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關鍵詞 科研管理 信息化 高校科研項目 企業科研項目
中圖分類號:G311 文獻標識碼:A
科研項目管理信息化是隨著社會發展的必然發展趨勢,依托于現代信息技術和網絡技術,信息化管理以絕對的優勢贏得了使用市場,現在絕大部分高校和科研單位都已經建設了科研項目信息化管理系統。科研管理是對進行科研工作中所涉及的經費問題、人員和其他具體操作問題的管理,在前期準備工作中和科研過程中都具有重要的作用,因此,需要保證科研管理的順利有效進行,才能使具體研究工作順利開展。
而使用信息化方法管理科研項目可以有效地提高科研項目管理的效率。通過開發和共享科研信息資源,能不斷提高科學研究之間的學術交流、信息交流,從而達到共同進步。而相連的信息系統之間也能實現信息共享,在科研進行時搜集資料和科研成果時能達到事半功倍的效果。
一、科研項目信息化管理的現狀
在我國的高校管理中,借助“211工程”和整個社會信息化發展的契機,高校信息化建設進程加快,包括教務管理、科研管理等都隨著高校網絡基礎設施和信息系統的建立而得到完善。各高校對信息技術有不同利用度,而在科研項目管理信息系統建設中一般有三種模式,即聯合開發、自主開發和引進吸收結合。自主開發是高校根據實際情況,基于對科研項目管理信息業務的需求來使用自身的資源和技術力量開發有側重點的科研項目管理信息系統。代表高校是浙江師范大學;聯合開發則是高校基于自身的需求和實際情況與軟件公司共同開發的有側重點的科研項目管理系統,代表院校是四川師范大學;最后是引進吸收相結合的模式,即不參與系統開發,基于實際情況和科研管理的需求引進其他院校或科研機構成熟的可以項目管理系統,必要時進行二次開發來適應院校環境。
二、科研項目信息化管理的內容和流程
科研項目管理的主要內容包括科研準備工作階段的管理、科研過程中的管理和監督、科研完成后的總結、評估和內容儲存。具體流程可分為四個階段:
第一階段,項目申報管理。處理對其他項目申報的統計以外,還有其他的管理工作包括制定詳細的科研計劃,制定和管理經費預算,計劃大概框架和分階段研究進度,對科研過程中會遇到的問題和風險規避進行管理等等項目前期的各種瑣碎的準備工作。
第二階段,研究過程項目管理。首先是對研究項目批準后進行建檔和經費統計的錄入,而在科研活動中的不同過程如資料搜集、實驗分析、整理總結等都需要金牛星階段性成果的總結,因此,這些階段性總結報告和情況匯總包括需要以文字的形式也一起儲存在管理系統中。另外,還要對參與研究的人員進行管理,匯總個人的基本資料,在科研過程中出現意外情況時也能用于有效地調度人員。
第三階段,項目終結管理。一項科研項目完成后需要對各種情況進行總結,因此管理系統除了收入完整的科研成果和報告以外,還有項目的評估和驗收報告、整個科研進度情況、最終所用的全部經費結算和審核文件等等。
第四階段,完成項目跟蹤管理。有的科研項目需要記錄可行性和實踐情況,因此需要將反饋信息輸入管理系統。
科研項目的信息化管理就是負責項目管理的整個流程,有效快速地完成每個階段的管理任務,保證科研工作的順利進行。
三、企業科研項目信息化管理
企業中的科研項目管理與高校的科研項目管理有所不同,前者是以盈利為目的的,后者是以學術研究和學術交流為目的的。在企業中,科研項目的管理方法與其他項目管理性質有所差異,因科研項目具有多變性和不確定性,風險較高,因此很多研發型企業一般都是同時進行多個研究項目來相對地降低所承受的風險。筆者認為,企業中科研項目信息化的管理是在高校中單個科研項目管理的基礎上發展而來的,但并不是幾個管理項目的簡單疊加,項目管理者需要通過信息技術有效地實現各項目之間的資源配置(包括人員配置、資金配置和材料配置等)。因此,在實際信息管理過程中需要明確哪些信息可以得到共享和交流,需要高效地處理各個環節的信息反饋問題,最終使科研項目信息正確地收入到各自的數據庫中。
另外,與高校科研項目管理不同的是,在企業中項目管理還要涉及到績效問題,因此,企業科研項目管理還包括有對參與科研人員在不同階段的投入情況匯總來實現績效管理。
四、結語
科研項目的信息化管理能對科研過程中不同階段的資料和信息進行高效管理,因此在高校、科研單位和部分企業中都得到了推廣,本文通過對科研項目的信息化管理的應用現狀和內容分析畫出一個大致的信息化管理研究框架。在了解其具體的管理內容和流程之后能更好地應用科研項目信息管理系統來進行科研信息的管理。
(作者單位:山東中煙工業有限責任公司)
參考文獻:
關鍵詞:高校青年教師;申報;科研項目
中圖分類號:G642.0 文獻標志碼:A 文章編號:1674-9324(2016)13-0029-02
一、引言
高校青年教師一般指的是40周歲以下的在高校任職的年輕教師,占全國高校教師的總數比例高達62%。他們是一個教師隊伍中充滿朝氣的特殊群體,擁有高學歷,年富力強,是高校教學科研力量的重要組成部分,更是高校科技創新、學科發展的源動力、生力軍。可以毫不夸張地說,青年教師決定著學校及國家教育的未來和發展,是學校的核心競爭力,是教育可持續發展的決定性因素。
教學和科研是高校青年教師所承擔的雙重任務。其中,申報并承擔科研項目對青年教師來講,其意義遠不止項目研究的工作本身,更是為了讓青年教師在科研的海洋里得到獨立的鍛煉,在項目研究過程中發掘科技創新點,學會科研項目管理,為個人的長遠發展打下堅實基礎。文章著重剖析了青年教師在申報科研項目過程中存在的問題,并針對問題提出了個人的思考和建議。
二、青年教師在申報科研項目中存在的問題
高校青年教師具有學歷高、知識面廣、思維活躍、創造力強、敢闖敢為等新時代特點,是比較適合申報科研項目的,但就其自身仍然存在著一些問題,這些問題嚴重制約了青年教師的科研能力,影響了青年教師在科研項目申請的成功率。本人將青年教師在申報科研項目中存在的問題,做了如下分析總結:
(一)科研意識不強,缺乏科研經驗
當前,大多數高校青年教師都是走出校門不久的碩士或博士,而其學生時期的科研實踐活動大多是在導師的指導安排下被動進行的,因而缺乏自主性和積極性,無法正確認識科研工作的重要性。許多高校青年教師走上工作崗位后,對科研工作重要性的認識只是局限地停留在職稱評定和年度考核這個層面上,不能很好地將科研活動與個人長遠發展有機聯系起來,這種意識上的弊病嚴重制約了高校青年教師的科研能力發展。特別是當青年教師被繁重的高校日常工作拖累時,一些人往往會覺得自身研究成果積累不多、科研經驗不足,再加上科研項目申報過程的繁瑣,從而導致了一些青年教師的自信心不足,主動積極性不夠,因而錯過了很多難能可貴的鍛煉機會。
(二)知識結構相對單一,科研能力不足
高校青年教師大多是具有高學歷年輕人,具有扎實的專業知識、旺盛的精力和活躍的思維。但是,如今的大多數學科,在經過前輩們長時間的探索和研究后,似乎已經到了“山窮水盡”的境界,留給年輕教師的看上去都是些“難啃的骨頭”,在里面每走一步都顯得那樣艱難。
同時,隨著科技的飛速發展,科研活動也越來越趨于跨學科跨領域,具有多學科交叉、多領域融合的特點,這就對青年教師有了更高的要求,不僅要掌握自己學科內的知識,更要掌握相關學科所涉及的知識。然而,大多數青年教師在科研道路上才剛剛起步,知識結構相對單一,積累遠遠不夠,無法自如應對跨學科問題,這也直接導致了青年教師的科研能力受限,很難獲得高水平科研項目的資助。同時,科研能力的提高還必須在不斷地申請科研項目中總結科研經驗,青年教師恰恰缺少科研項目申請經驗的積累,這直接制約了其科研能力水平。
(三)盲目申請項目,選題把握不準
科研項目類型和選題方向的把握是青年教師獲得科研項目資助的一個重要環節。而對于大多數剛剛投入到科研工作中的青年教師來講,許多人對國家科研項目類型了解不多,對選題方向把握不準,不分項目類型和研究方向,見到項目就申請,這直接影響了青年教師科研項目申請的成功率,同時還浪費了寶貴的科研時間。比如國家“863計劃”項目、“973計劃”項目,都是旨在解決國家戰略需求中的重大科學問題和高尖端關鍵技術攻關的國家重大項目,主要面向在某領域內具有較高研究水平和一定奠基的學術帶頭人,一般年青教師就不適合申請。但是像國家自然科學基金以及各類開放基金,課題研究方向相對開放,主要是支持青年教師立足自己研究方向開展科研活動,就非常適合青年教師申報的。
(四)科研心態有待調整
科研的道路從來就不是平坦的,特別是對青年教師而言,科研中的挫折和失敗更是家常便飯。隨著科研工作在高校中的重要性日益凸顯,同時,迫于高校的職稱評定和年度考核等多重壓力,青年教師在科研項目申請過程中或多或少存在一些急于求成、急功近利的心理。每次的項目申請都要花費大量時間和精力來準備相關材料,一旦沒有獲得資助,有些青年教師就會存在很強的挫敗感,這樣的心態既挫傷了青年教師科研工作的積極性,也影響了其科研工作的開展。
三、青年教師申報科研項目中的幾點建議
從上面的青年教師在申報科研項目中存在的問題分析來看,如何才能讓高校青年教師避免以上問題,走出申報科研項目的誤區,從有效管理角度而言,不妨對此進行必要的探索。筆者結合實際工作,對此進行了一定意義上的梳理,對青年教師申報科研項目提出了以下幾點建議:
(一)加快角色轉變,主動積極開展科研工作
青年教師應當盡快完成從學生到教師的角色轉變,深入了解科研的功能和目的,明白科研不只是為了職稱評定和年度考核,充分認清科研工作對個人長遠發展的重要性,不斷增強科研自信心,勇于攀登科技高峰,變“被動”為“主動”。青年教師要樹立科研信心,明白搞科研并不是那么遙不可及,只要經過自己的努力,認真做好每一步,就能做出高質量的科研成果。青年教師要立足于工作崗位,結合科研工作實際,多向身邊前輩請教,多與同行同事交流,及時掌握所屬研究領域的最新動態和技術發展,通過積極參與科研活動,有效提升自身科研素質,才能讓自己的科研道路越走越寬。
(二)加強能力培養,全面提升科研能力素質
“厚基礎、重實踐、強能力”是提升科研能力素質的重要保證:夯實數理基礎和學科基礎;重視實驗動手能力和工程實踐能力;強化在科研實踐中的提煉能力、分析能力和思維創新能力等科研能力。青年教師在科研工作中要牢固樹立“活到老學到老”的觀念,不斷學習理論知識,拓寬知識面;要牢固樹立“實踐出真知”的觀念,加強實驗實踐工作,提升“學以致用”的能力水平。只有具備了扎實的基本理論、開闊的學術視野和較強的動手能力,才能真正全面提升自身的科研能力素質。
(三)注重學習凝練,有效提高項目申請命中率
在科研活動中,青年教師一方面要緊跟國家科技改革步伐,及時掌握了解各種科研項目類型的不同要求和內涵,學會總結提煉研究方向,選準申報科研項目;另一方面要潛心研究科研項目申報規律,學結科研經驗,長遠謀劃項目申報材料,搞清“做什么?為什么做?如何做?為什么必須我來做?”這幾個重要問題。
(四)積極調整心態,正確面對項目申請中的得與失
“失敗乃成功之母”。對青年教師而言,科研項目申請中的挫折和失敗是在所難免的。但是,面對每一次的失敗,青年教師必須保持良好的心態,不拋棄不放棄,正確面對失敗,客觀冷靜地分析失敗原因,查找自身的不足,認真總結經驗教訓。只有這樣,每一次失敗才能轉變為進步的階梯,終有一天你會走進成功的殿堂。
四、結束語
科研項目是運用科學方法,有目的、有計劃的探索實際問題的一種科學認識活動。青年教師進行科研,本質上是在提高自身的素質,高校加強科研管理工作、重視青年教師科研項目申報的指導工作,具有十分重要的意義。
青年教師決定著高校的未來和發展,是高校的希望,是高校的核心競爭力。文章分析了青年教師在申報科研項目過程中存在的問題,并針對問題提出了個人的思考和建議。希望能為那些有志于提高科研能力及科研項目申請成功率的青年教師,提供一定的參考。
隨著國家科技改革的步伐不斷加快,科研工作逐漸朝著“公開透明、規范有序”方向發展,為高校青年教師的發展提供了良好的機遇與挑戰。高校青年教師只要腳踏實地,不斷學結,勢必成為未來科技創新的弄潮兒。
參考文獻:
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[2]王勤琴.淺析青年教師在科研項目申報中的問題與對策[J].價值工程,2012,(8):230-231.
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[4]李文亮.談撰寫科研項目申請書應注意的幾個問題[J].伊犁師范學院學報(自然科學版),200,8(4):83-85.
關鍵詞:軍工科研項目 財務管理 問題對策
軍工科研項目是指國防科工局安排使用財政科研經費的國防科研項目,經費包括財政撥款和其它配套資金。軍工科研項目財務管理,實質就是對項目經費的管理。發揮財務管理的積極作用,保證軍工科研項目研究順利開展,意義重大。目前,相當部分軍工科研單位在科研項目經費的財務管理方面仍然存在不規范的現象,嚴重影響科研項目的開展和結題驗收。本文重點就如何規范軍工單位財務管理問題展開論述。
一、軍工科研項目財務管理存在的問題
軍工科研單位多數存在重技術、輕管理的問題。在科研項目經費的管理上,還存在如下不足:
(一)經費預算不合理。項目任務書由項目組技術人員編寫,經費開支預算存在較大的隨意性,導致項目執行時,經常出現項目費用分布不合理的情況。為了使經費開支與任務書保持一致性以利于順利通過驗收,財務人員只能在后期帳務處理上進行了項目間調賬、串用、挪用、虛列支出等“技術處理”。
(二)經費使用監管缺失。事前未能對經費項目開支預算的合理性進行審核;事中不能嚴格劃分各個科研項目之間的支出,存在不同研究項目之間混支、不能合理分攤間接費用的現象;事后缺乏對項目形成的無形資產進行計量、管理等情況;財務風險較高。
(三)忽視過程記錄。項目組沒有做好工時記錄、物品領用登記等基礎工作,造成財務部門難以合理分攤、歸集費用。項目驗收審計時,只能臨時調賬、核銷經費,造成賬目混亂。
(四)人為選擇財務制度現象普遍。國防科研項目要求按照《軍工科研事業單位財務制度》和《軍工科研事業單位會計核算制度》規定進行核算,而屬于生產經營活動的又必須執行《企業會計準則》,同一單位執行兩套不同制度。
(五)在取得軍工科研經費和享受研發稅收優惠之間左右為難。軍工科研經費執行的《軍工科研事業單位財務制度》和《軍工科研事業單位會計核算制度》,與稅務機關對享受研發稅收優惠政策的口徑不一致,使科研單位在財務核算上既要顧及項目的管理制度,又要顧及稅務政策,往往出現賬目混亂、科研經費核算不規范的情況。
二、加強軍工科研項目財務管理的對策
軍工科研單位實行預算撥款、決算核銷的財務管理體制。針對上述問題,可從以下三個環節入手解決:
(一)構建良好財務平臺,做好科研項目的事前控制工作。
1.加強學習,健全制度。軍工科研單位應在《企業會計準則》、《軍工科研事業單位財務制度》、《軍工科研事業單位會計核算制度》的統帥下,根據本單位的業務特點、經營機制、管理要求、資金流動、人員配置等情況,建立健全財務管理制度,為做好科研項目管理的事前控制提供政策保證。
2.專人負責,歸口管理。為防止出現條塊分割、各自為政、人人參與、無人負責等局面,財務部門應指定人員對各個科研項目開支情況、資金使用程度進行歸口管理、跟蹤,為項目的及時有效管理提供保證。
3.提前介入,加強審核。在科研項目立項申報階段,由有經驗的財務人員根據“以收定支、收支平衡、統籌兼顧、保證重點”的原則,參與任務書中經費開支預算部分的編寫。并組織相關部門做好項目預算的審核工作,杜絕預算編制的隨意性,保證預算的科學性和合理性。
4.加強培訓、完善基礎工作。通過培訓等方式,提高項目組人員的財務意識,做好項目的工時登記和原材料的領用登記,以便于合理分攤制造費用和管理費用,做好基礎工作。
(二)加強科研經費使用過程監管,做好事中控制。
1.完善財務的建帳工作,保證科研項目單獨建帳,單獨管理。通過財務軟件的輔助核算、建立三級輔助帳等方式,在帳務處理上實時保證科研項目獨立成帳,專款專用,以利于項目管理和項目驗收。
2.提高審核把關能力,保證項目開支合規合法。從發票審核入手,確認費用開支的真實性。根據任務書的開支預算,嚴格按計劃列支,防止對科研經費的擠占挪用。對客觀原因造成開支不符合計劃預算的,應提請經費管理部門辦理變更手續后再報銷。
3.完善成本核算,合理分攤項目間接費用。財務部門應統一口徑,做好科研項目與生產經營之間、各個科研項目之間、完工產品與在產品之間的歸集費用和成本劃分,合理分攤間接費用。
4.定期考評,及時跟進項目開展。對各項目定期分析考評,將項目考評情況反饋給項目負責人,幫助項目組及時了解經費開支進度,解決執行過程中存在的問題,保證項目的合理推進。
(三)加強項目形成資產的后續管理、注重項目的財務分析,加強項目執行情況的內部審計,完善項目的事后管理。
1.加強項目形成的無形資產的管理。科研項目結題后,往往形成專利權、著作權和非專利技術等無形資產。財務部門要協同有關部門履行管理職責,對無形資產進行備查登記;對無形資產產生的價值及時進行核算,防止無形資產發生流失,保證國有資產的保值增值。
2.總結經驗,指導工作。對科研資金的運轉情況、科研經費的收入及支出情況和預算執行情況進行財務分析。判斷項目資金運轉是否合理,收入及支出是否相匹配,項目經費支出結構、數額與預算是否相適應,及時發現問題,總結經驗指導以后工作。
3.做好科研項目經濟和社會效益的進一步分析。從項目的經費投入大小、時間耗費長短、任務完成優劣、獲得成果水平高低等諸因素著手,對科研成果向生產力的轉化程度、科研人員的培養情況、科學技術新領域的開拓和學科的發展等方面,做出綜合評價,確定本單位的研發優勢,增強單位的可持續發展能力。
4.發揮內審作用,加強項目執行情況的內部審計,完善項目財務管理。重視內部審計對項目執行情況的審計,發揮審計堵漏糾弊的作用,提升項目的運行質量,促進單位的財務管理及制度建設更趨于規范和完善。
關鍵詞:軍工科研項目財務管理問題對策
軍工科研項目是指國防科工局安排使用財政科研經費的國防科研項目,經費包括財政撥款和其它配套資金。軍工科研項目財務管理,實質就是對項目經費的管理。發揮財務管理的積極作用,保證軍工科研項目研究順利開展,意義重大。目前,相當部分軍工科研單位在科研項目經費的財務管理方面仍然存在不規范的現象,嚴重影響科研項目的開展和結題驗收。本文重點就如何規范軍工單位財務管理問題展開論述。
一、軍工科研項目財務管理存在的問題
軍工科研單位多數存在重技術、輕管理的問題。在科研項目經費的管理上,還存在如下不足:
(一)經費預算不合理。項目任務書由項目組技術人員編寫,經費開支預算存在較大的隨意性,導致項目執行時,經常出現項目費用分布不合理的情況。為了使經費開支與任務書保持一致性以利于順利通過驗收,財務人員只能在后期帳務處理上進行了項目間調賬、串用、挪用、虛列支出等“技術處理”。
(二)經費使用監管缺失。事前未能對經費項目開支預算的合理性進行審核;事中不能嚴格劃分各個科研項目之間的支出,存在不同研究項目之間混支、不能合理分攤間接費用的現象;事后缺乏對項目形成的無形資產進行計量、管理等情況;財務風險較高。
(三)忽視過程記錄。項目組沒有做好工時記錄、物品領用登記等基礎工作,造成財務部門難以合理分攤、歸集費用。項目驗收審計時,只能臨時調賬、核銷經費,造成賬目混亂。
(四)人為選擇財務制度現象普遍。國防科研項目要求按照《軍工科研事業單位財務制度》和《軍工科研事業單位會計核算制度》規定進行核算,而屬于生產經營活動的又必須執行《企業會計準則》,同一單位執行兩套不同制度。
(五)在取得軍工科研經費和享受研發稅收優惠之間左右為難。軍工科研經費執行的《軍工科研事業單位財務制度》和《軍工科研事業單位會計核算制度》,與稅務機關對享受研發稅收優惠政策的口徑不一致,使科研單位在財務核算上既要顧及項目的管理制度,又要顧及稅務政策,往往出現賬目混亂、科研經費核算不規范的情況。
二、加強軍工科研項目財務管理的對策
軍工科研單位實行預算撥款、決算核銷的財務管理體制。針對上述問題,可從以下三個環節入手解決:
(一)構建良好財務平臺,做好科研項目的事前控制工作。
1.加強學習,健全制度。軍工科研單位應在《企業會計準則》、《軍工科研事業單位財務制度》、《軍工科研事業單位會計核算制度》的統帥下,根據本單位的業務特點、經營機制、管理要求、資金流動、人員配置等情況,建立健全財務管理制度,為做好科研項目管理的事前控制提供政策保證。
2.專人負責,歸口管理。為防止出現條塊分割、各自為政、人人參與、無人負責等局面,財務部門應指定人員對各個科研項目開支情況、資金使用程度進行歸口管理、跟蹤,為項目的及時有效管理提供保證。
3.提前介入,加強審核。在科研項目立項申報階段,由有經驗的財務人員根據“以收定支、收支平衡、統籌兼顧、保證重點”的原則,參與任務書中經費開支預算部分的編寫。并組織相關部門做好項目預算的審核工作,杜絕預算編制的隨意性,保證預算的科學性和合理性。
4.加強培訓、完善基礎工作。通過培訓等方式,提高項目組人員的財務意識,做好項目的工時登記和原材料的領用登記,以便于合理分攤制造費用和管理費用,做好基礎工作。
(二)加強科研經費使用過程監管,做好事中控制。
1.完善財務的建帳工作,保證科研項目單獨建帳,單獨管理。通過財務軟件的輔助核算、建立三級輔助帳等方式,在帳務處理上實時保證科研項目獨立成帳,專款專用,以利于項目管理和項目驗收。
2.提高審核把關能力,保證項目開支合規合法。從發票審核入手,確認費用開支的真實性。根據任務書的開支預算,嚴格按計劃列支,防止對科研經費的擠占挪用。對客觀原因造成開支不符合計劃預算的,應提請經費管理部門辦理變更手續后再報銷。
3.完善成本核算,合理分攤項目間接費用。財務部門應統一口徑,做好科研項目與生產經營之間、各個科研項目之間、完工產品與在產品之間的歸集費用和成本劃分,合理分攤間接費用。
4.定期考評,及時跟進項目開展。對各項目定期分析考評,將項目考評情況反饋給項目負責人,幫助項目組及時了解經費開支進度,解決執行過程中存在的問題,保證項目的合理推進。
(三)加強項目形成資產的后續管理、注重項目的財務分析,加強項目執行情況的內部審計,完善項目的事后管理。
1.加強項目形成的無形資產的管理。科研項目結題后,往往形成專利權、著作權和非專利技術等無形資產。財務部門要協同有關部門履行管理職責,對無形資產進行備查登記;對無形資產產生的價值及時進行核算,防止無形資產發生流失,保證國有資產的保值增值。
2.總結經驗,指導工作。對科研資金的運轉情況、科研經費的收入及支出情況和預算執行情況進行財務分析。判斷項目資金運轉是否合理,收入及支出是否相匹配,項目經費支出結構、數額與預算是否相適應,及時發現問題,總結經驗指導以后工作。
3.做好科研項目經濟和社會效益的進一步分析。從項目的經費投入大小、時間耗費長短、任務完成優劣、獲得成果水平高低等諸因素著手,對科研成果向生產力的轉化程度、科研人員的培養情況、科學技術新領域的開拓和學科的發展等方面,做出綜合評價,確定本單位的研發優勢,增強單位的可持續發展能力。
4.發揮內審作用,加強項目執行情況的內部審計,完善項目財務管理。重視內部審計對項目執行情況的審計,發揮審計堵漏糾弊的作用,提升項目的運行質量,促進單位的財務管理及制度建設更趨于規范和完善。
關鍵詞:檔案管理;項目生命周期;服務創新;科學研究
中圖分類號:G647 文獻標志碼:A 文章編號:1674-9324(2016)23-0023-02
科研檔案是在科研活動中形成的,具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的歷史記錄,直接記錄了每一個研究活動的全過程,具有客觀真實性和完整成套性的特點,它既是科研項目的直接產物,又是繼續開展科研項目的基礎和階梯[1]。因此,對于科研檔案管理顯得尤為重要。然而,大數據時代的到來[2],科研項目的復雜化以及科研用戶的檔案信息需求的轉變,促使傳統檔案管理服務模式的轉變;與此同時,檔案信息的來源廣泛、載體豐富、內容復雜,導致由傳統的檔案查閱服務逐漸轉向主動式服務,給數字檔案館的檔案管理實踐提出了新的挑戰。
一、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的需求
1.大數據時代的挑戰。大數據對國家的治理模式,對企業的業務模式、組織和業務流程,對個人生活都將產生巨大的影響。整個世界步入了大數據時代,這給檔案管理工作帶來了翻天覆地的變化[3]。伴隨著大數據時代的到來,一方面,傳統檔案的紙質文件管理,已遠遠不適應信息發展的需要,同時各類文件的增多,庫房資源也成為檔案管理存儲的瓶頸;另一方面,傳統的檔案系統已無法滿足大數據檔案的管理,必須采用新技術對大數據檔案進行分布式存儲和快速化檢索。因此,全方位的平衡科研用戶的研究資源及其檔案處理工作,支持科研項目的順利推進,對檔案管理服務提出了新的要求。
2.科研項目的挑戰。信息技術的日新月異,各類學科的逐步交融,提升了科研項目的規模性[4],必然促使著科研項目朝著復雜化的方向發展。科研項目覆蓋學科多,涉及人員多,更加注重全球性、跨領域的協同研究,使得研究過程中檔案的編研與分類工作具有極強的多變性和綜合性特征;另外,科研項目的復雜性要求科研用戶必須自己從得到的檔案信息中進行二次加工,增加了檔案用戶對信息理解和分析的工作量,同時也拉大了數字檔案管理主體與檔案服務對象的距離。因此,這種綜合性與交叉性的科研項目不斷促使著檔案管理的理論含義不斷擴展,檔案管理的技術手段不斷創新,檔案管理的業務環節不斷靈活,檔案管理的內容載體不斷豐富。
二、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的影響因素
科研用戶、檔案資源與檔案管理服務團隊是服務活動得以順利開展不可或缺的主體,只有把握三者之間的交互關系,才能充分發揮其相應的優勢,其中重要環節包括:(1)檔案管理服務團隊。面向科研全生命周期開展檔案管理服務工作,具有專業背景強、支撐材料復雜的特點,傳統被動的檔案查閱服務已阻礙了檔案管理服務的發展,因此,必須對檔案采取進一步的加工、轉換,因此,依靠專業化的檔案管理員和檔案信息分析師是檔案管理創新服務的重要條件。(2)科研用戶溝通機制。建立穩定的科研用戶溝通反饋機制是開展檔案管理服務的重要環節。事實上,此環節貫穿于科研項目的整個過程,需要多種服務溝通機制來保證服務模式的開展。因此,檔案管理服務團隊與科研用戶定期或不定期地開展交流會,及時收集科研用戶需求,輔助其完成檔案編研工作,保證檔案工作持續規范地推進,此外,在借助傳統面對面、電話等交流方式的基礎上,同時采用討論組、微博、論壇、微信等即時工具進行反饋交流[5]。(3)檔案分析利用模式。傳統的基于館藏檔案的手工整理、匯總和歸檔,已經不能滿足大數據環境下的檔案信息工作,在大數據時代,檔案管理將是在云平臺上建設云檔案系統,實現云存儲,并基于此,將支持檔案的各類有價值的信息資源進行不斷地整理、分析、挖掘,形成檔案的智慧分析庫,為科研項目的實施提供支持。
三、面向科研項目生命周期的檔案管理服務分析
科研項目生命周期包括項目開題、項目計劃、項目執行和項目結題,科研項目的檔案管理服務團隊根據不同層次用戶的研究進展,以合作的方式,獲取項目生命周期每個階段的實時檔案資源需求,同時以檔案資源集為基礎,建立檔案智慧分析庫,為其提供個性化的檔案分析與管理服務。檔案管理服務團隊圍繞科研項目的整個生命周期,對科研用戶的需求進行分析與獲取。首先,檔案管理服務團隊通過深入到科研用戶的物理場所,了解、分析和解答科研用戶的檔案編研等相關問題;其次,檔案管理服務團隊成為科研用戶的成員,共同參與到科研項目之中,在了解科研用戶檔案文獻資源需求的同時,能夠及時地提供檔案資源管理服務;最后,檔案管理服務團隊通過檔案信息管理系統,進行檔案資源的分析與服務[6]。這樣,通過多種方式的綜合應用和靈活轉化,確定科研用戶需求,并結合檔案管理服務團隊關于項目的具體推進情況,實時提供檔案管理的專業化服務。
1.相關檔案推薦。在科研項目選定過程中,由于科學項目具有一定的復雜性,檔案信息對于科研用戶對研究問題趨勢的了解和思路的梳理是很重要的。檔案管理服務團隊通過當前現狀的調查,向科研人員提供其支持項目研究發展的相關研究歷史檔案成果,為科研用戶提供系統化的檔案報告。
2.規劃檔案咨詢。由于科學的整體性、系統性和全局性,檔案管理服務團隊可以根據項目的總體規劃綱要,幫助科研用戶能對項目的檔案分析管理在一定程度上實現整體性的把控,同時,通過與科研用戶的溝通和反饋,提供個性化的檔案信息咨詢服務。從而,加快了科研用戶的技術路線報告、技術方案文件等檔案的編研工作進度,促進項目推進。
3.文件檔案分析[7]。在科研項目執行過程中,針對支持項目的數據檔案公共平臺,科研人員必須利用相關項目的檔案信息文件,從中發現問題的解決思路和經驗,防止重復性工作。而通過對具體相關科學領域檔案的組織,檔案的分析、支撐科研問題的檔案鑒別是檔案管理服務團隊的優勢。利用這一優勢可以減輕科研人員的負擔,能夠形成嚴格標準地面向過程監控的科研檔案集,其中包括和資源協調文件等相關文件檔案。
4.專題檔案總結。在大型科研項目結題過程中,由于檔案信息門類繁多,項目持續時間較長,因此,檔案管理服務團隊可以作為整個科研項目組的一員,依據數據生命周期全面分析整理并記錄科研用戶的紙質和數字檔案處理情況,同時,依據研究生命周期,細致總結各階段研究成果和檔案文件資源,并進行相關性的處理、統一的整理和歸檔,從而能夠進一步促進科研成果的總結與推廣。
四、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的挑戰
當然,面向科研項目生命周期的檔案管理服務工作,在實際過程中主要有兩方面的挑戰:
1.檔案信息安全性。檔案管理服務團隊對科研用戶的檔案信息是實時獲取的,并且與其進行深度的反饋,但是,一個完成的科研項目持續的時間比較長,在這整個時間段,由于人為或突發事件的影響,可能導致科研用戶的部分檔案信息遭到泄露。因此,檔案管理人員必須樹立檔案安全保密意識。另外,科研用戶在與檔案服務人員共享檔案的同時,應該及時告知檔案信息的重要程度以及存儲訪問方式,這樣,通過科研用戶與檔案服務人員的協同,就可以保證檔案信息的安全性。
2.檔案信息的深度整合[8]。檔案管理服務是在傳統相關檔案信息資源有序配置的基礎上進行分析的。因此,圍繞一個科研項目,所涉及的檔案信息種類繁雜,同時,參與項目的科研用戶也在不斷地更替和變化,加大了對于龐雜的檔案資源的有序整合難度。此外,為了支持項目的執行進度,還需要對相關檔案信息進行獲取、共享和分析,這又進一步增加了檔案信息的多層次整合的難度。
面向科研項目生命周期的檔案管理服務,能夠以綜合化的方式參與到科研用戶的檔案管理和服務過程中,深化了科研用戶的互動體驗。在充分了解用戶需求的基礎上,能夠發揮檔案管理人員的專業才能,為科研用戶提供基于實際問題的檔案知識資源方案[9],此外,檔案管理服務團隊能夠與科研用戶進行充分的溝通與反饋,這樣可以對檔案管理服務進行跟蹤,從而有效增強檔案服務價值,提升用戶滿意度。
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【關鍵詞】合同管理;科研項目;控制
0 引言
科研項目是科研院所業務的主要支撐,如何提高科研項目管控水平,確保科研項目穩步推進實施是科研部門日常工作的重點。而合同管理是科研項目的重要依據,因為科研項目都是以任務合同書的形式訂立的,可以當做是一個合同來管理;而每一項科研項目的實施又是由無數個分包合同組成的,因此有效的合同管理可以為科研管理提供有效參考,以提高科研項目管控水平。這對科研單位的科研計劃管理和科研項目的預算管理有著指導性意義。
1 科研項目實施中合同管理面臨的問題
1.1 合同信息缺乏準確性、實時性
合同管理貫穿于內部業務展開的整個過程,完善的合同管理是科研院所健康運作的重要標志。采用傳統的手工管理方式,由于涉及的部門眾多,需要管理的合同要素也各不相同,低下的數據利用率和不斷膨脹的數據量,造成信息不集中、實時性不強,導致工作效率不高、費時費力等問題[1]。
1.2 合同管理與財務管理脫節
科研項目實施中的合同經費支出采用的是項目負責人審批、合同管理部門審批、財務管理部門審批、領導審批共同負責管理監督的機制。由于管理制度不順暢,合同管理部門和財務管理部門之間缺乏有效的溝通手段和必要的共享平臺,數據缺乏有效的組織,造成合同管理和財務經費管理脫節。如何妥善處理好這兩者之間的關系,保證合同管理與財務管理有機結合,是值得考慮的問題[2]。
1.3 科研計劃統計無數據支持
以往的科研計劃統計依靠于手工匯總的紙質化階段,統計工作往往是由合同管理部門通過對一線部門的合同整理匯總而成,這種傳統的手工統計方式準確率及效率都很低下,影響科研計劃上報的真實性。而且由于統計的方式單一,造成信息匯總困難,難以提供有效的反饋信息,無法滿足合同分類型統計及查找,因此無法為一些工作提供必要的支持。另外從科研課題立項到完成、成果的社會影響及其轉化效益等情況,都離不開科研統計提供的數據,科研投入與產出的分析都需要可靠的數據[3]。
2 基于用友系統的合同管理模式
由于科研項目是科研院所業務的主要支撐,以往科研項目實施中的合同管理模式已經不能適應新形勢下科研管理發展的需要,而且隨著信息化水平不斷提高,利用網絡和信息化手段提高管理效率是必要趨勢,因此我們將用友軟件與科研項目管理相結合,探索出一種新的有效的合同管理模式,提升了科研項目實施過程中的合同管理能力,從而大大提高了科研項目管理水平。
合同管理主要包含兩方面的管理對象:一是,科研單位所簽訂的科研計劃任務書;二是,在每一項科研項目具體實施中所簽訂的各項分包合同。
其中科研計劃任務書是在科研項目確定后,由科研項目承擔單位對科研項目的目的、意義進行介紹,對完成該科研項目的具體措施、方法和研究進度作出計劃安排的技術文書,是一種報告體科技應用文,它是科研項目承擔單位向上級主管部門申報立項的重要文件,而科研計劃任務書的統計數據是科研單位科研水平的重要體現,只有對這些科研項目的信息進行有效管理才能使得統計數據準確,只有充分利用這些信息才能對科研項目做到有效管理。
更為重要的是,每項科研項目都有著相應的預算管理,如何對項目支出做到全局把控,必須依靠于有效的合同管理工作。因為每一份分包合同體現的是都是相應預算的支出,因此對合同管理到位,就可以對項目的整體支出有了全面把控。
2.1 合同管理的準備階段
合同管理部門在合同管理實施前,將歷年合同管理中存在的問題進行了分析及總結,在合同管理軟件實施前對合同類型進行分類,并對每一類合同下進行相應設置。科研合同作為收款合同分為國家級項目、省市級項目及其他;分包合同作為出款合同分為采購合同、外協加工合同、測試化驗合同等,使得合同分類清晰,便于管理。同時根據合同金額對合同進行分組管理(根據合同金額分為A、B、C三類),根據合同金額制定相應的審批制度,審批流程見圖1,并有效分配管理時間及精力,使得合同管理做到有的放矢。
2.2 合同管理的執行階段
2.2.1 新建合同
當合同簽訂生效時,在合同管理軟件中新建一個合同,錄入合同相關內容,包括名稱、性質、所屬合同組、合同類型、對方單位、負責人等基本信息。因此合同信息以標準化的形式存在于系統中,為后期合同信息的數據共享及有效利用奠定了良好的基礎。
2.2.2 合同的履約管理
科研項目中的合同管理要求組織專業化管理,在科研項目具體實施中,由于實際情況或計劃失誤發生變化,可能使項目考核指標與合同實施偏離,如果沒有采取相應措施,會影響科研項目進展。通過對合同監督與履約跟蹤,對合同履行情況分析,找出偏差的地方, 以便及時采取措施補救,最終順利的完成合同需求[4],從而完成科研項目考核指標。
2.2.3 合同的變更管理
由于科研項目實施是一個動態的過程,受客觀因素和項目實施的影響,合同雙方會根據需要在協商的基礎上進行相應的改動和調整,因此合同變更管理是一個非常必要的環節,合同變更是指修改和變化原合同內容,經過雙方蓋章方能有效變更。
2.3 合同數據的統計分析
通過把用友系統和項目管理想結合,可以直接看到項目中各項經費的支出情況,便于一線部門查看該項目預算額度的開銷及剩余情況。其次可以以各種口徑統計合同數據,并及時反饋給一線部門,以便他們工作的開展。
3 結語
3.1 加強過程監督,實現科研項目全程管理
通過對合同的統一要求,使得合同信息以標準化形式存儲,實現了合同管理部門和財務部門的數據共享,使管理呈現動態化。這樣使得合同編碼唯一,統一了合同編碼與財務項目編號的一一對應,解決了長期以來合同信息與經費信息無法實時對應的問題,方便了管理部門與一線部門可以實時掌握項目的到款及支出情況,促進了經費的合理使用,為經費管理提供有效支持,實現項目的全過程管理。
3.2 加強數據利用,實現數據有效統計
通過將用友系統應用到科研項目管理過程中,可以提供出動態的、準確的合同信息,使得合同數據及時準確,合同管理部門能夠隨時獲取最新數據,一線部門可以了解項目進展,大大提高了統計信息的時效性、準確性和共享性,縮短了科研項目計劃統計上報工作的時間,大大提高了效率。
【參考文獻】
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關 鍵 詞:藝術院校 科研經費 管理 研究
改革開放30年來伴隨著國家經濟的發展、綜合經濟實力的增強,在“科教興國、教育優先”等戰略思想的指導下,國家投入于高等教育的經費實現了與財政收入同步增長,投入于高等藝術院校的科研經費也在逐年快速遞增。
在近幾年財政科研投入經費的強有力支持下,高等藝術教育事業正在邁向更新、更高的領域,迸發出前所未有的生機和活力,呈現出良好的發展勢頭。一方面多媒體、數字技術、專業舞臺設備及樂器等科研硬件條件的改善和國內外學術交流、培訓等項目的實施,使現代舞、現代音樂、現代影視藝術這些源于西方的現代藝術得以在中國萌芽并快速成長;另一方面大力搶救和挖掘民間音樂、民間舞蹈和戲曲藝術,通過專業人員深入民間采風,走訪老藝人,搜集了大量鮮為人知的民間音樂、民間舞蹈一手材料,通過將在世戲曲表演藝術家的代表作品拍攝下來并長期保存,等等。這些項目的完成在豐富課堂教學與藝術創作內容、大大促進學科建設的同時,對我國非物質文化遺產保護與傳承具有重要意義。
毫無疑問,科研經費的大量投入給高等藝術院校科研事業的發展帶來了難得機遇,也給科研管理帶來了挑戰。高等藝術院校科研經費從10年前的每年一二十萬元,甚至有的學校有的年度還是零投入,逐步增加到幾百萬元甚至有的學校已達幾千萬元,量的巨大變化已引來質的飛躍,客觀上對高等藝術院校科研經費管理提出了更高要求,然而目前高等藝術院校科研經費管理卻相對滯后于科研事業的發展,制約了高等藝術院校科研事業的又快又好發展。
一、目前高等藝術院校科研經費管理中存在的突出問題
(一)藝術院校科研管理相對滯后,科研經費使用效益低
長期以來國家科研經費重點投入于與國民經濟密切相關的自然科學和傳統的人文社會科學研究項目,高等藝術院校一直是以教學為主,偶爾有科研經費投入也僅限于個別項目,投入金額非常少,學校也沒有建立健全的科研管理機構,有的科研工作由教務處或研究生處兼管,沒有形成從規劃、實施到成果管理等系統的科研管理體制。在科研經費大幅度上升的情況下,雖根據需要建立了科研處,但有些高等藝術院校領導并未及時轉變觀念并調整科研管理體制,仍存在著有名無實的科研管理現狀,科研經費管理水平并未與經費投入水平實現同步提高。主要表現在以下兩方面:
1.科研項目立項目標不清晰。有些申報文件申報理由、實施方案和成果形式缺乏合理的邏輯關系。有些申報文件預算編制不細、考慮不全面,使項目執行中進度緩慢,或已批準項目無法按預算實施。
2.科研項目管理機構對項目論證不充分、審核不嚴,同一項目負責人相同的項目內容以不同名目重復申報,內容相同或相近課題同時立項現象時有發生。
(二)藝術院校科研經費管理與科研事業的發展不相適應,未建立一整套行之有效的相互協作、相互牽制的內部控制制度
科研項目日常管理一般由科研處負責,從項目立項、實施過程管理到成果驗收均屬科研處管理范疇,財務部門多是按照科研處提供的項目任務進行核算,對項目負責人提供的發票進行審核、報銷,未能將任務完成與經費分階段投入緊密結合,形成有效控制機制。在科研經費投入不斷增長,科研項目也隨之增多的情況下,科研管理部門對項目的過程管理卻在逐步相對弱化,“經費用完,成果拿不出來”“已結題、未結賬”的現象時有發生。
此外,高等藝術院校部分科研人員對科研經費的認識存在誤區。“經費是撥給項目的,項目負責人可以全權處理,別人無權干涉”。在這種思想的指導下,出現了日常辦公經費擠占科研經費,個人消費支出侵蝕科研經費的現象。個別人將個人消費支出也拿來報銷,科研經費支出中大量存在著超市、百貨商場開出的少則幾百多則幾千元的辦公用品、書費、資料費等。
(三)國有資產浪費、流失問題仍然存在
1.設備利用率不高。以完成科研項目名義申請購置,如電腦、照相機、攝像機及樂器等,項目負責人為方便研究將電腦等設備搬到家里使用,尚未充分利用,新推出換代產品則又以其他項目名義添置,出現了學校人均設備數雖在增加,少數人占用資源過多、部分人員基本辦公科研設備不足的問題。
2.人為造成設備丟失、毀損、閑置現象。為完成科研任務購置的設備雖已進行固定資產登記,但由于科研和設備分屬兩個部門管理,設備管理部門很難把握項目進展情況。電腦等長期供一些科研人員個人、家人使用,音樂院校的樂器還成了部分科研項目人員教授私人學生獲取額外收入的工具。另外由于科研管理部門把關不嚴,有些已辦理離退休手續的老教師仍擔任項目負責人,所購置的設備更難以管理。
二、高等藝術院校科研經費管理中存在問題的原因剖析
(一)高等藝術院校重投入輕管理的觀念還普遍存在
高等藝術院校不同程度上存在著抓科研經費投入額、增長率一手硬,抓科研項目全程監控和效能考評一手軟的現象。有的學校甚至將科研經費分配福利化,在確定科研項目經費投入時,將人情、關系納入“綜合考慮”范疇。
(二)藝術教育科研管理機構、人員配備與藝術教育科研事業發展需要不相適應
高等藝術院校在科研管理部門的設置和干部的配備上都存在著亟待改進的問題。一是有些學校沒有獨立的科研管理機構,與研究生處或其他機構合署辦公,往往使科研管理受到淡化。二是有些學校雖然設立了獨立的科研管理機構,但在人員配備和職能設置方面得不到應有的重視,有些單位甚至將教學崗位上精減下來的人員安排到科研管理機構。三是缺乏既懂藝術教育,又熟悉藝術研究管理的人才。在科研管理人員的選派上,更多地考慮是否為藝術專業出身,將藝術教育科研與藝術教育科研管理混淆。藝術院校的管理實踐表明,懂藝術不等于懂藝術管理,更不等于懂藝術科研管理。尤其是藝術家跳躍式思維與有條不紊的科學管理思維方式相距甚遠。單憑藝術思維有時甚至會使管理陷入混亂。四是沒有處理好既作為科研管理者,同時又承擔科研項目的關系。有些藝術專業出身的科研處長本身也承擔科研任務,事實上的“運動員和裁判員”同時兼任,不利于對科研項目實施監督管理。
由于受科研管理人員素質的制約,致使科研管理的系統性和規劃性不強,缺乏與學科發展相結合的科研發展規劃和中長期發展目標,科研管理的短期行為明顯,這也是導致科研經費使用效益不高的重要原因。
(三)藝術教育科研經費管理制度建設應逐步適應藝術科研的特點和發展規律
藝術教育與其他自然科學和人文社會科學的教育科研規律相比,具有很大的特殊性,表現在科研經費支出上也有一定的差異性。一是支出的內容不同。在其他院校需要限制支出的開支,在藝術院校卻是必要的開支。如采風經費、創作費、排練勞務費、設備租賃費、劇場場地租賃費等。此外,藝術實踐、藝術采風是科研的一種重要途徑,采風常常深入到老少邊地區,常遇交通不便需租車前往或委托旅行社協助等,如按照財政規定差旅費標準支付將無法保證項目的順利實施。二是支出的范圍不同。在一般院校屬于奢侈消費品的設備如照相機、攝像機、音響錄音等設備,在藝術院校卻屬于基本的科研設備。三是藝術科研支出形成的成果不同。藝術科研的成果大部分以非物質文化成果,如晚會、影視作品等形式呈現出來并以社會效益為主要考核指標,不宜用一般科研標準進行衡量和檢查。
轉貼于 而現有科研管理體制和制度從投入經費使用范圍到項目實施過程管理更適用于自然科學門類。表現在預算編制上,一些具有藝術院校特點且金額較大的支出,如作曲、編創、舞美等內容未列入可申報財政資金費用項目分類表中。有些開支標準不適應藝術院校科研實際需要,特別是一些費用開支除劇場費明碼標價外,相當一部分費用多是行業內默認標準,財務管理部門在經費控制中很難把握。藝術院校的科研經費管理制度有待不斷完善、細化。
三、加強高等藝術院校科研經費管理應采取的措施
加強和改善藝術院校科研經費管理是一項系統工程,需要教育主管部門、財政預算撥款部門以及學校三方面的協調配合才能實現。
(一)著力進行藝術院校科研管理體制和運行機制的創新
管理大師加里·哈梅爾曾說過:“管理創新是幫助組織尋求突破,獲取最優成績,并將組織發展提升至新階段的真正動力。” 逐步探索出適合高等藝術院校的科研管理模式是提高藝術院校科研經費使用效益的重要途徑。
1.開展對高等藝術院校領導的科研管理、科研經費管理政策的培訓,從而在學校領導層確立現代科研經費管理理念和管理方法。
2.加強對藝術院校科研管理人員的科研經費管理及財務知識培訓和業務交流,提高科研管理人員的項目預算能力和經費管理水平。
(二)加強對藝術院校申報科研項目的引導、監督、檢查和管理
1.高等藝術教育主管部門應加強對藝術院校科研工作的指導,結合藝術教育的發展需要,制定全面、系統的藝術教育中長期科研發展戰略目標。制訂引導所有藝術院校科研發展方向的中長期科研發展規劃和科研經費投入計劃,并定期進行修改充實和完善。
2.按年度確定財政資金重點支持的學科領域和重點學科方向。按年度編制引導藝術院校制定規劃、項目計劃的科研課題申報指南,提出具有參考價值的項目可行性分析編寫提綱,從程序和內容上全面指導藝術院校科學合理地申報科研項目。
3.對部分影響長遠、關系全局的重大藝術科研課題和項目,在征求藝術院校科研項目開題計劃的基礎上,組織專家論證后,可實行政府采購或公開招標。
4.主管部門建立跨院校的專家庫,專門用于審查評估和論證藝術院校申報的藝術教育科研課題和項目。
5.探索建立藝術教育科研課題和項目評價標準與評價體系。指導藝術院校的科研項目驗收和成果評估。
6.建立藝術院校科研項目立項課題和項目公示制度,對經論證和綜合評審通過同意立項的科研項目,進行公示,在公示無異議的基礎上再與院校簽訂科研項目委托協議。
7.定期組織藝術院校科研成果交流展示活動。總結藝術院校科研經費管理的成功經驗,分析存在的問題,提出改進藝術院校科研經費管理的政策性意見。
(三)建立健全藝術院校內部的科研課題、科研項目管理體制和運行機制
1.加強藝術院校科研管理機構和管理隊伍建設。一方面要科學設置藝術院校的科研管理機構,充實懂藝術會管理的人才到科研管理崗位;另一方面要加強藝術院校財務管理部門對科研經費管理的職能設置和人員配備。進行兩個培訓:一個是科研項目管理人員的項目經費管理知識培訓;另一個是財務人員的藝術教育業務基礎和科研管理知識的培訓。扭轉兩個局面:一個是科研管理人員不懂基本的財務知識和項目經費管理制度;另一個是財務管理人員不了解科研項目的基本背景和業務常識,簡單承擔出納和會計核算職能的局面。提高兩個水平:一個是科研項目管理人員的經費預算和經費管理水平;另一個是財務人員對藝術教育科研項目的認知能力和經費管理水平。
在此基礎上建立健全的內部科研管理機構,形成縱橫交錯、權責明晰的科研管理網絡,實現對科研管理從立項、審批、實施過程到成果檢查評價、經費預算及使用效益的全程控制。
一是建立院系兩級科研管理機構,系級科研管理機構可由系主任兼任,對申報與本學科相關的項目進行初審,將符合本學科發展方向且具有學術價值的項目上報學校。院級科研管理由科研處牽頭,對經各系初審上報的項目進行可行性論證,在項目立項、成果驗收兩個至關重要的環節中,充分發揮學院學術委員會專家的作用,認真把握科研項目與學院事業發展目標的一致性,論證時應有財務和審計部門人員參與。
二是建立科研處、財務處、資產處、教學系之間的相互協作、相互聯系的科研經費內部控制制度。學院可以通過不斷完善經費審批程序、細化費用報銷內部管理辦法,達到明確各部門的權力和責任,實現項目進度與經費支出、資產管理相互聯系、相互制約的機制。
2.探索建立和完善高等藝術院校學術委員會或專家委員會制度,充分發揮該組織在科研項目的可行性研究、立項方面的決策咨詢作用。借鑒以往的經驗教訓,在該委員會中應適當增加管理類和財務類的高級專業技術專家的數量,以強化對項目經費方面的可行性論證。
3.藝術院校應將科研計劃納入學校的整體發展規劃和年度計劃,克服科研管理上的短期行為和臨時性措施,增加科研項目的整體性和長期性,使藝術教育的科研活動適應院校藝術教育的總體需要。
4.加強對科研項目的過程管理。重點抓項目前期論證、中期檢查、結題驗收。使每一個環節的工作都落在實處。
一是當前應重點抓好項目前期論證和可行性研究,充分發揮專家組和學術委員會的作用,嚴把項目立項關。
二是建立項目中期檢查匯報制度。通過中期匯報檢查,發現項目進度與經費支出進度不一致的項目,找出原因和改進辦法,徹底扭轉項目結項時,結項不結賬的頑癥。未通過中期匯報和檢查的單位,不能繼續使用項目資金,要在進行整改的基礎上,提出后期改進措施后,才能繼續使用后續的資金。
三是做好項目的結題驗收工作。可以借鑒北京市開展的事業單位績效考評內容,包括業務考評和財務考評,其中分別從戰略規劃、立項、目標完成程度、組織管理情況以及項目預算、財務管理狀況、會計信息質量、項目資金調整等不同側面進行考評,強化考評要素的相互關聯性。
5.開展藝術院校內部科研項目驗收后的信息反饋、項目材料整理歸檔和總結交流工作。對按時保質保量完成科研項目的單位或個人進行通報表彰和獎勵,對延期或未全面完成規定科研任務的單位和個人,要在總結原因和教訓的基礎上,對相關責任人進行必要的處理和警示,如取消一定時期內申報科研項目的資格,追回所余項目資金等。
(四)加強科研經費審計,促進科研經費使用效益不斷提高
科研項目驗收應請審計人員對項目預算執行情況進行審計。審計部門可制定內部評價標準,對預算執行情況打分,分等級作出評價提供給科研處,作為今后再投入的參考依據。對上年科研項目指標全面完成的單位或個人,在下年立項方面給予重點扶持,對上年科研項目經費管理混亂,未按時全面完成項目目標的單位提出警示,對有違法違紀問題的,應依據國家相關管理規定提出處理意見,促進藝術院校建立良好的科研管理運行機制。
四、利用校園網,實現科研項目和經費管理的信息化和現代化
有條件的藝術院校均可以借助校園網,建立科研、財務、項目負責人之間的網上審批、網上提供項目中期報告、網上提交項目結題報告的信息管理系統。一方面進一步明確管理部門和項目負責人各自的權利和責任,另一方面也減少項目負責人簽字所耗費的時間,提高項目管理的效率。
根據以上研究和分析,高等藝術院校與其他院校相比,既具有共同需要面對和解決的問題,同時在科研經費管理方面又具有其自身的特點和發展規律,在科研經費的使用內容和科研成果的表現形式上也與其他院校存在著一定的差異,出現的問題也不盡相同。與此同時,部分藝術院校在科研經費管理上又普遍存在著起步晚、起點低,單位領導重視程度不夠,機構和人員沒有完全到位的狀況。所有這些都對藝術院校的科研經費管理構成了嚴峻挑戰。高等藝術院校科研經費管理改革和發展的方向是:著力進行藝術院校科研管理體制和經費管理體制的創新,建立起適應藝術院校科研經費管理特點的管理體制和運行機制。教育主管部門、財政預算和撥款部門、藝術院校齊抓共管,強化科研項目的立項審查、過程監督管理和效果評估驗收總結,才能適應不斷發展變化的藝術院校科研管理的客觀需要。
參考文獻
關鍵詞:科研項目;經費管理;科研單位
科研項目經費是科研活動開展的物質基礎,經費管理在科研單位管理體系中十分重要,也極為特殊,它需要科研人員與財務人員的共同參與,從而確保科研經費能夠得到科學合理地運用,提高其使用效率,規避經費使用風險。然而在實際科研項目經費管理中存在著很多問題,如何解決這些問題關系到科研項目的實施狀況,關系到科研單位的可持續發展能力。
一、當前科研項目經費管理中存在的主要問題
(一)項目預算編制質量不高。在科研項目申報的諸環節中,經費預算編制十分重要,它是科研項目經費管理的開始,是此后各階段管理的基礎和前提。然而當前一些科研單位在項目預算編制上存在合理性與準確性喪失的問題,預算編制質量有待提高。科研項目申報會圍繞“科研”二字,技術因素會對申報結果產生決定性影響,因而關注技術因素本是無可厚非的,然而科研人員的經費管理意識過于淡薄,加之在財務管理方面的專業較為欠缺,這導致了在進行項目預算編制過程中態度不端正、方法不規范,并使得預算編制結果不夠準確和完整。
(二)項目經費支出考核缺失。在很多科研單位中,如果項目財務驗收審計不嚴格,存有問題和不足的項目能夠順利通過,那么這些問題和不足會被隱藏起來形成隱患,項目組在財務驗收通過后便不再努力采取措施解決問題,并疏于對經費管理流程的反思與總結。
(三)對經費支出中形成資產的管理不夠。一方面,就項目經費支出中出現的專用固定資產而言,不同科研單位的管理措施有很大不同,在有些機構的經費管理辦法中核算辦法較為明確,也有很多科研單位未將專用固定資產核查辦法寫入經費管理辦法中。另一方面,針對經費支出時外購與研發形成的無形資產,很多科研單位的經費管理辦法中沒有清晰的規定,尤其是未對是否將成本核算與核算資產同時進行加以說明。
二、優化科研項目經費管理存在的解決措施
(一)提高科研項目預算管理水平。作為科研項目經費管理的基礎性管理,項目預算管理能夠對經費使用及其使用效率產生至關重要的作用,如果預算不合理不但會拖延科研進度、抑制項目的順利開展,還可能造成成本的加重以及資金風險壓力的增大,除此之外還可能會引起管理部門、研究人員和各課題小組之間矛盾和不滿。因此,科研單位要以項目研究任務為中心,從實際成本出發,加強科研人員與財務人員之間的溝通協調,充分考慮科研項目開展的實際需要,遵循并綜合考慮經濟合理性、政策相符性、目標相關性等基本原則,對經費預算進行準確合理地編制,準確得出項目預算,合理分配既定的科研項目經費,提高經費使用效率和效果,保障項目的正常開展。
(二)健全科研項目經費監督機制。要極力避免財務人員對科研項目不清楚、科研人員對經費管理不了解的問題,科研單位的財務部門、科研管理部門、課題小組要加強協調配合,在科研經費的使用和管理問題上相互監督,保證經費收支手續內容真實有效、數目齊全;要減少核算失誤,增強經費支出的公開性和透明性;如果出現違規現象,應在發現后的第一時間予以解決,實施有效的糾正措施,確保科研經費使用公平公正;應嚴厲禁止擅自挪用科研經費的狀況,禁止通過科研經費謀取私利,保證每一分錢都用在科研項目上;科研經費支出必須符合項目預算和合同約定。
(三)實施追蹤問效、績效考評。在科研項目開展中,應實行項目負責人負責制,由專門的負責人綜合把握項目實施情況。要規范財務部門審核,報銷對于科研經費報銷,應首先由項目負責人核準,繼而需經過科研管理部門負責人審批,并且要通過院所領導的審批。對任意一筆經費,無論數額大小,都應做好事前、事中、事后監控和追蹤問效。避免資金浪費現象,禁止虛假報銷項目。與此同時,要完善綜合績效考評制度,以科研項目的綜合運行效果、科研支出目標完成狀況、投入與產出對比狀況等作為評價參考內容,而不單以其經濟效益和審計驗收結論為標準,從而加強對各項管理工作的規范,優化經費整體架構。
結束語:通過上文的分析可知,科研項目的順利實施不僅需要科技人員艱苦奮斗,還需要加強項目經費管理,提高項目經費使用效率,規避項目經費風險。當前科研單位在科研項目經費管理上存在著很多問題,應當注重財務人員與科研人員的協調配合,加強預算管理,優化監督機制,實施追蹤問效和績效考評,不斷提高科研項目經費管理水平。
關鍵詞:科研項目 項目管理 信息化 發展
當今是一個以信息作為主要傳播的多媒體時代,我們可以獲取信息的途徑相比之前顯得非常多樣,且高速。所以,面對當下的技術革新發展與之前的傳統和離散的管理方法已經完全不能適應當前的要求,因此,迫切需要人們以系統化思維和信息化手段來盡快地解決科研機構在項目管理中遇到的復雜問題。根據我院項目管理的特點,在滿足不同來源項目管理的個性化要求的同時,還要滿足項目管理流程中規范性的要求。而這些特性都使得科研機構項目管理工作呈現出繁瑣和復雜及交叉的現象。醫院的科研信息化管理就成了我們必須要解決的重大問題。
目前我國各個領域的科研項目的信息化管理建設已經發展到較為成熟的開發和應用階段,已經跨過了之前單純的摸索和試驗及研究的推廣階段,中國醫學科學院整形外科醫院也適時建立了自己的網上辦公和電子政務的管理系統。因在具體的信息化發展中的起步相對較晚,和西方的發達國家相比依然存在較大的上升空間。
科研項目管理是中國醫學科學院整形外科醫院內部管理的核心之一。其為了達到滿足各部門的需求,必須要對有關的研究信息進行收集、整理、存儲、分析科研管理,而在這個過程中所用到的最為簡便的技術就是信息化的管理技術。在科研項目管理過程中如何總結工作經驗,同時積極的結合實際并利用現代計算機技術、網絡技術、科研項目管理信息技術,提高科研項目管理水平和服務水平,成為科研項目管理部門面臨的重要問題。
一、科研項目管理信息化建設的意義
對于中國醫學科學院整形外科醫院的科研項目管理信息化建設而言,其在科研項目管理信息化建設的意義主要的表現在以下幾點:分別是對實現科研項目管理數據,提高科研項目數據的利用率,簡化科研工作流程,降低科研管理成本,提高科研項目管理水平和工作效率等方面起到重要作用。
(一)實現經費按合同預算分類管理,改變經費超支的被動局面
對于實現經費按任務書預算分類管理,改變經費超支的被動局面,首先按照任務書的經費預算,將項目的總金額和分類預算金額分別錄入科研項目管理信息系統,從根本上可以改變之前的科研項目經費支出中的模糊不清的情況,進而最大化的預防超支預算的現象發生。同時由于在相關的信息技術引入之前,經常發生的一種情況是科研項目管理部門和財務部門會因為中間的溝通過少,時常導致研究項目的經費出現混亂。如能建立科研項目信息管理具體辦法,應該在很大程度上可以保證科研項目經費使用的原則性,又具有一定的靈活性。
(二)實現科研項目管理科研數據,提高科研數據利用率
實現科研項目管理科研數據,提高科研數據利用率。對于科研項目管理而言,其在這個過程中主要是快速、準確、高效地管理科研數據,并且最大化地利用現代化的管理技術和手段將具有有關數據批量導入和過濾的功能,進而使得其在此基礎上快速和準確的生成部分統計圖表,為醫院領導的決策提供更加科學、準確、及時的數據支持。以此來保證科研數據的更新和日常的查詢工作,有利于數據的統計與分析。
(三)簡化科研項目工作流程,提高水平和工作效率
科研項目管理信息化建設簡化了科研管理的工作流程。這一點筆者認為對于有關的科研人員是具有很大的幫助的,以其經費手續為例,在沒有信息化管理之前,其科研項目的工作人員如果要到行政倉庫領用實驗用品,那么其必須要走的一個程序是:必須要持科研經費本在多個管理部門之間才能完成報銷手續,而在建立信息化的平臺之后,通常情況下只要行政倉庫將購買的物品價格輸入相關的系統,那么扣費即可實現,從這一點我們也可以看出信息化的發展能夠解放管理人員的大量的繁瑣事務工作,進一步提高了和簡化科研項目工作流程和管理水平,從而提高工作效率。
二、科研項目管理信息化建設的發展及建議分析
(一)科研項目信息化管理的實施應用發展
科研項目信息化管理操作平臺應用發展科研項目信息化管理操作平臺應該要遵循以下幾個特點:首先是可以使用SQL查詢功能,保證數據查詢的簡單準確,科研項目信息化管理信息的錄入可以是采用姓名及部分不規范數據名稱之外的項目,使用數字代碼式的數據輸入方式;其次是其必須要有較高的普及性且具有可操作性,簡單實用的特點和系統使用單一功能的模塊,相關的研究人員在經過簡單培訓就可以進行操作,無須專業人員進行操作,以便于系統的檢查與維護工作的進行;最后是可以將數據庫中的信息導出,以便對信息進行統計,繪制等的處理工作。
科研項目的信息化管理應用發展。院外基金項目委員會,從科研項目的立項到科研項目具體的形式審查,實施情況及驗收工作基本已經實現了都信息化管理,其在相關的管理中實現實施的查詢各職能部門及上級衛生管理部門的項目立項、成果這些材料都可以迅速,完整的查找到,并做出綜合性的數據報告。因此中國醫學科學院整形外科醫院的信息化管理,在未來的科研項目的研究中,其在管理層面的應用發展也會有進一步的拓展。此外,積極的推進科研項目進程檢查和流程管理及科研項目經費管理等,使得科研人員在解決項目的實施過程中遇到的問題與困難等工作時,能實現信息的及時反饋和科學標準的管理。
科研項目人員對信息化管理系統的使用發展。在其科研項目的信息化管理過程中,人員作為管理決策的制定者和執行者主要是通過具體工作來體現,同時更為關鍵的是科研項目信息化管理將查閱大量的網絡數據資源和數據,為科研項目人員營造良好的學術氛圍,優化學科梯隊的建設工作,進一步的擴大科學研究成果的影響范圍。科研項目信息化管理數據庫可與國家科學項目等的重大的申報和建立科技資料的資源共享,最大化的提高科研項目信息化管理的服務能力和進一步推進科研項目信息化管理的進程。
(二)科研項目管理信息化建設的建議分析
建立科研項目信息數據庫。近年來隨著我國的科技水平的不斷提高,尤其是在醫學方面的研究有了很多創新性的突破,各個醫學研究領域的機構在信息化系統的運用上都有了不同程度的發展,國內多數的醫院在信息化建設上對取得較大程度的進步與發展。雖然有著這樣的發展成就,但是依然難以從根本上改變我國當前階段科研項目的管理信息化的總體現狀。因此建立科研項目信息數據庫,將計算機技術運用到整形外科醫院科研項目信息化管理中,不但從根本上使得管理工作變得規范、標準、統一,更為重要的是其還可以提高醫院的科研實力及現代化管理水平。這樣就可以將許多的規范而準確的科研信息提供給科研人員,最大化的實現醫院科研項目資料的標準、科學的信息化管理以及科研資料的信息化查詢,同時也使得其在具體的信息查詢工作也變得更加便捷,提高了科研項目管理工作的質量和效率。
積極完善科研項目信息系統。若要建立科研信息化管理必須要做到以下幾點:首先是增設信息化查詢點,提高資源利用率。其次是加強醫院各信息管理模塊之間的關聯,實現資源共享。最后是加強信息化的自動化建設,醫學科研項目人才評價的多樣性、多叉性等特點,決定了科研工作量統計是一項繁瑣、精細而耗時的任務,所以實現信息化管理,能夠達到信息便捷利用,可操作性強。
加強科研項目人員素質建設。加強科研項目人員素質建設首先要加強信息化專業技術隊伍建設。若要建立信息系統,要有一支穩定的專業技術隊伍來專門負責系統運行的安全問題,為此醫院應重視專業技術隊伍建設,確保信息的安全運行。其次是醫院應該轉變管理觀念,開拓管理思路,應積極的重視對科研項目管理人員的信息化管理培訓,提高管理水平,以適應信息化建設的需要。
三、結束語
通過上文的分析,我們可以看出實施科研項目信息化是實現科研院所項目管理創新的支撐技術和手段。而在這個過程中,對于科研項目本身而言,其信息化建設不可能只是單純的工作,而是非常復雜的系統性工程,因此進行科研項目信息化建設的過程中應結合醫院的實際情況和大環境,從組織的管理信息化建設目標及整體發展戰略出發,充分重視和做好科研項目管理制度和管理模式的匹配工作,力求在信息化與管理兩方面找到最佳契合點,只有這樣才能發揮信息化的最大效益,進而最大化的提升中國醫學科學院整形外科醫院科研項目管理水平。
參考文獻:
[1] 陳瑛,周波.科研項目管理信息化系統的設計與研發[A].廣西計算機學會,2011(7):7-10.