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第1篇：檔案管理實踐報告范文

1.疾病預防控制檔案的規范化管理與利用的必要性

疾病預防控制檔案所包含的內容較多，既有各種規章制度，也有統計數據、研究報告，還包括衛生監督相關資料，其管理的規范及利用具有重要的現實意義，特別是隨著社會公眾對政府服務信息公開期望的增強，這種規范化管理將為信息的公開和利用奠定堅實的基礎。

1.1疾病預防控制檔案規范化管理有利于推動各種法規制度的執行

疾病預防控制法規制度是檔案管理的重要內容，而規范其管理，既可以便于政府決策者、相關監督機構以及社會公眾查閱，而且這種系統性的存檔可以為執法過程中執法人員提供參考，從而便于制度法規得到執行。

1.2可以為決策者提供參考

疾病預防控制檔案中包含大量的調查報告、統計資料以及疾病材料，這些調查報告與材料既包含對以往數據的一種統計，可以發現各種疾病預防事件的發展規律，從而便于人們從規律中得到啟示，做出有針對性的安排，盡可能的推動疾病預防與控制，也包含當時針對疾病預防控制采取的舉措，取得的成效，可以為類似疾病出現后采取有針對性的措施提供參考。

1.3有利于強化衛生監督與管理

疾病預防控制檔案還包含對學校、對國境口岸的衛生監督資料，截止2012年，全國被監督學校達到22.4萬所，78.2%的學校已建立學生健康檔案，這些檔案的管理對于預防疾病控制，推動衛生監督與管理具有重要的價值。

2.疾病預防控制檔案的規范化管理與利用的基本途徑

要對疾病預防控制檔案進行規范化管理，并推動其應用開發，必須把握好其基本途徑，只有這樣才能提高規范化管理與利用水平。但從實踐來看，目前這種開發應用還處于較為粗放的階段，檔案管理信息化程度不高、管理制度不夠健全，檔案服務決策、服務社會的作用尚未得到全面的發揮，這為未來進一步加強檔案規范化管理與應用提供了方向。

2.1疾病預防控制檔案規范化管理的基本途徑

疾病預防控制檔案包括檔案的建立、檔案的保存、檔案的查閱以及外借管理、檔案的銷毀等內容，其規范化管理的基本途徑主要包括三條。首先，管理制度的規范化，即要針對疾病預防控制的實際情況，制定細化的、針對性的管理制度，真正做到檔案管理的任意一個環節都有制度可依，有制度可執行。其次，管理流程的規范化，在實踐當中，涉及檔案管理的各個流程要規范，如檔案的存檔要有責任人簽字審核后依照一定的規則分類存檔，在檔案的借閱中要有負責人的簽字才能查閱，如果要外借必須履行完善的手續。通過流程的規范化推動管理的規范化。再次，管理服務的信息化，即要充分利用信息技術帶來的便利，利用電子檔案等方式將紙質檔案轉化為電子檔案，做到紙質檔案與電子檔案并存，以更好的保障檔案的完整性。同時這種電子化管理還可以為檔案查詢等提供便利。

2.2疾病預防控制檔案規范化利用的基本途徑

疾病預防控制檔案規范化利用包括供衛生、疾控部門利用，還包括供研究者、統計單位利用，其規范化的利用途徑也包括三個方面。首先，對檔案數據的開發利用，通過統計軟件或者統計手段，挖掘數據中隱藏的信息，通過數據挖掘找出疾病預防控制的內部規律、發展態勢，從而為相關個體提供參考。其次，對疾病預防控制經驗的對比總結，通過對同類疾病不同預防控制方案的比較，對不同疾病應對方案的比較，可以發現各方案的優劣，從而便于形成一套完善的應對方案，以提高疾病預防控制能力。再次，對疾病預防控制問題的查擺，通過對檔案的查詢，可以發現疾病預防控制中存在的突出問題，這就為問題的解決提供了方向。

3.促進疾病預防控制檔案規范化管理與利用的思考

疾病預防控制不僅事關政府部門各項工作，而且與群眾生活密切相關，因而規范其檔案管理是一項影響深遠的工作。實踐當中，要以基礎設施的完善為前提，以檔案管理的創新和檔案利用的創新為導向，積極推動檔案管理的規范化。

3.1完善基礎設施為檔案規范化管理與利用奠定基礎

檔案規范化管理與利用的前提是有完善的基礎設施做為保障，首先，要積極構建檔案管理場所，特別是基層疾病預防控制單位，要積極利用現有的辦公場地開設專門的檔案室，并購買檔案架、檔案袋等配套設施，通過設施的完備推動檔案管理的規范化，為檔案管理和利用提供便利。其次，要積極開發各種軟件設施，疾病預防控制部門要通過與檔案管理軟件供應商合作，開發出符合疾病預防控制部門實際的管理軟件，通過軟件實現檔案數據的查詢與管理。特別是，這一過程中要積極推動檔案的電子化管理，通過將紙質檔案進行編碼，并與電子檔案相對應，做到紙質檔案與電子檔案并存的管理模式。

3.2創新渠道推動疾病預防控制檔案管理規范化水平的提升

首先，要創新性的完善檔案管理制度，在貫徹執行《檔案法》等國家法律法規的前提下，要根據檔案管理信息化等要求，制定出臺適應時代要求的檔案管理制度，如信息化條件下的檔案信息歸檔制度等，以此提高檔案管理水平。其次，要創新性的完善檔案管理模式，在當前疾病預防控制檔案分級管理體系下，要通過規范化的制度明確歸檔信息的收集、整理、存檔工作，避免由于工作銜接失誤導致信息失真。再次，要創新性引入檔案管理新理念，將服務等理念貫穿到檔案管理工作當中，提高檔案管理水平。

第2篇：檔案管理實踐報告范文

關鍵詞： 系部教學檔案 管理心得 工作建議

一、教學檔案的重要地位

教學檔案是教育教學實踐與研究和管理活動中，形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分，提高高校教學檔案的管理水平，并充分發揮其對教學的參考、指導作用，才能有效促進教學管理水平和教學質量的提高。

教學檔案管理工作是系教學秘書日常最主要的工作內容之一，這是因為一方面檔案工作是秘書工作的起點，通過對檔案的利用可以幫助我們在最短時間內了解系部的工作內容、工作特點和規律，以便更好地開展工作，提高工作效率，另一方面檔案工作是秘書工作的終點，各種辦理完畢有價值的文件最終都會作為檔案信息加以整理和保存，并通過各種途徑服務于各項工作。因此，掌握檔案工作理論和技能具有現實的指導意義。

教學檔案不同于其他類型的檔案，具有很強的專業性、多樣性、系統性、周期性、分散性等特點。這是由于教學管理和教學活動是一種很復雜的實踐活動，其產生于教學實踐和教學管理活動的各個環節之中。

二、教學檔案的歸檔范圍

教學檔案是高校檔案的重要組成部分，作用重大。教學檔案的歸檔范圍包括教學管理、教學講授和實踐活動中形成的材料，主要包括：

1.教學計劃、教學方案、教學大綱及專業設置、課程安排等文件材料，這些是具體實施教學工作的重要依據和前提。

2.自編教材、講義和全國統編教材，采用外來教材的目錄和間接、典型教案、試題試卷分析、專家來校講座、錄音、錄像等材料，這些材料能夠真實反映教學水平和學術水平。

3.學校有關教學工作的決定、規定、規章制度、系部有關教學工作的批示等指導性文件。

4.教學研究活動計劃、總結、典型材料、重要經驗交流材料、教學檢查等材料，本校出版的學報等，這些都是教學水平和科研水平的真實反映，并對今后教學科研工作具有借鑒和指導作用。

5.招生、學生的名冊、學生成績表、學籍變動、畢業、結業等資料，學生實習報告、畢業生畢業設計、論文等資料的收集，這些都反映教學質量和學生掌握專業文化知識的情況。

6.學生、教師參加社會實踐獲得的榮譽及獎項等資料，這些反映了學校的教學水平和學生的社會競爭力。

三、教學檔案的整理

教學檔案整理可以分為專業建設和管理、課程建設和管理、教材建設和管理、實驗教學、實踐與實習、畢業論文（設計）、課務管理、考務管理、學籍管理、教學質量監控、教學改革、教學獎勵、招生管理、上級文件、其他需要保存的檔案等大約10余大類，100余小項。其中，根據檔案的存放年限又分為永久性、長期性和短期性。根據上述總體原則及日常整理歸檔的習慣，我將檔案歸檔周期分為以下幾種類型：1.以一學期為一周期。平時的教學管理等檔案大多數是以某一個學期為一周期進行整理歸檔，如學生的學期成績、試卷、課程設計報告、試驗報告等。在學期即將結束時開始整理歸檔。2.以年度為一周期。有些檔案主要是一些按照年度編號的文件等基本是按照年度進行歸檔的，即該檔案的整理要貫穿兩個學期。如教務處或其他相關部門下發的一些執行性、指導性文件等。我一般是按照學期整理好但暫時不裝訂，等兩個學期都整理好后就按年度進行裝訂存檔。3.以完成某一事項為一周期。這一特殊周期可以從幾個月到幾個學期不等。如國家或省市等統一的大型考試（全國計算機等級考試、英語應用能力考試或英語四、六級考試等），我一般是按照考試周期歸檔，即從考試報名開始一直持續到考試成績公布。而有些科研項目及教學改革等檔案的周期則是從準備開始之時一直跟蹤到結束，形成一個完整的檔案周期。

關于平時檔案的收集方法，可以說是“事無巨細”。但是如何做到，需要平時做“有心人”。舉例說，我將日常工作文件所用的文件夾按照歸檔的要求分門別類，按每個文件夾單獨成檔，平常相關文件就放在相應的文件夾內，到一定周期后即可整理歸檔。這樣既保證了檔案的完整性又節省了檔案整理的時間。

四、加強教學檔案管理工作的建議

1.制訂檔案管理相關規定及實施方案。把教學檔案管理作為教學管理工作的一個重要組成部分，制定系內檔案工作相關制度，以體現檔案工作的專業性和科學性。主要工作制度包括：檔案的編目分類制度，檔案的分級管理制度，檔案的存儲借閱制度，檔案管理人員的職責與獎勵制度等。

2.轉變觀念，強化全員檔案意識，切實認識教學檔案的重要性，改變片面抓教學而忽視教學檔案管理工作的局面。檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在系部各項工作和改革中發揮作用，是為了服務學校教學工作。教學秘書作為系部檔案工作管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識，學校其他人員應對檔案尤其是教學檔案的歸檔管理工作予以重視。

3.加強教學檔案數字化建設。檔案信息化是適應信息化時代的需要。以檔案信息資源建設為核心，以信息網絡為基礎，建立電子教學檔案數據庫，通過對傳統紙質檔案轉化為電子信息，完成數字化信息資料的轉變。充分利用網絡平臺、數據庫及檔案信息資源管理網，使檔案信息傳遞及時，方便廣大師生迅速檢查和查詢需要的檔案信息資料，為學校及系部教學改革和發展服務。

4.提高教學檔案管理人員素質與水平。檔案信息化建設能否取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，需加強對檔案管理人員的業務培訓工作，以拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業務素質，掌握新的檔案管理技能和方法。

第3篇：檔案管理實踐報告范文

關鍵詞 ：高速公路 項目建設 檔案管理 問題 對策

1. 前言

近年來，高速公路項目建設檔案管理實踐活動中，檔案資料在填寫環節缺乏真實性、項目建設檔案和工程建設之間缺乏協調性、高速公路項目建設檔案管理在執行力度方面缺乏有效性等問題越來越突出，已經對高速公路項目檔案建設檔案管理活動的有效開展造成直接影響。在此背景之下，分析高速公路項目建設檔案管理問題應對策略顯得極其關鍵。

2. 高速公路項目建設檔案管理問題

近年來，高速公路項目建設檔案管理活動中還存在著許多問題，具體體現如下：第一，檔案資料在填寫環節缺乏真實性。工程建設環節，部分企業將重心放在工程項目的實體建設方面，覺得檔案管理屬于附屬項目，只是應付上級檢查的工具，因此在檢查環節通常會臨時填寫各項資料，以至于測量資料、土方填筑資料、實驗數據以及開工報告等資源出現錯填或者漏填等情況。

第二，項目建設檔案和工程建設之間缺乏協調性。檔案管理內容涉及到收集資料、整理資料和歸納資料等程序，然而當分項工程正式完工之后，紙質資料卻無法與之同步完成[1]。究其原因，主要由于一些施工人員在記錄各項資料時并非以填表的形式進行，而是將其直接記錄于施工日志上，再以表格形式進行整理，并對測量放樣數據、試驗檢測數據等補充，一旦某個環節出現問題，就會對資料歸檔造成不良影響。

第三，高速公路項目建設檔案管理在執行力度方面缺乏有效性。高速公路項目建設環節，通常需要施工企業內部建立起各項管理機制，并詳細陳述各項獎懲措施。盡管如此，在具體施工過程當中，這些管理機制與獎懲措施都未得到有效落實，始終流于形式，在保質量以及趕進度等借口的直接影響下，使高速公路項目建設檔案管理活動的實施難度被無限加大。

3. 高速公路項目建設檔案管理問題應對策略

3.1 創建檔案管理專項責任機制

在工程項目開工以前，施工企業、業主以及監理等機構分別創建起檔案管理專項責任機制，并委托專業咨詢企業創建檔案編輯部門，由該部門負責公路項目建設檔案剪輯指導等任務。同時，配設專業檔案室，確保檔案管理各項機制都能得以真正落實，而所有參建企業都需要派遣專業人士參與至檔案編制、檔案管理等程序中，配置專業管理人員，確保其工作的有效性[2]。除此之外，還需不斷完善臨時檔案的日常管理機制，把文件資料的收集、整理、編制以及立卷等工作都納入至項目管理程序中。

3.2 合理調整項目建設檔案和工程建設之間的協調性

由于項目建設檔案和工程建設之間缺乏協調性，已經對其管理水平造成不良影響，所以還需要合理調整項目建設檔案和工程建設之間的協調性。首先，基于檔案編輯指導企業來說，需要結合各單位、各分部以及分項等情況劃分表，對主體工程、裝號相關預立案卷目錄進行合理把握。其次，基于檔案人員來說，需要對項目建設實際情況與進度進行實時掌握，待各項工程順利完工之后，都需要及時收集檔案，并進行分類與歸檔。再次，始終堅持立項建檔原則、材料歸檔原則、材料齊全原則等，檔案編制活動應當保持及時有效性，確保各項檔案信息的精準性、真實性以及完整性。此外，為了保證項目建設檔案整體齊全性，當《高速公路工程中間交工證書》正式簽發之前，就需要監理企業聯合項目建設檔案編輯指導企業初步審查各項檔案材料，確保檔案資料均已齊全之后，才能正式簽發《高速公路工程中間交工證書》[3]。最后，對網絡管理專項系統進行合理利用。高速公路項目建設檔案管理實踐活動中，可以考慮借助各種專業管理系統，以運輸部門所頒發的相關文件為指導性意見，創建八個模塊，實現對各種動態信息的及時收集與歸檔。與此同時，各項管理系統還可以直接審核開工報告、施工記錄以及檢查記錄等信息資料，以電子化的權限模式對其進行審核，確保紙質資料和電子文件能夠同步形成。

3.3 給予檔案編制定期檢查

首先，高速公路項目建設正式施工期間，需要給予檔案編制程序全過程、動態式管理，對各企業內部原始激勵信息、電子文件整理編制信息以及資料整理狀況等進行不定期、定期檢查，同時對竣工文件收集情況及編制情況等進行及時檢查，最大限度提升其美觀性、時效性、精準性、完整性以及真實性等。其次，基于高速公路項目建設檔案管理活動來說，還需要將其納入至建設管理機制內，將檔案編制水平與移交時限和計量直接掛鉤，有助于提升工程整體質量，防止后期檔案移交程序出現拖延等問題。而當工程正式交工之后，各個參建企業還需要配合完成檔案匯編、檔案完善等工作[4]。再次，給予高速公路項目建設檔案管理專業人士定期培訓以及學習交流的機會，通過加強日常指導，及時解決各種疑難問題，確保竣工文件資料的收集程序與編制程序得以有效完善。而在培訓環節，應當保證培訓形式的多樣化，以參加專業培訓、業務講訓班、現場講解等方式進行。除此之外，檔案培訓實踐程序應當經歷以下階段：在開工初期，開展檔案業務培訓活動;在施工階段，開展檔案預立卷的培訓活動;在施工后期，開展案卷裝訂、案卷編碼以及案卷匯編等培訓活動。

4. 結束語

高速公路項目建設檔案管理實踐活動無疑是確保工程項目得以順利施工的重要手段。而為了提升高速公路項目建設檔案管理整體水平，需要相關部門與機構創建檔案管理專項責任機制、合理調整項目建設檔案和工程建設之間的協調性，并且給予檔案編制定期檢查，實現對高速公路項目建設檔案管理實踐活動存在價值的有效提升，從而為施工企業以及國家經濟發展做出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]藍曉燕.淺談高速公路建設項目施工檔案管理存在問題與對策思考[J].城市建設理論研究（電子版），2013，22（22）：207-208.

[2]林麗媚.淺談高速公路工程檔案工作存在的問題和建議[J].城市建設理論研究（電子版），2011，23（23）：36-37.

第4篇：檔案管理實踐報告范文

關鍵詞：煤礦；安全培訓；學籍檔案；管理

中圖分類號：X752 文獻標識碼： A

引言

對煤炭企業而言，搞好安全培訓是煤炭企業進行安全生產的前提條件，目前我國很多煤礦事故發生都是由于煤礦工人缺乏安全生產意識而導致的，究其根源是因為企業沒有對煤礦職工進行安全培訓。因此，各煤礦企業都應加強煤礦安全培訓檔案的規范化管理，積極探索煤礦安全培訓內在發展規律，這對于企業可持續發展有著深遠的意義。

一、煤礦安全檔案的內涵

在經濟社會發展指導思想的轉變過程中，煤礦安全檔案作為煤炭企業安全生產工作的記錄、宣傳教育培訓的資源、安全管理的基礎、事故搶險救援的經驗、安全管理創新的依據的重要組成部分，其內涵也在不斷擴展延伸，主要包括以下方面。

1、煤礦安全培訓規章制度及文件：

根據國家煤礦安全監察局和內蒙煤炭工業局的有關文件規定開展各類培訓班，根據不同培訓班的需要建立各類制度。

2、煤礦安全培訓教師相關檔案：

每期培訓班開班前由培訓科及各分校按照提出培訓計劃，經審核后，由培訓科及各分校報有關煤礦安全監察分局，開班申辦程序存檔。每期培訓班根據教學計劃，由教師填寫每期授課計劃，主管教學主任簽字，授課計劃存檔。煤礦安全培訓要求積極組織教師相互聽課，取長補短，互相促進，提高教學效果。要求教師至少聽課一次，并把聽課記錄存檔。教師要根據教學計劃的要求認真備課，認真寫好教案，根據不同專業，不同對象的培訓需求，制定教案，教案存檔。專職教師每年不少于一周的現場調研，并撰寫調研報告存檔。

3、煤礦安全培訓教學質量相關檔案

煤礦安全培訓每期培訓班配備專職班主任，由班主任認真填寫學員考勤表，組織學員填寫教師授課效果評價表等存檔。每期培訓班召開學員座談會，聽取意見和建議，座談會記錄存檔。組織學員參觀，班主任認真填寫現場實踐記錄存檔。培訓班結束后，由班主任對培訓班進行分析總結存檔，要對培訓學員進行跟蹤調查，聽取學員及所在單位對培訓質量與效果的意見，跟蹤調查表加蓋學員所在單位公章存檔。

4、煤礦安全培訓學員相關檔案

煤礦安全培訓以上檔案備齊后，交教務科進行登記存檔，辦理各種證件。證件辦理完畢后，清點清楚進行登記，由各分校及班主任領走簽字。教學檔案一期一檔，裝訂成冊，分類編號，內容包括：辦班計劃表、辦班通知、學員名冊、考勤表、課程表、教師講義、教師評估表、考試成績表、培訓班總結等。學員檔案一人一檔，內容包括：學員登記表、身份證復印件、學歷復印件、考試卷、實際能力考核表、補考記錄等。

二、煤礦安全培訓中的學籍檔案管理

1、增強對安全培訓檔案管理的意識

首先，必須讓安全培訓檔案管理的工作人員高度樹立現代化的檔案管理意識，讓檔案管理者從根本上意識到安全培訓檔案管理工作對煤礦企業發展的重要性，從根源上確保安全培訓檔案收集的資料的完整性與真實性，以提高安全培訓檔案的質量。其次，檔案管理人員必須意識到安全培訓檔案是煤礦企業培訓部門在培訓管理工作中非常重要的內容，檔案資料的歸檔是否達到標準，檔案資料是否真實有效，不僅有有關檔案的完整性問題，而且關系到煤炭企業對煤礦工人的了解與提拔。

2、健全安全培訓檔案的各項管理制度

為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，維護檔案完整與安全，有效地保護和利用檔案，煤礦安全培訓檔案工作實行“統一管理，分級負責”的原則，歸檔材料包括申請鑒定報告、報名花名冊、考務管理資料、鑒定結果報告、成績單、考試卷、鑒定考評情況表等。試卷管理切實做好保密、保管、存檔工作。資料管理《報名登記表》、《課程表》、《考場安排表》、《考勤表》等入微機存盤長期保管。認真執行安全保密制度，確保檔案資料安全，杜絕泄密、失密。非檔案管理人員，未經許可，不得隨意拿取檔案、資料，更不能隨意復印。檔案管理程序，首先由部門負責人按批次、分職業工種、等級將職業技能鑒定工作材料立卷、歸檔、簽字。其次由部門負責人、分管領導審核簽字后，交辦公室檔案管理員按規定驗收合格后存檔。對培訓的學員采取專題講座、現場研討和調研等方式，聽取廣泛意見提高培訓質量。

3、提高檔案管理人員的自身素質

安全培訓檔案管理工作者是煤礦企業檔案管理的核心人員，學籍檔案按分類編號保存，設專人管理。這就要求檔案管理人員必須提高其判斷、分析、表達能力等專業技能。隨著世界科技的不斷進步，現代科學技術也廣泛運用于檔案管理工作之中，檔案管理工作正在從傳統的手工管理向信息化管理轉變。這就要求煤礦企業檔案管理人員熟練掌握計算機網絡信息通訊技術和裝備，檔案管理工作者應提高其專業技能以適應檔案管理自動化和信息載體新型化發展趨勢，以適應時代的需求。另外，安全培訓檔案的規范化管理必須從整體出發，在檔案管理人才的培育和錄用時，要堅持選擇遵循德才兼備的理念。安全培訓檔案的規范化管理必須樹立進步發展的觀念，檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。

4、讓安全培訓檔案管理與現代化管理接軌

首先要配備充足的現代化管理設施，創造有利的硬件環境。比如，計算機、打印機、掃描機和傳真機等，是煤礦企業科學合理地進行檔案管理規范化的重要前提。早日實現煤礦安全培訓檔案的信息化和網絡化管理。其次，煤礦企業應當依據本身資源情況，依賴于各種先進科學技術，充分利用網絡信息資源，以實現檔案價值為目的，全面提高檔案信息資源的真實性和利用率，對檔案信息開發并提供高效率多途徑充分的利用，讓檔案信息可以更快捷地實現實時傳遞，以便更好地為煤炭企業服務。最后，檔案管理工作者應當與時俱進，思想創新，不斷進取，使其管理理念跟上檔案信息化的節奏，檔案管理工作者不但應當熟練運用現代化的技術設備，而且必須掌握計算機通訊技術。可以定期組織檔案管理人員進行檔案信息化技術的培訓，以提高其知識和技能。

結束語

煤礦安全培訓工作是一項長期、艱巨的任務，并非一蹴而就。煤礦安全培訓工作是實現企業高效管理的保障，實現煤礦安全生產離不開煤礦安全培訓。所以，煤礦企業應當加大培訓的投入力度，并且深入開展基礎設施建設工作，從而為煤礦安全生產提供可靠的保障。

參考文獻

[1]劉云霞.創新煤礦安全管理人員培訓工作的有效途徑[J].中小企業管理與科技，2014，10（21）

第5篇：檔案管理實踐報告范文

關鍵詞：公路工程檔案編制現狀問題方法見解

目前多數公路工程檔案管理存在與工程實體進度不相符的局面，要做到兩者同步的狀態，那么在工程項目立項階段就應高度重視檔案管理。從管理上著手，從制度上、源頭上抓好工程資料的形成，在后期竣工檔案編制時可以減少人力、物力、時間等方面的投入，并為日后公路項目營運時的使用、養護、改建、擴建等工作提供準確、真實、可靠的依據以供查詢。因此作為工程建設單位，不但要做好實體工程質量控制，在建設過程的各項管理、提升自身管理水平的同時，也應當在施工內業資料方面，去掉以往“重進度、輕內業”的管理誤區，建立一套經驗成熟、歸檔規范的檔案管理制度。本人多年從事工程檔案編制，現利用實踐經驗得到的一些方法和見解，供同行們作參考：

1目前公路工程檔案管理現狀與問題

從事過這個行業的人都知道，通常公路工程檔案編制都普遍滯后于工程實體建設，工程資料形成后質量也不高，并且大部分情況下是無法實現工程驗收與檔案驗收同步進行。個人認為存在的問題主要有：

1.1重視工程實體建設忽視檔案編制

近些年，各有關部門對公路建設中實體工程投入了更多的精力，對建設項目往往是抓進度，抓質量，抓關鍵目標的實現，因為質量和安全、進度吸引了大家的目光，對于后期較為重要工程檔案卻忽視，通常是一份編制辦法往施工單位一發，就不再關注進行與否，到了實體工程要交工驗收，甚至有的是通車后才開始對竣工檔案的管理和編制。此時，由于大部分技術人員均已離崗，導致部分施工記錄只能是補充記錄，真實度不高的狀態了。

1.2日常的檔案管理不規范

在公路工程建設過程中，從業主方到施工、設計、監理單位，雖然在資料管理方面花費了一定的人力、物力，做了一定的工作。但主要側重于滿足日常工作的需要，并未將它與最后的檔案編制工作相結合，造成在日常資料管理上深度不夠，規范程度較低，到編制竣工資料時，往往是要重新編排一次，近似于返工，造成工作量倍增。

1.3建設單位檔案管理制度不健全

目前建設方和施工方均對竣工檔案管理重視度不高，沒有一方有健全的項目檔案管理方面的制度，因此難以保證資料整編工作的有效開展。對工程竣工資料的編制要求也不明晰，缺乏有效控制竣工文件質量的具體措施；對資料的保管與移交沒有專門制度，由于建設周期長、人員變動較大，人員變動時資料交接手續不到位，往往造成資料的遺失，給歸檔工作造成的損失不可謂小，但這種例子仍經常重演。

1.4欠缺懂工程檔案管理又懂工程技術的專業人員

長期以來建設方管理人員、監理人員、施工單位對工程檔案的重要性從認識上就薄弱，也缺乏專業知識。目前多數施工單位的內業資料由現場專業素質低，技術力量薄弱，培訓少，管理水平差的一些人員來完成，是造成施工過程中工程原始記錄資料不規范、質量不高的一個重要因素；監理單位人員正規參加過國家監理工程師培訓和持監理工程師資質證書人員也少，特別是施工現場監理工程師，有專業技術但對現場簽證工作把關不嚴；部分單位也配備了一些專門的檔案管理人員從事工程檔案的管理，但這些人雖然具有較好的檔案管理的專業知識，但缺乏工程建設方面的專業知識，基本不懂工程技術。而工程技術人員又不熟悉檔案管理的有關規定，缺少相關的知識，極少有具備兩方面的人員在工作。

2做好工程檔案管理工作方法和見解

首先，建設單位、監理單位、施工單位要從思想（特別是領導層）上重視工程檔案管理工作，完善制度，落實人員，建立嚴謹的檔案管理制度。如成立以單位領導為負責人，部分負責人監督指導，檔案專職人員負責管理的檔案管理。同時在各項目部和監理組成立以項目經理、監理組長為負責人，有專職檔案管理員進行檔案管理的小組。管理體系要分工明確，責任到人，規范有序，并強調出現滯后要追究責任，才能在實踐中行之有效，。

第二，制定、下發統一檔案編制辦法。

建設單位沒有制定、下發統一的行之有效的管理辦法，在建設過程中形成文件材料，特別是施工資料，應明確、正確指導如何進行收集、整理、歸檔、編目、裝訂以及形成檔案后的管理等項目工作，使檔案分類整理有章可循，工作規范、有序進行。切實做到檔案宏觀管理，保證項目檔案的整理、收集、歸檔符合專項驗收的要求。注意要杜絕在編制過程中反復更改編制辦法，會造成資料編制后不整潔，增加工作量。

第三、加強施工資料管理，確保記錄的數據真實。

工程檔案是反映實體工程全貌，可為以后的公路改造、維修、擴建提供基本依據。因此必須確保公路工程建設過程的真實記錄，包括了各種施工組織設計、施工原始記錄、隱蔽工程記錄、工程質量檢查、驗收記錄、報告、測量、試驗檢測記錄、報告；工程設計變更申請報告、批復；開交(竣)工申請、報告批準文件；竣工圖表等等，只有建立在真實、完整的施工資料基礎上，才能為工程質量評定與質量查詢提供簡潔有效的信息。

第四、加強對工程檔案管理人員和有關技術人員培訓。

目前在職的工程檔案管理人員多為兼職，專業水平不足，難以對檔案編制工作的深入開展，無法保證工程文件資料的形成質量和檔案整理質量。在工程建設初期，就應對公路工程管理人員、監理人員、施工單位人員進行檔案業務知識、工程質量標準知識進行培訓，組織他們對竣工資料編制辦法的學習，認知，以達成統一思想，使今后工程項目施工一開始就用規范化、標準化來嚴格記錄施工過程，提高施工記錄質量，杜絕施工過程中產生的不規范的原始施工記錄資料和文件出現。確保工程檔案資料源頭質量。

第五、多渠道開發工程檔案信息資源，利用現代化科技做好檔案工作。

經過這幾年的建設，公路通車里程的大幅增長，相應的工程檔案數量急劇增加，給館藏造成很大的壓力。同時，大規模的檔案數量，采用通常的手工檢索管理已經不利于檔案的開發、應用。公路工程檔案專業涵蓋面多，檔案數量巨大，對公路工程的運行安全、日常養護有直接影響。

結束語：

從事過這個行業的人都知道，要將公路工程施工資料檔案編制管理工作做好，并非朝夕之事，需要從業人員通過實實在在的工作實踐、日積月累，以及積極學習和借鑒其它先進的檔案管理經驗，發揮我們已有的優勢，在工程建設中逐漸積累更好的編制辦法和不斷總結工程檔案管理的經驗；一名專業的檔案人員還應不時關注新頒的規范和標準，才能使編制好的公路工程施工資料與現行規范要求一致，并且更規范、更科學，質量更高，更好為當地的經濟建設服務。

參考文獻：

[1]《建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》[J];中國檔案;2003年05

[2]《檔案學概論》[M]，中國人民大學出版社，2001年版。

第6篇：檔案管理實踐報告范文

關鍵詞實驗室檔案;規范化管理;問題;措施

中圖分類號g271文獻標識碼a文章編號 1007-5739(2010)22-0026-02

高校實驗室是培養學生實踐能力、奠定科研基礎和提高學生實踐綜合素質的重要場所,而實驗室檔案管理則是實驗室建設的重要組成部分。建立和完善實驗室檔案,是正確全面地反映實驗室建設、管理和實驗教學改革發展歷史的重要手段,是管理過程進一步實現規范化、科學化的具體要求,也是判斷實現管理目標的主要依據[1-2]。因此,搞好實驗室檔案管理對學校建設、管理、教學、科研起到重要的作用。該文就實驗室檔案規范化管理的重要性和范疇進行系統闡述,并對存在的問題及改善措施提出具體方法。

1實驗室檔案規范化管理的意義

1.1實驗室實施管理、決策的依據

完善的實驗室檔案準確地反映了實驗室管理、實驗室建設、實驗儀器設備、實驗教學等有關實驗室工作的全過程,因此,可以為實驗室管理提供客觀、科學的決策依據。

1.2提高實驗室管理水平的重要手段

隨著高等教育改革的不斷深化,實驗室愈加發揮著重要的作用,隨著學生規模的擴大,高校實驗室的規模、數量、水平和層次也必須快速發展。實驗室檔案是反映實驗室工作、建設、管理等方面的真實記錄,對于實驗室科學管理水平的提高和傳承起著重要作用[3]。

1.3 實驗教學改革的主要依據

對實驗項目、實驗方法、手段、實驗考試辦法等進行分析研究,對學生的反饋意見進行整理和分析都有助于進一步改善教學質量。實驗教學過程中的實驗教學檔案,都有助于不斷改進實驗教學方法和手段,推進實驗教學改革,從而不斷提高實驗教學質量。

1.4科研工作的基本保證

科研是高校的一項重要工作,科研離不開實驗,實驗為科研提供財、物、場所的保障。

1.5實驗室儀器設備合理配置及科學管理的重要參考

實驗室檔案可以提供實驗設備的功能、技術指標、用途、價格、質量、使用說明及儀器使用記錄,可真實反映儀器的性能狀況、使用效率、商家售后服務、實驗科研對儀器的綜合評價等,可為專業技術人員進行儀器設備選擇、使用、維護、保養、開發及儀器的合理整合等提供參考資料。

1.6實驗室及教學評估材料的有效積累

實驗室檔案的真實記錄是對該實驗室的客觀、正確、全面地反映,所提供的可靠文字、圖表和數據等,保證實驗室評估的可靠性、客觀性和準確性,有助于實驗資料的長期保存。

1.7提高教師業務水平的重要途徑

實驗室檔案建立的過程,也是實驗教師不斷學習和提高的過程。實驗教師通過對實驗室檔案進行比較、鑒別、研討等方式,吸取經驗和教訓,促進了業務水平的提高。同時也為其他教師從事實驗提供學習的機會。

1.8考核實驗室人員工作業績的重要憑證

實驗室檔案記錄著實驗人員的基本材料,包括工作人員基本信息(職稱、學歷、簡歷、資格、科研論著、表彰獲獎等)以及個人工作日志,崗位職責及分工細則,專、兼職實驗教師及實驗員的在職、流動、職務職稱變動、業務考核、進修培訓、獎懲情況,實驗室主任任命文件等,這是實驗室工作人員的德、勤、能、績客觀評價的主要依據。

2實驗室檔案管理的范疇

2.1實驗室建設與發展類

包括實驗室的建立、整合、轉型、搬遷的記錄和文件,實驗室平面分布、空間布置和實驗室建設規劃,以及實驗室管理體制和所承擔的學科、專業、課程實驗教學情況等文件。

2.2實驗室管理類

一是實驗室建設和管理方面的檔案。如實驗室建立、管理體制等方面的文件,實驗室的建設規劃、年度計劃、年度工作總結,實驗室使用情況登記,實驗室各種管理規章制度。二是實驗室環境管理檔案,如實驗室平面圖,水、電線路圖,實驗室使用面積,學生人均使用面積,實驗室防火、防盜、防爆等安全檢查措施和檢查記錄,三廢處理措施和記錄等。

2.2.1崗位職責。包括實驗室主任、實驗員、實驗教師的崗位職責及學生實驗守則、實驗實習報告等。

2.2.2儀器設備管理制度。包括大型、精密儀器管理制度,實驗材料、低值易耗品管理制度,儀器設備賠償管理制度,儀器調劑報廢制度,儀器設備采購領導機構,購置計劃、論證報告、維修和使用記錄,儀器設備總值、明細表、配套率、更新率等資料。

2.2.3藥品管理制度。包括藥品領用、發放記錄,藥品招標采購情況記錄,有毒有害、強腐蝕性物品保管制度。

2.2.4實驗室環境與安全。包括實驗室建筑環境,室內水、電安裝布線情況,防火、防盜措施,三廢處理措施及安全、衛生檢查記錄等。

2.3實驗教學檔案

一是實驗教學文件及資料,如實驗教學大綱、實驗教學計劃、教學進度表、實驗指導書、有關教學管理和教學要求的各種文件。二是學生實驗考核辦法、實驗考試成績。

2.4實驗室儀器設備檔案

儀器設備檔案包括儀器設備購置的領導機構及工作人員分工,申購報告及市場調研報告;申購報告的各級審批文件;儀器設備購置招標記錄,供貨合同或協議書,招、投標的中標文件;安裝調試及驗收階段形成的文件材料;學校審計、監察結論;設備購置材料、使用說明書及維修卡、使用維修登記冊、賠償記錄等。

2.5實驗室資金投入檔案

其主要包括實驗用房、配套設備設施的投資情況;實驗室儀器設備購置及維修、改造投資情況;實驗材料及低值易耗品等日常實驗經費開支情況。

3實驗室檔案管理存在的問題

3.1主管領導重視不夠

主管實驗室的領導缺乏對實驗室檔案建設重要性的認識。因此,對建檔工作支持不夠。

3.2實驗室工作人員建檔意識較差

實驗室工作人員建檔意識淡薄,平時不注意資料的收集、整理和歸類,往往記錄不全或者零亂,建檔不規范,導致有價值的資料流失而不能及時服務于實驗教學。

3.3檔案建設制度不健全

實驗室管理制度的不健全,使實驗室檔案管理工作無章可循,同時年終目標考核沒有對實驗檔案評價的內容。

3.4實驗室檔案管理人員素質偏低

實驗室的技術人員未經過檔案管理知識培訓,不具備檔案管理的專業知識,不懂檔案的歸類、整理及收集,即使積累了一些實驗資料,在查找、調閱、管理等方面仍存在較大困難。

3.5檔案管理手段落后

當今信息化的發展使檔案的載體形式已經不局限于傳統的紙質文檔,還包括大量的電子文檔,因此,必須利用計算機及其網絡對檔案進行網絡化管理。建立實驗室電子文件的歸檔制度及科學的管理系統,實施電子檔案的網絡檢索,優化電子檔案的利用服務。

3.6檔案工作環境和設施缺乏

檔案管理需要必要的硬件設施,這是做好檔案管理工作的物質基礎。高校實驗室應設有專門的檔案室,設立專門的防潮、防腐、防火、防盜設備。只有在檔案管理用房、設備上配置完備,才能保證檔案管理的安全、有序,真正做到高校實驗室檔案管理的正規化。

3.7實驗室檔案信息開放力度不夠

缺乏科學系統的歸類、歸納、研究和開發使用體系,采取封閉管理方式,查閱利用范圍小,利用率過低。

4實驗室檔案規范化管理的措施

4.1提高認識,加強領導

主管領導要充分認識實驗室檔案建設的重要性,明確實驗室檔案在實驗室各項管理工作中所發揮的重要作用,把實驗室檔案工作列入領導職責范圍,加大領導對實驗室檔案工作的支持;將其列入高校檔案工作和實驗室工作計劃;詳細規定歸檔內容、歸檔時間、歸檔類型和統計、保管、使用制度等[4]。

4.2建立健全檔案管理制度

實驗室檔案具有涉及面廣、專業性強的特點。因此,必須制定相應的實驗室檔案管理制度,如《實驗室檔案管理制度》《儀器設備檔案管理制度》《實驗室檔案管理人員職責》《實驗設備采購制度》《實驗物品領取制度》等。對實驗室檔案組織機構、職責權利、利用及法律責任作出明確規定,使實驗室檔案管理工作進一步規范化、科學化、制度化。

4.3加強實驗技術隊伍建設,提高實驗室檔案管理水平

實驗技術隊伍素質的高低是搞好實驗室檔案管理的關鍵,領導對技術人員要不斷地進行檔案管理知識的培訓,采取“走出去、請進來”的方法,開展各種形式的實驗室檔案管理研討和開發工作,加強交流,提高認識,強化管理水平和業務水平。

4.4改善檔案管理的工作環境和設施

硬件設施是搞好實驗室檔案管理工作的物質基礎。因此,在學校經費許可的前提下,要有計劃地為實驗室檔案管理投入一定的資金,創造必需的設施保障。

4.5提高實驗室檔案管理手段

高科技的信息時代意味著從傳統的檔案管理方式向科學管理方式的轉變已成為檔案管理向前發展的必然趨勢[5]。利用電子文件、計算機網絡技術改革檔案管理已勢在必行。因此,要通過計算機操作系統建立統一的數據庫結構和規范的命名規則,逐步將手工操作的紙質文件分批向計算機操作的電子文件轉化,并要積極創造條件通過網絡擴大信息量和服務范圍。

4.6充分發揮檔案的利用效率

開展實驗室檔案管理工作的目的在于開發利用實驗室檔案信息資源,因此,檔案是一種信息,更重要的是一種資源。實驗基本操作的圖片、錄像帶,實驗方法的研究,儀器設備,特別是大型儀器設備功能的開發、擴展與整合等資料,都會為實驗室管理和教學改革提供客觀的依據,但不能將這項工作簡單化,要能最大限度地發揮檔案的利用效率,使其真正的為教學、科研服務[6]。

4.7加大實驗室檔案的開放力度

服務地方經濟,加強校校合作、校企合作歷來是高校的重要辦學理念。因此,實驗室檔案在為教學科研服務的同時,也要充分加大與兄弟院校、生產廠家的合作與交流,為其他院校和地方經濟的發展提供力所能及的服務。

5參考文獻

[1] 馬斌強,袁超,李聰,等.高等農業院校開放實驗室管理系統的研究[j].江西農業學報,2009,21(11):204-206.

第7篇：檔案管理實踐報告范文

關鍵詞: 高校科研檔案整理 歸檔范圍 規范化

高校科研管理是高校管理工作的重要組成部分。科研檔案是科研部門及科研工作人員,在科學研究過程中,經過一定整理,具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院校科研水平的不斷提高和科學技術的飛速發展,高校科研檔案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用,促進了學校教學和科研工作的可持續性發展,成為高校事業發展不可缺少的重要部分。因此,如何有效進行科研檔案管理成為學校管理工作的一個重要課題。

一、重新界定高校科研檔案的歸檔范圍

借助于檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現在,預見未來。因此,界定科研檔案的歸檔范圍就顯得尤為重要。科研檔案具體可以包括:科研課題管理檔案、科研文書檔案、科研成果檔案等。在整理科研檔案中要堅持成果性和記錄性并舉,可用成果價值是保存它的重要原因和主要依據,而記錄性則強調其完整性、憑證性。有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。在科技加速進步的進程中,檔案管理應不斷豐富高科技實用信息,不斷拓寬檔案的利用范圍,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循環。因此,積極界定高校檔案工作范圍,以科學的態度管理該項工作,是十分緊迫的任務。

1.高校科研課題檔案

科研課題材料檔案是科學研究實踐活動的直接表述。主要包括:科研準備階段中的科研課題申請書、審批文件、任務下達書、項目計劃書、開題報告、調研報告、方案論證等材料,研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料,總結驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果,獎勵申報材料及審批材料構。后兩個階段中的材料是科研檔案存檔的主體。

2.高校科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄,包括科研計劃、科研總結、學校制定上級管理部門下發的科研管理文件、各項科研管理制度,以及課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策,并有計劃地、有順序地進行課題申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據,也是科研檔案的重要部分,對科研管理工作起到很好的指導作用。

3.高校科研成果檔案

科研成果主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文、編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果是檢驗高校科研實力的依據之一,因此,科研成果檔案管理在科研管理中也占有重要的位置。

二、提高科研檔案管理人員的歸檔意識和服務意識

這就要求加強科研檔案管理人員的自身建設,使其認識到科研檔案管理要開闊思路,著眼于由內轉向外,擴大科研檔案資源共享,參與科研活動,及時了解和掌握科研第一手資料,確保科研檔案質量。同時,還要增強工作責任感,以認真負責的敬業精神和良好的職業道德,面向本單位、社會,主動為學校、教師和科研人員提供有價值的最新的科研動態和信息,利用各種服務途徑傳遞科研檔案管理信息,為科研人員提供優質的、全方位的科研檔案服務,為科研檔案工作開創新局面。

三、加強檔案信息化建設,使科研檔案管理規范化

科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映,又不僅僅局限于某一項科研課題或者科研成果。它是課題及成果之間、學科與學科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個特點:專業性、系統性、集體性、階段性。為了規范科研檔案管理工作,必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全有效利用要求”歸檔,避免可能造成大量科研檔案材料零散在外的現象出現。為此,必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來,走實現科研工作與科研建檔兩者協調統一的發展道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規律,保證高校科研檔案的準確、完整、系統,最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道,提高科研檔案歸檔的質量和效率。

在現代科學技術快速發展的今天,檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,查閱起來既耽誤時間又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄輸入,科研檔案規范化管理無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,依托計算機和網絡技術,實現科研檔案管理的電子化、網絡化,將現代辦公技術與科研檔案管理相結合,運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中,從而實現科研檔案管理的規范化、標準、系統化。

總之,要采取各種方法加大科研檔案工作的重視程度,增強高校科技人員的檔案意識,做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作,提高高校科研檔案的現代化管理水平,讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應有的積極作用。

第8篇：檔案管理實踐報告范文

一、計量標準檔案管理現狀及對策

1.無專職管理員。計量標準檔案管理工作大多數由一線檢校人員兼職，沒有進行專業知識培訓，業務不夠熟練，并且技術人員日常檢校工作量比較大，任務重，無法保證有效的檔案管理工作。此外管理手段相對落后，難以適應計量標準檔案信息化管理工作的需求。2.缺乏建檔意識。實驗室工作人員普遍重視日常的檢校任務，通常認為只要按期將儀器設備檢校、檢測完畢，正確出具證書、報告就可以了，而不注重資料的收集、整理和歸類存檔，導致計量標準檔案資料的缺失、不完善，更新不及時。3.檔案涉及內容廣泛。根據JJF1033《計量標準考核規范》的要求，計量標準的檔案應包括證書檔案、技術文件及管理制度檔案、技術指標檔案、設備檔案、人員檔案及計量標準考核（復查）申請書、計量標準技術報告等多方面資料，容易導致檔案管理歸類不明確。我院根據實際情況以及實驗室形成檔案資料的特點，從收集、分類、排列、編號、歸檔等方面加以規范，要求一線檢校人員、二線管理人員養成在日常工作中分類管理各種數據資料的良好習慣，明確所屬部門需要整理和歸納的內容，力求保證歸檔材料的真實性、完整性、準確性、連續性，為實驗室開展檢定、校準等工作提供可靠資料依據。具體保存方式見表1。

二、計量標準檔案信息化管理的優勢

1.是做好檢校工作的重要保障

如何實現對計量標準檔案的有效管理是確保檢定、校準工作的正確性和可靠性的關鍵。通過信息化手段將計量標準檔案中涉及的各項內容錄入計量標準管理系統，在系統中設置預警機制，實行統籌管理，實現計量標準器具按期送檢提醒、計量標準證書到期復查提醒、檢校依據更新或換版提醒等。計量標準管理員根據系統提醒，進行跟蹤、收集、更新各類信息，及時歸檔。這些歸檔資料真實地反映了計量標準所涉及的設備、人員、技術文件、數據資料等在管理和使用中的詳細記錄，檢校人員在日常工作中有疑問時，通過登錄系統查詢相關資料，及時發現問題或調整工作方法，可有效避免錯誤、過失的發生，確保了實驗室出具的證書或報告數據結果的準確、公正、可靠。此外有助于實驗室探索出一套更為合理、適用的檢校方法，為開展日常和科學研究工作提供更可靠的參考和選擇。

2.有利于提高日常工作管理效率

根據JJF1033規定，每一項計量標準文件集中均應當包含18個方面的內容（如表1所示）。在實際工作中，這18類文件的存儲方式采用了紙質檔案與電子存檔相結合，編制清晰的文件集目錄，注明各種文件保存的地點和方式。在日常工作中查閱、使用、修改等極其不方便，嚴重影響了檢定、校準工作效率、工作質量。通過信息化手段，計量標準負責人、管理員利用掃描、拍照等方式將各類需要保存的檔案資料進行數字化處理后，上傳至計量標準檔案管理系統。一是使檢校人員查找資料、發現問題、上報復查申請、更新信息時更為方便、快捷、高效；二是對比較大的計量檢定機構來說，所建計量標準數量多且往往不在同一時間，利用信息化管理系統可以將每年需要申請復查的計量標準歸類到一起，同時遞交申請材料，既提高了工作效率，又保證了所有計量標準檔案資料的有效性；三是方便了用戶的查詢使用，如查詢計量標準證書的有效性、可開展項目的規程/規范、計量標準器具及配套設備的歷年證書、檢定或校準人員持證情況等，加強了與客戶的溝通。

三、計量標準檔案信息化的具體步驟

1.建立完整的計量標準檔案

如上文所述，計量標準包括18個文件，歸類為三種檔案：一是證書類，主要包括計量標準考核證書、社會公用計量標準證書、計量標準器及主要配套設備的檢定或校準證書、檢定或校準人員資格證明。二是表格類，主要包括申請書、技術報告、更換申報表、封存（或撤銷）申請表、重復性試驗記錄、穩定性考核記錄、履歷書、國家計量檢定系統表、開展檢定或校準工作的原始記錄。三是其他質量體系文件，主要包括計量檢定規程或技術規范、計量標準操作程序、計量標準器或主要設備使用說明、實驗室的相關管理制度、可以證明計量標準具有相應測量能力的其他技術文件。

2.建立完善的實驗室計量標準檔案管理系統

我院與軟件公司合作開發了綜合辦公自動化管理系統，該系統包括人事信息、質量體系、計量標準、技術文件、業務管理、設備資產管理、計量器具、證書/報告管理、供應商及合同管理、科研管理等多個管理模塊，其中質量體系管理模塊主要包括我院制定的質量手冊、程序文件、作業指導書、記錄表格、管理手冊及我院授權項目及實驗室檢測能力、檢定/校準、檢測依據、計量標準證書等檔案資料。系統中各模塊資料均為現行有效版本并全部輸入計算機，計量標準管理模塊與該系統中各相關模塊鏈接，計量標準檔案所涉及相關內容在該系統中均可查閱，并可依據系統使用權限進行使用、修改，保證了計量標準檔案的連續性和歷史資料的完整性。一線檢校人員、二線管理人員可以方便地通過單位內部局域網進行資料的查詢、統計等日常管理工作，使計量標準檔案較全面地實現了內部網絡化、標準化、規范化管理，同時也使檔案發揮出最大利用價值。

3.培養高素質的復合型人才

第9篇：檔案管理實踐報告范文

關鍵詞：項目 檔案 管理

河南煤化集團新疆公司自2008年進疆以來，發展迅速，在伊犁、準東、吐哈、庫拜已形成四大產業基地，目前正有序的向克州和塔城地區拓展。產業涉及煤炭開采及洗選、煤化工產品開發、電力、物流貿易等。筆者在參與的130萬噸/年焦化項目、20萬噸/年焦爐煤氣制甲醇項目、40億立方米/年煤制天然氣項目及2×1000MW煤電一體化等十余個大項目的建設工程中，逐漸領悟到，加強項目檔案管理，對于促進項目的健康發展的是非常必要的。

1、加強項目檔案管理的意義

項目檔案記錄了項目建設的全過程，是項目建設的歷史見證，是維護建設單位和各參建單位合法權益的重要憑證，同時項目檔案也是項目建設后生產、管理、維修、維護、改建、擴建的重要參考文件；這不僅僅是建設單位單方面的工作，它從形成、收集、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理、設備供應與安裝等參建單位共同來完成，具有不可再生，很難辦理，經手人員多，人員變化大等特點。因此，加強項目檔案管理，確保項目檔案的齊全、完整、準確具有非常重要的意義。

2、項目檔案管理的現狀

計算機的出現，不僅給生活帶來的翻天覆地的變化，同時也給項目檔案管理帶來了極大的方便，運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，計算機的引入，是檔案管理史上的一大飛躍。總體形勢讓人樂觀，但是項目檔案管理仍存在著不少問題，急需進行改進。

2.1 項目文件管理的職責混亂

各參建單位之間文件材料的收集整理分工不明確，對范圍內應收集、歸檔的文件材料不清楚，沒有正確地執行文件形成部門整理文件的規定。

2.2 項目檔案管理人員流動性大

特別是項目建設處于初期階段時，人員框架還未組建完善，專業技術人員調動頻繁，資料管理沒有統一的流程，一般由臨時指定的兼職檔案管理人員保管各種會議文件及初期的審核或批復公文。待項目走上正軌時，項目檔案已幾經移手，難免有重要文件出現缺失遺漏。

2.3 項目文檔資料收集不齊

建設項目前期文件缺失較多。如：項目委托書、重要的會議紀要等；建設項目設計文件不全，如：方案、設計等文件的優化方案；建設項目施工文件不全，如：質量監督檢查報告、竣工報告及竣工簽證書、設計變更通知單、竣工圖紙等；建設項目監理文件不全，如：工程進度計劃報審表、設計變更報審表、特殊工種資質報審表等；設備文件不完整，如：無設備開箱記錄、無檢驗報告等。

2.4 存檔文件不規范

文件格式不規范，文件材料沒留裝訂線；簽認手續不完整、不真實；使用不耐久字跡材料記錄文件；文件材料的內容自相矛盾（竣工圖與設計變更不符）；部分重要文件存在代簽等現象。

2.5 文件材料整理編目不規范

文件的組卷不合理，如：施工文件中的安裝記錄文件與相關文件（工程質量報驗單）等分別組卷；案卷標題擬寫不規范（名稱、內容、文種）；案卷題名沒有提示卷內文件的全部信息等。

2.6 建設項目文件整理歸檔不及時

平時對文件資料不注意收集，工程收尾臨近工程達標投產驗收時才突擊整理，很難保證項目檔案的齊全、完整與準確。

3、如何加強項目檔案管理

隨著河南煤化新疆公司項目發展的不斷深入和壯大，在工作中形成的檔案材料越來越多，對檔案管理的要求越來越高，所以加強檔案管理工作，使項目檔案更好的服務于項目發展顯得尤為重要。

3.1 健全檔案管理制度，提高檔案管理意識

要從思想上認識到項目檔案管理的重要性，切實增強檔案管理的責任感，樹立認真負責的工作態度。制定適合項目實際的制度，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實可行的依據，在項目實施過程中明確項目各參與單位在檔案管理工作中的所負的責任，使檔案管理自始至終貫穿整個項目實施過程中，把檔案管理作為項目管理工作的重點。

3.2 加強檔案知識學習，提高檔案管理人員的素質

項目檔案管理是一項專業性較強的工作，要求檔案管理人員人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。隨著當今社會和經濟生活的快速發展，對檔案業務的管理、服務等各項工作也提出了新的要求和挑戰，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應新形勢，把學習作為工作生活中的第一需要，做到努力學習，不斷提高自身綜合技能，不僅要掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，還要熟悉所屬項目工藝流程，實現由單一專業型向多樣復合型的轉變。

3.3 及時收集檔案資料，合理分類歸檔

在項目建設與管理過程中及時收集、整理每個階段形成的材料，嚴格把關，認真進行核查驗證，剔除不真實不規范的材料，根據檔案建設的要求及時督促有關建設單位在規定的時間內形成完整、規范的材料，杜絕后記、補記、偽造等現象的發生。在檔案的整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，區分不同類型，并按短期、長期、永久三大保管期限準確把握立卷歸檔的時效性，及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等方面的工作。

3.4 檔案工作現代化

計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。運用計算機管理檔案工作，須加速實現檔案工作人員素質現代化，檔案工作人員素質現代化的主要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。檔案工作的性質決定了檔案工作者既是專業型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍，檔案事業才能不斷興旺發達。

檔案工作者肩負著歷史的職責，有義務將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富科技信息資源，推動科研事業的發展。實踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進了管理工作進一步向科學化、系統化和規范化方向發展。

參考文獻：

[1]李巧存.淺論如何提高圖書管理人員素質[J].科技創新，2013，02.