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第1篇：檔案工作規范化管理范文

1.1嚴重缺乏檔案征集的意識

受傳統觀念的影響，當前我國檔案工作人員仍然沿用傳統的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動征集檔案的意識，不愿主動走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴重制約了檔案征集工作的順利進行。此外，由于對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導致社會群眾及一些單位的領導對檔案征集工作的認識不到位，不愿配合或支持這項工作。

1.2缺乏完善的檔案征集機制

新時期下，隨著相繼出臺《檔案法》及其《實施辦法》，同時一些地區也根據實際情況制定了相應的規定，在一定程度上有效地促進了檔案征集工作的發展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關法律法規存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關組織保障體系，從而嚴重阻礙了征集工作的發展進度。

1.3檔案征集方式較滯后

當前我國各級檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經費、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場相聯系，不能全面了解檔案資料情況。

2.對檔案工作規范化管理的探討

為了對檔案工作加強規范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴格規范檔案征集工作中的各個工作步驟和工作流程，制定相關的規定和制度，作為檔案征集工作管理的依據。只有從源頭上規范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規范化管理。

2.1制定合理可行的工作計劃

在檔案征集工作的整個流程中，提前制定合理可行的工作計劃對整個征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評估和鑒定征集對象的重要依據之一。一般來說，檔案征集計劃的主要內容包括征集的方式、原則、標準及范圍等，檔案工作人員應該熟悉并明確每個階段的征集目標，包括明確征集的重點以及整個征集過程的各項經費預算等。征集的檔案應交由征集人員進行分類歸檔管理，由本單位的財務人員實行對檔案的接收。檔案工作人員應根據征集對象的評估報告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協議、征集過程中的經費支付憑證、專家鑒定回憶的會議記錄及檔案點交記錄表等方面對檔案進行歸檔。

2.2提出征集意向，做好檔案評估

在檔案征集前，應由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準備好相關的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請表、征集對象原件及相關材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認征集對象的持有人是否完全自愿地出讓征集對象，為了更好的提出意向，必須認真記錄清楚征集對象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對象的名稱、所屬年代、出產地及數量等基本情況明確記錄在案，對持有人所提出的要求包括對所有權的分配情況等也應一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續工作有序的進行，工作人員還應登記持有人的有效聯系方式并請對方確認簽名。檔案征集表的準備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評估專家。

2.3召開專家鑒定會

檔案工作人員負責準備好專家鑒定會的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請表、征集對象的圖片和資料及征集對象的評估報告。從檔案征集專家庫中抽取此次鑒定會的鑒定人員，最后以專家對征集對象的鑒定會會議紀要形成文件，其中應包括對征集價格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業務檔案管理部門。在移交資料的時候，應將征集對象的圖片和相關資料、檔案征集申請表和意向書的正本、征集對象專家鑒定會會議紀要及征集對象評估報告正本等按照程序移交給業務檔案管理部門。

3.結論

第2篇：檔案工作規范化管理范文

【關鍵詞】學校；檔案管理；規范化

每學期我校都要接受市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門，對我校文書檔案和人事檔案的督導評估檢查，每次的檢查過程中，我校的檔案材料、干部人事檔案均受到了上級領導好評。根據在上級檢查的過程中提到的問題，筆者認真地總結、體會和認識后，就如何做好學校文書檔案和人事檔案工作 體會如下。

一、了解兩個概念

（一）文書檔案和人事檔案。由于受學校辦公條件限制，我校文書檔案和人事檔案一體化管理。是學校集體或個人在人事管理、教育、教學和教研等活動中形成的有查考利用價值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實、完整、系統地反映學校各項工作活動的歷史記錄，是學校一切工作的真實體現，是體現全校教職工工作和智慧的結晶。它既是一個學校長期教育教學活動中各個方面的實踐經驗的總結，又是促進學校教師成和不斷繼續進度的重要依據。

（二）檔案整理與積累。檔案整理，是指把零散的和有利用價值的材料，進一步梳理的檔案資料，進行基本的分類、組卷和編目，使其系統化、科學化，有利于學校工作的保管和使用。

二、對學校檔案工作檢查的目的意義

每年都要多次接受上級市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門檢查，涉及到學校的方方面面。督導檢查組到校后，一般就是聽匯報，查看材料，開座談。每一項內容查得都非常認真，特別是看材料，更是成為檢查的重點。因為我們的主要工作成績都是用檔案這種形式來表現的，檢查、驗收、考評指標也都在檔案中得到充分體現。

教育主管部門對學校工作的檢查主要目的就是督促、指導學校全面貫徹黨的教育方針，遵循教育規律，深化教育改革，轉變教育觀念，優化學校的管理，改善教學內容和方法，全面提升辦學水平和質量，為國家培養人才，使學校實現可持續發展戰略目標；引導社會、家長正確評價學校，關心和支持學校建設；促進教育事業的改革和發展，推進和諧校園。

三、掌握工作標準 扎扎實實工作

根據多年來的工作經驗，我認為，無論干什么工作，只有扎扎實實做好平常工作，平時注重常規材料積累，檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔，才能做到輕松迎接上級主管部門對檔案工作的檢查和驗收。

（一）加強領導，把檔案工作納學校日常管理日程。各部門高度重視本部門檔案管理工作，針對本處室和本專業部的工作，明確一名干事兼職檔案員，負責本部門日常檔案整理。

（二）認真組織學習，提高檔案業務水平。學校檔案室檔案員應定期對各處室的兼職檔案員召開業務學習指導會，學習有關檔案管理辦法和歸檔文件整理方法，增強工作人員的檔案管理素質；根據工作中出現的新情況、新問題，給兼職檔案員提出新的要求，使他們通過干中學、學中干，慢慢熟悉檔案管理業務，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學、更規范做好學校的檔案工作打牢基礎 。

（三）抓住重點，細致收集各種資料。俗話說“巧婦難為無米之飲”，檔案工作的一個非常重要的重點就是真實、完整反映學校在教育、教學過程中形成的各種教育活動資料。平時各處室人員注重對文件、活動材料進行收集和積累。對開展的重要活動給予關注，及時收集紙質、音像、圖片等各種載體的信息資料，并定期地向主管部門做細做實工作匯報，爭取得到領導的支持。

（四）克服難點，認真系統進行整理。每個部門每學期新形成的檔案都很多，我們應對教育、教學、人事管理工作中形成的各種文件資料進行系統梳理，理清各類文件資料之間的聯系，把不同一事由且有著密切關聯的資料整理成一個有機的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案材料。對于需要經過較長時間才能完成的工作，更是注意平時材料的積累，等活動一結束，就立即整理裝訂成冊。

（五）注重細節，重視檔案工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、裝訂、排序等各個環節。各個環節工作的好壞，都直接影響檔案的質量和使用效果。因此，各處室兼職人員都非常注意各個工作細節，認真編號，用統一格式進行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養成了形成一卷、整理一卷的好習慣。

四、常規檔案整理

（一）計劃總結類。開學初，學校各處室和各部門均按照學校的整體工作計劃，制定了各部門的工作計劃，還有教研組工作計劃、教師個人工作計劃、班主任工作計劃等。將這些工作計劃收集整理好，等學期結束時與期末的各項工作、活動總結收集、分類進行裝訂。

（二）教育教學活動類。學校教育教學工作中，常常開展多項活動，實施各項活動時，我們注重收集活動中的各種文字材料。例如：

1.教學活動類：（1）公開課評比：我們收集比賽方案、參賽人員、評分標準及評分表、獲獎人員名單（或表彰決定）、音像資料、宣傳報道等。（2）教案檢查：我們收集檢查標準、結果統計表、評選等次等。（3）學校運動會：我們收集運動會的秩序冊，各項目的參加人員、評委、積分表、取得名次、獲獎照片、總結、新聞報道的雜志和有關報道的報紙等。 （下轉第68頁）（上接第78頁）

2.黨、團委活動類：（1）學生安全知識競賽：我們收集參加班級、參賽形式、知識內容、打分表、獲獎情況、小結、照片、新聞報道等。（2）升旗儀式：我們要收集開學初的安排，記錄的每次升旗時間、升旗手、主持人，參加人員、國旗下演講稿以及相關照片及新聞報道等資料。（3）黨、團日活動（我校常利用周六、周日外出活動）：我們收集活動方案、活動內容、活動小結、照片、新聞稿件等。

第3篇：檔案工作規范化管理范文

關鍵詞：信息化；檔案工作；規范化

檔案信息化建設與檔案工作規范化管理，是各級單位和組織加強檔案資源建設和業務建設的兩個重要方面，開展業務管理單位檔案工作業務指導和監督管理時，將檔案信息化與檔案工作規范化管理有機地結合起來，通過搭建信息化建設平臺推動檔案工作規范化管理上水平、上臺階，以檔案信息化建設促進檔案工作規范化管理，取得較好的效果。

一、檔案信息化建設是檔案工作規范化管理的必要條件

隨著社會的進步，經濟文化建設和科技的發展，檔案載體目前正面臨著一個新的變化階段，大量電子文件、電子簽名、電子檔案的涌現已經對檔案工作產生影響，檔案工作規范化管理的重點也正在在經歷變革。涉及文件的起草、簽發、辦理、歸檔等運作過程都可在計算機和網絡中進行，這樣使得檔案的前身以機讀文件為主要形態，檔案也自然以機讀形式存在。這使得檔案工作規范化管理的內容必然要向檔案信息化的方向發展，沒有檔案信息化建設的有效管理，就談不上檔案工作規范化管理，而要實現這一轉變，最有力的推手就是對開展規范化管理的單位電子檔案進行有效管理。依據《全國檔案信息化建設實施綱要》，檔案信息化建設具有廣泛的內容，在這里我們取其狹義的概念，就檔案工作規范化管理而言，信息化已越來越成為檔案工作規范化管理的關鍵程序和環節，在推進檔案工作規范化管理時，目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫以及單位文檔一體化、自動化管理工作、利用服務網絡化工作的好壞，是決定檔案工作規范化管理水平高低的關鍵因素，現代檔案管理工作，沒有信息化的參與，就沒有規范化的檔案工作，檔案信息化建設已成為檔案工作規范化管理的必然要求。

二、信息化建設滯后是阻礙檔案工作規范化管理的重要因素

就檔案工作規范化管理開展的情況，按照湖北省《檔案工作規范化管理標準》的要求，盡管各單位達到省級相關標準的因素各不相同，但從統計數字來看，檔案信息化建設滯后是阻礙檔案工作規范化管理的重要因素。單單就市直單位來說，年初我們納入全市檔案工作規范化管理的單位有35家，檔案工作組織管理到位、制度健全、擬定了檔案工作規范化管理方案的有29家，占總數的83%，檔案經費和人員到位的有市經委、市政法委等12家單位，占總數的34%。由此看來，檔案信息化建設是決定檔案工作規范化管理水平高低的決定因素，檔案信息化建設上不去，檔案工作規范化管理上不來。按照《全國檔案信息化建設實施綱要》檔案信息化建設的要求，還有相當差距，有的還沒有一個機構來統一規劃協調本單位的檔案網絡化建設和資源共享工作，這對鞏固檔案工作規范化管理的已有成果也是不利的。在檔案工作規范化管理過程中，信息化水平的高低是決定檔案工作規范化管理水平高低的決定因素。消除檔案信息化滯后的問題，不僅可以使檔案的規范化管理水平邁上一個新臺階，檔案信息化更為本單位檔案管理和利用帶來更大的便利。

三、以信息化建設推動檔案工作規范化管理的主要措施

（一）樹立信息化管理和規范化管理相輔相成的觀念

通過先進信息技術在檔案領域的應用，構建檔案信息資源體系、檔案信息服務體系、檔案信息保障體系，充分開發和利用檔案信息資源，加強檔案數據的組織加工和專題數據編研工作，有力地促進了本單位檔案工作的發展。在信息技術時代，無論是檔案行政管理部門的業務工作人員，還是一個單位的檔案工作者都要樹立信息化與規范化二者兼顧的意識，樹立以信息化推進檔案工作規范化的工作理念。充分認識到信息化建設在促進規范化建設中的重要性和緊迫感，從抓室藏檔案的著錄和各部門新產生文件的電子化管理兩個方面入手，齊頭并進，大力推進檔案信息化建設。室藏檔案通過條目著錄和全文掃描分別建設目錄數據庫和全文數據庫，逐步實現館藏檔案文件級機檢和部分全文機讀，對檔案工作規范化管理達到省一級起到重要作用。

（二）按照規范化管理的要求配齊檔案信息化設施設備

《標準》中規定了要配置電腦、檔案管理軟件、掃描儀、照相機、攝像機、速印機、復印機信息化設備。在日常工作中，我們認為，一方面要加大檔案管理軟件的開發，應用的檔案管理系統軟件須具有檢索、瀏覽、查詢、統計、歸檔、借閱等方面的功能，省檔案局推薦的檔案管理軟件起點要高、合作期要長，同時也應是界面清晰、便于掌握的軟件。另一方面加大檔案基礎設施的投入，開辟出專門辦公室和檔案庫房，做到辦公、閱覽、庫房三分開，配備計算機、打印機、密集架、復印機、去濕機、空調等設備，以滿足磁盤、磁帶、光盤等特殊檔案載體長期保管的環境要求。檔案信息化是項高投入的事業，不僅要投入大量的人力，而且需要投入大量的資金，事實上在我市開展檔案工作規范化管理的單位中，各單位安排的經費有30%用在檔案信息化人工方面，一半以上用在了配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件設施上，只有這方面的經費得到保障，檔案工作規范化管理才有保障。

（三）提高基礎工作水平，促進規范化管理科技信息含量

信息化建設為規范化管理提供了技術支撐，如何利用規范化管理所要求的有效設備，使信息網絡發揮應有的功能，最終要落腳到檔案基礎工作上。開展檔案工作規范化管理的單位在日常工作中要注重加強基礎工作，規范組卷，保證案卷和歸檔文件質量，規范分類號，為確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分，打牢信息化基礎。同時在做好檔案工作規范化管理過程中，發揮網絡優勢，強調信息化應用。與此同時，檔案室根據文件辦理的情況，相應歸檔，確定檔案的保管期限，開展檔案的備份，按照規范化管理的要求，開展電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號、編目，檔案工作規范化管理在信息化環境下不知不覺得到加強，也使大家感受到這種模式給規范化管理帶來的不可替代的優越性。（作者單位：鐘祥市畜牧局）

參考文獻：

[1] 趙靜.實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設[J].山東省青年管理干部學院學報，2009（05）

第4篇：檔案工作規范化管理范文

一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。

最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

第5篇：檔案工作規范化管理范文

1 全面普查案卷

對案卷進行全面的普查是實現檔案標準化和規范化管理的首要工作。主要原因是多年來相關管理部門大對案卷的普查工作做的比較少，移交給檔案保管部門的檔案的保管期限的劃分并不是很清晰，加之，有的案卷的格式和內容存在缺陷和不足，存在標題不規范的現象，嚴重的話，還存在未標注標題的問題，目錄的排列和案卷的組卷存在混亂的情況，因此案卷存在一定的重復率，在其中還存在相當大一部分不具有保存價值的文件材料，因此需要進行普查工作，首先將無用的和不具有保存價值的文件材料剔除，留精去糟，避免存在重復的情況，避免影響計算機管理的工作效率。

2 重新組合案卷

對存在缺陷和不足的案卷進行重組工作，尤其是那些內容較為復雜和沒有保存價值的案卷。將存在聯系的案卷盡可能的聯系到一起是重組案卷過程中需要秉持的原則。而對于沒有標題和目錄，或者是標題較為模糊和無頁碼的案卷需要進行重新審查和加工處理，從而使案卷呈現標準和規范的狀態，這樣一來，可以使館藏得到優化，同時能夠實現檔案的科學保管，計算機管理檔案后的利用率能夠得到有效的提高。

3 用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設事一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。

4 實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

5 提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

6 檔案管理人員素質的提高

檔案資源的安全需要檔案管理人員需要負直接的責任，為了充分提高檔案管理的規范化和標準化建設，對檔案管理工作人員的專業素質提出了較高的要求，因此檔案管理人員必須具有較高的綜合素質。首先是政治素質，檔案管理工作是國家社會管理工作中的一個重要的組成部分，對提升國民經濟是建設水平具有較大的促進作用，因此檔案管理人員的政治責任心需要較強，并且需要具有全心全意為人民服務的精神態度，并且需要對檔案管理事業具有較高的熱情，能夠積極主動的參與到檔案管理工作中，從而保證檔案管理工作的質量；其次是業務素質，較強的業務素質是最好檔案管理工作的基礎和保證，因此，檔案管理人員需要了解和掌握檔案管理的理論知識，并全面的熟悉檔案保管的內容，還需要對檔案法規做綜合的了解，只有這樣，檔案管理的規范化和標準化才能夠得到有效的提升；最后是文化素，檔案管理人員需要具有較高的文化素質，這樣一來，能夠在管理檔案的過程總結經驗和教訓，掌握做好檔案管理工作的規律，從而提升自身的檔案管理水平。另外，檔案管理工作人員需要具有敏銳的觀察能力和洞察力，善于觀察別人，幫助別人，為用戶提供高水平的檔案服務。

第6篇：檔案工作規范化管理范文

【關鍵詞】科學化；規范化；檔號；檔案編目；檔案檢索等

【中圖分類號】R256.2 【文獻標識碼】B 【文章編號】1004-7484（2014）06-3960-02

隨著我國經濟的不斷發展，檔案管理工作對經濟發展占據著越來越重要的作用。檔案管理工作如何科學化規范化就顯得尤為重要。怎樣才能使檔案管理工作更加完善地服務于工作，更加高效的應對日趨紛繁復雜的檔案種類和數量，更加適應新時期檔案管理工作的要求，已經成為每一位檔案管理工作者面對的首要問題。

1 檔案管理工作科學規范化現狀

目前，建立一個結構合理、門類齊全、管理科學，能為社會主義現代化建設提供及時高效服務、具有中國自身特色的檔案工作體系，是新世紀我國檔案管理工作的奮斗目標。實現這一目標的首要任務就是實現檔案管理的現代化建設。檔案管理工作科學規范化作為檔案管理現代化建設中最活躍、最積極的要素，在全球信息化的今天，一躍成為檔案事業發展的重要制衡力量。國際組織及發達國家在檔案信息化進程中十分重視檔案工作的科學規范化建設，并取得了顯著的成果。主要發達國家也已經走上適應本國的檔案工作科學規范化建設的道路。

由于種種原因，我國的檔案管理工作在科學規范化建設方面仍存在不少問題：

1.1 管理意識不強，檔案利用率低

檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經濟效益。但有些單位對檔案管理的重要性認識不夠。檔案管理工作是一項漫長且瑣碎的工作，不能短時間內評價出此項工作完成的好壞，因此，有些人在認識上存在著一些誤區，認為檔案管理工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔等基礎工作就行了。甚至有些領導認為檔案管理工作只是檔案部門的事，對檔案管理工作不聞不問，不想管也不愿管，同時對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

1.2 制度不健全，檔案管理規范化不突顯

目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，尤其人事檔案管理方面，甚至趨于混亂。

主要表現在：第一，檔號、案卷標題不規范，檔案術語不標準。第二，案卷缺少卷內目錄。第三，組卷混亂現象較嚴重。由于從事檔案管理工作的人員不固定，交接工作時不細心，導致檔案歸納整理不全的現象發生。第四，人事檔案管理存在斷檔、人檔分離、檔案搜集不全等現象。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

1.3 沒能有效率科學手段，檔案檢索效率不高。

目前，檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。傳統的手工檢索占有很大比重，而日趨與社會接軌的計算機檢索利用率不高。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，但同時也出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

1.4 投入及經費不足，檔案管理工作硬件欠缺

近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。檔案室建設陳舊老化，檔案保管條件簡陋，導致電子檔案少，檔案管理工作不易與國際接軌。

1.5 人才梯隊不健全，檔案專業人員業務素質不高

目前針對檔案管理工作的培訓相對較少，檔案管理專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。而檔案人員工作量又過打，導致對檔案工作精力投入不足，因此也嚴重影響了檔案管理水平。

2 檔案管理工作科學規范化的必要性

科學規范的檔案管理可以不斷地提升企事業單位的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。“中華人民共和國檔案法第三章第十三條：各級各類檔案館，機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。”足以證明，我國對檔案管理工作的重視程度，以及檔案管理工作的重要性。

第7篇：檔案工作規范化管理范文

關鍵詞：檔案；管理；規范化；新形勢

檔案管理工作并不是可有可無的工作，它有著極為重要的作用，所以在做檔案的管理時要與時俱進，隨時更新，利用科學化的管理方法來規范檔案工作，對單位的建設與發展起到一定的助力作用，也能夠進一步適應社會的需要，對社會的發展有著較為積極的作用。每個單位都需要有管理部門，對其檔案進行系統的優化管理，這對一個單位的發展和進步將會有著極為重要的影響。如果能夠將檔案管理工作做好，那么不但能夠節約人員開銷、降低成本，對整個工作而言又具有著事半功倍的效果。因此，檔案工作者要根據現實情況，與時俱進，不斷學習豐富自身的職業素養，擴充自己的知識面，立足于將工作進一步完善與優化。此外，對這項工作的責任感也是非常重要的，要積極努力地投身于工作當中，從而創造出經濟價值和社會效益，使其管理工作逐步走向科學化、規范化的道路。

1 全新認識檔案管理工作的重要意義

想要將檔案管理工作做好，首先需要檔案管理者具有較高的責任意識以及工作的責任心。對檔案管理工作還要有全新的認識，這樣才能進一步將工作不斷完善。將這項工作做好，對整個單位發展而言有著非常重要的意義。檔案管理工作有著承上啟下的作用，它不但是對現有工作的總結還是對歷史工作的歸納，具有書寫歷史真實面貌的重要意義，并且它對衡量人員工作質量和工作效率而言，也有著不可替代的作用。檔案管理工作規范化是當前工作發展的需要，也是一個單位放眼未來，規劃未來的重要依據。通過檔案的記載，能夠明確單位的工作現狀，可以發現其存在的諸多不足，加以改正，這對工作的進一步開展有著不可替代的作用。對企業而言，檔案管理工作不但能夠給經營者和決策者一定的理論依據，還可以為企業與多放的發展奠定一定的基礎。當前社會競爭已趨向白日化，要從根本上使工作得到進一步改善，則需要不斷創新意識、創新思維，從而使工作與時俱進，不斷進步與發展。

2 強力防御檔案管理工作的邊緣化

科學技術日新月異的今天，社會的發展之快也超出了人們的想象。信息技術得到了廣泛普及，這也給人們的生活帶來了便利。檔案工作是一個傳統性的工作，也伴隨著人們生活的節奏加快，漸漸被遺忘和淡化，它的重要性已經被不知不覺地被忽略。這也給很多人帶來了錯誤的思維，認為檔案管理工作已經不再重要。一些檔案管理人員自身的職業素養不夠高，這也是他們對這項工作的認識不夠造成的。工作過于敷衍，業務素質較低，這也給檔案管理工作帶來了一定的弊端。一旦這種現象沒有被及時遏制，不斷擴展，勢必會對檔案管理帶來巨大的不利影響。因此，要想將檔案管理工作進一步優化，則需要扭轉其錯誤的認識，改變管理的模式，利用科學的方法防止檔案管理工作的邊緣化。

3 切實加強依法管理檔案的工作力度

3.1 依法管理，建章立制

檔案管理工作法制化非常重要，這也是做好檔案管理工作的基礎，同時為實現檔案管理工作科學規范化有著進一步的保障，因此要依法治檔，實現檔案管理制度化。隨著科學技術的迅猛發展，檔案管理的載體也在發生著翻天覆地的變化，從傳統的工具逐步轉變為當前現代化信息化的設備，所以，要適應當前的情況，檔案管理工作不斷更新才能追趕上時展的潮流，這樣也才能推進其工作的發展。檔案管理工作人員要有高度的責任感，緊迫的競爭意識，并且在工作多方面要學會不斷完善與自我提高，依照規范化的規章制度來展開工作，因地制宜，科學靈活，使整個工作發揮出更高的社會作用。

3.2 求實創新，與時俱進

隨著時代的發展，科學技術發展的速度越來越快，而當今社會也成為了信息化的社會，計算機網絡技術已經普及了人們的日常生活，同時也給人們的生活帶來了諸多便利。檔案管理工作也要緊跟時代的發展，不斷適應新的技術，將自身工作得以創新與優化，在豐富專業知識的同時還要使工作效率得到提高。要進一步將計算機的管理優勢發揮出來，將基礎的、原始的工作從人的手工操作脫離出來，充分利用計算機的優勢，這樣能夠提高工作的效率。雖然信息化給檔案管理工作減輕了負擔，縮短了工作時間，但是它卻存在著一些安全隱患，因此要將文件進一步安全化規范化，還需要有電子文件安全管理制度來進一步完善檔案的管理。可以在電子文件管理系統的操作上進行一定的加密設計，從而提高安全度。比如，電子簽章、口令管理、指紋識別等等。這樣對文件的安全性有了明顯的提升。

3.3 科學規范，提高效能

合理有效的檔案運用對把握經濟活動的基本規律和發展方向具有很強的借鑒意義，加強檔案管理工作的根本目的在于為社會和國家的經濟建設服務。檔案自身價值能夠得以實現往往是通過檔案利用來表現出來的。所以，想要將自身價值表現充分，那么將檔案的開發和利用這塊做好非常重要。在當前信息社會，資源往往能夠得到共享，因此有效開發檔案資源，并將信息不斷共享非常必要。這也是接下來進一步發展的趨勢。檔案管理人員需要將檔案的收集、整理、鑒定的等工作完善，在此之后還需要做好相應的保管工作。切合實際的快捷的檢索工具，還需要參考每個單位的不同特點來制定，從而滿足工作的需求。保管好檔案十分重要，而對一些特殊的檔案可以給使用者復印件，不可將原件隨便外借。在做好對檔案的保管之后，還需要將庫房的基礎設施建設工作做好，這樣一來，就從里外都對檔案管理的安全性有了一定程度上的保證。社會在不斷進步，人們的生活也在每天發生著變化，對于每項工作而言找出新的途徑與方法，與時俱進，增加其社會效益，才能最終促進工作的進一步發展與壯大。

4 結束語

科學技術日新月異，社會經濟在不斷發展。而人們的生活每天都在不斷變化，如何提升自身能力，將工作進一步做好非常關鍵。將先進的科學規范用于檔案管理工作中，不但能夠提升管理部T對這項工作本身的工作效率，還間接的對社會的發展，經濟的進步產生不小的助力。實現檔案管理的規范化、科學化，從而做到與時俱進，開創檔案管理的新局面，將會是未來發展的方向和動力。

參考文獻

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[2]白桂芝.略論計算機技術在檔案管理現代化中的運用[J].江蘇水利，2002，8.

[3]錢云祥，陳曉春，陳明.關于檔案管理現代化的思考[J].浙江檔案，2002，8.

第8篇：檔案工作規范化管理范文

關鍵詞：新形勢；檔案管理；規范化；標準化

要推進檔案管理工作的規范化與標準化，還需要明確其基礎性前提，即公文的制發。檔案是由公文轉化而來的存在，要保證檔案的質量，首先需要保證公文自身的質量，這就取決于公文制發的質量，這也是實現檔案工作規范化與標準化的前提。所以，在公文制發過程中，需要將規范化與標準化兩方面要求納入考慮范圍，切實提升檔案的質量，為檔案工作的規范化與標準化奠定良好的基礎。

1 檔案工作規范化、標準化的實現策略

1.1 提升檔案時效性與加強電子檔案庫的建設

檔案的時效性既指檔案信息的新舊程度，也包括檔案信息的最新動態與最新進展等。提升檔案的時效性，能夠保證檔案內容的有效性，提高檔案的利用效率，也可保證檔案的利用價值。因此，檔案管理者應該樹立檔案時效觀念，通過科學的信息化與網絡化手段獲取最新信息，為做好檔案部門的服務工作贏得主動。比如，一份具有較強時效性的科研檔案，能夠有效縮短科研項目的相關研究周期，為科研單位節省不少物力、人力以及財力，從而為科研單位獲取可觀效益。檔案時效性的提升也是推動檔案工作規范化與標準化的有效策略。另外，檔案部門需要加強電子檔案庫的建設、開發與使用，利用科學的數據技術對移交的電子檔案載體與技術環境進行檢測，在保證合格率的前提下再進行移交；同時，需要檢測檔案數據存儲介質的可用性，確認電子檔案載體是否存在損壞或者其他存儲不良問題；此外，實現數據的科學鑒定，核對檔案數字和簽名的真實性，對數據進行有效的整合轉換等。因此，應該加強電子檔案庫的建設。

1.2 檔案管理人員素質的提升

新形勢下，要推進檔案管理工作標準化與規范化，必然要提高檔案管理者的職業素養與專業化水平。如今檔案管理模式隨著時代的變化日漸完善，檔案管理中引入了各種現代化技術，而要對這些技術加以深入掌握與應用，管理者必須具有良好的信息技術操作技能，特別是計算機技術、互聯網技術等操作管理軟件的相關技能。當下檔案管理者對這些現代化技術的運用尚未足夠熟練，這就限制了檔案管理工作水平的提高。因此，要做到以下幾點：第一，加強檔案管理者專業化知識與現代化技術技能的培訓，提高管理者對各種管理技術的操作水平，促使其熟練運用各種現代化管理手段，了解信息化技術的各種知識。第二，在后續檔案管理工作中引進的人才，要求其具備較佳的專業素養，并且具備一定的現代化檔案管理技能，從而利于提高檔案管理工作的效率與水平。第三，應該加強教育領域對檔案管理人才的培養，注重豐富人才的理論知識，并且培養其檔案管理實際操作技能。

1.3 檔案交接工作的優化

對檔案交接工作進行優化，能夠進一步推進檔案管理工作規范化與標準化。因此，在這個過程中，管理者需要明確檔案交接的范圍，要排除不能進行交接的檔案，保證檔案交接工作符合國家有關規定。而且檔案移交進館要滿足以下標準：第一，檔案要以全宗為單位進行編目整理。第二，檔案要具有完整性與齊全性，根據檔案管理規范與標準要求對其進行分類整理，要準確地劃分檔案的保管期限，書寫要具有規范性，裝訂要整齊且美觀，案卷的質量必須達到規定要求與標準。第三，要確定檔案具有長期保存與利用的價值，否則不能移交進館。第四，檔案交接的文據與案卷目錄要做到一式三份：檔案館簽收其中一份，并將其退回移交單位保留備用。第五，案卷目錄應該具備兩種版本，即紙質版本與電子版本，確保檔案的原始性與真實性。

2 推進檔案工作規范化、標準化的思考

2.1 規范檔案資料

（1）檔案資料保存的規范。檔案資料的科學規范是檔案管理工作的基本內容之一。在對檔案資料進行科學規范的過程中，要保證文件的原始性以及真實性，這也是檔案管理規范化與標準化的靈魂。在管理電子檔案過程中，常常會發生電子文件資料丟失或者信息被更改的問題，這就要求檔案管理者加強電子文件的維護工作。對于檔案資料與檔案信息的完好保存，還需要發揮紙質檔案和電子檔案之間的互補作用。在電子文件得到廣泛應用的今天，我們同樣需要注重對紙質檔案的完好保存，也為以后遇到電子文件資料丟失或者信息被更改的情況時能提供紙質檔案的原始文件，以確保檔案內容的真實性。另外，對檔案資料進行科學的規范，還要求實現檔案信息的數字化管理，從而打破時間與空間的束縛，從而不斷地擴展檔案工作的服務范圍，實現服務效率的有效提升。（2）加強檔案資料的收集工作。檔案管理者應該加強對檔案的收集工作，比如重大工作、活動或者建設項目的相關檔案、非物質文化遺產檔案等。個人與單位應該支持與協助所在地的檔案館對檔案的征集工作，包括一些散存的珍貴檔案資料、對社會發展具有長遠利用價值的重要檔案等。檔案館的領導者也可以鼓勵個人或者一些F體捐贈檔案或者寄存檔案，以豐富檔案館的檔案資源，并且加大檔案資源科學合理配置、妥善保護與高效利用的

力度。

2.2 科學分類歸檔

在檔案管理工作中，檔案的科學分類與整理工作很重要。對于一些內容齊全和基礎良好的案宗，要做好科學的分類與整理工作。根據案宗的目錄直接做好分類標引工作。若一些檔案的形式比較特殊，則可以使用計算機程序，將案宗的名字、時間與地址等信息錄入進去，可以快速地獲取案宗的分類號，從而有效地提高檔案的著錄速度，也便于檔案利用人員對所需案宗的查閱。另外，在檔案的歸檔方面，需要建立完善的文件材料歸檔制度，不允許任何個人或者單位將檔案據為己有，也不允許拒絕檔案的歸檔。檔案利用人員要及時地將檔案完整地交還檔案管理所在機構，不可以擅自推延移交檔案的時間或者截留檔案。

2.3 規范檔案調取與回收

規范檔案調取與回收工作是推進檔案管理工作標準化與規范化的重要手段。檔案管理者應該及時清查和退還調取的檔案，根據國內法律法規和檔案管理制度的要求來規范檔案的調取與回收。若個人在工作需要的情況下提出退還檔案或者繼續使用調取檔案的相關意見，可以上報有關部門以獲得批準。在退還檔案的過程中，需要有被調取檔案保管者、該單位領導或上級主管單位的領導在場，并且簽字確認。若是需要繼續對檔案進行利用，該檔案的調取手續應該符合有關規定。若是不符合有關規定，則需要及時進行完善，以確保檔案調取管理工作的規范化與標準化。

3 結語

總而言之，新形勢下要推進檔案管理工作的標準化及規范化，需要明確其基礎性前提，并且做好其中的重要工作。同時，加大檔案工作現代化管理力度，提升檔案的時效性，做好電子檔案建設工作，提升檔案管理人員的專業水平與職業素質，優化檔案的交接工作，對檔案資料管理進行規范，做好科學分類歸檔與調取回收工作，最終適應新形勢下對檔案管理工作提出的新要求，實現檔案管理的規范化與標準化，充分地發揮檔案資料的應有效用。

參考文獻

第9篇：檔案工作規范化管理范文

一、檔案管理的實際情況

企業和單位在對檔案進行管理的時候，只有持有嚴謹的工作態度和系統的管理方法，才能使工作人員的組織結構得到正常運轉。然而，目前大多數企業和單位對檔案管理的重要性并沒有充分的認識，甚至忽略這項工作，覺得對檔案進行管理是一項可有可無的工作，其實意義不大。尤其是有些企業里負責管理檔案的工作人員，他們沒有職業道德，更不會主動學習檔案管理的相關知識，甚至抱著混日子的態度工作，以至于失職、懶散的現象時有發生，這對檔案管理的工作是十分不利的。因此，只有提高檔案管理人員的素質和能力，提升他們的思想覺悟，才能使檔案管理更加規范。而且，這也是目前各個企業和單位在對檔案進行管理時迫切需要解決的問題。

二、檔案管理的意義及其存在的問題

1、意義

如今，檔案管理在企業和單位中的地位已經變得越來越重要了，逐漸成為了部門工作的組成部分，對于員工的綜合素質和能力更起到了標尺的作用。檔案的作用有很多，比如真實的記錄一個歷史事件、證明某件事情是否正確，它還是人們內心世界最有力的見證。而要使檔案的這些作用有效的發揮出來，必須對管理工作加以規范化。比如，某些企業或者單位的管理者在進行決策的時候，可以把檔案所反映出來的以往的業績當做依據，從而使決策變得更合理。又比如，某些企業或者個人想要和別的企業合作，就能夠通過檔案對對方企業的財務狀況、人員構成等方面的情況加以了解，從而決定是否和對方合作。

2、存在的問題

（1）檔案管理的發展比較緩慢。我國經濟正在飛速的發展著，百姓的生活水平也得到了極大的提高，群眾對檔案管理的關注度也越來越高了，相關的機構對于管理的基礎設計也在不斷的進行完善。然而，和社會的經濟發展比起來，檔案管理的發展比較緩慢，無法滿足我國創新體系所提出的要求。

（2）管理檔案的人技術水平比較低。新的時代背景下，我國在檔案管理領域出現了一個極為嚴重的問題，即沒有復合型高端人才。尤其是在網絡信息技術高度發展的今天，由于我國負責管理檔案的人員不知道該對如何進行信息化管理，所以檔案管理發展被極大的制約了。隨著時代的發展，科技的進步，檔案管理逐漸的脫離了靠紙質和聲像記錄的方式，隨之又出現了很多的新型的載體，這就對檔案管理人員提出了新的要求，他們在學習專業知識的同時，還要學習新的技術，并將二者相融合，只有這樣才能對檔案進行更好的管理。

三、如何使檔案管理更加規范化

（1）必須要引進現代化的技術。隨著現代化技術在多個領域的廣泛應用，大家在日常工作中存在的不足得到了很大的改善，這其中也包括檔案管理工作。現代化技術促使管理工作的效率得到了大大的提高，也改變了傳統的工作方式。因此，在對檔案進行管理的時候，引進現代化技術關系著管理水平是否能得到提高。比如，在條碼技術被廣泛應用之后，對粘貼條碼的程序進行嚴格的規范，可以使存儲檔案的行為也具有規范性，還能夠使查閱的速度更加快捷，從而提高整個工作效率。隨著檔案管理工作的不斷發展，企業或者單位對這方面的工作也提出了更高的要求，所以在這個過程中融入信息技術就成了必然的結果。

（2）提高管理者的素質。在21世紀，各行各業的工作人員都面臨了新的挑戰，只有不斷的學習才能使他們適應時代的要求。對于從事檔案管理的工作人員而言，他們也面臨了行業發展所帶來的新的挑戰。比如，隨著現代化技術的廣泛應用，某些檔案管理者因為安于現狀、停滯不前，變無法適應這個行業的新業務。所以只有通過不斷的學習和培訓，然后提高自身的綜合素質以及業務能力，才能使檔案管理更加規范化。在實際工作的時候，管理者要意識到現代化技術的重要性，然后要盡快學會如何操作各種軟件，提升自己的管理能力。

（3）改進檔案管理的形式。在這個信息化的時代，管理檔案的工作人員必須要改進檔案管理的形式，積極地革新傳統的利用方式，對現代化技術的優勢要有充分的認識。隨著時代的的變化和信息化技術的應用，檔案信息的數量也隨之增加，同時各種類型的文獻或者情報也在不斷的豐富著。在對這些數量龐大的信息進行管理的時候，管理人員必須用規范化的手段進行整理和加工，從而使信息共享的程度最大化。在信息化的背景下，在利用檔案的過程中最好和企業內部的信息化平臺進行整合，設立一個專門的數據庫系統對檔案進行管理。然后，設定好每一個權限級別，讓每個人都能輕而易舉的獲取檔案中的信息，從而促進管理工作的發展。