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第1篇：檔案資料管理方案范文

[關鍵詞]事業單位；檔案資料管理；途徑及方法

事業單位主要是以公益服務業務為主的非盈利社會團體與組織，它的服務內容涵蓋了增進社會福利、滿足社會文化、科學、教育等方面。對于事業單位而言，檔案資料管理至關重要，其實效性與否對事業單位工作水平的高低起到了決定性作用，是事業單位工作中不可或缺的重要一環。對于事業單位而言，提高檔案資料管理水平已經是當前的首要目標任務，必須及時有效的實現。

1. 事業單位檔案資料管理的重要性

事業單位檔案資料真實的記錄了單位日常工作情況和一些關鍵活動，記載著事業單位一切工作事項。通常情況下，事業單位工作有著明顯的復雜性，存在大量的事務，實際存儲的資料龐大，需要整理的檔案繁多。目前，因事業單位還未做到陽光透明化的運轉目標，仍存在隱蔽性與不公開性，因此在檢查與規范事業單位日常工作質量情況時應根據相關資料進行，事業單位檔案資料保存的完整與質量高低與否將直接關系事業單位工作是否能順利有序運行，可見加強事業單位檔案資料管理的重要性。從現代管理理念角度出發，檔案資料管理水平如何還決定了事業單位內部管理水平。事業單位應對產生的檔案資料有效保管，充分認識到做好檔案資料管理的必要性與緊迫性。事業單位檔案資料不僅詳細的記錄了事業單位的工作情況、核心事件，而且在事業單位日后的工作中發揮著重要的監督、指導、借鑒作用，是推動事業單位穩定有序發展的前提保障。

2. 提高事業單位檔案資料管理的具體途徑及方法

檔案資料管理是現代事業單位工作的核心環節，要想增強事業單位管理工作水平，就應不斷強化檔案資料管理，通過一系列有效的措施，促進事業單位檔案管理有序運行。

2.1培養一批優秀的人才隊伍，增強作業人員素質

為了保證檔案資料管理的有效性，提高檔案的整理工作水平，應不斷增強檔案管理者的綜合素質。對于檔案資料管理者，不僅要掌握了解檔案管理方面的知識，還必須學習人事管理方面的知識及先進的計算機操作知識，因此事業單位在選聘檔案資料管理員時應首選專業水平高、技能好的人員，并在上崗前加強有關技能、知識培訓。檔案資料管理者應對自身工作加強審核，防止工作有不完善之處，善于總結工作經驗，時刻保持謹慎認真的態度做好自己分內之事。

2.2仔細劃分管理職責，保證權責分明

準確劃分事業單位中從事檔案資料管理工作人員的職責權限對于事業單位工作的有序運轉也起到了一定的作用。事業單位檔案資料管理者實際承擔的職責任務是對涉及到本單位工作的所有檔案資料及圖表進行全面的收集；對作業人員作業中設置與調整計劃的審批實況嚴格檢查；準確獲悉管理者檔案資料的記錄與整理情況；有秩序的登記單位活動檔案資料，從而方便隨時提取；和其他部門有效交流、協調，構建良好的合作關系；通過批準借閱外單位的文件，應嚴格根據相關規定進行借閱手續的辦理，為了提高文件資料的保密性，相關人員不得隨意的進出資料室；等。要想保證工作水平與質量，就需要資料員及時有效的匯總與整理工作資料，各司其責，嚴格按規定辦事。

2.3加強信息化建設

當前時期，隨著檔案資料管理工作越來越復雜，為了保障其較高的管理效率，應摒棄傳統觀念，樹立適應于現代社會的檔案資料管理理念，進一步加快信息化建設進程。首先購進用于信息化建設的硬件設施，比如，計算機、刻錄機等實用性高的工具。其次，不斷增強工作人員的業務水平，這對于檔案資料管理信息化與現代化目標的實現具有重要意義。倘若檔案工作人員缺乏現代化意識，那么將直接的阻礙檔案管理現代化與信息化建設的順利有效實施。如果檔案管理不具備現代化觀念，就算現行的檔案保護與管理設施是最佳的，也不能將其定義為檔案管理現代化。檔案管理信息化與現代化目標實現中，相關人員應緊密結合先進的技術與科學的管理手段，樹立滿足現代社會需求的檔案意識，使檔案管理從過去的被動式服務向主動式服務方向發展，把過去封閉式服務向開放式服務方向發展，從而推動檔案工作高效高質量的運行。

3.結論

綜上所述可知，事業單位檔案資料管理是事業單位必不可少的一個重要環節，對事業單位的健康發展起到了積極的促進作用，所以要求單位全員必須樹立正確合理的檔案管理意識，嚴抓各項工作環節，進一步加快檔案建設進程，通過高效完善的措施強化檔案資料管理，為社會公眾服務，為事業單位服務。

參考文獻：

[1]張兵.淺談事業單位辦公室檔案日常管理與應用[J].才智，2011年20期.

[2]安豐艷.加強檔案管理必須重視檔案資料的搶救工作[J].商業文化（上半月），2011年06期.

[3]代春輝.事業單位人事檔案管理淺談[J].才智，2011年19期.

第2篇：檔案資料管理方案范文

一、環境因素對影像檔案資料保護的影響分析

有關研究中顯示，若在影像檔案資料的保管環境當中產生污染物，則可能致使影像檔案資料表現出包括衰退、變化在內的各種問題。正確認識環境因素對影像檔案資料保護的影響是合理實施環境控制技術的關鍵所在。從影像檔案資料保護的角度上來說，主要的環境影響因素包括以下幾個方面：

首先，從化學性污染的角度上來說，空氣當中所存在的二氧化硫等有害氣體容易與影像檔案資料中的水分發生反應，生成一定量的亞硫酸，進而與氧氣發生反應，形成硫酸。或在水分與二氧化氮結合的條件下生成硝酸，產生諸多有害氣體。其次，從物理性污染的角度上來說，對于空氣當中所存在的灰塵而言，在摩擦作用影響下，可能導致影像檔案資料出現表面磨損、水解降解方面的問題；對于空氣灰塵中的粘土成分而言，在受水分影響的條件下，可能致使影像檔案資料出現粘連問題，影響局部檔案資料的記錄完整性。

二、環境控制技術實踐要點分析

1.溫度、濕度監測與控制技術分析：為了確保影響檔案資料的使用壽命理想且穩定，需要特別關注對溫度指標以及濕度指標的控制工作。相關行業標準當中對該參數做出了詳細的規定：對于膠片庫房一類專門作用于影像檔案資料存放的庫房而言，拷貝片的溫度控制標準為14.0～24.0℃，濕度控制標準為40.0～60.0%；母片的溫度控制標準為13.0～15.0℃，濕度控制標準為35.0～45.0%。為了確保實際工作中的溫度、濕度符合該標準，就需要合理應用相應的環境控制技術。具體實施可以從以下方面入手

影像檔案資料保護工作中可以引入溫濕度的巡檢工作系統，庫房內安裝溫濕度測量儀表，配備相關工作人員對溫度濕度記錄數據進行定期檢查與登記工作。在客觀條件允許的情況下，可以安裝智能化的巡檢系統以及聯動控制系統，提高溫濕度控制的綜合水平。與此同時，也可以在庫房管理中引入控溫柜、控濕柜等相關裝置，在智能化技術支持下，對環境溫濕度進行主動干預。該裝置能夠根據材料載體的不同以及在保管要求上的差異，對溫度濕度控制標準進行靈活調整，配合防塵、防潮的優勢，具有進一步推廣實踐的價值。

在主動干預保管庫內溫濕度的基礎之上，還需要做好對影像檔案資料管理環境的密封工作。通過提高庫房密閉性能的方式，避免庫房外部環境中惡劣的溫度濕度環境對庫房內部造成不良影響，從而達到提高溫濕度穩定性的目的。除此以外，還應當結合空氣流動方面的一般規律，把握時機，對影像檔案資料保管庫內、庫外空氣進行交流，配合對空調系統溫濕度調節功能、空氣過濾功能、以及空氣流通功能的應用，提高保管環境的潔凈度水平。

2.防塵、防毒方面的控制技術分析：在對影像檔案資料管理環境內塵變與霉變問題進行控制的過程當中，應當采取的環境控制技術為空氣凈化。常見的空氣凈化技術方案包括以下兩種類型：其一為過濾除菌技術，其二為高壓靜電吸附除菌技術。從過濾除菌技術的角度上來說，本方案的主要原理在于：在重力沉降作用力的影響下，通過慣性碰撞的方式達到除菌的目的。在過濾除菌方案實施過程當中，網狀纖維的粗細程度以及過濾材料的基本性能都會對過濾除菌的效果產生決定性的影響。為了保障除菌效果理想，需要安排專人定期對過濾器上所吸附的微生物進行清除。

3.防有害氣體方面的控制技術分析：在對有害氣體進行控制的過程當中，一方面可以從宏觀環境角度入手，對影像資料保管庫房進行空氣凈化處理；另一方面可以從微觀環境入手，對影像資料保管的包裝、片盒等材料進行優化。實踐工作中比較常見的做法為：在影像資料檔案保管室內引入獨立運行的制冷系統、干燥器以及除酸器。以上相關系統設備配合運行，在保管室內抽出濕性空氣的過程當中，同步向保管室內輸入經過加熱預處理的空氣，在制冷系統當中發生融合反應，從而在實現氣體干燥的同時，促進分子篩吸附能力的提升。

第3篇：檔案資料管理方案范文

關鍵詞：建筑工程；檔案資料；歸檔管理

中圖分類號： TU198 文獻標識碼： A

1、建筑工程檔案的特點

工程建筑檔案能綜合反映出工程項目的所有內容資料，它不但包括工程項目的方案設計，各項合同和協議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現場的水文地質和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項目建設中主要資料，如施工中使用材料的質量證明文件、試驗報告資料、開竣工的報告、圖紙會審、設計變更和技術交底等；同時還有監理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結等重要文件。建筑工程資料的特點包括：

⑴一次性：因建筑工程項目自開始到結束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結束都只有一套；

⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個過程，是建筑項目建設變化的見證，故建筑工程檔案具備真實性、完整性，明確地記錄著工程的情況；

⑶實用性：建筑工程檔案能反映出工程建設的真實情況，具備保存及使用的價值。不但是項目后期的管理、維修和擴建的主要依據，而且也可作為同類型的項目建設參考的依據，故其實用性較強。

2、建筑工程檔案管理的重要作用

在城市快速發展的過程中，建筑施工工程也隨之增多。在高樓大廈平地而起的過程中，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作對保障建筑工程的施工質量有莫大的幫助，也在改善人民生活和促進經濟發展方面起到了一定的促進作用。建筑工程檔案管理工作的重要性還不止于此，現詳細分析如下：

（1）在城市建設和規劃管理中起著重要作用。由于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是城市建設活動積累下來的豐富的經驗，也是城市建設技術儲備的重要手段之一，因此，建筑工程檔案資料的歸檔管理工作在城市規劃和建設管理過程中發揮著重要的作用。城市建筑物的擴展和維修以及改建工作也都要以建筑工程檔案資料為基礎，所以必須加強管理工作的進行。

（2）城市防災和災后重建的重要基礎。在預防自然災害破壞以及城市的災后重建工作中，建筑工程檔案資料有助于我們發現建筑工程的薄弱環節，也有助于我們恢復城市災前的本來面目或者為城市的改建提供參考依據。另外，由于建筑工程檔案真實記錄了城市建設的全過程以及各建筑物之間的內在聯系，因此，建筑工程后期的檢測和維修以及災后破損建筑的拆除和重建都要借鑒建筑工程檔案資料的內容，所以必須做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作。

（3）建筑工程的使用和管理業離不開建筑工程檔案資料的支持。建筑物的后期使用和管理業始終離不開檔案資料的支持。建筑工程使用過程中遇到問題首先用到的就是查閱建筑工程檔案資料，因此，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是必須也必要的。另外，建筑工程檔案資料對于同類工程的設計和建設也具有重要的參考和借鑒價值，是促進建筑工程科學技術發展的基石。

3、建筑工程檔案管理中存在的主要問題

在建筑工程檔案管理的問題上，有很多的影響因素，比如說制度的問題，管理上存在的缺陷，工作人員的專業素養等等，這些都會影響到整個檔案管理過程，下文中就是本人結合自己所學所見整理所成。

3.1、檔案管理制度缺失，管理模式缺乏統一

關于建筑工程檔案管理的工作，我國政府在2001年的時候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業并沒有將檔案管理工作重視起來，政府所規定的一些利于規范項目建設的措施，很多企業并沒有照此實施，通常都是根據自己的想法開展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過程中就容易出現混亂的情況。

3.2、檔案管理人才匱乏，專業素質參差不齊

很多的檔案管理人員由于自身的專業水平不到位，沒有經過專業知識的培訓，缺少相關的工作經驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設立檔案管理這項工作的負責人，所以嚴重缺乏對檔案管理知識熟練的專業人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質大都不一致，且對檔案管理工作的認識過于傳統，并沒有跟上現代管理的節奏。另一方面，因為檔案管理這份工作相對來說比較枯燥，薪資待遇也不是很高，很多從業人員在做了一段時間之后就會由于各種因素的干擾，產生一些負面情緒，出現對現在生活狀態不滿的情況，這樣最后就會導致工作責任心的缺失，自然工作效率也不高。

3.3、歸檔完整率、真實性有待提高

大多數的施工企業沒有按照標準的國家規定的程序，對檔案的操作程序進行嚴格的管理和保存，同時還出現一些為了使項目看起來更加完善，很多工作人員采取美化問題的工作方式來編制管理檔案，這種做法嚴重的影響了檔案的完整性和真實性，降低了檔案本身存在的價值。

4、改進建筑工程檔案資料管理的措施

4.1、積極健全建筑工程檔案管理制度

建立健全的建筑工程檔案資料管理制度，是有效管理檔案資料的基礎，建筑單位在建筑項目成立之初就應該積極按照國家的相關規定，建立相關的管理制度，并且制定統一的檔案資料管理模式。還應該明確建筑施工人員、建筑管理人員等相關人員在檔案資料管理中承擔的責任，保證能夠真實記錄相關的檔案資料，為建筑單位的合法權益提供保障。

4.2、加大對檔案資料管理人員的培訓力度

檔案資料管理人員是整個建筑工程檔案資料管理工作的核心所在，加強對檔案資料管理人員的培訓工作，能夠有效的保證工程檔案的質量，提高檔案管理人員的素質和職業素養。建筑單位應該積極的開展相關的會議，或者是聘請專業人員來對其進行培訓，全面提高管理人員的素質。還應該積極提高檔案資料管理人員對于建筑工程方面的知識，以便在具體的檔案資料管理中能夠真實的將檔案歸檔。

4.3、利用現代化技術對檔案信息進行統計

在計算機技術和互聯網技術不斷發展的今天，建筑工程單位應該積極利用這些技術來對建筑檔案資料進行統計管理，可以構建一個記錄檔案信息的系統，及時的記錄建筑工程中各個環節的真實情況，全面保證建筑工程檔案資料的完整性，并且進行嚴格的控制。

4.4、拓寬新領域，擴大收集范圍

對國家基建項目歸檔范圍所規定的合同監理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應當積極協同工程技術人員根據工程過程出現的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續性，反映工程運作全過程。

4.5、嚴格保證竣工驗收檔案資料的質量，保證其能夠發揮憑證作用

在建筑工程竣工驗收時，建筑單位的檔案管理人員應該同工程項目管理人員，按照相關規定對建筑工程中的所有文件進行全面審核檢查，務必保證竣工材料的真實性和完備性，全面符合檔案歸檔的要求。并且應該積極嚴格的貫徹相關規定，將竣工檔案驗收作為整個工程驗收的關鍵環節，保證工程建筑檔案資料的完整準確。

總之，建筑工程檔案是對建筑過程中各個環節的真實和客觀記錄，對其他工程建設具有指導性的作用，建筑檔案管理工作對于加快建筑工程技術的完善，推動城市建設工作的開展具有極其重要的作用，因此需要我們高度重視，并采取游有效的措施解決存在的問題，從而確保工程順利進行。

參考文獻

[1]陳平平.淺談做好建筑工程檔案資料歸檔管理的作用[J].江西建材，2014，23：276.

第4篇：檔案資料管理方案范文

【摘要】本文從組織形式、管理制度兩方面著手，確保檔案資料及時、全面、完整地收集，積極配合院中心績效考核工作順利進行。

關鍵詞 績效考核；檔案資料；收集；重要性

疾病預防控制機構作為從事公共衛生事業的專業機構，承擔著疾病預防控制、公共衛生監測、突發公共衛生事件應急處理、衛生檢驗監測、健康教育、緊急疫情處理等工作，關系到經濟的發展和社會的穩定，關系到人民大眾的身體健康、生命安全。隨著醫藥衛生體制改革不斷深入，建立與疾控機構相適應的績效考核管理模式，作為新的手段和方法，既是順應改革發展的需要，也是疾控事業發展的必然要求。院中心根據衛生部制定的《各級疾病預防控制機構基本職責》和《疾病預防控制工作績效評估標準》等相關要求，在結合本機構疾病控制工作實際的基礎上，通過幾年的實踐，認識到績效考核在完成預期疾病控制綜合目標任務、提高公共衛生服務能力和水平、調動職工積極性、拓展業務工作范圍、促進業務創新、增強單位凝聚力等方面起到了積極的作用。

本部門主要承擔院中心傳染病監測完成率、暴發疫情規范處置指數、蟲媒及自然疫源性疾病規范處置指數三個指標的資料收集及上網輸入數據的工作。在具體工作中，深深地認識到“功夫在詩外”的道理，績效考核每一個指標的完成，都離不開平時檔案資料的日積月累，平時工作做得細，就能較好地及時地完成績效考核要求的工作。在此，我有一些工作經驗與各位共同交流、探討，以期給疾控機構績效考核工作一點啟示與思考。

一、績效考核關于傳染病方面相關指標介紹

（一）傳染病監測完成率。這個指標的填報涉及多個所處室和部門，包含23 個病種；收集資料內容包括：國家級和省級開展各種傳染病的監測方案、監測結果、監測執行情況總結；督導方案、督導報告；個案登記表、個案收集情況表；各病種工作進展報告、情況通報、總結。

（二）暴發疫情規范處置指數。暴發疫情指在一個局部地區或集體單位中，短時間內突然有很多相同的傳染病人出現。這些人多有相同的傳染源或傳播途徑。大多數病人常同時出現在該病的最長潛伏期內。暴發疫情需要收集資料包括的內容有：某病種啟動應急響應的通知、實施方案；防控預案、防控方案；初步調查報告、進展報告、結案報告；樣品監測數、樣品檢測報告單，密切接觸者人數；問卷調查；疫區消殺面積數等。

（三）蟲媒及自然疫源性疾病規范處置指數。這項指標與暴發疫情規范處置指數收集的資料類似，這里就不多說了。

二、組織形式上確保績效考核工作的有效運轉

從需要收集的資料來看，基本上規定了績效考核資料收集范圍和具體內容，但如何能夠更系統、更全面地收集這些資料呢？

有什么途徑或者是制度確保資料的收集呢？

（一）建立健全組織形式。績效考核是一個既系統又復雜的工作，涉及面廣，且具有長期性和連續性。為此，院中心成立了湖北省疾病預防控制績效考核工作指導辦公室，院中心主任牽頭；成立了以各部門主任組成的省績效考核專家庫，明確中心領導班子和各相關部門負責人的責任分工、協作分工。工作中堅持中心領導負總責，分管領導親自抓，部門領導具體抓，全體職工共同參與的工作局面，他們的職責是切實加強省本級績效評估工作的組織領導，強化省本級績效評估工作任務責任落實，負責省本級績效考核工作的實施，從而在組織形式上確保績效考核工作有效運轉和實施。

（二）領導觀念意識更新。在形成科學有效的績效考核目標之初，檔案資料與績效考核的關系就是密不可分的，而且是最基礎性的工作。沒有充分的信息資料收集，不可能完成績效考核工作。這就要求疾控中心領導觀念意識更新，打破傳統舊的思想套路，破除年終工作完畢才開始收集資料的觀念，充分認識資料收集重要性，在制定績效考核目標的同時，即著手收集資料，做好績效考核的前期工作，既能確保績效考核目標的實現，又能保證檔案資料收集工作的完成。

（三）認真組織，加強培訓。績效考核領導小組和辦公室作為專門機構，指定專人負責績效考核工作：負責考核工作整體協調和各項數據資料的收集和整理；負責組織轄區區域和機構績效指標的指導和自我評估；負責績效管理系統數據的錄入與審核：負責績效考核相關信息的報道和結果通報，以及后期的反饋工作和指導意見。

績效考核工作系統復雜，涉及到疾控中心工作的方方面面，對指標的理解和貫徹，涉及到相關專業人員。因此，實施績效考核前，加強職工培訓尤為重要。院中心采取集中培訓、部門講解指標內容等多種形式，多次組織職工充分了解績效考核的基本內容、績效評估的方式、方法和考評結果，對理解不充分、不到位的，及時反饋、及時解決，使績效考核工作得以有效、順利地進行。

三、管理制度上保證績效考核資料的收集

績效考核最基礎的工作即資料的收集，沒有充分的資料收集，就不能有效地參與績效管理。要做到檔案資料收集工作與績效考核工作有機結合，需兩部分工作同時布置、同步開展，同時落實，制定切實可行的收集策略，做到績效指標延伸到哪里，資料的收集就跟進到哪里，這樣能起到事半功倍的效果。

既完成了績效考核工作，又促進了檔案管理工作的質量。本部門從工作實際出發，制定了重點急性傳染病資料管理制度和文件資料收集的流程圖，從而使資料的收集更快捷、更有效、更具有操作性。

（一）制定重點急性傳染病資料管理制度。為了加強重點急性傳染病資料的管理，及時完整系統地收集資料，提高管理水平，結合工作實際，制定重點急性傳染病資料管理制度。內容包括：管理原則；歸檔范圍；歸檔時間；檔案保管等項。

（二）制作文件資料處理流程。制定文件資料處理流程，嚴格按照要求不折不扣地執行，確保資料收集完整及時。內容包括：上級來文；本部發文；疫情處置資料；出差資料等。

檔案資料的收集，不是單純地為了績效考核，而是為了更好地促進工作，科學規范疾控工作內容，提高整體公共服務能力，為疾控機構內部科室及職工工作績效評定提供依據，以求充分調動廣大職工的積極性，形成良好的激勵機制，推進疾控機構疾病預防控制事業全面持續發展。

參考文獻：

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第5篇：檔案資料管理方案范文

關鍵詞:信息時代;園林檔案管理工作;發展路徑;分析

1園林檔案管理工作組織開展中的問題

1.1園林檔案管理機制不健全

第一，園林檔案資料收集機制不健全。受多元因素的影響和制約，我國現行的園林檔案管理制度尚未針對檔案資料收集工作中的基本類型、收集渠道、整理方法，形成系統且明確的制度規范，因此，實際收集獲取的園林檔案資料，無法具備完整性和合理性。第二，園林檔案資料管理機制不健全。受多種因素的影響，現階段園林檔案管理機制缺乏健全性，相關管理工作人員不僅在園林檔案資料的收集、整理、保存、調取運用工作過程中缺乏操作規范性，還未能結合園林工程項目在具體運作管理工作中發生的實際問題，針對性地開展園林工程項目的檔案信息資料的調整和更新工作，給園林工程項目檔案管理工作的整體效能和水平提升造成了嚴重不良影響。第三，園林檔案資料監督機制不健全。我國部分城市園林檔案管理工作職能單位，尚未建構可針對園林檔案管理工作人員的監管制度，導致園林檔案管理工作人員的日常工作行為難以獲得有效約束，給園林檔案管理工作實際開展的規范性和合理性造成了嚴重不良影響。第四，園林檔案資料管理工作的資金投入機制不健全。我國有部分園林檔案管理工作單位，在基礎設施建設中，尚未形成系統合理的資金投入機制，因此，在園林檔案管理基礎設施建設資金嚴重不足的條件下，對園林檔案管理工作的硬件設施水平提升造成了嚴重不良影響。

1.2園林檔案管理工作的信息化建設處于較低水平

園林檔案資料的信息化建設工作，不僅能有效提升園林檔案管理工作的整體質量水平，還能充分調動和發揮園林檔案信息資料的應用價值。從實際應用功能角度展開分析，園林檔案數據信息資料是現代城市建設規劃人員、決策人員、施工人員需要關注和運用的重要參考資料。實現城市園林檔案信息資料的信息化建設，能夠支持和確保城市建設規劃人員和決策人員可隨時查閱和調取類型多樣的城市園林檔案數據信息資料，助力相關人員形成城市園林工程規劃方案和園林工程決策方案，使其具備穩定充分的科學合理性和可持續發展性，支持和確保城市園林工程建設工作綜合效能水平的持續提升。

2信息時代背景下園林檔案管理工作發展路徑

第一，想要在信息時代背景下切實獲得園林檔案管理工作的最佳效果，應切實采取措施，改革完善園林檔案信息資料在收集獲取環節中的管理制度設計工作，要在具體的園林檔案資料收集工作中，全面收集和整理園林建設工程項目的規程記錄資料。園林建設工程項目的施工設計方案和施工圖紙資料，園林建設工程項目施工環節結束后的竣工驗收資料，以及園林建設工作項目投入使用后的運行過程記錄資料，都應加強檔案資料收集的全面性和完整性，支持和確保園林檔案管理工作的順利進行。第二，想要在信息時代背景下切實獲得園林檔案管理工作的最佳效果，應切實采取措施改善優化園林工程建設的資金投入機制，繼而在控制和保障數量充足的資金條件下，確保組織開展園林檔案管理的基礎設施建設，穩定順利達到預期效果。要調整現有的地方財政預算支出項目構成體系，積極改善、提升城市園林檔案管理工作的基礎設施建設資金支持力度，在積極引入數量充足的信息化應用設備條件下，支持和確保園林檔案管理工作的順利開展。第三，想要在信息時代背景下切實獲得園林檔案管理工作的最佳效果，應針對現有的園林檔案管理工作人員組織開展系統、科學的工作技能培訓督導工作，為園林檔案管理工作人員講解和介紹園林檔案管理信息化建設工作的基礎理論知識和實踐應用技能，督導和支持園林檔案管理工作人員展開工作，使其在城市園林檔案數據信息資料的信息化建設工作實踐中，積極主動參與基礎性園林檔案數據信息資料的信息化建設轉化，支持和確保園林檔案管理工作信息化水平的持續提升。第四，想要在信息時代背景下切實獲得園林檔案管理工作的最佳效果，應積極建立和執行標準化制度體系，要切實結合城市園林檔案管理工作信息化建設的實際需要，切實建構形成城市園林建設檔案資料收集工作環節、整理工作環節、信息化錄入工作環節、實體文本保存工作環節，以及應用流轉工作環節的管理制度，確保實際開展的管理工作能夠穩定順利獲得最佳效果。

第6篇：檔案資料管理方案范文

一、建筑工程檔案資料的內容

1、綜合性文件資料

上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2、土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料

開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降、位移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

3、竣工圖

總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電、弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖；其他特殊專業工程竣工圖。

二、建筑工程檔案資料的編制要求

1、必須真實的反映工程的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準確、系統，責任者的簽章手續必須完整齊全。

2、檔案資料必須使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，應該在復印件或者抄件上蓋上公章并且注明原件的存放處。

3、檔案資料的簽字必須使用檔案規定的專用規定用筆，工程資料宜采用打印的形式，并且應該手工簽字。

4、檔案資料的圖片及聲像資料必須要圖像清晰、聲音清楚，文字說明或者內容準確。

三、檔案資料管理中存在的問題：

1、施工技術管理文件原件不齊全。個別設計、監理、建設單位下發的施工管理重要文件是復印件或者是缺少簽字蓋章等，難以滿足工程資料檔案管理的質量標準要求。

2、施工資料表格格式不統一、不規范。在開工前沒有統一規定的內容和格式，而且對于資料的編制填寫都沒有注明，不便于檢查、裝訂、組卷。

3、施工原始資料書寫不規范。原始資料的文字字跡潦草，使用不規范的漢子，甚至還有錯別字，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字，給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。

4、竣工資料移交不及時。不能按規定及時移交工程竣工資料，造成統一管理的時間延誤，甚至導致竣工資料丟失。

四、提高工程檔案資料質量管理的措施與對策：

1、加大宣傳，提高意識。在工程建設初期，工程項目管理單位應高度重視和加強檔案法規、工程檔案基本知識的宣傳教育工作，要求工程管理、監理、施工單位人員學習檔案基礎知識和施工過程中原始簽證資料操作方法及對竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，使他們在工程開工之初就了解檔案業務，具備較強的檔案意識，為提高竣工檔案資料質量打下基礎。

2、加強培訓，提高能力。在工程建設過程中，工程項目管理單位應注重資料管理和整編方面的培訓。一是對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓，使他們掌握檔案方面的有關規定和要求，在日常工作中按高標準整理好基礎資料；二是對專業檔案管理人員適當進行工程專業知識培訓，培養一批既懂檔案又懂技術的工程檔案管理骨干，促進歸檔工作的規范開展。

3、健全制度，落實責任。工程建設初期就要建立和完善以檔案管理責任制為核心的工程資料管理辦法，明確施工單位在工程檔案形成過程中應承擔的職責，制定統一的資料編制要求和細則，規范工程資料的管理。

第7篇：檔案資料管理方案范文

關鍵詞：農業基本建設項目；檔案管理；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011

Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project

YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun

（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）

Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.

Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure

“十一五”以來，我國對“三農”的投資力度不斷加大，農業基本建設也不斷加強。以農業部歸口管理的農業基本建設資金為例，“十一五”期間，國家安排農業基本建設投資830.97億元，較“十五”增長了1.77倍，2010年投資總量是2005年的2.9倍。與此同時，國家對農業基本建設項目的管理力度也在不斷加強，分別于2003年、2004年、2007年頒布了《農業部基本建設項目財務管理辦法》、《農業基本建設項目管理辦法》、《農業基本建設項目竣工驗收管理規定》及《基本建設項目檔案管理辦法》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》等一系列管理辦法。但是，農業基本建設項目的承擔單位很大部分是科研事業單位，專業管理意識較差，重建設、輕管理的思想非常嚴重，尤其是對檔案的管理缺乏重視，沒有將檔案管理提高到應有的層次上。

筆者擬就農業基本建設項目建設檔案管理存在的問題進行分析，并結合自身單位在農業基本建設項目檔案管理過程中的經驗教訓，提出相應的解決對策，力爭對農業基本建設檔案管理作出一定的貢獻。

1 農業基本建設項目檔案的概念

農業基本建設項目，是指全部或部分使用農業部管理的基本建設投資，以擴大生產（業務）能力或新增工程效益、增強農業發展后勁和事業發展能力為主要目的而實施的新建、改擴建、續建工程項目。 農業基本建設項目檔案即指在整個農業基本建設項目建設過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料。農業基本建設項目檔案在工程建設階段是農業基本建設項目的全過程真實記錄和歷史憑證，在利用中是國家發展和支持農業的憑證和依據，在農業決策中是國家農業建設項目投資的重要參考。

2 農業基本項目建設項目檔案的特點

2.1 涉及主體多方位性

農業基本建設項目從提出項目方案到項目竣工驗收，涉及主管單位審批、農業部及財政部審批、地方政府部門及設計、施工、監理、材料及儀器設備供應商等多方位的主體，這決定了農業基本建設項目檔案材料來源具有廣泛性。

2.2 涉及內容的整體性

農業基本建設項目的檔案應是以該項目或者該項目的一個單項工程為單位形成的一整套資料，從內容上看是一個有機的整體，從項目方案的提出到項目的批復到施工到竣工驗收，每個階段是緊密相連、不可或缺的，這些構成一個整體。

2.3 涉及專業的復雜性

農業基本建設項目涉及勘察設計、環保、建安、結構、給排水、配變電、消防、儀器設備等眾多專業領域，這些專業領域在整個項目建設過程中的有機結合，決定了項目檔案管理所涉及專業內容的復雜性。

2.4 保存時間具有長久性

根據國家建設部《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T 50328—2001）規定，建設項目檔案資料的保管期分為永久、長期和短期三種，長期保管的基本建設項目檔案資料實際保管期限不得短于建設項目的實際壽命。農業基本建設項目檔案資料在項目竣工驗收后相當長一段時間內仍發揮作用，仍具有較高的保存價值，在保存時間上具有長久性。

2.5 服務三農效益評價的重要性

農業基本建設項目的宗旨是服務三農，增強農業發展后勁和事業發展能力，因而項目建成之后的效益評價就顯得十分重要。應從經濟效益、社會效益及生態效益等方面來綜合評價該農業基本建設項目的效益，能讓建設單位對該項目公益能力做一個自我評估，從長遠來看對建設單位的總體布局以及發展方向具有一定的指導意義，也能為上級主管單位投資決策作為一定的參考。

3 農業基本建設項目檔案管理存在的主要問題

3.1 建設主體對檔案管理意識不強

農業基本建設項目檔案資料不齊全、整理不規范的現狀，究其根源是建設主體對檔案規范管理的意識不強，對檔案管理的認識不到位，一味重視工程質量、進度和資金使用情況，沒有意識到檔案管理的重要性。由于建設單位對檔案管理意識不強，從而施工單位、設計單位及監理單位等各相關單位都不會對規范化的檔案管理有足夠的重視，未按照建設項目檔案管理的要求歸檔資料，或者未設置專業人員專門負責檔案資料的收集、整理工作，從而造成部門資料缺失，影響檔案的成套性和完整性。

3.2 檔案資料收集整理缺乏規范性和實效性

部分農業基本建設項目的承擔者是科研事業單位，這些單位的檔案管理人員對農業基本建設項目的建設過程并不了解，對檔案資料的來源認識不清，無法準確、及時地將搜集到的檔案資料歸類。部分具有法律效力的關鍵性資料原件丟失，僅留存復印件，或者重要文件簽字、蓋章不齊全，文件資料存在涂改痕跡等現象普遍存在，文件資料的整理缺乏規范性，使得歸檔資料的價值大打折扣，也給日后項目驗收帶來一定的隱患。

由于農業基本建設項目檔案存在上述涉及主體多方位性及涉及專業復雜性的特點，從項目立項到竣工驗收需要經歷很長的一個周期，檔案資料不能及時歸檔的現象非常普遍。往往某一建設工序完成，相應的檔案資料歸集并未到位，而項目建設卻進入下個環節，檔案資料后補的現象普遍存在，而這樣留下的痕跡會對日后檔案資料的查閱造成很大的誤差，檔案管理工作不能與建設工程同步發展的現象在項目竣工驗收時常會遭到質疑，對建設單位造成不良影響。

3.3 系統化檔案管理意識薄弱

鑒于農業基本建設項目檔案管理存在涉及內容整體性的特點，項目建設的每個階段是緊密相連、不可或缺的，是一個有機整體。因而項目各個階段產生的檔案資料也應是一個連續的、有跡可循的整體，應將各個階段產生的檔案資料進行系統化管理，不能只重視施工階段的工程資料，而輕視項目立項、初步設計等階段的資料，任何一個階段的檔案資料缺失或者不規范都會造成整體檔案質量下降，建設單位應樹立牢固的系統化檔案管理意識。

3.4 檔案管理的硬件投入不足

國家住房和城鄉建設部于2007年頒布的《建設電子文件與電子檔案管理規范》要求建設項目在形成紙質檔案的同時，還應收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件，并加強電子檔案管理。因而，在此基礎上，農業基本建設項目實現信息化管理是十分必要的。在項目建設過程中產生的大量電子文件，須跟紙質文件一樣，嚴格按照國家相應電子文件的歸檔要求，并與紙質版的同步錄入。這較之前的管理理念、技術處理及設備方面都有了較大變革，而農業基本建設項目的承擔單位絕大部分在這方面的投入是明顯不足的。

3.5 檔案管理人員的專業水平有待提高

建設項目檔案管理人員的專業水平也是影響檔案質量的關鍵因素，由于農業基本建設項目檔案涉及內容的廣泛性，大部分建設單位檔案管理人員并不具備這方面的專業知識，甚至存在兼職人員管理檔案的現象，加上基本建設項目檔案管理方面的培訓比較少，他們對檔案的收集、鑒定、分類、歸檔等工作不熟悉，導致項目檔案資料質量不高、流失嚴重。

4 加強農業基本建設項目檔案管理的對策

4.1 增強檔案管理意識，完善檔案管理制度

首先應加強對建設項目檔案管理規范及農業基本建設項目管理辦法中相關檔案管理規范的宣傳力度，從上到下各級領導都要牢固樹立重視檔案管理意識，使建設單位及施工單位、監理單位、設計單位等相關單位都認識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作放在與工程質量同等重要的位置，這是做好基本建設項目檔案管理工作的有力保證。

4.2 竣工驗收檔案資料管理與工程建設同步進行

從項目的提出、方案的設計開始，隨著項目建設的環環相扣，農業基本建設項目的檔案資料的收集、整理，與建設項目的立項、勘察設計、建設施工、竣工驗收同步進行，形成全過程化的管理體系，將檔案管理的理念貫穿整個項目建成過程，保證檔案資料的齊全、準確。

由于農業基本建設項目涉及主體的多方位性，參與建設的設計、施工、監理、儀器設備供應商等都是該項目檔案管理的范圍，因而對這個范圍內主體的檔案資料也必須管理到位。例如設計單位應向建設單位提交設計文件資料，監理單位應提供監理日志等一系列資料，施工單位應提供竣工圖等，建設單位應及時做好這些文件資料的收集工作，也可由上述單位分階段向建設單位檔案管理人員移交上述資料，并認真檢查檔案內容是否齊全、質量是否符合歸檔要求，如不符合歸檔要求，應停止進入下一步建設程序，待該階段的檔案資料規整到位后方可進入下一步建設，這樣從源頭上對項目建設檔案質量進行把關，確保檔案資料管理與工程建設同步進行。

4.3 建立系統化、規范化的檔案管理制度體系

建立系統化、規范化的檔案管理制度體系是牢固樹立檔案管理意識的具體表現，只有健全檔案管理制度，才能使農業基本建設項目檔案管理有章可循、有法可依。首先，要力爭將建設項目的一整套檔案資料收集、積累、整理及歸檔落到實處，明確建設過程中建設主體與其他參與主體的職責，使檔案管理意識貫穿于項目建設的每一階段，形成從項目的籌劃、立項、開工直至竣工驗收首尾相接、全過程管理的系統化體系。其次，將檔案資料的管理落實到人，通過制定檔案資料歸檔標準，并將檔案資料管理納入合同管理范圍，通過合同對檔案資料的質量、完整程度、數量等作出規范，明確建設單位對檔案資料的要求，以便對各參與主體形成一定的約束，確保檔案資料規范化。對于不符合歸檔要求的資料，應及時與參與單位溝通、協調，并給予指導解決。

4.4 提高檔案管理人員的專業素質

除了制度上對檔案管理加以統籌規范外，檔案管理人員的專業素質也是影響檔案工作的重要因素。電子信息化的應用和普及，推動了檔案管理的信息化，也給檔案管理人員帶來很大的挑戰。面對檔案管理新技術的挑戰，檔案人員應不斷加強業務學習，積極主動參加檔案管理相關理論培訓和講座，及時學習和掌握運用現代信息，與時俱進，以適應檔案管理現代化的需要。

總之，農業基本建設項目檔案管理是一門系統化工程，應不斷探究其內在規律，加強對檔案的系統化、規范化管理，有效利用檔案管理成果，推進農業基本建設的發展。

參考文獻：

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第8篇：檔案資料管理方案范文

一、對于工程檔案管理的意義分析

工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力，在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。

工程檔案是積累城市建設經驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產物。城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實體，一是工程檔案。工程檔案真實地記錄了建設生產活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術、經濟。因此它是儲備工程技術、工程經驗的工具和手段。對一個城市、一個地區來說，如果它擁有質量較高、數量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。反之，它的城市建設就會遇到很多困難。

工程檔案是進行城市規劃工作的基礎。城市規劃就是對城市或城市中各種要素，根據城市的現狀、條件和基礎、特色、各方面的動態變化因素進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。通過論證、編制規劃方案付諸實施。《中華人民共和國城市規劃法》明確規定，城市規劃的編制，應當依據國民經濟和社會發展計劃以及當地的自然環境、資源條件、歷史情況、現狀特點統籌兼顧，綜合布置。在城市規劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規劃的重要基礎。

工程檔案是城市建設和管理的重要依據。現代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內容很廣泛、很復雜。由于經濟和社會的發展，現在的小城鎮，幾年、十幾年后將建設成為初具規劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現代化進程的加快，各種矛盾也將呈現出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現有的各種管線外，地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案--人的記憶是不行的。人會變化，要調動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程檔案則是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

二、提高工程檔案管理工作的途徑和方法

1.加強工程檔案管理工作的制度建設。在進行實際的檔案管理過程中，要明確管理的載體、主體、任務以及要素，要嚴格依照法律法規進行管理，要建立相應的檔案預驗收和執法制度，嚴格控制備案和報送過程，保證工程檔案的內在和外在質量。因此，管理人員要熟悉掌握有關工程檔案管理的法律和規定，提高自身素質和綜合管理水平，同時在實際管理過程中不斷完善各種制度，明確各種程序，提高管理質量和效率；同時還要進行必要的監督，避免出現重大失誤的情況或者管理事故。

2.實現工程檔案管理的規范化和現代化。為了提高工程檔案的管理水平，提高管理人員自身的道德素質，根據工程檔案管理的現狀，明確工程建設單位、設計單位、施工單位以及建立單位資料管理人員的職責，保證整個工程資料搜集的完整和規范，保證與整個工程施工過程步調一致，同時工程資料和檔案在維護各個參建單位合法權益過程中發揮著重要的作用，是非常重要的依據。

3.嚴格按照工程檔案管理要求，加強對工程竣工資料的驗收

在進行工程竣工驗收過程中，建設單位和資料管理人員要嚴格按照工程檔案管理的要求進行資料的搜集和整理；同時對工程建設過程中的文件和資料進行嚴格全面的審核和檢查，及時發現和解決現實中存在的問題，不斷查漏補缺，保證竣工材料的搜集有效及時，做好最后工程的驗收工作和檔案資料驗收工作，保證二者同步，避免出現不協調的情況。

4.提高工程檔案管理人員的整體素質。近些年來，隨著我國工程建設迅速發展，工程資料在管理過程中出現許多新的特點和變化，給管理人員提出了更高的挑戰和要求，要提高工程資料管理人員的工作意識、質量以及水平。同時在實際管理過程中，要認識到資料管理的重要性，采用先進的科學技術和系統進行管理，引進先進的管理方法和手段，提高自我管理意識，能夠真正領會和掌握相關法律、法規的規定，增強責任心，保證工程檔案的質量。

5.做好工程建設資料編制工作。在很大程度上工程的技術資料可以反映施工質量，因此，施工資料管理人員要根據實際情況，嚴格按照施工進度進行資料的搜集和整理，尤其做好工程技術資料的搜集整理，做好跟蹤的搜集工作以及各種質量評定的原始記錄，保證整個內容的連貫性和連續性，在工程竣工以后，要避免出現缺少資料的情況，明確各項資料管理人員的職責和責任，避免出現遺漏或者錯誤的情況，這就要求資料管理人員要對資料進行詳細的手機，進行分部和分項工程資料的分類整理，同時還要加強監督，對出現的漏項或者錯誤情況，要及時進行補充和糾正。

6.要利用各種手段開發工程資料的信息資源，做好工程資料信息統計工作。因此，資料管理人員要實現信息資料管理的微機化管理，對資料管理的時間、地點進行嚴謹的管理，保證在使用過程中能夠及時調出，避免出現人力物力財力的浪費，最大限度的降低管理人員的工作強度，實現工程檔案管理的標準化、微機化以及信息化，大力建立電子文件類的資料。同時還要做好各方面的協調工作，提高管理工作的效率；按照標準和資料的性質進行科學合理的分類編號。另外，要做好材料的傳遞和變更記錄。在實際的管理使用過程中，進行頻繁的變更，就會對材料和檔案的完整性產生一定程度的影響，因此，要對做好相應的記錄，避免出現丟失或者損壞的情況。

第9篇：檔案資料管理方案范文

1、當前，我國科學技術的發展日新月異，科研項目逐年增多，科研手段越來越先進，形成的科技檔案的數量、內容都比以前復雜，檔案的載體、形式、記錄方式也出現多樣化的趨勢。即便是小型科技檔案室，也同樣面臨這樣的問題。如果應用計算機管理科技檔案，就能改進檔案檢索和管理方式，大大提高檔案檢索效率，更好地為科研服務。因此，小型科技檔案室有必要盡快實現計算機管理。

2、小型科技檔案室實現計算機化管理后，將會使工作的流程由手工勞動變成自動化過程，提高工作效率和質量，降低檔案管理成本，大大地減輕科技檔案管理人員的工作量。采用計算機管理科技檔案,能更好、更快、更準確地為科研技術人員服務。利用計算機進行檔案管理，完全可以取代傳統管理的手工工作環節，只要檔案管理人員掌握了檔案資料的計算機管理方法，就能通過電腦輕松地查詢科研人員所需的資料，不需要用很長的時間去翻閱、查找繁瑣的檔案資料。

3、用計算機檢索檔案資料，能夠實現多種形式的檢索。科研人員可以從更多的角度來查閱資料，如檔案號、課題完成時間、項目名稱、編寫單位、工作區域等等，甚至可以利用某些關鍵詞進行模糊查詢。這就簡化了檢索過程，大大提高檔案資料的可利用性，既能提高工作效率、改善服務質量，同時又可以廣泛滿足科研人員的不同需要。

二、怎樣實現小型科技檔案室計算機管理

1、做好實現計算機管理的準備工作第一，做好科技檔案室現存檔案資料情況的調查分析。首先，要對用戶需求進行調查，了解他們對科技檔案利用方面的要求和利用方式。其次，要做好現存檔案資料的統計工作，對館藏內容進行分析、統計，包括種類、數量等，估算出數據存貯容量，盡最大可能方便利用。再次，要考慮到科技檔案室未來發展的需要，制定好建庫計劃。第二，走出本單位去取經。首先，要做好外部調研工作，了解一下是否有已建成的實用系統，是否能為我所用。對現有的條件和將需有的條件進行分析，避免走別人經過的彎路。調查的結果，可以作為編寫系統方案的依據。其次，在了解其他單位計算機管理科技檔案的情況之后，找計算機方面的專家咨詢一下，看看本單位科技檔案室實現計算機管理需要什么樣的硬件和軟件條件，根據本單位的具體情況操作。

2、做好建立科技檔案數據庫的準備工作第一，準備好計算機管理的物質基礎。選擇好合適的硬件設備和軟件是一項重要工作，關系到計算機應用的成敗。在采購計算機等設備時，應選擇具有兼容性強、當時較為先進的計算機。要選擇比較通用的機型，要求主機有較高的運算速度，內存、外存要有一定的容量。在選擇科技檔案管理系統方面，應根據本單位科技檔案的特點、估算的容量及用戶的使用要求，來選擇合適的計算機系統。可能的話，最好能引進一套現成的系統軟件，或引進后根據自己的特點加以簡單的改造。這樣，可以避免浪費時間和財力，去做別人已經完成的重復性的勞動。第二，科技檔案管理人員應參與管理軟件的設計。設計管理軟件的專家雖然對軟件的功能、編制程序的方法和技巧都輕車熟路，但畢竟對檔案管理方面的各項業務和工作流程不熟悉。這就需要科技檔案管理人員及時與軟件工程師溝通，提出適合本單位科技檔案管理的合理化建議。第三，對科技檔案管理人員要進行培訓。要實現科技檔案室計算機管理，只有先進的技術設備是遠遠不夠的。必須對檔案資料管理人員進行培訓，使科技檔案管理人員盡快熟練使用新軟件，為下一步實現科技檔案的計算機管理做好充分的準備。