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關鍵詞:用電信息管理MIS系統存在
1傳統用電MIS系統存在的問題
(1)成本高:
現在絕大部分地區使用的是基于WindowsNT的操作系統。數據庫系統往往采用MSSQL,ORACEL,DB3等系統,僅上述兩類軟件,單點成本就已經超過了萬元,而且由于供電企業網點分散,所以往往在每處都必須安裝上述兩類軟件。以一個縣局而言,在系統軟件投資上就將花費30萬元左右。
但是與此形成鮮明對比的是,真正用戶需要的模塊(用電MIS),由于技術準入門檻低,市場上產品良莠不齊,軟件廠商競相壓價,整套產品往往只能買到幾千元/單點。由于軟件廠商獲利不足,就無法繼續投入人力、財力進行系統的進一步開發和售后服務工作。
我個人認為以上因素在根本上造成了現在用電MIS系統市場非常混亂的情況。
(2)難以維護:
因為供電企業的網點分散,而基于WindowsNT的系統缺乏對低帶寬數據鏈路(比如載波、電話線路等)的通信支持,所以現在用電MIS多是分散運行的(即在每一點都有整套的系統在運行)。所謂聯網也是指在局域網中的聯網。由于分散運行,就必然導致分散維護。在現實工作中,維護工作一直是困擾用電MIS推廣的關鍵障礙。
(3)大范圍聯網困難:
這里指出的聯網功能,包含兩層含義:一是指供電企業內部信息傳遞困難,原因可參照第(2)條。二是由于銀行、郵電等部門采用的主系統都是基于UNIX的,所以系統之間的互操作性能較差。
2基于LINUX平臺的用電MIS系統
基于上述原因,我詳細對比了目前主流的操作系統及其應用軟件的優劣,認為LINUX系統有可能在今后的3~5年內,取代WindowsNT,成為電力系統的首選操作系統。
以下是兩種操作系統在關鍵環節上的對比說明。
(1)成本:
①購買成本。
僅就操作系統而言,目前可以適應用電MIS應用需求的Windows系列包括WindowsNT40和Windows2000,其價格隨應用復雜性和健壯性有很大差別,數千至數萬元不等。LONUX是完全免費的操作系統,每個人都可以自由獲取。因此不存在購買成本,而且現在LINXUE已經實現了從嵌入式設備到超大型企業應用的全系列支持。
在WindowsNT上運行的SQL支持系統,隨數據庫容量支持、檢索效率等因素不同,價格在幾萬至幾十萬不等,沒有免費的SQL系統。在LINUX上,應用最廣泛的是MySQL數據庫,它曾經有上億條記錄連續運行數月的記錄,所以在軟件功能上完全不比NT操作系統下的任何SQL系統差,而且目前為止仍然是完全免費。
現在互聯網上有數百萬站點都是采用的LINUX+MYSQL數據庫的方式構建的。
②管理、維護成本。
由于LINUX脫胎于UNIX,在設計之初就對遠程接入提供了良好的支持,現在每天都有上百萬名維護人員通過電話線遠程管理、維護自己的系統。而WindowsNT在遠程維護領域幾乎一無建樹,這也正是Microsoft公司花大價錢購買PCAnywhere軟件的原因。但是由于PCAnywhere并非是內嵌的操作系統中的,所以軟件的可用性在某些方面仍顯不足。
由于LINUX可以建立基于低帶寬數據鏈路的網絡結構,所以可以實現中心主機+遠程終端的聯網模式,這樣只需要管理中心主機即可實現全網的管理。進一步降低了管理成本。
(2)開放性:
LINUX可以說是目前最為開放的系統,所有源代碼都可以免費得到,即使操作系統不支持的功能,也可以通過修改、擴充系統源代碼方便實現。而對于WindowsNT而言,這是不可想象的。最近有消息稱,迫于開放源碼運動帶來的市場壓力,微軟打算對美國1000家大企業開放Windows2000的部分源碼。
(3)互聯能力:
①鄉站聯網。如果采用WindowsNT實現鄉站實時聯網運行,則必須在縣局到鄉站之間建立寬帶數據鏈路(比如光纖),目前在很多地方還不現實,甚至永遠不可能實現。但是如果采用LINUX系統,鄉站就可以通過遠程接入到局中心計算機,在窄帶和寬帶環境下均可實現。這種大范圍的聯網運行模式實際上銀行系統在很多年前已經實現了。
②智能設備聯網。由于數據可以通過載波或電話線接入局中心計算機,所以在智能設備聯網方面,LINUX的系統優勢也是不言而喻的。而且在嵌入式LINUX的系統低層就已經支持了此種應用。
③與其他單位聯網。由于銀行、電信等行業采用UNIX作為主要的操作系統,而LINUX和UNIX本是一脈同根,所以在互聯方面的支持要好于同WindowsNT系統互聯。
(4)穩定性、安全性:
LINUX的穩定性一直倍受贊賞,連續運行數月也毫無問題,而WindowsNT的穩定性則不敢于恭維,很多人在這方面都吃盡了苦頭,所以人們往往在微軟公司的產品正式推出一年以后,才將其應用到關鍵任務中,以免成為穩定性測試的犧牲品。
由于LINUX是基于代碼開放體系的,所以歷來都是黑客攻擊的熱點,但是我們通過分布式運行的方式,即可解決安全問題,而且可以極大的提高系統的安全性和可用性。比如在局中心設置2~3臺主機,互為備份且采用不同的安全策略,這樣一方面避免單臺主機運行時的意外發生(包括黑客攻擊),另外可以分散處理訪問請求,縮短系統反應時間。
(5)易操作性:
WindowsNT系統基于圖形界面,熟悉Windows操作界面的人很容易學會,在整體系統使用的難易程度上,LINUX要遜色很多(大部分LINUX應用是字符界面)。
但是,具體到某項應用,情形或許有些不同。比如在電費電量處理過程中,如果將所有的操作都命令化,只需要30~40條命令,對于微機操作人員而言,記憶這些命令并不困難,而且在應用效率上,也要好于圖形界面的操作方式。
(6)市場影響:
由于LINUX不如WindowsNT平臺上的開發工具豐富多彩,所以開發難度要遠大于在NT平臺上進行的開發。這也是LINUX最大的劣式所在。
針對物流運送信息管理的業務流程,數據庫設計涉及到多用戶,多層次的關聯,需要對普通用戶、運貨人,派送人、業務管理員、系統管理員等多角色進行定義。根據需求設計了多個關系數據表,包括用戶表、訂單表、運單表、貨物信息表、用戶信息反饋表、問題處理表、物流公司信息表、部門表、員工表等,表1~表4說明了主要表字段的具體設計。
1.1用戶表,主要存儲提交訂單的用戶或注冊用戶的基本信息。
1.2訂單表,主要存儲訂單相關信息,管理員根據此訂單生成相應運單。
1.3運單表,存儲生成的運單相關信息,根據物品交運情況,改變運單的狀態。
1.4貨物信息表,存儲交運物品的信息。
2二維碼的生成和解析
2.1服務器端二維碼的生成
二維碼生成在服務器上實現,當管理員點擊生成運單的時候,根據運單信息生成二維碼。信息數據包括:訂單號、訂單人、貨物名稱、下單時間、收單人、收單人地址,還包括生成時的運單號,運送人等。二維碼在生成的時候會先將數據轉換為二進制,并根據其大小來安排每行的小方格的個數。然后通過特有的QR編碼方式將二進制數據進行編碼,并且安排好黑色、白色小白塊的位置。在它的左上角,右上角,左下角都會有一個固定定位區域,其他位置為數據區。
2.2Android端二維碼的解析
移動終端基于Android系統設計開發,客戶程序的使用涉及到用戶和派送員等多個角色。用戶登錄后可以選擇二維碼查詢運單情況,界面如圖4所示,再選擇拍照或從相冊提取照片,如選擇拍照,則進入照相及獲取解析二維碼過程。二維碼的解析涉及到圖像圖形識別分析技術,筆者使用了二維碼開發者提供的開源代碼庫來進行二維碼掃描。二維碼在掃描的時候程序會用攝像頭首先尋找固定的定位區域,判斷出哪里是二維碼區域并取出數據區域,再利用其編碼原理進行解碼,首先轉換為二進制數據再轉換為所需要的數據,并顯示給用戶。
3結論
[關鍵詞]醫院信息系統;HIS;制度管理
[中圖分類號]R197.324[文獻標識碼]B[文章編號]1673-7210(2008)10(b)-076-02
醫院信息系統(HIS)是利用計算機網絡技術實施的現代化醫院管理模式和優化醫療工作流程的一種重大變革。我院也于20世紀90年代中期開始醫院信息化建設工作。經過13年的不斷升級改造,整個醫院信息系統已初具規模。總結13年來醫院信息系統得以正常運轉的經驗,深感建立和制定相應醫院信息系統管理制度,用制度保證整個醫院信息系統的建設、維護和管理的重要性,也在此方面做了一些探索,現總結如下:
1結合實際,制定醫院信息系統管理制度
醫院信息系統是把醫院產生的各種信息輸入計算機網絡系統,由計算機完成信息的儲存、處理、傳輸和輸出,在院內形成信息共享,是一個復雜而龐大的工程。但這些最終都是由人來操作和掌握的,醫院信息系統只是得以完成這些任務的工具和手段。而一個好的管理手段必須要依靠健全的制度來保證落實,切不可以為上了醫院信息系統就萬事大吉,存在的問題都可以解決了[1]。要使醫院信息系統安全運行,達到科學管理的目的,一定要有與之相配套的制度來管理醫院信息系統的正常運行。
我院實施醫院信息系統伊始,就將制度的建立作為首要工作,依據醫院信息系統建設的實際狀況,逐步制定了各項規章制度,以制度規范醫院信息系統的安全操作,以制度促進系統醫院信息系統的發展。目前已形成一整套較為完善的醫院信息系統管理制度。
我院醫院信息系統管理制度涉及工作流程、操作規范、崗位職責、工作制度四個大類,每類都有若干種。具體為《醫院信息系統管理總則》、《醫院信息系統安全保護規則》、《醫院信息系統管理各項制度》、《醫院信息系統工作流程》、《醫院信息系統管理獎懲細則》。
1.1《醫院信息系統管理總則》
《醫院信息系統管理總則》是一個公共性的制度,分為四章二十三條。從總則、技術管理、工作站管理等共性管理的角度規范了醫院信息系統的操作,確定了整個醫院信息系統管理的意義及目的,對醫院信息系統的技術管理提出了要求,對所有接入醫院信息系統的工作站點做了統一要求。
1.2《醫院信息系統安全保護規則》
《醫院信息系統安全保護規則》共有五章二十六條。從安全保護、安全監督、相關責任等方面對醫院信息系統中的數據信息及網絡中一切設備的安全進行了詳盡規定,并提出了對違反規定而應承擔的責任。要加強醫院信息系統的網絡安全管理與維護[2]。
1.3《醫院信息系統管理各項制度》
《醫院信息網絡系統管理各項制度》共有九章六十六條,具體針對計算機信息中心工作職責、機房的管理、信息儲存及保管、互連網站、數據備份、應急恢復、網絡設備的購置等方面進行了規定。
1.4《醫院信息系統工作流程》
《醫院信息系統工作流程》涉及到實際操作的各個環節,共有二十四項流程。實踐證明,如果不及時制定相應的流程規范,在醫院信息系統的運行中必然會出現混亂,造成不必要的麻煩。
1.5《醫院信息系統管理獎懲細則》
《醫院信息系統管理獎懲細則》分為十一條,依據上述各項規定及醫院規范化管理的要求,對平時醫院信息系統應用中易出現的不規范操作而造成的各種損害所制定的獎懲辦法,是對上述各種規定的有力補充。
2狠抓落實,確保醫院信息系統管理制度的實施
建章立制并不只是寫在紙上,訂在墻上,而是要落在實處。自制度建立以來,狠抓制度的落實也就成為醫院信息系統成功運行的關鍵因素。只有嚴格執行這些制度,才能保證整個醫院信息系統的安全運行,達到建設和應用醫院信息系統的目的。
2.1組織學習,領會制度的實質
整套規章制度在頒布后,印文下發到各個部門,要求有關人員認真學習。不但對原來在崗人員,而且對新上崗人員更是廣泛宣傳,組織學習,并將其作為崗前培訓的重要方面,列為上崗考核的內容,使之人人知曉,從而強化這些制度的執行意識。
2.2加強監督,促進制度的執行
有了規章制度還必須要有一定的監督機制來督促這些制度的執行。為此,我們將醫院信息系統管理制度的監督執行納入醫院綜合目標責任考核中,形成以制度監督制度執行情況的局面。通過這種方法,促進了制度的執行,使制度的執行成為全院各類人員的自覺行為。
2.3建立記錄,細化制度的管理
可操作性是建立制度的基本要求,也是制度得以落實的前提。為此,我們根據制度內容,建立了各種相應的記錄本,如《服務器維護記錄表》、《網絡系統維護記錄表》、《系統軟件維護記錄表》、《HIS應用軟件維護記錄表》、《計算機及網絡設備維護更新記錄表》、《數據備份日志》、《日常工作日志》等各種表格和日志,從而細化制度的執行,明確各級各類操作人員的職責。
3拾遺補缺,進一步完善醫院信息系統管理制度
醫院信息系統管理制度實施后,取得了一定成效,但并不是一成不變的,而是要根據醫院管理的要求和整個醫院信息系統的運行,做相應的調整,原有的規章制度必然要隨著新的要求的提出而補充和修改。而且規章制度多半是在醫院信息系統建設過程中制訂的,當醫院信息系統運行一段時間后,往往會有一些不適應的地方,也需要補充和修改[2]。如社會醫療保險政策實施后,我院對醫院信息系統中有關費用結算部分做了新的規定,流程也有一定的改動;再者醫院信息系統中增加的一些新子系統上線后,也都對發揮著不可替代的作用,是醫院信息系統能夠正常運轉和有效應用和推廣的重要保證。同時,醫院信息化系統的建設也提升了醫院的管理水平[4]。
[參考文獻]
[1]梁珂.醫院信息化建設成功的關鍵因素.中國醫藥研究,2005,3(2):168-170
[2]宋穎杰,于明臻.醫院信息系統的網絡安全管理與維護[J].中國現代醫生,2007,45(17):104,110.
計算機通信技術計算機通信技術建立在現代通信目標基礎之上,運用計算機技術實現通信數據的技術收集、及時傳遞與高效處理。同時,計算機通信技術也是管理系統網絡正常運行與維護的基礎環節。信息管理系統實現高效管理依賴的是探討分析管理信息系統中計算機通信技術的特點文/吳海傳統的管理系統具有成本高、效率低等弊端,已經不能適應社會發展的趨勢。將管理信息系統運用到企業管理、公共事業管理、工程項目管理等諸多管理工作之中已經成為信息技術與管理技術發展的趨勢。我們需要充分了解管理信息系統的概念以及計算機通信技術帶來的影響,通過相關分析,把握計算機通信技術的特點,深入認識其在管理信息中的應用價值,從而促進管理信息系統成熟穩定的發展。摘要計算機通信技術搜集到的大量數據。前文也提到過,管理信息系統是以計算機平臺為基礎的一種管理系統。計算機通信技術實現了管理系統的數據采集、處理、分析以及制定管理計劃,完成了信息數據的傳遞工作。計算機通信主要進行數據通信處理,實現了數據在不同移動終端之間傳遞的目標。隨著通信技術的不斷發展,計算機通信技術也在不斷地發展,其應用范圍與方式也得到了發展與進步,例如光纖通信與電力線載波等信息技術的綜合應用。而且,目前出現的信息技術新生代“云技術”,為計算機通信系統提供了足夠的信息存儲空間,根據計算機通信系統運行的觀察,及時進行優化編程技術,不斷提高計算機通信技術的高效性與穩定性。
2管理信息系統中計算機通信技術特點分析
計算機通信技術在信息管理系統中運用,實現了信息的連通性與共享性,更實現了不同管理者之間的信息交流。連通性是指計算機網絡用戶之間可以進行信息交換。信息共享則提高了信息數據的透明性,避免任何違規現象的出現,實現了管理者之間的有效監督與資源共享。與電話通信系統相比,計算機通信技術具有更廣闊的應用范圍,它具有多樣化的通信模式與通信語言等特點。縱觀目前計算機通信技術在管理信息系統中的應用現狀與前景,筆者進行了計算機通信技術的特點分析。
2.1高通信質量在管理信息系統中,計算機通信技術通過物理層進行數據傳輸。數據傳輸追求的是準確性。計算機通信技術的窄帶數字調制方式、跳頻擴頻調制系統等方式,不斷提高物理層的頻譜效率,從而保證物理層的通信質量,為管理者提高了良好的通信環境,促進數據的及時、有效傳遞,利于管理信息系統的管理計劃能夠及時傳遞至管理者。
2.2高信息處理能力計算機是信息管理系統的數據處理工具,在數據處理方面具有壓倒性優勢,能夠最大限度地進行數據搜索、計算、傳輸、加工、輸出、儲存等數據處理工作。例如局域網的數據傳輸速率一般為1-100Mbps,能支持計算機之間的高速通信,所以時延較低。計算機通信系統的信息處理能力保證了信息數據的準確性與實時性。
2.3實現有效管理控制計算機通信具有豐富的通信形式,實現了信息數據的傳輸與再現,適用于多種多媒體通信技術。計算機通信的MAC子層,是實現有效控制與管理信道使用的控制層,確保數據傳輸需要。MAC子層可以實現管理者之間的多地址訪問,利于管理者之間的及時有效溝通。管理者也可以運用此進行一對多的通信,提高管理效率。
2.4實時監控反饋計算機通信系統根據計劃目標要求,實時跟蹤相關數據信息,實現管理人員實時掌握數據信息動態,及時處理出現的突況,及時解決潛在問題。例如新型電力工程調度運行管理信息系統借助計算機信息技術的應用,實現對沿線各控制性建筑物等的遠程監控、集中監督和統一管理,為各級管理部門提供決策信息,為各級生產部門提供信息服務數據。其中的計算機信息技術是選擇了基于SDH(同步數字傳輸)的MSTP(Multi.ServiceTraIlsferPlatfom)技術作為組網核心。
3總結
全面、準確、及時的統計信息有利于醫院管理者開闊思路,提升其領導決策能力。醫院管理者從統計信息中獲取自己所需的資料,通過科學的分析發現醫院工作的問題所在,對問題進行深入分析探討,并提出解決問題的方法與具體措施。比如,通過分析醫院工作效率數據信息,可以加強對手術患者術前平均住院日及出院患者平均住院日的管理,平均住院日可以反映醫療資源利用情況和醫院總體醫療服務質量;通過分析診斷質量相關數據,可以強化醫院醫療質量方面的管理,促進醫師專業水平的提升;通過分析醫院醫療質量數據,可以加強對治療患者出院情況的真實記錄,以此反映出醫院真實的質量;通過分析醫院醫技科室的質量數據,可以全面了解大型醫療設備的具體使用情況,對醫院的經濟效益有更為明確的了解;通過分析醫院的費用結構數據,認識到醫院經濟效益提升的重要環節在總費用不變的情況下,如何降低藥費構成比、相對提高醫療服務費用比例,最終提高醫院經濟效益,而患者在此過程中也能享受到優質的服務、使用到合理的用藥;通過對患者疾病構成的分析,可以使醫院根據疾病的不同規律和特點,合理分配床位,合理配置人員、設備,加強重點專科建設。以上各種分析都是基于統計信息而得出的,這有利于醫院樹立醫療品牌,提高其社會信譽,打響醫院知名度,最終實現應有的社會效益,更好地服務于社會。
2統計信息有利于醫院制訂合理的計劃,引導醫院實現可持續發展
“凡事預則立,不立則廢”。合理目標是任何事物發展的重要前提。在目標的制定過程中,醫院要依據各科室相關指標的實際完成情況,運用醫院的統計信息為接下來的工作制定一個預期目標。信息統計人員要對各科室的信息進行科學分析整理,讓醫院的管理者、領導者對各科室的情況有全面客觀的了解。將住院病床的使用率、出院人數、平均住院日及日平均住院人數等各項控制指標分派到各個科室,讓科室明確工作指標與具體任務,這樣一方面服務于階段性的計劃,另一方面又能服務于長期目標,讓醫院能夠循著正確的軌道運行發展。
3統計信息有助于醫院對管理工作進行科學化分析
綜合性的統計信息分析是醫院進行經營管理的重要內容,綜合醫院的經營情況和管理水平,建立完整的合乎科學的統計信息分析體系,以期達到科學使用統計信息的目的。醫院通過比對分析不同時期的各項醫療指標,找出其中的差距所在;通過與同級醫院之間相同目標完成情況的比對分析,從中找出對醫療工作產生影響的各種因素,然后提出有效的建議。醫院領導者通過綜合的統計信息分析,了解社會對于醫院醫療工作的各種要求,把準醫療需求變化的走向,做好醫療布局的調整,將院內的各項資源合理分配利用,最終提高醫院的整體醫療服務質量,獲取更大的社會效益與經濟效益。
4統計信息有利于醫院進行人力、物力、財力資源的合理開發
醫院作為專業知識人員密集區域,怎樣將各個科室工作人員的積極性調動起來,并提升全體員工的責任感,讓他們發揮出最大的能力,為國家和社會創造出效益,這對于醫院的管理和發展都是十分重要的。醫院的管理者可以將醫院的統計信息作為確定和完善各科室規模建設、醫院人員編制、人力資源調配的準則,使之最大程度地實現高效合理的目標。通過統計信息可以看出:①門診規模是否擴大取決于門診量的升降情況;科室規模建設取決于就診病人及疾病分類信息,如近些年慢性非傳染類的疾病如糖尿病、心腦血管疾病、頸椎病等發病率的提升,醫院就應該購置相關的醫療設備,并成立與之相配套的科研實驗中心。②根據地區醫療衛生資源的分布情況及醫院內的已有設備利用情況決定要不要進行大型醫療設備的購置,避免出現設備閑置、資源浪費的情況出現。③通過統計信息,可以更全面地了解醫院的財務狀況,科學合理地安排各項資金,將有限的財力運用到醫院重點項目上,讓醫院得以持續健康的發展。
5結語
汽車來料信息管理對汽車運載的物料在料場各區域的管理,包括過磅、回皮、采樣、卸料等工藝流程。因現場已存在過磅、回皮、采樣系統等,為了實現整個汽車作業區的管理,我們對汽車在受料坑、料場卸料的區域增加一臺計算機,實時記錄進入該區域的汽車的信息,并接入到過磅、回皮、采樣系統局域網內。
2火車來料信息管理
火車來料信息管理不同于汽車來料信息管理,比汽車來料信息管理要簡單。火車行駛的路線固定,而汽車行駛的路線很隨便。實現火車來料信息管理的重點,在于識別火來運載物料進入企業時,需正確地識別出每列火車的車廂號碼,并準確的記錄。我們采用應用很廣泛的RFID火車車號識別天線,對火車車廂號碼的識別。火車來料信息管理包括對火車車號的自動識別、采樣過磅處數據接口的采集、翻車機動作信息的采集等。
3受煤坑卸料控制管理
受煤坑卸料控制管理是對進入受煤坑的汽車,通過螺旋卸料機將汽車運載的原料,卸載在受煤坑上,在打開受煤坑閥門后,通過輸送帶運輸至料場或料倉。
4料場設備控制管理
料場設備控制管理分為兩個主部分:一個是堆取料機控制管理;另一個是無軌機車位置識別及卸料管理。堆取料機控制管理采用千盟專利技術——感應無線車上位置檢測技術,通過在堆取料機、軌道、中控室安裝一套車上位置檢測系統,即可實現堆取料機與中控室之間的數據通信、數據交換等。無軌機車位置識別及卸料管理采用無線及GPS定位技術,通過GPS實現無軌機車在料場區域的定位,由便攜式PDA實現無軌機車卸料管理,并以無線的方式將無軌機車卸料數據發送到中控室。系統實現料場的設備控制管理采用兩種不同的通信方式,感應無線通信和工業無線通信。感應無線是通過鋪設在堆取料機軌道邊沿,由安裝堆取料機上的天線箱發出頻率,與編碼電纜多處交叉位置產生磁場,而達到識別機車位置。感應無線通信主要實現堆取料機的位置檢測,堆取料機狀態信號的采集等。無線通信具有通信速率快、數據傳輸安全等優點,主要實現汽車卸料數據的傳送、堆取料機堆取數據的傳送等。
5布料設備自動控制管理
布料設備自動控制管理主要是根據采集輸送帶狀態信息、布料小車狀態信息、料倉料位信息,并根據布料工藝流程,實現料倉與中控室、布料小車與中控室的相互通信,PLC將所有的信息連接在一起,通過程控的方式,實現布料小車自動操作。
6結語
要弄清以上問題,首先,我們要從弄清什么是知識管理和企業信息管理入手。美國生產和質量委員會(APQC)對知識管理定義如下:知識管理是組織有意識采取的一種戰略,它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人,這樣可以幫助人們共享信息,并進而將其通過不同的方式付諸實踐,最終達到提高組織業績的目的。企業知識管理是以信息為基礎的活動,通過組織性學習創造隱性和顯性知識,并負責如何在適當的時間、適當的地方擁有適當的知識。微軟總裁比爾蓋茨認為:知識管理并不是從技術開始的,它始于商業目標、過程和對共享信息需要的認識。知識管理只不過是管理信息流,把正確的信息傳送給需要它的人,以便讓他們迅速地以信息為依據采取行動。
中外學者普遍認為,信息是企業發展的一個非常重要的資源,信息作為資源,除了一般的可利用、有價值等特性外,還具備共享性、歷史積累性、時效性和多次再生性的特性。而系統則是由若干相互聯系、相互制約的獨立成分組成的一個有機整體,如管理人員、生產工人、工藝、技術、管理、方法和組織機構、生產設備等,為了一個共同的目標即獲取利潤生產出社會需要的產品,而組成的一個生產企業就是一個系統。那么,要系統地利用信息這個資源,企業建立信息管理系統是一個非常重要的前提。
企業信息管理系統(EIMS)就是運用現代化的管理思想和方法,采用電子計算機、軟件及網絡通訊技術,對企業管理決策過程中的信息進行收集、存儲、加工、分析,以輔助企業日常的業務處理直到決策方案的制定和優選等工作,以及跟蹤、監督、控制、調節整個管理過程的人機系統。
從目前已經大量應用的各種企業信息管理系統來看,普遍具有以下特性:
1.除了通用的管理軟件和MRP(物料資源計劃)、OA(辦公自動化)、WFS(工作流系統)外,大多軟件都需要做大量的需求分析,咨詢顧問(多數都是行業內的專家)和企業各級員工在認真總結以往經驗和企業發展要求的基礎上,根據企業實際量身定做或在標準版本的基礎上根據企業實際做大量的修改,所以具有行業專家特性及實際應用特性。
2.多數系統是從企業戰略的角度出發,在全局和總體考慮的前提下設計企業的信息管理系統,是從企業的人員機構管理、產品管理、系統權限管理、銷售管理、采購管理、生產管理、質量管理等系統的角度,考慮戰略的實現性和信息之間的關聯性、制約性的,具有系統性和整體性。
3.具有歷史知識的積累性和共享性。企業的信息管理系統能夠將各部門和各員工的日常工作的關鍵數據,存儲在數據庫中,并能根據權限方便查閱和調用。
4.具有決策的支持性。所有的各種數據可以經過計算機的處理從不同的角度得到各種分析結果,并通過報警提醒的方式,使決策者在第一時間得到相關信息。
5.動態特性。由于信息的時效性和關聯性,當系統中某一信息要素發生變化時,與之相關聯的其他信息均發生變化。同時,由于企業的外部環境和內部要素均在動態發生變化,系統也要求能夠適應這種變化。
二、企業信息管理系統的作用
從以上對于知識管理和企業信息管理系統的概念及特性等可以看出,企業信息管理系統對于企業知識管理水平的提高具有很大的支持和保障作用,具體表現在:
1.知識,確保組織內的每個成員都能共享。在沒有計算機、軟件和網絡通訊技術的前提下,企業知識的手段通常采用開會、發文件及書籍等手段,除了成本高而外,知識的傳播速度、傳播量、更新、查閱及查閱權限等等受到極大的制約。而企業信息管理系統則有效地解決了這些問題,使知識信息交易成本大大降低,交易質量和效率大大提高,有力地發揮了知識在企業中的生產力作用。
2.確保知識獲得的及時性。信息管理系統解決了跨地區、跨時間、跨單位、跨部門、跨員工之間的查閱障礙,只要是在有權限的前提下,知識需求者可以迅速通過系統找到自己需要的各種知識。例如目前的企業信息門戶(EIP-EnterpriseInformationPortal)可以解決企業之間的信息及知識交流問題,另外企業信息系統可以與相關的網絡連接,并自動按照組織內部成員對信息的需求進行篩選、分類和收集,并按照成員對信息的需求及時傳送給需要的人,以解決知識時效性的問題。
3.提升組織或個人的隱性知識為顯性知識,并保證兩者之間的有效轉換。在企業沒有信息系統之前,員工的知識和經驗僅存在自己的腦子里,部門的知識也在這個部門里,信息呈現孤島狀態。遺忘、人員流失和成員之間交流不暢導致企業的知識大多是隱性知識,而不能轉變為顯性知識,組織的知識難以積累。組織隨著人員的流動、時間的推移不斷地交學費,企業不能形成經驗曲線,生產效率和競爭力也就難以提高。信息管理系統使個人知識得以沉淀,成員之間的知識得到共享和交融,企業對員工的過分依賴性降低,從而避免企業因某些關鍵崗位人員流失出現不可收拾的局面。
三、如何做好企業的知識管理
首先,我們要抓好企業的信息管理。知識管理著重于顯性知識和隱性知識的相互轉化,因為企業只有把國內外和自己企業積累的知識和經驗即顯性知識,通過歸類、整理、提煉迅速傳遞給需要它的員工,即轉化為員工個人的知識———隱性知識,并運用到每項工作中去,才能對企業目標發生作用。信息管理主要集中在對已有的如書面化的、電子信息等顯性知識的管理,在信息增值鏈上,要將數據提升為信息,并對其進行采集與選擇、組織與程序、壓縮與提煉、歸類與導航等,對信息外部特征的加工和組織。在信息管理基礎上,在根據企業和員工需求,對信息內容進行提煉、比較、挖掘、分析、概括、判斷和推論等進行知識管理。
其次,要建立知識共享系統。知識管理是以共享和創新為主要目的,重點解決信息超載而知識匱乏的問題,重視人與人產生知識過程的管理。知識如果不拿出來與他人共享,將導致:(1)核心信息掌握在具體實施人員中,管理失控。(2)企業人員外流導致知識資產流失,大量核心技術被帶走。(3)知識孤島造成協調困難,效率下降。所以,在企業信息系統建設中,要堅持以獲取企業內部和外部知識資源為核心;以產品的生產流程為核心;以個人知識與團隊知識的相互交流和轉化為核心;以正式交流與非正式交流的相互接軌為核心;以解決實際問題為核心;以價值鏈的不斷增值為核心和以技能培訓為核心。
最后,把信息化建設作為知識管理的平臺。傳統的金字塔式組織結構和人際交流模式在很大程度上不適合現代社會對知識的快速組織、整合和共享需要,計算機網絡則為知識的獲取、組織和共享創造了一個全新的平臺。企業在網絡平臺下,形成一種柔性的與變化的組織和扁平化的信息傳遞渠道。從知識管理的角度,建立信息管理系統,使人與知識資源有機結合,它將人、知識與現實工作任務整合起來,必將為企業管理帶來實效。
參考文獻:
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2.席丹,李培根,黃培。制造業信息化戰略、管理與實施,電子工業出版社,2003
目前,我國水利電力管理信息系統普遍存在著有效性、實用性不強的問題,這個問題不僅體現在自行開發的系統中,還表現在購買的管理信息系統中。雖然經過了多次改造,但是在使用中還是會遇到一些難以解決的困惑。現有的管理信息系統已經構建起來,但是實用性及針對性較差,與傳統人工系統相比,工作效率的提高并不明顯。人們在上機工作時,還要結合紙面工作,反而造成重復操作。很多用戶表示,要先用Excel對數據進行處理,然后再將數據輸入信息系統,這樣加重了工作人員負擔。導致管理信息系統出現這種問題的原因是,水利水電工程存在個性化差異。每個水利水電工程內、外條件都大不相同,因此,其管理制度差異也很大。想要用一個統一的管理信息系統實現對所有工程的信息化管理難以實現,可能導致結果與實際需求的背離。
2構建工程管理信息系統的思考
2.1依托平臺軟件構建模塊式信息系統
不同工程的管理系統應該以該工程特有的管理制度為規范,這兩者是息息相關的。在開發系統時不能將兩者分開來設計,若管理系統與制度脫節,將直接影響工程建設的正常進行。此外,水利水電工程管理的信息化建設不是一方能夠完成的任務,它需要工程各方共同努力,實現多方密切合作,這樣才能提高信息化建設的質量和效率。用戶需求分析,是決定信息化建設成功與否的關鍵。可以根據管理制度確定業務需求,然后再分析業務需求,最終確定信息化系統的具體內容。在設計信息系統時,要使其貼合工作實際需要,簡化操作步驟,使系統功能更加實用。首先,從改進系統中的簡單地方做起,改進后的管理系統要盡量與常用的紙面工作模式吻合;然后,對現有的項目法人管理制度及工作流程進行分析,編制出需求分析報告,盡量選擇開放性好、擴展性大的管理平臺,如夢龍LinlcWorks等協同工作平臺;最后,在管理平臺的基本模塊基礎之上,增加其他功能模塊,這需要工程技術人員和軟件公司共同商討、研究決定。在依托平臺軟件構建模塊式信息系統時,要確保功能模塊與紙面的工作流程基本吻合,這樣才能保證信息系統使用過程中的可操作性。為了保證模塊式信息系統的實用性和有效性,可以與專業的工程咨詢公司進行合作,在水利水電工程建設管理方面,專業工程咨詢公司有經驗,可以構建起一個較為實用可靠的信息系統,同時提高軟件開發的速度。像資源控制、進度等構建難度較大的項目管理模塊,可以采取集成其它現有的軟件的方法,也可以提供接口,如P3、夢龍PERT等項目管理系統,由于該模塊具有一定的通用性,可采用集成等方式構建管理信息系統。同時,基礎管理平臺的開放性較強,可以輕松實現不同系統間的數據交換。
2.2構建統一界面,促進多方數據的融合
構建統一界面,為數據共享提供統一平臺,而系統界面友好,則更容易實現各方面數據的融合。因此,應該致力于提高管理信息系統的數據融合度,真正實現“三大控制”間數據有效流通。此外,還要從功能方面,對界面進行協調和統一。要選擇同一家公司開發常規辦公自動化系統與工程信息系統,以保持兩者的一致性。系統所產生的信息要在處理完畢后迅速自動歸檔,并能夠到達檔案管理系統中。在開發系統時,最好讓用戶自行定制信息處理系統的流程,這樣系統才能與復雜多變的工程管理現狀相符。系統可以采用B/S模式運行,盡量不要在客戶端安裝軟件,有利于進行統一的運行維護。
3對策和建議
管理信息系統的主體結構主要包括:數據庫、數據處理模塊、輸入模塊等5個部分,下面將對各部分結構的構建提出對策和建議。
3.1數據庫
構建數據庫模塊要充分考慮其擴展性、綜合性和完整性,使這三者到達平衡,并在此基礎上,將各方面信息組建成一個有機的整體,同時還要保證信息安全性、可靠性。
3.2數據處理模塊
整個管理信息系統的核心是數據處理模塊,為了更好地處理大量龐雜的信息,可將信息處理模塊分為多個子系統,如合同管理、工程驗收及質量控制等。子系統根據信息人對信息進行分類和管理,具體可分為監理類信息、設計信息、質量信息等。4.3輸入模塊輸入模塊要做出相關規定,對信息輸入的格式、方式及條件進行控制,同時也要限定用戶創建與處理信息的條件。常用的信息輸入方式有圖紙格式、音像文件格式及PDF格式等。要讓用戶自行設置和選擇輸入信息的形式,這樣可以在一定程度上控制用戶處理信息、創建信息的權限,也就保證了信息可靠性和安全性。此外,施工與現場監理人員的客戶端應該給予輸入模塊的支持,這樣不但可以方便有關人員隨時記錄信息,還便于查找相關信息。輸入模塊中要設置重要信息提醒功能,便于用戶及時處理信息的處理;還要及時提醒用戶相關法律法規和合同規定,從而實現對用戶處理行為的規范,避免處理失誤。
3.4查詢模塊
查詢模塊功能是規定查詢方式及輸出格式。查詢模塊中可設置多樣化的查詢方式,如菜單查詢、地圖查詢等,查詢內容、查詢結果會按照一定格式輸出。在控制使用權限的基礎上,盡量使用戶通過簡單操作,迅速獲得所需要的信息,比如施工相關技術標準、施工工程的檔案留存及各環節具體的施工信息等。
3.5賬戶管理模塊
用戶管理是賬戶管理模塊的主要功能,具體包括用戶賬戶的設立、修改、刪除等操作,確定用戶權限的時候。要注意根據用戶類型的不同對其分類,并設置不同的訪問權限。
4結語
檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識,多專業配合,多部門協作,多環節配套的復雜系統工程,系統建設發展到目前階段,研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策,是十分必要的。
加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用,離開推進應用水平的提高,就脫離了實際。加強管理的指導思想,一是要積極進取,開拓創新,爭取條件采用先進技術;二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性,統籌兼顧,全面安排,調動各方面的積極性;三是要從現實出發,循序漸進。如何提高應用水平,需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢,分析存在的問題,尋求解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題,闡述個人的一些看法。
一、推進自動化,必須提高檔案標準化、規范化水平
目前,檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂,這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏,而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是:檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節,其中首要的是檔案業務要規范,檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程,要推進檔案自動化建設,必須抓好檔案標準化、規范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
二、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平
根據系統論思想和集成化要求,檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統,組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平,并通過網絡加以聯通,這樣才能發揮整體優勢,提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙,都可能造成系統的梗阻。當然,要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的,不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平,在一些單位進行較高水平的試點,以取得值得推廣的經驗,對整個系統是有利的,但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平,只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
三、有重點地抓好數據庫建設
目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段,完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎,是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務,要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點,數據庫經驗中最主要的有:領導重視,統一認識,堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合;面向應用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”;突出重點,由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來,通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群,將使自動化系統效率大大提高一步。
四、慎重選定技術路線
信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前,對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高,網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下,選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的,應當推行適應的先進技術,使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一,技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大,但現實的需求又往往跟不上,宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別,因此不斷發生買了設備不能充分利用,建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀,充分考慮先進技術的發展,再進行每一項具體的決策。
五、實事求是地改進管理體制
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式,信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針,其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作,這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制,要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制,同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題,主要方面是集中統一管理不力,這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象,從管理制度上保證業務技術規范、標準,硬軟件的選用,上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中,實行集中統一管理,不能各行其是自建系統,造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題,如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門,在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”,就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統,是較理想的模式,但這種高技術結構,必須有較強的管理能力和技術能力,不具備這些條件,從集中向分散過渡,反倒有可能退回到分散式。
六、充分發揮系統建設資金的使用效益
檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目,在資金籌集和管理使用方面,較好的做法是多渠道籌措資金,實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合,資金使用上做到按項目管理,進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發展計劃中立項,檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決,為此耗費了各級檔案部門領導很大精力。“九五”建設規劃被國家經濟信息化聯席會議作為國家經濟信息化優先發展的重要工作之一,定名為“金信工程”,為檔案信息自動化系統列入國民經濟和社會發展計劃打下了良好基礎,但要落到實處,還有許多工作要做,各地也應及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理,有分散和浪費現象。如有的項目因各種原因不能充分發揮應有作用,這都有待于今后注意改進。
七、重視人才管理
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育,造就一大批復合型人才的重要性,已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍,其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩,有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題,要有針對性地對他們進行政治思想教育,培育其事業心和奉獻精神;有計劃組織進修,掌握信息技術的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧,解除其后顧之憂;研究專門人才成長和流動的規律,以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上,還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力,例如
引入競爭機制,對某些項目實行項目管理,在保證完成檔案建設的前提下,開展對社會有償服務等等。