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一、地鐵籌備試運營初期預算編制的方法及相關要求
1.費用分類。按照運營籌備期和運營期工作計劃,將各類費用劃分為工資及相關費用、生產維修費、運營能耗、運營費用、生產及行政管理費、稅金及相關費用、市場營銷費用七大類,并對七大類所包含的費用項目進行明細列示,內容涵蓋運營籌備工作所有業務。
2.費用報表。根據運營實際的機構設置、人員編制、部門職責,以業務預算為導向,確定各部門編制各類預算費用的報表格式內容及編制職責。
3.預算分析。以業務活動為依據,以項目內容為基礎,按業務需求逐項測算,了解各個生產經營環節,深入到一線工作中,從維修修程、工作流程等方面,熟悉各個部門的日常工作流程先行編制業務預算,針對業務預算進行分析。如車輛維修費用是按照修成化分為:日檢、雙周檢、月檢、年檢,業務部門按照修程預算每列次需要消耗的費用,經過綜合分析,將修成可以轉算為材料費和發生的委外維修費兩部分,在此基礎上根據業務流程、數據統計、財務分析工作,將業務預算轉換財務預算中的會計科目,進行財務預算管理。
二、運營初期預算編制報表內容
預算編制的內容包括所有與貨幣收支相關的業務和其他數量反應的事項,包括綜合年度工作計劃和財務預算兩部分。財務預算是由基本支出預算和項目支出預算、稅金和采購預算組成。
1.工資及相關費用。根據經公司批準的組織機構、各生產、職能管理人員配備等資源配置情況、各類生產管理模式、概算中的具體內容,編制人員費用明細表,該費用明細表與財務科目中工資及相關費用一致,便于成本核算時進行對比,這是人力資源部控制人工費用的主要依據。
2.生產維修費。按照設施設備系統不同,將設施設備維修劃分:機電設備維修、供電設備維修、通信設備維修、自動化設備維修、AFC設備維修、軌道、房屋建筑物維修六大類;生產維修費包括:設施設備維修、車輛維修、特種設備檢驗檢測費、其他生產維修費(包括更新改造、安全設施改造費也就是技改技措)。根據公司制定的生產維修計劃、按照設施設備、車輛維修委外合同內容,以及各類維修過程中消耗的材料費用編制生產維修費用并與財務科目一致。
3.運營能耗。主要是運營生產中耗費的水費、電費、熱蒸氣(暖)費;依據供應單位提供的數據及分管業務部門計量的數據進行編制。
4.運營費用。按照運營籌備工作計劃將與運營生產相關的費用計入到運營費用中,包括: 勞動保護費(生產勞動防護用品、日常勞保用品)、發票印制費、車票制作使用維護費、物業管理費、保安管理費、車站(隧道、機車車輛)保潔費、無線通訊管理費、生產培訓費、安全和設備管理活動費、員工工裝費、運營保險費、環境檢測費、生產用車費。
5.生產及行政管理費、是公司生產、管理發生的費用。依據公司相關管理制度、各類管理用具、計算機、辦公用品等管理必須費用的配置標準,按崗位及人員標準編制,并明確歸口管理部門的職責,同時與財務科目核算內容保持一致,便于成本核算時進行對比,這是日常控制經費的主要依據。
6.稅金及相關費用。以與運營有關的稅種、稅率為依據計算所得。
7.市場營銷費用。依據公司發展規劃及發展戰略和公司企業文化,編制公司營銷費用,包括:廣告宣傳費、印刷費、展覽費等。
三、地鐵籌備試運營初期預算的執行及管理
預算的編制程序本著滿足生產需要,促進業務發展,保障地鐵運營籌備工作順利進行為原則,以預算年度的實際情況為依據,自下而上測算本部門年度工作計劃、財務預算。
由于運營規模較大、部門、人員較多,在實際運營過程中,會發生各種各樣的情況。為了能夠達到控制的目的,將各類費用劃分歸口管理部門進行執行控制管理。各生產部門根據工作計劃及維修修程,編制物料消耗計劃,分報由專業職能部門進行審核;行政管理部門消耗量,按照公司制定的配置標準和管理制度進行測算,并經歸口管理部門審核;采購計劃由物資采購部門根據生產消耗需求計劃、庫存情況和采購周期,編制不同時期的采購計劃并進行計劃內采購。
在預算執行中,預算內項目,由歸口管理部門按照月度預算內容擬定請示,并按月執行;對涉及安全、經營、整改的預算外項目,需要立項的,由需求部門或歸口管理部門擬定請示報總公司審批同意后執行。
規范預算支出,對預算執行實際狀況不斷地同原預算進行比較,分析差異,監督預算執行狀況。為了達到此項目的,預算管理職能部門定期組織預算執行情況的檢查,了解預算執行過程中存在的問題;編制制定預算跟蹤管理臺賬,分別對各部門特別是歸口管理部門進行預算跟蹤管理,隨時查看、分析預算執行狀況;建立預算執行情況分析制度,定期召開預算執行情況分析會,定期地提供各類分析報告,內容包括公司所有的經營信息,例如,各業務完成情況分析、各項目費用執行情況分析、部門執行情況分析等等,量化分析具體的財務數據,查找預算執行過程中存在的問題,提出相應的改進措施;只有各部門協調一致,整個運營預算才能得到較好的控制與管理。
四、地鐵籌備試運營初期預算的考核
遵循“事前預算、事中控制、事后分析、考核”的原則。預算執行情況考核是發揮預算約束與激勵作用的必要措施,同時也是對預算執行者的績效評價。運營初期各項工作的變動比較大,隨機、臨時性工作也比較多,針對這種特殊時期的預算考核,就要針對預算單位的預算工作質量及預算外工作質量和預算執行情況實行綜合考評;以季度預算執行考核為主,結合年度績效考核制度進行;以預算目標為標準,通過實際與預算的比較和差異分析,確認其責任歸屬,并根據獎懲制度的規定,使考評結果與責任人的利益掛鉤。
【關鍵詞】 電費收入; 風險; 控制
電費收入是供電企業最主要的經營收入來源。受宏觀經濟形勢、市場環境以及企業內部管理因素的影響,電費收入存在一定的風險,直接影響企業的經營成果,成為困擾供電企業經營和發展的重要問題之一。
欲有所得,先修自身。加強內部控制建設,完善內控體系,是供電企業規避和化解電費風險,保證電費及時回收,降低不良債權的有效途徑和手段;也是深化財務集約化管理,提升精益化管理水平,實現公司持續、健康、科學發展的必然要求。
一、供電企業電費收入的風險點排查
供電企業的電費業務風險,一方面產生于企業內部電費管理控制過程,另一方面又有不斷變化的客戶信用風險和市場環境風險影響,制約了供電企業電費管理水平的提升。
(一)內部管理因素產生的財務風險
1.由于企業未對電價進行定期分析與檢查,導致銷售電價不盡合理,如功率因數調整電費執行不到位、沿街門市商業電價與生活電價劃分不清等,增加企業潛在的違規風險。
2.財務部門對營銷部門提供的數據沒有進行復核,未審核電價的準確性,直接按售電明細表入賬,導致收入確認的金額不準確。
3.抄表、核算信息傳遞不及時,未進行稽核審查,數據差錯未能及時發現和更正,導致收入確認不準確、不及時,影響財務報表金額的準確性。
4.應收電費回款信息反映不及時,年末未與欠費方進行應收賬款余額的核對,導致應收賬款余額不準確、不完整,影響財務報表金額的準確性。
5.未對應收賬款賬齡進行分析,未按規定計提壞賬準備,或計提金額不準確、不及時,導致應收賬款賬面金額不準確,從而影響財務報表數據的準確性。
6.申請壞賬準備核銷的依據不充分、不完整,未經適當審批,導致核銷金額不準確,從而影響財務報表數據的準確性。
(二)環境因素產生的經營風險
在客戶用電量日趨增長的今天,電費的數額也變得越來越龐大。供電企業如不能及時、足額地回收電費,必將導致企業流動資金周轉緩慢或停滯,影響企業生產經營活動的正常進行。另一方面,長期不能收回的電費,最終會構成呆、壞賬,直接影響供電企業的經濟效益。從電費風險的大小來看,風險最大的群體依然是工業企業,此外,個別行政機關和部分工商戶欠費也呈增長趨勢,不容忽視。欠費的原因主要有以下幾方面。
1.客戶經營狀況不良,無力按時足額繳費。其一,市場經濟的優勝劣汰,使大批競爭力較差、經營管理不善、規模較小的企業在市場競爭中敗落,經營狀況惡化,無力按期繳納電費。譬如受國際金融危機影響,部分企業關停、下馬,增加了企業的欠費風險。其二,供電企業在長期的經營過程中形成的呆賬、壞賬,欠費企業經過多次產權變更,使欠費形成歷史遺留問題而無法收回。
2.客戶惡意欠費。部分企業抓住市場經濟法制體系尚未健全的漏洞,違背誠實信用原則,有意將應當繳納的電費資金作為流動資金使用,甚至蓄意逃避電費債務。
3.其他方面。一是受國家產業政策因素的影響,部分高耗能企業被關閉停產,造成電費難以收回。二是由于城市建設需要,涉及到房屋拆遷,很多用戶在電費未收回之前就已經拆遷搬走,人已不知去向,致使拆遷戶的電費無法及時收回。
二、電費收入風險控制方法的探討
(一)銷售電價風險的控制
1.加強電價檢查與內部稽查。供電企業要認真貫徹上級有關電價管理的政策、法規、制度,根據政府部門的要求,協助政府部門進行電價檢查,發現問題及時處理。同時,建立健全企業內部電價稽核機制,包括營銷工作計劃的制定、審批、下達以及營銷稽查工作的具體實施、分析報告、資料歸檔(如圖1所示)等,以減少各種差錯,維護供電企業和客戶的利益。
營銷稽查的主要項目包括:對業擴環節全過程的檢查;對客戶所執行的電價正確與否、向客戶收費合理與否進行檢查;對抄表差錯率、實抄率進行檢查和抽查;對電費差錯率、電費回收率完成情況進行檢查;對退補電量、電費的檢查;對違約用電及竊電的處理情況進行檢查。對檢查發現的各類問題,要逐一分析原因,提出對策,上報公司主管領導進行處理。
2.切實履行電價審核職責。財務部門相關專責應事先在電費結算系統中填寫價格并經財務部門負責人審核填寫價格的準確性。如有變動,財務專責人員修改電費結算系統中的電價價格并經財務部門負責人審核。
3.加強管理信息系統的應用。基層供電企業應拓寬視野,采用科學先進的分析工具,如利用財務管控系統電價管理模塊進行多維度電價執行情況分析,自動生成常規分析、電價調整影響分析、各類專項分析等分析報告。根據需求自定義專題分析,查找并糾正電價執行中存在的問題,提出相應的改進意見。
(二)財務核算風險的控制
1.及時合理確認銷售收入。營銷部門應根據用戶抄見電量和應執行分類電價,通過營銷信息系統確認用戶的用電量和售電收入,形成應收電費匯總憑證等信息,報財務部門。財務部門依據應收電費匯總憑證等信息進行復核、整理,進行相應的收入確認,并形成電力銷售情況明細表。
2.及時傳遞應收賬款信息。如圖2所示,營銷部門通過營銷信息系統確認應收賬款發生額及回款記錄的準確性。財務部門依據營銷部門提供的數據復核、整理形成應收電費報表。應收電費報表應包括應收金額、賬齡情況等。財務部門應于每年年末,通過主審會計師事務所發詢證函的方式進行應收賬款余額的核對,對發現的問題及時進行解決。
3.及時處理應收賬款回款記錄信息。營銷部門對賬人員根據收到的電費金額在營銷信息系統進行應收賬款明細賬務處理。營銷部門負責電費管理工作的出納,根據營銷信息系統中收到的電費金額對應收賬款進行分類匯總,并將信息傳遞至財務部門,生成應收賬款回款記錄。營銷部門電費管理中心負責確認應收賬款回款記錄的準確性。
4.定期進行應收賬款賬齡分析。營銷部門應進行應收賬款賬齡分析,并提供給財務部門。
5.及時計提壞賬準備。財務部門應按照《國家電網公司會計核算辦法》的規定,依據營銷部門提供的賬齡分析計提壞賬準備。
6.及時收集上報壞賬準備核銷資料。營銷部門和財務部門根據欠費的金額、發票、破產報告、法院判決書等證明材料進行核銷壞賬準備的申請,報上級領導和相關部門審批。財務部門依據審批結果進行賬務處理。
(三)電費回收風險的控制
電費回收是供電企業的基礎業務和核心業務,關系到企業的興衰。供電企業要綜合利用行政、技術、經濟、法律等手段,做好事前防范、事中控制、事后彌補,積極防控電費風險。
1.行政手段。供電企業內部明確分工,落實電費管理責任,加強考核,嚴明獎懲。按照上級要求,認真落實營銷“五分離”(即抄表與管理、核算、收費、稽查、計量等營銷業務徹底分離)制度,取消走收模式,全面推行坐收和社會化代收,推廣應用POS機收費,探索網絡繳費模式,方便客戶繳費。同時,積極爭取地方政府的支持,由政府部門協助催收。譬如在城建拆遷中,與政府實施部門協商,請其在拆遷戶補助費中代扣電費,化解欠費風險,提高電費回收的效率。
2.技術手段。加大科技投入,安裝預付費電能表,推行購電制,先付費再用電。對重要用戶安裝負控裝置,采用負控手段對欠費戶實施停限電。
3.經濟手段。一是對客戶劃分信用等級,實行風險預警,對信譽、效益較差的客戶安裝預付費電能表,或采取增加抄表結算次數的方法,縮短電費結算周期,減少電費拖欠的風險。二是嚴格執行電費違約金制度,依法追究欠費戶的違約責任,遏制人為拖欠電費問題。三是建立電費風險財產擔保制度,保證債權人利益,增強電費回收的安全性。
4.法律手段。對拖欠電費的客戶,依法采取停限電措施,對惡意拖欠電費數額較大的向人民法院,依法追繳電費。同時,主動研究與企業破產有關的法律、法規、政策,運用企業破產還債程序防范電費損失。
三、實現風險有效控制的關鍵點
(一)強化全員風險意識
風險管理是以增強風險意識為前提的。風險并不可怕,可怕的是沒有風險意識,沒有應對的防范機制。供電企業應大力開展風險防范教育,增強全員的風險防范意識、風險識別能力和風險排除能力,重視員工的參與,提高全員對風險管理的共識和認同,建立與風險管理文化相匹配的企業文化體系,把風險管理落實到每一名員工的思想和行動上。
(二)加強內控執行力度
執行力是把企業的戰略、規劃轉化為效益、成果的關鍵。供電企業要著力打造步調一致、行動迅速的內控執行機制,使內部控制得到真正執行和有效落實。一是大力倡導內控執行文化,把執行力烙進員工的思想意識中,營造良好的執行環境。二是理順內部的各種管理關系,明確部門職責,規范管理流程,做到責、權、利相統一,調動各部門參與企業財務管理的積極性。三是企業領導及中層管理人員要率先垂范,帶頭解放思想,模范執行企業各項決策、規劃及規章制度,為員工作出表率,提高整體執行力。四是建立有效的激勵約束機制,落實責任追究制度,維護責任追究的公平性,樹立制度和流程的權威,促進內控執行力的提升。
(三)暢通信息溝通渠道
《企業內部控制基本規范》中明確指出企業應當建立信息與溝通制度,明確內部控制相關信息的收集、處理和傳遞程序,確保信息及時溝通,促進內部控制有效運行。供電企業應加強內部信息管理,全面梳理內部信息傳遞過程中的薄弱環節,建立科學高效的內部信息傳遞機制,明確內部信息傳遞內容、保密要求及傳遞方式、傳遞范圍以及各管理層級的職責權限等,促進內部信息的有效利用,充分發揮內部信息的作用。
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一、工作概述
2021年在公司各級領導的關心指導下,在其他部門的熱心支持和大力幫助下,克服疫情防控、部門管理人員更迭等不利因素,準確識變,科學應變,主動求變。主動梳理工作,增強宣傳報道維度。嚴把廣告用品審批制作流程,積極協調優先制作,保證制作時效。準確及時整理周例會材料,確保公司政策準確傳達到中層管理人員。一系列舉措的實施和各項工作的開展,讓我們在這個飽經風雨的年度,堅定了信心,完成了目標。
二、工作績效完成情況
(一)績效指標實現情況
宣傳報道方面:對大型活動、重要事件進行及時報道,全年報道數量要求大于200篇,截止到12月31日,年度微信公眾號報道數量為268篇,年度任務完成率134%。
報道內容涵蓋公司類重大新聞、車間一線動態、公司文體活動等。在年初疫情防控關鍵期重要疫情防控信息及公司各單位疫情防控措施,有效堅定了全體人員的抗疫信心。在疫情防控常態化后,積極展現各單位復工復產舉措,以及車間、園區的嶄新面貌,積極傳遞正能量。在“120大決戰”期間,積極展示各單位熱火朝天、勇于爭先、鼓足干勁沖刺年度目標的干事熱情,有效激發全員工作熱情,為完成年度目標貢獻積極力量。
在做好疫情防控常態化工作的前提下,主動梳理工作,增強宣傳報道維度,從大處著眼,小處著手,報道了一批員工喜聞樂見的優秀作品,有效增強了公眾號的關注度和文章閱讀量。建立宣傳臺賬,以周為時間周期,記錄微信公眾號每日推文一周閱讀量、一周轉發量,形成基礎數據,為數據分析做準備。微信公眾號關注用戶數量從年初的1022人增長到現在的1395人,漲幅36%。公眾號推文常讀用戶從最初的604人,增長到現在的793人,常讀用戶比例達到57%。公眾號推文累計閱讀人數103208次,平均每篇推文閱讀量為385次,較之前有大幅增加。
組建了建材集團通訊員隊伍。年初制定建材集團通訊員管理制度,溝通各單位成立了通訊員隊伍。通訊員由各事業部、公司綜合辦/生產安全部人員兼職擔任,現有成員費縣水泥1人,工業園1人,新材料公司2人。成立之初,受疫情影響未能面對面進行交流,建立微信群,通過在群內交流分享素材收集、資料整理、優秀公眾號文章學習等一系列措施,提升自身技能水平。6月30日,組織召開優秀通訊員表彰會議,對上半年通訊員工作進行總結,評選出一名優秀通訊員并頒發了榮譽證書和獎品。同時,利用難得的面對面交流機會,大家暢所欲言、頭腦風暴,對工作過程中遇到的困難、好的方法思路、下一步計劃打算,進行了充分交流和分享,也明確了下一步工作開展舉措。在疫情防控常態化和“120大決戰”期間,各單位充分挖掘干事創業的火熱場景和人員奮勇爭先、拼搏目標的澎湃勁頭,營造了良好的決戰氛圍,為完成年度目標任務奠定良好輿論基礎。
宣傳用品管理方面:嚴把廣告用品審批制作流程,積極協調優先制作,保證制作時效。疫情防控期間,積極對接聯系合作廣告公司,克服交通封堵、人員原材料短缺等不利因素,加班加點制作疫情防控條幅和宣傳展板,有利的保障了疫情防控工作的全面開展。在疫情趨于常態化,公司各單位生產運營穩定向好的情況下,對費縣水泥事業部、安全環保部、營銷中心、輝泰礦山事業部等部門提出的制作需求,積極協調溝通,盡快確定制作內容進行制作,協調廣告公司到廠進行安裝,圓滿的完成了多次臨檢前標識牌搶修搶建工作,保障了迎檢工作的順利開展。
員工活動組織及豐富員工福利方面:年初受到疫情影響,常規活動暫未組織,疫情防控常態化后,4月份清明節,組織費縣部分代表進行哀悼活動,五一勞動節期間展現各崗位勞動場景,制作祝福視頻,反響強烈。同時,在5月份舉辦員工籃球賽,增強各單位員工體魄,提振各單位工作熱情。進入7月份,協助后勤管理部工作組織伏羊節活動、夏日團建系列活動及廠慶活動,氣氛熱烈,正能量滿滿,有效凝聚團隊力量。9月份,組織“攜手未來,我與沂州共成長”主題征文活動,得到各單位員工的踴躍參加。進入秋季,篩選公司一年四季優秀景色照片,制作點亮沂州四季推文活動。進入年度,一年一度的元旦晚會籌備拉開序幕,雖然歷經挫折,晚會還是圓滿完成,在不平凡的年份,展現了沂州人不平凡的業績。除此以外,協助做好重要節假日員工福利發放工作。包括春節福利、三八福利、端午福利、高考獎學金、中秋福利積極與集團總部董辦對接,圓滿完成分發任務,提高員工幸福指數。在6月、7月、8月,通過滴滴出行優惠券、電信、聯通優惠電話卡,豐富員工并福利項目,提升員工幸福感、歸屬感。
業務技能學習方面:三月份學習《行政辦公管理實用必備全書》,摘錄其中與工作相關的十八個章節知識點進行學習,九月份組織學習商務禮儀基礎知識,十一月份組織學習公文寫作培訓,建立學習跟蹤表,從學習內容、學習心得、對現有工作的應用三個主要方面進行記錄,學習后對行政管理有了系統認識,受益良多。
優化服務接待流程方面:6月份外出至費縣光大環保能源有限公司學習參觀行政管理工作,重點對其會議籌備進行了跟進學習,學習結束后,整理了學習記錄,結合自身實際,吸收借鑒其優秀經驗。11月份,會同后勤管理部一起至新時代藥業進行參觀學習,了解其接待、活動組織情況,通過對比找差距,借鑒優秀經驗后期實踐提升。
行政事務及行政制度完善方面:1月對建材集團現有行政類管理制度進行梳理。1月完成新制度擬定工作(《建材集團空調管理制度》、《建材集團辦公電腦管理制度》)。6月對行政類管理制度進行補充完善,更好指導實際工作。2019年檔案已通過分類、編制檔案目錄、檢索工具、組卷、排列編號、編寫卷內目錄、編寫案卷題名、案卷裝訂、編檔號、裝盒歸檔整理完畢;2021年4月15日下發關于集中收集檔案的通知,集中收集檔案;7月9日-10日行政辦公室對費縣基地檔案管理工作進行了專項檢查。
日常工作方面:提高會議紀要整理的效率及質量,無特殊情況在當天完成整理、審核、下發工作。全年累計整理下發會議紀要及跟蹤事項35次,有效的將會議精神傳到至各單位管理層。借助檔案整理契機,對留存的各類歷史合同進行整理,對過期合同進行編號存檔,對仍在合同期限內的各類合同掃描電子版進行存檔,便于及時查找。公司沿街樓房屋租賃戶日常電費收繳,對五月份和十月份到期的租戶,溝通后續簽合同。做好招待用酒水的日常盤點記錄,對庫存不足酒水及時上報建議補充庫存,及時記錄領用明細,全年累計登記各類酒水領用記錄129人次,確保賬物百分百相符。
(二)工作總結與反思
1、績效亮點與經驗
成立通訊員隊伍,建立宣傳臺賬,增強宣傳報道維度,有效提升公眾號的關注度和文章閱讀量。最大閱讀量為5月16日報道的《山東省應急廳到費縣沂州水泥有限公司開展安全生產集中整治工作專項檢查》,累計閱讀量突破歷史記錄,達到3241人次。成績的取得來源于幾個方面:一是題材點的重要程度。省政府部門到公司檢查,公司領導重視,市縣政府部門重視,對公司的影響程度大。二是宣傳推廣積極性的調度。文章發表后,公司領導高度重視,帶頭在管理人員微信群內積極調度轉發,各單位積極響應,迅速形成燎原之勢,實現了全員轉發、全員宣傳的氛圍,有效擴大了宣傳層面。文章閱讀量突破歷史記錄后,嘗到了調度轉發的甜頭,在每次推文發送后,溝通文章相關部門管理人員調度本部門人員閱讀、轉發、點贊,帶動了全員對公眾號的關注度,微信公眾號關注用戶數量從年初的1022人增長到現在的1395人,漲幅36%。公眾號推文常讀用戶從最初的604人,增長到現在的793人,常讀用戶比例達到57%。
2、工作失誤與教訓
2.1 微信公眾號推文內容吸收借鑒要有尺度,發送流程要提前驗證。5月14日微信公眾號號發送錯誤,導致無法修改只能全篇刪除。反思原因在于:一是文章吸收借鑒過多,未進行檢測。當時正值籃球賽活動期間,策劃進行初賽、半決賽、決賽三場報道,提前準備素材,通過查找網絡素材后進行借鑒修改,未及時發現原文章有原創標識,同時對內容修改不足,抄襲現象嚴重。二是發送流程審核把關不嚴。正值當天調休,在當天舉行完半決賽后由辦公室同事挑選照片后進行文章編輯,文章預覽未發現異常,在驗證發送環節有非常規發送提示,同事對流程不熟悉,未識別出異常進而造成了本次錯誤。通過本次失誤需要重點加強對文章內容的審核把控,吸收借鑒要有尺度,加強原創文字的整理。同時,對因特殊情況需要交接的工作,需要提前梳理各項流程,以防對工作不熟悉造成失誤。再就是,常規工作,辦公室人員需要輪崗交叉學習,確保常規基本工作全員掌握,防止因專職負責人員不在崗,工作就裹足不前。
2.2 檔案管理工作提升:
2019年檔案已通過分類、編制檔案目錄、檢索工具、組卷、排列編號、編寫卷內目錄、編寫案卷題名、案卷裝訂、編檔號、裝盒歸檔整理完畢;
檔案管理規范化提升:2021年4月15日下發關于集中收集檔案的通知,集中收集檔案;7月9日-10日行政辦公室對費縣基地檔案管理工作進行了專項檢查。問題整改要求如下:
建材集團檔案室需要整改的問題共6項,整改要求為:
(1)采購中心標書重新整理、存檔、建立檔案目錄;
(2)財務部將空白檔案盒、空白單據移出檔案室;
(3)人資部將堆放檔案整理、存檔、建立檔案目錄;
(4)行政辦公室負責施工圖紙整理、存檔、建立檔案目錄;
(5)行政辦公室協同相關部門根據具體情況處理相關堆放的文件;
(6)各單位建立電子檔文件存檔,同時將電子檔文件及目錄備份移交行政辦公室備案;)。
設備管理部檔案室需要整改的問題共7項,整改要求為:
(1)配備滅火器、老鼠夾、樟腦球;
(2)檔案目錄要細化,保障能快速、準確找到資料;
(3)檔案室箱子里的檔案要落實清楚是否是多余備份,多余備份的材料要在箱子外面貼好目錄,規整擺放;如果是其他材料,要整理好存放檔案柜;備份的的材料也要有總目錄,備不時之需。
(4)把與檔案無關的雜物從檔案室移出;
(5)根據檔案目錄,把檔案補充完整;
(6)建立圖紙電子檔案;7、規范檔案管理,建立檔案借閱登記表、專人負責檔案管理工作;)
通過檔案檢查、自檢,逐步對之前不規范檔案進行整理。
三、2021年工作計劃
(一)當前管理存在問題及提升措施
工作效率有待進一步提高。辦公室工作的特點是綜合、瑣碎,但又不可或缺。辦公制度尚需進一步完善,團隊的做事方式和方法,還需要不斷磨合提升,在分工和協作中,進一步提高工作效率。提升措施:管理人員以身作則,帶頭示范,沖鋒在前,靠前指揮,工作重安排更要重落實。定期或者不定期召開部門人員民主生活會,開展批評和自我批評,總結復盤,查找一定時期內的工作不足。
工作細致度有待進一步提升。辦公室的工作事無巨細,在一些日常事務工作中,由于工作疏忽,細節方面容易出現各種紕漏,因此要嚴把細致關,進一步提升工作細致度。提升措施:進行模塊化管理,制定各類常規事項工作預案,盡可能細化、注重操作性、實用性、充分預估各種急難險重因素。
管理水平有待進一步提升。辦公室管理水平離集團的嚴格高效要求還有一定差距。辦公室內部管理尚不夠明確細致,一些管理制度沒有很好的落實執行,同時缺乏制度執行的監督機制,因此辦公室的科學化管理水平有待進一步提升。提升措施:梳理常用工作事項制度執行條例,熟讀熟記,避免事到臨頭不知所措或罔顧制度及現查制度的情況發生。對辦公室人員職責界定清晰,在寬崗的基礎上實行窄崗,實現人員一專多能,互相補位。
(二)工作執行計劃
1、優化行政管理職能。根據部門職責及崗位編制,重新修訂崗位職責。完成行政管理待修訂制度識別,擬定修訂方案,并進行制度下發,根據制度運行評估情況,再次修訂頒布。根據重新設定崗位電腦等級,對現有電腦運行情況進行排查,擬定辦公生產電腦更新換代方案,根據方案考察電腦,完成辦公生產電腦升級,提升人員辦公效率。
2、推進企業文化建設。通過對建材集團年度員工活動識別,年度員工活動計劃擬定,在原有活動基礎之上,增加1-2個主題活動,進而豐富員工文體活動。同時,盤點企業標識明細,如文化日歷、電子賀卡、信箋、看板、宣傳欄等,推進形象建設與集團VI整體設計。優化傳播載體,制定具體短視頻傳播方案并組織實施,通過微信公眾號、抖音等多渠道對企業文化進行宣貫,定期對員工企業文化知識熟知情況進行考核,制定員工行為規范標準,每月對員工行為進行檢查監督,形成記錄,多措并舉,營造踐行企業文化的良好氛圍。
總結是社會團體、企業單位和個人在自身的某一時期、某一項目或某些工作告一段落或者全部完成后進行回顧檢查、分析評價,從而肯定成績,得到經驗,找出差距,得出教訓和一些規律性認識。下面就讓小編帶你去看看客服部長工作總結報告范文5篇,希望能幫助到大家!
客服部長工作報告1轉眼間,來______服務中心工作已有一年了。在我看來,這是短暫而又漫長的一年。短暫的是我還來不及掌握的工作技巧與專業知識,時光已經流逝;漫長的是要成為一名優秀的客服人員今后的路必定很漫長。
回顧當初在招聘會上應聘公司客服崗位的事就像發生在一樣;不過如今的我已從懵懂的學生轉變成了肩負工作職責的____員工,對客服工作也由陌生變成了熟悉。
很多人不了解客服工作,認為它很簡單、單調、甚至無聊,不過是接下電話、做下記錄、沒事時上上網罷了;其實不然,要做一名合格、稱職的客服人員,需具備相關專業知識,掌握一定的工作技巧,并要有高度的自覺性和工作責任心,否則工作上就會出現失誤、失職狀況;當然,這一點我也并不是一開始就認識到了,而是在工作中經歷了各種挑戰與磨礪后,才深刻體會到。
下面是我這一年來的主要工作內容
1、業主收房、入注裝修等手續和證件的辦理以及業主資料、檔案、鑰匙的歸檔;其中交付園區共92戶,辦理交房手續46戶,辦理裝修手續7戶,入住業主2戶;
2、接受各方面信息,包括業主、裝修單位、房產公司、施工單位等信息,在做好記錄的同時通知相關部門和人員進行處理,并對此過程進行跟蹤,完成后進行回訪;
3、函件、文件的制作、發送與歸檔,目前年度工作聯系單發函150份,整改通知單115份;
溫馨提示55份;部門會議紀要23份,大件物品放行條1387余份。
在完成上述工作的過程中,我學到了很多,也成長了不少。
1、工作中的磨礪塑造了我的性格,提升了自身的心理素質。
對于我這個剛剛步入社會,工作經驗不豐富的人而言,工作中不免遇到各種各樣的阻礙和困難,但在各位領導和同事們的幫助下,尤其是在任主管的悉心教導下,讓我遇到困難時勇于面對,敢于挑戰,性格也進一步沉淀下來。記得攬秀苑與臨風苑房屋交付的時候,因時間緊迫,人員較少,相關工作又較復雜;管家部全體人員連續加班一個多星期,力爭在交房前把所以準備工作做充分做細致;尤其是在交付的前3日,大家每晚都加班至凌晨兩三點。交房的第一天我是負責客服中心的協助工作,當我拖著疲憊的身體參與交房工作時,已有一種睜著眼睛睡覺的感覺。但當我看到從____遠道而來的____在面對客戶時從容甜美的笑容,嫻熟的接待技巧時,內心竟蕩起一波波漣漪;她也是加班加點的在工作,也會很累,為什么在客戶面前卻可以保持這么好的精神面貌和工作狀態呢?通過公司領導對我們當天工作的總結,我才深刻體會到職業精神和微笑服務的真正含義。所謂職業精神就當你在工作崗位時,無論你之前有多辛苦,都應把工作做到位,盡到自己的工作職責。所謂微笑服務就是當你面對客戶時,無論你高興與否,煩惱與否,都應已工作為,重客戶為重,始終保持微笑,因為你代表的不單是你個人的形象,更是公司的形象。在接下來第二天、第三天交付工作中,我由協助工作轉換為正式接待工作,在加強了自身情緒的掌控的同時,盡量保持著微笑服務,順利為好幾位業主辦理完成了交房手續。聽到上級領導的鼓勵,看著業主滿意的笑容,我也無比欣慰。經歷了這次交房流程也對我日后的工作起到了莫大的作用,在面對領導與同事的批評與指正時能擺正心態,積極改正;在與少數難纏的工程人員溝通時也逐步變得無所畏懼;接待禮儀、電話禮儀等禮儀工作也逐步完善;
2、工作生活中體會到了細節的重要性。
細節因其“斜,往往被人所輕視,甚至被忽視,也常常使人感到繁瑣,無暇顧及。在____的工作生活中,我深刻體會到細節疏忽不得,馬虎不得;不論是擬就公文時的每一行文字,每一個標點,還是領導強調的服務做細化,衛生無死角等,都使我深刻的認識到,只有深入細節,才能從中獲得回報;細節產生效益,細節帶來成功;
3、工作學習中拓展了我的才能;
當我把上級交付每一項工作都認真努力的完成時,換來的也是上級對我的支持與肯定。前兩天剛制作完畢的圣誕、元旦園區內布置方案是我自己做的第一個方案,當方案通過主管的認可后,心中充滿成功的喜悅與對工作的激-情;至于接下來食堂宣傳欄的布置還有園區標識系統和春節園區內的布置方案,我都會認真負責的去對待,盡我所能的把他們一項一項的做的更好。
在20____年這全新的一年里,我要努力改正過去一年里工作中的缺點,不斷提升,加強以下幾個方面的工作
4、加強學習物業管理的基本知識,提高客戶服務技巧與心理,完善客服接待流程及禮儀;
5、加強文案、會務等制作能力;拓展各項工作技能,如學習PHOTOSHOP、coreldraw軟件的操作等;
6、進一步改善自己的性格,提高對工作耐心度,更加注重細節,加強工作責任心和培養工作積極性;
7、多與各位領導、同事們溝通學習,取長補短,提升自己各方面能力,跟上公司前進的步伐。
很幸運剛從學校畢業就可以加入______這個可愛而優秀的團隊,____的文化理念,管家部的工作氛圍已不自覺地感染著我、推動著我;讓我可以在工作中學習,在學習中成長;也確定了自己努力的方向。此時此刻,我的最大目標就是力爭在新一年工作中挑戰自我、超越自我,取得更大的進步!謝謝大家,我的工作總結完畢!
客服部長工作報告2時間總是過得很快,一年就這樣過去了。在過去的一年中我作為客服部的一級主管,帶領我部的員工順利完成了去年的各項工作任務。在此,對一直以來支持我工作的客服部所有員工表示感謝。如果沒有她們的努力工作,就不會有客服部今天的成績。我也感謝各部門同事對我工作上的支持和配合。以下是我今年的工作總結。
一、工作回顧
今年是客服最忙碌的,但對于我們每個人來說又有很多不同的收獲。我部____主任在年初被任命為商品部主管,一直從事客服部管理工作的她,對商品經營缺乏經驗。開始不知從何著手工作,對此顧慮重重,懷疑自己能否勝任此項工作。雖然我對商品經營方面也沒有經驗,但作為她的主管依然鼓勵她并幫助她,和她一起討論、解決工作上發生的各種問題,其中包括商品的種類及標價問題,并調動本部員工去全力支持商品部的籌備工作。因為我部門全體員工同心協力的去幫助____主任,使她充滿信心,拋去顧慮,全身心的投入到這項她并不熟悉的工作,并且出色完成了商品部的籌備工作,給商品部今后的經營奠定了基礎。
二、員工培訓
在員工培訓方面,我認為應將此項工作做得更有系統和規范,所以我和____就以前的培訓資料逐項進行了修改,由____做出一套客服部臨時工的培訓手冊。后來又經領導的指點學習物業管理服務公司工程部的每日早讀方法,對臨時工進行宣導,使臨時工時刻牢記我們的規章制度及操作程序。
三、學習與成長
在今年客服部的工作中,使我感到欣慰和驕傲的是看到了______等在工作能力上的成長和進步。作為她們的主管讓我有一些成就感,同時也是對我的鞭策。不斷的學習才能不斷的進步,我把上級交給我的每一項工作都當成是給我的一次學習的機會,認真努力的完成它。公司讓我參與____的裝修工程,對于一直沒有和外單位洽談工作經驗的我是個考驗,也是給我的一次學習的機會。通過領導的指點及教誨,我成功的完成了我的協調任務,從中也學習到了一些協調工作的方法。參與____的選購工作是給我的又一次學習的機會,經過一段時間的學習和選購工作,我學習到了一些知識,使我增長了見識。
時間總是年復一年的輪回,歲月卻把所有的優與劣、利與弊記載下來。在下一年中,我將帶著我在昔日的工作中積累的所有的所有,投入到下一年的工作中。我將更加努力的進行本職工作,帶領客服部的全體同事更好的完成清潔服務任務。并在工作中創造和諧的工作氣氛,加強部門內的凝聚力。力爭在新一年的工作中超越已經擁有的一切,取得更大進步。
客服部長工作報告3“__________”物業管理處于20____年7月份成立,在近半年的時間里,物管處始終貫徹業主至上的原則精神,根據小區的實際情況,在搞好服務的同時理順完善管理工作,使小區前期物業管理工作逐步走上規范化的軌道,現將本部門成立以來的物業主管的工作總結如下:
一、日常工作目標的完成情況
(一)業主入住前期物業管理工作。
1.熟悉小區各項設施、設備的施工情況,配合工程部做好各項施工的驗收;
2.根據小區實際情況,完成工作預案,做好成品保護工作。
完成了小區各項管理工作預案,如:物業收樓流程,車輛管理方案,治安管理方案,裝修管理方案,報修工作流程等。
3.配合銷售部的售樓工作;
為了配合銷售工作,一方面做好物業接管工作,另一方面由客服人員耐心解答客戶關于物業管理方面的疑問,同時安排保潔做好現場的保潔服務,保安進行24小時站軍姿服務,保持了良好的精神風貌。
4.搞好業主入住前期準備工作,整理入住資料和各類協議及管理規定,順利完成交房工作;
針對小區的實際情況,合理制定了辦理入住手續的流程和崗位,設置了業主入住須知,裝修須知,裝修手續辦理流程圖,使交房工作順利進行,目前第一時創底商辦理入住8戶,寫字樓已全部投入使用。
(二)房屋管理
第一時創寫字樓和____上院的各施工單位陸續交工,物業管理處配合工程部做了竣工驗收工作,共進行了20多次驗收,對不合格項進行書面匯總,跟進施工方的整改,并對存在的問題進行備案。
為了完善此項工作,建立了房屋管理檔案,制定了房屋管理制度,編制了的管理計劃,并責任到人定期檢查。第一時創寫字樓現已使用,裝修無破壞,外觀統一,無危害房屋結構的行為。
(三)公共設施、設備的管理
對已開始使用的第一時創寫字樓,在公共設施、設備的管理方面,制定了完備的維護、保養計劃和應急方案,做到日常檢查有登記、小型維護有記錄。完成小型檢修工作和應急維修工作,達到養護設施、設備到位,維修及時,正常運行的管理要求。
逸園·上院各類公共設施設備均已可以正常使用,物業管理處集中做好成品保護工作,定期檢查公共照明、管井、車庫等設施,發現問題及時處理。
環境衛生方面,針對小區環境逐步完善的情況,大家齊動手定期、不定期組織進行大掃除,制定了相應的保潔程序與考核辦法,并對裝修垃圾實行袋裝化定點堆放,集中清運管理,并加強小區衛生檢查工作,保證了小區的衛生清潔美觀。
小區的綠化現仍由施工單位進行維護,管理處積極配合監督綠化公司進行施工及養護工作,針對綠化公司在施工養護過程中出現的問題,及時提出合理化的建議。
(五)小區安全工作
小區治安防范及消防工作是物業管理中的重中之重。上院小區的保安采取對外聘用專業保安公司的方式進行管理,負責物業的公共秩序的維護、道路的暢通、車庫管理、外圍車輛停放管理以及消防安全管理。要求保安人員認真巡查,文明執勤,禮貌訓導,遇到壞人壞事大膽管理,使小區的安全防范工作情況良好。
(六)其他
1.搞好維修服務工作
為了搞好房屋及相關設施的維修工作,我們緊密地與開發商、施工方、生產廠家聯手,確定了維修程序和辦法,保證了維修工作的及時率和完成率。共計接到維修投訴42起,完成42起,完成率為100%。配合工程部做的工程維修及檢查約為170余次,在公共設施、設備方面,我們及時定期對各種設施進行保養、檢查,發現問題及時維修,及時處理,保證業主的正常使用不受影響。
2.加強小區裝修管理工作
小區裝修管理工作是前期物業管理的一個重要環節,它涉及到物業的使用壽命與安全及小區房屋外觀的完好美觀,我們并根據小區實際情況與管理要求,制定了詳細的管理制度,如裝修須知、裝修垃圾清運方式等,并堅持每天對裝修戶的巡查工作,做好記錄,遇到問題及時解決,及時處理,堅持原則。保證房屋主體結構完好,保證小區外觀整齊劃一,完好美觀。
3.認真聽以業主意見,及時為住戶排憂解難。
業主的建議是我們的工作指針。因此我們做到對住戶反映的問題認真記錄,及時處理,增進與業主間的溝通,耐心為業主作解釋工作,并及時為住戶排憂解難。
二、存在的問題和教訓
雖然,我們在半年的工作中取得了一定成績,但還有很多需要完善與加強的地方。第一、管理和服務人員整體素質不高,服務意識不強,各方面考慮不全面,實際處理事務的能力還有待提高;第二,與業主的溝通不夠,了解不足。第三,設備、設施管理力度還需加強。針對以上幾個問題,在20____年的工作中,將吸取經驗與教訓,努力提高員工的業主技能與管理水平,把工作做得更好。
三、20____年工作計劃
(一)部門管理方面:整合管理處的資源,培訓員工的工作技能,推行考核機制,強化全員的競爭意識。
對部門內各崗位職責進行細化,明確責任和權利,避免工作中出現死角,把服務工作做精做細。在確保各班組管理質量穩步提升的基礎上,努力部門整體的管理和服務水平,保證無重大安全責任事故的發生,使逸園上院、納日歌朗兩個項目的物業服務更加細致、高效。
建立并完善對客服人員、維修、保安、保潔的績效考核體系,推行月度工作考核機制,倡導員工優勝劣汰的競爭意識、加強學習專業知識、自覺遵守并維護公司及部門的管理制度。
(二)配合工程部做好接管驗收和日常巡查工作;配合銷售部做好售樓和開盤的各類準備工作。
(三)加強制度建設,強化監督檢查。
(四)建立家政服務、有償維修,做好會所和車場的經營管理,完善物業服務。
(五)搞好對外協調工作,進一步理順各類關系,緊密與開發商配合,積極主動與派出所、城管、環衛、電信、供熱等部門聯系,以便順利開展物業服務。
客服部長工作報告4時間匆匆,轉眼已快3個月,回顧過去的2個多月,真是百感交集。要總結的實在太多了,現簡單總結如下:電子商務是我的專業,我對電子商務特別是網絡營銷一直都有著濃厚的興趣和愛好,剛進入公司的時候座套的訂單量很少不多,在公司的重視、開發部的支持、應主管的指示下,前期重點對店鋪做了裝修美工以及商品編輯修改,價格調整,特別是大量的宣傳推廣,終于在我進來第20天的時候接下了我的第一個訂單,給了我很大的鼓勵,有了第一單往后就開始連續的有了一個個的訂單了。
我一直告訴自己要大力推廣店鋪,從大量的淘寶店和競爭對手當中讓我們的店和產品脫穎而出,被別人搜到,所以做了很多工作,比如和別的店做鏈接互相收藏發博客發微博發帖子頂帖子寫日志以及其他推廣,而那些推廣都是卓有成效的,我們利用直通車推廣、淘寶客推廣和分銷平臺,幾管齊下,讓我們的銷售越來越客觀,淘寶客和分銷商的加入,壯大了我們的隊伍,我們從幾個人的力量變成為一個大的銷售團隊,通過依靠他們的力量我們接到更多的訂單,現在他們也開始有訂單了。看著我們店的訂單量逐漸增多,真是一種可喜的現象,只要我們多加總結,找到更好的宣傳和推廣方式,我們一定會銷售得更好。而接到更多訂單,為公司創造更多利潤就是我今后的主要工作目標。
______公司專業生產經營汽車座套,月產量____萬套,年產量____多萬套,產品遠銷歐美馬來西亞和國內,現公司新開發一個品牌(天安祥),誠招____客幫忙推廣,傭金3%-5%,穩定可靠,因為單品每個座套的價格在100-600之間,所以算起來傭金是蠻可觀的,歡迎有志成為高端收入的人群加盟我司,共謀發展。主管崗位職責
1、完善客服大廳的各項規章制度,并落實執行獎罰制度。
2、監督檢查客服大廳日常管理事務工作。
3、收取及審閱每天的投訴記錄、巡查報告表格、維修事項,并跟進處理。
4、負責對客服大廳人員的工作做出安排及進行指導、監督及考核。
5、接受接待員和管-理-員不能處理的業戶投訴,并予記錄,并做好投訴處理后業戶回訪工作。
6、對客服大廳人員違章操作或行為應及時制止或按規定處理,重要事件要向社區主任報告。
7、安排管-理-員及時向業戶分發各種繳費通知單,并督促下屬完成統計各項費用的收繳率。
8、負責定期對接待員、管-理-員的服務質量進行統計、分析,并提出整改方案。
9、制定客服大廳人員的培訓計劃和實施培訓工作。
工作內容及標準
1、熟記客服大廳的各項規章制度及各工作流程;
2、完善客服大廳各項規章制度和工作流程,監督制度和流程的執行情況并做好相關記錄;
3、統籌安排客服大廳各人員的工作,根據崗位工作職責和工作內容,監督工作質量,防止出現違規、違例情況,發生重大情況時,第一時間向區主任匯報,并密切配合社區主任處理事情;
4、每天收取投訴記錄表、巡查報告表、維修需求表等相關工作表格,并依照客服大廳的相關規定,認真細致審閱各表單所記錄的內容,并根據實際情況進行分類,盡快的落實處理。
5、安排管-理-員向業戶分發各種繳費通知單,管-理-員必須將繳費單分發到位,避免業戶因為繳費單未及時送達或者分發錯誤而造成繳費延誤;
繳費單分發下去后,應關注費用的收繳情況,繳費截止日后,督促下屬完成各項費用收繳情況統計,標準截止日期到達后一天內完成收繳情況統計,并將未繳納費用之業戶情況匯總,兩天內安排管理人員上門催繳。
6、制訂詳細的懲罰措施,并通過考核、月底工作質量、服務質量評定等方式,給予獎勵或處罰。
每月月底對接待員、管-理-員的服務質量進行統計,并形成分析總結報告及相關的整改方案,上報社區主任。
7、制定客服大廳各人員的培訓計劃并落實執行,每周及每月安排時間定期培訓,并就培訓情況作出評估報告,月底匯總上報社區主任。
8、每周六下午三點主持客服大廳會議,總結及布置工作;
并向社區主任提交書面表達的周總結及周工作計劃。
客服部長工作報告5時光如梭,不知不覺中來綠城青竹園服務中心工作已有一年了。在我看來,這是短暫而又漫長的一年。短暫的是我還來不及掌握的工作技巧與專業知識,時光已經流逝;漫長的是要成為一名優秀的客服人員今后的路必定很漫長。
回顧當初在招聘會上應聘公司客服崗位的事就像發生在一樣;不過如今的我已從懵懂的學生轉變成了肩負工作職責的綠城員工,對客服工作也由陌生變成了熟悉。
很多人不了解客服工作,認為它很簡單、單調、甚至無聊,不過是接下電話、做下記錄、沒事時上上網罷了;其實不然,要做一名合格、稱職的客服人員,需具備相關專業知識,掌握一定的工作技巧,并要有高度的自覺性和工作責任心,否則工作上就會出現失誤、失職狀況;當然,這一點我也并不是一開始就認識到了,而是在工作中經歷了各種挑戰與磨礪后,才深刻體會到。
下面是我這一年來的主要工作內容
1、業主收房、入注裝修等手續和證件的辦理以及業主資料、檔案、鑰匙的歸檔;其中交付園區共92戶,辦理交房手續46戶,辦理裝修手續7戶,入住業主2戶;
2、接受各方面信息,包括業主、裝修單位、房產公司、施工單位等信息,在做好記錄的同時通知相關部門和人員進行處理,并對此過程進行跟蹤,完成后進行回訪;
3、函件、文件的制作、發送與歸檔,目前年度工作聯系單發函150份,整改通知單115份;
溫馨提示55份;部門會議紀要23份,大件物品放行條1387余份。
在完成上述工作的過程中,我學到了很多,也成長了不少。
1、工作中的磨礪塑造了我的性格,提升了自身的心理素質。
對于我這個剛剛步入社會,工作經驗不豐富的人而言,工作中不免遇到各種各樣的阻礙和困難,但在各位領導和同事們的幫助下,尤其是在任主管的悉心教導下,讓我遇到困難時勇于面對,敢于挑戰,性格也進一步沉淀下來。記得攬秀苑與臨風苑房屋交付的時候,因時間緊迫,人員較少,相關工作又較復雜;管家部全體人員連續加班一個多星期,力爭在交房前把所以準備工作做充分做細致;尤其是在交付的前3日,大家每晚都加班至凌晨兩三點。交房的第一天我是負責客服中心的協助工作,當我拖著疲憊的身體參與交房工作時,已有一種睜著眼睛睡覺的感覺。但當我看到從重慶遠道而來的張羽在面對客戶時從容甜美的笑容,嫻熟的接待技巧時,內心竟蕩起一波波漣漪;她也是加班加點的在工作,也會很累,為什么在客戶面前卻可以保持這么好的精神面貌和工作狀態呢?通過公司領導對我們當天工作的總結,我才深刻體會到職業精神和微笑服務的真正含義。所謂職業精神就當你在工作崗位時,無論你之前有多辛苦,都應把工作做到位,盡到自己的工作職責。所謂微笑服務就是當你面對客戶時,無論你高興與否,煩惱與否,都應已工作為,重客戶為重,始終保持微笑,因為你代表的不單是你個人的形象,更是公司的形象。在接下來第二天、第三天交付工作中,我由協助工作轉換為正式接待工作,在加強了自身情緒的掌控的同時,盡量保持著微笑服務,順利為好幾位業主辦理完成了交房手續。聽到上級領導的鼓勵,看著業主滿意的笑容,我也無比欣慰。經歷了這次交房流程也對我日后的工作起到了莫大的作用,在面對領導與同事的批評與指正時能擺正心態,積極改正;在與少數難纏的工程人員溝通時也逐步變得無所畏懼;接待禮儀、電話禮儀等禮儀工作也逐步完善;
2、工作生活中體會到了細節的重要性。
細節因其“斜,往往被人所輕視,甚至被忽視,也常常使人感到繁瑣,無暇顧及。在綠城的工作生活中,我深刻體會到細節疏忽不得,馬虎不得;不論是擬就公文時的每一行文字,每一個標點,還是領導強調的服務做細化,衛生無死角等,都使我深刻的認識到,只有深入細節,才能從中獲得回報;細節產生效益,細節帶來成功;
3、工作學習中拓展了我的才能。
當我把上級交付每一項工作都認真努力的完成時,換來的也是上級對我的支持與肯定。前兩天剛制作完畢的圣誕、元旦園區內布置方案是我自己做的第一個方案,當方案通過主管的認可后,心中充滿成功的喜悅與對工作的激-情;至于接下來食堂宣傳欄的布置還有園區標識系統和春節園區內的布置方案,我都會認真負責的去對待,盡我所能的把他們一項一項的做的更好。
在20____年這全新的一年里,我要努力改正過去一年里工作中的缺點,不斷提升,加強以下幾個方面的工作:
1、加強學習物業管理的基本知識,提高客戶服務技巧與心理,完善客服接待流程及禮儀;
2、加強文案、會務等制作能力;拓展各項工作技能,如學習PHOTOSHOP、coreldraw軟件的操作等;
3、進一步改善自己的性格,提高對工作耐心度,更加注重細節,加強工作責任心和培養工作積極性;
(一)要重視給員工的待遇
1、公平
(1)按勞分配
有許多人員都是因為企業所付出的薪金不合理“調動”的,“同工不同酬,不同工同酬”。按勞分配作為社會主義制度的分配原則,體現的是一種公平、公正的分配方法,用在企業再合適不過。
在漢高公司,員工的工資都是依據他的工作表現而定,論功行賞。漢高認為,一個公平的薪酬制度是評價人員的先決條件,工作表現和所得的報酬是成正比的,工資差異十分有必要。在實行金錢鼓勵的同時,漢高公司還根據員工工作的具體表現提供各種福利,如員工住宅、膳食補助金、圣誕節獎金、信用磁卡等等。實踐充分證明,合理的薪金分配是調動員工積極性、留住員工的關鍵。
(2)企業利益(利潤)要合理分割
世界上知名的大公司大都已實行利潤分割,盡管它的形式(如股份制)只是為少數股東的利潤。我國的國企到現在才開始對廠長、經理們進行股票期權激勵,因為太晚的緣故,許多規模化的民營企業接連失敗。巨人集團老總史玉柱坦言:“巨人雖說是股份制,但我一人的股份就占了 90%以上……許多副總不堪忍受,相繼離開了公司……”。“巨人”倒下了,他留給我們許多啟示,其中就有一條:在利益問題上要共享。
聯想集團在一次股權改革時,將中科院送的 35%股份又一分為三:其中的35%分配給了公司創業時期有特殊貢獻的員工,20%以時間為限分配給了1984年以后較早進入公司的員工,45%根據做出貢獻的大小分配給以后有特殊貢獻的員工,不但照顧了老同志,兼顧了企業未來的發展,更重要的是,留住了“聯想”的高水平人員。
人是企業發展的源動力,合理的利益(利潤)分割可以提高他們的工作熱情和積極性。
(3)唯才是用
創建日本技研工業公司的田宗一郎從沒想過讓他的兒子接手他的事業,他有他的經營哲學:“家庭歸家庭,事業歸事業”。自感需要讓賢,于是他在創業 25年后,把事業交給了河島喜好。此間為了讓賢,他甚至用眼淚去勸說任該公司常務董事的弟弟一起退休。
松下幸之助起用山下俊彥也是一個很好的例子,山下俊彥原是一名普通雇員,具有出色的才能,對公司內部因循守舊等弊端看得很準,又銳意改革。松下幸之助發現了他的才干,認為他是松下家庭中找不到的杰出人員,于是,他不計門戶出身,力排眾議,破格起用了山下俊彥,山下俊彥就任總經理后,亦頗有松下幸之助遺風。在他當總經理的第二年,松下公司的經營狀況由原來的“守勢”經營迅速變為積極進攻的狀態。 1983年,松下公司的利潤總額達到1891.1億日元,比山下俊彥剛上任的1977年利潤976.8億日元幾乎增加了一倍。
2、建立激勵機制
(1)支付高薪,激發員工的工作熱情
一個良好的公司,員工的工資較高。給企業員工支付高工資是經營者的職責,也就是說,讓員工們生活得更幸福, 是穩定員工的基礎。成功的公司付的酬金,在其所在的產業部門中往往屬于最高水平,這并非由于經營上的成功而使他們有能力支付高薪,而是因為他們認識到提供最高的報酬是吸引員工的一種有效的方法。
英國的穆勒家具公司集團( MFI)在這方面做的是較成功的。該集團老板德里克·亨特早就認識到,很多人不是能用更多的錢所能驅使的,他們認為個人自我價值的實現比物質報酬更為重要,MFI除支付員工高薪外,所有員工,包括清潔工和推銷員,都被納入一項部門獎勵計劃,每個星期一上午公布一周的盈虧賬目,這種做法提升了員工們強烈的工作興趣,MFI從默默無聞的小公司發展到在全國擁有100多家分店的、世界上著名的公司之一,年營業額達3億英鎊之多。
(2)細分晉升等級、晉升架構
企業薪資制度的不合理是造成員工“調動”的原因之一,但并不是一定要全員加薪才有誘惑力。美國密歇根大學工商管理學院教授戴爾·沃爾克說:“人們往往以為是金錢,其實并非如此。雇員在一段時間內會關注薪水,但雇員如果對工作失去了興趣,單單靠金錢是不可能留住他們的。”
有許多員工都因為看不到晉升機會才離開的,于是細分晉升等級、晉升架構就顯得尤為迫切重要,這樣做的最大好處就是他們不必等著有管理位置的空缺就可以升職。例如美國哈尼根公司銷售部的鮑爾,因他工作認真,一度受到老板及同事的好評。在他內心深處,一直渴望得到晉升,可惜的是,公司上下沒有空缺的職位,鮑爾的老板得知這個情況,重組工作人員,讓鮑爾擔任了一項他需要幾個月才能完成的特殊任務。
(3)給予員工的利益,應遞增而不能遞減
不管出于任何理由降低員工已經達到的利益水平,都會使企業領導者威信失盡,造成其他惡果。
美國瑪麗·凱公司總裁瑪麗·凱早年受雇的一家公司,有一次在某州重新修訂傭金的會議上,老板面對近 50位銷售經理,宣布從今以后他們從公司所得的2%抽成將減成1%,另外1%用禮物取代,像時鐘、收音機和錄音機等,并強調,他們吸收訓練的人越多,就可以得到越多的寶貴禮物,這時一位銷售經理站起來極度憤慨地說:“你怎么敢這樣對我們?你可知道,即使是你原來給我們的2%也不夠,你把我們的抽成減半,然后送給我們這些不值錢的東西,你當我們是白癡不成?”說完,就氣沖沖地離開了辦公室,其他的銷售人員也跟他離去,50個人全部走得精光。老板不得不提前飛回總公司,周末他重訂了銷售傭金的辦法,又恢復到原先的2%的抽成辦法,得到了另一個區到會人員的熱烈贊同。然而,該公司那個州的銷售主力(50個人)沒有一個再回頭。
(二)為員工提供優良的工作環境
一個適宜、安全、和諧、愉快的工作環境,是每個人都夢寐以求的,也是促使員工積極工作的條件之一。
漢高公司是一個化工企業,為了提高員工的工作環境質量,專門為員工提供經過空調的清新空氣,還有淋浴室,并且每天中午還為全體員工供應一頓豐富的午餐;為了讓員工有安全感,建立了一大批高度保證安全的標準設施,專門部門負責,如醫務部、工廠警衛等,公司還經常檢查各種安全設施,日夜測量環境污染、水質問題、噪聲等,每年免費為員工檢查一次身體,所有的這些措施,都為公司的穩定發展起到了側面推動作用。
(三)為員工提供充分的發展空間和表現機會
1、為員工提供充分的發展空間
不論薪金還是職位都有封頂的時候,一位總經理如果干的不錯,企業沒有合適的更高的職務再晉升他的時候,企業應該為他提供發展的空間和展示其才能的機會,比如鼓勵其下海,為他提供資金、技術及其他扶持,或是實行股份制,用股份的誘惑吸引員工,留住員工。
2、不能越俎代庖
有不少企業領導者能力較強,一個人可以做幾個人的工作。企業領導要部下擔當一定的職責,就要授予他相應的權力,敢不敢放權,是衡量一個領導用人藝術高低的重要標志。如果領導者事必躬親,不放權或放權之后又常常橫加干預,指手劃腳,必然會造成管理混亂,另一方面,部下因未獲得必要的信任,工作會失去積極性。
皮爾·卡丹用人頗具眼光。譬如在北京籌建馬克西姆餐廳時,他派了兩名全權代表,這兩名代表各具特點,各有千秋。為了表示充分信任他們,卡丹規定,凡事經兩人同時簽字后,即與卡丹本人簽字具有同等效力。事實證明,卡丹的做法是正確的,這兩個配合默契,成績出色。
(四)建立嚴格的管理制度,樹立現代營銷觀念,是保證企業員工穩定的根本
1、經營者要有“全員經營”理念
記得三株總裁吳炳新在其 15大失誤總結中曾說:“許多基層部門揮霍無度,向總部套取大量廣告費,吃回扣……”。一方面說明員工素質低,另一方面恐怕就是:“企業是你老總的,不是我們員工的”理念在作祟。治標要治本。三株的基層員工為什么會有這種想法?企業在這里又充當什么角色?
“世界 500強”普遍奉行“全員經營理念”,他們認為公司的所有員工都是經營者,“我是大老板,我的員工是小老板”。人員在這種“有福同享,有難同當”的企業里上班,做事也會賣力,更不會整天都去想怎么跳槽。
2、專人管理人力資源
企業發展在于人,對人力資源的管理是企業各管理環節中最重要的一環,大凡成功的公司或大的公司都會在內部設立人力資源部,并派專人管理、對人力資源進行專門監控,為企業發展提供人的動力。
3、要有一位得力的“老板”
“老板”是否得力,直接影響著某些有才能的員工的工作情緒,是表現良好的員工離開的誘因。
太陽投資公司人力資源部主管瑪麗·斯蒂爾說:“我們沒有完全意識到保留老一幫管理人員的影響,他們對公司的貢獻很小,幾乎不知道如何發展、如何輔導新進來的員工,并調動他們的積極性。因而,他們有可能是引起工作表現良好的雇員離開公司的原因之一。”為此,太陽公司正在逐漸地把他們調入非管理的拿提成的工作。這類工作,可將較差的工作表現表露無遺,而且他們只能得到與之相應的“補償”。
企業一定要有一位得力的“老板”,這些老板也應有一些得力的“小老板”,因為它是抑制員工流失、引發企業危機的重要因素之一。
4、發現員工準備跳槽并有可能帶走公司機密時,應有一套好的對策,以免公司遭受嚴重損失
美國國際管理顧問公司老板麥科馬克,有一次發現一個高級職員準備跳槽,并且計劃帶走一些客戶、檔案以及由他經手的機密情報。麥科馬克花了兩個星期左右的時間保護自己,然后派他到底特律出差一天,在這一天里,公司把所有的鎖統統換新,拿走了他的檔案及記錄,他回來后,公司便馬上請他走人,麥克馬克的智慧使公司免受了一次“劫難”。
5、采取措施,防止競爭對手挖“墻角”
前面說過,人有五種需要。企業只要滿足員工這五種需要,不給競爭對手可趁之機,就可以保全自己的員工,消除可能由人員流失引發危機的隱患。
6、約束離職人員的某些行為
在國外,員工離職后的行為經常受到《合同法》、《雇傭法》等一系列法律的制約,而且同行之間也有一些不成文的行規,如經理人跳槽后,一定年限內不能經營同一行業等,同時,原單位還會對經理人在這段時間內的損失做一些補償。這種做法很值得我們借鑒。
(五)企業要切實推行“人本”管理
企業是由人組成的,不論是經營還是管理都要以人為本。美籍華裔科學家、企業家王安在美國波士頓創辦了一家馳名世界的“王安電腦公司”,經過 40多年的艱苦奮斗,現在已擁有3萬多名員工,投資時的600美元已擴大為30多億美元,并使他擁有了榮譽、地位,還有16億美元的巨額資產。在管理人力資源方面,他認為公司是人組成的,能不能把每個員工的積極性發揮出來,關系到公司的興衰成敗。在具體工作中,他根據員工的不同類型、特點、技術專長和生活需要,實行不同的管理方式:他把設計和研制產品的工程師和科學家看成公司的靈魂,并給他們特殊的禮遇以示尊重,甚至在用詞上都特別講究,不用“雇傭”之類的詞;對一個有創造性的技術人員,即使他有令人難以容忍的錯誤和缺點,或是驕橫自負,或是相互對立,王安都會和他們搞好關系,使他們明白公司最了解和懂得他們的貢獻。這種做法調動了員工的積極性,王安公司也獲得了許多優異的成績。
1、要充分信賴下屬
信賴是力量的源泉,是留住人員工的基礎,是企業發展的保證。神谷正太郎原本任職于美國通用汽車公司,日本豐田汽車公司創始人豐田喜一郎看中了他在銷售方面的奇才,力邀他來豐田公司擔任汽車銷售的重任,神谷正太郎深受感動,放棄了“通用”高于“豐田” 4/5的優厚待遇,到“豐田”銷售部就職,由于豐田喜一郎對他無比信賴,神谷正太郎竭盡全力投入到汽車銷售中。豐田喜一郎去世后,他又為報答豐田家族,推舉其長子豐田章一郎學習銷售業務,對待章一郎就象對待自己的兒子,言傳身教,身體力行,既關懷備至,又嚴格要求,在神谷的悉心培養下,章一郎很快由豐田公司的副社長晉升為社長。
2、熱愛員工
熱愛自己的員工是經營者之本。一個優秀的企業家,只有做到了讓職工們認識到自己存在的價值和具備了充足的自信之后,才有可能與職工們產生內心的共鳴,事業才能發展。
土光敏夫使東芝企業獲得成功的秘訣就是“熱愛員工”,他在 70多歲高齡時,走遍了東芝在全國的各公司、企業,有時甚至乘夜間火車親臨企業現場視察,即使是星期天,他也會到工廠轉轉,與保衛人員和值班人員親切交談,和職工建立了深厚的感情。他曾經說過,“我非常喜歡和我的職工交往,無論哪種人,我都喜歡和他交談,因為從中我可能聽到許多創造性的語言,獲得巨大收益。”有一次,他在前往東芝姬路工廠途中,遇上了傾盆大雨,他趕到工廠,不用雨傘和站在雨中的職工們談話,激勵他們,并反復地講述“人是最寶貴”的道理。職工們很感動,他們把土光敏夫圍住,認真傾聽他的每一句話。講完話,土光敏夫的身上早已濕透,當他要乘車離去時,激動的女工們一下子把他的車圍住,她們一邊拍車窗一邊高喊:“社長,當心別感冒!保重好身體!更好地工作。你放心吧,我們一定拼命工作!”面對這一切,土光敏夫熱淚滿面,在今后的工作中,更加熱愛自己的員工了。
3、善于傾聽員工的意見或建議
瑪麗·凱的工作作風,給我們提供了一個很好的范例。在她的公司里,不論員工有什么委屈、困難,都可以直接找她申訴、反映,她一定抽空接見,并認真傾聽他們的談話,幫助他們解決問題,她曾接受并采納了許多員工的建議,。這一做法使員工的積極性和聰明才智得到了極大的發揮,原本平平常常的員工在她的幫助下也脫穎而出,嶄露頭角,成了瑪麗·凱手下得力的人員。
日本索尼公司總裁森田一直都與同事保持著密切的協作關系和往來。森田幾乎每天都要與手下的職員共進晚餐,并且經常聊到深夜。有一天,他看到一位青年面帶愁容,很不開心,便勸他把心里的話說出來。幾杯酒下肚,這位青年終于開口:“到索尼之前,我認為這是一家絕妙無比的公司,一個我愿意為之出力的企業,但事實上像我這樣的低級雇員只能服務于本處的頭頭。他代表著索尼,但他是笨蛋,而我所做的一切都得通過他。我感到很失望。”一席話猶如警鐘在森田耳邊敲響,他意識到公司里許多雇員都可能存在這樣的想法。于是,他在公司內辦了一張周報,用廣告形式把空缺的位置刊出來,使職工可以找到一個他認為能夠勝任的工作,使他的能力、積極性可以得到充分的發揮。
但是真正象森田這樣想的太少,這樣做的更少。
4、理解員工
理解是人天生就具有的一種欲望,人一旦得到理解,就會感到莫大的欣慰,更會不惜付出各種代價。
前面說過王安很懂得用人之道。有一次,一個研究對數計算器的工程師告訴王安,公司的工作計劃同他在幾個月前達成的夏季度假租房協議有很大的沖突,王安聽后當即表示,如果因為對數計算器打亂了他個人的計劃,他可用自己的別墅去度假。這種做法使這位工程師倍受感動,為了研究課題項目,他不僅沒有去別墅,反倒搭上了自己的整個假期。
5、關心員工
人最大的愿望是自己能得到真誠的關心和重視。如果企業家能真誠關心員工,便可以達到使員工愿為自己赴湯蹈火,在所不辭的效果。關心員工要從兩方面入手,一是關心員工的家庭,一是關心員工本身。
(1)關心員工的家庭
瑪麗·凱深深懂得,家庭是員工的支柱,是后備力量。 1983年,她得知公司一機械師的兄弟患了致命的癌癥,就給他寫了一封信,并附了一首詩,在信中鼓勵他振作起來,勇敢面對死神。瑪麗·凱的做法令這個機械師及家人非常感動,這位機械師曾說,“我的家庭是我的后盾,總裁這么關心我的家人,我一定全身心投入工作,以此對總裁表示感謝。”
(2)關心員工本身
阿瑟·利維為了研制閉路電視,錄用了一位頗有干勁的青年人比爾,比爾一上任便一頭鉆進了實驗室,整整干了一星期,在工作最緊張的時候,比爾一連 40多個小時沒有離開過實驗室,連吃東西都是請人送進去的,工作告一段落后,比爾在床上睡了一天一夜,當他醒來時,一眼就看到利維坐在他的床邊。利維拉著比爾的手,感動地說:“我寧愿不做這種生意,也不能賠上你這條命,搞研究的人少有長壽者,但我希望你能節制,你的心意我領了,就是研究不成功,我也不會怪你的。”僅此一番話,使比爾的心理發生了極大的變化,他不再只為工資,為個人吃飯而工作了,而是把研制新產品當成了他和利維的共同事業。不到半年的時間,閉路電視便研制成功,為利維公司的進一步發展開辟了廣闊的前景。
美國斯凱特朗電子電視公司總裁阿瑟·利維創業初期,在資金嚴重不足的情況下,為了研究一種新的顯像管,雇用了國內首屈一指的著名物理學家、電子掃描管的發現人羅森博士。羅森博士非常賞識利維,認為他有遠見,工作有魄力,尤其是對他平常體貼關懷學者的作風更為欣賞。這源于羅森自己的一次親身經歷。羅森雖為堂堂物理學家,卻很怕黑夜、打雷。有一天夜里,風聲大作,雷雨交加,房屋停電,到處漆黑一片。嚇得直發抖的羅森在床上縮成一團,利維冒雨跑進羅森博士的居室將他抱住,并小聲安慰他。雷雨一夜未停,利維也陪他整整一夜。從發生這件事起,在利維需要他的時候,不管條件有多艱苦,羅林都會主動跑去為他效力。
由此可見,激發員工的干勁,建立好的人緣關系并不需要特意花費很大力氣,也不一定要花大量金錢、給予優厚待遇,真誠的關懷可以使員工真誠地服從你的領導,心甘情愿為你拼命工作。“士為知己者死”說的就是這個道理。
6、要注意對待犯錯誤員工的態度
日本電機公司對待犯錯誤員工的方法是“引而不發”,將功抵過,功過抵消。有一次,情報科長因提供了錯誤的市場信息,致使企業領導做出錯誤決策,使企業蒙受了重大的經濟損失。總經理想:情報科長可能是“好馬失蹄”,一時大意而判斷錯誤,如果把他撤掉會毀掉一個人員,于是就找來情報科長并告訴他,要對這次錯誤作處理,但沒有說具體怎樣處理。在今后的一段時間里,情報科長為挽回因自己的錯誤而造成的損失,一直兢兢業業的工作,為企業決策做了很多重要的貢獻。總經理覺得,情報科長對自己的職務是很稱職的,上次出現的錯誤,只是個意外。他再次把情報科長叫過來,明確地告訴他,他的貢獻很大,本應給予嘉獎,但因前次的問題還未做處理,故將功抵過,既不嘉獎,也不處分。情報科長及其他員工對總經理的處理方法都感到很滿意。
對待犯錯誤的員工要采取合適的方法,不能魯莽,更不能草率,以免給企業造成不應有的損失。
7、不要輕易否定員工的才干
財務管理制度
第一章 總則
第一條 為提高公司及控股成員企業財務管理與會計核算水平,逐步實現規范化、制度化、信息化的科學管理,達到對經濟活動及收支全過程實行有效監控,同時提高財務運作效率的目的。依據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國公司法》、《企業會計制度》、《企業會計準則》以及其他相關法規,結合公司的特點和管理要求制定本制度。
第二條 本制度制定的原則和宗旨是:改制先行、規范管理、穩健高效、量入為出。充分調動全員積極性、創造性,力求最合理、最有效地利用一切資源,用最少的物化勞動及活勞動,獲取最大的經濟效益及社會效益。使全體企業不斷發展壯大。
第三條 本制度是公司及控股成員企業在經濟活動中的財務管理與會計核算的總綱,適用于全體企業。
第四條 本制度經必要的程序討論通過后,自 年 月 日起施行,原有相關制度與本制度不符或有抵觸部分同時廢止。本制度由董事長簽署轉發總經理執行,并授權財務部負責具體解釋。
第二章 財務管理與會計核算體制
第五條 公司及控股成員企業財務體制實行:越級任免、雙線考核;垂直管理、分級運作;賬款分管、相互監控的財務管理與會計核算機制。
第六條 財務管理與會計核算組織架構圖
財 務 經 理
(一)、改制期間財務組織架構圖
(二)各崗位職責:
一、財務經理(經理)崗位職責:
(一) 崗位名稱:財務經理(經理)
(二) 直接上級:公司(公司)總經理、董事會
直接下級:財務主管(財務部長)
(三) 本職工作:負責公司及子公司財和物的管理工作
(四) 直接責任:
(1)在總經理領導下全面負責公司的財務管理工作;
(2)編制各項目預算、財務收支計劃、信貸融資計劃,擬訂資金籌措和使用方案,開辟財源,有效地使用資金;
(3)監督公司財務計劃的執行\決算\預算外資金收支與財務收支有關的各項經濟活動及其經濟效益;
(4)建立健全經濟核算制度,利用財務會計資料進行經濟活動分析;
(5)參加總經理日常經營管理工作會議,參與經營決策,審查或參與擬定經濟合同或其它經濟文件;
(6)協調財務部與各子公司的關系,正確處理銀行、稅務部門關系;
(7)及時與財務部人員溝通,不斷提高財務人員的素質及公司的財務管理水平,督促檢查財務部人員業務工作和公司財務核算,嚴格考核,并做好檢查記錄,提出整改意見。
(8)財務部與子公司負責人定期召開例會,對本公司經濟活動進行檢查和分析,一經發現薄弱環節,及時采取措施,妥善處理解決;
(9)審核公司財務報告及稅務報告,簽發材料、設備、費用等資金的收支,確認后進行另協調與其他單位的資金往來與結算。
(10)定期收集公司與子公司:會計月結報表、財務分析報告、進行分析整改處理、有向總經理匯報情況。
(11)合理分配會計部門的人員的工作。
(12)承辦公司領導交辦的其他工作;
二、 財務管理中心財務主管(部長)崗位描述
(一) 崗位名稱:財務主管(部長)
(二) 直接上級:財務經理
(三) 直接下級:財務中心職員
(四)主要職責
(1)具體執行有關財務制度,帶領財務部人員完成公司的日常工作;
(2)按照經濟核算原則,定期檢查,分析公司財務、成本、費用和利潤的執行情況,挖掘增收節支潛力,考核資金使用的效果,督促本公司有關部門降低消耗、節約費用、提高經濟效益,及時向公司提出合理化建議,當好公司參謀;
(3)詳細審核財務會計每張憑證、有關的內容、數字、金額、期限、應收應付、手續等是否準確無誤,簽名確認無誤才安排會計過帳;
(4)負責各項目的帳總體策劃設帳、安排處理報表,另在規定的時間內上交國家有關部門要求上報的資料:(包括報稅、納稅資料、統計資料等);
(5)查閱了解公司財務的計劃資料、合同和其他有關經濟資料,糾正財務中的差錯弊端,
規范公司的經濟行為;
(6)協助財務經理辦理:融資、評估、信貸、辦證等業務;
(7)完成總經理與財務經理交付的其他工作。
(四)主要職責
(1)具體執行有關財務制度,帶領財務部人員完成公司的日常工作;
(2)按照經濟核算原則,定期檢查,分析公司財務、成本、費用和利潤的執行情況,挖掘增收節支潛力,考核資金使用的效果,督促本公司有關部門降低消耗、節約費用、提高經濟效益,及時向公司提出合理化建議,當好公司參謀;
(3)詳細審核財務會計每張憑證、有關的內容、數字、金額、期限、應收應付、手續等是否準確無誤,簽名確認無誤才安排會計過帳;
(4)負責各項目的帳總體策劃設帳、安排處理報表,另在規定的時間內上交國家有關部門要求上報的資料:(包括報稅、納稅資料、統計資料等);
(5)查閱了解公司財務的計劃資料、合同和其他有關經濟資料,糾正財務中的差錯弊端,
規范公司的經濟行為;
(6)協助財務經理辦理:融資、評估、信貸、辦證等業務;
(7)完成總經理與財務經理交付的其他工作。
四、成本會計崗位職責
(一)、崗位名稱:成本會計
(二)、直接上級:財務主管(部長)
(三)、本職工作:成本核算
(四)、直接職責:
(1) 成本核算資料的收集(材料、人工、工時、費用)
(2) 各部門相關報表的收集與審核
(3) 固定資產管理與相關憑證的填制
(4) 費用項目控制與相關憑證的填制
(5) 每月成本核算、相關憑證的填制及成本資料的裝訂
(6) 編制會計報表
(7) 跟蹤成本核算相關環節數據處理
(8) 完成其他日常相關會計工作
五、材料會計崗位職責
(一)、崗位名稱:材料會計
(二)、直接上級:財務主管(部長)
(三)、本職工作: 應付帳款的管理、材料核算
(四)、直接責任:
1、 材料進倉復核及發票的簽收。
2、 材料收入記賬。
3、 月結供應商對賬及結算。
4、 月底與倉庫、采購的對結賬,確保準確、無誤、數據一致
5、 確保庫存信息的準確、及時;
6、 采購部下來的供應商付款計劃及時整理報送上級審批
7、 財務主管交待的其他工作。
六、應收會計崗位職責
(一)、崗位名稱:應收會計
(二)、直接上級:財務主管(部長)
(三)、本職工作:應收帳款的追收、業戶往來帳核對、發貨單裝訂、錄入,空白單保管
(四)、直接責任:
1、 領取出倉單交營業中心領用;
2、 收取送貨單,登記入帳;
3、 每天早上9點收昨天的貨物放行條,核對;
4、 憑發貨單入銷售帳,(97,用友,手工帳三套)
5、 對帳,編制報表:每月5號前,編制對帳單,電腦帳齡分析報表,銷售月報表;
6、 單據保管,整理單據,裝訂成冊,歸檔保管;
7、 審核收款單據,監督收款情況。
8、 協助追收貨款;
9、 財務主管交辦的其他相關事務
七、出納崗位職責
(一)、崗位名稱:出納
(二)、直接上級:財務主管(部長)
(三)、本職工作:日常收付、銀行結算、資金調撥、銀行信貸手續
(四)、直接職責:
(1) 認真執行現金管理制度;
(2) 處理現金收付和銀行結算業務,貨款要及時存繳銀行,不準挪用現金和“白單抵庫”“ 不準簽發”“空頭支票”;
(3) 一切結算業務(包括銀行存款、現金)都必需按照財務規定以及開支范圍、內容、標準辦理,不得弄虛作假,打埋伏,做到日清月結、帳目清楚,并逐日、逐筆地登記現金銀行存款計算機日記帳;
(4) 管理好蓋有公司財務章的所有憑據及有價證券;
(5) 協助有關部門積極追收貨款及欠款,加快資金回籠和周轉使用;
(6) 堅持結算原則,必需做好下列三條:1.錢貨兩訖;2維護購銷雙方正當權益;3銀行不予墊款;
(7) 協助主管會計辦理借貸款手續并記錄清楚;
(8) 建立健全現金出納各種賬目,嚴格審核現金收付過程;
(9) 嚴格支票管理制度,編制支票使用手續,使用支票須經財務經理簽字后,方可生效。
八、財務文員崗位職責
(一)、崗位名稱:文秘員
(二)、直接上級:財務經理
(三)、本職工作:報銷單證初審、內部文件收發、會計檔案管理
(四)、直接職責:
1、 財務文書、賬表的打印呈報,財務制度、規定和通知的收發傳達,財務例會等會議
紀要處理工作;
2、 財務管理制度、會計核算制度,會計憑證、賬薄、報表存檔、保管、
借閱工作;
3、協助主管會計開展其他事務工作;
4、代表財務部對公司內、外聯絡工作;
5、完成財務經理、主管會計交辦的其他工作。提出問題及改進工作的措施建議
九、辦稅會計崗位職責
(一)、崗位名稱:稅務會計
(二)、直接上級:財務主管(部長)
(三)、本職工作:開具發票、報稅、辦理所有涉稅事項
(四)、直接職責:
1.負責購買、填開、核銷發票,匯總開票資料進行抄稅。
2.錄入當月開票對應出倉單的產品明細,交成本會計核算。
3.負責抵扣聯認證數據錄入,月底進行進項發票后臺認證。
4.填制相關科目的會計憑證。
5.計算各類稅金,填列稅務報表進行納稅申報。
6.及時向主管傳達稅務信息及資料。
7.將要負責“免、抵、退“稅 管理系統,辦理出口退稅備案、申報退稅事項。
第七條 財務組織隸屬關系:
1、 財務經理:行政上接受總經理領導;財務結果及業務上為董事會(局)負責。在經營管理、企業管理上為總經理和董事長當好參謀,為改制上市承擔改制策劃職責,對整個經營過程及其結果、財務收支、預(決)算進行總的控制和監督。
2、 財務主管:財務管理與會計核算均對財務經理負責,財務結果首先接受財務經理的檢查、指導與管理。日常業務負責總賬、報表、分析;并檢查屬下工作,處理日常財務事務。
3、 財務一般會計:隸屬于財務主管會計管理,嚴格按財會制度及崗位責任明細分工,處理各自崗位工作。
第八條 各級財務人員的任免權
下列職位人員由董事長、總經理和財務經理分別決定任免,統一由企業人力資源部下發任免通知:
①、財務經理由董事會決定任免,董事長簽發任免通知;總經理對其任免有建議權;
②、主管會計、倉庫主管由總經辦決定任免,總經理簽發任免通知;財務經理對其任免有提名、考核、錄用建議權;
③、一般會計員、出納員由財務經理決定任免,總經理簽發任免通知;主管會計對其任免有提名、考核、錄用建議權;
第九條 對各級財務人員的考核評估權
1、 企業財務部經理、副經理、經理助理的任職和工作情況由控股財務部和本企業總經理分別組織考評;日常工作的獎懲由本企業總經理決定并施行,但董事長對其錯誤的獎懲可隨時進行修正,重大的獎懲需要董事會或董事長決定,董事會對任何一級給予企業財務負責人的錯誤獎懲都可隨時進行修正。
2、 控股公司其他財務人員的任職和工作情況由控股財務經理組織考評;日常性的工作獎懲可由控股財務經理決定并施行,重大的獎懲由董事長決定。
3、 企業其他財務人員的任職和工作情況由本企業和控股財務部共同進行考評;日常性的工作獎懲由本企業財務經理依據有關規定決定并施行,重大的獎懲由本企業總經理決定,董事長對各級財務人員的錯誤獎懲隨時可進行修正。
4、 財務除履行財務部門的基本職能外,還需對各控股企業的財務管理工作進行指導、監督、檢查,并定期組織財務人員分期分批進行品德品質、專業技能、業務流程培訓。
5、 上述對各級財務人員的考評,由企業總經辦和人力資源部與財務部,共同對其進行考核,評估與培訓。
第三章 財務計劃管理
計劃管理是企業管理活動的重要組成部分,也是確保控股公司既能靈活高效地運作,又能有效監督和控制的重要手段,經營計劃及財務收支計劃是計劃管理的核心部分,因此,控股公司及子公司必須加強財務計劃管理。
控股公司及子公司需編制的財務計劃主要有年度財務預算和月度財務計劃。
第十條 年度財務預算的編制
1、 控股公司及子公司均應根據其年度經營計劃和工作計劃以及上一年度財務預算的執行情況和當時內部外部的經濟環境編制新年度的財務預算。
2、 年度財務預算的內容:編制程序和時間。控股公司在編制年度財務預算時必須以穩健謹慎的態度,做到量力而行,量入為出,收支平衡,略有節余,力求降低經營風險、財務風險。對一些規模較大的投資項目可作計劃外單列,但必須落實融資計劃后方可進行。
第十一條 月度計劃的編制
根據上月的經營情況和上月計劃的執行情況進行綜合分析,并以年度經營計劃和財務預算為基礎,編制當月計劃。
1、 月度計劃包括以下幾項:
①、資金收支計劃;
②、物料(物品)采購計劃;
③、物料(物品)領用計劃。
2、 月度計劃編制的程序
①、企業的資金計劃由本企業財務編制出方案,經本企業總經理審核同意后于當月3日前送控股財務部,經控股財務經理和資金經理合審后送常務副總裁批準執行,并抄報總裁備案;控股資金收支計劃由控股財務經理與資金經理共同擬定方案,于當月5日前送常務副總裁審核后報總裁于8日前批準執行,并抄報董事局備案。
②、企業的物料、物品采購計劃由采購負責人根據本月的生產計劃和庫存情況編制當月的采購計劃,于當月3日前送財務經理(經理)審核后報總經理批準執行。控股公司的物品采購計劃由總裁辦根據各部門的申請和需要編制采購計劃送財務經理審核后報總裁批準執行并備案。
③、企業本月物料(物品)的領用,均須使用部門于上月20日前報財務部,經財務經理(經理)審核同意后報總經理批準后執行。控股公司同期由各部門匯總送總裁辦審理匯總,送控股財務經理審核同意后,報總裁批準后執行。
④、物料(物品)的庫存應努力向最低儲存量或零庫存的管理目標靠攏,不能實現零庫存時,也應追求最合理的庫存量,以核定儲備資金定額。庫存量的核定由財務部牽頭,組織生產主管、倉庫主管、營銷主管、采購主管共同研究,制定方案交總經理批準后執行。
3、 計劃的實施管理
①、根據年度經營預算和財務收支預算,給多經營部門下達經營指標,同時對各部門下達費用控制指標,與各部門的崗位目標管理和效益工資發放結合起來,實行責、權、利互為一體,獎懲分明。
②、每月初必須對上月的計劃執行情況進行分析比較,對各指標的執行結果闡明原因,并提出本月計劃實施所采取的措施,編制計劃執行報告。
4、計劃及其執行結果的上報和審計
①、年度結算:年終控股公司及子公司將本年度的經營預算和財務收支預算中的各項計劃指標與執行結果進行比較,并用文字作出說明,形成本年度結算報告,于下年度元月15日前送控股財務部,控股審計專員室。控股財務部在元月25日前完成控股公司年度結算報告,送達總裁及董事局;審計專員室需在元月31日前對各企業上年度的經營結果審計完畢,并報總裁及董事局。
②、月度報表:
A、 月度會計報表內容包括資產負債表、損益表、本期經營預算執行情況表、經營收入明細表、成本計算明細表、管理費用明細表、銷售費用明細表、應收賬款明細表、應付賬款明細表、產成品庫存明細表、發出商品明細表、輔助報表、財務情況說明書等文字分析材料。
B、 企業每月的會計報表應于次月8日前一式四份分別報送:董事長、控股財務部、審計專員室、總經理。對外稅務局、銀行、政府機構等部門于10日前報送資產負債表和損益表(年報加多現金流量表);控股公司報表于10日前匯總上報總裁和董事局。
C、 本月資金計劃表和上月的資金計劃執行報表內容包括:上月資金結余、當月的資金來源(本月銷售資金收入、應收賬款及預收賬款收入、借入籌措資金等)、資金使用(購貨物料款、在建修建開支、人工工資、管理費用、財務費用、銷售費用、歸還借入籌措資金等資金去向)本月資金結余。
D、 本月資金計劃和上月資金計劃執行情況,于次月8日前同期按程序完成。子公司上報的月度資金計劃,經控股公司審核批準后,必須嚴格按計劃執行。
第四章 資金管理
第十二條 貨幣資金的管理
1、 控股及子公司的庫存現金限額為10000元,超過限額部分當天存入銀行,特殊需要超出限額的必須經財務經理(經理)批準,并采取特別措施確保現款安全。但任何情況下不得超過20000元,如有超過的必須經資金經理批準,并采取特別措施確保安全,做到萬無一失。
2、 必須加強對營業現金收入的管理,不得從營業部門收入的現金中直接開支、挪用現金、坐支現金,原則上特殊情況30000元以內必須經資金經理和本企業總經理共同批準,超過部分必須經總裁批準。
3、 個人因公借款管理
①、 嚴格控制借款,因業務需要長期借用備用金的,應嚴格控制范圍和限額,一人借用累計金額在3000元以內的,企業由總經理批準,批準后由財務部控制,原則上舊賬不報,新賬不借,借款限額不得超出本人一個月的工資總額。
②、 所有個人因公借款均需統一使用專用借款借據。在辦理還款手續時,由財務部出納員開啟有財務專用章的收款收據,會計員同時填制收款憑證,詳細列明還款時間、金額和經收人等事項。
4、 合理控制現金支付的范圍和限額
①、 現金支付的范圍:
A、 支付給職工的工資、獎金、津貼、福利費等款項;
B、 支付給城鄉居民個人勞動報酬費,(如搬運費、其他服務費);
C、 支付出差人員必須隨身攜帶的差旅費;
D、 1000元以下的零星支出,以及必須用現金支付的其他支出。
②、 現金支付的限額及審批權限:支付業務款項給公司外的單位或個人金額超過1000元的,原則上需采用轉賬方式或現金支票付款,不予現金支付。特殊情況如有限額規定的,按各級審批權限規定執行。(后補)
5、 現金付款的手續和規定
①、 在收付現金時必須認真詳細審查現金收付憑證是否符合規定,包括:開支標準,主管人員審核、財務部復核、經辦人和證明人簽章,憑證是否齊全、合法,付款批準人的權限是否生效等。
②、 所收付的現金必須認真清點,既要點大數也要點小數。
③、 要支付現金前,必須復核用款批準手續,報銷單據和報批手續,具備合符規定的手續和憑證后才予以付款。凡收付現金,必須一律開具憑證,并在發票,收付款單據或原始憑證上加蓋“現金收訖”,“現金付訖” 字樣的戳記。出納人員還必須及時根據憑證記賬,盡快使用電腦記載現金日記賬。
④、 支付現金時原則上由收款人當面簽收,否則需有收款人的有效委托書方能代收代轉。為避免嫌疑,原則上本公司經辦人不得接受委托。
⑤、 出納人員必須每天核對現金數額,檢查庫存現金情況,要保證現金的賬存與實際庫存相符,嚴禁以白條抵充庫存,嚴禁挪用庫存現金。會計人員應定期檢查出納的庫存現金是否與賬存相符。發現庫存現金的長余或短缺,應立即作出記錄,及時查明原因并向領導報告。
⑥、 存取現金時,要注意安全,存取余額在10000元以上的必須由財務經理(經理)派人陪同前往,20000元以上的必須由單位派車前往,無車輛提供時不得辦理存取款。由于疏忽被偷搶的,由有關人員承擔損失。
第十三條 銀行存款的管理
1、 凡公司開設的銀行賬戶,嚴禁以私人名義開設,切防出現漏洞。
①、 凡公司開設的銀行基本結算支票賬戶,報控股財務部和資金經理批準后開設,已開設的須報控股財務部備案。
②、 公司確因業務需要,須以私人名義開設的銀行賬戶,須公司申請,報請董事長聯批后方能開設,并應切實做到賬款分人管理,達到相互監控的目的。
2、 送存銀行的款項,應填制“繳款單”,連同現金或轉賬憑證等送存銀行,并將“繳款單”或“銀行收款通知”據以登記入賬。
3、 到銀行提取款項或轉出款項時,應開出“現金支票”或其他結算憑證,并及時根據支票存根,結算憑證付款聯登記入賬。
4、 出納人員不得簽發空白支票。為方便外出采購等工作,準許領用半空白結算支票,但必須填寫日期,受票單位全稱、用途,只空出金額欄,并注明最高限額。同時。一個人領用的支票不得超過兩張。凡領用半空白支票者必須在辦完事后回到公司的第二天即報賬。所有期票統一由出納員收簽保管,并與資金經理做好日報工作。
5、 出納人員應定期與銀行核對存款,每月至少核對一次,在接到銀行對賬單后,應逐筆核對借貸發生額和余額。發現記賬錯誤,要立更正。屬于銀行的差錯,要及時通知銀行更正。發現未達賬款,應編制“銀行存款余款調節表”。對未達賬款應加強管理,備查登記,如發現有上月未達賬款本月未有記錄,財務主管應認真查明原因及時處理。
6、 各成員企業對收付款項的結算,要依據《票據法》、《銀行結算管理辦法》等相關制度并結合自己的實際情況制定一種或幾種結算方法,對實施的結算方法要有詳細的操作程序,以保證企業財產和資金的安全完整。對水電費、郵電費、保險費不準與銀行簽訂長期委托自動劃賬協議,必須按期支付。經辦人違反操作規定而造成的損失,一律由經辦人承擔。
7、 凡企業行為所發生的一切收支均由財務統一收付,任何部門和個人均不得擅自收付(包括員工各種按金、處罰款等)。
8、 外匯收入管理。一切外匯收入歸公司所有,任何人不得私自換取。當付款人經外幣結算時,兌換率經資金經理核準。
9、 公司對外舉債管理。公司確因業務發展需要或資金臨時短缺,須對外借款時,由公司提出申請報董事長批準后,方可借款。
10、 各種有價證券、支票、印鑒管理:有價證券由現納員專人保管,由會計員核對并做好備查簿。支票管理由出納員每日登記支票收支備查簿,其支票存根聯或廢作支票均應保存,不得廢棄撕毀;印鑒保管由資金經理和出納員分項管理,堅持“印鑒分開、賬款分管”原則。
填寫支票要規范、整潔、清晰,記錄錯誤應按規定的會計更正方法進行更正。其他事宜按《財務部崗位責任制》和《企業會計制度》執行。
第五章 固定資產管理
固定資產的界定:
使用年限在一年以上的房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具以及其他與生產、經營有關的設備、器具、工具等。
不屬于生產、經營的主要設備的物品,單位價值在2000元以上,并且使用年限在2年以上的,視同為固定資產。
第十四條 固定資產的管理
1. 固定資產按國家財經制度及行業特點,統一分類編號,非通用固定資產由企業自行編號,報控股財務部備案后使用。
2. 固定資產實行三級管理:財務部、工程部、使用部門。帳務管理主要由企業財務部負責,實物管理由工程部固定資產管理員及實際使用資產的部門負責(部門負責人有義務管理好部門使用的資產),應建立固定資產賬卡及明細賬,同時建立健全固定資產移交和增減變動(包括廢棄更新)的處理和登記手續,企業內部轉移由企業自行調整入賬,成員企業之間轉移及增減須報控股財務部辦理轉移和增減手續
3. 公司及控股子企業的財務部均須指定專人對固定資產進行專門的管理,登記固定資產卡片,對資產的轉移、增減及時掌握,變更相應的登記資料。
4. 各成員企業要按照誰使用誰管理的原則,落實使用管理部門,該使用部門經理即為該項固定資產的管理負責人,然后部門經理需落實實物管理責任人。
5. 在固定資產交接、驗收、清查盤點時,企業財務部和使用部門經理以及責任人均需簽名確認,呈報總經理和控股財務部備案。
6. 企業財務部每年定期組織盤點一次,控股財務部即時抽查。如有盈虧問題,必須認真查明原因,經總經理提出意見后報總裁及時處理。對于盤虧的固定資產必須追查清楚,如屬失竊的,除追究當事人的經濟或法律責任外,還要追究使用部門負責人和實物管理責任人的經濟責任。對于損毀的固定資產,使用部門負責人和實物管理責任人寫出書面解釋,同時查明原因,如因人為責任或失職行為造成損毀的,要追賠經濟損失,如有意破壞的,則通過法律途徑追究法律責任。
7. 對專業性強的設備,必須訂立操作規程,并指定專人操作,無公司許可上崗條件者,絕對不允許操作;汽車原則上一人一車,專人負責,不允許非專職司機駕駛,對已取得駕照但無駕齡的也不允許駕駛,特殊情況需經總經理、總裁批準。
第十五條 固定資產的增減
1. 固定資產屬于人為殘損的報廢,原值在5000以下,由企業使用部門經理和財務經理(經理)提出當事人應該賠償的金額,并填寫余額部分的報損單交總經理審批,報控股財務部備案;屬控股公司的報總裁批準。屬于自然殘損的按程序分別由總經理、董事長、總裁審批,控股財務部及企業財務部按資產隸屬關系調整賬面記錄。
2. 凡資產的大修及添置、更換,必須履行相應的審批程序及手續,10000元以內由總經理批準辦理,超過部分報經總裁或董事長批準后辦理,合同報財務備案。
3. 凡固定資產變賣或向外轉移,調出調入(含內部調動),原值在10000元以內的,經企業總經理同意,由控股財務經理批準后辦理;超過部分需報董事長、總裁批準;超過100000元報經董事局備案、核批,企業內部轉移由總經理審定。
4. 控股財務部及子公司在制定財務管理實施細則時,要具體明確設施、設備維修(含非固定資產的維修)的審批、驗收報銷程序。
第六章 低值易耗品及印刷品管理
低值易耗品是指單位價值50元以上,2000元以下,使用年限在一年以上或不具備固定資產界定條件的各種設備、用品、物品;
第十六條 低值易耗品的領用
1. 月前,各使用部門必須上報其領用計劃經財務部審核后送總經理(控股公司送總裁辦)批準后執行。領用時由使用人填寫“領用申請單”,倉庫憑其單開具領料單(一式三聯)。第一聯倉庫留存,第二聯系實際倉庫月底匯總上交財務部,第三聯領料部門備查留存。
2. 除一次性用品外,必須實行“以舊換新”,否則一律不得領發新品。專業性較強的用品需經非使用者的專業人員鑒定確屬自然損壞不能使用的才能換新。
3. 超計劃領用的,應由使用部門寫出書面原因,送財務部審核后呈總經理(控股公司呈總裁辦)批準,方可領取。
4. 對報廢低值品的,財務部設相應賬簿進行數量反映,隨時記錄形成報廢原因,詳細列出清單。對管理不善和人為浪費及損毀造成報損的,應追究使用人和部門直接負責人責任。
第十七條 個人使用公司物品的管理
1. 凡公司員工個人領用的物品除在出庫領用單上具備齊全手續外,還必須在“員工領用登記卡”上登記,卡名一式兩份,一份個人保存,一份財務倉庫保存。工作離退,個人卡片必須辦理清退手續,財務部方能給予結算工資。
2. 財務部應認真稽核各部門領料,隨時掌握各項目、各部門低值易耗用情況。對超金額的非正常耗用應即時查明原因,追究有關人員責任的應如實上報情況,以便完善成本核算,加強成本監控。
第十八條 印刷品的管理
1. 凡涉及控股公司及子公司企業形象的印刷品,一律由廣告設計人員設計,企業總經理(控股公司報總裁)批準,影響面廣且使用時間較長的尚需報控股策劃推廣專業人員審核后送總裁批準,方能付印。
2. 所有印刷品在付印前,必須經財務部審核同意,再按程序和權限報批,經批準后統一交由采購供應部承印。
第七章 費用開支管理
目的:為嚴格控制非生產性費用開支,防止鋪張浪費,提倡勤儉節約,費用包括:差旅費、探親費、職工福利及教育費、業務費、辦公用品費、電話費、車輛費等。
第十九條 差旅費開支標準
1. 伙食、住宿費標準
① 控股公司助理總裁及以上人員出差可實報實銷;年銷售額超計劃目標任務的企業副總、助總及人員可住至三星級酒店(賓館)標準房,一般沒有請客的餐費,正餐40元內,早餐20元內。改制期間總助、財務經理、副總、總經理及以上人員出差可實報實銷;年銷售額超計劃目標任務的部門負責人及以上人員可住至三星級酒店(賓館)標準房,一般沒有請客的餐費,正餐30元內,早餐15元內。
② 其余人員的標準見下表:(單位:人民幣)住宿費、伙食費補助標準,包干使用。
③ 甲類指控股公司一級部門經理、副(助)經理及以上人員及高級工程師、會計師、高級經濟(評估)審計師或相應待遇的特聘人員和年營業額超計劃目標任務的企業部門經理及以上人員;乙類指控股公司二級部門正副職,企業一級部門正副職、工程師、會計師、經濟(評估、審計)師及享受相應待遇的特聘人員;丙類指控股公司主管級人員、企業、二級部門經理以下管理人員及享受相應待遇的特聘人員;其余為丁類。
改制期間現有組織架構人員,按其職位參照上述分類執行。
2. 出差交通標準
① 控股公司助理總裁及以上人員可實報實銷,年銷售額超計劃目標任務的企業副總、助總及以上人員可乘飛機(經濟倉位)、輪船(二等艙)、火車軟臥或空調軟席,出差地包乘出租車。
改制期間總助、財務經理、副總、總經理及以上人員,以及年銷售額超計劃目標任務的企業副總、總助及以上人員,參照上述標準執行。
② 甲類人員出差地可乘飛機(經濟倉位)、輪船(二等艙)、火車軟臥,在住宿地可乘短程出租車(每天50元內)。
③ 乙類人員出差地可乘飛機(經濟倉位)、輪船(二等艙)、火車硬臥、在住宿地可乘出租車、摩托車(每天30元內)。
④ 丙、丁類人員出差外地,可乘火車硬臥、空調硬席、輪船三等艙。市內不得乘座的士車,但可報市內公共汽車、摩托車費(每天20元內)。
⑤ 凡超標準,控股公司人員需事前續主管經理批準,企業人員需事前經總經理批準,否則不予報銷超標準部分交通。
3. 差旅費報銷程序及有關規定
① 市內出差三天之內、省內市外一天之內經部門經理(主管)批準即可出差;市內4天及以上、市外二天及以上,企業人員除助總及以上可隨時向總裁口頭請示出差外,其余人員一律需事前填報出差申請表,凡超過上述天數的,一律報總裁、董事長批準后方能出差。
② 差旅費的報銷,一律憑有效票據,由部門經理和財務經理(經理)聯合審核后,控股公司報總裁(董事長)、企業的報總經理(分管副總)批準;控股公司及子公司高層人員報銷,一律經總裁(董事長)核批。
③ 凡超支的差旅費一律由個人承擔。人員趁出差機會,事前未經主管領導批準,而擅自繞道探親、訪友、旅游者,其繞道費用全部由出差者個人自行支付,同時作違紀論處,并以相應工資及浮動工資處罰。
④ 以上標準只限于短期公差,不適宜銷售人員及長期住勤、學習和會議。長期住勤、學習及會議由派出單位和控股財務經理視情況共同商定。
⑤ 市內及省內附近地區出差的,夜晚盡量爭取返回,不得隨意借故入住酒店,特殊情況除外(時間緊迫或來回費用高出酒店費用的)。
⑥ 改制期間公司參照上述程序及規定辦理。
第二十條 探親費用報銷標準
由公司人力資源部制定改制期間、上市公司探親費用報銷標準(略)
第二十一條 員工教育經費
1、員工教育所需經費,企業按工資總額的1.5%提取的額度內掌握開支。控股公司及子公司應根據培訓要求、全員素質基本狀況安排,但每年總額開支不得低于10萬元。
2、教育經費開支范圍:
① 公務及業務費:教員的辦公、差旅費、教學用具的維修費,教師教學實驗和購置講義、資料等費用。
② 兼課酬金:聘請兼職教師的兼課酬金。企業有一技之長專業性強者的授權獎勵及標準,由企業人力資源部制定報批。
③ 設備購置費:培訓中心購置一般用具、儀器、用書、電器設備等所需費用。
④ 代培訓費:由控股及子公司選派人員到院校或外單位代為培訓所支付的培訓費。
⑤ 員工教育經費:由控股或子公司人力資源部根據培訓需要,擬訂開支計劃,企業的經總經理批準后方可開支,超限額和控股公司由總裁(董事長)批準后方可開支。
第二十二條 宣傳廣告費
1. 宣傳廣告費的開支范圍:宣傳控股及子公司企業的印刷品、年歷、贈品、大型演出活動的贊助開支,報刊、雜志等媒體的廣告宣傳、電視廣告制作及播放開支等。
2. 宣傳廣告要注重效果和效果評估,廣告費的開支要有透明度和有力的監管措施,總經辦必須參與詢價談價、評估結算的全過程,當客觀條件不便參與時,可委托或授權其他部門人員參與,任何情況下不得將策劃設計、詢價、結付均由一人經手完成,否則追究總經辦和審批人的責任。
3. 宣傳廣告費的總量控制在全年銷售收入的2%的范圍內。
第二十三條 辦公用品管理
1. 辦公用品應提倡節約精神,控股及子公司各部門用于辦公所需的文具、紙張、筆墨、計算器具、賬冊、憑證以及其他辦公用品,每月采購計劃和領用計劃報領導審批后,統一交由采購部門購進,由倉庫保管,各部門按月領用。凡辦公用品除個別零星急需購買外,各部門不得自行采購。
2. 公司總經理級可以配備手提式電腦,特殊部門,確有工作需要的,經申請批準后,可以購領。
3. 各部門領用辦公用品,必須按程序經領導批準,經部門負責人簽字后,方可到倉庫領用。
4. 各成員企業確定單獨核算,財務部門對辦公用品在管理費用中列支,并按部門設立賬戶。
第二十四條 員工福利費
1. 按不超過總額的14%的比例提取使用,控股公司計提,屬外資的子公司不予計提;其開支范圍包括:
① 公司集體福利活動開支;
② 員工宿舍、飯堂的設備設施購置及維修;
③ 員工醫療費;
④ 用于員工其他方面的福利及設施開支。
第二十五條 交際應酬費
1、 交際應酬費的開支必須從嚴掌握,非不得已,一般不出外就餐,確需出外就餐時,公司的陪伺人員不得過多,變成內部消費。
2、 各職務權限每次開支最高標準
董事及以上級 實報實銷
總經理 2000元以下/次
副總、總助、總監級 500元以下/次 報請
部門經理 200元以下/次 報請
3、 原則上不在外消費掛賬、不設最低消費。年度指標按銷售額的1‰控制交際應酬費總額,但最高不得超過3‰。對外辦事處與個人激勵掛鉤部分除外。
第二十六條 其他費用規定
其他費用包括郵電費、水電費、小車費、報刊費等,這些費用的開支應大力動員公司全體員工積極厲行節約。
1、 郵電費的開支做到通話時長話短說,言簡意賅,能傳真的則傳真,同時杜絕用公司電話閑談及打信息臺。手機原則上不配置,手機話費限額包干,超支自付,改制期間手機話費原則補貼標準為:
級別 補貼標準 備注
董事以上 實報實銷
總經理 400元/月
副總經理、總監、總助 300元/月
部門經理 200元/月 報批
其他主管級 100元/月 報批
特殊崗位和情況由總經理確定,財務部直接在工資中支付,不再填列報銷單據。
2、 水電費的開支:必須加強管理,防止浪費,能實行定額管理的盡量實行定額管理,節約獎勵,超額自付,以提高員工節約用水用電的自覺性。