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第1篇：檔案管理的基本知識范文

[關鍵詞]檔案管理;人員素質;對策;新形勢

隨著改革發展的不斷深入和信息技術的不斷革新,檔案管理工作在經濟社會發展中的作用日益突出,檔案管理專業化、技術化不斷增強,這就要求檔案管理人員具備更新、更高、更強的能力和素質。

一、檔案管理人員面臨的挑戰

檔案管理工作的突出特點是技術更先進、內容更豐富、分工更專業。技術更先進集中體現在檔案管理中普遍采用計算機和網絡技術,極大地提高了檔案管理的效率和效果;內容更豐富主要是由于知識爆炸時代衍生出更多的信息,許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內;分工更專業意味著檔案管理作為一門專業化管理工作,已經在眾多單位中得到重視和普及。然而,的檔案管理也必然伴隨著其自身固有的缺陷和弱點,即保真、保密、保存、保讀取等難題。

二、檔案管理人員基本素質

1.檔案專業工作人員的政治素質。檔案專業工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質,即堅持四項基本原則,熱愛黨,熱愛社會主義,熱愛祖國和人民,堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策,講道德,守紀律,不為名,不為利,不計較個人利益,有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性,因此,檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時,檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。

2.檔案專業工作人員的專業素質。檔案專業工作人員應該安心本職工作,熱愛檔案事業,有較強的事業心,懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識,熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策,熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定,熟悉自己所從事的業務工作;能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際,熟練完成自己的業務工作。

3.檔案專業工作人員的知識素質。檔案工作人員必須具有中等以上文化水平,除了掌握檔案學基本知識以外,還要掌握與自己所從事的專業工作相近的其他專業知識,例如,檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內容有關的其他專業知識或與業務工作有關的科學技術知識;檔案行政管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。只有掌握具備了相關的專業知識,才能更好地從事檔案工作。

對檔案專業人員的素質要求是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。目前,我國有著龐大的檔案工作人員隊伍,其中不少人還停留在傳統的專業知識和觀念上,不能運用現代高新技術工具,缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識,這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。因此,如何提高檔案工作者的綜合素質已成為我們要解決的重要課題。

三、檔案管理人員素質提升

檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質的提升,這既是當前檔案管理工作的重點,也是實踐中的難點,提升檔案管理人員素質具體需要從以下幾個方面著手。

1.營造良性競爭氛圍。以往檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭,檔案管理部門與單位其他部門之間沒有對比,檔案管理部門內部人員之間沒有競爭,這極大地制約了檔案管理人員整體素質的提升。因此,必須營造良好的競爭氛圍。首先,單位要改變對檔案管理部門的認識,樹立“檔案管理也能出效益”的理念,將其置于與其他部門同等重要的地位;其次,部門內部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍,引導檔案管理人員的思想行為;最后,要制定一系列相關的政策和措施,落實和保障競爭理念的實施。

2.建立完善的激勵體系。理論上,激勵包含正激勵和負激勵兩個方面,即獎勵和懲罰。實踐中,激勵機制的運行可以極大地促進檔案管理人員素質能力的提高。

(1)獎勵措施。針對檔案管理工作人員的表現,可以制定一系列的獎勵措施。例如,對作出創新貢獻、業務能力突出等相關人員給予一定的獎勵。獎勵可采取物質和精神相結合的方式,并充分利用提拔晉升、發放獎金、精神鼓勵等具體方法。

(2)懲罰措施。建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系,對工作不思進取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓、停職停薪、辭退等處罰措施,切實改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快牛”的錯誤思想。

3.健全考核評估制度。激勵機制的實施必須以公開、公平、客觀的考核評估結果作為依據,這就要求健全考核評估制度。

(1)制定考核標準。考核標準從意識、能力、精神三個方面考慮,評價內容細化為服務態度、服務效率、創新成果、安全保密、業務操作、管理水平、學習成效、工作作風等多個項目,廣泛征求群眾意見,設立相應的評分標準,進行定量和定性評分。

(2)客觀的考核。考核過程中,可以考慮采取360度考核策略,即從服務對象、領導、檔案管理內部員工、其他部門員工多個角度進行測評,確保評估結果的公正、客觀和公平。

4.加強培訓學習。培訓和學習是提升檔案管理人員素質的直接途徑,在培訓方面:第一,促進培訓的經常化、制度化。實踐中,許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓,或采取隨機培訓的方式,這實際上不利于檔案管理人員素質的提高。可以考慮將培訓工作納入單位發展規劃或年度工作計劃,有針對性地開展培訓工作,確保實效。第二,培訓方式多樣化。以往大多采取聽報告、講座的方式,內容枯燥無味,應用性不強。如果能夠結合參觀訪問、實習交流等多種形式,培訓的效果將會更加突出。第三,及時檢驗培訓成果。以往都是重視培訓組織,輕視效果檢查,這難以調動檔案管理人員的積極性,因此,必須建立培訓后的考試、考察制度,及時鞏固培訓成果。

第2篇：檔案管理的基本知識范文

一、檔案工作人員應具備的素質

第一，檔案專業工作人員的政治素質。

檔案專業工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。

第二，檔案專業工作人員的專業素質。

檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。

第三，過硬的業務技能。

檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應用的橋梁，因此，企業檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機等相關學科知識，從而保證企業檔案管理水平的提高。

二、影響檔案工作者綜合素質提高的幾種因素

目前，我國檔案專業人員隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。究其根源。首先，有的單位領導檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視，從而也未能認識到提高檔案人員素質的重要性。有的單位領導只注重專業技術人員的繼續教育培訓而忽視了檔案人員的學習與培訓，對檔案人員的培訓教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設備和技術落后。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。

三、提高檔案工作者素質

面對新時期檔案工作的需要，檔案管理人員應如何提高自身素質，本人認為，應從以下幾個方面做起。

第一，愛崗敬業，培養良好的職業道德。

做好檔案管理工作，愛崗敬業，培養良好的職業道德是前提。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

職業道德是同人們的職業活動緊密聯系的，具有自身職業特征的道德準則和道德規范。檔案工作作為社會主義現代化建設事業的一個重要組成部分，毫無疑問也必須有自身的職業道德要求。檔案事業的發展要求檔案工作人員各方面素質的全面提高，而職業道德素質的提高應擺在突出的位置。因為沒有良好的職業道德素質，再好的發展機遇也會錯過，再好的發展條件也會喪失，再好的業務能力也不能很好地發揮作用。

第二，依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設。

做好檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規章制度是關鍵。制度建設是檔案工作的基礎性工作，加強制度建設，嚴格依法治檔，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。根據新形勢的需要，我局對已有的檔案制度進行了修訂，使檔案制度能更加完善。我們的制度包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統計制度、文書檔案分類編號辦法等等。在平時的工作中，嚴格遵守各項規章制度，使檔案工作做到有章可循，按制度辦事。

第三，強化服務意識，提高服務水平。

第3篇：檔案管理的基本知識范文

【關鍵詞】檔案管理;人員素質;提高

檔案人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。

1.檔案工作人員應具備的素質

1.1檔案專業工作人員的政治素質

檔案專業工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。

1.2檔案專業工作人員的專業素質

檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。

1.3過硬的業務技能

檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應用的橋梁，因此，企業檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機等相關學科知識，從而保證企業檔案管理水平的提高。

2.影響檔案工作者綜合素質提高的幾種因素

目前，我國檔案專業人員隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。究其根源。首先，有的單位領導檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視，從而也未能認識到提高檔案人員素質的重要性。有的單位領導只注重專業技術人員的繼續教育培訓而忽視了檔案人員的學習與培訓，對檔案人員的培訓教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設備和技術落后。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。

3.提高檔案工作者素質

面對新時期檔案工作的需要，檔案管理人員應如何提高自身素質，本人認為，應從以下幾個方面做起。

3.1愛崗敬業，培養良好的職業道德

做好檔案管理工作，愛崗敬業，培養良好的職業道德是前提。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

職業道德是同人們的職業活動緊密聯系的，具有自身職業特征的道德準則和道德規范。檔案工作作為社會主義現代化建設事業的一個重要組成部分，毫無疑問也必須有自身的職業道德要求。檔案事業的發展要求檔案工作人員各方面素質的全面提高，而職業道德素質的提高應擺在突出的位置。因為沒有良好的職業道德素質，再好的發展機遇也會錯過，再好的發展條件也會喪失，再好的業務能力也不能很好地發揮作用。

3.2依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設

做好檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規章制度是關鍵。制度建設是檔案工作的基礎性工作，加強制度建設，嚴格依法治檔，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。根據新形勢的需要，我局對已有的檔案制度進行了修訂，使檔案制度能更加完善。我們的制度包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統計制度、文書檔案分類編號辦法等等。在平時的工作中，嚴格遵守各項規章制度，使檔案工作做到有章可循，按制度辦事。在市檔案局的歷年檢查考核中，市公路局檔案工作完全符合規范化管理的要求，成績一直名列前茅。并經檔案綜合管理達標升級考評小組評審，達“省一級”檔案綜合管理單位。受到市檔案局有關領導的好評。

3.3強化服務意識，提高服務水平

做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的。檔案管理人員從一開始就要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。過去，檔案管理被人為地限定在檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、利用等方面。檔案事業只有順應時代要求，遵循“為人民服務、為社會主義服務”的宗旨，立足社會、服務于社會的各個階層，服務于廣大百姓，才能蒸蒸日上。

3.4加強業務學習，提高自身素質

第4篇：檔案管理的基本知識范文

關鍵詞：高等職業院校　人事檔案　檔案管理

高校人事檔案管理是高效發展的重要部分，高等職業院校主要以培養技能性人才為辦學宗旨，以加強內涵建設，深化校企合作、產學結合為人才培養模式，在這個過程實施中，師資隊伍建設是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個師資隊伍建設中充當著最基礎的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規范不一，下面我就高等職業院校關于人事檔案管理工作的有效性機制談幾點自己的建議。

一、關于人事檔案管理工作

人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學習、工作和生活等經歷的相關情況的原始記錄。它準確、真實地呈現了高校教職工德、才、能、績各方面的表現,能反映出他們的工作表現、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關系到學校教學水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養的質量水平和長遠發展戰略的實施。人事檔案管理工作,雖然內容比較復雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞與利用等環節。在工作對象上,它既要與紙質材料打交道,又要服務于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務于學校發展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學習、與時俱進,引入現代化的管理。

二、目前高等職業院校人事檔案管理工作有效性機制分析

1.學校應重視人事檔案工作。

高等職業院校的人事檔案工作往往不能引起學校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應付一下上級部門的檢查。要么是學校在人員配置上不科學，導致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學校在招生的同時也在引進新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標準進行整理、管理，這就要求學校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學校領導沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業的檔案管理人員，即使有些學校設置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業知識，往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應付上級部門的檢查的工作狀態。

2.配備專業的人事檔案工作人員。

部分高等職業院校因對人事檔案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導致人事檔案管理機構人員配備不足，或者沒有專業的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業知識，不能清楚的了解自己的工作職責，認為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業化是導致各高等職業院校人事檔案工作不規范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認為應該根據學校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應該是具有檔案管理專業背景的。另外，在平時的工作中加強人事檔案工作的業務能力提高，安排專業知識的培訓，隨時補充和更新人事檔案專業知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，專業填寫相關材料，及時補充進檔材料，規范用紙規格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業知識。

3.完善人事檔案管理的制度。

高等職業他院校的人事檔案種類繁多，內容容量大，傳統的檔案管理方式已經不能適應目前信息化為主流的工作形態，因此，在檔案管理方面，也應與時俱進的引進信息化技術，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術管理方面，大部分學校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數是采取的手工制作目錄，紙質存檔保留的這種紙質化管理模式。為此，我認為高等職業院校應重視此項工作對整個師資隊伍建設的重要意義，積極引進先進的信息化技術來管理教職工的人事檔案，使得高等職業院校的人事檔案能夠通過信息化系統進行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進此項工作順應信息化時代的發展。

4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。

學校應加強人事檔案工作的宣傳力度，增強教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機構應編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進去，分發給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網站，通過網站及時對人事檔案管理的相關知識進行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩定發展的良好氛圍。

參考文獻：

[1]陳乃鴻.高校檔案管理應用6S管理模式研究[J].科學管理,2015,(19).

第5篇：檔案管理的基本知識范文

摘 要 檔案的作用還是普遍存在的，檔案對于企業管理有著舉足輕重的作用，完善、有效的檔案資源能極好地促進企業資源的開發，可以提供各種有價值的信息。對于油田單位而言，檔案管理成為企業生產、經營等各項工作規范性管理的基礎與前提。作為企業管理工作者，必須充分認識到檔案管理工作在企業生存發展中具有基礎性作用和保護企業知識產權的重要性。關鍵詞 油田 檔案 管理 重要性

一、油田基層單位檔案管理的重要性

企業檔案是企業文化建設的有機組成部分，一個企業從它創立之初就不斷地積累著企業檔案，企業的文化思想忠實可靠地記錄在企業的全部檔案之中。它不但記錄著企業產生、發展和企業文化建設的歷史，它還能為企業文化建設提供依據和參考。每個基層單位的檔案管理對于單位的生產、發展有著相當深遠的影響，單位文化建設離不開檔案，沒有檔案，文化建設就難以持久，就沒有生命力。隨著時代的發展，檔案管理在單位文化建設中將發揮越來越大的作用。

二、做好油田檔案管理的方法

（一）規范化、科學化的檔案管理，是企業首要做好的一項基礎性工作

檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產業的組成部分，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。

（二）增強做好檔案工作的自覺性，積極拓展檔案信息資源

在規范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當前檔案管理工作的一個重點。通過檔案專業理論知識學習和考察外地先進檔案館，系統地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，對檔案管理的各項具體工作也有了進一步的了解和把握，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，明確了日后管理檔案工作的發展方向。

要將檔案管理工作做細做實，首先要制定一個工作計劃安排收集資料、歸檔工作具體時間，定時向各科室各部門收集相關文件，盡可能齊全完整，并要做到隨收隨歸，方便平時查找，提高工作效率和檔案資料的質量。同時，要著力完善檔案類目的編排和存放工作，從細處做起，保護好檔案和便于今后利用檔案，為解決企業發展所需各項問題發揮余力。

（三）自覺提高業務技能，適應新形勢下檔案工作的新要求

努力提高自身專業知識和業務能力，認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度，這是新形勢下檔案管理工作的基本要求。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。如何能學以致用，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。作為單位的專職檔案工作人員，一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的

（四）建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規范化開展

檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作規范化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。一是將檔案管理制度正式納入企業管理制度，明確管理檔案的部門或人員；二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全；三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入企業管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。而要將檔案管理工作納入企業管理程序，納入企業各部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。

三、對油田基層單位檔案管理的建議

（一）加強檔案專業人才培養，提高檔案管理人員業務素質

要發展單位的檔案事業，必須加強檔案管理人才的培養，建立一支知識結構合理的人才隊伍，才能使檔案工作更好地為本單位各項事業服務。尤其是工作在油田前線的綜合管理人員更需要進行檔案管理的專業培訓，才能更好地勝任他們的檔案管理工作。

（二）加強基層單位與相關單位檔案管理的橫向聯合和資源共享

建立一個完整的信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。同時可以建立聯合目錄，實行資源共享，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各部門充分挖掘資源潛力，實現資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾，更好地滿足單位生產經營的需要。

（三）加強檔案信息的后期利用和學習

檔案資源是每個單位十分寶貴的一筆財富，加強它的后期利用可以更好地保持檔案工作的生命力與可持續發展。同時，把其中有價值的部分作為新員工進入單位的一堂學習課不失為一個很好的辦法。相信在公司、基層單位、檔案管理工作者三方的共同努力下，會將檔案信息資源變的更有活力，更賦生機，真正地為油田生產、開發、經營服務。

參考文獻：

第6篇：檔案管理的基本知識范文

（一）在思想上缺乏對檔案管理工作的重視。近些年來，基層電大的檔案管理人員包括部分學校領導對檔案工作的認識都存在這樣一些錯誤認識：所謂的檔案工作就是將相關材料進行登記、保管的瑣碎工作，不具有技術性和科學性，相對于教學、教務管理等工作來講，只是一項簡單的不能再簡單的工作，檔案管理工作既不能給電大創造經濟效益，也不能帶來社會效益。只要“看好攤”，不弄丟材料，不造成內容泄密，能查檔就行了。不重視檔案工作的思想充分體現了一部分人對檔案工作缺乏了解，加上基層電大的領導對這項工作也是很少督促，致使檔案工作已無法適應現在的管理需求。（二）檔案資料收集、整理、移交工作不規范。基層電大工作業務多，許多部門、班主任在工作中往往只重視業務質量，文書檔案資料的歸檔、存檔意識不強。比如大多數班主任對帶班資料、教學管理資料不夠重視，不愿意歸檔，當多年后因學生學歷認證時卻難以找到相關佐證資料。年終檔案工作人員整理文書檔案時，常常出現資料、文件的附件找不到的情況，導致該份文件無法歸檔。（三）檔案借閱制度落實不嚴格。檔案室雖然制定了查借閱、移交等多項制度，但這些管理制度并沒能嚴格執行，在違反制度造成檔案資料丟失時不能及時追究責任。還有，檔案借閱管理制度的執行不夠嚴格，致使有些借出檔案不能在規定期限內歸還；借閱人和借閱檔案資料信息填寫不詳細，遺失檔案后不能及時追查檔案，甚至沒有任何信息能證明材料、檔案的去向；更為嚴重的是，出現私下轉借、無借閱手續等現象。（四）檔案管理隊伍綜合素質不高，檔案管理水平低下，檔案管理手段相對落后。基層電大大部分檔案管理人員人員沒有經過專業的檔案管理培訓或學習，對檔案工作的重要性、管理檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不是很精通，各種檔案收集、整理的意識淡薄。而且，大多數基層電大的檔案人員身兼數職，對檔案管理工作精力投入有限，在日常的檔案管理工作中，常常是只將材料放入檔案盒，沒能及時整理歸檔，從而嚴重影響了基層電大的檔案管理水平。（五）檔案室相關設施不齊全、不配套，導致檔案保存存在諸多問題。個別基層電大沒有固定的檔案室，有的電大有檔案室，但檔案室基本上都設置在偏僻或者是閑置多年的房間，房間面積小、潮濕等不利條件會引起檔案材料霉變、蟲蛀，直接影響檔案的美觀整潔及完整。（六）檔案管理現代化水平不高。隨著計算機以及多媒體信息技術的發展，檔案管理的手段和方式發生了改天換地的變化，從以往的全是紙質檔案，逐漸向朝電子檔案、紙質檔案共同存在的方向發展，有些基層電大在檔案管理的現代化方面的工作仍然不能趕上時代要求，沒有購買、引進檔案管理中必須使用的現代化的管理軟件，這種現狀嚴重阻礙了檔案工作的創新與發展。

二、基層電大檔案管理工作的對策

（一）基層電大要提高檔案管理人員素質。檔案管理的優或劣，往往取決于檔案管理工作人員的素質和業務水平。身為檔案管理人員，不僅要熟悉、掌握檔案工作的相關環節和基本要求，更要努力掌握檔案管理的原則和方法，提高工作效率，要通過崗位培訓和專業學習，熟練掌握檔案管理的基本知識和專業技巧，多學習檔案管理理論，通過實踐來提升檔案管理水平。基層電大檔案管理人員要積極探索與電大實際相結合的檔案管理手段和模式，讓檔案工作適應學校、學生、社會的要求，為開放教育的進一步發展做好服務。（二）基層電大要健全檔案管理的相關制度。檔案的管理工作繁瑣而且涉及學生、老師的切身利益，如果工作不規范、不嚴謹將導致非常嚴重的后果。因此，必須建立相關的制度來保證各項工作的完成。建立、健全檔案管理制度必須滿足以下要求：第一，所建立的規章制度要與電大的實際相結合。第二，制度的操作性必須強。制度的建立應該實用、簡便容易操作，從而可以更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，制定制度應體現多面性。建立的制度不僅能約束領導又能規范一般職工。第四，建立的制度在執行時必須嚴肅。既然是制度、規章，就必須要求檔案管理人員、領導、教師、學生嚴格遵守，在規章制度的執行過程中，要做到有錯必糾、有錯必罰，要充分體現制度的嚴肅性。（三）要采用現代化管理手段來進行基層電大的檔案管理工作。利用計算機、多媒體進行檔案管理是當今檔案管理的一大趨勢，要盡可能地運用計算機、多媒體等新手段，逐步提升基層電大的檔案管理質量和水平，從而實現檔案信息化管理。（四）要強化基層電大管理人員的服務意識、責任意識。基層電大檔案管理人員在工作中必須要樹立檔案工作就是服務工作的觀念。要把增強服務意識作為工作的出發點和動力。要明確服務對象，端正服務態度，樹立創新意識,提高服務質量。（五）基層電大要不斷加強檔案管理隊伍的建設。一是要不定期開展檔案管理知識的學習、培訓，努力提高基層電大檔案管理人員的業務能力和專業水平，檔案管理的工作人員本身要不斷學習，以此來提高自身素質；二是要培養基層電大檔案管理人員的愛崗敬業精神。通過國家法律法規政策的學習，使檔案管理人員具有高度的責任心、嚴明的政治紀律,以及愛崗敬業、樂于奉獻的精神，在做好檔案收集和保管工作的同時，為老師、學生提供最優質的、最方便的檔案服務；三是要充實檔案管理工作隊伍。除檔案室配足專職人員外，各業務科室也要選配一名兼職檔案人員，定期搞好資料的收集、整理、歸檔、移送工作。

在新的時代背景下，基層電大應當客觀的認識到檔案管理工作中所存在的問題，從而緊跟時代的發展潮流，積極探索解決檔案管理工作中存在問題的策略，不斷建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展配備相應的現代化設備，并加強檔案管理人才隊伍建設，進而促使檔案管理的規范化發展，提升檔案管理水平，提高檔案管理人員的綜合素質，最終實現檔案管理工作的有序開展。

作者:劉玉華 單位:遼寧廣播電視大學東港學院

【參考文獻】

第7篇：檔案管理的基本知識范文

1.1 提高辦公檔案的健全性

在現代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會丟失或者損壞，需要進行雙份保存，即紙質保存與電子保存。在傳統的辦公檔案管理中，通常僅僅只會采用紙質保存方法。當企業的經營時間過久時，就有可能導致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現象。而采用現代化辦公檔案管理制度則具有更強的管理優勢，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會導致檔案字跡模糊，是一種先進的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平。

1.2 提高查找效率

采用現代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時間。企業所需要保存的檔案數量較為龐大，在傳統的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費大量的時間與經歷進行尋找。而現代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數據庫，利用計算機技術，在辦公檔案數據庫中進行搜索，極大的降低了尋找檔案的時間。不僅如此，還能對企業的辦公檔案進行詳細的分類，按照不同類型的辦公檔案進行存放。現代化辦公檔案管理模式是一種優質管理模式，值得推廣。

1.3 現代化辦公檔案管理更具規范化

現代化辦公檔案管理管理基礎就是規范化與標準化，基于這兩項原則再對辦公檔案進行進一步的分類與歸納。而傳統的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質檔案為主，整理難度較大。而采用現代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設立規范化管理模式，按照不同標準將辦公檔案進行整理。而在現代化辦公檔案管理工作中，當檔案需要轉移時，需要選擇適當的轉移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進行辦公檔案管理時，必須設立相應的管理規范，避免出現交叉狀況。

2 辦公檔案現代化管理的重要性

現代社會不論是生活還是生產節奏都明顯加快，而企業辦公檔案管理效率的提升是社會發展的必然結果。為了滿足企業需求，符合企業發展的節奏，現代化辦公檔案管理制度起到了至關重要的作用。就目前而言，現代化管理技術已經滲透到各個領域當中，現代化管理技術可以利用先進的科學技術與管理觀念加快行業的發展。而現代化辦公檔案管理的進步，是企業辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統的辦公檔案管理面貌，呈現出一副新的管理容貌。采用現代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個新的領域。在傳統的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內容僅僅是將企業的相關辦公文件進行保存，而在現代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業所需要的檔案，對企業過去的發展做出相應總結，幫助企業更上一層樓。

3 ?k公檔案管理現代化的內容

在當前進行辦公檔案管理現代化的建設時，我們首先要知道現代化所蘊含的內容是什么，只有明白我們所要達到的目標，我們才能更好的去實現辦公檔案管理現代化。總的來說，它包括以下幾個內容：1.檔案技術與設備的現代化。當前檔案工作中的知識含量和技術含量比以前大為增加，現代科學技術在文件檔案工作的全過程中得到應用，如文件制作技術、信息存取與傳輸技術、文件檢測與保護技術等。這些現代化的技術都需要現代化的設備來完成。2.檔案工作組織和管理的科學化。科學的組織管理與現代科學管理技術的采用具有密切的關系，現代技術要以科學的組織管理為基礎，同時也為提高科學管理水平提供了手段。科學的組織管理包括建立合理的文件檔案管理組織和工作流程兩個方面。3.檔案管理業務與技術的標準化。標準化的基本目的是使檔案管理和信息資源共享中必要的通用性、互換性得以實現，提高各項業務工作中的質量和效率。檔案工作中需制訂和執行的標準主要包括有關技術和有關管理業務等方面的標準。4.檔案工作人員的專業化。目前，“專業化”的含義不僅是指檔案人員要掌握檔案專業方面的基本知識，也應具備多元化的知識結構，現代仆、科學仆的管理理點和管理特點等。

4 辦公檔案現代化管理應用

4.1 充分實現辦公檔案現代化

選擇現代化辦公檔案管理制度，可以充分體現出辦公檔案的現代化。首先，應當以現代科學理論為核心，辦公檔案工作人員在組織工作時，需要根據企業自身的特色，對企業辦公檔案進行規律性、規范性的整理。想要實現現代科學化的管理方法，不僅僅需要結合現代科技設備，還需要將現代化辦公檔案管理理念進行充分的宣傳，讓現代化辦公檔案管理理念充分溶于員工的心中。將現代化管理理念應用于辦公檔案管理系統中，對于企業辦公檔案的發展具有歷史性意義，能夠顯著提升辦公檔案的管理效果，提高工作效率。

4.2 加強對辦公檔案現代化管理人才的培養

現代化辦公檔案管理的實施，離不開專業人才的建設。在選擇辦公檔案管理人員時，需要綜合多方面進行思考與選擇。首先，進行辦公檔案管理的工作人員必須具有專業的檔案管理知識，能夠熟練的操作現代化管理系統，并且具有科學、合理的管理觀念。其次，應當盡量選擇經驗豐富的管理人員。由于現代化辦公檔案管理工作與傳統的辦公檔案管理工作內容相差較遠，除了需要將檔案進行保存外，還需要具有分析與統計的能力。而經驗豐富的檔案管理人員，能夠更加合理的將辦公檔案資料進行分析與整理，能夠發現企業在過程發展中的不足之處，盡早解決，促進企業的快速發展。最后，應當定期對管理人員進行培訓。在這個信息化快速發展的時代，現代化管理具有較快的發展速度。為了能夠獲得最新的現代化管理技術，企業應當定期設立現代化管理技術培訓，避免工作人員出現滯后的狀況。只有保證了現代化辦公檔案管理人員具有專業的管理技術水平，才能保障辦公檔案工作獲得更好的發展，進而促進企業的進步。

4.3 加大對現代化辦公檔案管理的投入力度

企業應當加大對辦公檔案現代化管理的重視度，加大對其的投入力度。不論是財力還是物力，為了能夠更好的完成現代化辦公檔案管理工作，應當全方位的加大投入力度。通過完善現代化辦公檔案管理制度，加強對企業辦公檔案管理的建設，才能確保辦公檔案管理工作發揮其應有的價值，為企業的長遠發展奠定基礎，同時還能夠為企業指引正確的前進方向，讓企業能夠朝著健康的方向發展。

第8篇：檔案管理的基本知識范文

關鍵詞：財務檔案管理現狀；會計檔案的特點；計算機管理會計檔案

Abstract: Original accounting records management can no longer satisfied with the status quo, using paper computer management accounting information and computerized digital data, can greatly improve the level of the school accounting data management, and for the future to provide fast, convenient use of services, an important part of the schools computerized accounting applications, is also an integral part of the school financial records management main content.

Keywords: financial records management status quo; characteristics of the accounting files; computer management accounting files

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2012）

學校會計工作從手工記賬改為采用會計電算化記賬已經10年有余，“辦公無紙化”的口號也已經喊了很多年，但在實際會計工作中，因為會計檔案的特殊性，紙質資料并沒有比手工記賬時代減少，特別是近些年，學校會計業務逐漸多樣化業務量也隨著教育事業的蓬勃發展，成幾何形增長，加之教育系統采用國庫集中支付后，連年支付政策和記賬科目的不斷變化，會計檔案有逐年增多的趨勢，除了傳統意識上的會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料外，更新的“新型”會計檔案不斷出現。原有的會計檔案管理方式已經不能滿足現狀，采用計算機管理紙質會計資料和電算化數字資料，可以大大提高學校會計資料管理的水平，并為今后提供快捷、方便的利用服務，是學校會計電算化應用中的重要環節，也是當前學校財務檔案管理中不可或缺的主要內容。

1. 目前學校財務檔案管理現狀

1.1 儲存環境欠妥

早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質憑證、賬簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質資料原本不夠清晰，又受空間、經濟條件限制，經日曬、風化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。

1.2 早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數據資料的虛設。如在早期DOS系統環境下，生成的磁性數據資料，雖保存完好，但原有運行環境已不復存在，現今程序又不能兼容，多數數據已不能再現，形同虛設。

1.3 老化機器的淘汰以及機器設備的快速更新，造成了新、舊運行環境脫節。如早期微機上運行的win3、win95等，已難在現今機器上順暢運行。

1.4 紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步，會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，學校基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計室記賬電腦中，即便是定期向上級主管部門移交，也只移交紙質會計檔案。

1.5 學校實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，學校記賬電腦中的數據連年累計增多，日常缺乏對記賬電腦的維護和更新，記賬電腦運行速度逐漸變慢的情況普遍，一旦記賬電腦出現病毒入侵，或災害性事件發生，硬盤中多年的會計數字資料難以恢復，破壞了會計資料的連貫性，也給以后的查閱工作帶來麻煩。

1.6 現有財務人員缺乏專業檔案管理知識，會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，學校會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，更沒有利用計算管理檔案的意識。各學校普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各學校制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中，基本是“傳幫帶”的工作模式。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上利用計算機科學管理。

隨著教育系統會計電算化的不斷發展，學校財務電子檔案的形式和數目日漸增多，更多替代了原有傳統財務檔案的功能和效用，財務電子檔案的管理也應得到應有重視。傳統的會計檔案管理模式已經不能滿足現在學校財務管理的需求，利用計算機管理傳統紙質財務檔案和新型的數字型財務檔案，將成為學校會計檔案管理現代化的發展方向。

2.用計算機管理會計檔案的特點

2.1 運用計算機管理會計檔案不僅保留了傳統意義上的紙質會計檔案，而且還包含存儲在計算機硬盤中的數據及其他磁性介質或光盤存儲的數據。即會計檔案存儲管理的范圍和領域擴大了。

2.2 傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計“新型”檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統中才可以使用，才具有生命力。即會計檔案的調閱需要一定的軟、硬件環境。

2.3 運用計算機管理會計檔案的載體，不光是通過打印機等輸出的傳統意義上的紙張資料，更主要的是磁性介質或光盤。即會計檔案的保管不僅是紙質資料，而且更重要的是磁性介質或光盤。

2.4 運用計算機管理會計檔案具有易遭損壞，難留痕跡的特點，同時又受計算機的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計檔案資料的安全性、完整性要求更高。

2.5 實行運用計算機管理會計檔案的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計檔案工作更需要科學地管理。

2.6 運用計算機管理會計檔案，要求從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，而對系統安全性，則更因為網絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。

3. 學校會計檔案管理工作如何運用計算機管理

學校為了更有效地運用計算機快速、準確的特點，為學校教育教學工作提供所需的會計信息。我們必須分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作，利用計算機使會計檔案管理工作現代化。

3.1 會計檔案的收集。運用計算機管理會計檔案，收集是指定期 (如一個會計年度結束)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，使之形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件編號保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。

3.2會計檔案的保存。由于計算機管理會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，將AB兩備份存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個電算化會計系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

此外，還應注意計算機管理會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。會計電算化系統中的數據有了AB份的保存歸檔，因數據資料過多帶來的記賬電腦速度緩慢時，就可以考慮采用清楚數據的辦法，給記賬電腦“減負”。

3.3 會計檔案的利用。即會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(l)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計軟件系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過計算機軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進行調閱即可；(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計軟件系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的計算機系統，然后再進行調閱。

3.4 加強會計人員崗位培訓。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。對會計檔案管理人員設立獎懲措施，獎勤罰懶，使物質獎勵、精神獎勵與相應處罰同步，鼓勵會計檔案管理人員積極參與相關業務知識的學習，堅持崗前培訓，合格上崗。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業務水平、綜合素質始終處于動態的發展過程，促使會計檔案管理人員安于并樂于從事會計檔案管理工作。同時，檔案部門和財務部門要聯合起來，組織會計人員學習《會計檔案管理辦法》和本校的會計檔案管理制度，使每位會計人員認識到會計檔案和會計檔案管理的重要性，保證會計檔案歸檔前各項工作的完成質量。對會計檔案的使用要嚴格借閱手續制度和使用權限制度，電子會計檔案信息未經單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數據盤片不得帶出檔案室外。另外，對存儲會計檔案信息的盤片應定期檢查，防止出現人為或自然損壞等問題，造成電子會計檔案信息的丟失。

第9篇：檔案管理的基本知識范文

【關鍵詞】施工企業；檔案管理；信息化；對策措施

隨著我國經濟建設的快速發展，城市建設規模不斷擴大，施工企業數量日益增加，檔案信息化管理作為企業管理工作中的關鍵環節，對施工企業的決策效率和經營水平有著重要的影響。施工企業的檔案管理內容十分復雜，包括聲像檔案、會計檔案和科技檔案等，其中科技檔案的管理任務是最為艱巨的。傳統的手工管理方式由于具有一定的缺陷性，已經無法滿足當前施工企業檔案信息化管理的要求。因此，如何做好施工企業檔案信息化管理工作就成為了工程界和檔案部分面臨的難題之一。本文通過分析檔案信息化管理目前存在的一些問題，提出合理的解決方法，以期提高企業檔案信息化管理的水平。

1.施工企業檔案息化管理現狀分析

（1）目前施工企業基本都有資料管理軟件系統，可以完成一些技術資料的填寫和保存功能，而且已輸入了大量的內容。施工企業由于施工作業的范圍大、專業多等特點，暫時無法形式統一的企業規范標準，存在的問題較多。尤其是完成項目工程檔案管理的要求，具有通用性卻無專業性，基本不能完成企業綜合檔案管理的要求。

（2）企業機關檔案管理方面也有一些檔案管理軟件的應用，但基本都是以文書檔案管理為主，企業在檔案管理方面的思路也同樣接近用文書檔案管理的方法和思路來管理其他類別的檔案，尤其是工程檔案。

（3）企業檔案管理部門對于工程檔案“不建檔”。目前很多施工企業的檔案管理部門鑒于工程檔案的專業性強或庫房容積以及其他因素對于建設項目的工程檔案不接收或不敢接收。

（4）施工企業在具體施工工程結束后按規定需向建設單位移交竣工檔案，而企業承建的項目多，面向的建設單位多，建設單位的要求基本不同，加之工程專業多，對于建設工程的文件的分類、檔案的分類和案卷的組卷方法基本不能統一。

（5）施工企業的組織機構復雜。那么實物檔案移交、管理模式也同樣復雜，信息化系統的建設使用會隨檔案管理的模式、載體類型的不同也會同樣復雜。

（6）施工企業檔案多樣化，專業性極強，所以要求檔案管理部門人員必須懂工程也需熟悉檔案專業知識，從目前來看人才很難保障，要想實現信息化管理難度很大。

（7）檔案編研的面窄同時難度大。檔案的價值在于利用。施工企業在經營活動中需要對企業檔案進行編研，以獲取一些專業的工藝施工方案以及投標經營信息和企業內部定額修編的資料。但目前施工企業的實物檔案的管理方式和管理的思路遠不能滿足企業管理過程中對于檔案利用的需求。

（8）目前檔案信息化管理過程中，電子檔案的接收和歸檔工作主要采用兩種方法：

一是對原始紙制檔案文件進行掃描，要求各單位提交紙制檔案的同時提供一份掃描件，此方式的優點有：

①兼容性好，凡是紙制檔案都能夠掃描成電子文件；

②管理成本較低，基本上是統一的格式；

③易于利用，可以通過免費的軟件打開查看。

但同時也存在一些局限性：掃描形成的電子檔案基本上是圖像格式，丟失了很多電子文件本來具有的信息；文件一般比較大，占據較大的存儲空間，而且需要現有紙制檔案，并沒有減少檔案制作單位的成本，因而會影響檔案提交單位的積極性。

二是要求提交原始的電子文件，包括DWG、Word、Tiff等各種格式文件。此方式的優點是提交成本低廉，能夠很快提交，因為各種電子文件都是現成的，而且文件信息全面，不會丟失任何信息。但這種方式也有缺點：

①不能有效地保證電子文件的真實性、完整性和可靠性；

②管理和利用成本高，因為各種各樣的電子檔案文件需要相應軟件的相應版本才能打開，這樣施工企業的檔案管理部門要儲備各種軟件，這顯然是不現實的；

③這種方式缺乏對電子文件知識產權的保護，如設計文件是設計院的知識產權，設計院更愿意提供曬圖而不是DWG文件。

（9）企業檔案信息化管理系統的數據格式會多樣化，同時數據庫會很大，如何統一格式并管理大數據是目前企業檔案信息化管理的另一難點。

從目前來看，要更好地實現建設企業檔案信息化管理，企業所需的資源還比較困乏，技術力量還比較薄弱。傳統的手工方式已遠遠不能滿足現代企業管理和企業檔案信息化管理的要求。如何實現現有檔案的數字化，最終實現以用戶為中心、以數字化信息資源服務為目的的服務模式是企業檔案管理的前景目標。

2.對策措施

2.1 在借鑒前述兩種電子檔案的接收和歸檔方法各自優點的基礎上，電子檔案文件格式必須統一。文件格式統一須考慮以下問題：

①兼容各種格式的電子文件。工程項目包括勘察、設計、施工、驗收等多個環節，在每一個環節都可能使用各種不同的應用軟件。

②必須保證了電子檔案的有效性、原始性和不可更改性。

③矢量內容清晰、真實、美觀，并支持全文檢索。

④必須降低電子檔案生成成本。

⑤文件本身與著錄信息、元數據信息需渾然一體。

⑥易于存儲、管理、分享利用。

⑦提供全文批注、標注功能。

⑧可接收各種掃描文件。目前有些批文是多部門蓋章，沒有電子文件；有些設計院還不提供電子文件。這部分內容，可以通過掃描文件進入到本系統，系統應自動進行保真壓縮處理，保證各種支持不同手段的電子文件獲取方式。

⑨良好的知識產權保護措施。要求各相關單位提交電子文件，可能會引起各單位知識產權保護方面的顧慮，可根據生成者的設置達到只能查看使用，不能被再次修改、復制等其他方式的利用，達到保護知識產權的目的，從而降低收集電子檔案的難度。

⑩支持技術認證機制。要求支持數字簽名，使用數字簽名被多種操作系統和硬件平臺支持。數字簽名的全部信息完全包含，包括簽名日期、摘要算法、簽名算法、簽名值、證書信息等。數字簽名必須視覺呈現。呈現數字簽名的電子印章、手寫簽名等必須自包含。因此，建議電子檔案的格式選擇PDF文件格式。

2.2 企業建設項目電子檔案管理的要求和目標

施工企業承建工程項目部需根據企業檔案管理部門、城建檔案管理部門和建設單位竣工檔案管理部門的要求實現項目工程文件錄入、分類、著錄、電子化及工程竣工檔案資料的編制。

工程建設中的現場文件、資料、竣工檔案信息化管理要求達到以下目標：

①實現工程現場文件、資料管理的規范化管理，將工程規范和工程劃分（WBS）、工程表格直接掛鉤，簡化施工、監理單位工程資料表格的填報程序，提高工程現場資料填寫的準確性和規范性，節約管理時間。

②建立一個較完整的現場文件和資料的管理體系，將現場資料的產生和工程進度計劃及文件檢查結合起來，采用事前計劃，事中控制，事后檢查的方式進行管理，形成一套現場文件、資料填報、審批、檢查的信息化系統，指導和控制現場文件的形成。

③使用文件、資料的自動編制和自動導入系統，達到工程竣工檔案的自動編制，保證編制的規范和準確，提高竣工檔案的編制效率，減少竣工驗收階段文件歸檔工作量，大大縮短竣工檔案的編制時間。

④在以上的基礎上實現工程文件、資料的網絡化審批和計算機智能化審查，提高文件、資料審查的準確性、完整性和系統性，提高資料、文件的審查效率并能及時對工程過程中資料數據進行統計、分析。

⑤在項目竣工檔案驗收完成后通過標準數據移交給城建檔案管理部門和施工企業檔案管理部門。

2.3 企業檔案信息化管理的要求

企業上下應統一標準，采用一致軟件，實現多室一體化，多項目一體化，有利于促進企業檔案信息化管理和服務的進程。

①加強培訓。根據建筑企業檔案管理的實際情況，有針對性的進行計算機、網絡與應用系統的相關知識、操作的培訓。同時根據建筑企業檔案管理的特點，有針對性的進行檔案業務基本知識和檔案信息化知識培訓。加強企業檔案信息化軟件系統維護人員培訓，包含：數據管理，各業務模塊使用權限的控制，以及意外事故的處理等。

②檔案移交、管理分類方案的確立。集團公司檔案管理部門對工程項目竣工檔案的形成、收集整理及移交形成一套規范。對企業和企業分、子公司的檔案的分類、文件的分類、組卷規則，以及檔案的管理模式要有統一的要求。3、業務管理規定和檔案管理制度的建立。企業應建立企業檔案管理和信息化管理方面的制度建立，加強業務數據檢查、提交管理辦法和業務銜接的要求。

2.4 企業檔案信息化管理系統軟件結構需求特點

根據建筑企業檔案管理的特點，軟件系統的選擇或開發目標和原則，結合不同業務的特點，整體方案宜采用C/S（客戶端/服務器）加B/S的混合模式體系結構來滿足目前和以后的業務需求。C/S結構具有執行速度快、使用維護方便等優點。檔案管理部門采用C/S（客戶端/服務器）結構運行模式。檢索系統采用目前流行的B/S（瀏覽器/服務器）模式，整個系統在邏輯上分為三層，第一層為表示層，提供用戶和系統之間的交互；第二層是應用服務器，實現具體的業務邏輯；第三層是數據庫服務器，負責數據的存儲、訪問及其優化。根據檔案數字化管理將來開發的信息系統要求，系統應可以提供XML標準數據接口，數據庫也可以遷移到其他數據庫上。

3.結語

施工企業檔案信息化管理水平決定了企業的管理效率和未來的發展。因此，檔案管理人員必須重視企業檔案信息化管理工作，結合企業檔案的特點，在實踐中不斷豐富檔案信息化管理的技術知識。同時采取合理的方法解決好當前檔案管理信息化存在的問題，以此提高檔案信息化管理水平，從而促進企業的發展。

參考文獻：