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一、培訓部工作:1、從2月底開始,我就多次與市退役軍人事務局溝通,針對第一期退役軍人培訓設定專業、尋求就業渠道、制定培訓方案等方面多次論證,最終在4月18日至21日,開展了濮陽市退役軍人第一期培訓,在領導的支持下基本完成了培訓任務;2、持續做好銳馳高科公司和天能公司的新型學徒制合作培訓;3、與豐利石化公司開展新型學徒制合作,6月4日至7日對四個高級班進行了第一輪培訓;4、積極完成濮陽市人社局對我校的新型學徒制培訓調研工作,積極申報下一階段的新型學徒制培訓工作;5、做好每月的培訓數據上報工作。
二、教學和管理:剛開學時我擔任4個班的英語課,每周有12節。從5月開始到學期末,我去掉了兩個班的英語課,加了2020級一個班的語文課(每周4節)。教學中有挑戰,有收獲,有遺憾,也有心得。我不但教好課,而且還把學習方法和品德教育滲透到課堂中,盡可能使學生對本學科產生興趣,端正學生的學習態度。同時,我擔任職專英語教研組的組長,帶領英語組的11名教師相互研究教學,共同成長,我們組的教學和教科研等各項活動都走在了學校的前列。
三、黨建工作:我按要求加強理論學習,不斷增強“四個意識”,堅定“四個自信”,堅決做到“兩個維護”。我積極參加黨史學習教育,3月20日,我被任命為學校黨史學習教育辦公室成員,我及時做好學校每一階段的黨史學習教育的宣傳、組織、協調、總結等工作。
四、取得的成績:4月22日至28日,我作為濮陽市骨干教師培養對象在河南師范大學培訓學習,通過了考試和微型課講課,順利結業。5月31日,我作為油田教育中心名優班主任培養對象順利完成了線上線下學習,即將參加7月12日至17日的培訓。6月3日,我完成了濮陽市教育規劃課題的研究總報告,申報結項。在學期末的黨支部民主評比中,我被評為優秀黨員;在教務處的民主評比中,我被評為先進教師。
近年來,隨著我市大中型企業愿意安置退役士兵的數量越來越少,機關事業單位不再沿用未經考試直接安置退役士兵的做法,退役士兵安置矛盾將越來越突出,廣大退役士兵的安置就業愿望和政府安置能力之間將會產生巨大的差距,因此,安置政策的宣傳,退役士兵情緒的安撫,職業技能培訓及推薦就業等工作將逐步成為安置工作的重要方面。如何做好這些工作,我們在這些方面做了一些探索,取得了一些成效,具體如下:
一、基本情況
我市每年城鄉退役士兵約有XX人左右,近年來,培訓人數逐年增加,從XX年開始實行了城鄉退役士兵一體化培訓,當年達XX人,20____年增加到XX人;培訓項目有計算機維修、計算機操作、硬件組裝、計算機制圖、電工、汽車駕駛、廚師等七個項目,根據退役士兵要求還可以臨時增加;學歷教育方面,中心和XX學院合作,舉辦了高中起點升大專和大專起點升本科的學歷教育,中心從學歷教育應收費用中給予每一位參加學歷教育的退役士兵XX元優惠,到目前為止,已有XX人參加學歷教育;推薦就業方面,20____年中心已安排就業XX余人。
1、完善機構。我市退役士兵培訓中心成立于XX年,但當時只是掛牌,退役士兵培訓工作是東找一家西找一家,培訓質量不盡如人意,鑒于這種情況,我局于XX年上半年正式確立市科技局科網中心為合作培訓機構,明確培訓中心負責人,中心成立了管理部、教學部、就業辦,直接為培訓工作服務的管理人員與教師有z人,管理人員和教師由中心招聘,工資、福利、保險等都有中心支付,中心實行自收自支、自負盈虧,政府只是按退役士兵的數量撥付培訓經費。
2、運作方式。中心隸屬市安置部門領導,中心各部門領導對中心主任負責。一是嚴格制訂了切合實際的培訓大綱,所有培訓都做到按培訓大綱規定的范圍進行培訓。二是采用“兩化”教學方式,即教學管理現代化、教育模式現代化,提倡學員對任課教師民主評議,教師認真檢查學員的學習效果。
3、培訓方法。采取集中授課加實習的培訓方法,首先進行集中授課,弄通培訓專業基本知識。其次是動手操作,第一步在培訓中心提供的設施基礎上進行操作,達到一定的熟練程度后,聯系實習單位進行實習,增強學員適應實際工作的能力。
4、時間安排。根據參加培訓的退役士兵家庭住址的遠近和具體要求等情況安排不同時段進行培訓。如住地遠的安排在周六、周日學習,近的根據不同情況分別安排在上午、下午、晚上培訓,盡量使更多的退役士兵在適合自己的時段參加培訓。
5、推薦就業。中心對每一位參加培訓的退役士兵都制作了專門檔案,并把有關信息輸入電腦。對農村退役士兵和學習較認真的學員優先推薦就業。20____年已有zz余人推薦就業。20____年3月份,中心將舉辦一場大型招聘會,組織至少20家有影響的民營企業提供不少于zz個就業崗位供學員進行雙向選擇。
二、拓展功能
20____年我市在退役士兵培訓中心應有功能的基礎上,根據我市安置矛盾比較突出的形勢,逐步把培訓中心打造成退役士兵的心理驛站、安置政策宣傳的前哨陣地、安置部門和退役士兵的溝通平臺,努力使退役士兵培訓中心成為安置部門的得力助手和適應新形勢的有效延伸機構。
1、溫馨的心理驛站。退役士兵剛從部隊退伍,心理上暫時不適應、就業形勢的壓力容易使他們產生焦躁情緒,這其中包括農村退役士兵攀比的情緒、城鎮退役士兵不能安排就業的情緒、特招士官征召時的征兵宣傳和政策不對號的情緒,嚴重的可能產生敵視政府、敵視社會的的極端情緒。如果不進行及時的疏導,將可能產生嚴重的后果,擾亂社會的穩定。我局領導要求培訓中心,一是所有管理人員和授課教師對待退役士兵要和藹可親,要做到有問必答,態度不要生硬。二是確定培訓中心的主任和管理部主任為疏導退役士兵情緒的責任人,具體負責退役士兵情緒疏導和平時的觀察工作,發現有情緒不穩定的苗頭,及時進行疏導和解釋工作。三是盡量為參加培訓的退役士兵提供生活上的方便,特別是對農村退役士兵的就餐提供便利,積極聯系有國防觀念的就餐單位,盡量提供質優價廉的食品。培訓中心還準備飲水機、空調、常用的藥品等,努力為退役士兵參加培訓提供良好的條件,使他們真正把培訓中心視為他們的貼心人,有的農村士兵就說,沒想到培訓中心還能把我們農村孩子高看一眼。通過卓有成效的工作,退役士兵的情緒有了明顯的改觀,部分經常有牢騷、說怪話的退役士兵也了解了民政部門的良苦用心。
2、安置政策宣傳的前哨陣地。退役士兵安置政策的宣傳,我們除了利用電視、廣播、網絡等媒體宣傳外,退役士兵大量集中的地方——培訓中心是一個極好的面對面的宣傳陣地。我市從退役士兵回到家鄉后就開始培訓,今年首期已開辦11個班,市局分管領導和安置部門的同志,對每個班都進行至少兩次的安置政策宣傳和解答退役士兵提出的問題。如退役士兵提出為什么機關事業單位不安置?我們就宣傳機關事業單位“凡進必考”的規定和不能再進退役士兵的必要性;農村退役士兵提出為什么我們和城鎮人一起當兵,盡同樣的義務,城鎮的不能安置工作還有補助金,我們什么也沒有,我們要上訪等,我們就耐心解釋安置政策的演變及我們今年將優先推薦農村退役士兵就業,說政府并沒有忘記他們;特招士官提出為什么征召時征兵部門宣傳回來都能安置工作,而現在連安置資格都沒有等棘手問題,我們都
耐心地進行解釋解答。通過培訓中心這個事前的前沿宣傳陣地,使我們的安置政策宣傳工作爭取了主動,有效的避免了可能的上訪和過激行為,給民政部門的領導、安置部門的領導減輕了壓力。
按照校領導“以班子建設為核心,以干部教育培訓為中心,以中專職業教育為基礎,以提高服務保障規范化水平為根本,以擴大對外經營為補充”,深入開展“服務、管理、效益”年活動的指示要求,2019年度,教務科在校領導的正確領導、各科室大力支持、科室成員共同努力下,比較圓滿完成省局、學校領導交給的各項工作任務。現將有關情況匯報如下:
一、2019年度的主要工作
1、全程督辦省局6個培訓班,777人次;11個會議, 532人次培訓和會議接待工作。協助校辦公室完成省局人事處工商系統事業單位公開招聘面試, 全省工商系統隆重慶祝建黨90周年暨創先爭優表彰大會及現代信息技術與工商行政管理講座等臨時任務。此外協助其他科室完成了外系統8個班次的培訓服務工作。
2、圍繞提高培訓質量,強化師資力量培養。根據省局、學校領導努力承擔部分培訓課程教學任務指示要求,教務科扎實做好教學組織和服務工作,主要做了三件事:一是組織并積極推薦四位教師為全省工商系統基層分局局長培訓班精心準備四門課程:江波《公務禮儀》、 《健康知識講座》、 《情緒管理與壓力調適》、劉小龍《創新思維與領導科學》。二是安排 老師參加了人力資源和社會保障廳舉辦的公務員職業道德師資培訓。三是本年度 老師應邀參加了萍鄉市工商系統現代公務禮儀培訓班現代公務禮儀知識以及省局法規處“法制課堂進基層”師資培訓班就“如何上好一堂課”的講授,教學效果受到省局及基層領導、同志的好評。
3、根據校領導規范服務保障工作,健全培訓機制的要求,由教務科牽頭編寫了“培訓(會議)流程及規范”,使會議、培訓服務規范化、標準化。學校的培訓、會議、餐飲服務工作有所根據、有所標準。
4、對干部教育培訓工作不斷總結,撰寫了《2019年度干部教育培訓工作簡報》及2019年工商行政管理教育培訓協作交流材料,填寫《全國工商系統省級局干部教育培訓施教機構情況調查表》等。
5、除完成教務科本職工作外,積極支持省局集資房建設。自九月份以來, 兩位同志抽調到和苑公司工作,兩位同志從集資房現場看房、抽簽選房,到集資房購房銷售,不計報酬,付出了辛勤勞動,得到局領導及同志們好評。
6、完成了校領導臨時交辦的工作及中專教育教學管理工作。
二、工作體會及2011年工作計劃
追憶一年的工作,我清醒認識到:任何工作圓滿完成,歸功于校領導的關心、支持和幫助,得益于其它科室的支持與協助,還有就是科室同事的支持、理解與包容。借此機會我向各位領導和同仁表示衷心感謝!
關鍵詞: 教務管理系統 教務員工作成效 提高途徑
一、教務管理系統的應用對教務員工作的推動作用
近年來為解決因高等教育快速發展、高校辦學規模不斷擴大而帶來的教學管理工作量、工作難度增大,直接影響教學質量和辦學水平的問題,各高校在教學管理工作中應用教務管理系統已成為必然。
就目前我校采用的教務管理系統來說,是建立在學校校園網之上,涵蓋了教學管理各方面的管理信息平臺,主要功能模塊包括教學計劃管理、智能排課、考試管理、成績管理、畢業生管理等模塊,這些模塊基本上覆蓋了目前的教學管理工作。
教務管理系統的應用,大大提高了教務員對學生成績管理、排課、考試安排等工作的效率:通過教學計劃管理模塊,能清晰地了解各個不同專業年級的學生在每個學習階段應修得的各類學分,能實時追蹤學生個人的學習狀況,為學分制的實施提供保障;成績管理模塊能根據學生、老師的要求迅速查詢學生成績,并快速、準確分析、匯總學生的成績情況,數據統計快捷而且準確;智能排課、考試管理模塊的應用,使高校教學資源得到優化,教師、教室、時間等的高效調配和合理利用,解決了高校資源緊張、多校區、院系多級管理狀況下排課、排考場難等問題,徹底把教務員從耗時、費力的人工排課、人工排考工作中解放出來;畢業生管理模塊系統結合學生在校的學習、生活和獎懲情況,參照學校的有關規章制度,對學生的畢業資格、學位等情況進行審核,簡化了人工核對的過程。可以說,教務員使用了教務員管理系統后,工作效率、質量得到了極大的提高。
二、結合應用教務管理系統,進一步提高教務員工作效率
應用教務管理系統后,教務員日常教務管理的勞動強度大大減輕了,信息查詢及維護也更加方便,教務員辦事效率隨之提高。結合應用教務管理系統,探討進一步提高教務員工作成效的途徑,我認為應從以下幾個方面入手。
1.保持樂觀心態,增強服務意識。
長期以來高校的教務員面臨著經濟收入低,進修深造機會少、出成果難,專業技術、職務晉升難等問題,同時工作性質繁瑣,肩負的責任重大。面對這個現實,教務員要學會調整自己的心態,對名利要看得淡泊一些,保持寬松平靜的心境,樂觀積極向上的心態。積極向上的樂觀情緒有助于營造和諧的氛圍,建立融洽與師生的關系;有助于激發教務員結合應用教務管理系統,探索出更快、更高效的工作方法,充分發揮其內在潛能,提高工作效率和工作質量。
教務管理過程是教務員服務于師生的過程,因此教務員在日常的教務管理過程中應堅持以服務為本的工作理念,即堅持為學生服務,為教師服務,為提高教育教學質量管理服務,為學校發展服務。只有本著為師生全心全意服務的原則,才能踏踏實實、兢兢業業地做好教務管理工作。
2.加強學習,提高自身的業務素質與能力。
為了適應教務管理科學化、規范化和現代化的需要,教務員要積極參加有關教務管理系統的系列培訓:教學計劃管理模塊、智能排課、考試管理、成績管理、畢業生資格審核等模塊操作的培訓,確保在日常的教務管理工作中能熟練運用教務管理系統進行教務管理,提高教務管理水平。只有教務員的計算機信息應用水平提高了,教務管理系統才能夠得到充分、有效的應用,教務管理的信息化才能有效實現。
教務員是聯系上級教學管理部門、院(系)師生的紐帶,常規教學管理的組織者、教與學雙方矛盾的協調者,因此教務員要注重培養自己的組織、協調能力,并得到上級教學管理部門、各系(教研室)的支持,使院(系)的各項教學工作圍繞學校的工作部署有序開展,從而保證教學過程各項任務的順利完成。
3.善于總結,勤于思考,寓創新意識于實際工作中。
教務管理工作雖然繁雜、瑣碎、頭緒多、任務重、壓力大,但基本上是圍繞教學過程的每個階段展開的,因此教務員應充分認識教學管理的規律性,了解自己每學期主要要完成的工作內容及大致時間安排。對工作早考慮、早啟動,才能變被動應付工作為主動完成,還能有效防止幾個任務同時下達時工作手忙腳亂的情況出現。
就以應用教務管理系統的智能排課模塊進行排課為例,智能排課模塊的應用,能有效解決高校各種資源的沖突與浪費,但個別專業課課程對上課時間、上課地點的要求,部分教師由于科研工作的需要及行政、教學雙肩挑的教師對上課時段的要求等,還需要教務員在排課前充分考慮到。同時教務員還應嚴格執行學校有關的排課規定,如排課均衡分布、減少跨區、減少師生疲勞等。只有充分考慮到可能制約、影響排課開展、順利進行的各種因素,并努力尋求解決辦法,再結合智能排課模塊進行排課,二者相輔相成、相得益彰,才能確保排課工作的穩定開展,教務員工作也變得主動,工作效率也隨之提高,從而達到了以服務為本的目的。
教務員在應用教學計劃管理、考試管理、成績管理、畢業生管理等模塊,落實院(系)的教學計劃、教學任務,組織考試,審理學生畢業資格等工作中,會遇到的各種問題、情況。因此教務員除了要事先提前做好具體任務的準備工作外,還要善于總結工作過程中解決遇到的各種問題、情況的經驗、教訓,不斷改進工作流程,提高工作效率,只有這樣才能在教務管理過程中有所創新。
三、結語
教務管理系統為高校教務管理現代化的實現提供了條件,只有不斷學習、積極思考、勇于創新,充分應用教務管理系統,教務員才能適應新形勢下高校教育的發展。
參考文獻:
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關鍵詞:教務辦公室 職能 管理
中圖分類號:G420 文獻標識碼:A 文章編號:1673-9795(2014)04(b)-0188-02
高校教務部門是學校內獨立負責學生教育的部門,部門人員少任務重是最主要的特點,既需要統籌工作對外公布,又由幾個具體部門分管工作完成任務,而辦公室在教務管理系統中擔當著承上啟下,左右協調,內外溝通的重要角色。隨著高等教育改革的深入和對高等教育的要求與期望,高等教育部門面臨著諸多挑戰,例如:內部運行機制改革、強化教師隊伍建設、提高高等教育質量等以適應外部環境的變化。因而總結內部規律,吸取有效經驗,強化最主要職能和進行管理創新,提高工作效率則顯得尤為重要。
1 高校教務辦公室的突出職能
曾有位行政工作者把辦公室工作總結為:管理政務事務,處理信息文書,當好助手秘書,通訊信息報道,辦理提案,綜合統計,機要保密,查辦催辦,財務管理等。而高校教務辦公室不僅需要做這些工作,還需要承擔與學生、教師、學生家長、上級教育部門溝通協調的責任。
1.1 強化信息收集與,突出參謀職能
信息是提供決策的有效數據,信息的缺失、失真、失效或不對稱會造成決策失誤或無效。辦公室要利用自身收集信息渠道多、信息網絡廣的特點,全面收集、分析信息,為領導者提供有效的決策依據。信息化平臺是一個可利用的有效途徑,例如在南昌大學,就可利用本校OA網、新聞網、教務管理系統、教務在線、家園網、BBS貼吧、網絡中心、官方微博微信等網絡平臺對信息進行收集、處理、分析、傳輸和反饋。利用辦公網主頁、教務網站動態公告、教務管理系統提示等方式,公布學校文件、通知相關事宜、網上互動交流,使信息得以暢通的傳遞在各個主體間。
辦公室是輔助配合領導工作、領會上級意圖、傳達指示、貫徹執行、督促反饋最深刻的部門。高校領導既是行政領導,同時兼具學科研究者或帶頭人,工作千頭萬緒,因而辦公室就要充分發揮輔助參謀職能,要做到:(1)為領導提供及時有效的可利用的信息輔助決策,如在制定教師授課質量評價體系時,提供評價指標、權重、影響因素及相關支撐材料;(2)根據學校文件精神安排具體工作并督查進度情況及時報告,如安排;領會領導意圖草擬文稿、布置工作;(3)輔助領導就具體問題、突況提出建設性建議;(4)輔助領導做好日常管理;(5)提醒并合理安排領導日程;(6)做好上下協調,左右溝通工作,使決策得以全面領會并貫徹實施等。
1.2 為日常行政工作建章立制,統籌服務職能
高校教務辦公室工作具有持續重復性伴有突發臨時性的特點,是為學校教學調研、黨政管理、師生活動、教學條件保障提供服務的基礎部門。辦公室日常工作范圍廣、涉及內容多,繁雜而不容馬虎,因而需要將行為上升至制度化,在研究普遍高校管理規律的基礎上,結合學校實際,將各級各類活動納入規章制度中,如制定《辦公室行政管理制度》《教務辦公流程》等,將部門工作規范化、流程化、程序化。教學教務處辦公室的工作可以總結為圖1。
教務辦公室的每一項具體工作都帶有服務的性質,重視服務管理,樹立自覺服務的角色意識是為校領導、校內各部門、教師員工、學生及家長服務的精神基礎。在日常行政工作中,規范處理文檔,為機關保留好珍貴的檔案資料,特別是教學改革、授課質量評價體系的建立過程、考試安排及記錄等;會議安排周到妥當,會議或其他活動的籌備、進行、總結都要落實到人;接待工作到位,議程細致時間合理,接待熱情周到;印章使用規范,按照印章使用規定科學規范的使用;工作落實,及時上報處理并跟蹤督查進展情況;突發事件應激,制定應急預案,加強處理突發事件的能力;熱情服務教師、學生及家長,耐心細致地傾聽意見,解決困難。比如根據學生的需要,制定《教務部門部分工作流程冊》,將畢業生的成績、學籍、學位證明、教室借用等問題的辦事流程用流程圖方式展示出來,方便師生辦理。
1.3 強化協調溝通,督查督辦職能
協調溝通是實現高校辦公室目標的重要手段,它不僅有助于信息傳遞,進行科學決策,也有助于部門的整體凝聚力。溝通協調的功能是保證各項工作不矛盾、不重復和不沖突,以形成最高效的配合關系。高校辦公室需要對校外部的主管上級機關、政府主管機關、兄弟院校、協作單位、校周邊環境、學生家長,對校內部的學校領導、各部門、教師、學生等關系進行協調,最大限度地調動各方面的積極性,以求目標統一,步調一致,密切配合,保證文件精神和重大決策與工作部署相契合并得以貫徹落實。在實踐過程中多利用協調五個方法:規勸疏導式、命令式、建議式、會議式、商榷式協調解決問題。比如在處理多位教師到辦公室集體反應問題的情況時,要語氣平和親切,舒緩教師情緒,在充分了解情況后,如果是局部必須服從大局的情況就要進行和風細雨地規勸疏導和建議,如果是需要教務部門改正或解決的問題就要及時反映給上級領導,再決定用會議式公開討論還是封閉式商榷式探討解決方案。
教務辦公室既要督促、檢查決策執行情況,又要監督、嚴辦不法行為,辦公室要通過跟蹤、檢查、督促工作進度,將執行情況和出現問題如實報告給領導,及時采取措施補救工作失誤,克服工作困難,慎終如始,則無敗事。是工作的一個“警示燈”,需要重視并及時解決,否則既不利于教學活動的進行,也不利于教學改革和質量提高。教務處應在每年底匯總本處和校辦收到的信息,核對是否解決所有問題并有查證、結果記錄。
2 不斷提高教務辦公室的管理升級與創新
2.1 建設電子化辦公室,升級辦公“硬件”,創新管理手段
網絡時代的進步,電子政務的發展都要求學校、部門建立自己的門戶網站公開信息收集意見,因而加強硬件配置,升級已有的電子化設備改善辦公條件,充分利用自動化的管理平臺,建設高校信息化辦公室成為必然要求。同時需注意合理規劃和設計教務主頁,盡最大可能涵蓋所有校內外人員需要的信息,內存儲空間應該適應不斷擴充的信息,系統本身應能夠承載學生集中上網訪問時的流量,比如學生網上集中選課時的訪問量。有效地運用學校辦公網、新聞網、教務網、官方微博等和收集信息既快捷又準確,它們是所有行政人員、教師和學生互知互曉的溝通媒介。
教務管理是涉及全校學生的學習的活動,教務處應該通過自己的教務管理系統實現每位師生通過自身賬號登錄系統進行開課、選課、考試、評價問卷、作業提交等活動,既高效便捷安全,又利于收集、統計、保存數據,并及時升級更新。教務門戶網站不僅可以提供課程信息、教學周歷,還可以提供學校教務動態,及時的教務通知,可報名參加的活動,留言教務意見等等,使師生知曉學校教務發展,積極參加各項學科類競賽,并成為學生利用率很高的實用型教學新聞網。
2.2 以人為本,升級服務理念,創新服務方法
以人為本的管理內涵,強調要突出人的發展。在辦公室管理中,必須以人為中心,建立良好的人際關系,創造優厚條件,多激勵少懲罰,促進員工自覺自愿、團結合作的服務精神,使辦公室人員在相對枯燥的工作中得到參與感和滿足感,充分發揮內在潛能。可以通過休息時間的健康娛樂,定期的黨員民主生活會進行深度交流,彼此關心幫助,建立起共事友情。
目標管理強調自我管理與組織總目標、上下級關系的協調一致,強調“人”是管理的根本動力,尊重人格,理解人的價值從而實現對員工行為的激勵、引導與控制。建立崗位目標管理責任制度,將辦公室工作定級分類,分解量化,目標明確,責任到位。它與“以人為本”的服務理念相同,與辦公室的結果導向的管理特征相近,又與各項規章制度、流程程序、考核標準相適應,因而將目標管理引入服務方法是切實可行的。
2.3 精細化管理,升級人員素質,創新工作思路
老子曾說:“天下難事,必做于易;天下大事,必做于細。”教務辦公室完成規范化后就要進行精細化管理階段,主要是將復雜的事情簡單化,簡單的事情流程化,流程化事情定量化,定量的事情信息化,建立專業化的崗位職責體系,目標管理體系,科學的考評體系和考評結果應用體系。因而教務辦公室需要做到:(1)完善崗位職責說明書,使各科室人員職責清晰責任分明;(2)制定目標,用目標作為考核的標準和參考;(3)定立科學的考評制度,如制定《崗位責任考核標準》《崗位責任考核制度與激勵機制》,建立嚴格細致的管理制度,不僅要對辦公室及其他科室人員工作量化考評,也要與相關科室一道對教師授課質量進行評估;(4)將考評結果進行整理并作為整改依據,實際應用到工作中。
不積跬步無以至千里,不積細流無以成江海。高校教務辦公室工作不僅要求工作人員有一般的行政工作能力,也要求有一定的學術相關工作的能力,課程編排、課題申請、學籍辦理、科研項目申請、辦學條件、國內外先進的管理經驗等都需要辦公室工作人員成為“萬事通”。辦公室人員的素質直接影響工作效果和效率,在充分發揮自覺學習的基礎上,還要安排相應的專業培訓,多學習有關文秘、經濟、管理、法律、公關、檔案等方面的知識,工作人員的潛能被有效地挖掘出來,辦公室整體工作水平才會提高。南昌大學教務處辦公室不僅根據收文安排相關科室人員進行培訓,也積極組織、承辦專業技能培訓會,提升全處人員工作能力。
高校辦公室工作人員需要樹立創新意識,激活思維,創新工作思路,敢于探索、開拓,同時學校要為工作人員充分發揮其個性和創造力提供平臺,盡量減少對管理創新活動的干預,可以在以下方面進行突破:(1)具有創新性的研究高校辦公室工作的研究,借鑒當代先進的管理經驗進行實驗性改變;(2)努力創建學習型、創新型、競爭型、服務型的高校辦公室,推進高校辦公室的工作規范化、精細化從而個性化、高效化;(3)思維活躍,對問題思考和解決多方面、多角度、廣而深、全而力;(4)要摒棄照本宣科、生搬硬套的舊傳統,敢于去除糟粕,去粗取精,創新靈活。
參考文獻
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關鍵詞:學分制 教學管理 管理模式 教務管理
隨著現階段高等教育進程的加快,學年制的教育模式已全然不能滿足市場經濟的需要。目前,我國大部分高校正進行著以學分制為中心的教學管理改革。學分制是以選課為前提,以學分作為計算學生學習量的單位,并以學生取得必要學分作為畢業標準的教學管理制度。因其教與學更靈活、更深入,與時俱進,從而受到社會的高度關注。本文結合筆者七年來教務管理工作的實踐,試就順利實施高校學分制,如何建立新的教務管理模式進行了探析。
一、學分制管理的主要特征
現階段,我校已全面實行學分制,其主要特征有:
1.管理對象轉向個體。在原學年制模式下,教學計劃的制訂、成績管理均以專業或班級為單位,管理相對穩定和集中。而在學分制模式下,管理對象轉為以單個學生為主,學生可根據培養計劃的要求自主選課,課程屬性、授課教師、時間安排、學生選課人數和選課的跨度(跨年級、跨學部、跨專業)等都具有不確定性,致使同專業同年級的學生選課大相徑庭,其管理也相對復雜得多。
2.教學計劃執行的不確定性增加。實行學分制后,學生可根據自己的興趣、愛好選修不同的專業課程,允許學生結合專業體系的構建和社會的熱點跨專業、跨年級選課,這無疑增加了教學計劃執行的不確定性,給教學管理諸如排課、成績管理等增加了難度。
3.學分制實行后可能導致修學年限的不一致。學分制實行彈性學制,學生入學時按大類招生,即前兩年按大類培養計劃執行,后可自主選修專業課程及輔修專業、雙學士專業。學生由于先修后修,選課人數等原因,導致每個人的選課不同步,個人的修學年限可能存在差異。
4.學校教務處與學部、院教務辦的合作處于動態之中。學年制的教學計劃是相對固定的,教務管理相對處于靜止狀態。而學分制的實行,勢必造成教學計劃所涉及到的內容受制于以學分制為核心的原則指導,即在日常運行中,我們要處理的信息更加繁雜,教學管理也處于動態的變化之中。
二、完善高校學分制教學管理制度的對策
1.轉變觀念,加強對學分制的認識
實行學分制是一項系統工程,是社會變革和教育發展的必然結果,它的順利實行,離不開學校方方面面的配合。從目前我校的實際情況看,仍需加強思想觀念方面的認識,自上而下形成一種氛圍。以學生為中心,與時俱進,課程培養計劃調整與社會發展相結合,注重提升選修課的比重和質量,注重學生的實踐和創新能力的培養。
2.循序漸進,制定詳細合理的選課制度
學分制的改革在一定程度上沖擊了傳統的學年制教學管理,對學生、教師和教學管理人員原有的格局都有一定的沖擊。教學是學校管理的中心,為了保證良好的教學秩序,學分制應從學校的學生、教師和教學管理人員的實際情況出發,循序漸進,構建和諧校園的基礎上,制定出詳細合理的選課制度,減少多方的誤解,共同配合學分制的順利實施。
3.強化教務管理隊伍建設,加強業務培訓
學分制下的教學管理工作無疑比以往更為繁雜,應切實提高教務管理工作者的素質,加深了解學分制條件下教務管理的各項流程,運用綜合教務系統進行分門別類、繁復冗雜的管理。首先要加強對教務管理人員的業務培訓,與時俱進,利用各種現代化的手段和技能,保障教學工作的穩步運行。其次,要鼓勵教務管理人員深造學習,不斷創新。充分利用自己在管理第一線的優勢,以新視角、新高度總結學分制下的新特點,新情況。
4.及時更新教學內容,制定科學合理的專業教學計劃
實施學分制,鼓勵學生根據社會的供需與自己的興趣,跨年級、跨專業選課,合理制定自己的人生規劃。我校現已全面實行大類招生,學生入校后執行大類專業學習制度,前兩年開設基礎課和平臺課,專業課分為必修和選修兩部分。一般而言,通識課程和大類課程的學分分別占教學計劃總學分的30%,而專業課程所占比重不低于30%。目前我們正處在學年制向學分制過渡之中,新老培養計劃的執行勢必給正常的教學管理造成重重阻礙。另一方面,部分課程內容存在內容陳舊老套,教師講課的效果不如預期,無法滿足學生對該學科前沿知識的渴求。
5.建立完善的教學信息服務體系和綜合教務管理信息系統
學分制的實行給教學管理和組織工作帶來很多新問題,作為管理者,我們應在工作中不斷優化、升級綜合教務管理信息系統,建立以全面為教學服務的教務管理新系統,整合相關資源保障學分制順利實行,形成一個完善的高校教務管理體系。
綜合教學管理系統應該包括理論環節、排課管理、考務管理、成績管理、選課管理等子系統,各子系統的主要功能應具備:
(1)教學計劃,對新教學計劃進行輸入、調整和刪除,并生成每學期的教學環節和教學開課任務書。
(2)學生選課,學生按培養計劃的總體安排,在規定的時間內按照選課通知進行預選、正選與補退選。
(3)課程編排,學校教務處根據學生選課結果和開課任務書填報情況,編制課程表。
(4)考試安排,課程屬性為考試的由教務處統籌在集中周考試,其他由主講提出考試時間后報教務處編排考試。
(5)成績管理,教師提交成績后不得更改,如需更改,須主講、學部(院)和教務處三級審批。學生可通過查詢系統查看自己所修課程,教師可查詢系統查看自己教學信息。學校可以更好的配置資源,提高教學質量。
(6)學籍管理,學生學籍異動須由本人提請,經學部同意后報教務處,由教務處統一在系統上處理。
關鍵詞:教務精細化管理;含義;必然趨勢;措施
作者簡介:劉葉華(1986-),女,蒙古族,內蒙古赤峰人,浙江海洋學院船舶與海洋工程學院,研究實習員。(浙江 舟山 316000)
中圖分類號:G642 文獻標識碼:A 文章編號:1007-0079(2013)07-0048-02
教務管理是高校中與學生切身利益最密切相關的管理部分,它涉及到學生選課、畢業資格審查等一些非常具體、繁雜的事務。尤其是高校實行學分制以來,打破了學年制統籌劃一的模式,學生掌握了自主選課的主動權,在體現因材施教、注重學生個人能力培養的同時,也使得教務管理的隨機性、不確定性、復雜性加大,工作難度成倍增加。“失之毫厘,差之千里”,教務工作任何細小的失誤都可能會造成嚴重的教學事故。精細化管理理念倡導注重細節,量化細節,追求高質量地完成目標。高校教務管理對精細化管理理念的運用必然可以提高工作效率、優化資源配置,從整體管理層面上提高到一個新的高度。
一、精細化管理和教務精細化管理
精細化管理理念是源于發達國家(日本20世紀50年代)的一種企業管理理念,又稱精細管理、精益管理、零缺陷管理,是指管理活動的精確化、標準化、程序化和細致化。它倡導凡事應堅持一種認真的態度和科學的精神,堅持“沒有最好,只有更好”,提倡人們養成用心做事、重視細節、把小事做細、把細事做透的良好職業態度和職業習慣。[1]因此,精細化管理不是一種具體的管理模式,而是一種理念和追求。
精細化管理在企業管理中的成功運用并沒有引起高校的重視。至今為止,高校教務精細化管理并沒有系統的定義。筆者通過五年多的教務工作實踐,深刻了解到精細化管理對教務工作水平高低的重要影響,在總結工作經驗的基礎上,把教務精細化管理總結為教務人員在具體操作教務工作時靈活運用精細化管理理念,綜合考慮各方因素,牢固樹立細節決定成敗的職業理念,最大限度追求細節的絕對正確性,努力減少甚至消除工作中的失誤,以保證既定目標的優質完成。
二、高校教務管理現狀
目前,我國大多數高校都實行二級管理制度,教務處負責統籌協調,二級學院負責具體事情的實施。由于教務處有多個科室,如教務科、教學科、實踐科等,每個科室雖有交叉,但都有各自的行事履歷,而二級學院通常只配備一個教務人員,這就導致教務人員有時會接到多個通知,直接體現出教務工作的最大特點:雜。如何能在繁雜的事務中做到按部就班、清楚準確,而不是顧此失彼、應付將就,這是提升教務管理工作質量的當務之急。
教務管理工作作為高校中最基本的管理工作,長期以來得不到應有的重視。由于教務工作是一項繁瑣的、不起眼的服務和管理工作,盡管做的事情很多,但工作績效不明顯,經常會被上級領導忽視。同時,教務工作被認為是附屬工作,在薪酬待遇、職稱評審、培訓等方面都比不上教師、輔導員,使教務人員潛意識地認為自身和教務工作不重要,極大地打擊了工作的積極性。這一方面會導致教務熟練人員的流失,另一方面會使教務人員對待自己的工作隨意,不會積極創新,這也是為什么教務管理沒有形成系統的管理理論的最大原因。
三、教務管理精細化是一種必然趨勢
教務管理工作穿插在學生管理和教學管理工作之間,管理對象數量龐大且多樣,為了保證正常教學秩序的運轉,教務工作的繁雜性、時間性和準確性使教務管理精細化成為一種必然趨勢。
1.繁雜性
教務工作是一項紛繁復雜、瑣碎至極的工作,大到考試安排、學籍異動,小到學生證補辦、注冊敲章,還要負責試卷歸檔、證書發放、統計各類數據等等,每天下達、執行的通知不計其數。其管理的對象不僅包括學生,也包括老師的一些事務,在學校和老師、學生之間起著樞紐的作用,也在老師和學生之間起著調控的作用,中間任何環節的疏忽都會影響到正常的教學秩序。教務工作如何在繁雜的事務中理清頭緒,并保證每項事務的順利進行,是教務管理工作的關鍵。精細化管理啟迪人們要統籌規劃,打破常規和經驗定勢,用創新思維對工作流程、組織系統等持續改進、不斷優化。為了提高管理效率,節約管理資源,對高校教務精細化管理機制的探索已經刻不容緩。以期初工作為例,教務員既要負責期初補考,還要核查教師課表,同時負責學生注冊、統計注冊率。教務員必須分清輕重緩急,學會忙而不亂。
2.時間性
教務管理的許多工作都有很強的時間性,必須要在教務處規定的時間內完成,否則將影響后續的教學工作。教務人員為了節省時間,有時會忽略掉很多細節。這樣做的后果是導致數據的不完整或錯誤,有時甚至要重新返工,造成時間的重復浪費。精細化管理重視細節,在企業中倡導精確化、細致化來保障工作效率,這正好可以被高校教務管理所借鑒,而這種借鑒必然可以提高工作效率,使教務管理事半功倍。以學生選課為例,有的教務員直接下達通知,而有的教務員則會將選修課程分類,連同專業選課要求、選課辦法一起下發,這雖然在開始時造成時間的相對延誤,但卻避免了后續學生咨詢、選錯等麻煩,在總體上節省了大量時間。
3.準確性
教務管理工作雖然事小,但由于牽涉到教學管理的第一線,任何紕漏都可能會損害老師或學生的利益,于是精細化管理勢在必行,并始終貫穿于教務管理之中。以畢業生資格審查為例,必須統籌安排、逐一擊破,在保證畢業最低學分的前提下必須認真核對其必修課、選修課和通識教育選修課學分是否按照專業培養計劃全部修滿,而因為不同學生選修的課程也不盡相同,就得對每個學生的選修學分進行核總,確保每個學分的正確出處,對那些有過學籍異動如轉專業、留級的學生更要根據現行培養計劃逐門課程核對,弄清楚哪些課程或學分是免修的、哪些是重修的。畢業生資格審查關系到學生的畢業證書和學位證書,是學生大學四年辛苦學習的成果。教務員在審核時必須慎之又慎,每個細節都不能有絲毫疏忽,確保畢業生審查數據的絕對準確。
四、實施高校教務精細化管理的措施
1.健全和穩固學分制
盡管學分制在我國高校已實行多年,但由于社會的不斷進步和人才需求的不斷變化,學分制為了適應需求仍有待進一步健全。高校應根據自身特色,修訂和完善基于人本觀念和競爭意識的管理體系,使教務管理有積極的向導和嚴格的管理,使精細化管理在大環境下有理可依、有法可行。健全的學分制管理體系制定后就要加以穩固并貫徹執行,嚴禁朝令夕改。有的學校經常變動管理制度,過于頻繁的變動會導致教學秩序的紊亂及人心的不穩,不利于學校的整體發展。健全和穩固學分制還體現在對學生專業培養計劃的普及。有的學生大學四年快畢業時對自己的專業培養計劃和培養目標都不清楚,這對教務管理工作特別是選課工作造成了極大的障礙。
2.構建教務管理系統平臺
教務工作管理的對象十分龐大,在統計數據時依靠人工是不可能的。高校必須加快信息化建設,構建教務管理系統平臺,一方面便于數據的累積和查詢,另一方面可以保證數據的準確,從而為精細化管理創造前提條件。高校在構建系統平臺時絕不應照搬其他學校的設計系統,應從自身特點出發,注重系統的整體化、規范化及可擴展性。整體化可以保證系統最大限度地符合學校的整體效應,便于學校建設的總目標實現。規范化是教務管理信息系統有效運行的前提。通過完善管理信息化制度可以規范管理,使教務管理工作走上良性循環的軌道。可擴展性則利于系統的新功能開發和升級,使系統既能滿足現在管理工作的需要,也為今后擴充留有空間。
3.提高教務管理人員的素質
無論規章制度設置得如何完美,網絡系統設置得如何完善,教務工作管理水平的高低仍取決于其具體的操作者――教務人員。教務人員素質的高低是影響高校教務精細化管理實施的關鍵。但在目前由于待遇偏低、發展前景渺茫等因素導致教務人員整體工作熱情不高,容易產生職業倦怠,造成許多熟練教務人員轉崗流失。這對高校的整理管理水平甚至教學發展情況都有一定的負面影響。高校應打破輕視教務管理人員的傳統觀念,重視教務人員素質的提升,增強其服務意識,培養其對工作認真負責的態度。首先,可以通過系統的培訓使教務精細化管理理念得以普及,同時可以突出高校對教務管理工作的重視,激發教務人員對工作的興趣;其次,可以設置相應的獎勵措施,改變做好做壞一個樣的不良現象,應對那些工作認真負責、業績突出的人員予以獎勵,以刺激教務精細化管理的具體實施。
教務管理作為高校管理的基本組成部分,直接反映高校辦學水平的高低。精細化管理理念的借鑒及應用有助于高校教務管理水平的提升,促進整個教學秩序的良好運轉,為學校的發展起到積極作用。
參考文獻:
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1.1我國高校教務管理人員應具備的基本素養
1.1.1豐富的知識
教務管理人員不光要具備專業的管理知識,同時還應具有豐富廣泛的各學科知識。總之,知識要有一定的廣度和深度,這樣才能更好地處理工作中遇到的各種困難。
1.1.2嚴謹的工作態度
作為教務管理人員,總有大量繁瑣的工作去做,因此,教務管理人員應端正態度,在工作中認真謹慎的做好各項工作,只有這樣才會在工作中取得成績。
1.1.3優秀的服務意識。
教務管理人員其實也是校園里的服務人員,做工作要考慮到校內的師生,多從教師和學生角度考慮,真心地為師生做服務。另外,在工作過程中辦事要迅捷,屬于自己工作職責的事情不推脫,不屬于自己工作職責或超過了自己職責權限的要給師生指明方向。努力為在校師生提供優質的服務。
1.1.4積極開拓創新。
教務管理作為學校的管理部門,不能一成不變、墨守陳規地去工作,必須積極地開拓創新提高自身的管理水平,做到既能繼承優良傳統還能適應當前形勢勇于探索。五是清正廉潔。教務管理人員作為學校管理職能部門的一線人員,總在為校內師生辦各種繁瑣的事情,比如領導的簽字、學校各部門的蓋章等,這就要求教務管理人員要為師生做好服務,不能,貪贓枉法,要樹立自身清正廉潔的形象,提高教務管理人員的道德水平,贏得師生、同事的尊重。
1.2我國高校教務管理人員應具備的工作能力
高校教務管理工作者工作能力的提升是確保高校教務管理工作得以提升的保障,在高校管理工作中,高校教育管理工作者應當具備的工作能力包括以下幾點:
1.2.1執行政策的能力。
每年教育部門都會有各種政策下達到各高校,學校內也有自己的政策,這些政策每年都在進行相應的變化,這就要求教務管理人員要有很強的政策執行能力,同時也不能犯教條主義的錯誤,要把政策、實際情況有機地結合,靈活地處理。
1.2.2組織協調溝通的能力。
教務管理人員在工作中大多都會涉及到教師、學生及校內其他部門,這就要求教務管理人員要具備組織協調、交流溝通的能力,使工作有條不紊地開展下去。
1.2.3良好的語言表達能力
這是教務管理人員必須具備的能力,在寫公文報告、工作總結時需要教務人員的寫作能力,同時在匯報、請示、通知時又需要他們具有很好的語言表達能力,寫作能力和語言表達能力這兩者是一個優秀的教務管理人員外在形象的體現,有了這能力會給人留下良好的第一印象,有助于自己工作的開展。
1.2.4是繼續學習的能力
自古就有諺語“活到老,學到老”,教務管理人員更應該不斷學習和提高自己的文化素質和工作能力。高校教務管理人員要充分利用閑暇時間不斷給自己補充新的知識,這樣才會提高管理的效果、適應社會的發展。
2.提高高校教務管理人員素質過程中需要注意的問題與途徑
在我國高校教務管理工作隊伍培養過程中,可以發現當前高校教務管理工作隊伍在素質提升方面仍舊存在一些需要關注與強調的問題。
2.1教務管理人員專業素質較低
教務管理人員的來源并不是來自統一的專業的相關崗位,有本專科的留校生、有轉崗而來的等等,即便是本專科的留校生也不一定是從教育或管理專業畢業的,因此教務管理人員的專業素質參差不齊。同時,高校很少給他們提供專業的培訓和外出交流的機會,致使教務管理人員缺乏相關的專業技能,難以滿足現代化的教學管理。
2.2教學管理機制不健全
教務處作為學校的管理機構,其工作繁重、壓力大,教務管理人員很容易產生消極的工作情緒,怠工誤工的情況也會發生。領導忽視對教務管理人員的鼓勵、培養,而且教務管理人員的工資低、晉升難也是一個普遍現象,這些都直接影響到了教務管理隊伍的穩定,人員極易流失。另外,學校對教務管理人員沒有明確的培訓、晉升、考核制度,致使教務管理人員缺乏上進心。
2.3對教務管理工作認識不足
教務處作為學校的核心管理機構,其管理人員的工作起著重要的作用,并不只是給學生安排課程、考試、統計成績這些簡單的工作。大多數的管理者忽略了教務管理的真正意義,只是做一些傳統型的管理工作,缺乏積極思考主動工作的思想。
3.提高高校教務管理人員素質的途徑
隨著我國社會的不斷發展和教育制度的不斷改革,只有不斷提高教務管理人員的素質,才能更快更好地提高高校的教學質量,為我國輸送人才做好準備。所以提高教務管理人員素質的途徑如下:
3.1引導高校教育管理人員強化自身終身學習意識
教務管理人員只有堅持學習才能不斷地提高自身素質,作為一名管理人員必須要熟識管理知識、國家教育的方針政策、本校的政策制度,同時還要熟悉和掌握教務管理的方法和技巧,讓自己的工作和學校的中心工作緊密地結合起來,使自己成為管理的行家。
3.2引導高校教育管理人員強化自身服務意識
教務管理人員要把服務教學、服務教師、服務師生放在心中,充分發揮主觀能動性,工作要有計劃,主動為他人服務,而不是當別人有了需求再去服務,總之要想提高工作效率,增強服務意識、提高服務能力是不可或缺的。
3.3引導高校教育管理人員強化自身合作意識
教務管理工作是統一的一體,與學校的其他工作緊密相連,如果管理人員不去積極和學校其他部門合作,就會導致工作質量差、效率低。因此,只有互相合作、相互支持、默契配合才能保質保量地完成教務管理工作。
3.4引導高校教育管理人員強化自身創新能力
教務管理的優良傳統需要繼承,但在社會飛速發展的今天,還需不斷開拓創新以適應管理的需要。而且教務管理不僅是事務性工作,還是一門需要研究的學科,對已經不能適用現在教學的管理方法及模式,要勇于改進和調整。
3.5引導高校教育管理人員強化自身換位思考的意識
教務管理人員在管理過程中一定要學會換位思考,耐心解決師生和同事的問題,在貫徹學校規章制度的時候多從師生角度考慮,爭取找到兩全其美的解決方法。當教務管理人員設身處地地為師生考慮了,就會大大提高在師生心目中的印象,有利于管理工作的開展和實施。
4.總結
一年來,教務處全體工作人員在校長的領導下,堅持以教學工作為中心,認真落實課程計劃,加強教學常規管理,較好地完成了學期初制定的各項工作計劃。特就本學期具體工作情況做以下幾個方面的小結:
1、提前擬定計劃。開學初,根據學校的總體工作部署,結合教學實際,集思廣益,制定了教務處工作計劃,計劃的制定做到有內容、有時間、有專人負責,有措施要求等,實現了計劃的層層細化,提高了針對性和可操作性,保證了各類教學、備課組活動的有序進行。
2、期初,進行事業報表統計,國家學生體制健康標準測試達標標準,學校基本情況錄入,班級,學生,教師培訓,辦學情況等錄入,及時做好今年的教育事業統計工作,提高教育系統統計數據質量,確保基礎教育統計年報工作順利進行。
3、高中綜合素質錄入,是由省教育廳組織開發了“福建省普通高中學生綜合素質評價信息管理系統”一般在開學第二周組織高中兩個年級進行綜合素質錄入。
4、學籍管理,對學生的轉入,轉出,休學,復學等學籍情況進行統一管理。