開發與之匹配的管理軟件，形成醫院新聞檔案信息管理網絡。將每日收集到的重要新聞消息以摘要的形式報送給醫院內網客戶端。如有重大新聞，則以彈窗的形式通報，以引起關注，提高辦公效率，方便閱讀。在完善保密條件的前提下，實現新聞資源共享。同時建立一整套可靠安全的檢索系統尤為重要，方便使用者查找、閱讀。其次，新聞檔案管理人員應定期對新聞進行分析統計，對醫院各科室的新聞報道頻度及社會評價指數等進行統計，并向主管部門及院領導匯報，以方便領導在制定科室發展戰略時提供參考。

3.3增強醫院新聞檔案管理意識

第6篇：檔案處理方式范文

關鍵詞：文檔；一體化工程；項目管理

中圖分類號：G275.2 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）18-0104-02

重點工程項目在建設期間生成的檔案，是整個社會檔案不可缺失的組織部分，也是執行國家工程質量終身負責制，鑒定工程質量，追究事故責任的依據。凡重點工程項目建設，都具有參與方多方投資、多方設計、多方供貨、周期長、環節多等特點，其所形成的文書資料無論在圖文格式、材料的簽發、文件簽交都有不同的差異，這就給項目建設檔案日常管理工作帶來了新的機遇和挑戰。

企業的發展離不開基本建設和技術改造，在工程建設過程中，因建設項目多、周期長，參與建設的施工單位管理水平參差不齊，因而往往出現一些不能忽視的現象。

一是施工單位存在“重建設、輕檔案”現象。一些施工單位對工程建設期間生成的檔案、資料歸檔意識淡薄，檔案的管理工作與工程建設的進度不一致。二是項目檔案不規范。工程項目檔案不規范，主要表現在合同、協議的填寫不標準；施工控制書面記錄不全，進場建設材料合格證、質保書等資料不齊全。三是項目建設相關單位檔案管理責任落實不到位。建設過程中因工期長，隨工記錄代鑒現象嚴重；工程驗收時，相關資料既不齊全又不準確、完整；總包單位對分包單位沒有明確檔案管理責任，沒有對分包單位施工中生成的檔案定期匯總、驗收，如：工程總平面圖、隱蔽工程管線圖等資料的編制、收集和歸檔。

為避免和解決以上存在的問題，作為重點項目建設的管理者必須遵照《國家重大建設項目檔案歸檔要求與檔案整理規范》進行管理，依據該規范，結合工程建設中出現的現象，筆者在總結一些工程檔案管理經驗基礎上認為可以在項目建設的重點環節采用文檔一體化管理方式，把現行使用的文檔材料，都納入規范的管理系統工程之中，實行集中管理，對那些在建設期間產生的隨時被利用的檔案主體材料，采用檔案管理方式的進行全過程監控。

一、統一各行業文件檔案管理標準是實行文檔一體化管理的關鍵

在各種文書資料、設計圖紙等文件材料的形成階段，項目建設的各參與方在各自項目上的設計要求、質材標準、工期規定等各不一樣，但要想做到提高使用效率，就要做到科學化、規范化管理，使之在形成之時就被納入全過程監控之中，使項目建設與項目檔案的管理同時進行。

1.對項目參建各方提供的工程建設圖紙、機械設備安裝工程技術資料、設備基礎檢查驗收記錄、設備理論檢查驗證記錄等文書材料，要在項目建設準備前期的合同訂立時在合同的內容和形式上進行統一規定

工程項目建設前期，項目建設的各參與方就認識到在工程建設圖紙、各種工程技術資料、設備安裝、調試及查收記錄材料的存在形式、處理方式、移交方法等運作上存在沖突管理，這時，建設單位要設一位主管項目檔案的主管領導，進行統籌，出現問題能及時協調，同時還要指定由檔案部門負責工程項目檔案的分類和驗收工作。只有通過檔案部門的參與及和各施工單位的溝通，在檔案資料的收集、驗收上和工程建設各方才能達成一致，才能為項目建設檔案的有效利用做好基礎，避免檔案管理上的無序化局面。

2.工程總承包模式下參與建設各方通過經濟協作體形式來約束自己，規范各施工包商的協約文件及文件的交接

《國家重大建設項目檔案歸檔要求與檔案整理規范》在總則第1條中規定“項目建設單位（業主、項目法人）負責組織、協調和指導勘察設計單位、施工單位編制項目竣工文件和整理項目文件”。明確規定了項目法人不僅對項目工程建設負責，也規定了對工程項目建設中生成的各種檔案材料的收集、歸檔負責。因此，工程總承包模式下工程項目建設各方在承包合同的基礎上，按各參與方的關系制定一個大家可遵守的游戲規則，包括文書、資料、圖紙的轉送程序及簽發程序，確保檔案管理工作與項目工程建設進度同步進行，促使他們在工程管理中引入先進的規范化管理模式，由此，產生的工程項目檔案較過去科學、規范，雖然在形式和實質上有很大的不同，但其簡潔、方便、嚴謹的管理方法卻值得借鑒。

3.《文件管理制度》在設計、施工、監理單位的日常管理中的運用，能為項目工程建設中產生的文書材料在收集、分類標準、處理方式上提供可靠保證

各項目參與單位參照《文件管理制度》，統一制定出項目變更設計、項目節點變更意見、工程技術資料、設備安裝、調試及查收記錄材料、工程查驗文件等規章和程序，同時也約定各方檔案管理機構的職能分工，真正實現文檔一體化為工程目標服務奠定基礎。

二、文檔一體化管理使檔案材料得以完整、規范，并能及時為工程建設服務

實現文檔一體化管理，應做到以下幾點。

1.建立一個高效的運作機制

工程項目參建單位在施工工程項目初期編制提交的施工技術文件、施工控過記錄（測量資料、原始書面記錄）、復核報告、材料（購件、配件）質保書資料和竣工圖是建設工程項目檔案的重要的組成部分，也是目前常見的工程項目檔案管理的薄弱環節。因此，必須要建立一個運作機制，如在建筑安裝工程合同中對工程檔案的版本、提交日期和違約責任等加以具體規定；在工程預驗、初驗和終驗過程中請上級檔案部門檢查、驗收等運作機制；加大對重點建設項目檔案人員培訓的力度，幫助他們了解工程項目在預驗收中的前期文件、竣工文件材料。

2.職能部門的科學化、規范化

新世紀、新形勢的文檔管理高度依賴計算機等高科技工具，而原有手工方式管理檔案的綜合檔案室就顯得心有余而力不足，為此，工程建設文檔一體化管理日顯突出。

文檔管理職能有三方面。一是對工程建設前期所產生的文件材料的管理。二是對工程建設期間所產生的工程技術、項目調整、變更的檔案管理。三是對工程建設產生的電子檔案的管理，三個職能都相輔相成，前兩個職能既是工程建設檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的重要基礎。同時在工程項目各重要實施階段，聘請一些懂技術的管理人員、監理工程師和施工人員為兼職檔案管理人員，要求他們在各階段進行“蹲點”，將竣工文件編制的監理工作納入檔案日常管理中。未來，他們也是利用檔案的主體。另一方面檔案人員與他們密切聯系，才能在工程建設期間為項目建設提供優質服務，切實做好文檔一體化工作。

3.積極主動做好檔案的收集工作

對項目工程在建期間產生的檔案的規范管理，即是未來主體項目工程檔案的過程管理，這是科技檔案的管理特性決定的。隨著項目工程建設的推進，這期間也會產生新的檔案原始材料，同時，也會出現對原先的材料進行補充和完善，如合同的修訂、施工圖紙的更改等，這些形成的新材料又處于新的利用之中，所以及時對工程原始檔案材料進行收集、更新就顯得非常重要。尤其是參建項目工程各部門，對于多方項目建設協議或合同、日常工程記錄，要求完成一個項目就要進行驗收和歸檔，這些及時收集、及時歸檔的資料都有可能成為解決雙方利益糾紛時的依據。建設項目各方除制定檔案各項規章制度外，還要主動參與工程建設的各節點，例如設備開箱檢驗、工程會議記錄，保證檔案材料的及時收集。

三、現代高科技的運用，為文檔一體化管理提供了可靠保證

現代高科技的發展使計算機管理信息系統在項目建設前期就得到充分運用。

1.計算機在文件檔案的一體化管理中的運用，使得文檔一體化的高效利用性得以發揮

從項目建設開始，文件資料就被計算機進行操作、管理，例如，完成材料的接收、登記、處理過程的記錄、材料發放、歸檔錄入、檢索利用、借閱歸還等管理全過程，從而實現文件檔案管理的一體化。項目建設的文件檔案一體化管理不是在原文件、檔案分別處理的前提下進行計算機聯網從而實現信息共享而達到一體化管理的，而是從工程的實際出發，成立了文件檔案的一體化管理機構（文件管理中心），編制了基于重點項目工程文件特點的計算機管理程序，在該管理程序的前提下實現文件檔案一體化管理。

2.內部局域網絡的建立，使項目工程文件的傳閱、處理更加快捷、簡便，檔案的綜合利用價值更能得以體現

項目工程籌建部門內部網絡的建立，使許多文件的傳送過程在計算機中完成，縮短了文件處理的時間，比如：文管中心利用計算機接收到傳真文件，將電子文件保存到特定的傳真文件數據庫中，并打印原文進行傳閱處理，在計算機上做好傳閱情況登記，同時傳真文件可以在網絡中與有關人員實現信息共享，使相關人員及時了解到最新接收的文件。這些文件處理過程基本上都在計算機網絡中實現，大大縮短了文件傳送處理的時間。由于采用一體化的管理模式，檔案的處理過程也相對簡單，在文秘人員完成傳閱文件后，檔案管理員將傳真打印件歸檔。由于合理地設置了檔案管理數據庫，使得檔案利用人員在自己辦公室的上網微機上就可以查閱授權范圍內的檔案全文或摘要，充分發揮了檔案的綜合利用價值。

第7篇：檔案處理方式范文

關鍵詞：測繪 檔案 數字化

中圖分類號：P2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）05（a）-0046-02

房產測繪檔案數字化，即是利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、存儲技術等高新技術把紙質的房產測繪檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的房產測繪檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

房產測繪檔案數字化的主要作用：（1）房產測繪檔案數字化后，通過計算機直接查詢，不需要調用原件，保護了檔案原件不受損害。（2）不再受單一調用及時間的限制，一份文件可以在任何時候同時提供給許多人調閱。（3）數字化副本異地保存，可以使房產測繪檔案資料避免天災人禍的破壞，使永久性保存成為可能。

房產測繪檔案數字化的基本流程如圖1所示。

1 檔案整理

房產測繪檔案為專業性檔案，因此，需加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。同時，紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。

（1）參照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案著錄規則》（DA/T18）等的要求，規范原房產測繪檔案中的存檔文件及排列順序。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、起止頁號和頁數等，應進行修改。

（2）拆除原檔案文件中的裝訂物，并保護檔案不受損害。同時對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

（3）制作并填寫“房產測繪檔案卷內文件目錄”，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。樣式如表1。

（4）恢復裝訂。掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

2 檔案掃描

2.1 確定掃描方式

根據房產測繪檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀（如工程圖紙可采用A0號圖紙掃描儀，文件性資料可選用A3、A4掃描儀等）進行掃描。

紙張狀況較差，以及過薄、過軟或過厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描的方式。

2.2 掃描登記

認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

3 圖像處理

通過采用自動化處理和人工處理相結合的方式，來提高圖像的質量。通過校對系統對圖像進行校對，確保圖像順序正確、去斑點、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗。在校對時發現不合格圖像時，應及時處理，以保證圖像的質量達到預定的標準。必要時可刪除不合格圖像，重新進行掃描處理。

4 圖像存儲

4.1 確定存儲格式

一般采用JPEG格式對掃描的文件進行存儲。在保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量，從而減少在服務器上占用空間。

4.2 命名圖像文件

以原檔號名稱建立相應的文件夾（如C01-026：C表示房產測繪檔案，01-026表示01號中第26號檔案），按頁碼順序對圖像文件命名。所有的文件夾及文件夾內頁碼都必須為唯一。

5 目錄建庫

5.1 建立房產測繪檔案目錄數據庫管理系統

建立房產測繪檔案目錄數據庫管理系統，該系統應實現以下功能：

數據輸入、數據編輯、檢索查詢、數據維護、數據輸出。

5.2 選擇數據格式選擇

目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

5.3 條目輸入

按照《檔案著錄規則》的要求將房產測繪檔案條目輸入目錄數據庫管理系統，建立檔案目錄數據庫。

5.4 質量檢查

采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對輸入的條目是否完整，內容是否規范、準確，發現不合格的數據應按整檔要求進行修改或重新輸入，以保證測繪檔案目錄條目符合規范要求。

6 數據掛接

6.1 數據關聯

以紙質檔案目錄數據庫為依據，建立掃描后的圖像文件的文件名及頁碼與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起對應的關聯關系，從而實現檔案目錄數據庫與圖像文件的掛接。

6.2 交接登記

認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表，記錄數據關聯后的頁數，核對每一份文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。

7 數據驗收

以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，抽檢的比率不得低于5%。一個完整的房產測繪檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。數字檔案驗收注意：確保掃描前后檔案整理的一致性；掃描圖像與條目數據100%掛接；文件圖像格式為JPG格式；提交圖像經過質量技術處理，確保清晰。

8 數據備份

8.1 備份范圍

經驗收合格的完整數據應及時進行備份。

8.2 備份方式

為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。

8.3 數據檢驗

備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗的內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。

8.4 備份標簽

數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。

8.5 備份登記

第8篇：檔案處理方式范文

一、文書檔案收集與歸檔工作的重要意義

文書檔案收集與歸檔在企業的各項管理工作中起到基礎性和輔的作用，是完善檔案管理工作的前提基礎和重要環節。文書檔案所涵蓋的內容相當龐雜，其中不乏涉及到企業的發展進程和重大事件，這些材料并不是塵封于檔案室的陳年舊事，而對于企業的戰略發展與重大決策有著重要的參考意義和依據價值。文書檔案中的重要文件材料，如計劃任務書、審計報告、考核評定辦法等，對其進行收集、歸檔，確保形式完整、內容準確，則會對企業處理日常事務、調整發展戰略提供事實依據。因此，文書檔案收集與歸檔工作重要性明顯、意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。

二、文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

1.文書檔案管理人員管理意識薄弱

文書檔案管理在整個檔案管理工作中屬于基礎性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文書檔案的收集與歸檔工作并未受到相關部門以及工作人員的重視，主要體現在工作人員綜合素養有待提高，缺乏對文書檔案的管理意識。如，將文件按級別劃分，只關注重要文件，對于普通文件的重視程度遠遠不夠，致使文書檔案管理工作的質量大打折扣，維持在低效率運行水平，更為嚴重的后果是珍貴的檔案材料收集不完整，出現缺失和破損的現象，無法確保檔案的真實性。

另一方面，文書檔案管理工作人員缺乏崗位責任感和工作責任心。工作人員是檔案管理的執行者，人員要素出現問題，勢必會拉低檔案管理工作的質量，文書檔案資源無法得到高效利用。如，工作人員在處理檔案資料時，并未對檔案資料的來源和出處進行核實，真實性和可靠性有待考證，類似于這樣的檔案資料處理方式，喪失了檔案的嚴謹性、規范性，利用價值更是微乎其微。加之，檔案管理人員未能與時俱進、順應技術變革，及時更新和學習檔案管理技術，在識別檔案真實性和有效性上缺乏應有的技能和措施，一定程度上阻礙了檔案管理的順利開展。

因此，針對文書檔案收集與歸檔中所涉及的管理問題及實際操作問題，應引起相關部門的重視，并及時采取行之有效的措施，確保文書檔案工作的有序開展，進而提升檔案管理工作的整體水平。

2.文書檔案收集與歸檔力度不足

就目前的文書檔案管理工作而言，需進一步加強收集和歸檔的力度，從以下幾個方面進行探索：（1）流程的規范性。文書檔案的收集與歸檔工作的流程比較混亂，缺乏規范的操作流程，如，在給文書檔案歸類時，文件資料的處理方式較隨意，不按既定規則擺放，不成章法，并存在歸檔不及時的現象；（2）歸檔模式的綜合性。傳統的文字檔案運用廣泛、歷史悠久，目前較多的檔案資料都是以文字檔案的形式進行存檔。而檔案管理技術的不斷完善，電子文書檔案已日漸成為重要的存檔形式，而相關工作人員尚未扭轉對于電子文書檔案的看法，缺乏對電子文書檔案收集和歸檔的意識，經驗不足。在實踐中，文字檔案與電子文書檔案相輔相成，互為補充，因而要對這兩種歸檔模式加以綜合運用，進一步加強文書檔案收集和歸檔的力度；（3）信息的可靠性。檔案資料是對歷史信息的統計和記錄，只有作為真實信息的載體時，才能發揮應有的參考、備查效用，檔案管理實踐中仍存在一些篡改檔案信息的事件，檔案信息的真實性、權威度受到極大的挑戰；（4）文書檔案的完整性。完整性包括時間的連貫性，頁碼的連貫與完整等。在文書檔案收集與歸檔過程中，未錄入相應的時間，或者缺頁，都破壞了其完整性，進而對真實性和可靠性產生負面影響。

3.文書檔案的收集與歸檔不全面

文書檔案收集與歸檔的全面性是衡量檔案管理工作效率的一個重要指標。一方面，檔案管理工作需要處理的文件數量大、內容龐雜、來源豐富，加之一些文件資料的重要性和唯一性，如果出現遺失和錯誤歸檔，將加重文書檔案收集與歸檔的工作量，為后續工作的開展設置了無形的障礙。另一方面，一些文書檔案管理人員在進行日常工作時，由于職責劃分的模糊性以及個人經驗的制約力等綜合因素的影響，導致文書檔案收集與歸檔工作無法在既定的軌道上有序運行，往往會出現收集與歸檔不全面的問題。

三、文書檔案收集與歸檔工作的改進措施

1.提升檔案管理人員的業務能力和綜合素養

對于檔案管理人員的評價，應從兩個維度來衡量：業務能力和綜合素養。（1）業務能力，包括檔案管理人員系統掌握專業領域的管理知識，并能夠熟練、靈活的將其運用于日常檔案管理實踐中，從而將知識與技能相結合，進一步形成檔案管理核心能力。優秀的檔案管理人員除了要掌握自身領域內的知識與技能外，還應具備檔案管理的主動性等職業習慣，充分調動管理人員自身的積極性，確保文書檔案收集與歸檔工作順利開展。業務能力的實現有賴于內部培訓，相關部門主管人員針對檔案管理人員的階段性績效目標和業務能力指標，制定出相應的專項培訓計劃，通過培訓的方式，促使檔案管理人員在較短的時間內，熟練掌握領域內的知識與技能，并于培訓結束后進行考核，在培訓的終端把握檔案管理人員的培訓效果。（2）綜合素養，綜合素養涵蓋了工作態度：敬業精神，責任心，使命感；文化修養：學識、文化層次、主動學習的能力；心理狀態：積極樂觀、熱情友善、堅毅果敢；價值理念：奉獻工作，熱愛集體等。檔案管理人員的綜合素養是其內在狀態，而業務能力是其外在表現，內心狀態與外在表現之間是相輔相成，相互作用的，亦即良好的綜合素養彰顯管理人員積極健康的狀態，為業務能力的培育提供良好的素質條件；而過硬的業務能力使得管理人員在優秀的績效激勵下，保持積極進取的內在狀態。

2.優化文書檔案管理制度

文書檔案的收集與歸檔工作制度的完善，為相關檔案管理工作的開展提供了有利的制度保障。（1）歸檔期限，明確設置歸檔期限，更便于將不同期限類別的材料分類保管，防止遺失，為檔案管理人員收集與歸檔工作提供了便利，更省時、省力、高效的完成工作，減輕了工作負荷，無形中提高了檔案管理人員的工作積極性與滿意度；（2）歸檔范圍，科學、合理的歸檔范圍應具有一定的適應性和針對性，以企業的整體發展戰略為依據，立足于實際需要，依照相關制度規范、工作職責范疇，綜合考量這些因素之后，制定最佳的文書檔案的歸檔范圍；（3）制度更新，文書檔案收集與歸檔管理制度如果滯后于現實需求，就失去了存在的意義和價值，甚至會阻滯檔案收集與歸檔工作的順利開展，因此，相關部門應在考量現實需求和自身發展的基礎上，及時調整文書檔案管理制度中的不適應性，及時更新制度，來適應不同時期、特定條件下對于文書檔案收集與歸檔的需要。

3.調整文書檔案收集與歸檔工作方式

文書檔案收集與歸檔工作在傳統的軌道上積弊已久，多體現為缺乏主動性、檔案資料的遺失與不完整性。因此，改變以往的文書檔案收集與歸檔工作方式，有助于檔案管理工作取得更高的效率、實現新的突破。（1）問題反饋的及時性，在文書檔案收集與歸檔過程中，最大限度的規避可能出現的紕漏，但問題的出現在所難免，如不及時處理，會造成巨大的管理成本，降低企業的運營管理效率，因此，出現問題應及時反饋并處理；（2）工作的主動性，在檔案收集與歸檔工作中，化被動為主動，相關管理人員主動開啟與別的部門的聯系，統籌安排檔案收集與歸檔工作的開展進程，定期實行檢查，確保檔案材料的真實性、可靠性、連續性，主動做好每一個細節工作，滿足各部門乃至整個企業對于檔案資料的需求；（3）硬件設施的完備性。檔案管理人員在進行檔案收集與歸檔工作時，容易因短期內無法克服的人員特質因素，而導致工作失誤，如：人員素質、業務能力、工作態度、工作疲勞度等。在信息技術如此發達的當下，充分利用高科技設備，可以有效規避人員特質因素而產生的工作失誤和潛在危機，還能節省人力成本，提升文書檔案收集與歸檔工作的效率。

第9篇：檔案處理方式范文

關鍵詞：用友ERP―U8V10.1 固定資產采購 流程

用友ERP―U8V10.1系統的固定資產采購業務功能，完善了采購業務的處理方式，進一步加強了財務鏈和供應鏈的業務數據關聯，豐富了財務與I務一體化的業務處理模式。

一、固定資產采購業務概述

企業發生固定資產采購業務時有兩種處理方式，一種是在財務管理模塊中運用固定資產管理系統通過資產增加功能完成資產卡片的登記、制單等處理，再到總賬系統完成憑證的后續處理等會計核算工作。另一種是在財務業務一體化環境下，運用采購系統和庫存管理系統完成固定資產的采購流程，再以采購訂單為核心，在固定資產管理系統通過采購資產功能，實現采購流程中的固定資產在固定資產管理系統中的登記，然后通過應付款系統實現對固定資產采購過程中發生的應付款項的管理。

二、固定資產采購業務與普通采購業務的比較

（一）相同點

用友ERP―U8V10.1系統環境下的固定資產采購業務是以采購訂單為核心的資產采購業務，其業務處理流程同普通采購業務類似，即在采購管理系統進行填制訂貨單、到貨單、開具增值稅發票等環節的操作，在庫存管理系統進行采購貨物入庫的操作，在應付款管理系統進行應付款管理的操作。

（二）不同點

通過用友ERP―U8V10.1系統處理的固定資產采購業務，由于其具有固定資產的屬性，因此通常是根據發票和入庫憑證在固定資產管理系統登記資產賬，采購的資產不納入生產和銷售計劃，也無須在存貨核算系統進行資產的采購成本處理。在系統中相關操作的不同點具體包括：

1.單據流程。固定資產采購由于未納入生產和銷售計劃，因此在請購單環節不能參照MPS（主生產計劃）或MRP（物料需求計劃）關聯生成請購單，不能通過齊套采購方式下達請購單。在采購訂單環節，固定資產采購不能參照MPS（主生產計劃）或MRP（物料需求計劃）、銷售訂單等單據關聯生成請購單，不能通過齊套采購方式生成采購訂單，資產存貨不參與配額。結算后的采購入庫單不在存貨核算系統進行資產采購成本處理，而是進入固定資產管理系統參照生成固定資產卡片，完成采購資產賬的登記。

2.初始設置。

（1）在公共基礎設置部分，需要在基礎檔案的倉庫檔案設置中設置專門用來存放固定資產的資產庫。在進行采購資產入庫操作環節時必須選擇資產庫。在“業務類型”部分設置“固定資產”這一類型，并且在后續的所有固定資產采購單據操作中業務類型都必須設置為固定資產。在存貨檔案部分，屬于固定資產采購的存貨，其屬性必須設置為“資產”和“外購”這兩項，才可以在業務類型為“固定資產”的采購業務中錄入固定資產采購的存貨。

（2）在期初數據處理部分，針對固定資產系統啟用之前已經入庫的固定資產，直接在固定資產管理系統通過錄入原始卡片的方式進行入庫登記，不需要在采購管理系統錄入業務類型為“固定資產”的期初采購入庫單。針對票到貨未到的情況，在采購管理系統中錄入期初采購發票時，需要將業務類型選擇為“固定資產”。

3.日常采購業務處理。用友ERP―U8V10.1系統處理的固定資產采購業務以采購訂單為核心，將采購管理系統、庫存管理系統、固定資產管理系統等模塊進行業務關聯，實現資產采購業務的財務鏈與供應鏈實時同步處理。

三、用友ERP―U8V10.1環境下固定資產采購業務處理案例分析

[案例]燕華商貿有限公司2016年1月20日通過資產采購方式向西寧服裝公司采購貨架1套，無稅單價60 000元，收到貨物經驗收合格后入資產庫，開具采購增值稅專用發票（發票號0000000007），并立即支付貨款。該批資產以固定資產登記入賬。

案例分析：該筆業務屬于資產采購業務，首先需要建立資產采購業務環境，進行對應的倉庫和存貨信息設置。其次，進行該資產的采購流程處理，其中，采購業務流程的所有相關單據的“業務類型”均設置為“固定資產”。第三，在應付款管理系統對資產采購業務進行應付款項處理。第四，在固定資產管理系統導入業務類型為“固定資產”且已結算的采購入庫單，進行資產分配生成固定資產卡片，完成該筆固定資產的登記入賬。具體業務處理過程如下：

（一）初始設置

該部分主要進行資產采購業務關鍵要素的設置，包括倉庫的設置和存貨檔案的設置。操作步驟包括：

1.設置資產庫。在企業應用平臺進入基礎設置基礎檔案業務倉庫檔案，添加倉庫名稱為“資產庫”的倉庫檔案，其中必須勾選“資產倉”，不勾選“參與MRP運算”。

2.設置存貨檔案。在企業應用平臺進入基礎設置基礎檔案存貨存貨檔案點擊[增加]按鈕輸入以下信息：存貨編碼403，存貨名稱為貨架，計量單位為套，存貨屬性勾選“外購”“資產”點擊[保存]按鈕保存存貨信息。

注：設置該存貨檔案時，“資產”屬性是該存貨能夠參與資產采購業務處理的關鍵要素。

（二）采購管理系統業務處理

1.填制采購訂單。

步驟解析：采購訂單是資產采購業務的核心要素，在單據填制過程中必須將“業務類型”這一項設置為“固定資產”。訂單的其他信息錄入與普通采購業務訂單一致。

操作步驟：采購管理系統采購訂貨采購訂單點擊[增加]按鈕設置業務類型為“固定資產”，輸入訂單表頭其他信息后點擊[保存]按鈕點擊[審核]按鈕進行單據審核。

2.填制采購到貨單。

步驟解析：填制采購到貨單必須將業務類型設置為“固定資產”才能與同為固定資產業務類型的采購訂單通過“生單”方式進行單據數據關聯。

操作步驟：采購管理系統采購到貨到貨單點擊[增加]按鈕設置業務類型為“固定資產”點擊[生單]，在過濾條件中將業務類型設置為“固定資產”選擇資產采購的采購訂單完善到貨單表頭其他信息后點擊[保存]按鈕點擊[審核]按鈕進行單據審核。

3.填制采購發票。

步驟解析：采購發票參照采購訂單或入庫單生成，同時進行現付業務處理，并與采購入庫單進行采購結算，生成“固定資產”業務類型的結算單。

操作步驟：采購管理系統采購發票采購專用發票點擊[增加]按鈕設置業務類型為“固定資產”點擊[生單]在過濾條件中將業務類型設置為“固定資產”選擇資產采購的采購入庫單完善發票表頭其他信息后點擊[保存]按鈕點擊[現付]按鈕，輸入現付的金額、結算方式等信息點擊[確定]按鈕點擊[結算]按鈕，完成與采購入庫單的結算。

（三）庫存管理系統業務處理

填制采購入庫單。

步驟解析：采購的固定資產經驗收合格后須進入具有“資產倉”屬性且專門用來存放固定資產的“資產庫”。該業務導入資產采購的訂單或到貨單生成采購入庫單。采購入庫單在與該筆業務的采購專用發票結算后會傳遞到固定資產管理系統以生成固定資產卡片，進行采購固定資產入賬登記。

操作步驟：庫存管理系統采購入庫單設置業務類型為“固定資產”點擊[生單]在過濾條件中將業務類型設置為“固定資產”選擇資產采購的采購到貨單選擇“資產庫”，完善入庫單表頭其他信息后點擊[保存]按鈕點擊[審核]按鈕進行單據審核。

（四）應付款管理系統業務處理

1.審核采購專用發票。

步驟解析：對采購管理系統填制的采購專用發票進行正確性審查，并依據其進行固定資產采購應付賬款確認。本筆業務在固定資產到貨入庫后與采購發票已進行完全結算，因此在設置應付單據過濾條件時選擇“已整單報銷”。

操作步驟：應付款管理系統應付單據處理應付單據審核在應付單據過濾條件中選擇“未審核”“包含已現結發票”“未制單”“已整單報銷”選項，其他信息默認點擊[確定]按鈕在應付單據列表中選擇對應的采購專用發票，點擊[審核]按鈕，即完成該筆資產采購的發票審核。

2.制單處理。

步驟解析：對審核無誤后的采購專用發票進行制單處理，完成采購固定資產的記賬操作。需要注意的是，對現結采購發票制問保借方取[產品科目設置]中對應的采購科目，該科目一般是材料采購或在途物資，而針對固定資產采購業務則需要將該科目調整為固定資產。

操作步驟：應付款管理系統制單處理在制單類型中選擇“現結制單”，點擊[確認]按鈕在采購發票制單列表中選擇發票號為0000000007的采購專用發票，在“選擇標志”一欄雙擊點擊[制單]按鈕在憑證界面按照業務資料設置憑證類別和制單日期借方采購科目若是材料采購或在途物資則手動調整為固定資產點擊[保存]按鈕，完成制單處理。

（五）固定資產管理系統業務處理

生成采購資產卡片。

步驟解析：在財務業務一體化環境下，供應鏈模塊中生成的業務類型為“固定資產”的采購入庫單在與采購專用發票結算后傳遞到固定資產管理系統結轉生成采購資產卡片。對于采購資產業務，在固定資產管理系統中主要是進行以卡片形式的固定資產登記處理，由于在應付款管理系統中已經完成資產的會計核算和記賬，因此，在固定資產管理系統不需要進行制單處理。

操作步驟：（1）固定資產管理系統選擇[卡片]菜單單擊[采購資產]菜單在未轉采購資產訂單列表界面選擇該筆業務的采購訂單選擇資產采購訂單后，在訂單列表下方的未轉采購資產入庫單明細子表自動選中并顯示對應的入庫單；（2）點擊[增加]按鈕，進入“采購資產分配設置”設置該資產卡片的類別、開始使用日期、存貨數量等信息，點擊[保存]按鈕，進入卡片錄入界面；（3）在固定資產卡片錄入界面設置其他必要信息，點擊[保存]按鈕，系統會提示本次結轉生成卡片的情況。

四、小結

用友ERP―U8V10.1系統環境下要實現固定資產采購業務處理，在遵循常規的采購業務處理流程前提下，需要注意幾個關鍵的要素：在初始設置部分，倉庫和存貨須具有“資產”屬性，在業務處理部分，所有單據的“業務類型”均須是“固定資產”，由于資產采購不納入生產計劃和銷售計劃，因此，資產的采購成本不需要在存貨核算系統進行處理，使用采購資產功能生成的固定資產卡片不在固定資產管理系統制單，而是在應付款系統中制單。用友ERP―U8V10.1系統環境下的采購資產功能進一步完善了采購業務處理模式，加強了供應鏈和財務鏈業務數據關聯，有效促進了企業的精細化管理。

參考文獻：

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作者簡介：