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第1篇：檔案論文范文

論文關鍵詞:檔案管理現代化;管理體制;多媒體;檔案數字化

論文摘要:新形勢下,轉換觀念,更新設施,培養新型的檔案人才,加強企業檔案利用,讓檔案為企業創造更大的利潤,是實現企業檔案管理現代化的重要途徑。

經濟體制的轉軌、現代企業制度的建立與信息技術的發展和普及,使我們見證了一個經濟、技術、政治等全面發展與改革的時代。從歷史看,變革不僅會引發社會生產方式、管理方式的轉型,同時也會引起政府治理方式的變化,在一種新的市場環境與政治環境中,深化企業檔案工作改革,探索企業檔案工作現代化發展之路顯得尤為重要。

一、當前企業檔案管理工作中存在的問題

1.企業檔案工作管理體制尚未完全符合現代企業制度的要求。隨著中央和地方專業主管機關的撤并與改組,很多企業不再具有對應的專業主管機關,這必然會使部分企業檔案工作的管理出現某種真空地帶。其次,由于企業正逐步走向“自主經營、自負盈虧”的市場主體,檔案行政管理部門在企業檔案工作管理中也遇到不少問題。一方面,檔案行政管理部門疲于進行業務監督指導及一些具體的業務工作,無法集中力量進行有關業務標準、規范、法律、法規等的制定;另一方面,企業,尤其是非國有企業,可能會反感檔案行政管理部門對其具體檔案業務的干預,不予積極配合等等。

2.部分企業重利潤輕投入,造成企業檔案管理的滯后。當前形勢下,企業檔案作為企業資產,它的管理工作的優劣完全由企業自身重視程度決定。現代企業制度更要求企業能最大限度地節約成本,提高效益,企業檔案管理工作是一項需要投入人力、物力與財力等成本的工作,企業必然要求其檔案工作適應生產、經營的需要,必須符合效益原則。當企業檔案工作不能為企業帶來相當于或者大于其成本的效益時,其日益萎縮將成為不可避免的事實。

二、存在問題的原因

撇開外部因素,僅從檔案工作自身來看,筆者認為造成企業檔案工作遭受冷遇的原因有三:首先,現行企業檔案工作微觀管理方式植根于計劃經濟體制,計劃經濟體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業檔案工作,并與現代企業制度的效益原則產生摩擦。這是導致企業檔案工作處于劣勢最根本的原因。其次,企業檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式,未能跟上企業改革步伐,積極服務于企業。這是造成企業檔案工作現狀最直接的原因。再次,企業檔案本身所能產生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大,這是造成企業管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業檔案工作的可持續發展,深化企業檔案工作改革,實現企業檔案管理現代化已成為企業檔案工作自身發展的迫切需要。

三、實現企業檔案管理現代化的幾點意見

第一,更新觀念,增強企業檔案管理現代化意識。要實現企業檔案管理現代化,首先要進一步解放思想,轉變觀念,認真貫徹執行各級文件精神,不斷強化檔案管理現代化意識,大膽探索符合檔案工作自身特點的規律,能夠有效為當代中國經濟、政治、文化建設服務的檔案工作理論與方法,建立和完善中國特色的檔案管理現代化體系,堅持一切從我國的基本國情出發,從企業的實際出發,制訂檔案工作目標、任務、方針、政策,創造性地開展計算機技術的應用,要拓寬服務領域,提高質量,增強企業檔案工作的生機與活力。

第二,更新設備,充分利用現代化技術。隨著社會的發展,工作的深入,各行各業的檔案數量逐步增加,依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發展的需要,所以采取現代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現,為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業領導及檔案管理人員,從思想觀念上對新技術給予足夠的重視,用新的觀念看待事物,引進使用現代化技術設備,以促進檔案管理工作的健康發展。使用計算機系統管理,可對檔案資料進行復制、掃描、取樣,實現企業檔案數字化。通過人機結合的方式,檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序,就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來,大大提高了工作效率。

第三,合理用人,培養新型的檔案人才。要理解、尊重人才,關心、愛護人才,要努力創造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據企業檔案工作的特點,要合理用人、留人。知識結構要高、中、低配備,年齡結構要老、中、青結合。要擴大選人用人視野,要選擇有真才實學、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。跨世紀企業檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業務水平,還要有廣博的知識,強烈的開拓、進取意識,尤其要一專多能,既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能,還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能,盡快實現企業檔案數字化。

第2篇：檔案論文范文

醫院信息網絡化建設是以計算機、通信技術和數據庫為其基本構成要素，以資源共享和共同開發為目的。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統一的檢索平臺和搜索引擎，使醫護人員能夠在自己辦公室，通過醫院計算機網絡，隨時獲得信息資源。

一計算機網絡技術對醫院檔案工作的影響

（1）檔案載體多樣化：檔案在網絡化管理中的表現形式多樣化,隨著現代檔案工作的發展和辦公自動化的普及,檔案不僅以文字的方式出現,而且更多的是以人們在辦理公務和一般事物或交流信息過程中產生的電子文件檔案形式出現,如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計算機來完成。

（2）檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點和開端,是整個檔案管理工作的基礎"隨著信息網絡技術的發展,電子檔案有許多不同于紙質檔案的特點"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實時進行的;在檔案正式形成和收到的同時,都可以通過網絡來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網絡技術,廣泛采集有關站點的數據信息,不僅節約了時間,而且在盡可能大的范圍內豐富了檔案的內容。

（3）檔案服務多樣化：由于檔案內容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務對象的擴大等,傳統的檔案信息服務方式已不適應新時期檔案事業的發展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來。互聯網的出現實現了信息資源的共享,通過計算機管理服務、光盤存貯服務、現代通信網絡服務、公共信息網服務及視聽傳播服務,服務對象可多途徑地獲取檔案信息,節省了時間,提高了利用效率。

（4）檔案管理人員專業化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰,不僅僅是對知識和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計算機網絡環境要求檔案人員轉變傳統的管理理念,同時必須具有豐富的管理學理論和一定的管理經驗。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔著信息資源開發、加工和提供利用的任務。其日常的業務工作已越來越依賴于自動化的檔案系統,檔案工作不再是滯后、被動的,而成為關系全局的重要部分之一。因而,在知識經濟時代,為了適應全新的計算機網絡下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創新意識,培養信息處理能力和開發能力。

二醫院檔案實行網絡化管理的內容

（一）文書處理過程和歸檔實現網絡化管理

文書工作是檔案工作的基礎，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發文處理過程也可通過網絡進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發人簽發—辦公室修改、繕印、蓋章、分發—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

（二）病歷檔案實現網絡化管理

隨著醫學事業的發展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，各種創傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網反饋到各臨床科室，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經驗，找出問題，及時改進,進一步提高醫務人員的醫療服務水平。

（三）人事檔案實現網絡化管理

隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據人事檔案的特點，運用現代化手段，建立和完善人事檔案網絡化管理，從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。（四）醫院圖書館實現網絡化管理

隨著圖書館業務的拓展，業務檔案作為知識的結晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經驗和認識以及在各個環節中自然形成和產生的知識、數據、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網絡傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉化為顯性知識，最大限度地實現檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業務檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

三檔案管理實現計算機網絡化的建議和方式

1、領導重視是關鍵。

檔案綜合管理是醫院現代化管理的組成部分。盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要領導重視和支持，通過檔案人員的學習和努力，醫院檔案管理計算機網絡化完全可以實現。

2、網絡設備先行是基礎

網絡化發展,硬件先行。硬件建設要有前瞻性,要建立一套先進的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統。考慮到醫院檔案管理以數據保存、處理和應用為主,在選擇技術和產品時應選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。醫院普遍建立了微機局域網絡,但微機局域網的建立要立足高起點,富于規劃,不但方便內部信息的交流,還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。

建立醫院局域網。因為局域網適用范圍小，網絡獨立性強，故其安全性最高。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網上公布、檔案查閱等內容，即醫院信息中心檔案管理網絡。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協議，互相遵循規則，共享檔案網絡信息。

3、人員素質的提高是必備條件。

計算機技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。現代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。而目前醫院現有的檔案專業人員知識結構較為單一，尤其是計算機網絡技術的應用能力較低，知識面較窄。因此，檔案專業人才的培養也是日益顯得重要了。只有通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，才能適應計算機技術、信息技術不斷發展的需要，才能充分發揮檔案計算機管理的優勢，這也是當今檔案管理現代化發展必須解決的問題。

第3篇：檔案論文范文

【摘要題】數字信息化

【關鍵詞】數字檔案/信息安全/互聯網

【正文】

1.數字檔案網絡化應用的安全問題

數字檔案的產生、移交、歸檔、管理和利用都是基于互聯網、專用網和局域網環境下進行。系統的應用模式主要采用兩種方式（即基于瀏覽器的Browser/Server結構和基于客戶服務器模式的Client/Server結構），這兩種方式都可以實現網上對檔案信息的轉換、存貯和訪問。在數字檔案的歸檔、管理和服務利用等過程中，檔案數據的安全問題往往表現在多個層面。

1.1網絡級安全。是指支撐系統運行的物理設備的安全問題，包括網絡基礎建設如網絡布線、網絡聯接、局域網和廣域網環境的構建、設備的選型及其各個環節安全策略的考慮。往往會根據需要采用適當的防火墻設備及網絡管理軟件來確保局域網的內外用戶的訪問權限和網絡上數據包的檢測與過濾；選用可靠的硬件安全設備保證整個系統的穩定運行，如雙機熱備份、磁盤陣列等設備的采用來保證一臺服務器出現故障而不會導致整個系統的癱瘓問題，等等。網絡級安全策略是整個系統得以安全運行的基本保障，這是需要在系統規劃階段嚴格把關的重要內容之一。

1.2數據級安全。主要是指涉及到系統存貯的檔案數據的安全問題，包括操作系統、數據庫管理系統、檔案數據存貯、數據備份、數據格式的轉換以及各類電子文件的保管和異地存貯策略等，以防止數據版本的更新、數據格式的轉換、硬件設備的意外損壞、存貯介質的老化、失效、自然災害等造成的數據丟失、數據損壞甚至是計算機系統的破壞和癱瘓。操作系統和數據庫管理系統的安全問題雖說主要是取決于軟件供應商所開發的商品化軟件的穩定性和安全的保障問題，但對于建立網絡化檔案管理信息系統，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統來確保應用系統的安裝和運行，目前主流的操作系統有Unix、Windows和Linix，他們各自有其優越性，安全問題也各有特點，關鍵是如何選擇滿足用戶實際需求的操作系統和數據庫管理系統。當然考慮檔案元數據的存放規則和保管策略也是本階段非常重要的問題之一，如數據庫的分布式或集中式存放模式、數據的異地備份、電子數據格式的定期升級和保存介質的更換等，需要一定的保管制度來約束。這些都是在系統設計和具體實現的過程中需要綜合考慮的關鍵因素，也是檔案應用系統能夠安全運行的根本保障。

1.3應用級安全。是指檔案管理信息系統在實際應用操作的過程中應考慮的基本問題，主要取決于檔案部門所采用的應用系統的用戶模型的定義模型和使用規則。一般情況下，檔案管理信息系統的用戶模型分多個層次、多個角色、多種功能或多種形式混合使用，來分別定義用戶權限。系統常常按功能權限劃分為系統管理、數據操作和數據瀏覽等3大類用戶：每類用戶角色的定義可以按照各業務職能的實際需求，對其操作權限和操作功能進行定義，如單位領導、部門領導、普通業務員等。但不論采用哪種用戶模型，要求應用級的安全至少包括兩項功能，一是對系統中各個功能模塊的操作權限的定義，另一個是對系統數據的分層管理和操作權限的定義。比如，兩個不同的用戶可以操作同一個功能模塊，但所能看到的數據只能是本用戶所在單位的數據，而不應看到另一個用戶所在單位的數據，這是網絡版檔案管理信息系統的基本操作需求；再如上級領導能夠看到下級人員所操作的數據，而下級人員則無權看到上級領導權限范圍內的數據。

2.網絡基礎環境的安全技術方案

網絡基礎環境的安全建設是防止系統外部非法用戶和不安全數據包侵犯的主要措施，常常采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。防火墻技術是實現內外網的隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經濟的、也是很有效的措施之一，這里以防火墻為例來討論數字檔案的網絡基礎環境的安全解決方案。

2.1防火墻安全解決方案。

防火墻是多個網絡之間的安全隔離網，其基本原理是設置安全策略，控制（允許、拒絕、檢測）出入網絡的數據包，它本身具有較強的抗攻擊能力，可以實現以下幾種安全功能：一是限制未被授權的用戶進入內部網絡，過濾掉不安全的數據包；二是防止入侵者接近本系統的防御設施；三是限定內部網絡用戶訪問特殊站點；四是為監視Internet安全提供方便。清華大學檔案館防火墻安全運行結構采用了三臺對外提供服務利用的服務器，都部署在非軍事管轄區（DMZ區），服務器通過特定的端口對外提供服務，如Web服務的8085端口，數據服務的1528等，避免了外界用戶對服務器其他端口訪問的可能性。如果少數的檔案室需要數據服務器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認證及用戶規則來限制，這樣除了經過已認證的用戶外，所有本局域網以外的用戶在訪問內部網絡時都需要通過防火墻進行過濾和篩選，具體使用時可以通過對客戶端IP地址或者網卡的MAC地址進行判斷和識別，以及通過對可疑數據包的檢測進行過濾，以保證整個網絡系統的安全運行。

這種鏈接方式是采用了防火墻的路由模式來實現的。檔案館內部的辦公PC統一使用內部定義的網址如192.168.X.X，為私有IP，通過防火墻的NAT功能訪問互聯網，保證了安全性。外界不能直接訪問到檔案館內部的PC，減少被攻擊的可能性；提高了可管理性，所有PC都可以實現MAC地址綁定，可以針對需要控制內部用戶的上網時段和訪問內容。

2.2網絡安全管理的人文策略。

硬件設備和網絡管理軟件是保證網絡安全運行的基本手段，同樣加強網絡的安全管理，采取科學有序的管理策略也是非常重要的人為因素，往往諸多的不安全因素恰恰反映在組織管理和防范不當等方面，因此必須引起足夠的重視。

系統管理員采用雙人負責制和任期有限的基本原則，防止人員流動或缺崗造成損失，避免職位壟斷或由于時間過長。

安全級別確定應根據工作的重要程度來確定，根據確定的安全等級，確定安全管理的范圍。

制定的機房管理制度：對于安全等級要求較高的系統，要實行分區控制，限制工作人員出入與己無關的區域。出入管理可采用證件識別或安裝自動識別登記如門禁系統，采用磁卡、身份卡等手段，對人員進行識別、登記管理。

制定嚴格的操作規程：操作規程要根據職責分離和多人負責的原則，各負其責，不能超越自己的管轄范圍。

制定完備的系統維護制度，如數據保護，數據備份等工作計劃。重要數據維護時要首先經主管部門批準，并有安全管理人員在場，隨時將出現故障的原因、維護內容和維護前后的情況要詳細記錄。

制定應急措施，保證緊急情況下，如何盡快恢復的應急措施，使損失減至最小。建立人員雇用和解聘制度，對工作調動和離職人員要及時調整相應的授權。

3.檔案管理信息系統的安全方案

數字檔案信息的錄入和維護主要依靠管理信息系統所提供的各項功能來完成，由于用戶角色的不同，權限的差異，要求應用系統能夠提供一套完整的用戶安全管理策略，以保證檔案信息的完整性和安全性。檔案管理信息系統的安全管理主要體現在3個方面。一是要采用成熟先進的計算機應用系統運行結構：二是對系統用戶按照工作需要進行角色和等級的區分；三是對檔案數據的安全管理級別如保密、開放等狀態按照檔案法規定和實施細則進行多級安全管理，以區別不同類型用戶的訪問。

3.1應用系統的體系結構。

三層Browser/Server體系結構有著多層數據安全機制、日常維護工作量小、對客戶端的運行環境要求也比較低（只要有瀏覽器即可）、客戶端物理位置可以靈活設置等諸多優點，因此采用三層B/S的系統結構無疑是一個先進且明智的選擇。安全防護措施有三級，即防火墻安全措施、應用系統的身份認證安全措施以及數據庫管理系統的安全模型，

3.2應用系統用戶權限管理：

系統用戶權限的管理和角色分配與檔案管理的業務功能、操作流程、檔案數據的管理層次密切相關。一般情況下用戶分3大類，即管理級用戶、業務級用戶和瀏覽級用戶。管理級用戶負責系統整體數據備份，日常維護，系統模塊設置、公共字典維護、用戶定義及用戶權限設置等；業務級用戶負責各個業務崗位上數據的錄入、修改、刪除、統計、檢索等功能，該類用戶對系統中的數據具有完全的存取訪問權限，每個用戶的操作功能和訪問數據內容的權限將根據其業務職能的不同而有所區別；瀏覽級用戶主要是通過Internet網查詢已經開放的檔案信息，絕不允許對系統中的數字進行修改和刪除。無論是哪一類用戶，他在訪問系統的過程中主要是通過嚴格的身份認證技術來保證系統的安全性。因此系統用戶的安全管理也是非常重要的。各業務人員在操作過程中切不可將密碼帖在機器上，或者設置非常簡單的密碼，這些都是不利于安全管理的常見錯誤做法。

第4篇：檔案論文范文

【論文關鍵詞】會計信息化檔案安全性維護性

會計檔案是重要的經濟檔案,隨著會計電算化技術的廣泛應用,會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代,由傳統意思上的檔案變為了信息化檔案。

1會計信息化檔案的特點

1.1會計信息化檔案的載體多樣性

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料,它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統意義上書面紙質的會計檔案,又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質中的會計數據和相應電算化環境下的財務軟件系統等。

1.2表現形式的特殊性

傳統的會計檔案直觀性強,主要以書面紙質形式保存,可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息,但記錄信息量低,占用空間大,數據查找不便且不容易保管。信息化會計檔案,必須在特定的計算機硬件和軟件環境下才能使用,對計算機系統的依賴性很強,但記錄信息量大,占用空間小,數據查詢簡單方便且容易保管。

1.3信息處理的便易性

信息化會計檔案因其會計信息的數字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享,但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風險。

1.4保管條件較高

信息化會計檔案存儲介質十分精密,電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環境要求較高。

2會計信息化檔案管理中的問題及對策

2.1安全性

會計信息化條件下,會計檔案的調閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料,從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據相關法律法規和信息化檔案的特點,制定和完善符合新環境下的會計檔案管理制度,特別是要建立權限分級制度,實行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權限,在會計電子檔案管理中負有不同職責,采取不相容職責相分離措施,嚴格崗位責任制,加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數據的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點還應遠離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質保存的文檔,還要定期進行檢查,定期進行復制,以便在再利用或發生意外時能及時恢復數據,保證數據的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施,即使數據丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數據,保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕,只接入財務系統內部局域網,與Internet互聯網物理斷開,同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質,必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計算機病毒感染,造成數據被破壞。

第5篇：檔案論文范文

作者：張華 單位：河南大學遠程與繼續教育學院

高校檔案數字化建設的問題

多年來國內檔案界對檔案數字化的研究與建設基本上大多停留于理論探討階段，在工程開發與應用方面尚未出現令人滿意的成果。李清華認為，檔案數字化的現狀在于：檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性；在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案資源共亨的要求；標準化、規范化工作有待提高；檔案管理人員的素質有待提高。王建萍認為，實現高校檔案管理數字化面臨的問題：檔案管理現代化水平低，與高校的發展速度不相適應；電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費；檔案管理系統脫離辦公自動化系統而獨存，兩者互不兼容、各自為政，給電子文件歸檔設置了障礙；數字化檔案利用率不高，給高校檔案數字化進程造成障礙。張柯、朱艷芳認為，檔案“數字化”的若干問題：受重視程度不夠；檔案隊伍素質有待提高；數字化策略尚待斟酌。

高校檔案數字化建設的對策

檔案數字化建設是高校工作中的一項重大工程。趙育鳳認為，對高校檔案數字化建設的一些設想：要提高檔案的標準化、規范化水平；要進行整體規劃，分步實施；要保證經費投入，滿足數字化建設的硬件要求；要建立健全嚴格的管理制度；高校檔案館(室)聯網以后應不斷拓寬信息采集渠道、充實信息資源庫。林麗群認為，檔案信息數字化建設的必要條件是：檔案部門要重視基礎性資源建設；統一的數據庫；以法制為保障；檔案部門要注重自身隊伍的建設。加強檔案數字化建設的措施有：實現檔案館業務流程處理的自動化；加快檔案館的現代化建設步伐，優化館藏；建立檔案信息數字化和資源化。高占海認為，高校檔案數字化必將在技術和經濟上獲得大力支持，從而遵循安全、規范、高效的原則開展建設。李清華認為，檔案數字化建設要注意四個方面的問題：推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平；數字化建設要著眼于提高系統的整體水平；有重點地抓好數據庫建設；加快檔案數字化人才的培養。李金云認為，加強高校檔案數字化建設的對策：領導重視，加強檔案工作的隊伍建設；充分做好檔案數字化建設的前期準備工作；做好檔案數字化管理的系統化、標準化和規范化工作；提高高校檔案數字化建設的安全性。王建萍認為，實現高校檔案管理數字化的策略：健全高校數字平臺，構建和諧共享環境；搭建溝通橋梁，銜接各領域的信息交流；建立一支高素質、高水平的專職檔案隊伍；提高高校人員的檔案意識。鄭晨認為，高校檔案數字化建設的基本內容：推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平；數字化建設要著眼于提高系統的整體水平；有重點地抓好數據庫建設。高校檔案數字化建設的基本步驟：建立高校檔案領導體制；加強隊伍建設；建立健全檔案管理制度；建立檔案數據庫；建立檔案網站；加大檔案管理軟件推廣力度。胡鵬飛認為，高校檔案數字化建設模式：成立工作專班及確定檔案數字化應遵循的規范及標準；檔案提卷；檔案的整理及編寫頁號；標引著錄；檔案掃描；圖像處理；掃描數據檢查及驗收；成品數據的驗收；雙層PDF文件的轉化和建立全文檢索；圖像掛接；質量檢驗；資料歸還。高校檔案數字化建設模式中應注意的問題：檔案的保密性、安全性必須保證；重要檔案數字化處理的優先性必須堅持；檔案數字化的保障措施必須完善。

第6篇：檔案論文范文

關鍵詞： 檔案 利用工作 指導思想 構建和諧社會

做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本目的。現今，檔案利用工作更加受到重視，無論是中央辦公廳主任王剛的講話，還是國家檔案局局長的報告，都把做好檔案利用工作作為第一位的任務進行部署，要求搞好檔案利用服務。為各級領導決策、為各部門工作服務、為社會各界和人民群眾服務，現就如何做好檔案利用工作談三個方面內容。

一、檔案利用工作的含義

檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項事業服務。檔案利用工作包括了解和熟悉館藏檔案信息的內容，分析和預測社會對檔案信息的需求和發展規律；積極開展檔案咨詢服務，向檔案用戶提供所需的檔案內容。因此檔案部門要進一步認清自身的職責，積極主動地開發和提供檔案信息，為構建和諧社會服務。

二、檔案利用工作的指導思想

檔案利用工作的指導思想是全面、及時、準確，有效地為檔案用戶服務。

（一）全面為檔案用戶服務

檔案館是對那些具有正當利用目的的用戶，應通過各種服務方法滿足其需求，主動向他們提供有關的檔案信息，向他們推薦、介紹與其利用需要相關的檔案，讓檔案用戶的利用需求得以全面實現。

（二）及時為檔案用戶服務

許多檔案用戶來館室查找檔案，是為了解決現實生活中的根本問題。因此，檔案館室必須建立科學的檢索體系，同時檔案人員也應當熟悉檔案的內容，這樣才能及時地滿足檔案用戶的需要。

（三）準確地為檔案用戶服務

檔案館要準確地分析和把握檔案用戶的利用需求，對于那些由于缺乏經驗，不能準確表達其利用需求的用戶，檔案服務人員應依據用戶的目的，幫助他們篩選有用的檔案信息，準確地為檔案用戶提供所需的檔案與資料。

（四）有效地為檔案用戶服務

檔案館要積極主動地為用戶查找檔案與資料，努力提高檔案利用效果，大力開發檔案信息資源，建立完善檢索系統，編輯各種檔案資料，提高檔案人員業務素質，增強為社會提供檔案信息的能力，有效地為利用者服務。

三、檔案利用工作的意義和要求

任何一項事業能夠生存和發展的根本原因是社會的需要，黨和國家之所重視檔案工作，是因為檔案工作對各項事業有用。因此，便于黨和國家各個部門、各項工作對檔案的利用，是檔案工作的出發點和歸屬，而整個檔案工作中，利用環節便是這一根本目的體現。檔案利用工作對整個檔案工作的發展有決定影響，檔案利用工作是最實際、最富有說服力的宣傳，通過檔案實際發揮的作用，人們就能深刻認識檔案的價值和檔案工作的重要性，從而擴大檔案工作在社會上的影響贏得各方面的支持。

檔案利用工作不是單憑主觀意愿所能做好的、必須遵循客觀規律，妥善處理一系列問題，其基本要求是：

（一）明確服務方向，端正服務態度

檔案工作是條件性、服務性的工作，二者都集中表現在利用工作上，要想真正做好，首先取決于服務方向的正確。而正確的服務方向又是與黨和國家的工作重點、奮斗目標一致的。十六屆六中全會后，黨和國家工作重點是以人為本，構建和諧社會。隨即檔案服務工作重點也放到了開放、利用、科學研究、技術進步、特色建檔、家庭建檔等方面。因此檔案工作須在明確服務方向的同時，還必須有堅定的服務思想和良好的服務態度；檔案工作者也必須具有高度的政治責任感和甘于默之無聞，不圖各利、全心全意為人民服務的精神，才能積極主動地做好檔案利用工作。

（二）熟悉檔案，了解需要

檔案利用工作是解決檔案供需矛盾的，因而，檔案人員只有在熟悉所保存檔案的內容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以檔案人員還應注意以下兩點：

1、熟悉重點：先熟悉經常查用的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時間近的檔案，后熟悉形成時間遠的檔案。先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案的保管，收存情況，后熟悉檔案的具體內容。

2、結合收集、整理、鑒定、保管、統計、熟悉檔案的內容及存放地點。

社會上的各行各業存著職能上的差異，對檔案的需要也是多方面的，同一行業在不同的時期，面臨不同的任務，又會提出不同的需求。所以要了解客觀需要，就必須努力學習，熟悉黨和國家的路線、方針、政策、了解改革開放和構建和諧社會的發展需要；了解本系統、本單位的生產、生活、工作的計劃和任務，只有了解這些才能有針對性地做好檔案利用工作。

（三）正確處理利用和保密的關系

從根本上說，檔案利用和保密是一致的，保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍，而且這種限制也是隨著形勢的發展和時間、地點、條件的變化而不斷變化的；保密的最終目的還是為了更好地發揮檔案在社會主義各項事業中的作用。但在實際工作中，如果對什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄，期限長短等問題處理不當，就會導致利用與保密之間矛盾發生。保密過嚴，無疑會造成檔案信息資源的浪費，有密不保，又極容易危害國家利益。因此要正確處理二者的關系，就必須在維護黨和國家利益的前提下，根據黨的方針政策，根據國內外形勢，把二者有機地結合起來，加以綜合分析，凡是能促進安定團結和社會發展的檔案信息，應積極地大膽地提供利用，凡是在一定范圍內限制利用才有利于黨和國家利益的，則應嚴格地、合理地堅持保密。

（四）正確處理利用工作與基礎工作的關系

檔案利用工作雖然在整個檔案工作中居于主導地位，但必須依賴于基礎工作，撇開基礎工作便不能生存和發展。如果基礎工作開展得不好，利用工作就會成為無源之水、無本之木，陷于衰竭的境地。同樣，如果不根據客觀需要，積極主動地開展利用，只是關門埋頭于內部基礎工作，那么基礎工作就會失去存在的意義。所以，要以加強基礎工作來保證、推動利用工作的發展，以搞好利用工作來檢驗、促進基礎工作的完善。

（五）注重被動服務與主動服務并舉

被動服務是利用者來檔案館提出利用檔案的要求，檔案人員盡量去滿足這種 需求，包括接待閱覽，外借檔案和檔案證明等。而主動服務是通過各種形式主動向外宣傳報道館藏檔案內容，主動了解用戶需要，主動送檔案到各部門為他們服務。利用者來查找檔案，只要能找出來，就可以發揮利用。這是檔案館提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主動幫助查找，就能在被動服務中爭取主動。

（六）注意掌握檔案的利用效果

檔案的利用效果，是指檔案用戶在利用檔案館提供的檔案信息后，所獲得的結果，檔案館應當把利用效果的收集、整理、分析和研究作為一項基本工作來抓。了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經濟效益和社會效益，了解和掌握檔案用戶利用后有沒有產生積極效果。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價值，從而為改善館藏結構和各項基礎工作的建設，提供可靠的科學依據。

隨著時間的推移，檔案利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經發揮和將發揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案利用工作，為構建和諧的社會主義事業服務。這是對歷史負責，為現實服務，替未來著想。

參考文獻：1、《檔案人員崗位培訓教程》

2、《中國檔案》

第7篇：檔案論文范文

一、檔案行政指導對私人檔案管理的意義

這是由私人檔案管理的特殊性和管理現狀決定的。具體而言,有如下幾方面意義:

1.檔案行政指導的積極性可彌補私人檔案管理中的法律缺憾隨著所有制的多元化,《檔案法》也以法律條文的形式將檔案所有權的多元化確定下來。部分私人檔案作為法定檔案的一個部分,其管理在檔案法規中也有所規定。但是相對于復雜的且處于動態形成與流轉的私人檔案現狀而言,相關法規仍有待建設,諸如私人檔案的法定含義及法律責任、相關的制度建設與權益保護等問題。但是法律法規的制定是個嚴肅慎重的過程,其完善也有待時日,在法學界就有“立法文件永遠落后于社會生活”一說。而在私人檔案管理中存在法律空白和法律低效地帶的情況下,檔案行政指導體現了積極行政的精神,可以及時靈活地予以調整,彌補法律手段的不足。此外,它也可使檔案行政管理部門在私人檔案管理的實際操作過程中發現問題,探索經驗,從而為法規的制定與完善提供有益的實踐依據。

2.檔案行政指導的非強制性體現了私人檔案管理中的權益保障檔案行政指導多采用如示范、引導、敦促、建議等柔性的非強制性形式,行政相對人有自主抉擇的權力。有時雖然已有可以做出行政命令行為的情況如強制代管等,可先以檔案行政指導的方式進行調整,如予以告誡等,這比刻板地徑行采用強制性措施的效果可能會更好。這樣也有利于私人檔案所有者的權益保護,從而排除抵觸情緒,消除摩擦和沖突,取得私人和私人組織的自覺合作。而且很多私人檔案所有者缺乏相應的檔案管理知識與保管條件,也需要一定的指導。基于此,甚至可以發展一種增進雙方溝通與合作的良好行政關系,這對于雙方都有積極的意義。特別是行政領域也逐漸關注人文精神,開始從命令到服務行政觀念的轉變。檔案行政指導以其民主性、柔和性較大程度地代表了服務與合作、信任與溝通這一行政領域新的人文精神,這點對于強化人本管理的私人檔案管理也有著重要意義,從而真正實現對人的尊重與激勵。

3.檔案行政指導的靈活性符合私人檔案管理中的效能原則檔案行政指導有多種方法,如會議與文獻指導、咨詢與示范指導、集中與個別指導等,還有各種方式如通知、建議、勸告、鼓勵等,操作程序簡便,能及時靈活處置相關檔案事務,不直接產生法律后果,可以避免因行政責任而引起的法律糾紛與行政訴訟,實現了行政成本的節省。而且私人檔案管理涉及因素復雜,管理難度大,行政指導的靈活性優勢在這方面顯露無遺,從而實現有效靈活的調控,將微觀管理引到一個健康有序的發展軌道上來,這在某種意義上也就達到了私人檔案宏觀管理的目的,實現了行政效率的提高。

二、檔案行政指導在私人檔案管理中的具體運用

從上述檔案行政指導對私人檔案管理的意義可以看出,它在私人檔案管理中是大有可為之地的。它從作用上又可以分為規制性指導、授益性指導和調整性指導三類。規制性指導是指為了維護和增進公共利益,對違反檔案法規的行為加以規范和制約的指導。授益性指導是指以幫助和促進相對人自身利益和檔案工作的發展而進行的指導。調整性指導是調整相互對立的當事人之間利益關系的指導。這三類指導形式在私人檔案管理的不同方面有各自側重和結合的地方。它們在私人檔案管理中的運用具體體現在以下幾方面:

1.對私人檔案微觀管理的指導這包括對私人檔案的形成、整理、保管、流轉等各方面。在形成方面,應有意識地引導、勸告、說服一些私人或私人組織加強對所形成檔案的重視,其中尤其要克服私人或私人組織中存在的短期行為,以免造成有價值檔案的流失;在整理方面,應針對私人檔案形式多樣、不規范現象突出的情況進行建議、引導與示范,可制發相關規范和標準以供參考;在保管方面,可借鑒國外經驗開展建議幫助制度,向私人檔案所有者包括私人、私人組織提出技術或經濟上的意見、建議和幫助,如澳大利亞就規定公共檔案館長可以以書面通知的形式對他認為必須保存的檔案提出安全保管的意見。此外,由于私人檔案意識的增強,我國私人檔案館有增多的趨勢,對私人檔案館的指導也應成為檔案行政管理部門的一個工作方面。如芬蘭、意大利就以法律的形式做出以下規定“根據私人檔案館向研究界的開放情況,由國家提供財政幫助用以保護這些私人檔案。”①;在流轉方面,可通過建議、勸告、協商、鼓勵、表彰等方式確認相關的權利與義務,消除私人檔案所有者的顧慮,促使其向國家檔案館捐贈、寄存、代管、出售私人檔案,并通過規勸、告誡、勸阻等方式避免私人檔案的非法買賣與流動。

2.對私人檔案申報登記的指導私人檔案管理中應考慮逐步建立檔案的申報登記制度,這可以確保法定檔案的完整與安全,這也是對其保管、流轉等方面進行針對性監控的重要條件。國外諸多國家包括發達國家與發展中國家,如法國、意大利、斯里蘭卡、黎巴嫩等都規定了私人檔案的申報登記制度。我國目前已有一些地方將屬于非國家所有的“對國家和社會有保存價值的”檔案,也即部分私人檔案列入了檔案行政管理部門的監管范圍,要求依法予以登記。如《上海市檔案條例》就有相關規定,它通過有關部門提供信息,通知保管屬于重點收集和保管的檔案的法人、其他組織或者個人,自接到通知之日起六十日內向檔案行政管理部門登記,檔案行政管理部門接受登記后,應當將登記認定情況通知相關的檔案館和檔案保管者。在這一過程中尤其要充分利用行政指導的勸告、建議、鼓勵、告誡等方式引導所有者依法登記,在登記前及時將登記手續通知檔案所有者,并可考慮對經過登記的檔案,國家可提供相關的代管、咨詢等服務,確保相關權益,從而以一定的利益誘導來激勵所有者對這一制度的切實執行。

3.對檔案館接受寄存、捐贈、出售私人檔案的指導《檔案法》賦予了國家檔案館在私人檔案流向中的優勢地位,因而對檔案館的檔案行政指導成為私人檔案管理中不可或缺的一環。具體可在兩方面發揮作用:一是可對檔案館接受寄存、捐贈、征集、購買、復制、利用私人檔案等方面的檔案事務,進行政策法規、方式方法的指導;二是可以發揮檔案行政指導的協調規范作用,就當事雙方的利益問題進行協商,諸如私人檔案價值的判定及所有者的各種權益保護包括所有權、利用權、隱私權、知識產權等。這也可以應用到對檔案中介機構相關業務的指導方面,如私人檔案的寄存、代管等。

4.對下級檔案行政管理部門進行私人檔案管理時的指導檔案行政管理部門實行的是分級管理,上級檔案行政部門對下級檔案行政部門開展關于私人檔案的管理活動時,也需要進行必要的指導。這主要是對涉及私人檔案管理的各項職能工作的指導,如對下級檔案行政部門和人員在私人檔案的組織協調、調查研究、監督和指導等方面進行指導,明確指導、監督的對象、依據與方法,以確保相關的檔案行政行為符合法治原則。此外,還可通過總結經驗、進行培訓、召開會議、典型示范等方式,提高檔案行政人員在私人檔案這一涉及私人利益眾多的復雜管理領域的業務能力。

三、在私人檔案管理中實施檔案行政指導應注意的問題

檔案行政指導盡管在私人檔案管理中具有應用面廣,運用及時靈活等優勢,但作為一種行政權力同樣是不能濫用的,必須遵循一定的原則和要求,以確保其實施的有效性。也惟其如此,檔案行政指導才能發揮其真正的作用和意義。具體需要注意以下幾方面問題:

1.要完善檔案行政指導相關制度目前主要應考慮完善三方面制度:一是檔案行政信息、告示制度。這方面可考慮將檔案行政指導所依據的政策法規公開化,強化信息服務功能,并將指導的相關程序、內容、規范、標準等科學化、條文化,這也可實現相對人的監督。如2000年成都市檔案局就與市工商局聯合印發了《成都市私營(民營)企業檔案管理暫行辦法》,內容涵蓋了相關管理體制與職責、文件材料的歸檔與要求、檔案的管理與開發利用等方面。此外,還可考慮在召開檔案工作相關會議時邀請私人和私人組織參加,這也更符合民主自愿原則。二是檔案行政協調制度,通過與其他部門的配合來增強指導力度。如安徽省蕪湖市就建立了市非國有企業檔案工作聯席會議制度,成員由工商局、工商聯和檔案局組成。三是行政獎勵制度。檔案行政指導本身就要求有一定的利益誘導機制為前提。在私人檔案管理過程中,也要充分利用獎勵表彰(包括精神上和物質上的雙重獎勵)對人的激勵作用。《檔案法》及實施辦法就將向國家檔案館捐贈重要或珍貴檔案作為一種獎勵條件。此外,還可以通過對私人檔案工作進行如目標考評、職稱評定等來調動相對人的積極性。

2.檔案行政指導要有針對性,注重指導實效這是形成私人檔案管理工作良性互動局面的保證。而且用指導的實例作為示范,更容易收到指導實效。主要有兩方面要求:一是在指導對象的選擇方面,要求建立在充分的調查研究之上,有的放矢地進行,具體可考慮實行分類指導和重點指導。二是在指導方式方法的選擇方面。管理不僅是一門科學也是一門藝術,行政指導也是如此。由于私人檔案牽涉更多的是私人利益,而私人利益很多時候并不是主動與公共利益相一致的,實施中更要講求方式方法,而檔案行政指導本身靈活的方式方法也提供了多種選擇。超級秘書網

3.將行政指導與檔案執法監督結合起來運用由于兩者的實施主體相同,都是檔案行政管理部門,可謂是“政出一門”,而且實際工作中很多時候也是配合進行的。因而兩者的結合運用不僅是可行的,也是必要的。通過檔案行政指導可發現私人檔案中存在的與檔案法規相違背的問題,并先以行政指導的非強制性方式加以調整,再執行剛性的執法監督檢查,共同達到行政目標。同時也可以通過行政執法監督發現實際中需要檔案行政指導行為介入的各個方面,從而推動檔案行政指導的進行,此外,在這一過程中還可以實現對檔案行政指導的監督,防止將檔案行政指導異化為行政命令、行政處罰的情形。而這與強調國家對私人檔案適度干預的原則也是一致的。

4.注意行政成本效益原則相當長一段時間以來,在檔案工作實施達標升級的過程中,檔案行政部門對有關單位進行指導時,過于具體以至陷入瑣碎的事務中,影響了宏觀管理的進行。這對開展私人檔案管理中的檔案行政指導時也應當引以為戒,應逐漸弱化微觀管理,強化宏觀管理。要改革檔案行政指導模式,適當將事務性指導如私人檔案微觀管理中整理、鑒定、保管等方面的技術性事務外包給社會,交給檔案中介組織來做,從而實現行政效率的提高與行政成本的降低,而這也更符合政府“小機構、大社會”的行政改革方向。

參考文獻:

[1]中國檔案學會外國檔案學術委員會.文件與檔案管理規劃報告選編[M].檔案出版社.1990.246.

第8篇：檔案論文范文

（一）多媒體技術的概述

電子文件信息就是多媒體信息的本質含義，是指通過文本、圖像、聲音、視頻等方式展現出來的信息。計算機系統中包含兩種及以上的多媒體信息時，我們稱之為多媒體系統。多媒體技術包含媒介和媒體兩種要素，可以改變檔案信息管理的陳舊性，實現完全的、開放性的計算機管理。

（二）多媒體技術與檔案信息化建設的關系

當前，檔案建設面臨著巨大的機遇和挑戰。隨著經濟建設的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統的檔案管理技術方法以及傳播形式與途徑已經呈現落后的狀態，不能滿足社會發展需要。而多媒體技術擁有信息儲存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優點，可以為檔案信息化的建設帶來很大的便利，為檔案信息化的管理與建設提供先進的技術和科學的手段，發揮檔案信息的最大價值，對于提高檔案信息化管理的水平和質量有著推波助瀾的作用。

二、多媒體技術在檔案信息化管理中的難題

（一）檔案信息傳輸中的知識產權

實現檔案信息數字化，以及網絡資源的共享是檔案建設的最終目的。然而，網絡傳輸這種新的信息傳播技術雖然打破了傳統的信息傳輸格局，超越了時間和空間的限制。同時，也為數字化產品帶來了侵權的風險。檔案是知識產權的表現形式之一，是受到版權保護的。社會的發展讓人們逐漸開始重視知識產權，所以檔案信息化管理工作務必要注重對著作權的保護。在實際工作中，確定館藏檔案的著作權和所有權人，作品在網絡上進行傳播之前必須取得著作人的授權，否則未經著作權所有人同意任意使用檔案便屬于侵權行為。

（二）檔案規范化管理的原則

只有制定和實施檔案管理的工作規范和標準才能切實的提高檔案管理工作的質量與效率，也是實現檔案信息數字化目的的現實需要。實現檔案信息數字化，必須堅持管理規范化的原則，按照相關的標準對檔案進行保管、傳送、使用等工作。加強人員的素質建設，實現部門、崗位與個人之間的權責關系明確，避免出現檔案保管不完整、不規范及其價值被浪費的情況。

（三）檔案信息安全保障體系的建立

安全保障體系對于檔案信息化的建設有著關鍵作用。目前，我國的檔案信息安全保障體系不完善，相關的法律規范以及制度不健全。在管理工作中出現缺乏有效的安全技術，健全的管理體制等，給檔案信息化建設帶來不便。而隨著設備和技術軟件的發展，從事黑客等網絡不法事業的相關組織技術也在進步，檔案的安全受到極大威脅。檔案信息化管理的概念是動態的，不能以絕對的目光來看待檔案的安全性，應該時刻保持警醒，不斷的升級網絡技術、完善管理體制、更新管理辦法以及提高管理人員的素質，以確保信息數據的安全、保證檔案信息化建設穩定的前行。

三、多媒體技術在檔案信息化建設中的應用

（一）建立檔案信息庫

以現有館藏為基礎，通過計算機網絡技術建立數字化的檔案信息庫，對信息和數據進行存儲和管理。在建立檔案信息庫之前，必須要做好相關準備：構建一個檔案管理的多媒體平臺。建設子系統、數據存儲子系統以及數字化處理和數字化信息輸出子系統，完善檔案信息數字化管理系統。使檔案的加工、傳輸和利用等流程成為一個完整的體系，不再獨立分散；對于媒體之間工作時間進行控制，需要同步的媒體工作進行同步控制。系統應該滿足操作界面的生成、數據庫的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同應用系統和軟件的運行，提供安全的運行環境。還需要對數字化信息系統中的數據進行分類，不同的檔案需要采取不同的處理方式、不一樣的管理措施，避免一體化帶來的資源浪費，提高數據庫存儲和處理信息數據的工作效率，滿足不同用戶的不同要求。

（二）信息系統的檢索程序編制

檔案信息數字化的首要要求就是目錄信息的數字化，檔案目錄數據庫能夠實現檔案資源在數據庫中的條理性，是整個數據庫建設的基本。首先，要建設一個目錄信息的倉庫，完善相關的目錄數據、專題目錄數據以及各類資料文獻的目錄數據的輸入、媒體制作和檢索體系，實現準確快速的查找信息數據。其次，建立檔案的著錄標引和機讀目錄系統。其中檔案的著錄標引檢索自動化是檔案自動化管理的核心，對于檔案信息資源的要求很高。要實現檔案的著錄標引檢索自動化，首先要輸入大量的數據，以檔案著錄表現出相關信息數據的主旨和參考價值，注明檔案的出處與來源，保管現狀等。同時對檔案的特性做出分類、選擇和登入，為管理人員帶來工作便利的同時使用戶的查找也更加輕松。建立機讀目錄可以實現用戶在計算機上的檢索。將著錄的條目信息按照規范標準錄入到系統數據庫當中，以特定的模型為連線將它們組織串聯起來，形成一個個的集合，為檔案目錄的數據管理提供相關技術基礎。

四、結束語

第9篇：檔案論文范文

在《社會保險業務檔案管理規定》當中有明確指出：社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔與保管期限》進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。對于進入醫療檔案管理內容的類別可以劃分為永久性和定期性兩大類，其中定期保管類當中又分為10年、30年、50年、100年等幾小類。而對于上述的各種社會保險業務的檔案在管理過程中都是具體依據國家所頒布的《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》相關要求進行執行。因此，一名從事醫療檔案管理的從業人員，要想提高自身的業務水平及服務水平，就必須要明確自己所從事行業的相關工作內容是什么。通過認清與掌握自己的工作范疇，工作內容，才能更為有效地提高社會服務水平。

二、以對醫療檔案前期文書的處理為切入口

從醫療檔案管理的角度來看，檔案工作的規范化、標準化是實現有效檔案管理的重要前提。要使檔案規范、標準，必須先解決好公文制發。而完成這一環節，做好前期的文書處理是重中之重，也是檔案管理工作規范化、標準化實現的重要基礎。醫療保險檔案管理主要是對參保單位或者個人權益的真實記錄，是參保個人所能享受社會保險待遇的重要依據。“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”是我們醫療檔案管理的核心目標，也是反映社會保險事業不斷發展的寶貴資料與重要的歷史憑證。公文本身質量的高低將直接影響檔案質量，也將制約日后檔案工作的規范化、標準化。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。對于將成為檔案的公文文本載體的質量上一定要注意，其中幅面的尺寸規格上就要求統一化，這樣做的好處便于裝訂。另外，文書的標題是否是準確的，主送單位與抄送單位是否準確齊全與否，還有落款是否與公文一致，簽發的手續有無。以上所提到的種種都是提高醫療保險檔案管理工作有效性所應該關注和重視的內容。

三、以醫療檔案管理的信息化發展為切入口

案卷質量的高低將會直接影響到檔案工作規范化、標準化的推進。實踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準確、具體及系統性，都將影響我們醫療檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯網信息時代的到來，各行各業都試圖利用這種新技術推動自身的發展。醫療檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經證明傳統意義上的檔案管理已經暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現出的工作量大、效率低、費時費力等問題。相反，實施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當打字員與保管員的角色了。

四、以對檔案管理工作正確的認識為切入口